La collecte des données d’un candidat à l’embauche

Pour les besoins d’un recrutement, vous êtes autorisé à collecter les données personnelles d’un futur salarié.

La seule limite ? Ces données doivent être absolument nécessaires pour vérifier les compétences du salarié à occuper le poste proposé.

Ainsi, sont strictement interdites les collectes de données relatives :

• au numéro de sécurité sociale et aux coordonnées bancaires (sauf pour les entreprises de travail temporaire) ;
• aux membres de la famille ;
• à l’apparence physique (mensurations, couleur des cheveux, poids, etc.).

Notez que cette dernière interdiction connaît des exceptions : c’est le cas, par exemple, lorsque l’une de ces informations constitue un élément essentiel du contrat conclu (comme pour un mannequin, un pilote de courses, un jockey, etc.).

L’interdiction de toute forme de discrimination à l’embauche vous interdit également de collecter et conserver des données relatives à l’origine raciale, ethnique, aux opinions politiques, philosophiques, religieuses ou encore à l’appartenance syndicale.

Idem pour les informations relatives à l’état de santé ou à la vie sexuelle du candidat dont la collecte est prohibée.

Pour prévenir toute difficulté, sachez que les données collectées ne doivent être communiquées qu’aux personnes chargées du recrutement, le cas échéant.

Si vous souhaitez conserver les données d’un candidat que vous ne retenez pas pour un poste futur (par exemple en gardant son CV ou sa lettre de motivation), assurez-vous d’obtenir son consentement. Dans ce cas, la conservation de ces données ne peut être que temporaire.

Un guide du recrutement, élaboré par la CNIL, rappelle l’ensemble des principes à respecter dans le cadre de la collecte et du traitement des données des candidats à l’embauche.

La collecte des données des salariés

S’agissant de la gestion courante de l’entreprise, vous êtes amené à collecter et traiter un certain nombre d’informations personnelles de vos salariés, parmi lesquelles :

• la copie des diplômes ou agréments obtenus ;
• le taux d’imposition ;
• les coordonnées d’un proche en cas d’urgence ;
• le relevé d’identité bancaire.

La collecte de ces informations doit être strictement limitée aux données absolument nécessaires à la bonne marche de l’entreprise.

Là encore, seuls les services concernés (paie, RH, etc.) doivent pouvoir accéder à ces données.

Les informations collectées peuvent être conservées pour une durée limitée, correspondant généralement à la durée du contrat dans l’entreprise. Une fois le contrat rompu, vous êtes autorisé à conserver ces données pendant 5 ans, notamment afin de répondre à vos obligations comptables, sociales ou fiscales.

Relation expert-comptable et entrepreneur : quels sont les avantages de la pré-comptabilité ?

La pré-comptabilité, qui est également appelée gestion pré-comptable, désigne l’ensemble des tâches à accomplir en amont de l’intervention de l’expert-comptable pour fluidifier les échanges et faciliter les relations.

En pratique, la pré-comptabilité va donc prendre la forme d’une collecte, d’une organisation et d’une transmission de l’intégralité des documents indispensables pour préparer la clôture comptable mensuelle :

• factures clients ;
• factures fournisseurs ;
• justificatifs de dépenses tels que les notes de frais ;
• transactions bancaires.

Pour être efficace, les étapes suivantes doivent être respectées :

• collecte des pièces comptables ;
• contrôle et validation des pièces comptables ;
• « réconciliation comptable », opération qui consiste à corriger les erreurs de saisie ;
• préparation des paiements pour les factures d’achats ;
• vérification de la réception des paiements de la part des clients de l’entreprise ;
• mise à jour des différents journaux comptables (journal des achats, journal des ventes, journal de trésorerie, etc.) ;
• export des pièces comptables vers le logiciel de comptabilité.

Les avantages de la mise en œuvre d’une pré-comptabilité sont nombreux :

• elle permet de mieux contrôler et surveiller l’activité de l’entreprise (prévision des flux de trésorerie, établissement des budgets, etc.) ;
• elle automatise certaines tâches (collecte des pièces comptables, détection et extraction des données pertinentes, réalisation des paiements aux dates d’échéances, export des données vers le logiciel de comptabilité, etc.) ;
• elle permet aux collaborateurs de l’entreprise de gagner du temps ;
• elle réduit le risque d’erreurs dans la saisie des données comptables.

Passeport et carte nationale d’identité : le délai de conservation des données passe de 6 à 12 mois

Afin de répondre aux demandes de passeports et de cartes d’identité (CNI), des informations sous forme dématérialisée sont recueillies au moyen des téléservices à disposition des usagers.

6 mois : il s’agissait de la durée maximale de conservation des données à caractère personnel et des informations prévues pour certaines demandes de titres, démarrant à compter de la date de validation de la pré-demande ou de la demande par l'usager, ces données et informations étant détruites en cas d'absence de validation de la pré-demande ou de la demande.

Ce délai visait le :

• permis de conduire (à l’exception des demandes de permis international et d’échange de permis étrangers), pour les données enregistrées au sein du traitement dédié ;
• passeport et la CNI ;

Depuis le 7 octobre 2023, un nouveau délai est à prendre en considération.

Le Gouvernement a, en effet, allongé de 6 mois supplémentaires la durée de conservation des données à caractère personnel et informations prévues pour les demandes de passeport et de CNI à compter de la validation de la pré-demande par l’usager.

En tout état de cause, ces données et informations seront détruites en cas d’absence de validation de la pré-demande.

Accessibilité des produits et services : cap vers 2025 !

Le Gouvernement vient de déterminer la liste des produits et services soumis au respect d’exigences d’accessibilité, et de détailler ces dernières.

Ainsi, les équipements concernés seront, entre autres :

• les systèmes informatiques matériels à usage général du grand public et les systèmes d'exploitation relatifs à ces systèmes matériels ;
• certains terminaux en libre-service ;
• les liseuses numériques.

Les services concernés seront, quant à eux, notamment :

• ceux fournissant un accès à des services de médias audiovisuels ;
• les éléments de services de transport de voyageurs aérien, ferroviaire, par autobus et autocar, métro, tramway, trolleybus, ainsi que par voie de navigation intérieure, comme les sites internet, les services intégrés sur appareils mobiles, y compris les applications mobiles, ou encore les billets électroniques et services de billetterie électronique.

À noter que ces nouvelles dispositions ne sont applicables qu’aux produits mis sur le marché et qu’aux services fournis après le 28 juin 2025.

Des dispositions transitoires sont toutefois prévues permettant, notamment, aux contrats de services conclus avant cette date de s’appliquer sans modification jusqu’à leur terme, et au plus tard jusqu’au 28 juin 2030.

Les exigences d’accessibilité à respecter selon les produits et services sont, quant à elles, consultables ici.

Semaines de l’évolution professionnelle : zoom sur le CEP

Les semaines de l’évolution professionnelle se tiennent du 9 au 20 octobre 2023.

Cet évènement 100% digital et gratuit est centré autour de la formation continue. Il est organisé par de nombreux acteurs, parmi lesquels l’APEC (Association Pour l'Emploi des Cadres) et le ministère du Travail.

Cet événement, auquel il est possible de s’inscrire, s’articule autour de 100 webinaires proposés sur des thèmes divers : reconversion, formation, création d’entreprise, découverte des métiers d’avenir ou encore, sens du travail, etc.

Un évènement qui permet également de rappeler l’existence du Conseil en évolution professionnelle (CEP). Ce service public, gratuit et accessible, a été renforcé par la loi de 2018 pour la « liberté de choisir son avenir professionnel ».

Proposé à tous les actifs, il leur permet d’exprimer leurs besoins et d’accéder à des offres personnalisées de formation.

Fort de 685 sites et de 1 000 collaborateurs sur l’ensemble du territoire, ce service de proximité est ouvert aux salariés du secteur privé, aux agents du secteur public, aux travailleurs indépendants, aux artisans, aux professions libérales, aux auto-entrepreneurs ou encore, aux personnes en recherche d’emploi.

Service de proximité confidentiel, il s’avère efficace puisque 9 bénéficiaires sur 10 se disent satisfaits du CEP, notamment s’agissant de l’appui offert aux projets de reconversion professionnelle ou de l’accès à des dispositifs d’accompagnement.

L’ensemble des informations utiles au bénéfice du CEP (accueil, contact, procédure, etc.) sont accessibles via le site dédié.

Fiscalité locale des entreprises : un nouvel outil !

Les pouvoirs publics ont mis en libre accès sur Internet un outil de visualisation permettant de prendre connaissance de la fiscalité locale applicable en France métropolitaine et en outre-mer depuis l’exercice comptable 2021.

Une information qui peut s’avérer utile lorsqu’il est question de choisir le lieu d’implantation de son entreprise…

Concrètement, pour chaque commune, vous pouvez connaître les taux de :

• la taxe foncière sur les propriétés bâties (TFB) ;
• la taxe foncière sur les propriétés non bâties (TFNB) ;
• la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) ;
• la cotisation foncière des entreprises hors zone d'activité économique (CFE HZ) ;
• la cotisation foncière des entreprises en zone d'activité économique (CFE ZAE) ;
• la cotisation foncière des entreprises en zone éolienne (CFE EOL).

Pour accéder à cet outil, rendez-vous ici !

LEP : un plafond relevé à 10 000 €

Le livret d’épargne populaire (LEP) est un livret réglementé destiné aux ménages les plus modestes.

À titre d’exemple, pour ouvrir un LEP en 2023, le revenu fiscal de référence de l’année 2022 d’un foyer composé d’une part fiscale ne doit pas dépasser 21 393 € en métropole. Notez que ce plafond évolue en fonction de votre situation familiale (retrouvez le détail ici).

Depuis février 2022, le Gouvernement a mis en place plusieurs campagnes de publicité et de prises de contact individualisées afin de faire connaître ce produit d’épargne.

Au cours de l’été 2023, toujours dans le but de populariser ce produit, mais aussi afin de protéger le pouvoir d’achat des ménages concernés dans un contexte d’inflation, le Gouvernement a annoncé un rehaussement du plafond du LEP de 7 700 € à 10 000 € à partir du 1^er octobre 2023.

Une annonce officiellement concrétisée fin septembre 2023 !