Un principe général : l’obligation de formation et d’adaptation des salariés

Maintenir l’employabilité du salarié. L’employeur est tenu d’assurer l’adaptation de l’ensemble des salariés à leur poste de travail, afin de leur permettre le maintien dans leur emploi. Vous devez ainsi vous assurer de leur capacité à occuper leur emploi, notamment au regard des évolutions survenant du point de vue des techniques, des savoir-faire et de l'organisation de l'entreprise.

C’est de votre responsabilité ! Le juge l’a rappelé à plusieurs reprises : l’obligation de veiller au maintien de la capacité des salariés à occuper un emploi relève de votre initiative, en qualité d’employeur.  Il ne s’agit pas d’une faculté mais bien d’une obligation. Vous ne devez donc pas attendre que le salarié formule une demande de formation pour vous assurer qu’il dispose des compétences nécessaires pour exercer ses fonctions. Vous ne pouvez pas, en outre, vous retrancher derrière le fait que le salarié n’a pas fait de demande de formation pour vous exonérer de votre obligation de formation, ni derrière le fait que son poste n’a pas connu d’évolution nécessitant une formation.

Même dans l’artisanat ! Il a déjà été jugé que, même dans une petite entreprise, essentiellement artisanale, sans évolution significative des techniques et des emplois, la formation des salariés est obligatoire. Vous devez toujours vous assurer de leur adaptation à leur poste de travail mais aussi de leur capacité à occuper un emploi (compte tenu des évolutions des emplois, des technologies et des organisations).

Attention ! Le non-respect de cette obligation pourra être sanctionné par le versement de dommages-intérêts si le salarié justifie d’un préjudice résultant du défaut de formation.

Pour vous organiser… Vous pouvez, quelle que soit la taille de votre entreprise, prévoir un plan de formation fixant les objectifs que vous souhaitez atteindre, l’enveloppe budgétaire que vous envisagez de consacrer au projet, etc. Le plan de formation peut non seulement prévoir des actions d’adaptation des salariés à leur poste de travail ou de maintien dans leur emploi mais également des actions de développement des compétences, notamment numériques ou s’inscrivant dans le cadre de la lutte contre l’illettrisme.

Un plan de développement des compétences. Les actions de formation mises en œuvre en vue de l’adaptation des salariés à leur poste de travail, à leur employabilité et au développement de leurs compétences sont prévues, le cas échéant, par le plan de formation… aujourd’hui renommé en « plan de développement des compétences ».

A partir du 1er janvier 2019… Les actions de formation qui conditionnent l'exercice d'une activité ou d'une fonction en application de la Loi constitueront du temps de travail effectif et donneront lieu au maintien de la rémunération. Les autres actions de formations, même réalisées hors temps de travail, constitueront également du temps de travail effectif et donneront également lieu au maintien de la rémunération, à l’exception des 2 cas suivants :

• lorsque ces actions de formations auront été déterminées par un accord d'entreprise ou, à défaut, de branche comme se déroulant en tout ou partie hors du temps de travail (selon une limite horaire ou une limite correspondant à un pourcentage du forfait annuel, fixée par le même accord) ;
• lorsqu’en l'absence d'accord collectif mais avec l'accord (écrit) du salarié, les actions de formation à l'initiative de l'employeur se dérouleront en tout ou partie en dehors du temps de travail dans la limite de 30 heures par an et par salarié et dans la limite de 2 % du forfait annuel le cas échéant (contre 24 heures par an et par salarié ou 5% du forfait jusqu'alors).

En cas de refus du salarié ? Dans ces 2 cas, ces actions de formation hors temps de travail à l’initiative de l’employeur doivent donner lieu à l’accord écrit du salarié qui peut être dénoncé sous 8 jours et le refus du salarié ne sera pas fautif et ne constituera pas un motif de licenciement.

Pas d’insuffisance professionnelle en l’absence d’adaptation au poste de travail ! De même, si vous envisagez de licencier un salarié en raison de son insuffisance professionnelle, vous devez préalablement vous assurer que le salarié a bénéficié des formations requises pour pouvoir occuper pleinement ses fonctions. A défaut, les juges ne manqueront pas de requalifier le licenciement, et de considérer qu’il est sans cause réelle et sérieuse, sans que le salarié ait à justifier avoir effectué des demandes de formation.

Le salarié doit aussi jouer le jeu… Le salarié ne peut pas refuser de se former, lorsque les actions de formation visent une adaptation à son poste de travail, sa mise à niveau, lorsque son emploi est destiné à évoluer, ou encore son maintien dans l’emploi.

Exemple. Un licenciement reposera sur une cause réelle et sérieuse si vous pouvez démontrer que le salarié a refusé de suivre une formation proposée par l’entreprise, afin de permettre son adaptation aux évolutions technologiques de son emploi, constituant une modalité d’exécution de son contrat de travail et répondant à l’intérêt de l’entreprise.

Un coût de formation. Vous devez, en principe, supporter le coût de la formation. Néanmoins, il est possible d’en solliciter le remboursement auprès de votre opérateur de compétence (Opco, ex-organisme collecteur paritaire agréé), si vous employez moins de 50 salariés.

Et la rémunération ? Le temps passé par le salarié en formation doit être rémunéré. C’est à vous, en tant qu’employeur, qu’il revient de rémunérer votre salarié. Néanmoins, pour aider les TPE, les Opco peuvent prendre en charge la rémunération du salarié en formation d’une entreprise de moins de 50 salariés. Dans ce cas, le montant pris en charge ne pourra pas excéder un Smic horaire par heure de formation (soit 11.65 € pour l’année 2024). En outre, les priorités, les critères et les conditions de prise en charge des demandes présentées par les employeurs doivent être définis par le conseil d’administration.

Attention ! L’obligation de formation n’est pas systématiquement respectée du seul fait du grand nombre de formations. Celles-ci doivent aussi permettre au salarié d’évoluer dans sa carrière.

Un exemple à ne pas suivre. Un employeur a été condamné à indemniser un salarié pour manquement à son obligation de formation alors que ce dernier avait suivi 17 formations en 22 ans de carrière (au même poste). Ces formations, toutes de courte durée, étaient, en effet, toutes afférentes au métier déjà exercé par le salarié, et, malgré les appréciations favorables de sa hiérarchie relatives à sa capacité à évoluer vers un poste d'encadrement, les demandes de participation à des formations permettant d'accéder à un niveau supérieur avaient toutes été refusées.

Des formations obligatoires en matière d’hygiène et de sécurité au travail

Une obligation de « sécurité ». Vous êtes tenu à une « obligation de sécurité de résultat », fermement rappelée par les juges. Ceci signifie que vous êtes dans l’obligation de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la santé et la sécurité de tous les salariés qui travaillent dans l’entreprise.

Concrètement. De cette obligation de résultat découlent plusieurs obligations :

• une obligation générale d’information des salariés sur les risques pour la santé et la sécurité,
• une obligation de former les salariés à la sécurité d’une manière « pratique et appropriée ».

Une formation régulière. Vous devez donc veiller à ce que l’ensemble des salariés de l’entreprise soit formé aux risques professionnels et à la prévention des risques, de manière régulière, c’est-à-dire au moment de l’embauche et chaque fois que nécessaire. Cette formation doit être adaptée à l’activité de l’entreprise, à sa taille, et au caractère des risques que les salariés peuvent y rencontrer.

Portez une attention particulière aux salariés « précaires » ! Les salariés dits « précaires » (travailleurs temporaires ou sous contrat à durée déterminée) bénéficient d’une formation « renforcée » à la sécurité, dès lors qu’ils sont affectés à des postes de travail présentant des risques particuliers. La réglementation prévoit également l’interdiction pure et simple d’affecter cette catégorie de travailleurs à certains travaux les exposant à des agents chimiques dangereux (par exemple, à de l’amiante).

Soyez attentif aux dispositions contenues dans la convention collective et les accords applicables ! Certaines conventions ou accords collectifs contiennent des dispositions spécifiques relatives aux actions de formations qui doivent être menées pour assurer la sécurité des salariés. Il faut bien sûr y être attentif, et respecter les obligations prévues par la convention ou les accords collectifs.

Quelles sont les formations obligatoires en matière de sécurité ? La formation générale à la sécurité doit porter sur :

• les conditions de circulation dans l’entreprise ;
• les conditions d’exécution du travail ;
• la conduite à tenir en cas d’accident ou de sinistre.

Des actions spécifiques. Cette formation générale est complétée par des actions spécifiques, dès lors que des risques particuliers existent : exposition à des agents biologiques ou chimiques dangereux, au bruit, à des rayonnements ionisants, manutention de charges, interventions en milieu hyperbare, travaux en hauteur, vibrations, etc.

A noter. Les formations relatives à la sécurité ne sont pas imputables au plan de formation. Le financement des actions de formation dédiées à la sécurité des travailleurs est exclusivement à la charge de l’employeur. Il ne peut donc pas les inscrire sur le plan de formation.

Un dispositif spécifique : le FNE-Formation

Un dispositif spécial. Il existe un dispositif dédié à la formation des salariés placés en activité partielle : le FNE-Formation.

Concrètement. Il consiste en une prise en charge par l’Etat d’une partie des coûts pédagogiques du projet de formation, afin de faciliter la continuité de l’activité des salariés et de favoriser leur adaptation à de nouveaux emplois, le cas échéant. Les formations éligibles sont notamment celles permettant d’obtenir une qualification professionnelle et les actions de validation des acquis de l’expérience (VAE).

Quelles entreprises ? Toute entreprise, sans condition de forme, de taille, d’effectif ou de secteur d’activité, peut adresser sa demande de FNE-Formation à son OPCO ou à la Direccte. Elle doit être en mesure de produire un dossier complet présentant la formation, le bilan de compétences, ou la VAE destiné à être soutenue.

Un élargissement de ce dispositif ? Depuis le 1er juillet 2021, ce dispositif est également ouvert aux entreprises en mutation (économique ou technologique) et aux entreprises en reprise d’activité.

Un questions/réponses ? Si vous souhaitez en savoir plus sur ce dispositif, notez que le gouvernement met en place un questions/réponses, disponible ici.

Compte personnel de formation : pour qui ?

Dans « compte personnel de formation », il y a « personnel »… Le compte personnel de formation (CPF) est un ensemble de droits attribués à toute personne active destinés à la formation professionnelle. Concrètement, ce dispositif permet d’accumuler des droits de formation au bénéfice du titulaire du compte.

Qui peut en bénéficier ? Ce compte est géré par la Caisse des dépôts et consignations. Il est attribué à toutes les personnes engagées dans la vie active, dès 16 ans, et perdure jusqu'à leur départ à la retraite. Sont, bien sûr, concernés au premier chef les salariés, mais sachez qu’il a vocation à bénéficier également aux demandeurs d'emploi et aux jeunes sortis du système scolaire.

Compte personnel de formation : pour quoi ?

A quoi sert ce compte ? Il a pour objet de permettre à toute personne bénéficiaire d’un CPF de financer des formations tout au long de sa vie professionnelle. Le CPF est comptabilisé en euros représentant des droits à formation, dont l’initiative de l’utilisation revient au salarié.

Pour quelles formations ? Le CPF a pour objectif d’acquérir un socle de connaissances et de compétences ou d’assurer un accompagnement dans le cadre de la validation des acquis de l’expérience (VAE), ou encore de poursuivre des formations sanctionnées par un diplôme, un titre professionnel, une habilitation ou un certificat de qualification professionnelle.

Toutefois, la loi limite toutefois les formations pouvant être financées au titre du CPF aux formations présentes sur des listes établies par des commissions paritaires (nationales et régionales) et de branche. Ces listes sont consultables sur le site de la CNCP (Commission Nationale de la Certification Professionnelle – www.cncp.fr) et sur le site internet dédié au CPF (www.moncompteformation.gouv.fr) et sur le site dédié au compte personnel d’activité (www.moncompteactivité.gouv.fr).

Apprendre à conduire avec le CPF ? Il est désormais possible de passer son permis de conduire B (ou poids lourds, depuis le 1er janvier 2019) grâce aux heures disponibles sur son CPF. Les heures de formation peuvent être dédiées à la préparation à l’examen théorique du code de la route et à l’examen pratique du permis de conduire.Si l’objectif principal de cette mesure est d’ouvrir l’accès au permis à tous et de réduire les inégalités dues à son coût, grâce à la prise en charge financière des heures de code et de conduite, ce dispositif n’en demeure pas moins soumis à conditions. C’est ainsi que les examens du permis B mais également des permis C1, C, D1, D, C1E, CE, D1E et DE sont éligibles au CPF si :

• l'obtention du permis de conduire contribue à la réalisation d'un projet professionnel ou à favoriser la sécurisation du parcours professionnel du titulaire du compte ;
• si le salarié ne fait pas l'objet d'une suspension de son permis de conduire ou d'une interdiction de solliciter un permis de conduire (cette obligation est vérifiée par une attestation sur l'honneur de l'intéressé produite lors de la mobilisation de son CPF).

Conditions tenant à l’auto-école. Cette préparation ne peut être dispensée que par une auto-école agréée qui a procédé à la déclaration administrative (nécessairement effectuée par tous les opérateurs dispensateurs de formation).

À noter. Les dispositions concernant le permis sont également applicables aux travailleurs handicapés accueillis en Esat et aux travailleurs indépendants.

À partir du 1er janvier 2024, le CPF pourra être utilisé pour tous les permis de conduire, donc y compris les permis motos légères ou puissantes (A1, A2 et A), les voiturettes (B1) et les remorques (B96, BE). 

Créateurs/repreneurs d’entreprise. Le créateur/repreneur d’entreprise peut mobiliser son CPF en vue de suivre des actions de formation, d'accompagnement et de conseil réalisées dans le cadre du parcours de préformation et de préparation à la vie professionnelle. Ces actions doivent permettre l'acquisition de compétences liées à l'exercice de la fonction de chef d'entreprise concourant au démarrage, à la mise en œuvre et au développement du projet de création ou de reprise d'une entreprise et à la pérennisation de son activité.

Acquérir un socle de compétences. Le socle de connaissances et de compétences précité, qui fait l’objet d’une certification, est constitué de l'ensemble des connaissances et des compétences qu'il est utile pour quelqu’un de maîtriser afin de favoriser l’accès à la formation professionnelle et à l’insertion professionnelle. Ce socle de connaissances et de compétences professionnelles comprend :

• la communication en français,
• l'utilisation des règles de base de calcul et du raisonnement mathématique,
• l'utilisation des techniques usuelles de l'information et de la communication numérique,
• l'aptitude à travailler dans le cadre de règles définies d'un travail en équipe,
• l'aptitude à travailler en autonomie et à réaliser un objectif individuel,
• la capacité d'apprendre à apprendre tout au long de la vie,
• la maîtrise des gestes et postures et le respect des règles d'hygiène, de sécurité et environnementales élémentaires ;
• des modules complémentaires qui peuvent s'ajouter pour lutter contre l'illettrisme et favoriser l'accès à la qualification.

Se former pendant le temps de travail. Si le salarié entend utiliser les heures de formation dont il dispose pour se former pendant le temps de travail, il doit vous en faire la demande (a minima 60 jours « calendaires » - depuis le 1er janvier 2019 - avant le début de la formation, si la durée de la formation est inférieure à 6 mois, et 120 jours « calendaires » depuis le 1er janvier 2019 – avant, si elle est supérieure). Dans ce cas, votre accord est nécessaire sur le contenu et le calendrier de la formation. L’absence de réponse de votre part dans les 30 jours calendaires vaut acceptation.

A noter. Si la formation permet d’acquérir un socle de connaissances et de compétences ou un accompagnement à la VAE, ou encore dans des cas spécifiques prévus par un accord de branche, d'entreprise ou de groupe, votre accord ne porte que sur le calendrier de la formation (l'absence de réponse de votre part dans un délai de 30 jours vaut également acceptation).

Se former en dehors du temps de travail. Le salarié peut également utiliser ses heures pour suivre une formation en dehors de son temps de travail. Dans ce cas, votre accord n'est pas requis dans ce cas-là.

Des droits transférables ! Les droits à formation acquis au titre du CPF sont intégralement transférables, sans conditions, notamment en cas de changement de situation professionnelle ou de perte d’emploi. Ainsi, en cas de licenciement, les heures inscrites au CPF restent créditées sur le compte, y compris en cas de licenciement pour faute lourde. Le compte est, en pratique, fermé lorsque la personne est admise à faire valoir l'ensemble de ses droits à la retraite.

Compte personnel de formation : crédité en euros depuis le 1er janvier 2019 !

Un compte « alimenté » en euros. Depuis le 1er janvier 2019, le CPF est comptabilisé en euros (et non plus en heures) au titre de chaque année et, le cas échéant, par des abondements en droits complémentaires.

Le montant des sommes à verser sur le CPF dépend du temps de travail du salarié. Le CPF du salarié, dont la durée de travail est au moins égale à 50 % de la durée légale (fixée à 1607 heures par an) ou conventionnelle de travail, est alimenté en fin d'année dans la limite d'un plafond dont la valeur ne peut excéder 10 fois le montant qui doit être versé par l’employeur.

Un site Web et une application mobile. Le site moncompteformation.gouv.fr et l’application mobile MonCompteFormation donnent à chacun un accès simple aux formations qui intéressent le salarié, qui correspondent à son budget. Ces outils permettent aussi de comparer les formations proposées, de s’inscrire et de payer directement en ligne.

Concrètement. Le CPF d’un salarié à temps complet ou à temps partiel d’au moins 50 % de la durée légale ou conventionnelle de travail est alimenté à hauteur de 500 € par an dans la limite d’un plafond total de 5 000 €. Pour évaluer le montant octroyé à un salarié au forfait jours sur l’année, la référence servant à l’alimentation du CPF est le nombre de jours mentionné dans l’accord collectif instaurant le forfait annuel, dans la limite de 218 jours. Concrètement, si l’accord collectif instaurant le forfait prévoit un forfait de 202 jours, les salariés concernés percevront 500 €.

Pour les « petits » temps partiels. Pour le salarié dont la durée de travail serait inférieure à 50 % de la durée légale ou conventionnelle de travail, l’alimentation de son CPF serait proportionnelle à son temps de travail.

Une majoration pour les travailleurs handicapés. L’alimentation du CPF est majorée pour les travailleurs handicapés bénéficiant de l'obligation d'emploi. Le montant de cette majoration est fixé à 300 € par an. Le plafond du CPF est lui aussi rehaussé. Concrètement, désormais, le travailleur bénéficiant de l'obligation d'emploi recevra 800 € par an, dans la limite de 8 000 €.

CPF du salarié victime d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle. Les salariés victimes d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle peuvent bénéficier d’un abondement de leur CPF dès lors qu’ils sont atteints d'une incapacité permanente supérieure égale ou supérieure à 10 %. Le montant de cet abondement est fixé à 7 500 €. Son utilisation peut être fractionnée.

Alimentation du CPF du salarié non ou peu qualifié. S’il a travaillé au moins 50 % de la durée légale ou conventionnelle de travail, le CPF du salarié peu ou non-qualifié (s’il n’a pas atteint un diplôme de niveau 3, correspondant à un CAP ou à un BEP) est alimenté à hauteur de 800 € par an dans la limite d’un plafond total de 8 000 €. Néanmoins, cette majoration n’est pas automatique : le salarié doit la demander via le site www.moncompteformation.gouv.fr, éventuellement via son conseiller en évolution professionnelle. La majoration est effective à compter de l’alimentation du compte effectuée au titre de l’année au cours de laquelle il a déclaré remplir les conditions pour en bénéficier.

Des dérogations admises ? Il est possible de prévoir d'autres règles d'alimentation par accord collectif.

Abondement correctif. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, si le salarié n’a pas bénéficié, avant l’entretien récapitulatif de sa carrière, des précédents entretiens professionnels et d’au moins une formation (autre que des formations d’adaptation au poste de travail), l’employeur devra abonder le CPF d’un montant plafonné à 6 fois le montant annuel « habituel » de l'alimentation (soit 3 000 €). Il s’agit là d’abondements supplémentaires qui ne sont pas pris en compte ni pour le calcul du montant des droits inscrits chaque année sur le CPF, ni pour le calcul du plafond du CPF. 
 

Idem en cas d’accord de performance collective. Lorsqu’un salarié a refusé la modification de son contrat de travail résultant d’un accord de performance collective et fait, par conséquent, l’objet d’un licenciement pour cause réelle et sérieuse, l’employeur alimente son CPF à hauteur de 3 000 €. Il verse alors directement la somme correspondant à la Caisse des dépôts et consignations.

Cas de l’abondement supplémentaire du CPF. Lorsqu’un accord collectif prévoit que le CPF des salariés est alimenté, annuellement, à hauteur d’un montant plus favorable que celui prévu par la loi, l’employeur verse directement la somme correspondant au supplément à la Caisse des dépôts et consignations.

Cas des travailleurs saisonniers. Les salariés saisonniers, pour lesquels l'employeur s'engage à reconduire le contrat pour la saison suivante, peuvent bénéficier d'un abondement du CPF par accord de branche ou d'entreprise.

Mobilisation du compte. Le salarié qui souhaite suivre une formation sur son temps de travail doit obtenir l’accord préalable de son employeur. L’absence de réponse de ce dernier vaut acceptation. Les frais pédagogiques seront, en principe, pris en charge par la Caisse des dépôts et consignations.

Projet de transition professionnelle... La mobilisation du CPF permettra au salarié de changer de métier ou de profession dans le cadre d'un projet de transition professionnelle. Il faudra que soient identifiés ses acquis professionnels pour adapter la durée du parcours de formation proposé. Le salarié bénéficie d'un congé spécifique lorsqu'il suit cette action de formation en tout ou partie sur son temps de travail.

… sous conditions. Pour bénéficier d'un projet de transition professionnelle, le salarié doit justifier d’une ancienneté, à moins qu’il soit reconnu travailleur handicapé, qu’il ait été licencié pour motif économique ou pour inaptitude et qu’il n'ait pas suivi de formation entre le licenciement et le réemploi. Hors ces cas où la condition d’ancienneté ne s’applique pas, le salarié doit justifier d’une ancienneté, appréciée à la date de départ en formation, de :

• 24 mois (consécutifs ou non) en qualité de salarié, dont 12 mois dans l’entreprise, quelle que soit la nature de ses contrats de travail successifs (apprentissage, CDD, CDI, etc.) ;
• 24 mois (consécutifs ou non) en qualité de salarié, quelle que soit la nature de ses contrats de travail successifs (apprentissage, CDD, CDI, etc.) au cours des 5 dernières années, dont 4 mois en CDD (hors apprentissage, contrat d’accompagnement dans l’emploi, contrat de professionnalisation, jobs d’été des jeunes en cursus scolaire ou universitaire et CDD poursuivi en CDI).

Les modalités du projet de transition professionnelle. La durée du projet de transition professionnelle est égale à la durée de la formation. L'absence liée à cette action de formation n'est pas imputable sur les congés payés et est assimilée à du temps de travail effectif pour le calcul des congés payés et l'ancienneté. Pendant le projet de transition professionnelle, l’employeur devra garantir au salarié une rémunération minimale. Cette rémunération lui sera remboursée par la commission paritaire interprofessionnelle régionale (CPIR). Par exception, dans le cadre du projet de transition professionnelle, les frais pédagogiques sont pris en charge par cette CPIR, selon de modalités à déterminer par décret.

Absences simultanées liées à la mobilisation du CPF. Notez que les salariés en contrat de professionnalisation ne sont pas pris en compte pour le calcul du nombre de salariés simultanément absents au titre des formations financées dans le cadre du CPF et des projets de transition professionnelle.

Possibilité pour les employeurs de régulariser les droits CPF de leurs salariés ? Il existe désormais un service « Régularisation des droits Mon compte formation » à destination des employeurs, accessible via un espace dédié. Ce service leur permet de régulariser en ligne les droits CPF de leurs salariés. Dans ce cadre, ils peuvent consulter et corriger les éléments déclarés en DSN entrant dans le calcul des droits à la formation des salariés, notamment les périodes d’activité ou d’absence.

Entretien professionnel : ce qu’il n’est pas…

Définition. Quel que soit l’effectif salarié de l’entreprise, vous êtes tenu d’organiser, dès maintenant, un entretien professionnel périodique avec vos collaborateurs, dont l’objectif est d’analyser les perspectives d’évolution professionnelle du salarié (tout nouveau salarié doit être informé de ce droit lors de son embauche). L’entretien professionnel est un processus qui ne doit pas être confondu avec les entretiens déjà en cours d’application.

Il n’est pas… Un entretien d’évaluation : en effet, alors que l'entretien professionnel est consacré à identifier les perspectives d'évolution professionnelle du salarié, l'entretien d'évaluation permet de faire le bilan de l'année écoulée et de fixer les objectifs professionnels du salarié. La loi n’oblige pas l’employeur à mettre en place un entretien d’évaluation. Néanmoins, il peut être imposé par une convention collective.

Il n’est pas… Un entretien disciplinaire : en effet, alors que l'entretien professionnel est un outil de gestion des compétences du personnel de l'entreprise, l'entretien disciplinaire est un préalable obligatoire à une procédure mise en œuvre par l'employeur en vue d'infliger une sanction.

Il n’est pas non plus… Un entretien de début de mandat que le représentant du personnel titulaire, ou le délégué syndical, ou le titulaire d'un mandat syndical peut demander au sujet des modalités pratiques d'exercice de son mandat au sein de l'entreprise au regard de son emploi.

Mais aussi… Il faut encore distinguer l'entretien professionnel des entretiens spécifiques des travailleurs en télétravail ou des salariés en forfait annuel en jours. Ces entretiens sont organisés par l'employeur annuellement en vue d'évoquer, avec les salariés, leurs conditions de travail.

Entretien professionnel : ce qu’il est…

Un entretien qui remplace des dispositifs antérieurs. L’entretien professionnel remplace, en pratique, certains dispositifs antérieurs que sont le bilan d’étape professionnel et l’entretien pour les salariés de plus de 45 ans.

Pour qui ? La règle est relativement simple : tous les salariés sont concernés quel que soit l'effectif de l'entreprise. Donc, les salariés en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation doivent également en bénéficier.

Avec qui ? L’entretien est mené par l’employeur (ou son représentant). Cela signifie que vous ne pouvez pas externaliser les entretiens professionnels.

Pour quoi ? L'entretien professionnel a pour objet de faire le point avec le salarié sur son parcours et d'envisager les évolutions possibles de ses compétences et les moyens de formations à mettre en œuvre. En d'autres termes, cet entretien vous permet d'identifier les perspectives d'évolution du salarié. Notez qu’il s'agit d'une obligation légale pour l'employeur. Vous devrez communiquer, au cours de cet entretien, des informations relatives à la validation des acquis de l'expérience (pour encourager l’accès au congé pour VAE).

Quand ? Depuis le 7 mars 2014, vous devez proposer un entretien professionnel tous les 2 ans à compter de la date d'embauche de vos salariés (les premiers entretiens devront donc avoir lieu, par définition, avant le 7 mars 2016). Mais l’entretien devra aussi être organisé à d’autres moments, puisqu’en plus de cette répétition bisannuelle, vous devez également proposer systématiquement un entretien professionnel aux salariés à l'issue :

• d'un congé maternité,
• d'un congé parental d’éducation, y compris par période d’activité à temps partiel,
• d'un congé d’adoption,
• d'un congé de proche aidant (un entretien professionnel doit aussi avoir lieu avant ce congé),
• d’un congé de solidarité familiale (un entretien professionnel doit aussi avoir lieu avant ce congé),
• d'un congé sabbatique,
• d'un arrêt longue maladie,
• d'une période de mobilité volontaire,
• d'un mandat syndical ou de représentant du personnel titulaire lorsque ses heures de délégations représentent sur l’année 30 % de sa durée de travail (il faut dans ce cas évoquer les perspectives d’évolution du salarié mais aussi recenser les compétences acquises au cours de son mandat et préciser les modalités de valorisation de l'expérience acquise).

Spécialement s’agissant du congé parental d’éducation. Depuis le 6 août 2014, le contenu de l’entretien professionnel organisant le retour d’un salarié en congé parental ou en période d'activité à temps partiel a été précisé : au cours de cet entretien, vous devez prévoir avec le salarié son retour à l'emploi en déterminant ses besoins de formation et en examinant les conséquences éventuelles du congé sur sa rémunération et l'évolution de sa carrière.

En plus, tous les 6 ans… 1 entretien professionnel sur 3 doit faire l’objet d’un récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cet entretien récapitulatif, organisé tous les 6 ans, a pour objectif de vérifier que votre salarié a bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des 6 dernières années. Il permet également de s'assurer qu'au cours de cette période votre collaborateur a :

• suivi au moins une action de formation ;
• acquis une certification professionnelle (diplôme, certification, ...) ;
• et bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle.

Depuis le 1er janvier 2019… Sachez qu’un accord collectif d'entreprise ou, à défaut, de branche, peut définir une périodicité des entretiens professionnels différente, ainsi qu'un cadre, des objectifs et des critères collectifs d'abondement par l'employeur du CPF. Il peut également prévoir d'autres modalités d'appréciation du parcours professionnel du salarié (autres que le suivi d'au moins 1 action de formation, l'acquisition des éléments de certification par la formation ou par une VAE ou le bénéfice d'une augmentation de salaire ou d'une promotion).

Entretien professionnel : comment faire ?

Au moment de l’embauche… Vous devez informer votre nouveau salarié qu’il a le droit à cet entretien professionnel tous les 2 ans. Notez que les instances représentatives du personnel doivent être consultées sur la mise en place de ces entretiens.

Avant l’entretien… Vous devez convoquer votre salarié par écrit à cet entretien et conserver la preuve de cette remise. Cette convocation doit être donnée au salarié suffisamment tôt, pour lui permettre de préparer l’entretien. Vous devez indiquer dans cette convocation le lieu, la date et l’heure de l’entretien (idéalement sur le temps de travail du salarié), la personne avec qui l’entretien aura lieu et l’objectif de cet entretien.

Pendant l’entretien… Vous ne devez pas faire référence aux résultats ou à la qualité du travail du salarié. On rappelle que l'entretien professionnel n'est pas un entretien d'évaluation. Il doit d'ailleurs être clairement différencié de ce dernier. En pratique, vous devez échanger avec votre collaborateur sur son employabilité, ses évolutions en termes d'emploi (changement de poste, promotion, etc.) et envisager, si nécessaire, ses besoins en formation. Précisons que vous n'avez aucunement l'obligation de proposer, pendant cet entretien, une formation au salarié.

Des informations à communiquer. Au cours des entretiens professionnels, vous devez communiquer des informations relatives à la validation des acquis de l’expérience (VAE). Vous devez également communiquer des informations relatives à l'activation, par le salarié, de son CPF, aux abondements que vous êtes susceptible de financer en tant qu’employeur, ainsi que des informations relatives au conseil en évolution professionnelle.

Après l'entretien… Vous devez formaliser par écrit les échanges intervenus pendant le rendez-vous. Ce document est remis en copie au salarié. Il peut refuser de signer le compte rendu du rendez-vous. Dans ce cas, nous vous conseillons de prendre acte de ce refus par une mention sur le compte rendu lui-même.

Une sanction ! Dans les entreprises de 50 salariés ou plus, si des salariés n’ont pas bénéficié de l’entretien professionnel sur les 6 années précédentes et d’au moins une action de formation non obligatoire, un abondement est inscrit à son compte et l’entreprise verse, dans le cadre de ses contributions au titre de la formation professionnelle, une somme dont le montant ne peut excéder 6 fois le montant annuel « habituel » de l’alimentation. Le salarié est informé de ce versement. L’employeur est contraint de verser 3 000 € sur le compte personnel de formation (CPF) du salarié. 

Et pour les autres… La loi ne prévoit pas de pénalité pour les entreprises de moins 50 salariés. Cela n’exclut pas pour autant la possibilité qu’aurait le salarié, qui n’a pas bénéficié d’un entretien professionnel, d’obtenir des dommages-intérêts.

À noter. Pour les entreprises d’au moins 50 salariés, en vue de la consultation annuelle sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l’emploi, l'employeur met à disposition du comité social et économique (CSE) les informations sur la mise en œuvre des entretiens professionnels et de l'état des lieux récapitulatif.

Exonération ZRD : quel avantage social ?

Quelle exonération ? Toutes conditions remplies, les entreprises qui sont créées dans des zones de restructuration de la défense (ZRD) bénéficient d’une exonération de cotisations sociales patronales de 5 ans à compter de la date d’implantation ou de création de la nouvelle activité. Cette exonération s’applique aux rémunérations horaires inférieures au Smic majoré de 140 %.

Une exonération totale… L’exonération est totale pour les 3 premières années d’activité les rémunérations inférieures ou égales au Smic majoré de 40 %. Elle décroît puis s’annule pour les salariés dont la rémunération horaire est supérieure ou égale au Smic majoré de 140 %.

… puis partielle. Une fois cette période de 3 ans arrivée à son terme, l’employeur bénéficiera d’une exonération partielle. Concrètement :

• pour la 4e année, le montant de l’exonération est réduit d’1/3 ;
• pour la 5e année, le montant de l’exonération est réduit de 2/3.

Une exonération optionnelle. L’employeur peut, à tout moment et sans attendre le terme des 5 ans, opter pour l’application de la réduction générale des cotisations en lieu et place de l’exonération ZRD. Cette option s’effectue salarié par salarié et ne remet pas en cause les sommes précédemment exonérées (si l’employeur remplissait bien l’ensemble des conditions pour en bénéficier).

Cotisations patronales. L’exonération ZRD porte sur l’ensemble des cotisations à la charge de l’employeur dues au titre :

• de l’assurance maladie (maladie, maternité, invalidité, décès) ;
• de l’assurance vieillesse plafonnée et déplafonnée ;
• des allocations familiales.

Modalités déclaratives. Les employeurs doivent déclarer cette exonération via leur déclaration sociale nominative (DSN).

Cumul. En principe, l’exonération ZRD n’est pas cumulable, pour l’emploi d’un même salarié :

• avec une aide de l’Etat à l’emploi ;
• avec une autre exonération (totale ou partielle) de cotisations patronales de Sécurité sociale, à l’exception de la déduction patronale forfaitaire applicable au titre des heures supplémentaires, pour les employeurs de moins de 20 salariés ;
• avec l’application de taux spécifiques ou de montants forfaitaires de cotisations.

Plafonnement. L’exonération ZRD est soumise à deux types de plafonnement alternatifs :

• par principe, le plafonnement applicable en matière de réglementation européenne sur les aides de minimis, qui prévoit que le total des avantages fiscaux dont peut bénéficier une entreprise est limité à 200 000 € sur une période glissante de 3 ans ;
• sur option formulée dans les 6 mois suivant le début d’activité, si l’entreprise est créée dans une zone à finalité régionale (ZAFR), le plafonnement applicable en matière de réglementation européenne relative aux aides à finalité régionale.

Exonération ZRD : quel employeur ?

Un avantage social… Si vous faites le choix d’implanter votre entreprise dans une ZRD, l’employeur pourra bénéficier d’un avantage social non négligeable, sous réserve du respect de certaines conditions tenant à sa localisation et à la nature de l’activité exercée.

Une activité éligible. Pour bénéficier de l’exonération, l’entreprise doit être implantée en ZRD, mais elle doit aussi exercer une activité dite éligible, soit :

• une activité commerciale, industrielle et artisanale, y compris les activités de location d’immeubles à usage commercial ou industriel munis de leurs équipements et situés en ZRD ;
• une activité non commerciale (professions libérales et titulaires de charges et offices, etc.).

Exclusions. Ne sont jamais éligibles au bénéfice de l’exonération ZRD les activités suivantes :

• les activités de crédit-bail mobilier ;
• les activités agricoles ;
• les activités de location d’immeubles à usage d’habitation.

Une activité nouvelle ! Le bénéfice de l’exonération ZRD est exclusivement applicable au titre des implantations et créations d’entreprises réalisées au sein du périmètre d’une ZRD afin d’y exercer une nouvelle activité. Elle ne profite donc pas aux entreprises créés ou implantées dans le cadre :

• d’une concentration ;
• d’une restructuration ;
• d’une extension d’activités préexistantes ;
• d’une reprise d’activités préexistantes, sauf lorsque ces activités dans la ZRD sont le fait :
  • d’une entreprise ayant mis en œuvre un plan de sauvegarde de l’emploi (PSE) ou fait l’objet d’une procédure collective ;
  • d’une entreprise bénéficiant déjà de l’exonération ZRD : l’exonération sera alors ouverte pour la durée restant à courir.
• d’une création de société à la suite du rachat d’un fonds de commerce préalablement existant dans une ZRD.

Obligation de l’employeur. Pour bénéficier de l’exonération ZRD, l’employeur doit impérativement être à jour de ses obligations déclaratives et de paiement à l’égard de l’Urssaf. Cette obligation s’apprécie, le cas échéant, par établissement.

Exonération ZRD : quels salariés ?

Tous les salariés ? En principe, l’exonération ZRD est applicable à l’ensemble des gains et rémunérations inférieurs au Smic majoré de 140 % dus aux salariés de l’entreprise, quelle que soit la nature et la durée du contrat de travail, à l’exclusion :

• des dirigeants de société, cumulant un mandat social et un contrat de travail, pour les rémunérations afférentes à leur mandat social ;
• des salariés pour lesquels l’employeur bénéfice d’une mesure d’allègement non cumulable avec l’exonération ZRD.

Quel type d’activité ? Pour pouvoir bénéficier de l’exonération, notez que l’activité du salarié doit s’exercer en tout ou partie dans une ZRD, soit :

• exclusivement dans l’établissement situé dans la zone ;
• en partie dans l’établissement situé dans la zone :
  • lorsque l’exécution du contrat rend indispensable l’utilisation régulière des éléments d’exploitation ou de stocks présents dans cet établissement ;
  • lorsque son activité dans cet établissement est réelle, régulière, et indispensable à l’exécution de son contrat de travail.

Salariés travaillant hors zones. Lorsque le contrat de travail du salarié se poursuit hors ZRD ou lorsque l’activité du salarié est modifiée de telle sorte que la condition de localisation n’est plus respectée, le droit à l’exonération cesse d’être applicable aux rémunérations versées à compter du 1er jour du 1er mois suivant celui au cours duquel le contrat de travail s’est poursuivi hors zone.

Entreprises implantées en ZRD : où ?

Localisation. Pour pouvoir prétendre à l’exonération de cotisations sociales patronales, l’entreprise doit s’implanter dans une commune située en ZRD.

=> Consultez notre annexe pour connaître la liste des communes situées en ZRD

Quand ? Une entreprise pourra prétendre à l’exonération ZRD si elle s’implante en zone :

• dans les 6 ans qui suivent la date de publication de l’arrêté ministériel précisant la localisation de la commune en zone ;
• ou, si cette date est postérieure, au 1er janvier de l’année précédant celle au titre de laquelle la commune est reconnue comme ZRD par l’arrêté.

BER : une exonération de charges sociales pour qui, pour quoi ?

Exonération des cotisations sociales patronales. Les entreprises implantées dans les bassins d'emploi à redynamiser (BER) peuvent bénéficier d’une exonération de cotisations sociales patronales (maladie-maternité, invalidité-décès et vieillesse, allocations familiales, versement de transport, FNAL).

Un périmètre limité. Actuellement, seules 2 régions sont concernées : Champagne-Ardenne (zone d'emploi de la Vallée de la Meuse) et Midi-Pyrénées (zone d'emploi de Lavelanet).

     =>  Pour connaître les communes situées dans un BER, consultez notre annexe.

Les entreprises concernées. Les entreprises exerçant une activité industrielle, artisanale, commerciale ou non commerciale, qui implantent, créent ou étendent un établissement dans un bassin d'emploi à redynamiser entre le 1er janvier 2007 et le 31 décembre 2023, peuvent bénéficier de cette exonération.

Activités exclues. Sont exclues les activités de crédit-bail mobilier et de location d'immeubles à usage d'habitation.

Réalité économique. Pour bénéficier de l’exonération, l’établissement doit présenter une réalité économique caractérisée :

• par une implantation ou une création réelle dans un bassin d’emploi à redynamiser ;
• et par la présence des éléments d’exploitation ou de stocks nécessaires à la réalisation, en son sein, d’une activité économique effective.

Les salariés concernés. L’exonération est ouverte à tous les salariés dont l’activité réelle, régulière et indispensable à l’exécution du contrat de travail s’exerce en tout ou partie dans un bassin d’emploi à redynamiser, et ce quelles que soient la forme et la durée de leur contrat de travail.

Concrètement. Sont donc concernés :

• les salariés dont l’activité est exercée exclusivement dans l’établissement;
• les salariés dont l’activité s’exerce en partie dans l’établissement implanté dans un bassin d’emploi à redynamiser lorsque l’exécution de leur contrat de travail rend indispensable l’utilisation régulière des éléments d’exploitation ou de stocks présents dans l’établissement ou, à défaut, lorsque leur activité dans cet établissement est réelle, régulière et indispensable à l’exécution de leur contrat de travail ;
• les salariés dont l’activité s’exerce en dehors de l’établissement lorsque leur activité dans un bassin d’emploi à redynamiser est réelle, régulière et indispensable à l’exécution de leur contrat de travail.

A noter. Lorsque le salarié exerce son activité en dehors ou partiellement dans l’établissement, il appartient à l’employeur de prouver la régularité de son activité. S’il démontre que le salarié est présent, chaque mois, dans l’établissement ou dans un BER pendant une durée au moins égale à la moitié de l’horaire prévu par son contrat de travail et que cette présence est indispensable à l’exécution de son contrat de travail, la preuve est réputée acquise.

Salariés exclus. Ne sont pas concernés :

• les salariés dont le contrat de travail se poursuit dans un établissement situé en dehors du BER : dans ce cas l’exonération cesse définitivement d’être applicable aux rémunérations versées à compter du premier jour du mois suivant celui au cours duquel le salarié a cessé d’être employé dans un établissement implanté dans un bassin d’emploi à redynamiser ;
• les salariés transférés dans un BER pour lesquels l’employeur a déjà bénéficié, au titre d’une ou plusieurs des 5 années précédant celle du transfert dans un BER, d’autres mesures d’exonération telles que l’exonération applicable pour l’embauche d’un salarié dans une zone de redynamisation urbaine ou dans une zone de revitalisation rurale, ou le versement de la prime d’aménagement du territoire.

BER : une exonération de charges sociales comment ?

Une condition préalable. Pour bénéficier de l’exonération, l’employeur doit être à jour de ses obligations à l’égard de l’Urssaf (ou avoir souscrit un engagement d’apurement progressif de ses dettes).

Une limite d’exonération. Le bénéfice de l’exonération est subordonné au respect de la règle communautaire dite des « aides de minimis ».

Cumul d’aides. Le bénéfice de l’exonération ne peut être cumulé, pour l’emploi d’un même salarié, avec celui :

• d’une aide de l’Etat à l’emploi ;
• ou l’application de taux spécifiques, d’assiette ou de montants forfaitaires de cotisations ;
• ou d’une exonération totale ou partielle de cotisations patronales de Sécurité sociale, (à l’exception de la déduction forfaitaire de cotisations patronales au titre des heures supplémentaires).

Une exonération totale ? L’exonération de cotisations sociales porte sur la fraction de rémunération du produit du nombre d'heures rémunérées par 1,4 Smic (1,4 Smic correspondant à 16.31 € par heure pour l’année 2024).

Concrètement. Restent dues :

• les cotisations patronales dues sur la rémunération excédant 1,4 Smic (soit supérieure à 2473.688 € par mois pour l’année 2024),
• les cotisations accident du travail-maladie professionnelle,
• les cotisations et contributions salariales,
• la contribution de solidarité pour l’autonomie,
• la contribution au dialogue social,
• les cotisations de retraite complémentaire et de chômage.

Cas des absences. En cas de suspension du contrat de travail, le nombre d’heures à prendre en compte au titre de ces périodes est égal à la durée du travail que le salarié aurait effectuée s’il avait continué à travailler, multipliée par le pourcentage de la rémunération demeuré à la charge de l’employeur et soumis à cotisations.

Rémunération indépendante du temps de travail. Pour les salariés dont la rémunération n’est pas établie selon un nombre d’heures de travail (notamment les VRP et les travailleurs à domicile), le nombre d’heures à prendre en compte est égal à la durée collective du travail applicable dans l’établissement ou la partie de l’établissement où est employé le salarié, calculée sur le mois.

Mois incomplet. Lorsque la période d’emploi rémunérée couvre une partie du mois civil, le nombre d’heures à prendre en compte est égal au produit du nombre de jours calendaires compris dans la période par un trentième du nombre d’heures correspondant à cette durée collective.

5 ans à compter de la création ou de l’implantation... Pour les entreprises qui s’implantent en BER entre le 1er janvier 2014 et au plus tard le 31 décembre 2023, l’exonération est applicable pendant une période de 5 ans à compter de la date d’implantation ou de création de l’établissement dans la zone.

… ou à compter de l’embauche de salariés. En cas d’embauche de salariés dans les 5 années suivant la date de l’implantation ou de la création, l’exonération est applicable, pour ces salariés, pendant 5 ans à compter de la date d’effet du contrat de travail.

BER : des formalités déclaratives depuis le 21 janvier 2021

Des formalités allégées. Depuis le 21 janvier 2021, les obligations déclaratives relatives aux mouvements de main d’œuvre et aux extensions d’établissement sont supprimées.

Dorénavant, l’employeur qui souhaite bénéficier de l’exonération de cotisations devra adresser à l’organisme chargé recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales ou à la caisse de mutualité sociale agricole dont relève l'entreprise un document conforme à un modèle établi par l'administration comportant les éléments nécessaires à la vérification du respect des conditions et limites prévues par la réglementation européenne relative aux aides de minimis.

Quand ? Ce document devra être envoyé au plus tard le 30 avril de l’année suivant la dernière année civile de la période sur laquelle il porte.

Entreprises implantées en ZFU : quel avantage social ?

Une exonération de cotisations sociales… Les artisans, commerçants et industriels qui se sont installées dans une zone franche urbaine (ZFU), au plus tard le 31 décembre 2014, peuvent bénéficier d’une exonération des cotisations patronales de sécurité sociale (maladie-maternité, invalidité-décès, retraite de base, allocations familiales), de la contribution Fnal et du versement de transport. Il existe aujourd’hui 3 générations de ZFU.

… pour certains salariés… Lorsque la rémunération horaire est au plus égale à 1,4 Smic, l’exonération est totale. Au-delà, l’exonération est dégressive et s’annule lorsque la rémunération horaire atteint 2 Smic. Pour les rémunérations horaires supérieurs à 1,4 SMIC, le coefficient d'exonération est égal à T/0,6 × [(2 × Smic × 1,4 × nombre d'heures rémunérées/rémunération mensuelle brute) − 1,4], T correspondant à la somme des taux des cotisations patronales d'assurances sociales (maladie, maternité, invalidité, décès et vieillesse) et d'allocations familiales, majorée des taux de la contribution Fnal et du versement de transport.

A noter. Cette formule de calcul ne s’applique qu’à la dernière génération de ZFU.

… à durée limitée ? Cette exonération de charges patronales est prévue pour une durée de 5 ans à compter :

• de la date de délimitation de la zone franche urbaine, pour les entreprises déjà implantées sur ce territoire ;
• de la date de création ou d’implantation de l’entreprise si elle s’est établie après la délimitation de la zone franche urbaine ;
• de la date d’effet du contrat de travail de chaque nouveau salarié éligible au dispositif d’exonération.

Une exonération partielle. Une fois cette période de 5 ans d’exonération totale arrivée à son terme, les entreprises implantées en zone franche urbaine peuvent prétendre à une exonération dégressive pendant les 3 années suivantes au taux de :

• 60 % pour la 6ème année ;
• 40 % pour la 7ème année ;
• 20 % pour la 8ème année.

Cas des entreprises de moins de 5 salariés. Après la période de 5 ans d’exonération totale, les entreprises de moins de 5 salariés bénéficient d’une exonération dégressive pendant les 9 années suivantes au taux de :

• 60 % pour les 6ème, 7ème, 8ème, 9ème et 10ème années ;
• 40 % pour les 11ème et 12ème années ;
• 20 % pour les 13ème et 14ème années.

A noter. En cas de suspension d'un contrat de travail ouvrant droit à l'exonération de cotisations sociales (pour cause de maladie, par exemple), le terme de la période d’exonération n'est pas pour autant reporté.

Cumul ? Si l’entreprise peut potentiellement bénéficier de plusieurs régimes d’exonération de cotisations de sécurité sociale, elle devra donc faire un choix. Les différents régimes ne sont pas cumulables les uns avec les autres. Son option s’exerce pour chaque salarié individuellement.

Une exonération limitée à 50 salariés. L’exonération est limitée à 50 salariés (équivalents temps plein) au maximum au cours d’un mois civil. L’effectif est apprécié au 1er jour de chaque mois.

Entreprises implantées en ZFU : quelles conditions ?

Un avantage… Comme nous avons pu le voir, une entreprise déjà implantée dans une ZFU depuis le 31 décembre 2014 au plus tard peut bénéficier d’un avantage social non négligeable. Cela suppose toutefois de respecter un certain nombre de conditions.

… sous conditions. L’entreprise devra notamment respecter des conditions générales tenant à son régime d’imposition, à sa dimension, à sa localisation et à l’activité exercée, identiques à celles prévues pour le bénéfice de l’exonération fiscale appliquée aux entreprises implantées dans une ZFU, mais aussi des conditions plus spécifiques.

     =>  Pour en savoir plus sur le dispositif d’exonération fiscale, consultez notre fiche : Entreprises implantées en zone franche urbaine (ZFU) : une exonération d’impôt possible ?

Etre à jour de ses obligations sociales. L’employeur doit avoir accompli toutes ses obligations sociales auprès de l’Urssaf ou avoir souscrit un engagement d’apurement progressif de ses dettes. Cette condition s’apprécie à la fois :

• à la date de délimitation de la zone franche urbaine, de la création ou de l’implantation de la zone franche urbaine selon la date la plus récente ;
• à chaque exigibilité de cotisations.

Attention ! A défaut d’être à jour des obligations sociales, l’exonération est suspendue pour l’ensemble des salariés, faisant ainsi perdre définitivement l’exonération pour les mois suspendus. De plus, cette suspension n’entraîne aucune prorogation de la durée d’exonération.

Une condition de résidence. Pour bénéficier de ce dispositif, vous devez employer ou embaucher au moins 1/3 (si l’entreprise est implantée en ZFU avant le 1er janvier 2012) ou 50 % (si l’entreprise est implantée en ZFU depuis le 1er janvier 2012 et jusqu’au 31 décembre 2014) de salariés qui résident dans la zone franche urbaine depuis au moins 3 mois consécutifs, qui s’apprécient, selon la date la plus tardive :

• à la date de la délimitation de la ZFU pour les salariés présents dans l’entreprise déjà implantée en ZFU ;
• à la date de création ou d’implantation de l’entreprise dans la zone si le salarié y est employé à cette date ;
• à la date d’effet de l’embauche ou du transfert du salarié si elle est postérieure.

Précision. La condition de résidence s’apprécie à chaque nouvelle embauche, que le salarié embauché ouvre droit ou non au dispositif, et ce dès la 2ème embauche en CDI ou en CDD d’au moins 12 mois.

Attention ! Le non-respect de la condition de résidence et l’absence d’embauche d’un salarié résident sous CDI ou CDD d’au moins 12 mois entraîne une suspension pour l’ensemble des salariés dans le délai de 3 mois de date à date, étant précisé que cette suspension prend effet :

• à compter du premier jour du mois suivant l’expiration du délai ;
• jusqu’au 1er jour du mois suivant la date d’effet de l’embauche, dès lors que la proportion de résidents est rétablie.

Entreprises implantées en ZFU : comment ?

Une déclaration. Lorsque vous embauchez un salarié qui ouvre droit à ce dispositif d’exonération de cotisations sociales, vous devez adresser une déclaration d’embauche à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) et à l’Urssaf, qui vient s’ajouter à la déclaration préalable à l’embauche. Pour ce faire, vous disposez d’un délai de 30 jours suivant la date d’effet du contrat de travail. A défaut, le bénéfice de l’exonération est suspendu jusqu’au jour de l’envoi (ou du dépôt) de cette déclaration.

Une autre déclaration. Chaque année, vous devez déposer une « déclaration annuelle des mouvements de main d’œuvre » au titre de l’année précédente auprès de la Direccte et de l’Urssaf, au plus tard le 30 avril. A défaut, le bénéfice de l’exonération est suspendu jusqu’au jour de l’envoi (ou du dépôt) de cette déclaration.

Emplois francs : pour qui ?

Un dispositif… expérimental. Il s’agit d’une expérimentation, tout d’abord du 1er avril 2018 au 31 décembre 2022, d’un dispositif d’aide forfaitaire à l’embauche pour les entreprises. Mais toutes ne sont pas nécessairement concernées…

Pour quelles entreprises ? Toutes les entreprises et les associations ayant au moins un établissement en France sont éligibles à ce dispositif dit 'des emplois francs', sauf les établissements publics administratifs et les établissements publics industriels et commerciaux.

Des conditions. Le bénéfice de ce dispositif suppose que vous soyez, au préalable, en situation d’embaucher un nouveau salarié. Ensuite, pour pouvoir bénéficier de l’aide financière associée à cette embauche, et donc être éligible à ce dispositif, vous devez :

• être à jour de vos cotisations ou contributions sociales (ou, en cas de difficultés, avoir souscrit et respecter un plan d’apurement des cotisations dues) ;
• n’avoir pas procédé, dans les 6 mois qui précèdent l’embauche, à un licenciement pour motif économique sur le poste à pourvoir ;
• ne pas bénéficier d’une autre aide de l’Etat à l’insertion, à l’accès ou au retour à l’emploi versée au titre du salarié que vous recrutez en emploi franc.

Pour quelles embauches ? C’est à ce niveau que les critères deviennent plus restrictifs : vous ne pouvez pas embaucher n’importe qui, puisque des conditions précises doivent être respectées par le nouvel embauché. Le salarié recruté doit, à la date de signature du contrat :

• être inscrit comme demandeur d’emploi auprès de Pôle Emploi et être immédiatement disponible ou dans le cas contraire, occuper un poste occasionnel de moins de 78 heures par mois, ou être adhérent à un contrat de sécurisation professionnelle ou être suivi par une mission locale (même si le jeune, dans ce dernier cas, n’est pas inscrit en tant que demandeur d’emploi) ;
• résider dans l’un des quartiers prioritaires de la ville listés par arrêté ministériel (pour les contrats conclus jusqu’au 31 décembre 2019) ou dans n’importe quel quartier prioritaire de la ville pour les contrats conclus depuis le 1er janvier 2020 ;
• spécialement pour La Réunion (du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2022), être issu, depuis moins de 3 mois, de l’un des parcours d’insertion (définis par arrêté préfectoral), sans condition d’inscription à Pôle Emploi, ni de résidence dans un quartier prioritaire de la ville ;
• être embauché en CDI ou en CDD d’au moins 6 mois ;
• et ne pas avoir appartenu à l’effectif de l’entreprise au cours des 6 derniers mois précédant la date de l’embauche et être maintenu dans les effectifs de l’entreprise pendant au moins 6 mois à compter du 1er jour d’exécution du contrat (hors cas de renouvellement d’un CDD éligible à l’aide ou embauche en CDI après un CDD éligible à l’aide).

     =>  Vérifier si votre commune est éligibles au dispositif « emplois francs »

Emplois francs : combien ?

Une aide financière. Dès lors que vous remplissez les conditions d’attribution précitées, vous pouvez bénéficier d’une aide financière versée par Pôle Emploi pour le compte de l’Etat.

De quel montant ? Le montant de l’aide, pour le recrutement d’un salarié en emploi franc à temps complet, est égal à :

• 5 000 € par an dans la limite de 3 ans en cas d’embauche en CDI ;
• 2 500 € par an dans la limite de 2 ans en cas d’embauche en CDD d’au moins 6 mois.

Renouvellement du CDD. Lorsque le CDD ouvrant droit à l’aide est renouvelé pour au moins 6 mois, l’employeur peut continuer à bénéficier de l’aide dans la limite totale de 2 ans.

CDD débouchant sur un CDI. Si le CDD ouvrant droit à l’aide débouche finalement sur un CDI, l’employeur peut continuer à bénéficier de l’aide dans la limite totale de 3 ans. Le montant de l’aide octroyé à compter du CDI est calculé sur la base de 5 000 € et non plus de 2 500 € comme le CDD le permettait.

Un montant aménagé. Le montant de l’aide tient compte des absences non rémunérées du salarié. En outre, il est proratisé en fonction :

• de la durée effective du contrat de travail, s’il est interrompu en cours d’année civile ;
• de la durée de travail hebdomadaire, en cas d’embauche à temps partiel.

A noter. Cette aide se cumule avec les aides mobilisables dans le cadre de la mise en place d’un contrat de professionnalisation à l'exception de l'aide aux employeurs de salariés bénéficiaires d'un contrat de professionnalisation prévue dans le cadre des mesures exceptionnelles pour faire face à l’épidémie de covid-19. A l’inverse, cette aide ne se cumule pas avec une autre aide d’Etat à l’insertion, à l’accès ou au retour à l’emploi. Notez que l’embauche en contrat d’apprentissage n’est pas éligible à l’aide emploi franc.

Emplois francs : comment ?

Une demande. Vous devez déposer une demande d’aide auprès des services de Pôle Emploi, dans le délai de 3 mois qui suit la signature du contrat de travail. Cette demande doit être effectuée en ligne, via un téléservice.

Un versement périodique. L’aide financière est due à compter du 1er jour d’exécution du contrat et est versée à un rythme semestriel (sur la base d’une attestation de présence). Si la somme due à l’employeur est inférieure à 100 €, Pôle Emploi ne procède pas à son versement.

Bon à savoir. L’aide n'est pas due :

• pour les périodes d'absence du salarié qui n'ont pas donné lieu au maintien de la rémunération par l'employeur ;
• pour les périodes au cours desquelles le salarié est placé en position d'activité partielle
• pour les périodes au cours desquelles le salarié est placé en position d'activité partielle de longue durée au cours du semestre considéré.

Des formalités régulières. Vous devez régulièrement fournir à Pôle Emploi une attestation justifiant de la présence du salarié. Si vous omettez de fournir cette attestation dans le délai de 2 mois suivant l’échéance semestrielle d’exécution du contrat, vous perdez le droit au versement pour le semestre concerné. Si vous ne l’avez pas fournie dans un délai de 4 mois, suivant l’échéance semestrielle d’exécution du contrat, vous perdez définitivement le bénéfice de l’aide pour ce salarié.

Un contrôle possible. Vous devez tenir à la disposition de Pôle Emploi, pendant 4 ans à compter de la date d’attribution de l’aide, tous les documents lui permettant de contrôler votre éligibilité à l’aide. Pôle Emploi peut vous demander de justifier l’exactitude de vos déclarations. Dans ce cas, vous disposez d’un délai de réponse d'1 mois. Si vous ne répondez pas dans ce délai, le versement de l’aide est suspendu. Par ailleurs, Pôle Emploi échange les informations ou données strictement nécessaires à l’exercice de son contrôle avec d’autres administrations publiques, telles que l’Acoss, par exemple.

Remboursement des sommes versées. Dans l’hypothèse où Pôle Emploi constaterait une inexactitude de vos attestations de présence, vous devrez rembourser les sommes indûment versées. Mais dans l’hypothèse d’une fraude dans les attestations ou déclarations transmises à Pôle Emploi pour justifier de votre éligibilité à l’aide, vous devrez rembourser intégralement les sommes perçues et aucun autre versement ne sera dû.

Aides à l’embauche : des mesures en faveur de l’emploi

Privilégier l’emploi. De nombreuses aides bénéficiaient jusqu'alors aux entreprises dans le but de privilégier l’emploi, notamment des jeunes. Qu'en est-il aujourd'hui ?

Aide unique à l’apprentissage. Depuis le 1er janvier 2019, il ne reste qu’une aide unique au bénéfice des PME (de moins de 250 salariés) réservée au seul cas où le diplôme préparé équivaut au plus au niveau Bac. Elle est versée mensuellement, par l’Agence de services et de paiement (ASP), à l’employeur avant le paiement de la rémunération due à l’apprenti. Son montant est fixé à :

• 4 125 € maximum pour la 1ère année d’exécution du contrat d’apprentissage, soit un montant mensuel de 343,75 € ;
• 2 000 € maximum pour la 2ème année d’exécution du contrat d’apprentissage, soit un montant mensuel de 166,67 € ;
• 1 200 € maximum pour la 3ème année d’exécution du contrat d’apprentissage, soit un montant mensuel de 100 €.

Prolongation de l’aide unique à l’embauche d’un apprenti. Lorsque le contrat a une durée supérieure à 3 ans (et dans 3 cas spécifiquement limités), le montant maximal de l’aide prévu pour la 3ème année d’exécution du contrat d’apprentissage s’applique également à la 4ème année :

• en cas d’aménagement de la durée du contrat de travail de l’apprenti en situation de handicap ;
• en cas d’aménagement de la durée du contrat de travail de l’apprenti également sportif de haut niveau ;
• lorsque le contrat de l’apprenti a été prorogé (pour 1 an maximum) à la suite d’un échec à l’obtention du diplôme ou du titre professionnel.

Attention ! En cas de rupture anticipée du contrat d’apprentissage, l’aide cesse d’être versée à partir du mois suivant la date de fin du contrat. Par ailleurs, la suspension (non-rémunérée) du contrat d’apprentissage entraîne la suspension de l’aide pour chaque mois considéré.

Conditions. En 2019, le bénéfice de l’aide était subordonné à l’enregistrement du contrat d’apprentissage par la chambre consulaire dont vous relevez (chambre de métiers, chambre d’agriculture, chambre de commerce et d’industrie) et à sa transmission au ministre de la formation professionnelle via le site : www.alternance.emploi.gouv.fr. En 2020, le contrat d’apprentissage ne sera plus enregistré par la chambre consulaire dont vous relevez. Il vous faudra alors déposer le contrat auprès de votre opérateur de compétences. Vous continuerez néanmoins de transmettre le contrat via le site : www.alternance.emploi.gouv.fr.

Aides à l’embauche sous conditions d’âge et/ou de difficultés d’insertion

Toujours pour privilégier l’emploi. De nombreuses mesures ont été créées pour lutter contre le chômage des jeunes ou maintenir les seniors dans leur emploi. La plupart des aides existantes sont ainsi conditionnées par l’âge des salariés. Mais d’autres critères vont aussi être pris en compte comme la situation socio-économique des salariés.

L’aide « contrat de professionnalisation ». Toute entreprise assujettie au financement de la formation professionnelle peut conclure un contrat de professionnalisation avec un salarié. En principe, les contrats de professionnalisation sont réservés aux jeunes âgés de moins de 26 ans. Toutefois, ces contrats peuvent être conclus avec des demandeurs d’emploi de plus de 26 ans y compris avec des demandeurs d’emploi de plus de 45 ans. Dans ces hypothèses, l’entreprise pourra bénéficier d’aides spécifiques de l’Etat.

       =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Embaucher un salarié en contrat de professionnalisation »

Combien ? L’aide est forfaitaire et fixée à 2 000 €, versée en 2 échéances. Lorsque le salarié a plus de 45 ans, l’entreprise pourra également recevoir une aide forfaitaire de 2 000 €, cumulable avec l’aide des plus de 26 ans (soit 4 000 € au total). De plus, l’entreprise bénéficiera de l’exonération des cotisations patronales d’assurances sociales (maladie, maternité, invalidité, vieillesse-décès) et d’allocations familiales.

L’aide « contrat de génération ». Ce type de contrat, supprimé le 23 septembre 2017, visait à favoriser l’insertion durable des jeunes dans la vie professionnelle. Il permettait de combiner l’embauche d’un jeune de moins de 26 ans (ou de moins de 30 ans en situation de handicap) en CDI avec le maintien dans l’emploi d’un senior âgé d’au moins 57 ans (ou d’au moins 55 ans en cas de handicap).

Combien ? L’entreprise pouvait bénéficier d’une aide de 4 000 € par an durant 3 ans. Notez que l’aide est encore accordée pour toutes les demandes régulièrement formées avant le 23 septembre 2017.

A noter. Le contrat de génération pouvait également concerner l’embauche d’un senior âgé d’au moins 55 ans dès lors qu’un jeune de moins de 26 ans est en poste dans l’entreprise. L’aide est alors portée à 8 000 € lorsque les 2 embauches (jeune/senior) sont simultanées ou espacées de moins de 6 mois.

Attention. Pour bénéficier de cette aide, l’entreprise devait ne pas avoir procédé, dans les 6 mois qui précédaient l’embauche du jeune, à un licenciement pour motif économique sur les postes relevant de la catégorie professionnelle dans laquelle est réalisée l’embauche, à une rupture conventionnelle ou à un licenciement pour un motif autre que la faute grave ou lourde, ou l’inaptitude sur le poste pourvu par le recrutement.

       =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Mettre en place un contrat de génération : quel avantage ? »

L’aide « emploi d’avenir ». Les emplois d’avenir sont visés dans les secteurs sanitaires ou médico-sociaux, dans les associations, dans les entreprises en développement ou créatrices d’emplois, dans des organismes d’économie sociale et solidaire ou dans les collectivités territoriales. Mais depuis le 1er janvier 2018, il n’est plus possible de recourir à ce dispositif. Néanmoins, les contrats en cours iront jusqu’à leur terme.

Pour qui ? Ces aides s’adressent aux salariés âgés entre 16 à 25 ans à la signature du contrat (ou de moins de 30 ans en cas de handicap) et qui ne possèdent aucun diplôme de formation initiale ou titulaires d’un diplôme de niveau V (CAP/BEP) justifiant d'une recherche d’emploi d’au moins 6 mois au cours des 12 derniers mois.

Comment ? L’embauche devait se faire en CDI ou CDD (de 12 mois à 3 ans) à temps plein. L’entreprise s’engageait alors à former le salarié, lui apprendre un métier et reconnaître les compétences acquises. Attention toutefois, la formation à laquelle s’engageait l’employeur devait être une action autre que l’adaptation au poste.

Combien ? En contrepartie, l’entreprise bénéficiait d’une aide s’élevant à 75 % du taux horaire du SMIC (soit 8.7375 € pour l'année 2023).

Le Contrat Unique d’Insertion (CUI). Ce contrat aidé pouvait être conclu dans le secteur marchand via le Contrat Initiative Emploi (CUI-CIE), ou dans le secteur non marchand (associations, collectivités) via le Contrat d’Accompagnement dans l’Emploi (CAE). Ces contrats sont destinés aux personnes en difficulté d’insertion, généralement demandeurs d’emploi. C’est Pôle Emploi qui se prononcera sur l’éligibilité des candidats à ces dispositifs, ce qui signifie que pour bénéficier de ces aides, l’embauche se fait après la conclusion d’une convention avec Pôle Emploi.

Combien ? Depuis le 1er janvier 2018, il n’est plus possible de recourir au CUI-CIE, sauf dans les départements d’outre-mer ou dans le cadre des conventions annuelles d’objectifs et de moyens des conseils départementaux. Quant au CAE, il est, désormais, réservé aux seules collectivités territoriales. Ces associations peuvent néanmoins bénéficier d’un dispositif d’allègement de charges : celui applicable à toutes les entreprises, le dispositif d’allègement général des cotisations sociales (encore parfois appelé « réduction Fillon »).

A noter. Pour le calcul de l'effectif (déterminé pour la mise en place ou le renouvellement du CSE), les CUI-CAE ou les CUI-CIE sont pris en compte.

Une remise en service du CUI-CIE ? Le Gouvernement a annoncé qu’il va, à nouveau, recourir à ce dispositif et propose de mobiliser une enveloppe de 10 000 CUI-CIE en 2020 (dès le mois de septembre) et de 50 000 CUI-CIE, en 2021. L’Etat assurerait un taux de prise en charge de 47% du Smic.

« Parcours emploi compétences ». Visant un parcours d’une durée de 12 mois, les conventions initiales ne peuvent pas être inférieures à 9 mois. Le montant de l’aide accordée aux employeurs du secteur non marchand pourra représenter 30 % à 60 % d’un Smic brut, dans la limite des enveloppes financières. Le taux de prise en charge sera fixé par arrêté du préfet de région. Les employeurs éligibles font partie du secteur non-marchand et seront sélectionnés en fonction des critères suivants :

• le développement, permis par l’emploi, de la maîtrise de comportements professionnels et des compétences techniques qui répondent à des besoins du bassin d’emploi ou transférables à d’autres métiers qui recrutent ;
• la capacité de l’employeur à accompagner au quotidien la personne ;
• l’accès à la formation et à l’acquisition de compétences ;
• la capacité de l’employeur à pérenniser le poste, le cas échéant.

La prestation de suivi dans l’emploi. Cette aide a été mise en place à titre expérimental dans un 1er temps (du 1er novembre 2015 au 30 juin 2016). Il s’agit de la prestation de suivi dans l’emploi (PSDE) accessible aux demandeurs d’emploi de longue durée ou sortant d’un dispositif d’insertion embauchés en CDI ou en CDD d’au moins 6 mois dans une entreprise. Le contenu de cette prestation est le suivant :

• un accompagnement de 3 mois est prévu par Pôle Emploi ou par une structure d’insertion par l’activité économique (SIAE) en vue d’aider au recrutement et à l’intégration du salarié dans l’entreprise (qui doit désigner un tuteur) ;
• une aide financière de 500 € au bénéfice de l’employeur à l’issue de ces 3 mois.

A noter. Cette aide suppose la signature d’un accord tripartite entre l’entreprise, le salarié et la structure accompagnante (Pôle Emploi ou SIAE).

       =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Contribution d’assurance chômage : quelles sont vos obligations ? »

Objectif « PEC ». Un objectif de 20 000 PEC « jeunes » est fixé pour cette année 2020. Ce dispositif sera renforcé en 2021, avec un objectif de 80 000 PEC visant particulièrement l’emploi des jeunes.

« Emplois francs ». Jusqu’au 31 décembre 2020, toutes les entreprises du secteur privé ayant au moins un établissement en France pourront bénéficier d’une aide financière pouvant aller jusqu’à 15 000 €, pour l’embauche en CDI ou en CDD d’au moins 6 mois d’un demandeur d’emploi résidant dans un quartier prioritaire de la politique de la ville.

=> Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Emplois francs : embauchez un demandeur d’emploi et bénéficiez d’une aide financière »

Une aide (exceptionnelle) à l’embauche d’un apprenti

Une aide exceptionnelle. Une aide exceptionnelle financière qui se substitue à l’aide unique à l’apprentissage au titre de la première année du contrat d’apprentissage est mise en place.

Entreprises concernées. Peuvent bénéficier de l’aide (exceptionnelle) à l’embauche d’un apprenti :

• les entreprises de moins de 250 salariés (sans condition),
• les entreprises d’au moins 250 salariés exonérées de la contribution supplémentaire à la taxe d’apprentissage qui respectent des conditions liées à la proportion d’apprentis et de salariés en contrat de professionnalisation dans leurs effectifs.

Conditions liées à la conclusion du contrat. Le contrat d’apprentissage doit être conclu entre le 1er juillet 2020 et le 28 février 2021. Le bénéfice de l'aide est subordonné au dépôt du contrat d'apprentissage par l'opérateur de compétences auprès du ministre chargé de la formation professionnelle. Concrètement, cela signifie que l’entreprise n’a pas à accomplir de formalités de demande d’aide.

Montant de l’aide. Le montant de l’aide est plafonné à :

• 5 000 € par apprenti de moins de 18 ans ;
• 8 000 € par apprenti d’au moins 18 ans (ce montant s’applique à compter du 1er jour du mois suivant l’anniversaire des 18 ans de l’apprenti).

Concrètement. Pour la 1ère année de contrat, la rémunération d’un apprenti de moins de 20 ans sera intégralement couverte par cette aide.

Versement de l’aide. L'aide est versée avant le paiement de la rémunération par l'employeur et chaque mois dans l'attente de la DSN (faute de transmission de la DSN, le mois suivant, l'aide est suspendue).

A noter. En cas de rupture anticipée du contrat d'apprentissage, l'aide n'est pas due à compter du mois suivant la date de fin du contrat. Par ailleurs, en cas d'une suspension du contrat conduisant au non-versement de la rémunération par l'employeur à l'apprenti, l'aide n'est pas due pour chaque mois considéré.

Pour les entreprises d’au moins 250 salariés...  Les entreprises d’au moins 250 salariés peuvent bénéficier de l’aide à condition que l’employeur s’engage à ce que 5 % de son effectif salarié total annuel, au 31 décembre 2021, soit composé de :

• salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) ;
• volontaires accomplissant un volontariat international en entreprise (VIE), de salariés bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche.

… ou encore… Mais il sera également possible à une entreprise d’au moins 250 salariés de prétendre à l’aide dès lors que l’employeur s’engagera à remplir les conditions suivantes :

• 3 % de son effectif salarié total annuel, au 31 décembre 2021, est composé de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) ;
• justifier, au 31 décembre 2021, d'une progression d'au moins 10 % par rapport à l'année 2020 de l'effectif salarié annuel composé :
  • de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage),
  • de volontaires accomplissant un volontariat international en entreprise (VIE), de salariés bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche ;
• ou connaître une progression, au 31 décembre 2021, de l'effectif salarié annuel composé de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) et relève d'un accord de branche :
  • prévoyant au titre de l'année 2021 une progression d'au moins 10 % du nombre de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) dans les entreprises d'au moins 250 salariés,
  • et justifiant, par rapport à l'année 2020, que la progression est atteinte au sein de la branche dans les proportions prévues par l'accord.

Variation d’effectif. Pour les entreprises d’au moins 250 salariés à la date de conclusion du contrat d'apprentissage, dont l’effectif est finalement inférieur à 250 salariés au 31 décembre 2021, les règles applicables aux entreprises d'au moins 250 salariés seront maintenues.

Entreprises de travail temporaire. Les entreprises de travail temporaire d’au moins 250 salariés, qui ne sont pas redevables de la contribution supplémentaire à l’apprentissage, peuvent prétendre au bénéfice de l’aide sous réserve de respecter les conditions de quota.

Prolongation ? Le premier ministre vient d’annoncer la prolongation du bénéfice de cette aide pour l’ensemble des contrats d’apprentissages conclus jusqu’au 30 juin 2022.

Formalités pour les employeurs d’au moins 250 salariés. Pour bénéficier de l'aide, l'employeur d'au moins 250 salariés devra transmettre son engagement, attestant sur l'honneur qu'il va respecter les obligations imposées en matière d’effectif en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, dans un délai de 8 mois à compter de la date de conclusion du contrat, à l'Agence de services et de paiement (ASP). A défaut de transmission dans ce délai, l'aide n'est pas due. Les modalités de cette transmission pourront être mises en œuvre par l'ASP par voie dématérialisée.

Et après ? Au plus tard le 31 mai 2022, l'entreprise d'au moins 250 salariés qui aura bénéficié de l'aide adressera à l'ASP une déclaration sur l'honneur attestant du respect de ses engagements. A défaut, l'ASP procède à la récupération des sommes versées au titre de l'aide.

Une bascule vers l’aide unique ? Au terme de la 1ère année d'exécution du contrat d'apprentissage, les entreprises de moins de 250 salariés qui bénéficient de l’aide à l’apprentissage pourront, le cas échéant, bénéficier de l'aide unique aux employeurs d'apprentis, pour la durée du contrat d'apprentissage restant à courir (sous réserve de remplir les conditions propres à l’aide unique).

Une aide (exceptionnelle) à l’embauche d’un salarié en contrat de professionnalisation

Entreprises concernées. Peuvent bénéficier de l’aide (exceptionnelle) à l’embauche d’un jeune en contrat de professionnalisation :

• les entreprises de moins de 250 salariés (sans condition),
• les entreprises d’au moins 250 salariés exonérées de la contribution supplémentaire à la taxe d’apprentissage qui respectent des conditions liées à la proportion d’apprentis et de salariés en contrat de professionnalisation dans leurs effectifs.

Salariés concernés. Le jeune doit avoir moins de 30 ans, au moment de la conclusion du contrat de professionnalisation.

Contrats de professionnalisation et formations visés. Le contrat de professionnalisation doit permettre :

• la préparation d'un diplôme ou d'un titre à finalité professionnelle équivalant au plus au niveau 7 du cadre national des certifications professionnelles (équivalant au Master, bac +5) ;
• la préparation d’une qualification professionnelles ouvrant droit à un certificat de qualification professionnelle de branche ou interbranche ;
• la réalisation de l’expérimentation permise par la Loi Avenir professionnel (à savoir que le contrat de professionnalisation peut être conclu, jusqu’au 28 décembre 2021, en vue d’acquérir des compétences définies par l’employeur et l’opérateur de compétences, en accord avec le salarié).

Conditions liées à la conclusion du contrat. Le contrat de professionnalisation doit être conclu entre le 1er juillet 2020 et le 28 février 2021. Le bénéfice de l'aide est subordonné au dépôt du contrat de professionnalisation par l'opérateur de compétences auprès du ministre chargé de la formation professionnelle. Concrètement, cela signifie que l’entreprise n’a pas à accomplir de formalités de demande d’aide.

Montant de l’aide. Le montant de l’aide est plafonné à :

• 5 000 € par salarié en contrat de professionnalisation de moins de 18 ans ;
• 8 000 € par salarié en contrat de professionnalisation d’au moins 18 ans (ce montant s’applique à compter du 1er jour du mois suivant l’anniversaire des 18 ans du salarié en contrat de professionnalisation).

Versement de l’aide. L'aide est versée chaque mois avant le paiement de la rémunération par l'employeur dans l'attente de la transmission, par l’employeur à l’Agence de services et de paiement (ASP), du bulletin de paie du salarié pour le mois concerné (faute de transmission du bulletin de paie le mois suivant, l'aide est suspendue).

A noter. En cas de rupture anticipée du contrat de professionnalisation, l'aide n'est pas due à compter du mois suivant la date de fin du contrat. En cas d'une suspension du contrat conduisant au non-versement de la rémunération par l'employeur au salarié en contrat de professionnalisation, l'aide n'est pas due pour chaque mois considéré.

Pour les entreprises d’au moins 250 salariés...  Les entreprises d’au moins 250 salariés peuvent bénéficier de l’aide à condition que l’employeur s’engage à ce que 5 % de son effectif salarié total annuel, au 31 décembre 2021, soit composé de :

• salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) ;
• volontaires accomplissant un volontariat international en entreprise (VIE), de salariés bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche.

… ou encore… Mais il sera également possible à une entreprise d’au moins 250 salariés de prétendre à l’aide dès lors que l’employeur s’engagera à remplir les conditions suivantes :

• 3 % de son effectif salarié total annuel, au 31 décembre 2021, est composé de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) ;
• justifier, au 31 décembre 2021, d'une progression d'au moins 10 % par rapport à l'année 2020 de l'effectif salarié annuel composé :
  • de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage),
  • de volontaires accomplissant un volontariat international en entreprise (VIE), de salariés bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche ;
• ou connaître une progression, au 31 décembre 2021, de l'effectif salarié annuel composé salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) et relève d'un accord de branche :
  • prévoyant au titre de l'année 2021 une progression d'au moins 10 % du nombre de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) dans les entreprises d'au moins 250 salariés,
  • et justifiant, par rapport à l'année 2020, que la progression est atteinte au sein de la branche dans les proportions prévues par l'accord.

Variation d’effectif. Pour les entreprises d’au moins 250 salariés à la date de conclusion du contrat de professionnalisation, dont l’effectif est finalement inférieur à 250 salariés au 31 décembre 2021, les règles applicables aux entreprises d'au moins 250 salariés seront maintenues.

Entreprises de travail temporaire. Les entreprises de travail temporaire d’au moins 250 salariés, qui ne sont pas redevables de la contribution supplémentaire à l’apprentissage, peuvent prétendre au bénéfice de l’aide sous réserve de respecter les conditions de quota.

Formalités pour les employeurs d’au moins 250 salariés. Pour bénéficier de l'aide, l'employeur d'au moins 250 salariés devra transmettre son engagement, attestant sur l'honneur qu'il va respecter les obligations imposées en matière d’effectif en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, dans un délai de 8 mois à compter de la date de conclusion du contrat, à l'Agence de services et de paiement (ASP). A défaut de transmission dans ce délai, l'aide n'est pas due. Les modalités de cette transmission pourront être mises en œuvre par l'ASP par voie dématérialisée.

Et après ? Au plus tard le 31 mai 2022, l'entreprise d'au moins 250 salariés qui aura bénéficié de l'aide adressera à l'ASP une déclaration sur l'honneur attestant du respect de ses engagements. A défaut, l'ASP procède à la récupération des sommes versées au titre de l'aide.

Une aide (exceptionnelle) à l’embauche de jeunes de moins de 26 ans

Une aide exceptionnelle Afin de favoriser l’emploi des jeunes dans le contexte de crise du covid-19, le Gouvernement a créé une aide financière exceptionnelle selon le tableau suivant :

Une aide (exceptionnelle) à l’embauche de personnes handicapées

Nouvelle aide. A l’instar des aides mises en place pour encourager l’embauche des jeunes, le Gouvernement prévoit la création d’une aide financière pour l’embauche d’un travailleur handicapé, selon le tableau suivant :

Autres aides prévues pour relancer l’emploi des jeunes après le COVID-19

Plan de relance de l’emploi des jeunes. L’Etat a pour ambition de créer ou de renforcer des dispositifs d’aide, selon le tableau suivant :

Aides à l’embauche d’une personne en situation de handicap

L’emploi d’une personne handicapée. Dès lors que le salarié présente un handicap reconnu, en fonction de son âge et de la nature du contrat conclu, l’Agefiph (Association chargée de gérer le fonds pour l’insertion professionnelle des personnes handicapées) pourra verser des aides financières et ce, même lorsque vous êtes soumis à l’obligation d’emploi de personnes handicapées.

=> Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Embaucher un salarié handicapé : une obligation ? »

Quelles aides ? Pour l’année 2019, les aides à l’embauche (ou à la création d’activité) délivrées par l’Agefiph sont les suivantes :

• l’aide à l’accueil, à l’intégration et à l’évolution professionnelle des personnes handicapées en CDI ou en CDD d’au moins 6 mois : son montant maximum est fixé à 3 000 € (cette aide est cumulable avec les autres aides de l’Agefiph et les aides à l’emploi délivrées par l’Etat ou les régions) ;
• l’aide au contrat de professionnalisation pour un contrat d’une durée d’au moins 6 mois prévoyant une durée hebdomadaire d’au moins 24 heures : son montant est de 4 000 € maximum (l’aide est proratisée à compter du 6ème mois) ;
• l’aide au contrat d’apprentissage pour un contrat d’une durée minimale de 6 mois et prévoyant une durée hebdomadaire minimale de 24 heures : son montant maximum est de 3 000 € (l’aide est proratisée à compter du 6ème mois) ;
• l’aide liée à la reconnaissance de la lourdeur du handicap, destinée à compenser les charges importantes supportées en conséquence du handicap : son montant est indexé sur le Smic horaire en vigueur selon les formules suivantes : smic horaire x 550 (taux normal), soit 6198,5€ pour l'année 2023 ou smic horaire x 1 095 (taux majoré), soit 12340,65€ pour l'année 2023 ;
• l’aide à la création d’activité, permettant à une personne handicapée de créer ou de reprendre une entreprise : son montant est fixé à 5 000 € (au lieu de 6 000 € jusqu’en mars 2016).

Aide à l’embauche des salariés dans le spectacle

FONPEPS. Le Fonds national pour l’emploi pérenne dans le spectacle (FONPEPS) est un dispositif créé afin de pérenniser et allonger la durée des contrats dans le secteur du spectacle, mobilisable jusqu’au 31 décembre 2022, mettant notamment en place des aides à l’embauche pour toute nouvelle embauche en CDD ou CDI dans ce secteur.

Aide unique à l’embauche pour les CDD. A titre dérogatoire, pour les CDD à temps plein dont la date de début d'exécution se situe entre le 1er juillet 2021 et le 31 décembre 2021, le montant de l'aide unique à l'embauche dans le spectacle est revalorisé. Cette aide est ainsi égale à :

• 466 € par mois (au lieu de 200 €) pour un CDD dont la durée est supérieure ou égale à un mois et inférieure à 4 mois ;
• 566 € par mois (au lieu de 300 €) pour un CDD dont la durée est supérieure ou égale à 4 mois et inférieure à 8 mois ;
• 666 € par mois (au lieu de 400 €) pour un CDD dont la durée est supérieure ou égale à 8 mois.

Quel montant ? Notez que le montant de cette aide est proratisé en fonction de la durée du travail du salarié en cas de CDD à temps partiel.

Demande. Les employeurs peuvent demander le bénéfice de cette aide dans les 6 mois qui suivent le début d’exécution du contrat.

CDD fractionnés. A titre dérogatoire, cette aide peut être versée dans le cas où plusieurs CDD sont exécutés sur des périodes discontinues sur une période de 12 mois consécutifs à compter de la date d’exécution du 1er contrat (avec le même employeur), à la condition que cette date intervienne entre le 1er juillet 2021 et le 31 décembre 2021.

Précisions (1). Notez que pour bénéficier de cette aide, l’employeur doit impérativement s’engager :

• soit par la conclusion d’un contrat cadre, à la conclusion de l’ensemble de ces CDD ;
• soit par une promesse d’embauche antérieure à l’exécution du 1er contrat.

Précisions (2). L'employeur devra ainsi fournir le contrat cadre ou la promesse d'embauche accompagnée de l'ensemble des contrats.

Quel montant ? Le montant mensuel de cette aide est calculé sur la base des sommes des différents CDD ayant été exécutés. La somme des durées de ces CDD ne peut être inférieure à 1 mois et donnera lieu au même montant d’aide que s’il s’agissait d’un seul CDD.

Demande. Les employeurs pourront demander le bénéfice de cette aide dans les 6 mois qui suivent le début d’exécution de la dernière période d’emploi.

Aide pour l’embauche de salariés rémunérés au cachet. Une aide peut désormais être versée pour l’embauche de tout salarié rémunéré au cachet entre le 1er juillet 2021 et le 31 décembre 2021, à la condition que la date d’exécution du 1er cachet intervienne au cours de cette même période. Le montant de l’aide est fixé à :

• 21,18 € par cachet, dès lors que le contrat prévoit un nombre de cachet supérieur ou égal à 22 et inférieur à 44, sur une période inférieure à 4 mois ; .
• 25,73 € par cachet, dès lors que le contrat prévoit un nombre de cachet supérieur ou égal à 44 et inférieur à 66, sur une période inférieure à 8 mois ; .
• 30,27 € par cachet, dès lors que le contrat prévoit un nombre de cachet supérieur ou égal à 66 sur une période inférieure à 8 mois.

Précisions. Notez que pour que cette aide soit versée, le montant du cachet brut doit impérativement être inférieur à 30 fois le montant horaire brut du smic (c’est-à-dire à 307,5 €).

Demande. Les employeurs pourront demander le bénéfice de cette aide dans les 6 mois qui suivent le début d’exécution du dernier cachet.

ASP. Pour l’ensemble de ces aides, l’Agence de services et de paiements (ASP) mettra à disposition des formulaires d’aides aux entrepreneurs du spectacle à l’adresse suivante : https://www.asp-public.fr/le-fonpeps-evolue-compter-du-1er-juillet-2021.

Plafond. Attention, le bénéfice de ces aides est subordonné au respect de la réglementation européenne sur les aides de minimis, c’est-à-dire que le total des avantages dont pourra bénéficier l’entreprise est limité à 200 000 € sur une période glissante de trois ans : il s’agit ici d’un plafond global et non pas d’un plafond applicable pour chaque avantage.

Formalités à l'embauche : avant l'embauche

Une déclaration préalable à l'embauche. Tous les employeurs sont tenus, préalablement à l'embauche (et au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la date prévisible de l'embauche), de procéder à la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès d'un interlocuteur unique, en l'occurrence les services de l'Urssaf ou de la caisse de mutualité sociale agricole, selon les cas.

Comment faire ? Cette déclaration préalable est effectuée par voie électronique, mais vous pouvez utiliser le formulaire papier (à envoyer à l'organisme compétent sous pli recommandé avec accusé réception au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche). L'organisme destinataire vous retournera un document accusant réception de votre déclaration et mentionnant les informations enregistrées, cet accusé réception devant être conservé précieusement.

Via Internet. Pour faciliter les démarches, vous pouvez utiliser le site www.net-entreprises.fr ou le site de l’Urssaf en ligne.

Une déclaration unique. Via cette déclaration préalable à l'embauche, qui concerne l'ensemble des employeurs de salariés relevant du régime général, ainsi que ceux relevant du régime des salariés agricoles, vous accomplissez les déclarations et demandes suivantes:

• l'immatriculation de l'employeur au régime général de la sécurité sociale, s'il s'agit d'un salarié non agricole,
• l'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie ou, s'il s'agit d'un salarié agricole, à la caisse de mutualité sociale agricole,
• l'affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage,
• la demande d'adhésion à un service de santé au travail, s'il s'agit d'un salarié non agricole,
• la demande d'examen médical d'embauche,
• la déclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite et de prévoyance complémentaires.

Quel contenu ? Vous devrez mentionner sur la nouvelle déclaration préalable à l'embauche les informations suivantes :

• identification complète de l'employeur (dénomination sociale, nom et prénoms, adresse, code APE, numéro d'identification du répertoire des entreprises, service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de sécurité sociale),
• identification complète du salarié (nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale),
• date et heure d'embauche,
• nature et durée du contrat, durée de la période d'essai (pour les contrats à durée indéterminée et pour les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois),
• en cas d'embauche d'un salarié agricole, les données nécessaires au calcul par les caisses de mutualité sociale agricole des cotisations dues pour l'emploi des salariés agricoles, à l'affiliation de ces mêmes salariés aux institutions de retraite et de prévoyance complémentaires et à l'organisation de l'examen médical d'embauche.

Attention. Vous devez remettre au salarié, lors de l'embauche, une copie de la déclaration préalable à l'embauche ou une copie de l'accusé réception (sous peine d’une sanction pénale, à savoir une amende de 4ème classe qui peut s’élever à 3 750 €).

Autres formalités. Dans certaines hypothèses, vous devez accomplir des formalités particulières, et notamment dans les hypothèses suivantes :

• si vous embauchez des jeunes de moins de 16 ans, notamment dans le cadre des jobs d'été pendant les vacances scolaires, vous devez formuler une demande écrite auprès de l'Inspection du Travail au moins 15 jours avant la date prévue d'embauche, l'absence de réponse dans les 8 jours valant autorisation d'embauche ;
• si vous embauchez un travailleur étranger, vous devez vérifier qu'il possède un titre l'autorisant à travailler en France et en conserver une copie (si le travailleur étranger ne réside pas en France et que vous souhaitez le faire venir en France pour l'embaucher, des formalités particulières sont prévues auprès de Pôle emploi et de la direction départementale du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle - DDTEFP) ;
• des formalités particulières sont également prévues dans le cadre des contrats d'apprentissage, d'insertion et de professionnalisation.

Formalités à l'embauche : après l'embauche

Visite médicale. Depuis le 1er janvier 2017, vous devez organiser une visite d’information et de prévention (qui remplace la visite médicale d’embauche) pour chaque nouveau collaborateur, au plus tard dans les 3 mois qui suivent la prise effective de poste. Une visite médicale devra intervenir avant l'embauche, dans l'hypothèse où le salarié est soumis à une surveillance médicale spéciale.

Attention. Vous devez vous assurer que le salarié a effectivement suivi, dans les délais, l’examen médical obligatoire. Sachez qu’un employeur, pensant que l’envoi de la DPAE suffisait, en tant qu’elle entraîne automatiquement un avis transmis par l’Urssaf à la médecine du travail, a été condamné à verser des dommages-intérêts à un salarié qui n’a, en définitive, pas passé l’examen médical obligatoire au moment de son embauche. Il est donc impératif que vous vous assuriez que cet examen a effectivement eu lieu, quand bien même votre service de santé au travail serait surchargé.

Registre du personnel. Vous devrez, en qualité d'employeur, tenir à jour le registre du personnel, registre sur lequel doivent être mentionnés, dans l'ordre d'embauche, les noms et prénoms de tous les salariés de l'entreprise.

Le Titre Emploi Service Entreprise : quel intérêt ?

Simplification ? Le principe du TESE se résume en un mot : la simplicité. C’est du moins l’objectif de ce dispositif qui permet de simplifier, tout à la fois, les formalités sociales liées à l’embauche de salariés et la gestion administrative du personnel salarié de l’entreprise (pour autant que l’activité de l’entreprise soit éligible à ce dispositif).

Pour quoi ? Réservé aux salariés relevant du régime général de la Sécurité Sociale, le TESE, permet à l’employeur d’être dispensé d’effectuer les formalités suivantes, car gérées automatiquement par voie dématérialisée (via le site www.letese.urssaf.fr) :

• les formalités liées à l’embauche (comme par exemple la déclaration préalable à l’embauche, les éléments nécessaires à l’établissement du contrat de travail…),
• les déclarations obligatoires à adresser aux organismes de sécurité sociale : Urssaf, assurance chômage, caisse de retraite complémentaire et caisse de prévoyance, caisse de congés payés (pour le secteur du bâtiment, des travaux publics, du transport, manutention, nettoyage industriel), etc.,
• le règlement des cotisations sociales,
• l’établissement des bulletins de paie,
• les déclarations sociales annuelles,
• les facteurs d’expositions aux risques professionnelles (pour l’alimentation du compte de pénibilité le cas échéant),
• les éléments nécessaires à l’alimentation du compte personnel de formation,
• etc.

Pour qui ? Prioritairement destiné aux entreprises de moins de 10 salariés qui peuvent gérer via ce dispositif l’ensemble de leur effectif salarié, quel que soit le contrat (salarié déjà en place ou salarié nouvellement embauché), le TESE peut également être utilisé par les entreprises employant plus de 10 salariés. Depuis le 1er janvier 2019, le plafond d’effectif est supprimé.

Où ?Il est possible d’utiliser ce dispositif en France métropolitaine, et également dans certains territoires d’outre-mer : Guadeloupe, Guyane, Martinique, La Réunion, Saint-Barthélemy, Saint-Martin, Saint-Pierre-et-Miquelon et Mayotte.

Le Titre Emploi Service Entreprise : attention !

Oui ou non ? Clairement, le TESE simplifie vos démarches en matière d’embauche et de gestion de la paie. Mais il ne gère pas tout !

Une fausse simplification ? Le TESE n’est pas un service social sur lequel vous pourrez vous appuyer pour obtenir des conseils en matière sociale (à la différence d’un cabinet d’expertise-comptable qui gère pour vous la paie de l’entreprise et qui, au-delà de ces formalités déclaratives, aura un véritable rôle de conseil à vos côtés). Voici, pour une parfaite information sur ce sujet, quelques exemples de contraintes finalement générées par l’utilisation du TESE.

Des manques certains. Ce système ne gère pas toutes vos démarches sociales. On pense notamment :

• aux taxes assises sur les salaires, à la contribution au dialogue social, à la participation au fonds de développement pour l'insertion professionnelle des handicapés,
• aux conséquences financières d’une rupture de contrat, notamment en ce qui concerne le calcul des indemnités, l’établissement du solde de tout compte,
• aux obligations en matière de portabilité de la prévoyance et de la mutuelle,
• à l’affiliation auprès des organismes de retraite complémentaire et de prévoyance obligatoires ou des caisses de congés payés le cas échéant, etc.

Pas de contrat de travail écrit ! Si le recours au TESE est réputé satisfaire aux obligations liées à l’établissement du contrat de travail, en réalité, vous ne disposez pas par ce biais d’un contrat écrit. Pourtant, la plupart des conventions collectives imposent la rédaction d’un contrat de travail par écrit. Le recours au TESE est donc insuffisant sur ce point. Ce dispositif peut être, en outre, source de nombreux conflits, notamment au regard des obligations issues des conventions collectives qui peuvent être omises.

Mais des formalités à respecter ! Vous êtes tenu d’adresser la déclaration d’identification du salarié au centre national de traitement du TESE, au plus tard le dernier jour ouvrable précédant la date de prise d’effet du contrat, sous peine de vous voir appliquer une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (soit 1245 € pour l'année 2024). Vous devez également en adresser une copie sans délai au salarié, c’est-à-dire le plus rapidement possible ! Sachez que le juge a déjà décidé que l’absence de transmission, ou la transmission tardive de ce document entraîne une requalification du CDD en CDI, le cas échéant.

Calcul de la rémunération. Vous ne serez pas dispensé de procéder au calcul de la rémunération en vue de remplir chaque mois le volet social du TESE (voir infra), en ayant soin de tenir compte de situation du salarié qui peut évoluer chaque mois (congé, absences, heures supplémentaires, etc.), ainsi que des spécificités issues de votre convention collective.

Pour la prévoyance. L’adhésion au TESE n’emporte d’ailleurs pas automatiquement affiliation auprès des organismes de retraite et de prévoyance ou des caisses de congés payés. C’est donc à vous d’y remédier directement.

Pour tous les salariés ! Si vous envisagez de recourir au TESE, il faut savoir que vous devez l’utiliser pour tous les salariés (depuis le 1er juillet 2015) ! Il n’est donc plus possible de ne réserver le TESE qu’à certaines catégories de salariés (comme les CDD par exemple).

Mais… Sachez que le TESE ne peut pas être utilisé pour les salariés dont les cotisations sont calculées au taux réduit (exemple : journalistes, artistes, etc.), pour les VRP multicartes, pour les stagiaires (qui n’ont pas le statut de salarié). De même, les exonérations dont bénéficie le secteur de l’aide à la personne et/ou à domicile ne sont pas gérées par le TESE.

En clair. L’utilisation du TESE ne vous dispense pas totalement de toutes démarches, bien au contraire !

Le Titre Emploi Service Entreprise : la marche à suivre

Une adhésion. Le TESE, facultatif, suppose une adhésion de l’entreprise via Internet (www.letese.urssaf.fr). Vous devrez préciser à cet effet un certain nombre d’informations (convention collective applicable, régimes de prévoyance et de retraite, service de santé, éléments d’identification du salarié, etc.). Dès que le centre de gestion a reçu votre adhésion, vous pouvez procéder aux différentes formalités d’embauche :

• via votre espace sécurisé (accessible à l’aide de votre Siret et d’un mot de passe), vous procédez aux formalités liées à l’embauche : ce volet servira de contrat de travail et de déclaration préalable à l’embauche (un double co-signé devra être remis au salarié) ;
• via la déclaration comportant des données relatives au salarié et à la période d’activité (ex-« volet social »), vous déclarez les éléments nécessaires au calcul des cotisations (période d'emploi, éléments de rémunération, nombre d’heures, dates des congés, etc.).

Des formalités à réaliser sur Internet. L’employeur est tenu de procéder par voie dématérialisée à son adhésion, à l'identification du salarié, à la déclaration des rémunérations dues ainsi qu'au paiement des cotisations et contributions sociales dues. Le non-respect de cette obligation de dématérialisation entraîne l’application d’une pénalité de 1,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale (soit 57.96 € pour 2024) par salarié, appliquée pour chaque mois concerné. Notez que le bulletin de salaire est remis au salarié par voie dématérialisée.

Une déclaration. Après chaque période d’activité, vous devez transmettre une déclaration (via internet) comportant notamment des mentions relatives au salarié, à la période d’emploi, ainsi qu’à la date de paiement du salaire. Cette déclaration doit être effectuée au plus tard le 5ème jour suivant la période d’activité. Parallèlement l’employeur doit acquitter auprès de l’organisme chargé du recouvrement l’intégralité des cotisations et contributions sociales, et reverser la retenue à la source au cours du 2ème mois qui suit celui de la période d’activité déclarée. Néanmoins, lorsque la déclaration a été adressée postérieurement à la fin du 1er mois suivant la période d’activité, ce paiement est effectué sans délai.

Attention au retard de déclaration ! Le défaut de déclaration dans ce délai de 5 jours suivant la période d’activité ou l'omission de salariés ou assimilés entraîne l'application d'une pénalité de 1,5 % du plafond mensuel de sécurité sociale par salarié ou assimilé (soit 57.96 € pour 2024). Cette pénalité est appliquée pour chaque mois ou fraction de mois de retard. Elle est calculée en fonction de l'effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l'employeur.

Mais… Lorsque le défaut de production n'excède pas 5 jours, la pénalité est plafonnée à 150 % du plafond mensuel de sécurité sociale (soit 5 142 € pour l’année 2022). Ce plafonnement n'est applicable qu'une seule fois par année civile.

Attention à l’exactitude des informations déclarées ! Si l’inexactitude des rémunérations déclarées a pour effet de minorer le montant des cotisations dues, l’employeur encourt une pénalité de 1 % du plafond mensuel de sécurité sociale par salarié ou assimilé (soit 34,28 € pour l’année 2022).

D’autres cas sanctionnés… Dans les autres cas, pour chaque salarié déclaré ou pour les données d'identification de l'employeur, les omissions et inexactitudes de données dans la déclaration peuvent être sanctionnées par une pénalité égale à 1/3 de celle applicable dans les cas précédents. Mais elle n'est pas applicable en cas de régularisation de l'employeur dans les 30 jours suivant la transmission de la déclaration portant les données omises ou inexactes.

Attention au retard de paiement ! Le retard de paiement des cotisations sociales et de la retenue à la source donne lieu à une majoration de 5 % du montant dû. En outre, tout employeur qui retiendrait par devers lui le montant correspondant à la retenue à la source de son salarié encourt une amende de 1 500 € au plus (le montant est quintuplé lorsque l’employeur est une personne morale).

Par la suite… Le centre de gestion TESE calcule pour vous les cotisations dues et met à votre disposition, dans les 4 jours maximum suivant votre déclaration, un décompte mensuel et le bulletin de paie. Les déclarations annuelles de données sociales sont effectuées par le centre de gestion, pour les salariés déclarés au titre du TESE (via le dispositif de la DSN).

A noter. L’entreprise et le salarié ont à disposition, chacun pour ce qui les concerne, par voie dématérialisée, un décompte des cotisations et contributions, une attestation fiscale et le bulletin de paie. La délivrance du bulletin de paie par le centre de gestion TESE au salarié se substitue à sa remise par l’employeur.