Embaucher un apprenti : mode d'emploi

L’apprentissage : comment ça marche ?

Faciliter l’obtention d’une qualification professionnelle. L’objectif de l’apprentissage est clair : comme son nom l’indique, il s’agit de permettre à un jeune d’obtenir une qualification professionnelle en associant enseignement théorique et formation pratique.

Le jeune alterne temps de travail en entreprise et temps de formation en CFA. Concrètement, l’apprenti va alterner entre une présence en entreprise où il exercera une activité professionnelle en relation directe avec le diplôme préparé et une présence en Centre de Formation des Apprentis (CFA) ou en section d’apprentissage où il suivra un enseignement théorique.

Des obligations réciproques. De cette relation particulière va découler des obligations à votre charge et à la charge de l’apprenti : vous devez vous engager, outre au versement d'un salaire, à assurer à l'apprenti une formation professionnelle complète, dispensée pour partie en entreprise et pour partie en centre de formation d'apprentis ou section d'apprentissage. De son côté, l’apprenti s’engage en retour, en vue de sa formation, à travailler pour vous, pendant la durée du contrat, et à suivre cette formation.

Pour information : l’apprentissage est gratuit ! Par principe, l’apprentissage est gratuit pour l’apprenti ou son représentant légal.

Et pour l’entreprise ? En principe, ce sont les Opco qui prennent en charge les contrats d’apprentissage et de professionnalisation, selon des niveaux de prise en charge établis :

• par les branches ;
• ou, à défaut, par accord collectif conclu entre les organisations représentatives d'employeurs et de salariés signataires d'un accord constitutif d'un opérateur de compétences interprofessionnel gestionnaire des fonds de la formation professionnelle continue.

A noter. Cette prise en charge peut être modulée lorsque l’apprenti est reconnu travailleur handicapé. Pour les contrats conclus à partir du 1er janvier 2021, les niveaux de prise en charge versés aux centres de formation d'apprentis (CFA) par les Opco pourront être majorés à hauteur maximale de 4 000 €, pour tenir compte des besoins d'adaptation du parcours d'apprentissage et des besoins de compensation liés à la situation de handicap de l'apprenti.

Une mobilité possible ? Le contrat d'apprentissage peut être exécuté en partie à l'étranger pour une durée qui ne peut excéder 1 an (depuis la Loi de ratification des ordonnances Macron du 29 mars 2018). La durée d'exécution du contrat en France doit être au minimum de 6 mois. L'apprenti peut alors, le temps de sa mobilité, ne suivre que la formation théorique, ou que la formation en entreprise.

Couverture sociale de l’apprenti. Pendant la période de mobilité internationale, l'apprenti relève de la sécurité sociale de l'Etat d'accueil, sauf lorsqu'il ne bénéficie pas du statut de salarié ou assimilé dans cet Etat, auquel cas, sa couverture sociale est régie par le code de la sécurité sociale pour ce qui concerne les risques maladie, vieillesse, maternité, accidents du travail et maladies professionnelles et invalidité. Ces règles s’appliquent sous réserve des conventions internationales, à condition d'avoir adhéré à une assurance volontaire lorsque la mobilité est hors Union européenne.

Une convention de mise à disposition. Pour les mobilités de 4 semaines maximum, une convention de mise à disposition organisant la mise à disposition d'un apprenti peut être conclue entre l'apprenti, l'employeur en France, le CFA en France et le centre de formation à l'étranger ainsi que, le cas échéant, l'employeur à l'étranger.

     =>  Consultez le modèle de convention de mise en œuvre d’une mobilité n’excédant pas 4 semaines d’un apprenti conduisant à la mise à disposition de l’alternant auprès d’une entreprise, un organisme ou un centre de formation établis dans ou hors de l’Union européenne

     =>  Consultez le modèle de convention de mise en œuvre d’une mobilité d’un apprenti dans une entreprise, un organisme ou un centre de formation établis dans ou hors de l’Union européenne, conduisant à la mise en veille du contrat de travail de l’alternant

Frais de la mobilité. Dès que l’opérateur de compétences est sollicité sur la prise en charge des frais générés par la mobilité internationale, il doit se prononcer sur la prise en charge financière et informer le Ministère chargé de la formation professionnelle, par voie dématérialisée, des conventions qui lui sont transmises ainsi que des modifications qui leur sont apportées.

Pouvez-vous embaucher un apprenti ?

Oui ! La réponse à la question de savoir qui peut recourir à l’apprentissage est relativement simple, puisque ce mode d’embauche est ouvert à toutes les entreprises. Mais le recours à l’apprentissage suppose évidemment d’en ressentir le besoin et surtout d’être prêt à accueillir un apprenti, ce qui suppose de respecter certaines formalités et conditions.

Qui peut être apprenti ? Il n’y a pas de restriction spécifique, si ce n’est une question d’âge :

• par principe : l’apprentissage est réservé aux jeunes de 16 ans à 25 ans révolus (29 ans révolus, pour les contrats conclus à partir du 1er janvier 2019) ;  
• par exception : vous pouvez prendre en apprentissage un jeune d’au moins 15 ans (ou de moins de 15 ans s’il atteint l’âge de 15 ans avant le terme de l’année civile) s’il justifie avoir été scolarisé jusqu’en classe de 3ème incluse (1er cycle de l’enseignement secondaire). 

Pour information. Dans certaines hypothèses, il est possible d’embaucher en apprentissage une personne de plus de 29 ans révolus. Ce sera le cas :

• lorsque le contrat ou la période d'apprentissage proposés fait suite à un contrat ou à une période d'apprentissage précédemment exécutés et conduit à un niveau de diplôme supérieur à celui obtenu à l'issue du contrat ou de la période d'apprentissage précédents ;
• lorsqu'il y a eu rupture de contrat pour des causes indépendantes de la volonté de l'apprenti ou suite à une inaptitude physique et temporaire de celui-ci ;
• lorsque le contrat d'apprentissage est souscrit par une personne à laquelle la qualité de travailleur handicapé est reconnue ;
• lorsque le contrat d'apprentissage est souscrit par une personne qui a un projet de création ou de reprise d'entreprise dont la réalisation est subordonnée à l'obtention du diplôme ou titre sanctionnant la formation poursuivie.

35 ans ? La limite d’âge est portée à 35 ans :

• lorsque le contrat d'apprentissage suit un précédent contrat d'apprentissage et conduit à un niveau de diplôme supérieur ;
• ou en cas de rupture de contrat pour des causes indépendantes de la volonté de l'apprenti ou suite à une inaptitude physique et temporaire de celui-ci.

Préparez-vous ! Parce que vous vous engagez à assurer à l'apprenti une formation professionnelle complète, vous devez prendre les mesures nécessaires à l'organisation de l'apprentissage et garantir que l'équipement de l'entreprise, les techniques utilisées, les conditions de travail, de santé et de sécurité, les compétences professionnelles et pédagogiques ainsi que la moralité des personnes qui seront responsables de la formation sont de nature à permettre une formation satisfaisante.

Vous devez choisir un maître d’apprentissage. Qui dit « apprentissage », dit « maître d’apprentissage », c’est-à-dire une personne qui sera directement responsable de la formation de l’apprenti (il sera son tuteur en entreprise) et qui sera en lien direct avec le CFA ou la section d’apprentissage. En pratique, il pourra s’agir aussi bien du chef d’entreprise, que de son conjoint collaborateur ou que d’un salarié qui sera apte à assumer ces fonctions. Il doit s’agir d’une personne volontaire, majeure et qui doit offrir toutes les garanties de moralité.

Un maître d’apprentissage « compétent ». Les compétences professionnelles exigées du maître d’apprentissage sont, quant à elles, déterminées par un accord de branche. A défaut d'un accord de branche, l’employeur peut choisir, en qualité de maître d’apprentissage :

• une personne titulaire d'un diplôme ou d'un titre relevant du domaine professionnel correspondant à la finalité du diplôme ou du titre préparé par l'apprenti et d'un niveau au moins équivalent, et justifiant d'une année d'exercice d'une activité professionnelle en rapport avec la qualification préparée par l'apprenti ;
• une personne justifiant de 2 années d'exercice d'une activité professionnelle en rapport avec la qualification préparée par l'apprenti.

A noter. Les stages et les périodes de formation effectués en milieu professionnel, dans le cadre d'une formation initiale, y compris sous contrat d'apprentissage, ou d'une formation continue qualifiante ne sont, toutefois, pas pris en compte dans le décompte de la durée d'expérience requise.

A noter. Le tuteur pourra percevoir une prime de tutorat (vérifiez vos accords collectifs sur ce point), mais uniquement s’il exerce effectivement ses fonctions de tuteur, c’est-à-dire s’il suit effectivement un ou plusieurs apprentis.

Groupement d’employeurs. Lorsque l’apprenti est embauché par un groupement d’employeurs, c’est bien au niveau de l’entreprise accueillant l’apprenti que s’apprécie le nombre maximum d’apprentis par maître d’apprentissage (et non au niveau du groupement d’employeurs). Notez qu’à titre expérimental, pour une durée de 3 ans à compter du 1er janvier 2019, un groupement d’employeurs pourra dispenser la formation pratique de l’apprenti chez 3 des membres du groupement. Le suivi de l'apprentissage s'effectuera alors sous la tutelle d'une personne tierce, appartenant cependant au groupement d'employeurs.

Une « visite médicale » pour l’apprenti ? A titre expérimental, jusqu’au 31 décembre 2021, si le médecin du travail n’est pas disponible sous 2 mois, la visite d'information et de prévention (qui remplace, depuis le 1er janvier 2017, la visite médicale d’embauche) pourra être assurée par un professionnel de santé de la médecine de ville (peut-être par le médecin traitant de l’apprenti), si le service de santé au travail n’est pas disponible dans un délai de 2 mois.

L’aide unique à l’apprentissage

Une aide unique (à partir de 2019)... Depuis le 1er janvier 2019, les aides à l’apprentissage (prime à l’apprentissage des TPE et aide à l’apprentissage des PME, crédit d’impôt apprentissage, prime destinée à compenser les dépenses supplémentaires ou le manque à gagner pouvant résulter de la formation d’un apprenti handicapé) sont supprimées, de même que le crédit d’impôt compétitivité emploi. Il ne reste qu’une aide unique au bénéfice des PME (de moins de 250 salariés) réservée au seul cas où le diplôme préparé équivaut au plus au niveau Bac.

A noter. Depuis le 1er janvier 2020, le contrat d’apprentissage n’est plus enregistré par la chambre consulaire dont vous relevez. Il vous faudra alors transmettre le contrat auprès de votre opérateur de compétences, qui se chargera de son dépôt. Vous continuerez néanmoins de transmettre le contrat via le site : www.alternance.emploi.gouv.fr. Le bénéfice de l’aide unique est subordonné au dépôt du contrat d’apprentissage, par l’Opco, auprès du Ministre chargé de la formation professionnelle.

Aide unique : combien ? L’aide est versée mensuellement, par l’Agence de services et de paiement (ASP), à l’employeur avant le paiement de la rémunération due à l’apprenti. Depuis le 1er janvier 2023, son montant est fixé à 6 000 €.

L’aide exceptionnelle à l’embauche d’apprenti

Aide exceptionnelle au recrutement des apprentis. Cette aide financière est prévue pour tout contrat d’apprentissage conclu entre le 1er juillet 2020 et le 31 décembre 2022, en vue de de la préparation d’un diplôme ou d’un titre à finalité professionnelle d’un niveau 7 au plus (correspondant à un niveau Bac + 5). Elle remplace pendant cette période l’aide unique à l’apprentissage.

Montant de l’aide. Le montant de l’aide est plafonné à :

• 5 000 € par apprenti de moins de 18 ans ;
• 8 000 € par apprenti d’au moins 18 ans (ce montant s’applique à compter du 1er jour du mois suivant l’anniversaire des 18 ans de l’apprenti).

Concrètement. Pour la 1ère année de contrat, la rémunération d’un apprenti de moins de 20 ans sera intégralement couverte par cette aide.

Versement de l’aide. L'aide est versée avant le paiement de la rémunération par l'employeur et chaque mois dans l'attente de la DSN (faute de transmission de la DSN, le mois suivant, l'aide est suspendue).

Conditions liées à la conclusion du contrat. Le contrat d’apprentissage doit être conclu entre le 1er juillet 2020 et le 31 décembre 2022. Le bénéfice de l'aide est subordonné au dépôt du contrat d'apprentissage par l'opérateur de compétences auprès du ministre chargé de la formation professionnelle. Concrètement, cela signifie que l’entreprise n’a pas à accomplir de formalités de demande d’aide.

A noter. En cas de rupture anticipée du contrat d'apprentissage, l'aide n'est pas due à compter du mois suivant la date de fin du contrat. Par ailleurs, en cas d'une suspension du contrat conduisant au non-versement de la rémunération par l'employeur à l'apprenti, l'aide n'est pas due pour chaque mois considéré.

Pour qui ? Peuvent bénéficier de l’aide (exceptionnelle) à l’embauche d’un apprenti :

• les entreprises de moins de 250 salariés (sans condition),
• les entreprises d’au moins 250 salariés exonérées de la contribution supplémentaire à la taxe d’apprentissage qui respectent des conditions liées à la proportion d’apprentis et de salariés en contrat de professionnalisation dans leurs effectifs.

Pour les entreprises d’au moins 250 salariés... Les entreprises d’au moins 250 salariés peuvent bénéficier de l’aide à condition que l’employeur s’engage à ce que 5 % de son effectif salarié total annuel, au 31 décembre 2023, soit composé de :

• salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) ;
• volontaires accomplissant un volontariat international en entreprise (VIE), de salariés bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche.

… ou encore… Mais il sera également possible à une entreprise d’au moins 250 salariés de prétendre à l’aide dès lors que l’employeur s’engagera à remplir les conditions suivantes :

• 3 % de son effectif salarié total annuel, au 31 décembre 2023, est composé de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) ;
• justifier, au 31 décembre 2023, d'une progression d'au moins 10 % par rapport à l'année 2022 de l'effectif salarié annuel composé :
  • de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage),
  • de volontaires accomplissant un volontariat international en entreprise (VIE), de salariés bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche ;
• ou connaître une progression, au 31 décembre 2023, de l'effectif salarié annuel composé de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) et relève d'un accord de branche :
  • prévoyant au titre de l'année 2023 une progression d'au moins 10 % du nombre de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) dans les entreprises d'au moins 250 salariés,
  • et justifiant, par rapport à l'année 2022, que la progression est atteinte au sein de la branche dans les proportions prévues par l'accord.

Variation d’effectif. Pour les entreprises d’au moins 250 salariés à la date de conclusion du contrat d'apprentissage, dont l’effectif est finalement inférieur à 250 salariés au 31 décembre 2021, les règles applicables aux entreprises d'au moins 250 salariés seront maintenues.

Entreprises de travail temporaire. Les entreprises de travail temporaire d’au moins 250 salariés, qui ne sont pas redevables de la contribution supplémentaire à l’apprentissage, peuvent prétendre au bénéfice de l’aide sous réserve de respecter les conditions de quota.

Formalités pour les employeurs d’au moins 250 salariés. Pour bénéficier de l'aide, l'employeur d'au moins 250 salariés devra transmettre son engagement, attestant sur l'honneur qu'il va respecter les obligations imposées en matière d’effectif en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, dans un délai de 8 mois à compter de la date de conclusion du contrat, à l'Agence de services et de paiement (ASP). A défaut de transmission dans ce délai, l'aide n'est pas due. Les modalités de cette transmission pourront être mises en œuvre par l'ASP par voie dématérialisée.

Et après ? Au plus tard le 31 mai 2024, l'entreprise d'au moins 250 salariés qui aura bénéficié de l'aide adressera à l'ASP une déclaration sur l'honneur attestant du respect de ses engagements. A défaut, l'ASP procède à la récupération des sommes versées au titre de l'aide.

En 2023. Le Gouvernement a annoncé que le montant de l’aide pour l’embauche d’alternants, mineurs comme majeurs, du 1er janvier au 31 décembre 2023, pour la première année d’exécution sera de 6 000 €.

Il est également prévu une aide exceptionnelle pour les employeurs d’apprentis et de salariés en contrat de professionnalisation. Cette aide prend la suite de l’aide exceptionnelle qui a été mise en œuvre du 1er juillet 2020 au 31 décembre 2022.

Cette aide est attribuée aux employeurs d’apprentis et de salariés en contrat de professionnalisation n’entrant pas dans le champ d’application de l’aide unique. 

Elle est versée aux employeurs pour la première année d’exécution des contrats d’apprentissage et de professionnalisation conclus entre le 1er janvier et le 31 décembre 2023. Le montant est fixé à 6 000 € maximum.

Pour les contrats d’apprentissage, peuvent bénéficier de cette aide.

• les entreprises de moins de 250 salariés qui embauchent des apprentis préparant un diplôme ou un titre à finalité professionnelle équivalant au moins au niveau 5 (soit niveau bac + 2) et au plus au niveau 7 du cadre national des certifications professionnelles (soit niveau bac + 5) ;
• les entreprises de 250 salariés et plus qui embauchent des apprentis préparant un diplôme ou un titre à finalité professionnelle équivalant au plus au niveau 7 du cadre national des certifications professionnelles (soit niveau bac + 5).

Attention : pour les entreprises embauchant des salariés en contrat d’apprentissage dans ces conditions, l’aide exceptionnelle n’est pas cumulable avec l’aide unique aux employeurs d’apprentis.

Pour les contrats de professionnalisation, peuvent bénéficier de cette aide les employeurs qui concluent de tels contrats avec des salariés âgés de moins de 30 ans à la date de conclusion du contrat. Les contrats visés sont les contrats qui préparent un diplôme ou un titre à finalité professionnelle équivalant au plus au niveau 7 du cadre national des certifications professionnelles, ou les contrats préparant à un certificat de qualification professionnelle ou les contrats de professionnalisation expérimentaux prévus par la loi Avenir professionnel.

Pour les entreprises de moins de 250 salariés ayant conclu un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation entre le 1er janvier et le 31 décembre 2023, l’aide est versée sans condition.

Pour les entreprises d’au moins 250 salariés, l’aide est versée à la condition de s’engager à atteindre un seuil de contrats d’apprentissage ou de contrats de professionnalisation dans leur effectif au 31 décembre 2024 (variant de 3 % à 5 % selon les effectifs, sous conditions).

Ce seuil est apprécié de la manière suivante :

• soit avoir atteint au moins 5 % de contrats favorisant l’insertion professionnelle dans l’effectif salarié total annuel, au 31 décembre 2024. Les contrats favorisant l’insertion professionnelle sont le contrat d’apprentissage, le contrat de professionnalisation et, pendant l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d’apprentissage, les volontaires accomplissant un volontariat international en entreprise (VIE) et les salariés bénéficiant d’une convention industrielle de formation par la recherche (CIFRE). Le taux de 5 % est égal au rapport entre les effectifs relevant des contrats favorisant l’insertion professionnelle et l’effectif salarié total annuel de l’entreprise ;
• soit avoir atteint au moins 3 % de contrats d’apprentissage et de contrats de professionnalisation dans l’effectif salarié total annuel au 31 décembre 2024 et avoir connu une progression d’au moins 10 % d’alternants (ou dans des proportions prévues par l’accord de branche le cas échéant) au 31 décembre 2024, comparativement à l’effectif salarié annuel relevant de ces catégories (contrats d’apprentissage et contrats de professionnalisation) au 31 décembre 2023.

Pour prétendre à bénéficier de cette aide, l’employeur d’au moins 250 salariés doit également transmettre à l’ASP l’engagement de respecter les règles de quota, attestant sur l’honneur qu’il va respecter ses obligations. Cette attestation doit être transmise dans un délai de 8 mois à compter de la date de conclusion du contrat à l’Agence de services et de paiement (ASP). A défaut, l’employeur ne bénéficiera pas de l’aide.

De plus, au plus tard le 31 mai 2025, l’entreprise d’au moins 250 salariés qui a bénéficié de l’aide doit adresser à l’ASP une déclaration sur l’honneur attestant du respect de l’engagement des règles de quota. A défaut, les sommes versées au titre de l’aide seront récupérées par l’ASP.

L’aide est versée avant le paiement de la rémunération par l’employeur et chaque mois dans l’attente des données mentionnées dans la déclaration sociale nominative (DSN) effectuée par l’employeur. Si l’employeur ne transmet pas les données, le mois suivant, l’aide est suspendue.

En cas de rupture anticipée du contrat, l'aide n'est pas due à compter du mois suivant la date de fin du contrat. En outre, en cas de suspension du contrat conduisant au non-versement de la rémunération par l'employeur au salarié bénéficiaire du contrat, l'aide n'est pas due pour chaque mois considéré.