Heures supplémentaires : un décompte à effectuer

Le principe. Les heures supplémentaires d'un salarié sont calculées sur une semaine de 7 jours consécutifs, déterminée par un accord collectif. A défaut d’accord définissant la semaine, les heures supplémentaires se calculent sur une semaine civile, c'est-à-dire du lundi à 0 heures au dimanche à 24 heures. Ces heures donnent lieu à une majoration de salaire ou à un repos compensateur de remplacement, et dans certains cas, à une contrepartie en repos.

Un calcul. Vous devez donc décompter les heures supplémentaires sur la semaine. Par exemple, le salarié étant soumis à une durée du travail de 35 heures par semaine effectuera des heures supplémentaires à partir de la 36ème heure de travail.

Jusqu’au 10 août 2016. En cas d'annualisation du temps de travail dans l’entreprise ou de répartition des horaires sous forme de périodes de travail d’une durée de 4 semaines au plus, vous pouvez demander à vos salariés d’effectuer des heures au-delà de la durée prévue dans leur contrat, sans pour autant qu’il s’agisse obligatoirement d’heures supplémentaires donnant lieu à contrepartie :

• en cas d’annualisation du temps de travail sur toute ou partie de l’année : un accord collectif peut vous permettre de faire varier la durée du travail hebdomadaire de vos salariés sur toute ou partie de l'année. ; dans ce cas, les heures supplémentaires décomptées sont les heures effectuées par vos collaborateurs au-delà de 1607 heures par an ou de la limite inférieure fixée par l'accord et les heures effectuées au-delà de la moyenne de 35 heures calculée sur la période de décompte fixée par l'accord ;
• en cas de répartition de la durée du travail sur des périodes de 4 semaines au plus : vous pouvez décider, sans avoir à conclure d'accord spécifique, la mise en place dans votre entreprise d’une répartition de l'horaire de travail variant semaine par semaine, sur une période inférieure ou égale à 4 semaines ; dans ce cas, les heures supplémentaires sont les heures effectuées au-delà de la durée moyenne de 35 heures par semaine, moyenne calculée sur la période préalablement fixée et les heures effectuées au-delà d’un nombre maximum d’heures déterminé. Cette décision s’impose aux salariés sans qu’elle ne puisse être considérée comme une modification unilatérale du contrat de travail.

Depuis le 10 août 2016. Il est toujours possible d’aménager le temps de travail sur une période supérieure à la semaine et de décompter les heures supplémentaires à l’issue d’une période de référence. La période de référence peut être portée à :

• 3 ans maximum en cas d’accord collectif de branche le permettant : si la période de référence est annuelle, les heures supplémentaires sont les heures réalisées au-delà de 1607 h (ou de la limite inférieure prévue par accord collectif imposant une période de référence au plus annuelle) ; si la période de référence est inférieure ou supérieure à l’année, les heures supplémentaires sont celles effectuées au-delà d’une durée hebdomadaire moyenne de 35 h sur la période de référence (lorsqu’un accord collectif prévoit une période de référence supérieure à un an, la limite hebdomadaire au-delà de laquelle les heures de travail effectuées au cours d'une même semaine constituent en tout état de cause des heures supplémentaires doit être supérieure à 35 h)
• 9 semaines en cas de décision unilatérale de l’employeur pour les entreprises de moins de 50 salariés ou maintien de la période de 4 semaines maximum pour les entreprises de 50 salariés ou plus.

Pour la petite histoire… Une convention collective qui prévoit que le temps de travail peut être aménagés par cycles de plusieurs semaines ne permet pas à un employeur d'aménager la durée de travail sur une période de seulement 10 jours.

Une influence des heures de grève ? Dans une entreprise qui appliquait un accord collectif d’aménagement annuel de la durée de travail, des salariés grévistes ont reproché à leur employeur de déduire de leur rémunération mensuelle des heures de grèves. Ces heures étaient portées au débit des heures réalisées et ils considéraient donc que l’employeur leur imposerait de les rattraper, portant ainsi atteinte à leur droit de grève. Cependant, le juge a constaté que le compteur d’heures instauré par l’accord collectif mentionnait bien des heures au crédit ou au débit selon le nombre d’heures travaillées. Le respect de l’accord ne porte donc pas atteinte au droit de grève.

Une influence en cas d’embauche en cours d’année ? En présence d’un accord de modulation du temps de travail, le seuil de déclenchement des heures supplémentaires ne peut pas être supérieur à 1 607 heures, même pour des salariés, embauchés en cours d’année, qui n’ont pas acquis la totalité de leur droit à congés. Concrètement, il ne faut pas tenir compte des éventuelles heures de congés payés non acquises pour apprécier ce seuil annuel.

Une influence selon le secteur d’activité ? La durée mensuelle de travail effectif dans le secteur aérien est fixée, par la loi, à 75 heures ou 78 heures de vol. Des salariés, constatant qu’un accord porte à 55 heures le nombre d’heures mensuelles de travail au sein de leur entreprise, demandent des heures supplémentaires pour les heures effectuées entre la 56e et la 68e heures de vol. Ce que le juge leur refuse : l’abaissement du temps mensuel de vol en dessous de la durée légale de travail n’a pas pour effet d’abaisser le seuil de déclanchement des heures supplémentaires.

Heures supplémentaires : les limites à connaître

Le principe et ses limites. Vous pouvez demander à vos salariés d'effectuer des heures supplémentaires dans l'intérêt de l'entreprise ; et, sauf refus légitime, et sous réserve qu’il soit prévenu à l’avance, le salarié ne peut pas refuser d’accomplir ces heures supplémentaires. Néanmoins, faites attention, la Loi instaure certaines limites à cette utilisation.

Limites quotidienne et hebdomadaire. Ces limites sont les suivantes :

• sauf dérogation, vos salariés ne peuvent travailler plus de 10 heures par jour (cette durée quotidienne est calculée de 0 à 24 heures), et il vous appartient de justifier que la durée de travail de vos salariés ne dépasse pas cette durée maximale ;
• en outre, vous ne pouvez pas, en principe, faire travailler vos salariés plus de 48 heures par semaine ; néanmoins, en cas de circonstances exceptionnelles entraînant un surcroît extraordinaire de travail, vous pouvez, après en avoir demandé la possibilité à l'inspecteur du travail, faire travailler vos salariés jusqu'à 60 heures par semaine pendant une période limitée (vous devez présenter cette demande à l'inspecteur en y joignant obligatoirement, le cas échéant, l'avis du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel) ;
• en plus de la durée maximale de 48 heures par semaine, vous ne devez pas dépasser une durée moyenne de travail de plus de 44 heures par semaine sur une période de 12 semaines consécutives ; il est possible de prévoir par convention ou accord collectif, d’entreprise ou d’établissement ou de branche, une durée plus longue pouvant aller jusqu'à 46 heures ; à défaut d’accord, l’administration peut vous y autoriser, tout comme elle peut vous autoriser, sur une durée limitée et à titre exceptionnel, à dépasser cette durée de 46 heures, sans qu’elle n’excède 60 heures. Dans ce cas la demande se fait dans les mêmes conditions que la précédente (demande à l’inspection du travail en y joignant, le cas échéant, l’avis du comité d’entreprise, ou à défaut, des délégués du personnel).

Heures supplémentaires : un contingent annuel

Définition. Le contingent des heures supplémentaires correspond au volume maximum d'heures supplémentaires qui peut être effectué dans une même année par votre salarié. Il est établi par un accord collectif. A défaut d’accord collectif, il est fixé à 220 heures.

Quelles sont les heures supplémentaires imputées au contingent ? En principe toutes les heures sont prises en compte pour calculer le contingent. Toutefois, certaines heures supplémentaires effectuées par votre salarié ne s'imputent pas sur le contingent d'heures supplémentaires : heures supplémentaires effectuées pour des travaux dont l'exécution immédiate est nécessaire pour organiser des mesures de sauvegarde, pour prévenir des accidents imminents ou encore pour réparer des accidents survenus au matériel, etc. En outre, les heures donnant lieu à une compensation intégrale en repos ne doivent pas non plus être intégrées au contingent.

Pouvez-vous faire effectuer des heures supplémentaires au-delà du contingent ? En principe, le contingent fixe le nombre d'heures limites pouvant être travaillées par un salarié sur une année. Néanmoins, la Loi ne prévoit pas de sanction particulière en cas de dépassement par un salarié de ce contingent. Celle-ci prévoit par contre des conditions particulières pour ces heures effectuées hors du contingent.

Une contrepartie obligatoire en repos. Si vous demandez à vos salariés d'accomplir des heures supplémentaires au-delà du contingent annuel, vous devrez, en plus de la majoration de paiement, leur accorder une contrepartie en repos. La durée de cette contrepartie est fixée par la Loi, à défaut d’un accord collectif plus favorable à hauteur de 50 % pour les entreprises de 20 salariés au plus ou à hauteur de 100 % pour les entreprises de plus de 20 salariés. Le droit à repos est ouvert dès lors que la contrepartie obligatoire ainsi calculée atteint 7 heures.

Une consultation ponctuelle, préalable et obligatoire des représentants du personnel. En cas de dépassement du contingent pour un salarié de l'entreprise vous devrez obligatoirement recueillir l'avis préalable des représentants du personnel. Afin d'informer convenablement les représentants, vous devez accompagner cette demande d'avis de précisions concernant le motif du dépassement, la période de recours, la durée hebdomadaire de travail prévue et les salariés concernés.

Une consultation annuelle des représentants du personnel. En cas de dépassement du contingent, la Loi vous oblige également à consulter au moins une fois par an, le comité d'entreprise ou à défaut, les délégués du personnel sur les modalités de ce dépassement.

Heures supplémentaires : de quoi s’agit-il ?

Heures supplémentaires : de quoi s’agit-il ? Les heures supplémentaires sont toutes les heures de travail effectuées au-delà de la durée légale hebdomadaire ou d'une durée considérée comme équivalente. Mais tous les salariés ne font pas nécessairement des « heures supplémentaires »…

Ne pas confondre ! Les heures supplémentaires ne doivent pas être confondues avec les heures complémentaires qui sont les heures de travail effectuées par les salariés à temps partiel au-delà de la durée du travail fixée dans leur contrat (elles ne sont pas soumises au régime particulier des heures supplémentaires, même si elles donnent lieu à une majoration de salaire). Notez, en outre, que les salariés qui ne sont pas soumis au décompte de la durée hebdomadaire du travail ne peuvent pas bénéficier des dispositions légales sur les heures supplémentaires : il s'agit notamment des cadres dirigeants et des cadres au forfait annuel en heures ou en jours

En cas de changement d’heure. Lors du passage à l'heure d'hiver, les travailleurs de nuit voient leur temps de travail augmenté d'une heure. La Loi ne prévoyant pas de disposition spécifique, cette heure « supplémentaire » doit être traitée comme n'importe quelle heure supplémentaire : elle doit donc donner lieu à une majoration de salaire, ou à un repos compensateur. Pensez à vérifier les dispositions de votre convention collective à ce sujet.

Une précision concernant les cadres. Le fait qu’un salarié ait le statut de cadre, qu’il perçoive la rémunération correspondante et qu’il dispose de toute liberté dans l’organisation de son travail ne suffit pas à exclure son droit au paiement d’heures supplémentaires qu’il a pu effectuer.

Heures supplémentaires : le privilège de l’employeur ?

A votre demande ? Oui, ces heures sont effectuées à la demande de l'employeur. Les heures supplémentaires donnant lieu à majoration sont les heures effectuées à votre demande, demande qui peut être implicite s’il est établi que vous ne vous êtes pas opposé à leur réalisation. Une situation qui nécessite votre vigilance…

Le délicat problème du consentement tacite. Ce pourra être le cas, par exemple, si vous donnez un travail à un salarié avec une date limite d’exécution et que l’accomplissement de ce travail n’est pas possible dans le délai donné en prenant uniquement en compte le temps de travail habituel du salarié, les heures effectuées en surplus, en vue d’achever cette tâche, devront être réglées comme des heures supplémentaires.

Mais aussi… L’accord tacite pour l’accomplissement d’heures supplémentaires peut aussi résulter de la quantité ou de la nature du travail demandée au salarié. Dans pareil cas, peu importe que vous vous opposiez à la réalisation d’heures supplémentaires, dès lors qu’elles sont rendues nécessaires à la réalisation des tâches confiées au salarié : elles doivent être payées.

Pour la petite histoire… En situation financière difficile, un employeur a décidé d’installer une badgeuse afin de limiter les heures supplémentaires dans l’entreprise. Il a, en outre, imposé son accord préalable à la réalisation de toute heure supplémentaire par les salariés. Muni de ses fiches de pointage, détaillant avec précision ses heures supplémentaires effectuées, un salarié en a réclamé le paiement, mais l’employeur a refusé : il lui a rappelé qu’il n’avait pas donné son accord exprès et préalable pour ces heures supplémentaires. Le juge a toutefois donné raison au salarié : par ces fiches de pointage, l’employeur a reconnu avoir eu connaissance des heures supplémentaires effectuées par le salarié et auxquelles il ne s’est pas opposé. Le juge a considéré dans cette affaire que l’employeur avait tacitement consenti à la réalisation des heures supplémentaires qu’il doit payer.

Pour la petite histoire (bis)… Il en a été de même pour un employeur qui ne s’est pas opposé ou n’a pas réagi à la présence tardive d’une salariée dans les locaux de l’entreprise, situation qui était parfaitement connue de sa part.

Conseil. Tolérer qu’un salarié fasse des « heures à rallonge » peut donc être potentiellement source de conflit. Si vous ne voulez pas qu’un salarié fasse des heures supplémentaires, il est impératif de vous y opposer expressément (et de vous munir de tous les éléments de preuve de nature à établir sans contestation possible que vous vous êtes opposé à leur réalisation).

Prévues dans le contrat ? Il est possible de prévoir dans le contrat de travail, en accord avec votre salarié, dès l’embauche ou en cours de contrat, un nombre d’heures supplémentaires effectuées toutes les semaines (il est donc possible de conclure un contrat à 39 heures par semaine avec un salarié). Notez que la suppression ou la réduction de ces heures supplémentaires conventionnellement prévues devra alors être considérée comme une modification du contrat de travail du salarié.

Heures supplémentaires : le salarié peut-il refuser ?

Le salarié peut-il refuser ? Votre salarié ne peut pas refuser d’exécuter les heures supplémentaires que vous lui avez demandé. Sauf abus de droit de votre part, cette demande expresse d’exécution d’heures supplémentaires ne constitue pas une proposition de modification du contrat de travail et ne nécessite donc pas l’accord de votre salarié (notez que le caractère systématique des heures supplémentaires imposées au salarié le samedi a été reconnu comme abusif par le juge). Un refus par le salarié d’effectuer des heures supplémentaires légitimement demandées par l’employeur peut caractériser une faute, justifiant une action disciplinaire.

Un refus légitime ? Notez toutefois qu’un salarié pourra refuser d’accomplir les heures supplémentaires demandées si son refus est « légitime ». Dans ce cas, il ne peut pas être sanctionné. Ce sera le cas, par exemple, si l’employeur ne paie pas les heures supplémentaires, ne respecte pas les droits à repos compensateur, ou encore si le salarié est prévenu trop tardivement.

Attention tout de même… Si vous souhaitez avoir recours aux heures supplémentaires, vous devrez préalablement en informer votre salarié le plus tôt possible afin qu’il puisse s’organiser. Et vous devez informer vos représentants du personnel du recours aux heures supplémentaires. Cependant, vous n’avez pas l’obligation de demander l’autorisation préalable de l’inspecteur du travail.

Prouver les heures supplémentaires

Une source de conflit ? La question des heures supplémentaires peut être source de difficultés dans l’entreprise, spécialement lorsqu’il existe un litige entre l’employeur et le salarié, souvent à l’occasion d’une rupture de contrat conflictuelle (licenciement, prise d’acte de la rupture du contrat, etc.). Il s’agira, bien souvent, pour le salarié, de réclamer le paiement d’heures supplémentaires qu’il prétend avoir effectuées et, pour l’employeur, de lui refuser tout paiement en conséquence, faute de les avoir acceptées.

Une preuve à établir ? La question de l’existence ou non d’heures supplémentaires dépendra des preuves qui seront mises en avant. Le salarié devra donc apporter tous les éléments de preuve en sa possession pour établir qu’il a effectivement réalisé les heures supplémentaires dont il demande le paiement. Pour cela, il pourra, par exemple, faire état de plannings, de tableau récapitulatif, de décomptes journaliers, des agendas personnels récapitulant les heures de début et de fin de journées travaillées, et parfois même de relevés d’heures servant à la facturation clients, etc.

Une preuve à partager. Mais il faut savoir qu’il existe une particularité en matière d’heures supplémentaires : la preuve est partagée entre vous et le salarié. Concrètement, le salarié apporte ses éléments de preuve suffisamment précis quant aux heures non rémunérées qu'il prétend avoir accomplies (un simple relevé qu’il a lui-même établi suffit), et vous devez aussi apporter vos propres éléments de preuve permettant d’établir l’existence et le quantum des heures supplémentaires en question (ou l’absence d’heures supplémentaires, le cas échéant). Le juge a rappelé encore récemment que l’employeur est dans l’obligation de fournir des éléments de réponse, la charge de la preuve ne pouvant reposer sur le seul salarié.

Au final… A défaut d’entente sur ce point, il reviendra bien souvent au juge, saisi du litige, de régler cette question. C’est en effet à lui que revient le pouvoir d’apprécier, au cas par cas, la réalité des heures supplémentaires au vu des éléments de preuve fournis par le salarié qui en réclame le paiement, au regard des éléments que vous aurez fourni en contrepartie.

Une obligation pour l’employeur ! En cas de désaccord relatif au temps de travail, le salarié doit présenter des éléments suffisamment précis, comme c’est le cas ici, pour permettre à l’employeur d’y répondre, rappelle le juge. Et faute pour l’employeur de produire des éléments de contrôle de la durée, le salarié peut être indemnisé sur la base de ses seuls éléments.

Attention ! Il est possible de prévoir, dans le contrat de travail, la réalisation d’un certain nombre d’heures supplémentaires. Néanmoins, une telle clause vous engage à assurer au salarié la réalisation de ces heures et à lui en garantir le paiement. Le défaut de paiement des heures supplémentaires ainsi prévues, bien que non exécutées, constituerait une modification unilatérale du contrat de travail.

Une durée maximale de travail quotidien

2 règles à connaître. La durée du travail de vos collaborateurs dans la journée et dans la semaine est strictement règlementée : non seulement vos salariés doivent pouvoir bénéficier d’un repos hebdomadaire (le principe veut que vous ne pouvez pas les faire travailler plus de 6 jours par semaine), mais ils doivent aussi bénéficier d’un repos quotidien. Pour quelle durée ?

Une durée maximale de travail quotidien. La durée quotidienne de travail de vos collaborateurs salariés ne peut pas excéder, en principe, 10 heures ; et si le temps de travail atteint 6 heures, ils doivent bénéficier d’une pause de 20 mn (sauf dérogation conventionnelle plus favorable), en pratique souvent incluse dans la pause déjeuner.

Attention. La preuve du respect des temps de pause incombe à l’employeur. Et si ces temps de pause ne sont pas respectés, le salarié pourra avoir droit à des dommages-intérêts s’il prouve l’existence d’un préjudice.

Une dérogation possible. Si vous êtes confronté à un surcroît temporaire d’activité, il sera possible de déroger à cette durée maximale de travail quotidien : ce pourra être le cas, par exemple, en présence de travaux devant être exécutés dans un délai déterminé en raison de leur nature, des charges imposées à l'entreprise ou des engagements contractés avec un client ou un fournisseur, de travaux saisonniers, de travaux impliquant une activité accrue pendant certains jours de la semaine, du mois ou de l'année, etc.

Comment faire ? Vous devez dans ce cas demander une dérogation à l’inspection du travail, après avoir sollicité, le cas échéant, l’avis de vos instances représentatives du personnel (comité social et économique - CSE). L’inspecteur du travail doit alors vous répondre dans les 15 jours sur la possibilité ou non de dépasser temporairement la durée maximale de travail de 10 heures par jour.

En cas d’urgence. Le délai de 15 jours est parfois inapproprié : en cas d’urgence, vous pouvez, sous votre propre responsabilité, déroger à cette durée maximale quotidienne de 10 heures : dans ce cas, vous devez présenter immédiatement à l'inspecteur du travail une demande de régularisation accompagnée des justifications et avis des instances représentatives du personnel (s’il en existe) et de toutes les explications nécessaires sur les causes ayant nécessité une prolongation de la durée quotidienne du travail sans autorisation préalable. Si vous êtes dans l'attente d'une réponse à une demande de dérogation, vous devez informer immédiatement l'inspecteur du travail de la situation et de votre obligation d'anticiper sa décision attendue et en donner les raisons.

Un repos quotidien minimal obligatoire

Un repos quotidien obligatoire. Tout salarié doit bénéficier d’un repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives entre deux journées de travail. Mais, comme toujours en matière juridique, à tout principe… ses exceptions !

1ère exception (avant le 10 août 2016). Tout d’abord, consultez votre convention collective pour vérifier si une dérogation à ce principe n’est pas prévue. Sachez, en effet, à ce sujet que des dérogations peuvent être prévues (par convention ou accord collectif) pour les salariés exerçant les activités suivantes :

• activités caractérisées par l'éloignement entre le domicile et le lieu de travail du salarié ou par l'éloignement entre différents lieux de travail du salarié ;
• activités de garde, de surveillance et de permanence caractérisées par la nécessité d'assurer la protection des biens et des personnes ;
• activités caractérisées par la nécessité d'assurer la continuité du service ou de la production, notamment pour les établissements pratiquant le mode de travail par équipes successives, chaque fois que le salarié change d'équipe ou de poste et ne peut bénéficier, entre la fin d'une équipe et le début de la suivante, d'une période de repos quotidien de onze heures consécutives ;
• activités de manutention ou d'exploitation liées à des prestations de transport ;
• activités qui s'exercent par période de travail fractionnées dans la journée.

1ère exception (depuis le 10 août 2016). L’accord d’entreprise, qui prévoit des dérogations au repos quotidien, prime sur l’accord de branche, notamment pour activités caractérisées par la nécessité d'assurer une continuité du service ou par des périodes d'intervention fractionnées.

2ème exception (avant le 10 août 2016). Vous pouviez déroger au repos quotidien d’au moins 11 heures en cas de surcroît d’activité, mais cela devait être prévu par une convention ou un accord collectif qui ne pouvait pas réduire la durée du repos quotidien en deçà de 9 heures (si ce n’était pas le cas, vous deviez adresser une demande de dérogation auprès de l’inspecteur du travail, après avoir consulté vos instances représentatives du personnel).

2ème exception (depuis le 10 août 2016). A défaut d'accord, vous pouvez déroger à cette durée minimale de repos quotidien en cas de surcroît exceptionnel d’activité un décret définit les conditions dans lesquelles il peut être dérogé à cette durée minimale en cas d’urgence ou de surcroît exceptionnel d'activité. Néanmoins un décret d’application doit prévoir les modalités de cette dérogation.

3ème exception (prévue avant le 10 août 2016). Sous réserve d’en informer l’inspecteur du travail, vous pouvez, sous votre responsabilité, déroger au repos quotidien d’au moins 11 heures en cas de travaux urgents. Ces travaux urgents se caractérisent par la nécessité d’exécuter immédiatement les interventions nécessaires pour :

• organiser des mesures de sauvetage ;
• prévenir des accidents imminents ;
• réparer des accidents ayant endommagé du matériel, des installations ou des bâtiments.

Reconversion ou promotion professionnelle par l’alternance : pour qui, pour quoi ?

Qu’est-ce que c’est ? La reconversion ou la promotion professionnelle, appelée dispositif Pro-A, est un dispositif qui vise à favoriser le maintien dans l’emploi des salariés les moins qualifiés par le biais d’une formation en alternance ou d’une validation des acquis de l’expérience (VAE). Il remplace les anciennes « périodes de professionnalisation ».

Son objectif. Ce dispositif vise à faciliter, par l’obtention d’une qualification reconnue, un changement de métier ou de profession, une promotion sociale ou professionnelle, ou encore le maintien dans l’emploi. Son objectif est de favoriser le maintien dans l’emploi de salariés peu ou pas qualifiés à travers un parcours de formation individualisé.

Qui en bénéficie ? La reconversion ou la promotion par l’alternance s’adresse aux salariés en CDI, aux sportifs et entraîneurs professionnels en CDD et aux salariés en contrat unique d’insertion (CUI) qu'il s'agisse de CDD ou de CDI, qui n’ont pas atteint un niveau équivalent au grade de la licence. Le dispositif doit permettre au salarié qui en bénéficie d'atteindre un niveau de qualification supérieur ou identique à celui qu'il détient au moment de la demande. Les salariés placés en activité partielle (anciennement appelé « chômage partiel ») sont éligibles à ce dispositif.

Quelle est la durée de cette formation ? La durée de la reconversion ou de la promotion par l’alternance correspond à la durée relative au contrat de professionnalisation. Concrètement, le dispositif de reconversion ou de promotion par l’alternance s’étend, par principe, sur une durée comprise entre 6 et 12 mois. Cette durée peut aller jusqu'à 36 mois pour les jeunes de 16 à 25 ans n’ayant pas validé un second cycle de l’enseignement secondaire et qui ne sont pas titulaires d’un diplôme de l’enseignement technologique ou professionnel. Elle peut également être allongée jusqu’à 24 mois pour d’autres types de publics, ou lorsque la nature des qualifications prévues l’exige.

Reconversion ou promotion professionnelle par l’alternance : comment ?

Qui en est à l’initiative ? Le dispositif Pro-A peut être mis en œuvre à l’initiative de l’employeur, dans le cadre du plan de formation, ou à l’initiative du salarié lui-même. La mobilisation de ce dispositif figure parmi les sujets à aborder lors de l’entretien professionnel.

Proposition de l’employeur. L'employeur peut décider de proposer à un collaborateur une formation au titre de la reconversion ou de la promotion par l’alternance, qui, sauf si la formation se déroule hors temps de travail, ne peut pas s'y opposer.

Demande du salarié. Le salarié peut également faire une demande de reconversion ou de promotion par l’alternance s’il souhaite bénéficier du dispositif afin de se reconvertir. Attention, la loi est muette quant à la possibilité pour l’employeur de refuser, si le salarié est effectivement éligible au dispositif.

Un avenant… La conclusion d’un avenant au contrat de travail est obligatoire pour formaliser la mise en place de ce dispositif. Il doit préciser la durée et l’objet de l’action de formation envisagée. En pratique, vous devez compléter un formulaire spécial (document cerfa intitulé 'reconversion ou promotion par l'alternance' (Pro-A)).

… à déposer. L’avenant doit ensuite être transmis à l’opérateur de compétences (Opco), au plus tard dans les 5 jours qui suivent le début de la formation. Il aura pour mission de rendre un avis sur la conformité de l’avenant et une décision sur la prise en charge financière des dépenses de formation. Si l’avenant est validé, l’Opco le dépose à la Direccte et vous informe de sa décision de prise en charge (à défaut de décision dans le délai de 20 jours de l’envoi du dossier, la prise en charge est réputée acceptée et le contrat réputé déposé).

Quelle est la rémunération pendant la formation ? Si la formation est suivie sur le temps de travail, l’employeur doit assurer le maintien de la rémunération du salarié. En revanche, la formation effectuée hors temps de travail ne donne lieu à aucune rémunération. Un accord de branche étendu peut prévoir que la rémunération du salarié bénéficiaire du dispositif pourra être prise en charge par l'opérateur de compétences dans des conditions qui restent à déterminer par Décret.

Qui prend en charge la formation ? L’opérateur de compétences (Opco) dont dépend l’entreprise prend en charge tout ou partie des frais pédagogiques, ainsi que les frais de transport et d’hébergement que l’entreprise a engagés au titre de la formation de ses salariés. Cette prise en charge correspond à un montant forfaitaire et s’effectue au niveau fixé, en principe, par la branche professionnelle. Si l’accord ne mentionne pas le forfait de prise en charge, celle-ci est fixée à 9,15 € hors taxe par heure de formation.

Entreprises de moins de 50 salariés. Les entreprises de moins de 50 salariés peuvent bénéficier d’un financement, par l’Opco, des dépenses exposées au-delà du forfait, au titre des fonds affectés au développement des compétences, selon des modalités définies par le conseil d’administration de ce même Opco.

Maintien des avantages sociaux. Pendant toute la durée de la formation relative à l’action de reconversion ou de la promotion par l’alternance, appelée dispositif Pro-A, les salariés continuent de bénéficier des avantages acquis. Il en va de même pour la couverture sociale garantie découlant de la complémentaire santé obligatoire.

Avantages du dispositif pour l’entreprise. Grâce à ce dispositif, votre entreprise peut :

• disposer des compétences nécessaires au développement de votre entreprise ou pour faire face à de nouvelles contraintes ;
• bénéficier d’un dispositif souple, à son initiative ou à celle de vos collaborateurs, permettant une continuité de son activité ;
• fidéliser vos collaborateurs en leur permettant d'évoluer.

Avantages du dispositif pour les salariés. Parallèlement, le salarié bénéficiaire peut :

• développer ses compétences et se préparer à l’évolution de son activité ;
• changer de métier ;
• sécuriser son employabilité ;
• acquérir une nouvelle qualification ou certification reconnue.

Le CEC : pour qui ?

Un compte citoyen. Depuis le 1er janvier 2017, le compte d’engagement citoyen (CEC) est ouvert pour tous les salariés ou demandeurs d’emploi de plus de 16 ans.

Un compte pour accéder à la formation. Sur le même modèle que le compte personnel de formation (CPF), le CEC permet d’acquérir progressivement des droits de formation.

Un compte pour les bénévoles. L’acquisition des droits de formation n’est possible que grâce à une activité bénévole ou volontaire. Les activités qui permettent l’abondement de ce compte sont :

• le service civique (engagement de service civique, volontariat associatif de service civique, volontariat international en administration (VIA), volontariat international en entreprise (VIE), service volontaire européen (SVE) et volontariat de solidarité internationale (VSI)) ;
• la réserve militaire (réserve militaire opérationnelle et réserve militaire citoyenne) ;
• le volontariat de la réserve opérationnelle de la police nationale ;
• la réserve civique ;
• la réserve sanitaire ;
• l’activité de maître d’apprentissage ;
• les activités de bénévolat associatif à condition :

• ○ que l’association soit régie par la Loi de 1901 ou soit inscrite au registres des associations en application du code civil local applicable dans les départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle,
• ○ qu’elle soit déclarée depuis au moins 3 ans,
• ○ que l’ensemble de ses activités ait un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel, ou concourant à la mise en valeur du patrimoine artistique, notamment à travers les souscriptions ouvertes pour financer l'achat d'objets ou d'oeuvres d'art destinés à rejoindre les collections d'un musée de France accessibles au public, à la défense de l'environnement naturel ou à la diffusion de la culture, de la langue et des connaissances scientifiques françaises,
• ○ que le bénévole siège dans l'organe d'administration ou de direction de l'association ou participe à l'encadrement d'autres bénévoles, dans des conditions, notamment de durée ;

• le volontariat dans le corps des sapeurs-pompiers.

Le CEC : comment l’alimenter ?

Un abondement lié au bénévolat.Chaque activité bénévole visée par la Loi permettait d’acquérir, au maximum et chaque année, 20 heures de formation, jusqu’au 31 décembre 2018, le CEC étant toutefois plafonné à 60 heures. Les heures inscrites au CEC au 31 décembre 2018 sont converties à hauteur de 12 € chacune, correspondant au plafond horaire de remboursement.

Depuis le 1er janvier 2019. Le CEC est du bénévole est alimenté à hauteur de 240 € sous certaines conditions. Il est plafonné à 720 €.

Le calcul des droits de formation. Pour chaque activité bénévole citée précédemment, un crédit de 240 € peut être ajouté au CEC en contrepartie d’une durée minimale d’activité ou d’une durée d’engagement minimum.

Comment abonder le CEC ? Il revient à l’organisme auprès duquel le volontaire effectue son activité de déclarer l’activité bénévole à la Caisse des dépôts et consignations.

Depuis le 1er janvier 2019. Un accord de branche peut désormais permettre aux « proches-aidants » de bénéficier de droits de formation au titre de leur activité bénévole ou de volontariat, dès lors que ces droits font l'objet d'une prise en charge mutualisée par les employeurs de la branche concernée.

Les bénévoles associatifs… Les bénévoles associatifs doivent préalablement déclarer leur activité sur le portail du compte personnel d’activité (CPA) (www.moncompteactivite.gouv.fr). Cette déclaration doit être effectuée entre le 1er janvier et le 30 juin de l’année qui suit l’activité bénévole.

Pour les maîtres d’apprentissage… Il revient à l’employeur du salarié maître d’apprentissage de déclarer cette activité, à l’issue de l’année écoulée, auprès de la Caisse des dépôts et consignations. Cette déclaration doit être effectuée sur le portail de l’alternance (www.alternance.emploi.gouv.fr).

Le CEC : utiliser les droits disponibles

Des droits pour se former. Les droits qui sont crédités sur le CEC permettent exclusivement d’accéder à des formations. Seules les formations éligibles au CPF sont accessibles grâce à ces droits (formations qualifiantes ou certifiantes).

Comment utiliser ces droits ? Il n’est possible d’utiliser ces droits de formation que dans 2 situations :

• pour compléter le contingent de droits de formation disponibles au titre du CPF afin de suivre une formation qualifiante (les droits disponibles au titre du CEC ne sont utilisés qu’après avoir utilisé l’intégralité du CPF), ou,
• pour suivre une formation spécifique aux bénévoles et aux volontaires en service civique (les droits disponibles au titre du CEC peuvent alors être utilisés sans mobiliser ceux du CPF).

Qui paye ? La mobilisation des droits de formation acquis est financée (remboursée) par des personnes publiques (l’Etat, les commune, les établissements publics chargés de la gestion de la réserve sanitaire, etc., selon les activités bénévoles ou de volontariat concernées).

Jusqu’à quand ? Contrairement aux autres comptes composant le compte personnel d’activité, le CEC continue d’être alimenté dans les mêmes conditions lorsque son titulaire peut bénéficier d’une retraite à taux plein.

Mise en place du compte personnel d’activité

Qu’est-ce que c’est ? Un nouveau compte personnel a vu le jour au 1er janvier 2017 : il s’agit du compte personnel d’activité (CPA).

Pour qui ?Un CPA est ouvert pour toute personne âgée d'au moins 16 seize ans se trouvant dans l'une des situations suivantes :

• personne occupant un emploi, y compris lorsqu'elle est titulaire d'un contrat de travail de droit français et qu'elle exerce son activité à l'étranger ;
• personne à la recherche d'un emploi ou accompagnée dans un projet d'orientation et d'insertion professionnelles ;
• personne accueillie dans un établissement et service d'aide par le travail ;
• personne ayant fait valoir l'ensemble de ses droits à la retraite.

Par dérogation, un CPA est ouvert dès l'âge de 15 ans pour le jeune qui signe un contrat d'apprentissage.

Pour quoi ? Le titulaire du CPA bénéficie d’un accompagnement global et personnalisé destiné à l'aider à exercer ses droits pour la mise en œuvre de son projet professionnel. Cet accompagnement est fourni notamment dans le cadre du conseil en évolution professionnelle par le service public d’orientation. En outre, le CPA centralise les informations des différents comptes personnels et permet de convertir les droits de son titulaire, qui est seul à décider de l’utilisation de ses droits. Il regroupe ainsi :

• le compte personnel de formation, (voir notre fiche Le compte personnel de formation : mode d’emploi)
• le compte professionnel de prévention, (voir notre fiche Le compte professionnel de prévention : quel fonctionnement ?)
• le compte d’engagement citoyen (voir notre fiche Le compte d’engagement citoyen : mode d’emploi).

Fonctionnement du compte personnel d’activité

Acquisition des droits. Les droits acquis au titre des différents comptes s’acquièrent en fonction du parcours de leur titulaire, professionnel ou « citoyen ». C’est-à-dire ?

Moment de l’acquisition des droits. Les droits relatifs à la pénibilité dépendent de l’exposition au risque de pénibilité du salarié. Les droits relatifs à la formation dépendent des informations communiquées par l’employeur. En revanche, le compte d’engagement citoyen dépend non pas de l’activité professionnelle (qui procure un revenu) mais du bénévolat ou du volontariat (un jeune de 16 ans acquiert donc des droits à la formation liés à son engagement citoyen même s’il n’a pas encore d’emploi).

Pour quelle durée ? Une fois le compte personnel d’activité ouvert, les droits qui y sont inscrits restent acquis, même en cas de départ à l’étranger de leur titulaire. Et ce, jusqu’à ce qu’ils soient utilisés ou jusqu’au décès du titulaire (entraînant la fermeture du compte).

Comment ? Le compte personnel d’activité peut être consulté et mobilisé par son titulaire depuis une plateforme numérique (www.moncompteformation.gouv.fr), géré par la Caisse des dépôts et consignations.

Attention ! Le titulaire du compte personnel d’activité ne peut plus mobiliser ses droits, à l’exception des heures acquises dans le cadre du compte d’engagement citoyen :

• lorsqu’il atteint l'âge légal de départ à la retraite (62 ans) et qu'il peut prétendre à une retraite à taux plein ;
• lorsqu'il atteint l'âge de 67 ans (âge auquel il peut systématiquement bénéficier d’une retraite à taux plein) ;
• lorsqu'il bénéficie d'une retraite attribuée avant d'avoir atteint l'âge légal de départ à la retraite (pour raison de carrière longue, handicap ou pénibilité).

La formation professionnelle : la question du financement

Le financement de la formation. L’employeur verse tous les ans une participation à la formation continue, calculée sur la base des rémunérations versées, dont le taux varie selon l’effectif. Cette participation servira notamment à la prise en charge des frais de formation ; mais il arrive que l’entreprise prenne directement en charge ces frais.

Des sanctions. Le manquement frauduleux aux obligations de paiement de la contribution à la formation professionnelle est puni de 5 ans d'emprisonnement et de 37 500 € d'amende.

Qui paie, en pratique ? Les frais pédagogiques sont pris en charge par l'Opca chargé de collecter la contribution formation (peu importe, à cet égard, que la formation ait lieu pendant ou hors temps de travail). Néanmoins, si vous avez conclu un accord d'entreprise aux termes duquel vous prévoyez de consacrer au moins 0,2 % du montant des rémunérations versées au financement du compte personnel de formation de vos salariés et à son abondement, la prise en charge des frais de formation vous revient (en pratique, cela ne peut concerner que les entreprises employant au moins 11 salariés qui voient ainsi leur participation à la formation continue diminuer d’autant).Notez que ces accords cessent de produire leurs effets depuis le 1er janvier 2019.

Une prise en charge restreinte ? Depuis le 1er janvier 2019, seules les entreprises de moins de 50 salariés peuvent prétendre à une prise en charge des frais de formation prévues dans leur plan de développement des compétences (ex-plan de formation). A ce titre, les Opco peuvent prendre en charge la rémunération et les charges sociales des salariés de ces entreprises, lorsqu’ils sont en formation. Cette prise en charge est limitée à hauteur du Smic horaire par heure de formation, selon des modalités définies par le Conseil d’administration de l’Opco.

Pour les frais annexes. La même règle s’applique aux frais annexes : sont visés les frais de transport, de repas et d'hébergement occasionnés par la formation. Les frais de garde d'enfants ou de parents à charge occasionnés par la formation suivie hors du temps de travail peuvent également être pris en charge par l'Opco (ex-Opca) ou vous-même.

A noter Si la formation a lieu pendant le temps de travail, il s'agit de temps de travail effectif et votre salarié ne doit pas voir sa rémunération habituelle baisser. En cas de mobilisation du CPF hors temps de travail, aucune allocation de formation ne sera due au salarié (comme c'était déjà le cas pour le DIF).

Moment du paiement. Le paiement des frais de formation intervient après l’exécution de la formation. Néanmoins, il est possible de convenir d’un échelonnement des paiements au fur et à mesure du déroulement de la formation, éventuellement assorti d’une avance ne pouvant excéder 30 % du prix convenu.

La formation professionnelle : un contrôle accru !

Un contrôle ! Les organismes financeurs veillent à l'adéquation financière des prestations achetées aux besoins de formation, à l'ingénierie pédagogique déployée par le prestataire de la formation, à l'innovation des moyens mobilisés et aux tarifs pratiqués dans des conditions d'exploitation comparables pour des prestations analogues. L’Opco qui finance une formation, dans le cadre de la formation professionnelle continue ou d’un congé individuel formation, devra s’assurer de la qualité des actions de formation professionnelle continue qu’il prend en charge financièrement.

Bases du contrôle. Depuis le 1er janvier 2019, en plus de prendre en compte les informations relatives à la réalisation de l'action transmises par l'employeur et le salarié concerné, notamment dans le cadre d'enquêtes de suivi menées par l'Opco, le contrôle est réalisé sur la base :

• des factures relatives à la prestation réalisée, lorsque la formation est dispensée par un organisme de formation ;
• des relevés de dépenses supportées par l’employeur :

• ○ précisant les montants des frais pédagogiques, des rémunérations et des frais annexes dont la prise en charge a été accordée par l’Opco,
• ○ accompagnés des pièces comptables justifiant ces montants ;

• des certificats de réalisation établis par le dispensateur de la formation.

Modalités de dispense. Les actions de formation peuvent être dispensées selon différentes modalités permettant d’acquérir des compétences. Concrètement, il est possible de suivre une formation à distance, ou en situation de travail ou dans le cadre d’un stage en présentiel. A ce titre, leurs conditions de prise en charge peuvent être différenciées.

Formations à distance. Ces formations comprennent :

• une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours ;
• une information du bénéficiaire sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne ;
• des évaluations qui jalonnent ou concluent l’action de formation.

Formations en situation de travail. Ces formations comprennent alors :

• l’analyse de l’activité de travail pour, le cas échéant, l’adapter à des fins pédagogiques ;
• la désignation préalable d’un formateur pouvant exercer une fonction tutorales :
• la mise en place de phases réflexives, distinctes des mises en situation de travail et destinées à utiliser à des fins pédagogiques les enseignements tirés de la situation de travail, qui permettent d’observer et d’analyser les écarts entre les attendus, les réalisations et les acquis de chaque mise en situation afin de consolider et d’expliciter les apprentissages, ;
• des évaluations spécifiques des acquis de la formation qui jalonnent ou concluent l’action.

Une convention préalable. Les formations financées par un opérateur de compétences, par une commission paritaire interprofessionnelle régionale (CPIR), par l’Etat, par les régions, par Pôle emploi ou par l’Agefiph doivent faire l’objet d’une convention précisant :

• l’intitulé de la formation, son objectif et son contenu, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de cette formation ;
• le prix de la formation et les modalités de règlement.

A noter. Les devis portant sur les actions de formation (à l’exception de l’apprentissage, des bilans de compétences et des VAE) valent convention s’ils satisfont à ses critères, ou que l’une de ses annexes y satisfait.