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Déclarer et payer les taxes assises sur les salaires

Participation à l'effort de construction : déclarer et payer votre taxe

Date de mise à jour : 23/05/2022 Date de vérification le : 23/05/2022 7 minutes
Attention, cet article a plus d'un an

Toutes les entreprises ne sont pas concernées par la contribution à l'effort de construction, plus connue sous le nom de '1% logement'. Qui est vraiment concerné ? Comment est calculée cette taxe ? Quelles sont les obligations des entreprises ?

Rédigé par l'équipe WebLex.
Participation à l'effort de construction : déclarer et payer votre taxe


Participation à l'effort de construction : qui paie ?

Depuis le 1er janvier 2020 : entreprises employant au moins 50 salariés. Vous êtes concerné par cette contribution si votre entreprise emploie habituellement au moins 50 salariés. L’effectif salarié et le franchissement du seuil de 50 salariés sont déterminés selon les modalités applicables au décompte d’effectif de la sécurité sociale. Ainsi, sont à prendre en compte tous les salariés liés par un contrat de travail à l’entreprise. Les salariés à temps partiel sont retenus au prorata du temps de travail prévu par le contrat de travail par rapport au temps normal de travail.

Des salariés exclus ? Ne prenez pas en compte dans l'effectif salarié les apprentis, les titulaires d'un contrat initiative emploi, les salariés sous contrat d'accompagnement dans l'emploi pendant la durée de la convention, les titulaires d'un contrat de professionnalisation jusqu'au terme prévu par le contrat (ou jusqu'au terme de la période de professionnalisation si le contrat est à durée indéterminée), qui sont exclus du champ d’application de cette taxe.

A noter. Les employeurs agricoles occupant au minimum 50 salariés agricoles sont également soumis à la participation à l’effort de construction.

Le saviez-vous ?

Jusqu’au 31 décembre 2019, vous étiez concerné par cette contribution si votre entreprise employait habituellement au moins 20 salariés (vous devez prendre en compte l’ensemble des salariés de l’année écoulée). Pour être plus précis, les entreprises concernées devaient, pour être effectivement redevables de la contribution, comptabiliser un nombre moyen mensuel de salariés au moins égal à 20 pendant l'année civile écoulée.


Participation à l'effort de construction : comment est-elle calculée ?

Une base. La base de calcul de la participation à l'effort de construction correspond à celle retenue pour le calcul des cotisations sociales (on rappelle que sont pris en compte les salaires, primes, indemnités, avantages en nature, etc.).

Un taux. Le taux de cette taxe est fixé à 0,45 % du montant des rémunérations versées au titre de l'année civile précédente (quelle que soit la date de clôture de votre exercice comptable, il faut toujours prendre comme référence l’année civile précédente).

Le saviez-vous ?

Jusqu’au 31 décembre 2019, si l'effectif de l'entreprise vient à franchir le seuil des 20 salariés, vous bénéficiez d'une mesure d'exonération totale de taxe pendant 3 ans. Par la suite, vous continuerez à bénéficier d'une exonération partielle de taxe, fixée respectivement à 75 %, 50 % et 25 % du montant de votre contribution au titre de la 4ème, 5ème et 6ème année.

Par exemple, si vous avez franchi le seuil de 20 salariés en 2015, 2016 ou 2017, vous êtes dispensé du paiement de la participation au titre de l’année 2018.


Participation à l'effort de construction : qu'en est-il de vos obligations ?

Versements à Action Logement Services. Pour vous acquitter de cette contribution, vous pouvez, au choix, verser des subventions à un organisme collecteur (Action Logement Services) ou réaliser des investissements directs. S'agissant des versements à l’organisme collecteur, ils peuvent prendre la forme de prêts sans intérêts ou de subventions.

Un reçu. Les versements donnent lieu à l'établissement d'un reçu remis à l'entreprise par l'organisme collecteur, qui atteste du caractère libératoire du versement.

Le saviez-vous ?

Si, au cours d'une année, vous avez investi des sommes supérieures au montant de la participation dont est redevable l’entreprise, vous pouvez reporter l'excédent sur les années suivantes, sans limitation de durée.

Autres possibilités. Vous pouvez également, à titre d’information, vous libérer de cette contribution en effectuant des investissements directs. Il pourra s'agir :

  • de prêts au profit des salariés engagés en vue du financement d'un logement affecté à l'habitation principale, le logement devant respecter des conditions de performance énergétique ; les prêts doivent remplir certaines caractéristiques :liées à des conditions de ressources, de montant, de durée du prêt et de taux d'intérêt ;
  • de travaux de construction de logements locatifs pour le compte de l'employeur ou de travaux d'amélioration d'immeubles anciens appartenant à l'entreprise et destinés aux salariés de l'entreprise (modalité d'investissement soumise à autorisation préfectorale) : ces types d’investissements restent exceptionnels. Ils ne peuvent être réalisés que si les autres modes d'investissement ne sont pas suffisants pour répondre aux besoins des salariés.

Pour information. Les investissements doivent être conservés pendant 20 ans au moins, délai décompté à partir de la réalisation de l’investissement (hormis dans l’hypothèse où l’investissement prend la forme de subventions faites à l'organisme collecteur). Tout désinvestissement avant l’expiration du délai de 20 ans doit être réinvesti dans les 3 mois.

Le saviez-vous ?

Vos versements doivent être réalisés avant le 31 décembre de l’année qui suit celle du paiement des salaires.

Une déclaration. Vous devez mentionner sur la dernière déclaration sociale nominative (DSN) déposée au titre de l’année civile l’ensemble des données relatives à la participation à l’effort de construction (qu’il s’agisse de votre assujettissement à cette participation, des éléments de calcul, etc.).

Attention. Si vous n’investissez pas suffisamment, vous serez redevable d’une cotisation de 2 %, calculée sur la base des rémunérations payées au cours de l’année précédente. Le paiement de cette cotisation doit être effectué au plus tard le 30 avril, à l’appui d’un bordereau spécifique n° 2485 que vous devrez compléter.

Le retard de déclaration. Il est sanctionné par l’application d’une majoration de 10 % (en l’absence de mise en demeure, ou en cas de dépôt de cette déclaration dans les 30 jours d’une mise en demeure) ou de 40 % (si la déclaration n’est pas déposée dans les 30 jours d’une mise en demeure), sans compter l’application de l’intérêt de retard au taux de 0,20 % par mois de retard.

Le retard de paiement. Il est sanctionné, quant à lui, par une majoration de 5 % et d'un intérêt de retard calculé au taux de 0,20 % (cette majoration n’est pas due si la déclaration, déposée tardivement, est accompagnée du paiement intégral de la taxe due, les majorations pour retard de déclaration restant due).

A retenir

Si vous employez au moins 50 salariés, votre entreprise est redevable du « 1 % logement », égal à 0,45 % de la masse salariale. Pour vous libérer de cette contribution, vous devez effectuer des versements auprès d’Action Logement Services au plus tard le 31 décembre de l’année qui suit celle du paiement des salaires. A défaut, vous serez redevable d’une cotisation de 2 % !

J'ai entendu dire

Une sanction est encourue dans l'hypothèse où les montants investis ne sont pas suffisants pour couvrir le montant de la taxe. Comment est-elle calculée ?

Effectivement, si le montant des dépenses ou investissements réalisés s'avèrent insuffisants, vous serez redevable d'une cotisation de 2 % calculée sur la base de l'insuffisance d'investissement multipliée par 10 000 /45. Si, par exemple, votre masse salariale s'élève à 1,5 millions d'€, votre contribution est égale à 6 750 €. Imaginons que vous ne réalisiez des investissements qu'à hauteur de 6 000 €, le supplément dont vous serez redevable s'élève à [750 x (10 000 / 45)] x 2% = 3 333 €.

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Gérer la protection des données personnelles des salariés

Date de mise à jour : 22/11/2022 Date de vérification le : 22/11/2022 8 minutes
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Dans le cadre de son activité, une entreprise va recueillir les données personnelles de ses clients, de ses fournisseurs… mais également celles de ses salariés. Ces données sont protégées par le « règlement général sur la protection des données » (RGPD), ce qui a amené la Cnil à publier des recommandations dans son guide intitulé « Protégez les données de vos collaborateurs ». Voici ce qu’il faut en retenir.

Rédigé par l'équipe WebLex.
Gérer la protection des données personnelles des salariés


La protection des données des salariés vue par la Cnil

Collaborateurs = données personnelles ? De très nombreuses données personnelles des salariés sont nécessaires pour la bonne gestion de l’entreprise. Par exemple, une entreprise a besoin de beaucoup d’informations pour assurer :

  • la rémunération des salariés ;
  • les déclarations sociales obligatoires ;
  • la tenue du registre unique du personnel ,
  • la gestion administrative du personnel (type de permis de conduire détenu, coordonnées de personnes à prévenir en cas d’urgence) ;
  • l’organisation du travail (photographie facultative du salarié pour les annuaires internes et organigrammes).

Données personnelles collectées = données utiles. La Cnil conseille aux entreprises de ne réclamer que les informations utiles pour accomplir leurs missions et de ne pas traiter de données dites « sensibles » (activité syndicale, opinions politiques, religieuses, etc.), protégées par des obligations particulières.

Données personnelles = données protégées. L’entreprise doit garantir la confidentialité et la sécurité des données collectées « à risques » (coordonnées bancaires, numéro de sécurité sociale, etc.). La Cnil recommande, pour cela, que seules les personnes habilitées puissent en prendre connaissance. Les actions sur les données de ces personnes doivent être enregistrées (il faut savoir qui se connecte à quoi, quand et pour faire quoi).

Le saviez-vous ?

Notez qu’un salarié peut toujours demander une copie de toutes les données collectées le concernant (copie d’un bulletin de paie, état d’un compte épargne-temps, relevés des badgeuses, messages envoyées par le mail professionnel, etc.).

Une aide de la CNIL. La CNIL adopte régulièrement des référentiels qui ont pour vocation de sécuriser les entreprises quant au respect du RGPD au regard des données personnelles des salariés qu’elle est susceptible de recueillir dans le cadre de son activité. En voici quelques exemples.

Exemple 1 : le recours à la biométrie. Parce que les données biométriques sont inhérentes à la personne, elles constituent des données sensibles. Le recours à la biométrie pour contrôler l’accès à ses locaux ou à ses outils doit donc être (valablement) justifié. Tout employeur qui envisage le contrôle d’accès à ses locaux ou à ses outils numériques en utilisant des données biométriques doit respecter le règlement-type publié par la Cnil.

Attention ! Le recours à un dispositif biométrique, pour contrôler les horaires des salariés, ne peut faire l’objet d’une demande d’autorisation de la Cnil que s’il existe des circonstances exceptionnelles fondées sur un impératif spécifique de sécurité. En effet, les données biométriques bénéficient d’un régime très protecteur, celles-ci étant uniques et permettant d’identifier un individu à partir de ses caractéristiques physiques ou biologiques. En l’absence de circonstance exceptionnelle imposant le recours à la biométrie pour le contrôle des horaires des salariés, la mise en place d’un tel système serait excessive et vous exposerait à des amendes prononcées par la Cnil.

Exemple 2 : les dispositifs d’alerte professionnelle. L’entreprise qui met en place un dispositif d'alerte doit s'assurer de sa conformité aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Pour cela, la CNIL a donc adopté un référentiel permettant ainsi aux entreprises de s'assurer de la conformité des traitements de données mis en œuvre dans le cadre des dispositifs d'alertes aux principes relatifs à la protection des données.

     => Consulter le référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel destinés à la mise en œuvre d'un dispositif d'alertes professionnelles

Exemple 3 : la gestion du personnel. Pour aider les employeurs, la Cnil a publié un référentiel relatif aux traitements de données personnelles mis en œuvre aux fins de gestion des ressources humaines. Il explicite les règles de protection des données aux traitements courants de gestion du personnel, tels que le recrutement, la gestion administrative du personnel, la rémunération, ou encore la mise à disposition des salariés d’outils de travail, mais aussi les traitements courants de gestion de la paye et de recrutement.

     => Consulter le référentiel relatif aux traitements de données personnelles mis en œuvre aux fins de gestion des ressources humaines

Exemple 4 : les infractions commises avec un véhicule de l’entreprise. Pour aider les employeurs, la CNIL vient de mettre en place un référentiel relatif aux traitements de données dans le cadre de leur obligation de dénonciation des conducteurs ayant commis une infraction routière. Si ce référentiel n’est pas obligatoire, les employeurs choisissant de ne pas l’appliquer peuvent être amenée à justifier de l’existence de leur traitement de données et des mesures mises en œuvre pour garantir sa conformité au RGPD.

     => Consulter le référentiel relatif aux traitements de données personnelles mis en œuvre aux fins de dénonciation des infractions.


Le recrutement d’un nouveau collaborateur vu par la Cnil

Recrutement = données personnelles ? Dans le cadre d’un recrutement, une entreprise va recueillir des données personnelles du candidat. Dans ce cas, vous devez respecter, à compter du 25 mai 2018, le « règlement général sur la protection des données » (RGPD).

     => Pour en savoir plus sur l’analyse d’impact, consultez notre fiche « Organiser la protection des données personnelles (RGPD) »

Questionnez le candidat (librement ?). La Cnil rappelle tout d’abord que lorsque vous recrutez un nouveau salarié, vous ne pouvez pas demander tout et n’importe quoi aux candidats.

Illustrations. Par exemple, des informations sur l’emploi occupé par les membres de la famille d’un candidat n’ont pas de lien avec ses compétences et ne sont pas utiles. En outre, il n’est pas utile de réclamer au candidat, au stade de l’entretien, son numéro de sécurité sociale.

Informez le candidat. La Cnil rappelle que vous devez informer les candidats sur ce qui va être fait des données qu’ils vous communiquent : qui va y avoir accès (service RH, un prestataire, etc.), combien de temps elles vont être conservées, comment ils peuvent exercer leurs droits sur leurs données ?

Recrutement terminé. Une fois le choix du nouveau salarié effectué, il faut supprimer les informations sur les candidats non retenus, sauf s’ils acceptent de rester dans un fichier de candidats pour une durée limitée à 2 ans.


Les limites du contrôle des données selon la Cnil

Tout n’est pas permis ! Si la Loi permet à l’employeur de contrôler l’activité de ses salariés, ces derniers ont des droits qu’il faut respecter. Pour respecter les droits des salariés, la Cnil rappelle qu’un employeur doit retenir 2 règles simples.

1ère règle. Il ne doit pas abuser de son pouvoir : la surveillance doit reposer sur un intérêt légitime et les employés ne doivent pas être mis sous surveillance permanente.

2nde règle. Il doit être transparent : par exemple, il doit consulter les instances représentatives du personnel et informer des salariés de la mise en œuvre d’un dispositif de surveillance.

Exemple d’une collecte de données excessive. La Cnil considère que les badgeuses photo, Or, consistant à photographier un salarié à chaque fois qu’il badge, entraînent une collecte de données excessive. Selon elle, les pointeuses par badge, qui enregistrent le jour et l’heure de pointage de la personne utilisant le badge, permettent déjà d’assurer un contrôle satisfaisant des horaires de travail des employés, d’autant, qu’en pratique, l’accès aux photographies pour contrôler les horaires des salariés était quasi inexistant, et qu’il n’y a pas de procédure contentieuse initiée sur la base des informations collectées par ces dispositifs. Elle recommande aux entreprises de renforcer le rôle du personnel encadrant, notamment pour prévenir et empêcher la fraude.


RGPD et données collectées : sensibilisation et formation des collaborateurs

Protection des données : c’est l’affaire de tous ! La Cnil rappelle que la protection des données n’est pas que l’affaire des juristes ou des informaticiens. Il faut, en effet, également sensibiliser les salariés à cette question. C’est pour cela qu’il faut les former :

  • sur les droits des personnes dont les données personnelles sont collectées et la procédure à suivre (exemple : le service client reçoit une demande d’opposition à recevoir de la publicité et la transmet au service en charge du marketing) ;
  • sur les règles internes de gestion des données personnelles ;
  • sur les règles élémentaires de sécurité (mots de passe complexes, poste de travail verrouillé en cas d’absence, etc.).

     => Consultez le guide pratique de sensibilisation au RGPD pour les PME

Conseil. La Cnil recommande de profiter de la mise en place du RGPD pour revoir, le cas échéant, la charte informatique et la diffuser auprès de vos salariés.

A retenir

Pour la Cnil, la gestion des données personnelles des salariés doit se faire en toute transparence pour permettre de tisser un lien de confiance avec les salariés : il est donc conseillé de les sensibiliser et de les former sur cette question.

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Assurer l’égalité de traitement entre les salariés : guide des bonnes pratiques

Date de mise à jour : 02/11/2023 Date de vérification le : 12/12/2023 23 minutes
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S’il est désormais acquis que les discriminations sont interdites, notamment dans les relations professionnelles, il faut tout de même savoir que des différences de traitement peuvent être admises. Comment repérer et adopter les bons comportements ?

Rédigé par l'équipe WebLex.
Assurer l’égalité de traitement entre les salariés : guide des bonnes pratiques

L’absence de discrimination : un principe général

Définition. Le fait de (dé)favoriser une (ou des) personne(s) selon certains critères définis par la Loi constitue une discrimination. La liste de ces critères ne cesse de s’étoffer avec le temps…

Cas de discriminations. Seraient donc discriminatoires les décisions fondées sur les caractéristiques d’une personne telles que son origine, son sexe, son appartenance (ou sa non-appartenance) vraie ou supposée à une ethnie, une nation ou une prétendue race, ses convictions politiques ou religieuses, etc.

Pas nécessairement besoin de comparaison. Le juge rappelle régulièrement que l’existence d’une discrimination ne nécessite pas forcément une comparaison avec les autres salariés : par exemple, c’est le cas pour un salarié régulièrement désigné par sa seule origine par son supérieur hiérarchique.  

Le saviez-vous ?

Certains salariés chargés du recrutement du personnel doivent recevoir une formation à la non-discrimination à l’embauche, au moins une fois tous les 5 ans. Il s’agit de ceux :

  • des entreprises employant au moins 300 salariés ;
  • des entreprises spécialisées dans le recrutement.

Implications pratiques. Toute décision qui serait fondée sur un de ces critères serait nulle : c’est-à-dire que le salarié qui en serait victime pourrait agir en justice pour, non seulement, que cette décision ne s’applique pas, mais aussi demander des dommages-intérêts. Notez que les syndicats professionnels, ainsi que des associations de lutte contre les discriminations, pourraient se joindre au procès et réclamer, également, une indemnisation.

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche : Licenciement irrégulier, nul, non motivé : quelle sanction ?

Exemple. Un salarié bénéficiant d’un dispositif de préretraite, le dispensant ainsi de travail contre le versement d’une allocation jusqu’à ce qu’il puisse prétendre à une retraite à taux plein, considère que cette mesure est discriminatoire : l’entreprise se sépare, dans ce cas, des salariés les plus âgés. Il estime donc que son départ en préretraite s’analyse en licenciement nul. Mais le juge souligne que l’obligation de non-discrimination liée à l’âge ne peut pas s’appliquer à la rupture du contrat de travail résultant d’une adhésion volontaire du salarié à un dispositif de préretraite prévu par un accord collectif.

Défenseur des droits. Toute personne victime d’une discrimination peut se rapprocher du Défenseur des droits. Elle peut aussi utiliser sa plateforme, accessible sur le site www.antidiscriminations.fr, assortie d’un numéro de téléphone (39 28), d’un tchat, et d’un accès pour les personnes sourdes ou malentendantes. Les personnes victimes de discrimination pourront ainsi entrer en contact avec des juristes spécialisés qui pourront les orienter dans leurs démarches.

Des inégalités de traitement admises. Sont néanmoins possibles des différences de traitement qui répondent à une exigence professionnelle essentielle et déterminante et pour autant que l'objectif soit légitime et l'exigence proportionnée. On pense ici à la gestion du fait religieux dans l’entreprise, par exemple.

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche : Gérer les manifestations religieuses en entreprise

Le saviez-vous ?

Le fait de contraindre une hôtesse de l’air ou un steward à cesser son activité à 55 ans, uniquement pour un motif lié à l’âge, sauf à obtenir l’autorisation par l’employeur de la poursuivre au-delà de cet âge, constitue une différence de traitement liée à l’âge. Et cette différence n’est pas, selon les juges, un moyen nécessaire à la réalisation de l'objectif de politique d'emploi et de marché du travail ; elle n’est, toujours selon les juges, ni nécessaire, ni proportionnée à un objectif de sécurité publique et de protection de la santé.

Mais encore… Ne constituent pas une discrimination les décisions fondées sur l’inaptitude constatée lorsqu'elles sont objectives, nécessaires et appropriées. De la même manière, ne sont pas des discriminations les différences de traitement liées à l'âge lorsqu'elles sont objectivement et raisonnablement justifiées par un but légitime, notamment par le souci de préserver la santé ou la sécurité des travailleurs, de favoriser leur insertion professionnelle, d'assurer leur emploi, leur reclassement ou leur indemnisation en cas de perte d'emploi, et lorsque les moyens de réaliser ce but sont nécessaires et appropriés (telle que l’interdiction d’accès à un emploi afin d’assurer la sécurité des salariés).

Des discriminations « positives » ? La discrimination positive consiste à rétablir l’égalité en accordant une différence de traitement à des personnes qui font l’objet d’une discrimination trop fréquente. C’est pourquoi, les mesures prises en faveur des personnes résidant dans certaines zones géographiques, ou en faveur des personnes vulnérables en raison de leur situation économique, qui visent à favoriser l'égalité de traitement, sont admises.

Cas du transfert conventionnel des contrats de travail. Dans le cas d’un transfert conventionnel des contrats entre 2 entreprises prestataires, en cas de succession de marchés sur un site, les salariés de l’entreprise repreneuse (peu importe le lieu de leur affectation : sur le même site ou sur un autre) ne peuvent pas invoquer des différences de rémunération résultant d’avantages dont les salariés repris ont bénéficié avant le transfert.

Une comparaison nécessaire ? Le juge a déjà pu préciser qu’une mesure peut être qualifiée de discriminatoire indépendamment de toute comparaison avec la situation d'autres salariés.

Délais. Le salarié qui s’estime victime de discrimination dispose d’un délai de 5 ans pour agir. Ce délai commence à courir à compter de la révélation de la discrimination. L’indemnisation à laquelle il peut prétendre doit réparer son entier préjudice résultant de cette discrimination, pendant toute sa durée. Par conséquent, l’indemnisation ne se limite donc pas aux 3 dernières années (comme pourrait le laisser supposer la prescription relative aux salaires).


L’égalité femmes/hommes : un objectif parallèle

Rôle de l’employeur. Il incombe à l'employeur de veiller à assurer l’égalité entre les femmes et les hommes. Les moyens imposés pour y parvenir dépendront de l’effectif de l’entreprise.

Un accord pour certaines entreprises. Les entreprises comportant une ou plusieurs sections syndicales représentatives doivent négocier chaque année au sujet de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail. Si elles ne le font pas, elles s’exposent à une pénalité équivalent à 1 % des rémunérations versées. Si vous avez des doutes sur la validité de votre accord ou de votre plan d’actions, vous avez tout intérêt à solliciter une prise de position de l’Administration, via le rescrit « égalité professionnelle ».

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche : Recourir au rescrit « égalité professionnelle »

Et pour les autres… Si votre entreprise ne remplit pas les critères de négociation d’un accord relatif à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, vous n’êtes pas pour autant dispensé de tout effort afin de parvenir à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Vous devez donc prendre en compte ces objectifs et prendre toute mesure permettant de les atteindre. Afin de vous aider dans cette démarche, notez que le Gouvernement a diffusé un « Guide égalité femmes-hommes » avec pour objectif, notamment, de favoriser le développement de plans d’action en faveur de l’égalité professionnelle.

Le saviez-vous ?

En matière de santé et de sécurité, vous devez évaluer, compte tenu de la nature des activités de votre établissement, les risques pour la santé et la sécurité des travailleurs, y compris dans le choix des procédés de fabrication, des équipements de travail, des substances ou préparations chimiques, dans l'aménagement ou le réaménagement des lieux de travail ou des installations et dans la définition des postes de travail. Cette évaluation des risques tient compte de l'impact différencié de l'exposition au risque en fonction du sexe.

Des discriminations « positives » ? Des mesures temporaires peuvent être prises au seul bénéfice des femmes lorsqu’elles visent à établir l’égalité des chances entre les femmes et les hommes, en particulier en remédiant aux inégalités de fait qui affectent les chances des femmes.

Exemple. Est donc valable la différence de traitement résultant d’un accord d’entreprise qui octroie aux femmes un demi-jour de repos supplémentaire à l’occasion de la journée internationale des droits de la femme (le 8 mars), leur permettant ainsi de participer aux manifestations du jour, pour encourager leur combat pour l’égalité réelle entre les femmes et les hommes.

Mais n’est pas une discrimination… le fait d’accorder un congé de maternité plus long à la mère d’un nouveau-né, sans accorder un congé de paternité supplémentaire au père. Le juge a déjà précisé, à ce sujet, que ce congé avait vocation à protéger les rapports particuliers qui unissent la femme et son enfant dans la période qui suit l’accouchement.


L’égalité femmes/hommes parmi les cadres dirigeants et les membres des instances dirigeantes

Une publication des écarts de représentation. Afin de renforcer l’égalité professionnelle dans les entreprises qui emploient au moins 1 000 salariés, depuis 3 exercices consécutifs, il est prévu, depuis le 1er mars 2022, que l'employeur publie chaque année les écarts éventuels de représentation entre les femmes et les hommes parmi les cadres dirigeants et les membres des instances dirigeantes.

Informations à renseigner. En vue de transmettre à l’administration les indicateurs et le niveau de résultat en matière d’écart de rémunération entre les femmes et les hommes dans l’entreprise, les informations à renseigner sont mises à la disposition des employeurs. Vous pouvez les retrouver ici.

Dérogation. Les entreprises avaient jusqu'au 1er septembre 2022 pour publier les écarts éventuels de représentation entre les femmes et les hommes au titre de l’année précédente.

Données permettant d’apprécier ces écarts éventuels de représentation. Ces données sont :

  • le pourcentage de femmes et d’hommes parmi l'ensemble des cadres dirigeants ;
  • le pourcentage de femmes et d’hommes parmi l'ensemble des membres des instances dirigeantes, y compris les personnes non salariées.

Notez que cette proportion est appréciée chaque année sur une période de 12 mois consécutifs correspondant à l'exercice comptable, en fonction du temps passé par chaque homme et chaque femme sur cette période de référence en tant que cadre dirigeant ou membre des instances dirigeantes.

Publication des écarts éventuels de représentation. Les écarts éventuels de représentation doivent être publiés de manière visible et lisible sur le site internet de l'entreprise lorsqu'il en existe un. Ils sont consultables sur ce site au moins jusqu'à la publication, l'année suivante, des écarts éventuels de représentation. A défaut de site internet, ils sont portés à la connaissance des salariés par tout moyen.

Mise à la disposition du CSE. Ces informations sont également mises à la disposition du comité social et économique (CSE) dans la BDESE.

Notez que les écarts de représentation devront également, à compter du 1er mars 2023,chaque année, au plus tard le 31 décembre, être rendus publics sur le site internet du ministère chargé du travail.

Des taux à respecter. De plus, à compter du 1er mars 2026, la proportion de personnes de chaque sexe ne devra pas être inférieure à 30 %. Ce taux passera à 40 % à compter du 1er mars 2029. Si ces résultats ne sont pas atteints à ces dates précises, l’entreprise aura 2 ans pour se mettre en conformité.

Publication des objectifs et des mesures de correction. Les objectifs de progression et les mesures de correction seront publiés à compter du 1er mars 2029 sur le site internet de l'entreprise lorsqu'il en existe un, sur la même page que les écarts éventuels de représentation entre les femmes et les hommes. Cette publication a lieu au plus tard le 1er mars de l'année suivant la publication des écarts éventuels de représentation entre les femmes et les hommes.

Notez qu’ils sont consultables sur le site internet de l'entreprise jusqu'à ce que celle-ci publie des écarts éventuels de représentation entre les femmes et les hommes conformes à l'obligation imposée. A défaut de site internet, ils sont portés à la connaissance des salariés par tout moyen.

Au 1er mars 2026, les mesures de correction envisagées ou déjà mises en œuvre doivent être transmises aux services du ministre chargé du travail selon une procédure de télédéclaration. Il en sera de même, dès le 1er mars 2029, pour les objectifs de progression.

Sanction. A défaut d’une telle publication, elle s’exposera à une pénalité financière dont le montant maximum est fixé à 1 % de la masse salariale de l’année précédente. Une négociation sur l'égalité professionnelle devra également porter sur les mesures adéquates et pertinentes de correction. Toutefois, si aucun accord n’est trouvé, alors l’employeur devra déterminer ces mesures via une décision après consultation du comité économique et social.

A retenir

Par principe, il est interdit de pratiquer des différences de traitement entre les salariés, à moins que ces différences ne soient justifiées par des raisons objectives, qu’elles ne soient légitimes et nécessaires. Lorsqu’elles visent à établir l’égalité des chances de certaines catégories de personnes dans l’emploi, les discriminations « positives » sont alors admises.

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Mettre en place la géolocalisation des véhicules d’entreprise

Date de mise à jour : 02/10/2023 Date de vérification le : 13/05/2024 19 minutes
Attention, cet article a plus d'un an

De plus en plus d’entreprises équipent leurs véhicules de dispositifs de géolocalisation et vous vous interrogez sur la mise en place d'un système de ce type. Mais attention, compte tenu de son caractère particulièrement intrusif, la géolocalisation des véhicules est strictement encadrée…

Rédigé par l'équipe WebLex.
Mettre en place la géolocalisation des véhicules d’entreprise

Géolocalisation : vos droits

Une possibilité. Les dispositifs de géolocalisation, notamment grâce aux progrès techniques, se sont particulièrement démocratisés ces dernières années. Les entreprises ne s’y sont d’ailleurs pas trompées puisqu’elles sont de plus en plus nombreuses à recourir à ce système dans le cadre de leur organisation de travail. Ce qui a amené les pouvoirs à réglementer la géolocalisation des véhicules d’entreprise, en encadrant les usages admis.

De quoi s’agit-il ? La géolocalisation est un dispositif qui va vous permettre de prendre connaissance de la position géographique d’un salarié, en continu ou à un instant donné, grâce à la localisation de son véhicule. Notez que la géolocalisation ne vise pas uniquement les véhicules puisqu’il sera aussi possible de géolocaliser un salarié via un objet dont il a l’usage (un badge, un téléphone, etc.).

Des objectifs précis ! Comme le rappelle la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (Cnil), vous pourrez installer des dispositifs de géolocalisation dans les véhicules d’entreprise s’il s’agit de répondre à des objectifs précis. La Cnil n’admet ainsi la mise en place d’une géolocalisation que dans le cadre des finalités suivantes :

  • suivre et facturer une prestation de transport (de personnes ou de marchandises) : utilisation, par exemple, d’une ambulance dans le cadre de la dématérialisation de la facturation de l’assurance-maladie ;
  • suivre et facturer une prestation directement liée à l’utilisation du véhicule : utilisation, par exemple, d’un véhicule pour des prestations de nettoyage, pour assurer le ramassage scolaire, etc. ;
  • justifier une prestation auprès d’un client ou d’un donneur d’ordre ;
  • assurer la sécurité du salarié, des marchandises transportées et du véhicule dont il a la charge (en particulier la lutte contre le vol du véhicule) ;
  • contrôler le respect des règles d’utilisation du véhicule définies par l’entreprise, sous réserve de ne pas collecter une donnée de localisation en dehors du temps de travail du conducteur ;
  • assurer une meilleure allocation des moyens pour des prestations à accomplir en lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence : permettre, par exemple, d’identifier le véhicule le plus proche pour assurer une prestation de dépannage ;
  • respecter une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en place d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés ;
  • accessoirement, assurer un suivi du temps de travail lorsque ce suivi ne peut pas être opéré par d’autres moyens.

Un salarié peut-il s’y opposer ? Un salarié pourra s’opposer à la mise en place d’un dispositif de géolocalisation, mais seulement si le dispositif installé ne respecte pas les conditions légales posées par la réglementation. D’où l’importance de se conformer aux directives de la Cnil si vous souhaitez installer ce type de dispositif.


Géolocalisation : vos obligations

Un principe. En qualité d’employeur, vous êtes en droit de surveiller et de contrôler l'activité de vos salariés durant leur temps de travail (c’est une illustration de votre pouvoir de direction). Mais il faut savoir que, même sur le lieu de travail, nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché.

Plusieurs impératifs. Tout d’abord, il faut savoir qu’un système de géolocalisation ne peut pas être utilisé par l’entreprise pour d’autres finalités que celles portées à la connaissance des salariés.

Exemple. Un employeur avait mis en place un système de géolocalisation dans le véhicule de fonction d’un salarié dans le but d’étudier ses déplacements afin d’optimiser les visites clients. Mais il s’en est aussi servi pour réviser la rémunération du salarié après avoir constaté, grâce à cette géolocalisation, un déficit de son temps de travail. Le salarié sanctionné a pris acte de la rupture de son contrat de travail aux torts de l’employeur, ce qu’a validé le juge : la géolocalisation a été utilisée à d’autres fins que celles dont le salarié avait été informé.

Intervention du CSE. La mise en place d’un dispositif de géolocalisation est de nature à affecter les conditions de travail des salariés. C’est pourquoi le CSE, s'il est en place, doit être consulté avant la mise en œuvre du projet. À cette occasion, il peut solliciter l’avis d’un expert.

Pas de contrôle permanent. Ensuite, la mise en place d’un dispositif de géolocalisation dans l’entreprise ne doit pas avoir pour objectif la mise sous surveillance systématique et permanente de vos salariés. La Cnil et le juge précisent à cet égard qu’un salarié qui dispose d’une grande liberté dans l’organisation de son travail et de ses déplacements (visiteurs médicaux, VRP, etc.) ne peut pas être géolocalisé pour permettre à l’employeur d’assurer un contrôle de la durée du travail.

Ce que vous ne pouvez pas faire. Vous ne pouvez pas utiliser la géolocalisation pour :

  • contrôler un salarié en permanence ;
  • suivre les déplacements d’un salarié en dehors de son temps de travail lorsqu’il est autorisé à utiliser le véhicule à titre privé (le salarié doit pouvoir désactiver le système à l’issue de son temps de travail ou pendant leur temps de pause, étant précisé que vous êtes autorisé à demander des explications en cas de désactivations trop fréquentes ou trop longues du dispositif) ;
  • suivre les déplacements d’un représentant du personnel dans le cadre de son mandat ;
  • contrôler le respect des limitations de vitesse (seul le traitement de la vitesse moyenne peut être réalisé) ;
  • pour calculer le temps de travail d’un salarié alors qu’un autre dispositif est déjà en place, même moins efficaces.

Le saviez-vous ?

La Cnil rappelle qu’il n’est pas possible de collecter des données de localisation en dehors du temps de travail du conducteur, en particulier lors des trajets effectués entre son domicile et son lieu de travail ou pendant ses temps de pause.


Géolocalisation : vos formalités

Un dispositif à déclarer ? Depuis le 25 mai 2018, il n’est plus nécessaire de déclarer ce dispositif à la Cnil. Cependant, si vous avez désigné un Délégué à la protection des données (DPO), vous devez l’associer à la mise en œuvre du dispositif. Et parce que vous devez tenir un registre des activités de traitement, vous y inscrirez l’existence de ce système.

Une information des salariés. Aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance. Vous devez donc informer individuellement vos salariés, préalablement à la mise en œuvre du traitement de géolocalisation :

  • des finalités poursuivies par le traitement,
  • des catégories de données de localisation traitées,
  • de la durée de conservation des données de géolocalisation les concernant,
  • des destinataires ou catégories de destinataires des données,
  • de l'existence d'un droit d'accès et de rectification et d'un droit d'opposition et de leurs modalités d'exercice.

Une information des représentants du personnel. Le cas échéant, pensez à consulter et informer les représentants du personnel avant toute mise en place d’un système de géolocalisation.

Un contrôle des données collectées. L’accès aux données de géolocalisation doit être limité aux seules personnes qui, dans le cadre de leur fonction, peuvent légitimement en avoir connaissance (personne en charge de la coordination et de la planification des déplacements et des interventions sur site, responsable des ressources humaines, responsable de la sécurité, etc.). Il faut donc prendre toutes les précautions pour éviter que les données collectées soient mises à la disposition de personnes non autorisées.

Concrètement. Si vous utilisez une connexion web pour le suivi de la géolocalisation, il faut, par exemple, sécuriser les systèmes d’accès au moyen de mots de passe et de codes utilisateurs, régulièrement renouvelés, ou par tout autre moyen d'authentification. La Cnil impose également que les accès doivent faire l’objet d’une traçabilité, dont l’intégrité est assurée, afin de permettre la détection d’éventuelles tentatives d’accès frauduleux ou illégitimes.

Le saviez-vous ?

Le recours à un sous-traitant pour la mise en place du dispositif de géolocalisation ne vous exonère pas de votre obligation de veiller au respect des mesures de sécurité à mettre en place. Faites le point sur le contrat de prestation, notamment au regard des obligations qui incombent à votre sous-traitant en matière de sécurité des données à caractère personnel.

Quelles données ? Peuvent être collectées les données suivantes, pour autant qu’elles soient adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie par la mise en place du dispositif :

  • l’identification du salarié (identité, coordonnées personnelles, n° d’immatriculation du véhicule) ;
  • les données relatives aux déplacements des salariés : données de localisation issues de l’utilisation d’un dispositif de géolocalisation, historique des déplacements effectués ;
  • les données complémentaires associées à l’utilisation du véhicule : vitesse de circulation du véhicule, nombre de kilomètres parcourus, durées d’utilisation du véhicule, temps de conduite, nombre d’arrêts ;
  • la date et l’heure d’une activation et d’une désactivation du dispositif de géolocalisation pendant le temps de travail.

Cas d’une information individuelle tardive. Sachez qu’il a déjà été jugé que l’information individuelle tardive ne constituait pas un manquement suffisamment grave justifiant une prise d’acte de la rupture du contrat de travail aux torts de l’employeur. Une telle prise d’acte s’analyse donc en démission. Dans cette affaire, l’employeur avait tout de même réunit le personnel afin de l’informer de son projet d’installer un dispositif de géolocalisation dans les véhicules de l’entreprise. Il a procédé à la déclaration Cnil, a installé les appareils mais a individuellement rappelé aux salariés, 3 mois après leur installation, le but du dispositif.

Le saviez-vous ?

Sauf si une disposition légale le permet, vous n’êtes pas autorisé à contrôler ni à collecter des données relatives au traitement de la vitesse maximale.

Une conservation des données limitée dans le temps. La conservation des données relatives à la localisation d’un salarié ne doit pas dépasser 2 mois. Les données de localisation peuvent toutefois être conservées pour une période supérieure à 2 mois si une réglementation spécifique le prévoit, si une telle conservation est rendue nécessaire à des fins de preuve de l'exécution d'une prestation, lorsqu'il n'est pas possible de rapporter cette preuve par un autre moyen, ou encore si la conservation est effectuée pour conserver un historique des déplacements à des fins d'optimisation des tournées (pour une durée maximale d'un an). Notez que, dans le cadre du suivi du temps de travail, seules les données relatives aux horaires effectués peuvent être conservées pendant une durée de 5 ans.

À retenir

Géolocaliser les véhicules d’entreprise, c’est possible, mais uniquement pour suivre et facturer une prestation de transport ou une prestation directement liée à l’utilisation du véhicule, assurer la sécurité du salarié, des marchandises transportées et du véhicule dont il a la charge, assurer une meilleure allocation des moyens pour des prestations à accomplir en lieux dispersés, respecter une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en place d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés, ou, accessoirement, assurer un suivi du temps de travail lorsque ce suivi ne peut pas être opéré par d’autres moyens.
 

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Mettre en place la vidéosurveillance dans l’entreprise

Date de mise à jour : 27/02/2024 Date de vérification le : 27/02/2024 13 minutes
Attention, cet article a plus d'un an

Pour éviter les vols et les intrusions, vous décidez de mettre en place un dispositif de vidéosurveillance. Mais attention : s’il est possible de sécuriser l’entreprise pour assurer la sécurité des biens et des personnes, un tel dispositif ne doit pas conduire à placer vos salariés sous surveillance permanente. Quelles sont les précautions que vous devez prendre ?

Rédigé par l'équipe WebLex.
Mettre en place la vidéosurveillance dans l’entreprise

Vidéosurveillance : vos droits

Une obligation de sécurité. On ne le répètera jamais assez : un employeur a une obligation générale de sécurité vis-à-vis des biens et des personnes présentes dans l’entreprise. Il est donc tout à fait possible de mettre en place un dispositif de vidéosurveillance pour répondre à cet objectif sécuritaire. Mais vous devrez respecter un certain nombre d’obligations.

Quel est l’objectif ? Vous pourrez installer un dispositif de vidéosurveillance afin d’assurer un contrôle des accès aux locaux de l’entreprise, surveiller des zones de travail à risques, etc. Cet objectif sécuritaire aura notamment pour effet de dissuader et prévenir les vols, intrusions et dégradations, mais aussi de veiller à la sécurité des personnes présentes dans l’entreprise.

Ce que vous pouvez faire. Vous pourrez ainsi faire installer des caméras de vidéosurveillance au niveau des entrées et des sorties des locaux de l’entreprise ou dans les endroits où sont stockés des marchandises et des biens de valeur.


Vidéosurveillance : vos obligations

Un principe doublé d’une obligation. Vous tirez de votre pouvoir de direction le droit de surveiller et de contrôler l'activité de vos salariés durant leur temps de travail. Mais il faut savoir que, même sur le lieu de travail, nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché.

Un impératif. La mise en place d’un dispositif de vidéosurveillance dans l’entreprise ne doit pas avoir pour objectif la mise sous surveillance systématique et permanente des salariés à leur poste de travail. Ce qui implique que le nombre de caméras, leur emplacement, leur orientation, leurs fonctionnalités, leurs périodes de fonctionnement sont autant d’éléments qu’il faut avoir à l’esprit au moment d’installer un tel dispositif pour éviter tout problème.

Ce que vous ne pouvez pas faire. Voici quelques exemples de ce que vous ne pouvez pas faire :

  • vous ne pouvez pas filmer un salarié à son poste de travail, sauf s’il est affecté à un poste sensible (exemple d’une hôtesse de caisse manipulant de l’argent, encore faut-il que la caméra soit fixée sur la caisse et non sur la salariée) ;
  • vous ne pouvez pas filmer les lieux de pause et de repos des salariés, et encore moins les vestiaires, les sanitaires et les douches ;
  • vous ne pouvez pas filmer les locaux dédiés aux représentants du personnel, ni les lieux d’accès s’ils ne mènent qu’à ces locaux.

Le saviez-vous ?

Retenez ce principe : même sur le lieu de travail, un salarié a droit au respect de sa vie privée. Mais le respect de la vie privée ne vaut pas pour une société. Ainsi, une société ne peut pas reprocher à son entreprise voisine, sur le fondement de l’atteinte à la vie privée, l’installation d’une vidéosurveillance dirigée vers un passage qui leur est commun et sur lequel se trouve l ’entrée de son personnel.

Toutefois, le juge peut considérer que l’utilisation de la vidéosurveillance mise en place de manière illicite est admise lorsque la production de ces images, bien que portant atteinte à la vie privée du salarié et obtenues de manière illicite, sont indispensable au but poursuivi et proportionné au but légitime poursuivi par l’employeur.  


Vidéosurveillance : vos formalités

Des formalités précises. Il faut distinguer 2 situations différentes : si le dispositif de vidéosurveillance est installé dans un lieu public ou ouvert au public, vous devrez obtenir une autorisation préalable du préfet, après avis d’une commission départementale ; si le dispositif est installé dans une entreprise, même si elle n’accueille pas de public, vous serez aussi soumis à diverses formalités et obligations.

Depuis le 25 mai 2018. La mise en place d’un dispositif de vidéosurveillance dans l’entreprise n’a plus à faire l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL.

Une information des salariés. Notez cette règle : aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif contrôlant son activité et qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance. Vous devez donc informer vos salariés de la mise en place d’un système de vidéosurveillance. Cette information peut être délivrée par tout moyen individuel ou collectif (il est recommandé d’utiliser la forme écrite, au moyen d’une note de service remise aux salariés par exemple).

Y penser ! Pensez à installer des panneaux qui affichent de manière visible dans les locaux sous vidéosurveillance l’existence de ce dispositif, le nom du responsable de traitement des données ainsi collectées et la procédure à suivre pour avoir accès aux enregistrements. Il est également impératif de préciser la finalité de la mise en place de ce dispositif (exemple : établissement placé sous vidéosurveillance pour des raisons de sécurité des biens et des personnes).

Une information des représentants du personnel. Si vous souhaitez utiliser la vidéosurveillance à des fins de contrôle des salariés, pensez à consulter et informer les représentants du personnel avant toute mise en place d’un système de vidéosurveillance. Ce sera aussi le cas d’un dispositif mis en place pour la maîtrise des risques dans l’entreprise, même si sa finalité première n’est pas d’assurer un contrôle des salariés.

Une conservation des données limitée dans le temps. La conservation des images ne doit pas dépasser 1 mois. En outre, veillez à ce que personne ne puisse détourner ou endommager les données et à ce qu’aucun tiers non autorisé ne puisse y accéder. Pour cela, utilisez des mots de passe sécurisés. Tel ne sera pas le cas si le mot de passe contient un faible nombre de caractères, par exemple.

Le saviez-vous ?

Un dispositif mis en œuvre sans respecter l'obligation d'information sera illicite. Vous ne pourrez, par exemple, pas utiliser les éléments recueillis à titre de preuve des fautes commises par un salarié. Et vous risquez, en outre, d’être sanctionné financièrement par la CNIL.

Attention ! Si l’existence du système de vidéosurveillance n’est pas portée à la connaissance des personnes susceptibles d’être filmées et dont l'activité peut être contrôlée, les images collectées sont obtenues illégalement. Elles ne peuvent donc pas justifier une sanction.

À noter. Dans le cadre d’un différend avec un salarié, il est possible d’utiliser les enregistrements comme preuve dès lors que les représentants du personnel ont été informés et consultés sur la mise en place du dispositif de vidéosurveillance, que le préfet a, le cas échéant, autorisé ce dispositif et que des affiches signalent l’existence de ce dispositif. Dans pareil cas, le salarié ne peut pas ignorer que son image peut être enregistrée.

À retenir

La mise en place d’un dispositif de vidéosurveillance dans l’entreprise ne doit pas avoir pour objectif la mise sous surveillance systématique et permanente des salariés à leur poste de travail. Si l’entreprise est ouverte au public, vous devrez obtenir une autorisation préalable du préfet.
 

J'ai entendu dire

Un dispositif de surveillance qui n’a pas pour finalité de contrôler les salariés peut-il malgré tout servir à prouver une faute de l’un d’entre eux ?

Un dispositif de surveillance même s’il n‘a pas pour objectif premier de contrôler les salariés peut être utilisé comme mode de preuve à la condition que les salariés aient été informés de sa mise en place, que le CSE ait été consulté au préalable et que la protection de la vie privée et des données personnelles des salariés soit garantie.

Et, un dispositif mis en place en dehors de tout objectif de contrôle des salariés, et dans l’objectif de surveiller des locaux dans lesquels ils n’exercent aucune activité, peut aussi être utilisé comme moyen de preuve contre un salarié qui se serait rendu coupable d’agissements répréhensibles.
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Tenir (à jour) le registre du personnel

Date de mise à jour : 20/01/2022 Date de vérification le : 20/01/2022 5 minutes
Attention, cet article a plus d'un an

Tous les employeurs ont l’obligation de tenir un registre du personnel : dès l’embauche de votre premier salarié, cette obligation vous incombe. Que devez-vous mentionner dans ce registre ? Pendant combien de temps devez-vous conserver ce registre ? Pouvez-vous confier cette tâche à votre prestataire en charge de la paie pour votre entreprise ?

Rédigé par l'équipe WebLex.
Tenir (à jour) le registre du personnel


Un registre du personnel : pourquoi ?

Une obligation. Le « registre unique du personnel », dont la tenue est obligatoire, a pour objet de recenser un certain nombre d’informations qui concernent toutes les personnes travaillant et ayant travaillé dans l’entreprise. A compter de votre 1ère embauche, vous devez vous munir d’un registre du personnel.

Pour chaque établissement. Si votre entreprise comporte plusieurs établissements, vous devez établir un registre dans chaque établissement où sont employés les salariés, et non pas un seul pour toute l’entreprise.

Un contenu défini par les textes. Doivent figurer dans ce registre les noms et prénoms de tous les salariés, inscrits dans l’ordre des embauches (de manière indélébile, est-il précisé), et les indications complémentaires suivantes, pour chaque salarié :

  • la nationalité,
  • la date de naissance,
  • le sexe,
  • l'emploi,
  • la qualification,
  • les dates d'entrée et de sortie de l'établissement,
  • lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation,
  • pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée, le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail (une copie de ce titre est annexée au registre),
  • pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, la mention « contrat à durée déterminée »,
  • pour les salariés temporaires, la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire,
  • pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, la mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs » ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier,
  • pour les salariés à temps partiel, la mention « salarié à temps partiel »,
  • pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, la mention « apprenti » ou  « contrat de professionnalisation ».

Le saviez-vous ?

Doivent également être inscrits, dans une partie spécifique du registre, les noms et prénoms :

  • des stagiaires accueillis dans l’entreprise, par ordre d’arrivée, les dates de début et fin de stage, les nom et prénom du tuteur et le lieu de présence du stagiaire ;
  • des personnes volontaires en service civique accueillis dans l'établissement, par ordre d'arrivée (un décret non encore paru doit toutefois préciser les mentions les concernant à faire figurer au registre).

A noter. Si vous accueillez un salarié détaché par un prestataire établi à l’étranger, il faut annexer au registre la déclaration de détachement établie par votre prestataire, ou l’attestation de détachement, le cas échéant.

Et s’il y a des changements ? Si des évènements ont pour objet de modifier le statut du salarié par la suite, ces changements sont portés sur le registre au moment où ceux-ci surviennent (les rectifications ne modifiant pas le statut du salarié dans l’entreprise n’ont pas à être mentionnées).


Un registre du personnel : comment ?

Plusieurs modalités s’offrent à vous. Le registre peut, bien entendu, être tenu sur papier, mais vous pouvez aussi choisir d’utiliser un support informatique.

Si vous faites le choix du papier. Le personnel doit être enregistré par ordre chronologique des embauches et de manière indélébile (pas de crayon à papier !). Si certains salariés ont exercé au titre de plusieurs contrats successifs, vous devez signaler chaque entrée et chaque sortie correspondante sur une nouvelle ligne de votre registre.

Si vous faites le choix de l’informatique. Le support choisi doit permettre des garanties de contrôle équivalentes à la tenue du registre sur support papier : utilisable sans difficulté, aucun risque d’altération des mentions obligatoires du registre, accessible à tout moment, sauvegarde régulière des données, etc. Il peut être utile de conserver l’historique des corrections apportées au registre.

Un registre à déclarer ? Depuis le 25 mai 2018, il n’est plus nécessaire de procéder à une déclaration du registre auprès de la Cnil. Néanmoins, vous devez tenir un registre dans un registre des activités de traitement. Vous y inscrirez alors l’existence du registre unique du personnel.

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Organiser la protection des données personnelles (RGPD) »

Le saviez-vous ?

Si vous mettez en place un support informatique pour la tenue du registre du personnel, vous devez consulter, pour avis, au préalable, les instances représentatives du personnel (le CSE).


Un registre du personnel : quelles obligations ?

Vous devez tenir ce registre à disposition. Ce registre doit être tenu à la disposition, pour consultation, des membres du CSE, s'il est en place, et des fonctionnaires et agents chargé de veiller à l’application de la règlementation sociale (inspection du travail, services de l’Urssaf, etc.). Ce registre doit rester dans l’entreprise, puisqu’il doit être mis à la disposition permanente de ces personnes : il s’ensuit donc que, même si vous externaliser la paie et la gestion du personnel, la tenue du registre ne peut pas être externalisée.

Vous devez conserver ce registre. Les mentions qui sont portées sur le registre doivent être conservées pendant au moins 5 ans, à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’entreprise. Attention. Le défaut de tenue du registre unique constitue une infraction susceptible d’être relevée par voie de procès-verbal et punie de l’amende prévue pour les contraventions de la 4ème classe, appliquée autant de fois qu’il y a de personnes employées.

A retenir

Ce registre du personnel vous permettra de suivre les entrées et sorties du personnel salarié. Conservez-le précieusement dans l’entreprise (les membres du CSE devant être en mesure de le consulter à tout moment).

J'ai entendu dire

J’ai décidé de passer à l’informatique pour la tenue de mon registre. Par contre, est-ce que je dois reporter sur le support informatique toutes les données figurant sur mon registre papier ?

Non, vous n’êtes pas obligé de recopier le registre papier sur le support informatique. Ce que vous devez faire, dans ce cas : vous indiquez sur le support informatique qu’il fait suite au registre papier et vous poursuivez la tenue sur le support informatique. Mais prenez soin de conserver le registre papier pour respecter l’obligation de conservation pendant au moins 5 ans.

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Sources
  • Articles L 1221-13 à L 1221-15 du Code du Travail
  • Articles D 1221-23 à D 1221-27 du Code du Travail
  • Article L 8113-6 du Code du Travail
  • Articles D 8113-2 et D 8113-3 du Code du Travail
  • Loi n° 2017-86 du 27 janvier 2017 relative à l'égalité et à la citoyenneté, article 20 (concernant les volontaires au service civique)
  • www.cnil.fr
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Vos obligations en matière d’information des salariés

Date de mise à jour : 14/06/2022 Date de vérification le : 14/06/2022 13 minutes
Attention, cet article a plus d'un an

Les entreprises sont tenues d’afficher un certain nombre de documents pour qu’ils soient disponibles et vus par l’ensemble du personnel salarié. Quels sont les documents concernés ? Existe-t-il d’autres modalités d’information ? Ci-après, les réponses, sous forme de pense-bête…

Rédigé par l'équipe WebLex.
Vos obligations en matière d’information des salariés


Une information par voie d’affichage

Voici la liste. Vous avez l’obligation d’afficher un certain nombre de documents, certains que l’on doit retrouver dans toutes les entreprises, d’autres qui ne concerneront que certaines entreprises, notamment pour des raisons de seuil d’effectif.

Affichez les horaires de travail. Les horaires collectifs de travail doivent être portés à la connaissance de vos collaborateurs, ce qui vous impose d’afficher les horaires de travail. Quelques précisions à ce sujet…

Un même horaire collectif ? Lorsque les salariés travaillent selon le même horaire collectif, il faut afficher un document précisant les heures collectives auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos (toute modification de cet horaire doit donner lieu à une rectification affichée dans les mêmes conditions) : cet horaire collectif doit être daté et signé par le chef d’entreprise ou le chef d’établissement et doit être affiché en caractère lisible et apposé de façon apparente dans chacun des lieux auxquels il s’applique. Le duplicata de cet avis doit être tenu à la disposition de l’inspecteur du travail.

Un aménagement du temps de travail ? Si l’entreprise a mis en place un système d’aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine et au plus égale à l’année, il faut préciser la répartition de la durée du travail (nombre de semaines que comprend la période de référence, et pour chaque semaine, l’horaire de travail et la répartition de la durée du travail).

Travail organisé par équipes successives, roulement ou relais ? Si le travail est organisé par équipes successives, par relais ou par roulement, il faut afficher la composition de chaque équipe dans les mêmes conditions que l’horaire (il est toutefois possible de remplir cette obligation en reportant la composition de l’équipe sur un simple registre mis à la disposition de l’inspecteur du travail et des membres de la délégation du personnel du CSE).

Attention ! Le défaut d’affichage des horaires de travail peut avoir pour conséquence un délit d’opposition au contrôle de la réalité du temps de travail dans l’entreprise par l’inspection du travail : c’est ce à quoi a été condamné un exploitant qui s’est abstenu d’afficher les horaires de travail, malgré des lettres de relance rappelant ses obligations en la matière.

Un affichage des consignes de sécurité...Vous devez mettre en place des consignes de sécurité dans l’entreprise, afin de prendre toutes les mesures nécessaires à la protection des salariés. Vous devez afficher à une place convenable et aisément accessible dans les lieux de travail un avis indiquant les modalités d’accès des salariés au document unique d’évaluation des risques. Si vous disposez d’un règlement intérieur, cet avis doit être affiché sur le même emplacement que celui réservé au règlement intérieur. Vous devez également afficher les consignes générales de sécurité.

… et une signalisation. Les installations d'extinction destinées à prévenir et à lutter contre les incendies doivent faire l'objet d'une signalisation durable aux endroits appropriés et des consignes de sécurité incendie doivent être établies et affichées de manière très apparente dans les établissements où plus de 50 personnes peuvent se trouver occupées ou réunies habituellement (mise en place d’une alarme sonore, désignation du personnel en charge de diriger l’évacuation des personnes, etc.). Vous devez également mettre en place une signalisation de sécurité dans l’entreprise, cette signalisation prend la forme d’un panneau, d’une couleur ou d’un signal lumineux ou acoustique (exemples : baliser les sorties d’évacuation au moyen de panneaux lumineux, localiser les extincteurs d’incendie, etc.).

Le saviez-vous ?

Vous devez mettre en place des consignes d’urgence qui doivent rappeler la conduite à tenir en cas d’urgence, ainsi que les différentes procédures à suivre (coordonnées du service médical et des services de secours, noms et fonctions des secouristes du travail, localisation des trousses ou du local de premier secours, etc.).

Idéalement, toutes les informations nécessaires à la sécurité des personnes et des locaux, ainsi que toutes les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence doivent être mentionnées sur un seul et même document, voire même concentrées sur un même lieu.

Afficher les coordonnées des services de secours. Dans le prolongement de celui vient d’être dit, vous devez aussi afficher dans les locaux accessibles aux salariés les coordonnées du médecin du travail (ou du service de santé au travail) et des services de secours d’urgence, ainsi que la localisation de la ou des trousses de secours ou le local de premier secours.

Affichez les coordonnées de l’inspection du travail. En même temps que vous affichez les coordonnées des services de secours, vous devez aussi porter à la connaissance des salariés les coordonnées de l'inspection du travail compétente ainsi que le nom de l'inspecteur compétent.

Affichez les panneaux d’interdiction de fumer. Il est strictement interdit de fumer dans les entreprises. Même s’il s’agit d’une règle qui est connue de tous, cette connaissance ne vous prive pas de l’obligation qui vous est faite de rappeler cette interdiction de fumer au moyen d’une signalisation spécifique. De la même manière, si vous avez mis en place un ou des espaces réservés aux fumeurs, vous devez afficher un « avertissement sanitaire ».

Affichez les panneaux d’interdiction de vapoter. Il est interdit de vapoter dans tous les lieux de travail fermés et couverts affectés à un usage collectif, qu’ils soient ou non situés dans les bâtiments de l’entreprise. Si vous êtes concerné par cette interdiction de vapoter et sous peine d’une amende de 450 € maximum (2 250 € si l’entreprise est condamnée), vous devez afficher, par une signalisation apparente, le principe de cette interdiction mais également ses conditions d’application dans l’enceinte des lieux, le cas échéant.

Affichez l’accord de participation. Si vous avez mis en place un accord de participation, vous devez en informer les salariés par tout moyen, et, à défaut, par voie d’affichage. Si un plan d’épargne est associé à l’accord de participation, vous pouvez également joindre à cet accord les modalités de mise en place et de fonctionnement de ce plan.

Affichez les coordonnées du Défenseur des Droits. Ce service a été mis en place, notamment pour lutter contre les discriminations. Vous devez afficher les coordonnées du service téléphonique de ce service qui est le suivant : 09 69 39 00 00.

Affichez les noms des membres du CSE. Même si l’obligation ne concernait que les membres du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, il est en pratique fréquent de porter aussi à la connaissance des salariés les noms des représentants du personnel.

Où les afficher ? L’affichage doit se faire de façon la plus apparente possible dans chaque lieu de travail et dans les espaces réservées à la communication dédiée aux collaborateurs de l’entreprise. Ce peut-être un lieu de passage pour les salariés, un local dédié au repos des salariés, etc.

Attention ! La vérification par l’inspection du travail du respect des conditions d’affichage est quasi-systématique en cas de contrôle. Ne sous-estimer donc pas cette obligation. Et pensez à mettre à jour régulièrement les documents affichés, sans perdre de vue qu’ils ont d’abord et avant tout pour finalité d’informer vos collaborateurs sur un certain nombre d’informations essentielles touchant à leurs conditions de travail. Il n’est pas inutile, à cet égard, de faire le point avec votre conseil pour valider le respect des différentes obligations qui vous incombe.


Une information communiquée par tout moyen

« Communiquée par tout moyen » ? Par mesure de simplification et d’adaptation aux moyens de communication contemporains, certaines informations n’ont plus à être affichées mais doivent tout de même être communiquées aux salariés (voire aux candidats à l’embauche). Cette communication doit être faite par tout moyen (cela signifie que vous pouvez opter pour l’affichage, par un envoi informatique des documents, utilisation de l’intranet de l’entreprise…).

Communiquez sur le repos hebdomadaire ! Lorsque vous dérogez au repos dominical, il n’est pas nécessaire d’afficher les éventuelles dérogations. Vous devez, néanmoins, procéder à l’information de vos salariés.

Communiquez la période de prise de congés et l’ordre des départs en congés ! Vous devez informer vos salariés des dates de début et de fin de la période, au moins 2 mois avant l’ouverture de cette période (en principe, elle s‘étend du 1er mai au 31 octobre), et communiquer l’ordre des départs en congé, au moins 1 mois avant le départ en congé. Si vous êtes affilié à une caisse de congés payés (entreprise du secteur du bâtiment par exemple), vous devez communiquer par tout moyen les coordonnées de cette caisse d’affiliation. Jusqu’au 23 octobre 2016, l’affichage était obligatoire.

Communiquez les conventions collectives applicables ! Jusqu’au 23 octobre 2016, vous deviez afficher un avis précisant la convention collective applicable dans l’entreprise, ainsi que l’endroit où elle peut être consultée et les modalités de cette consultation. A défaut, vous ne pouviez pas vous prévaloir des dispositions y figurant. Notez que cette obligation d’affichage est remplacée par une communication par tout moyen aux salariés (vous pouvez continuer de procéder à l’affichage ou utiliser l’intranet de l’entreprise, par exemple). Si un salarié justifie d’un préjudice du fait de ce défaut d’information, il peut obtenir une indemnisation en justice. Si vous ne respectez pas cette obligation d’information, vous encourez une amende de 750 €.

Le saviez-vous ?

Si vous employez des concierges ou gardiens d'immeubles, des travailleurs isolés ou à domicile, l’avis précisant la convention collective applicable dans l’entreprise, doit être remis aux salariés concernés. Veillez dans ce cas à leur faire signer un document pour prouver, au besoin, que vous avez rempli votre obligation.

Communiquez le règlement intérieur ! Si vous employez au moins 50 salariés, vous êtes tenus d’établir un règlement intérieur. Il n’est plus nécessaire de l’afficher dans les lieux de travail ou dans les locaux et à la porte où se fait l’embauche. Mais vous devez le porter à la connaissance de toute personne ayant accès aux lieux de travail et aux locaux où se fait l’embauche. Bien entendu, si le règlement intérieur vient à être modifié ou mis à jour, vous devez communiquer le nouveau document. En outre, si vous rédigez des notes de services portant sur la discipline, l’hygiène ou la sécurité, vous devez les communiquer également, s’agissant de notes assimilées au règlement intérieur.

Notez que le règlement intérieur doit rappeler les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés et les dispositions relatives aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes.

A compter du 1er septembre 2022, le règlement intérieur rappellera également l'existence du dispositif de protection des lanceurs d'alerte relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique.

Communiquez les textes liés à la lutte contre les discriminations ! Vous êtes également tenu d’afficher les principaux textes relatifs à l’égalité professionnelle entre hommes et femmes : principe d’égalité de rémunération ; liste des discriminations prohibées ; le cas échéant, synthèse de votre plan d’action en vue d’assurer l’égalité hommes/femmes. Notez toutefois que cette obligation d’affichage est remplacée par une obligation d’information par tout moyen.

Affichez les textes liés au harcèlement.Vous devez informer vos salariés ainsi que les candidats à l’embauche des textes liés au harcèlement moral et sexuel. Depuis le 1er janvier 2019, l’information doit également porter sur les actions contentieuses civiles et pénales ouvertes en matière de harcèlement sexuel et les coordonnées (adresse et numéro de téléphone) des autorités et services compétents, c’est-à-dire :

  • du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l'établissement ;
  • de l'inspection du travail compétente ainsi que le nom de l'inspecteur compétent ;
  • du Défenseur des droits ;
  • du référent harcèlement sexuel désigné par l’employeur dans les entreprises d’au moins 250 salariés (chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les salariés en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et aux agissements sexistes) ;
  • du référent harcèlement sexuel au sein du comité social et économique (CSE), s’il existe, et désigné par le CSE dans le cadre d’une résolution prise à la majorité des membres présents.

Le saviez-vous ?

Concernant la liste des discriminations prohibées et le texte sanctionnant le harcèlement sexuel, si l’information doit être communiquée « par tout moyen », la Loi précise tout de même que cette communication se fait « dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l'embauche ». Notez que l’affichage reste, dans ce cas, certainement le moyen de communication le plus adapté.

Communiquez sur les élections professionnelles. Plutôt que de procéder par voie d’affichage, il vous est désormais possible d’informer par tous moyens vos collaborateurs en ce qui concerne l’organisation des élections. Il en est de même du procès-verbal de carence qui peut être porté à la connaissance des salariés par tout moyen.

A retenir

Affichez les documents et informations obligatoires dans les lieux de travail accessibles aux salariés. Bien que certains documents puissent être simplement communiqués « par tout moyen » aux salariés, n’oubliez pas que, parfois, l’affichage peut rester le moyen de communication le plus adapté.

Pensez également à vérifier que la signalisation et l’information relative aux mesures de sécurité dans l’entreprise sont correctement mises en place.

J'ai entendu dire

Que se passe-t-il si l’entreprise ne respecte pas les obligations en matière d’affichage des documents ?

Au préalable, il faut savoir que l’inspection du travail, dans le cas d’une visite, contrôlera quasi-systématiquement le respect de cette obligation. Ensuite, vous devez avoir à l’esprit qu’à chaque obligation est prévue une sanction en cas de non-respect de l’obligation d’affichage. Mais il en est de même pour l'obligation de 'communication par tout moyen'.

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Sources
  • Articles L 3122-2, L 3171-1 et D 3171-1 à D 3171-7 du Code du Travail (durée du travail)
  • Articles D 3141-5, D 3141-6 et D 3141-28 du Code du Travail (congés payés)
  • Article R 3512-7 du Code de la Santé Publique (interdiction de fumer)
  • Articles R3515-2 et R3515-3 du code la santé publique (sanctions relatives à l’interdiction de fumer)
  • Article L 1142-6 du Code du Travail (lutte contre les discriminations)
  • Articles L 1152-4 et L 1153-5 du Code du Travail (information sur le harcèlement)
  • Article R 3221-2 du Code du Travail (principe d’égalité professionnelle entre hommes et femmes)
  • Article L1321-2 du Code du travail (règlement intérieur)
  • Articles L 1311-2, R 1321-1 (règlement intérieur) et L 1321-5 (notes de services) du Code du Travail
  • Articles R 4227-28 et suivants du Code du Travail (moyens de protection contre les incendies)
  • Arrêté du 4 novembre 1993 relatif à la signalisation de sécurité et de santé au travail
  • Article R 4224-23 du Code du Travail (matériel de premier secours)
  • Article D 4711-1du Code du Travail (coordonnées de la médecine du travail, des services de secours et de l’inspection du travail)
  • Article L 4121-3 et L 4121-4 du Code du Travail (document unique d’évaluation des risques)
  • Article D 3323-12 du Code du Travail (accord de participation)
  • Articles L 2312-1 et suivants (élection des représentants du personnel)
  • Articles 222-33 et 222-33-2 du Code Pénal (harcèlement sexuel et moral)
  • Loi n° 2001-1066 du 16 novembre 2001 relative à la lutte contre les discriminations, article 9 (service du défenseur des droits)
  • Ordonnance n° 2014-699 du 26 juin 2014 portant simplification et adaptation du droit du travail (simplification de l’affichage obligatoire)
  • Loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, article 105
  • Décrets n° 2016-1417 et n° 2016-1418 du 20 octobre 2016 relatif à la simplification des obligations des entreprises en matière d'affichage et de transmission de documents à l'administration (simplification de l’affichage obligatoire)
  • Décret n° 2017-633 du 25 avril 2017 relatif aux conditions d’application de l’interdiction de vapoter dans certains lieux à usage collectif
  • Décret n° 2017-932 du 10 mai 2017 portant diverses mesures de simplification pour les entreprises
  • Décret n° 2019-15 du 8 janvier 2019 portant application des dispositions visant à supprimer les écarts de rémunération entre les femmes et les hommes dans l'entreprise et relatives à la lutte contre les violences sexuelles et les agissements sexistes au travail, article 2
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 28 février 1996, n° 93-42058 (affichage convention collective)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 19 mai 2004, n° 02-44671 (sanction du défaut d’affichage de la convention collective)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre criminelle, du 14 avril 2015, n° 14-83267 (défaut d’affiche des horaires de travail et opposition au contrôle)
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Congés et citoyenneté

Date de mise à jour : 24/05/2022 Date de vérification le : 24/05/2022 4 minutes
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Un salarié vous sollicite et vous annonce qu’il doit s’absenter quelques jours pour effectuer la journée défense et citoyenne. Un autre souhaite bénéficier d’un congé en raison de l’acquisition de la nationalité. Peuvent-ils bénéficier d’un congé spécial pour ces événements ?

Rédigé par l'équipe WebLex.
Congés et citoyenneté


Le service national et la journée défense et citoyenne

Le parcours citoyen. Chaque jeune français suit avant ses 18 ans un parcours de citoyenneté. Au collège puis au lycée, les jeunes suivent des cours d’éducation civique. A 16 ans, chaque jeune doit se faire recenser. Enfin, entre ses 16 et 25 ans, chacun et chacune doivent participer à une journée dite « défense et citoyenne ».

La journée défense et citoyenne. Lors de cette journée, chaque jeune reçoit une instruction à propos des responsabilités du citoyen et des enjeux de la défense. Ils reçoivent également une information concernant le service civique et les autres formes de volontariat ainsi qu’une sensibilisation à la sécurité routière et aux différents dons. Enfin, un test d’évaluation de l’apprentissage de la langue française leur est proposé afin de détecter, le cas échéant, des cas d’illettrisme.

Le saviez-vous ?

Le Service militaire obligatoire a été remplacé par le Service national qui se décompose en 3 étapes (cours d’éducation civique au collège, recensement à 16 ans et participation à la journée défense et citoyenne entre 16 et 25 ans (anciennement dénommée Journée d’appel à la défense (JAPD)).

Congé exceptionnel. La journée défense citoyenne est obligatoire. De ce fait, chaque jeune salarié bénéficie d’un congé exceptionnel d’une journée.

Rémunération du salarié. Vous devez maintenir la rémunération de votre salarié durant cette journée d’absence. Le temps d’absence est considéré comme une période de travail effectif pour la détermination des congés annuels.

Le saviez-vous ?

En temps de guerre, le contrat de travail des salariés appelés à servir sous les drapeaux est suspendu.

A son retour de service, et au plus tard dans le mois suivant son retour, le salarié peut vous avertir qu’il souhaite reprendre son emploi. Dans ce cas, vous devez réintégrer votre salarié et lui faire bénéficier de tous les avantages qu’il avait acquis au moment de son départ.


Le congé pour acquisition de la nationalité

Acquérir la nationalité. Vous avez la possibilité de recruter un salarié étranger (dans certaines conditions). Quant à lui, il peut, s’il le souhaite, demander à acquérir la nationalité française. Dans ce cas, il pourra être amené à participer à une cérémonie d’accueil.

Bénéficiaires du congé. Lorsqu’une personne acquiert la nationalité française, elle doit se rendre à une cérémonie d’accueil dans la citoyenneté française. Votre salarié bénéficie, à cette occasion, d’un congé.

Un droit au congé pour le salarié. Le salarié a le droit de bénéficier, sur justification, d'un congé pour assister à sa cérémonie d'accueil dans la citoyenneté française. Il s’agit de dispositions d’ordre public. Ni le contrat de travail, ni la convention collective ne peuvent priver le salarié de ce droit au congé. En cas de différend avec l’employeur à ce sujet, le salarié pourra saisir le conseil de prud’hommes.

Durée du congé. A défaut d’accord collectif plus favorable, le congé pour acquisition de la nationalité est d’une demi-journée.

Important ! Le conjoint de la personne acquérant la nationalité française bénéficie également de ce congé afin d’accompagner son conjoint.

A noter. La durée de ce congé ne peut pas être imputée sur les congés payés du salarié.

A retenir

Le congé pour la journée défense et citoyenne est un congé exceptionnel que l’employeur doit obligatoirement accorder au salarié. La rémunération du salarié doit être maintenu dans ce cas.

Le congé pour acquisition de la nationalité est un congé de droit pour le salarié qui en fait la demande. Néanmoins, si le salarié en fait la demande, il devra le justifier.

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Les congés en raison de la maladie d’un enfant

Date de mise à jour : 09/02/2024 Date de vérification le : 09/02/2024 16 minutes
Attention, cet article a plus d'un an

Un de vos salariés vous informe que son enfant est malade et demande à s’absenter toute la journée pour s’occuper de lui. Un autre salarié a un enfant gravement malade et demande le bénéfice du congé de présence parentale. Est-ce une obligation pour vous d’accepter ces demandes ? Comment les gérer ?

Rédigé par l'équipe WebLex.
Les congés en raison de la maladie d’un enfant

Une absence de droit en cas de maladie d’un enfant

La maladie d’un enfant. Tout salarié, quel que soit son ancienneté, a droit au bénéfice d’un congé en cas de maladie ou d’accident d’un enfant de moins de 16 ans dont il a la charge. Si un de vos salariés vous informe de la maladie de son enfant, il est donc en droit de s‘absenter pendant un délai qui va de 3 jours par an (c’est le principe) à 5 jours par an si l’enfant est âgé de moins d’1 an ou si votre salarié assume la charge d’au moins 3 enfants de moins de 16 ans.

Un congé de droit ! Sachez que ce congé est de droit, de sorte que le salarié n’est pas tenu de vous demander une autorisation d’absence ; néanmoins, pour justifier cette absence, il doit vous fournir une attestation médicale précisant l’état de santé de l’enfant.

Un congé non rémunéré. Le congé n’est pas rémunéré. Consultez toutefois votre convention collective qui peut prévoir le versement d’une rémunération en cas d’absence pour enfant malade.


En cas de maladie ou d’handicap grave : le congé de présence parentale

En cas de maladie grave de l’enfant. Si l’un de vos salariés a la charge d’un enfant (d’au plus 20 ans) atteint d’une maladie ou d’un handicap particulièrement grave rendant indispensable une présence et des soins contraignants, il peut bénéficier d’un « congé de présence parentale ».

Durée du congé de présence parentale. Il s’agit d’une absence autorisée de 310 jours ouvrés (14 mois) à prendre à son gré pendant une période maximale de 3 ans.

Pas de maintien de salaire obligatoire. Pendant cette absence, le salarié ne peut pas, en principe, prétendre au maintien de sa rémunération. Cependant, il peut bénéficier d’indemnités versées par la Caf, prenant la forme d’une allocation journalière de présence parentale.

Notez qu’à compter du 1er janvier 2023, le montant de cette allocation sera revalorisé au 1er janvier de chaque année, en référence au salaire minimum interprofessionnel de croissance (SMIC), sans pouvoir excéder les revenus journaliers tirés de l'activité professionnelle (pour les personnes qui cessent leur activité) et les revenus de remplacement des personnes aptes au travail en recherche d'emploi.

De nouveaux bénéficiaires ? A compter du 1er janvier 2023, au plus tard, le bénéfice de ces allocations sera étendu aux conjoints collaborateurs d'une exploitation agricole ou d'une entreprise artisanale, commerciale, libérale ou agricole.

Le saviez-vous ?

Il est désormais possible de fractionner ce congé, auquel cas la durée minimale de chaque période de congé est d'une demi-journée ou de le transformer en temps partiel.

Une information. Le salarié doit vous informer de sa volonté de bénéficier du congé de présence parentale au moins 15 jours avant le début du congé (certificat médical établi par le médecin de l’enfant à l’appui). Puis, chaque fois qu’il souhaitera prendre une demi-journée ou un ou plusieurs jours à ce titre, il devra vous prévenir au moins 48 heures à l’avance.

Un renouvellement cas de prolongation du traitement. Lorsque le médecin le prévoit, cette durée fait l'objet d'un réexamen à l'échéance qu'il a fixée et qui ne peut être inférieure à 6 mois, ni supérieure à un an. Cependant, si la durée prévisible du traitement, mentionnée dans le certificat médical, excède un an, elle fait l'objet d'un nouvel examen à cette échéance. Ce réexamen de la durée prévisible de traitement peut être demandé au médecin qui suit l'enfant à tout moment à compter du dernier mois précédant soit l'échéance de la durée prévisible de traitement fixée par ce médecin, soit l'issue de la durée maximale d'un an lorsque la durée prévisible de traitement est supérieure ou égale à cette durée. Le médecin qui suit l'enfant peut dès lors fixer une nouvelle durée prévisible de traitement, qui pourra faire l'objet d'un réexamen dans les mêmes conditions.

À noter. Le cas échéant, le droit à l'allocation journalière de présence parentale est dans un tel cas renouvelé à compter de l'échéance de la durée prévisible de traitement ou de la durée d'un an lorsque la durée prévisible de traitement est supérieure ou égale à cette durée. Mais la prolongation du droit à l’allocation journalière de présence parentale se fait dans la limite de la durée maximale de 3 ans restant à courir et du nombre de jours pour lesquels le salarié bénéficie des allocations journalières fixé à 310, déduction faite de celles déjà versées.

Un renouvellement en cas de rechute. Au-delà de la période initiale de 3 ans, en cas de rechute ou de récidive de la pathologie de l'enfant au titre de laquelle le droit à l'allocation journalière de présence parentale avait été ouvert ou lorsque la gravité de la pathologie de l'enfant au titre de laquelle le droit à l'allocation journalière de présence parentale avait été ouvert nécessite toujours une présence soutenue. Le nouveau certificat médical est, confirmé par un accord explicite du service de contrôle médical (qui n’a plus être explicite depuis le 21 juillet 2023) lorsqu’il est question du renouvellement du versement de l’AJPP. En revanche, pour le renouvellement du congé de présence parentale, l’accord du service de contrôle médical ne serait, a priori, plus obligatoire.

Un renouvellement possible au titre de la même maladie, du même handicap ou du même accident. Le salarié peut renouveler ces 310 jours sur une nouvelle période de 3 ans, avant le terme de cette période, et donc renouveler selon les mêmes modalités le versement de l’allocation journalière de présence parentale, à condition que :

  • les 310 jours au titre de la première période aient été atteints ;
  • le renouvellement vise la même maladie, le même handicap ou les conséquences du même accident ;
  • le médecin de l’enfant établisse un nouveau certificat médical témoignant du caractère indispensable de la poursuite des soins et d’une présence soutenue, confirmé par un accord explicite du service de contrôle médical.

Pour ce faire, il faut que le médecin de l’enfant établisse un nouveau certificat médical témoignant du caractère indispensable de la poursuite des soins et d’une présence soutenue. Le nouveau certificat médical est confirmé par un accord du service de contrôle médical (qui n’a plus être explicite depuis le 21 juillet 2023) lorsqu’il est question du renouvellement du versement de l’AJPP. 

En revanche, pour le renouvellement de l’allocation journalière de présence parentale, l’accord implicite du service de contrôle médical suffit. En d’autres termes, le silence gardé par le service de contrôle médical jusqu’au dernier jour du 2e mois civil qui suit la réception du pli, vaut désormais acceptation du renouvellement de l’AJPP. 

Une information. Le salarié doit informer l’employeur de l’avis favorable rendu par le service du contrôle médical, au moins 15 jours avant le début du congé renouvelé.

Enfin, en cas de renouvellement du congé de présence parentale, sans attendre le terme de la première période de 3 ans, le droit à l’allocation journalière de présence parentale est à nouveau ouvert pour une nouvelle période de 3 ans.

Une réintégration. A l’issue du congé, le salarié retrouve son précédent emploi ou un emploi similaire assorti d’une rémunération équivalente.

Détermination de l’ancienneté. La durée du congé de présence parentale est prise en compte en totalité pour la détermination des droits liés à l’ancienneté du salarié dans l’entreprise.

Une interdiction de licencier... Depuis le 21 juillet 2023, l’employeur ne peut pas rompre le contrat de travail d’un salarié pendant un congé de présence parentale, ni pendant les périodes travaillées si le congé de présence parentale est fractionné ou pris à temps partiel.

Sauf... s’il justifie d’une faute grave de l’intéressé ou de son impossibilité de maintenir ce contrat pour un motif étranger à l’état de santé de l’enfant du salarié.

Le don de jours de repos pour enfant malade

Don de jours de repos. Tout salarié peut, sur sa demande et en accord avec son employeur renoncer anonymement à des jours de repos ou de congé non pris au profit d’un salarié de l’entreprise dont l’enfant âgé de moins de 20 ans est atteint d’une maladie, d’un handicap ou d’un accident d’une particulière gravité rendant indispensables une présence soutenue et des soins contraignants. Le congé annuel pour sa durée excédant 24 jours ouvrables, les jours de RTT ou de récupération peuvent être cédés.

Un certificat médical. La particulière gravité de la maladie, du handicap ou de l'accident, ainsi que le caractère indispensable d'une présence soutenue et de soins contraignants sont attestés par un certificat médical détaillé, établi par le médecin qui suit l'enfant au titre de la maladie, du handicap ou de l'accident.

Un salaire maintenu. Le salarié – qui bénéficie du don de jours de congés - bénéficie du maintien de sa rémunération pendant sa période d'absence. Cette période d'absence est assimilée à une période de travail effectif pour la détermination des droits que le salarié tient de son ancienneté. Le salarié conserve également le bénéfice de tous les avantages qu'il avait acquis avant le début de sa période d'absence.

À retenir

Le salarié dont l’enfant est malade peut bénéficier de plusieurs types de congés. Certains sont non rémunérés, d’autres oui. Attention : dans toutes les hypothèses, consultez votre convention collective qui peut contenir des dispositions spécifiques (et plus favorables) sur les différentes autorisations d’absence et congés que peut prendre le salarié.
 

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Le congé de deuil suite au décès d’un enfant

Date de mise à jour : 23/05/2022 Date de vérification le : 23/05/2022 5 minutes
Attention, cet article a plus d'un an

Un salarié vient de perdre son enfant. Il souhaite bénéficier du congé de deuil. Comment gérer cette demande ?

Rédigé par l'équipe WebLex.
Le congé de deuil suite au décès d’un enfant


Un droit à congé pour le salarié

L’employeur ne peut pas le refuser. Ce droit pour le salarié de bénéficier du congé de deuil est prévu par la loi et est d’ordre public. De ce fait, l’employeur, un accord ou une convention collective ne peuvent pas refuser au salarié le droit de prendre ce congé, ou même restreindre son exercice.

Qui peut en bénéficier ? Le salarié peut bénéficier du congé de deuil en cas de décès de son enfant âgé de moins de 25 ans ou d’une personne âgée de moins de 25 ans à sa charge effective et permanente.

Quelle durée ? Pour les décès intervenant à compter du 1er juillet 2020, le salarié pourra bénéficier d’un congé de deuil de 8 jours, en cas de décès de son enfant âgé de moins de 25 ans ou d'une personne âgée de moins de 25 ans à sa charge effective et permanente. Ce congé s’ajoute aux 7 jours d’absence pour décès d’un enfant de moins de 25 ans.

Fractionnement possible. Ce congé de deuil pourra, en outre, être fractionné en 2 périodes. Chaque période doit être d'une durée au moins égale à une journée.

Une information préalable. Pour en bénéficier, le salarié devra en informer son employeur au moins 24 heures avant le début de chaque période d'absence.

A noter. Ce congé de deuil peut être pris dans un délai d'un an à compter du décès de l'enfant.


Les incidences sur le contrat de travail

Rémunération. La prise de ce type de congé ne doit pas entrainer de réduction de la rémunération, étant entendu que l’indemnité journalière de deuil, le cas échéant, versée par la CPAM doit être prise en compte. Ces congés sont assimilés à du temps de travail effectif pour le calcul des congés payés, la répartition de l’intéressement et de la participation aux résultats de l’entreprise.

Une indemnisation. Le salarié qui bénéficie d’un congé de deuil perçoit, pendant la durée du congé, une indemnité journalière de Sécurité sociale, sous réserve de cesser toute activité salariée ou assimilée. Cette indemnité journalière n'est pas cumulable avec :

  • l'indemnisation des congés maladie ;
  • l'indemnisation des congés de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant ou d'adoption ;
  • les indemnités journalières versées en cas d'accident du travail et de maladies professionnelles ;
  • les allocations chômage.

Le saviez-vous ?

L'employeur qui a maintenu la rémunération de l'assuré est subrogé de plein droit dans les droits de son salarié à l'indemnité journalière. Cela signifie que l’indemnité journalière lui sera versée à lui.

Don de jours de repos. Tout salarié peut, sur sa demande et en accord avec son employeur, renoncer anonymement à des jours de repos ou de congé non pris au profit d’un salarié de l'entreprise dont l'enfant âgé de moins de 25 ans est décédé ou à raison du décès d’une personne de moins de 25 ans dont le bénéficiaire avait la charge effective et permanente. Cette renonciation peut intervenir au cours de l'année suivant la date du décès. Le congé annuel pour sa durée excédant 24 jours ouvrables, les jours de RTT ou de récupération peuvent être cédés.

Une période de protection. Le salarié endeuillé bénéficie d’une protection contre le licenciement pendant 13 semaines, à compter du décès de son enfant de moins de 25 ans ou d’une personne de moins de 25 ans dont il avait la charge effective et permanente. Toutefois, il s’agit d’une protection relative : l'employeur peut rompre le contrat s'il justifie d'une faute grave de l'intéressé ou de son impossibilité de maintenir ce contrat pour un motif étranger au décès de l'enfant.

Le saviez-vous ?

L’incapacité de travail survenant au cours d’une période de 13 semaines à compter du décès de son enfant de moins de 25 ans ou d’une personne de moins de 25 ans dont l’assuré avait la charge effective et permanente est indemnisée sans carence.

A retenir

Tout salarié peut bénéficier d’une absence autorisée, dont la durée varie selon l’évènement. Demandez-lui systématiquement qu’il vous fournisse les justifications permettant de valider cette absence. .

Attention : dans toutes les hypothèses, consultez votre convention collective qui peut contenir des dispositions spécifiques (et plus favorables) sur les différentes autorisations d’absence et congés divers que peut prendre le salarié dans les situations évoquées dans la fiche.

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