L’envoi d’une mise en demeure : un préalable obligatoire

2 situations. Il faut ici distinguer deux cas de figure différents :

• si votre contrôle URSSAF n’emporte aucune régularisation (l’inspecteur n’a aucune observation et vous adresse des recommandations pour l’avenir), le contrôle s’achève sans conséquences pécuniaires pour vous. C’est la meilleure option ;
• l’autre option, plus contraignante, suppose des régularisations de cotisations ou de contributions envisagées par l’inspecteur. Si le désaccord persiste, malgré vos réponses, l’administration va enclencher le recouvrement des sommes à régulariser.

Une mise en demeure préalable… L’administration doit vous adresser une mise en demeure aux termes de laquelle elle vous enjoint de régulariser votre situation à la suite du contrôle.

A quelle adresse ? La mise en demeure et la contrainte ayant un caractère obligatoire, l’avis de mise en demeure doit, quoi qu’il arrive, être notifié directement au siège social de l’entreprise et non pas du groupe. Dans le cas contraire, la procédure est nulle, et ce peu important que cette irrégularité n’ait causé aucun préjudice à l’entreprise. Notez que cette mise en demeure peut être adressée par lettre recommandée (comme c’était déjà le cas auparavant) ou par tout moyen permettant de conférer date certaine à sa réception (et donc par voie dématérialisée, notamment), à partir du 1er janvier 2019

Une mise en demeure limitée dans le temps ? Cette mise en demeure ne pourra concerner que des rappels de cotisations et contributions exigibles au titre des 3 années civiles précédentes – 5 années en cas de travail illégal – et de l’année civile en cours.

L’intention est sans incidence sur la prescription. Lorsque le contrôle révèle l’infraction de travail dissimulé, le redressement a pour unique but de recouvrer les cotisations réellement dues, sans qu'il soit nécessaire d'établir l'intention frauduleuse de l'employeur. L’Urssaf peut donc réclamer les cotisations dues sur les 5 dernières années.

A noter. La mise en recouvrement des cotisations, majorations et pénalités de retard faisant l'objet du redressement ne peut pas intervenir avant que l'inspecteur ait répondu aux observations de l'employeur.

Son contenu. Le contenu de cette mise en demeure doit être précis et motivé, et indiquer le délai d’un mois qui vous est imparti pour régulariser votre situation. Elle doit notamment obligatoirement préciser la nature et le montant des cotisations réclamées, ainsi que la période à laquelle elles se rapportent, année par année le cas échéant (une mise en demeure qui ne mentionnerait que le montant global dû, sans détails année par année, serait nulle). Sachez, par exemple, que l’administration a vu une procédure annulée parce que la mise en demeure ne fournissait pas le détail de calcul de chacune des cotisations réclamées. Elle doit, en outre, indiquer :

• les montants mentionnés dans la lettre d’observation, éventuellement modifiés à la suite des échanges que vous aurez eus ;
• la référence et la date de la lettre d’observations ainsi que la date du dernier courrier établi par l'agent de contrôle à l’occasion de vos échanges.

Vérifiez le calcul… La première vérification devra porter sur le montant réclamé : détail du calcul des cotisations supplémentaires, mention des pénalités, des majorations de retard…

Vérifiez la date ! Cette mise en demeure doit être signée du directeur de l’Urssaf (ou d’une personne ayant reçu délégation de sa part) et datée. Puisque la mise en demeure ne peut pas être envoyée avant un délai de 30 jours suivants la réception de la lettre d’observation, vérifiez la date d’envoi. On ne sait jamais…

Erreur de date = erreur matérielle ? Attention, si vous constatez que l’administration a fait une erreur dans la lettre de mise en demeure, par exemple sur la date de notification de la lettre d’observations, cela ne rend pas systématiquement la procédure de redressement irrégulière.

A payer ! Vous ne pouvez pas bénéficier de sursis de paiement, comme cela peut par exemple être admis pour les rectifications fiscales. Vous êtes donc tenu de payer les rappels dans le délai d’un mois. Si vous ne vous acquittez pas de ces cotisations supplémentaires dans ce délai, l’administration pourra engager contre votre entreprise un recouvrement forcé, notamment par voie de contrainte (une contrainte pourra être contestée dans un délai de 15 jours en saisissant, sur demande motivée, le Tribunal des Affaires de Sécurité Sociale – on dit alors que vous faites « opposition à la contrainte »).

À noter. Le défaut de réception de la mise en demeure préalable, adressée par lettre recommandée avec AR, n’a pas pour effet d’annuler la contrainte ultérieure si la non-réception est due à un dysfonctionnement des services postaux.

Attention. Au-delà des contraintes inhérentes à ce type de procédure, jamais agréables, un retard dans le paiement aura une incidence directe sur le montant des majorations de retard, qui peuvent s’accumuler… À éviter, donc, dans la mesure du possible.

Signature de la contrainte. Notez que l’utilisation d’une image numérisée de la signature du directeur de l’organisme, apposé sur la contrainte, ne permet pas, à elle seule, de remettre en cause la validité de la contrainte décernée.

Notification de la contrainte et changement d’adresse. Notez que l’huissier doit accomplir les diligences nécessaires pour établir la réalité du domicile du destinataire de l’acte, peu importe que celui-ci n’ait pas informé l’Urssaf de son changement d’adresse.

Pas de redressement en cas d’accord tacite. L’absence d’observations sur un point contrôlé vaut accord tacite de l’Urssaf (elle valide donc implicitement la pratique). Cet accord tacite fait obstacle à tout redressement ultérieur sur le même point dans la même entreprise ou le même établissement. Notez que le changement de forme juridique de l’entreprise entre 2 contrôles fait obstacle à cet accord tacite (la « nouvelle » entreprise ne pourra donc pas s’en prévaloir).

Attention à l’objet de la contrainte ! La contrainte délivrée par l’Urssaf doit avoir pour objet le recouvrement des cotisations et contributions sociales et des majorations de retard, le cas échéant. Le juge considère que cette contrainte ne peut en aucun cas avoir pour objet le remboursement d’un indu, correspondant à des sommes versées par erreur par l’organisme.

Contrôle Urssaf : le point sur les pénalités

Le principe. Vous êtes susceptible de devoir payer une pénalité de retard de 5 %, calculée sur la base des cotisations redressées, à laquelle s’ajoute une majoration de 0,2 % par mois ou fraction de mois de retard. Le taux de cette majoration complémentaire est abaissé à 0,1 % si les cotisations faisant l’objet d’un redressement sont payées dans les 30 jours suivant l’émission de la mise en demeure (sauf en cas d’abus de droit, d’absence de mise en conformité avec des observations notifiées lors d’un précédent contrôle, de travail dissimulé ou d’obstacle à contrôle).

À noter. S’il est établi à l’encontre de l’entreprise le délit de travail dissimulé, le montant des redressements est majoré de 25 %, voire de 40 % si des circonstances aggravantes sont établies. De telles circonstances aggravantes seront établies si le délit de travail dissimulé est constitué en bande organisée, par l’emploi dissimulé d'un mineur soumis à l'obligation scolaire ou en commettant les faits à l'égard de plusieurs personnes ou d'une personne dont la vulnérabilité ou l'état de dépendance sont apparents ou connus de l'auteur. En outre, le délit de travail dissimulé est puni d’une peine d’emprisonnement de 3 ans et de 45 000 € d’amende (5 ans et 75 000 € d’amende en cas de circonstances aggravantes) ; et l’entreprise verra l’annulation de toutes les mesures de réductions ou d’exonérations de cotisations sociales dont elle aurait pu bénéficier.

À noter. Le montant du redressement mis en recouvrement à l'issue d'un contrôle est majoré de 10 % en cas de constat d'absence de mise en conformité : un tel constat sera dressé si vous n’avez pas pris en compte les observations notifiées lors d'un précédent contrôle, que ces observations aient donné lieu à redressement ou non. Cette majoration, appliquée à la part du montant du redressement résultant du manquement réitéré, est appliquée si les observations effectuées à l'occasion d'un précédent contrôle ont été notifiées moins de 6 ans avant la date de notification des nouvelles observations constatant le manquement aux mêmes obligations.

En cas de sous-traitance. Le donneur d’ordre doit s’assurer du bon respect par son cocontractant de ses obligations déclaratives et de paiement en matière sociale ; et s’il est informé par écrit par un agent de contrôle, un syndicat ou une institution représentative du personnel, de l'intervention d'un sous-traitant en situation irrégulière, il doit aussitôt enjoindre son cocontractant de faire cesser sans délai cette situation.

Attention. Si, en qualité de donneur d’ordre, vous ne remplissez pas ces obligations, et que votre cocontractant s’est rendu coupable de travail dissimulé, l’Urssaf pourra annuler les réductions et exonérations de cotisations dont vous avez pu bénéficier.

Abus de droit. Afin d'en restituer le véritable caractère, l’Urssaf pourra refuser la prise en compte d’actes constitutifs d'un abus de droit, soit parce qu’ils présentent un caractère fictif, soit que, recherchant le bénéfice d'une application littérale des textes à l'encontre des objectifs poursuivis par leurs auteurs, ils n'aient pu être inspirés par aucun autre motif que celui d'éluder ou d'atténuer les contributions et cotisations sociales auxquelles l’entreprise est tenue. Cet « abus de droit » entraîne l'application d'une pénalité égale à 20 % des cotisations et contributions dues.

Opposition à contrôle. Evitez de vous opposer au contrôle Urssaf (en vous rendant, par tout actes ou omissions, de faire obstacle aux opérations de contrôle ou de vous y soustraire). Sachez qu’une opposition à contrôle et sanctionnée par une pénalité égale à :

• 7 500 € par salarié (dans la limite de 750 000 €) ;
• 7 500 € pour un travailleur indépendant au titre de ses cotisations personnelles ;
• 3 750 € pour un particulier employeur.

Montant de la pénalité. Le montant de la pénalité est fixé en fonction de la gravité des faits. Cette pénalité ne peut désormais dépasser la limite de 4 fois le plafond mensuel de la sécurité sociale (PMSS), contre 2 auparavant. Pour rappel, le PMSS est de 3 428 € au titre de l’année 2021. Cette limite est :

• doublée en cas de récidive dans un délai fixé par voie réglementaire (8 PMSS);
• doublée lorsque l’intention de frauder est établie (8 PMSS) ;
• quadruplée lorsque la fraude est commise en bande organisée (16 PMSS).

Des remises de pénalités possibles ?

Un droit à l’erreur ? Il est admis qu’une entreprise qui se trompe pour la 1ère fois en remplissant une déclaration sociale, soit parce qu’elle a méconnu une règle applicable à sa situation, soit parce qu’elle a commis une simple erreur matérielle (par exemple en se trompant dans les cases à cocher), ne soit pas pécuniairement sanctionné.

Pour quoi ? Ce droit à l’erreur s’applique, pour les employeurs et les travailleurs indépendants, à compter du 1er janvier 2020 :

• en cas de retard, d’omission ou d’inexactitude dans les déclarations sociales ou le paiement tardif des cotisations ;
• en cas de redressement opéré par l’Urssaf, à la condition que le montant redressé soit de faible montant et qu’aucune infraction grave n’ait été constatée.

Attention. Ce droit à l’erreur ne s’appliquera pas :

• en cas d’omission de salarié dans une déclaration ;
• en cas d’inexactitudes répétées du montant des rémunérations déclarées ;
• en cas de défaut de production des déclarations aux échéances prescrites, et notamment de la déclaration sociale nominative ;
• en cas de déclaration régularisatrice postérieure à une taxation provisionnelle ;
• en cas de non-respect de l’obligation de dématérialisation des déclarations sociales et de paiement des cotisations ;
• aux sanctions requises pour la mise en œuvre du droit de l’Union européenne ;
• aux sanctions prononcées par les autorités de régulation à l’égard des professionnels soumis à leur contrôle.

A noter. S’agissant du droit à l’erreur en matière de déclaration, il suppose que :

• l’erreur soit corrigée lors de l’échéance déclarative la plus proche et donne lieu au versement, à la même échéance, du complément de cotisation correspondant ;
• l’une des conditions suivantes soit remplie :
  • la déclaration rectifiée et le versement régularisateur sont adressés au plus tard lors de la 1ère échéance suivant celle de la déclaration ou du versement initial ;
  • ou le montant des majorations et pénalités qui seraient applicables est inférieur au plafond mensuel de la Sécurité Sociale ;
  • ou le versement libérateur est inférieur à 5 % du montant total des cotisations initiales.

A noter. S’agissant du droit à l’erreur en matière de paiement des cotisations sociales, il suppose que :

• vous respectiez vos obligations déclaratives ;
• vous vous acquittiez de vos cotisations dans une délai de 30 jours ;
• aucun retard dans le paiement de vos cotisations n’a été constaté au cours des 24 derniers mois ;
• le montant des majorations qui serait applicable soit inférieur au plafond mensuel de la Sécurité Sociale.

Suite à un contrôle Urssaf. A compter du 1er avril 2020, ce droit à l’erreur s’appliquera également à la majoration de retard de 5 % (mais pas à la majoration complémentaire de 0,2 %) en cas de mise à votre charge de cotisations et contributions sociales à l’issue d’un contrôle Urssaf, sauf en cas d’abus de droit, d’absence de mise en conformité avec des observations notifiées lors d’un précédent contrôle, de travail dissimulé ou d’obstacle à contrôle. De même, ce droit à l’erreur visant la majoration de 5 % à la suite d’un contrôle Urssaf ne s’appliquera pas si le montant du redressement est au moins égal au plafond annuel de la Sécurité Sociale.

Une régularisation. Cette absence de sanction pécuniaire suppose toutefois que la personne régularise sa situation, donc qu’elle corrige son erreur, soit spontanément, soit après avoir été invitée à le faire par l’administration et dans le délai qui lui a été imparti. Mais attention ! L’absence de sanction pécuniaire n’implique pas systématiquement l’absence de majoration ou d’intérêts de retard…

À noter. Ce « droit à l’erreur » ne concerne que les personnes qui commettent une erreur de bonne foi : si la personne est de mauvaise foi, ou si elle a délibérément tenté de commettre une fraude, les sanctions pécuniaires pourront toujours être prononcées et ce, sans même que le contrevenant n’ait été invité à régulariser sa situation.

Une preuve qui incombe à l’administration. En cas de contestation, il appartiendra à l’administration de prouver que le contrevenant est effectivement de mauvaise foi.

Une remise de majorations sur demande. A compter du 1er janvier 2020, il sera possible de faire une demande de remise gracieuse des majorations et pénalités suivantes :

• majoration pour non-respect de l’obligation de déclaration et de paiement des cotisations par voie dématérialisée ;
• pénalité due en cas de défaut de production de la DSN aux échéances prescrites ;
• pénalité due en cas d’inexactitude des rémunérations déclarées ou d’omission de salariés ;
• majorations de retard (principale et complémentaire) dues lorsque les cotisations et contributions n’ont pas été versées aux dates limites d’exigibilité ;
• majoration de retard en cas de déclaration régularisatrice postérieure à une taxation provisionnelle ;
• pénalité pour non-respect des normes DSN ;
• majorations applicables dans le cadre de la déclaration et du paiement de la contribution sociale de solidarité (C3S) ;
• pénalité due en cas de défaut de déclaration sociale des indépendants (DSI) aux échéances prescrites ;
• majoration de retard due en cas de DSI régularisatrice postérieure à une taxation forfaitaire provisoire.

Mais... Ne pourront pas faire l’objet d’une remise gracieuse :

• la pénalité applicable en cas d’abus de droit ;
• la majoration prévue en cas d’absence de mise en conformité à des observations émises lors d’un précédent contrôle ;
• la majoration prévue en cas de constat de travail dissimulé ;
• la pénalité pour obstacle à contrôle.

Sous condition. La demande de remise gracieuse ne sera recevable qu’après le règlement de la totalité des cotisations et contributions ayant donné lieu à l’application des majorations ou lorsque le cotisant aura souscrit un plan d’apurement avec l’organisme de recouvrement dont il relève.

À noter. La majoration complémentaire de 0,2 % pour paiement tardif des cotisations ne pourra faire l'objet d'une remise que si les cotisations ont été payées dans le délai de 30 jours qui suit la date limite d'exigibilité ou à titre exceptionnel, en cas d'événements exceptionnels ou en cas de force majeur (évènement présentant un caractère imprévu, irrésistible et extérieur).

Saisir la commission de recours amiable…

Avant de saisir le juge… Si vous contestez le montant des sommes qui vous sont réclamées, vous devez saisir la Commission de Recours Amiable (CRA). Il s’agit là d’un préalable obligatoire avant toute saisine du juge : si vous saisissez directement le Tribunal des Affaires de Sécurité Sociale (TASS), votre demande serait rejetée.

Vous avez 2 mois… Si vous contestez une décision prise par les organismes chargés du recouvrement des cotisations, des majorations et des pénalités de retard, vous disposez, désormais, d’un délai de 2 mois à compter de la réception de la mise en demeure pour saisir cette commission (cette précision doit figurer sur la mise en demeure que vous aura envoyée l’administration ; à défaut, elle ne pourrait valablement vous opposer une saisine tardive de cette commission – ce que l’on appelle le « délai de forclusion » – pour rejeter votre demande).

Quelques conseils à ce sujet… Rédigez avec soin votre demande : vous ne pourrez pas solliciter l’avis ultérieur du juge à propos de chefs de redressements que vous n’auriez pas portés à la connaissance de la CRA au préalable. Votre demande peut être adressée par lettre recommandée avec AR ou, depuis le 16 décembre 2018, par n’importe quel autre moyen conférant date certaine à sa réception et donc notamment par voie dématérialisée.

Par la suite. La CRA doit rendre une décision motivée et préciser les voies de recours dont vous disposez si vous envisagez de poursuivre le contentieux en cas de décision non satisfaisante. A cet égard, vous pouvez saisir le TASS : vous disposez d’un délai de 2 mois à compter de la notification de la décision de la CRA.

Des mentions obligatoires. Depuis le 1er janvier 2017, la décision de la CRA doit détailler :

• par motif de redressement, les montants qui, le cas échéant, ont été annulés et ceux restant à devoir par le cotisant,
• les délais et voies de recours de cette décision.

À noter. La saisine de la CRA ne suspend pas le délai de 5 ans qui est donné à l’Urssaf pour recouvrer les redressements opérés au titre du contrôle.

Et pourquoi pas la médiation ? Depuis quelques années, les employeurs d’Ile-de-France expérimentent le recours à la médiation dans le cadre des litiges qui les opposent à l’Urssaf.

Depuis le 12 août 2018, le recours à la médiation dans les Urssaf a été généralisé, tout en précisant que son utilisation ne fait pas obstacle aux autres voies de recours existantes.

Des conditions. Le médiateur est désigné par le directeur de l'organisme et exerce ses fonctions en toute impartialité, dans le respect de la confidentialité des informations dont il a à connaître. Toute réclamation ne peut être traitée par le médiateur que si elle a été précédée d'une démarche de l’employeur auprès des services concernés de l’Urssaf, et sous réserve qu’aucun recours contentieux n'ait été formé. Notez que le fait, pour un employeur, d’engager un recours contentieux, donc de saisir un tribunal, met fin à la médiation.

Décryptez l’avis de contrôle…

Qui dit avis de contrôle… Un avis de contrôle est annonciateur d’une visite prochaine d’un inspecteur Urssaf dans vos locaux. Au-delà de la contrainte inhérente à ce type d’intervention, n’oublions pas que ce type de contrôle, dans un système déclaratif comme le nôtre, est un évènement normal dans la vie de l’entreprise et consistera principalement à vérifier le respect de la législation sociale et l’exactitude des montants versés, ainsi que l’exactitude des cotisations de retraite complémentaire obligatoire et des contributions d’assurance chômage. Cela ne nous empêche toutefois pas d’être vigilants face à un contrôle Urssaf annoncé. Quels sont les premiers réflexes et les premières décisions à prendre ?

... dit « obligation ». Cet avis de contrôle est obligatoire : un contrôle qui débuterait sans remise préalable d’un avis de contrôle ne serait pas valable (et encourrait la nullité). Sachez que cet avis doit vous être remis au moins 15 jours avant le début des opérations de contrôle.

... dit « contenu précis ». L’avis doit mentionner que vous pouvez faire appel au conseil de votre choix et doit indiquer qu’une charte du cotisant contrôlé est mise à votre disposition : l’avis doit préciser l’adresse électronique où ce document peut être consulté, étant entendu qu’il pourra vous être communiqué sur demande de votre part. Consultez avec attention cette charte du cotisant contrôlé : elle reprend de manière synthétique les principales dispositions qui gouvernent le contrôle Urssaf, les modalités de déroulement du contrôle et les droits et garanties dont vous bénéficiez tout au long de ce contrôle.

Mention du contrôle « concerté ». Un contrôle concerté fait suite à la décision de l'agence centrale des organismes de sécurité sociale (ACOSS) de contrôler plusieurs employeurs issus du même secteur d'activité. L'avis de contrôle préalable, envoyé par l'URSSAF à l'employeur visé par le contrôle, n'a pas à mentionner le caractère concerté du contrôle.

     =>  Consultez un exemplaire de la charte du cotisant contrôlé

A noter. Lorsque l’Urssaf a déjà procédé à un contrôle des cotisations sociales portant sur une période donnée, elle ne peut pas effectuer un nouveau contrôle sur des points déjà vérifiés sur cette même période. En revanche, cette règle ne vaut pas pour les décisions de l’Urssaf qui font suite à une demande de remboursement d’un cotisant : le remboursement opéré par l’Urssaf à la suite d’une réclamation ne la prive pas de tout contrôle ultérieur portant sur la même période.

... dit « destinataire ». Sachez que cet avis doit être adressé à la bonne personne, à savoir au représentant légal de l’entreprise au siège social de l’entreprise qui, en qualité d’employeur, est tenue aux obligations de paiement des cotisations et contributions contrôlées. Lorsqu’il s’agit d’une personne physique, l’avis lui est adressé à son domicile ou à son adresse professionnelle déclarée.

Sinon… L’omission de ces mentions obligatoires sera de nature à entraîner la nullité du contrôle et des éventuels redressements envisagés par l’Urssaf.

... dit « information essentielle ». Vérifiez que l’avis de contrôle mentionne effectivement la date de la 1ère visite de l’inspecteur, afin que vous puissiez utilement vous préparer et organiser votre défense avec votre conseil : une entreprise a ainsi vu son contrôle annulé par le juge, et les redressements correspondants abandonnés, parce que l’avis préalable de contrôle ne mentionnait pas la date de la visite de l’inspecteur du recouvrement, quand bien même la règlementation n’impose pas que soit mentionnée la date exacte du contrôle.

… mais… L’avis peut ne pas mentionner la nature des éléments ou la période sur lesquels vont porter le contrôle.

En présence d’établissements multiples. Sachez que, dans le cas d’une entreprise multi-établissements, un seul avis de passage envoyé au siège de l’entreprise, pour le contrôle de l’ensemble des établissements, suffit (plus exactement, les juges ont précisé que l’avis doit être envoyé à l’employeur tenu aux obligations de paiement des cotisations et contributions sur lesquelles va porter le contrôle envisagé). L'avis adressé à l'employeur n'a pas à préciser, le cas échéant, ceux des établissements susceptibles de faire l'objet d'un contrôle.

Le contrôle sur pièce, en pratique. Il s’agit, en pratique, d’un véritable contrôle, qui ne peut toutefois concerner que les entreprises de moins de 10 salariés (seuil d’effectif apprécié au 31 décembre de l’année qui précède l’envoi de l’avis de contrôle), qui porte sur vos obligations déclaratives et de paiement. Il obéit aux mêmes règles de procédures et comporte les mêmes garanties qu’un contrôle sur place.

Attention. Il ne faut pas confondre ce contrôle sur pièces avec la faculté offerte à l’Urssaf de vérifier, en interne, l’exactitude des déclarations transmises et, le cas échéant, de procéder à des redressements, quel que soit l’effectif de votre entreprise : dans ce cadre, elle vous envoie un courrier qui précise le motif et le calcul du redressement et la possibilité de vous faire assister par le conseil de votre choix pour répondre à ce courrier, réponse qui doit être faite dans les 30 jours. Cet envoi peut être réalisé en recommandé avec AR ou, depuis le 16 décembre 2018, par n’importe quel autre moyen conférant date certaine à sa réception et donc notamment par voie dématérialisée.

Un défaut d’avis de contrôle ? L’inspecteur de l’Urssaf n’est pas autorisé à rechercher lui-même les documents sans vous les avoir demandés préalablement. Il doit impérativement vous adresser un avis de contrôle qui vous informe de l’existence de ce contrôle.

Le cas particulier du travail dissimulé. Dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé, l’agent de contrôle peut procéder à un contrôle sans envoi préalable d’un avis de contrôle, ni remise ou information concernant la charte du cotisant contrôlé. Néanmoins, si à l’issue de ce contrôle, il n’a pas constaté d’infraction mais qu’il entend poursuivre le contrôle sur d’autres points, il doit, cette fois, adresser l’avis de contrôle conformément aux règles habituelles.

Contrôle Urssaf : vos premiers réflexes…

1er réflexe. Puisque l’avis de contrôle doit obligatoirement mentionner la possibilité de vous faire assister par le conseil de votre choix, un contact avec votre conseil habituel traitant de vos questions d’ordre social peut s’avérer judicieux. Non seulement ce professionnel vous sera d’un appui très utile, mais vous pourrez aussi mettre en place une stratégie de contrôle de manière à anticiper d‘éventuelles questions émises par l’inspecteur.

2ème réflexe. C’est justement le deuxième réflexe à avoir. Préparez-vous au contrôle : faites le point sur vos obligations en matière sociale, anticipez les questions sur d’éventuels sujets potentiellement à risque, définissez les rôles à tenir vis-à-vis de l’inspecteur (si vous entendez déléguer le suivi du contrôle, préparez le mandat de représentation en conséquence), etc.

3ème réflexe. Organisez-vous et préparez un dossier de contrôle regroupant l’ensemble des documents demandés par l’inspecteur : documents sociaux (bordereaux de cotisations et de versements, déclarations, bulletins de salaires, dossiers du personnel, contrats de travail, registre du personnel, justificatifs de frais, etc.), documents comptables et fiscaux (bilans, grands livres, liasses fiscales, etc.), documents juridiques (statuts, éventuels jugements de conseils de prud’hommes, etc.). Un dossier bien présenté est gage de fiabilité.

Bien entendu… Si la date annoncée du début du contrôle ne vous convient pas, vous pouvez solliciter un report, pour autant que le motif soit légitime (nécessité de récupérer des documents stockés chez votre expert-comptable, fermeture de l’entreprise pour congés, etc.).

Attention. Rappelons qu’une fois l’avis de contrôle reçu, vous ne pouvez pas solliciter l’Urssaf dans le cadre d’un rescrit.

A éviter ! Evitez de vous opposer au contrôle Urssaf (en tentant, par tous actes ou omissions, de faire obstacle aux opérations de contrôle ou de vous y soustraire). Sachez qu’une opposition à contrôle est sanctionnée par une pénalité égale à :

• 7 500 € par salarié (dans la limite de 750 000 €) ;
• 7 500 € pour un travailleur indépendant au titre de ses cotisations personnelles ;
• 3 750 € pour un particulier employeur.

A noter. Sera caractéristique d’une opposition à contrôle, à titre d’exemple :

• un refus d’accès à des lieux professionnels,
• un refus de communication d’une information formellement sollicitée, quel qu'en soit le support, y compris dématérialisé,
• un silence ou une réponse abusivement fausse, incomplète ou tardive à toute demande de pièce justificative ou d'information,
• un refus de réponse à une convocation, dès lors qu’elle est nécessaire à l'exercice du contrôle.

Sur quelle période peut s’étendre le contrôle ?

Mentions sur l’avis de contrôle ? L’administration n’a pas l’obligation d’indiquer sur l’avis de contrôle la période sur laquelle elle entend vérifier votre entreprise. Cela ne l’autorise cependant pas à vérifier toutes vos archives vieilles de plus de 10 ans…

3 ans + année en cours. Le délai pendant lequel l’administration sociale peut contrôler l’entreprise est limité : le « délai de reprise » comprend les 3 dernières années (les 5 dernières années en cas de constatation d’une infraction de travail illégal) et l’année en cours.

Concrètement. Si votre entreprise reçoit, en 2018, un avis de contrôle, l’administration pourra vérifier et contrôler les cotisations exigibles durant les années 2017, 2016, 2015 et, le cas échéant, celles qui sont exigibles en 2018 au titre de la période qui précède l’envoi de l’avis de contrôle.

Cela ne signifie pas que… L’inspecteur pourra toutefois vous demander de lui communiquer des documents se rapportant à une période antérieure (on dit « prescrite »), mais uniquement s’ils servent aux contrôle des cotisations des années concernées par le contrôle. C’est ce qu’a rappelé le juge en précisant que le contrôle peut porter sur des éléments correspondant à une période prescrite s’ils permettent de déterminer le montant des cotisations dues au titre de la période concernée par le contrôle.

Pendant combien de temps ? Par principe, la durée du contrôle n’est pas limitée dans le temps. Toutefois, pour les travailleurs indépendants et les entreprises versant des rémunérations à moins de 10 salariés, le contrôle ne pourra pas durer plus de 3 mois (décompté à partir du début effectif du contrôle jusqu’à l’envoi de la lettre d’observations).

Et si vous avez plus de 10 salariés ? Pour les contrôles Urssaf engagés depuis le 12 août 2018, et à titre expérimental, cette limitation de la durée du contrôle à 3 mois est étendue aux entreprises qui versent des rémunérations à moins de 20 salariés. L’expérimentation doit durer 3 ans (soit jusqu’au 12 août 2021).

Début du contrôle ? La date de début effectif du contrôle correspond à la date de la 1ère visite de l’inspecteur en cas de contrôle sur place ou à la date de début des vérifications indiquée sur l’avis en cas de contrôle sur pièces.

Fin du contrôle ? L’administration précise qu’il faut retenir la date d’envoi en recommandé de la lettre d’observations pour apprécier l’expiration du délai de 3 mois.

A noter. Cette nouvelle garantie appelle toutefois les observations suivantes :

• la durée de 3 mois pourra être prorogée 1 fois, sur demande écrite expresse de l’organisme contrôleur ou l’entreprise elle-même (ce qui porte, en pratique, la durée maximale à 6 mois) ;
• elle ne s’applique pas s’il est établi à l’encontre de l’entreprise une situation de travail dissimulé, un obstacle à contrôle, un abus de droit, un constat de comptabilité insuffisante ou de documentation inexploitable ;
• elle ne s’applique pas aux entreprises appartenant à un groupe au sein duquel sont employées au moins 10 personnes.

Dans certaines régions. Une nouvelle expérimentation va être menée pour les contrôles engagés à compter du 1er décembre 2018, sur une période de 4 ans, dans la région des Hauts de France et dans la région Auvergne Rhône Alpes.

Des critères. Il est prévu que les opérations de contrôle (fiscal ou social) des entreprises de moins de 250 salariés et dont le chiffre d'affaires annuel n'excède pas 50 millions d'euros ne pourront pas excéder une durée cumulée de 9 mois sur une période de 3 ans.

Une durée par établissement. La durée cumulée des contrôles (simultanés ou successifs) se calcule par établissement, et non par entreprise. En conséquence, une entreprise qui dispose de plusieurs établissements devra suivre le décompte de la durée de 270 jours pour chacun de ses établissements pris distinctement.

Un décompte ? La durée de chacun des contrôles entrant dans cette expérimentation sera décomptée à partir de la date de commencement du contrôle (figurant sur l’avis de contrôle) et jusqu’à la notification de son achèvement. A défaut de recevoir un avis de contrôle, le délai sera décompté à partir de la date de la 1ère visite sur place ou de la date de réception d’une demande de renseignements (ou de documents). Pareillement, à défaut de notification de l’achèvement des opérations de contrôle, le délai prendra fin le jour où l’entreprise reçoit les conclusions définitives du contrôleur.

Attention. La durée des contrôles est exprimée en jours entiers : les contrôles d’une durée inférieure à 1 jour seront tout de même comptabilisés pour 1 jour entier.

Une alerte ? Lorsque la durée cumulée des contrôles (9 mois) est sur le point d’être atteinte, l’entreprise peut en informer l’administration qui souhaite engager un nouveau contrôle. Dans ce cas, l’administration devra renoncer à toute velléité de contrôle jusqu’à l’expiration du délai de 3 ans.

Une preuve. A l’appui de son affirmation, l’entreprise devra fournir à l’administration les copies des attestations mentionnant le champ et la durée des contrôles déjà opérés sur l’établissement concerné au titre des 3 dernières années, afin que cette dernière puisse vérifier que les 270 jours ont été atteints.

Une information. L'administration devra informer l'entreprise concernée, à titre indicatif, de la durée de ce contrôle et (avant le terme annoncé), le cas échéant, de sa prolongation.

Attention. Cette limitation de la durée du contrôle ne sera pas opposable s'il existe des indices précis et concordants témoignant du fait que l’entreprise a manqué à une obligation légale ou réglementaire.

Un échange d’informations. Enfin, en cas de contrôles réalisés par différentes administrations, elles devront s'échanger les informations utiles à la computation de la durée cumulée des contrôles.

La première visite…

Qui vient ? Le contrôle sera, en principe, diligenté par un(e) inspecteur(trice) du recouvrement, salarié(e) de l’Urssaf (les contrôleurs du recouvrement étant également habilités à exercer un contrôle sur pièces des employeurs occupant 9 salariés au plus). Vous avez la possibilité de demander à ce qu’il ou elle vous présente sa carte professionnelle. Les agents vérificateurs sont assermentés : ils prêtent serment devant le Tribunal d’instance de ne rien révéler des secrets de fabrication et en général des procédés et résultats d’exploitation dont ils pourraient prendre connaissance dans l’exercice de leur mission.

Où ? En principe (et exception faite du contrôle sur pièce des entreprises de moins de 10 salariés), le contrôle a lieu dans l’entreprise. Si vous rencontrez des problèmes de place, il est possible de demander à ce que le contrôle soit délocalisé et se déroule, par exemple, chez l’expert-comptable, notamment si la plupart des documents sont stockés chez lui.

Votre rôle. Il est régulièrement conseillé aux chefs d’entreprise d’être présents, au moins lors de la première visite et à la fin du contrôle. La première visite de l’inspecteur sera aussi l’occasion de lui présenter l’entreprise, les conditions et contraintes d’exploitation, etc. Rien ne vous empêchera de déléguer, par la suite, le suivi du contrôle à votre conseil ou un collaborateur (dans ce cas, pensez à rédiger un mandat en ce sens).

Et si vous demandiez à être contrôlé ?

Une nouveauté 2018. Depuis le 11 août 2018, il existe un « droit au contrôle » prévoyant que toute entreprise peut demander à faire l’objet d’un contrôle diligenté par l’inspection du travail ou d’un contrôle portant sur ses déclarations de cotisations sociales.

Une demande. Dans cette situation, la demande doit préciser les points sur lesquels le contrôle est sollicité.

Un traitement. L’administration devra traiter cette demande dans un délai raisonnable (non déterminé à ce jour), sauf en cas de :

• mauvaise foi du demandeur ;
• demande abusive ;
• demande ayant manifestement pour effet de compromettre le bon fonctionnement du service, ou de mettre l’administration dans l’impossibilité matérielle de mener à bien son programme de contrôle.

Une décision. La décision prise par l’administration (Inspection du travail, Urssaf, etc.) dans le cadre de la demande de contrôle lui sera opposable : concrètement, à l’occasion d’un contrôle ultérieur, elle ne pourra pas revenir sur la décision prise dans le cadre de la demande de contrôle, sauf à ce qu’un changement de circonstances (en droit ou en fait) ait affecté sa validité ou à ce qu’elle procède à un contrôle donnant lieu à de nouvelles conclusions expresses.

A noter. A l’issue de ce contrôle, le cas échéant, le demandeur bénéficie du droit à l’erreur.

Le droit à l’erreur, une autre nouveauté. Le droit à l’erreur permet à une entreprise qui se trompe pour la 1ère fois en remplissant une déclaration sociale, soit parce qu’elle a méconnu une règle applicable à sa situation, soit parce qu’elle a commis une simple erreur matérielle (par exemple en se trompant dans les cases à cocher), de ne pas être pécuniairement sanctionnée.

Attention. Le droit à l’erreur ne s’applique ni au défaut ou au retard de déclaration, ni au défaut ou au retard de paiement.

Une régularisation… Cette absence de sanction pécuniaire suppose toutefois que la personne régularise sa situation, donc qu’elle corrige son erreur, soit spontanément, soit après avoir été invitée à le faire par l’administration et dans le délai qui lui a été imparti. Mais attention ! L’absence de sanction pécuniaire n’implique pas systématiquement l’absence de majoration ou d’intérêts de retard…

…par une personne de bonne foi. Ce « droit à l’erreur » ne concerne que les personnes qui commettent une erreur de bonne foi : si la personne est de mauvaise foi, ou si elle a délibérément tenté de commettre une fraude, les sanctions pécuniaires pourront toujours être prononcées et ce, sans même que le contrevenant n’ait été invité à régulariser sa situation.

Une preuve. En cas de contestation, il appartiendra à l’administration de prouver que le contrevenant est effectivement de mauvaise foi.

A noter. Il sera impossible de se prévaloir du droit à l’erreur pour certaines sanctions :

• celles requises pour la mise en œuvre du droit de l’Union européenne,
• celles prononcées par les autorités de régulation à l’égard des professionnels soumis à leur contrôle.

Des calculs

Un dispositif spécifique. A la suite de la révision du dispositif Lodeom, un dispositif d’exonération de cotisations sociales est spécifiquement applicable à Saint-Barthélemy et à Saint-Martin : le barème dit sectoriel.

Qui est concerné ? Les employeurs du secteur privé sont exonérés du paiement des cotisations patronales de sécurité sociale (à l’exception des cotisations d’accident du travail et de maladie professionnelle), dans la limite des 11 premiers salariés ou, sans condition d'effectif, dans les secteurs :

• du BTP,
• de l'industrie,
• de la restauration,
• de la presse,
• de la production audiovisuelle,
• des énergies renouvelables,
• des nouvelles technologies de l'information et de la communication et des centres d'appel,
• de la pêche, des cultures marines, de l'aquaculture, de l'agriculture, du tourisme, y compris les activités de loisirs s'y rapportant et de l'hôtellerie.

Mais aussi... Peuvent également prétendre à cette exonération :

• les employeurs de transport aérien assurant la liaison :

• ○ entre la métropole et Saint-Barthélemy ou Saint-Martin,
• ○ entre Saint-Barthélemy et Saint-Martin,
• ○ entre Saint-Barthélemy ou Saint-Martin et la Guadeloupe, la Guyane et la Martinique ;

• les employeurs assurant la desserte maritime ou fluviale :

• ○ dans Saint-Martin ou Saint-Barthélemy,
• ○ ou assurant la liaison entre ces 2 collectivités,
• ○ ou assurant la liaison entre l’une de ces 2 collectivités et la Guadeloupe, la Guyane ou la Martinique.

Employeurs d’au moins 11 salariés. L'exonération est totale pour une rémunération inférieure à 1,4 Smic. Elle est dégressive jusqu'à être nulle lorsqu'elle atteint 3 Smic.

Une formule. Lorsque le salaire horaire brut, correspondant au rapport entre la rémunération mensuelle brute et le nombre d’heures totales effectuées, est égal ou supérieur à 1,4 Smic (soit 16.31 € pour l’année 2024) mais inférieur à 3 Smic (soit 34.95 € pour l’année 2024), le montant de l’exonération mensuelle s’obtient en multipliant la rémunération du salarié à un coefficient déterminé selon la formule suivante :

Coefficient = 1,4 × T ÷ 1,6 × (3 ×Smic horaire × nombre d’heures rémunérées ÷ rémunération mensuelle brute -1)

T = valeur maximale du coefficient, déterminée selon le taux Fnal applicable à l’entreprise

Le barème dit de compétitivité de droit commun « moins de 11 salariés ». Pour les employeurs de moins de 11 salariés, l'exonération est :

• totale lorsque le salaire est inférieur à 1,4 Smic ;
• plafonnée lorsque la rémunération est égale ou supérieure à 1,4 Smic mais inférieure à 2 Smic ; dans ce cas, l’exonération est plafonnée à celle qui serait due pour une rémunération inférieure à 1,4 Smic ;
• dégressive lorsque la rémunération horaire est égale ou supérieure à 2,5 Smic mais inférieure à 4,5 Smic ;
• nulle lorsque la rémunération horaire est égale à 4,5 Smic.

Une formule. Lorsque le salaire horaire brut, correspondant au rapport entre la rémunération mensuelle brute et le nombre d’heures totales effectuées, est égal ou supérieur à 2 Smic (soit 23.3 € pour l’année 2024) mais inférieur à 3 Smic (soit 34.95 € pour l’année 2024), le montant de l’exonération mensuelle s’obtient en multipliant la rémunération du salarié à un coefficient déterminé selon la formule suivante :

Coefficient = 1,4 × T × (3 ×Smic horaire × nombre d’heures rémunérées ÷ rémunération mensuelle brute -1)

T = valeur maximale du coefficient, déterminée selon le taux Fnal applicable à l’entreprise

Des particularités

Cas particulier des entreprises d’intérim. Les entreprises de travail temporaire peuvent bénéficier de ces dispositifs d’exonération de cotisations sociales. Elles bénéficient, pour chaque mission, de l’exonération applicable à l’entreprise utilisatrice à laquelle elles sont liées par un contrat de mise à disposition. L’effectif pris en compte est celui de l’entreprise de travail temporaire.

Attention ! Si le salarié intérimaire est occupé auprès de plusieurs entreprises utilisatrices, le coefficient des formules de calcul est déterminé selon chaque mission.

Une exclusion. La réduction de cotisations sociales ne s’applique pas aux salariés employés en CDI intérimaires (bénéficiant d’une rémunération mensuelle minimale au moins égale, pour un temps plein, à 151,67 fois le smic horaire (soit 5.3660300407292E+161 € pour l’année 2024).

Des barèmes

Un dispositif spécifique. Dans un but de simplification du dispositif d’exonération de cotisations sociales en Outre-mer (dit « Lodeom »), un dispositif spécifique, comprenant 3 barèmes, s’applique aux entreprises ou à leurs établissements implanté(e)s en Guadeloupe, en Guyane, en Martinique et à la Réunion.

1er barème. Ce 1er barème dit de compétitivité concerne :

• peu importe leur secteur d’activité : les entreprises de moins de 11 salariés ;
• peu importe leur effectif :
  • les entreprises de transport aérien assurant les liaisons entre les départements et régions d’Outre-mer et entre la métropole et ces territoires, ainsi que les dessertes intérieures ;
  • les entreprises du secteur du bâtiment et des travaux publics,
  • les entreprises de la presse (jusqu'au 31 décembre 2019) ou de la production audiovisuelle ;
  • les employeurs des secteurs éligibles aux régimes de compétitivité renforcée ou d’innovation et de croissance, qui ne respectent pas les conditions d’effectifs (moins de 250 salariés) ou de chiffres d’affaires annuel (moins de 50 millions d’euros).

Conditions d’exonération de cotisations patronales. Dans le cadre de ce 1er barème, si le salaire est inférieur à 1,3 Smic annuel (soit 27563.9 € pour l’année 2024), l’employeur sera totalement exonéré de cotisations patronales de sécurité sociale. Cette exonération s’effacera de manière dégressive, jusqu’à disparaître complètement lorsque le salaire atteindra 2,2 Smic annuel (soit 46646.6 € pour l’année 2024).

Une formule. Pour les revenus compris entre 1,3 Smic annuel et 2,2 Smic annuel, le montant de l’exonération s’obtient en multipliant la rémunération annuelle brute due au salarié à un coefficient déterminé selon la formule suivante :

Coefficient = 1,3 × T ÷ 0,9 × (2,2 ×Smic annuel ÷ rémunération annuelle brute -1)

T = valeur maximale du coefficient, déterminée selon le taux Fnal applicable à l’entreprise

2ème barème. Un autre barème dit de compétitivité renforcée s’applique aux entreprises employant moins de 250 salariés et ayant un chiffre d’affaires annuel inférieur à 50 M € :

• qui relèvent des secteurs :
  • de l'industrie,
  • de la restauration,
  • de l'environnement,
  • de l'agronutrition,
  • des énergies renouvelables,
  • des nouvelles technologies de l'information et de la communication et des centres d'appel,
  • de la pêche,
  • des cultures marines,
  • de l'aquaculture,
  • de l'agriculture,
  • du tourisme, y compris les activités de loisirs s'y rapportant,
  • du nautisme,
  • de l'hôtellerie,
  • de la recherche et du développement,
  • de la presse au 1er janvier 2020,
  • de la production audiovisuelle (à compter du 1er janvier 2021)
• qui, en Guyane, relèvent des secteurs d’activité éligibles à la réduction d'impôt pour investissements réalisés en Outre-mer, ou qui exercent une activité de comptabilité, de conseil aux entreprises, d’ingénieries ou d’études techniques ;
• qui bénéficient du régime de perfectionnement actif (régime qui permet de bénéficier d’une exonération de certain(e)s droits et taxes douaniers(ères) concernant les importations dans le but de la transformation et de la réexportation de marchandises).

Conditions d’exonération de cotisations patronales. Dans ces entreprises, soumises au 2ème barème, lorsque le salaire annuel est inférieur à 1,7 Smic annuel (soit 36045.1 € pour l’année 2024), l’exonération est totale. Au-delà, elle est dégressive puis devient nulle lorsque le salaire atteint 2,7 Smic annuel (soit 57248.1 € pour l’année 2024).

Une formule. Lorsque le revenu est égal ou supérieur à 2 Smic annuel mais inférieur à 2,7 Smic annuel, le montant de l’exonération s’obtient en multipliant la rémunération annuelle brute due au salarié à un coefficient déterminé selon la formule suivante :

Coefficient = 2 × T × (2,7 ×Smic annuel ÷ rémunération annuelle brute -1)

T = valeur maximale du coefficient, déterminée selon le taux Fnal applicable à l’entreprise

3ème barème. Un troisième barème dit d'innovation et de croissance s’applique aux employeurs de moins de 250 salariés et dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 50 M € au titre de la rémunération des salariés concourant essentiellement à la réalisation de projets innovants dans le domaine des technologies de l'information et de la communication.

Conditions d’exonération de cotisations patronales. Dans ce dernier cas, l’exonération est :

• totale si le salaire est inférieur à 1,7 Smic annuel (soit 36045.1 € pour l’année 2024) ;
• plafonnée à ce montant d’exonération si le salaire est supérieur ou égal à 1,7 Smic annuel (soit 36045.1 € pour l’année 2024) mais inférieur à 2,5 Smic annuel (soit 53007.5 € pour l’année 2024) ;
• dégressive si le salaire est égal ou supérieur à 2,5 Smic annuel (soit 53007.5 € pour l’année 2024) mais inférieur à 3,5 Smic annuel (soit 74210.5 € pour l’année 2024) ;
• nulle si le salaire atteint 3,5 Smic annuel (soit 74210.5 € pour l’année 2024).

Une formule. Lorsque le revenu est égal ou supérieur à 2,5 Smic annuel mais inférieur à 3,5 Smic annuel, le montant de l’exonération s’obtient en multipliant la rémunération annuelle brute due au salarié à un coefficient déterminé selon la formule suivante :

Coefficient = 1,7 × T × (3,5 ×Smic annuel ÷ rémunération annuelle brute -1)

T = valeur maximale du coefficient, déterminée selon le taux Fnal applicable à l’entreprise

Attention ! Ce dernier coefficient ne s’applique que si les conditions suivantes sont cumulativement satisfaites, à savoir :

• les salariés sont principalement employés à la réalisation de projets innovants ; les salariés affectés aux tâches administratives, financières, logistiques et de ressources humaines n'ouvrent pas droit à l'exonération ;
• les projets innovants s'entendent ici des projets ayant pour but l'introduction d'un bien, d'un service, d'une méthode de production ou de distribution nouveaux ou sensiblement améliorés sur le plan de ses caractéristiques ou de l'usage auquel il est destiné ;
• ces projets sont réalisés dans les domaines d'activité suivants : 
  • télécommunication,
  • informatique, dont notamment programmation, conseil en systèmes et logiciels, tierce maintenance de systèmes et d'applications, gestion d'installations, traitement de données, hébergement et activités connexes,
  • édition de portails internet et de logiciels,
  • infographie, notamment conception de contenus visuels numériques,
  • conception d'objets connectés.

Dans tous les cas. Le montant de la réduction serait calculé chaque année civile, pour chaque salarié et pour chaque contrat de travail, en fonction des revenus pris en compte pour la détermination de l'assiette des cotisations sociales. Une proratisation de la rémunération est prévue en cas de temps partiel.

Des particularités

Cas particulier des entreprises d’intérim. Les entreprises de travail temporaire peuvent bénéficier de ces dispositifs d’exonération de cotisations sociales. Elles bénéficient, pour chaque mission, de l’exonération applicable à l’entreprise utilisatrice à laquelle elles sont liées par un contrat de mise à disposition. L’effectif pris en compte est celui de l’entreprise de travail temporaire.

Attention ! Si le salarié intérimaire est occupé auprès de plusieurs entreprises utilisatrices, le coefficient des formules de calcul est déterminé selon chaque mission.

Une exclusion. La réduction de cotisations sociales ne s’applique pas aux salariés employés en CDI intérimaires (bénéficiant d’une rémunération mensuelle minimale au moins égale, pour un temps plein, à 151,67 fois le smic horaire (soit 1766.9555 pour l’année 2024).

Assurance vieillesse : cotisations au régime de base

Plusieurs cotisations ? L’assurance vieillesse-veuvage gérée par la Cnav est financée par des cotisations sociales, calculées sur les rémunérations versées aux salariés ou travailleurs assimilés.

Cotisations au régime de base. La cotisation due au régime de base se divise en 2 parties :

• l’une porte sur la fraction de la rémunération inférieure ou égale au plafond de la Sécurité sociale (fixé à 3864 € pour l’année 2024), et est appelée cotisation d’assurance vieillesse de base plafonnée ;
• l’autre porte sur la rémunération totale et est appelée cotisation d’assurance vieillesse de base déplafonnée.

Répartition des cotisations d’assurance vieillesse. Une part de la cotisation est à la charge des employeurs. L’autre est à la charge des salariés. Actuellement, le taux de ces cotisations est fixé :

• pour la part plafonnée :

• ○ à 8,55 % pour l’employeur,
• ○ à 6,90 % pour le salarié ;

• pour la part déplafonnée :

• ○ à 1,90 % pour l’employeur,
• ○ à 0,40 % pour le salarié.

Assurance vieillesse : cotisations au régime complémentaire

Agirc-Arrco = retraite complémentaire. Les régimes de retraites complémentaires Agirc et Arrco ont fusionné. Il résulte de cette fusion des modifications en termes de cotisations retraite à compter du 1er janvier 2019.

Répartition des cotisations d’assurance vieillesse complémentaire. Par principe, les cotisations de retraite complémentaire sont réparties entre l’employeur et le salarié, à hauteur de 60 % pour l’employeur et 40 % pour le salarié. Cependant, l’employeur peut décider d’appliquer une répartition plus favorable au salarié.

2 tranches de rémunération. Depuis le 1er janvier 2019, les cotisations retraite sont déterminées sur la base de 2 tranches de rémunération, sans différencier les salariés cadres des salariés non-cadres :

• la 1ère tranche (T1) correspondrait à la fraction des revenus qui n’excède pas le plafond mensuel de la Sécurité Sociale (soit 3864 € pour l’année 2024) ;
• la 2ème tranche (T2) correspondrait à la fraction de revenus supérieure au plafond mensuel de la Sécurité Sociale et inférieure à 8 fois ce même plafond (soit 30912 € pour l’année 2024).

Taux de cotisation. Le taux de cotisation correspond au taux de calcul des points (fixé à 6,20 % sur les revenus de la tranche T1 et à 17 % sur les revenus de la tranche T2) multiplié par le taux d’appel de 127 %.

Concrètement. Depuis le 1er janvier 2019, la cotisation retraite est appelée sur la base d’un taux de :

• 7,87 % sur la tranche T1 (soit 4,72 % à la charge de l’employeur et 3,15 % à la charge du salarié) ;
• 21,59 % sur la tranche T2 (soit 12,95 % à la charge de l’employeur et 8,64 % à la charge du salarié).

À ajouter aux « contributions d’équilibre ». En plus de cette cotisation, qui permet l’acquisition de points de retraite pour le salarié, il est institué 2 contributions d’équilibre qui ne sont pas, quant à elles, génératrices de points pour le salarié :

• une contribution d’équilibre général au taux de :

• ○ 2,15 % sur la tranche T1 (soit 1,29 % à la charge de l’employeur et 0,86 % à la charge du salarié),
• ○ 2,70 % sur la tranche T2 (soit 1,62 % à la charge de l’employeur et 1,08 % à la charge du salarié) ;

• pour les rémunérations qui excèdent le plafond mensuel de Sécurité Sociale (soit 3864 € pour l’année 2024), une contribution d’équilibre technique au taux de 0,35 % applicable sur les tranches 1 et 2 des revenus (dont 0,14 % à la charge du salarié).

Vers une hausse de la valeur du point ? Dès le 1er novembre 2021, la valeur de service du point de retraite complémentaire augmentera de 1 %, s’élevant à 1,28 €. Notez que la caisse prévoit, si besoin, la possibilité d’un rattrapage automatique au 1er novembre 2022, en fonction de l’inflation réelle constatée sur l’année 2021.

Et la valeur d’achat ? A compter du 1er janvier 2022, la valeur d’achat du point de retraite augmentera de 0,2 %, et s’élèvera donc à 17,43 €.

Recouvrement. Aujourd’hui, le recouvrement des cotisations sociales des salariés au titre de la retraite complémentaire est assuré par les insultions de retraites complémentaires.

Précisions. Notez que dans un objectif de simplification, les cotisations AGRIC-ARRCO seront recouvrées par les Urssaf dès le 1er janvier 2023.

Des exceptions. Ne sont pas concernés par ce dispositif :

• les salariés agricoles : le recouvrement de leurs cotisations reste confié à la MSA ;
• les notaires, à raison des cotisations versées à la caisse de retraite et d’assistance des clercs de notaires : le recouvrement de ces cotisations reste confié à leur caisse de retraite et de prévoyance.

Dispositif transitoire. A compter du 1er janvier 2022 et pour une durée d’un an, les Urssaf, les CGSS, le groupement d’intérêt public « modernisation des déclarations sociales » ainsi que les institutions de retraite complémentaire et leurs fédérations pourront mettre à disposition des éditeurs de logiciels de paies et des entreprises volontaires un service leur permettant d’expérimenter le fonctionnement du dispositif unifié de vérification des déclarations sociales nominatives (DSN), découlant de ce futur transfert.

Comment ? Une charte viendra définir les modalités techniques de mise en œuvre de ce dispositif, ainsi que les modalités d’accompagnement des éditeurs de logiciels de paie et des entreprises volontaires par ces organismes.

Assurance vieillesse : une réduction de cotisations

Préambule. Le taux global des cotisations d’assurance vieillesse (de base + complémentaire légale), pour la part salariale, diffère selon le niveau de rémunération du salarié. Concrètement :

• pour un salarié dont la rémunération n’excède pas le plafond mensuel de sécurité sociale (soit 3864 € pour l’année 2024), le taux global est fixé à 11,31 % ;
• pour un salarié dont la rémunération excède le plafond mensuel de sécurité sociale (soit 3864 € pour l’année 2024), le taux appliqué à la fraction qui excède ce plafond est fixé à 11,31 %.

Une réduction de la cotisation salariale d’assurance vieillesse. Les heures supplémentaires et complémentaires réalisées depuis le 1er janvier 2019 permettent aux salariés de bénéficier d’une réduction de l’ensemble des cotisations d'assurance vieillesse et veuvage « légales » (c’est-à-dire du régime de base et du régime complémentaire). Cette réduction est égale au montant de la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires effectuées par le salarié multiplié par le taux des cotisations d’assurance vieillesse (de base + complémentaire légale), dans la limite de 11,31 %.

Concrètement. Cette réduction est :

• totale pour un salarié dont la rémunération n’excède pas le plafond mensuel de sécurité sociale (soit 3864 € pour l’année 2024) ;
• partielle pour un salarié dont la rémunération excède le plafond mensuel de sécurité sociale (soit 3864 € pour l’année 2024) : le taux de la réduction est limité à 11,31 %.

Exemple 1. Un salarié, employé à temps plein, est payé 12 € de l’heure (soit 1 820,04 € par mois) effectue au cours d’un mois 5 heures supplémentaires rémunérées avec une majoration de 25% :

• rémunération des heures supplémentaires = 12 € × 125 % × 5 = 75 €
• taux de réduction = 11,31 % (soit 6,90 % au titre des cotisations retraite plafonnées, 0,40 % au titres des cotisations retraite déplafonnées, 3,15 % au titre des cotisations complémentaires permettant l’acquisition de points retraite et 0,86 % au titre de la contribution d’équilibre)
• montant de la réduction = 75 € × 11,31 % = 8,48 €

Exemple 2. Un salarié dont la rémunération excède le plafond mensuel de Sécurité sociale (soit 3666 € pour l’année 2023) consacre un taux plus important de sa rémunération aux régimes vieillesse. Celui-ci verra donc le montant de ses cotisations (affectées aux régimes vieillesse) réduit pour les heures supplémentaires ou complémentaires réalisées à partir du 1er janvier 2019, le taux de réduction des cotisations salariales d’assurance vieillesse étant limité à 11,31 %.

Application de la réduction. La réduction ne s’applique qu’à la majoration des heures supplémentaires prévue par accord collectif (d’entreprise ou de branche) ainsi qu’à celle des heures complémentaires prévue par accord de branche. A défaut d’accord, la réduction s’appliquera à la majoration des heures supplémentaires ou complémentaires telle qu’elle est prévue par la Loi.

     = >  Pour en savoir plus sur la rémunération des heures supplémentaires, consultez la fiche : Heures supplémentaires : quelles contreparties pour le salarié ?

A noter. Le montant de réduction ainsi déterminé est déduit des cotisations d’assurance vieillesse dues à l’Urssaf au titre de l’ensemble de la rémunération du salarié. Les cotisations salariales de retraite complémentaire doivent être déclarées et acquittées de façon habituelle auprès de l'institution de retraite complémentaire (Agirc-Arrco).

Salariés au forfait jour. Concernant particulièrement les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours sur l’année, la réduction s’applique sur la majoration de leur rémunération due au titre des jours travaillés au-delà de 218 jours par an, en contrepartie de leur renonciation à des jours de repos.

Détermination du taux de cotisation du risque AT/MP

Par établissement. Le mode de tarification de la cotisation relative aux accidents du travail (AT) et aux maladies professionnelles (MP) dépend de l’effectif de l’entreprise ; mais la tarification de cette cotisation dépend de l’activité exercée par établissement (chacun pris séparément, dans le cas des entreprises composées de plusieurs établissements).

Exemple. Une société qui exploite 2 fonds de commerce distincts (thalassothérapie et hôtellerie), situés à la même adresse mais dans des locaux distincts, faisant l’objet de 2 contrats de location-gérance distincts, doit être assujettie, pour chacun de ces établissements distincts, au taux de cotisation propre à leur activité.

3 modes de tarification. Il existe 3 modes de tarification selon l’effectif de l’entreprise (tout établissement confondu) :

La tarification collective. Le taux de cotisation est déterminé, chaque année, par un barème national qui tient compte de l’activité exercée.

     =>  Pour connaître les taux applicables concernant la tarification collective, consultez le barème : Tarification des cotisations d’ATMP des activités professionnelles relevant du régime général de la sécurité sociale - Année 2020

La tarification individuelle. Cette tarification tient compte de la somme des coûts moyens des accidents du travail et des maladies professionnelles (sinistres) survenus dans votre établissement au cours des 3 années précédant l’année N-1 selon leur degré de gravité (caractérisé par la durée de l’arrêt de travail et éventuellement par la catégorie de l’incapacité permanente résultant du sinistre).

Exemple. Pour déterminer votre cotisation de 2021, la Caisse tient compte des sinistres survenus dans votre établissement sur les années 2017, 2018 et 2019.

     =>  Pour aller plus loin, concernant la tarification individuelle, consultez le barème : Coûts moyens incapacité temporaire et incapacité permanente - Année 2020

La tarification mixte. Cette tarification est un mélange de 2 autres : la Caisse va additionner une partie du taux déterminé en fonction du nombre de sinistres survenus dans votre établissement sur les 3 années précédant l’année N-1 à une fraction du taux collectif. Plus l'effectif de l'entreprise sera important, plus la proportion du taux individuel sera importante par rapport à celle du taux collectif.

Calcul de l’effectif. Jusqu’en 2017, l’effectif annuel était déterminé sur la base d’une moyenne de l’effectif au dernier jour de chaque trimestre. Depuis le 1er janvier 2018, l’effectif annuel est déterminé sur la base de la moyenne mensuelle. Sont inclus :

• les apprentis ;
• les titulaires d'un contrat initiative-emploi, pendant la durée d'attribution de l'aide financière ;
• les titulaires d'un contrat d'accompagnement dans l'emploi pendant la durée d'attribution de l'aide financière ;
• les titulaires d'un contrat de professionnalisation jusqu'au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée ou jusqu'à la fin de l'action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée.

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche Décompter vos effectifs

Une information annuelle. Chaque année, la Caisse régionale de santé dont vous dépendez (Carsat ou Cramif) vous adresse le taux de cotisation relatif au risque accident de travail et maladie professionnelle. Toutefois, aucune notification n’est effectuée pour certaines catégories de travailleurs, pour lesquelles le taux collectif est directement applicable.

     =>  Consultez notre annexe pour connaître les catégories de travailleurs concernées.

Une information dématérialisée. Les entreprises reçoivent par voie dématérialisée les notifications de taux AT/MP et leur classement de risques.

Adhésion au compte AT/MP impérative ! Cette notification dématérialisée nécessite, pour ces entreprises qui ne l’ont pas déjà fait, d’adhérer au compte AT/MP sur le site net-entreprises.fr. A défaut, une sanction est applicable, dans la limite de 10 000 € par établissement. Cette pénalité, due au titre de chaque année ou, à défaut, au titre de chaque fraction d'année durant laquelle l'absence d'adhésion au téléservice : " Compte AT/MP " est constatée, est égale :

• pour les entreprises de moins de 20 salariés, de 0,5 % du PASS (arrondi à l’euro supérieur) par salarié ou assimilé compris dans les effectifs de l'entreprise pour lesquels l'absence d'adhésion est constatée ;
• pour les entreprises de 20 à 149 salariés, de 1 % du PASS (arrondi à l’euro supérieur) par salarié ou assimilé compris dans les effectifs de l'entreprise pour lesquels l'absence d'adhésion est constatée ;
• pour les entreprises d’au moins 150 salariés, de 1,5 % du PASS (arrondi à l’euro supérieur) par salarié ou assimilé compris dans les effectifs de l'entreprise pour lesquels l'absence d'adhésion est constatée.

Ameli.fr. Vous trouverez plus de précisions concernant l’ouverture de ce compte AT/MP sur le site ameli.fr.

Cas du recours à l’intérim. Il n’est pas possible, pour une entreprise utilisatrice, de contester le taux d’incapacité d’un intérimaire fixé par la Caisse de sécurité sociale à la suite d’un accident de travail dont il a été victime. Le juge a rappelé que cette faculté n’était offerte qu’à l’employeur, c’est-à-dire à l’entreprise de travail temporaire.

Détermination de l’évolution du taux de cotisation du risque AT/MP

Evolution du risque. Votre taux de cotisation doit refléter le risque d’accidents que présente votre établissement, c’est pourquoi il évolue (outre les changements de barèmes, révisés chaque année). Il est donc possible de se voir appliquer une majoration, ou, au contraire mais sous conditions, de bénéficier de ristournes. Mais est-il possible de bénéficier d’une exonération de cotisations ?

Une exonération de cotisations possible ? Aucune exonération totale des cotisations relatives au risque AT/MP n’est possible.

Ristourne sur la cotisation AT/MP. La Caisse régionale de santé, de sa propre initiative ou sur demande de l’employeur, peut accorder des ristournes aux établissements :

• soumis à la tarification collective ou à la tarification mixte ;
• qui justifient d’efforts accomplis en vue de prévenir les accidents de travail par le biais de mesures efficaces ;
• à jour du paiement de leurs cotisations sociales et qui les ont régulièrement payées au cours des 12 derniers mois.

Montant de la ristourne sur cotisation AT/MP. La réduction de cotisation résultant de la ristourne accordée ne peut excéder 25 % du taux collectif.

Durée de la ristourne sur cotisation AT/MP. La ristourne est consentie à compter du 1er jour du mois civil qui suit la décision de la caisse et pour une durée maximale d’un an sans nouvel examen. Elle peut toutefois être supprimée ou suspendue par la caisse.

Ristourne sur la majoration pour accidents de trajet. Le taux net de cotisation tient compte de 4 majorations forfaitaires, dont l’une est liée aux accidents de trajets. Une ristourne (d’une valeur de 25 % pour les établissements cotisant au taux collectif) est possible à l’initiative de la caisse (après consultation du CSE) pour les établissements :

• qui justifient d’efforts accomplis en vue de prévenir la fréquence et la gravité des accidents de trajet par le biais de mesures efficaces ;
• à jour du paiement de leurs cotisations sociales et qui les ont régulièrement payées au cours des 12 derniers mois.

Des cotisations supplémentaires. La Caisse régionale de santé peut vous imposer une cotisation supplémentaire pour tenir compte des risques exceptionnels liés à votre exploitation :

• révélés par une infraction constatée par l’inspecteur du travail ;
• ou résultant d’une inobservation des mesures de prévention prescrites par une caisse d'assurance retraite et de la santé au travail étendues par arrêté ministériel ou de celles qu’elle vous a elle-même prescrites.

Montant de la cotisation supplémentaire. Le montant de la cotisation supplémentaire est au moins égal à 25 % de la cotisation normale sur une période de 3 mois sans pouvoir être inférieure à 1 000 €. Le montant de cette cotisation supplémentaire sera encore augmenté et porté à :

• 50 % si l’employeur n’a pas pris l'une des mesures dont la non-exécution a justifié cette cotisation supplémentaire dans un délai fixé par le comité technique régional (délai de 6 mois maximum) ;
• 200 % si l’employeur persiste à refuser de prendre l’une des mesures dont la non-exécution a motivé la cotisation supplémentaire initiale dans un délai de six mois à compter de l'expiration du 1er délai fixé par le comité technique régional.

En cas de faute inexcusable de l’employeur… Lorsqu’un salarié, victime d’un accident du travail, obtient la reconnaissance de la faute inexcusable de son employeur, il bénéficie d’une majoration de sa rente d’incapacité. Elle lui est versée par la Caisse de sécurité sociale qui en obtient le remboursement auprès de l’employeur responsable. Par suite, la Caisse régionale de santé peut appliquer à l’employeur la cotisation supplémentaire dans les mêmes conditions que précédemment.

     =>  Pour en savoir plus sur le sujet, consultez notre fiche : La faute inexcusable de l’employeur.

Refus de prise en charge d’un accident du travail. Notez que la décision de refus de prise en charge de l’accident que la Caisse lui notifie est définitive à l’égard de l’employeur, quand bien même le salarié la contesterait avec succès. Par conséquent, l’employeur n’aura pas, dans une telle hypothèse, à supporter les dépenses afférant à l’accident du salarié et à la majoration de sa rente d’incapacité, qui n’auront pas non plus à être inscrites à son compte AT/MP.

Le cas spécifique des personnels administratifs

Principe. Lorsque des salariés ne sont pas exposés aux risques de l’activité principale de l’entreprise (sont visés principalement les personnels administratifs), et pour le calcul de leur cotisation nécessaire à la couverture des accidents du travail, le taux retenu correspond à un taux réduit appelé taux « bureau ».

Mais... Les entreprises de moins de 20 salariés (qui relèvent du taux collectif) et de 20 à 149 salariés (qui relèvent du taux mixte) peuvent demander l’application du nouveau taux « fonctions supports de nature administrative » pour ce personnel administratif, installé dans des locaux non exposés aux autres risques de l’entreprise. Sont considérées comme fonctions supports de nature administrative (parce qu’elles concourent à la réalisation des tâches de gestion administrative communes à toutes les entreprises) : le secrétariat, l’accueil, la comptabilité, les affaires juridiques, la gestion financière et les ressources humaines.

À compter du 1er janvier 2020. Le taux « bureau » disparaît définitivement au profit du nouveau taux « fonctions supports de nature administrative ». Si vous n’êtes pas éligible à ce nouveau dispositif, ou en l’absence de demande de taux fonctions supports, un seul taux (celui de votre activité principale) deviendra applicable à l’ensemble de vos salariés à compter du 1er janvier 2020.

Concrètement. Pour les entreprises comptant plus de 149 salariés (en tarification individuelle), ce taux sera calculé en fusionnant le taux de l’activité principale (coûts moyens et salaires) avec celui du taux bureau. La suppression du taux bureau conduira donc à baisser le taux de l’activité principale qui s’appliquera à l’ensemble des salariés. Pour les autres entreprises qui souhaiteraient bénéficier du taux fonctions supports pour les personnels administratifs, et ainsi optimiser le coût de la cotisation accident du travail de l’entreprise le cas échéant, il faut se rapprocher de votre caisse régionale d’assurance retraite et de santé au travail (CARSAT) pour demander l’application de ce taux (il faudra vous munir d’un plan détaillé des locaux de l’entreprise).

À noter. L’application du taux fonctions supports sera effective au 1er jour du mois qui suit la réception de votre demande par votre caisse.