Qui est le défenseur syndical ?

Un défenseur… Le défenseur syndical est une personne mandatée par un salarié ou un employeur en vue d’assurer son assistance ou sa représentation à l’occasion d’un contentieux du travail porté devant le Conseil des prud’hommes. Sa compétence est régionale.

… syndical. Il est inscrit sur une liste établie par la Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS), sur proposition des organisations syndicales représentatives de salariés et d’employeurs.

Ses obligations. Il est non seulement tenu au secret professionnel pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication, mais il est aussi astreint à une obligation de discrétion concernant toutes les informations présentées comme confidentielles par la personne qu’il défend (ou son adversaire, en cas de négociation).

En cas de violation de ses obligations… La violation de son secret professionnel ou de son obligation de discrétion entraînerait sa radiation de la liste des défenseurs syndicaux. Il encourrait, en outre, une peine d’emprisonnement d’un an au maximum ainsi qu’une amende pouvant s’élever jusqu’à 15 000 €. Ainsi, le recours au défenseur syndical garantit le respect des droits de la défense et l’équilibre des droits des parties au même titre que le recours à un avocat.

Quels effets sur le contrat de travail ?

Une information. Si un salarié de votre entreprise est inscrit en tant que défenseur syndical, vous en serez informé par la DREETS. La liste des défenseurs syndicaux est révisée tous les 4 ans, étant précisé qu’elle peut être modifiée à tout moment (par ajout ou retrait). Ce retrait peut être fait à l’initiative de la DREETS.

Notez que si les défenseurs n’exercent pas leur mission pendant un an, ils feront l’objet d’un retrait d’office de la liste des défenseurs syndicaux, sauf s’ils justifient d’un motif légitime. Ils peuvent également être radiés par le préfet de région, notamment en cas d’exercice de leur fonction de manière non gratuite.

Une formation… Le défenseur syndical peut solliciter auprès de son employeur une autorisation d’absence de maximum 15 jours pour participer à une formation, par période de 4 ans suivant la publication de la liste des défenseurs syndicaux sur laquelle il est inscrit. Cette absence pour formation ne peut pas se déduire des congés payés. Sa demande doit être adressée à l’employeur, par LRAR ou par lettre remise en main propre contre décharge, et comporter la date du stage, sa durée et ses horaires, ainsi que le nom de l’établissement ou de l’organisme qui l’organise. Cette demande doit être envoyée au moins :

• 15 jours avant la date du début du stage s’il est d’une durée inférieure à 3 jours consécutifs ;
• 30 jours avant la date de début du stage s’il est d’une durée égale ou supérieure à 3 jours consécutifs.

Et sa rémunération ? Le temps passé en formation est rémunéré par l’employeur. De même, son absence consacrée à l’exercice de sa mission d’assistance et de représentation est rémunérée par l’employeur mais ce dernier peut demander à être remboursé par l’Etat.

Comment ? Si vous souhaitez être remboursé de l’intégralité du salaire, ainsi que des avantages maintenus, et des charges sociales correspondantes, vous devez adresser votre demande à l’Agence de services et de paiement.

Liste des justificatifs. Pour toutes les demandes de remboursement, vous devez joindre la copie du bulletin de paie du salarié correspondant au mois concerné ainsi que l'imprimé de demande de remboursement des salaires maintenus, dont le modèle est établi par le ministère chargé du travail (arrêté non paru à ce jour). Mais pour une 1ère demande, n’oubliez pas d’ajouter à ces documents :

• votre RIB ;
• selon la nature de l’employeur :

• ○ l'extrait K original du registre du commerce et des sociétés de moins de 3 mois pour un commerçant ;
• ○ l'extrait D1 original du registre des métiers de moins de 3 mois pour un artisan ;
• ○ l'extrait K bis original de moins de 3 mois de la société ;
• ○ la copie du récépissé de déclaration de l'association à la préfecture ;
• ○ la copie de la carte d'identité professionnelle pour une profession libérale.

Et un crédit d’heures ? Dans les entreprises d’au moins 11 salariés, le défenseur syndical dispose d’un crédit d’heures limité à 10 heures par mois.

Cas spécifique des heures supplémentaires. Lorsque l’horaire de travail du défenseur syndical dépasse la durée légale (35 heures), la charge des majorations pour heures supplémentaires est répartie entre l’Etat et l’employeur. Cette répartition est proportionnelle au temps passé par le défenseur syndical dans l’entreprise et à l’exercice de sa mission.

Cas spécifique des salariés commissionnés. Lorsque le défenseur syndical est exclusivement rémunéré à la commission, il perçoit une indemnité horaire dans la limite de 10 heures par mois. Cette indemnité est égale à 1/1 900 des revenus professionnels déclarés à l’administration fiscale. Il lui appartient alors de produire la copie de sa déclaration d’impôts ainsi qu’une attestation de revenus délivrée par son ou ses employeur(s).

Cas spécifique des salariés exerçant hors établissement. Lorsque le défenseur syndical exerce son activité salariée en dehors de tout établissement, les heures passées à exercer ses missions de défenseur syndical sont considérées, dans la limite de 10 heures, comme des heures de travail payées par l’employeur. De ce fait, ce dernier pourra en demander le remboursement.

Un salarié protégé. Notez qu’il est interdit de se séparer d’un salarié en raison de son statut de défenseur syndical. En outre, si vous deviez procéder à un licenciement pour un autre motif, vous devriez, dans ce cas, obtenir l’autorisation préalable de l’inspection du travail.

Le délégué syndical : un salarié désigné

Un principe… Le délégué syndical (DS) ne peut, en principe, être désigné que dans les entreprises qui ont atteint le seuil de 50 salariés pendant 12 mois consécutifs. Dans les entreprises formant une unité économique et sociale (c’est-à-dire celles qui entretiennent des liens si étroits qu’on peut considérer qu’elles forment une même entité), la condition d'effectif s'apprécie au niveau de cette UES.

Des exceptions… Il est possible de trouver des DS dans des entreprises de moins de 50 salariés car le seuil d'effectif peut être abaissé, voire supprimé, par convention ou accord collectif. De plus, il peut arriver, dans ces entreprises, qu’un délégué du personnel (DP) soit désigné comme DS.

Un critère de représentativité. Tout syndicat représentatif peut désigner un DS. Cette représentativité s’apprécie selon la réunion des conditions suivantes :

• respect des valeurs républicaines ;
• indépendance ;
• transparence financière ;
• ancienneté minimale de 2 ans dans le champ professionnel et géographique couvrant le niveau de négociation, appréciée à compter de la date de dépôt légal des statuts ;
• audience aux élections professionnelles ;
• influence, prioritairement caractérisée par l'activité et l'expérience ;
• effectifs d'adhérents et cotisations.

Audience électorale ? L’audience électorale s’entend comme le score réalisé lors des élections professionnelles : pour être représentatif, le syndicat doit notamment recueillir au moins 10 % des suffrages exprimés au 1er tour des dernières élections des titulaires au comité d'entreprise ou de la délégation unique du personnel ou, à défaut, des délégués du personnel, quel que soit le nombre de votants.

Affiliation d’un syndicat à une confédération. L’affiliation d’un syndicat, après les élections professionnelles, à une confédération ne suffit pas pour l’autoriser à désigner un délégué syndical : encore faut-il que ce syndicat ait lui-même participé aux dernières élections professionnelles. A défaut, il n’est pas représentatif et ne peut pas procéder à des désignations de délégués syndicaux.

Spécificité de l’outre-mer. Pour être représentatif, le syndicat doit :

• recueillir, au niveau de son territoire d’outre-mer, au moins 8 % des suffrages exprimés au 1er tour des dernières élections des titulaires au comité d'entreprise ou de la délégation unique du personnel ou, à défaut, des délégués du personnel, quel que soit le nombre de votants ;
• respecter les valeurs républicaines ;
• avoir une ancienneté minimale de 2 ans dans le champ professionnel et géographique couvrant le niveau de négociation, appréciée à compter de la date de dépôt légal des statuts.

Qui peut être désigné ? Tout salarié de plus de 18 ans, titulaire de l’ensemble des droits civiques et travaillant depuis plus d’1 an dans l’entreprise (ou 4 mois en cas de création d’entreprise ou d’ouverture d’établissement). Dans les entreprises de travail temporaire, le salarié doit compter 6 mois d’emploi sur les 18 derniers mois (ou sur les 6 mois en cas de création d’entreprise ou d’ouverture d’établissement).

Audience électorale personnelle ? Dans les entreprises de plus de 50 salariés, si un syndicat représentatif dispose d’au moins 2 adhérents, il peut désigner son ou ses candidats aux élections professionnelles qui aura/auront obtenu au moins 10 % des voix, quel que soit le nombre de votants. Si aucun des candidats présentés par l’organisation syndicale ne remplit ces conditions, elle peut désigner un DS parmi les autres candidats qui ne sont pas adhérents ayant eux-mêmes recueilli seuls au moins 10 % des suffrages, ou, à défaut (en cas de renonciation, écrite ou non, de tous les élus), parmi ses adhérents au sein de l'entreprise ou de l'établissement.

Possible désignation du DP. Dans les entreprises de moins de 50 salariés, les syndicats représentatifs peuvent désigner, pour la durée de son mandat, un délégué du personnel comme délégué syndical.A noter : les DP auront totalement disparu au profit du comité social et économique, à partir du 1er janvier 2020.

Protection. Dans les entreprises de moins de 50 salariés, dans le cas où le DP est désigné DS pour la durée de son mandat, et s’il a exercé plus d’un an, la protection supplémentaire inhérente à cette fonction est celle de 6 mois attachée à sa qualité de DP et non celle d’un an attachée à la qualité de DS.

Possible désignation d’un candidat d’une autre liste… En cas de renonciation de ses propres candidats, un syndicat peut désigner comme DS, un salarié candidat sur la liste d’un autre syndicat, à condition qu’il ait obtenu au moins 10 % des voix et qui l’accepte librement. Notez cependant que l’organisation syndicale n’est pas obligée de faire cette proposition à l’ensemble des candidats ayant obtenu au moins 10 % des voix.

... ou d’un adhérent. Lorsque tous les élus ou candidats présentés par une OS aux dernières élections professionnelles ont renoncé à être désignés DS, l’OS peut désigner comme DS l’un de ses adhérents ou sein de l’entreprise ou de l’établissement ou l’un de ses anciens élus ayant atteint la limite de 3 mandats successifs au CSE.

Fin des fonctions électives. Si le DS exerce également des fonctions électives, la démission de ces fonctions électives n’entraîne pas pour autant la fin de son mandat de délégué syndical.

Une information de l’employeur. Le syndicat doit faire connaître le salarié qu’il désigne en tant que DS à l’employeur, par lettre recommandée avec AR. A peine de nullité, la lettre désignation doit mentionner le périmètre de la désignation (l’entreprise ou l’établissement). La copie du courrier est adressée à l’inspecteur du travail. En outre, le nom du DS doit figurer sur les panneaux d’affichage de communication syndicale.

Affectation du délégué syndical d’établissement. Un délégué syndical d’établissement ne peut être désigné que dans l’établissement auquel il appartient. Aussi, un salarié appartenant à un établissement des Charentes ne peut pas être désigné DS d’un établissement situé en Normandie.

Délégué syndical d’établissement : quel effectif ? Bien que le seuil légal pour désigner un délégué syndical d’’établissement soit de 50 salariés, un accord collectif d’entreprise relatif au dialogue social et au fonctionnement des IRP peut venir fixer un certain nombre d’établissements distincts ainsi qu’un périmètre de désignation spécifique.

Désignation du délégué syndical central. Le délégué syndical central désigné par une OS représentative doit impérativement être aussi désigné délégué syndical d’établissement. Cela n’e contrevient pas à la liberté que dispose chaque OS de désigner un délégué syndical central de son choix.

Pouvez-vous contester la désignation du DS ? Vous pouvez contester la désignation du DS dans un délai de 15 jours à compter de la réception du courrier. Pour cela, vous devez agir devant le tribunal d’instance qui se prononcera dans les 10 jours.

Entreprises d’au moins 500 salariés. Dans les entreprises d’au moins 500 salariés, chaque syndicat représentatif au niveau de l'entreprise peut désigner un DS supplémentaire s'il a obtenu un ou plusieurs élus dans le collège des ouvriers et employés lors de l'élection du CE ou, s’il est en place, du CSE, et s'il compte au moins un élu dans l'un des deux autres collèges, le DS supplémentaire devant appartenir à la catégorie représentée au sein de ces autres collèges. Le syndicat qui a obtenu un élu dans le 1er collège et un élu dans le 2ème collège peut donc valablement désigner comme DS supplémentaire un salarié élu dans le 2ème collège, même s’il ne compte aucun élu dans le 3ème collège représentant les cadres.

Cumul en cas d’accord d’entreprise. La possibilité, offerte aux syndicats par accord d’entreprise, de désigner un nombre de DS plus favorable que la Loi ne doit pas les priver de désigner un DS supplémentaire appartenant au personnel de l’encadrement dès lors que les conditions prévues par la Loi sont remplies.

Le délégué syndical : l’exercice de ses fonctions

Son rôle. Le DS représente son syndicat au sein de l’entreprise, il négocie et signe les accords collectifs de l’entreprise, notamment concernant la rémunération, le temps de travail, l’égalité hommes/femmes, l'insertion professionnelle et le maintien dans l'emploi des travailleurs handicapés, etc. Pour mener à bien ce rôle, il dispose de moyens propres. Lesquels ?

Ses moyens. Le DS dispose d’une liberté de déplacement dans et hors de l’entreprise. Il bénéficie en outre d’une protection particulière contre le licenciement. L’inspection du travail doit autoriser toute rupture de contrat à l’initiative de l’employeur. Enfin, il dispose également d’un crédit d’heures déterminé selon la taille de l’entreprise :

• 12 heures par mois dans les entreprises ou établissements de 50 à 150 salariés (contre 10 heures avant le 10 août 2016) ;
• 18 heures par mois dans les entreprises ou établissements de 151 à 499 salariés (contre 15 heures avant le 10 août 2016) ;
• 24 heures par mois dans les entreprises ou établissements d'au moins 500 salariés (contre 10 heures avant le 10 août 2016).

Rémunération du crédit d’heures. Il faut préciser que le temps passé en délégation est de plein droit considéré comme du temps de travail et doit être payé à l'échéance normale avec la paie habituelle. Le délégué syndical ne doit subir aucune perte de salaire du fait de l’exercice de son mandat, étant entendu qu’il ne peut pas prétendre à un remboursement de frais professionnels qu’il n’a pas réellement exposés.

Temps de trajet et heures de délégation. Le temps de trajet, pris en dehors de l'horaire normal de travail et effectué en exécution des fonctions représentatives, doit être rémunéré comme du temps de travail effectif pour la part excédant le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail et doit être pris en compte pour déterminer l'existence, le cas échéant, d'heures supplémentaires donnant lieu à majorations.

Cas de la grève. La grève ne suspend pas le mandat du représentant du personnel. Aussi, celui-ci doit être rémunéré des heures de délégations accomplies au cours de la grève.

En présence d’une convention de forfait en jours. Pour les délégués syndicaux qui relèvent d’une convention de forfait en jours, et à moins qu’un accord collectif ne prévoie d’autres modalités, 4 heures de mandat correspondent à une demi-journée devant être déduite du nombre annuel de jours travaillés.

Fin des fonctions. Le mandat du DS prend fin avec le résultat du 1er tour des élections professionnelles suivantes. Le DS ou son syndicat peuvent mettre un terme à ses fonctions. En cas de réduction importante et durable de l'effectif en dessous de 50 salariés, la suppression du mandat du DS est convenue entre l'employeur et l'ensemble des organisations syndicales représentatives (ou décidée par l’inspection du travail). Dans tous les cas, le mandat prend fin en cas de départ du salarié de l’entreprise ou en cas de décès du DS.

Un entretien professionnel. L’entretien professionnel réalisé à la fin du mandat du DS doit permettre de recenser les compétences acquises au cours du mandat et de préciser les modalités de valorisation de l'expérience acquise. Pour les entreprises dont l'effectif est inférieur à 2 000 salariés, ce recensement est réservé au titulaire de mandat disposant d'heures de délégation sur l'année représentant au moins 30 % de la durée de travail fixée dans son contrat de travail ou, à défaut, de la durée applicable dans l'établissement.

Certification. Un salarié titulaire d’un mandat syndical peut obtenir une certification relative aux compétences acquises dans l’exercice de son mandat. Il faut savoir que les actions de formation certifiantes nécessaires à l'obtention de cette certification, notamment les actions de positionnement, d'accompagnement et d'évaluation des compétences, constituent un temps de travail effectif et donnent lieu pendant leur déroulement au maintien par l'entreprise de la rémunération.

De quels moyens le CHSCT dispose-t-il ?

Des heures de délégation. L'employeur laisse à chacun des représentants du personnel (titulaires et suppléants) au CHSCT le temps nécessaire à l'exercice de leurs fonctions.

Une durée précise ? Ce temps est au moins égal à :

• 2 heures par mois dans les établissements employant jusqu'à 99 salariés,
• 5 heures par mois dans les établissements employant de 100 à 299 salariés,
• 10 heures par mois dans les établissements employant de 300 à 499 salariés ;
• 15 heures par mois dans les établissements employant de 500 à 1 499 salariés ;
• 20 heures par mois dans les établissements employant 1 500 salariés et plus.

Mais… Ce temps peut être dépassé en cas de circonstances exceptionnelles, ou lorsqu’un accord le prévoit.

Rémunération du crédit d’heures. Il faut préciser que le temps passé en délégation est de plein droit considéré comme du temps de travail et doit être payé à l'échéance normale avec la paie habituelle. Aucun membre du CHSCT ne doit subir de perte de salaire du fait de l’exercice de son mandat, étant entendu qu’il ne peut pas prétendre à un remboursement de frais professionnels qu’il n’a pas réellement exposés.

Liberté de circuler dans l’entreprise. Les membres du CHSCT bénéficient d’une liberté de circuler dans l’entreprise. Ils peuvent donc, dans le cadre de leurs heures de délégation, se déplacer librement dans leur établissement, et prendre tous les contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, y compris auprès d’un salarié se trouvant à son poste de travail, à condition de ne pas gêner le fonctionnement du service.

Les visites trimestrielles. Le CHSCT doit procéder à intervalles réguliers à des inspections dans l’exercice de sa mission. Ces inspections « sur le terrain » doivent avoir lieu au moins une fois par trimestre, à l’instar du nombre de réunions ordinaires du comité.

Les moyens matériels. L’employeur doit fournir aux membres du CHSCT les moyens matériels nécessaires à l’accomplissement de leur mission (outils informatiques, de reprographie, local, panneaux d’informations et moyens de communication, etc.).

Les réunions trimestrielles : une obligation pour l’employeur

Un nombre minimum de réunions… Le CHSCT étant une instance représentative du personnel à part entière, l’employeur est tenu de réaliser a minima une réunion par trimestre.

Pour aborder différents sujets… Au cours de chacune de ces réunions, les membres du CHSCT devront être informés sur l’ensemble des questions relatives à la santé, la sécurité, et la prévention des risques professionnels.

Quels sont les sujets abordés lors de ces réunions ? L’ordre du jour des réunions du CHSCT est défini conjointement par l’employeur (ou son représentant dûment mandaté), qui préside le CHSCT, et le secrétaire du CHSCT. Pour être valable, il doit être cosigné par le Président et le Secrétaire du CHSCT.

Consultations obligatoires et ordre du jour. Les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour (exemples : décision d’aménagement modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail, projet d’introduction et lors de l’introduction de nouvelles technologies, plan d’adaptation établi lors de la mise en œuvre de mutations technologiques importantes, mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, etc.).

Quand et comment l’ordre du jour des réunions ordinaires doit-il être transmis ? Une fois l’ordre du jour arrêté, le président du CHSCT doit le transmettre à tous les membres du CHSCT, au moins 8 jours avant la date prévue pour la réunion, ainsi que l’ensemble des documents s’y rapportant, sans que ne lui soit imposée une forme particulière. L’employeur peut opter pour une transmission de l’ordre du jour et des documents afférents par voie électronique, notamment au moyen d’une liste de diffusion.

Avis consultatif. A défaut d’accord, le CHSCT est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif à l’expiration d’un délai d’un mois à compter de la mise à disposition, par l’employeur, des différentes informations au travers de la base de données économiques et sociales (BDES). En cas de double consultation (CE/CHSCT), le CHSCT doit rendre son avis au plus tard 7 jours avant l’expiration de ce délai d’un mois.

Qui assiste aux réunions ? Le Code du travail n’impose pas de quorum ou de nombres minimum de représentants du personnel présents, pour considérer que le CHSCT s’est valablement réuni. Bien évidemment, si aucun membre du CHSCT n’est présent à la réunion, cette dernière devra être reportée.

Qui est convoqué ? Quoiqu’il en soit, l'employeur doit obligatoirement convoquer aux réunions :

• tous les représentants du personnel au CHCST ;
• le médecin du travail ;
• le responsable du service de sécurité et des conditions de travail (à défaut, l'agent chargé de la sécurité et des conditions de travail) ;
• les représentants syndicaux, s'il y en a ;
• toutes les personnes que le CHSCT a demandé à consulter dans le cadre de ses travaux ;
• l’inspecteur du travail, qui peut assister aux réunions de plein droit.

Quand faut-il organiser une réunion extraordinaire ?

A circonstances exceptionnelles, réunions extraordinaires… Selon le Code du travail, le CHSCT doit se réunir « plus fréquemment en cas de besoin »… Sont considérées comme nécessitant la tenue d’une réunion exceptionnelle les situations suivantes :

• une demande motivée de deux membres du CHSCT,
• la survenance d’un accident entraînant ou pouvant entraîner des conséquences graves ou à la demande motivée de 2 de ses membres représentants du personnel,
• la survenance d’un événement grave lié à l’activité de l’établissement portant atteinte ou pouvant porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement,
• en cas d’urgence, c’est-à-dire en cas de divergence entre l’employeur et un membre du CHSCT du l’existence d’un danger grave et imminent. Dans cette hypothèse, il doit être convoqué dans un délai maximum de 24 heures.

Qui faut-il convoquer ? L’employeur doit convoquer les mêmes acteurs que dans le cadre des réunions ordinaires.

Questions des membres du CHSCT. Lorsqu’une réunion extraordinaire est demandée par 2 des membres du CHSCT, toutes leurs questions doivent être inscrites à l’ordre du jour sans modification.

CHSCT : des missions précises

Un rôle précis... Le Comité d’Hygiène et de Sécurité au Travail (CHSCT) joue un rôle primordial dans l’amélioration des conditions de travail et de la sécurité des salariés. A ce titre, il est un acteur incontournable à la fois en amont, dans le cadre de propositions d’actions de prévention des risques professionnels, mais aussi en aval, lorsqu’il s’agit d’analyser les causes d’un accident du travail.

… à propos des risques professionnels. Les missions du CHSCT sont clairement définies par la réglementation. Il doit ainsi :

• contribuer à la prévention et à la protection de la santé physique et mentale et de la sécurité des travailleurs de l'entreprise (ainsi qu’à celle de ceux mis à sa disposition par une entreprise extérieure) ;
• contribuer à l'amélioration des conditions de travail, notamment en vue de faciliter l'accès des femmes à tous les emplois et de répondre aux problèmes liés à la maternité ;
• contribuer à l'adaptation et à l'aménagement des postes de travail afin de faciliter l'accès des personnes handicapées à tous les emplois et de favoriser leur maintien dans l'emploi au cours de leur vie professionnelle ;
• veiller à l'observation des prescriptions légales prises dans ces domaines.

Des actions à mener. Dans ce cadre, le CHSCT doit procéder :

• à l'analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs de l'établissement ainsi qu'à l'analyse des conditions de travail,
• à l'analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposées les femmes enceintes,
• à l'analyse de l'exposition des salariés à des facteurs de pénibilité.

Des documents à sa disposition. Pour pouvoir exercer ses missions, le CHSCT doit se voir transmettre plusieurs documents :

• le document unique d’évaluation des risques,
• le registre des accidents bénins,
• les carnets de maintenance des équipements de travail,
• les observations de l’inspection du travail,
• les rapports du médecin du travail concernant l’activité de l’entreprise.

Des moyens à sa disposition. Le CHSCT peut solliciter l’intervention d’un expert si un risque grave est constaté dans l’établissement (qu’il ait été ou non révélé par un accident) ou lorsqu’un projet important est susceptible d’impacter les conditions de travail, la santé ou la sécurité des salariés. Les frais sont, dans ce cas, à votre charge.

Notion de « projet important ». Lorsque le projet est important, il est susceptible d’impacter les conditions de travail, la santé ou la sécurité des salariés. Mais le CHSCT n’a pas à recourir à un expert lorsque la réorganisation de l’activité n’entraîne pas une augmentation notable de la charge de travail ou lorsqu’elle se contente de modifier l’organigramme de l’entreprise. Notion de « risque grave ». Le CHSCT peut recourir à une expertise en cas de risque grave. Celui-ci doit être identifié et actuel. Concrètement, il peut se caractériser par une augmentation sensible des absences au travail, par une alerte du médecin du travail générée notamment par des situations de stress et des syndromes dépressifs.

Exemple. La mise à disposition de tablettes tactiles ne justifie pas le recours à une expertise tablettes lorsque celle-ci :

• n’a eu aucun impact sur l’absentéisme,
• n’a pas donné lieu à une inscription au registre des dangers graves et imminents de l’entreprise,
• n’a pas fait l’objet d’une observation ou d’une alerte du médecin du travail,
• n’a eu aucun impact significatif sur les indicateurs de suivi du volume et de la qualité de la production.

Qui paie l'expertise ? Le coût de l’expertise est à la charge de l’employeur. Mais, depuis le 10 août 2016, si vous obtenez l’annulation de la délibération désignant un expert (en justice), l’expert doit vous rembourser le coût de l’expertise annulée. Notez tout de même que le CHSCT peut demander au Comité d’entreprise (qui lui dispose de moyens financiers) de prendre en charge cette expertise. Il est même possible que les experts intervenant après délibération du CHSCT demandent à ce dernier une garantie de paiement de la mission qu’ils auront accomplie pour leur compte (et donc un engagement de paiement du Comité d’entreprise).

Contester la réalisation d’une expertise. L’employeur peut contester la délibération du CHSCT prévoyant le recours à une expertise devant le président du tribunal de grande instance, statuant en la forme des référés, par assignation, dans un délai de 15 jours suivant la délibération. Ce délai est respecté si l’assignation a été réalisée dans les 15 jours, peu importe qu’elle n’ait été enregistrée par le tribunal qu’après l’expiration du délai de 15 jours. Lorsque l’employeur conteste le coût prévisionnel de l’expertise, le délai de 15 jours ne court qu’à compter du jour où l’employeur en a eu connaissance.

Contester le coût de l’expertise ? Vous pouvez contester le coût final de l'expertise devant le tribunal de grande instance, dans un délai de 15 jours à compter de la date à laquelle vous avez été informé de ce coût.

Des réunions... périodiques ? Le CHSCT se réunit au moins une fois par trimestre. D’autres réunions sont impératives à la suite d’un accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves, ou à la demande motivée de 2 de ses membres. Ces réunions peuvent se dérouler par visioconférence.

CHSCT : une consultation obligatoire

Un objectif précis. L’employeur doit consulter le CHSCT sur l’ensemble des projets de l’entreprise pouvant avoir, de près ou de loin, des conséquences sur la santé (physique et mentale), la sécurité et les conditions de travail des collaborateurs. Et certaines de ces consultations sont, en tout état de cause, obligatoires…

Les consultations obligatoires du CHSCT. La réglementation prévoit l’obligation de consulter le CHSCT avant toute décision d'aménagement modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail.

Concrètement. Cela signifie qu’il faut consulter le CHSCT à propos de :

• toute transformation importante des postes de travail découlant de la modification de l'outillage, d'un changement de produit ou de l'organisation du travail ;
• toute modification des cadences et des normes de productivité liées ou non à la rémunération du travail, ou encore toute mutation technologique.

Moment de la consultation. La consultation du CHSCT doit précéder l’exécution du projet : si votre projet est déjà en cours de réalisation lorsque vous consultez l’instance, vous encourrez des sanctions pour délit d’entrave (7 500 € maximum et/ou 1 an d’emprisonnement maximum).

Pour une consultation effective… En vue de la consultation du CHSCT, vous devez lui fournir des informations suffisantes pour qu’il puisse se prononcer en connaissance de cause. A défaut, il peut obtenir une suspension de la mise en œuvre du projet sur lequel il est consulté sans disposer d’informations suffisantes.

L’accès aux rapports annuels. En outre, vous devez produire devant le CHSCT, au moins une fois par an :

• un rapport annuel écrit faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans son établissement ;
• un programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail, fixant la liste détaillée des mesures devant être prises au cours de l'année à venir (mesures de prévention en matière de pénibilité, conditions d'exécution et estimation de son coût).

CHSCT : des sanctions à connaître

Pour rappel. Comme cela a été évoqué précédemment, vous devez fournir des informations précises au CHSCT pour qu’l puisse se prononcer en toute connaissance de cause. A défaut, vous risquez de le voir demander (et obtenir) une suspension de la mise en œuvre du projet sur lequel il est consulté. Ceci reste une sanction « légère », bien qu’elle puisse être coûteuse pour l’entreprise, en comparaison du délit d’entrave qui peut également être retenu en pareille situation.

Mais aussi… Dans l’hypothèse où vous omettriez de consulter ou d’informer le CHSCT sur une question relevant de sa compétence, vous pourriez être accusé de délit d’entrave. Plusieurs situations peuvent être constitutives d’une entrave, par exemple :

• lorsque l’employeur prend une décision contre l’avis de la majorité des présents au CHSCT ;
• en cas d’absence de convocation des membres du CHSCT ou des personnes habilitées à assister aux réunions ;
• en cas de refus d’inscrire à l’ordre du jour des réunions des sujets relevant de la compétence du CHSCT ;
• en cas d’envoi tardif de l’ordre du jour, ou d’absence d’envoi aux membres du CHSCT et aux personnes habilitées à assister aux réunions ;
• lorsque l’employeur ne fournit pas l’ensemble des informations nécessaires pour que les membres du CHSCT se prononcent sur des questions relevant de ses attributions ;
• lorsque l’employeur ne présente pas les bilans et rapports annuels au CHSCT ;
• lorsque le CHSCT n’est pas réuni malgré la survenance d’un danger grave et imminent.

Quand faut-il mettre en place un CHSCT ?

Une obligation ? Le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT) prend une place de plus en plus importante dans le fonctionnement de l’entreprise, puisqu’il faut le consulter sur l’ensemble des questions ayant (potentiellement) des conséquences sur la santé et la sécurité des collaborateurs.

Tout dépend du nombre de salariés… La mise en place d’un CHSCT est obligatoire lorsque les effectifs de l’entreprise atteignent 50 salariés, en équivalent temps plein (ETP). En-dessous de ce seuil (ou en cas de carence de candidatures), les missions dévolues au CHSCT sont prises en charge par les délégués du personnel (DP).

Plusieurs CHSCT ? Lorsqu’une entreprise comprend plusieurs établissements de moins de 50 salariés, mais atteint tout de même le seuil des 50 ETP tous établissements confondus, elle doit mettre en place un CHSCT dans au moins l’un de ses établissements. En revanche, lorsqu’une entreprise comprend habituellement au moins 500 salariés, il est possible de mettre en place plusieurs CHSCT, uniquement si un accord entre l’employeur et le comité d’entreprise (CE) le prévoit. Cet accord doit fixer le nombre de comités qui est déterminé selon la nature, la fréquence et la gravité des risques, la dimension et la répartition des locaux, le nombre de travailleurs qui y sont occupés, les modes d’organisation du travail, etc.

Comment mettre en place un CHSCT ?

Une désignation… Contrairement aux autres instances représentatives du personnel, les membres du CHSCT ne sont pas élus, mais désignés par un collège désignatif. Quelle est sa composition ?

… par un « collège désignatif ». Ce collège est composé des membres élus du CE et des DP. Seuls les titulaires ont la faculté de procéder à la désignation. Les suppléants ne pourront participer à la désignation qu’en l’absence de titulaires.

Quand ? La désignation des membres du CHSCT doit suivre de près les élections des membres du CE et des délégués du personnel. La désignation des membres du CHSCT doit d’ailleurs être renouvelée dès que le CE et les DP sont eux-mêmes renouvelés, dans un délai de 15 jours après l’expiration des précédents mandats.

Mais... Le mandat des représentants du personnel au CHSCT peut être prorogé, jusqu’à la désignation d’un nouveau CHSCT, en cas d’accord unanime des membres élus du nouveau CE (après expiration du mandat des anciens membres du CE), dans la limite de 6 mois suivant la fin des mandats.

Comment ? Le collège désignatif doit se réunir en un même lieu et à une même date pour procéder à la désignation, sans que le temps passé à cette réunion puisse être imputé sur le crédit d’heures de délégation dont disposent les membres du CE et les DP. L’employeur (ou son représentant) peut assister à cette réunion, sans pour autant pouvoir prendre part à la désignation des membres du CHSCT. Tout salarié de l’entreprise peut être candidat à la désignation, qu’il soit syndiqué ou non.

Mode de scrutin. Par principe, le collège désignatif procède à un vote au scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne et à un seul tour. Mais il peut décider d’adopter un autre mode de scrutin en cas d’accord unanime de ses membres.

Comment est composé le CHSCT ?

Qui participe aux réunions ? Le CHSCT est nécessairement composé par l’employeur (ou son représentant) et par ses membres désignés.

Combien y a-t-il de représentants ? Le nombre de membres du CHSCT varie en fonction des effectifs de l’entreprise :

Quelles sont les formalités à accomplir après la désignation ? Lorsque le CHSCT est désigné, l’employeur doit envoyer le procès-verbal de désignation à l’inspection du travail, et veiller à afficher la liste des membres du CHSCT dans les locaux de travail, sur des panneaux d’affichages dédiés. Ces panneaux devront également comporter les ordres du jour et procès-verbaux des réunions du CHSCT, ainsi que l’ensemble des communications liées à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail, et relevant de la compétence du CHSCT.

Délégué du personnel : un rôle de représentation

Mise en place obligatoire ? Les délégués du personnel (DP) ont pour mission de représenter les salariés auprès de la direction et de présenter à cette dernière toutes les réclamations individuelles ou collectives émanant des salariés. Faire élire des délégués du personnel (l'initiative revenant à l'employeur) est une obligation dans les entreprises comptant 11 salariés et plus.

Où ? La présence des délégués du personnel doit être effective au niveau de chaque établissement de l'entreprise (au niveau de l'entreprise lorsque cette dernière ne comporte, par principe, qu'un seul établissement). Il faut entendre par établissement, pour l’élection des DP, un lieu distinct où se regroupent au moins 11 salariés travaillant sous la direction d'un représentant de l'employeur. Il convient, à titre d'information, de préciser que si plusieurs entreprises forment une unité économique et sociale, la condition d'effectif s'apprécie au niveau de cette UES. Par ailleurs, la Loi prévoit l'élection de DP dans des établissements de moins de 11 salariés (élection imposée par l'autorité administrative, de sa propre initiative ou à la demande des organisations syndicales de salariés) dès lors que l'activité des établissements s'exerce sur un même site où sont employés durablement au moins cinquante salariés et lorsque la nature et l'importance des problèmes communs aux entreprises du site le justifient.

Combien ? Le nombre des délégués du personnel dépend du nombre de salariés, établi par principe selon les seuils suivants (le nombre pouvant être augmenté par accord collectif) :

• de 11 à 25 salariés : 1 titulaire et 1 suppléant
• de 26 à 74 salariés : 2 titulaires et 2 suppléants
• de 75 à 99 salariés : 3 titulaires et 3 suppléants
• de 100 à 124 salariés : 4 titulaires et 4 suppléants
• de 125 à 174 salariés : 5 titulaires et 5 suppléants
• de 175 à 249 salariés : 6 titulaires et 6 suppléants
• de 250 à 499 salariés : 7 titulaires et 7 suppléants
• de 500 à 749 salariés : 8 titulaires et 8 suppléants
• de 750 à 999 salariés : 9 titulaires et 9 suppléants
• à partir de 1 000 salariés : 1 titulaire et 1 suppléant par tranche supplémentaire de 250 salariés

Particularité pour les entreprises de moins de 200 salariés. Dans les entreprises comprenant au moins 50 et moins de 200 salariés, et dans l'hypothèse où il y a une carence aux élections du comité d'entreprise (CE), en cas d'absence de comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) et dans le cas où les délégués constituent la délégation unique du personnel au CE, le nombre de délégués pendant la durée de la période où il n'y a pas de CE ou de CHSCT est fixé comme suit :

• de 50 à 74 salariés : 3 titulaires et 3 suppléants
• de 75 à 99 salariés : 4 titulaires et 4 suppléants
• de 100 à 124 salariés : 5 titulaires et 5 suppléants
• de 125 à 149 salariés : 6 titulaires et 6 suppléants
• de 150 à 174 salariés : 7 titulaires et 7 suppléants
• de 175 à 199 salariés : 8 titulaires et 8 suppléants

Délégué du personnel : un rôle relationnel

Leurs fonctions. Dans le cadre de leurs missions, les délégués du personnel seront en relation avec les salariés, l’employeur et les membres de la direction, ainsi qu’avec divers organismes et les autres institutions représentatives du personnel, le cas échant.

Un crédit d'heures. Pour l'accomplissement de leurs missions, le ou les DP bénéficient d'un crédit d'heures, qui, sauf circonstances exceptionnelles, ne peut excéder 10 heures par mois dans les entreprises de moins de 50 salariés, 15 heures par mois dans les entreprises d'au moins 50 salariés. Les DP qui exercent les attributions économiques du comité d'entreprise en l'absence de ce dernier et par suite de carence constatée aux dernières élections bénéficient, en outre, d'un crédit de 20 heures par mois.

Rémunérées… Il faut préciser que le temps passé en délégation est de plein droit considéré comme du temps de travail et doit être payé à l'échéance normale avec la paie habituelle. Le délégué du personnel ne doit subir aucune perte de salaire du fait de l’exercice de son mandat, étant entendu qu’il ne peut pas prétendre à un remboursement de frais professionnels qu’il n’a pas réellement exposés.

Concrètement. Le salarié ne peut pas être privé, du fait de l’exercice de son mandat, du paiement d’une indemnité destinée à compenser une sujétion particulière de son emploi, qui constitue un complément de salaire.

Un contrôle possible ? Dans la mesure où l’entreprise rémunère les heures de délégation, il est admis (et légitime) que vous puissiez disposer d’informations, ne serait-ce que pour comptabiliser le nombre d’heures prises dans ce cadre. Les DP ne sont donc pas dispensés d’apporter, sur votre demande, des précisions sur les activités exercées pendant les heures de délégation.

Exemple. Le temps que le représentant consacre à son information personnelle ne constitue du temps de délégation que si cette information se rattache directement à une difficulté particulière à l’entreprise. Mais les absences du salarié résultant de sa participation à des réunions d’un syndicat, pour sa formation personnelle dans le but de mieux comprendre son rôle de DP, ou pour préparer avec lui les réunions mensuelles avec l'employeur ne se rattachent pas directement à une difficulté particulière de l'entreprise. Elles ne constituent donc pas des heures de délégation et n’ont pas à être rémunérées.

Attention ! Vous ne pouvez contester l’utilisation des heures de délégation qu’après les avoir rémunérées.

Avec les salariés. Dans la mesure où la mission principale des DP sera de représenter les salariés et de présenter les réclamations individuelles ou collectives (relatives à l'organisation du travail, aux salaires, etc.), ils pourront prendre attache auprès des salariés, durant leurs heures de délégation (voire même en dehors de leur temps de travail), en vue de l'accomplissement de leurs missions. Ils peuvent également assister un salarié qui aura fait le choix de solliciter la présence d'un DP au cours d'un entretien préalable au licenciement ou à l'application d'une sanction disciplinaire (on rappelle, en effet, qu'un salarié placé dans ces situations a la possibilité de se faire assister par un membre du personnel).

Avec la direction. Au moins une fois par mois, vous devez recevoir les DP (il vous appartient d’organiser cette réunion), mais vous pouvez aussi déléguer une personne de l'entreprise que vous aurez spécialement habilitée à cet effet. Bien entendu, en cas d'urgence, les DP peuvent être reçus sur leur demande (étant précisé, à toutes fins utiles, que cette notion d'urgence n'est pas définie par la Loi).

A l'occasion de ces réunions, les DP vous remettent (au moins 2 jours avant la date de réunion) une note écrite aux termes de laquelle ils font état de leurs demandes, auxquelles vous devez répondre par écrit au plus tard dans les 6 jours ouvrables de la tenue de la réunion, les réponses devant être motivées. L'ensemble de ces demandes et réponses sont consignées dans un registre. Ce registre, ainsi que les documents annexés, sont tenus à la disposition des salariés de l'établissement désirant en prendre connaissance, pendant un jour ouvrable par quinzaine et en dehors de leur temps de travail. Il ne faut pas sous-estimer ces réunions qui sont aussi l’occasion de faire le point avec les représentants des salariés, tant sur les conditions de travail, l’ambiance de travail, que la bonne marche de l’entreprise, l’état de son marché, les perspectives, etc.

Avec l'inspection du travail. Les DP ont également pour mission de solliciter et saisir l'inspection du travail pour toutes questions relatives à l'application des dispositions légales dont elle est chargée d'assurer le contrôle.

Avec les autres représentants (CE, CHSCT). En outre, lorsqu'il existe dans l'entreprise un CE et/ou un CHSCT, les DP sont compétents pour communiquer avec les membres de ces comités toutes suggestions et observations du personnel sur toutes les questions entrant dans leurs compétences respectives.

Important. En l'absence de CE, il revient aux DP d'exercer les attributions dévolues au CE. C'est ainsi qu'en l'absence de CE :

• les attributions économiques du CE sont exercées par les DP (cette mission suppose une absence de CE par suite d'une carence aux élections) ;
• le droit d'alerte économique est exercé par les DP, s'ils ont connaissance de faits affectant la situation économique de l'entreprise de manière préoccupante (cette mission suppose là encore une absence de CE par suite d'une carence aux élections ou du fait de sa suppression) ;
• les DP sont amenés à gérer les institutions sociales, en lien avec l'employeur.

Important (bis). De la même manière, en l'absence de CHSCT, les DP sont amenés à exercer les attributions normalement dévolues à ce comité.

Election des délégués du personnel : le préalable

La mission du DP. Le délégué du personnel (DP) a pour mission générale de représenter les salariés et de présenter à l'employeur les réclamations (individuelles ou collectives) intéressant l'application des conventions collectives et accords applicables dans l'entreprise, la politique liée aux salaires, la santé et la sécurité au travail, etc. Il a également pour mission d'établir des relations avec l'inspection du travail qu'il peut saisir en vue de l'application des dispositions légales en matière de droit du travail. En outre, en l'absence de comité d'entreprise, le délégué du personnel est amené à exercer des attributions relevant du CE, et notamment au regard des suggestions possibles en matière de productivité et d'organisation générale de l'entreprise.

L'élection des DP. Pour savoir si vous devez effectivement mettre en place des délégués du personnel, il faut faire le point sur vos effectifs : l'élection de délégués du personnel est obligatoire dans les établissements de 11 salariés et plus (pendant 12 mois consécutifs ou non au cours des 36 derniers mois). Dès lors que l’effectif de votre entreprise dépasse ce seuil, vous devez organiser sans attendre les élections de vos délégués du personnel.

Votre entreprise doit compter au moins 11 salariés. Si votre entreprise compte un seul établissement, il est tenu compte des effectifs globaux de l'entreprise. Si votre entreprise compte plusieurs établissements, l'élection a lieu au niveau de chaque établissement (il doit s’agir d’établissement distinct, se définissant comme étant une communauté de travail ayant des intérêts propres, comptant, pour l’élection des DP, au moins 11 salariés travaillant sous l'autorité d'un représentant de l'employeur). Dans les entreprises formant une unité économique et sociale, la condition d'effectif s'apprécie au niveau de cette UES.

Attention. Notez qu'il est aussi possible que soit imposée l'élection de DP dans des établissements de moins de 11 salariés (par l'autorité administrative, de sa propre initiative ou à la demande des organisations syndicales de salariés) dès lors que l'activité des établissements de l'entreprise s'exerce sur un même site où sont employés durablement au moins 50 salariés et lorsque la nature et l'importance des problèmes communs aux entreprises du site le justifient.

Combien de délégués du personnel ? Le nombre de délégués à élire est fonction du nombre de salariés, selon les seuils suivants:

• de 11 à 25 salariés : 1 titulaire et 1 suppléant,
• de 26 à 74 salariés : 2 titulaires et 2 suppléants,
• de 75 à 99 salariés : 3 titulaires et 3 suppléants,
• de 100 à 124 salariés : 4 titulaires et 4 suppléants,
• de 125 à 174 salariés : 5 titulaires et 5 suppléants,
• de 175 à 249 salariés : 6 titulaires et 6 suppléants,
• de 250 à 499 salariés : 7 titulaires et 7 suppléants,
• de 500 à 749 salariés : 8 titulaires et 8 suppléants,
• de 750 à 999 salariés : 9 titulaires et 9 suppléants,
• à partir de 1 000 salariés : 1 titulaire et 1 suppléant par tranche supplémentaire de 250 salariés.

A noter. En l'absence de comité d'entreprise, par suite d'une carence constatée aux élections, et en l’absence de de comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail, le nombre de délégués pendant la durée de la période où il n'y a pas de CE ou de CHSCT, est fixé comme suit, dans les entreprises d’au moins 50 et moins de 200 salariés :

• de 50 à 74 salariés : 3 titulaires et 3 suppléants,
• de 75 à 99 salariés : 4 titulaires et 4 suppléants,
• de 100 à 124 salariés : 5 titulaires et 5 suppléants,
• de 125 à 149 salariés : 6 titulaires et 6 suppléants,
• de 150 à 174 salariés : 7 titulaires et 7 suppléants,
• de 175 à 199 salariés : 8 titulaires et 8 suppléants.

Election des délégués du personnel : la préparation

A qui revient l'initiative ? C'est à vous, en qualité d’employeur, qu'il revient d'organiser les élections. Vous aurez soin d'informer, par voie d'affichage ou par tout moyen, les salariés de la date envisagée du 1er tour (l'inobservation de cette obligation pouvant entraîner l'annulation des élections). Notez que l’initiative peut aussi venir d’un salarié ou d’un syndicat qui, dans ce cas, vous invite à organiser des élections, notamment et principalement dans l'hypothèse où cette institution n'existe pas dans l'établissement alors que l'effectif salarié l'impose.

Informez les syndicats. Vous devez également informer les syndicats et les inviter à établir les listes de leurs candidats, soit par voie d'affichage (pour les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ou l'établissement concerné), soit par courrier (pour les organisations syndicales reconnues représentatives dans l'entreprise ou l'établissement, celles ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement, ainsi que les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel).

Fixez le protocole d'accord préélectoral. Soit par voie d'affichage, soit par courrier, ou par tout autre moyen, vous devez inviter les syndicats à négocier le protocole préélectoral qui fixera les modalités des élections. Figureront sur ce protocole notamment les dates des élections, le nombre et la composition des collèges, la répartition des salariés dans les collèges et les sièges correspondants, l’éventuel découpage de l’entreprise en établissements distincts le cas échéant, etc. Ce protocole préélectoral devra être communiqué à l’inspection du travail si elle en fait la demande.

Combien de collèges ? En principe, les DP sont élus par 2 collèges : le 1er collège regroupe les ouvriers et employés, le 2nd collège regroupe les ingénieurs, chefs de services, techniciens, agents de maitrise et assimilés (si le nombre de cadres et d’ingénieurs est supérieur à 25, un 3ème collège est constitué). Si l'établissement ne compte pas plus de 25 salariés, un collège unique est constitué.

A noter. Il faut ici préciser que la validité du protocole d'accord préélectoral est subordonnée à sa signature par la majorité des organisations syndicales ayant participé à sa négociation, dont les organisations syndicales représentatives ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles ou, lorsque ces résultats ne sont pas disponibles, la majorité des organisations représentatives dans l'entreprise.

Recueillir les listes. Il vous appartient de recueillir les candidatures et d'afficher les listes électorales. Pour être candidat au 1er tour, les prétendants doivent être eux-mêmes électeurs, avoir au moins 18 ans, avoir travaillé dans l'entreprise depuis au moins 1 an (sans interruption) et ne pas être le conjoint, partenaire de PACS, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré de l'employeur. En plus de ces critères, seuls les candidats présentés par les syndicats sont admis à se présenter au 1er tour. Au 2nd tour, en revanche, les candidatures sont libres.

A noter. Un salarié ne pourra être éligible que dans le collège électoral auquel il appartient.

A noter (bis). Une liste peut comprendre un nombre de candidats inférieur au nombre de sièges à pourvoir. Un salarié peut également se porter candidat à une même fonction en tant que titulaire et en qualité de suppléant.

Exemple d’une entreprise d’intérim. Le salarié intérimaire qui s’abstient de donner suite à 37 propositions de missions dont au moins 10 correspondent à l’emploi recherché par lui et se déroulent sur la période prise en compte pour l’appréciation des critères d’électorat et d’éligibilité n’est pas électeur et, à fortiori, n’est pas éligible.

Egalité hommes/femmes. Depuis le 1er janvier 2017, les protocoles électoraux doivent préciser la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral. Pour chaque collège électoral, les listes comportant plusieurs candidats doivent être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale (les listes seront composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes).

Election des délégués du personnel : restez neutre !

Neutralité de l’employeur. Il est possible que s’organise une propagande électorale (affichage, tenues de réunions, diffusion de tracts, etc.), pour autant que les moyens utilisés ne soient pas déloyaux. Quant à vous, en qualité d’employeur, il est fortement recommandé d’observer une stricte neutralité.

Et vos représentants aussi ! Pendant toute la période électorale, l’employeur, tout comme ses représentants, doivent observer une stricte neutralité. Le manquement à cette obligation constitue une cause d’annulation des élections, et ce, même si les résultats n’ont pas été influencés.

Exemple. Il a déjà été jugé, dans une affaire où un employeur avait diffusé une note de service qui contenait une critique des candidats, que l’élection devait être annulée. L’employeur ne les avait pas nommés distinctement, mais avait utilisé des propos permettant de clairement les identifier. Le juge a considéré que cette note de service caractérisait un manquement de l’employeur à son obligation de neutralité.

Quels représentants ? Les représentants qui doivent rester neutres sont ceux qui sont dotés d’un pouvoir de direction (notamment le pouvoir de prononcer une sanction disciplinaire). Mais également ceux qui sont titulaire d’une délégation écrite d’autorité.

Election des délégués du personnel : le déroulement

Quelle date choisir ? Il faut, ici, distinguer selon que la mise en place des DP correspond ou non à un renouvellement :

• en cas de renouvellement des délégués, le 1er tour des élections intervient dans les 15 jours qui précèdent la fin du mandat et au plus tard le 45ème jour qui suit celui de l’affichage informant les salariés de la tenue des élections ;
• en cas de première mise en place, le 1er tour doit intervenir au plus tard le 90ème jour qui suit l'affichage ;
• un 2nd tour intervient dans les 15 jours suivant le 1er tour en cas de quorum non atteint, en cas d'absence totale ou partielle de candidatures ou de vacance partielle de sièges à l'issue du 1er tour.

Quelle organisation ? Organiser un bureau de vote pour chaque collège, préparer les bulletins de vote, les listes des électeurs, les urnes (qui n’ont pas obligatoirement à être transparentes), les isoloirs, etc. sont autant d'actions qu'il convient d'anticiper au mieux pour être prêt le jour J. En outre, l'élection ayant lieu pendant le temps de travail, il faut être en mesure d'organiser le travail tout en permettant des pauses en vue de l'exercice du droit de vote.

Vote par correspondance. Le vote par correspondance est aussi possible pour autant que des dispositions conventionnelles le prévoient. Assurez-vous que les salariés concernés par ce votre par correspondance ont effectivement reçu, dans un délai suffisant, le matériel nécessaire (bulletins de vote, enveloppes, etc.). Des élections ont été annulées par le juge parce que des salariés n’avaient pas reçu le matériel de vote par correspondance.

Vote électronique. Il est possible d'utiliser le vote électronique, pour autant qu'un accord de groupe ou d'entreprise le prévoie ou tout simplement tant que vous le décidez. Dans le cas d’un accord, celui-ci doit comporter des garanties visant à assurer la sécurité et la confidentialité du vote (informez les salariés via une notice sur le déroulement du scrutin, pensez à faire une déclaration préalable auprès de la CNIL, instaurez des méthodes d’authentification sécurisées, etc.). Si, à défaut d’accord collectif le prévoyant, vous décidez d’autoriser le recours au vote électronique, vous devez prévoir le cahier des charges de cette modalité, et ainsi assurer l’information des salariés, la déclaration à la CNIL ou encore l’authentification des voix.

Exigence d'un quorum. Au 1er tour, un quorum est exigé (ce qui n'est pas le cas au 2nd tour) : le nombre de votants doit être au moins égal à la moitié des électeurs inscrits, ce nombre s’appréciant au regard des votes valablement exprimés (ne sont pas pris en compte les bulletins blancs ou nuls).

Pour le 2nd tour. Un 2nd tour doit être prévu dans les 15 jours suivant le 1er tour en cas de quorum non atteint, en cas d'absence totale ou partielle de candidatures ou de vacance partielle de sièges à l'issue du 1er tour. Aucun quorum n’est exigé pour le 2nd tour.

Les résultats. Chaque liste se voit attribuer autant de sièges que le nombre de voix recueilli par elle contient de fois le quotient électoral ; ce quotient électoral est égal au nombre total des suffrages valablement exprimés par les électeurs du collège, divisé par le nombre de sièges à pourvoir. Les candidats sont proclamés élus dans l'ordre de présentation (les ratures faites sur le nom d’un candidat ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat).

PV d'élection. Une fois le vote effectué, le bureau de vote procède au dépouillement et proclame les élections, en indiquant nominativement les élus et le nombre de voix obtenues. Il doit établir le procès-verbal de l'élection, sur un imprimé spécifique pour les DP titulaires et un imprimé spécifique pour les DP suppléants. Ce procès-verbal doit être affiché dans l'entreprise et communiqué dans les 15 jours de l'élection à l'inspection du travail et aux syndicats ayant présenté des listes de candidats aux élections ainsi qu’à ceux ayant participé à la négociation du protocole préélectoral. Il doit aussi être transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles ( CTEP TSA 92315 62971 ARRAS CEDEX 9).

PV de carence ? Si, à l’issue des deux tours, aucun délégué n’est élu faute de candidat, vous devez établir un PV de carence. Vous devez informer vos salariés de l’existence de ce PV de carence, soit par voie d’affichage, soit par tout autre moyen, ce PV devant en outre être tenu à la disposition de l’autorité administrative.

En cas de contestation… Retenez que tout syndicat qui a vocation à participer aux élections professionnelles a nécessairement un intérêt à en contester la régularité, qu’il soit représentatif ou non.

Un versement santé : pour quoi ? Pour qui ?

Qu’est-ce que c’est ? Certains salariés n’ont pas l’obligation d’adhérer à la mutuelle d’entreprise (obligatoirement mise en place depuis le 1er janvier 2016) : ils bénéficient d’une dispense d’adhésion. Ils peuvent alors prétendre à une aide financière destinée à assurer leur couverture par une complémentaire santé : il s’agit du « versement santé », également appelé versement santé.

Quels sont les salariés concernés ? Les salariés qui peuvent prétendre au versement santé doivent obligatoirement être déjà couverts par une assurance complémentaire santé et font partie d’une des catégories suivantes :

• les salariés en CDD dont la durée du contrat est inférieure ou égale à 3 mois ;
• les intérimaires dont la durée de la mission est inférieure ou égale à 3 mois ;
• les salariés à temps partiel dont la durée de travail est inférieure ou égale à 15h par semaine.

Contrats d’assurances éligibles. Pour bénéficier du versement santé, le salarié doit être couvert par un contrat d’assurance « responsable ». Cela signifie que l’organisme assureur doit assurer le tiers payant sur les frais occasionnés du fait de la maladie, de la maternité ou d’un accident et prendre en charge :

• les honoraires du médecin, à l’exclusion de la participation forfaitaire aux soins de santé d’1 € ;
• les médicaments remboursés à 65 % par la Sécurité sociale, sans appliquer de franchise ;
• les frais d’hospitalisation, les frais d’optique et les frais dentaires dans la limite de ce que la Sécurité Sociale appelle le « ticket modérateur », c’est-à-dire le reste à charge de l’assuré social.

Un versement santé : combien ça coûte ?

A vos frais ! Le versement santé est une aide financière assurée par l’employeur, destinée à assurer la couverture complémentaire de certains salariés. C’est donc à vous de la payer.

Un paiement périodique. Le versement santé doit être payé chaque mois pour la période concernée par la couverture complémentaire.

Quel montant ? Le montant du versement santé correspond au montant de votre contribution mensuelle au financement de la mutuelle pour la catégorie à laquelle appartient le salarié et pour la période concernée (en tenant compte, le cas échéant, de la rémunération du salarié) auquel on ajoutera un coefficient de majoration.

Quelles cotisations ? Le versement santé est exonéré de cotisations sociales. Seuls s’appliquent la CSG, la CRDS et le forfait social dans les entreprises d’au moins 11 salariés.

Une distinction à faire. Le coefficient de majoration permettant de fixer le montant du versement santé est de 105 % pour les salariés en CDI (à temps partiel) et de 125 % pour les salariés en contrat court.

Mais… Lorsqu’il n’est pas possible de déterminer le montant du versement santé selon la catégorie du salarié, le montant de référence est fixé à 19,30 € pour l’année 2022 (ou à 6,44 € en Alsace-Moselle).