Relation expert-comptable et entrepreneur : quels sont les avantages de la pré-comptabilité ?

La pré-comptabilité, qui est également appelée gestion pré-comptable, désigne l’ensemble des tâches à accomplir en amont de l’intervention de l’expert-comptable pour fluidifier les échanges et faciliter les relations.

En pratique, la pré-comptabilité va donc prendre la forme d’une collecte, d’une organisation et d’une transmission de l’intégralité des documents indispensables pour préparer la clôture comptable mensuelle :

• factures clients ;
• factures fournisseurs ;
• justificatifs de dépenses tels que les notes de frais ;
• transactions bancaires.

Pour être efficace, les étapes suivantes doivent être respectées :

• collecte des pièces comptables ;
• contrôle et validation des pièces comptables ;
• « réconciliation comptable », opération qui consiste à corriger les erreurs de saisie ;
• préparation des paiements pour les factures d’achats ;
• vérification de la réception des paiements de la part des clients de l’entreprise ;
• mise à jour des différents journaux comptables (journal des achats, journal des ventes, journal de trésorerie, etc.) ;
• export des pièces comptables vers le logiciel de comptabilité.

Les avantages de la mise en œuvre d’une pré-comptabilité sont nombreux :

• elle permet de mieux contrôler et surveiller l’activité de l’entreprise (prévision des flux de trésorerie, établissement des budgets, etc.) ;
• elle automatise certaines tâches (collecte des pièces comptables, détection et extraction des données pertinentes, réalisation des paiements aux dates d’échéances, export des données vers le logiciel de comptabilité, etc.) ;
• elle permet aux collaborateurs de l’entreprise de gagner du temps ;
• elle réduit le risque d’erreurs dans la saisie des données comptables.

Passeport et carte nationale d’identité : le délai de conservation des données passe de 6 à 12 mois

Afin de répondre aux demandes de passeports et de cartes d’identité (CNI), des informations sous forme dématérialisée sont recueillies au moyen des téléservices à disposition des usagers.

6 mois : il s’agissait de la durée maximale de conservation des données à caractère personnel et des informations prévues pour certaines demandes de titres, démarrant à compter de la date de validation de la pré-demande ou de la demande par l'usager, ces données et informations étant détruites en cas d'absence de validation de la pré-demande ou de la demande.

Ce délai visait le :

• permis de conduire (à l’exception des demandes de permis international et d’échange de permis étrangers), pour les données enregistrées au sein du traitement dédié ;
• passeport et la CNI ;

Depuis le 7 octobre 2023, un nouveau délai est à prendre en considération.

Le Gouvernement a, en effet, allongé de 6 mois supplémentaires la durée de conservation des données à caractère personnel et informations prévues pour les demandes de passeport et de CNI à compter de la validation de la pré-demande par l’usager.

En tout état de cause, ces données et informations seront détruites en cas d’absence de validation de la pré-demande.

Salarié candidat aux élections professionnelles : à quel moment est-il « protégé » ?

Le salarié candidat aux élections professionnelles bénéficie, pendant une durée de 6 mois à partir de l’envoi par lettre recommandée de sa candidature à l’employeur, d'une protection contre :

• le licenciement
• les modifications imposées de son contrat de travail ou de ses conditions de travail.

Mais pour que cette protection soit effective, encore faut-il que l’employeur en ait connaissance…

Dans une récente affaire, une salariée est convoquée à un entretien préalable en vue d’une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement.

2 semaines après cet entretien, elle se déclare candidate aux élections des représentants du personnel.

Peu après, l’employeur lui notifie sa mutation disciplinaire, ce qu’elle conteste, l’employeur n’ayant pas tenu compte de son statut de salariée protégée...

Un statut qui lui confère une protection particulière empêchant son employeur de lui imposer une telle sanction.

Sauf qu’au moment de l’envoi de la convocation à l’entretien préalable, il n’avait pas connaissance de ce statut protecteur, conteste l’employeur. Il rappelle, en effet que la salariée ne s’était pas (encore) déclarée candidate aux élections. Elle ne bénéficiait donc pas du statut de salariée protégée et il n’avait pas à obtenir son accord pour prononcer cette sanction.

« À tort ! », estime le juge, qui donne raison à la salariée : c’est au moment où l’employeur impose la mutation à la salariée qu’il convient de se placer pour apprécier l’existence du statut de salariée protégée.

Ici, au moment de prononcer la sanction, l’employeur avait connaissance de la candidature de la salariée.

Par conséquent, il ne pouvait pas lui imposer de modification de ses conditions de travail sans son accord, peu important que cette candidature soit postérieure à la convocation de la salariée à l'entretien préalable à la sanction disciplinaire.

Suppression économique de tous les postes d’une catégorie : pas d’ordre à respecter !

Au cours d’un licenciement pour motif économique, l’employeur doit, en principe, respecter les critères légaux ou conventionnels applicables pour déterminer l’ordre de départ des salariés.

Dans une récente affaire, une salariée, licenciée pour motif économique, conteste la procédure suivie : selon elle, l’employeur n’a pas respecté les critères applicables pour déterminer l’ordre des départs.

Au soutien de sa demande, elle fait valoir le fait que l’employeur n’a précisé ni les catégories professionnelles concernées par les suppressions de poste ni les critères choisis pour l’ordre des licenciements.

« Pas besoin ! », répond l’employeur : tous les postes de la catégorie professionnelle à laquelle la salariée appartenait ont été supprimés… Ce qui a d’ailleurs été précisé à la salariée lors du licenciement !

Puisque l’employeur n’a fait aucun choix en supprimant tous les postes de la catégorie professionnelle, il n’a pas à préciser les critères retenus pour fixer un ordre des départs.

« Tout à fait ! », confirme le juge : l’employeur qui licencie tous les salariés appartenant à une même catégorie professionnelle n’opère aucun choix parmi ces salariés.

Dès lors, le respect des critères fixant l’ordre des départs ne s’applique pas puisque tous les postes de la catégorie professionnelle sont supprimés.

Vidéosurveillance dans l’entreprise : attention à la finalité poursuivie !

Un employeur met en place une vidéosurveillance des entrepôts de sa société, le but étant d’assurer la sécurité de son personnel et de ses biens.

Quelque temps plus tard, grâce à ces enregistrements vidéo, il découvre qu’un salarié a fumé dans un local de repos où cela est interdit pour des raisons de sécurité. Un local dans lequel il est d’ailleurs resté près d’une heure…

Une situation inacceptable, pour l’employeur, qui prononce une mise à pied disciplinaire de 2 semaines à l’égard de ce salarié.

Ce que ce dernier conteste, réclamant également un rappel de salaire correspondant à la période couverte par la mise à pied.

Le salarié estime, en effet, que la preuve obtenue par la vidéosurveillance est illicite et ne peut donc pas être utilisée par l’employeur pour justifier la sanction disciplinaire appliquée. Pourquoi ? Parce que l’employeur ne peut pas utiliser un procédé de vidéosurveillance pour un objectif autre que celui pour lequel il l’a déclaré.

Or la finalité de la vidéosurveillance était ici d’assurer la sécurité du personnel et des biens… pas de surveiller le personnel et de contrôler les horaires de travail !

« Au contraire ! » rétorque l’employeur, qui rappelle qu’il est libre de mettre en place des procédés de surveillance des entrepôts ou d’autres locaux dans lesquels les salariés ne travaillent pas ou n'exercent pas leurs fonctions, sans avoir à les en informer, puisqu'ils ne visent pas à contrôler leur activité.

Il n’a donc rien à se reprocher, et la sanction disciplinaire prononcée est parfaitement justifiée.

« Non ! », tranche le juge, qui donne raison au salarié. L’enregistrement vidéo litigieux ayant été obtenu de manière illicite, l’employeur ne pouvait pas l’utiliser pour justifier la sanction disciplinaire du salarié.

Un nouveau service pour les congés pris après le 27 septembre 2023…

Dorénavant, les différentes périodes des congés « paternité » et « accueil de l’enfant » peuvent être déclarées sur le compte entreprise pour les congés pris après le 27 septembre 2023.

Attention, ce nouveau service ne concerne pas les congés ayant déjà au moins une période indemnisée avant le 27 septembre 2023 inclus.

En pratique, pour accéder au service, l’employeur doit s’inscrire sur net-entreprises.fr et demander :

• un accès au « compte entreprise – vos démarches Maladie et Risques professionnels » ;
• un accès pour déclarer les « attestations de salaire pour le versement des IJ ».

Une fois ces 2 accès obtenus, l’employeur (ou son mandataire) peut saisir les périodes de congés « paternité » et « accueil de l’enfant » dans « Gérer un dossier d’indemnités journalières ».

Ensuite, il lui sera possible de consulter et compléter les dossiers de ses salariés via l’onglet « Suivre un dossier d’indemnités journalières ».

Accessibilité des produits et services : cap vers 2025 !

Le Gouvernement vient de déterminer la liste des produits et services soumis au respect d’exigences d’accessibilité, et de détailler ces dernières.

Ainsi, les équipements concernés seront, entre autres :

• les systèmes informatiques matériels à usage général du grand public et les systèmes d'exploitation relatifs à ces systèmes matériels ;
• certains terminaux en libre-service ;
• les liseuses numériques.

Les services concernés seront, quant à eux, notamment :

• ceux fournissant un accès à des services de médias audiovisuels ;
• les éléments de services de transport de voyageurs aérien, ferroviaire, par autobus et autocar, métro, tramway, trolleybus, ainsi que par voie de navigation intérieure, comme les sites internet, les services intégrés sur appareils mobiles, y compris les applications mobiles, ou encore les billets électroniques et services de billetterie électronique.

À noter que ces nouvelles dispositions ne sont applicables qu’aux produits mis sur le marché et qu’aux services fournis après le 28 juin 2025.

Des dispositions transitoires sont toutefois prévues permettant, notamment, aux contrats de services conclus avant cette date de s’appliquer sans modification jusqu’à leur terme, et au plus tard jusqu’au 28 juin 2030.

Les exigences d’accessibilité à respecter selon les produits et services sont, quant à elles, consultables ici.