Inaptitude du salarié : dans quels cas ?

Une procédure unique. Depuis le 1er janvier 2017, que l’inaptitude soit d’origine professionnelle ou d’origine non professionnelle, la procédure à respecter par l’employeur est la même. La seule différence : les indemnités à verser au salarié diffèrent selon l’origine de l’inaptitude.

Inaptitude : de quoi parle-t-on ? Le médecin du travail va constater l’inaptitude médicale au travail lorsque l’état de santé (physique ou mentale) du salarié est devenu incompatible avec le poste qu’il occupe.

À quel moment ? À plusieurs occasions l’aptitude ou l’inaptitude du salarié peut être constaté :

• lors d’une visite médicale de reprise (par exemple après une maladie professionnelle, un congé de maternité, etc.) ;
• lors d’un examen médical d’aptitude à l’embauche, pour les salariés bénéficiant d’un suivi médical renforcé ;
• ou lorsque le salarié, l’employeur ou le médecin sollicite un examen ponctuel.

Une inaptitude d’origine professionnelle… L’inaptitude du salarié peut résulter d’un accident de travail ou d’une maladie professionnelle.

Ou non professionnelle. Elle peut également être la conséquence d’une maladie ou d’un accident non professionnel.

Inaptitude du salarié : comment est-elle constatée ?

Qui décide de l’inaptitude ? La décision appartient au médecin du travail : seul ce dernier est compétent pour déclarer un salarié inapte à exercer ses fonctions. Vous devez toutefois veiller à ce qu’une procédure particulière soit respectée. A défaut, l’éventuel licenciement prononcé contre le salarié inapte peut être considéré comme nul.

Un seul examen médical. Depuis le 1er janvier 2017, l’inaptitude d’un salarié peut être constatée grâce à un seul examen médical pratiqué par le médecin du travail. Il n’est plus nécessaire d’organiser 2 examens médicaux, espacés de 15 jours.

Un second examen médical ? S’il l’estime nécessaire, le médecin du travail pourra réaliser un second examen médical du salarié dans un délai qui n’excède pas 15 jours après le premier examen. Mais ce second examen n’est pas obligatoire.

Avis du médecin du travail. Le médecin du travail peut rendre plusieurs types de décisions s’agissant de l’aptitude du salarié à travailler ou non:

• l’avis d’aptitude simple : le salarié déclaré apte à reprendre son poste doit être réintégré dans on emploi antérieur ou, à défaut, dans un emploi similaire assorti d’une rémunération équivalente ;
• l’avis d’aptitude avec réserves ;
• l’avis d’inaptitude physique.

Avis d’aptitude… Un avis d’aptitude n’est pas un avis d’inaptitude. Par principe, le salarié est donc apte à reprendre le travail. Toutefois, peu importe que le médecin du travail ait coché la case « apte » lorsqu’il conclut, dans des termes clairs, à l’inaptitude définitive d’un salarié dans son poste de travail.

Avis d’aptitude avec réserves… Attention, un avis d’aptitude avec réserves n’est pas non plus un avis d’inaptitude. Par principe, le salarié peut reprendre son poste mais avec des mesures individuelles d’aménagement, d’adaptation ou de transformation du poste de travail ou des mesures d’aménagement du temps de travail justifiées par considérations relatives notamment à l’âge ou à l’état de santé physique et mental du travailleur.

Avis d'inaptitude : procédure. Le médecin qui déclare inapte un salarié doit respecter un certain formalisme et doit réaliser :

• un examen médical du salarié, et, le cas échéant, des examens complémentaires ;
• une étude de poste dans l’entreprise (notez qu’une erreur de désignation du poste dans l’avis d’inaptitude ne remet pas en cause sa validité dès lors que le médecin a concrètement vérifié les conditions de travail du salarié) ;
• une étude des conditions de travail dans l’établissement (en indiquant la date à laquelle la fiche d’entreprise a été actualisée) ;
• un échange, par tout moyen, avec le salarié, puis un échange avec l’employeur.

Les échanges entre le médecin, l’employeur et le salarié. Ces échanges doivent permettre, pour chacune des parties, de faire valoir leurs observations sur les avis et propositions que le médecin entend adresser. Le dialogue entre le médecin et le salarié permet d’échanger sur les mesures d’adaptation, d’aménagement ou de mutation du poste, et, le cas échéant, sur la nécessité d’un changement de poste.

Avis d’inaptitude : délai de notification. L’avis d’inaptitude rendu par le médecin du travail doit être notifié, au plus tard, 15 jours après le premier examen médical du salarié. En présence d’une seconde visite, l’avis d’inaptitude et doit être notifié à l’issue de cette seconde visite. Il doit être notifié à l’employeur et au salarié par tout moyen conférant une date certaine. De plus, l’avis devra être assorti par des indications écrites relatives au reclassement du salarié. Des mesures de reclassement devront alors être envisagées par l’employeur.

A noter. Le médecin pourra, en outre, consulter le médecin inspecteur du travail avant de rendre son avis.

Modèles d’avis d’inaptitude. L’avis médical pris par le médecin du travail doit être conforme à un modèle établi par arrêté ministériel.

Avis d’aptitude… Un avis d’aptitude n’est pas un avis d’inaptitude. Toutefois, peu importe que le médecin du travail ait coché la case « apte » lorsqu’il conclut, dans des termes clairs, à l’inaptitude définitive d’un salarié dans son poste de travail.

Exception d’impossibilité de reclassement. L’avis d’inaptitude peut indiquer que tout maintien du salarié dans un emploi serait gravement préjudiciable à sa santé ou que l’état de santé du salarié fait obstacle à tout reclassement dans un emploi. Dans ce cas, l’employeur est dispensé de rechercher un poste de reclassement dans l’entreprise.

Un avis à conserver ! Non seulement le médecin du travail doit conserver dans le dossier médical du salarié les motifs de l’avis médical qui a été rendu, mais vous devez également conserver une copie de cet avis afin de pouvoir le présenter, à tout moment, à l’inspection du travail et au médecin du travail inspecteur.

Inaptitude du salarié : comment réagir ?

Un impératif. Vous devez absolument respecter un certain nombre d’étapes pour garantir la validité de la procédure.

Premièrement : demandez des précisions écrites au médecin du travail. Dès réception de l’avis d’inaptitude, vous devez demander des précisions au médecin du travail sur les aspects de son avis qui vous posent des questionnements. Faites-le impérativement, même si une étude de poste a déjà été réalisée. Elle vous permet de vérifier que vous avez correctement identifié les contraintes médicales auxquelles est soumis le salarié, avant de procéder aux recherches de solutions de reclassement.

Les conclusions du médecin du travail. Depuis le 1er janvier 2017 également, le médecin doit impérativement assortir l’avis d’inaptitude de conclusions écrites dont l’employeur doit tenir compte. S’il refuse, l'employeur doit faire part de ses motifs, par écrit, au médecin et au salarié.

Deuxièmement : demandez au salarié son périmètre de mobilité géographique. Dès réception de l’avis constatant l’inaptitude physique du salarié, il est recommandé de lui demander par écrit (lettre recommandée avec AR) son périmètre de mobilité géographique et de vous communiquer un curriculum vitae complet (si vous ne l’avez pas déjà). L’objectif : vous permettre de mieux cibler vos recherches de reclassement. Il se peut que vous ne receviez aucune réponse du salarié. Dans ce cas, à l’issue d’un délai raisonnable (une semaine à 10 jours ouvrés), vous pouvez prendre le parti de continuer la procédure.

Troisièmement : procédez aux recherches de solutions de reclassement. Dès que vous obtenez une réponse du médecin du travail et, éventuellement, du salarié, vous devez procéder aux recherches de solutions de reclassement.

     =>  Pour connaître la procédure à suivre lors de la recherche de postes de reclassement, consultez notre fiche Envisager le reclassement d’un salarié inapte

Quatrièmement : informez le CSE. Vous devez, le cas échéant, informer le CSE des solutions de reclassement que vous proposez au salarié. Aucun formalisme n’est imposé pour cette information. C’est pourquoi, il a déjà été admis que la convocation des délégués du personnel par mail à une réunion extraordinaire, destinée à leur présenter les éventuels reclassements, est valable.

À noter. L’avis des représentants du personnel doit être recueilli préalablement à l’engagement de la procédure de licenciement (c’est-à-dire avant d’adresser au salarié une convocation à son entretien préalable à un éventuel licenciement).

Une régularisation possible ? Les juges ont reconnu la possibilité à l’employeur de régulariser la procédure de consultation des représentants du personnel, lorsqu’il a omis de les consulter avant de faire une proposition de reclassement au salarié. La régularisation procède de la convocation ultérieure, préalable à de nouvelles propositions de reclassement (ou au renouvellement des propositions antérieures).

A noter : en cas de transfert d’entreprise. En cas de reprise d’entreprise (avec transfert des contrats de travail) conservant son autonomie, il faut savoir que si l’entreprise cédante n’avait pas de représentants du personnel pour cause de carence (et avait établi un procès-verbal en ce sens), ce PV vous profite jusqu’à son échéance, à moins qu’un salarié ou une organisation syndicale ne vous demande, avant cette date, d’organiser de nouvelles élections.

Une procédure inapplicable dans certains cas. Si vous concluez une rupture conventionnelle avec un salarié inapte, vous n’êtes pas tenu de procéder à son reclassement. De même, l’obligation de reclassement ne s’applique pas au profit de l’apprenti déclaré inapte à son poste d’apprenti.

Attention ! Le défaut de recherche de reclassement, tout comme le défaut de consultation du CSE peut être sanctionné par une indemnité de 12 mois de salaire minimum. Notez tout de même qu’en cas d’erreurs multiples (défaut de consultation des représentants du personnel et omission de motivation du licenciement, sanctionné par un licenciement sans cause réelle et sérieuse), une seule indemnité ne sera due au salarié : la plus élevée. Mais elles ne se cumulent pas.

Inaptitude du salarié : et après ?

2 options possibles. Vous disposez, en réalité, de 2 options :

Soit le changement de situation du salarié. Vous pouvez procéder au changement de situation du salarié parce qu’il a accepté l’une de vos propositions de reclassement. Un avenant au contrat de travail du salarié sera alors signé par les parties. Cet avenant n’est pas obligatoire, si le changement n’emporte pas modification du contrat, mais est cependant fortement recommandé.

Soit la rupture du contrat de travail. Vous devrez envisager la rupture de son contrat parce que :

• vous ne disposez pas de solutions de reclassement satisfaisantes ;
• parce que le salarié refuse vos propositions de reclassement ;
• ou encore parce qu’il n’a pas répondu aux propositions de reclassement que vous avez formulées à l’issue du délai que vous aviez prédéfini.

Inaptitude du salarié : contester l'avis du médecin du travail ?

La procédure. Pour contester l’avis du médecin du travail, le salarié (ou l’employeur) dispose d’un délai de 15 jours pour saisir le conseil des prud’hommes « en référé » (le référé est une procédure d’urgence). Ce délai commence à courir à compter de l'avis du médecin du travail. Il est donc conseillé d’attendre l’expiration de cette procédure de recours avant de licencier le salarié car si l’avis d’inaptitude venait à être annulé, le licenciement serait privé de cause réelle et sérieuse.

Avis d’inaptitude erroné. Si l’avis d’inaptitude comporte une mention inexacte, le salarié n’est pas fondé à contester le licenciement devant les juges sur ce fondement s’il n’a pas, préalablement, contester l’avis en tant que tel dans le délai légal de 15 jours. 

À noter. Les délais et modalités de recours doivent être mentionnées sur les avis du médecin du travail.

Expertise médicale. Le tribunal peut solliciter l’intervention d’un médecin-inspecteur du travail qui se prononcera à son tour sur l’(in)aptitude du salarié. Ce médecin-inspecteur du travail pourra recourir au service d’un tiers pour l’aider dans son expertise.

Coût de l’expertise. Le tribunal fixe, le cas échéant, sa rémunération, qui est égale à 8 fois le coût de la consultation au cabinet augmentée de la majoration pour le médecin généraliste (acte C de la nomenclature générale des actes professionnels + MMG), soit 8 x 25 = 200 €. La somme est consignée à la Caisse des dépôts et consignations.

Qui paie ? Notez que ce n’est pas parce que c’est le salarié qui conteste l’avis du médecin du travail que les frais d’expertise seront nécessairement à sa charge ! Par principe, la rémunération est assurée par la partie perdante, sauf décision contraire motivée du Conseil de Prud’hommes. C’est, en effet, le juge qui déterminera qui, du salarié ou de l’employeur, devra assumer les frais de l’expertise.

Déroulement de l’expertise. Le médecin-expert se fera communiquer par le médecin du travail le dossier médical de santé au travail concernant le salarié. Il pourra entendre, s’il le souhaite, le médecin du travail. Ses conclusions se substitueront systématiquement à celles du médecin du travail.

Licenciement du salarié inapte : dans quels cas ?

Des cas limités. Il n’est possible pour l’employeur de rompre le contrat de travail du salarié inapte que dans les cas suivants :

• l’employeur est dans l’impossibilité de proposer un emploi de reclassement au salarié ;
• le salarié refuse le poste proposé, que le poste modifie ou non son contrat de travail ;
• l’avis d’inaptitude mentionne que tout maintien du salarié dans un emploi serait gravement préjudiciable à sa santé ou que son état de santé fait obstacle à tout reclassement dans un emploi.

Un avis à conserver ! Non seulement le médecin du travail doit conserver dans le dossier médical du salarié les motifs de l’avis médical qui a été rendu, mais vous devez conserver également une copie de cet avis afin de pouvoir le présenter, à tout moment, à l’inspection du travail et au médecin du travail inspecteur.

Cas de la rupture conventionnelle. Elle est possible avec un salarié déclaré inapte à la suite d’un accident de travail. Les juges annulent la rupture conventionnelle si le salarié réussit à prouver un vice de son consentement (erreur, dol ou violence) ou une fraude de l’employeur. Cependant, rien n’est expressément prévu pour le salarié déclaré inapte à la suite d’un accident ou d’une maladie non professionnelle.

Licenciement du salarié inapte : quelle est la procédure ?

Une procédure unique. Que l’inaptitude soit d’origine professionnelle ou non professionnelle, la procédure à respecter par l’employeur est la même. La seule différence : les indemnités à verser au salarié diffèrent selon l’origine de l’inaptitude.

Respecter la procédure de licenciement pour motif personnel ! En effet, il s’agit de la même procédure … Lorsque vous avez fait le constat de l’impossibilité de trouver une solution de reclassement, et après en avoir informé le salarié impérativement par écrit, vous devez :

• convoquer le salarié à un entretien préalable à un éventuel licenciement, en respectant un formalisme précis ;
• réaliser l’entretien préalable, au cours duquel vous exposerez oralement au salarié les différentes étapes de la procédure que vous avez menée et lui confirmerez, sauf changement de dernière minute, que vous ne disposez d’aucun poste correspondant à ses restrictions médicales et/ou à ses compétences professionnelles ;
• notifier le licenciement en raison de l’impossibilité dans laquelle vous vous trouvez de reclasser le salarié suite à la constatation de son inaptitude physique.

Attention au motif de licenciement ! Le licenciement doit être motivé à la fois par l’inaptitude et l’impossibilité, pour l’employeur, de procéder au reclassement du salarié. Ce motif doit figurer très clairement dans la lettre de licenciement. Remplit cette condition la lettre notifiant à un salarié son licenciement pour inaptitude, en raison de l'absence de poste disponible au regard de l'avis d'inaptitude émis par le médecin du travail.

Des modèles de courrier pour vous aider. Afin de sécuriser vos licenciements, vous pouvez utiliser les modèles de lettres établis par le Gouvernement. Vous devez alors choisir le modèle adapté au motif du licenciement concerné.

Attention ! Vous ne pouvez pas prononcer un licenciement pour inaptitude pendant une période de suspension du contrat de travail. Ainsi, un licenciement pour inaptitude a déjà été déclaré nul pour avoir été prononcé à l’issue d’un examen médical non qualifié de visite médicale de reprise, ayant eu lieu 3 mois après la reprise effective du salarié. Le contrat de travail était donc toujours suspendu du fait de l’absence de cette visite médicale de reprise.

Licenciement du salarié pour inaptitude non professionnelle : quelles indemnités ?

Quelles indemnités ? Lorsque vous prononcez un licenciement pour inaptitude et impossibilité de reclassement, votre salarié bénéficie de l’indemnité de rupture (l’indemnité de licenciement) et de l’indemnité compensatrice de congés payés.

L’indemnité de licenciement. Celle-ci est égale à l’indemnité légale (1/5ème de mois de salaire par année d’ancienneté + 2/15ème de mois de salaire par année d’ancienneté au-delà de 10 ans) ou à l’indemnité conventionnelle de licenciement. On appliquera toujours le principe de faveur, c’est-à-dire les dispositions les plus favorables au salarié.

L’indemnité compensatrice de congés payés. Le salarié a également droit à cette indemnité s’il a acquis des congés payés qui n’ont pas pu être pris avant la rupture de son contrat de travail.

Une indemnité de préavis ? Le salarié licencié pour inaptitude d’origine non professionnelle ne bénéficiera pas d’une indemnité compensatrice de préavis. En conséquence, même un travailleur handicapé qui pourrait, habituellement, prétendre à un doublement de son préavis ne sera pas indemnisé. Néanmoins, la durée qu’aurait dû avoir le préavis s’il avait été exécuté est prise en compte dans le calcul de l’ancienneté du salarié, permettant d’établir le montant de l’indemnité de rupture. Enfin, retenez que si le licenciement est jugé sans cause réelle et sérieuse, le salarié pourra nécessairement prétendre à l’indemnité de préavis.

Licenciement du salarié pour inaptitude professionnelle : quelles indemnités ?

L’indemnité spéciale de licenciement. Sauf dispositions conventionnelles plus favorables, l’indemnité est égale au double de l’indemnité légale de licenciement. Si l’indemnité (non doublée) prévue par votre convention collective est supérieure à l’indemnité légale de licenciement doublée, alors cette indemnité conventionnelle remplacera l’indemnité spéciale.

À noter. L'indemnité compensatrice versée aux salariés licenciés pour inaptitude à la suite d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle, nonobstant son caractère indemnitaire, est soumise aux cotisations sociales dans la mesure où elle est assujettie à l'impôt sur le revenu. Concrètement, cette indemnité doit être exprimée en montant brut. 

Une indemnité de préavis ? La rupture du contrat de travail ouvre droit, pour le salarié, à une indemnité compensatrice d'un montant égal à celui de l'indemnité compensatrice de préavis. Il faut savoir que le montant de l’indemnité est calculé par référence à la durée légale du préavis et non par référence au préavis conventionnel, même si délai est plus long.

Calcul. L’indemnité spéciale de licenciement et l’indemnité de préavis sont calculées sur la base du salaire moyen brut qui aurait été perçu par l'intéressé au cours des 3 derniers mois s'il avait continué à travailler au poste qu'il occupait avant la suspension du contrat de travail provoquée par l'accident du travail ou la maladie professionnelle.

Attention aux accords collectifs ! Des accords collectifs peuvent prévoir une procédure spécifique en cas de licenciement. A titre d’exemple, la charte du football professionnel prévoit une conciliation préalable à toute rupture du contrat qui trouverait sa cause dans un manquement d’une partie. Ainsi, cette conciliation n’est pas requise en cas de licenciement pour inaptitude.

Inaptitude du salarié : quelles sanctions ?

Cas de l’inaptitude non professionnelle. En cas de manquement de l’employeur à son obligation de reclassement, le licenciement du salarié est sans cause réelle et sérieuse.

Cas de l’inaptitude professionnelle. En cas de licenciement abusif, si l’employeur a manqué à son obligation de reclassement : défaut de consultation du CSE ou consultation irrégulière, absence de preuve de l’impossibilité de reclassement ou d’un refus du salarié ou licenciement prononcé pour un autre motif que l’inaptitude physique.

Organisation du bâtiment

Ce que dit la Loi. Les bâtiments destinés à recevoir des bureaux doivent être munis d’installations de ventilation pour assurer le renouvellement de l’air, doivent laisser passer la lumière naturelle, doivent permettre l’adaptation de la température à l’organisme humain.

Ce qu’il faut en retenir. Vos locaux devront être munis de baies vitrées (transparentes et non pas seulement translucides) donnant sur l’extérieur, à hauteur des yeux. Ils devront également disposer d’un système de chauffage réversible permettant d’assurer une température des locaux qui convienne à l’organisme des travailleurs.

Taille des espaces de circulation. La Loi détermine une largeur minimale des espaces de circulation (couloirs, par exemple) :

• pour une entreprise de moins de 20 personnes, le couloir ne doit pas être inférieur à 0,80 m ;
• pour une entreprise de 20 à 100 personnes, le couloir ne doit pas être inférieur à 1,50 m ;
• pour une entreprise de 101 à 300 personnes, les couloirs (au minimum au nombre de 2) ne doivent pas être inférieurs à 2 m ;
• pour une entreprise de 301 à 500 personnes, les couloirs (au minimum au nombre de 2) ne doivent pas être inférieurs à 2,50 m.

A noter. N’oubliez pas que les bâtiments et les locaux doivent être conçus et réalisés de manière à permettre, en cas de sinistre, l'évacuation rapide (ou parfois différée) de la totalité des occupants, dans des conditions de sécurité maximale. Plus globalement, les établissements et locaux de travail sont aménagés de manière à ce que leur utilisation garantisse la sécurité des salariés.

Propreté des locaux. Les établissements et locaux doivent être tenus dans un état constant de propreté et doivent présenter les conditions d’hygiène et de salubrité propres à assurer la santé des salariés.

Organisation des espaces de travail

Ce que dit la Loi. Les dimensions des locaux de travail, notamment leur hauteur et leur surface, sont telles qu'elles permettent aux travailleurs d'exécuter leur tâche sans risque pour leur santé, leur sécurité ou leur bien-être. L'espace libre au poste de travail, compte tenu du mobilier, doit être prévu pour que les travailleurs disposent d'une liberté de mouvement suffisante.

Ce qu’il faut en retenir. La Loi ne fixe pas les dimensions minimales des espaces de travail. Il existe néanmoins des normes homologuées qui constituent des références d’application volontaire. Leur application, qui n’est donc pas obligatoire, permet de concevoir des locaux dans le respect de votre obligation de sécurité.

Concrètement. Pour se conformer aux normes en vigueur, l’espace des bureaux doit être d’au minimum :

• 10 m² pour 1 personne seule ;
• 15 m² par personne dans un espace collectif bruyant (centre d’appels, par exemple).

Dimensions des bureaux (meubles). Les bureaux meublant vos locaux devraient, toujours dans l’idéal, avoir une hauteur réglable, une profondeur de 80 cm et une largeur d’au moins 120 cm.

Prévenir les risques professionnels dans l’entreprise : comment ?

Qu’entend-on par « risques professionnels » ? La prévention des risques professionnels a donc pour objectif de lutter contre ces différents risques, dont la survenance est liée au travail.

3 types de risques. Les risques professionnels sont de 3 types :

• l’accident du travail, qui survient à l’occasion du travail, lorsque le salarié se trouve sous la subordination de l’employeur : un accident peut donc, bien sûr, être qualifié d’accident du travail s’il a lieu pendant le temps de travail et sur le lieu de travail, mais aussi lorsque le salarié est en déplacement pour des raisons professionnelles ;
• l’accident de trajet, qui survient pendant le trajet entre le domicile du salarié et son lieu de travail habituel ou le lieu où le salarié prend habituellement ses repas ;
• la maladie professionnelle, qui est la conséquence d’une évolution lente d’une affection trouvant sa cause dans l’activité professionnelle du salarié.

L’étendue de vos obligations est très large ! La réglementation sociale vous impose de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. Ces mesures comprennent :

• des actions de prévention des risques professionnels et de la pénibilité au travail ;
• des actions d'information et de formation ;
• la mise en place d'une organisation et de moyens adaptés.

Conseils de bonnes pratiques. Pour répondre à vos obligations en matière de prévention des risques, vous devez appliquer les principes généraux suivants :

• éviter les risques ;
• évaluer les risques qui ne peuvent pas être évités ;
• combattre les risques à la source ;
• adapter le travail au salarié, en particulier en ce qui concerne la conception des postes de travail ainsi que le choix des équipements de travail et des méthodes de travail et de production, en vue notamment de limiter le travail monotone et le travail cadencé et de réduire les effets de ceux-ci sur la santé ;
• tenir compte de l'état de l’art et de l’évolution de la technique ;
• remplacer ce qui est dangereux par ce qui n'est pas dangereux ou par ce qui est moins dangereux ;
• planifier la prévention en y intégrant, dans un ensemble cohérent, la technique, l'organisation du travail, les conditions de travail, les relations sociales et l'influence des facteurs ambiants, notamment les risques liés au harcèlement moral et au harcèlement sexuel ;
• prendre des mesures de protection collective en leur donnant la priorité sur les mesures de protection individuelle ;
• donner les instructions appropriées aux travailleurs.

À noter. Il ne suffit pas de fournir aux salariés un équipement conforme à la réglementation et régulièrement contrôlé, encore faut-il que l’équipement soit adapté aux travaux réalisés. La fourniture d’équipements inadaptés peut justifier une condamnation pénale de l’entreprise et de son représentant en cas d’accident.

Poly exposition. A compter du 31 mars 2022, les règles de prévention des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs exposés à des risques chimiques devront tenir compte des situations de poly expositions, c’est-à-dire d’exposition à plusieurs risques.

Exposition aux agents CMR. Dans le cas où l’exposition à des agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction (dits “agents CMR”) fait partie des risques professionnels consignés dans le document unique d’évaluation des risques professionnels, la loi oblige l’employeur a tenir une liste de l’ensemble des travailleurs exposés à ces agents.  

Cette liste qui doit être communiquée aux services de prévention au travail compétents doit pouvoir être consultée par les IRP (de façon anonyme) et par les travailleurs exposés, pour les informations les concernant.  

Un point de départ : l’évaluation des risques professionnels. Vous devez mener une démarche d’évaluation des risques, à travers la réalisation du document unique d’évaluation des risques professionnels. Ce document unique est réalisé en deux temps :

• une identification des dangers (le danger étant la propriété ou la capacité intrinsèque d’un équipement, d’une substance, d’une méthode de travail, de causer un dommage pour la santé des travailleurs) ;
• une analyse des risques, qui est le résultat de l’étude des conditions d’exposition des travailleurs à ces dangers.

En clair… Le document d’évaluation des risques :

• recense, pour chaque unité de travail, les risques professionnels existants ou potentiels : il doit permettre, grâce à un système de notation fondé sur la gravité et la fréquence des risques professionnels, de hiérarchiser ces risques (cette hiérarchisation vous permet de savoir quels sont les risques professionnels qu’il convient de traiter en priorité) ;
• doit indiquer quels sont les moyens de prévention des risques professionnels que vous avez mis en place et ceux qui seront mis en place à l’avenir pour éviter la survenance d’un éventuel accident ou d’une maladie.

Comment ? L’employeur doit évaluer les différents risques pour la santé et la sécurité des travailleurs dans la définition des postes de travail, y compris dans le choix :

• des procédés de fabrication ;
• des équipements de travail ;
• des substances ou préparations chimiques ;
• de l’aménagement ou le réaménagement des lieux de travail ou des installations.

Nouveauté. Depuis le 22 mars 2022, l’employeur doit également estimer les risques amenés par l’organisation du travail en cours dans l’établissement.

Qui ? Différents acteurs doivent apporter leur contribution à cette évaluation des risques :

• le comité social et économique (CSE) et sa commission santé, sécurité et conditions de travail, s’ils existent, dans le cadre du dialogue social de l’entreprise : le CSE sera consulté sur le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) et ses mises à jour ;
• le ou les salariés désignés par l’employeur afin de l’aider à s’occuper des activités de protection et de prévention des risques professionnels de l’entreprise, s’ils ont été désignés ;
• le service de prévention et de santé au travail auquel l'employeur adhère.

À noter. L’employeur pourra également solliciter le concours :

• après avis du CSE, d’intervenants en prévention des risques professionnels disposant de compétences dans le domaine de la prévention des risques professionnels et de l'amélioration des conditions de travail :
  • appartenant au service de santé au travail interentreprises auquel il adhère ;
  • ou dûment enregistrés auprès de l’administration ;
• des services de préventions des caisses de sécurité sociale avec l'appui de l'Institut national de recherche et de sécurité (INRS) ;
• de l'organisme professionnel de prévention du bâtiment et des travaux publics (OPBTP) ;
• de l'Agence nationale pour l'amélioration des conditions de travail (ANACT) et son réseau.

Une mise à disposition. L’employeur doit respecter une obligation de mise à disposition du DUERP, qui s’appliquera également aux versions antérieures de ce document, pendant une durée de 40 ans à compter de leur élaboration.

Pour qui ? Cette mise à disposition concerne notamment les travailleurs, les délégués syndicaux, le médecin du travail, les agents de l’inspection du travail, etc. Depuis le 31 mars 2022, elle concerne également :

• les anciens travailleurs, pour les versions applicables lorsqu’ils travaillaient encore dans l’entreprise : la communication pourra être limitée aux seuls éléments rattachés à leur activité ;
• les services de prévention et de santé au travail, et non plus seulement du médecin du travail.

Une mise à jour. Actuellement, la mise à jour du document unique d'évaluation des risques est réalisée :

• au moins chaque année ;
• lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ;
• lorsqu'une information supplémentaire intéressant l'évaluation d'un risque dans une unité de travail est recueillie.

Depuis le 31 mars 2022, l’obligation de le mettre à jour ne concernera plus que les entreprises d’au moins 11 salariés. De plus, le DUERP devra également être mis à jour dès lors qu’une information supplémentaire, intéressant l’évaluation d’un risque, est portée à la connaissance de l’employeur, et non plus simplement lorsqu’elle est recueillie dans une unité de travail. Enfin, à chaque mise à jour du DUERP, les entreprises devront effectuer, si nécessaire, la mise à jour :

• du programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail pour les entreprises d’au moins 50 salariés ;
• de la liste des actions de prévention et de protection pour les entreprises de moins de 50 salariés.

Utilisation du DUERP par le CSE. Depuis le 31 mars 2022, le CSE (lorsqu’il existe), utilisera le DUERP pour établir le rapport annuel qui dresse le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans l'entreprise et des actions menées au cours de l'année écoulée dans ces domaines.

Dépôt dématérialisé ? Alors que les entreprises de 150 salariés et plus sont censées déposer le DUERP et ses mises à jour successives sur une plateforme dédiée depuis le 1er juillet 2023, le ministère du Travail a annoncé, qu’en raison de difficultés opérationnelles de mise en œuvre, cette obligation était repoussée en attendant le résultat de concertations sur ce point. 

Salariés intérimaires ?  Notez que depuis mars 2024, les entreprises de travail temporaires comme les entreprises utilisatrices peuvent solliciter le concours des SPST afin de mener des actions de prévention collective à destination des salariés intérimaires préalablement ou en cours de mission. 

Prévention des risques professionnels : un défaut « risqué » pour vous !

Votre responsabilité peut être engagée… Imaginons qu’un salarié soit victime d’un accident ou développe une maladie, dont l’origine est professionnelle et que vous n’avez pas pris les mesures nécessaires pour prévenir tout risque dans l’entreprise…

Une faute « inexcusable » ? Tout manquement à votre obligation de sécurité de résultat, révélé par la survenance de cet accident ou de cette maladie, peut constituer une faute inexcusable : ce pourra être le cas si la victime démontre que vous aviez conscience ou, en raison de votre expérience et de vos connaissances techniques, auriez dû avoir conscience du danger encouru par les salariés et que vous n’avez pas pris les dispositions nécessaires pour les en préserver.

Sous conditions. Il doit exister un lien de causalité entre le manquement de l’employeur et le dommage subi par le salarié. Quant à la preuve de cette conscience du danger ou du défaut de mesures appropriées, elle incombe à la victime.

Qu’est-ce que la « conscience du danger » ? La conscience du danger est celle que l'auteur de la faute doit, ou aurait dû avoir, en tant que professionnel averti, en l'état des connaissances scientifiques. La conscience du danger est caractérisée, par exemple :

• lorsque l’employeur savait que la qualification du salarié n’était pas en adéquation avec le travail qui lui a été confié ;
• lorsqu’il était informé de la dégradation des relations de travail ;
• ou encore par le non-respect de l’obligation générale de sécurité.

À noter. De même, la survenance d’accidents antérieurs, des remontées d’informations de la part de salariés ou de membres du CSE (ou anciennement du CHSCT), l’envoi d'une mise en demeure par l'inspecteur du travail, ou l’existence d'une précédente condamnation pénale, sont révélateurs de la conscience du danger.

Des conséquences à connaître… La reconnaissance de la faute inexcusable engendre une majoration de la rente allouée au salarié victime d’un risque professionnel. Elle fait l’objet d’un contentieux spécifique devant le tribunal de grande instance.

Mais ce n’est pas tout ! Votre responsabilité pénale peut également être engagée s’il s’avère que vous avez manqué à vos obligations, notamment à propos de l’entretien du matériel et de l’information des salariés sur sa maintenance et son utilisation. Le Code du travail aborde un certain nombre de règles de sécurité précises, notamment en matière de travail en hauteur, de levage de charges, etc. Il convient de s’y référer chaque fois que nécessaire.

Délégation de pouvoir. Seule une délégation de pouvoir permet de vous exonérer de cette responsabilité. Encore faut-il, dans ce cas, que vous n’ayez pas concouru à l’infraction.

Exemple. Une entreprise a été condamnée pour homicide involontaire alors qu’elle avait valablement délégué ses pouvoirs en matière de santé et de sécurité au travail à un salarié. Mais, dans cette affaire, les juges ont relevé une négligence fautive dans l’organisation du chantier sur lequel un salarié a trouvé la mort. Le juge a estimé que cette négligence fautive ne permettait pas à l’employeur de s’exonérer de sa responsabilité.

Intéressement des salariés : qui est concerné ?

Toutes les entreprises ? Par principe, toutes les entreprises sont susceptibles de mettre en place un dispositif d’intéressement des salariés (sous réserve qu’elles soient en situation régulière au regard de la réglementation applicable en matière de représentation du personnel). Peu importe leur forme et régime juridiques et la nature de leur activité. Si toutes les entreprises sont concernées, en est-il de même pour tous les salariés ?

Tous les salariés ? L’intéressement mis en place dans l’entreprise doit présenter un caractère collectif, de sorte que tous les salariés titulaires d’un contrat de travail doivent pouvoir en bénéficier. Cela étant, une condition d'ancienneté dans l'entreprise peut être exigée. Elle ne peut excéder 3 mois.

Et les stagiaires, apprentis et VRP multicartes ? Les stagiaires ne sont pas titulaires d’un contrat de travail. Ils ne peuvent donc pas bénéficier de l’intéressement. En revanche, les apprentis et les VRP multicartes sont des salariés. Ils ne peuvent pas être exclus par l’accord d’intéressement.

Et les dirigeants ? Le dirigeant n’est, par principe, pas un salarié de l’entreprise : en sa qualité de mandataire social, il ne peut donc pas bénéficier de l’intéressement. Sauf dans les petites entreprises : lorsque l’entreprise emploie entre 1 salarié et moins de 250 salariés, les dirigeants (chefs d’entreprises, présidents, directeurs généraux, gérants, etc.) peuvent bénéficier de l’intéressement, sans être nécessairement titulaires d’un contrat de travail. Il en est de même pour le conjoint (ou partenaire de Pacs) du chef d'entreprise s'il a le statut de conjoint collaborateur ou de conjoint associé.

Le cas échéant… Dans les autres entreprises, un mandataire social ayant la qualité de salarié ne peut bénéficier de l'intéressement qu'à la double condition :

• qu'il exerce réellement des fonctions techniques distinctes de ses fonctions de mandataire social et dans un état de subordination à l'égard de la société,
• et qu'il perçoive à ce titre une rémunération distincte de celle qui lui est allouée comme mandataire social, l'intéressement devant, au surplus, être calculé au regard des seules rémunérations perçues à titre de salaire.

Intéressement des salariés : comment le mettre en place ?

Un accord. L’intéressement suppose nécessairement la conclusion d’un accord entre l’entreprise et les représentants des salariés. Accord qui doit ensuite être déposé auprès de l’autorité administrative compétente.

Concrètement. Selon les situations, l'accord d'intéressement doit être conclu :

• soit dans le cadre d'une convention ou d'un accord collectif de travail ;
• soit entre vous et les représentants d'organisations syndicales représentatives dans l'entreprise ;
• soit au sein du comité social et économique (CSE) ;
• soit à la suite de la ratification à la majorité des 2/3 du personnel d'un projet unilatéral d'accord que vous aurez proposé.

Mise en place par accord de branche. Depuis le 1er novembre 2021, toute entreprise peut faire application d’un dispositif d’intéressement conclu au niveau de la branche professionnelle, à la condition que cet accord de branche ait été agrée par le Ministère du travail. Les conditions de mise en place de cette procédure d’agrément viennent d’être précisées.  

Un contenu précis. La convention doit contenir les informations suivantes :

• la période pour laquelle il est conclu (durée de 3 ans) et les modalités de son renouvellement le cas échéant (un accord d’intéressement pourra prévoir une clause de reconduction tacite) ;
• le ou les établissements concernés ;
• les modalités d'intéressement retenues ;
• les modalités de calcul de l'intéressement et les critères de répartition de ses produits ;
• les dates de versement (au plus tard le dernier jour du 7ème mois suivant la clôture de l'exercice, sous peine de devoir payer des intérêts calculés au taux légal) ;
• les conditions dans lesquelles les représentants du personnel disposent des moyens d'information nécessaires sur les conditions d'application des clauses du contrat ;
• les procédures convenues pour régler les différends qui peuvent surgir dans l'application de l'accord ou lors de sa révision.

Accord-type. Pour faciliter la mise en place d’un tel accord pour les entreprises qui ne disposent pas d’un conseil juridique, le Ministère du travail a publié un accord-type reprenant les clauses obligatoires devant figurer dans un accord d’intéressement, étant entendu que le choix de la formule de calcul ainsi que des modalités de répartition restent entièrement soumis à la négociation collective. Pour consulter cet accord-type, cliquez ici.

Durée de la mise en place du régime d’intéressement. Depuis le 18 août 2022, les accords peuvent être conclus pour une durée comprise entre 1 et 5 ans (contre 3 ans auparavant). Cette durée est également comprise entre 1 an et 5 ans pour les accords d’intéressement de projet. 

Renouvellement. L’accord d’intéressement peut être renouvelé par tacite reconduction pour une durée égale à la durée initiale, si l’accord d’origine en prévoit la possibilité, et si aucune des parties habilitées à négocier ou à ratifier un accord d’intéressement n’a demandé de renégociation dans les 3 mois précédant sa date d’échéance. Depuis le 18 août 2022, le renouvellement par tacite reconduction peut intervenir plusieurs fois. 

Intéressement : cas des entreprises de moins de 50 salariés 

Pour les entreprises de moins de 50 salariés. Un accord de branche agréé peut comporter des stipulations spécifiques pour les entreprises de moins de 50 salariés. Les stipulations spécifiques se présentent alors sous forme d'un accord type indiquant les différents choix laissés à l'employeur, accord type que ce dernier appliquera au moyen d'un document unilatéral indiquant les choix retenus.

Information préalable au document unilatéral. L’employeur doit, avant de prendre un document unilatéral, préalablement informer le comité social et économique (CSE), s'il en existe dans l'entreprise, ainsi que les salariés par tout moyen.

Depuis le 18 août 2022, dans les entreprises de moins de 50 salariés, lorsque l’entreprise n’est pas couverte par un accord de branche agréé, un régime d’intéressement peut être mis en place par décision unilatérale de l’employeur : 

• en cas d’absence de délégué syndical et de CSE dans l’entreprise. L’employeur informe les salariés par tous moyens de la mise en place de l’intéressement. Le cas échéant, pour les accords déposés depuis le 28 décembre 2022, l’employeur doit fournir une attestation qui précise qu’il n’a été saisi par aucune organisation syndicale et un PV de carence de moins de 4 ans ;
• en cas d’échec des négociations pour la conclusion d’un accord d’intéressement après des négociations avec le CSE ou les délégués syndicaux : dans ce cas, un procès-verbal de désaccord est établi et consigne en leur dernier état les propositions respectives de parties. Et pour les accords pris depuis le 28 décembre 2022 l’employeur doit en plus fournir un PV de consultation du CSE. Le CSE est consulté sur le projet de régime d’intéressement au moins 15 jours avant son dépôt auprès de l’autorité administrative.

À noter. Le régime d’intéressement mis en place par décision unilatérale vaut accord d’intéressement. 

Intéressement : le dépôt de l’accord 

Un accord à déposer. L’accord (ou le document unilatéral, dans les entreprises de moins de 50 salariés) doit être déposé sur la plateforme de dépôt des accords collectifs : teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, dans les 15 jours suivant sa conclusion.

Attention au délai. Lorsque l’accord d’intéressement est déposé hors délai, il n’ouvre pas droit aux exonérations pour l’exercice comptable en cours au moment du dépôt. Concrètement, l’exonération de cotisations sociales ne sera possible que pour les exercices suivants, ouverts postérieurement à ce dépôt.

Une procédure dématérialisée. Il est désormais possible par le biais d’une procédure dématérialisée sur le site mon-interessement.urssaf.fr de créer des accords ou décisions unilatérales. Dès lors que l’accord sera rédigé selon cette procédure dématérialisée et déposé dans les conditions légales, les exonérations seront réputées acquises pour la durée de l’accord. 

À noter. Lorsque l’accord d’intéressement résulte des choix laissés à l’employeur par l’accord de branche, cet accord d’intéressement, déposé par l’entreprise, ne pourra comporter que des clauses relatives à ces choix. Par ailleurs, lorsque le projet ratifié par les salariés ne fait pas mention d'une demande conjointe, l’accord doit être déposé avec une attestation de l'employeur selon laquelle il n'a été saisi d'aucune désignation de délégué syndical et, pour les entreprises devant mettre en place un comité social et économique, un procès-verbal de carence datant de moins de 4 ans (contre 2 ans auparavant).

Un document supplémentaire ? Notez que lorsque la décision unilatérale de l’employeur résulte d’un échec des négociations avec le Comité social et économique (CSE) ou avec le ou les délégués syndicaux en place dans l’entreprise, les documents déposés sur la plateforme doivent inclure le procès-verbal de désaccord consignant en leur dernier état les différentes propositions des parties à l’accord, ainsi qu’un PV de consultation pour les accords conclus depuis le 28 décembre 2022.

Intéressement des salariés : comment est-il calculé ?

Un mode de calcul aléatoire. Par nature, l’intéressement doit reposer sur un mode de calcul aléatoire et doit reposer sur une formule de calcul qui aura pour base les résultats ou la performance de l’entreprise (la formule peut être complétée d’un objectif pluriannuel lié aux résultats ou aux performances de l’entreprise). L’intéressement doit refléter la contribution des salariés à l'expansion de l'entreprise et doit tenir compte des variations de l'activité de l'entreprise. L’administration a eu l’occasion de préciser qu’une formule qui aboutirait, en fait, à garantir aux salariés un montant minimum de prime ne saurait, à cet égard, constituer un système d'intéressement et ouvrir droit, en conséquence, au bénéfice des exonérations sociales et fiscales.

Une formule de calcul. La formule de calcul retenue doit reprendre des éléments objectivement mesurables (résultats, ratios, etc.) devant assurer le caractère variable et incertain de l'intéressement. L’administration précise que le versement des primes d'intéressement ne peut être garanti et leur montant ne peut être déterminé a priori. C’est ce qu’elle rappelle lorsqu’elle précise, à titre d'exemple, qu’une formule de calcul fondée sur un pourcentage du chiffre d'affaires ne saurait être admise car elle garantit de fait un versement des primes d'intéressement. A l’inverse, une formule reposant sur l'évolution du chiffre d'affaires mesurée en termes réels et ne résultant pas simplement de la hausse des prix sera admissible.

À noter, pour les accords conclus depuis le 9 décembre 2020. Notez que les dispositions qui imposent un caractère aléatoire de l’intéressement et la détermination d’une formule de calcul liée aux résultats ou performances de l'entreprise sont supprimées.

Intéressement des salariés : comment est-il réparti ?

Une répartition à prévoir. Les sommes provenant de l’intéressement sont à répartir entre les salariés. Vous disposez à cet égard de 3 méthodes :

• soit vous prévoyez une répartition uniforme ;
• soit vous prévoyez une proportionnelle calculée en fonction du salaire ou de la durée de présence ;
• soit vous prévoyez une répartition utilisant conjointement ces critères.

Des modalités de calcul prévues au contrat. Il arrive que des entreprises reportent, dans les contrats de travail qu’elles concluent, les modalités de calcul prévues par l’accord collectif en vigueur. A ce sujet, le juge considère que la référence, dans le contrat de travail, aux modalités de calcul de la prime d’intéressement, telles qu’elles sont prévues à l’accord collectif alors en vigueur, ne vaut pas contractualisation, au profit du salarié, de ce mode de calcul. Si un nouvel accord se substitue à l’ancien, il serait, dans ce cas, applicable aux salariés.

Exclusion des absences et calcul de l’intéressement. Il est possible de déduire toute absence non assimilée à du temps de travail effectif du calcul de l’intéressement. Mais dans ce cas, toutes ces absences doivent entraîner les mêmes conséquences. Le juge a déjà conclu au caractère discriminatoire d’un accord d’intéressement qui assimilait les absences d’au moins 6 mois pour maladie non-professionnelle (qui, pour rappel, ne sont pas légalement assimilées à du temps de travail effectif) dans la limite de 12 mois, mais qui excluait les autres absences (notamment liées à une grève).

Prise en compte du congé de paternité. La loi assimile le congé de paternité et d’accueil de l’enfant à une période de présence pour la répartition de l’intéressement, tout comme le sont les périodes de congé de maternité, de congé d’adoption et de congé de deuil.

Un plafond global. Le montant global des primes distribuées aux bénéficiaires ne doit pas dépasser annuellement 20 % du total des salaires bruts (et, le cas échéant, des revenus professionnels des dirigeants imposés à l'impôt sur le revenu au titre de l'année précédente).

Un plafond individuel. Indépendamment de ce plafond global, la prime d'intéressement versée à chaque salarié est plafonnée aux ¾ du montant du plafond annuel de la Sécurité Sociale, depuis le 24 mai 2019 (contre un plafond fixé à la moitié du PASS auparavant).

Redistribution. Il est possible de prévoir, dans l’accord d’intéressement, que les sommes qui n’ont pas pu être réparties en raison de l’application du plafond individuel puissent être redistribuées entre tous les salariés qui n’ont pas atteint le plafond. Cette répartition supplémentaire se fait selon les mêmes modalités que la répartition originelle. Toutefois, le plafond individuel ne peut pas être dépassé du fait de cette répartition supplémentaire.

Supplément d’intéressement. Si votre entreprise constate des résultats exceptionnels, vous pouvez décider de verser aux salariés un supplément d’intéressement qui s’ajoutera aux sommes versées selon les modalités de calcul prévues dans l’accord collectif. Mais attention : le supplément d’intéressement ne peut être versé qu’après l’intéressement lui-même (au risque de voir les sommes versées au titre du supplément réintégrées dans le calcul des cotisations sociales).

Un délai de versement. Par défaut, l’intéressement est affecté à un plan d’épargne entreprise (PEE). L’intéressement doit être versé au plus tard le dernier jour du 5ème mois suivant l’exercice au titre duquel il est attribué. En cas de retard de versement, des intérêts sont dus dont le montant est égal à 1,33 fois le taux moyen de rendement des obligations des sociétés privées (TMOP).

PEE et modifications. Pour votre information, la modification du PEE, réalisée conformément aux règles applicables (décision unilatérale ou accord collectif) doit s'imposer à tous les porteurs de parts, peu importe le recueil de leur consentement ou la date des versements effectués sur leur compte à ce plan.

=> Consulter le taux moyen de rendement des obligations des sociétés privées (TMOP)

Des avances ? L’accord d’intéressement ou de participation peut prévoir le versement, en cours d’exercice et si le salarié est d’accord, d’avances sur les sommes dues au titre de l’intéressement ou de la réserve spéciale de participation. 

Intéressement des salariés : l’information

Une information préalable des salariés. Le salarié doit être informé notamment sur :

• les sommes qui sont attribuées au titre de l'intéressement ;
• le montant dont il peut demander le versement ;
• le délai dans lequel il peut opter pour le versement direct ;
• l'affectation de ces sommes au plan d'épargne d'entreprise ou au plan d'épargne interentreprises, le cas échéant, s’il n’a pas opté dans un délai de 15 jours pour un versement direct à son profit.

Formalisme de l’information. Depuis le 29 juin 2020, vous pouvez remettre cette information au salarié par voie électronique, sauf s’il s’y oppose (auparavant, son accord préalable était requis).

Une information postérieure. Le salarié reçoit une notification de l’affectation de l’intéressement au PEE, s’il n’a pas demandé le versement direct.

Conseil. Compte tenu de la complexité qui entoure la mise en place d’un accord d’intéressement, il est vivement recommandé de s’attacher les services de votre conseil habituel qui pourra utilement vous guider dans cette démarche.

Informer et conseiller

Qui est-elle ? L’inspecteur du travail est un agent de l’Etat assermenté. Il est essentiellement chargé de contrôler l’application du droit du travail et de conseiller les employeurs et les salariés sur cette application. Mais ses missions sont variées.

Que fait-elle ? L’inspecteur du travail veille au respect du droit du travail et des règles d’hygiène et de sécurité. Il œuvre notamment dans la lutte contre le travail dissimulé. Il a parfois un rôle de conciliateur entre un employeur et un salarié ou un employeur et des organisations syndicales.

Information et conseil. Les agents de l’inspection du travail doivent informer et conseiller les usagers (chefs d’entreprise, salariés, DRH…) sur l’application du droit et les moyens d’assurer son respect. Les usagers peuvent donc solliciter l’inspection du travail au sujet de questions qu’ils se posent. Cette dernière devra répondre en utilisant le moyen le plus approprié à l’usager et dans un délai raisonnable, qui dépend de la complexité de la question.

Où la trouve-t-on ? Les services de l’inspection du travail dépendent du pôle « travail » de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (Dreets).

Quelles sont ses obligations ? Avant son entrée en fonction, l’inspecteur du travail prête serment de ne pas révéler les secrets de fabrication et procédés d’exploitation dont il pourrait avoir connaissance à l’occasion de ses fonctions. Cette obligation se maintient même lorsqu’il a cessé ses fonctions. En outre, l’inspecteur est tenu d’une obligation de discrétion qui lui interdit, par exemple, de révéler l’existence d’une plainte qui aurait été déposée contre un employeur qu’il contrôle.

Quelques obligations…

Autorisation nécessaire… Lorsque vous souhaitez vous séparer d’un salarié protégé, ou que ce même salarié vous propose une rupture conventionnelle, la rupture du contrat ne peut intervenir que si elle a été autorisée par l’inspection du travail.

Pensez à votre affichage obligatoire ! Vous devez impérativement afficher, dans votre entreprise ou établissement, le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de l’inspecteur du travail compétent.

Qui peut recourir au rescrit égalité professionnelle ?

Une réponse de l’Administration. Le rescrit est une manière d’interroger l’Administration sur une situation. Il lui impose de prendre position par rapport à la situation exposée. Cette procédure se retrouve tant en matière fiscale que sociale avec notamment le rescrit égalité professionnelle.

Pour qui ? Les entreprises d'au moins 50 salariés sont tenues de négocier un accord ou de prévoir un plan d’action pour parvenir à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Si elles ne le font pas, elles s’exposent, en effet, à une pénalité financière. Cette pénalité est affectée au fonds de solidarité vieillesse.

Pour quoi ? La menace de la pénalité planant, si vous avez des doutes sur la validité de votre accord ou de votre plan d’action, vous avez tout intérêt à solliciter une prise de position de l’Administration. Sa réponse s’imposera ainsi à elle – et à vous !

Comment recourir au rescrit égalité professionnelle ?

Qui se prononce sur la validité de l’accord ? L’inspecteur du travail est chargé de vérifier qu’une entreprise d’au moins 50 salariés est couverte par un accord ou un plan d’action pour l’égalité entre les femmes et les hommes. S’il constate que ce n’est pas le cas, il la met en demeure de se conformer à la réglementation.

Mais… En l’absence de mise en conformité, il en avertit le directeur de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS). C’est lui qui décidera d’appliquer la pénalité. C’est donc à lui qu’il convient d’adresser votre demande.

Un formalisme ? Vous pouvez lui adresser votre demande par tout moyen conférant date certaine de la réception (la LRAR reste donc privilégiée). Elle doit comporter :

• la raison sociale de l'établissement, ses adresses postale et électronique le cas échéant ;
• son numéro de SIRET ;
• les références aux articles L 2242-9 et R 2242-9 et suivants du Code du travail, qui justifient que vous recourriez à cette procédure ;
• l'accord négocié ou le plan d'action accompagné, le cas échéant, du procès-verbal de désaccord.

Un délai de 15 jours. Le directeur de la DREETS dispose d’un délai de 15 jours pour vous demander des pièces ou informations manquantes et vous aurez 1 mois pour les adresser. S’il ne vous fait pas connaître la liste des pièces manquantes dans ce délai de 15 jours, votre demande est réputée complète.

Puis un délai de 2 mois... Une fois votre demande complète, le Direccte dispose d’un délai de 2 mois pour vous notifier sa réponse.

Attention ! Le silence de l’Administration à l'issue du délai de 2 mois vaut rejet de la demande. Cela signifie qu’elle ne reconnaît pas la validité de votre accord ou de votre plan d'action.

L’inspection du travail, ses moyens

Des moyens nécessaires. Pour assurer sa mission de contrôle de l’application du droit du travail, l’inspection du travail dispose de moyens variés.

Des droits pour l’inspecteur… L’agent de contrôle (inspecteur ou contrôleur du travail) dispose :

• d’un droit de visite lui permettant de se rendre, à toute heure du jour et de la nuit, sans avertissement préalable, dans un établissement où travaillent des salariés et/ou apprentis. Un refus de l’employeur serait constitutif du délit ;
• d’un droit de communication des pièces, livres, registres et documents rendus obligatoires par la Loi, tels que l’accusé de réception de la déclaration préalable à l’embauche, le registre du personnel, les procès-verbaux des réunions du CSE, etc. ; notez que ce droit de communication est étendu en matière de recherche et de constat des infractions constitutives de travail illégal (l’agent peut, en effet, se faire communiquer tout document comptable ou professionnel ou tout autre élément d’information, même auprès de tiers) ;
• d’un droit de prélèvement pour analyse de toute matière distribuée ou utilisée, notamment en matière de risque chimique.

A noter. L’obstacle à l’exercice des fonctions de l’agent de contrôle est passible d’un emprisonnement d’un an maximum et d’une amende de 37 500 € maximum.

Constat d’infractions. L’inspecteur du travail peut constater des infractions relatives au droit du travail, en matière de travail dissimulé par exemple. Mais il intervient aussi en matière d’hygiène et de sécurité. Lorsqu’un accident du travail a, ou aurait pu avoir, des conséquences graves, il mène une enquête pour établir si la responsabilité de l’employeur peut être recherchée. Il peut adresser un avertissement à l’employeur, en cas de manquement de sa part, ou dresser un procès-verbal qui sera ensuite transmis au procureur de la République.

Référé judiciaire. En cas de risque sérieux d'atteinte à l'intégrité physique d'un travailleur du fait d'une infraction aux règles de santé et de sécurité, l'inspecteur du travail peut saisir le juge en référé afin d’ordonner des mesures telles que la fermeture temporaire d'un atelier ou chantier sous astreinte.

Arrêt temporaire de l’activité. Lorsque l’inspecteur du travail constate un danger imminent pour la santé ou la sécurité des salariés, il peut parfois ordonner l’arrêt temporaire de l’activité de l’entreprise jusqu’à ce que l’employeur se conforme aux règles de sécurité. Une mise en demeure en ce sens est préalablement envoyée à l’employeur. Il peut également ordonner l’arrêt d’activité s’il constate :

• une infraction constitutive de travail dissimulé,
• de marchandage,
• de prêt illicite de main-d’œuvre,
• d’emploi d'étranger non autorisé à travailler.

Concrètement. Lorsque l'activité de l'entreprise est exercée sur des chantiers de bâtiment ou de travaux publics, ou lorsque l'activité est exercée dans tout autre lieu que son siège ou l'un de ses établissements, la fermeture temporaire prend la forme d'un arrêt de l'activité de l'entreprise sur le site dans lequel a été commis l'infraction ou le manquement.

Une protection des jeunes travailleurs… L’inspecteur du travail peut retirer tout jeune travailleur de moins de 18 ans de son affectation s’il constate qu’il exécute des travaux interdits ou même réglementés, s'ils présentent un danger grave et imminent pour le jeune. L’employeur devra alors prendre toutes les mesures nécessaires pour faire cesser la situation de danger et en informer l’inspecteur. Ce dernier pourra alors autoriser la reprise des travaux réglementés. Les échanges se font par écrit, conférant date certaine à la réception (le plus souvent, par lettre recommandée avec AR).

… étendue. L’inspecteur du travail peut proposer à la Dreets de suspendre, puis éventuellement dans les 15 jours, de rompre le contrat de travail ou la convention de stage du salarié ou du stagiaire de moins de 18 ans. Cependant, ni la suspension, ni la rupture ne doit pénaliser le jeune : sa rémunération, ou sa gratification, continue de lui être versée. En cas de contrat à durée indéterminée, la rémunération continue d’être versée jusqu’à la fin de la période de formation professionnelle.

A noter. Pour obtenir la levée de l’interdiction de recruter ou d’accueillir de nouveaux jeunes de moins de 18 ans, l’employeur doit justifier, auprès du directeur de la Dreets, qu’il a pris toutes les mesures nécessaires pour supprimer tout risque d’atteinte à la santé ou à l’intégrité des jeunes.

Des amendes administratives. La Dreets a la possibilité de prononcer des amendes administratives de 10 000 € maximum :

• en cas de refus de l’employeur de suspendre temporairement l’activité suite à l’injonction de l’autorité administrative ;
• en cas de refus de se conformer à une demande de vérification, de mesure ou d’analyse ;
• en cas de manquement concernant la sécurité qui doit être assurée au bénéfice d’un jeune de moins de 18 ans.

Ou d’autres… Dans d’autres situations (non-respect des durées maximales de travail, des temps de repos, ou du Smic, notamment), l’autorité administrative peut prononcer des amendes pénales de 2 000 € maximum par travailleur concerné et en informe le procureur de la République.

Une procédure. Lorsque le directeur de la Dreets décide de prononcer une amende administrative, il indique à l'employeur (directement ou par l'intermédiaire de son représentant), le montant de l'amende envisagée et l'invite à présenter ses observations dans un délai de 15 jours ou 1 mois selon le type d'infractions.

L’inspection du travail, des décisions susceptibles de contestation

Vous pouvez contester ! Les décisions qui sont prises par l’inspection du travail, ou par la Dreets (ou plus généralement encore par l’Administration) sont susceptibles de recours dans un délai de 2 mois suivant la notification de la décision.

Quels types de recours ? En matière administrative, il existe 2 sortes de recours :

• le recours administratif, qui comprend lui-même 2 types de recours :
  • le recours gracieux, qui est adressé à l’autorité administrative qui a pris elle-même la décision que vous contestez ;
  • le recours hiérarchique, qui est adressé à l’autorité administrative supérieure. Par exemple : une décision de la Dreets peut être contestée devant le Ministre du Travail ;
• le recours contentieux : c’est celui qui est exercé devant le tribunal administratif.

Mais… Toutes les voies de recours ne peuvent pas toujours être exercées. Les amendes administratives prononcées par la Dreets ne peuvent être contestées que devant le tribunal administratif. Par ailleurs, le recours contre toutes les amendes administratives (notamment prononcées contre l'employeur, ou contre le donneur d'ordre, pour non-respect des obligations de l'employeur du salarié détaché, ou prononcée en cas de non-respect de la décision de suspension) ne suspend pas l'action en recouvrement de l'amende.

Emplois francs : pour qui ?

Un dispositif… expérimental. Il s’agit d’une expérimentation, tout d’abord du 1er avril 2018 au 31 décembre 2022, d’un dispositif d’aide forfaitaire à l’embauche pour les entreprises. Mais toutes ne sont pas nécessairement concernées…

Pour quelles entreprises ? Toutes les entreprises et les associations ayant au moins un établissement en France sont éligibles à ce dispositif dit 'des emplois francs', sauf les établissements publics administratifs et les établissements publics industriels et commerciaux.

Des conditions. Le bénéfice de ce dispositif suppose que vous soyez, au préalable, en situation d’embaucher un nouveau salarié. Ensuite, pour pouvoir bénéficier de l’aide financière associée à cette embauche, et donc être éligible à ce dispositif, vous devez :

• être à jour de vos cotisations ou contributions sociales (ou, en cas de difficultés, avoir souscrit et respecter un plan d’apurement des cotisations dues) ;
• n’avoir pas procédé, dans les 6 mois qui précèdent l’embauche, à un licenciement pour motif économique sur le poste à pourvoir ;
• ne pas bénéficier d’une autre aide de l’Etat à l’insertion, à l’accès ou au retour à l’emploi versée au titre du salarié que vous recrutez en emploi franc.

Pour quelles embauches ? C’est à ce niveau que les critères deviennent plus restrictifs : vous ne pouvez pas embaucher n’importe qui, puisque des conditions précises doivent être respectées par le nouvel embauché. Le salarié recruté doit, à la date de signature du contrat :

• être inscrit comme demandeur d’emploi auprès de Pôle Emploi et être immédiatement disponible ou dans le cas contraire, occuper un poste occasionnel de moins de 78 heures par mois, ou être adhérent à un contrat de sécurisation professionnelle ou être suivi par une mission locale (même si le jeune, dans ce dernier cas, n’est pas inscrit en tant que demandeur d’emploi) ;
• résider dans l’un des quartiers prioritaires de la ville listés par arrêté ministériel (pour les contrats conclus jusqu’au 31 décembre 2019) ou dans n’importe quel quartier prioritaire de la ville pour les contrats conclus depuis le 1er janvier 2020 ;
• spécialement pour La Réunion (du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2022), être issu, depuis moins de 3 mois, de l’un des parcours d’insertion (définis par arrêté préfectoral), sans condition d’inscription à Pôle Emploi, ni de résidence dans un quartier prioritaire de la ville ;
• être embauché en CDI ou en CDD d’au moins 6 mois ;
• et ne pas avoir appartenu à l’effectif de l’entreprise au cours des 6 derniers mois précédant la date de l’embauche et être maintenu dans les effectifs de l’entreprise pendant au moins 6 mois à compter du 1er jour d’exécution du contrat (hors cas de renouvellement d’un CDD éligible à l’aide ou embauche en CDI après un CDD éligible à l’aide).

     =>  Vérifier si votre commune est éligibles au dispositif « emplois francs »

Emplois francs : combien ?

Une aide financière. Dès lors que vous remplissez les conditions d’attribution précitées, vous pouvez bénéficier d’une aide financière versée par Pôle Emploi pour le compte de l’Etat.

De quel montant ? Le montant de l’aide, pour le recrutement d’un salarié en emploi franc à temps complet, est égal à :

• 5 000 € par an dans la limite de 3 ans en cas d’embauche en CDI ;
• 2 500 € par an dans la limite de 2 ans en cas d’embauche en CDD d’au moins 6 mois.

Renouvellement du CDD. Lorsque le CDD ouvrant droit à l’aide est renouvelé pour au moins 6 mois, l’employeur peut continuer à bénéficier de l’aide dans la limite totale de 2 ans.

CDD débouchant sur un CDI. Si le CDD ouvrant droit à l’aide débouche finalement sur un CDI, l’employeur peut continuer à bénéficier de l’aide dans la limite totale de 3 ans. Le montant de l’aide octroyé à compter du CDI est calculé sur la base de 5 000 € et non plus de 2 500 € comme le CDD le permettait.

Un montant aménagé. Le montant de l’aide tient compte des absences non rémunérées du salarié. En outre, il est proratisé en fonction :

• de la durée effective du contrat de travail, s’il est interrompu en cours d’année civile ;
• de la durée de travail hebdomadaire, en cas d’embauche à temps partiel.

A noter. Cette aide se cumule avec les aides mobilisables dans le cadre de la mise en place d’un contrat de professionnalisation à l'exception de l'aide aux employeurs de salariés bénéficiaires d'un contrat de professionnalisation prévue dans le cadre des mesures exceptionnelles pour faire face à l’épidémie de covid-19. A l’inverse, cette aide ne se cumule pas avec une autre aide d’Etat à l’insertion, à l’accès ou au retour à l’emploi. Notez que l’embauche en contrat d’apprentissage n’est pas éligible à l’aide emploi franc.

Emplois francs : comment ?

Une demande. Vous devez déposer une demande d’aide auprès des services de Pôle Emploi, dans le délai de 3 mois qui suit la signature du contrat de travail. Cette demande doit être effectuée en ligne, via un téléservice.

Un versement périodique. L’aide financière est due à compter du 1er jour d’exécution du contrat et est versée à un rythme semestriel (sur la base d’une attestation de présence). Si la somme due à l’employeur est inférieure à 100 €, Pôle Emploi ne procède pas à son versement.

Bon à savoir. L’aide n'est pas due :

• pour les périodes d'absence du salarié qui n'ont pas donné lieu au maintien de la rémunération par l'employeur ;
• pour les périodes au cours desquelles le salarié est placé en position d'activité partielle
• pour les périodes au cours desquelles le salarié est placé en position d'activité partielle de longue durée au cours du semestre considéré.

Des formalités régulières. Vous devez régulièrement fournir à Pôle Emploi une attestation justifiant de la présence du salarié. Si vous omettez de fournir cette attestation dans le délai de 2 mois suivant l’échéance semestrielle d’exécution du contrat, vous perdez le droit au versement pour le semestre concerné. Si vous ne l’avez pas fournie dans un délai de 4 mois, suivant l’échéance semestrielle d’exécution du contrat, vous perdez définitivement le bénéfice de l’aide pour ce salarié.

Un contrôle possible. Vous devez tenir à la disposition de Pôle Emploi, pendant 4 ans à compter de la date d’attribution de l’aide, tous les documents lui permettant de contrôler votre éligibilité à l’aide. Pôle Emploi peut vous demander de justifier l’exactitude de vos déclarations. Dans ce cas, vous disposez d’un délai de réponse d'1 mois. Si vous ne répondez pas dans ce délai, le versement de l’aide est suspendu. Par ailleurs, Pôle Emploi échange les informations ou données strictement nécessaires à l’exercice de son contrôle avec d’autres administrations publiques, telles que l’Acoss, par exemple.

Remboursement des sommes versées. Dans l’hypothèse où Pôle Emploi constaterait une inexactitude de vos attestations de présence, vous devrez rembourser les sommes indûment versées. Mais dans l’hypothèse d’une fraude dans les attestations ou déclarations transmises à Pôle Emploi pour justifier de votre éligibilité à l’aide, vous devrez rembourser intégralement les sommes perçues et aucun autre versement ne sera dû.