Entraide familiale : qu’est-ce que c’est ?

Un point d’alerte préalable. En principe, l’Urssaf refuse de reconnaître l’entraide familiale dans le cadre d’activités à but lucratif, sauf circonstances très exceptionnelles.

Les critères de l’entraide familiale. L’entraide familiale est présumée lorsqu’elle est accomplie dans le cadre familial, de manière occasionnelle et spontanée, sans lien de subordination et bénévolement. L’aidant ne doit pas occuper un poste indispensable au fonctionnement normal de l’entreprise.

Assistance du conjoint. Votre conjoint peut intervenir ponctuellement à vos côtés pour ce type de manifestation, dans le cadre de l’entraide familiale. Mais s’il exerce de manière régulière son activité pour votre entreprise, il devra opter pour un statut de conjoint associé, conjoint collaborateur ou conjoint salarié.

Attention. A ce sujet, le juge a rappelé que l’aide bénévole d’un conjoint salarié réalisée au-delà des heures pour lesquelles il est rémunéré en vertu de son contrat de travail peut être assimilée à du travail dissimulé, avec toutes les conséquences qui s’ensuivent.

Entraide familiale : illustrations pratiques

Une alerte. Si l’Urssaf prouve que tous les critères de l’entraide familiale ne sont pas remplis, l’aidant sera réputé exercer une activité salariée. L’administration risque alors de prononcer un redressement assimilant cette activité non déclarée à du travail dissimulé.

Exemple d’une aide ponctuelle. L’exploitant d’un food truck participe à un événement et demande l’aide de ses proches pour l’aider à cette occasion (prise de commande, préparation, encaissement, service, etc.). Mais l’Urssaf déclenche un contrôle inopiné et considère que l’aide fournie par les proches constitue du travail dissimulé, elle taxe l’entreprise à raison de cette journée de travail. Décision confirmée par le juge : bien que l’aide apportée par les proches ait été bénévole, leur présence était indispensable au fonctionnement de l’entreprise, les plaçant de facto dans une relation de travail. L’exploitant aurait dû les déclarer, les payer et verser les cotisations sociales correspondantes.

Exemple d’une aide régulière. La mère d’un boulanger intervient tous les jours d’ouverture de la boulangerie de son fils et va jusqu’à contrôler les vendeuses. Ce qui caractérise, d’après l’Urssaf, l’existence d’une relation de salariat. Pourtant le juge va rappeler à l’administration que le lien de subordination entre la mère du gérant et l’entreprise est une condition incontournable du salariat. Or, son existence n’est pas caractérisée, peu importe que le gérant ait, postérieurement au contrôle, effectué une déclaration préalable à l’embauche concernant sa mère. Celle-ci n’a pas d’effet rétroactif.

Droit de communication : qui est concerné ?

Un droit de l’administration. Le système social français est déclaratif : chaque mois, vous souscrivez une nouvelle DSN pour renseigner vos mouvements de personnel, les rémunérations versées, etc. L’administration détermine donc le montant de vos cotisations et contributions sociales sur la foi de ces déclarations. Lorsqu’elle contrôle la situation sociale d’un employeur ou d’un travailleur indépendant, l’Urssaf doit pouvoir accéder à l’ensemble des documents lui permettant d’effectuer sa tâche. Par le biais de son droit de communication, son pouvoir est même plus étendu…

Un pouvoir étendu. Le droit de communication va permettre à l’administration sociale, non seulement de prendre connaissance des documents comptables de votre entreprise, mais aussi de recueillir auprès de tiers tous les renseignements qui lui permettront de recouper, et ainsi de vérifier, les déclarations que vous avez déposées. Elle pourra utiliser les renseignements obtenus pour contrôler toutes les cotisations et contributions sociales à la charge de toute autre personne, le cas échéant, même non identifiée.

Qui peut l’exercer ? Initialement réservé aux agents de contrôle des organismes de sécurité sociale, le droit de communication est dorénavant, depuis le 25 octobre 2018, ouvert à tous les agents de ces mêmes organismes.

Qui est concerné ? Ce droit de communication peut être utilisé par l’administration (sur place ou par correspondance) auprès d’un grand nombre de personnes et d’organismes. Non seulement elle pourra s’adresser aux entreprises qui entretiennent des liens professionnels avec le contrôlé, notamment les banques, les compagnies d’assurance, les opérateurs de téléphonie, les fournisseurs d’accès à Internet, mais encore les tribunaux, les administrations publiques, etc.

Pouvez-vous vous y opposer ? Une entreprise est légalement tenue de répondre aux demandes de l’administration dans le cadre de ce droit de communication : c’est pourquoi l’absence de tenue, la destruction ou le refus de communiquer un document soumis au droit de communication entraîne l’application d’une pénalité de 1 500 € au maximum par cotisant concerné par le contrôle, sans pouvoir excéder 10 000 €. Depuis le 25 octobre 2018, cette pénalité s’applique également en cas de silence gardé par l’entreprise.

En cas de récidive… Le montant des pénalités sera doublé en cas de récidive de refus ou de silence gardé dans le délai de 5 ans à l’expiration du délai de 30 jours laissé au tiers pour faire droit à la 1ère demande de communication de l’organisme.

Droit de communication : quelles informations ?

Quelles sont les pièces communicables ? Comme il s’agit de vérifier les déclarations sociales réalisées, toutes les informations relatives au contenu de ces déclarations peuvent être communiquées. Le tiers détenteur des informations ne peut opposer à l’administration sociale le secret professionnel. Cependant, il y a des conditions…

Quelles sont les conditions ? Le droit de communication ne peut être exercé par l’administration sociale qu’après sollicitation de l’entreprise contrôlée et si :

• les éléments relevés en comptabilité sont insuffisants et que les informations recueillies auprès d’autres organismes ou administrations ne permettent pas de lever une incertitude ;
• elle refuse de fournir les informations ou documents nécessaires à son contrôle ou qu’il existe un doute sur la validité ou l’authenticité des pièces fournies ou des contradictions entre ces pièces et les éléments du dossier.

Sauf… En cas de travail dissimulé ou lorsqu’une sollicitation préalable serait de nature à compromettre les investigations menées afin de détecter une fraude, l’administration sociale n’est pas tenue de demander préalablement à l’entreprise contrôlée les documents nécessaires.

Une interconnexion ? Les données obtenues à la suite de l’exercice du droit de communication peuvent faire l’objet d’une interconnexion avec les données des différentes Urssaf au titre de l’accomplissement de leurs missions de contrôle et de lutte contre le travail dissimulé. Les modalités de cette interconnexion sont définies par décret, après avis de la Cnil.

Droit de communication : modalités pratiques

Vous êtes le tiers détenteur de l’information. L’agent administratif chargé du contrôle peut vous réclamer communication de documents par voie postale ou vous adresser par LRAR un avis de passage précisant la date de sa visite dans vos locaux. Il doit, sauf urgence, tenir compte des contraintes de votre entreprise lorsqu’il détermine la date de son passage. Il vous présentera alors sa carte professionnelle.

Une demande de l’Urssaf. L’agent de contrôle doit adresser une demande de communication au tiers qui détient les documents. Elle doit préciser :

• la nature de la relation juridique ou économique existant entre la personne à qui la demande est adressée et les personnes qui font l'objet de la demande ;
• les critères relatifs à l'activité des personnes qui font l'objet de la demande, dont l'un au moins des 3 critères suivants :
  • le lieu d'exercice de l'activité ;
  • le niveau d'activité ou niveau des ressources perçues, ces niveaux pouvant être exprimés en montant financier ou en nombre ou fréquence des opérations réalisées ou des versements reçus ;
  • le mode de paiement ou de rémunération ;
• la période, éventuellement fractionnée, mais ne pouvant excéder dix-huit mois, sur laquelle porte la demande.

Vous êtes l’employeur contrôlé. Une fois les informations collectées par l’Urssaf, l’agent de contrôle vous informe, par LRAR, qu’il a fait usage de son droit de communication, qu’il souhaite obtenir vos explications et que vous pouvez obtenir communication des informations qu’il a recueillies. Vous disposez alors d’un délai de 15 jours pour répondre et, le cas échéant, demander communication des informations. S’il y a lieu, l’administration procède ensuite au recouvrement des sommes dues.

Conservation des documents. Les informations collectées par l’administration sociale sont conservées pendant 3 ans, à compter de leur réception et jusqu'à l'expiration des délais de recours contre les redressements, amendes ou condamnations pénales consécutifs aux contrôles réalisés sur la base de ces informations.

L’objet de la transaction sociale

Une transaction… Une transaction est un contrat visant à mettre un terme à une contestation existante ou à prévenir une contestation à venir et par laquelle chaque signataire doit faire des concessions.

… sociale ? La transaction sociale est le contrat conclu entre un employeur et l’URSSAF. Elle a pour but d’entériner un désaccord portant sur les cotisations et contributions sociales n’ayant pas un caractère définitif.

Quelles sommes ? Cette transaction ne peut porter, pour une période limitée à 4 ans, que sur :

• le montant des majorations de retard et les pénalités, notamment en cas de production tardive ou inexacte des déclarations sociales ;
• l'évaluation d'éléments d'assiette des cotisations dues relative aux avantages en nature ou en argent et aux frais professionnels, lorsque cette évaluation présente une difficulté particulière ;
• les montants des redressements calculés en application soit de méthodes d'évaluation par extrapolation, soit d'une fixation forfaitaire du fait de l'insuffisance ou du caractère inexploitable des documents administratifs et comptables.

Suspension des recours. Lorsque la transaction a été valablement conclue, l’URSSAF ne peut plus engager aucune procédure contentieuse ni de reprise concernant les sommes visées par la transaction. A l’inverse, si la transaction n’a pas été conclue ou si elle est devenue caduque, les sommes concernées pourront faire l’objet d’un recouvrement contentieux.

Remise en cause de la transaction. La transaction peut être remise en cause lorsqu’elle est établie à partir de fausses pièces.

La mise en œuvre de la transaction sociale

Quand ? Lorsque l’administration vous envoie une mise en demeure de régler des sommes, vous disposez d’un délai d’un mois pour régulariser la situation. C’est à ce moment que la proposition de transaction peut intervenir. Mais qui doit être l’initiateur de la demande ?

Qui ? Vous pouvez, en tant qu’employeur, proposer la transaction ou bien vous faire représenter par votre expert-comptable ou votre avocat pour cela. Il est impératif que vous soyez à jour de vos obligations déclaratives et de vos cotisations sociales, sauf pour les sommes pour lesquelles vous sollicitez la transaction. En outre, elle doit respecter un certain formalisme.

Comment ? La demande doit être écrite, idéalement par LRAR puisque vous devez conserver la preuve de sa date de réception. Elle est adressée au directeur de l’URSSAF dont dépend votre entreprise. Elle comporte :

• le nom et l’adresse de votre entreprise,
• votre numéro d’inscription au régime général de la Sécurité sociale,
• tous les documents ou pièces utiles à l’identification des sommes pour lesquelles vous demandez une transaction,
• les références de la mise en demeure préalable envoyée par l’administration sociale.

Délai de réponse de l’URSSAF. Si la demande est complète, le directeur de l’URSSAF dispose d’un délai de 30 jours pour vous répondre. Si la demande est incomplète, il vous demande de fournir les éléments manquants sous 20 jours, repoussant ainsi le délai de réponse de 30 jours à la date où le dossier sera complet. Si vous ne respectez pas ce délai de 20 jours pour compléter votre demande, elle sera caduque.

Pas de réponse. Si aucune décision n’est portée à votre connaissance dans un délai de 30 jours, votre demande est considérée comme rejetée, ce qui aura les effets d’une réponse négative.

Réponse négative. La réponse du directeur de l’URSSAF n’a pas à être motivée, elle est laissée à sa libre appréciation.

Réponse positive. La réponse positive ne signifie pas que la transaction a cours. Il faut donc la rédiger selon un modèle approuvé par arrêté déterminé par arrêté. Le protocole transactionnel devra ainsi comporter :

• l’identité des parties,
• le contexte dans lequel s’inscrit la transaction (basé sur le résultat du contrôle de vos cotisations sociales),
• les engagements réciproques des parties,
• les conditions d’application (notamment la date de réalisation des engagements),
• une clause de confidentialité, en violation de laquelle des dommages-intérêts pourront être mis à la charge de la partie contrevenante.

      =>  Vous pouvez consulter le modèle de protocole transactionnel ici

Validation de la transaction. La transaction rédigée est ensuite validée par des services à compétence nationale qui disposent pour cela d’un délai de 30 jours (prorogeable une fois). Son silence à l’échéance de ce délai de 30 jours vaut approbation de la transaction.

Maintien de motifs de la lettre d’observations. La conclusion de la transaction ne remet pas en cause les motifs de la lettre d’observations quant aux pratiques de l’entreprise ou quant au redressement. Aussi, si vous faites l’objet d’un nouveau contrôle à l’avenir au cours duquel l’URSSAF constate un maintien de la pratique litigieuse, elle pourra vous appliquer une pénalité de 10 % après un constat de non-conformité.

Abandon de la procédure transactionnelle. Vous, comme le directeur de l’URSSAF, pouvez renoncer à tout moment à la procédure transactionnelle. Il suffit pour cela d’en informer l’autre partie par écrit conférant date certaine (LRAR, courrier remis contre décharge, etc.).

Contentieux social : saisir la commission de recours amiable

Une obligation. Sauf exceptions, vous ne pouvez pas saisir directement le juge pour contester une décision d’un organisme de Sécurité Sociale. Vous avez l’obligation de saisir, au préalable, la commission de recours amiable (CRA).

Des exceptions ? Il s’agit d’une obligation quasi générale qui connaît quelques exceptions. Sachez, pour information, que vous êtes dispensé de saisir cette CRA si le litige qui vous oppose à l’organisme de Sécurité Sociale porte notamment sur :

• l’octroi de dommages-intérêts,
• l’opposition à contrainte (la contrainte est une procédure de recouvrement forcé),
• les contestations relatives au recouvrement des cotisations par la voie de la procédure sommaire,
• les contestations relatives à la répartition du coût des accidents du travail et maladies professionnelles entre entreprises utilisatrices et entreprises de travail temporaire,
• les réclamations contre les décisions émanant du conseil d'administration de l'organisme de Sécurité Sociale.

Concrètement. Hormis ces exceptions, si vous envisagez de porter une réclamation contre une décision émanant d’un organisme de sécurité sociale, vous devez obligatoirement saisir cette commission de recours amiable.

Saisir la commission de recours amiable : un délai précis

Un délai. La commission de recours amiable ne peut être saisie que dans les 2 mois de la décision que vous contestez (jusqu’au 31 décembre 2016, ce délai était d’1 mois à compter de la notification de la mise en demeure adressée par l’Urssaf après un contrôle). Il s’agit d’un délai qu’il est impératif de respecter. Pourquoi ?

Une sanction. Si vous ne saisissez pas la CRA dans les délais, la décision que vous entendiez contester devient définitive et vous ne pourrez plus en contester la validité : c’est ce que l’on appelle dans le langage juridique la « forclusion ». Voilà pourquoi il est essentiel de réagir dans les meilleurs délais si vous entendez contester des rappels de cotisations sociales.

A noter. Le point de départ de ce délai de 2 mois court à compter de la notification de la décision ; ce qui signifie, a contrario, que le délai ne court pas lorsque la décision n'est pas notifiée mais adressée à titre de simple information.

A lire attentivement. La forclusion ne peut vous être opposée que si la notification de la décision contestée porte la mention du délai de saisine de la commission de recours amiable. Il en sera de même si cette notification fait mention d'un délai de recours erroné ou évoque des délais et voies de recours équivoques.

Comment faire ? Par principe, il n’existe aucune règle qui vous impose de recourir à un formalisme particulier pour saisir la CRA. Cela étant, pour d’évidentes raisons de preuve, et notamment en vue de justifier de la réalité de la saisine et de la date à laquelle vous l’avez transmise, il est fortement recommandé de saisir la CRA au moyen d’un courrier envoyé en recommandé avec AR.

Un contenu précis. Vous devez indiquer dans votre réclamation la nature de la décision contestée. Vous devez, en outre, être précis sur les points que vous entendez contester : sachez que les points non contestés dans votre réclamation ne pourront en effet être soumis au tribunal. En outre une fois le délai de saisine de la CRA expiré, la décision de l'organisme deviendra définitive sur les points non contestés.

A noter. L’absence de motivation de votre réclamation ne fera pas obstacle à la saisine du juge ultérieurement, si la décision de la CRA ne vous est pas favorable, pour autant toutefois que vous ayez effectivement saisi la CRA sur les redressements envisagés à votre encontre. Cela étant, pour que la CRA puisse se prononcer utilement, il est tout de même conseillé d’argumenter avec précision sur les points que vous entendez contester.

Saisir la commission de recours amiable : et après ?

Un délai pour se prononcer. La CRA doit se prononcer dans le délai de 2 mois suivant la date de réception de la réclamation par la commission de recours amiable (d’où l’importance d’envoyer votre demande de saisine de cette commission par lettre recommandée avec AR pour lui donner date certaine). Si vous ne recevez pas cette décision dans le délai de 2 mois, vous pouvez considérer que votre demande est rejetée (on parle de « rejet implicite ») ; vous pourrez alors saisir le pôle social du tribunal judiciaire (TJ)mais à la condition d’être en mesure de justifier que le délai de 2 mois est effectivement écoulé (d’où l’importance, là encore, d’envoyer votre demande de saisine de cette commission par lettre recommandée avec AR pour lui donner date certaine).

Une décision. La CRA doit, bien entendu, vous notifier sa décision : l’objectif évident est de vous permettre d’exercer un recours devant le juge si cette décision ne vous est pas favorable. Et pour que vous puissiez juger de l’opportunité de saisir ou non le juge, il est impératif que cette décision soit motivée : vous devez pouvoir prendre une décision en toute connaissance de cause. Une décision non motivée ne fera pas courir le délai de saisine du juge.

Un recours ? Si la décision prise par la CRA ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir le TJ. Mais attention, pour que cette saisine soit valable, vous devez agir dans les 2 mois de la notification de la décision de la CRA. Si vous laissez passer ce délai, vous ne pourrez pas saisir le juge. Mais si vous n’avez pas été informé du délai dans lequel vous pouvez saisir le juge en cas de rejet implicite de la commission de recours amiable, ainsi que des modalités d’exercice de ce recours, ce délai ne vous est pas opposable.

A noter. Le TJ est saisi par simple requête déposée ou adressée au greffe par lettre recommandée avec AR. Si vous entendez poursuivre un éventuel contentieux devant le juge, il est ici conseillé de faire appel à un conseil spécialisé rompu aux règles de procédures particulières dans ce domaine.

Un aboutissement… Votre contrôle Urssaf peut se conclure de 3 manières différentes : soit l’inspecteur ne constate aucune infraction à la législation sociale, soit il fera des observations pour l’avenir, soit il envisage des régularisations de cotisations ou contributions sociales.

La lettre d’observations : une obligation ! Quelle que soit l’issue du contrôle, l’inspecteur doit vous envoyer une « lettre d’observations » (une exception à cette obligation est toutefois prévue dans l’hypothèse du contrôle portant sur le travail dissimulé). Ce courrier constitue une formalité obligatoire, dont la méconnaissance par l’inspecteur entraînera la nullité de la procédure (c’est déjà arrivé : un inspecteur qui a transmis son rapport de contrôle avant d’avoir communiqué ses observations a vu sa procédure annulée). C’est pourquoi cette lettre est, en pratique, envoyée en recommandée avec accusé réception ou, plus rarement, remise en main propre contre décharge.

Un délai précis ? Notez qu’aucun délai n’est fixé pour l’envoi par l’inspecteur de cette lettre d’observations : il est simplement prévu que cet envoi doit être fait à l’issue du contrôle.

A vérifier ! Vérifiez et contrôlez que la lettre d’observations contient effectivement les mentions et éléments suivants :

• l’objet du contrôle ;
• les documents consultés (la liste de ces documents doit être complète);
• la période vérifiée : cela vous permettra de valider que le contrôle a effectivement pour objet une période non prescrite (3 ans + année en cours) ;
• la date de fin de contrôle ;
• la signature manuscrite de l'inspecteur (une signature scannée pouvant suffire) ;
• les observations faites au cours du contrôle, motivées du chef de redressement, comprenant les considérations de droit et de fait qui motiveraient ce redressement ainsi que, le cas échéant, l’indication du montant des assiettes correspondant, les éventuelles majorations et pénalités et, pour les cotisations et contributions sociales, le mode de calcul et le montant des redressements ;
• les éléments caractérisant le constat d’absence de mise en conformité en cas de réitération d’une pratique ayant déjà fait l’objet d’une observation ou d’un redressement lors d’un précédent contrôle ; dans ce cas, la lettre d’observations est contresignée par le directeur de l’Urssaf ;
• le délai de 30 jours pour répondre aux observations par lettre recommandée avec accusé réception (sans que ne soit précisé pour autant le point de départ de ce délai) mais vous pourrez demander, dans ce même délai, un délai supplémentaire (dans des conditions à définir par Décret) ;
• la faculté de vous faire assister par le conseil de votre choix (les juges ont d’ailleurs rappelé que cette dernière mention constituait une formalité substantielle dont l’absence aura pour conséquence d’invalider la procédure de contrôle et d'annuler le redressement).

Mise en oeuvre de la solidarité financière. La lettre d'observations adressée au donneur d’ordre, dont la solidarité financière avec un cocontractant mis en cause pour travail dissimulé est recherchée, doit préciser année par année le montant des sommes dues.

A noter. Pour les contrôles engagés à compter du 1er janvier 2020, les observations adressées par l’URSSAF à la personne contrôlée (employeur ou travailleur indépendant) devront être faites au regard des éléments déclarés à la date d’envoi de l’avis de contrôle.

Attention. Cette lettre d’observations ne constitue pas une décision de redresser l’entreprise, mais elle a pour but de vous inviter à répondre aux observations effectuées par l’inspecteur à l’issue de son contrôle. Il n’en demeure pas moins que ce courrier devra comporter les différents chefs de redressements (les fameuses « observations »), leur mode de calcul et leur montant, de manière à ce que vous puissiez utilement et en toute connaissance de cause vérifier l’exactitude des sommes qui vous sont réclamées (un défaut de précisions sur ces points constituera pour vous un argument de contestation !).

Absence d’une annexe à la lettre d’observations. La lettre d’observations peut faire référence à des documents (par exemple, des procès-verbaux établis par un inspecteur du travail constatant l’infraction de travail dissimulé). Dans pareil cas, sachez que l’Urssaf n’a pas l’obligation de joindre à sa lettre d’observations le ou les documents qui seraient à l’origine d’un redressement.

Une nouveauté… Désormais, toutes les instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles qui comportent une interprétation du droit positif ou une description des procédures administratives doivent faire l’objet d’une publication. A défaut, elles seront réputées abrogées. Cette publication devra se faire dans des conditions prévues par décret…non encore publié !

…qui concerne tout le monde. Toute personne pourra se prévaloir des instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles qui comportent une interprétation du droit en vigueur ou une description des procédures administratives publiées, émanant des administrations centrales et déconcentrées de l'Etat et publiés sur des sites internet désignés par un décret à venir.

Une interprétation erronée. De même, toute personne pourra se prévaloir de l'interprétation d'une règle, même erronée, opérée par ces documents pour son application à une situation qui n'affecte pas des tiers, tant que cette interprétation n'a pas été modifiée.

Une portée limitée. La portée de ce principe sera limitée, notamment en cas d'obstacle à l'application des dispositions législatives ou réglementaires préservant directement la santé publique, la sécurité des personnes et des biens ou l'environnement.

Absence d’observations ? L’absence d’observations sur un point contrôlé vaut accord tacite de l’Urssaf (elle valide donc implicitement la pratique), même si la pratique contrôlée est en réalité illégale. Cet accord tacite fait obstacle à tout redressement ultérieur sur le même point dans la même entreprise ou le même établissement. Notez que le changement de forme juridique de l’entreprise entre 2 contrôles fait obstacle à cet accord tacite (la « nouvelle » entreprise ne pourra donc pas s’en prévaloir).

Répondez dans les 30 jours !

Vous avez 30 jours ! Vous disposez d’un droit de réponse à ces observations. Le courrier de l’inspecteur doit impérativement préciser que vous disposez d’un délai de 30 jours et que vous pouvez, dans le cadre de cette démarche, vous faire assister du conseil de votre choix. Sachez que pendant ce délai, l’administration ne peut pas vous poursuivre en paiement à raison des cotisations ou contributions complémentaires qu’elle envisage de mettre à la charge de votre entreprise.

+ 30 jours ! Le délai de 30 jours pour répondre à une lettre d’observations pourra être, à votre demande, portée à 60 jours, sous réserve de faire cette demande avant l’expiration du délai initial de 30 jours (cette prolongation de délai n’est pas possible en en cas de procédure d’abus de droit diligentée contre le cotisant ou bien en cas de constat des infractions de travail dissimulé, de marchandage, de prêt illicite de main-d’œuvre ou d’emploi d’étrangers non autorisés à travailler).

Pour répondre… Vérifiez la motivation exacte des observations faites par l’inspecteur, de manière à ce que vous puissiez utilement répondre à ses éventuels griefs ou recommandations. Evidemment, soit vous acceptez ces observations, soit vous les contestez, totalement ou partiellement. Dans tous les cas, répondez par écrit en adressant votre réponse en recommandé avec accusé réception. Si vous ne répondez pas dans les 30 jours, l’Urssaf sera, par la suite, en droit de poursuivre le recouvrement des sommes réclamées. Vous pouvez apporter toute information que vous jugez nécessaire et proposer d’ajouter des documents à la liste des documents consultés, si vous l’estimez utile.

L’inspecteur doit vous répondre... Il est, en effet, tenu de répondre à vos propres observations : soit il maintient ses positions, soit il revoit totalement ou partiellement les régularisations envisagées. Sa réponse doit être motivée. Cette réponse ne constitue pas une nouvelle lettre d’observations et n’a donc pas à respecter le formalisme attaché à cette dernière.

… et établir un rapport. L’inspecteur établit un procès-verbal de contrôle, mais une fois le délai de 30 jours écoulé (s’il ne respecte pas ce délai, la procédure de contrôle peut être annulée). Ce rapport peut vous être communiqué à ce stade de la procédure (encore que l’inspecteur n’est pas tenu de vous le transmettre en intégralité) ; il pourra l’être, en tout état de cause, sur votre demande, si le litige est porté devant le Tribunal judiciaire.

Une mise en recouvrement retardée. Si vous usez de votre faculté de réponse, l’Urssaf ne peut pas vous adresser de mise en demeure de payer avant que l’inspecteur vous ait répondu. Si elle le fait, la mise en demeure pourra être annulée. Néanmoins, la procédure peut être régularisée : l’Urssaf pourra vous adresser une nouvelle mise en demeure, postérieure cette fois à la réponse de l’inspecteur.

Pour vous aider dans vos démarches…

1er conseil. Reprenez point par point le contenu de la lettre d’observations et utilisez tous les arguments possibles à votre disposition pour étayer votre position. Les réponses à la lettre d’observations conditionneront un éventuel futur litige, de sorte que votre stratégie de réponse doit être argumentée dès ce stade de la procédure.

2^ème conseil. Avez-vous déjà fait l’objet d’un précédent contrôle Urssaf ? Si oui, l’inspecteur s’était-il prononcé sur une pratique de l’entreprise ? Dans l’affirmative, vous pourriez vous en prévaloir dans le cadre d’un nouveau contrôle si l’appréciation venait à évoluer dans un sens plus défavorable (en dehors du cas, bien entendu, où la législation ou les circonstances de fait auraient changé).

3ème conseil. Inversement, si, dans un précédent contrôle, l’inspecteur s’est tu sur une pratique de l’entreprise, acceptant implicitement votre position, vous pourriez également vous en prévaloir dans le cadre d’un nouveau contrôle (avec les mêmes réserves que précédemment, ce qui suppose donc que la législation et la situation n’aient pas changé). Encore faut-il, bien sûr, que l’entreprise n’ait pas volontairement dissimulé des données, faussant dès lors la portée de cette décision implicite.

Attention. Il faut tout de même savoir que la preuve de la décision implicite, que vous devez apporter si vous entendez vous en prévaloir, n’est, en pratique, pas aisée à établir. Voilà un argument supplémentaire qui milite pour que le contenu de la lettre d’observations soit le plus précis possible…

4ème conseil. Un autre élément opposable concerne le rescrit social : si vous avez eu recours à cette procédure, faites-en usage, le cas échéant.

Coronavirus (COVID-19) : aménagement des procédures de contrôle

Du nouveau ! A compter du 1er août 2020, les URSSAF et les caisses départementales de mutualité sociale agricole (CMSA) pourront, exceptionnellement, mettre fin aux contrôles qui n’ont pas été clôturés avant la date du 23 mars 2020, via l’envoi d’une lettre d’observations.

Modalités. Pour ce faire, l’organisme devra informer le cotisant que le contrôle est annulé et qu’aucun redressement ni aucune observation nécessitant une mise en conformité ne seront établis.

Attention à la transmission de l’information. Attention, cette information devra être délivrée par tout moyen permettant de conférer une date certaine à sa réception (par exemple, via l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception).

Bon à savoir. Notez toutefois que dans ce cas, le contribuable concerné par l’annulation du contrôle ne pourra pas se prévaloir de la règle selon laquelle des pratiques ayant déjà été vérifiées sans avoir donné lieu à des observations ne peuvent pas faire l’objet d’un nouveau contrôle. Par conséquent, les URSSAF et les CMSA pourront organiser un nouveau contrôle, au titre de la même période, sur les points déjà vérifiés lors du contrôle annulé.

Rescrit social : quel intérêt ?

Une sécurité juridique. En exerçant un rescrit social, vous sollicitez l’avis de votre organisme de recouvrement des cotisations sociales, avis qui lui sera opposable en cas de contrôle. L’intérêt essentiel de ce rescrit est de vous offrir une sécurité juridique puisqu’en vous conformant à l’avis de l’administration sociale, vous n’encourez pas de sanctions ou de remise en cause. L’organisme de recouvrement sera lié, pour l’avenir, par la position explicite qu’il prendra sur votre demande, sauf changement de législation ou de situation de fait.

A manier avec précaution. Cette sécurité juridique est toutefois soumise au respect de conditions très précises, de sorte qu’elle ne sera effectivement acquise que pour autant que vous vous conformez avec exactitude à la situation que vous avez soumise à l’avis de l’administration. En effet, cette décision lui sera opposable tant que la situation exposée dans la demande n’a pas changée (et tant que la législation n’a pas été modifiée). Cette précision nous amène à faire les constats suivants :

• votre demande, nominative, suppose que vous exposiez de manière claire et précise la situation de fait qui vous amène à interroger l’administration : vous devez fournir à l’administration toutes les informations utiles pour qu’elle puisse prendre une décision en toute connaissance de cause. Attention à ce que les informations ainsi communiquées ne se retournent pas contre vous ;
• la décision de l’administration pourra être assorties de conditions : si vous ne vous conformez pas avec exactitude à cette décision, vous ne pourriez pas vous en prévaloir dans le cadre d’un contrôle.

Concrètement. Usez donc avec précaution de ce type de procédure. Il n’est, en effet, pas à exclure que l’administration vienne vérifier les suites que vous avez réservé à sa réponse et s’assurer du respect de ses préconisations.

Rescrit social : dans quels cas est-ce possible ?

Vous pouvez solliciter un rescrit social si… L’objectif du rescrit sera d’obtenir l’avis de l’administration dans les hypothèses qui ont trait à la situation de votre entreprise au regard des règles de déclaration et de paiement de l’ensemble des cotisations et contributions sociales.

Pour qui ? Cette procédure de rescrit n’est pas limitée aux employeurs mais concerne aussi les travailleurs indépendants.

Attention. Vous ne pourrez pas formuler de demande si un avis de contrôle a été engagé : autrement dit, il ne faut pas attendre de recevoir un avis de contrôle pour effectuer une demande de rescrit, cette dernière ne serait alors pas recevable.

Rescrit social : comment faire ?

Une demande écrite… Vous devez vous adresser à l’organisme auprès duquel vous déposez vos déclarations. Pour donner date certaine à votre demande, faites-la par écrit et envoyez-la par lettre recommandée avec accusé de réception, par remise en main propre contre décharge, ou en lettre suivie.

Conseils de rédaction. Votre demande doit contenir certaines mentions obligatoires qui auront pour objectif de permettre à l’administration de se prononcer en toute connaissance de cause. Au-delà des mentions propres à identifier votre entreprise (raison sociale, adresse, numéro d’immatriculation), vous aurez soin de mentionner :

• les références de la législation pour laquelle vous sollicitez un rescrit ;
• un descriptif de l’organisation et du fonctionnement de l’entreprise (précisez le secteur d’activité de l’entreprise ainsi que, le cas échéant, le nombre d’établissements) ;
• une présentation précise et complète de votre situation et de vos interrogations à l’origine de ce rescrit : cette présentation est importante puisqu’elle conditionnera l’opposabilité de la décision de l’administration.

Une réponse de l’administration… Elle dispose de 20 jours pour examiner le contenu de votre demande (cette dernière sera réputée complète si dans ce délai de 20 jours, l’administration n’a pas sollicité de pièces ou d’informations complémentaires). Par la suite, elle dispose de 3 mois pour vous répondre, sa réponse devant être motivée. Notez que l’absence de décision à l’issue du délai de 3 mois interdit à l’administration tout redressement de cotisations fondé sur le point de législation faisant l’objet de votre demande (cette interdiction vaut jusqu’à la décision explicite de sa part).

Sa réponse l’engage ! Lorsque l’administration vous répond, sa réponse l’engage tant que votre situation ne change pas. Elle s’imposera donc à elle. Depuis le 1er janvier 2019, sa réponse concernant les allègements et réductions de cotisations sociales s’impose également aux caisses de retraite complémentaire.

En cas de dossier incomplet. Vous disposez d’un délai d’un mois à compter de la réception de la demande de l’Urssaf pour communiquer les pièces complémentaires réclamées. Si vous laissez expirer ce délai, votre demande devient caduque.

Attention. La réponse de l’administration concerne votre seule entreprise, de sorte qu’un tiers ne peut pas se servir de votre décision, de même que vous ne pouvez pas vous prévaloir d’une décision obtenue par une autre entreprise, quand bien même le domaine concerné serait identique.La décision prise par l’administration à votre égard ne vaut que pour l’avenir (et tant que votre situation décrite dans votre demande n’est pas modifiée).

A noter. L’administration peut faire évoluer sa position : dans ce cas, elle doit vous en informer impérativement.

Un accord tacite ? Certaines demandes pourront faire l’objet d’une acceptation tacite de la part de l’administration (les modalités de ces accords tacites ne sont pas encore connues à ce jour), de sorte que l’absence de réponse de sa part avant l’expiration d’un certain délai vaudra acceptation de la situation présentée par l’entreprise.

Contribution d’assurance chômage : comment est-elle calculée ?

Une base de calcul. Le calcul de la contribution d’assurance chômage a pour base les rémunérations entrant dans l’assiette de calcul des cotisations de sécurité sociale. Cela signifie que des éléments de rémunération qui seraient exclus du calcul des cotisations sociales le seraient également du calcul de la contribution d’assurance chômage (on pense ici, par exemple, au remboursement de frais professionnels, aux indemnités de licenciement, etc.).

Des exonérations, des exclusions… Sachez que la tranche des rémunérations qui excède 4 fois le plafond de la sécurité sociale est exclue de la base de calcul de la contribution d’assurance chômage, étant précisé que les assiettes forfaitaires ne sont pas applicables en ce qui concerne les apprentis.

Un taux. Le taux de la contribution d’assurance chômage est fixé à 4,05 %. Cette contribution pèse uniquement sur l'employeur.

Une cotisation AGS. En plus de la cotisation d’assurance chômage, il est prévu une cotisation AGS, perçue au profit du régime de garantie des salariés, et qui a pour objet d’assurer les salariés contre le risque de non-paiement des sommes qui leur sont dues en exécution du contrat de travail en cas de procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire : cette contribution, calculée au taux de 0,15 % depuis le 1^er juillet 2017 (contre 0,20 % avant cette date) sur la même base que la contribution au régime d'assurance chômage, est à la charge exclusive de l’employeur.

Un taux spécifique pour les intermittents du spectacle. Une cotisation supplémentaire vient s’ajouter à ce taux. La part patronale de la contribution est ainsi fixée à 7,40 % depuis le 1^er janvier 2019. En raison de la spécificité du régime d’indemnisation du chômage dans ce secteur d’activité, les salariés y contribuent également. La part salariale, quant à elle, est fixée à 2,40 %.

Les contrats à durée déterminée dits d’usage. Pour ces contrats, l’employeur est redevable d’une taxe forfaitaire de 10 € pour chaque contrat conclu, sauf dans certains secteurs (les dockers, les professions de la production cinématographique, de l'audiovisuel ou du spectacle, etc.).

La modulation de la contribution patronale. Depuis le 1^er septembre 2022, le taux de votre contribution patronale d'assurance chômage peut, éventuellement, être minoré ou majoré en fonction :

• du nombre de fins de contrat de travail et de contrats de mise à disposition (entre une ETT et une entreprise utilisatrice), à l’exclusion des démissions, et sous réserve de l’inscription des personnes concernées par ces fins de contrat sur la liste des demandeurs d’emploi ;
• de la nature du contrat de travail (CDD ou intérim, CDI), de sa durée ou du motif de recours à un contrat d’une telle nature ;
• de l’âge du salarié ;
• de la taille de l’entreprise ;
• du secteur d’activité de l’entreprise.

Exemple. Une entreprise d’un secteur d’activité déterminé qui recourrait davantage aux contrats courts qu'une autre du même secteur pourrait subir une majoration.

Exception. Les intermittents du spectacle ne sont pas concernés par cette éventuelle fluctuation du taux.

Entreprises visées. Le système de bonus-malus applicable à la contribution chômage s'applique aux entreprises d'au moins 11 salariés des secteurs d'activité dans lesquels ce qui est appelé « le taux de séparation moyen » est supérieur à 150 % qui relèvent d’un de ces secteurs :

• fabrication de denrées alimentaires, de boissons et de produits à base de tabac ;
• transports et entreposage ;
• hébergement et restauration ;
• production et distribution d'eau, assainissement, gestion des déchets et dépollution ;
• fabrication de produits en caoutchouc et en plastique ainsi que d'autres produits minéraux non métalliques ;
• travail du bois, industries du papier et imprimerie ;
• autres activités spécialisées, scientifiques et techniques.

Précisions pour 2022-2023. Il faut savoir que les entreprises les plus touchées par la crise sanitaire ont été temporairement exclues du dispositif du bonus-malus pour la 1^re modulation, soit du 1^er septembre 2022 au 31 août 2023. Cependant, elles ont été incluses dans le champ d’application de la 2^de modulation, soit du 1^er septembre 2023 au 31 août 2024. Il s’agissait des secteurs suivants :

• hébergement et restauration ;
• transports et entreposage ;
• fabrication des denrées alimentaires, de boissons et de produits à base de tabac ;
• autres activités spécialisées, scientifiques et techniques.

Détermination du bonus/malus. La minoration ou la majoration du taux de référence (de 4,05 %), en d’autres termes le bonus-malus, est déterminée par employeur en fonction de la comparaison entre le taux de séparation de l'entreprise et le taux de séparation médian calculé dans le secteur d'activité de l'entreprise.

Le taux de séparation médian est fixé par arrêté et dépend du secteur d’activité.

Quelle fluctuation ? Le taux de contribution de l'entreprise pourra varier de 3 % à 5,05 %.

Simulateur. Depuis juillet 2021, un simulateur bonus-malus est mis à la disposition des entreprises concernées pour les aider à anticiper leur taux modulé de contribution. Pour l'utiliser, il suffit de renseigner les informations suivantes :

• le secteur d’activité de l'entreprise ;
• son effectif ;
• le nombre de fins de contrat de travail susceptibles d’intervenir dans l’entreprise.

À noter. Les résultats obtenus à l’aide de ce simulateur sont indicatifs.

Une prolongation. Ce dispositif qui devait prendre fin au 1^er novembre 2022 est prolongé jusqu’au 31 août 2024.

Contribution d’assurance chômage : à qui la verser ?

Comme les cotisations sociales… Les contributions d’assurance chômage et d’AGS sont dues à compter de l’embauche de votre salarié et sont à verser à l’URSSAF auprès de laquelle vous versez vos cotisations de sécurité sociale.

Attention. Si vous ne versez pas vos contributions aux dates d’échéance qui vous sont applicables, vous encourez une majoration de retard, fixée à 5 % du montant des cotisations (25 % en cas de travail dissimulé, voire 40 % en cas de travail dissimulé avec circonstances aggravantes), assortie d’une majoration complémentaire de 0,4 % par mois ou fraction de mois écoulé, à compter de la date d'exigibilité.

Attention (bis). Pour information, sachez que si vous ne vous affiliez pas au régime de l’assurance chômage, si vous ne payez pas vos contributions d’assurance chômage, si vous ne déclarez pas les rémunérations servant au calcul de ces contributions, vous risquez une amende pénale correspondant aux contraventions de la 5ème classe (soit 7 500 € au maximum).

Taxe sur les salaires : qui paie ?

Êtes-vous soumis à la TVA ? Par principe, toutes les entreprises, dès lors qu'elles versent des rémunérations, devraient être soumises à la taxe sur les salaires. Mais, la règle édicte que seules celles qui ne sont pas assujetties à la TVA ou qui ne l'ont pas été sur au moins 90 % de leur chiffre d'affaires au titre de l'année précédant celle du paiement des salaires sont effectivement concernées par cette taxe. Pour apprécier ce chiffre d'affaires de référence, tenez compte de l’ensemble des recettes provenant de l'activité de l'entreprise, en incluant, en outre, les produits qui ne sont pas nécessairement situés dans le champ d'application de la TVA (comme des dividendes versés par une société filiale par exemple).

Attention. Dans une récente affaire, le juge de l’impôt a précisé que pour échapper à la taxe sur les salaires, la société doit non seulement avoir été soumise à la TVA sur une partie de son CA pour l’année en cause (année N), mais aussi sur 90 % au moins de son CA pour l’année précédente (année N-1).

Si non… Si vous êtes assujetti à la TVA sur moins de 90 % de votre chiffre d'affaires, les rémunérations versées sont alors soumises à la taxe sur les salaires selon le rapport d'assujettissement suivant :

chiffre d'affaires non soumis à la TVA / chiffre d'affaires total

Une décote possible... Si ce rapport d'assujettissement est compris entre 10 % et 20 %, une décote est prévue et déterminée de la manière suivante :
 

Exemple : Vous détenez une société holding qui a réalisé au cours de l’année 2022 un chiffre d’affaires (CA) total de 3 M€, dont 450 000 € de CA non soumis à la TVA. Son CA a donc été soumis à la TVA sur 85 %, ce qui la rend redevable de la taxe sur les salaires, son rapport d’assujettissement de l’entreprise à cette taxe étant égal à 15 %. Compte tenu de la décote, les rémunérations versées dans la société holding sont donc, par principe, soumises à la taxe sur les salaires à hauteur d’une fraction égale à 10 %.

Taxe sur les salaires : comment est-elle calculée ?

Une base. La base correspond aux rémunérations versées, incluant les avantages en nature, les indemnités pour frais professionnels, les primes, etc. Sachez que les rémunérations qui servent au calcul de cette taxe sont celles qui sont effectivement versées ou qui sont inscrites au crédit d'un compte sur lequel le salarié a fait ou aurait pu faire un prélèvement durant la période donnant lieu au versement de la taxe.

Des salaires « exonérés ». Il faut toutefois savoir que certaines rémunérations échappent à la taxe sur les salaires, comme par exemple, les salaires des apprentis (qui sont exonérés en totalité lorsque l'entreprise emploie moins de 11 salariés ou exonérés à hauteur de 11 % du SMIC pour les entreprises de plus de 10 salariés) ou encore les salaires des bénéficiaires d'un contrat d'accompagnement dans l'emploi.

Focus sur la rémunération des dirigeants. La taxe sur les salaires concerne, par principe, les rémunérations versées aux salariés, placés dans un état de subordination vis-à-vis de l’entreprise qui les emploie. C’est ce qui peut expliquer que les dirigeants n’étant pas des « salariés » au sens du droit du travail, parce qu’ils ne sont pas en situation de subordination, ne devraient pas être soumis à la taxe sur les salaires. 

Taxe sur les salaires : combien ?

Un taux. Il n'existe pas un taux, mais des taux de taxe sur les salaires :

• le taux normal de la taxe est fixé à 4,25 % ;
• ce taux est porté à 8,50 % pour la fraction des rémunérations brutes individuelles annuelles comprises entre 8 573 € et 17 114 € (seuil applicable aux rémunérations versées en 2022) ;
• ce taux est porté à 13,60 % pour la fraction des rémunérations brutes individuelles annuelles au-delà de 17 114 € (seuil applicable aux rémunérations versées en 2022) ;
• le taux est uniformément fixé à 2,95 % dans les départements d'outre-mer et à 2,55 % en Guyane et à Mayotte.

Une franchise et une décote. La taxe sur les salaires ne sera pas due si elle est d'un montant annuel inférieur à 1 200 €. Par ailleurs, si ce montant est compris entre 1 200 € et 2 040 €, la taxe due est diminuée d'une décote égale aux 3/4 de la différence entre 2 040 € et le montant de la taxe.

Un abattement. Certains organismes sans but lucratif limitativement énumérés par la Loi bénéficient d’un abattement annuel de taxe sur les salaires d’un montant de 22 535 € pour la taxe due au titre des salaires versés en 2023 : concrètement, ils ne paient la taxe sur les salaires que pour la fraction qui dépasse 22 535 €.

Taxe sur les salaires : quelles sont vos obligations ?

Déclaration et paiement. Les modalités de déclaration et de paiement de la taxe sur les salaires sont les suivantes : 

• si le montant de la taxe payée au titre de l’année précédente est inférieur à 4 000 €, la déclaration et le paiement de la taxe se fait en une seule fois, au plus tard le 15 janvier de l'année suivant le versement des salaires ;
• si ce montant est compris entre 4 000 € et 10 000 €, vous déclarez et versez au cours de l'année des acomptes trimestriels (dans les 15 jours suivant le trimestre écoulé) ;
• si ce montant est supérieur à 10 000 €, la taxe est déclarée et payée tous les mois (dans les 15 jours suivant le mois écoulé). 

À savoir. Le défaut ou le retard de déclaration est sanctionné par l’application d’une majoration de 10 % ou de 40 % (si la déclaration n’est pas déposée dans les 30 jours d’une mise en demeure), sans compter l’application de l’intérêt de retard au taux de 0,20 % par mois de retard. Le retard de paiement est sanctionné, quant à lui, par une majoration de 5 % et d'un intérêt de retard calculé au taux de 0,20 % (cette majoration n’est pas due si la déclaration, déposée tardivement, est accompagnée du paiement intégral de la taxe due, les majorations pour retard de déclaration restant dues).
 

Taxe d'apprentissage : qui paie ?

Toutes les entreprises ? Par principe oui, puisque sont normalement redevables de la taxe d'apprentissage toutes les entreprises et sociétés, qu'elles relèvent de l'impôt sur le revenu ou qu'elles soient soumises à l'impôt sur les sociétés.

Des exceptions existent ! Les entreprises individuelles et les sociétés relevant de l'impôt sur le revenu, exerçant une activité non commerciale ou agricole, échappent à la taxe d'apprentissage. Et si votre entreprise répond à ces critères et exerce à la fois une activité commerciale, soumise à la taxe, et une activité non commerciale, non soumise à la taxe, seuls les salaires se rapportant à l'activité commerciale sont passibles de la taxe d'apprentissage.

En revanche. Les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés sont, par principe et sous réserve d’exception, soumises à la taxe d’apprentissage et ce, quelle que soit la nature de l’activité exercée par elles (commerciale, non commerciale, agricole, etc.).

Si vous embauchez un ou des apprentis… Un autre cas fréquent d’exonération concerne les entreprises qui occupent un ou plusieurs apprentis (munis d'un contrat régulier d'apprentissage), quelle que soit leur forme juridique (entreprise individuelle ou société) : si la base annuelle d'imposition n'excède pas 6 fois le Smic annuel calculé sur une base de 35 heures par semaine, elles sont exonérées de taxe d'apprentissage (soit 127218 € pour l’année 2024).

D’autres exonérations. Il est aussi prévu qu’à compter de la date d'entrée en vigueur de l'ordonnance relative à la collecte des contributions des employeurs au titre du financement de la formation professionnelle et de l'apprentissage, et au plus tard le 1er janvier 2022, seront exonérés de taxe d’apprentissage les sociétés et organismes suivants (non soumis à l’impôt sur les sociétés) :

• les sociétés et personnes morales ayant pour objet exclusif les enseignements maternel, primaire, secondaire, supérieur, technique agricole, industriel et commercial, technologique ainsi que l’ensemble des disciplines médicales et paramédicales placé sous l’autorité du ministère chargé de la santé ;
• les groupements d’employeurs agricoles ;
• les mutuelles ainsi que les organismes mutualistes ;
• les associations, organismes, fondations, fonds de dotation, congrégations, syndicats à activités non lucratives ;
• les sociétés coopératives agricoles d’approvisionnement et d’achat ainsi que les unions de sociétés coopératives agricoles d’approvisionnement et d’achat ;
• les sociétés coopératives de production, de transformation, conservation et vente de produits agricoles ainsi que les unions de sociétés coopératives de production, transformation, conservation et vente de produits agricoles ;
• les coopératives et unions artisanales, maritimes, de transport fluvial et d’entreprises de transports ;
• les organismes d’habitations à loyer modéré, les sociétés anonymes de crédit immobilier, ainsi que les unions d’économie sociale ;
• les sociétés coopératives de construction.

Une précision. Il est expressément prévu que la réalisation d’activités commerciales accessoires par ces employeurs non redevables de cette taxe ne remet pas en cause le bénéfice de l’exonération.

Taxe d'apprentissage : comment est-elle calculée ?

Une base. La base de calcul de la taxe d'apprentissage correspond à celle retenue pour le calcul des cotisations sociales, avec toutefois quelques particularités, puisque certaines rémunérations ne sont pas prises en compte dans le calcul.

Pour les apprentis. Les salaires des apprentis ne sont, par exemple, pas pris en compte selon des modalités variant selon l'effectif de l'entreprise : leur non prise en compte sera totale dans les entreprises de moins de 11 salariés, alors que les salaires des apprentis seront exonérés à hauteur de 11 % du SMIC pour les autres entreprises. Les salaires des personnes sous contrat d'accompagnement dans l'emploi échappent également à la taxe.

Pour les associations. Les rémunérations des personnes recrutées à l’occasion et pour la durée de manifestations de bienfaisance ou de soutien exonérés de TVA (et organisées par des organismes sans but lucratif, les comités sociaux et économiques, etc.) sont exonérées de taxe d’apprentissage. Il est toutefois prévu une suppression de cette exonération au plus tard le 1er janvier 2022.

Pour certaines entreprises… Pour les entreprises exerçant, à la fois, une activité commerciale, soumise à la taxe, et une activité non commerciale, non soumise à la taxe, il est admis à titre de règle pratique que la base d'imposition à la taxe d'apprentissage est obtenue en multipliant le total des salaires versés par le rapport entre les recettes provenant d'opérations commerciales et les recettes totales.

Un taux. Le taux global de la taxe d'apprentissage est désormais fixé à 0,68 % du montant de la masse salariale imposable (compte tenu de la fusion entre la taxe d’apprentissage et sa contribution additionnelle), ce taux étant fixé à 0,44 % pour les entreprises situées dans les départements d'Alsace et Moselle.

Taxe d'apprentissage : quelles sont vos obligations depuis le 1er janvier 2019 ?

Et après 2019 ? Sauf dans les départements d’Alsace-Moselle, 87 % du produit de la taxe d'apprentissage sont destinés au financement de l'apprentissage et sont reversés à France Compétences et 13 % du produit de la taxe d'apprentissage (se substituant à la fraction « hors-quota » de l’ancienne taxe d'apprentissage) sont destinés à des dépenses libératoires effectuées par l'employeur.

A noter. Pour les départements d’Alsace-Moselle, l’intégralité de la taxe (100 %) est destinée au financement de l’apprentissage.

Pour la fraction de 87 %. Les entreprises ayant un centre de formation d’apprentis (CFA d’entreprise), accueillant des apprentis, peut déduire de la fraction de 87 % les dépenses relatives aux formations délivrées par le CFA et les versements destinés à développer de nouvelles formations pour les apprentis (entendues comme celles qui n’ont jamais été dispensées sur le territoire national). Sont visées les dépenses destinées au financement des équipements et matériels nécessaires aux formations dispensées au sein du CFA d’entreprise.

A noter. Le montant total des dépenses pouvant être déduites est limité à 10 % de la part des 87 % de la taxe d'apprentissage, sur la base des dépenses réelles effectuées par l'entreprise au titre de l'année précédant leur déduction.

CFA d’entreprise. Par CFA d’entreprise, il faut entendre le CFA interne à l’entreprise, détenu majoritairement par l’entreprise, constitué par un groupe d’entreprise ou constitué par plusieurs entreprises partageant des perspectives communes d’évolution des métiers.

Pour la fraction de 13 %. Ce solde de taxe d’apprentissage, calculé sur la base de la masse salariale de l’année précédant celle au titre de laquelle la taxe est due, correspond à des dépenses libératoires qui peuvent prendre la forme de :

• dépenses réellement exposées pour favoriser le développement des formations initiales technologiques et professionnelles (hors apprentissage) et l’insertion professionnelle : sont visés les frais de premier équipement, le renouvellement du matériel existant et les dépenses d’équipement complémentaire ;
• subventions versées aux centres de formation d’apprentis (CFA), sous forme d’équipements et de matériels conformes aux besoins des formations.

Une contribution supplémentaire. Une contribution supplémentaire est due par les entreprises de 250 salariés et plus redevables de la taxe d'apprentissage dont le nombre de salariés en contrat d'apprentissage, en contrat de professionnalisation ou bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche (CIFRE) est inférieur à 5% de l'effectif annuel moyen.

Une exonération. Pour bénéficier de l’exonération de contribution supplémentaire à l’apprentissage, les entreprises concernées doivent un effectif salarié annuel en contrat d’apprentissage ou en contrat de professionnalisation et un effectif salarié bénéficiant d’une convention CIFRE supérieur ou égal à 3 %.

Quel taux ? Le taux de cette contribution est modulé de la manière suivante :

A noter. Si le quota de jeunes embauchés dans le cadre d’un contrat favorisant l’insertion professionnelle est dépassé, la contribution n’est pas due, et l’entreprise bénéficiera d’une « créance » imputable sur la fraction « hors quota » de la taxe d’apprentissage. Cette réduction d’impôt est calculée en fonction du nombre d’alternants compris entre 5 % et 7 % de l’effectif annule moyen calculé au 31 décembre. Son montant est égal au pourcentage de dépassement (dans la limite de 2 %) multiplié par l’effectif annuel moyen de l’entreprise de l’année et divisé par 100, puis par 400 €.

A noter (bis). Si le quota d’au moins 5 % d’alternants n’est pas atteint, l’entreprise pourra toutefois être exonérée de contribution supplémentaire si elle justifie une progression du nombre d’alternants d’au moins 10 % par rapport à l’année précédente.

Taxe d'apprentissage : en ce qui concerne le paiement

Une réforme. Tous les employeurs participent au financement de la formation professionnelle et de l'alternance en versant :

• une contribution unique à la formation professionnelle et à l'alternance (Cufpa), laquelle est constituée, en pratique, de deux régimes distincts reprenant les dispositifs antérieurement applicables en matière de taxe d'apprentissage et de participation-formation continue ;
• une contribution supplémentaire à l'apprentissage ;
• une contribution dédiée au financement du compte personnel de formation des titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée.

Une déclaration. Vous devez renseigner votre base imposable à la taxe d'apprentissage directement dans la dernière déclaration sociale nominative déposée au titre de l’année civile (en janvier N+1 en pratique).

Depuis janvier 2022, c'est à l’Urssaf (la MSA pour le secteur agricole), et non plus aux opérateurs de compétences (OPCO), de collecter les contributions de formation professionnelles et de taxe d’apprentissage.

Conséquences. Les principaux changements que cette situation entraîne pour les employeurs sont les suivants :

• l’Urssaf est l’interlocuteur unique des employeurs pour la déclaration et le paiement de ces contributions ;
• les employeurs doivent effectuer leurs déclarations via la DSN, comme pour toute autre déclaration effectuée auprès de l’Urssaf ;
• la déclaration, auparavant annuelle, est devenue mensuelle pour la CFP, la contribution au CPF pour les titulaires d’un CDD et la part principale de la taxe d’apprentissage.

Précisions. Toutefois, la déclaration demeure annuelle pour le solde de la taxe d’apprentissage ainsi que pour la contribution supplémentaire à l’apprentissage (CSA).

Des outils ? Pour finir, l’Urssaf met à la disposition des employeurs plusieurs outils afin de les accompagner dans leurs futures déclarations :

• un espace d’information et de documentation en ligne afin notamment de présenter aux employeurs les différents changements à venir ;
• un guide, régulièrement enrichi, afin de faciliter le bon déroulement des déclarations de ces contributions.