Document unique de marché européen : une obligation ?

Qu’est-ce que le DUME ? Le document unique de marché européen (DUME) est un formulaire dématérialisé, au format .xml, utilisé dans les procédures de passation des marchés publics, par les acheteurs publics (Etat, régions, collectivités locales, etc.) et les entreprises. Il permet aux entreprises de candidater dans tous les pays membres de l’Union européenne.

Une obligation ou une faculté ? Recourir au DUME n’est pas obligatoire. Mais les acheteurs publics sont tenus d’accepter les DUME, peu importe le montant du marché concerné.

Document unique de marché européen : mode d’emploi

Comment accéder au DUME ? Il est possible d’accéder au DUME sur le site web dume.chorus-pro.gouv.fr.

Comment utiliser le DUME ? Il existe 2 types de DUME :

• un profil d’acheteur qui donne accès à toutes les fonctionnalités proposées par le service DUME ;
• un DUME utilitaire qui permet de concevoir, visionner ou télécharger un DUME à usage unique.

DUME = simplification. Le DUME simplifie les démarches administratives car :

• il limite les ressaisies, le réemploi de DUME existants étant possible ;
• il est possible de compléter ou de rafraîchir les données de l’entreprise via l’API entreprises ;
• l’entreprise peut postuler dans tous les marchés européens avec ce document ;
• il réduit les coûts : c’est un gain de temps ;
• avec le profil d’acheteur, il est inutile de transmettre les documents déjà détenus par certaines administrations.

Lettre recommandée électronique : que vaut-elle juridiquement ?

LRE = lettre recommandée ? La Loi prévoit qu’une lettre recommandée électronique (LRE) a la même valeur juridique qu’une lettre recommandée classique. Et elle est utilisable dans de nombreux domaines.

Illustrations pratiques. Recourir à une LRE présente plusieurs avantages et peut être une bonne idée dans plusieurs situations. Voici quelques exemples pratiques.

Contrat. Suite à la signature d’un contrat ou pour l’exécution d’un contrat, il est parfois prévu, pour des questions de preuve, de recourir à une lettre recommandée. Dans cette situation, le recours à une LRE est tout à fait envisageable.

Relations avec un salarié. Aucun texte n’exclut expressément l’utilisation d’une LRA pour la rupture du contrat de travail. Lorsque l’employeur veut utiliser une LRE, il doit obligatoirement avoir obtenu au préalable l’accord préalable du salarié.

Accord préalable obligatoire du salarié. Lorsque l’employeur veut utiliser une LRE, il doit obligatoirement avoir obtenu au préalable l’accord préalable du salarié.

Soyez vigilant ! Le prestataire que vous utilisez pour envoyer une LRE doit avoir été agréé à cet effet par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI).

Anonymat. Comme la lettre recommandée postale, la LRE repose sur un principe d’anonymat de l’expéditeur jusqu’à sa remise contre signature au destinataire.

Lettre recommandée électronique : mode d’emploi

LRA = procédure ! Utiliser la LRE nécessite de respecter une stricte procédure, pour que la LRE soit juridiquement valable.

Si le destinataire n’est pas un professionnel. Si le destinataire du courrier n’est pas un professionnel, il doit avoir donné son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques.

Les obligations du prestataire. Pour que la LRE ait la même valeur qu’une lettre recommandée papier, le prestataire :

• procède à la vérification initiale de l’identité de l’expéditeur et du destinataire ;
• délivre à l'expéditeur une preuve du dépôt électronique de l'envoi, comportant :
  • les nom et prénom ou la raison sociale de l'expéditeur, ainsi que son adresse électronique,
  • les nom et prénom ou la raison sociale du destinataire ainsi que son adresse électronique,
  • un numéro d'identification unique de l'envoi attribué par le prestataire,
  • la date et l'heure du dépôt électronique de l'envoi indiquées par un horodatage électronique qualifié,
  • la signature électronique avancée ou le cachet électronique avancé, utilisé(e) par le prestataire de services qualifié lors de l'envoi ;
• conserve cette preuve de dépôt pendant au moins 1 an ;
• informe le destinataire, par voie électronique, qu'une lettre recommandée électronique lui est destinée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de 15 jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, d'accepter ou non sa réception ;
• ne précise pas l’identité de l’expéditeur tant que le destinataire n’a pas accepté la réception de la lettre recommandée électronique (LRE).

Acceptation par le destinataire. Si le destinataire de la LRE en accepte la réception, le prestataire procède à sa transmission et conserve une preuve de la réception des données transmises et du moment de la réception, pendant au moins 1 an. Cette preuve précise la date et l'heure de la réception telles qu'indiquées par un horodatage électronique qualifié, et fait mention des mêmes informations que la preuve de dépôt.

Refus ou non-réclamation de la LRE. Si, au contraire, le destinataire refuse la LRE ou s’il ne la réclame pas, le prestataire met à disposition de l'expéditeur, au plus tard le lendemain de l'expiration du délai de 15 jours, une preuve de ce refus ou de cette non-réclamation. Cette preuve précise la date et l'heure du refus telles qu'indiquées par un horodatage électronique qualifié, et fait mention des mêmes informations que la preuve de dépôt.

Conservation des informations. L'expéditeur a accès aux informations concernant la réception, le refus ou la non-réclamation de la lettre pendant 1 an.

Responsabilité du prestataire. Le prestataire de lettre recommandée électronique engage sa responsabilité en cas de retard dans la réception ou en cas de perte des données.

Quitter une franchise : que dit le contrat ?

Franchise = contrat. Le contrat de franchise que vous avez signé encadre vos relations avec le franchiseur et notamment les modalités de rupture des relations commerciales.

2 situations. En pratique, 2 situations se rencontrent : soit vous souhaitez quitter la franchise au terme du contrat, soit vous souhaitez quitter la franchise par anticipation.

Par principe. Il n’est pas possible de rompre par anticipation un contrat de franchise, sauf à devoir indemniser le franchiseur, et sauf si l’une des parties se rend coupable de violation grave et répétée d’une des clauses contractuelles.

Quitter une franchise : comment faire ?

1^re situation : le contrat arrive à terme. Dans cette situation, vous êtes libre de mettre fin à votre relation avec le franchiseur. Vous devez tout de même vous assurer des modalités et des conditions prévues dans le contrat.

Respecter un préavis ? Les contrats de franchise prévoient un préavis que vous devez respecter pour dénoncer le contrat. La durée de ce préavis peut varier selon l’ancienneté des relations entre vous et le franchiseur.

Exception. Une faute grave rendant impossible le maintien du contrat autorise une rupture sans respect du préavis.

2^de situation : rompre le contrat par anticipation. Dans cette situation, quelles que soient les raisons qui vous poussent à vouloir quitter la franchise, vous devez négocier votre départ avec le franchiseur.

Sans accord. Si vous quittez la franchise sans l’accord du franchiseur, ce dernier peut vous réclamer une indemnité.

Pour la petite histoire. Une clause imposait à un franchisé de s’approvisionner auprès d’une entreprise tierce au contrat de franchise. Pour le juge, il s’agissait d’une clause contractuelle donnant à un tiers (l’entreprise tierce au contrat) un droit direct à l’encontre du promettant (le franchisé). Juridiquement, il s’agit d’une « stipulation pour autrui ». Cette clause a ici permis à l’entreprise tierce d’agir à l’encontre du franchisé afin de réclamer des indemnités, au titre de la rupture abusive du contrat de franchise.

Pour la petite histoire (2). Il a été jugé qu’un franchisé qui met fin de manière anticipée à son contrat de franchise est tenu d’indemniser son franchiseur, et ce, même dans l’hypothèse où le contrat ne prévoit pas une telle indemnisation. Dans cette affaire, un restaurateur a cédé son fonds de commerce à un acheteur, qui a refusé le transfert du contrat de franchise. Celui-ci a donc pris fin 6 ans avant son terme. Après avoir constaté que le contrat ne prévoyait pas d’indemnisation dans ce cas, le juge a toutefois rappelé que le contrat de franchise est un contrat comme un autre : or, en matière de relations contractuelles, la Loi prévoit clairement que la personne qui n’exécute pas ses obligations jusqu’au terme prévu par le contrat est tenue d’indemniser son cocontractant. Dès lors, le restaurateur qui provoque la fin précoce de son contrat de franchise est tenu d’indemniser son franchiseur, quand bien même le contrat en cause ne prévoit pas expressément d’indemnisation dans ce cas.

Faute du franchiseur. Vous pouvez quitter la franchise sans avoir à payer d’indemnité dans une seule situation : vous devez prouver un manquement grave du franchiseur à ses obligations contractuelles. Par exemple, il vous faudrait démontrer qu’il ne vous a transmis aucun savoir-faire, qu’il ne vous a pas porté assistance, etc.

Conséquences de la fin du contrat. Vous devez cesser toute utilisation de la marque et faire disparaître les signes d’appartenance au réseau.

Focus sur le pacte de préférence. Pour mémoire, le pacte de préférence est un contrat par lequel le propriétaire d’un bien s’engage à le céder en priorité à un acheteur en particulier.

Dans le cadre d’un contrat de franchise. Dans le cas d’une franchise, il est possible que le franchisé s’engage à informer préalablement le franchiseur en cas de cession de ses parts sociales, afin que celui-ci puisse, s’il le souhaite, les acquérir prioritairement.

Pour la petite histoire. Il a été jugé que le terme de « franchisé » pouvait, dans le cadre d’un pacte de préférence, viser indifféremment la société franchisée et son gérant associé majoritaire. Dans cette histoire, le gérant, qui avait cédé l’intégralité de ses parts sociales de la société franchisée, considérait que le pacte de préférence prévu dans le contrat de franchise au bénéfice du franchiseur ne liait que le « franchisé », à savoir la société elle-même. Dès lors, lui-même n’était pas tenu d’informer le franchiseur de la cession de ses parts sociales. À tort, selon le juge, qui rappelle que le contrat de franchise en question précisait bien que le terme de « franchisé » visait indifféremment ici la société, mais également le gérant associé, dont la situation de dirigeant effectif et d’associé majoritaire était essentielle aux yeux du franchiseur. En omettant d’informer le franchiseur de la vente de ses parts sociales, le gérant associé majoritaire avait donc commis une faute indemnisable.

Avis en ligne : un outil utile pour attirer une nouvelle clientèle

Pourquoi c’est utile ? De nombreuses personnes, avant de se rendre dans un hôtel, dans un restaurant, de faire appel à un artisan, etc., se rendent sur le site web du professionnel ou sur des forums afin de lire des avis écrits par des clients qui ont déjà fait appel à ce professionnel.

Pourquoi certains clients se méfient ? Toutefois, de nombreuses personnes se méfient de ce qui peut être écrit sur internet. Il existe, en effet, de nombreux cas de faux avis.

Avis en ligne : un outil sécurisé pour attirer une nouvelle clientèle

Faire appel à une entreprise spécialisée… Pour rassurer le (futur) client, il est possible de faire appel à des entreprises spécialisées qui se chargent, pour votre compte, de réguler les avis en ligne sur votre site.

… qui a des obligations à respecter ! Ces entreprises ont des obligations à respecter, obligations qui doivent vous rassurer en tant que client, mais également rassurer votre (futur) client. Lesquelles ?

Qu’est-ce qu’un avis en ligne ? Tout d’abord, sachez que la Loi définit désormais ce qu’est un avis en ligne. La définition légale est désormais la suivante : « un avis en ligne s'entend de l'expression de l'opinion d'un consommateur sur son expérience de consommation grâce à tout élément d'appréciation, qu'il soit qualitatif ou quantitatif. L'expérience de consommation s'entend que le consommateur ait ou non acheté le bien ou le service pour lequel il dépose un avis. Ne sont pas considérés comme des avis en ligne, les parrainages d'utilisateurs, les recommandations par des utilisateurs d'avis en ligne, ainsi que les avis d'experts ».

Quel est le contenu de l’obligation ? Les entreprises dont l’activité consiste, à titre principal ou accessoire, à collecter, à modérer ou à diffuser des avis en ligne provenant de consommateurs doivent indiquer, de manière claire et visible :

• à proximité des avis :
  • l'existence ou non d'une procédure de contrôle des avis ;
  • la date de publication de chaque avis, ainsi que celle de l'expérience de consommation concernée par l'avis ;
  • les critères de classement des avis parmi lesquels figurent le classement chronologique ;
• dans une rubrique spécifique facilement accessible :
  • l'existence ou non de contrepartie fournie en échange du dépôt d'avis ;
  • le délai maximum de publication et de conservation d'un avis.

Contrôle des avis. Lorsque ces entreprises spécialisées contrôlent les avis, elles doivent veiller à ce que les traitements de données à caractère personnel réalisés dans ce cadre soient conformes à la Loi et précisent dans la rubrique spécifique précitée :

• les caractéristiques principales du contrôle des avis au moment de leur collecte, de leur modération ou de leur diffusion ;
• la possibilité, le cas échéant, de contacter le consommateur auteur de l'avis ;
• la possibilité ou non de modifier un avis et, le cas échéant, les modalités de modification de l'avis ;
• les motifs justifiant un refus de publication de l'avis.

Se défendre face à de faux avis. Les professionnels qui doivent faire face à de faux avis en ligne ont 2 moyens de défense (plus ou moins efficaces compte tenu des délais d’intervention) :

• ils peuvent les signaler grâce à une fonctionnalité mis gratuitement à leur disposition par les plateformes Web ;
• ils peuvent les faire retirer, en saisissant le juge.

La problématique de la langue. Les sites web marchands étrangers n’ont pas l’obligation d’imposer aux consommateurs l’utilisation de la langue française pour les avis clients présents sur la version française du site. Notez que la plupart du temps, pour une meilleure image de la marque, celles-ci ont tout de même recours à des logiciels de traduction.

Normes d’accessibilité des handicapés : pour le téléphone ?

Jusqu’à présent. Toutes les entreprises possèdent un numéro de téléphone sur lequel un client peut appeler, sauf celui qui est malheureusement sourd, malentendant, sourd-aveugle ou aphasique.

Désormais. Les avancées technologiques sont telles qu’il est désormais possible, aujourd’hui, pour les personnes souffrant des handicaps précités, de pouvoir téléphoner, à condition que certains investissements soient réalisés.

Conséquences. Pour permettre une égalité de traitement entre les clients handicapés ou non, le Gouvernement a décidé de rendre obligatoire l’accessibilité des téléphones des entreprises aux personnes handicapées.

Normes d’accessibilité des handicapés : pour toutes les entreprises ?

Qui est concerné ? Toutes les entreprises ne sont pas concernées par l’obligation de rendre accessible aux personnes handicapées leur numéro de téléphone. Il faut, en effet, qu’un seuil de chiffre d’affaires soit dépassé. Lequel ?

Un seuil précis. Sont soumises aux normes d’accessibilité des handicapés, les entreprises qui réalisent un chiffre d’affaires supérieur à 250 millions d’euros. Pour déterminer si vous êtes au-dessus de ce seuil ou non, sachez que le chiffre d’affaires est calculé par unité légale sur la base moyenne du chiffre d’affaires annuel des 3 derniers exercices comptables précédant l’année considérée.

Normes d’accessibilité des handicapés : quels investissements ?

Des téléphones spéciaux. Concrètement, il faut investir dans des téléphones spéciaux permettant de communiquer avec une personne handicapée. Il existe, pour cela, des téléphones qui permettent d’échanger en « Langage Parlé Complété » via une webcam ou par transcription écrite simultanée.

Des horaires d’accessibilité précis. Le service d’accessibilité doit fonctionner de la manière suivante :

• jusqu’au 30 septembre 2026, sur une amplitude horaire au moins égale à 50 % des horaires d’ouverture de l’entreprise ;
• à compter du 1^er octobre 2026, le service d’accessibilité devra fonctionner durant toute l’amplitude d’horaires d’ouverture.

Des téléconseillers qualifiés ! Les téléconseillers appelés à travailler au service dédié à la réception des appels téléphoniques des personnes handicapées doivent être titulaires de diplômes listés par le Gouvernement.

- Consultez la liste des diplômes que doivent posséder les téléconseillers

Informez vos clients de vos prix : par voie d’affichage !

Une information donnée au préalable. Le client doit être informé de vos prix avant d’acheter vos produits ou de recourir à vos services. Concrètement, le client doit connaître le prix :

• avant de prendre sa décision d’achat ;
• sans avoir à vous interroger ;
• sans avoir à entrer dans le magasin si le produit est visible de l’extérieur.

Où afficher le prix du produit ? Le prix peut être indiqué :

• soit sur le produit lui-même (au moyen d’une étiquette) ;
• soit sur un écriteau placé à proximité directe du produit.

Erreur d’affichage. S’il existe une différence entre le prix indiqué et celui lu en caisse, il est d’usage de faire payer au client le prix qui lui est plus favorable sauf s’il y a manifestement une erreur (par exemple, un ordinateur vendu 15 €).

Où afficher le prix de la prestation de service ? Vous devez afficher la liste des prestations que vous proposez et leurs prix au lieu d'accueil de votre clientèle.

Devis. Il peut être opportun de rédiger un devis pour votre client. Parfois, il peut même être obligatoire d’en fournir un.

     =>  Pour en savoir plus sur les devis, consulter notre fiche « Devis, ce qu’il faut savoir ».

Une information sur les prix complète et précise

Une information complète. Non seulement, vous devez préciser le prix de vos produits, mais vous devez aussi détailler le coût des frais annexes.

Pour la petite histoire. Une société automobile a fait publier dans un journal local une publicité portant sur l’un de ses véhicules vendu au prix de 21 800 €. Un renvoi était mentionné au bas de cette publicité où il était indiqué « prix plus 790 € de frais de transfert ». Ces frais correspondent aux frais de transfert du véhicule du fabricant au vendeur dont le montant est répercuté sur le client. Pour le juge, cette publicité était mensongère car les frais de transfert d’un véhicule du fabricant au vendeur, qui sont effectivement à la charge du consommateur, doivent être inclus dans le prix de vente de ce véhicule indiqué dans une publicité.

Une information précise. Selon le produit ou le service que souhaite payer le client, il peut exister des mentions précises dont il doit prendre connaissance. Par exemple :

• s’agissant des produits préemballés : en plus du prix de vente, vous devez également informer votre client du prix à l’unité de mesure (au kilogramme, au litre, etc.) ;
• s’agissant du prix d’une prestation de service : vous devez mentionner le prix de chaque prestation rapporté à une unité horaire ou, le cas échéant, le prix forfaitaire de chaque prestation proposée (lorsque la référence à une unité horaire n’est pas appropriée).

Au cas où… Lorsque le prix ne peut être raisonnablement calculé à l'avance du fait de la nature du bien ou du service, vous devez fournir le mode de calcul du prix et, s'il y a lieu, tous les frais supplémentaires de transport, de livraison ou d'affranchissement et tous les autres frais éventuels. Lorsque les frais supplémentaires ne peuvent raisonnablement être calculés à l'avance, vous devez mentionner qu'ils peuvent être exigibles.

Sanctions. Tout manquement à la réglementation liée à l’information sur les prix est passible d'une amende dont le montant maximal est fixé à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une société.

Logiciel de caisse certifié : pour qui ?

Tout le monde ? Toute personne soumise, par principe à la TVA doit utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Concrètement. Sont donc soumises à cette obligation toutes les entreprises (entreprise individuelle, société, etc.) qui enregistrent elles-mêmes les règlements de leurs clients dans un logiciel ou un système de caisse. Cette obligation s’impose aussi même si vous enregistrez vous-même ces règlements sur un logiciel ou système accessible en ligne.

     =>  Pour en savoir plus sur la nature des conditions à respecter, cliquez ici

Des exceptions. Comme tout principe, il existe des exceptions à cette obligation de certification qui dépendent soit du régime de TVA de l’entreprise, soit de la nature de l’activité exercée, soit des modalités de tenue de la caisse.

Quant au régime de TVA. Sont exclues du dispositif les entreprises non soumises à TVA, les entreprises exonérées de TVA, les entreprises bénéficiant de la franchise (par exemple les auto-entrepreneurs) et les exploitants agricoles soumis au remboursement forfaitaire agricole.

Quant à la nature de l’activité. Ne sont pas tenues à l’obligation de certification les entreprises qui commercent exclusivement avec d’autres professionnels (ce que l’on appelle les activités « B to B » ou « business to business »). En revanche, si l’entreprise compte des particuliers parmi ses clients, elle devra justifier du fait que son logiciel de caisse est bien certifié.

Quant aux modalités de tenue de la caisse. Ne sont pas soumises au dispositif de certification les entreprises qui :

• utilisent des registres papiers ou sous forme de tableurs ;
• ou qui utilisent un système dédié qui n’automatise pas et n’enregistre pas les données.

Une tolérance. Par mesure de tolérance, l’administration précise que sont également dispensées de l’obligation de sécurisation de leur logiciel ou système de caisse les entreprises, soumises à la TVA, dont l’intégralité des paiements est réalisée avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit (une banque par exemple), sur lequel l’administration peut exercer son droit de communication.

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ? Un logiciel de caisse est, comme son nom l’indique, un logiciel dans lequel l’entreprise enregistre les ventes et / ou les prestations de services réalisées au profit de personnes qui ne sont pas soumises à TVA, le plus souvent des particuliers.

Une précision. L’administration vient d’apporter des précisions sur la définition même de ce qu’est un logiciel ou un système de caisse. Pour elle, il s’agit d’un système informatique doté d’une fonctionnalité permettant de mémoriser et d’enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie de vente de marchandises ou de prestations de services.

Dans sa documentation, elle précise que ne sont pas considérés comme enregistrés extra-comptablement, quel que soit le mode de paiement, les paiements pour lesquels le logiciel ou système déclenche obligatoirement, instantanément et automatiquement, sans intervention humaine, une écriture dans le système d’information comptable. Dès lors, ces logiciels ou ces systèmes ne sont pas tenus au respect des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.

Attention. Le nom donné au logiciel est sans importance. Ainsi, si votre logiciel se définit, de par sa fonctionnalité, comme un logiciel de caisse, le fait qu’il s’appelle « logiciel de gestion » est sans incidence.

Logiciel de facturation. Les logiciels de facturation ayant une fonctionnalité de caisse doivent, au même titre que les logiciels ou systèmes de caisse, satisfaire à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Logiciel mixte. Pour les entreprises équipées d’un logiciel mixte, par exemple un logiciel assurant les fonctions caisse et gestion, seule la fonction caisse du logiciel devra être certifiée.

     => Consultez la foire aux questions publiée par l’administration

Logiciel de caisse certifié : par qui ?

Un mode de preuve alternatif. Le respect des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données peut être justifié :

• soit par un certificat délivré par un organisme accrédité (certificat de conformité à la norme NF 525 pour les logiciels d’encaissement) ;
• soit par une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l'administration.

En pratique. Qu'il s'agisse du certificat ou de l'attestation individuelle, c'est l'éditeur du logiciel ou du système de caisse qui fait produire le certificat (ce n’est donc pas l’entreprise qui demande cette certification à l’organisme certificateur accrédité) ou qui produit l’attestation individuelle. L'éditeur vous remet donc le document (certificat ou attestation individuelle), lors de l'achat du logiciel ou du système.

A noter. Deux organismes certifiant ont été habilités le 30 mai 2017 par décision du COFRAC, l’instance nationale d’accréditation. Il s’agit :

• de l’AFNOR certification (secrétariat technique INFOCERT) pour le référentiel NF 525, accréditation n°5-0030 ;
• du Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE) pour le référentiel « Référentiel de certification des systèmes de caisse », accréditation n°5-0012.

Le cas échéant. Si vous avez acquis votre matériel avant le 1er janvier 2018, pensez à demander à l'éditeur qu'il vous remette un certificat si le logiciel ou système a été certifié ou une attestation individuelle pour le logiciel ou système que vous utilisez.

Des mentions spécifiques s’agissant du certificat. Le certificat :

• doit explicitement mentionner que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données ;
• doit porter sur la version du logiciel ou système détenue par l'entreprise.

Des mentions spécifiques s’agissant de l’attestation. L’attestation :

• doit explicitement mentionner que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données ;
• doit indiquer précisément le nom et les références de ce logiciel (y compris la version du logiciel concernée et le numéro de licence quand il existe une licence) ou de ce système et la date à laquelle le logiciel ou système a été acquis par l'entreprise.

Attention. L'établissement d'un faux document est un délit pénal passible de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende. Ces peines sont donc susceptibles d’être appliquées aux éditeurs qui délivreraient de fausses attestations ou de fausses copies de certificat à des entreprises. Elles s'appliquent aussi aux entreprises qui présentent à l'administration une fausse copie de certificat ou une fausse attestation individuelle tout en connaissant son caractère frauduleux.

Contrat de location-gérance : pour quoi ?

Quel est l’objectif du contrat de location-gérance ? L’objectif poursuivi par ce contrat est la mise à disposition d’un fonds de commerce (ou d’un fonds artisanal) à une personne appelée « locataire-gérant ».

Un « fonds de commerce » ? Les éléments caractéristiques d’un fonds de commerce sont « incorporels » (enseigne, nom commercial, clientèle, etc.) et « corporels » (stocks et marchandises).

Mais aussi. Il existe des éléments dits « corporels », à savoir : les stocks et la marchandise.

Attention ! Le fonds de commerce mis en location-gérance doit exister lors de la signature du contrat. À défaut, le contrat est nul.

Exemple 1. C’est ce qui a été jugé, par exemple, pour une affaire dans laquelle le propriétaire avait cessé d’exploiter son fonds plusieurs mois avant la signature du contrat tandis que le locataire-gérant avait commencé son activité plusieurs mois après la signature du contrat (avec un nom commercial différent). Pour les juges, la clientèle du fonds de commerce exploité par le propriétaire avait disparu et la clientèle du fonds exploité par le locataire-gérant était donc une nouvelle clientèle. Par conséquent, le contrat de location-gérance était nul.

Exemple 2. Dans une autre affaire, les juges ont considéré que le contrat de location-gérance était valable alors même que le propriétaire avait cessé d’exploiter son fonds : la cessation d’exploitation n’étant que temporaire, la clientèle n’avait pas eu le temps de disparaître.

Sous-location commerciale et location-gérance. Le contrat de location-gérance n’est pas un contrat de sous-location. Le premier porte sur le fonds de commerce tandis que le second porte sur les murs. Mais en pratique, la différence peut être ténue, et les juges peuvent être amenés à requalifier des contrats de location-gérance considérant qu’il y a une sous-location déguisée.

Exemple. Les juges ont requalifié un contrat de location-gérance en sous-location dans une affaire pour laquelle aucun inventaire matérialisant le stock n’avait été rédigé. De plus, le locataire-gérant possédait une entreprise située dans la même rue, à quelques mètres seulement. Pour les juges, la clientèle du fonds de commerce de la location-gérance et de la seconde entreprise du locataire-gérant était identique. Il n’y avait donc pas de location-gérance mais une sous-location déguisée.

Contrat de location-gérance : quelles conditions ?

Un contrat écrit. Pour recourir à la location-gérance, il va falloir signer un contrat écrit. Un contrat oral est possible, mais bien sûr, compte tenu des insécurités juridiques et des difficultés qui peuvent survenir pour prouver l’existence d’un tel contrat, il est fortement conseillé de recourir à un écrit.

1 condition relative au locataire-gérant. La Loi précise que le locataire-gérant exploite le fonds de commerce « à ses risques et périls ». Cela implique qu’il ne peut pas être salarié du propriétaire (dans ce cas, on parle de « gérance salariée ») ni son mandataire.

1 autorisation de mise en location-gérance pour le propriétaire du fonds de commerce ? Si la personne qui possède le fonds de commerce n’est pas propriétaire des lieux dans lesquels l’activité est exercée, elle va devoir obtenir l’autorisation du propriétaire. Souvent, l’obtention de cette autorisation aura été prévue dans le contrat de bail commercial qui lie le propriétaire et l’exploitant du fonds de commerce. Mais si ce n’est pas le cas, il est bien sûr, recommandé (voire nécessaire) de demander quand même l’autorisation au propriétaire de recourir à la location-gérance.

Contrat de location-gérance : quel contenu ?

Quelles clauses ? Les clauses vont varier d’un contrat à un autre selon la volonté des parties cocontractantes. Néanmoins, il existe quelques clauses générales que l’on retrouve dans tous les contrats.

Redevance. Outre les conditions attachées à la validité du contrat (consentement et capacité des parties, détermination de l’objet et de la cause du contrat), le contrat de location-gérance va devoir indiquer le montant de la redevance due par le locataire-gérant. Il ne faut pas oublier, à cet égard, de prévoir les modalités de révision de cette redevance.

Clause d’échelle mobile. Il est tout à fait possible de prévoir une clause d’échelle mobile, c’est-à-dire que le montant de la redevance va suivre les variations d’un indice prévu au contrat : concrètement, en fonction de l’évolution de cet indice, à la hausse comme à la baisse, la redevance est indexée automatiquement dans les mêmes proportions.

Bon à savoir. Il a été jugé qu’une clause d’indexation ne prévoyant qu’une variation à la hausse était nulle. Le juge a rappelé que le propre d’une clause d’échelle mobile est de varier à la hausse comme à la baisse le loyer.

Révision de la redevance. Si l’une des parties au contrat souhaite réviser le montant de la redevance, il doit en faire la notification à l’autre partie par lettre recommandée avec AR ou au moyen d’un huissier de justice.

Durée du contrat. Le contrat doit également contenir des dispositions relatives à sa durée (déterminée ou indéterminée). En pratique, notez que les contrats sont généralement conclus pour une durée d’1 an, reconductible tacitement.

Clause de non-concurrence. Un contrat de location-gérance peut contenir une clause de non-concurrence imposant au locataire-gérant de ne pas concurrencer le propriétaire, une fois que le contrat aura pris fin. Cette clause doit être proportionnée.

     =>  Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez notre fiche « Clause de non-concurrence : les conditions de validité »

Matériel. Le matériel servant à l’exploitation doit être listé et annexé au contrat. Sa valeur pécuniaire doit également être indiquée (aidez-vous des factures pour déterminer la valeur vénale du matériel).

Changement de direction. Il est possible d’insérer une clause envisageant toute modification dans la répartition et/ou la jouissance des parts sociales et dans la gérance de la société du locataire-gérant. Elle peut notamment prévoir que l'accord préalable écrit du propriétaire n’ayant pas été obtenu, ce dernier a la faculté de mettre fin au contrat.

Intéressement. Il est possible d’assortir le contrat d’une clause d'intéressement aux performances du fonds de commerce.

Taxes. Le contrat de location-gérance doit prévoir qui paie les taxes attachées au fonds de commerce. Notez qu’il a été jugé que le locataire-gérant doit payer la taxe d’enlèvement d’ordures ménagères lorsque le contrat met à sa charge les taxes parafiscales.

Contrat de location-gérance : quelles obligations ?

Les obligations du propriétaire. Il doit délivrer le fonds au locataire-gérant et le laisser en jouir paisiblement.

Attention ! Un propriétaire a été condamné pour ne pas avoir permis au locataire-gérant d’exploiter de manière régulière le fonds de commerce. Les juges ont constaté que le fonds de commerce ne répondait pas aux normes légales de sécurité et que, malgré plusieurs injonctions, le propriétaire n’a jamais procédé aux travaux de réhabilitation nécessaires.

Attention (bis) ! Un propriétaire demandait des dommages-intérêts au locataire-gérant qui avait laissé le fonds de commerce se déprécier. S’il a été indemnisé pour la perte de clientèle, il n’a pas obtenu gain de cause s’agissant des redevances non payées par le locataire car il avait remis au locataire-gérant un fonds de commerce dans un état d’insalubrité important. Il avait donc manqué à son obligation de délivrance.

Liquidation judiciaire du locataire-gérant. Dans l’hypothèse où le locataire-gérant viendrait à faire l’objet d’une mise en liquidation judiciaire, le propriétaire pourra être amené à le suppléer dans ses obligations, notamment, par exemple, à assumer le paiement des éventuels arriérés de salaires en lieu et place du locataire.

Une obligation fiscale à connaître. Par principe, jusqu’à la publication du contrat de location-gérance, le propriétaire est solidairement responsable avec le locataire des impôts directs dus au titre de l’exploitation. Mais cette solidarité ne vaut que si les impositions en cause ont fait l’objet d’une majoration de 40 % ou 80 % (pour retard ou défaut de déclaration), et à condition que le propriétaire ait connu les manquements déclaratifs de l’exploitant (ou n’ait pas pu en ignorer l’existence).

Les obligations du locataire-gérant. Elles vont varier selon les clauses inscrites dans le contrat. Sachez tout de même que la signature du contrat oblige le locataire-gérant, si ce n’est déjà fait, à s’immatriculer au Registre du commerce et des sociétés (en cas de location-gérance d’un fonds de commerce) ou au Répertoire des métiers (en cas de location-gérance d’un fonds artisanal. Il a été précisé que si le contrat de location gérance est tacitement reconduit à l’issue de son premier terme, les mentions portées au RCS ne doivent être actualisées que si elles ne précisaient pas initialement que le contrat pouvait être tacitement reconduit. Le fait que le contrat soit tacitement reconduit le rend à durée indéterminée.

Exploitation du fonds. Le locataire-gérant doit exploiter le fonds et ne pas le laisser dépérir. A cet effet, il est conseillé d’inscrire dans le contrat une clause selon laquelle le locataire-gérant doit veiller à empêcher toute dépréciation, diminution de rendement ou cessation d’exploitation, même temporaire.

Contrat en cours. Le locataire-gérant n’est pas tenu de reprendre les contrats signés par le propriétaire du fonds, à l’exception des contrats de travail. En effet, dès lors que le propriétaire du fonds de commerce donné en gérance reprend effectivement ce fonds et que celui-ci n’est pas en ruine au jour de sa restitution, les contrats de travail qui y sont attachés lui sont automatiquement transférés.

Payer la redevance. Le locataire-gérant est tenu, bien sûr, de payer la redevance. Elle peut être constituée par une somme fixe ou déterminée par un pourcentage sur les bénéfices, sur le chiffre d’affaires, etc.

Accepter ou refuser un mode de paiement : vous êtes libre

2 conditions. Pour que le choix du mode de paiement vous appartienne, 2 conditions doivent être réunies. Lesquelles ?

CGV. Vous devez tout d’abord prévoir les modalités de paiement dans vos conditions générales de vente. Mais ce n’est pas la seule chose à faire.

Information portée à votre clientèle. Outre les CGV, vos modalités de paiement doivent être portées à la connaissance de votre clientèle de manière visible. Vous pouvez, par exemple, les afficher près de votre caisse.

Conséquences. Si les 2 conditions évoquées ci-dessus sont réunies, vous pouvez notamment :

• décider que le paiement par carte bancaire ne pourra se faire qu’à partir d’un minium d’achat ;
• obliger le client à présenter une pièce d’identité dès lors qu’un certain montant d’achat est atteint.

Exemple. Il est tout à fait possible pour un commerçant de refuser tout paiement par chèque bancaire. Pour cela, il doit en informer visiblement les clients (par exemple, apposant une affiche près de sa caisse ou à l’entrée de son magasin).

Accepter ou refuser un mode de paiement : vous n’êtes pas libre

3 situations. Il existe 3 situations pour lesquelles la Loi ne vous laisse pas le choix quant aux modalités de paiement. Lesquelles ?

Paiement en espèces. Vous êtes obligé d’accepter un paiement en espèces (c’est-à-dire pièces et billets) dès lors qu’il est inférieur à 1 000 € (10 000 € si votre client n'a pas son domicile fiscal sur le territoire de la République française et n'agit pas pour les besoins d'une activité professionnelle), notamment si le client est dans la capacité de faire l’appoint. Cela signifie que vous pouvez néanmoins refuser un paiement en espèces de la part d’un client qui refuse de faire l’appoint (ce sera le cas, par exemple, d’un client qui souhaite payer un achat de 51 € avec un billet de 500 €).

À noter. Cette réglementation ne s’applique pas entre particuliers n’agissant pas pour des besoins professionnels.

Crise sanitaire liée à l’épidémie de coronavirus. Pour l’heure, la règlementation relative au paiement en espèces n’a pas évolué : par conséquent, tout commerçant est tenu d’accepter un paiement en espèce de ses clients selon les règles exposées ci-dessus, même dans le contexte de crise sanitaire.

À noter. Si les paiements permettant d'éviter le contact ne sont pas imposés, ils sont néanmoins fortement recommandés.

Taxi. Un chauffeur de taxi est obligé d’accepter un paiement par carte bancaire et en espèces. Notez que si le terminal est défaillant, empêchant le paiement par carte bancaire, le client doit en être informé, notamment par le biais d’un affichage.

Professionnel affilié. Si vous êtes adhérent à un centre de gestion agréé, vous ne pouvez pas refuser les paiements par carte bancaire et par chèque. Vous devez même expressément indiquer que, membre d’un organisme de gestion agréé, vous êtes habilité à recevoir des paiements par chèque. Vous devez même expressément indiquer que, membre d’un organisme de gestion agréé, vous êtes habilité à recevoir des paiements par chèque.

Accepter ou refuser la cryptomonnaie

Payer en cryptomonnaie. Rien n’interdit un commerçant ou un distributeur d’accepter des cryptomonnaies (bitcoin, ethereum, ripple, etc.). Toutefois, le choix d’accepter ou non ce mode de paiement revient au professionnel : un client ne peut donc pas le lui imposer.

Attention ! Les cryptomonnaies n’étant pas, à ce jour, réglementées en France, en les acceptant comme mode de paiement, le commerçant ou le distributeur accepte donc aussi les risques qui y sont associés (volatilité des prix, par exemple).

Pour rappel, une nouvelle monnaie numérique, l’euro numérique, pourrait voir le jour d’ici 2024.

Une obligation (générale) de tri à la source des déchets

Principe. La loi oblige tout « producteur de déchets » à mettre en place un tri à la source de ses déchets. Mais cette obligation vous concerne-t-elle ?

Êtes-vous concerné ? Toujours selon la loi, un « producteur de déchets » est une personne dont « l’activité produit des déchets ». Dès lors, la réglementation obligeant à mettre en place un tri à la source des déchets s’impose à vous, si vous produisez des déchets.

ERP. Sont soumis à l'obligation de tri à la source des déchets les établissements recevant du public (ERP) produisant plus de 1 100 litres de déchets, tous déchets confondus, par semaine.

Quels déchets ? Les déchets sont les matériaux et objets dont vous vous débarrassez (papiers, cartons, tables, ordinateurs, crayons usagés, bouteilles d’eau, huiles, résidus, etc.).

Mettre en place un tri à la source. Le tri à la source va consister, par exemple, à prévoir des poubelles spécialement dédiées aux déchets de papiers, de métaux, de verres, etc.

Mais aussi. Le tri, c’est également le fruit d’une bonne communication. Par exemple, vous pouvez mettre en place des affiches ou des bannières pour votre intranet rappelant les règles du tri des déchets.

En pratique. Une fois les déchets triés, une entreprise va, en général, faire appel à un prestataire spécialisé dans le traitement des déchets qui s’occupera de la valorisation ou du recyclage de ces déchets.

Une responsabilité élargie. S’agissant de l’obligation de tri à la source des déchets, la loi précise que le producteur a une « responsabilité élargie ». C’est ainsi, par exemple, que même lorsque vous avez remis vos déchets à un professionnel du traitement des déchets, vous restez solidairement responsable avec lui des dommages qui pourraient être causés par vos déchets.

À ne pas négliger ! La gestion des déchets en entreprise ne doit pas être négligée. Au-delà des considérations écologiques, une bonne gestion et un tri efficace de vos déchets vont vous permettre de connaître le coût que ces déchets font supporter à l’entreprise et par la même occasion de prendre les mesures adéquates pour les réduire.

Une obligation générale. L’obligation de tri à la source des déchets évoqués ci-dessus est une règle générale valant pour tous les déchets. Toutefois, il existe des règles plus spécifiques s’agissant de certains déchets.

Une obligation spécifique. Lorsque les déchets ne sont pas traités sur place (ce qui est le cas la plupart du temps), le « producteur de déchets » doit prévoir une collecte séparée des déchets, notamment du papier, des métaux, des plastiques, du verre et du bois, pour autant que cette opération soit réalisable d'un point de vue technique, environnemental et économique.

Une obligation (spécifique) de tri à la source des papiers de bureau

Qu’est-ce qu’un papier de bureau ? Avant de vous en dire plus sur l’obligation de tri à la source qui s’applique aux papiers de bureau, il vous faut savoir ce qu’entend la Loi par « papier de bureau ». Concrètement, il faut ici entendre les déchets d’imprimés papiers, de livres, de publications de presse, d’articles de papeterie façonnés, d’enveloppes, de pochettes postales et de papiers à usage graphique.

À qui s’applique cette obligation ? Sont concernés par cette obligation de tri à la source des déchets de papier de bureau :

• les artisans ;
• les commerçants et assimilés ;
• les chefs d’entreprise de 10 salariés ou plus ;
• les professions libérales ;
• les cadres de la fonction publiques ;
• les professeurs et professions scientifiques ;
• les professions de l’information des arts et des spectacles ;
• les cadres administratifs et les commerciaux d’entreprise ;
• les ingénieurs et cadres techniques d’entreprise ;
• les professeurs des écoles, instituteurs et assimilés ;
• les professions intermédiaires administratives de la fonction publique ;
• les professions intermédiaires administratives et commerciales des entreprises ;
• les techniciens ;
• les employés civils et agents de service de la fonction publique ;
• les agents de surveillance ;
• les employés administratifs d’entreprise.

Quels sont les seuils ? Cette obligation s’applique à tous les producteurs et détenteurs de déchets de papiers de bureau, sur chacune de leurs implantations regroupant plus de 20 personnes.

Quelle obligation ? Cette obligation vous impose tout simplement de trier séparément vos déchets de papier de bureau avant de les remettre à une entreprise spécialisée dans le traitement des déchets.

Attestation. L’année suivant la collecte des déchets de papiers de bureau, l’entreprise spécialisée dans la valorisation des déchets, à laquelle les déchets de papiers de bureau auront été remis, devra vous adresser, avant le 31 mars, une attestation (pouvant être envoyée par courrier électronique) mentionnant les quantités exprimées en tonnes et la nature des déchets collectés.

Une obligation (spécifique) de tri à la source pour certains déchets

Quels déchets ? En plus de l’obligation générale de tri à la source et de tri des déchets de papier de bureau, il existe une obligation concernant les autres déchets de papier, de métal, de plastique, de verre et de bois. Ces déchets pourront être conservés ensemble.

Quelle obligation ? Cette obligation, comme les 2 autres précédemment évoquées, vous impose d’effectuer un tri à la source des déchets évoqués ci-dessus.

Pour qui ? Cette obligation de tri à la source concerne seulement les entreprises qui produisent plus de 1 100 litres de déchets par semaine. Mais si votre entreprise se trouve dans un bâtiment où plusieurs autres sociétés sont implantées, vous devez, pour déterminer le nombre de litres de déchets produits par semaine, comptabiliser l’ensemble des déchets produits dans le bâtiment.

Attestation. Comme pour les déchets de papiers de bureau, chaque année, avant le 31 mars, l’entreprise spécialisée dans la valorisation des déchets, à laquelle vous aurez eu recours devra vous remettre une attestation mentionnant les quantités exprimées en tonnes et la nature des déchets collectés l’année précédente. Cette attestation pourra être envoyée par courrier électronique.

1^er janvier 2025 : 9 flux de déchets à maîtriser

Une mise en place progressive. Plusieurs types de flux (catégories de déchets) ont été progressivement mis en place.

• En 2016, 5 flux de matières ont ainsi été définis :
  • papier ;
  • métal ;
  • plastique ;
  • verre ;
  • bois.
• En 2021, la liste a été étendue à 7 flux avec l'ajout des déchets :
  • de fraction minérale ;
  • de plâtre.
• Le 31 décembre 2023, un 8^e flux sera ajouté et concernera tous les producteurs ou détenteurs de biodéchets, quelle que soit leur quantité ;
• À partir du 1^er janvier 2025, 1 dernier flux sera ajouté, celui des déchets de textiles.

Donc. Cela signifie qu'au 1^er janvier 2025, tous les producteurs ou détenteurs de déchets devront être capables de trier à la source ces 9 types de déchets.

1^er janvier 2024 : l’obligation de tri des biodéchets

Depuis le 1^er janvier 2024, le tri à la source des biodéchets est généralisé dans toute la France et concerne les entreprises, quel que soit leur niveau de biodéchets produit.

En pratique. À ce titre, les biodéchets ne doivent plus être jetés avec les ordures ménagères à la poubelle. Il existe 2 solutions pour que l'entreprise se mette en conformité avec la loi : le compostage ou la collecte séparée (si la collectivité territoriale met en place cette solution).

Choix du compostage. Le compostage peut être collectif ou se faire de manière autonome au sein de l’entreprise. Ce choix nécessite un suivi par une personne formée, un espace extérieur dédié et l'achat du matériel adapté. 

Choix de la collecte séparée. Si la collectivité dans laquelle l’entreprise est implantée le permet, la collecte se fera comme s’il s’agissait de biodéchets collectés auprès des ménages via un bac individuel (ou collectif avec d’autres établissements) ou une borne accessible à tous.

Contrôles. En cas de contrôle par les autorités compétentes, l'entreprise doit pouvoir présenter des justificatifs attestant du tri (photos, contrats de collecte, etc.) et les attestations de valorisation de tri « 6/8 flux » de l'année précédente (fournies par l'organisme ayant procédé à la valorisation).

Sanctions. Notez que le non-respect de l'obligation de tri à la source des biodéchets est puni d'une amende 750 € maximum.