Paiement au nom de la société : un pouvoir du représentant légal

Principe. La règle veut que la société soit engagée par son représentant légal (directeur, administrateur, président, gérant, etc.). Mais, pour des questions pratiques et d’organiser, il est souvent prévu qu’il délègue à certains salariés de l’entreprise certains pouvoirs, dont celui d’engager les fonds de l’entreprise, de signer les chèques, d’ordonner les virements, etc. À qui ?

Une (des ?) personne(s) de confiance ! La personne qui pourra émettre des chèques, encaisser des chèques ou ordonner des paiements bancaires au nom et pour le compte de la société doit être une personne de confiance. Pour autant, il est généralement conseillé de séparer les pouvoirs : le collaborateur qui peut donner l’ordre de payer n’étant pas celui qui a le pouvoir de payer.

Double signature. Pour des raisons de sécurité, il peut également être opportun de mettre en place une procédure de double signature, celle du représentant légal permettant de contrôler celle de la personne à qui le pouvoir a été délégué.

Paiement au nom de la société : déléguer son pouvoir à un salarié

En pratique. C’est souvent à la personne en charge de la gestion de la comptabilité de la société que dirigeant délègue généralement le pouvoir de procéder aux paiements et encaissements au nom et pour le compte de la société. Mais il peut également s’agir d’une autre personne, comme le chef d’un service par exemple.

Comment faire ? Pour déléguer son pouvoir, le représentant légal va conclure un mandat avec le collaborateur aux termes duquel il lui donne pouvoir d’engager des sommes au nom et pour le compte de la société. Le collaborateur sera alors appelé « délégué » et le représentant légal « délégant ».

2 sortes de délégations. Il existe 2 types de délégation :

• la délégation de pouvoirs ;
• la délégation de signature.

Délégation de pouvoirs. Dans cette hypothèse, le collaborateur a reçu une délégation de pouvoirs de la part du représentant légal qui l’autorise à agir au nom de la société, dans la limite des attributions qui lui sont données, le cas échéant.

Délégation de signature. Un collaborateur peut aussi avoir reçu, non pas une délégation de pouvoirs, mais une délégation de signature : dans ce cas, le représentant légal se borne à donner à un collaborateur, par exemple, le pouvoir de signer pour son compte les chèques.

À ne pas confondre. La délégation de pouvoirs est donnée par la société et continue à produire ses effets même lorsque le représentant légal a quitté ses fonctions ; la délégation de signature est au contraire attachée au représentant légal. Par conséquent, elle ne produit plus d’effets lorsque le représentant légal quitte son poste.

Limiter les pouvoirs du collaborateur. Il est possible de limiter les pouvoirs du collaborateur. La délégation peut, par exemple, ne porter que sur certaines opérations. L’étendue de la délégation peut également être plus ou moins grande selon la fonction du collaborateur. Il est aussi possible de fixer un seuil au-delà duquel le collaborateur n’a plus le pouvoir de signature au nom et pour le compte de la société.

Mandat apparent. Il peut arriver que vous ayez affaire à un collaborateur d’une entreprise à propos duquel vous êtes convaincu qu’il a effectivement le pouvoir d’agir au nom et pour le compte de la société qui l’emploie. Si vous vous rendez compte par la suite qu’il n’est pas détenteur de ce pouvoir, vous pouvez malgré tout vous retrancher derrière la théorie du « mandat apparent » pour que soient validés les actes qu’il aurait conclus avec vous en engageant la société qui l’emploie. Mais cela suppose que des conditions soient réunies.

Lesquelles ? Pour pouvoir se prévaloir de la théorie du mandat, il faut avoir cru légitimement que le collaborateur avoir le pouvoir d’agir au nom et pour le compte de la société qui l’emploie. En pratique, les critères vont varier en fonction de chaque situation (profession de l’interlocuteur, position de l’interlocuteur dans la société, etc.).

Exemple. Une secrétaire comptable, embauchée par son père dans la société qu’il dirige, a, sous sa propre signature et bien qu’elle ne possède pas de procuration pour le faire, émis des chèques tirés sur les comptes bancaires de cette société au profit de sociétés dont elle est elle-même gérante ou associée avec son époux. Pour la société, la banque a commis une faute en ne vérifiant pas si la secrétaire avait le pouvoir de signer des chèques. Elle estime que la banque aurait dû remarquer que la signature de la secrétaire était différente de celle du gérant de la société, pourtant seul habilité à signer les chèques. La banque va contester avoir commis une faute : elle explique qu’au regard du fonctionnement de la société (le père en étant gérant et la fille secrétaire-comptable), elle en a déduit l’existence d’un mandat apparent donné par le gérant à la secrétaire. Ce que valide le juge pour qui les conditions du mandat apparent sont remplies.

Paiement au nom de la société : en cas d’excès de pouvoir du salarié

Excès de pouvoir. Il peut arriver qu’un collaborateur émette des chèques ou ordonne un virement pour lequel il n’avait pas le pouvoir. Ce problème se pose généralement pour les chèques. Dans ce cas, le collaborateur a commis un « excès de pouvoir ».

Responsabilité du collaborateur fautif. Lorsqu’une personne signe un chèque sans en avoir le pouvoir, il engage sa responsabilité personnelle vis-à-vis de la personne pour qui le chèque a été émis.

Responsabilité de la banque. Lorsque la banque d’une société accepte de tirer un chèque sans vérifier le pouvoir de la personne qui émet ce chèque, elle peut voir sa responsabilité engagée. Ce sera notamment le cas s’il s’avère que cette personne n’avait effectivement pas le pouvoir de signer le chèque et que le paiement est contesté (sauf si ce dernier a commis une faute à l’origine du préjudice).

Exemple. Un dirigeant a recouru aux services d’un comptable extérieur à sa société. Ce comptable a détourné des fonds en imitant la signature du dirigeant. S’en rendant compte, ce dernier a demandé à sa banque de le rembourser des sommes détournées. Ce qui lui a été refusé par le juge : le dirigeant a commis une faute qui a concouru à la réalisation de son dommage en confiant la gestion de sa comptabilité à une personne sans vérifier les pouvoirs de celle-ci et en lui laissant la libre disposition de ses chéquiers sans aucune surveillance.

Transporteur étranger : les obligations de son employeur

Un objectif. Dans un souci de lutte contre la concurrence déloyale des transporteurs étrangers, vis-à-vis des transporteurs français, des mesures d’harmonisation des règles de transports sur le territoire nationale ont été prises depuis le 1er juillet 2016. Comment se manifestent-elles ?

Des moyens… Une entreprise de transports étrangère qui détache ses salariés sur le territoire français est tenue d’établir, pour chaque salarié détaché en France, une attestation de détachement. Cette attestation de détachement se substituera à la déclaration de détachement, obligatoirement transmise à l’inspection du travail du lieu où débute sa prestation.

Une durée de validité. L’attestation de détachement est établie pour une durée maximale de 6 mois et peut couvrir différentes opérations de détachement.

Un formalisme. L’attestation de détachement doit être établie en français avant le début du détachement, datée et signée par l’employeur et comporter :

• le nom de l’entreprise ou de l’établissement employeur, ainsi que son adresse postale et son adresse mail, ses coordonnées téléphoniques, sa forme juridique de l'entreprise ;
• les noms, prénoms, date et lieu de naissance du ou des dirigeants, la désignation du ou des organismes de sécurité sociale ou assimilés auxquels l'entreprise verse les cotisations de sécurité sociale ou assimilées ;
• les nom et prénoms, les date et lieu de naissance, l'adresse de résidence habituelle, la nationalité, la date de signature du contrat de travail et le droit du travail applicable au contrat de travail, la qualification professionnelle du salarié détaché ;
• le taux de salaire horaire brut, converti en euros le cas échéant, ainsi que les modalités de prise en charge par l'entreprise de frais engagés pour l'hébergement et les repas, par jour de détachement, attribués au salarié détaché ;
• la raison sociale ou les nom et prénom ainsi que les adresses postale et électronique, les coordonnées téléphoniques du représentant de l’employeur sur le territoire français ainsi que son numéro SIRET, le lieu de conservation (sur le territoire français) des documents nécessaires à un éventuel contrôle de l’inspection du travail ou les modalités permettant d’y avoir accès et de les consulter depuis le territoire national ; notez que la désignation du représentant vaut pour toute la durée de la prestation en France et jusqu’à 18 mois après qu’elle aura pris fin ;
• pour les entreprises de transport routier, les références de leur immatriculation au registre électronique national des entreprises de transport par route ;
• le nom de l’entreprise ou de l’établissement d’accueil en France, ainsi que ses coordonnées postales, électroniques et téléphoniques, son numéro SIRET, la date de début du détachement et sa date de fin, les modalités de prise en charge des frais de voyage et, le cas échéant, l’adresse du lieu d’hébergement du salarié.

Qui détient l’attestation ? L’attestation de détachement doit être remise au salarié détaché qui doit la préserver dans son moyen de transport et la présenter lors des contrôle.

Attention ! Si l’attestation de détachement n’est pas conservée à bord du véhicule du salarié détaché, ou si elle est rédigée de manière incomplète ou erronée, illisible ou effaçable, l’employeur encourt une amende de 750 € maximum.

Consulter ici le formulaire Cerfa :

     =>  n° 15553*01 correspondant au 1er modèle,

     =>  n° 15554*01 correspondant au 2ème modèle,

     =>  n° 15552*01 correspondant au 3ème modèle.

Un téléservice ? L’attestation de détachement doit désormais être renseignée directement via le téléservice SIPSI, disponible ici.

Ce que le salarié doit conserver sur lui… Outre cette attestation de détachement, le salarié doit conserver à bord de son véhicule :

• son contrat de travail ;
• une copie traduite en français du contrat de mise à disposition et de l’avenant au contrat de travail du salarié.

Preuve de sa qualification. Par principe, tout conducteur doit pouvoir justifier de la régularité de sa situation au regard des obligations de qualification initiale ou de formation continue auprès des agents de contrôle suivants :

• inspecteurs et contrôleurs du travail, ainsi qu’agents habilités à exercer leurs fonctions dans certaines branches professionnelles ;
• fonctionnaires ou agents de l'Etat chargés du contrôle des transports terrestres sous l'autorité du ministre des transports ;
• agents des douanes ;
• agents publics ayant qualité pour constater les infractions au code de la route.

Comment ? Ainsi, les conducteurs ressortissants d'un Etat non membre de l'Union européenne, qui sont employés ou dont les services sont utilisés par une entreprise établie dans un Etat membre, devra présenter, sur demande de ces agents, l'attestation de conducteur requise (qui doit elle-même mentionner le code harmoniser « 95 »).

Responsabilité de l’employeur. Si ces documents ne figurent pas à bord du véhicule du salarié détaché, l’employeur encourt une amende de 450 € au plus.

Obligation du représentant de l’employeur en France. Le représentant établi en France de l’entreprise étrangère doit conserver et présenter, le cas échéant, à l’inspecteur du travail :

• les bulletins de paie du salarié correspondant à la période de détachement ou tout document mentionnant :
  • le salaire horaire brut, converti au besoin en euros, assorti de la majoration pour heures supplémentaires,
  • la période et les horaires de travail en distinguant les heures payées au taux normal et les heures majorées,
  • les congés et jours fériés, ainsi que les éléments de rémunération s’y rapportant ;
• tout document justifiant du paiement effectif du salaire ;
• la désignation du représentant, traduite en français, mentionnant les nom, prénoms, date et lieu de naissance, adresse électronique et postale en France, le cas échéant la raison sociale, ainsi que les coordonnées téléphoniques du représentant mais également l'acceptation par ce dernier de sa désignation, sa date d'effet et sa durée (qui ne peut excéder la période de détachement) ; notez que l’obligation de conservation de cette désignation est supprimée à compter du 1er juillet 2019 ;
• l’intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié, le cas échéant ;
• uniquement lorsque l’employeur du salarié détaché est établi en dehors de l’Union européenne, une attestation de régularité de sa situation sociale, ou une attestation de fourniture de déclaration sociale provenant d’une caisse française de recouvrement des cotisations sociales datant de moins de 6 mois.

Transporteur étranger : la responsabilité du donneur d’ordre

Un contrôle possible. Les entreprises utilisatrices des prestations de transport réalisées par des entreprises étrangères peuvent être soumises à un contrôle de l’administration du travail quant aux salariés détachés.

Que devez-vous vérifier ? Vous devez vous assurer que l’attestation de détachement a été régulièrement établie, sous peine d’amende administrative. . Concrètement, vous devez demander à l’employeur, avant le début du détachement du salarié, une copie de l’attestation de détachement. Vous serez réputé avoir vérifié que l’employeur a bien respecté son obligation relative à cette attestation dès lors qu’il aura procédé à la remise de ce document.

Une amende administrative. Le manquement à votre obligation de vigilance peut être sanctionné par une amende administrative, prononcée par le directeur de la Direccte. Son montant est au maximum de 4 000 € par salarié détaché concerné ou de 8 000 € en cas de réitération de l’infraction dans un délai d’1 an depuis la précédente notification de l’amende. L’amende est néanmoins plafonnée à 500 000 €.

Etendue de votre responsabilité. Lorsqu’un inspecteur du travail vous informe, par écrit, d’une infraction commise par l’employeur, vous devez l’enjoindre immédiatement (dans les 24 heures) de faire cesser cette situation. Procédez par une LRAR. Les infractions visées sont celles tenant aux :

• libertés individuelles et collectives dans la relation de travail ;
• discriminations et égalité professionnelle entre les femmes et les hommes ;
• protection de la maternité, congés de maternité et de paternité et d'accueil de l'enfant, congés pour événements familiaux ;
• conditions de mise à disposition et garanties dues aux salariés par les entreprises exerçant une activité de travail temporaire ;
• exercice du droit de grève ;
• durée du travail, repos compensateurs, jours fériés, congés annuels payés, durée du travail et travail de nuit des jeunes travailleurs ;
• conditions d'assujettissement aux caisses de congés et intempéries ;
• salaire minimum et paiement du salaire, y compris les majorations pour les heures supplémentaires ;
• règles relatives à la santé et sécurité au travail, âge d'admission au travail, emploi des enfants,

Un délai de réponse… L’employeur est tenu de vous répondre dans les 15 jours. Si, à l’issue de ce délai de 15 jours, vous n’avez pas eu de réponse de l’employeur, vous disposez d’un délai de 2 jours pour en informer l’agent de contrôle.

Engager la société : en principe, par le représentant légal

Principe. La règle veut que la société soit engagée par son représentant légal (directeur, administrateur, président, gérant, etc.). Mais pour cela, il faut que 3 conditions cumulatives soient réunies. Lesquelles ?

3 conditions à respecter. Pour que la société soit engagée par son représentant légal, il faut que l’acte conclu:

• entre dans son objet social ;
• soit licite ;
• soit accompli en son nom.

Objet social. Pour mémoire, l’objet social désigne l’ensemble des activités que la société peut exercer. Il est défini dans les statuts de la société et correspond à l’activité réellement exercée en pratique par l’entreprise.

Attention. Les SARL et les SA sont engagées par les actes de leurs représentants légaux même s’ils ne relèvent pas de leur objet social, sauf si elles prouvent que le tiers cocontractant savait que l'acte dépassait leur objet social ou qu'il ne pouvait l'ignorer compte tenu des circonstances.

Acte licite. Pour être valable, l’acte doit être licite, c’est-à-dire qu’il n’est pas contraire à l’ordre public et aux bonnes mœurs. Mais il doit aussi être conclu dans l’intérêt commun des associés de la société.

Au nom de la société. Bien sûr, l’acte doit être accompli au nom de la société. Ainsi, lorsqu’un représentant légal agit à titre personnel, la société n’est pas engagée.

Pouvoirs limités ? Le représentant légal peut voir ses pouvoirs limités. Les statuts de la société peuvent, par exemple, prévoir que le dirigeant ne peut conclure que certains types d’actes ou qu’en cas d’engagement de caution, la signature des associés est obligatoire. Les pouvoirs d’un dirigeant peuvent également être limités lorsqu’il y a plusieurs dirigeants.

Engager la société : par exception, une autre personne ?

Une possibilité. Tous les contrats et les actes qui engagent l’entreprise ne sont pas nécessairement signés par le représentant légal. Ils peuvent aussi être signés par des collaborateurs de l’entreprise. Mais, dans ce cas, pour que la société soit réellement engagée par cette signature, des conditions précises doivent être remplies.

Soyez vigilant ! Lorsque la personne qui représente la société avec laquelle vous souhaitez conclure un contrat n’est pas le représentant légal, soyez vigilant car il existe alors une source d’insécurité juridique concernant la validité du contrat.

3 situations. Pour que l’acte soit valable, il faut que votre interlocuteur bénéficie d’une habilitation (ou d’une délégation de pouvoirs), d’une délégation de signature ou que vous puissiez vous prévaloir de la théorie du « mandat apparent ».

Le point sur la délégation de pouvoirs et la délégation de signature

Habilitation. Il est tout à fait possible qu’un représentant d’une société engage celle-ci même s’il n’en est pas le représentant légal lorsqu’il possède une habilitation : dans cette hypothèse, il a reçu une délégation de pouvoirs de la part du représentant légal qui l’autorise à agir au nom de la société, dans la limite des attributions qui lui sont données, le cas échéant.

Attention ! La délégation de pouvoirs ne peut pas être faite à une personne interdite de gérer une société.

Délégation de signature. Un collaborateur peut aussi avoir reçu, non pas une délégation de pouvoirs, mais une délégation de signature : dans ce cas, le représentant légal se borne à donner à un collaborateur le pouvoir de signer pour son compte un acte relevant de son pouvoir.

À ne pas confondre. La délégation de pouvoirs est donnée par la société et continue à produire ses effet même lorsque le représentant légal a quitté ses fonctions tandis que la délégation de signature est attachée au représentant légal ; par conséquent, elle ne produit plus d’effets lorsque le représentant légal quitte son poste.

Conseil. Demandez à joindre au contrat une copie de l’habilitation, de la délégation de pouvoirs ou de la délégation de signature du représentant de la société cocontractante. Cela vous permettra également de vérifier que votre interlocuteur a effectivement la capacité de signer l’acte.

Les effets du « mandat apparent »

Mandat apparent. Il peut arriver que vous soyez amené à conclure avec quelqu’un dont vous étiez persuadé qu’il avait les qualités pour conclure l’acte au nom de la société : c’est le « mandat apparent ». Mais encore faut-il que votre croyance soit légitime…

Attention ! Les éléments qui permettent de caractériser une croyance légitime varient en fonction de chaque situation (profession de l’interlocuteur, position de l’interlocuteur dans la société, etc.).

Exemple 1. Un contrat a été conclu entre deux sociétés dont l’une était représentée par l’assistante de direction qui n’était pas habilitée à cet effet. Il a été jugé que la croyance de la 1ère société n’était pas légitime car :

• les parties n'avaient entretenu aucune relation commerciale antérieure ;
• la société n'a pas vérifié l'habilitation de l’assistante de direction ;
• la société n'établit pas que l’assistante de direction se soit prévalue d'une quelconque habilitation ou délégation de pouvoirs pour conclure le contrat litigieux ;
• en professionnel aguerri, la 1ère société ne pouvait pas ignorer les règles de représentation des sociétés.

Exemple 2. Un contrat de location d’une machine, conclu avec un crédit bailleur, signé par un directeur de site d’une entreprise et sur lequel a été apposé le cachet de l’entreprise a pu être annulé par cette dernière aux motifs que le directeur n’était pas habilité à la représenter pour signer ce contrat. Dans cette affaire, le juge a estimé que le seul cachet de l’entreprise et la signature du directeur sont insuffisants à autoriser le crédit bailleur à ne pas vérifier si le directeur pouvait effectivement engager la société par sa signature (les conditions du mandat apparent n’étaient, ici, pas réunies).

Exemple 3. La salariée d’un hypermarché a signé un bon de commande avec une société, alors qu’elle ne pouvait normalement pas le faire. Pour faire valoir ses droits, la société a expliqué qu’elle était persuadée que la salariée avait les qualités pour conclure l’acte au nom l’hypermarché puisque sa fonction consiste à approvisionner les rayons et à vendre les produits et parce qu’elle avait la libre disposition du cachet commercial de l’hypermarché. Sauf que la société avait signé un contrat avec la société-mère du groupe auquel appartient l’hypermarché, aux termes duquel il lui est interdit de présenter directement ses offres aux hypermarchés du groupe, sans l’accord de la société-mère. Or, la société n’avait pas ici l’accord de la société-mère. Par conséquent, en présentant directement un bon de commande à l’hypermarché, la société aurait dû vérifier que la salariée qui l’a signé, avait effectivement le pouvoir de le faire. Ce qu’elle n’a pas fait : elle ne peut donc pas se prévaloir d’un « mandat apparent ».

Conseil. N’hésitez pas à faire contrôler la régularité du contrat par un juriste spécialisé (avocat, expert-comptable, notaire, etc.) qui pourra vérifier les capacités de toutes les parties.

Tacite reconduction : entre professionnels

Quand intervient la tacite reconduction ? Lorsqu’un contrat arrive à échéance, il peut être prolongé par tacite reconduction. Un nouveau contrat se crée, contenant les mêmes obligations que le contrat initial. Le contrat peut être tacitement renouvelé de 2 façons. Lesquelles ?

2 types de reconduction. Le contrat peut être reconduit par une clause de tacite reconduction inscrite dans le contrat. Mais il est également possible que le contrat soit reconduit tacitement lorsque vous poursuivez vos relations avec votre client.

Conseil. La tacite reconduction par poursuite des relations est en générale constatée en justice, à l’occasion d’un litige. Il est donc conseillé de prévoir une clause de reconduction tacite afin d’obtenir une meilleure sécurité juridique. N’hésitez pas à solliciter votre conseil (avocat, juriste spécialisé, notaire, expert-comptable, etc.) sur ce point afin de sécuriser vos contrats.

Conséquences. Lorsqu’un contrat est reconduit tacitement, il devient indéterminé, c’est-à-dire qu’il n’y a pas de date de fin (comme pour un Contrat à Durée Indéterminée (CDI) pour un salarié). Les 2 parties peuvent alors résilier le contrat unilatéralement. Il est toutefois possible de prévoir dans le contrat initial que la reconduction tacite soit prévue pour une durée déterminée.

Comment résilier ? Entre professionnel, lorsque votre client souhaite résilier un contrat, ce dernier doit respecter les clauses encadrant la résiliation. Il doit notamment respecter le délai de préavis prévu dans le contrat. Prévoyez que la résiliation se fasse par lettre recommandée avec AR.

Tacite reconduction : avec un client particulier

Un professionnel. S’agissant de la reconduction tacite des contrats entre un professionnel et un client particulier, il existe des règles particulières. Mais elles ne concernent que les professionnels prestataires de services.

Un client particulier. Un client particulier est un « consommateur », c’est-à-dire une personne physique qui agit à des fins qui n'entrent pas dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale.

Mais aussi. Il faut rappeler que lorsqu’une société agit en tant que représentante dûment mandatée d’un non-professionnel, la société bénéficie des dispositions protectrices du consommateur. C’est notamment le cas des syndics professionnels lorsqu’ils représentent un syndicat de copropriétaires (sauf s’il agit pour son propre compte, auquel cas il ne bénéficie pas des règles protectrices de la consommation).

Reproduction. Un contrat reconductible tacitement signé avec un client particulier doit obligatoirement reproduire la clause encadrant la reconduction tacite (pour les contrats conclus depuis le 19 mars 2014). À défaut de reproduction de la mention, le client peut rompre le contrat à tout moment.

       =>  Consultez le modèle de mention à reproduire dans les contrats conclus avec tacite reconduction

Avant la reconduction. Vous devez informer votre client, par écrit (lettre nominative ou mail), de la possibilité qui lui est offerte de ne pas reconduire tacitement le contrat. L’information doit être délivrée dans des termes clairs et compréhensibles.

Quand ? Vous devez prévenir le client au plus tôt 3 mois et au plus tard 1 mois avant le terme du délai l’autorisant à rejeter la tacite reconduction.

À défaut. Si le client n’a pas été prévenu dans les temps ou que la lettre (ou le mail) ne respecte pas le formalisme prévu, il peut mettre fin gratuitement au contrat, à tout moment, à compter de la date de reconduction. À compter de la résiliation, vous avez 30 jours pour lui verser les avances éventuellement perçues.

Rédiger un devis : pourquoi et comment ?

Quel est le but du devis ? Un devis est un document présenté à votre client avant toute exécution d’une prestation. Dans ce document se trouvent (entre autres) un descriptif de votre prestation ainsi que l’estimation de son coût. Cela permet au client d’avoir une idée précise de votre prestation et, en cas d’acceptation de sa part, de matérialiser effectivement son accord à la réalisation des prestations prévues.

Le devis vous engage, mais... Sachez que le devis n’a pas la même force juridique pour vous et pour votre client. Ainsi :

• vous êtes engagé définitivement sur le prix et les modalités d’exécution de votre prestation (c’est pourquoi il peut être opportun de limiter la durée de validité de vos devis) ;
• votre client lui n’est engagé qu’à partir du moment où il exprime la volonté de vous confier l’exécution des travaux (auparavant il reste libre et peut même confier la prestation à un concurrent).

Devoir de conseil. Dès l’établissement du devis, vous êtes redevable d’un devoir de conseil à l’égard de votre client.

Un devis gratuit ou payant ? Lorsque vous établissez un devis, ce dernier est par principe gratuit. Toutefois, il est parfois possible que le devis soit payant. Dans ce cas vous devez l’indiquer préalablement à la signature du devis au client.

Exemples. Il est possible de rendre payant le devis pour des prestations de dépannage, de réparation et d’entretien dans le secteur du bâtiment et de l’équipement de la maison. A l’inverse, si votre activité consiste à vendre des produits d’optique, le devis est obligatoirement gratuit.

Mentions obligatoires. Un devis doit nécessairement contenir les mentions générales suivantes :

• la date de rédaction et la durée de validité de l'offre ;
• votre nom ou la raison sociale de votre société ainsi que votre adresse (celle de la société, le cas échéant) ;
• si vous êtes commerçant, votre numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés ;
• si vous êtes artisan, votre numéro d’immatriculation au Répertoire des Métiers ;
• le nom et l'adresse du client ;
• le lieu ou les lieux de l'intervention ou la zone d'intervention indiqués par le client ;
• la description de chaque prestation proposée ;
• le ou les modes d'intervention proposés ;
• en l'absence d'exécution immédiate du contrat, la date ou le délai auquel vous vous engagez à livrer le bien ou à exécuter le service ;
• le montant ou les modalités de détermination du montant de votre prestation ;
• la responsabilité de votre entreprise et les modalités de sa mise en jeu.

Attention. En l’absence d’indication d’une date de début des travaux ou d’exécution du ou des services, vous devez les démarrer dans un délai raisonnable. Un délai de 3 mois a par exemple été jugé raisonnable par le juge, délai à l’issue duquel un client a été déclaré en droit de réclamer le remboursement de son acompte, faute pour l’artisan d’avoir exécuté, ou à tout le moins démarré, les travaux dans ce délai.

Précision du délai indiqué. Le délai d’exécution indiqué par le professionnel doit être suffisamment précis pour que l’acheteur sache exactement quand la prestation qu’il a payée sera terminée. Par exemple, le bon de commande qui indique un “délai de 120 jours” pour l’installation de panneaux photovoltaïques n’est pas suffisamment précis, puisque l’acheteur ne sait pas s’il a trait à la pose du matériel ou à l’exécution de prestations administratives par le professionnel.

Mentions spécifiques. Il existe des mentions spécifiques sur les devis selon l’activité que vous exercez.

     =>  Consultez les mentions obligatoires pour les devis des artisans du bâtiment

     =>  Consultez les mentions obligatoires pour les devis des prestataires de dépannage à domicile

     =>  Consultez les mentions obligatoires pour les devis des prestataires de déménagement

     =>  Consultez les mentions obligatoires pour les devis des prestataires de services à la personne

     =>  Consultez les mentions obligatoires pour les devis des produits d’optique médicale (à fournir jusqu’au 31 décembre 2019)

     =>  Consultez les mentions obligatoires pour les devis des produits d’optique médicale et des appareils auditifs (à fournir à compter du 1er janvier 2020)

À noter. Établissez votre devis en double exemplaire : conservez-en un (pendant au minimum 1 an) et donnez l’autre à votre client. Le devis doit être daté et signé par votre client.

Coûts supplémentaires. Lorsque les coûts deviennent plus importants que ce qui était prévu dans le devis, rédigez un avenant. Pour une plus grande sécurité juridique, il est conseillé de prendre un avis auprès d’un spécialiste du droit des contrats (notaires, avocats, etc.).

Coûts incomplets. Il peut arriver que le coût de tous les travaux ne soit pas indiqué dans le devis. Dans une telle situation, pour déterminer le coût total des travaux, il est arrivé qu’un juge écarte le devis au profit des ordres de service, signés par le client, et qui eux, mentionnaient tous les travaux. Bien sûr, une telle situation est à éviter dans la mesure du possible et si des coûts ne peuvent pas être déterminés à l’avance, assurez-vous que votre client en est correctement informé pour limiter les risques de litige.

Un contenu clair. Le contenu du devis doit être précis non ambigu, celle-ci jouant en faveur de votre client. Par exemple, c’est ce qui est arrivé à une société qui a établi un devis qui ne permettait pas de déterminer si le bois des fenêtres devant être livrées faisait référence au matériau ou à la couleur.

Sanctions. Si vous ne respectez pas la réglementation des devis, vous pouvez être condamné à payer une amende de 1 500 €. En outre, en cas de paiements supplémentaires sans le consentement du client, une amende de 3 000 € (15 000 € pour une société) peut être prononcée contre vous.

En cas de litige. Lorsqu’un client refuse de payer, l’existence d’un devis est utile pour matérialiser son accord, à condition qu’il l’ait signé. Néanmoins, en l’absence d’un devis signé, il est toujours possible de prouver que le client a effectivement donné son accord, même si c’est plus difficile.

Exemple 1. C’est ce qu’a réussi à faire un artisan qui a construit un pilier de portail sur la base d’un devis non signé par une cliente : dans cette affaire, le juge a considéré que la cliente, qui refusait de payer l’artisan, était de mauvaise foi. Elle avait manifestement consenti à la réalisation des travaux de construction de ce pilier, notamment parce que :

• elle n’a manifesté aucune opposition pendant les 3 jours qu’ont duré les travaux ;
• elle a utilisé le pilier litigieux, puisqu’elle elle y a fait fixer un portail.

Exemple 2. Dans une autre affaire, un autre artisan a également réussi à obtenir le paiement de travaux supplémentaires réalisés sans devis signés par son client (les travaux initiaux ont été réalisés, quant à eux, sur la base de devis signés). 2 éléments de preuves ont confirmé, selon le juge, que le client avait accepté de manière expresse et non équivoque les travaux :

• le client a reconnu la nécessité et la réalité des travaux supplémentaires ;
• le client a réceptionné les travaux sans émettre de réserves.

Exemple 3. Un mail mentionnant l’accord d’un devis, lui-même reçu, peut suffire à matérialiser l’accord du client pour la réalisation des travaux et leur prix. Pour le juge, cela peut suffire à l'existence d'un contrat passé entre l’entreprise et son client.

Exemple 4. Il a été jugé qu’un artisan qui n’avait pas fait signer de devis à ses clients ne pouvait exiger le paiement du solde de sa facture, à défaut de pouvoir prouver l’accord de ses clients sur le prix de sa prestation. Peu importe que les clients aient initialement réglé une partie de la facture.

Devis : quand est-il obligatoire ?

Un devis facultatif… Le devis est souvent facultatif mais il n’en reste pas moins que rédiger un devis est gage de professionnalisme et de sécurité pour le client : n’hésitez donc pas à en fournir un ! De plus, vous devez toujours lui fournir certaines informations (montant du prix, modalités de résiliation du contrat, durée du contrat, etc.) avant de signer un contrat.

… mais obligatoires dans certains cas. Il se peut que, pour protéger le client, la Loi vous impose d’établir un devis. Cette obligation s’impose entre autres aux prestataires de services à la personne, aux professions médicales, etc.

Prestataires de services. Lorsque vous êtes un prestataire de services à la personne, vous devez obligatoirement fournir un devis (gratuit) lorsque 2 situations se présentent, à savoir :

• votre prestation ou l’ensemble de votre prestation est d’un montant au moins égal à 100 € TTC ;
• le montant de votre prestation est inférieur à 100 € TTC et votre client vous demande de lui fournir un devis.

À noter. Vous devez obligatoirement afficher de façon visible et lisible dans votre établissement et sur vos offres de services proposées à distance la phrase suivante : « le vendeur remet gratuitement un devis personnalisé au consommateur à qui il propose une prestation ou un ensemble de prestations dont le prix total est supérieur ou égal à 100 € TTC ou au consommateur qui lui en fait la demande ».

Professionnels de la santé. À l’occasion d’une consultation, vous devez obligatoirement remettre au préalable un devis à votre patient, dès lors que le total de vos honoraires occasionne un dépassement d’honoraires au moins égal à 70 €.

Produits d’optique médicale. Si vous vendez des verres correcteurs, des montures pour verres correcteurs, etc., vous êtes tenu de fournir un devis à votre client quel que soit le montant de votre prestation. 

Artisans. Un devis doit obligatoirement être fourni pour les prestations :

• de dépannage, de réparation et d'entretien ;
• de remplacement ou d'adjonction de pièces, d'éléments ou d'appareils consécutives aux prestations évoquées ci-dessus ;
• couvertes par des paiements forfaitaires effectués lors de la conclusion ou du renouvellement de contrats (incluant à titre accessoire la mise en service ou le raccordement du bien, de contrats d'entretien, de contrats de garantie ou de services après-vente).

     =>  Consultez la liste des prestations de dépannage, de réparation et d’entretien concernées par l’obligation évoquée ci-dessus

Déménagement. Si vous exploitez une entreprise de déménagement, peu importe le montant de votre prestation, vous devez obligatoirement fournir un devis à votre client.

Pompes funèbres. Une société de pompes funèbres doit remettre un devis comportant des mentions obligatoires (identité du défunt, date de mise en bière, etc.). L’absence de ces mentions n’est toutefois pas sanctionnée par la nullité du devis car la Loi ne le prévoit pas.

Droit de rétractation : de quoi s’agit-il ?

Le principe. Le droit de rétractation permet à votre client, comme son nom l’indique, de se rétracter et d’obtenir le remboursement des sommes déboursées lors de la commande du bien ou du service sans avoir à se justifier, et ce dans un délai de 14 jours.

Concrètement… Le droit de rétractation a vocation à s’appliquer à chaque fois qu’un client est sollicité pour acheter un bien ou service dans un lieu qui n’est pas destiné à sa commercialisation. Plusieurs types d’opérations sont ici visés, à savoir la vente à distance proprement dit, la vente hors établissement et le démarchage téléphonique ou à domicile, qui obéissent à des définitions précises, et pour lesquelles votre client consommateur bénéficie d’un droit de rétractation.

Vente à distance. La vente à distance s’entend de la vente par correspondance, de la vente sur Internet ou encore d’une vente conclue à la suite d’un démarchage téléphonique. Il s’agit, en pratique, de conclure une vente sans la présence physique simultanée du vendeur professionnel et du client particulier.

Vente hors établissement. Schématiquement, une vente hors établissement correspond à la vente réalisée en dehors des locaux du professionnel ou à la vente conclue à la suite d’un démarchage de votre part. Plus précisément, la vente hors établissement recouvre les 3 hypothèses suivantes :

• conclusion d’un contrat dans un lieu qui n'est pas celui où vous exercez votre activité en permanence ou de manière habituelle, en la présence physique simultanée des parties, y compris à la suite d'une sollicitation ou d'une offre faite par le consommateur ;
• conclusion d’un contrat dans le lieu où vous exercez votre activité en permanence ou de manière habituelle ou au moyen d'une technique de communication à distance, immédiatement après que le consommateur a été sollicité personnellement et individuellement dans un lieu différent de celui où vous exercez en permanence ou de manière habituelle votre activité et où les parties étaient, physiquement et simultanément, présentes ;
• conclusion d’un contrat pendant une excursion que vous avez organisée ayant pour but ou pour effet de promouvoir et de vendre des biens ou des services au consommateur.

Une obligation, sauf dans certains cas… Sachez que le droit de rétractation ne peut être exercé pour les contrats :

• de fourniture de services pleinement exécutés avant la fin du délai de rétractation et dont l'exécution a commencé après accord préalable exprès du consommateur et renoncement exprès à son droit de rétractation ;
• de fourniture de biens confectionnés selon les spécifications du consommateur ou nettement personnalisés ; à ce sujet, il a été jugé qu’un particulier qui a acheté une cuisine sur mesure par le biais d’un contrat conclu hors établissement ne bénéficie d’aucun délai de rétractation, et ce, même si, au jour où il change d’avis, le professionnel n’a pas encore entamé la fabrication de la cuisine ;
• de fourniture de biens susceptibles de se détériorer ou de se périmer rapidement ;
• de fourniture de biens qui ont été descellés par le consommateur après la livraison et qui ne peuvent être renvoyés pour des raisons d'hygiène ou de protection de la santé ;
• de fourniture de biens qui, après avoir été livrés et de par leur nature, sont mélangés de manière indissociable avec d'autres articles ;
• de fourniture de boissons alcoolisées dont la livraison est différée au-delà de 30 jours et dont la valeur convenue à la conclusion du contrat dépend de fluctuations sur le marché échappant à votre contrôle ;
• de travaux d'entretien ou de réparation à réaliser en urgence au domicile du consommateur et expressément sollicités par lui, dans la limite des pièces de rechange et travaux strictement nécessaires pour répondre à l'urgence ;
• de fourniture d'enregistrements audio ou vidéo ou de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur après la livraison ;
• de fourniture d'un journal, d'un périodique ou d'un magazine, sauf pour les contrats d'abonnement à ces publications ;
• conclus lors d'une enchère publique ;
• de prestations de services d'hébergement, autres que d'hébergement résidentiel, de services de transport de biens, de locations de voitures, de restauration ou d'activités de loisirs qui doivent être fournis à une date ou à une période déterminée ;
• de fourniture de biens ou de services dont le prix dépend de fluctuations sur le marché financier échappant à votre contrôle et susceptibles de se produire pendant le délai de rétractation ;
• de fourniture d'un contenu numérique non fourni sur un support matériel dont l'exécution a commencé après accord préalable exprès du consommateur et renoncement exprès à son droit de rétractation.

Exemple 1. Sachez qu’un matelas n’entre pas dans la catégorie de « fourniture de biens qui ont été descellés par le consommateur après la livraison et qui ne peuvent être renvoyés pour des raisons d'hygiène ou de protection de la santé » car il peut de nouveau être commercialisé après avoir été nettoyé ou désinfecté.

Exemple 2. En cas de bien personnalisé, l’acquéreur ne peut pas exercer son droit de rétractation. Notez qu’il a été jugé que l’acquéreur d’une voiture qui a commandé des options (couleur de la voiture et présence d’une alerte de distance de sécurité) peut se rétracter, les options demandées n’étant pas suffisantes pour estimer que le bien est personnalisé.

Évènement sportif ou culturel. Lorsqu’un particulier achète un billet à l’organisateur d’un évènement culturel ou sportif, il ne peut pas se rétracter. Il en est de même lorsqu’il passe par un intermédiaire pour acheter son billet.

Droit de rétractation : pour qui ?

Les « consommateurs ». Bénéficient d’un droit de rétractation les consommateurs : sont qualifiés comme tels les personnes qui n’agissent pas dans le cadre d’une activité commerciale, artisanale, industrielle ou libérale. Concrètement, il s’agit donc des particuliers qui vous sollicitent pour l’achat d’un bien ou d’un service dans le but de satisfaire un besoin privé. Mais certaines entreprises vont pouvoir aussi bénéficier d’un droit de rétractation : lesquelles ?

Les entreprises ? Une entreprise pourra bénéficier d’un droit de rétractation si elle conclut un contrat « hors établissement » dans le cadre de l’achat d’un bien ou d’une prestation qui n’entre pas dans le champ de son activité principale, et pour autant qu’il s’agisse d’une petite entreprise qui n'emploie pas plus de 5 salariés.

Exemple 1. Une sophrologue a été démarchée par téléphone par un agent commercial qui lui a vendu un contrat d’insertion publicitaire dans l’annuaire local. Mais après avoir signé le bon de commande, la sophrologue se rétracte par lettre recommandée avec AR. Ce qu’elle ne peut pas faire selon l’agent commercial puisqu’elle est un « professionnel ». Et le juge lui donne raison : le contrat d’insertion publicitaire entrant dans le cadre de son activité principale, la sophrologue ne bénéficiait pas du droit de rétractation.

Exemple 2. Un juge a considéré que le contrat de création d’un site web dédié à l’activité professionnelle d’un architecte n’entrait pas dans le champ de son activité principale. Cet architecte, travaillant seul, a donc pu valablement se rétracter.

Exemple 3. Un juge a considéré qu’un contrat d’insertion publicitaire signé par une dirigeante d’une société de vente de bois de chauffage à son domicile à la suite d'un démarchage n’avait pas de lien avec l’activité de la société en question. Le professionnel aurait donc dû l’informer de sa faculté de rétractation.

Droit de rétractation : comment ?

Une information obligatoire. Dans le cadre des ventes à distance, vous avez l’obligation d’informer votre client (particulier ou entreprise dans certains cas) qu’il peut bénéficier d’un droit de rétractation, et ce, disent les textes, « de manière lisible et compréhensible ». Vous devez également l’informer à propos des frais de renvoi qu’il peut être amené à supporter. Il s’agit là d’une obligation pour vous, dont le non-respect est sanctionné par une amende fixée, au maximum, à 15 000 € pour une entreprise individuelle et 75 000 € pour une société.

     =>   Consultez l’avis d’information type relatif au droit de rétractation

Un délai. Vous devez informer votre client qu’il dispose d’un délai de 14 jours pour se rétracter : ce délai court à compter du jour de la réception du bien en cas de vente ou du jour de la conclusion du contrat pour une prestation de services. Le client doit attendre la réception du bien, notamment lorsqu’il l’a acheté via Internet, pour exercer son droit de rétractation. Pour les contrats conclus hors établissement, le consommateur peut exercer son droit de rétractation à compter de la conclusion du contrat.

Une obligation. Dans le cas des contrats conclus en dehors de votre établissement, pour assurer une parfaite information et permettre le calcul de ce délai de rétractation, vous devez remettre au client un contrat daté et signé.

Attention. Vous devez mettre à sa disposition un formulaire type de rétractation.

À noter. Le juge européen a récemment estimé que le numéro de téléphone du professionnel devait figurer dans les informations standardisées transmises aux consommateurs ayant conclus un contrat à distance dès lors que celui-ci était « disponible » : dans cette affaire, le numéro de téléphone figurait sur le site Internet de l’entreprise dans la rubrique « Contact », ce qui pouvait laisser penser au consommateur raisonnement attentif et avisé (consommateur « moyen ») qu’il était utilisé pour établir le contact avec le professionnel. Dès lors, ce numéro devait être considéré comme « disponible », et communiqué aux consommateurs dans le cadre des informations standardisées relatives à leur droit de rétractation : peu importait ici que la ligne téléphonique en question ne soit pas utilisée par l’entreprise pour le suivi des contrats à distance.

     =>   Consultez le formulaire type de rétractation

Si votre client use de son droit… Il doit vous en informer dans le délai qui lui est imparti, soit en utilisant le formulaire mis à sa disposition, soit par un écrit, dénué d’ambiguïté, exprimant sa volonté de se rétracter. Il doit alors vous restituer le bien dans les 14 jours. Se pose alors la question du remboursement et des frais de renvoi du bien.

Vous devez le rembourser. Vous êtes tenu de rembourser à votre client la totalité des sommes versées, y compris les frais de livraison, au plus tard dans les 14 jours qui suivent la date à laquelle il vous a informé de sa décision de se rétracter. S’il doit vous réexpédier le bien, vous pouvez différer le remboursement jusqu’à la récupération du bien ou jusqu’à ce que le client vous ait fourni une preuve de réexpédition.

À noter. En cas de démarchage ou de vente à distance, aucun paiement ne doit en principe être effectué avant un délai de 7 jours (ni remise de chèque, ni autorisation de prélèvement).

Attention aux retards. En cas de retard de remboursement, vous supporterez une majoration, calculée sur le prix du produit :

• du taux d'intérêt légal si le remboursement intervient au plus tard 10 jours après l'expiration des délais précités,
• de 5 % si le retard est compris entre 10 et 20 jours,
• de 10 % si le retard est compris entre 20 et 30 jours,
• de 20 % si le retard est compris entre 30 et 60 jours,
• de 50 % entre 60 et 90 jours,
• et de cinq points supplémentaires par nouveau mois de retard jusqu'à 100 %, puis du taux d'intérêt légal.

La question des frais de renvois. Votre client doit supporter les frais de renvois du bien, mais uniquement les coûts directs de renvoi, sauf si vous décidez de les prendre en charge ou si vous ne l’avez pas informé que ces coûts étaient à sa charge d’où l’importance de délivrer à votre client une information exhaustive sur ce point.

À noter. Pour les contrats hors établissement (cf. supra), lorsque le bien est livré au domicile du client au moment de la conclusion du contrat, vous devez récupérer le bien à vos frais s’il ne peut pas être renvoyé par la Poste en raison de sa nature.

À noter (bis). Notez que la responsabilité de votre client ne pourra être engagée qu’en cas de déprécation du bien résultant de manipulation autres que celles nécessaires à la vérification de son bon fonctionnement.

Droit de rétractation : focus sur les prestations de services

Ça peut arriver… Imaginons que votre client souhaite que vous commenciez à exécuter votre prestation avant l’expiration du délai de 14 jours. Vous devez lors lui demander de vous confirmer son souhait par écrit.

Au cas où… Imaginons maintenant que ce client use de son droit de rétractation : dans ce cas, il doit vous payer des honoraires ou le prix correspondant au service fourni jusqu’à la communication de sa décision de se rétracter (proportionné au prix total de la prestation convenu dans le contrat).

Sanction du défaut d’information et rétractation du consommateur. Un consommateur est exonéré de toute obligation de paiement s’il se rétracte d’un contrat de prestation de service conclu hors établissement qui a déjà été exécuté et pour lequel aucune information sur le droit de rétractation n’a été transmise par le professionnel. Aucune indemnité, même compensatoire, ne peut lui être demandé.

Droit de rétractation : focus sur les foires et salons

Pas de rétractation possible… Si vous vendez des produits ou des services dans des foires ou des salons professionnels, vos clients ne bénéficient pas d’un droit de rétractation. Ces lieux sont, en effet, assimilés à des magasins, ou du moins considérés comme « des lieux destinés à la commercialisation du bien ou du service proposé ».

Mais une information obligatoire… Vous avez toutefois l’obligation d’informer les clients de l’absence de ce droit de rétractation, avant la conclusion de tout contrat. Si vous ne diffusez pas cette information, vous risquez une amende de 3 000 € (pour un commerçant) ou de 15 000 € (pour une société).

Comment ? Cette information doit être visible du consommateur et être précisée sur l’offre de contrat :

• vous devez afficher, de manière visible pour les visiteurs, prospects, clients, sur un panneau au format A3 minimum la phrase suivante : « Le consommateur ne bénéficie pas d'un droit de rétractation pour tout achat effectué dans [cette foire] ou [ce salon], ou [sur ce stand] », en choisissant la formulation la mieux adapté (taille de caractère ne pouvant être inférieur à celle du corps 90) ;
• sur les offres de contrat, vous devez faire mention, dans un encadré apparent, situé en en-tête du contrat (dans une taille de de caractère ne pouvant être inférieur à celle du corps 12), la phrase suivante : « Le consommateur ne bénéficie pas d'un droit de rétractation pour un achat effectué dans une foire ou dans un salon ».

À noter. Même si la Loi ne vous l’impose pas, vous avez la possibilité d’insérer dans le contrat de vente une faculté de rétractation à votre client.

À ce sujet. Il a été jugé qu’un particulier qui, malgré sa rétractation, accepte sans réserve les travaux réalisés par le professionnel avec lequel il a signé un devis au cours d’une foire est considéré comme ayant renoncé à aux effets de sa rétractation. Dès lors, il ne peut pas réclamer le remboursement de l’acompte qu’il a versé au professionnel.

Attention. Une décision récente de la Cour de justice de l’Union européenne (CJUE) a reconnu l’existence d’un droit de rétractation pour un consommateur ayant signé un contrat sur le stand d'un professionnel, après avoir été personnellement sollicité par celui-ci dans l'allée centrale d'une foire. Le juge européen a précisé que dans son cas, il avait signé le contrat dans des conditions similaires à celles entourant la signature d'un contrat à son domicile, du fait de la sollicitation personnelle par le professionnel, dans un lieu considéré comme étranger à son activité. Par conséquent, le contrat devait lui permettre de se rétracter. Le droit européen primant sur le droit français, celui-ci va certainement bientôt être modifié.

Pour la petite histoire. Un commerçant a signé un bon de commande de bouteilles lors d’une foire. Le lendemain, dans une brasserie, un 2^d bon de commande a été signé, modifiant la vente initiale et le client a payé le commerçant, déduction d’un acompte versé la veille. Par la suite, le client a voulu se rétracter. À tort, pour le juge puisque la vente a été conclue lors de la foire car le 2^d bon de commande n’était qu’une simple modification de la commande initiale. Ce que le commerçant a prouvé en rapportant les éléments suivants :

• le 2^d bon de commande mentionnait avoir été signé lors de la foire ;
• le choix des vins était le même ;
• l’acompte versé le jour de la foire a été déduit du prix de vente.

Conditions générales de vente : une obligation entre professionnels  

Un paradoxe. La rédaction des conditions générales de vente (CGV) n’est pas obligatoire. Toutefois, elles doivent être communiquées à tout acheteur professionnel qui en fait la demande… Par voie de conséquence, bien que non obligatoire, la rédaction des CGV est fortement conseillée, d’autant que le défaut de communication est sanctionné : votre responsabilité pourra être engagée et vous pourrez être recherché en réparation du préjudice causé.

Une obligation entre professionnels... Voici ce qu’imposent les textes : « toute personne exerçant des activités de production, de distribution ou de services qui établit des conditions générales de vente est tenue de les communiquer à tout acheteur qui en fait la demande pour une activité professionnelle. Cette communication s'effectue par tout moyen constituant un support durable ».

... mais aussi envers les particuliers ? De nombreuses entreprises ont rédigé des CGV qu’elles opposent à l’égard de leur client particulier même si leur rédaction n’est pas obligatoire. Pour que ces CGV soient opposables au client particulier, il est nécessaire que vous les ayez portées à sa connaissance et qu’il les ait acceptés. Son acceptation devra être matérialisée, pour des raisons de sécurité juridique, par un écrit. En pratique, il est donc nécessaire de faire apparaître vos CGV sur vos bons de commande ou sur vos devis. Notez qu’en cas de contradictions entre vos conditions générales et des éventuelles conditions particulières, ces dernières l’emporteront sur les conditions générales.

À noter. Dans le cadre de cette fiche, seules les obligations de mise en place et de communication des conditions générales de vente établies entre clients professionnels seront abordées.

Une communication obligatoire. S’il le souhaite, votre client professionnel doit donc obtenir, auprès de vous, communication de vos CGV sur simple demande : faites donc en sorte que vos CGV soient établies sur un document écrit prêt à être communiqué, notamment par voie informatique. Cette communication peut se faire par tous moyens, l’essentiel étant que vous soyez en mesure de prouver que vos CGV ont effectivement été communiquées à votre client : vous ne pourrez faire valoir vos CGV que si l’acheteur en a eu connaissance et les a effectivement acceptées.

Attention. Un professionnel a inséré dans une confirmation de commande une clause selon laquelle le client reconnait avoir reçu les conditions générales de vente. À la suite d’un litige soumis à son avis, le juge a toutefois considéré que cette information ne permettait pas de considérer que le client en avait eu connaissance.

Pratiques utilisées. Il vaut donc mieux éviter les clauses de style, qui seraient dénuées de valeur, et vous assurer que vos clients ont effectivement pris connaissance de vos CGV. Vous pourriez, par exemple, les reproduire et faire signer l’exemplaire vous revenant en faisant préciser que votre client déclare avoir pris connaissance des CGV et les accepter sans réserve. Une autre pratique consiste également à les reproduire sur les confirmations de commande, les bons de livraison, les devis et les factures, en vous assurant que vos clients déclarent expressément avoir pris connaissance des CGV et les accepter sans réserve.

Bon à savoir. Une société a mentionné ses CGV au verso de ses factures. Mais elle ne s’était pas assuré que son partenaire commercial déclare expressément avoir pris connaissance desdites CGV et les ait acceptées sans réserve. Malgré cela, le juge a considéré que le partenaire commercial avait tacitement accepté les CGV, par ailleurs correctement rédigées, car leur relation d’affaires avait duré 8 ans et avait donné lieu à l’établissement de 120 factures.

Et sur le net ? En cas d’achats professionnels sur Internet, il faut savoir que les CGV s’imposent à vous si vous les avez acceptées d’un simple clic (c’est ce qu’a décidé la Cour de Justice de l’Union Européenne qui considère que l’important reste que l’entreprise puisse avoir eu la possibilité de consulter les CGV et de les imprimer ou de les sauvegarder avant de passer sa commande).

Une différenciation possible selon les catégories de clients. Vous avez la possibilité de mettre en place des CGV différenciées selon différentes catégories d’acheteurs de produits ou de demandeurs de services. Il est ainsi possible d’imaginer des CGV spécifiques aux clients grossistes, des CGV spécifiques aux commerces de proximité, des CGV spécifiques en cas de recours à la vente à distance, etc. Si vous recourez à des CGV catégorielles, l’obligation de communication portera sur les CGV applicables aux acheteurs de produits ou aux demandeurs de prestation de services d'une même catégorie.

Conditions générales de vente : un contenu minimal obligatoire

Un contenu obligatoire, sous peine d’amende. Lorsque vous formalisez vos CGV, vous êtes tenu d’y insérer des clauses obligatoires : si vous n’indiquez ou ne respectez pas les mentions que doivent légalement comporter les conditions générales de vente, vous encourez une amende administrative de 15 000 € (pour une personne physique) ou de 75 000 € (pour une société). Autant s’accorder un peu de temps pour vérifier si vos CGV comportent le minimum requis…

Des mentions obligatoires. Vos CGV doivent, a minima, apporter des précisions sur les conditions de vente (délais et coût de livraison, modalités de retour des marchandises, etc.), les conditions de garantie (prévoir notamment la mention selon laquelle le vendeur est tenu des défauts de conformité ou des défauts cachés), le barème des prix unitaires, les réductions de prix et les conditions de règlement.

Bon à savoir. S’il est prévu une procédure d'acceptation ou de vérification permettant de certifier la conformité des marchandises ou des services au contrat, la durée de cette procédure doit être fixée conformément aux bonnes pratiques et usages commerciaux. En tout état de cause, cette durée ne doit pas excéder 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou de réalisation de la prestation des services (à moins qu'il n'en soit expressément stipulé autrement par contrat et pourvu que cela ne constitue pas une clause ou pratique abusive).

Pensez à d’autres clauses… Cette liste n’est évidemment pas limitative. Il est même conseillé de ne pas se limiter à ces seules informations. Il ne faut pas oublier que la finalité des CGV est de clarifier les relations avec vos clients et donc, in fine, de limiter autant que possible les éventuelles contestations, sources de litiges. Vous pourriez, par exemple, prévoir d’insérer :

• une clause prévoyant la validation préalable des commandes qui prévoira que la commande ne sera réputée acceptée que lorsque l’entreprise en aura accusé réception ;
• une clause de réserve de propriété qui stipulera que vous conservez la propriété du bien vendu jusqu’au paiement complet du prix par le client ;
• si vous exercez votre activité dans un cadre international, il peut être utile d’insérer une clause précisant que la Loi applicable à vos opérations est la Loi française ;
• une clause attributive de juridiction, de manière à spécifier que tout litige sera porté devant le tribunal compétent du ressort du siège de votre entreprise, ceci afin d’éviter de voir les litiges portés devant les tribunaux compétents du ressort du siège de vos clients (elle doit être spécifiée de façon très apparente : à défaut, elle peut être considérée comme nulle).

Dans tous les cas, personnalisez vos CGV ! Une entreprise ne ressemble à nulle autre : il est impératif que vos CGV correspondent à vos propres spécificités. Pour paraphraser le Code de commerce, les CGV « constituent le socle unique de la négociation commerciale ». Parce qu’elles vont prévoir, définir, régler, anticiper les conditions commerciales et financières dans lesquelles vos clients pourront traiter avec vous, elles doivent être adaptées à votre activité et vos modalités de fonctionnement. Cela passera peut-être par une étude de vos pratiques commerciales et le recours à des spécialistes de la rédaction des CGV, mais ce peut être là un investissement qu’il ne faut pas négliger.

Pour la petite histoire. Mais attention tout de même au libellé de vos CGV et aux conditions que vous y insérez. Une société commercialisant des voitures a fait mentionner dans ses CGV que les ventes seraient définitives après que les clients aient réceptionné un avis de confirmation envoyé par lettre recommandée avec AR, après réception d’un acompte. Parce que la société n’a pas respecté ce formalisme qu’elle s’est elle-même imposée, un client a pu faire annuler la vente d’une voiture, alors qu’il avait déjà versé un acompte, parce que la société avait envoyé son avis de confirmation par un simple mail.

Conditions générales de vente : pour les prestataires de services

Des obligations d’informations complémentaires. Il est prévu que tout prestataire de services doit avant l’exécution de la prestation de services, mettre son client en mesure de connaître les caractéristiques essentielles du service (ne sont pas concernées les services de nature financière et les opérations pratiquées par les compagnies d’assurance, les mutuelles et les instituts de prévoyance).

De quelle nature ? Les informations qui doivent être mises à la disposition de votre client de manière claire et non ambiguë sont les suivantes :

• nom, statut, forme juridique, adresse et toutes coordonnées permettant de vous identifier et de vous contacter ;
• le cas échéant, numéro d’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés ou au Répertoire des Métiers et de l’Artisanat ;
• si l’exercice de votre activité est soumis à autorisation, les coordonnées de l’autorité ayant délivrée cette autorisation ;
• si vous êtes assujetti à la TVA, numéro individuel d’identification délivré par les services de l’administration fiscale ;
• si vous êtes membre d’une profession réglementée, votre titre professionnel et l’’État membre de l’Union européenne dans lequel il a été octroyé, ainsi que le nom de l’ordre ou de l’organisme professionnel auprès duquel vous êtes inscrit ;
• vos conditions générales ;
• le cas échéant, les clauses contractuelles relatives à la législation applicable et la juridiction compétente ;
• le cas échéant, l'existence d'une garantie après-vente non imposée par la Loi ;
• l'éventuelle garantie financière ou assurance de responsabilité professionnelle que vous avez souscrite, ainsi que les coordonnées de l'assureur ou du garant et la couverture géographique du contrat ou de l'engagement.

Et, sur demande… Vous devez également communiquer au consommateur qui en fait la demande les informations complémentaires suivantes :

• en ce qui concerne les professions réglementées, une référence aux règles professionnelles applicables dans l'’État membre de l'Union européenne sur le territoire duquel vous êtes établi et aux moyens d'y avoir accès ;
• des informations sur vos activités pluridisciplinaires et vos partenariats qui sont directement liés au service concerné et sur les mesures prises pour éviter les conflits d'intérêts ;
• les éventuels codes de conduite auxquels vous êtes soumis, l'adresse électronique à laquelle ces codes peuvent être consultés ainsi que les versions linguistiques disponibles ;
• les informations sur les conditions de recours à des moyens extrajudiciaires de règlement des litiges, lorsque ces moyens sont prévus par un code de conduite, un organisme professionnel ou toute autre instance.

Transmission des données de transaction : pour qui ? Comment ?

Pour qui ? Cette obligation concerne les assujettis qui sont établis, ont leur domicile ou leur résidence habituelle en France.

Concrètement, elle oblige ceux-ci à transmettre à l’administration, sous format électronique, les informations relatives à certaines opérations (lorsqu’elles ne sont pas exonérées de TVA conformément à certaines dispositions spécifiques).

Pour quelles transactions ? L’obligation de transmission de données complémentaires de transaction concerne les transactions dites « non domestiques », ainsi que celles réalisées entre une personne assujettie à la TVA (généralement une entreprise) et une personne non assujettie à la TVA (comme un particulier).

Une transaction « non domestique » ? Une opération est dite « domestique » lorsqu’elle est réalisée (ou présumée réalisée) sur le sol français. A l’inverse, les opérations « non domestiques » sont celles qui ne sont pas réalisées (ou présumées réalisées) sur le sol français.

Cas particuliers. Sauf exception, les assujettis qui ne sont pas établis en France (ou leur représentant le cas échéant) transmettent à l’administration, par voie électronique, des informations relatives aux livraisons de biens et aux prestations de services situées en France pour lesquelles ils sont redevables de la TVA, quelle que soit la qualité du preneur ou du destinataire (assujetti ou non à TVA).

Une transmission électronique. Que l’assujetti soit ou non établi en France, les informations doivent être transmises par voie électronique :

• soit par l’intermédiaire du portail public de facturation qui les communique ensuite à l’administration ;
• soit par l’intermédiaire d’une autre plateforme de dématérialisation qui les transmet au portail public de facturation, qui les communique ensuite à l’administration.

Quelles données ? L’assujetti devra transmettre certaines données conformes aux normes sémantiques publiées sur le site de l’administration fiscale, par exemple :

• son numéro d'identification ;
• la période au titre de laquelle la transmission est effectuée ou, pour les opérations donnant lieu à une facture électronique, la date de la facture ;
• la mention “ option pour le paiement de la taxe d'après les débits ” lorsqu'il y a lieu ;
• la catégorie de transaction :
  • livraisons de biens soumises à la taxe sur la valeur ajoutée ;
  • prestations de services soumises à la taxe sur la valeur ajoutée ;
  • livraisons de biens et prestations de services réalisées par des assujettis établis en France et qui ne sont pas situées en France ;
• etc.

Quelle périodicité ? L’assujetti doit communiquer ces données de transaction au moins :

• 3 fois par mois s’il est soumis au régime réel normal mensuel d’imposition ;
• 1 fois par mois s’il est soumis au régime réel normal trimestriel d’imposition ;
• 1 fois par mois s’il est soumis aux régimes simplifiés d’imposition ;
• 1 fois tous les 2 mois pour les bénéficiaires de la franchise en base de TVA ou du régime de remboursement forfaitaire réservé aux exploitants agricoles.

A quel moment ? Elles doivent parvenir au portail public de facturation :

• pour les assujettis soumis au régime réel normal mensuel :
  • le 20 du mois, pour les opérations réalisées entre le 1er et le 10 du mois ;
  • le 30 du mois, pour les opérations réalisées entre le 11 et le 20 du mois ;
  • le 10 du mois suivant, pour les opérations réalisées après le 21 du mois ;
• pour les assujettis soumis au régime réel normal trimestriel, dans un délai de 10 jours suivant le dernier jour du mois faisant l’objet de la transmission ;
• pour les assujettis soumis aux régimes simplifiés d’imposition, entre le 25 et le 30 du mois suivant le mois faisant l’objet de la transmission ;
• pour les bénéficiaires de la franchise en base de TVA ou du régime de remboursement forfaitaire réservé aux exploitants agricoles, entre le 25 et le 30 du mois suivant les 2 mois faisant l’objet de la transmission.

Des exceptions. Ces dispositions ne s’appliquent pas :

• aux opérations qui sont classées au titre du secret de la défense nationale ;
• aux opérations concernées par une clause de confidentialité prévue pour un motif de sécurité nationale par un contrat conclu dans le cadre d’un marché de défense ou de sécurité.

Transmission des données de paiement : pour qui ? Comment ?

Pour qui ? Les données relatives au paiement des prestations de services entrant dans le champ d’application de la facturation électronique ou de l’obligation de transmission d’informations, à l’exception de celles pour lesquelles la TVA est due par le preneur, doivent être communiquées à l’administration, sous forme électronique, selon des normes de transmission qui seront définies ultérieurement par arrêté.

Par qui ? C’est à l’assujetti sur lequel pèse l’obligation de facturation électronique ou de transmission d’informations de transmettre les données relatives au paiement.

Comment ? Cette transmission de données pourra se faire :

• soit par l’intermédiaire du portail public de facturation qui les communique ensuite à l’administration ;
• soit par l’intermédiaire d’une autre plateforme de dématérialisation qui les transmet au portail public de facturation, qui les communique ensuite à l’administration.

Les données à transmettre, conformes aux normes sémantiques publiées sur le site de l’administration fiscale, sont les suivantes :

• le numéro d'identification ;
• la période au titre de laquelle la transmission est effectuée ou, pour les opérations donnant lieu à une facture électronique, la date de la facture ;
• la date d'encaissement effectif ;
• le montant encaissé, par taux d'imposition de la taxe sur la valeur ajoutée ;
• pour les opérations donnant lieu à facture, le numéro de facture.

Quelle périodicité ? L’assujetti doit communiquer ces données de paiement au moins :

• 1 fois par mois, s’il est soumis au régime réel normal ou aux régimes simplifiés d’imposition ;
• 1 fois tous les 2 mois, pour les bénéficiaires de la franchise en base de TVA ou du régime de remboursement forfaitaire réservé aux exploitants agricoles.

Quand ? Elles doivent parvenir au portail public de facturation :

• dans un délai de 10 jours suivant la fin du mois faisant l’objet de la transmission pour les assujettis soumis au régime réel normal mensuel ou trimestriel ;
• entre le 25 et le 30 du mois suivant le mois faisant l’objet de la transmission pour les assujettis soumis aux régimes réels simplifiés d’imposition ;
• entre le 25 et le 30 du mois suivant les 2 mois faisant l’objet de la transmission pour les assujettis soumis à la franchise en base de TVA ou au régime de remboursement forfaitaire réservé aux exploitants agricoles.

Des exceptions. Ces dispositions s’appliquent aux factures émises dans le cadre de l’exécution de contrats de la commande publique à l’exception des marchés de défense et de sécurité. De même, elles ne s’appliquent pas :

• aux opérations qui sont classées au titre du secret de la défense nationale ;
• aux opérations concernées par une clause de confidentialité prévue pour un motif de sécurité nationale par un contrat conclu dans le cadre d’un marché de défense ou de sécurité.

Transmission de données : le point sur les sanctions

Une amende pour l’assujetti. L’assujetti qui ne respecte pas son obligation de transmission d’informations et / ou de données de paiement s’expose au paiement d’une amende de 250 € par transmission. Le total des amendes appliquées au titre d’une même année civile au titre de chacune des obligations (information et données de paiement) est plafonné à 15 000 €.

Une amende pour l’opérateur de plateforme. Les opérateurs de plateforme de dématérialisation qui manquent à leur obligation de transmission d’informations et / ou de données de paiement s’exposent au paiement d’une amende de 750 € par transmission. Le total des amendes appliquées au titre d’une même année civile au titre de chacune des obligations (informations et données de paiement) est plafonné à 45 000 €.

Une tolérance. Ces amendes ne s’appliqueront pas en cas de 1re infraction commise au cours de l’année civile en cours et des 3 années précédentes, sous réserve que l’infraction ait été réparée soit spontanément, soit dans les 30 jours d’une 1re demande de l’administration.

Transmission de données : quand ?

2024 ? Initialement, la mise en place de cette réforme devait suivre un calendrier précis :

• obligation de réception des factures sous forme électronique : 1er juillet 2024 pour toutes les entreprises ;
• obligation d’émission des factures sous forme électronique et de transmission des données de transaction et de paiement :
  • 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
  • 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
  • 1er janvier 2026 pour les PME et les microentreprises.

Finalement, il a été décidé de reporter l’entrée en vigueur du dispositif… qui ne devrait donc pas être déployé au 1er juillet 2024. Pour le moment, la date de report n’est pas connue et devrait être définie dans le cadre de la loi de finances pour 2024. Affaire à suivre…

Une foire aux questions. Régulièrement, l’administration fiscale met à jour une foire aux questions au sujet de la facturation électronique. Vous pouvez la retrouver ici.

Facturation électronique : quid de la protection des données collectées ?

Le contexte. La nouvelle règlementation engendre de nombreuses questions, parmi lesquelles figure celle de la protection des données personnelles et des données de transaction collectées à cette occasion par les plateformes de dématérialisation privées et publiques appelées à intervenir.

Interrogé sur ce point, le gouvernement a apporté plusieurs éléments de réponse :

• d’abord, il assure que les informations transmises dans le cadre de rapports B2C ne comporteront aucune donnée personnelle relative au particulier, et que les données de transactions collectées à ce sujet seront globalisées, de manière à ce que chaque transaction passée avec un particulier ne puisse être individualisée ;
• dans le cadre des transactions B2B, les données collectées correspondent aux mentions qui doivent d’ores et déjà figurer sur les factures.

Par ailleurs, les plateformes de dématérialisation intervenant dans la mise en œuvre du dispositif, soumises au secret des affaires, seront tenues à une obligation d’immatriculation pour une durée de 3 ans, elle-même subordonnée au respect du règlement européen en matière de protection des données personnelles (RGPD).

Mais aussi… Le cadre règlementaire à venir devrait également présenter des garanties techniques et opérationnelles susceptibles d’assurer la sécurité des données présentant un intérêt commercial pour les entreprises, ainsi que des moyens d’authentification sécurisés pour chaque acteur, à même d’assurer la confidentialité et l’intégrité des transmissions réalisées.

Facturation électronique : pour qui ? Comment ?

Rapports B2B. L’obligation de facturation électronique concerne les transactions « domestiques » réalisées entre personnes assujetties à la TVA (B2B) et établies, domiciliées ou résidant habituellement en France.

Des transactions « domestiques ». Une opération est dite « domestique » lorsqu’elle est réalisée (ou présumée réalisée) sur le sol français. A l’inverse, les opérations « non domestiques » sont celles qui ne sont pas réalisées (ou présumées réalisées) sur le sol français.

Attention ! Cette obligation de facturation électronique ne s’applique que si l’émetteur et le destinataire de la facture sont des assujetties à la TVA qui sont établies, ont leur domicile ou leur résidence habituelle en France.

Pour quelles opérations ? Sont concernées les opérations suivantes :

• livraisons de biens ou prestations de services effectuées pour un assujetti à la TVA, ou pour une personne morale non assujettie, et qui ne sont pas exonérées en vertu de dispositions particulières ;
• livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d'œuvres d'art, d'objets de collection ou d'antiquité.

Comment ça marche ? Pour émettre, transmettre ou recevoir leurs factures électroniques, les assujettis peuvent choisir d’utiliser le portail public de facturation ou une autre plateforme de dématérialisation.

Une transmission de données. Les assujettis désormais tenus à la facturation électronique doivent communiquer à l’administration les données relatives aux mentions figurant sur les factures électroniques qu’ils émettent.

Pour ceux qui utilisent le portail public de facturation, c’est ce portail qui se chargera de transmettre les données de facturation à l’administration.

Pour les autres. Les données de facturation émises par les personnes qui utilisent une autre plateforme seront transmises par l’opérateur en charge de cette plateforme au portail public de facturation. Et c’est ensuite le portail public qui les communiquera à l’administration.

Quelles données ? Vous retrouverez ici la liste complète des données en question pour les factures émises à compter du 1er juillet 2024. A titre d’exemple, on peut citer :

• le numéro Siren de l’assujetti et du client ;
• le numéro de TVA intracommunautaire de l’assujetti ou de l’assujetti unique ;
• le numéro de TVA intracommunautaire attribué au membre de l’assujetti ;
• le numéro de TVA intracommunautaire du représentant fiscal de l’assujetti ;
• le pays de l’assujetti et du client ;
• la date d’émission de la facture ;
• le numéro de la facture ;
• le total hors taxe par taux d’imposition de la taxe ;
• le montant de la taxe correspondante par taux d’imposition ;
• le taux de TVA à appliquer ;
• etc.

Notez que si vous émettez une facture selon un format qui n’est ni structuré, ni mixte, les données à transmettre impérativement sous format structuré sont, notamment :

• le numéro Siren de l’assujetti ou du membre de l’assujetti unique et du client ;
• le numéro de TVA intracommunautaire de l’assujetti unique ;
• la date d’émission de la facture ;
• le numéro de la facture ;
• le total hors taxe par taux d’imposition de la taxe ;
• le montant de la taxe correspondante par taux d’imposition ;
• etc.

A partir du 1er janvier 2026, les factures électroniques devront comprendre des données supplémentaires qui devront être transmises, également sous un format structuré :

• minoration de prix (ristournes, remises, rabais) ;
• dénomination précise du bien livré ou du service rendu ;
• quantité de biens livrés ou de services rendus ;
• prix hors taxe de chaque bien livré ou service rendu ;
• adresse de livraison des biens, si différente de l’adresse du client ;
• date d’émission de la facture rectifiée en cas d’émission de facture rectificative ;
• mention d’escompte ;
• éco-participation.

Concernant la fréquence de transmission, notez que les plateformes de dématérialisation partenaire choisies par les émetteurs de factures devront transmettre les données requises au portail public de facturation dans les 24 heures qui suivent le dépôt de la facture. Ce délai court à partir du moment où la facture est accepté par la plateforme de l’émetteur, donc à partir du moment où le statut « dépôt » apparaît.

Un annuaire central. Par dérogation au secret des affaires, le portail public de facturation tient un annuaire central à disposition des entreprises et des opérateurs chargés des autres plateformes de dématérialisation.

Constitution et mises à jour. Cet annuaire est constitué et mis à jour sur la base des informations transmises par ces opérateurs. Il répertorie les informations nécessaires à l’adressage des factures électroniques aux opérateurs de plateforme des destinataires des factures. Si l’entreprise utilise le portail public de facturation, il doit lui transmettre directement ces informations.

Une exception. Ces dispositions ne s’appliquent pas aux opérations qui sont classées au titre du secret de la défense nationale.

Une foire aux questions. Régulièrement, l’administration fiscale met à jour une foire aux questions au sujet de la facturation électronique. Vous pouvez la retrouver ici.

Facturation électronique : quand ?

2024 ? Initialement, la mise en place de cette réforme devait suivre un calendrier précis :

• obligation de réception des factures sous forme électronique : 1er juillet 2024 pour toutes les entreprises ;
• obligation d’émission des factures sous forme électronique et de transmission des données de transaction et de paiement :
  • 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
  • 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
  • 1er janvier 2026 pour les PME et les microentreprises.

Finalement, il a été décidé de reporter l’entrée en vigueur du dispositif… qui ne devrait donc pas être déployé au 1er juillet 2024. Pour le moment, la date de report n’est pas connue et devrait être définie dans le cadre de la loi de finances pour 2024. Affaire à suivre…

Un rappel. Pour mémoire :

• une « micro-entreprise » est une entreprise qui emploie moins de 10 personnes et dont le chiffre d'affaires ou le total du bilan annuel n'excède pas 2 M€ ;
• une PME est une entreprise qui emploie moins de 250 salariés et réalise un CA annuel n’excédant pas 50 M€ ou dispose d’un total de bilan n’excédant pas 43 M€ ;
• une ETI est une entreprise qui emploie entre 250 et 4 999 salariés et réalise un CA n’excédant pas 1,5 Md € ou dispose d’un total de bilan n’excédant pas 2 Mds d’€.

Facturation électronique : la spécificité des marchés publics

Vis-à-vis de vos clients publics. Entre le 1er janvier 2017 et le 1er janvier 2020, la facturation électronique a été étendue à l'ensemble des entreprises qui comptent parmi leurs clients des collectivités locales, des hôpitaux, des services de l'État, des établissements publics locaux et nationaux, etc.

Comment transmettre les factures ? Les entreprises et les sous-traitants d’un marché public peuvent transmettre leurs factures via l'un des 3 modes suivants, à leur choix :

• un mode « flux » correspondant à une transmission automatisée de manière univoque entre le système d'information de l’entreprise ou de son tiers de télétransmission et Chorus Pro ;
• un mode « portail », nécessitant de la part de l’entreprise :
  • soit la saisie manuelle des éléments de facturation ;
  • soit le dépôt de sa facture dématérialisée ;
• un mode « service », nécessitant de la part de l’entreprise l'implémentation dans son système d'information de l'appel aux services mis à disposition par Chorus Pro.

Des mentions obligatoires. L’acceptation des factures électroniques émises à l’encontre de l’Etat et des collectivités et établissements publics supposera qu’elles comportent les mentions obligatoires suivantes :

• la date d'émission de la facture ;
• la désignation de l'émetteur et du destinataire de la facture ;
• le numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue établie par l'émetteur de la facture, la numérotation pouvant être établie dans ces conditions sur une ou plusieurs séries ;
• en cas de contrat exécuté au moyen de bons de commande, le numéro du bon de commande ou, dans les autres cas, le numéro de l'engagement généré par le système d'information financière et comptable de l'entité publique ;
• le code d'identification du service en charge du paiement ;
• la date de livraison des fournitures ou d'exécution des services ou des travaux ;
• la quantité et la dénomination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ;
• le prix unitaire hors taxes des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ou, lorsqu'il y a lieu, leur prix forfaitaire ;
• le montant total hors taxes et le montant de la taxe à payer, ainsi que la répartition de ces montants par taux de taxe sur la valeur ajoutée, ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération ;
• le cas échéant, les modalités particulières de règlement ;
• le cas échéant, les renseignements relatifs aux déductions ou versements complémentaires ;
• les numéros d'identité de l'émetteur et du destinataire de la facture ou, à défaut, pour les émetteurs ne disposant pas de ce numéro, l'identifiant qui leur a été attribué.

Attention. La réglementation relative à la réforme de la facturation électronique (choix de la plateforme, données à transmettre, périodicité, etc.), qui commencera à entrer en vigueur le 1er juillet 2024, s’appliquera en matière de marchés publics.

Facturation électronique : un point sur les sanctions

Une amende pour l’assujetti. L’assujetti qui ne respecte par son obligation d’émission d’une facture électronique s’expose au paiement d’une amende de 15 € par facture. Le total des amendes appliquées au titre d’une même année civile est plafonné à 15 000 €.

Une amende pour l’opérateur de plateforme. Les opérateurs de plateforme de dématérialisation qui manquent à leur obligation de transmission de données s’exposent au paiement d’une amende de 15 € par facture mise à la charge de cette plateforme. Le total des amendes appliquées au titre d’une même année civile est plafonné à 45 000 €.

Une tolérance. Ces amendes ne s’appliqueront pas en cas de 1re infraction commise au cours de l’année civile en cours et des 3 années précédentes, sous réserve que l’infraction ait été réparée soit spontanément, soit dans les 30 jours d’une 1re demande de l’administration. Cette tolérance s’applique aussi à :

• l’amende égale à 50 % du montant de la transaction, en cas d’absence de délivrance d’une facture ou d’une note et de non-comptabilisation de la transaction concernant les prestations de services comprenant l’exécution de travaux immobiliers fournies à des particuliers par un redevable de la TVA ;
• l’amende de 15 € pour toute omission ou inexactitude constatée dans les factures ou documents en tenant lieu.

Facturation électronique : quid de la protection des données collectées ?

Le contexte. La nouvelle règlementation engendre de nombreuses questions, parmi lesquelles figure celle de la protection des données personnelles et des données de transaction collectées à cette occasion par les plateformes de dématérialisation privées et publiques appelées à intervenir.

Interrogé sur ce point, le gouvernement a apporté plusieurs éléments de réponse :

• d’abord, il assure que les informations transmises dans le cadre de rapports B2C ne comporteront aucune donnée personnelle relative au particulier, et que les données de transactions collectées à ce sujet seront globalisées, de manière à ce que chaque transaction passée avec un particulier ne puisse être individualisée ;
• dans le cadre des transactions B2B, les données collectées correspondent aux mentions qui doivent d’ores et déjà figurer sur les factures.

Par ailleurs, les plateformes de dématérialisation intervenant dans la mise en œuvre du dispositif, soumises au secret des affaires, seront tenues à une obligation d’immatriculation pour une durée de 3 ans, elle-même subordonnée au respect du règlement européen en matière de protection des données personnelles (RGPD).

Mais aussi… Le cadre règlementaire à venir devrait également présenter des garanties techniques et opérationnelles susceptibles d’assurer la sécurité des données présentant un intérêt commercial pour les entreprises, ainsi que des moyens d’authentification sécurisés pour chaque acteur, à même d’assurer la confidentialité et l’intégrité des transmissions réalisées.

Recouvrement simplifié des petites créances : une nouvelle procédure

Un problème. Lorsqu’un client ne vous paye pas, il devient votre « débiteur » et la somme due est appelée « créance ». Cette créance, vous pouvez la recouvrer en justice. Mais les litiges que doivent traiter les tribunaux sont nombreux, ce qui les engorge et, par conséquent, allongent les délais de jugement.

Une solution. Afin de désengorger les tribunaux et pour faciliter vos démarches dans le recouvrement de votre créance, il a été créé la procédure simplifiée de recouvrement pour les petites créances. On parle de « petites créances » car leur montant ne doit pas excéder 5 000 € (créance en principal + intérêts).

Recouvrement simplifié des petites créances : quelle est la procédure ?

Un recours obligatoire… Vous n’êtes pas seul lorsque vous recourez à la procédure de recouvrement des petites créances. Vous êtes, en effet, accompagné par un professionnel qui mènera la procédure.

… au commissaire de justice ! C’est le commissaire de justice qui mènera la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances. Si vous souhaitez recourir à cette procédure, vous devez donc prendre contact avec lui.

Notification. Une fois saisi, le commissaire de justice va notifier votre volonté de recourir à la procédure de recouvrement simplifiée des créances à votre débiteur par lettre recommandée avec AR ou par mail. Cette lettre ou ce mail doit reprendre un modèle-type établi par l'administration.

     =>  Consultez le modèle-type de la lettre envoyée au débiteur

     =>  Consultez le modèle-type du mail envoyé au débiteur

Réponse de votre client. Votre débiteur aura alors le choix, durant 1 mois, d’accepter ou non le recours à cette procédure. Un formulaire d’acceptation ou de refus est annexé au courrier envoyé à votre débiteur.

Réponse négative. Lorsque votre débiteur refuse de participer à la procédure, il peut manifester ce refus par la remise ou l'envoi d'un formulaire de refus (par écrit ou par internet) ou par tout autre moyen.

     =>  Consultez le modèle-type du formulaire de refus

Réponse positive. Lorsque votre débiteur accepte de participer à la procédure simplifiée de recouvrement, il doit manifester cet accord, soit contre émargement, le cas échéant par toute personne spécialement mandatée, soit par l'envoi du formulaire d'acceptation (par courrier ou par mail).

     =>  Consultez le modèle-type du formulaire d’acceptation

Absence de réponse. L'absence de réponse dans le délai d’1 mois vaut refus implicite de recourir à la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances.

À noter. À compter de l'envoi de la lettre avec AR, aucun paiement ne peut avoir lieu tant que le commissaire de justice n’a pas constaté la fin de la procédure.

Trouver un accord. En cas d’acceptation, le commissaire de justice va proposer à votre débiteur un accord sur le montant et les modalités du paiement.

Accord trouvé. Lorsqu’un accord sur le montant et les modalités du paiement est trouvé, le commissaire de justice va vous délivrer un titre exécutoire qui récapitule les diligences effectuées en vue de la conclusion de cet accord (une copie de ce titre exécutoire est remise gratuitement à votre débiteur).

Fin de la procédure. La procédure simplifiée de recouvrement prend fin lorsque le commissaire de justice constate (par un écrit qui peut être établi sur support électronique) :

• le refus, par votre débiteur, de participer à la procédure simplifiée de recouvrement ;
• l'expiration du délai d’1 mois, à compter de l'envoi de la lettre invitant votre débiteur à participer à la procédure, sans qu'un accord ne soit établi sur le montant et les modalités de paiement ;
• le refus exprès donné par votre débiteur, dans le même délai, sur le montant ou les modalités de paiements proposés ;
• la conclusion d'un accord, dans le même délai, portant sur le montant et les modalités du paiement.