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Facturation électronique : mode d’emploi

Date de mise à jour : 18/08/2023 Date de vérification le : 18/08/2023 19 minutes

Pour simplifier la vie des entreprises et accélérer leur transition numérique, l’obligation de facturation électronique est généralisée. Qui est concerné ? Comment ça marche ? Quand va-t-il falloir s’y mettre ?

Rédigé par l'équipe WebLex.
Facturation électronique : mode d’emploi

Facturation électronique : pour qui ? Comment ?

Rapports B2B. L’obligation de facturation électronique concerne les transactions « domestiques » réalisées entre personnes assujetties à la TVA (B2B) et établies, domiciliées ou résidant habituellement en France.

Des transactions « domestiques ». Une opération est dite « domestique » lorsqu’elle est réalisée (ou présumée réalisée) sur le sol français. A l’inverse, les opérations « non domestiques » sont celles qui ne sont pas réalisées (ou présumées réalisées) sur le sol français.

Attention ! Cette obligation de facturation électronique ne s’applique que si l’émetteur et le destinataire de la facture sont des assujetties à la TVA qui sont établies, ont leur domicile ou leur résidence habituelle en France.

Pour quelles opérations ? Sont concernées les opérations suivantes :

  • livraisons de biens ou prestations de services effectuées pour un assujetti à la TVA, ou pour une personne morale non assujettie, et qui ne sont pas exonérées en vertu de dispositions particulières ;
  • livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d'œuvres d'art, d'objets de collection ou d'antiquité.

Comment ça marche ? Pour émettre, transmettre ou recevoir leurs factures électroniques, les assujettis peuvent choisir d’utiliser le portail public de facturation ou une autre plateforme de dématérialisation.

Une transmission de données. Les assujettis désormais tenus à la facturation électronique doivent communiquer à l’administration les données relatives aux mentions figurant sur les factures électroniques qu’ils émettent.

Pour ceux qui utilisent le portail public de facturation, c’est ce portail qui se chargera de transmettre les données de facturation à l’administration.

Pour les autres. Les données de facturation émises par les personnes qui utilisent une autre plateforme seront transmises par l’opérateur en charge de cette plateforme au portail public de facturation. Et c’est ensuite le portail public qui les communiquera à l’administration.

Quelles données ? Vous retrouverez ici la liste complète des données en question pour les factures émises à compter du 1er juillet 2024. A titre d’exemple, on peut citer :

  • le numéro Siren de l’assujetti et du client ;
  • le numéro de TVA intracommunautaire de l’assujetti ou de l’assujetti unique ;
  • le numéro de TVA intracommunautaire attribué au membre de l’assujetti ;
  • le numéro de TVA intracommunautaire du représentant fiscal de l’assujetti ;
  • le pays de l’assujetti et du client ;
  • la date d’émission de la facture ;
  • le numéro de la facture ;
  • le total hors taxe par taux d’imposition de la taxe ;
  • le montant de la taxe correspondante par taux d’imposition ;
  • le taux de TVA à appliquer ;
  • etc.

Notez que si vous émettez une facture selon un format qui n’est ni structuré, ni mixte, les données à transmettre impérativement sous format structuré sont, notamment :

  • le numéro Siren de l’assujetti ou du membre de l’assujetti unique et du client ;
  • le numéro de TVA intracommunautaire de l’assujetti unique ;
  • la date d’émission de la facture ;
  • le numéro de la facture ;
  • le total hors taxe par taux d’imposition de la taxe ;
  • le montant de la taxe correspondante par taux d’imposition ;
  • etc.

A partir du 1er janvier 2026, les factures électroniques devront comprendre des données supplémentaires qui devront être transmises, également sous un format structuré :

  • minoration de prix (ristournes, remises, rabais) ;
  • dénomination précise du bien livré ou du service rendu ;
  • quantité de biens livrés ou de services rendus ;
  • prix hors taxe de chaque bien livré ou service rendu ;
  • adresse de livraison des biens, si différente de l’adresse du client ;
  • date d’émission de la facture rectifiée en cas d’émission de facture rectificative ;
  • mention d’escompte ;
  • éco-participation.

Concernant la fréquence de transmission, notez que les plateformes de dématérialisation partenaire choisies par les émetteurs de factures devront transmettre les données requises au portail public de facturation dans les 24 heures qui suivent le dépôt de la facture. Ce délai court à partir du moment où la facture est accepté par la plateforme de l’émetteur, donc à partir du moment où le statut « dépôt » apparaît.

Un annuaire central. Par dérogation au secret des affaires, le portail public de facturation tient un annuaire central à disposition des entreprises et des opérateurs chargés des autres plateformes de dématérialisation.

Constitution et mises à jour. Cet annuaire est constitué et mis à jour sur la base des informations transmises par ces opérateurs. Il répertorie les informations nécessaires à l’adressage des factures électroniques aux opérateurs de plateforme des destinataires des factures. Si l’entreprise utilise le portail public de facturation, il doit lui transmettre directement ces informations.

Une exception. Ces dispositions ne s’appliquent pas aux opérations qui sont classées au titre du secret de la défense nationale.

Une foire aux questions. Régulièrement, l’administration fiscale met à jour une foire aux questions au sujet de la facturation électronique. Vous pouvez la retrouver ici.


Facturation électronique : quand ?

2024 ? Initialement, la mise en place de cette réforme devait suivre un calendrier précis :

  • obligation de réception des factures sous forme électronique : 1er juillet 2024 pour toutes les entreprises ;
  • obligation d’émission des factures sous forme électronique et de transmission des données de transaction et de paiement :
    • 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
    • 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
    • 1er janvier 2026 pour les PME et les microentreprises.

Finalement, il a été décidé de reporter l’entrée en vigueur du dispositif… qui ne devrait donc pas être déployé au 1er juillet 2024. Pour le moment, la date de report n’est pas connue et devrait être définie dans le cadre de la loi de finances pour 2024. Affaire à suivre…

Un rappel. Pour mémoire :

  • une « micro-entreprise » est une entreprise qui emploie moins de 10 personnes et dont le chiffre d'affaires ou le total du bilan annuel n'excède pas 2 M€ ;
  • une PME est une entreprise qui emploie moins de 250 salariés et réalise un CA annuel n’excédant pas 50 M€ ou dispose d’un total de bilan n’excédant pas 43 M€ ;
  • une ETI est une entreprise qui emploie entre 250 et 4 999 salariés et réalise un CA n’excédant pas 1,5 Md € ou dispose d’un total de bilan n’excédant pas 2 Mds d’€.


Facturation électronique : la spécificité des marchés publics

Vis-à-vis de vos clients publics. Entre le 1er janvier 2017 et le 1er janvier 2020, la facturation électronique a été étendue à l'ensemble des entreprises qui comptent parmi leurs clients des collectivités locales, des hôpitaux, des services de l'État, des établissements publics locaux et nationaux, etc.

Comment transmettre les factures ? Les entreprises et les sous-traitants d’un marché public peuvent transmettre leurs factures via l'un des 3 modes suivants, à leur choix :

  • un mode « flux » correspondant à une transmission automatisée de manière univoque entre le système d'information de l’entreprise ou de son tiers de télétransmission et Chorus Pro ;
  • un mode « portail », nécessitant de la part de l’entreprise :
    • soit la saisie manuelle des éléments de facturation ;
    • soit le dépôt de sa facture dématérialisée ;
  • un mode « service », nécessitant de la part de l’entreprise l'implémentation dans son système d'information de l'appel aux services mis à disposition par Chorus Pro.

Des mentions obligatoires. L’acceptation des factures électroniques émises à l’encontre de l’Etat et des collectivités et établissements publics supposera qu’elles comportent les mentions obligatoires suivantes :

  • la date d'émission de la facture ;
  • la désignation de l'émetteur et du destinataire de la facture ;
  • le numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue établie par l'émetteur de la facture, la numérotation pouvant être établie dans ces conditions sur une ou plusieurs séries ;
  • en cas de contrat exécuté au moyen de bons de commande, le numéro du bon de commande ou, dans les autres cas, le numéro de l'engagement généré par le système d'information financière et comptable de l'entité publique ;
  • le code d'identification du service en charge du paiement ;
  • la date de livraison des fournitures ou d'exécution des services ou des travaux ;
  • la quantité et la dénomination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ;
  • le prix unitaire hors taxes des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ou, lorsqu'il y a lieu, leur prix forfaitaire ;
  • le montant total hors taxes et le montant de la taxe à payer, ainsi que la répartition de ces montants par taux de taxe sur la valeur ajoutée, ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération ;
  • le cas échéant, les modalités particulières de règlement ;
  • le cas échéant, les renseignements relatifs aux déductions ou versements complémentaires ;
  • les numéros d'identité de l'émetteur et du destinataire de la facture ou, à défaut, pour les émetteurs ne disposant pas de ce numéro, l'identifiant qui leur a été attribué.

Attention. La réglementation relative à la réforme de la facturation électronique (choix de la plateforme, données à transmettre, périodicité, etc.), qui commencera à entrer en vigueur le 1er juillet 2024, s’appliquera en matière de marchés publics.


Facturation électronique : un point sur les sanctions

Une amende pour l’assujetti. L’assujetti qui ne respecte par son obligation d’émission d’une facture électronique s’expose au paiement d’une amende de 15 € par facture. Le total des amendes appliquées au titre d’une même année civile est plafonné à 15 000 €.

Une amende pour l’opérateur de plateforme. Les opérateurs de plateforme de dématérialisation qui manquent à leur obligation de transmission de données s’exposent au paiement d’une amende de 15 € par facture mise à la charge de cette plateforme. Le total des amendes appliquées au titre d’une même année civile est plafonné à 45 000 €.

Une tolérance. Ces amendes ne s’appliqueront pas en cas de 1re infraction commise au cours de l’année civile en cours et des 3 années précédentes, sous réserve que l’infraction ait été réparée soit spontanément, soit dans les 30 jours d’une 1re demande de l’administration. Cette tolérance s’applique aussi à :

  • l’amende égale à 50 % du montant de la transaction, en cas d’absence de délivrance d’une facture ou d’une note et de non-comptabilisation de la transaction concernant les prestations de services comprenant l’exécution de travaux immobiliers fournies à des particuliers par un redevable de la TVA ;
  • l’amende de 15 € pour toute omission ou inexactitude constatée dans les factures ou documents en tenant lieu.


Facturation électronique : quid de la protection des données collectées ?

Le contexte. La nouvelle règlementation engendre de nombreuses questions, parmi lesquelles figure celle de la protection des données personnelles et des données de transaction collectées à cette occasion par les plateformes de dématérialisation privées et publiques appelées à intervenir.

Interrogé sur ce point, le gouvernement a apporté plusieurs éléments de réponse :

  • d’abord, il assure que les informations transmises dans le cadre de rapports B2C ne comporteront aucune donnée personnelle relative au particulier, et que les données de transactions collectées à ce sujet seront globalisées, de manière à ce que chaque transaction passée avec un particulier ne puisse être individualisée ;
  • dans le cadre des transactions B2B, les données collectées correspondent aux mentions qui doivent d’ores et déjà figurer sur les factures.

Par ailleurs, les plateformes de dématérialisation intervenant dans la mise en œuvre du dispositif, soumises au secret des affaires, seront tenues à une obligation d’immatriculation pour une durée de 3 ans, elle-même subordonnée au respect du règlement européen en matière de protection des données personnelles (RGPD).

Mais aussi… Le cadre règlementaire à venir devrait également présenter des garanties techniques et opérationnelles susceptibles d’assurer la sécurité des données présentant un intérêt commercial pour les entreprises, ainsi que des moyens d’authentification sécurisés pour chaque acteur, à même d’assurer la confidentialité et l’intégrité des transmissions réalisées.

A retenir

Le dispositif de facturation électronique, qui commencera à s’appliquer en 2024, concerne les transactions « domestiques » réalisées entre personnes assujetties à la TVA (B2B) établies, domiciliées ou résidant habituellement en France.

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