Délais de paiement : un maximum à prévoir

Des délais stricts ? Par principe, un client ne peut pas vous imposer un délai de paiement anormalement long : cela signifie donc que vous devez pouvoir obtenir le règlement complet de votre prestation ou de votre livraison avant l’expiration d’un délai qui est strictement encadré par la règlementation.

2 hypothèses distinctes. Soit vous n’avez convenu aucun délai de paiement, soit, au contraire, un délai de règlement est prévu. Dans les 2 cas, la règlementation fixe un délai maximum :

• le cas général est le suivant : si aucun délai n’est prévu, vous devez obtenir paiement de votre facture au plus tard le 30ème jour du mois suivant la réception de la marchandise ou l’exécution de la prestation, selon les activités ;
• mais vous pouvez convenir d’un délai dit « conventionnel » avec votre client ; mais, dans ce cas, le délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date d’émission de la facture (ou, au choix des parties et à titre dérogatoire, 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit et si ce délai n’est pas un abus manifeste à l’égard de l’entreprise créancière ou 90 jours à compter de la date d'émission de la facture).

Attention. Le fait de ne pas respecter les délais de paiement et/ou les modalités de computation de ces délais sera puni d’une amende administrative maximum de 75 000 € (pour une personne physique) ou 375 000 € (pour une entreprise), ces montants étant doublés en cas de récidive dans les 2 ans. Cette amende pourra également être appliquée si vous vous rendez coupable de pratiques qui ont pour effet de retarder abusivement le point de départ des délais de paiement.

Retards de paiement = pénalités ?

Une obligation ? Vos conditions générales de vente et vos factures doivent préciser les conditions de règlement : vous devez donc préciser et porter à la connaissance de vos clients les conditions d’application et le taux d’intérêt des pénalités, ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant minimum de 40 €, qui seront applicables en cas de retard de paiement.

Oui, mais… Cette obligation concerne l’information que vous devez dispenser auprès de vos clients quant au montant des pénalités que vous seriez susceptible de réclamer en cas de retard de paiement des factures. Sur le plan strictement juridique, ces pénalités sont automatiquement dues sans que vous ayez besoin de mettre en demeure votre client de les payer. Mais bien entendu, rien ne vous oblige à poursuivre votre client pour obtenir le paiement de ces pénalités de retard. Tout va dépendre des circonstances et de la qualité et de l’antériorité des relations qui vous entretenez avec votre client.

À noter. Les pénalités de retard sont obligatoires, sauf exception. C’est ainsi qu’il a été jugé que les pénalités n’ont pas vocation à s’appliquer dans le cadre d’une cession de fonds de commerce, à propos du rachat du stock.

Concrètement. Voici ce qu’il faut savoir à ce sujet :

• le taux d’intérêt appliqué aux pénalités est fixé librement, mais il ne peut pas être inférieur à 3 fois le taux de l’intérêt légal ;
• à défaut d’intérêt de retard prévu dans les conditions générales de ventes et les factures, le taux d’intérêt à retenir correspond à celui appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points de pourcentage (« taux REFI ») ; notez que ce taux est applicable de plein droit sans qu’il soit nécessaire qu’il soit indiqué dans le contrat.

Si vous utilisez le taux REFI. Dans ce cas, le taux applicable pendant le premier semestre de l'année concernée est le taux en vigueur au 1er janvier de l'année ; pour le second semestre de l'année, vous devez retenir le taux en vigueur au 1er juillet.

Attention. Sachez que le fait de fixer un taux ou des conditions d’exigibilité des pénalités de retard selon des modalités non conformes aux textes est puni d’une amende qui de 75 000 € pour une personne physique, et 375 000 € pour une personne morale.

Pour rappel. Depuis le 1er janvier 2015, deux taux de l’intérêt légal sont applicables : le 1er taux est applicable aux créances des particuliers (entendus comme les personnes n’agissant pas pour des besoins professionnels) et le 2nd taux est applicable dans les autres cas, c’est-à-dire principalement aux entreprises. L’actualisation de ces nouveaux taux de l’intérêt légal est effectuée une fois par semestre afin de refléter au mieux les fluctuations de l’activité économique et non plus tous les ans comme c’est le cas actuellement.

Concrètement. Le mode de calcul de ces taux est le suivant :

• pour les créanciers particuliers (n’agissant pas pour des besoins professionnels), le taux d’intérêt légal est égal au taux des opérations principales de refinancement de la BCE et de 60 % de l’écart entre le taux des crédits amortissables à la consommation des particuliers et le taux de la BCE ;
• pour les professionnels, le taux d’intérêt légal est égal au taux des opérations principales de refinancement de la BCE et de 60 % de l’écart entre le taux des crédits aux sociétés non financières et le taux de la BCE.

Retards de paiement = indemnité forfaitaire supplémentaire ?

En plus… Depuis le 1er janvier 2013, en plus des pénalités de retard, une indemnité forfaitaire d’un montant minimum de 40 € est due par tout professionnel en situation de retard de paiement (si les frais de recouvrement s’avèrent supérieurs à 40 €, il est possible de demander une indemnisation complémentaire sur justification), sauf en cas d’ouverture d’une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire qui empêche le paiement de la créance à l’échéance.

Focus sur l’indemnité forfaitaire. La Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF) a publié, sous forme de questions / réponses, des précisions sur l’indemnité forfaitaire pour retard de paiement, dont vous livrons ici un résumé :

• la mention de cette indemnité forfaitaire est obligatoire sur les factures et sur vos conditions générales de vente, et ce, depuis le 1er janvier 2013 (il n’est pas nécessaire d’établir un avenant aux contrats conclus avant cette date) ;
• elle ne concerne toutefois que les entreprises dans le cadre de leurs relations commerciales (elle ne vaut que pour les activités soumises au Code de Commerce) ;
• la mention doit préciser le montant de 40 € (et figurer sur les factures et les conditions générales de ventes), le simple renvoi au texte du Décret qui fixe ce montant n’est pas suffisant ;
• si vos frais de recouvrement sont d’un montant supérieurs à 40 €, vous pouvez demander une indemnité complémentaire sur justificatifs ; le montant de cette dernière n’a pas à être mentionnée sur la facture ;
• il n’existe pas de formule-type, l’essentiel étant que la formulation adoptée indique sans ambiguïté l’objet de l’indemnité et son montant : vous pourriez par exemple indiquer : « En cas de retard de paiement, une pénalité égale à X fois le taux d'intérêt légal, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d'un montant minimum de 40 €, seront exigibles (articles L 441-3 et L 441-6 du Code Commerce) » ;
• elle est due, par principe, dès le 1er jour de retard de paiement, quel que soit le délai applicable à la transaction (et donc, a fortiori, même en cas de paiement à réception) et n’a pas à être facturée par l’entreprise créancière ;
• son montant est par définition forfaitaire, de sorte qu’elle n’est pas due pour chaque jour de retard : le montant de 40 € est dû, quelle que soit la durée du retard, et même si la facture a fait l’objet d’un paiement partiel.

Précisions. Lorsqu’un seul et même contrat prévoit des paiements à caractère périodique, chacun devant être effectué dans un délai déterminé, le montant forfaitaire minimal de 40 € est dû pour chaque retard de paiement.

Réduire ou supprimer l’indemnité forfaitaire ? Il n’est pas possible de supprimer ou de réduire le montant de l’indemnité forfaitaire. Cette impossibilité est également valable lorsque le retard de paiement porte sur un faible montant, voir sur un montant inférieur au montant forfaitaire.

Gérer les impayés : saisir le juge ?

La phase judiciaire. En fonction des circonstances, une absence de réaction d’un client à vos différentes relances et mises en demeure en vue de recouvrer le paiement de vos factures peut (doit ?) vous amener à saisir le juge. Mais il ne faut pas s’en cacher, la phase judiciaire du recouvrement de créance nécessite de respecter une procédure stricte, technique, longue et qui peut aussi s’avérer coûteuse. Et tout le monde ne peut pas s’improviser expert en recouvrement judiciaire des créances…

Des procédés « rapides » ? D’une manière générale, la phase judiciaire du recouvrement nécessitera de passer par un conseil juridique qui vous assistera dans cette démarche. Cela passera par une assignation de votre client devant le juge compétent (Tribunal de Commerce, Tribunal Judiciaire, selon les cas), et chacun sera amené à défendre ses intérêts devant le Tribunal. Mais vous disposez aussi de procédures plus souples et plus rapides (et moins coûteuses) que sont l’injonction de payer ou le référé-provision, dont nous vous proposons ici un exposé rapide.

Qui s’en occupe ? Dans tous les cas, et même si sa présence n’est pas toujours obligatoire, le recours aux services d’un conseil juridique nous semble à privilégier, dans la mesure où, rompu à ce type d’exercice, sa présence, rassurante, sera aussi un gain de temps et d’efficacité. Certes, son intervention aura un coût, mais l’expérience nous montre que son intervention a un impact évident sur les chances de succès de vos actions : face à votre débiteur, vous démontrez votre détermination à agir et à obtenir gain de cause.

=> Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Recouvrement simplifiée des petites créances : comment ça marche ? »

À noter. Si pour montrer sa bonne foi, votre client vous envoie un chèque alors qu’il est débiteur de plusieurs dettes, voici comment vous devez imputer le paiement. Par principe, vous devez imputer le chèque sur la dette que vous a indiqué votre client. À défaut d’indication, vous devez imputer le chèque sur les dettes échues. Si plusieurs dettes sont échues, imputez sur la dette que votre débiteur a le plus d’intérêt à acquitter. En cas d’égalité d’intérêt entre des dettes échues, imputez sur la dette la plus ancienne.

Agir sous quel délai ? Pour recouvrer votre créance, vous disposez d’un certain délai pour agir. Ce délai va varier selon que votre débiteur est un professionnel ou un particulier. Le délai commence à courir à compter de la date d’exigibilité de la facture impayée. Voici les délais que vous devez respecter :

Une sanction publiée ? Votre client peut être condamné à faire publier à ses frais la sanction pécuniaire dont il fait l’objet dans un journal d’annonces légales. S’il ne procède pas à cette publication, votre client peut être condamné, en outre, au paiement d’une astreinte journalière de 150 € à compter de la notification de la mise en demeure jusqu’à publication effective de la sanction.

Gestion des impayés : focus sur l’injonction de payer

L’injonction de payer. Cette procédure, pour laquelle l’assistance d’un avocat n’est pas obligatoire, va consister à saisir le tribunal pour que ce dernier prononce une ordonnance d’injonction de payer. Vous produisez une requête en injonction de payer (des formulaires spécifiques sont à votre disposition sur le site https://entreprendre.service-public.fr/), à laquelle vous aurez soin de joindre l’ensemble des pièces justificatives de votre créance, tendant à prouver son existence et son montant : contrats, factures, courriers de relance et de mise en demeure (accompagnés d’une copie des accusés réception), etc.

Créances concernées. La procédure en injonction de payer concerne :

• les créances contractuelles dont le montant est déterminé par le contrat,
• celles résultant de l’acceptation du tirage, de l’endossement ou de l’aval d’une lettre de change,
• la souscription, l’endossement ou l’aval d’une lettre de change,
• l’acceptation de la cession de créance transférée par bordereau Dailly.

Qui saisir ? Vous devrez saisir le juge compétent. Il s’agira du président Tribunal de Commerce si votre client est commerçant, si vous avez également cette qualité et si le contrat vous liant est de nature commerciale. Dans les autres hypothèses, vous devrez saisir le président du Tribunal Judiciaire ou le juge des contentieux de la protection.

Une procédure à suivre. Si le dossier est complet et justifié, le juge va rendre une ordonnance d’injonction de payer que vous devrez « signifier » à votre client défaillant dans le délai de 6 mois (à défaut, il rend une ordonnance de rejet) : vous devez obligatoirement contacter un commissaire de justice qui aura la charge de porter à la connaissance du client cette ordonnance d’injonction de payer. Votre client peut s’opposer à cette ordonnance (dans le délai d’un mois à compter de cette signification), auquel cas le Tribunal vous convoquera, ensemble, afin de rendre un jugement sur le litige vous opposant. Si votre client ne forme pas d’opposition, vous devez renvoyer au Tribunal l’ordonnance d’injonction de payer (dans le délai d’un mois qui suit l’expiration du délai d’opposition), afin qu’il la rende exécutoire : cette ordonnance rendue exécutoire devra là encore être signifiée par commissaire de justice, qui pourra prendre, le cas échéant, les mesures conservatoires nécessaires pour obtenir le paiement des sommes dues.

Attention ! Une fois le délai d’opposition écoulé ou si votre client ne forme pas d’opposition dans le délai légal, il ne peut plus présenter de nouvelle contestation pour tenter de ne pas vous payer (en expliquant, par exemple, un défaut d’exécution conforme du contrat).

Gestion des impayés : focus sur le référé-provision

Le référé-provision. Il s’agit, là encore, d’une procédure rapide puisqu’elle vous permettra d’obtenir une décision de justice sur le litige vous opposant à votre client, dans le délai d’un mois, en général, et le versement d’une provision sur les sommes dues.

Qui saisir ? Vous devez assigner le client défaillant devant le président du tribunal de commerce. L’assignation se fera obligatoirement par l’intermédiaire d’un commissaire de justice. Vous serez, ensemble, convoqués devant le Tribunal pour faire valoir vos positions (l’assistance d’un avocat n’est pas obligatoire).

Créances concernées. La créance invoquée ne doit pas faire l’objet d’une contestation sérieuse.

À noter. Il n’est pas forcément nécessaire qu’une urgence soit constaté pour que la provision soit ordonnée par le juge.

Une procédure à suivre. Vous devez saisir le juge compétent en fournissant l’ensemble des documents et pièces justificatives qui prouveront l’existence, le montant et le bien-fondé de votre créance, ainsi que le défaut de paiement de votre client. Le juge, après avoir vérifié le contenu de votre demande, vous avoir entendu et entendu les arguments de votre adversaire, rendra une ordonnance qui sera immédiatement exécutoire (si votre débiteur ne s’exécute pas, vous pourrez enclencher une procédure de saisie). L’ordonnance doit être signifiée par commissaire de justice à votre client défaillant.

Prévenir les impayés : une anticipation nécessaire !

Un préalable. Voici une première règle de base que devrait respecter tout entrepreneur : pour être payé tôt, il faut facturer tôt. Plus vous tardez à facturer, et plus vous augmentez le risque d’impayé. Mais ce n’est pas la seule règle qu’il faut respecter…

Un suivi. Une fois votre facture faite et envoyée au client, assurez un suivi du règlement. Ce suivi vous permettra, non seulement, de détecter les éventuelles défaillances de vos clients, mais aussi d’évaluer le « risque clients » en vous apportant une bonne connaissance de leurs habitudes. Vous saurez que tel client est plutôt négligent : il paie ses factures, mais toujours avec retard… Vous saurez que tel client paie toujours ses factures à 60 jours…, etc.

Une analyse. Toutes les entreprises sont un jour confrontées à un problème de paiement client : vous n’échapperez donc pas à cette problématique. Face à un ou des impayés, il faut procéder avec méthode et discernement. N’envoyez pas tout de suite l’artillerie lourde : demandez-vous ce qui peut motiver un impayé. Vous n’aurez pas le même comportement face à un client de bonne volonté, mais qui connaît des difficultés passagères, par rapport à un client resquilleur de particulière mauvaise foi.

Gérer les impayés : une réaction impérative !

Une réaction. Appelez votre client pour faire le point sur le suivi du règlement de vos factures. C’est un préalable nécessaire qui vous permettra de prendre le pouls de la situation (oubli, négligence, …) qui, bien souvent, permet de débloquer rapidement la situation.

Communiquez ! Le problème de la facture impayée ne doit pas être cantonné au seul service comptable et/ou facturation. Communiquez avec vos collaborateurs (notamment vos commerciaux) qui sont en charge du client sur la difficulté que l’entreprise connaît dans le recouvrement de ses factures impayées, de manière à ce qu’eux-mêmes puissent agir, le cas échéant.

Agir vite. Une facture impayée peut aussi être le signe avant-coureur de difficultés financières de votre client ou d’un litige à venir. Plus vous serez informé tôt de la situation, plus vite vous pourrez réagir. La capacité de réaction de l’entreprise dépend aussi de sa capacité à supporter l’attente, notamment en termes financiers (votre trésorerie est-elle suffisante ?), mais, dans tous les cas, ne laissez pas perdurer une situation d’impayé, au risque de perdre définitivement votre créance… Il vaut parfois mieux négocier un délai de paiement avec un client en difficultés financières plutôt que d’attendre une mise en liquidation qui sera, bien souvent, synonyme pour vous de perte sèche.

Attention. Entre professionnels, le délai de prescription est de 5 ans : au-delà de ce délai, un professionnel ne pourra plus obtenir le paiement de sa facture (sauf si, entre temps, il a engagé une action qui interrompt ce délai de prescription, du type injonction de payer ou saisine d’un juge par exemple). Et vis-à-vis d’un particulier, le délai est ramené à 2 ans : ce délai réduit s’applique à tous professionnels qui contractent avec un particulier (avocat, expert-comptable, architecte, commerçant, artisan…).

À noter. L’action d’un professionnel contre un particulier est de 2 ans et ce peu importe la nature du bien fourni : il n’y a pas de distinction à effectuer entre les biens meubles (tables, chaises, voitures, etc.) et les immeubles. Dès lors, l’action d’une société immobilière intervenant après 3 ans est tardive.

Lettre recommandée avec AR. Sachez que l’envoi d’une lettre recommandée avec AR n’interrompt pas le délai de prescription.

Passer à la vitesse supérieure ? Il faut trouver un juste équilibre entre votre volonté de préserver votre trésorerie en obtenant un paiement rapide de vos factures et le souci bien légitime de maintenir de bonnes relations commerciales avec vos clients. Mais si vous faites face à une réelle difficulté, la priorité sera d’assurer un recouvrement efficace de vos créances. Voilà pourquoi une première relance amiable infructueuse devra être suivie de relances plus coercitives. Vous vous trouvez, à ce stade, dans une phase de recouvrement amiable, et votre client va perdre peu à peu son statut pour devenir un débiteur.

Avant toute chose. Constituez votre dossier : disposez-vous de toutes les pièces justificatives qui vous serviront à établir l’existence et le montant de votre créance impayée ? Réunissez les bons de commande, les bons de livraison, les devis, les procès-verbaux de réception de chantier, les factures, les relances, etc. N’oubliez pas qu’un dossier incomplet est de nature à compromettre sérieusement les chances de recouvrer les sommes dues, faute de preuves suffisantes !

Un 1er courrier. Les paroles s’envolent, les écrits restent… et sont surtout le meilleur moyen de prouver que vous avez effectué les diligences nécessaires pour relancer votre client et assurer le recouvrement de votre créance. Si une première relance téléphonique n’est pas suivie d’effets, envoyez un courrier de relance, sous pli recommandé avec accusé réception (pour lui conférer date certaine). Conservez précieusement cet accusé réception qui vous servira de preuve.

Une mise en demeure. A l’issue d’un délai de 8 à 15 jours, si votre courrier reste à nouveau sans réponse, envoyez une mise en demeure de payer la ou les créances dues dans les 8 jours. Vous pouvez également demander le paiement des pénalités de retard et du forfait de recouvrement de 40 € (ou pour un montant supérieur à condition de justifier des frais réels de recouvrement). Précisez dans votre courrier de mise en demeure qu’un défaut de paiement de la part du client entraînera la saisine de la juridiction compétente pour permettre un recouvrement judiciaire des sommes réclamées.

Par la suite… Si toutes ces relances et mises en demeures s’avèrent infructueuses, la dernière étape passera très certainement par une phase de recouvrement judiciaire.

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Recouvrement simplifiée des petites créances : comment ça marche ? »

Conseil. Si on doit retenir une règle importante, ce serait celle-ci : le temps joue contre vous ! Plus vous avancez dans le temps, plus les relations avec votre débiteur auront tendance à se détériorer, les contacts deviennent sporadiques, vous pouvez même perdre la trace de votre client… Même si vous confiez la gestion du recouvrement de vos créances à une société spécialisée, la gestion du temps a également son importance : votre prestataire devra, dans un laps de temps le plus court possible, retrouver votre client, rétablir le contact et le dialogue et mettre en place un plan d’apurement de la dette. Voilà pourquoi il ne faut pas attendre, face à une situation d’impayé…

À noter. Si pour montrer sa bonne foi, votre client vous envoie un chèque alors qu’il est débiteur de plusieurs dettes, voici comment vous devez imputer le paiement depuis le 1er octobre 2016. Par principe, vous devez imputer le chèque sur la dette que vous a indiqué votre client. A défaut d’indication, vous devez imputer le chèque sur les dettes échues. Si plusieurs dettes sont échues, imputez sur la dette que votre débiteur a le plus d’intérêt à acquitter. En cas d’égalité d’intérêt entre des dettes échues, imputez sur la dette la plus ancienne.

Appréhendez la notion de risque paiement

Un constat. La maîtrise de la facturation et des délais de paiement sont des points essentiels de la gestion de votre entreprise : la bonne santé de votre trésorerie dépendra de votre capacité à recouvrer efficacement et rapidement vos créances.

Une analyse impérative. Cela peut vous sembler paradoxal, mais toutes les factures ne seront pas à traiter de la même façon : vous devez faire une distinction en fonction des modalités de paiement qui ont été prévues. De cette analyse dépendra le degré de risque qui pèse sur le paiement de vos factures.

Exemple. Un paiement, même différé, mais dont vous êtes assuré du recouvrement (parce que vous êtes déjà en possession des moyens de paiement, par exemple, comme des chèques émis par votre client à remettre à l’encaissement selon un échéancier négocié) sera beaucoup plus sûr qu’un paiement dont le recouvrement dépendra uniquement du bon vouloir de votre client.

Classer ! Il faut donc classer vos factures en fonction du risque qu’elles représentent. Vous pouvez, par exemple, différencier vos factures selon leur mode recouvrement : par prélèvement, paiement différé, en plusieurs fois avec chèques en main, selon un paiement échelonné établi en fonction d’un calendrier négocié (paiement en début de chaque mois par exemple), etc.

Une vigilance impérative. Vous l’aurez compris, selon les modalités de paiement prévues, négociées et mises en place avec vos clients, le « risque paiement » ne sera pas le même. Votre attention ne sera pas la même selon que votre client règle le paiement de votre facture par prélèvement automatique à l’échéance ou que votre client a pris l’habitude de régler par chèque avec 1, 2 voire 3 mois de retard. Vous devrez donc apporter une vigilance adaptée au niveau du risque accepté, l’objectif étant d’être en mesure de réagir de manière appropriée, en temps et en heure, dès qu’une difficulté est détectée.

La rentabilité, le maître mot. N’oubliez pas, non plus, que l’acceptation du risque s’apprécie également à l’aune de votre rentabilité : il vaut parfois mieux ne pas mobiliser trop de temps et d’énergie face à une créance d’un faible montant dont la probabilité de recouvrement est très faible (compte tenu des difficultés financières du client par exemple). Cela suppose toutefois d’être en mesure d’assurer une gestion efficace du « poste client ».

Assurez un suivi précis de votre facturation : la gestion du « poste client »

Gérez votre poste client ! La gestion du poste client est un point clé de votre gestion d’entreprise : n’oubliez pas que la facturation, et les délais de paiement qui en découlent, sont des éléments essentiels qui conditionnent votre besoin en fonds de roulement, et donc votre capacité à faire face à vos propres échéances. Gérer le poste client suppose d’assurer un suivi précis de votre facturation, mais aussi et surtout un suivi précis des promesses de règlement, soit en montant, soit en date, ce qui vous permettra de connaître le profil de vos clients : si certains clients ont l’habitude de régler à 45 jours fin de mois, vous avez détecté que d’autres prenaient beaucoup plus de liberté dans le délai de règlement de vos factures.

Concrètement. Soit vous mettez en place un « suivi maison » en pointant votre facturation et les encaissements et en détectant les retards de paiement, soit vous faites l’acquisition d’un logiciel de facturation qui pourra générer des alertes en fonction des dates de règlement arrivées à échéance. Ce suivi vous permettra d’optimiser le règlement de vos clients et vous évitera d’avoir à porter l’encours qu’ils vous doivent en frais bancaires (qu’il s’agisse d’autorisation de découvert, de ligne de crédit, etc.).

Pour cela… Pointez régulièrement le paiement de vos factures pour visualiser le plus vite possible les clients en retard de règlement, faites des relances amiables, téléphoniques dans un 1^er temps, par écrit dans un 2^nd temps. À ce stade, votre client s’appelle toujours un client, dans le cycle de relation clientèle, et les éventuels retards de paiement ne sont potentiellement qu’un oubli ou un simple différé qui doit pouvoir se régler dans un bref délai.

Du « client » au « débiteur »… Ce n’est qu’après plusieurs relances infructueuses que votre client devient, dans le cycle de relation clientèle, un débiteur : nous passons alors dans la phase de gestion des impayés, ce qui nécessite de mettre en œuvre des techniques de recouvrement. Une bonne gestion de votre poste client vous permettra de détecter au plus tôt des difficultés de paiement : plus tôt le défaut de paiement sera connu, plus efficace sera votre capacité de réaction et plus sûres seront vos chances de recouvrer votre créance.

Focus sur l’indemnité forfaitaire. La Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF) a publié, sous forme de questions / réponses, des précisions sur l’indemnité forfaitaire pour retard de paiement, dont nous vous livrons ici un résumé :

• la mention de cette indemnité forfaitaire est obligatoire sur les factures (ainsi que sur vos conditions générales de vente) depuis le 1er janvier 2013 ;
• elle ne concerne toutefois que les entreprises dans le cadre de leurs relations commerciales (elle ne vaut que pour les activités soumises au Code de Commerce) ;
• la mention doit préciser le montant de 40 €, le simple renvoi au texte du Décret qui fixe ce montant n’est pas suffisant ;
• si vos frais de recouvrement sont d’un montant supérieurs à 40 €, vous pouvez demander une indemnité complémentaire sur justificatifs ; le montant de cette dernière n’a pas à être mentionné sur la facture ;
• il n’existe pas de formule-type, l’essentiel étant que la formulation adoptée indique sans ambiguïté l’objet de l’indemnité et son montant : vous pourriez par exemple indiquer : « En cas de retard de paiement, une pénalité égale à X fois le taux d'intérêt légal, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d'un montant minimum de 40 €, seront exigibles (articles L 441-3 et L 441-6 du Code Commerce) ».

Des mesures particulières… D’autres mentions peuvent figurer sur les factures :

• si vous bénéficiez du régime de la franchise en base de TVA, vous devez le préciser sur la facture par la formule
  suivante : « TVA non applicable – Article 293 B du CGI » ;
• si vous êtes prestataire de services et que vous avez opté pour le paiement de la TVA sur les débits, il est recommandé (mais non obligatoire) de le préciser sur vos factures pour attirer l’attention de vos clients sur cette option (qui leur permettra de déduire la TVA facturée avant même de s’en acquitter auprès de vous) ;
• en qualité d’entrepreneur de travaux immobiliers, vous pouvez opter pour le paiement de la TVA sur les livraisons, option qu'il est, là encore, recommandé (mais non obligatoire) de faire figurer sur vos factures pour la bonne information de vos clients ;
• si vous êtes adhérent d’un centre de gestion agréé, vous devez indiquer sur vos factures la mention suivante : « acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en qualité de membre d’un centre de gestion agréé par l’administration fiscale » ;
• dans le cas des ventes à distance, vous devez également indiquer l’existence d’un délai de rétractation de 14 jours et ses modalités d’application.

Des mentions spéciales. Dans certaines hypothèses, il faut également préciser les mentions suivantes :

• en cas d’application du régime spécifique aux agences de voyages, la facture doit comporter la mention « Régime particulier – Agences de voyage » ;
• en cas d’application du régime de la marge qui s’applique aux opérations de négoce de biens d’occasion, d’objets d’art ou d’antiquité, il faut préciser, selon les cas, « Régime particulier – Biens d’occasion », « Régime particulier – Objets d’art » ou « Régime particulier – Objet de collection et d’antiquité » ;
• si vous bénéficiez d’un régime d’autoliquidation, votre facture doit comporter la mention « Autoliquidation » ;
• si vous recourez au système de l’autofacturation, c’est-à-dire que vous émettez la facture à la place du fournisseur ou du prestataire, la facture doit comporter la mention « Autofacturation ».

Pour les opérations intracommunautaires. Des mesures particulières sont prévues pour certaines opérations intracommunautaires, qui ont notamment pour objet de justifier de l’application d’un régime d’exonération ou de taxation spécifique (et notamment l’indication du numéro d’identification à la TVA du preneur ou de l’acquéreur).

Attention. N’oubliez pas qu’à partir du moment où vous mentionnez de la TVA sur vos factures, même par erreur, vous en serez redevable !

Exemple. Un vendeur de voitures d’occasion spécialisé dans la livraison intracommunautaire facturait ses clients en mentionnant l’application du régime de la TVA sur marge. Se rendant compte qu’il pouvait bénéficier d’une exonération de TVA, il n’a pas reversé les sommes collectées. Suite à un contrôle fiscal, l’administration a réclamé le versement de cette TVA facturée, ce que le juge a confirmé : à partir du moment où la TVA est facturée, elle est due.

Sanctions. Les manquements aux règles de facturation sont sanctionnés par le paiement d’une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et de 375 000 € pour une société. C’est la DGCCRF qui est compétente pour prononcer cette amende. En cas de récidive, ces mêmes amendes seront respectivement fixées à 150 000 € et 750 0000 €.

Vérifiez vos factures fournisseurs

Une importance essentielle ! La facture constitue une pièce justificative essentielle de votre comptabilité, pour deux raisons principales : elle valide la déduction fiscale de la charge et la récupération de la TVA qui y est mentionnée.

Pour le calcul de l’impôt sur les bénéfices. La facture servira de support à la justification de la charge pour l’entreprise, pour le calcul du résultat imposable. Parce qu’elle indique la nature précise du bien ou de la marchandise achetée ou de la prestation reçue, elle constituera un élément de preuve pour valider la déduction fiscale de la dépense. Parce qu’elle mentionne expressément les coordonnées du destinataire (en l’occurrence, les vôtres !), elle justifie l’engagement de cette dépense dans l’intérêt de votre entreprise.

Pour la déduction de la TVA. La facture permettra de justifier du montant de votre TVA déductible : il faut ici rappeler que la facture constitue, en effet, un document indispensable puisqu’elle justifie formellement l’existence d’une créance que l’entreprise va détenir sur le Trésor. Si la facture est erronée (elle ne contient pas toutes les mentions requises), votre droit à déduction de la TVA peut être remis en cause.

Exemple 1. L’administration a refusé à un professionnel le droit de récupérer la TVA sur ses factures fournisseurs au motif que l’adresse mentionnée sur ces dernières correspondait à un siège social servant de simple « boîte aux lettres ». L’administration estime que pour pouvoir bénéficier d’un droit à déduction, la facture doit mentionner comme adresse, pour le fournisseur, celle du lieu où il exerce effectivement son activité. Pas pour le juge, qui lui rappelle que l’adresse mentionnée sur la facture peut parfaitement être celle du siège social. Ainsi, le professionnel est parfaitement en droit de récupérer la TVA payée.

Exemple 2. L’administration fiscale française a rejeté une demande de remboursement de TVA déposée par une société américaine, au motif que les factures produites sont exclusivement libellées en dollars américains et qu’elle n’est pas en mesure de vérifier le taux de change utilisé. À cette occasion, elle rappelle que pour bénéficier d’un remboursement de TVA, la société aurait dû produire des factures comportant un montant de TVA à payer libellé en euros.

Saisi d’une contestation, le juge précise qu’en principe, le fait que les factures soient libellées dans une devise étrangère n’est pas, en soi, un motif permettant à l’administration de rejeter la demande de remboursement. Mais cela suppose toutefois que la société puisse justifier du taux de change utilisé, ce qu’elle a fait en produisant un tableau de conversion.

Conseils. Vérifiez et validez systématiquement les factures de vos fournisseurs. Au besoin, sollicitez auprès de votre fournisseur une facture dûment corrigée, pour éviter tout risque de requalification fiscale.

Par voie de conséquence… Non seulement il faut veiller à ce que les factures contiennent l’ensemble des mentions requises, pour les besoins de vos justifications tant en matière d’impôt sur les bénéfices que de TVA, mais aussi, vous devez conserver ces factures pendant un certain temps : en matière fiscale, la règle veut que ces factures soient conservées pendant au moins 6 ans. Mais, s’agissant d’un document comptable, conservez-les pendant au moins 10 ans comme l’impose le Code de Commerce.

Le point sur les délais de paiement

Une difficulté au quotidien. L’Observatoire des délais de paiement produit, chaque année, un rapport qui permet de connaître l’évolution des délais de paiement entre professionnels. Son rapport 2022 indique notamment que le niveau des retards de paiements n’a pas encore retrouvé son niveau d’avant la pandémie (il était en moyenne à 11,7 jours fin 2022 contre 12,4 jours en 2021). Autant dire que la gestion des délais de paiement est (doit être) une préoccupation permanente des entreprises, notamment pour assurer un bon niveau de trésorerie. Quelles sont les délais de paiement qui doivent être respectés ?

Des délais de paiement encadrés par la règlementation. Par principe, un client professionnel ne peut pas vous imposer un délai de paiement anormalement long : cela signifie donc que vous devez pouvoir obtenir le règlement complet de votre prestation ou de votre livraison avant l’expiration d’un délai qui est strictement encadré par la règlementation.

Une distinction à faire. 2 hypothèses peuvent se rencontrer : soit vous n’avez convenu aucun délai de paiement, soit, au contraire, un délai de règlement est prévu. Dans les 2 cas, la règlementation fixe un délai maximum :

• le cas général est le suivant : si aucun délai n’est prévu, vous devez obtenir paiement de votre facture au plus tard le 30^e jour du mois suivant la réception de la marchandise ou l’exécution de la prestation, selon les activités ;
• mais vous pouvez convenir d’un délai dit « conventionnel » avec votre client ; dans ce cas, le délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date d’émission de la facture (ou, à titre dérogatoire au choix des parties, 45 jours fin de mois à compter de la date d'émission de la facture si le contrat le prévoit et si ce délai n’est pas un abus manifeste à l’égard de l’entreprise créancière ou 90 jours à compter de la date d'émission de la facture, dans certaines hypothèses pour cette dernière exception).

Délai conventionnel : quelques explications. Le délai de 60 jours à compter de l’émission de la facture est un délai maximum : rien ne vous empêche de demander un règlement comptant ou à réception de la facture. Il s’agit là de conditions de règlement qui doivent être contractuellement prévues avec vos clients.

Paiement à 60 jours… Vous décomptez le délai à compter de la date d’émission de la facture. Une facture émise le 10 avril 2023 devra être payée au plus tard le 10 juin 2023.

Paiement à 45 jours fin de mois… Les entreprises peuvent, sous conditions, choisir de retenir ce délai maximum de paiement. Pour calculer ce délai, on retient, en pratique, comme point de départ, la date d’émission de la facture et comme point d’arrivée la fin du mois au cours duquel expirent les 45 jours. Mais un autre mode de calcul est également possible, puisqu’il s’agira alors de compter 45 jours à partir de la fin du mois d’émission de la facture. Par exemple, si vous facturez un client le 10 avril 2023, le délai expirera :

• le 31 mai pour la première méthode (fin du mois d’expiration du délai de 45 jours),
• le 15 juin pour la seconde méthode (fin du mois d’émission de la facture + 45 jours).

Paiement à 90 jours… Le délai pour le paiement des achats effectués en franchise de la taxe sur la valeur ajoutée, de biens destinés à faire l'objet d'une livraison en l'état hors de l'Union européenne ne peut pas dépasser 90 jours à compter de la date d'émission de la facture. Ce délai dérogatoire n'est pas applicable aux achats effectués par les grandes entreprises.

Factures périodiques. Dans l’hypothèse où une entreprise est amenée à commercer fréquemment avec un même client, elle peut remettre uniquement, lors de chaque livraison, un bon de commande et adresser ultérieurement une facture récapitulative qui doit alors regrouper les opérations réalisées au cours d’un même mois civil (périodicité imposée par la règlementation fiscale). Sachez que le paiement de cette facture récapitulative ne doit pas dépasser 45 jours à compter de la date d’émission de cette facture périodique.

     => Consultez le détail des secteurs concernés et les délais dérogatoires admis

Attention. Le fait de ne pas respecter les délais de paiement et/ou les modalités de computation de ces délais sera puni d’une amende administrative maximum de 75 000 € (pour une personne physique) ou 2 millions d’€ (pour une personne morale), ces montants étant doublés en cas de récidive dans les 2 ans. Cette amende pourra également être appliquée si vous vous rendez coupable de pratiques qui ont pour effet de retarder abusivement le point de départ des délais de paiement.

Bon à savoir. Pour éviter d’être sanctionné, vous pouvez demander à la DGCCRF de prendre formellement position sur la conformité des modalités de computation des délais de paiement que vous envisagez de mettre en place. Cette prise de position formelle a pour objet de prémunir ce professionnel d'un changement d'appréciation de la DGCCRF qui serait de nature à l'exposer au paiement d’une amende administrative. La validité de cette prise de position prend fin à compter de la date à laquelle :

• la situation du professionnel n'est plus identique à celle présentée dans sa demande ;
• est entrée en vigueur une modification de dispositions législatives ou réglementaires de nature à affecter cette validité ;
• l'autorité administrative notifie au professionnel, après l'avoir préalablement informé, la modification de son appréciation.

Qui peut en bénéficier ? Seules les entreprises des 2 secteurs suivants peuvent recourir au rescrit « délais de paiement » :

• le secteur de l'industrie automobile (répertorié sous la division 29 de la section C de la nomenclature des activités françaises) ;
• le secteur de la construction (répertorié sous la section F de la nomenclature des activités françaises).

Pièces justificatives. Pour mettre en œuvre le rescrit, il faut remplir un formulaire téléchargeable sur le site web www.economie.gouv.fr/dgccrf ou sur le site https://entreprendre.service-public.fr/. La demande doit également être accompagnée de tout document, notamment tout support contractuel à destination des clients, permettant à la DGCCRF de prendre position sur les modes de computation des délais de paiement que l’entreprise envisage de mettre en place.

Un délai à respecter. La DGCCRF a 2 mois pour prendre sa décision, à compter de la réception de la demande. Sa décision doit être notifiée au demandeur au moins 2 mois avant sa prise d’effet.

Pour information. Il peut arriver que des procédures de vérification et d’acceptation des marchandises ou des services soient mises en place par les clients, afin de certifier leur conformité. La durée de ces procédures est fixée conformément aux usages commerciaux et aux bonnes pratiques, mais ne peut pas excéder 30 jours à compter de la réception des marchandises ou de la réalisation des services. Dans ce cas, il faut savoir que la durée de ces procédures ne peut avoir pour effet ni d’augmenter la durée du délai maximal de paiement, ni de décaler le point de départ de ce délai (sauf stipulation contractuelle contraire et à condition que cela ne constitue pas une clause ou une pratique abusive).

Bon à savoir. La DGCCRF a publié des lignes directrices pour expliquer aux entreprises la procédure et les modalités de détermination des sanctions appliquées en cas de non-respect des délais de paiement. Vous pouvez les consulter ici.

Le point sur vos obligations d’information

Une mention sur les factures. Mentionnez dans les contrats conclus avec vos clients le plafond légal retenu pour le délai maximum de règlement. La date limite de paiement doit, en outre, figurer sur vos factures : soit vous fixez effectivement une date de règlement ou d’échéance, soit vous précisez que le règlement doit se faire comptant ou à réception de la facture.

Une mention dans vos conditions générales de vente. Vous devez préciser dans vos conditions générales de vente les conditions de règlement de vos factures : cela implique donc que vous précisiez les conditions d’application des pénalités qui seront applicables en cas de retard de paiement, ainsi que le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, dans le cas où les sommes dues sont réglées après la date de règlement figurant sur la facture. En pratique, bien que cela ne soit pas obligatoire, il n’est pas rare de préciser dans les conditions générales de vente les délais de paiement.

Attention. Sachez que le fait de ne pas communiquer les conditions générales de vente est puni d’une amende administrative maximum de 15 000 € (pour une personne physique) ou 75 000 € (pour une entreprise)..

Une information dans les comptes annuels. Si vous faites appel à un commissaire aux comptes pour certifier vos comptes annuels, vous devez être en mesure de communiquer vos informations sur les délais de paiement des fournisseurs et des clients. Le commissaire aux comptes de la société devra attester de la sincérité des informations à propos des délais de paiement des factures, et de leur concordance avec les comptes annuels.

Les sociétés dont les comptes sont certifiés par un commissaire aux comptes doivent mentionner dans leur rapport de gestion les informations suivantes sur les délais de paiement de leurs fournisseurs et clients. Formellement, il s’agira de compléter des tableaux dont le modèle est fixé par l’administration en précisant :

• pour les fournisseurs, le nombre et le montant total HT des factures reçues non réglées à la date de clôture de l'exercice dont le terme est échu (ce montant est ventilé par tranches de retard et rapporté en pourcentage au montant total des achats HT de l'exercice) ;
• pour les clients, le nombre et le montant total HT des factures émises non réglées à la date de clôture de l'exercice dont le terme est échu (ce montant est ventilé par tranches de retard et rapporté en pourcentage au chiffre d'affaires HT de l'exercice).

À noter. Il est possible de présenter les retards de paiement, non pas à la date de clôture, mais au cours de l’exercice : il s’agira de présenter le nombre et le montant HT cumulés des factures reçues et émises ayant connu un retard de paiement au cours de l'exercice et la ventilation de ce montant par tranche de retard ; la société les rapportera aux nombre et montant total HT des factures, respectivement reçues et émises dans l'année.

Précisions. Il faut noter les 2 précisions suivantes :

• les retards de paiement sont déterminés à partir des délais de paiement contractuels, ou en l'absence de délais contractuels spécifiques, des délais légaux applicables ;
• il est possible d’exclure des factures relatives à des dettes et créances litigieuses ou non comptabilisées : il faudra alors l’indiquer en commentaire et mentionner le nombre et le montant total des factures concernées.

Attention au formalisme. Il a été jugé qu’une société n’était pas fondé à appliquer des intérêts de retard au paiement dû par son donneur d’ordre, à défaut d’avoir effectué une mise en demeure préalable nécessaire pour l’application des pénalités financières. Dans cette affaire, le contrat entre le prestataire et le sous-traitant prévoyait l’application d’une norme technique, qui subordonnait l’application d’intérêts de paiement à une mise en demeure préalable du maître de l’ouvrage.

L’affacturage : qu’est-ce que c’est ?

1 relation à 3 ? L’affacturage (le « factoring ») va vous permettre de déléguer la gestion de vos factures : en pratique, vous cédez à un établissement spécialisé (le « factor », qui est, en pratique, un établissement de crédit) vos créances que vous détenez sur vos clients, le factor se chargeant d’en poursuivre le recouvrement.

3 missions dévolues au « factor ». La société d’affacturage pourra, selon les modalités et conditions contractuelles qui auront été négociées et validées, vous apporter 3 types de services :

• tout d’abord, elle va gérer le recouvrement des créances ;

• ensuite, elle pourra, le cas échéant, assumer le risque d’impayé ;

• enfin, elle peut vous proposer de financer votre poste client en vous consentant une avance sur le paiement de vos factures : vous êtes payés au moment de la cession de vos créances au factor.

Le « reverse factoring ». Si on connaît généralement la technique de l’affacturage pour la gestion du poste client, on connaît moins cette technique pour la gestion du poste fournisseur : on parle alors de « reverse factoring ». Concrètement, vous envoyez la facture émise par votre fournisseur à la société d’affacturage qui va régler votre fournisseur dans de brefs délais, puis vous remboursez la société d’affacturage à l’échéance initialement prévue par votre fournisseur.

L’affacturage : faut-il y recourir ?

Une question qui mérite réflexion… On associe souvent l’affacturage à la seule gestion de la trésorerie et on a tôt fait d’en conclure que les sociétés qui recourent à cette technique sont celles qui connaissent des difficultés, ce qui n’est pas nécessairement le cas. Même s’il ne faut pas négliger cet aspect de la question, force est de remarquer qu’aujourd’hui, l’affacturage peut constituer un outil de gestion loin d’être inintéressant pour les entreprises…

Gérer le recouvrement de vos factures… Avec l’affacturage, vous déléguez la gestion de votre poste client : vous établissez vos factures, puis, en les cédant à la société d’affacturage, vous vous déchargez de toutes problématiques, de suivi, de recouvrement, de relances… La société d’affacturage gérera pour votre compte l’ensemble des tâches administratives liées à la facturation de vos clients.

Vous prémunir contre les impayés… Selon les conditions négociées dans le contrat, le factor peut assumer le risque d’impayés : il garantit la bonne fin des créances acquises, de telle sorte que vous n’aurez pas à rembourser la société d’affacturage en cas d’impayés (exception faite toutefois, en général, des impayés qui ont pour origine une contestation commerciale ou technique, directement liée à la vente ou la prestation rendue). Les sociétés d’affacturage sont, en règle générale, dotées de services internes qui ont pour mission de surveiller la situation financière des entreprises sur lesquelles elles détiennent des créances, et d’assurer un recouvrement efficace et suivi des créances : au préalable, le factor procédera à une analyse de votre poste clients et effectuera sur chacun d’eux des études de solvabilité. Le factor ne s’engagera vis-à-vis de l’entreprise qu’à raison des factures qu’il aura approuvées, approbation qui peut être donnée facture par facture ou, plus globalement, en fonction d’un en-cours de facturation.

Optimiser votre trésorerie… Il est rare, en pratique, qu’une facture soit payée immédiatement. D’une manière générale, les clients acquittent leurs dettes à l’échéance prévue sur les factures, au plus tard à 45 jours fin de mois ou dans les 60 jours à compter de la date d'émission de la facture. Vous supportez donc un décalage entre le moment où vous facturez votre client et le moment où celui vous paie. En cédant les factures au factor, ce dernier vous règle sans attendre l’échéance : vous pouvez ainsi optimiser la gestion de votre trésorerie.

Mais tous ces services ont un coût… En cédant vos factures à une société d’affacturage, vous ne récupérerez pas 100 % du montant facturé. Le factor va prélever sa rémunération qui se décompose de la manière suivante :

• il va d’abord se rémunérer en prélevant une commission d’affacturage : cette commission le rémunèrera de ses frais de gestion, de relances des factures et de recouvrement des impayés (comptez entre 0,5 % et 2,5 % du chiffre d’affaires confié au factor) ;

• il va, ensuite, prélever une participation à un fonds de garantie : ce fonds sera destiné à le couvrir des risques d’impayés qu’il assume ;

• enfin, il va prélever une commission de financement, représentative de l’avance de trésorerie qu’il vous consent en rémunérant les créances sans attendre leur date d’échéance : elle prend la forme d’intérêts calculés sur le volume de financement que vous accorde le factor.

En conclusion. Avant de faire appel à une société d’affacturage, faites une analyse de votre trésorerie et de votre poste client : quel est le délai moyen de paiement de vos factures, constatez-vous fréquemment des retards de paiements, subissez-vous des contraintes de trésorerie régulières, etc. ? Car, si le recours à une société d’affacturage n’est pas sans présenter d’intérêt, il représente un coût de gestion non négligeable que vous devez comparer aux avantages que vous pouvez en retirer : autrement dit, que représente, dans votre entreprise, le coût de gestion de vos factures par rapport au coût du factoring et quel sera l’impact du factoring sur vos marges… ?

Petit plus : attention à la gestion de votre TVA…

Faisons le point sur l’exigibilité de la TVA. D’une manière générale, vous devez déclarer (et payer) auprès de l’administration fiscale le montant de TVA à reverser à partir du moment où cette dernière est exigible. Cette « exigibilité » intervient à la date de la livraison en cas de vente de biens et au moment de l’encaissement du prix pour les prestations de services (sauf en cas d’option pour le paiement de la TVA d’après les débits, auquel cas la TVA est exigible au moment de la comptabilisation de la facture). Si vous recourez à une société d’affacturage se pose la question de savoir à quel moment vous devez considérer que la TVA facturée à vos clients devient exigible : au moment où le factor vous verse le montant des créances cédées, au moment où votre client paie le factor… ?

Vous livrez des marchandises… Dans ce cas, le recours à une société d’affacturage est sans incidence, puisque la date d’exigibilité de la TVA se situe toujours au moment de la livraison des biens : c’est donc à cette date que vous devez reverser la TVA, peu importe la date à laquelle votre client règle sa dette auprès du factor.

Vous réalisez des prestations de services… La question est plus sensible dans le cas où vous effectuez des prestations de services ou des travaux immobiliers : devez-vous retenir la date de paiement par le factor ou la date de règlement effectué par le client, sachant qu’entre ces deux dates, il peut s’écouler de 1 à 2 mois ? La réponse est la suivante : l’exigibilité de la TVA est située à la date du paiement de la créance par votre client. C’est donc au moment où le factor est effectivement payé que vous devez déclarer et payer la TVA (assurez-vous d’être tenu informé régulièrement des paiements effectués).

Décaissez le montant exact ! Ne vous référez pas au montant payé par le factor pour calculer la base d’imposition à la TVA collectée : rappelons que le montant payé par ce dernier tient compte d’une commission. La TVA effectivement collectée correspond au montant que vous avez facturé à votre client, et non au montant « net » payé par le factor.

Quant aux frais facturés par le « factor »… Vous pouvez, bien entendu, déduire la TVA qui vous est facturée par le factor, au titre de ses commissions d’affacturage.

Une responsabilité découlant du contrat de commission de transport

Un principe. Le contrat de transport doit prévoir ses modalités d’exécution. Cela signifie qu’il doit mentionner les conditions d'enlèvement et de livraison de la marchandise (les délais, notamment), le prix de la prestation et les obligations respectives des parties.

Un modèle de contrat ? À défaut de stipulations particulières, vos relations commerciales seront soumises aux clauses d’un contrat type.

     =>  Vous pouvez consulter notre annexe : contrat type de commission de transport.

Pendant combien de temps ? Votre responsabilité peut, en principe, être engagée pendant un délai d’un an pour les actions concernant un retard, la perte de marchandises ou des avaries. Ce délai se décompte à partir de la date de livraison de la marchandise (ou de la date à laquelle elle devait être remise, en cas de perte totale). Il peut être interrompu en cas de reconnaissance non équivoque par le transporteur de son obligation d’indemniser son client (ce qui peut permettre au client d’agir en justice au-delà du délai d’un an). Le délai de recours est toutefois porté à 5 ans si vous vous rendez coupable de fraude ou d’infidélité (cas qui implique une volonté malveillante ou de déloyauté de votre part).

Délai de prescription : attention aux détails ! Le juge a récemment rappelé que le délai de prescription d’un an ne concerne que les seuls contrats ayant pour objet des prestations de transport de marchandises. Ainsi, l’entreprise sous-traitante qui n’a été mandatée que pour assurer la manutention d’un transformateur électrique ne peut se prévaloir de ce délai.

Des formalités ? Pour bénéficier du délai d’un an pour agir en responsabilité, il faut que votre cocontractant mécontent accomplisse certaines formalités. Il s’agit ici de compléter la lettre de voiture au moment de la livraison de la marchandise. Une réception sans réserve de la marchandise vous exonère de toute responsabilité quant aux dommages qui ont pu être causés à la marchandise.

Un court délai. Le délai pour émettre ces réserves est de 3 jours, à la réception de la marchandise. Votre cocontractant doit vous faire part de sa contestation par LRAR ou exploit d’huissier. Le non-respect de ces formalités empêche toute action ultérieure contre vous.

Une responsabilité résultant du retard de livraison

Une indemnisation. Par principe, tout retard préjudiciable dans l’exécution d’un contrat, s’il n’est pas justifié par un cas de force majeure, doit donner lieu à une indemnisation. En matière de transport de marchandises, ce principe est quelque peu adapté.

Une indemnisation limitée ? Le contrat type de commission de transport prévoit que tout retard occasionnant un préjudice donne lieu à indemnisation, celle-ci se limitant toutefois au prix de la prestation de transport (hors droits, taxes et frais divers).

Un complément d’indemnisation ? Si vous avez signé un contrat déterminant les modalités de son exécution, en fixant un délai ferme de livraison, ce délai s’impose à vous. Dès lors, tout retard occasionnant un préjudice donne lieu à réparation de l’entier préjudice subi par votre cocontractant.

Sauf… si vous justifiez d’un cas de force majeure ou si le contrat de commission de transport prévoit une clause limitative de responsabilité.

Pas d’indemnisation ? La clause qui exonère le transporteur de toute responsabilité pour retard est nulle.

Responsabilité du transporteur en cas de pertes ou d’avaries

Qu’est-ce que la perte ? La perte résulte de l’impossibilité de livrer la marchandise prise en charge. Elle est partielle lorsqu’une partie de la marchandise mentionnée dans le document de prise en charge est livrée à destination. Elle est totale lorsque vous êtes dans l’impossibilité matérielle de livrer le bien mentionné dans le document de prise en charge.

Qu’est-ce qu’une avarie ? Une avarie est un dommage causé à la marchandise entre son chargement et son déchargement du véhicule.

Quelle responsabilité ? Vous ne pouvez pas vous exonérer de cette responsabilité par une clause spécifique dans le contrat de commission de transport : il s’agit d’une obligation de résultat qui pèse sur vous. Cela signifie que la marchandise doit arriver conformément à ce qu’elle était d’après le document de prise en charge. Ce principe est toutefois atténué si le dommage résulte d’un vice inhérent à la marchandise.

Exemple. Malgré la livraison, la responsabilité d’un transporteur maritime a été retenue car il n’avait pas effectué la totalité de sa mission. Dans cette affaire, le transporteur devait également retirer les verrous unissant les conteneurs entre eux. Or, il en a laissé un, et c’est ce verrou oublié qui a causé la chute d’un des conteneurs dans la mer…

Client professionnel : quelle indemnisation ? L’indemnisation peut être plafonnée en application du contrat, lorsqu’il le prévoit. Par ailleurs, le contrat type fixe la réparation due par le transporteur à 20 € par kilogramme de poids brut de marchandise manquante ou avariée, sans pouvoir excéder une somme supérieure au produit du poids brut de la marchandise de l'envoi exprimé en tonnes multiplié par 5 000 €.

Mais… Il est possible de faire remplir une déclaration de valeur ou une déclaration d’intérêt spécial à la livraison. Dans ces cas, en cas de perte ou d’avarie, vous serez redevable d’une indemnité égale à la valeur déclarée. Ces options peuvent, bien entendu, donner lieu à un coût supplémentaire pour le donneur d’ordre.

Client particulier : quelle indemnisation ? L’indemnisation peut être plafonnée en application du contrat, lorsqu’il le prévoit. Toutefois, la clause qui a pour objet de supprimer ou de réduire le droit à réparation du client en cas de manquement du déménageur à ses obligations est abusive.

Perte ou vol de marchandises. En cas de perte ou de vol de marchandises, vous devez effectuer toutes les diligences nécessaires pour faire constater précisément l’existence et l’étendue des pertes.

Pour la petite histoire. Une société dont la marchandise a été volée a réclamé l’indemnisation totale de son préjudice, le transporteur n’ayant pas respecté le contrat. Ce dernier interdisait, en effet, le recours à la sous-traitance, ce qu’a pourtant fait le transporteur. Peine perdue, cependant, le juge rappelant que le seul fait de ne pas respecter l’interdiction de sous-traitance n’implique pas, en lui-même, la réalisation du vol.

Pour la petite histoire (bis). Une société dont la marchandise a été endommagée a également réclamée l’indemnisation totale de son préjudice, le transporteur ayant tenté de passer, sans succès, sous un pont trop petit pour le camion. Pour la société, il s’agissait là d’une faute délibérée du transporteur. À tort, pour le juge : le pont n’était pas aux normes départementales, ce qu’aucun panneau ne signalait.

Pour la petite histoire (ter). Une société de transport n’a pas pu faire valoir la clause limitative de responsabilité insérée dans un contrat à son client, suite au vol de sa marchandise (des téléviseurs). Le juge a, en effet, considéré que la société avait commis une faute inexcusable : le transporteur s’était garé, de nuit, sur un site isolé en pleine campagne, sans aucune surveillance effective. En outre, les téléviseurs se trouvaient dans une remorque non cadenassée, ce qui était en contradiction avec les instructions qui lui avaient été données.

Pour la petite histoire (quater). Un transporteur a été chargé de transporter par navire des palmiers, dont 9 sont arrivés morts, à destination. Sa responsabilité n’a pas été retenue par le juge car le transporteur n’avait pas reçu d’instruction particulière, de la société qui les avait achetés, pour les soins à apporter aux palmiers ; et un rapport d’expertise a révélé que c’est l’entreprise qui avait chargé les palmiers dans le navire qui était fautive.

Pour la petite histoire (quinquies). Un transporteur a vu sa responsabilité engagée, sans qu’il puisse se prévaloir de la clause limitative de responsabilité, suite au vol des photocopieurs transportés durant un week-end, car il avait commis une faute inexcusable (entrepôt non surveillé le week-end et attelage laissé portes ouvertes).

Pour la petite histoire (sexies). Un juge a considéré qu’un transporteur n’avait pas commis de faute inexcusable en obéissant à l’injonction de voleurs déguisés en policiers.

Pour la petite histoire (septies). Le compartiment frigorifique du véhicule d’un transporteur a connu des dysfonctionnements durant un voyage. Mais parce le véhicule possédait toutes les attestations de conformité sanitaire requises, le juge a considéré que la faute inexcusable du transporteur n’était pas caractérisée.

Pour la petite histoire (octies). Il a été jugé qu’un transporteur n’ayant pas sanglé les marchandises transportées, qui ont chuté pendant le transport, n’avait pas commis de faute inexcusable dans la mesure où il ne lui avait été donné aucune instruction quant à l’arrimage des caisses. A défaut d’avoir eu conscience de la probabilité du dommage, il ne peut pas lui être reprochée une faute délibérée.

Pour la petite histoire (nonies A). Il a été jugé qu’un transporteur qui laisse une remorque de marchandises sur un parking sans surveillance après avoir désolidarisé la remorque du véhicule qui la tracte est responsable de son vol.

Pour la petite histoire (nonies B). Il a été jugé qu’un transporteur terrestre qui n’a pas émis de réserves à la réception de la marchandise peut toutefois s’exonérer de sa responsabilité s’il prouve que les pertes et avaries sont survenues pendant le transport maritime. Dans cette affaire, le transport de la marchandise s’est fait en 2 temps : transport maritime, puis transport terrestre. À la suite du constat de la disparition et de la casse d’une partie de la marchandise à la livraison finale, le transporteur maritime contestait l’engagement de sa responsabilité, en indiquant que le transporteur terrestre, qui était intervenu en dernier lieu, n’avait pas émis de réserves à la réception de la marchandise. Sauf, a retenu le juge, que les éléments de preuve apportés par le transporteur terrestre prouvent que les avaries sont arrivées pendant le transport maritime. Le transporteur maritime est donc seul responsable.

Pour la petite histoire (nonies C). Il a été jugé qu’un transporteur n’est pas tenu de rembourser l’intégralité d’une marchandise volée au moment de la livraison, lorsqu’il existe un contrat de transport entre elle est la société expéditrice plafonnant cette indemnité. Selon le juge, le remboursement intégral n’est dû que lorsque le transporteur a commis une faute délibérée entrainant le vol. Or, s’il n’a pas connaissance de la valeur et de l’importance de la marchandise, il ne peut savoir que des précautions particulières sont à prendre. Dans ces conditions, il ne peut donc pas avoir conscience de la probabilité du dommage.