PPV : pour qui ?

Les employeurs. La PPV (prime de partage de la valeur) ne peut être mise en place que par :

• les employeurs de droit privé ;
• les établissements publics à caractère industriel et commercial (EPIC) et les établissements publics administratifs (EPA), dès lors qu’ils emploient du personnel de droit privé.

Les bénéficiaires. Peuvent bénéficier de cette prime les :

• salariés titulaires d’un contrat de travail (CDI, CDD, etc.) ;
• personnes titulaires d’un contrat d’apprentissage ou d’un contrat de professionnalisation ;
• intérimaires mis à disposition d’une entreprise utilisatrice : dans ce cas particulier, il est important de préciser que la prime sera versée par l’entreprise de travail temporaire, selon les conditions et modalités prévues par l’accord ou la décision unilatérale instituant la PPV au sein de l’entreprise utilisatrice ;
• personnels employés par des EPA ou des EPIC ;
• travailleurs handicapés relevant d’un établissement ou service d’aide par le travail (ESAT).

Le cas des stagiaires. Les stagiaires ne sont pas admis au bénéfice de la PPV. Concrètement, l’employeur peut tout à fait décider de leur verser la prime, mais celle-ci n’ouvrira pas droit aux avantages fiscaux et sociaux attachés à la PPV.

Mandataires sociaux. Les mandataires sociaux ne peuvent bénéficier de la PPV et profiter des avantages qui en résultent que s’ils sont liés à l’entreprise par un contrat de travail. Dans le cas contraire, comme pour les stagiaires, une prime peut être versée, mais ne permettra pas de bénéficier des exonérations mises en place dans le cadre de la PPV.

Condition de présence. Le versement de cette prime nécessite le respect d’une condition de présence. Ainsi, les salariés doivent être présents dans l’entreprise :

• soit à la date du versement de la prime ;
• soit au jour du dépôt de l’accord près de la DDETS (Direction départementale de l’emploi, du travail et des solidarités) ;
• soit au jour de la signature de la décision unilatérale de l’employeur.

Des exclusions ? L’acte qui institue la prime peut exclure certains salariés. La PPV, en effet, peut être réservée à ceux dont la rémunération ne dépasse pas un certain plafond que l’employeur est libre d’établir. Elle peut être également réservée aux salariés d’un seul établissement de l’entreprise, le cas échéant.

En revanche, l’employeur ne peut pas exclure des salariés sur la base d’autres critères.

PPV : comment la mettre en place ?

Accord interne à l’entreprise. La PPV doit obligatoirement être instituée :

• soit par un accord d’entreprise ou de groupe, dans les mêmes conditions qu’un accord d’intéressement ;
• soit par une décision unilatérale de l’employeur, sous réserve de la consultation préalable du comité social et économique (CSE) lorsqu’il est en place dans l’entreprise.

Mentions obligatoires. L’accord ou la décision unilatérale doit faire mention des salariés bénéficiaires, de la date de présence des bénéficiaires retenue pour son versement, du montant de la prime et des éventuelles modulations.

PPV : combien ?

Prime uniforme ou modulée. Le montant de la prime est fixé librement par l’employeur. Il peut être le même pour tous les salariés, ou faire l’objet d’une modulation selon des critères objectifs tels que :

• la rémunération ;
• le niveau de classification, qui s'apprécie au moment du versement de la prime ;
• la durée de présence effective dans l’entreprise, qui s’apprécie sur les 12 mois glissants précédant le versement de la prime. À ce sujet, notez que sont assimilés à du temps de présence effectif les congés maternité, ainsi que les congés d’adoption, de paternité ou d’accueil de l’enfant, etc. ;
• la durée de travail prévue au contrat ;
• l’ancienneté, qui s’apprécie au moment du versement de la prime.

Modalités de versement. La PPV peut être versée en une ou plusieurs fois, dans la limite d’un versement par trimestre (soit 4 versements au maximum par an).

Attention. La PPV ne peut pas se substituer à un élément ou une augmentation de la rémunération (salaire, intéressement, participation, épargne salariale, protection sociale complémentaire, chèques vacances, etc.), ni à toute autre prime.

Abondement possible. Un plan épargne entreprise peut être abondé par l’employeur en sus des versements effectués par les salariés, sans que cet abondement ne puissent dépasser 8% du PASS par salarié. Ce plafond peut être porté à 16% du PASS en cas de versement unilatéral de l’employeur en vue de l’acquisition d’action ou de certificats d’investissements émis par l’entreprise ou par une entreprise incluse dans le même périmètre de consolidation ou de combinaison des comptes. 

Depuis le 1er décembre 2023, l’employeur peut décider de l’attribution jusqu’à 2 PPV par année civile, par entreprise.  

Et, dans ce cas de figure, le BOSS précise que lorsque 2 primes sont attribuées au titre de la même année civile, 2 versements peuvent avoir lieu au cours d’un même trimestre lorsque ces versements sont rattachés à 2 primes distinctement attribuées.  

PPV : quels avantages ?

Rémunération égale ou supérieure à 3 fois le Smic. La prime bénéficie d’une exonération de toutes les cotisations sociales d'origine légale ou conventionnelle à la charge du salarié et de l'employeur, ainsi que de certaines participations, taxes et contributions sociales, dans la limite des plafonds prévus. En revanche, elle reste soumise au forfait social, à la CSG et CRDS et à l’impôt sur le revenu.

Rémunération inférieure à 3 fois le Smic. La prime bénéficie dans ce cas d’exonérations supplémentaires. Ainsi, en plus des exonérations précédemment citées, cette prime est également exonérée, dans la limite des plafonds prévus, de la CSG, de la CRDS, du forfait social et de l’impôt sur le revenu. Cette prime est tout de même incluse dans le montant du revenu fiscal de référence.

Une date limite de versement pour les entreprises de plus de 50 salariés ! Pour pouvoir bénéficier de ces exonérations, il faut que cette prime soit versée entre le 1er juillet 2022 et le 31 décembre 2023. Autrement dit, à compter du 1er janvier 2024, ces exonérations supplémentaires ne seront plus applicables mais celles prévues pour les rémunérations égales ou supérieures à 3 fois le Smic, continueront à s’appliquer.

Prolongation de l’exonération fiscale pour les entreprises de moins de 50 salariés ! Dans les entreprises de moins de 50 salariés, la prime continue d’être exonérée de CSG, CRDS et d’impôt sur le revenu pour tous les salariés ayant perçu une rémunération inférieure à 3 fois le SMIC au cours des 12 derniers mois.  

Expérimentation pour les entreprises embauchant entre 11 et moins de 50 salariés. À titre expérimental et à compter du 1er janvier 2025, il est mis en place un mécanisme de partage de la valeur dès lors que l’entreprise réalise un bénéfice net fiscal au moins égal à 1% du chiffre d’affaires pendant 3 exercices consécutifs. 

Plafond de 3 000 €. Ces exonérations ne s’appliquent que dans la limite de 3 000 €. Autrement dit, si l’employeur verse une prime de 4 000 €, les exonérations applicables porteront sur les 3 000 premiers euros. Les 1 000 € restants seront, quant à eux, soumis aux cotisations et contributions sociales classiques.

Plafond de 6 000 €. Ce plafond peut être porté à 6 000 € lorsque l’employeur met en place, à la date de versement de la PPV, ou lorsqu’il a conclu au titre du même exercice que celui du versement de cette prime :

• un dispositif d’intéressement dans le cas où il est contraint légalement de mettre en place de la participation dans son entreprise ;
• un dispositif de participation ou d’intéressement, lorsqu’il n’a pas de telle obligation.

De même, ce plafond est également porté à 6 000 € lorsque la prime est versée par certaines structures (fondations ou associations reconnues d'utilité publique ou d’intérêt général, fondations universitaires ou fondations partenariales, etc.) ou lorsqu’elle est versée par des établissements et services d'aide par le travail (ESAT) à l’ensemble de leurs travailleurs handicapés, sans distinction de rémunération.

Qu’est-ce qu’une prime ?

Un rappel préalable. Vous ne pouvez pas rémunérer un collaborateur à un niveau inférieur au Smic (soit 1766.92 € par mois pour l’année 2024). Pour apprécier ce seuil impératif, vous devez tenir compte, non seulement du salaire de base, mais aussi des éventuels avantages en nature, ainsi que des primes directement liées au travail.

Définition. La prime constitue un complément de rémunération qui vient s’ajouter au salaire de base de vos salariés. Elle peut être destinée à compenser une contrainte (prime différentielle pour compenser la baisse de la rémunération à la suite d'un changement d’employeur, par exemple) ou une sujétion particulière (prime de travail de nuit, par exemple), ou encore à récompenser le travail de vos salariés (prime de résultat, 13ème mois, etc.).

Exemple dans les entreprises de prévention et de sécurité. La convention collective des entreprises de prévention et de sécurité accorde aux agents de sécurité cynophile une indemnité forfaitaire dont le montant varie selon un cumul de conditions (chien dressé, inscrit au livre des origines françaises et entraîné régulièrement en club canin). Cette indemnité correspond à l'amortissement et aux dépenses d'entretien, de matériel canin et de santé du chien. Il s’agit donc d’un remboursement de frais professionnels et non pas d’un complément de rémunération.

Tenir compte des primes ? Pour apprécier le montant du salaire à comparer avec le Smic, vous pouvez tenir compte des majorations et primes ayant le caractère d’un complément de salaire, par exemple :

• les primes de vacances et de fin d’année (type 13ème mois),
• les pourboires,
• les primes de production constituant un élément prévisible de rémunération,
• les primes de polyvalence compensant la formation du salarié à plusieurs postes de travail,
• les primes de performance ou de rendement individuel, etc.

A quelle occasion verser une prime ?

L’origine des primes. La loi n’aborde pas la question des primes. Elles auront donc une origine conventionnelle, contractuelle ou bénévole.

Les primes conventionnelles. Ces primes sont prévues par un accord collectif d’entreprise ou de branche. Notez que l’accord d’entreprise prime sur l’accord de branche en matière de rémunération (dans le respect néanmoins de minima conventionnels prévus par la branche professionnelle). Cela signifie que vous pouvez notamment neutraliser, par un accord d’entreprise, le paiement d’une prime prévue par votre convention collective.

Exemple. La convention collective nationale de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées prévoit le versement d’une indemnité horaire pour travail le dimanche et les jours fériés. Retenez que l’indemnité n’a, néanmoins, pas à être doublée quand le dimanche travaillé coïncide avec un jour férié.

Les primes contractuelles. Vous pouvez prévoir, dans le contrat de travail de votre(vos) salarié(s), le versement d’une prime. Dans ce cas, veillez à préciser les modalités de calcul et de versement de la prime. Notez qu’en présence d’une prime d’objectifs, les objectifs doivent être préalablement connus par le salarié. Evitez, dans ce cas, les modes de calcul trop complexes de la partie variable de la rémunération.

Un cumul possible ? Lorsque le contrat de travail et la convention collective, par exemple, prévoient le versement d’une prime ayant le même objet et la même cause (prime de Noël, par exemple), ces primes ne se cumulent pas : seul l’avantage le plus favorable s’applique alors.

Les primes bénévoles. L'employeur peut librement décider de verser une prime, selon un montant ou un calcul qu’il détermine. Mais attention ! Ce système obéit à l’adage « une fois n’est pas coutume ». C’est-à-dire que le versement, à l’origine bénévole, d’une prime peut vous engager pour l’avenir si ce versement devient « un usage ».

Les primes d’usage. Ce sont des primes que l’employeur a pris l’habitude de verser selon 3 critères de constance, de généralité et de fixité. Ce qui implique qu’elle est versée indifféremment à tous les salariés (ou à tous les salariés d’une même catégorie), un certain nombre de fois (par exemple, une prime de vacances qui a été attribuée sur 3 années consécutives), selon un montant ou un calcul déterminé (fixe).

Un usage… pour toujours ? L’usage licite s’impose à l’employeur tant qu’il est applicable. Et il le sera tant qu’il n’aura pas été dénoncé ou qu’il n’aura pas été remplacé par un accord collectif ayant le même objet. Vous pouvez donc le dénoncer après avoir informé chaque salarié bénéficiaire et les représentants du personnel, en respectant un délai de prévenance suffisant. Ces conditions sont cumulatives.

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche : Gérer les usages dans l’entreprise

Une erreur n’est pas un usage ! Un employeur a versé, pendant 10 mois, une prime panier à ses salariés alors que les conditions de versement de cette prime n’étaient pas réunies, d’après la convention collective applicable à l’entreprise. Apprenant qu’il avait fait une mauvaise interprétation de ce texte, l’employeur a cessé de verser cette prime. Ce qu’ont contesté les salariés qui voyaient là un usage que l’employeur aurait dû dénoncer selon la procédure spécifique. Mais le juge n’a pas validé l’usage, le versement de cette prime étant occasionné par une erreur d’interprétation, l’employeur n’avait pas la volonté de créer un usage.

Toutefois, le juge a pu considérer que lorsque la prime était indument versée continuellement pendant 7 ans, elle faisait partie intégrante de la rémunération, empêchant l’employeur de se prévaloir d’une erreur pour en arrêter le versement, sans l’accord du salarié.  

Une prime d’un montant fixe ≠ montant immuable. Ce n’est pas parce qu’un salarié a perçu un bonus annuel d’un même montant 3 années de suite qu’il devra toujours recevoir le même montant. C’est ce qui a été jugé dans le cas d’un salarié dont le contrat de travail prévoyait qu’à la fin de chaque année fiscale, il recevra une prime en considération de ses performances : le juge a souligné qu’il en résultait que l’employeur en fixait le montant librement (« à sa discrétion »).

Attention au critère de généralité ! Une prime versée à plusieurs salariés sans tenir compte de leur catégorie professionnelle (attachée à la catégorie de cadre, d’agent de maîtrise ou d’ouvrier) doit reposer sur des raisons objectives justifiant la différence de traitement. En revanche, une prime versée à plusieurs salariés d’une même catégorie ne répond pas nécessairement au critère de généralité.

Paiement des primes : questions pratiques

Temps partiel = prime partielle ? Par principe, les primes versées aux salariés sont proratisées en fonction du temps de travail. Cependant, un accord collectif peut prévoir que les primes ont un caractère forfaitaire pour tous les salariés, peu importe alors leur temps de travail.

Incidence des absences du salarié ? Une prime peut tenir compte de la présence effective du salarié et être réduite au prorata de la durée de ses éventuelles absences. Néanmoins, attention : il a déjà été jugé que, pour réduire une prime d’assiduité, il fallait envisager toutes les absences sinon aucune.

Exemple. Un employeur a instauré une prime d’assiduité, diminuée à raison des absences des salariés, sauf pour les absences légalement assimilées à du temps de travail effectif (congés payés, récupération des jours fériés, RTT, évènement familiaux, délégation syndicale…). Mais parce qu’il n’a pas inclus le congé maternité parmi les absences assimilées à du temps de travail effectif, l’entreprise a exclu les femmes en état de grossesse du bénéfice de la prime d’assiduité, ce qui constitue une discrimination.

En revanche. Il est possible d’exclure toutes les absences qui ne sont pas légalement assimilées à du temps de travail effectif, parmi lesquelles les congés pour événements familiaux conventionnels, les absences pour maladie non-professionnelle, etc. Encore faut-il, dans ce cas, que toutes les absences entraînent les mêmes conséquences sur l’attribution de la prime. Le fait d’accorder une prime aux salariés absents pour une maladie non-professionnelle, mais d’exclure les salariés grévistes, serait, par exemple, discriminatoire.

Incidence d’un départ du salarié ? Lorsqu’une prime annuelle constitue un élément de rémunération, elle doit être versée au prorata du temps de présence du salarié. Tel est le cas, par exemple de la prime d’objectifs individuels, versée en contrepartie de l’activité du salarié. En revanche, une prime vacances qui n’est pas la contrepartie du travail du salarié n’a pas à être proratisée si le salarié a quitté l’entreprise avant son versement (sauf stipulations contraires).

Exemple. Si un salarié est licencié pour faute grave avant le versement de la prime de 13ème mois devant intervenir en cours de préavis (inexistant en cas de faute grave), il ne peut pas y prétendre. Cependant, si son licenciement est dépourvu de cause réelle et sérieuse, la prime lui est due, même s’il n’a pas effectivement exécuté le préavis.

Autre exemple. Le salarié, ayant quitté la société en cours d'année, ne peut pas, faute d'usage ou de stipulation contractuelle plus favorable, prétendre à un versement au prorata temporis lorsque :

• son contrat de travail subordonne le versement de la prime annuelle d'objectifs à la condition qu'au 31 décembre de l'année (date fixée en accord avec le salarié et l’employeur), le salarié ait atteint les objectifs fixés ;
• le droit à perception de la prime n'était définitivement acquis qu'à la fin de l'année.

Toutefois. Une prime d'objectifs prévue par le contrat de travail qui constitue la partie variable de la rémunération du salarié en contrepartie de son activité s’acquiert au fur et à mesure, peu importe que le versement de cette prime soit conditionné à la présence effective du salarié en fin de période. Par ailleurs, lorsque la rémunération porte sur une période qui a été intégralement travaillée, le droit à rémunération est acquis au salarié. Il ne peut donc pas être soumis à une condition de présence à la date (postérieure à l’échéance de cette période travaillée) de son versement.

Prise d’acte du salarié protégé. Lorsque la prise d’acte d’un salarié protégé est justifiée, elle produit les effets d’un licenciement nul. Dans ce cas, le salarié a droit à une indemnité correspondant à la rémunération qu’il aurait perçue, si son contrat n’avait pas été rompu, jusqu’à la fin de sa période de protection, dans la limite de 2 ans. Cette indemnité comprend donc le montant des primes généralement versées sur cette période.

La prise en charge des frais de transports publics

Une obligation ! Vous devez prendre en charge une partie des frais de transports publics de vos collaborateurs. Cette prise en charge concerne l’ensemble des transports publics (métro, bus, train, tramway), mais aussi les services publics de location de vélos !

Quels sont les critères de prise en charge ? Pour bénéficier de la prise en charge de l’employeur, le salarié doit bénéficier d’une carte d’abonnement (hebdomadaire, mensuelle, ou annuelle). Il n’est donc pas question que vous preniez en charge les tickets unitaires de chacun de vos salariés !

Conseil. Les salariés qui demandent que vous preniez en charge leurs frais de transport doivent donc vous fournir un justificatif d’abonnement.

Quand et combien faut-il rembourser ? Vous devez procéder à un remboursement mensuel (même si l’abonnement est souscrit sur l’année), au plus tard à la fin du mois suivant la validation de l’abonnement, à hauteur de 50% du titre de transport, sur la base du tarif de 2nde classe, et du trajet le plus court.

Une prise en charge exonérée de cotisations ? La prise en charge des frais de transports publics par l’employeur est exonérée de cotisations sociales, dans la limite d’un plafond de 200 € par an et par salarié. Le salarié, quant à lui, est exonéré d’impôt sur le revenu, dans la même limite, sur les montants des remboursements partiels qu’il perçoit.

En cas de pluralité de logements… Lorsqu’un salarié occupe plusieurs logements situés dans des villes différentes, il faut établir quelle est sa résidence habituelle. Dans une affaire, un salarié demandait à son employeur la prise en charge de son abonnement ferroviaire lui permettant de rejoindre, pour les week-ends et les vacances, sa famille au domicile familial situé à plus de 600 km de son lieu de travail. L’employeur refusait au motif que sa résidence habituelle n’était pas établie au domicile familial. Ce qu’a confirmé le juge : le salarié disposant d’un logement depuis environ 10 ans dans la ville où il travaille et ce logement comprenant un minimum d’affaires lui permettant d’y passer plus de temps qu’avec sa famille, sa résidence habituelle était donc celle qu’il occupait en semaine.

En cas de pluralité de logements (bis)... En cas de conflit concernant l’établissement de la résidence habituelle du salarié, le juge aura toujours le dernier mot. Il a pu ainsi estimer que la résidence habituelle d’un salarié travaillant dans le Val de Marne se trouvait en réalité dans l’Hérault, ce domicile constituant le cadre stable et habituel de ses intérêts.

Attention. Le refus de prise en charge des frais de transports publics est sanctionné par une amende de 750 € (pour les entrepreneurs individuels) ou 3 750 € (pour les sociétés et associations).

Position de l’administration sociale… L’administration sociale a précisé la notion de « résidence habituelle », notamment en cas de double résidence : lorsqu’un salarié dispose d’une double résidence, une proche de son lieu de travail et l’autre où réside sa famille, l’administration sociale considère que sa résidence habituelle est celle proche de son lieu de travail.

Conséquences… Elle refuse donc la prise en charge par l’employeur du titre d’abonnement pour les trajets entre la résidence familiale et la résidence habituelle du salarié. 
 

La prise en charge des frais de transport personnel

La prime transport. La prise en charge des frais de transport personnel est, par principe, facultative. Vous n’êtes donc pas dans l’obligation de prendre en charge les frais avancés par vos salariés lorsqu’ils utilisent un moyen de transport personnel (véhicule, moto, scooter, etc.). Vous pouvez cependant prendre en charge une partie des frais de carburant, des frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène de vos salariés sur la base d’une décision unilatérale ou d’un accord collectif de travail. On parle, en pratique, de la « prime transport ».

Attention aux critères d’attribution de la prise en charge ! Si vous décidez de prendre en charge les frais de transport personnel des salariés, il est important de prévoir précisément les critères déclenchant cette prise en charge, et de veiller à leur stricte application dans le temps.

Exemples. Les salariés concernés doivent être clairement identifiés. Sont notamment visés par cette prise en charge de frais les salariés qui ne bénéficient pas d’un réseau de transport public ou d’un service privé mis en place par l’entreprise leur permettant de se rendre à leur travail, ceux dont les horaires de travail sont incompatibles avec l’usage des transports publics, ou ceux dont la résidence habituelle ou le lieu de travail n’est pas inclus dans le périmètre d’un plan de mobilité obligatoire. Il en sera de même pour ceux qui sont exclus de la prise en charge (notamment ceux qui bénéficient déjà d’un véhicule de service ou de fonction, ceux qui sont domiciliés dans un périmètre ne nécessitant pas qu’ils se déplacent avec leur véhicule, etc.).

Le forfait mobilités durables. En parallèle de cette prime transport, l’employeur peut prendre en charge, depuis le 1er janvier 2020, dans le cadre du « forfait mobilités durables » tout ou partie des frais engagés par les salariés pour les rendre de leur résidence habituelle à leur lieu de travail :

• avec leur cycle personnel (mécanique ou à assistance) ou, à compter du 1er janvier 2022, avec leur engin de déplacement personnel motorisé (EDPM) ;
• ou en covoiturage (en qualité de conducteur ou de passager) ;
• ou à l’aide d’autres services de mobilité partagée, à savoir la location ou la mise à disposition en libre-service de cyclomoteurs, de motocyclettes, de vélos électriques, de trottinettes électriques ou non, etc., avec ou sans station d'attache et accessibles sur la voie publique (à condition qu'ils soient équipés d'un moteur non thermique ou d'une assistance non thermique lorsqu'ils sont motorisés), ainsi que les services d’autopartage de véhicules à moteur à faibles émissions (véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène) ;
• ou en transports publics de personnes, notamment de manière occasionnelle (n’est pas compris dans ce forfait la prise en charge obligatoire de 50 % des frais d’abonnement) ;
• ou à l’aide d’autres services de mobilité partagée.

Pour tout le monde ? Sa mise en place suppose un accord d’entreprise ou, à défaut, une décision unilatérale de l’employeur, après consultation du comité social et économique le cas échéant. Si vous décidez de mettre en place ce forfait mobilités durables, vous devez en faire bénéficier l’ensemble des salariés éligibles selon les mêmes modalités. En ce qui concerne les salariés à temps partiel :

• pour les salariés à temps partiel à hauteur d’au moins 50 % de la durée légale hebdomadaire du travail (ou de la durée conventionnelle, si elle est inférieure à la durée légale) : ils doivent bénéficier du forfait mobilités durable dans les mêmes conditions qu’un salarié à temps complet ;
• pour les salariés à temps partiel employés à hauteur d’au plus 49 % de la durée du travail à temps complet (à savoir 50 % de la durée légale hebdomadaire du travail ou, si elle est inférieure, de la durée conventionnelle) : la prise en charge est proratisée par le rapport nombre d’heures travaillées/50 % de la durée du travail à temps complet.

À noter. Chaque année, vous devrez obtenir de chaque salarié concerné un justificatif de paiement ou une attestation sur l’honneur relatifs à l’utilisation effective d’un ou plusieurs des moyens de déplacement visés par le dispositif (vélo, covoiturage, autres services de mobilité partagée, transports publics de personne hors abonnement).

Quels avantages ? À compter de l’imposition des revenus de l’année 2020, la prise en charge du forfait mobilités durables et/ou de la prime transport pourra être exonérée d’impôt sur le revenu, de cotisations et de CSG/CRDS à hauteur de 500 € maximum par salarié et par an, les frais de carburant ne pouvant être, à eux seuls, exonérés qu’à hauteur de 200 € par an.

Précisions. La prise en charge par l'employeur du forfait mobilités durables et/ou de la prime transport est cumulable avec la prise en charge des frais de transports publics (transport de voyageurs ou location de vélo). Notez que cette prise en charge exonérée dans la limite de 600 € par an, déduction faite de la prise en charge par l’employeur de l’abonnement au titre des transports en commun.

Un titre-mobilité. La prise en charge des frais de transport personnel du salarié par l’employeur peut prendre la forme d’une solution de paiement spécifique, dématérialisée et prépayée, intitulée « titre-mobilité ». Ces titres-mobilité sont émis par une société spécialisée qui les cède à l'employeur contre paiement de leur valeur libératoire et, le cas échéant, d'une commission (dans des conditions que vous pouvez retrouver ici). Ils servent au paiement de services spécifiques liés aux déplacements des salariés entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, fournis ou commercialisés par des organismes agréés, dont la liste est désormais connue et consultable ici.

Pour les cyclistes ! La loi relative à la transition énergétique pour la croissance verte favorise les entreprises qui facilitent les trajets domicile – lieu de travail à vélo en instaurant une réduction d’impôt pour les entreprises (soumises à l’impôt sur les sociétés) qui acquièrent une flotte de vélos.

Une réduction d’impôt limitée dans le temps. Cette réduction d’impôt cessera de s’appliquer à compter du 31 décembre 2024.

À noter. Il était également prévu la possibilité de mettre en place une indemnité kilométrique vélo à la charge de l’employeur, pour les déplacements à vélo entre le domicile et le lieu de travail, d’un montant fixé à 25 centimes d’euros par kilomètre parcouru, mais cette indemnité a été supprimée depuis le 1er janvier 2020. Cette indemnité était exonérée d’impôt sur le revenu (pour le salarié) et de charges sociales (pour l’employeur), dans certaines limites. Les employeurs qui versaient l’indemnité kilométrique vélo peuvent continuer à la verser : ils sont alors considérés comme versant le forfait mobilités durables.

Une réduction d’impôt ? La réduction d’impôt aura pour base de calcul les frais générés par l’investissement dans l’acquisition d’une flotte de vélos mis à la disposition des salariés, que ces derniers pourront utiliser pour effectuer leurs déplacements domicile – travail. Elle ne peut toutefois pas excéder 25% du prix d’achat d’une flotte de vélos par l’entreprise (dispositif applicable depuis le 1^er janvier 2016).

Concrètement. Pour calculer cette réduction d’IS, il faudra tenir compte des amortissements liés aux vélos, des amortissements ou du coût de la location des équipements nécessaires à la sécurité (notamment casques, protections, gilets réfléchissants, antivols), ainsi du coût de l’aménagement d’un local vélo ou d’une aire de stationnement (amortissements ou frais de location), des frais d’assurance contre le vol et couvrant les déplacements des salariés entre le domicile et le lieu de travail, des frais d’entretien des vélos.

Les apports de la loi de finances rectificatives pour 2022

Pour les années 2022 et 2023, les dispositions ayant trait aux prises en charge facultative et/ou obligatoire des frais de transport par l’employeur font l’objet d’assouplissement.

Concernant la prime de transport… D’abord, il est prévu que l’employeur puisse prendre en charge, au titre de ces 2 années, tout ou partie des frais de carburant et des frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène engagés par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, sans condition particulière.

Concernant l’abonnement aux transports publics… Pour les années 2022 et 2023, si l’employeur prend en charge un montant supérieur à 50 % du prix de l’abonnement de transport du salarié, ce montant bénéficiera des avantages précités dans la limite de 25 % du prix de cet abonnement.

Au total, le montant de la participation exonéré fiscalement et socialement pourra donc atteindre 75 %.

Concernant le cumul prime de transport et forfait mobilité durable… En principe le cumul d’une prime de transport et d’un forfait mobilités durable est exonéré d’impôt sur le revenu pour le salarié dans la limite de 500 € par an, dont 200 € maximum pour les frais de carburant.

Pour l’imposition des revenus des années 2022 et 2023, ces seuils sont réhaussés à 700 € par an, dont 400 € au maximum pour les frais de carburant.

Outre-mer. Notez que par exception, la limite globale est portée à 900 €, dont 600 € pour les frais de carburant pour la Guadeloupe, la Guyane, la Martinique, La Réunion et Mayotte.

Concernant le cumul prime de transport et abonnement aux transports publics… Par ailleurs, exceptionnellement, l’octroi de la prime de transport peut, au titre de l’année 2022 et de l’année 2023, être cumulée avec la prise en charge obligatoire du prix des titres d’abonnements aux transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos.

Concernant le cumul forfait mobilités durable et abonnement aux transports publics… La prise en charge du forfait mobilités durable est cumulable avec le dispositif de prise en charge des frais d’abonnement aux transports publics.

Dans cette hypothèse, le montant de l’avantage ne peut normalement pas dépasser un montant maximal fixé à 600 € par an, ou correspondant au montant de l’avantage résultant de la prise en charge obligatoire par l’employeur du prix des titres d’abonnement pour les déplacements effectués entre la résidence habituelle des salariés et leur lieu de travail, effectués par le biais de transports publics ou de services publics de location de vélos.

Désormais (et de manière pérenne), ce plafond de 600 € est fixé à 800 €.

Augmentation de salaires : une obligation ?

Rappel d’un principe à connaître. Le montant de la rémunération perçue par un collaborateur ne peut pas être inférieur, ni au SMIC (soit 1766.92 € pour l’année 2024), ni au minimum conventionnel. Ce qui entraîne des conséquences lorsque le montant des salaires évolue…

Une augmentation automatique ? Si le SMIC augmente, le montant du salaire du collaborateur rémunéré sur cette base augmente également, et ce de manière automatique. Cette augmentation automatique vaut également pour un salarié rémunéré sur la base du minimum conventionnel, en cas d’évolution des minima conventionnels.

A noter. Cette évolution automatique des salaires ne vaut que si, par le biais de l’augmentation du SMIC ou du minimum conventionnel, le salaire versé au collaborateur devient inférieur à ces montants minimums. A contrario, un salarié qui perçoit une rémunération supérieure au SMIC ou au minimum conventionnel ne peut prétendre à une augmentation équivalente de sa rémunération.

Attention. Si votre convention collective prévoit une majoration des salaires en pourcentage ou en valeur absolue, ce sont les rémunérations de l’ensemble de vos collaborateurs qu’il faudra réviser.

Augmentation de salaires : une négociation ?

Une obligation ? Bien que par principe facultative, et encore qu’il s’agisse d’un thème à aborder dans le cadre des négociations annuelles obligatoires pour certaines entreprises (notamment celles dotées de délégués syndicaux), la question de l’évolution des salaires mérite d’être abordée régulièrement avec les collaborateurs de l’entreprise, au moins 1 fois par an. D’autant que vous ne pouvez pas nécessairement faire ce que vous voulez librement…

Une interdiction ? La réglementation vous interdit de prévoir dans les contrats de travail des clauses de révision automatique des salaires en fonction de l’évolution des prix ou des salaires (ou du SMIC) : c’est ce qu’on appelle le principe d’interdiction des clauses d’indexation. Si un contrat de travail prévoit ce type de clause, le salarié ne pourra pas s’en prévaloir et vous pourrez y mettre fin à tout moment (la clause est dite nulle).

A noter. Cette interdiction vise les révisions automatiques : cela signifie, a contrario, que vous pouvez prévoir une révision des salaires en fonction de l’évolution des prix ou des salaires si cette révision n’a pas de caractère automatique et intervient une fois l’indice en question connu. En outre, ce qui est interdit est une révision automatique en fonction de l’évolution des prix ou des salaires, ce qui vous autorise donc à user d’autres indices (en fonction des prix des produits vendus ou des services rendus par l’entreprise par exemple).

Une possibilité ? Sachez qu’il est possible de négocier un accord d’entreprise qui encadre les conditions de l’évolution salariale. Il a déjà été jugé, par exemple, que toutes les absences peuvent retarder l’accès à un avancement de carrière avec augmentation de salaire, pour autant que les absences en question ne soient pas assimilées à du temps de travail effectif. C’est, par exemple, le cas de l’absence pour maladie, du congé sans solde, etc.

Une liberté ? En l’absence de dispositions conventionnelles ou d’un usage appliqué dans l’entreprise, il vous revient de décider du moment et des modalités de révision des salaires de vos collaborateurs. Il pourra s’agir d’augmentations générales dans l’entreprise ou d’augmentations individuelles (liées ou non à des promotions).

Conseils. Dans tous les cas, vous devez respecter le principe « à travail égal, salaire égal » et celui de l’égalité de traitement entre les hommes et les femmes. En outre, n’oubliez pas qu’aucune personne ne peut faire l’objet d’une mesure de discrimination, spécialement en matière de rémunération. Sont visées les discriminations liées aux origines, au sexe, aux mœurs, à l’orientation sexuelle ou l’identité de genre, à l'âge, à la perte d'autonomie, à la situation de famille, à la situation de grossesse, de son inscription à un parcours d’aide médicalisée à la procréation, aux caractéristiques génétiques, à la capacité à s'exprimer dans une autre langue que le français, à la particulière vulnérabilité économique (apparente ou connue), à l'apparence physique, à l'appartenance ou non à une ethnie, une race ou une nation, à l'obédience religieuse, à l'appartenance à une organisation politique ou syndicale, de l’exercice d’un mandat électif local, aux opinions politiques, au nom de famille, au lieu de résidence, à l’état de santé, la perte d'autonomie ou la situation de handicap.

Attention. Le juge a considéré que la décision d’octroyer une augmentation de salaire individuelle doit reposer sur des éléments objectifs : cela signifie donc que si vous augmentez la rémunération de certains salariés, sans en faire profiter l’ensemble des salariés appartenant à une même catégorie, vous devez justifier cette différence de traitement salarial par des éléments précis, chiffrés et objectifs, même si vous disposez d’un pouvoir discrétionnaire en matière d’augmentations individuelles des salaires.

Conseil. Il s’agit là d’une illustration du principe « à travail égal, salaire égal » qui vous impose d’assurer une égalité de traitement entre tous les salariés placés dans une situation identique. En présence d’une disparité de traitement, vous devez la justifier par des éléments objectifs.

Conséquences. Vous devez adapter vos politiques salariales et justifier systématiquement vos décisions d’augmenter ou de ne pas augmenter les salaires par des critères objectifs : la simple constatation de performances décevantes ne sera pas suffisante si elle n’est pas étayée par des éléments objectifs et vérifiables (attention à la pertinence des outils d’évaluation !).

Augmentation de salaires : une modification du contrat

La rémunération, un élément essentiel du contrat ! Parce que le salaire prévu contractuellement entre vous et le salarié est un élément essentiel du contrat, vous devez modifier le contrat si vous entendez modifier un élément de la rémunération perçue par votre collaborateur.

Un accord obligatoire du salarié ! Cela suppose donc de recueillir l’accord du salarié avant toute modification de sa rémunération : vous ne pouvez pas modifier unilatéralement son salaire, même si cette révision lui est favorable.

Comment faire ? Bien qu’il n’y ait pas d’obligation légale dans ce domaine, il est fortement recommandé d’informer par écrit votre salarié de l’augmentation projetée de son salaire. Vous devez laisser un délai de réflexion au salarié, dont la durée est estimée à au moins 15 jours par l’administration. En cas d’acceptation, vous devrez conclure un avenant au contrat de travail.

Conseil. Consultez votre convention collective qui peut prévoir une procédure spécifique d’information du salarié.

Révision du salaire : une diminution ?

Est-ce possible ? En soi, réduire la rémunération d’un collaborateur est possible, mais selon des procédures contraignantes, et pour autant bien entendu que le salaire n’atteigne pas un niveau inférieur au SMIC ou au minimum conventionnel.

Oui, si… Vous ne pourrez pas réduire le salaire d’un collaborateur sans son accord : comme pour l’augmentation de salaire, sa diminution suppose une modification du contrat de travail, et donc l’accord du salarié. Vous devez lui faire une proposition écrite et il doit disposer d’un délai de réflexion d’environ 15 jours pour se prononcer sur votre proposition.

A noter. S’il s’agit de supprimer un avantage salarial prévu par un accord collectif, vous ne pouvez pas le réduire ou le supprimer librement. Vous devez respecter la procédure de négociation collective :

• si l’avantage résulte d’une convention de branche, vous ne pouvez rien faire au niveau de l’entreprise,
• si l’avantage résulte d’un accord d’entreprise, sa suppression ou sa réduction nécessitera de modifier l’accord initial, ce qui suppose une négociation collective au sein de l’entreprise.

Attention. Si la réduction du salaire est décidée pour un motif économique, vous devez faire une proposition au(x) salarié(s) concerné(s) par lettre recommandée avec AR en précisant qu’il(s) dispose(nt) d’un délai d’un mois pour refuser (15 jours si l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire). Un défaut de réponse dans ce délai équivaut à une acceptation tacite de la modification de salaire proposée.

Les conséquences. 2 situations peuvent se présenter :

• soit le salarié accepte : dans ce cas, vous devez conclure un avenant au contrat afin d’acter la modification du salaire (il ne pourra pas prétendre par la suite à un rappel de salaires) ;
• soit il refuse : dans ce cas, soit vous maintenez le salaire, soit vous décidez de vous séparer du salarié en le licenciant (vous devez préciser dans la lettre de licenciement les raisons vous ayant conduit en tant qu'employeur à décider la modification et le fait que le licenciement intervient à la suite du refus du salarié de voir son contrat modifié).

Attention. Hormis l’hypothèse d’une modification pour motif économique où le silence du salarié vaut acceptation, l’accord du salarié pour une modification de son salaire doit être clair et non équivoque : il ne saurait résulter de la seule poursuite du travail par exemple.

Accord « exprès ». Il a déjà été jugé que l’accord du salarié à la modification de sa rémunération résultant de plans de commissionnement procédait de leur signature par le directeur général de la société et le salarié.

Rémunération variable : qui fixe les objectifs ?

Rémunération fixe et variable. Pour déterminer le montant de la rémunération que vous verserez à un salarié, plusieurs méthodes sont possibles : soit vous déterminez une rémunération dont le montant est fixe, soit vous prévoyez une rémunération pour partie fixe et pour partie variable en fonction d’objectifs à définir. Vous pouvez aussi fixer une rémunération variable à 100 %, ce qui n’est toutefois pas sans contraintes, comme nous allons le voir.

Quelle méthode ? Si vous envisagez de prévoir une rémunération sur objectifs, il est parfois déconseillé de fixer une rémunération variable à 100 %. En matière de rémunération, il existe un principe absolu qui impose le respect d’une rémunération minimum égale au SMIC (soit 1766.92 € pour 35 heures hebdomadaires pour l'année 2024) ou au minimum conventionnel. Si vous fixez une rémunération variable à 100 %, vous serez contraint de procéder à un suivi rigoureux des rémunérations, en procédant par avances les mois où la rémunération est inférieure à ce minimum légal, avec régularisations par la suite. Voilà pourquoi la détermination d’une rémunération fixe augmentée d'une part variable est souvent préférable.

Définir des objectifs… Prévoir une rémunération variable suppose de définir des objectifs, au début de chaque exercice, qui serviront d’éléments de référence pour calculer cette partie variable. Comment fixer ces objectifs ?

… unilatéralement ? Vous avez, en tant qu’employeur, la possibilité de fixer unilatéralement, au début de chaque exercice, les objectifs assignés à votre salarié dont dépendra sa rémunération variable. Il s’agit là d’une de vos prérogatives dans le cadre de votre pouvoir de direction, mais quelques précautions s’imposent tout de même :

• vous devez fixer des objectifs réalistes et réalisables (attention aux systèmes de rémunérations variables qui incitent un salarié à travailler au-delà de la durée normale du travail et qui seront jugés illicites) ;
• vous devez informer votre salarié à propos de ses objectifs en début d’exercice, pour qu’il en ait une parfaite connaissance suffisamment tôt ;
• vous devez lui communiquer les éléments de calcul des commissions constituant sa rémunération variable, pour qu’il soit en mesure d’en apprécier le montant global.

Dans ce cas… Vous pouvez également modifier ces objectifs dès lors qu’ils restent réalisables et que vous en avez informé votre salarié en début d’exercice. Sachez qu’il est alors possible d’utiliser l’intranet de l’entreprise pour diffuser les objectifs fixés. Attention toutefois, cette communication doit se faire en français, pour être opposable au salarié.

… ou en accord avec le salarié ? Le contrat de travail peut toutefois prévoir que ces objectifs seront fixés annuellement d’un commun accord, ce qui se rencontre fréquemment. Si tel est le cas, vous ne pourrez pas y déroger. Vous aurez donc soin de proposer à votre salarié les objectifs envisagés et leurs caractéristiques. Les obligations précitées (objectifs réalistes et réalisables, obligation d’information et de communication) doivent aussi être respectées dans cette hypothèse.

Attention. Evitez les modes de calcul trop complexes de la partie variable de la rémunération. Un employeur a été sanctionné pour manquement grave à ses obligations parce qu’il avait mis en place un système de prime et de commissionnement particulièrement complexe qui a été jugé illisible et peu fiable.

Ne pas confondre ! Il ne faut pas confondre, dans ce cas, le mode de calcul de la partie variable de la rémunération qui fait l’objet d’un accord des parties et le droit du salarié à la rémunération variable qui est acquis en vertu du contrat de travail qui la prévoit. Voilà pourquoi, à défaut de fixation des objectifs, l’employeur, qui est tenu à une obligation de fixer d’un commun accord ces objectifs dont dépend la rémunération variable, reste malgré tout débiteur de cette partie variable pour les années où il n’établit pas avoir satisfait à cette obligation. Et si le manquement à cette obligation est suffisamment grave pour empêcher la poursuite du contrat de travail, cela peut justifier sa résiliation aux torts de l’employeur.

Quand ? Tous les ans, dès lors que la rémunération comprend une partie fixée en fonction d’objectifs annuels à atteindre, il faut que l’employeur et le salarié se mettent d’accord pour la fixation de ces objectifs. A défaut d’accord, il incombe au juge de déterminer la rémunération variable, en référence aux critères prévus au contrat et, le cas échéant, aux accords conclus précédemment.

Retard de fixation des objectifs. En principe, dans pareil cas, le juge accorde au salarié le paiement de sa rémunération variable, déterminée en référence aux critères prévus au contrat et, le cas échéant, aux modalités antérieurement suivies ou, à défaut, en fonction des données qui lui seront communiquées.

Mais… Le juge a déjà reconnu à l’employeur son impossibilité de fixer, en début d’exercice, des objectifs réalisables et pertinents, en raison des difficultés liée à la réorganisation de l’entreprise. Et parce que les modalités de calcul de la rémunération variable du salarié étaient malgré tout justes et vérifiables, son retard n’a pas été sanctionné.

A noter. L’employeur peut modifier les objectifs annuels dans le cadre de son pouvoir de direction, mais à condition toutefois que ce soit fait en début d’exercice, et non en cours d’exécution et alors même que l’employeur prend connaissance du niveau d’exécution des objectifs.

Une condition de présence effective. Une prime d'objectifs prévue par le contrat de travail qui constitue la partie variable de la rémunération du salarié en contrepartie de son activité s’acquiert au fur et à mesure, peu importe que le versement de cette prime soit conditionné à la présence effective du salarié en fin de période Par ailleurs, lorsque la rémunération porte sur une période qui a été intégralement travaillée, le droit à rémunération est acquis au salarié. Il ne peut donc pas être soumis à une condition de présence à la date (postérieure à l’échéance de cette période travaillée) de son versement.

Cas de la modification d’un plan de rémunération variable. Le juge a déjà pu valider un plan de rémunération variable différent de celui des années antérieures dès lors que la structure de la rémunération des plans antérieurs n’a pas été modifiée et que le contrat de travail précise que la détermination des objectifs, qui conditionnent la rémunération variable du salarié, relève du pouvoir de direction de l'employeur. L’employeur peut donc ainsi valablement modifier les objectifs contenus dans le plan.

Déterminer la base de calcul. Pour rappel, il est interdit de mettre à la charge du salarié les cotisations patronales qui doivent être supportées exclusivement par l’employeur. Notez à ce titre que la clause qui prévoit que la rémunération variable est calculée proportionnellement à la marge brute résultant de l’activité du salarié et après déduction de différentes charges, y compris les cotisations patronales de sécurité sociale, n’aboutit pas à faire supporter par le salarié les cotisations patronales. Elle est donc valable.

Rémunération variable : comment gérer le paiement du salaire ?

Comment payer la rémunération variable ? Pour assurer le paiement de la partie du salaire qui dépend d’objectifs à réaliser, plusieurs méthodes sont possibles. Vous pouvez ainsi choisir de payer par anticipation ou assurer le paiement de la partie variable sous réserve de la réalisation de conditions (application d’une 'clause de bonne fin').

Par anticipation ? Assurer le paiement des commissions par anticipation est tout à fait possible. Mais cette méthode n’est pas sans risques : si le salarié n’a pas réalisé ses objectifs, il sera contraignant pour l’employeur d’obtenir la restitution de la rémunération variable déjà versée, d’autant que cette restitution est en tout état de cause plafonnée à 10 % du salaire au maximum. Voilà pourquoi il est plutôt fréquent de ne verser par anticipation qu’un montant partiel de la rémunération variable, avec régularisation en fonction des objectifs atteints.

Sous conditions ? Le versement de la rémunération variable peut aussi se faire sous conditions de l’exécution effective de la commande passée par le client ou encore de l’encaissement du prix. Les juges ont estimé que ces clauses dites 'de bonne fin' sont licites dès lors qu'elles ne privent le salarié que d'un droit éventuel et non d'un droit acquis au paiement d'une rémunération.

A noter.Prévoyez également les modalités de contestation du calcul de la partie variable du salaire, ainsi que le délai pendant lequel le salarié peut contester le montant des commissions dues. Sachez que l’acceptation du bulletin de salaire, sans protestation, ni réserve, n’empêchera pas un salarié de contester ultérieurement les commissions perçues si rien n’est précisé à ce sujet dans le contrat de travail.

Un versement annuel ? Il est aussi possible de prévoir que le versement de cette rémunération variable prendra la forme d’une prime d’objectifs annuelle. Dans l’hypothèse d’une rupture de contrat en cours d’année, le salarié pourra alors prétendre au paiement de cette prime au prorata de son temps de présence dans l’entreprise.

... sauf si... Le salarié, ayant quitté la société en cours d'année, ne peut pas, faute d'usage ou de stipulation contractuelle plus favorable, prétendre à un versement au prorata temporis lorsque :

• son contrat de travail subordonne le versement de la prime annuelle d'objectifs à la condition qu'au 31 décembre de l'année (date fixée en accord avec le salarié et l’employeur), le salarié ait atteint les objectifs fixés ;
• le droit à perception de la prime n'était définitivement acquis qu'à la fin de l'année.

Attention au licenciement nul ! S’il est possible de prévoir que la rémunération variable n’est due qu’au salarié qui a atteint ses objectifs sur une période déterminée et qui a un contrat de travail actif à la clôture de cette période, cette condition de présence à la clôture de l’exercice n’est pas opposable au salarié dont le licenciement a été déclaré nul, parce que c’est l’employeur qui y a fait obstacle.

Rémunération variable : une modification possible ?

Accord du salarié ? Dans la plupart des cas, la rémunération variable trouve sa source dans le contrat de travail. Une modification d’un élément du salaire (ne résultant pas d’une norme collective) nécessitera l’accord du salarié. Ce sera obligatoire même si cette modification n’impacte pas négativement le salaire, voire est plus avantageuse pour le salarié.

Unilatéralement ? Si le contrat prévoit que les objectifs sont fixés unilatéralement par l’employeur, vous pourrez décider des objectifs assignés au salarié sans avoir à solliciter son accord. Mais attention aux modifications d’objectifs qui sont requalifiées en modifications de contrat : il ne faut pas que la modification des objectifs dépasse le cadre d’une simple révision. C’est ce qui est arrivé à un employeur qui a retiré à un salarié un secteur de prospection et une catégorie importante de clientèle, ce qui n’a pas été sans conséquences sur la rémunération du salarié. Ce dernier a demandé, et obtenu, la résiliation de son contrat aux torts de l’employeur, le juge ayant considéré que ce dernier avait ici modifié unilatéralement le contrat de travail (et non pas seulement révisé les objectifs).

Prévoir une clause de variabilité ? C’est une possibilité qui va permettre de prévoir la variabilité de la rémunération dans le temps. Mais cette clause suppose, pour qu’elle soit valable :

• qu’elle repose sur des éléments objectifs indépendants de la volonté de l’employeur (éviter les critères trop généraux reposant sur des éléments difficilement vérifiables) ;
• qu’elle ne fasse pas porter le risque de l’entreprise sur le salarié ;
• qu’elle n’ait pas pour effet de ramener le salaire à un niveau inférieur au minimum légal ou conventionnel.

Prévoir une clause de « rendez-vous » ? Ce type de clause va permettre de prévoir la fixation de la rémunération variable prévue au contrat d’une année sur l’autre d’un commun accord. La difficulté de ce type de clause réside dans l’hypothèse où aucun accord n’est trouvé entre le salarié et l’employeur pour fixer le montant de la rémunération variable : si c’est le cas, un défaut d’accord ne permettra pas à l’employeur de refuser de verser la partie variable (fixée par le juge).

Rémunération variable : questions pratiques

Congés payés. Par principe, dès lors que la rémunération variable rémunère l’activité personnelle du salarié et qu’elle n’est pas calculée sur l’année entière (périodes de travail et de congés confondues), elle doit être incluse dans le calcul de l’indemnité de congés payés. Inversement, si elle ne rémunère pas uniquement l’activité personnelle du salarié (parce qu’elle dépend aussi de l’activité des autres salariés) et/ou si elle n’est pas diminuée du fait d’une absence pour congés, cette rémunération variable n’a pas à être prise en compte.

Jours fériés. Parce que l’absence de travail pendant les jours fériés ordinaires et le 1er mai ne doit pas conduire à réduire le salaire, le maintien de la rémunération pendant ces jours fériés s’applique aussi à la rémunération variable.

Jours maladie. Se pose aussi la question du maintien de salaire pendant les arrêts maladies. Si votre convention collective n’exclut pas la rémunération variable de la base de calcul de l’indemnité due en cas de maladie, il faut en tenir compte. Si la convention collective est muette sur ce point, il peut être utile de retenir comme salaire de référence celui du mois précédant l’absence pour maladie ou un salaire moyen calculé au titre d’un trimestre par exemple.

Se référer à un « prix de marché » ?

Quel profil, quel poste ? Vous avez nécessairement une idée du profil recherché, et parce que vous avez défini une fiche de poste, vous connaissez les critères et compétences que doit réunir le potentiel candidat.

Renseignez-vous ! Que ce soit auprès du recruteur (si vous faites appel au service de ce professionnel), auprès des services de Pôle Emploi, en vous documentant sur des fiches métiers, etc., vous pourrez avoir une idée de la fourchette de salaire communément admise pour fixer la rémunération du salarié à embaucher.

Y penser ! Dans le cadre de la phase « budgétisation » de votre embauche, n’oubliez pas d’inclure, outre le salaire et les charges sociales, le coût des taxes assises sur les salaires, les éventuels avantages que vous envisagez d’attribuer (avantages en nature, titres-restaurant, etc.), les pratiques associées à votre activité (avantage en nature repas dans le secteur de la restauration, indemnité de panier dans le secteur du bâtiment, etc.).

Attention. Vous pouvez fixer une part variable de rémunération, en fonction d’objectifs à réaliser par votre salarié, que vous devez définir, surtout si vous les fixez unilatéralement : il est impératif, dans cette hypothèse, que ces objectifs soient réalistes et réalisables. Vous devrez, en outre, les porter à la connaissance de votre salarié et lui fournir toutes les indications et données utiles et nécessaires servant au calcul cette rémunération variable. Ne faites pas comme cet employeur qui avait inclus une part variable dans la rémunération d’un de ses collaborateurs, en fonction d’objectifs qu’il avait fixé unilatéralement, sans pour autant lui indiquer avec précision les objectifs en question, ni les modalités de calcul : il a été condamné à verser l’intégralité de la rémunération variable.

Vous devez respecter un « salaire minimum »

Vérifiez le niveau du SMIC. Vous ne pouvez pas rémunérer un collaborateur à un niveau inférieur au SMIC. Le SMIC horaire brut, au 1er janvier 2024, est fixé à 11.65 € (soit un SMIC mensuel brut de 1766.92 € pour 35 heures hebdomadaire pour l'année 2024). Pour apprécier ce seuil impératif, vous devez tenir compte, non seulement du salaire de base, mais aussi des éventuels avantages en nature, ainsi que des primes directement liées au travail.

Tenir compte des primes ? Pour apprécier le montant du salaire à comparer avec le Smic, vous pouvez tenir compte des majorations et primes ayant le caractère d’un complément de salaire, par exemple :

• les pourboires à certaines conditions,
• les primes de production constituant un élément prévisible de rémunération,
• les primes de polyvalence compensant la formation du salarié à plusieurs postes de travail,
• les primes de performance ou de rendement individuel,
• les primes d’objectifs prévues au contrat de travail, constituant un élément de rémunération permanent et obligatoire, etc.

Attention. Ne tenez pas compte des éléments de rémunération qui ne sont pas directement liés au travail, comme par exemple : les frais professionnels, la prime de transport, les primes d’ancienneté (sauf à ce qu’elles soient considérées comme un élément permanent de rémunération par la convention collective applicable à l’entreprise), d’assiduité, de pénibilité, de résultat (lorsqu’elle est liée à la performance collective de l’ensemble des salariés de l’entreprise), l’indemnité de non-concurrence, l’indemnité de licenciement, etc. Ne tenez pas compte, non plus, des majorations pour heures supplémentaires, ni des majorations pour travail de nuit, travail le dimanche, travail les jours fériés.

Consultez votre convention collective. Ce n’est pas votre seule obligation : vous devez, en outre, respecter le salaire minimum garanti prévu dans la convention collective applicable à votre entreprise, en fonction de la classification du salarié embauché (on parle de minimum conventionnel). C'est effectivement aux conventions collectives que revient normalement le soin de définir les éléments du salaire qui doivent être pris en compte pour apprécier si votre salarié perçoit une rémunération au moins égale au minimum conventionnel, incluant le salaire de base ainsi que, le cas échéant, certains compléments de salaires.

Exemple 1. Il faut systématiquement consulter votre convention sur ce point puisqu’elle peut, elle-même, prévoir les éléments de rémunération qu’il faut prendre en compte et ceux qu’il faut exclure des éléments de comparaison entre le salaire versé et le minimum conventionnel. C’est ainsi, par exemple, qu’il a été jugé, dans une affaire, qu’il faut tenir compte des avantages individuels acquis, bien que ne constituant pas une contrepartie directe de la prestation de travail, dès lors que la convention collective applicable ne les retient pas parmi les éléments exclus de l’assiette de comparaison.

Exemple 2. La convention collective nationale du commerce de détail et de gros à prédominance alimentaire indique expressément que les salariés reçoivent une rémunération de leur temps de pause à hauteur de 5 % du temps de travail effectif, sans que ce temps de pause ne constitue du temps de travail effectif. Dans ce cas, si les salariés ne reçoivent aucune directive de l’employeur et s’ils peuvent librement vaquer à leurs occupations, ce temps de pause ne constitue pas du temps de travail effectif et ne doit pas être pris en compte dans le minima conventionnel.

Exemple 3. La convention collective nationale de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées prévoit le versement d’une indemnité horaire pour travail le dimanche et les jours fériés. Retenez que l’indemnité n’a, néanmoins, pas à être doublée quand le dimanche travaillé coïncide avec un jour férié.

Exemple 4.La convention collective des cadres des travaux publics précise que la rémunération annuelle minimale comprend tous les éléments bruts de rémunération acquis dans le cadre d'une année civile (y compris les congés payés, la prime de vacances versée aux conditions conventionnelles et tous les éléments permanents du salaire). Elle exclut, en revanche, les sommes versées au titre de l'intéressement et de la participation des salariés aux résultats de l'entreprise, ainsi que de l'épargne salariale, les sommes constituant des remboursements de frais, la rémunération des heures supplémentaires et les éventuelles régularisations effectuées au titre de l'année N-1, les primes et gratifications ayant un caractère aléatoire ou exceptionnel. Mais parce que les indemnités de congés payés ne font pas partie des éléments exclus de la rémunération annuelle minimale, elles doivent, d’après l’employeur, être prises en compte pour apprécier le respect du minimum conventionnel.

A noter. Sauf dispositions conventionnelles contraires, les primes payées en cours d’année en contrepartie ou à l’occasion du travail, doivent être prises en compte dans la détermination du salaire minimum pour le mois où elles ont été effectivement versées.

Cas des titres-restaurant. La contribution patronale à l’acquisition, par le salarié, de titres-restaurant n’est pas versée en contrepartie du travail. Elle n’entre donc pas dans le calcul de la rémunération à comparer avec le salaire minimum conventionnel.

Attention. Il peut arriver que le minimum conventionnel soit inférieur au SMIC : dans cette hypothèse, il faut compléter ce minimum conventionnel par un complément de salaire pour atteindre le montant du SMIC.

Et le juge ? Sachez que le juge a été et est régulièrement amené à se prononcer sur la question du respect du salaire minimum par les employeurs. Des différentes décisions, il ressort, d’une manière générale, qu’il faut tenir compte de toutes les sommes dont le versement est directement lié à l'exécution de la prestation de travail, mais là encore, sauf disposition contraire de la convention collective. Il est, à ce sujet, important de consulter votre convention collective sur ce point.

Exemple. Pour apprécier ce salaire minimum, le juge a été amené à retenir les primes de 13ème mois et 14ème mois, les avantages en nature, etc. Inversement, il exclut de la comparaison les sommes versées au titre de la participation, de l'intéressement et des plans d'épargne salariale, la prime d'ancienneté liée à la présence du salarié dans l'entreprise, l’indemnité de non-concurrence, etc.

Fixer un salaire au-delà des minima. Certaines conventions collectives imposent des primes qui peuvent porter le salaire à un seuil qui excède les minima (conventionnels ou légaux).

Exemple des industries chimiques. La convention collective des industries chimiques prévoit un supplément de rémunération pour certains salariés lorsque l'exercice de leur emploi exige la connaissance d'une ou plusieurs langues, suffisante pour assurer couramment, soit la traduction (version), soit la rédaction (thème) d'un texte. Peu importe quel est le document à traduire (des e-mails suffisent), dès lors que la traduction/rédaction fait partie de l’exercice normal de la profession (que cette activité n’est pas ponctuelle), le supplément est dû.

Augmentation des minima conventionnels. Notez que l'augmentation des minima conventionnels prévus pas les conventions ou accords collectifs ne s’applique pas aux salariés dont la rémunération réelle est déjà supérieure à ces minima.

Effet de la classification professionnelle. Les conventions collectives prévoient généralement des grilles de classifications, des emplois cadres, auxquels il est possible de se référer pour fixer la rémunération du salarié selon les fonctions qu’il exerce.

A noter. Pour prétendre à une classification donnée, le salarié doit non seulement exercer les fonctions définies dans la convention collective, mais également détenir les diplômes ou les connaissances que cette même convention impose.

Exemple. Récemment, le juge a estimé que dans le cas où les missions attribuées à un salarié par le contrat de travail et sa rémunération ne correspondaient pas à la classification conventionnelle, et en l’absence de preuve de la volonté claire et non équivoque de l’employeur de surclasser ce salarié, il convient alors de rechercher les fonctions réellement exercées par ce salarié.
 

Heures supplémentaires : une contrepartie en salaire

Une majoration obligatoire. Par principe, votre salarié doit bénéficier du paiement de son salaire habituel pour les heures travaillées. En plus de ce salaire normal, les heures effectuées au-delà de la durée du travail applicable dans l’entreprise doivent donner lieu à une majoration de salaire spécifique.

Comment la calculer ? Vous devrez appliquer des taux de majoration définis en fonction du dépassement réel. A moins qu’un accord collectif (d’entreprise ou de branche) ne prévoie d’autres taux (qui ne peuvent pas être inférieur à 10 %), le taux de majoration sera de 25% pour les 8 premières heures, c'est-à-dire de la 36ème à la 43ème heure, et de 50% pour les heures suivantes, c'est-à-dire à partir de la 44ème heure. La majoration est calculée sur le salaire horaire effectif, auquel vous devez rajouter les primes et indemnités versées en contrepartie directe et inhérente à la nature du travail fourni par votre salarié et les avantages en nature de votre collaborateur.

Exemples. Voici quelques exemples de primes comprises dans la rémunération sur laquelle est calculée la majoration :

• Prime pour le travail du dimanche ou jours fériés = OUI (même si vous n’appelez pas expressément le complément de rémunération « prime »)
• Prime d'ancienneté = NON
• Prime de bon service liée à la qualité de travail = OUI
• Prime de panier = NON
• Prime de productivité ou de rendement = OUI (si elle ne dépend pas de la productivité générale de l'entreprise)
• Prime de 13ème mois = NON

Attention. Les conventions de branche ou accords d'entreprise priment sur la Loi. Il est donc impératif de les consulter au préalable !

Majorations de salaire spécifiques. La majoration de salaire pour le travail de nuit, le dimanche ou les jours fériés se rattache directement à l’activité personnelle du salarié. Elle doit donc être intégrée dans la base de calcul des majorations pour heures supplémentaires.

Comment la payer ? Ces heures supplémentaires doivent normalement être réglées dans les mêmes conditions que le salaire normal : même périodicité (en principe une fois par mois), même date (en principe à la fin du mois et même régime juridique (notamment pour les règles de saisie).

Compensations. Vous ne devez pas compenser le paiement des heures supplémentaires avec la fourniture à prix réduit de produits au salarié ou avec une dette de téléphone occasionnée par des appels abusifs passés par le salarié. Ces compensations sont illégales.

Attention au libellé ! Il est impératif que les heures supplémentaires (et leur paiement) apparaissent distinctement sur le bulletin de paie. Par exemple, il a déjà été jugé que le versement de frais de déplacement ne peut pas tenir lieu de règlement des heures supplémentaires, peu importe que les montants correspondent. L’employeur doit donc payer les heures supplémentaires au salarié.

Une prime en remplacement ? Le paiement d’une prime ne vaut pas paiement des heures supplémentaires. Celles-ci, en effet, ne donnent pas uniquement lieu à une rémunération majorée : elles s’exécutent dans le cadre d’un contingent annuel et, si celui-ci est dépassé, ouvrent droit à un repos compensateur. Dès lors qu’elles sont établies, le salarié peut prétendre au paiement de ses heures supplémentaires ainsi qu’aux repos compensateurs.

A retenir ! Retenez que vous ne pouvez pas opérer une retenue de salaire pour compenser des sommes qui vous seraient dues par un salarié pour fournitures diverses, quelle qu'en soit la nature.

En pratique. Il est toutefois admis que le paiement des heures supplémentaires puisse être décalé par rapport à la paie du mois au cours duquel ces heures ont été effectuées (par exemple, les heures effectuées en août peuvent être payées au mois de septembre). Néanmoins, cette possibilité n’est admise que si ce décalage résulte de l’organisation du service de paie et de la pratique en vigueur dans l’entreprise.

Attention. Il ne faut pas non plus oublier l’impact des heures supplémentaires en termes de cotisations sociales : des réductions sont possibles dans certains cas.

     => Consultez la fiche « Heures supplémentaires : quel coût social ? »

Une contrepartie exonérée d’impôt ? Depuis le 1er janvier 2019, les heures supplémentaires et complémentaires, de même que, pour les salariés placés en forfait jours, les jours travaillés au-delà des 218 jours par an (avec renonciation aux jours de repos), bénéficiaient d’une exonération d’impôt sur le revenu dans la limite de 5 000 €. Ce plafond s’apprécie au regard de la rémunération nette imposable afférente aux heures supplémentaires exonérées perçues par les salariés au cours de l’année.

Depuis le 1er janvier 2022. Le rehaussement exceptionnel à 7 500 € du plafond de 5 000 € prévu dans le cadre de la crise sanitaire est pérennisé et s’applique pour toutes les heures supplémentaires et complémentaires réalisées depuis le 1er janvier 2022.

Application en paie. Concrètement, pour son application en paie, le calcul de l’exonération doit être effectué en retenant un plafond brut fixé à 5 358 €. Aucune proratisation en fonction de la durée d’activité n’est à réaliser (temps partiel notamment, ou contrats sur une période inférieure à l’année entière).

Salariés à employeurs multiples. En cas de salariés travaillant pour de multiples employeurs, il est admis que chaque employeur applique ce plafond sans tenir compte des éventuelles rémunérations d’heures supplémentaires ou complémentaires perçues par le salarié auprès d’autres employeurs.

Salariés rémunérés au pourboire. Dans certaines professions (notamment dans le secteur HCR), il arrive que certains salariés soient uniquement rémunéré par un pourcentage sur le service (rémunération aux pourboires). Dans le cas où ces salariés effectuent des heures supplémentaires, elles sont réputées être payées par les pourboires, via une majoration. Ils ne peuvent alors pas prétendre à un rappel de salaire.

Et les contributions sociales ? La CSG et la CRDS appliquées aux heures supplémentaires et complémentaires exonérées d’impôt sur le revenu sont intégralement non-déductibles du revenu imposable dans la mesure où ces heures supplémentaires et complémentaires sont à la fois exonérées d’impôt sur le revenu et, en pratique, de cotisations sociales salariales.

Une possibilité… Certaines conventions collectives peuvent prévoir que lorsque des dépassements fréquents ou répétitifs de l'horaire collectif sont prévisibles, le paiement des heures supplémentaires peut être inclus dans la rémunération mensuelle sous la forme d'un forfait, pour lequel le salarié aura donné son accord. Dans ce cas, le contrat de travail mentionnera une rémunération brute pour un certain nombre d’heures mensuelles de travail.

La rémunération du stagiaire

Petit rappel. Il faut, au préalable rappeler qu’un stage correspond à une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au cours de laquelle l’étudiant acquiert des compétences professionnelles qui mettent en œuvre les acquis de sa formation en vue de l’obtention d’un diplôme ou d’une certification. Voilà pourquoi on ne parle pas, en réalité, de salaire (le stagiaire n’est pas salarié de l’entreprise), mais plutôt de gratification. Est-elle obligatoire ?

Une gratification obligatoire ? En réalité, non : vous devrez obligatoirement verser une gratification dès lors que le stage a une durée supérieure à 2 mois, consécutifs ou non, au cours d’une même année scolaire ou universitaire. Si la durée de stage est inférieure à 2 mois, vous n’êtes donc pas tenu de verser cette gratification : le versement d’une rétribution résultera de ce que vous avez négocié avec le stagiaire.

Combien ? S’il n’y a pas de maximum prévu, la réglementation impose un montant minimum : actuellement, à défaut de dispositions dérogatoires dans votre convention collective, ce montant minimum est fixé à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale multiplié par le nombre d’heures effectuées pour les conventions de stage conclues à compter 1er septembre 2015 (13,75 % pour les stages conclus entre le 1er décembre 2014 et le 1er septembre 2015, 12,5 % auparavant). Ainsi, en cas de convention conclue à compter de cette date, si le stagiaire effectue 140 heures de stage (soit 7 heures par jour sur 4 semaines de 5 jours), la gratification est égale à 609 € (en 2024).

Comment apprécier la durée du stage ? Chaque période au moins égale à 7 heures de présence, consécutives ou non, vaut 1 jour de stage et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, vaut 1 mois de stage. Retenez que la gratification est due pour chaque heure de présence du stagiaire dans l’entreprise. Elle est versée mensuellement au stagiaire, à compter du 1er jour du 1er mois de stage (elle n’est pas calculée en fonction du nombre de jours ouvrés dans le mois).

Concrètement. Cela signifie que la gratification est obligatoire dès lors que le stagiaire est présent dans l'entreprise plus de 308 heures, même de façon non continue.

2 méthodes. Soit vous versez la gratification en fonction du nombre d’heures réalisées à chaque fin de mois, soit vous lissez les heures que le stagiaire doit effectuer sur sa période de stage en versant un montant identique chaque mois sur l’ensemble du stage.

Une gratification « chargée » ? Cette gratification n’a pas le caractère d’un salaire : elle ne sera pas soumise aux cotisations sociales dans la limite de 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale multipliée par le nombre d’heures effectuées en stage (ce que l’on appelle, dans le jargon, la « franchise de cotisations »). Au-delà de ce seuil, vous serez redevable des cotisations et contributions patronales et salariales de sécurité sociale, calculées sur le différentiel entre le montant de la gratification et cette franchise.

A noter. Lorsque la durée du stage est supérieure à 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absences pour le stagiaire. Les jours de congé et d’autorisations d’absences en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption sont assimilés à du temps de présence pour le calcul de la durée du stage.

Pour les droits à la retraite. A titre d’information, sachez que les stagiaires percevant une gratification minimale, ne cotisant pas à l’assurance vieillesse, peuvent néanmoins demander la prise en compte de leurs périodes de stage dans la limite de 2 trimestres (et sous réserve de verser les cotisations correspondantes : le coût pour un trimestre est égal à 12 % de la valeur mensuelle du plafond de la Sécurité Sociale).

Un questions/réponses ? Notez que le gouvernement met à la disposition des stagiaires un questions-réponses afin de les informer sur les différents éléments inhérents au stage en entreprise, notamment quant à la rémunération. Vous pouvez le retrouver ici.

Les avantages attribués au stagiaire

Comme pour les salariés ? Au-delà de cette gratification, la question se pose de savoir si vous devez, par exemple, lui attribuer des titres-restaurant, prendre en charge les frais de transport public, etc. comme pour l’ensemble de vos collaborateurs. Réponses…

Fournir des tickets-restaurant ? Il s’agit là d’une question fréquemment posée : vous devez effectivement attribuer des titres-restaurants au stagiaire si les salariés de l’entreprise en bénéficient, dans les mêmes conditions qu’eux (notamment si l’entreprise ne dispose pas de cantine) : dans cette hypothèse, votre participation patronale, qui doit respecter la réglementation relative aux tickets-restaurants (à savoir : être comprise entre 50 % et 60 % de la valeur nominative du titre et ne pas excéder 718 € pour 2022), est exonérée de charges sociales, indépendamment du montant de la gratification que vous versez au stagiaire.

A noter. Pour les stagiaires bénéficiant d’un stage inférieur à 2 mois, l’accès à la cantine ou l’attribution de titres-restaurant sans contrepartie restent exonérés de cotisations sociales (la valeur de ces avantages en nature étant inférieure au montant de la franchise de cotisations précitées).

Prendre en charge les frais de transport public ? Il en sera de même pour les frais de transport public « domicile-lieu de travail », à propos desquels l’entreprise est tenue à une prise en charge à hauteur de 50 % du coût de l’abonnement. Notez que la part facultative au-delà du seuil de 50 % est également exonérée de charges sociales (dans la limite des frais réellement engagés).

A noter. Tous les stagiaires doivent bénéficier de ces avantages, même ceux pour qui le stage a une durée inférieure à 2 mois. Et le montant de ces avantages n’est pas pris en compte pour apprécier le montant minimum de la gratification à verser (obligatoire pour les stages d’une durée minimale de 2 mois).

Activités du CSE. Comme les autres salariés de l’entreprise, les stagiaires doivent avoir accès aux activités sociales et culturelles mises en place par le comité social et économique, s’il est en place. Ils doivent ainsi, le cas échéant, pouvoir bénéficier des bons cadeaux par exemple.