Participation des salariés : comment la mettre en place ?

Conclure un accord de participation. Par principe, la mise en place de la participation suppose un accord entre vous et les salariés ou leurs représentants. Mais vous pouvez aussi opter pour l’application de la participation négociée dans la cadre d’un accord de branche.

Concrètement. Plusieurs cas de figure sont possibles, selon les cas : soit vous négociez la mise en place de la participation dans le cadre d’une convention ou d’un accord collectif de travail, soit vous concluez un accord avec les représentants d’organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, soit vous mettez en place la participation en accord avec les représentants du personnel, soit vous soumettez un projet de participation aux votes des salariés (qui devra alors être ratifié à la majorité des 2/3).

Mise en place par accord de branche. Notez que toute entreprise peut faire application d’un dispositif de participation conclu au niveau de la branche professionnelle, à la condition que cet accord de branche ait été agrée par le Ministère du travail. Les conditions de mise en place de cette procédure d’agrément viennent d’être précisée ici.

Un contenu précis. Le contenu de l’accord de participation est fixé par la règlementation : il doit ainsi prévoir la nature et les modalités de gestion des droits reconnus aux salariés sur les sommes constituant la réserve spéciale de participation et les conditions dans lesquelles les salariés sont informés de l’application des règles légales relatives à la participation.

Pour les entreprises de moins de 50 salariés. Un accord de branche peut comporter des stipulations spécifiques pour les entreprises de moins de 50 salariés. Les stipulations spécifiques se présentent alors sous forme d'un accord type indiquant les différents choix laissés à l'employeur, accord type que ce dernier appliquera au moyen d'un document unilatéral indiquant les choix retenus.

Information préalable au document unilatéral. L’employeur devra, avant de prendre un document unilatéral, avoir préalablement consulté le comité social et économique (CSE), au moins 15 jours avant le dépôt du projet auprès de l’autorité administrative, et informer les salariés de l’existence et du contenu de l’accord, par tout moyen.

Déposer l’accord auprès de l’administration. L’accord (ou le document unilatéral, dans les entreprises de moins de 50 salariés) doit être déposé sur la plateforme de dépôt des accords collectifs : teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Echec des négociations. En cas d’un tel échec, l’employeur a la possibilité de mettre en place une participation de façon unilatérale. Il devra alors consulter le CSE sur ce projet, au moins 15 jours avant son dépôt auprès de l’autorité administrative. Le dépôt de la décision précisant les modalités de cet assujettissement unilatéral devra alors être déposé avec le procès-verbal de cette consultation.

Nouveau document à fournir. Pour les accords de participation déposés depuis le 28 décembre 2022, après échec des négociations, l’employeur doit fournir un PV de consultation du CSE lorsqu’il est en place dans l’entreprise.

Information des salariés. En plus de l’information relative à l’existence et au contenu de la participation, vous devez également, dans les 6 mois de la clôture de l’exercice, pour chaque salarié, l’informer individuellement des éléments de calcul de la participation au titre de l’exercice écoulé, de la quote-part lui revenant, ainsi que des sommes qu’il détient au titre de la participation.

Accord-type. Pour faciliter la mise en place d’un tel accord, pour les entreprises qui ne disposent pas d’un conseil juridique, le Ministère du travail a publié un accord-type reprenant les clauses obligatoires devant figurer dans un accord de participation, étant entendu que le choix de la formule de calcul ainsi que des modalités de répartition restent entièrement soumis à la négociation collective.

     =>  Pour consulter cet accord-type, cliquez ici.

Exclusion des absences et calcul de la participation. Il est possible de déduire toute absence non assimilée à du temps de travail effectif du calcul de la participation. Mais dans ce cas, toutes ces absences doivent entraîner les mêmes conséquences. Le juge a déjà conclu au caractère discriminatoire d’un accord de participation qui assimilait les absences d’au moins 6 mois pour maladie non-professionnelle (qui, pour rappel, ne sont pas légalement assimilées à du temps de travail effectif) dans la limite de 12 mois mais qui excluait les autres absences (notamment liées à une grève).

En cas de litige. En principe, les litiges relatifs à la participation aux résultats relèvent de la compétence du tribunal judiciaire. Néanmoins, en cas de litige individuel entre un salarié et son employeur, le conseil de prud’hommes sera compétent.

2 ans pour agir. La demande en paiement d'une somme au titre de la participation aux résultats de l'entreprise, laquelle n'a pas une nature salariale, relève de l'exécution du contrat de travail. Le délai de prescription applicable dans ce cas est de 2 ans à compter du jour où celui qui l’exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer son droit. 

Participation des salariés : comment est-elle calculée ?

Une formule de calcul à appliquer. Vous devez calculer, exercice par exercice, une réserve spéciale de participation (RSP) qui est calculée en appliquant la formule suivante : RSP = ½ (B – 5 C/100) x (S/VA). En pratique, les éléments de calcul correspondent aux données suivantes :

• B correspond au bénéfice net de l’entreprise, à savoir le bénéfice de l’entreprise diminué de l’impôt correspondant ;
• C correspond aux capitaux propres de l’entreprise (qui comprennent le capital, les primes liées au capital social, les réserves, le report à nouveau, les provisions qui ont supporté l'impôt ainsi que les provisions réglementées constituées en franchise d'impôts) ;
• S correspond aux salaires déterminés selon les règles prévues pour le calcul des cotisations sociales ;
• VA correspond à la valeur ajoutée produite par l’entreprise, déterminée en faisant le total des postes suivants du compte de résultats : résultat courant avant impôt, charges de personnel, impôts, taxes et versements assimilés (à l'exclusion des taxes sur le chiffre d'affaires), charges financières, dotations de l'exercice aux amortissements et aux provisions (à l'exclusion des dotations figurant dans les charges exceptionnelles).

Une participation moins favorable que la formule légale. La loi « partage de la valeur » du 29 novembre 2023 a créé une expérimentation permettant aux entreprises de moins de 50 salariés de mettre en place de manière volontaire un régime de participation moins favorable que la formule légale. Cette expérimentation a une durée de 5 ans applicable depuis le 29 novembre 2023.

Attention aux crédits d’impôt. Le juge, comme l’administration, considère que, pour déterminer le montant de l'IS retenu pour le calcul de la participation, il ne faut pas tenir compte des crédits et réductions d’impôt, ce qui a pour effet de minorer le montant de la participation. Ainsi, par exemple, ne retenez pas dans votre calcul le montant du crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi ou du crédit d’impôt recherche.

Faites établir des attestations. Sachez que les montants correspondant au bénéfice net et aux capitaux propres sont établis par une attestation faite par l’administration fiscale, votre expert-comptable ou votre commissaire aux comptes. Pensez à demander ces attestations. Le montant du bénéfice net ainsi établi ne peut pas être remis en cause dans le cadre d’un litige relatif à la participation. Rien ne vous empêche, cependant, de contester cette attestation fiscale devant le juge judiciaire (même si l’attestation est émise par l’administration fiscale).

Conséquences d’une rectification fiscale ? A la suite d’un redressement fiscal, vous devez modifier la réserve spéciale de participation et la répartir entre les salariés présents lorsque la rectification est devenue définitive. Par exemple : une entreprise a fait l’objet d’un redressement en 2009, devenu définitif en 2010. Elle a rectifié le montant de la réserve spéciale de participation et procédé, à juste titre, au versement du complément de participation pour les seuls salariés présents dans l’entreprise en 2010.

Les bons cadeaux : comment ça marche ?

Qu’est-ce-que c’est ? Un chèque ou bon cadeau est un bon d’achat auquel est attribuée une valeur et qui servira à échanger des produits, voire parfois des services, auprès d’un réseau de commerçants et d’enseignes partenaires.

Différents types. Vous pouvez proposer aux salariés des chèques cadeaux mono-enseigne (valable uniquement sur un seul magasin que vous aurez sélectionné) ou, plus fréquemment, des chèques multi-enseignes (offrant un panel de produits très large auprès d’un vaste réseau de commerçants et d’enseignes).

Par qui ? Très souvent, ce sont les comités sociaux et économique (CSE) dans les entreprises de plus de 50 salariés qui ont l’initiative de la mise en place des chèques cadeaux dans l’entreprise. Mais ce n’est évidemment pas l’apanage des plus grandes entreprises, puisque rien ne vous empêche, dans une entreprise dépourvue de CSE, d’attribuer des chèques cadeaux dans l’entreprise. Retenez qu’en tout état de cause, aucune règle ne vous impose de mettre en place ces bons cadeaux.

Pour qui ? Les bons cadeaux doivent profiter à tous les salariés sans discrimination. Sachez que l’Urssaf peut remettre en cause les exonérations sociales attachées aux bons cadeaux si les critères d’attribution ne lui apparaissent pas objectifs. A titre d’exemple, il est ainsi considéré que des critères d’attribution liés à l’ancienneté ou à la présence effective des salariés dans l’entreprise sont susceptibles d’entraîner une telle remise en cause (c’est du moins la position de l’Urssaf). Il en sera évidemment de même si vous décidez de priver un salarié de chèques cadeaux en raison de son âge, de son sexe, de son appartenance religieuse ou syndicale, etc.

Quand ? Vous n’êtes astreint à aucun délai pour décider du moment de l’attribution de bons cadeaux. En règle générale, au même titre que les chèques-vacances sont souvent remis en prévision des congés d’été, l’attribution des bons cadeaux aux salariés est plus propice au moment des fêtes de fin d’année.

Les bons cadeaux : un avantage pour l’entreprise ?

Une rémunération alternative. Offrir des bons cadeaux aux salariés, c’est aussi leur procurer une « rémunération alternative » par la prise en charge indirecte d’achat de produits ou de services à leur profit. Par principe, tout avantage de ce type fourni aux salariés doit être soumis aux cotisations sociales, comme toute rémunération. Mais des exonérations spécifiques peuvent parfois s’appliquer aux bons cadeaux.

Une exonération de cotisations sociales ? Généralement, l’Urssaf admet une exonération de cotisations sociales sous réserve de respecter des conditions précises. La valeur du bon cadeau ne sera pas soumise aux cotisations sociales si son montant n’excède pas 5 % du plafond de la sécurité sociale (soit 193.2 € pour 2024). Ce seuil s’apprécie par an et par bénéficiaire.

Et au cas où… Si ce seuil est dépassé sur l’année civile, l’exonération de cotisations sociales pourra tout de même être acquise si les 3 conditions suivantes sont respectées (à défaut, les bons d’achat sont soumis aux cotisations sociales dès le 1er euro) :

• l’attribution du bon d’achat doit être en lien avec l’un des évènements suivants :

•        o la naissance, l'adoption,
•        o le mariage, le Pacs,
•        o la retraite,
•        o la fête des mères et des pères,
•        o la Sainte Catherine et la Saint Nicolas (qui vise les femmes non mariées qui fêtent leur 25ème anniversaire, ou les hommes non mariés qui fêtent leur 30ème anniversaire),
•        o Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile,
•        o la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat, sous réserve de la justification du suivi de scolarité (par « rentrée scolaire », il faut entendre toute rentrée de début d’année scolaire, universitaire etc., peu importe qu’il s’agisse d’un établissement scolaire, d’un lycée professionnel, d’un centre d’apprentissage, etc.) ;

• l’utilisation du bon d’achat doit être déterminée : le bon doit mentionner le ou les noms des magasins dans lesquels il peut être échangé et son utilisation doit être en lien avec l’évènement pour lequel il est attribué (exemple : à Noël, le bon doit permettre l’achat de jouets, de vêtements, de livres, etc. ; pour la rentrée scolaire, le bon d’achat doit faciliter l’achat de fournitures scolaires, de livres, de vêtements, de matériel informatique, etc.) ;

• son montant doit être conforme aux usages : le seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité Sociale doit être respecté pour chaque évènement.

Exemple. En 2016, vous avez attribué à vos salariés un bon d’achat de 100 € pour ceux qui se sont mariés et un bon d’achat de 100 € pour la rentrée scolaire, ces bons étant utilisables dans les grandes enseignes de la distribution (à l’exception des rayons alimentaires). Un salarié a donc pu recevoir dans l’année des bons d’achat pour une valeur globale de 200 €, soit pour un montant qui excède le seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité Sociale. Il faut donc vérifier si, pour chaque évènement motivant l’attribution d’un bon d’achat, les 3 conditions sont respectées :

• pour chaque bon, l’évènement figure-t-il dans la liste des évènements autorisés ? Oui
• pour chaque bon, l’utilisation est-elle déterminée ? Oui
• pour chaque bon, le seuil de 5 % est-il respecté ? Oui

Conclusion. Dans notre exemple, les conditions étant respectées, les bons d’achat alloués pour le mariage et pour la rentrée scolaire bénéficient de l’exonération de cotisations sociales.

Utilisation du bon d'achat. Un bon d’achat ne peut pas être échangeable contre du carburant ou des produits alimentaires (sont toutefois admis les produits alimentaires courants dits de luxe dont le caractère festif est avéré : on pense au champagne ou au foie gras par exemple).

Attention : pas d’exonération admise pour les juges ! L’exonération appliquée par l’Urssaf est en fait une tolérance. Pour les juges, les cadeaux et bons d’achat octroyés aux salariés sont soumis aux cotisations sociales. Cela signifie qu’en cas de contrôle Urssaf, actuellement, certains contrôleurs pourront continuer d’appliquer la tolérance et d’autres ne le feront pas. Si un contrôleur décide de réintégrer vos bons d’achat dans le calcul de vos cotisations sociales, en l’état actuel du droit, une contestation de votre part serait vaine.

Pas d’exonération non plus en cas de CSE ! Si votre entreprise est pourvue d’un CSE et que vous attribuez des bons cadeaux sans passer par ce dernier, vous ne bénéficierez pas de l’exonération de cotisations sociales.

Au plan fiscal. S’agissant d’un avantage attribué aux salariés, l’achat de bons cadeaux suit le même régime que les rémunérations qui leur sont versées. Ils sont donc déductibles des résultats imposables de l’entreprise, sous réserve toutefois que le montant cumulé de la rémunération et des divers avantages ne conduise pas à porter le montant de la rémunération globale à un niveau excessif.

Les bons cadeaux : un avantage pour le salarié ?

Pour le salarié. Indéniablement, vous participez à l’augmentation du pouvoir d’achat de vos collaborateurs en finançant l’achat de produits et services via l’attribution de bons cadeaux. C’est aussi ce qui explique le très large plébiscite que rencontrent ces chèques cadeaux auprès des salariés d’une manière générale.

Mais aussi… Il s’agit pour le salarié d’un avantage qui ne sera pas soumis à l’impôt sur le revenu, pour autant que les critères retenus pour l’exonération de cotisations sociales soient respectés. Concrètement, dès lors que le bon cadeau est offert à l’occasion d’un évènement particulier (sans lien direct avec l’activité professionnelle du salarié) et que sa valeur ne dépasse pas 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale (par évènement et par an), l’exonération fiscale pour le salarié est acquise.

Titres restaurant : c’est avantageux pour les salariés…

Une « rémunération alternative »… Proposer des titres-restaurant à un salarié, c’est accepter de prendre en charge une partie du coût de ses repas pendant la journée de travail. Cette prise en charge s’apparente à un complément de revenus, souvent appréciée, d’autant que ces titres sont acceptés dans de nombreux restaurants ou commerces alimentaires.

... exonérée d’impôt ! En pratique, vous achetez des titres auprès d’un des prestataires agréés et vous les cédez au salarié pour un prix inférieur à la valeur réelle du titre : la part dite « patronale », correspondant à cette différence, équivaut à un avantage en argent (un complément de salaire) qui ne sera, ni imposé, ni soumis aux cotisations sociales pour les salariés.

À noter. Pour le bénéfice de cette exonération d’impôt, le nom du salarié doit normalement être mentionné sur les titres-restaurant. L’administration a cependant précisé que cette mention n’est pas obligatoire pour les titres émis sous forme dématérialisée, comme cela est désormais possible depuis le 2 avril 2014.

Attention ! La contribution patronale à l’acquisition, par le salarié, de titres-restaurant n’est pas versée en contrepartie du travail. Elle n’entre donc pas dans le calcul de la rémunération à comparer avec le salaire minimum conventionnel.

Tous les salariés doivent en profiter. Vous ne pouvez pas, en principe, réserver le bénéfice des titres-restaurants à certains salariés ou certaines catégories de salariés : tout le monde doit pouvoir en bénéficier, et au même tarif, qu’il s’agisse des salariés en CDI, en CDD, voire des salariés intérimaires ou encore des stagiaires. Cela ne veut toutefois pas dire qu’il vous est interdit de définir des critères d’attributions, pour autant qu’ils soient objectifs et non discriminatoires : un employeur a ainsi été autorisé à attribuer des titres-restaurant sous réserve de justifier d’une durée minimum de travail dans le mois (15 jours dans l’affaire considérée).

Même les télétravailleurs ? Depuis le 25 juin 2021, l’administration sociale est claire sur ce point. Les salariés en situations de télétravail doivent impérativement bénéficier de titres-restaurant dans le cas où leurs conditions de travail sont équivalentes à celles des autres salariés de l’entreprise travaillant sur site et ne disposant pas d’un restaurant d’entreprise.

Pour tous ! Lorsque les salariés de l’entreprise bénéficient de titres-restaurant, il doit en être de même pour l’ensemble des télétravailleurs, qu’ils travaillent à domicile, de façon nomade ou en bureau satellite.

Cas de la restauration sur le lieu de travail. L’administration sociale considère qu’un salarié est contraint de se restaurer sur son lieu de travail chaque fois que son temps de pause réservé au repas se situe en dehors de la plage horaire fixée pour les autres salariés de l'entreprise.

Et vous ? Par principe, les chefs d’entreprise peuvent bénéficier des titres-restaurant, à condition de cumuler un contrat de travail avec le mandat social. Mais l’Urssaf précise que, s’agissant des mandataires sociaux, l’absence d’un contrat de travail ne s'oppose pas nécessairement à ce qu'ils bénéficient de titres restaurant si ce dispositif est mis en place pour les salariés dans la société.

Ça l’est aussi pour l’employeur !

Vous bénéficiez d’une exonération de charges sociales. Pour autant que vous respectiez le quantum appliqué à votre contribution patronale, votre prise en charge est exonérée de cotisations sociales et, parce qu’elle correspond à un complément de salaire, déductible des résultats imposables de votre entreprise (au titre des charges de personnel).

Votre contribution est encadrée. Cette exonération suppose, en effet, que votre prise en charge ne soit, ni inférieure à 50 %, ni supérieure à 60 % de la valeur des titres restaurant, dans la limite globale de 718 € pour 2024.

Avant le 1er janvier 2023. L’Urssaf a précisé que la limite de 6,50 € fixée par la loi de finances pour 2023 s’appliquera finalement, de manière rétroactive, pour la participation de l’employeur au financement d’un titre-restaurant pour l’année 2022.

Comment apprécier ce plafonnement ? C’est le montant de votre participation qu’il faut prendre en considération. Mais, en pratique, il arrive aussi que l’entreprise verse des primes diverses en lien avec les frais de repas. La question qui se pose donc en pratique est de savoir s’il faut tenir compte de ces primes pour apprécier votre part contributive exonérée de cotisations sociales. Voici ce qu’il faut retenir :

• dès lors que la prime n’est pas destinée à couvrir des frais de repas, il ne faut pas en tenir compte pour apprécier le montant de votre contribution et le bénéfice de l’exonération ;
• inversement, une prime de cantine attribuée pour chaque jour de travail effectif ou une prime de complément-déjeuner doivent par exemple être ajoutées à votre participation au financement des titres-restaurant : ces primes ont été qualifiées de primes destinées à couvrir des frais de repas.

Conséquences. Un éventuel dépassement du plafond de 60 % aura pour conséquence la réintégration dans l'assiette de vos cotisations sociales de la fraction de la contribution excédant 60 % de la valeur du titre (sauf mauvaise foi ou agissements répétés de votre part). Inversement, si l’employeur ne participe pas au moins à 50 % de la valeur du ticket restaurant, la totalité de son financement est soumis aux cotisations et contributions sociales.

À noter. La contribution salariale aux titres-restaurant est valablement déduite de la somme à payer au salarié, lors du paiement de sa rémunération.

Une mise en place relativement simple

Rapprochez-vous d’un des prestataires. Vous devez vous adresser à l’un des 4 prestataires habilités à proposer des titres-restaurant. Il s’agit :

• de la société Sodexho (chèque-déjeuner);
• de la société Edenred France (ticket restaurant);
• de la société Natexis Intertitres (chèque de table);
• de la société Chèque déjeuner.

Déterminer votre enveloppe « budgétaire ». C’est un préalable avant toute mise en place : vous devez budgéter le coût de votre prise en charge (nombre de salariés x nombre de jours travaillés x valeur du titre x % de prise en charge).

1 titre par jour travaillé. Il faut rappeler que l’obtention du titre-restaurant suppose que le repas du salarié soit compris dans son horaire de travail. Par suite, le nombre de titres que vous pouvez attribuer au salarié est égal au nombre de jours travaillés. Retenez cette règle : 1 titre par jour de travail. Si un salarié est absent, pour cause de maladie, de congés payés ou autres, il n’a pas droit au titre-restaurant pour la ou les journées d’absences.

Un usage strictement réglementé. L’usage des titres-restaurant est strictement réglementé, même si dans la pratique on constate une relative souplesse. Sachez, par exemple, que :

• les titres-restaurant ne peuvent être utilisés que dans les restaurants et auprès des détaillants en fruits et légumes, afin d'acquitter en tout ou en partie le prix d'un repas ;
• les repas peuvent être composés de préparations alimentaires directement consommables, le cas échéant à réchauffer ou à décongeler, notamment de produits laitiers ; ils peuvent également être composés de fruits et légumes, qu'ils soient ou non directement consommables ;
• les titres-restaurant ne sont pas utilisables les dimanches et jours fériés, sauf décision contraire de votre part (et expressément portée sur les titres-restaurant), et uniquement au bénéfice exclusif des salariés travaillant pendant ces mêmes jours ;
• de même, les titres-restaurant ne peuvent être utilisés que dans le département du lieu de travail des salariés bénéficiaires et les départements limitrophes, sauf, là encore, décision contraire de votre part au bénéfice exclusif des salariés qui sont, du fait de leurs fonctions, appelés à des déplacements de longue distance ;
• l’utilisation des titres- restaurant est limitée à 19 € par jour (25 € à compter du 1er octobre 2022).

Un nouveau plafond. Depuis le 1er octobre 2022, le plafond des titres restaurant passe définitivement de 19 € à 25 €.

Durée de validité. Les titres-restaurant ne peuvent être utilisés que pendant l'année civile dont ils font mention et durant une période de 2 mois à compter du 1er janvier de l'année suivante. S’il reste des titres non utilisés par le salarié, ce dernier dispose d’un délai de 15 jours pour demander l’échange (gratuit !) à son employeur contre un nombre égal de titres valables pour l’année en cours.

À titre exceptionnel : un usage étendu. Par dérogation, la loi de pouvoir d’achat autorise le salarié à utiliser les titres-restaurant pour payer en tout ou partie le prix de tout produit alimentaire, qu’il soit ou non directement consommable acheté auprès d’une personne ou d’un organisme habilités à accepter ce titre. En d’autres termes, le salarié pourra utiliser ses titres-restaurants pour régler des produits alimentaires non directement consommables, tels que les œufs, le riz, etc. Cette dérogation est autorisée du 18 août 2022 au 31 décembre 2024 (au lieu initialement du 31 décembre 2023).

À noter. Tout manquement à ces restrictions d’utilisation peut être sanctionné par une amende de 750 € maximum (ou de 3 750 € maximum si la peine d’amende est prononcée contre une société). L’infraction peut être constatée par :

• l’Urssaf,
• l’inspecteur du travail,
• l’administration fiscale.

Les suites. Le constat d’infraction est ensuite transmis au Procureur de la République qui décidera ou non de poursuivre l’affaire devant le tribunal de police. Peuvent être inquiétés :

• l’entreprise qui a remis les tickets restaurant (et dont les salariés ne se conforment pas à la réglementation concernant leur utilisation, le cas échéant),
• le salarié qui les a « mal » utilisés,
• le restaurateur ou le détaillant de fruits et légumes qui les a indument acceptés.

Exemple. La pratique de l’utilisation des tickets restaurant sans restriction est très répandue. Néanmoins, dans un fait divers récent, un employeur a reçu un rappel à la Loi d’un inspecteur du travail qui, initialement, contrôlait un restaurateur. Il a, à cette occasion, constaté que ses salariés utilisaient indument leurs titres-restaurant les dimanches et jours fériés.

Attention si vous remboursez des frais de repas… Vous avez mis en place les titres-restaurant dans l’entreprise et certains de vos salariés, en déplacement professionnel, invitent des clients ou des fournisseurs au restaurant et se font rembourser leurs notes de frais (et notamment les repas). Dans un cas comme celui-ci, vous devez :

• soit ne pas attribuer de titre-restaurant à raison de ce repas remboursé ;
• soit soumettre aux charges sociales le remboursement effectué ;
• soit ne pas rembourser la part correspondant au repas du salarié concerné.

Idem pour les indemnités de panier… Cumuler l’attribution de titres-restaurant et indemnités de panier revient à soumettre aux cotisations sociales le montant de l’indemnité en question, à moins que cette indemnité ne soit destinée à compenser la contrainte subie par des salariés en travail posté (par exemple) du fait de leurs conditions particulières de travail les obligeant à prendre leur repas sur leur lieu de travail ou en dehors des horaires habituels de repas.

Le chèque-vacances : comment ça marche ?

Un financement partagé. Le fonctionnement des chèques-vacances s’apparente aux modalités d’attribution des titres-restaurant : vous faites profiter vos salariés d’un avantage en participant financièrement à l’achat de chèques-vacances. En pratique, vous vous adressez directement à l’Agence nationale pour les chèques vacances - ANCV (www.ancv.com), cette demande s’effectuant souvent par les comités sociaux et économiques dans les entreprises d'au moins 50 salariés.

En ce qui vous concerne. Vous financez une partie de l’achat des chèque-vacances, l’autre partie restant à la charge des salariés. Votre contribution ne peut pas dépasser :

• 80 % de la valeur du chèque si la rémunération perçue par le bénéficiaire au cours des 3 derniers mois précédant l’attribution est inférieure au plafond mensuel de la sécurité sociale (participation majorée de 5 % par enfant à charge, de 10 % par enfant handicapé, dans la limite de 15 %) ;
• 50 % dans le cas contraire (participation majorée de 5 % par enfant à charge, de 10 % par enfant handicapé, dans la limite de 15 %).

A noter. Sachez que votre contribution annuelle globale ne peut pas dépasser la moitié du résultat de l’équation suivante : nombre de salariés x SMIC mensuel (soit 1766.92 € pour l’année 2024), charges comprises (évaluation faite au 1er janvier de l’année en cours).

Pas de condition de ressources. L’attribution des chèques-vacances n’est pas soumise au respect d’une condition de ressources. Tous les salariés peuvent donc bénéficier des chèques-vacances, ainsi que les conjoints, concubins et partenaires de PACS.

Vous y avez le droit aussi ! Dans les entreprises de moins de 50 salariés, le chef d’entreprise, son conjoint, concubin, partenaire de PACS peuvent aussi en bénéficier (les avantages fiscaux et sociaux sont toutefois réservés aux chefs d’entreprise salariés, titulaires d’un contrat de travail).

Une utilisation précise. Le chèque-vacances est un titre de paiement nominatif, valable jusqu’au 31 décembre de la deuxième année qui suit celle de son émission (un chèque émis en 2020 est valable jusqu’au 31 décembre 2022). Il peut être utilisé toute l’année pour le paiement des dépenses liées aux vacances : loisirs (parcs d’attractions, activités sportives, musées……), hébergements de tourisme (hôtels, campings, villages de vacances, gîtes…), restauration, voyages et transports (train, avion, agences de voyages…). Au total, environ 170 000 professionnels du tourisme acceptent les chèques-vacances.

Des e-chèques vacances ? L’ANCV a lancé début 2015 le e-Chèque-Vacances qui permet aux clients de régler leurs prestations de tourisme et de loisirs directement sur Internet. Pour le moment en phase d’expérimentation, il s’agit d’un chéquier papier nominatif « semi-dématérialisé », utilisable uniquement sur Internet, contenant des coupures d’une valeur unitaire de 60 €.

Des chèques vacances dématérialisés. Le chèque-vacances peut aussi être émis par l’ANCV sous format dématérialisé. Pour information, l’ANCV proposera, début 2020, une solution de paiement totalement dématérialisée, le « Chèque-Vacances Connect », utilisable via une application smartphone ou internet.

Des mentions obligatoires. Les chèques-vacances sur support papier, y compris les e-chèques-vacances doivent porter en caractères apparents les mentions suivantes :

• les logos de l'Agence nationale pour les chèques-vacances et du ministère chargé du tourisme,
• le montant de la valeur libératoire du chèque-vacances,
• l'année civile d'émission du chèque-vacances,
• la date limite de validité du chèque-vacances,
• le numéro de série continue de séquences caractérisant l'émission du chèque-vacances,
• le nom et l'adresse de l'employeur ayant acquis le chèque-vacances,
• le nom du titulaire du chèque-vacances,
• le nom et l'adresse du prestataire de services auquel le chèque-vacances est remis par le titulaire, à l'exception du e-chèque-vacances,
• les signatures du directeur général et de l'agent comptable de l'Agence nationale pour les chèques-vacances.

Mentions des chèques-vacances dématérialisés. Lorsque les chèques-vacances sont émis sous un format dématérialisé, ces mentions sont portées à la connaissance du salarié par l'ANCV, à l'exception de celles non transposables à un support dématérialisé, à savoir : le numéro de série continue de séquences caractérisant l'émission du chèque-vacances, l'adresse de l'employeur ayant acquis le chèque-vacances, le nom et l'adresse du prestataire de service auquel le chèque-vacances est remis par le titulaire ou bien les signatures du directeur général et de l'agent comptable de l'Agence nationale pour les chèques-vacances.

L’émission de chèques-vacances est soumis à une commission au taux de 1 %. Toutefois, pour les chèques vacances émis jusqu’au 31 décembre 2020 dans le cadre du programme « Chèques-Vacances été 2020 », la part contributive des régions et des départements ne sera pas assujettie à cette commission. De même, le prestataire acquitter une commission pour obtenir le remboursement, par l’ANCV, des chèques-vacances remis par ses clients. Le taux de cette commission est en principe fixé à 2,5 %. Toutefois, ce taux pourra être réduit à 1 % pour les demandes de remboursement présentées du 1er septembre 2020 au 28 février 2021 inclus, dès lors que le prestataire accepte les chèques-vacances sous forme dématérialisée pour les prestations éligibles (et qu’il peut le justifier).

Le chèque-vacances : un avantage… pour qui ?

Un avantage évident pour le salarié. D’une part, vous participez à l’augmentation de son pouvoir d’achat et optimisez son budget vacances et loisirs en finançant, par votre contribution, une partie des chèques-vacances : pour 100 € de chèques-vacances, il participe, au mieux en fonction du montant de votre contribution, à hauteur de 20 € si sa rémunération n’excède pas le plafond de la sécurité sociale (soit 46368 € pour l’année 2024).

Mais aussi… D’autre part, il s’agit pour le salarié d’un complément de revenus, non imposable dans la limite d’un SMIC brut mensuel (soit 1766.92 € pour l’année 2024) par an et par salarié. Plus exactement, cette limite d’exonération est calculée de la manière suivante : il faut tenir compte du taux horaire du SMIC au 1er décembre de l’année d’acquisition des chèques-vacances (soit 11.65 € pour l’année 2024) et multiplier ce taux par l’horaire mensuel de travail du salarié.

Exemple. Pour l’imposition des revenus de l’année 2024, la limite d’exonération, pour une durée de travail de 35 heures hebdomadaires, sera égale à 1766.92 €, le taux horaire du SMIC au 1er janvier 2024 étant égal à 11.65 €, par application de la formule suivante : (11.65 € x 35 x 52) / 12.

Et pour l’employeur ? La prise en charge d’une partie des chèques-vacances constitue sans nul doute un élément de fidélisation et de motivation de vos équipes. Sur le plan purement juridique et comptable, sachez que cette contribution est déductible des résultats de l’entreprise, et normalement soumise aux cotisations de sécurité sociale, de même qu’aux taxes assises sur les salaires, s’agissant d’un complément de rémunération. Mais un avantage est prévu pour les PME.

Oui, si… Si votre entreprise emploie moins de 50 salariés, et qu’elle est alors dépourvue de comité social et économique aux attributions étendues, votre contribution bénéficie d’un avantage social puisqu’elle est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 30 % du SMIC mensuel par salarié et par an (soit 530.076 € pour l’année 2024), la CSG, la CRDS et le versement transport restant toutefois dus (le forfait social ne s’applique pas aux chèques-vacances). Pour bénéficier de cet avantage :

• votre contribution doit être plus élevée pour les salariés dont les rémunérations sont les plus faibles ;
• votre contribution ne doit pas se substituer à un élément de rémunération ;
• votre contribution doit, bien entendu, respecter les plafonds requis ;
• les modalités d’attribution de cette contribution doivent être fixées, soit par un accord de branche, soit par un accord d’entreprise conclu avec un ou plusieurs délégués du personnel désignés comme délégués syndicaux, soit sur proposition du chef d’entreprise.

Pour les autres entreprises. Dans les entreprises de plus de 50 salariés ou de moins de 50 salariés dotées d’un comité social et économique aux attributions étendues, la gestion des chèques-vacances est en général effectuée par les représentants du personnel (2 CSE sur 3 proposent des chèques-vacances aux salariés). Les critères d’attribution des chèques-vacances sont alors définis par le comité social et économique. La participation de l’employeur est, dans ces entreprises, soumise aux cotisations sociales.

Ne pas confondre « remboursement de frais » et « avantage en nature »

Différentes formes.... Vous remboursez les frais de repas que vos salariés engagent en déplacement professionnel. Vous prenez régulièrement en charge les repas de vos salariés, quel que soit leur statut, en déplacement ou non. Dans quelles hypothèses devrez-vous comptabilisez un avantage en nature ?

Comptabilisez un avantage en nature. Un avantage en nature (imposable et soumis aux cotisations sociales) sera caractérisé si vous prenez en charge de manière régulière et systématique les repas de vos salariés : il pourra s'agir d'une prise en charge directe par la fourniture gratuite des repas ou par le paiement direct des repas au restaurateur, par la subvention de cantine ou de restaurant d'entreprise ou d'inter-entreprises, etc.

Ce n’est pas toujours le cas. Si la fourniture du repas résulte d'une obligation professionnelle ou est effectuée par nécessité de services (prévue conventionnellement ou contractuellement), elle ne sera pas considérée comme un avantage en nature. Comme le précise l'administration, ne constitue pas un avantage en nature, et, par suite, n'est pas imposable et n'est pas soumis aux cotisations sociales, notamment :

• le repas fourni aux salariés contraints de prendre une restauration sur leur lieu effectif de travail, en raison de conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail, tels que le travail en équipe, le travail posté, le travail continu, le travail en horaire décalé ou le travail de nuit ;
• le repas fourni aux salariés qui, par leur fonction, sont amenés, par nécessité de service, à prendre leur repas avec les personnes dont ils ont la charge éducative, sociale ou psychologique ;
• le repas d'affaire qui relève des frais professionnels (qui relèvent directement de l'activité de l'entreprise, présentent un caractère exceptionnel et sont exposés dans l'intérêt de l'entreprise en dehors de l'exercice normal de l'activité du salarié), sauf abus manifeste.

Vers la fin de l’exonération des repas d’affaires ? L’administration sociale vient apporter des restrictions quant à l’exonération de cotisations sociales des repas d’affaires en précisant ce qu’il faut entendre par “abus manifeste”.

Un quota ? Depuis le 25 juin 2021, tout salarié bénéficie d’un repas d’affaires par semaine, ou de 5 repas par mois. Au-delà de ce nombre, l’administration considère qu’il y a “abus manifeste” : les repas seront alors considérés comme des avantages en nature et donc soumis à cotisations sociales.

Un assouplissement ? Lorsque le quota de 5 repas d’affaires par mois est atteint, l’administration sociale laisse toutefois la possibilité de justifier de la nécessité professionnelle de ces repas. Ainsi, dans la situation où le nombre de repas d’affaires mensuel d’un salarié est supérieur à 5, deux hypothèses s’ouvrent alors :

• soit la nécessité professionnelle de ces repas est justifiée : ils pourront donc potentiellement être exonérés de cotisations sociales ;
• soit la nécessité professionnelle de ces repas n’est pas démontrée : ils seront considérés comme des avantages en nature soumis à cotisations sociales.

Avantage en nature 'nourriture': quelle évaluation ?

L'importance de l'évaluation. Dans l'hypothèse où un avantage en nature est effectivement caractérisé, son évaluation est importante, dans la mesure où elle va servir de base, non seulement pour le calcul de la rémunération du bénéficiaire et des cotisations sociales correspondantes, mais également pour le calcul de l'impôt sur le revenu à raison de cet avantage en nature.

2 possibilités. Quel que soit le niveau de la rémunération du bénéficiaire, les règles d'évaluation sont identiques en matière sociale et en matière fiscale : l'avantage en nature résultant de la fourniture du repas est évalué, au choix de l'employeur, soit sur la base des dépenses réellement engagées sur la base de justificatifs, soit sur la base d'un forfait. Le forfait est fixé à 10.4 € par jour ou 5.2 € par repas (valeur 2023).

Avantage en nature 'nourriture' : quelques précisions utiles…

Déplacement professionnel. Si un salarié en déplacement professionnel est contraint de prendre ses repas au restaurant, il peut percevoir une indemnité de repas, fixé en 2024 à 20.7 € par repas, cette indemnité étant exonérée de cotisations sociales. Dans cette situation, il n’y a pas d’avantage en nature. Si le salarié ne prend pas ses repas au restaurant, le montant de l’indemnité est fixé à 10.1 € par repas, pour 2024.

Pour les salariés en mission. Qu’il s’agisse d’un intérimaire ou d’un salarié en mission (par exemple un salarié d’une SSII), l’administration considère généralement que les frais de repas engagés sont considérés assimilés à des frais professionnels dont le remboursement est exonéré de cotisations sociales tant que la durée de la mission auprès d’une même entreprise cliente ne dépasse pas 3 mois. Au-delà, seuls les remboursements de frais de repas liés à des déplacements hors de l’entreprise cliente sont exonérés (le reste constitue un avantage en nature).

Quelques précisions… Cette spécificité de la durée de mission inférieure à 3 mois n’est pas issue de la Loi, mais d’une simple tolérance de l’administration. Le juge n’en tient donc pas compte. En revanche, il retient que tous les salariés en mission auprès d’une entreprise cliente ne peuvent pas être systématiquement considérés « en déplacement » justifiant la déduction des indemnités de repas du calcul des cotisations sociales. Il vérifie donc scrupuleusement, en cas de contentieux avec l’administration sociale, quel est le lieu de travail habituel de ces salariés.

Pour les salariés du CHR. Les entreprises du CHR sont dans l’obligation de prendre en charge les repas des salariés, dès lors que l’établissement est ouvert à la clientèle pendant la période des repas et que les salariés sont effectivement présents au moment des repas. Notez, en outre, que, dès lors qu’un salarié travaille plus de 5 heures, il est d’usage que l’employeur prenne en charge 2 repas. Leur repas est alors évalué forfaitairement.

Attention. Il arrive que les entreprises versent une allocation forfaitaire pour frais d'emploi aux salariés et dirigeants, cette allocation étant destinée à compenser des frais supplémentaires d'hébergement et de repas, le cas échéant. Si cette allocation est exonérée pour les salariés, elle est imposable pour les dirigeants. Evitez de vous verser des allocations forfaitaires, et préférez le remboursement de frais réels sur justificatifs qui, eux, sont exonérés.