La prise en charge des frais de transports publics

Une obligation ! Vous devez prendre en charge une partie des frais de transports publics de vos collaborateurs. Cette prise en charge concerne l’ensemble des transports publics (métro, bus, train, tramway), mais aussi les services publics de location de vélos !

Quels sont les critères de prise en charge ? Pour bénéficier de la prise en charge de l’employeur, le salarié doit bénéficier d’une carte d’abonnement (hebdomadaire, mensuelle, ou annuelle). Il n’est donc pas question que vous preniez en charge les tickets unitaires de chacun de vos salariés !

Conseil. Les salariés qui demandent que vous preniez en charge leurs frais de transport doivent donc vous fournir un justificatif d’abonnement.

Quand et combien faut-il rembourser ? Vous devez procéder à un remboursement mensuel (même si l’abonnement est souscrit sur l’année), au plus tard à la fin du mois suivant la validation de l’abonnement, à hauteur de 50% du titre de transport, sur la base du tarif de 2nde classe, et du trajet le plus court.

Une prise en charge exonérée de cotisations ? La prise en charge des frais de transports publics par l’employeur est exonérée de cotisations sociales, dans la limite d’un plafond de 200 € par an et par salarié. Le salarié, quant à lui, est exonéré d’impôt sur le revenu, dans la même limite, sur les montants des remboursements partiels qu’il perçoit.

En cas de pluralité de logements… Lorsqu’un salarié occupe plusieurs logements situés dans des villes différentes, il faut établir quelle est sa résidence habituelle. Dans une affaire, un salarié demandait à son employeur la prise en charge de son abonnement ferroviaire lui permettant de rejoindre, pour les week-ends et les vacances, sa famille au domicile familial situé à plus de 600 km de son lieu de travail. L’employeur refusait au motif que sa résidence habituelle n’était pas établie au domicile familial. Ce qu’a confirmé le juge : le salarié disposant d’un logement depuis environ 10 ans dans la ville où il travaille et ce logement comprenant un minimum d’affaires lui permettant d’y passer plus de temps qu’avec sa famille, sa résidence habituelle était donc celle qu’il occupait en semaine.

En cas de pluralité de logements (bis)... En cas de conflit concernant l’établissement de la résidence habituelle du salarié, le juge aura toujours le dernier mot. Il a pu ainsi estimer que la résidence habituelle d’un salarié travaillant dans le Val de Marne se trouvait en réalité dans l’Hérault, ce domicile constituant le cadre stable et habituel de ses intérêts.

Attention. Le refus de prise en charge des frais de transports publics est sanctionné par une amende de 750 € (pour les entrepreneurs individuels) ou 3 750 € (pour les sociétés et associations).

Position de l’administration sociale… L’administration sociale a précisé la notion de « résidence habituelle », notamment en cas de double résidence : lorsqu’un salarié dispose d’une double résidence, une proche de son lieu de travail et l’autre où réside sa famille, l’administration sociale considère que sa résidence habituelle est celle proche de son lieu de travail.

Conséquences… Elle refuse donc la prise en charge par l’employeur du titre d’abonnement pour les trajets entre la résidence familiale et la résidence habituelle du salarié. 
 

La prise en charge des frais de transport personnel

La prime transport. La prise en charge des frais de transport personnel est, par principe, facultative. Vous n’êtes donc pas dans l’obligation de prendre en charge les frais avancés par vos salariés lorsqu’ils utilisent un moyen de transport personnel (véhicule, moto, scooter, etc.). Vous pouvez cependant prendre en charge une partie des frais de carburant, des frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène de vos salariés sur la base d’une décision unilatérale ou d’un accord collectif de travail. On parle, en pratique, de la « prime transport ».

Attention aux critères d’attribution de la prise en charge ! Si vous décidez de prendre en charge les frais de transport personnel des salariés, il est important de prévoir précisément les critères déclenchant cette prise en charge, et de veiller à leur stricte application dans le temps.

Exemples. Les salariés concernés doivent être clairement identifiés. Sont notamment visés par cette prise en charge de frais les salariés qui ne bénéficient pas d’un réseau de transport public ou d’un service privé mis en place par l’entreprise leur permettant de se rendre à leur travail, ceux dont les horaires de travail sont incompatibles avec l’usage des transports publics, ou ceux dont la résidence habituelle ou le lieu de travail n’est pas inclus dans le périmètre d’un plan de mobilité obligatoire. Il en sera de même pour ceux qui sont exclus de la prise en charge (notamment ceux qui bénéficient déjà d’un véhicule de service ou de fonction, ceux qui sont domiciliés dans un périmètre ne nécessitant pas qu’ils se déplacent avec leur véhicule, etc.).

Le forfait mobilités durables. En parallèle de cette prime transport, l’employeur peut prendre en charge, depuis le 1er janvier 2020, dans le cadre du « forfait mobilités durables » tout ou partie des frais engagés par les salariés pour les rendre de leur résidence habituelle à leur lieu de travail :

• avec leur cycle personnel (mécanique ou à assistance) ou, à compter du 1er janvier 2022, avec leur engin de déplacement personnel motorisé (EDPM) ;
• ou en covoiturage (en qualité de conducteur ou de passager) ;
• ou à l’aide d’autres services de mobilité partagée, à savoir la location ou la mise à disposition en libre-service de cyclomoteurs, de motocyclettes, de vélos électriques, de trottinettes électriques ou non, etc., avec ou sans station d'attache et accessibles sur la voie publique (à condition qu'ils soient équipés d'un moteur non thermique ou d'une assistance non thermique lorsqu'ils sont motorisés), ainsi que les services d’autopartage de véhicules à moteur à faibles émissions (véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène) ;
• ou en transports publics de personnes, notamment de manière occasionnelle (n’est pas compris dans ce forfait la prise en charge obligatoire de 50 % des frais d’abonnement) ;
• ou à l’aide d’autres services de mobilité partagée.

Pour tout le monde ? Sa mise en place suppose un accord d’entreprise ou, à défaut, une décision unilatérale de l’employeur, après consultation du comité social et économique le cas échéant. Si vous décidez de mettre en place ce forfait mobilités durables, vous devez en faire bénéficier l’ensemble des salariés éligibles selon les mêmes modalités. En ce qui concerne les salariés à temps partiel :

• pour les salariés à temps partiel à hauteur d’au moins 50 % de la durée légale hebdomadaire du travail (ou de la durée conventionnelle, si elle est inférieure à la durée légale) : ils doivent bénéficier du forfait mobilités durable dans les mêmes conditions qu’un salarié à temps complet ;
• pour les salariés à temps partiel employés à hauteur d’au plus 49 % de la durée du travail à temps complet (à savoir 50 % de la durée légale hebdomadaire du travail ou, si elle est inférieure, de la durée conventionnelle) : la prise en charge est proratisée par le rapport nombre d’heures travaillées/50 % de la durée du travail à temps complet.

À noter. Chaque année, vous devrez obtenir de chaque salarié concerné un justificatif de paiement ou une attestation sur l’honneur relatifs à l’utilisation effective d’un ou plusieurs des moyens de déplacement visés par le dispositif (vélo, covoiturage, autres services de mobilité partagée, transports publics de personne hors abonnement).

Quels avantages ? À compter de l’imposition des revenus de l’année 2020, la prise en charge du forfait mobilités durables et/ou de la prime transport pourra être exonérée d’impôt sur le revenu, de cotisations et de CSG/CRDS à hauteur de 500 € maximum par salarié et par an, les frais de carburant ne pouvant être, à eux seuls, exonérés qu’à hauteur de 200 € par an.

Précisions. La prise en charge par l'employeur du forfait mobilités durables et/ou de la prime transport est cumulable avec la prise en charge des frais de transports publics (transport de voyageurs ou location de vélo). Notez que cette prise en charge exonérée dans la limite de 600 € par an, déduction faite de la prise en charge par l’employeur de l’abonnement au titre des transports en commun.

Un titre-mobilité. La prise en charge des frais de transport personnel du salarié par l’employeur peut prendre la forme d’une solution de paiement spécifique, dématérialisée et prépayée, intitulée « titre-mobilité ». Ces titres-mobilité sont émis par une société spécialisée qui les cède à l'employeur contre paiement de leur valeur libératoire et, le cas échéant, d'une commission (dans des conditions que vous pouvez retrouver ici). Ils servent au paiement de services spécifiques liés aux déplacements des salariés entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, fournis ou commercialisés par des organismes agréés, dont la liste est désormais connue et consultable ici.

Pour les cyclistes ! La loi relative à la transition énergétique pour la croissance verte favorise les entreprises qui facilitent les trajets domicile – lieu de travail à vélo en instaurant une réduction d’impôt pour les entreprises (soumises à l’impôt sur les sociétés) qui acquièrent une flotte de vélos.

Une réduction d’impôt limitée dans le temps. Cette réduction d’impôt cessera de s’appliquer à compter du 31 décembre 2024.

À noter. Il était également prévu la possibilité de mettre en place une indemnité kilométrique vélo à la charge de l’employeur, pour les déplacements à vélo entre le domicile et le lieu de travail, d’un montant fixé à 25 centimes d’euros par kilomètre parcouru, mais cette indemnité a été supprimée depuis le 1er janvier 2020. Cette indemnité était exonérée d’impôt sur le revenu (pour le salarié) et de charges sociales (pour l’employeur), dans certaines limites. Les employeurs qui versaient l’indemnité kilométrique vélo peuvent continuer à la verser : ils sont alors considérés comme versant le forfait mobilités durables.

Une réduction d’impôt ? La réduction d’impôt aura pour base de calcul les frais générés par l’investissement dans l’acquisition d’une flotte de vélos mis à la disposition des salariés, que ces derniers pourront utiliser pour effectuer leurs déplacements domicile – travail. Elle ne peut toutefois pas excéder 25% du prix d’achat d’une flotte de vélos par l’entreprise (dispositif applicable depuis le 1^er janvier 2016).

Concrètement. Pour calculer cette réduction d’IS, il faudra tenir compte des amortissements liés aux vélos, des amortissements ou du coût de la location des équipements nécessaires à la sécurité (notamment casques, protections, gilets réfléchissants, antivols), ainsi du coût de l’aménagement d’un local vélo ou d’une aire de stationnement (amortissements ou frais de location), des frais d’assurance contre le vol et couvrant les déplacements des salariés entre le domicile et le lieu de travail, des frais d’entretien des vélos.

Les apports de la loi de finances rectificatives pour 2022

Pour les années 2022 et 2023, les dispositions ayant trait aux prises en charge facultative et/ou obligatoire des frais de transport par l’employeur font l’objet d’assouplissement.

Concernant la prime de transport… D’abord, il est prévu que l’employeur puisse prendre en charge, au titre de ces 2 années, tout ou partie des frais de carburant et des frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène engagés par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, sans condition particulière.

Concernant l’abonnement aux transports publics… Pour les années 2022 et 2023, si l’employeur prend en charge un montant supérieur à 50 % du prix de l’abonnement de transport du salarié, ce montant bénéficiera des avantages précités dans la limite de 25 % du prix de cet abonnement.

Au total, le montant de la participation exonéré fiscalement et socialement pourra donc atteindre 75 %.

Concernant le cumul prime de transport et forfait mobilité durable… En principe le cumul d’une prime de transport et d’un forfait mobilités durable est exonéré d’impôt sur le revenu pour le salarié dans la limite de 500 € par an, dont 200 € maximum pour les frais de carburant.

Pour l’imposition des revenus des années 2022 et 2023, ces seuils sont réhaussés à 700 € par an, dont 400 € au maximum pour les frais de carburant.

Outre-mer. Notez que par exception, la limite globale est portée à 900 €, dont 600 € pour les frais de carburant pour la Guadeloupe, la Guyane, la Martinique, La Réunion et Mayotte.

Concernant le cumul prime de transport et abonnement aux transports publics… Par ailleurs, exceptionnellement, l’octroi de la prime de transport peut, au titre de l’année 2022 et de l’année 2023, être cumulée avec la prise en charge obligatoire du prix des titres d’abonnements aux transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos.

Concernant le cumul forfait mobilités durable et abonnement aux transports publics… La prise en charge du forfait mobilités durable est cumulable avec le dispositif de prise en charge des frais d’abonnement aux transports publics.

Dans cette hypothèse, le montant de l’avantage ne peut normalement pas dépasser un montant maximal fixé à 600 € par an, ou correspondant au montant de l’avantage résultant de la prise en charge obligatoire par l’employeur du prix des titres d’abonnement pour les déplacements effectués entre la résidence habituelle des salariés et leur lieu de travail, effectués par le biais de transports publics ou de services publics de location de vélos.

Désormais (et de manière pérenne), ce plafond de 600 € est fixé à 800 €.

Augmentation de salaires : une obligation ?

Rappel d’un principe à connaître. Le montant de la rémunération perçue par un collaborateur ne peut pas être inférieur, ni au SMIC (soit 1766.92 € pour l’année 2024), ni au minimum conventionnel. Ce qui entraîne des conséquences lorsque le montant des salaires évolue…

Une augmentation automatique ? Si le SMIC augmente, le montant du salaire du collaborateur rémunéré sur cette base augmente également, et ce de manière automatique. Cette augmentation automatique vaut également pour un salarié rémunéré sur la base du minimum conventionnel, en cas d’évolution des minima conventionnels.

A noter. Cette évolution automatique des salaires ne vaut que si, par le biais de l’augmentation du SMIC ou du minimum conventionnel, le salaire versé au collaborateur devient inférieur à ces montants minimums. A contrario, un salarié qui perçoit une rémunération supérieure au SMIC ou au minimum conventionnel ne peut prétendre à une augmentation équivalente de sa rémunération.

Attention. Si votre convention collective prévoit une majoration des salaires en pourcentage ou en valeur absolue, ce sont les rémunérations de l’ensemble de vos collaborateurs qu’il faudra réviser.

Augmentation de salaires : une négociation ?

Une obligation ? Bien que par principe facultative, et encore qu’il s’agisse d’un thème à aborder dans le cadre des négociations annuelles obligatoires pour certaines entreprises (notamment celles dotées de délégués syndicaux), la question de l’évolution des salaires mérite d’être abordée régulièrement avec les collaborateurs de l’entreprise, au moins 1 fois par an. D’autant que vous ne pouvez pas nécessairement faire ce que vous voulez librement…

Une interdiction ? La réglementation vous interdit de prévoir dans les contrats de travail des clauses de révision automatique des salaires en fonction de l’évolution des prix ou des salaires (ou du SMIC) : c’est ce qu’on appelle le principe d’interdiction des clauses d’indexation. Si un contrat de travail prévoit ce type de clause, le salarié ne pourra pas s’en prévaloir et vous pourrez y mettre fin à tout moment (la clause est dite nulle).

A noter. Cette interdiction vise les révisions automatiques : cela signifie, a contrario, que vous pouvez prévoir une révision des salaires en fonction de l’évolution des prix ou des salaires si cette révision n’a pas de caractère automatique et intervient une fois l’indice en question connu. En outre, ce qui est interdit est une révision automatique en fonction de l’évolution des prix ou des salaires, ce qui vous autorise donc à user d’autres indices (en fonction des prix des produits vendus ou des services rendus par l’entreprise par exemple).

Une possibilité ? Sachez qu’il est possible de négocier un accord d’entreprise qui encadre les conditions de l’évolution salariale. Il a déjà été jugé, par exemple, que toutes les absences peuvent retarder l’accès à un avancement de carrière avec augmentation de salaire, pour autant que les absences en question ne soient pas assimilées à du temps de travail effectif. C’est, par exemple, le cas de l’absence pour maladie, du congé sans solde, etc.

Une liberté ? En l’absence de dispositions conventionnelles ou d’un usage appliqué dans l’entreprise, il vous revient de décider du moment et des modalités de révision des salaires de vos collaborateurs. Il pourra s’agir d’augmentations générales dans l’entreprise ou d’augmentations individuelles (liées ou non à des promotions).

Conseils. Dans tous les cas, vous devez respecter le principe « à travail égal, salaire égal » et celui de l’égalité de traitement entre les hommes et les femmes. En outre, n’oubliez pas qu’aucune personne ne peut faire l’objet d’une mesure de discrimination, spécialement en matière de rémunération. Sont visées les discriminations liées aux origines, au sexe, aux mœurs, à l’orientation sexuelle ou l’identité de genre, à l'âge, à la perte d'autonomie, à la situation de famille, à la situation de grossesse, de son inscription à un parcours d’aide médicalisée à la procréation, aux caractéristiques génétiques, à la capacité à s'exprimer dans une autre langue que le français, à la particulière vulnérabilité économique (apparente ou connue), à l'apparence physique, à l'appartenance ou non à une ethnie, une race ou une nation, à l'obédience religieuse, à l'appartenance à une organisation politique ou syndicale, de l’exercice d’un mandat électif local, aux opinions politiques, au nom de famille, au lieu de résidence, à l’état de santé, la perte d'autonomie ou la situation de handicap.

Attention. Le juge a considéré que la décision d’octroyer une augmentation de salaire individuelle doit reposer sur des éléments objectifs : cela signifie donc que si vous augmentez la rémunération de certains salariés, sans en faire profiter l’ensemble des salariés appartenant à une même catégorie, vous devez justifier cette différence de traitement salarial par des éléments précis, chiffrés et objectifs, même si vous disposez d’un pouvoir discrétionnaire en matière d’augmentations individuelles des salaires.

Conseil. Il s’agit là d’une illustration du principe « à travail égal, salaire égal » qui vous impose d’assurer une égalité de traitement entre tous les salariés placés dans une situation identique. En présence d’une disparité de traitement, vous devez la justifier par des éléments objectifs.

Conséquences. Vous devez adapter vos politiques salariales et justifier systématiquement vos décisions d’augmenter ou de ne pas augmenter les salaires par des critères objectifs : la simple constatation de performances décevantes ne sera pas suffisante si elle n’est pas étayée par des éléments objectifs et vérifiables (attention à la pertinence des outils d’évaluation !).

Augmentation de salaires : une modification du contrat

La rémunération, un élément essentiel du contrat ! Parce que le salaire prévu contractuellement entre vous et le salarié est un élément essentiel du contrat, vous devez modifier le contrat si vous entendez modifier un élément de la rémunération perçue par votre collaborateur.

Un accord obligatoire du salarié ! Cela suppose donc de recueillir l’accord du salarié avant toute modification de sa rémunération : vous ne pouvez pas modifier unilatéralement son salaire, même si cette révision lui est favorable.

Comment faire ? Bien qu’il n’y ait pas d’obligation légale dans ce domaine, il est fortement recommandé d’informer par écrit votre salarié de l’augmentation projetée de son salaire. Vous devez laisser un délai de réflexion au salarié, dont la durée est estimée à au moins 15 jours par l’administration. En cas d’acceptation, vous devrez conclure un avenant au contrat de travail.

Conseil. Consultez votre convention collective qui peut prévoir une procédure spécifique d’information du salarié.

Révision du salaire : une diminution ?

Est-ce possible ? En soi, réduire la rémunération d’un collaborateur est possible, mais selon des procédures contraignantes, et pour autant bien entendu que le salaire n’atteigne pas un niveau inférieur au SMIC ou au minimum conventionnel.

Oui, si… Vous ne pourrez pas réduire le salaire d’un collaborateur sans son accord : comme pour l’augmentation de salaire, sa diminution suppose une modification du contrat de travail, et donc l’accord du salarié. Vous devez lui faire une proposition écrite et il doit disposer d’un délai de réflexion d’environ 15 jours pour se prononcer sur votre proposition.

A noter. S’il s’agit de supprimer un avantage salarial prévu par un accord collectif, vous ne pouvez pas le réduire ou le supprimer librement. Vous devez respecter la procédure de négociation collective :

• si l’avantage résulte d’une convention de branche, vous ne pouvez rien faire au niveau de l’entreprise,
• si l’avantage résulte d’un accord d’entreprise, sa suppression ou sa réduction nécessitera de modifier l’accord initial, ce qui suppose une négociation collective au sein de l’entreprise.

Attention. Si la réduction du salaire est décidée pour un motif économique, vous devez faire une proposition au(x) salarié(s) concerné(s) par lettre recommandée avec AR en précisant qu’il(s) dispose(nt) d’un délai d’un mois pour refuser (15 jours si l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire). Un défaut de réponse dans ce délai équivaut à une acceptation tacite de la modification de salaire proposée.

Les conséquences. 2 situations peuvent se présenter :

• soit le salarié accepte : dans ce cas, vous devez conclure un avenant au contrat afin d’acter la modification du salaire (il ne pourra pas prétendre par la suite à un rappel de salaires) ;
• soit il refuse : dans ce cas, soit vous maintenez le salaire, soit vous décidez de vous séparer du salarié en le licenciant (vous devez préciser dans la lettre de licenciement les raisons vous ayant conduit en tant qu'employeur à décider la modification et le fait que le licenciement intervient à la suite du refus du salarié de voir son contrat modifié).

Attention. Hormis l’hypothèse d’une modification pour motif économique où le silence du salarié vaut acceptation, l’accord du salarié pour une modification de son salaire doit être clair et non équivoque : il ne saurait résulter de la seule poursuite du travail par exemple.

Accord « exprès ». Il a déjà été jugé que l’accord du salarié à la modification de sa rémunération résultant de plans de commissionnement procédait de leur signature par le directeur général de la société et le salarié.

Rémunération variable : qui fixe les objectifs ?

Rémunération fixe et variable. Pour déterminer le montant de la rémunération que vous verserez à un salarié, plusieurs méthodes sont possibles : soit vous déterminez une rémunération dont le montant est fixe, soit vous prévoyez une rémunération pour partie fixe et pour partie variable en fonction d’objectifs à définir. Vous pouvez aussi fixer une rémunération variable à 100 %, ce qui n’est toutefois pas sans contraintes, comme nous allons le voir.

Quelle méthode ? Si vous envisagez de prévoir une rémunération sur objectifs, il est parfois déconseillé de fixer une rémunération variable à 100 %. En matière de rémunération, il existe un principe absolu qui impose le respect d’une rémunération minimum égale au SMIC (soit 1766.92 € pour 35 heures hebdomadaires pour l'année 2024) ou au minimum conventionnel. Si vous fixez une rémunération variable à 100 %, vous serez contraint de procéder à un suivi rigoureux des rémunérations, en procédant par avances les mois où la rémunération est inférieure à ce minimum légal, avec régularisations par la suite. Voilà pourquoi la détermination d’une rémunération fixe augmentée d'une part variable est souvent préférable.

Définir des objectifs… Prévoir une rémunération variable suppose de définir des objectifs, au début de chaque exercice, qui serviront d’éléments de référence pour calculer cette partie variable. Comment fixer ces objectifs ?

… unilatéralement ? Vous avez, en tant qu’employeur, la possibilité de fixer unilatéralement, au début de chaque exercice, les objectifs assignés à votre salarié dont dépendra sa rémunération variable. Il s’agit là d’une de vos prérogatives dans le cadre de votre pouvoir de direction, mais quelques précautions s’imposent tout de même :

• vous devez fixer des objectifs réalistes et réalisables (attention aux systèmes de rémunérations variables qui incitent un salarié à travailler au-delà de la durée normale du travail et qui seront jugés illicites) ;
• vous devez informer votre salarié à propos de ses objectifs en début d’exercice, pour qu’il en ait une parfaite connaissance suffisamment tôt ;
• vous devez lui communiquer les éléments de calcul des commissions constituant sa rémunération variable, pour qu’il soit en mesure d’en apprécier le montant global.

Dans ce cas… Vous pouvez également modifier ces objectifs dès lors qu’ils restent réalisables et que vous en avez informé votre salarié en début d’exercice. Sachez qu’il est alors possible d’utiliser l’intranet de l’entreprise pour diffuser les objectifs fixés. Attention toutefois, cette communication doit se faire en français, pour être opposable au salarié.

… ou en accord avec le salarié ? Le contrat de travail peut toutefois prévoir que ces objectifs seront fixés annuellement d’un commun accord, ce qui se rencontre fréquemment. Si tel est le cas, vous ne pourrez pas y déroger. Vous aurez donc soin de proposer à votre salarié les objectifs envisagés et leurs caractéristiques. Les obligations précitées (objectifs réalistes et réalisables, obligation d’information et de communication) doivent aussi être respectées dans cette hypothèse.

Attention. Evitez les modes de calcul trop complexes de la partie variable de la rémunération. Un employeur a été sanctionné pour manquement grave à ses obligations parce qu’il avait mis en place un système de prime et de commissionnement particulièrement complexe qui a été jugé illisible et peu fiable.

Ne pas confondre ! Il ne faut pas confondre, dans ce cas, le mode de calcul de la partie variable de la rémunération qui fait l’objet d’un accord des parties et le droit du salarié à la rémunération variable qui est acquis en vertu du contrat de travail qui la prévoit. Voilà pourquoi, à défaut de fixation des objectifs, l’employeur, qui est tenu à une obligation de fixer d’un commun accord ces objectifs dont dépend la rémunération variable, reste malgré tout débiteur de cette partie variable pour les années où il n’établit pas avoir satisfait à cette obligation. Et si le manquement à cette obligation est suffisamment grave pour empêcher la poursuite du contrat de travail, cela peut justifier sa résiliation aux torts de l’employeur.

Quand ? Tous les ans, dès lors que la rémunération comprend une partie fixée en fonction d’objectifs annuels à atteindre, il faut que l’employeur et le salarié se mettent d’accord pour la fixation de ces objectifs. A défaut d’accord, il incombe au juge de déterminer la rémunération variable, en référence aux critères prévus au contrat et, le cas échéant, aux accords conclus précédemment.

Retard de fixation des objectifs. En principe, dans pareil cas, le juge accorde au salarié le paiement de sa rémunération variable, déterminée en référence aux critères prévus au contrat et, le cas échéant, aux modalités antérieurement suivies ou, à défaut, en fonction des données qui lui seront communiquées.

Mais… Le juge a déjà reconnu à l’employeur son impossibilité de fixer, en début d’exercice, des objectifs réalisables et pertinents, en raison des difficultés liée à la réorganisation de l’entreprise. Et parce que les modalités de calcul de la rémunération variable du salarié étaient malgré tout justes et vérifiables, son retard n’a pas été sanctionné.

A noter. L’employeur peut modifier les objectifs annuels dans le cadre de son pouvoir de direction, mais à condition toutefois que ce soit fait en début d’exercice, et non en cours d’exécution et alors même que l’employeur prend connaissance du niveau d’exécution des objectifs.

Une condition de présence effective. Une prime d'objectifs prévue par le contrat de travail qui constitue la partie variable de la rémunération du salarié en contrepartie de son activité s’acquiert au fur et à mesure, peu importe que le versement de cette prime soit conditionné à la présence effective du salarié en fin de période Par ailleurs, lorsque la rémunération porte sur une période qui a été intégralement travaillée, le droit à rémunération est acquis au salarié. Il ne peut donc pas être soumis à une condition de présence à la date (postérieure à l’échéance de cette période travaillée) de son versement.

Cas de la modification d’un plan de rémunération variable. Le juge a déjà pu valider un plan de rémunération variable différent de celui des années antérieures dès lors que la structure de la rémunération des plans antérieurs n’a pas été modifiée et que le contrat de travail précise que la détermination des objectifs, qui conditionnent la rémunération variable du salarié, relève du pouvoir de direction de l'employeur. L’employeur peut donc ainsi valablement modifier les objectifs contenus dans le plan.

Déterminer la base de calcul. Pour rappel, il est interdit de mettre à la charge du salarié les cotisations patronales qui doivent être supportées exclusivement par l’employeur. Notez à ce titre que la clause qui prévoit que la rémunération variable est calculée proportionnellement à la marge brute résultant de l’activité du salarié et après déduction de différentes charges, y compris les cotisations patronales de sécurité sociale, n’aboutit pas à faire supporter par le salarié les cotisations patronales. Elle est donc valable.

Rémunération variable : comment gérer le paiement du salaire ?

Comment payer la rémunération variable ? Pour assurer le paiement de la partie du salaire qui dépend d’objectifs à réaliser, plusieurs méthodes sont possibles. Vous pouvez ainsi choisir de payer par anticipation ou assurer le paiement de la partie variable sous réserve de la réalisation de conditions (application d’une 'clause de bonne fin').

Par anticipation ? Assurer le paiement des commissions par anticipation est tout à fait possible. Mais cette méthode n’est pas sans risques : si le salarié n’a pas réalisé ses objectifs, il sera contraignant pour l’employeur d’obtenir la restitution de la rémunération variable déjà versée, d’autant que cette restitution est en tout état de cause plafonnée à 10 % du salaire au maximum. Voilà pourquoi il est plutôt fréquent de ne verser par anticipation qu’un montant partiel de la rémunération variable, avec régularisation en fonction des objectifs atteints.

Sous conditions ? Le versement de la rémunération variable peut aussi se faire sous conditions de l’exécution effective de la commande passée par le client ou encore de l’encaissement du prix. Les juges ont estimé que ces clauses dites 'de bonne fin' sont licites dès lors qu'elles ne privent le salarié que d'un droit éventuel et non d'un droit acquis au paiement d'une rémunération.

A noter.Prévoyez également les modalités de contestation du calcul de la partie variable du salaire, ainsi que le délai pendant lequel le salarié peut contester le montant des commissions dues. Sachez que l’acceptation du bulletin de salaire, sans protestation, ni réserve, n’empêchera pas un salarié de contester ultérieurement les commissions perçues si rien n’est précisé à ce sujet dans le contrat de travail.

Un versement annuel ? Il est aussi possible de prévoir que le versement de cette rémunération variable prendra la forme d’une prime d’objectifs annuelle. Dans l’hypothèse d’une rupture de contrat en cours d’année, le salarié pourra alors prétendre au paiement de cette prime au prorata de son temps de présence dans l’entreprise.

... sauf si... Le salarié, ayant quitté la société en cours d'année, ne peut pas, faute d'usage ou de stipulation contractuelle plus favorable, prétendre à un versement au prorata temporis lorsque :

• son contrat de travail subordonne le versement de la prime annuelle d'objectifs à la condition qu'au 31 décembre de l'année (date fixée en accord avec le salarié et l’employeur), le salarié ait atteint les objectifs fixés ;
• le droit à perception de la prime n'était définitivement acquis qu'à la fin de l'année.

Attention au licenciement nul ! S’il est possible de prévoir que la rémunération variable n’est due qu’au salarié qui a atteint ses objectifs sur une période déterminée et qui a un contrat de travail actif à la clôture de cette période, cette condition de présence à la clôture de l’exercice n’est pas opposable au salarié dont le licenciement a été déclaré nul, parce que c’est l’employeur qui y a fait obstacle.

Rémunération variable : une modification possible ?

Accord du salarié ? Dans la plupart des cas, la rémunération variable trouve sa source dans le contrat de travail. Une modification d’un élément du salaire (ne résultant pas d’une norme collective) nécessitera l’accord du salarié. Ce sera obligatoire même si cette modification n’impacte pas négativement le salaire, voire est plus avantageuse pour le salarié.

Unilatéralement ? Si le contrat prévoit que les objectifs sont fixés unilatéralement par l’employeur, vous pourrez décider des objectifs assignés au salarié sans avoir à solliciter son accord. Mais attention aux modifications d’objectifs qui sont requalifiées en modifications de contrat : il ne faut pas que la modification des objectifs dépasse le cadre d’une simple révision. C’est ce qui est arrivé à un employeur qui a retiré à un salarié un secteur de prospection et une catégorie importante de clientèle, ce qui n’a pas été sans conséquences sur la rémunération du salarié. Ce dernier a demandé, et obtenu, la résiliation de son contrat aux torts de l’employeur, le juge ayant considéré que ce dernier avait ici modifié unilatéralement le contrat de travail (et non pas seulement révisé les objectifs).

Prévoir une clause de variabilité ? C’est une possibilité qui va permettre de prévoir la variabilité de la rémunération dans le temps. Mais cette clause suppose, pour qu’elle soit valable :

• qu’elle repose sur des éléments objectifs indépendants de la volonté de l’employeur (éviter les critères trop généraux reposant sur des éléments difficilement vérifiables) ;
• qu’elle ne fasse pas porter le risque de l’entreprise sur le salarié ;
• qu’elle n’ait pas pour effet de ramener le salaire à un niveau inférieur au minimum légal ou conventionnel.

Prévoir une clause de « rendez-vous » ? Ce type de clause va permettre de prévoir la fixation de la rémunération variable prévue au contrat d’une année sur l’autre d’un commun accord. La difficulté de ce type de clause réside dans l’hypothèse où aucun accord n’est trouvé entre le salarié et l’employeur pour fixer le montant de la rémunération variable : si c’est le cas, un défaut d’accord ne permettra pas à l’employeur de refuser de verser la partie variable (fixée par le juge).

Rémunération variable : questions pratiques

Congés payés. Par principe, dès lors que la rémunération variable rémunère l’activité personnelle du salarié et qu’elle n’est pas calculée sur l’année entière (périodes de travail et de congés confondues), elle doit être incluse dans le calcul de l’indemnité de congés payés. Inversement, si elle ne rémunère pas uniquement l’activité personnelle du salarié (parce qu’elle dépend aussi de l’activité des autres salariés) et/ou si elle n’est pas diminuée du fait d’une absence pour congés, cette rémunération variable n’a pas à être prise en compte.

Jours fériés. Parce que l’absence de travail pendant les jours fériés ordinaires et le 1er mai ne doit pas conduire à réduire le salaire, le maintien de la rémunération pendant ces jours fériés s’applique aussi à la rémunération variable.

Jours maladie. Se pose aussi la question du maintien de salaire pendant les arrêts maladies. Si votre convention collective n’exclut pas la rémunération variable de la base de calcul de l’indemnité due en cas de maladie, il faut en tenir compte. Si la convention collective est muette sur ce point, il peut être utile de retenir comme salaire de référence celui du mois précédant l’absence pour maladie ou un salaire moyen calculé au titre d’un trimestre par exemple.

Se référer à un « prix de marché » ?

Quel profil, quel poste ? Vous avez nécessairement une idée du profil recherché, et parce que vous avez défini une fiche de poste, vous connaissez les critères et compétences que doit réunir le potentiel candidat.

Renseignez-vous ! Que ce soit auprès du recruteur (si vous faites appel au service de ce professionnel), auprès des services de Pôle Emploi, en vous documentant sur des fiches métiers, etc., vous pourrez avoir une idée de la fourchette de salaire communément admise pour fixer la rémunération du salarié à embaucher.

Y penser ! Dans le cadre de la phase « budgétisation » de votre embauche, n’oubliez pas d’inclure, outre le salaire et les charges sociales, le coût des taxes assises sur les salaires, les éventuels avantages que vous envisagez d’attribuer (avantages en nature, titres-restaurant, etc.), les pratiques associées à votre activité (avantage en nature repas dans le secteur de la restauration, indemnité de panier dans le secteur du bâtiment, etc.).

Attention. Vous pouvez fixer une part variable de rémunération, en fonction d’objectifs à réaliser par votre salarié, que vous devez définir, surtout si vous les fixez unilatéralement : il est impératif, dans cette hypothèse, que ces objectifs soient réalistes et réalisables. Vous devrez, en outre, les porter à la connaissance de votre salarié et lui fournir toutes les indications et données utiles et nécessaires servant au calcul cette rémunération variable. Ne faites pas comme cet employeur qui avait inclus une part variable dans la rémunération d’un de ses collaborateurs, en fonction d’objectifs qu’il avait fixé unilatéralement, sans pour autant lui indiquer avec précision les objectifs en question, ni les modalités de calcul : il a été condamné à verser l’intégralité de la rémunération variable.

Vous devez respecter un « salaire minimum »

Vérifiez le niveau du SMIC. Vous ne pouvez pas rémunérer un collaborateur à un niveau inférieur au SMIC. Le SMIC horaire brut, au 1er janvier 2024, est fixé à 11.65 € (soit un SMIC mensuel brut de 1766.92 € pour 35 heures hebdomadaire pour l'année 2024). Pour apprécier ce seuil impératif, vous devez tenir compte, non seulement du salaire de base, mais aussi des éventuels avantages en nature, ainsi que des primes directement liées au travail.

Tenir compte des primes ? Pour apprécier le montant du salaire à comparer avec le Smic, vous pouvez tenir compte des majorations et primes ayant le caractère d’un complément de salaire, par exemple :

• les pourboires à certaines conditions,
• les primes de production constituant un élément prévisible de rémunération,
• les primes de polyvalence compensant la formation du salarié à plusieurs postes de travail,
• les primes de performance ou de rendement individuel,
• les primes d’objectifs prévues au contrat de travail, constituant un élément de rémunération permanent et obligatoire, etc.

Attention. Ne tenez pas compte des éléments de rémunération qui ne sont pas directement liés au travail, comme par exemple : les frais professionnels, la prime de transport, les primes d’ancienneté (sauf à ce qu’elles soient considérées comme un élément permanent de rémunération par la convention collective applicable à l’entreprise), d’assiduité, de pénibilité, de résultat (lorsqu’elle est liée à la performance collective de l’ensemble des salariés de l’entreprise), l’indemnité de non-concurrence, l’indemnité de licenciement, etc. Ne tenez pas compte, non plus, des majorations pour heures supplémentaires, ni des majorations pour travail de nuit, travail le dimanche, travail les jours fériés.

Consultez votre convention collective. Ce n’est pas votre seule obligation : vous devez, en outre, respecter le salaire minimum garanti prévu dans la convention collective applicable à votre entreprise, en fonction de la classification du salarié embauché (on parle de minimum conventionnel). C'est effectivement aux conventions collectives que revient normalement le soin de définir les éléments du salaire qui doivent être pris en compte pour apprécier si votre salarié perçoit une rémunération au moins égale au minimum conventionnel, incluant le salaire de base ainsi que, le cas échéant, certains compléments de salaires.

Exemple 1. Il faut systématiquement consulter votre convention sur ce point puisqu’elle peut, elle-même, prévoir les éléments de rémunération qu’il faut prendre en compte et ceux qu’il faut exclure des éléments de comparaison entre le salaire versé et le minimum conventionnel. C’est ainsi, par exemple, qu’il a été jugé, dans une affaire, qu’il faut tenir compte des avantages individuels acquis, bien que ne constituant pas une contrepartie directe de la prestation de travail, dès lors que la convention collective applicable ne les retient pas parmi les éléments exclus de l’assiette de comparaison.

Exemple 2. La convention collective nationale du commerce de détail et de gros à prédominance alimentaire indique expressément que les salariés reçoivent une rémunération de leur temps de pause à hauteur de 5 % du temps de travail effectif, sans que ce temps de pause ne constitue du temps de travail effectif. Dans ce cas, si les salariés ne reçoivent aucune directive de l’employeur et s’ils peuvent librement vaquer à leurs occupations, ce temps de pause ne constitue pas du temps de travail effectif et ne doit pas être pris en compte dans le minima conventionnel.

Exemple 3. La convention collective nationale de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées prévoit le versement d’une indemnité horaire pour travail le dimanche et les jours fériés. Retenez que l’indemnité n’a, néanmoins, pas à être doublée quand le dimanche travaillé coïncide avec un jour férié.

Exemple 4.La convention collective des cadres des travaux publics précise que la rémunération annuelle minimale comprend tous les éléments bruts de rémunération acquis dans le cadre d'une année civile (y compris les congés payés, la prime de vacances versée aux conditions conventionnelles et tous les éléments permanents du salaire). Elle exclut, en revanche, les sommes versées au titre de l'intéressement et de la participation des salariés aux résultats de l'entreprise, ainsi que de l'épargne salariale, les sommes constituant des remboursements de frais, la rémunération des heures supplémentaires et les éventuelles régularisations effectuées au titre de l'année N-1, les primes et gratifications ayant un caractère aléatoire ou exceptionnel. Mais parce que les indemnités de congés payés ne font pas partie des éléments exclus de la rémunération annuelle minimale, elles doivent, d’après l’employeur, être prises en compte pour apprécier le respect du minimum conventionnel.

A noter. Sauf dispositions conventionnelles contraires, les primes payées en cours d’année en contrepartie ou à l’occasion du travail, doivent être prises en compte dans la détermination du salaire minimum pour le mois où elles ont été effectivement versées.

Cas des titres-restaurant. La contribution patronale à l’acquisition, par le salarié, de titres-restaurant n’est pas versée en contrepartie du travail. Elle n’entre donc pas dans le calcul de la rémunération à comparer avec le salaire minimum conventionnel.

Attention. Il peut arriver que le minimum conventionnel soit inférieur au SMIC : dans cette hypothèse, il faut compléter ce minimum conventionnel par un complément de salaire pour atteindre le montant du SMIC.

Et le juge ? Sachez que le juge a été et est régulièrement amené à se prononcer sur la question du respect du salaire minimum par les employeurs. Des différentes décisions, il ressort, d’une manière générale, qu’il faut tenir compte de toutes les sommes dont le versement est directement lié à l'exécution de la prestation de travail, mais là encore, sauf disposition contraire de la convention collective. Il est, à ce sujet, important de consulter votre convention collective sur ce point.

Exemple. Pour apprécier ce salaire minimum, le juge a été amené à retenir les primes de 13ème mois et 14ème mois, les avantages en nature, etc. Inversement, il exclut de la comparaison les sommes versées au titre de la participation, de l'intéressement et des plans d'épargne salariale, la prime d'ancienneté liée à la présence du salarié dans l'entreprise, l’indemnité de non-concurrence, etc.

Fixer un salaire au-delà des minima. Certaines conventions collectives imposent des primes qui peuvent porter le salaire à un seuil qui excède les minima (conventionnels ou légaux).

Exemple des industries chimiques. La convention collective des industries chimiques prévoit un supplément de rémunération pour certains salariés lorsque l'exercice de leur emploi exige la connaissance d'une ou plusieurs langues, suffisante pour assurer couramment, soit la traduction (version), soit la rédaction (thème) d'un texte. Peu importe quel est le document à traduire (des e-mails suffisent), dès lors que la traduction/rédaction fait partie de l’exercice normal de la profession (que cette activité n’est pas ponctuelle), le supplément est dû.

Augmentation des minima conventionnels. Notez que l'augmentation des minima conventionnels prévus pas les conventions ou accords collectifs ne s’applique pas aux salariés dont la rémunération réelle est déjà supérieure à ces minima.

Effet de la classification professionnelle. Les conventions collectives prévoient généralement des grilles de classifications, des emplois cadres, auxquels il est possible de se référer pour fixer la rémunération du salarié selon les fonctions qu’il exerce.

A noter. Pour prétendre à une classification donnée, le salarié doit non seulement exercer les fonctions définies dans la convention collective, mais également détenir les diplômes ou les connaissances que cette même convention impose.

Exemple. Récemment, le juge a estimé que dans le cas où les missions attribuées à un salarié par le contrat de travail et sa rémunération ne correspondaient pas à la classification conventionnelle, et en l’absence de preuve de la volonté claire et non équivoque de l’employeur de surclasser ce salarié, il convient alors de rechercher les fonctions réellement exercées par ce salarié.
 

Heures supplémentaires : une contrepartie en salaire

Une majoration obligatoire. Par principe, votre salarié doit bénéficier du paiement de son salaire habituel pour les heures travaillées. En plus de ce salaire normal, les heures effectuées au-delà de la durée du travail applicable dans l’entreprise doivent donner lieu à une majoration de salaire spécifique.

Comment la calculer ? Vous devrez appliquer des taux de majoration définis en fonction du dépassement réel. A moins qu’un accord collectif (d’entreprise ou de branche) ne prévoie d’autres taux (qui ne peuvent pas être inférieur à 10 %), le taux de majoration sera de 25% pour les 8 premières heures, c'est-à-dire de la 36ème à la 43ème heure, et de 50% pour les heures suivantes, c'est-à-dire à partir de la 44ème heure. La majoration est calculée sur le salaire horaire effectif, auquel vous devez rajouter les primes et indemnités versées en contrepartie directe et inhérente à la nature du travail fourni par votre salarié et les avantages en nature de votre collaborateur.

Exemples. Voici quelques exemples de primes comprises dans la rémunération sur laquelle est calculée la majoration :

• Prime pour le travail du dimanche ou jours fériés = OUI (même si vous n’appelez pas expressément le complément de rémunération « prime »)
• Prime d'ancienneté = NON
• Prime de bon service liée à la qualité de travail = OUI
• Prime de panier = NON
• Prime de productivité ou de rendement = OUI (si elle ne dépend pas de la productivité générale de l'entreprise)
• Prime de 13ème mois = NON

Attention. Les conventions de branche ou accords d'entreprise priment sur la Loi. Il est donc impératif de les consulter au préalable !

Majorations de salaire spécifiques. La majoration de salaire pour le travail de nuit, le dimanche ou les jours fériés se rattache directement à l’activité personnelle du salarié. Elle doit donc être intégrée dans la base de calcul des majorations pour heures supplémentaires.

Comment la payer ? Ces heures supplémentaires doivent normalement être réglées dans les mêmes conditions que le salaire normal : même périodicité (en principe une fois par mois), même date (en principe à la fin du mois et même régime juridique (notamment pour les règles de saisie).

Compensations. Vous ne devez pas compenser le paiement des heures supplémentaires avec la fourniture à prix réduit de produits au salarié ou avec une dette de téléphone occasionnée par des appels abusifs passés par le salarié. Ces compensations sont illégales.

Attention au libellé ! Il est impératif que les heures supplémentaires (et leur paiement) apparaissent distinctement sur le bulletin de paie. Par exemple, il a déjà été jugé que le versement de frais de déplacement ne peut pas tenir lieu de règlement des heures supplémentaires, peu importe que les montants correspondent. L’employeur doit donc payer les heures supplémentaires au salarié.

Une prime en remplacement ? Le paiement d’une prime ne vaut pas paiement des heures supplémentaires. Celles-ci, en effet, ne donnent pas uniquement lieu à une rémunération majorée : elles s’exécutent dans le cadre d’un contingent annuel et, si celui-ci est dépassé, ouvrent droit à un repos compensateur. Dès lors qu’elles sont établies, le salarié peut prétendre au paiement de ses heures supplémentaires ainsi qu’aux repos compensateurs.

A retenir ! Retenez que vous ne pouvez pas opérer une retenue de salaire pour compenser des sommes qui vous seraient dues par un salarié pour fournitures diverses, quelle qu'en soit la nature.

En pratique. Il est toutefois admis que le paiement des heures supplémentaires puisse être décalé par rapport à la paie du mois au cours duquel ces heures ont été effectuées (par exemple, les heures effectuées en août peuvent être payées au mois de septembre). Néanmoins, cette possibilité n’est admise que si ce décalage résulte de l’organisation du service de paie et de la pratique en vigueur dans l’entreprise.

Attention. Il ne faut pas non plus oublier l’impact des heures supplémentaires en termes de cotisations sociales : des réductions sont possibles dans certains cas.

     => Consultez la fiche « Heures supplémentaires : quel coût social ? »

Une contrepartie exonérée d’impôt ? Depuis le 1er janvier 2019, les heures supplémentaires et complémentaires, de même que, pour les salariés placés en forfait jours, les jours travaillés au-delà des 218 jours par an (avec renonciation aux jours de repos), bénéficiaient d’une exonération d’impôt sur le revenu dans la limite de 5 000 €. Ce plafond s’apprécie au regard de la rémunération nette imposable afférente aux heures supplémentaires exonérées perçues par les salariés au cours de l’année.

Depuis le 1er janvier 2022. Le rehaussement exceptionnel à 7 500 € du plafond de 5 000 € prévu dans le cadre de la crise sanitaire est pérennisé et s’applique pour toutes les heures supplémentaires et complémentaires réalisées depuis le 1er janvier 2022.

Application en paie. Concrètement, pour son application en paie, le calcul de l’exonération doit être effectué en retenant un plafond brut fixé à 5 358 €. Aucune proratisation en fonction de la durée d’activité n’est à réaliser (temps partiel notamment, ou contrats sur une période inférieure à l’année entière).

Salariés à employeurs multiples. En cas de salariés travaillant pour de multiples employeurs, il est admis que chaque employeur applique ce plafond sans tenir compte des éventuelles rémunérations d’heures supplémentaires ou complémentaires perçues par le salarié auprès d’autres employeurs.

Salariés rémunérés au pourboire. Dans certaines professions (notamment dans le secteur HCR), il arrive que certains salariés soient uniquement rémunéré par un pourcentage sur le service (rémunération aux pourboires). Dans le cas où ces salariés effectuent des heures supplémentaires, elles sont réputées être payées par les pourboires, via une majoration. Ils ne peuvent alors pas prétendre à un rappel de salaire.

Et les contributions sociales ? La CSG et la CRDS appliquées aux heures supplémentaires et complémentaires exonérées d’impôt sur le revenu sont intégralement non-déductibles du revenu imposable dans la mesure où ces heures supplémentaires et complémentaires sont à la fois exonérées d’impôt sur le revenu et, en pratique, de cotisations sociales salariales.

Une possibilité… Certaines conventions collectives peuvent prévoir que lorsque des dépassements fréquents ou répétitifs de l'horaire collectif sont prévisibles, le paiement des heures supplémentaires peut être inclus dans la rémunération mensuelle sous la forme d'un forfait, pour lequel le salarié aura donné son accord. Dans ce cas, le contrat de travail mentionnera une rémunération brute pour un certain nombre d’heures mensuelles de travail.

La rémunération du stagiaire

Petit rappel. Il faut, au préalable rappeler qu’un stage correspond à une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au cours de laquelle l’étudiant acquiert des compétences professionnelles qui mettent en œuvre les acquis de sa formation en vue de l’obtention d’un diplôme ou d’une certification. Voilà pourquoi on ne parle pas, en réalité, de salaire (le stagiaire n’est pas salarié de l’entreprise), mais plutôt de gratification. Est-elle obligatoire ?

Une gratification obligatoire ? En réalité, non : vous devrez obligatoirement verser une gratification dès lors que le stage a une durée supérieure à 2 mois, consécutifs ou non, au cours d’une même année scolaire ou universitaire. Si la durée de stage est inférieure à 2 mois, vous n’êtes donc pas tenu de verser cette gratification : le versement d’une rétribution résultera de ce que vous avez négocié avec le stagiaire.

Combien ? S’il n’y a pas de maximum prévu, la réglementation impose un montant minimum : actuellement, à défaut de dispositions dérogatoires dans votre convention collective, ce montant minimum est fixé à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale multiplié par le nombre d’heures effectuées pour les conventions de stage conclues à compter 1er septembre 2015 (13,75 % pour les stages conclus entre le 1er décembre 2014 et le 1er septembre 2015, 12,5 % auparavant). Ainsi, en cas de convention conclue à compter de cette date, si le stagiaire effectue 140 heures de stage (soit 7 heures par jour sur 4 semaines de 5 jours), la gratification est égale à 609 € (en 2024).

Comment apprécier la durée du stage ? Chaque période au moins égale à 7 heures de présence, consécutives ou non, vaut 1 jour de stage et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, vaut 1 mois de stage. Retenez que la gratification est due pour chaque heure de présence du stagiaire dans l’entreprise. Elle est versée mensuellement au stagiaire, à compter du 1er jour du 1er mois de stage (elle n’est pas calculée en fonction du nombre de jours ouvrés dans le mois).

Concrètement. Cela signifie que la gratification est obligatoire dès lors que le stagiaire est présent dans l'entreprise plus de 308 heures, même de façon non continue.

2 méthodes. Soit vous versez la gratification en fonction du nombre d’heures réalisées à chaque fin de mois, soit vous lissez les heures que le stagiaire doit effectuer sur sa période de stage en versant un montant identique chaque mois sur l’ensemble du stage.

Une gratification « chargée » ? Cette gratification n’a pas le caractère d’un salaire : elle ne sera pas soumise aux cotisations sociales dans la limite de 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale multipliée par le nombre d’heures effectuées en stage (ce que l’on appelle, dans le jargon, la « franchise de cotisations »). Au-delà de ce seuil, vous serez redevable des cotisations et contributions patronales et salariales de sécurité sociale, calculées sur le différentiel entre le montant de la gratification et cette franchise.

A noter. Lorsque la durée du stage est supérieure à 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absences pour le stagiaire. Les jours de congé et d’autorisations d’absences en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption sont assimilés à du temps de présence pour le calcul de la durée du stage.

Pour les droits à la retraite. A titre d’information, sachez que les stagiaires percevant une gratification minimale, ne cotisant pas à l’assurance vieillesse, peuvent néanmoins demander la prise en compte de leurs périodes de stage dans la limite de 2 trimestres (et sous réserve de verser les cotisations correspondantes : le coût pour un trimestre est égal à 12 % de la valeur mensuelle du plafond de la Sécurité Sociale).

Un questions/réponses ? Notez que le gouvernement met à la disposition des stagiaires un questions-réponses afin de les informer sur les différents éléments inhérents au stage en entreprise, notamment quant à la rémunération. Vous pouvez le retrouver ici.

Les avantages attribués au stagiaire

Comme pour les salariés ? Au-delà de cette gratification, la question se pose de savoir si vous devez, par exemple, lui attribuer des titres-restaurant, prendre en charge les frais de transport public, etc. comme pour l’ensemble de vos collaborateurs. Réponses…

Fournir des tickets-restaurant ? Il s’agit là d’une question fréquemment posée : vous devez effectivement attribuer des titres-restaurants au stagiaire si les salariés de l’entreprise en bénéficient, dans les mêmes conditions qu’eux (notamment si l’entreprise ne dispose pas de cantine) : dans cette hypothèse, votre participation patronale, qui doit respecter la réglementation relative aux tickets-restaurants (à savoir : être comprise entre 50 % et 60 % de la valeur nominative du titre et ne pas excéder 718 € pour 2022), est exonérée de charges sociales, indépendamment du montant de la gratification que vous versez au stagiaire.

A noter. Pour les stagiaires bénéficiant d’un stage inférieur à 2 mois, l’accès à la cantine ou l’attribution de titres-restaurant sans contrepartie restent exonérés de cotisations sociales (la valeur de ces avantages en nature étant inférieure au montant de la franchise de cotisations précitées).

Prendre en charge les frais de transport public ? Il en sera de même pour les frais de transport public « domicile-lieu de travail », à propos desquels l’entreprise est tenue à une prise en charge à hauteur de 50 % du coût de l’abonnement. Notez que la part facultative au-delà du seuil de 50 % est également exonérée de charges sociales (dans la limite des frais réellement engagés).

A noter. Tous les stagiaires doivent bénéficier de ces avantages, même ceux pour qui le stage a une durée inférieure à 2 mois. Et le montant de ces avantages n’est pas pris en compte pour apprécier le montant minimum de la gratification à verser (obligatoire pour les stages d’une durée minimale de 2 mois).

Activités du CSE. Comme les autres salariés de l’entreprise, les stagiaires doivent avoir accès aux activités sociales et culturelles mises en place par le comité social et économique, s’il est en place. Ils doivent ainsi, le cas échéant, pouvoir bénéficier des bons cadeaux par exemple.

Égalité salariale : pas de discrimination !

« A travail égal, salaire égal » ? C’est un principe qui est désormais connu : à travail égal, les salariés doivent percevoir une rémunération équivalente. Mais ce principe est-il d’application absolue ? Non, car, en pratique, il convient de différencier les situations.

Qu’est-ce qu’un travail de valeur égale ? Un travail de valeur égale est un travail qui exige un ensemble comparable de connaissances professionnelles ou de capacités. Sont donc pris en compte, non seulement les titres, les diplômes ou les pratiques professionnelles, mais aussi l’expérience acquise, les responsabilités ou les charges physiques ou nerveuses liées au poste de travail. Des salariés qui occupent donc des fonctions différentes pourront percevoir des rémunérations différentes, même s’ils relèvent de la même classification selon la convention collective applicable.

Par exemple. Il a déjà été jugé que le travail des hôtesses de tables et des trancheurs, employés par un restaurant brésilien n’était pas de valeur égale, le travail de ces derniers consistant à apporter une pièce entière de viande, embrochée, pesant plusieurs kilos et à la trancher directement dans l'assiette des clients. Des fonctions qui impliquent une charge physique supplémentaire et une expérience incontestable qui justifient la différence de rémunération.

Cas particulier du transfert de contrat. Dans le cas d’un transfert conventionnel des contrats de travail entre 2 entreprises prestataires (en cas de succession de marchés sur un site), les salariés de l’entreprise repreneuse affectés à d’autres sites ne peuvent pas invoquer des différences de rémunération résultant d’avantages dont les salariés repris ont bénéficié avant le transfert.

Exemple. 2 entreprises (A et B) soumises à la convention collective de prévention et de sécurité sont mises en concurrence. L’entreprise A a gagné le marché du secteur 1. L’entreprise B a gagné celui du secteur 2. Quelques années plus tard, l’entreprise B conserve le marché du secteur 2 mais gagne celui du secteur 1. L’entreprise B reprend donc tous les salariés de l’entreprise A qui étaient affectés au secteur 1. Malgré leurs différences de rémunération, les salariés affectés au secteur 2 ne peuvent pas prétendre aux avantages que les salariés repris sur le secteur 1 ont acquis avant le transfert de contrat.

Une différenciation possible ? La question qui se pose est tout de même de savoir s’il est possible de rémunérer différemment des salariés effectuant le même travail. En d’autres termes, le principe « à travail égal, salaire égal » souffre-t-il de quelques exceptions ? La réponse est positive : pour des salariés entrant dans une même catégorie d’emploi, vous pouvez appliquer des rémunérations différentes, pour autant que des raisons objectives vous permettent de le faire (en tenant compte de l’ancienneté par exemple).

Pour rappel. S'il appartient au salarié, qui invoque une atteinte au principe d'égalité de traitement, d’établir les éléments de fait susceptibles de caractériser une inégalité de rémunération, il incombe, en effet, à l'employeur de rapporter, le cas échéant, la preuve d'éléments objectifs justifiant cette différence.

Exemple de la différence de diplômes. C’est ainsi, par exemple, que la seule différence de diplômes, alors qu'ils sont d'un niveau équivalent, ne permet pas de fonder une différence de rémunération entre des salariés qui exercent les mêmes fonctions, sauf si vous pouvez démontrer (sous le contrôle du juge) que la possession d'un diplôme spécifique atteste de connaissances particulières utiles à l'exercice de la fonction occupée.

Attention. Ne fournir comme seule explication qu’une prétendue médiocre qualité du travail ne suffira pas à apporter la preuve qu’une inégalité de traitement repose sur un critère objectif.

Exemple des qualités professionnelles. Les qualités professionnelles ou la différence de qualité de travail peuvent constituer des motifs objectifs justifiant une différence de traitement entre 2 salariés occupant le même emploi. Mais attention : si de tels éléments peuvent justifier des augmentations de salaires plus importantes ou une progression plus rapide pour le salarié plus méritant, ils ne peuvent pas justifier une différence de traitement lors de l'embauche, à un moment où l'employeur n'a pas encore pu apprécier les qualités professionnelles.

Exemple du parcours professionnel. Les parcours différents des salariés dans l’entreprise peuvent justifier une différence de rémunération. C’est, du moins, ce qu’a rappelé le juge à 2 salariés magasiniers qui déploraient avoir une rémunération moindre qu’un collègue alors que ce dernier avait fait l’objet d’un reclassement sur ce poste de magasinier avec maintien de sa rémunération antérieure.

Exemple des conditions d’embauche. Retenez que les juges estiment que la seule appartenance à une même catégorie professionnelle n’implique pas nécessairement une identité de situation. C’est ainsi que les circonstances liées aux conditions d’embauche peuvent justifier un écart de rémunération à poste égal. Ce sera le cas, par exemple, si vous avez des difficultés à embaucher et qu’un candidat au poste recherché a des exigences supérieures, en termes de rémunération, à celles qui sont appliquées dans l’entreprise à poste égal.

Exemple des conditions de travail. Lorsque les fonctions des salariés les placent dans des situations distinctes, la différence de traitement peut se justifier. C’est ainsi que le juge a considéré que l’accord d’entreprise qui distingue entre les cadres et les membres des organes de direction, pour la prise en charge des frais de représentation, ne consiste pas en une inégalité de traitement.

Conseil. Le juge a rappelé que pour apprécier le principe de l’égalité de traitement, il faut rechercher si les fonctions respectivement exercées par les uns et les autres sont ou non de valeur égale et se livrer à une analyse comparée de la situation, des fonctions et des responsabilités de chacun.

En cas d’établissements multiples… Les différences de traitement doivent être justifiées par des raisons objectives et pertinentes. Il a déjà été jugé que la disparité du coût de la vie entre plusieurs régions constitue une raison objective d’appliquer des politiques de rémunérations différentes dans les établissements de ces régions. Encore faut-il que vous vous prémunissiez de preuves de cette disparité (études statistiques, articles de presse...).

Inégalités catégorielles. Un accord collectif peut ne s’appliquer qu’à une catégorie de personnel (cadres ou non-cadres). L’inégalité qui en résulte est alors justifiée par un élément objectif et pertinent. De même, l’avantage octroyé à une catégorie de personnel par décision unilatérale de l’employeur peut également se justifier dès lors qu’il n’a pas d’objet spécifique étranger au travail ou qu’il n’est pas destiné à compenser une sujétion particulière.

Inégalités résultant d’un accord collectif. Les inégalités qui résultent d’accords collectifs négociés et signés par des syndicats, chargés de défendre les droits et les intérêts des salariés, lesquels les y ont habilités par leur vote, sont présumées justifiées. C’est au salarié qui conteste de démontrer que ces inégalités sont étrangères à toute considération de nature professionnelle.

Versements inégalitaires selon les catégories de salariés. Un accord conclu avec les représentants du personnel peut prévoir des abondements de l’employeur aux versements volontaires des salariés. Il a déjà été jugé qu’un accord prévoyant un abondement de 100 % au versement volontaire des cadres, contre un abondement de 4 % au versement des salariés non-cadres pouvait se justifier par l’existence d’un accord moins favorable aux cadres en matière de temps de travail, par exemple.

Attention aux discriminations ! Dans ce domaine, notamment, vous devez aussi faire attention à ne pas faire de discrimination entre salariés, ce qui pourrait vous être reproché. Ne faites pas comme cet employeur à qui il a été reproché de retarder l’avancement de carrière d’un salarié en raison de sa santé qui entraînait des arrêts de travail. Si vous attribuez des rémunérations différentes à des salariés occupant des postes similaires, vous devez toujours être en mesure de les justifier.

En tout état de cause. N’oubliez qu’aucune personne ne peut se voir attribuer un traitement différencié en raison de son origine, de son sexe, de ses mœurs, de son orientation ou identité sexuelle, de son âge, de sa perte d’autonomie, de sa situation de famille ou de sa grossesse, de son inscription à un parcours d’aide médicalisée à la procréation, de ses caractéristiques génétiques, de sa particulière vulnérabilité économique (apparente ou connue), de son appartenance ou de sa non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, de ses opinions politiques, de ses activités syndicales ou mutualistes, de l’exercice d’un mandat électif local, de ses convictions religieuses, de son apparence physique, de son nom de famille, de son lieu de résidence ou en raison de son état de santé ou de son handicap.

Justifiez de l’absence de discrimination syndicale ! Dans un exemple récent, un salarié se prétendait victime d’une discrimination syndicale. Mais le juge a constaté que le salarié n'est pas en situation défavorable au niveau de sa rémunération par rapport à d'autres salariés placés dans une situation similaire (certains n’ayant pas eu d’augmentation de salaire depuis 6 ans, un autre ayant même une rémunération inférieure à la sienne) et que les missions interrompues l’ont été à la demande des clients auprès desquels il était affecté du fait de son comportement inadapté. Autant d’éléments objectifs étrangers à toute discrimination syndicale, selon lui.

Égalité salariale : le point sur l’égalité hommes/femmes

Principe. La question de l’égalité salariale s’analyse aussi au regard de l’égalité des salaires entre hommes et femmes. Les pouvoirs publics ont, à ce sujet, légiféré sur la question avec l’adoption en 2010 d’une Loi traitant de l’égalité de salaire entre les hommes et les femmes.

Pas de discrimination fondée sur le sexe ! La règle est simple : « Tout employeur assure, pour un même travail ou pour un travail de valeur égale, l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes ». Le non-respect de ce principe entraîne la nullité des clauses insérées dans le contrat de travail contraire au principe d’égalité avec substitution du salaire le plus élevé, et des sanctions pénales peuvent être prononcées (peine d’emprisonnement d’un an et/ou amende de 3 750 €).

Un droit de regard du juge ! Le juge peut être amené à sanctionner la non-application de ce principe dans l’entreprise.Pour cela, il faut se livrer à une analyse comparée de la situation, des fonctions et des responsabilités de la salariée avec celle des autres membres du comité de direction. Il faut également rechercher si les fonctions respectivement exercées par les uns et les autres sont ou non de valeur égale par rapport à celles exercées par la salariée.

Exemple. Une salariée, membre d’un comité de direction, s’estimait victime d’une discrimination fondée sur le sexe. Mais les investigations des juges, qui ont comparé la situation de chacun des membres du comité, n’ont finalement pas permis de prouver l’existence d’une discrimination. La salariée avait une expérience moins importante, un diplôme et un niveau de responsabilité inférieurs et une équipe moins importante à encadrer que les autres membres du comité.

Des indicateurs comme outils. En 2019 pour les entreprises de plus de 250 salariés, en 2020 pour les entreprises de 50 à 250 salariés, les employeurs d'au moins 50 salariés devront publier des indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes et aux actions mises en œuvre pour les supprimer. Pour l’année 2019, les entreprises d’au moins 1 000 salariés doivent procéder à la publication de leur résultat avant le 1er mars 2019. Les entreprises de 250 à 999 salariés ont, quant à elles, jusqu’au 1er septembre 2019 pour les publier. A l’issue de cette période transitoire, la publication de ces indicateurs devra intervenir avant le 1er mars de l’année en cours.

Une publication élargie Ces indicateurs doivent aussi être rendus publics sur le site internet du ministère en charge du travail, ce qui implique que les entreprises doivent transmettre leurs résultats aux services du ministère du Travail, via ce site.

Concrètement. Il s’agit de mesurer des indicateurs (5 indicateurs pour les entreprises d’au moins 250 salariés et 4 indicateurs pour les entreprises comptant de 50 à 250 salariés) qui prennent en compte les écarts de rémunération, les écarts de répartition des rémunérations individuelles, le pourcentage de salariées ayant bénéficié d’un augmentation dans l’année suivante leur retour de congé maternité, le nombre de salariés du sexe sous-représentée parmi les 10 salariés ayant perçu les plus hautes rémunérations. Un scoring est établi et l’entreprise doit atteindre un nombre de points au moins égal à 75 sur 100 possibles. Si le nombre de points est inférieur à 75, l’entreprise doit prendre les mesures adéquates et pertinentes de correction et, le cas échéant, des mesures financières de rattrapage salarial dans un délai de 3 ans, qu’elle doit publier de manière externe mais aussi au sein de l’entreprise. De plus, si l’index est inférieur à 85 points, elle doit fixer et publier les objectifs de progression de chacun de ces indicateurs, selon des modalités fixées par un décret, non encore paru à ce jour. avant le 1er mars de chaque année sur le site de l’entreprise. Ces objectifs sont consultables jusqu’à ce que l’entreprise ait un résultat au moins égal à 85 points. Si l’entreprise n’a pas de site internet, ils doivent être portés à la connaissance des salariés, par tout moyen.

Pour vous aider. Pour vous aider à établir votre scoring, le Ministère du Travail a mis en place un simulateur : l’index Egapro (disponible à l’adresse suivante : https://index-egapro.travail.gouv.fr).

Mais aussi... En plus de ce simulateur, le Ministère du Travail a mis en place des outils d’accompagnement, et notamment des stages et des tutoriels vidéos (spécialement à destination des entreprises employant entre 50 et 250 salariés). Par ailleurs, il faut savoir que, dans chaque région, les directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi disposent :

• de référents chargés d’aider les entreprises et de les accompagner dans les démarches liées à la promotion de l’égalité salariale et de l’égalité professionnelle qui répondent aux interrogations en matière de calcul de l’Index et accompagnent les entreprises dans la mise en place de mesures correctives en cas d’Index inférieur à 75 ;
• d’ambassadeurs de l’égalité professionnelle issus du monde de l’entreprise dans chaque région qui sont chargés d’informer et de sensibiliser les entreprises à l’importance que revêt l’égalité professionnelle auprès de leurs pairs.

Mais aussi...En plus de cet index, le ministère du Travail propose une assistance téléphonique 'Allo Index Ega Pro'. Ce service est proposé gratuitement (+prix d’un appel) aux entreprises et permet aux employeurs de bénéficier d’un premier niveau de réponse aux questions qu’ils pourraient se poser dans le calcul de leur Index. Par ailleurs, les entreprises disposent, pour les aider de stages gratuits d’une demi-journée, en présentiel ou à distance, organisés dans toute la France et dans les DOM.

     =>  Pour connaître les modalités de calcul et d’évaluation des indicateurs des entreprises de 50 à 250 salariés, consultez notre annexe.

     =>  Pour connaître les modalités de calcul et d’évaluation des indicateurs des entreprises de plus de 250 salariés, consultez notre annexe.

Attention ! Faute de publication, l’entreprise encourt, après mise en demeure de l’inspection du travail, une pénalité financière égale à 1% des rémunérations versées.

Conséquence. Si leur résultat de ces entreprises se situe en-dessous de 75 points, la négociation sur l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes qui doit avoir lieu au moins une fois tous les 4 ans, porte :

• sur les mesures visant à supprimer les écarts de rémunération, et la qualité de vie au travail ;
• sur les mesures adéquates et pertinentes de correction et, le cas échéant, sur la programmation (annuelle ou pluriannuelle) de mesures financières de rattrapage salarial.

1er mars. L’ensemble des entreprises de plus de 50 salariés doivent calculer et publier cet index au plus tard le 1er mars de chaque année suivante, de manière visible et lisible, sur le site internet de l’entreprise lorsqu’il en existe un. Ce résultat doit rester consultable sur le site internet de l’entreprise au moins jusqu’à la publication, l’année suivante, du niveau de résultat et des résultats obtenus au titre de l’année en cours. À défaut de site internet, ils sont portés à la connaissance des salariés par tout moyen. Ces employeurs sont aussi dans l’obligation de transmettre leur note globale ainsi que leurs différents indicateurs à la Dreets a et à leur CSE.

Publication sur le site du ministère du travail. L’ensemble des indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes doit être publié sur le site du ministère du travail. Cette Et depuis le 26 février 2022, cette publication est actualisée chaque année au plus tard le 31 décembre par les services du ministre chargé du travail.

A noter. Pour les entreprises bénéficiant de crédits dans le cadre du plan de relance, lorsque les résultats obtenus ne sont pas suffisants, des obligations renforcées dans le domaine de l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes sont prévues. Ainsi, désormais :

• elles devront publier le résultat obtenu à chacun des indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes chaque année au plus tard le 1er mars (cette publication sera accessible sur le site du Ministère du Travail) ;
• elles devront fixer des objectifs de progression pour chaque indicateur pour lequel la note maximale n’a pas été atteinte, dès lors que l’index de l’égalité est inférieur à 85 points (ces entreprises seront également tenues de publier ces objectifs ainsi que les mesures de correction et de rattrapage et les porter à la connaissance des salariés).

Information du CSE. Chaque année, les indicateurs et leur niveau de résultat sont mis à la disposition du comité social et économique (CSE) via la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE). Les résultats sont présentés par catégorie socio-professionnelle, niveau ou coefficient hiérarchique ou selon les niveaux de la méthode de cotation des postes de l'entreprise. Dans le cas où les indicateurs ne pourraient pas être calculés, l'information du CSE est accompagnée de toutes les précisions expliquant les raisons pour lesquelles les indicateurs n'ont pas pu être calculés. Dans les autres cas, les informations communiquées sont accompagnées de toutes les précisions utiles à leur compréhension, notamment relatives à :

• la méthodologie appliquée,
• la répartition des salariés par catégorie socio-professionnelle ou selon les niveaux de la méthode de cotation des postes de l'entreprise
• le cas échéant, des mesures de correction envisagées ou déjà mises en œuvre.

Information de la Dreets. L'ensemble de ces informations est également transmis à la Dreets par internet, à l’adresse : https://travail-emploi.gouv.fr/demarches-et-fiches-pratiques/formulaires-et-teledeclarations/entreprises/ sous la rubrique prévue à cet effet. Vous devez renseigner un certain nombre d’éléments, tels que :

• la période de référence considérée pour le calcul des indicateurs (l'année civile ou une autre période de référence) ;
• le nombre de salariés pris en compte pour le calcul des indicateurs sur la période de référence ;
• les résultats obtenus pour chaque indicateur et le niveau de résultat de l'entreprise (ou de l'unité économique et sociale) ;
• etc.

Mais… En l'absence d'accord, ces mesures seront déterminées par décision de l'employeur après consultation du CSE, déposée par le représentant légal de l'entreprise (de l'établissement ou du groupe, selon le cas) auprès de la Dreets et du Conseil de Prud'hommes.

Un risque pour l’entreprise. L'entreprise disposera d'un délai de 3 ans pour se mettre en conformité. A défaut, si l'entreprise ne dépasse toujours pas 75 points, l'employeur encourt une pénalité financière égale à 1% des rémunérations versées.

Remise d’un bulletin de salaire : une obligation !

Une obligation pour vous. En même temps que vous versez le salaire à votre collaborateur, vous devez lui remettre un bulletin de paie. Si vous ne respectez pas cette obligation, vous encourez des sanctions. Sachez que, dans certains cas, vous êtes dispensé de cette obligation formelle : ce sera notamment le cas si vous avez recours au Titre emploi service entreprise (c’est le centre national de traitement du TESE qui établit, chaque mois, la fiche de paie à remettre au salarié).

Comment ? En pratique, vous remettez le bulletin de salaire en mains propres, mais sachez qu’un envoi postal est possible.

Un bulletin de paie électronique. Depuis le 1^er janvier 2017, l’accord préalable du salarié n'est plus requis : vous pouvez donc lui remettre un bulletin de paie sous forme électronique, si vous le décidez. Néanmoins, vous devez informer le salarié par tout moyen conférant date certaine (idéalement par LRAR ou lettre remise en main propre contre signature) de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie sous forme électronique, un mois avant la 1^ère émission du bulletin de paie électronique ou au moment de l'embauche. Dans cette hypothèse, le salarié pourra vous faire part de son opposition à tout moment, par tout moyen conférant une date certaine, préalablement ou postérieurement à la 1^ère émission d'un bulletin de paie électronique. Sa demande doit être suivie d’effet au plus tard dans les 3 mois.

Garantie du bulletin de paie électronique. En cas de recours au bulletin de paie électronique, vous devez mettre en place les conditions permettant de garantir la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique, soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans. Dans tous les cas, les mesures mises en place doivent garantir l’intégrité et la confidentialité des données figurant sur le bulletin de paie. Vos salariés doivent, en outre, pouvoir récupérer leurs bulletins de paie sans qu’ils aient à effectuer des manipulations complexes. Notez, à ce titre, que les bulletins de paie doivent pouvoir être accessibles sur le service en ligne du compte personnel d’activité, sur lequel les salariés doivent donc pouvoir les consulter.

Un document à conserver ! N’oubliez pas de conserver précieusement un double des bulletins de salaire remis à vos salariés : ces bulletins de salaire peuvent vous être réclamés par l’administration fiscale, les inspecteurs du travail ou les agents de l’Urssaf ; en outre, l’action en paiement des salaires se prescrivant au bout de 3 ans, vous devez être en mesure de prouver le paiement des salaires à vos collaborateurs.

En pratique… Normalement, vous devez conserver les bulletins de salaire remis à vos salariés pendant au moins 5 ans, mais il est conseillé de les conserver plus longtemps. Pourquoi ? D’une part, parce que vous êtes dans l’obligation de conserver pendant au moins 10 ans à l’appui de votre comptabilité toutes les pièces justificatives, au nombre desquelles figurent les bulletins de salaire et, d’autre part, parce que les caisses de retraites peuvent être amenées à vous solliciter pour la délivrance d‘attestations à d’anciens salariés en vue de faire valoir leurs droits à la retraite.

Un bulletin de paie pour plusieurs mois ? Depuis le 12 août 2018, pour les contrats saisonniers qui couvrent une période d’emploi inférieure à 1 mois s’étalant à cheval sur 2 mois civils, de même que pour les CDD d’usage, l'employeur est autorisé à n'émettre qu'un seul bulletin de paie au lieu de 2 (1 par mois civil). Cela lui évite une surcharge administrative et des surcoûts lorsque la durée du contrat est inférieure à 1 mois mais que le contrat s'exécute sur une période comprenant 2 mois civils.

En cas de contentieux. Vous pouvez être amené à régulariser des salaires (rappels de prime, par exemple). Dans pareil cas, le juge admet que vous puissiez remettre un unique bulletin de paie rectificatif couvrant l’ensemble de la période sur laquelle porte la condamnation aux rappels.

Les mentions qui doivent figurer obligatoirement sur le bulletin de paie

Un bulletin de paie « allégé » ? Depuis le 1^er janvier 2018, toutes les entreprises doivent recourir au bulletin de paie simplifié, destiné à en faciliter la lecture. Des mentions doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de salaire.

Vérifiez que toutes les mentions obligatoires figurent sur le bulletin de paie. Les bulletins remis à vos salariés doivent effectivement comporter :

• l’identification précise de l’entreprise (en incluant son code NAF) ;
• l’intitulé de la convention collective applicable (à défaut, il faut que soient mentionnés les articles du Code du Travail relatifs à la durée des congés payés du salarié et la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail) ;
• les coordonnées précises du salarié ;
• la nature de l’emploi du salarié, ainsi que son niveau ou coefficient hiérarchique ;
• la période et le nombre d’heures travaillés, en distinguant les heures payées au taux normal et les heures supplémentaires ou toute autre heure (le travail de nuit par exemple) comportant une majoration (en précisant les taux horaires appliqués). 3 précisions à ce sujet :
  • si le salarié est rémunéré au forfait, il faut indiquer la nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire,
  • si la base de calcul du salaire n’est pas la durée du travail, il faut que soit indiquée la nature de la base de calcul,
  • si le bulletin ne mentionne pas le nombre d’heures effectuées, vous risquez une condamnation au titre du travail dissimulé ;
• le montant de la rémunération brute du salarié, la nature et le montant des accessoires de salaire (primes, gratifications, avantages en nature, pourboires, etc.) ;
• la nature et le montant des retenues appliquées sur la rémunération brute, à savoir les cotisations salariales et les cotisations patronales (nature, montant, base de calcul et taux appliqué) ;
• la nature et le montant des sommes s’ajoutant à la rémunération et non soumises à cotisations (remboursement de frais professionnels par exemple, le montant de frais à indiquer pouvant toutefois être limité à ceux remboursés au moment de la paie) ;
• les déductions diverses (part salariale liée à l’achat de titres-restaurant par exemple) ;
• le montant de la prise en charge des frais de transport ;
• la date des congés et le montant de l’indemnité correspondante ;
• le montant de la somme effectivement remise au salarié et la date de paiement ;
• la mention selon laquelle il est possible de se reporter au portail www.service-public.fr (dans la rubrique « bulletin de paie ») pour connaître la définition des termes employés ;
• la mention selon laquelle le « bulletin de paie (est) à conserver sans limitation de durée », le salarié devant effectivement conserver ces bulletins « sans limitation de durée », notamment pour déterminer les droits à la retraite.

Depuis le 1^er janvier 2022, le bulletin de paie doit faire apparaître clairement et de manière lisible les mentions « Net à payer avant impôt sur le revenu » et « Net à payer au salarié ». De plus, la mention du « montant net imposable » devient obligatoire, alors qu’elle n’était jusqu’ici que facultative. Doivent également apparaître sur le bulletin de paie les mentions « Impôt sur le revenu prélevé à la source », « Montant net des heures compl/ suppl. exonérées » et « cumul en annuel » dont les valeurs associées sont définies ici.

Depuis le 1^er juillet 2023, le bulletin de paie doit faire apparaître le « Montant net social », qui correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux et obligatoires.

Faire figurer les heures supplémentaires. Il est impératif que les heures supplémentaires (et leur paiement) apparaissent distinctement sur le bulletin de paie. Par exemple, il a déjà été jugé que le versement de frais de déplacement ne peut pas tenir lieu de règlement des heures supplémentaires, peu importe que les montants correspondent. L’employeur doit donc payer les heures supplémentaires au salarié.

RTT. Le juge considère que la mention “pris” des RTT sur le bulletin de salaire n’a qu’une valeur informative. L’employeur, en cas de litige en la matière, ne peut donc pas se contenter de produire les bulletins de paie pour prouver l’octroi effectif des RTT au salarié.  

À noter. La mention de la convention collective sur le bulletin de paie vaut présomption de son application à l'égard du salarié concerné (sauf preuve contraire de l’employeur, s’il estime que la convention collective mentionnée n’est, en définitive, pas applicable à l’entreprise).

Une distinction à faire… Le bulletin de paie doit bien distinguer le salaire de base des accessoires de salaires, faute de quoi un salarié pourrait exiger que vous lui remettiez un bulletin de paie rectifié.

En cas d’activité partielle. En cas d'activité partielle, le bulletin de paie doit mentionner :

• le nombre d'heures indemnisées ;
• le taux appliqué pour le calcul de l'indemnité d’activité partielle (de 70 % de la rémunération brute du salarié placé en activité partielle ou, s’il suit des actions de formation, 100 % de sa rémunération nette antérieure) ;
• les sommes versées au salarié au titre de la période considérée.

Simplification. Le nouveau bulletin de paie fait apparaître les lignes de cotisations sociales selon un référentiel particulier, différent pour les cadres (cotisant à l’Agirc) et les non-cadres (cotisant à l’Arcco). Notez qu’un modèle unique de bulletin de paie est entré en vigueur le 1^er janvier 2019, notamment en raison de la fusion des régimes Agirc-Arcco.

     =>  Voir le référentiel pour les cadres applicable depuis le 13 mai 2018

     =>  Voir le référentiel pour les non-cadres applicable depuis le 13 mai 2018

     =>  Voir le référentiel pour les cadres applicable à partir du 1^er octobre 2018

     =>  Voir le référentiel pour les non-cadres applicable à partir du 1^er octobre 2018

Attention ! Ces référentiels ne mentionnent pas le taux des contributions patronales. Or, le Code du Travail impose que le taux de ces contributions figure sur les bulletins de paie. Peut-être faudrait-il alors ajouter une colonne « taux patronal ». En outre, veillez à ne pas utiliser d’abréviations ou d’acronymes qui ne serait pas utilisé dans le référentiel : mieux vaut optimiser l’espace en utilisant 2 lignes au lieu d’une si certains intitulés sont trop longs.

Ce n’est pas une obligation, mais… Il est conseillé de faire figurer sur le bulletin de paie la date à laquelle a été accomplie la journée de solidarité, de manière à apporter la preuve que celle-ci a été effectuée.

Les mentions que vous ne devez pas faire figurer sur le bulletin de paie

Ne pas faire figurer les heures de représentation. Vous ne pouvez faire figurer sur le bulletin les activités liées à l’activité de représentation des salariés (sont concernés les représentants du personnel, les conseillers prud’homaux, etc.). Si les heures de délégation sont effectuées sur le temps de travail, elles sont globalisées avec les heures travaillées ; si elles sont prises en dehors de ce temps de travail, elles sont regroupées dans les heures supplémentaires.

Ne pas faire figurer les heures de grève. Vous ne pouvez pas non plus faire figurer les heures de grève du salarié. Si vous pratiquez une retenue pour heures de grève, vous devez, pour les désigner, utiliser une expression neutre du type « absence non rémunérée ».

Attention. Tout manquement affectant le bulletin de salaire, le paiement des salaires, etc. est puni d’une amende de 2 250 €, sans compter les éventuels dommages-intérêts dus au salarié. N’oubliez pas que le salarié peut contester le bulletin de salaire pendant 3 ans ; et ce n’est pas parce qu’il a accepté le bulletin de salaire qu’il ne pourra pas contester, dans ce délai, l’exactitude du montant indiqué.

Pensez aux annexes !

En plus du bulletin de paie, vous pouvez être amené à remettre au salarié un certain nombre de documents annexes, en fonction des situations. C’est ainsi que vous pouvez ou devez notamment lui remettre, en annexe, le cas échéant :

• le montant de l’intéressement et la part revenant au salarié ;
• le montant de la participation des salariés aux résultats de l’entreprise et la part lui revenant ;
• la nature et le montant de la rémunération correspondant à l’activité de représentation des salariés, pour les représentants du personnel et les représentants syndicaux ;
• un récapitulatif annuel des heures de formation effectuées en dehors du temps de travail et le montant des allocations correspondantes ;
• le récapitulatif des cotisations salariales et patronales, si vous avez opté pour le regroupement de ces cotisations ;
• le récapitulatif des heures d’astreinte et le montant de la compensation correspondante ;
• si le salarié est sous convention de forfait jours, le récapitulatif du nombre de jours ou demi-journées travaillées ;
• le nombre d’heures de repos compensateur de remplacement et de contrepartie obligatoire en repos portés au crédit du salarié ;
• dans les entreprises appliquant un dispositif d’aménagement du temps de travail sur plusieurs semaines ou sur l’année, un document mentionnant le total des heures accomplies depuis le début de la période de référence.