La trésorerie, c’est quoi ?

« Ce que vous avez sur le compte bancaire »… Pour faire très simple, la trésorerie de l’entreprise représente les sommes dont elle dispose en banque (on parle de disponibilités, de soldes créditeurs, etc.). Il s’agit donc de la différence entre vos encaissements bancaires (le chiffre d’affaires encaissés auprès des clients) et les dépenses effectuées dans le cadre de votre activité (paiement de vos fournisseurs, des impôts, des cotisations sociales…).

La trésorerie, un élément essentiel de gestion d’entreprise. C’est effectivement un élément clé de la gestion de votre entreprise puisqu’elle permettra de financer l’activité de l’entreprise. Si vous ne disposez pas des ressources financières pour faire face à vos divers engagements, vous risquez la « cessation de paiement » : c’est donc la survie de l’entreprise qui est en jeu…

La trésorerie, une gestion quotidienne…

« Gérer » la trésorerie… Gérer la trésorerie de l’entreprise suppose de disposer des moyens financiers suffisants pour faire face aux différentes charges et autres engagements de l’entreprise : cela ne se limite donc pas à faire simplement la différence entre « ce qui rentre » et « ce qui sort ». Vous pouvez très bien avoir, à un instant donné, un solde bancaire excédentaire, mais ne pas avoir encore réglé un certain nombre de charges à venir (votre TVA, des factures fournisseurs…). Un défaut de prévision pourra s’avérer dommageable pour l’équilibre financier de votre entreprise.

C’est « suivre » la trésorerie… En fonction de l’activité de l’entreprise, vous devez être en mesure de veiller à financer votre cycle d’exploitation. Concrètement, vous devez être capable d’anticiper les dépenses qui seront nécessairement engagées en vue de vendre vos produits ou services. Dans une entreprise de négoce, par exemple, il faudra être capable d’anticiper les achats de stock en vue des prévisions de vente ; même chose dans une entreprise de fabrication, où vous devrez être en mesure d’anticiper le coût des matières premières nécessaires à la fabrication des produits vendus, etc.

Mais c’est aussi « anticiper » la trésorerie… Gérer la trésorerie suppose donc d’anticiper les sorties d’argent. Au même titre que, lorsque vous envisagez un investissement, vous prévoyez un plan de financement, vous devez prévoir votre trésorerie pour financer votre activité : parce que vous aurez nécessairement un décalage entre le paiement de vos différents fournisseurs et l’encaissement de votre chiffre d’affaires, vous devez être capable de « financer ce décalage », c’est-à-dire d’assurer le paiement effectif de vos charges, avant même d’avoir reçu le paiement de vos clients le cas échéant.

L’importance de la prévision pour financer vos besoins. Parce que vous serez capable de gérer vos flux financiers, vous serez capable d’anticiper vos besoins : soit vous aurez la capacité d’y faire face en présence d’une trésorerie excédentaire, soit vous devrez rechercher les modalités de financements pour faire si besoin, les ajustements nécessaires. Les modalités de financement peuvent être diverses :

• vous pouvez financer vos besoins (votre BFR) par des apports, en capital ou en compte courant ;

• vous pouvez aussi solliciter votre banque pour obtenir un découvert autorisé, un escompte (vous cédez à votre banque des effets de commerce), avoir recourir à la « cession Dailly » (utilisée pour les créances qui ne sont pas matérialisées par des effets de commerce, ce procédé consiste à céder vos factures au banquier qui en obtiendra paiement auprès des clients), etc. ;

• vous pouvez avoir recours à l’escompte commercial (qui vous permet, contre une remise, d’obtenir un paiement rapide de vos factures auprès de vos clients), à l’affacturage (vous externalisez la gestion de votre poste clients : le prestataire, appelé factor, pourra assurer le financement de votre trésorerie, le recouvrement de vos créances, etc.).

Gérer la trésorerie : quels outils mettre en place ?

Au quotidien, assurez un suivi… Mois par mois, vous devez suivre l’évolution de votre trésorerie, faire le point régulièrement sur les encaissements et les décaissements et assurer la « liquidité » de l’entreprise pour qu’elle puisse faire face à ses échéances futures. Pour cela, effectuez un état régulier de vos stocks et veillez au délai de rotation de ces stocks, un point régulier de vos créances clients et de vos dettes fournisseurs.

Au quotidien, assurez une surveillance… Pensez à surveiller les délais entre la date de la vente ou de la prestation de services et la date d’émission de la facture, les délais de règlement clients, la validation des paiements fournisseurs, les délais de paiement fournisseurs… Mettez en place des procédures pour être sûr de maîtriser le circuit de facturation et de paiement.

Assurez la communication dans l’entreprise… La gestion de trésorerie ne concerne pas que le service comptable : il faut que toutes les personnes dans l’entreprise puissent communiquer sur leurs besoins de manière à gérer efficacement la trésorerie de l’entreprise. Le service commercial a besoin d’embaucher : communique-t-il suffisamment tôt pour anticiper ce besoin, et donc optimiser l’embauche ? Vous constatez que l’entreprise dispose d’un stock régulièrement important, parce que, vous précise votre responsable des stocks, le délai d’approvisionnement étant relativement long, il est nécessaire de sur-stocker pour parer à toute éventualité : est-il, néanmoins, possible de réduire la durée de stockage ?

Mettre en place un « budget de trésorerie ». Après avoir validé vos budgets achats, ventes, coûts salariaux, etc., bâtissez un budget de trésorerie qui vous permettra de prévoir l’évolution de votre trésorerie au cours de l’exercice à venir et d’avoir une vue globale de vos éventuels besoins de financements ou possibilités de placements. Vous pouvez utiliser des modèles existants (voir un exemple, que nous mettons à votre disposition et qu’il vous appartiendra d’adapter à votre situation) ou vous procurer un logiciel de trésorerie.

Faites un point régulier avec vos conseils. Que ce soit votre banquier, votre expert-comptable, votre conseillez financier, votre avocat, etc., ne négligez pas leurs conseils pour vous aider à optimiser la gestion de votre entreprise et son développement.

Gérer la trésorerie : quelques réflexes à avoir…

Attention aux fluctuations d’activité. Certaines activités peuvent présenter des fluctuations importantes en fonction de la période de l’année, de telle sorte que vous pouvez, par exemple, être amené à acheter du stock de produits qui ne sera écoulé que beaucoup plus tard. De la même manière, une production qui n’est pas ralentie en période de baisse d’activité peut être pénalisante pour l’entreprise.

Attention à la crise de croissance. Il faut aussi gérer les fortes augmentations des ventes : vous devez être en mesure de financer cette croissance, d’où l’intérêt de disposer d’outils de contrôle et de gestion fiables.

Analysez vos coûts de gestion. Une bonne gestion de la trésorerie peut permettre de réduire de manière importantes les commissions d’intervention bancaire (intérêts débiteurs, commissions sur découvert, etc.). Vérifiez également les dates de valeurs appliquées par la banque (date à laquelle une opération prend effectivement effet sur le compte bancaire), le coût de ses commissions sur opération, etc. Tout mis bout à bout, des optimisations sont possibles…

Financez le long terme avec du long terme… Utilisez votre trésorerie à bon escient : pour réaliser un investissement important, plutôt que de puiser dans votre trésorerie disponible, privilégiez le recours au crédit en essayant au maximum de l’étaler sur la durée d’utilisation du bien financé (que ce soit un crédit classique ou un crédit-bail).

La première chose à faire : agir sur les paiements clients et les règlements fournisseurs

Surveiller le règlement des factures. L’un des premiers objectifs à viser dans le cadre de votre gestion de trésorerie sera de maintenir une situation de trésorerie positive pour parvenir à faire face à vos échéances. Parmi les multiples solutions pour arriver à cette fin, l’une des premières actions sera d’agir sur vos « postes clients ».

À optimiser ! Voici quelques pistes de réflexion pour optimiser vos encaissements :

• ne retardez pas la facturation : ne laissez pas s’écouler trop de temps entre la réalisation de la vente ou la prestation et l’envoi de la facture ;

• systématisez le règlement d’acomptes ;

• relancez systématiquement les clients en cas de retard de paiement : responsabilisez vos équipes commerciales et comptables sur la facturation et le règlement client ;

• lorsque vous traitez avec un nouveau client, il n’est pas rare de recourir à la facture proforma que votre client réglera avant d’obtenir la livraison des marchandises achetées ;

• pensez à mettre en place des paiements par prélèvements automatiques (vous optimisez la gestion comptable de vos comptes clients, évitez les relances, etc.).

Proposer un escompte… Une autre solution pour obtenir un paiement plus rapide des factures consiste à proposer un escompte à vos clients : on définit l’escompte comme une remise accordée au client qui règle sa facture avant la date d’échéance normale (on parle d’escompte de règlement). On rappelle, à cet égard, que le délai convenu pour procéder au paiement des factures ne peut pas dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d'émission de la facture.

Optimiser les paiements fournisseurs. Un autre poste doit aussi faire l’objet d’une attention particulière : il s’agit des paiements fournisseurs. Il est, tout d’abord, important de vérifier et de valider les factures fournisseurs, et donc leur paiement. Vous pouvez aussi essayer d’optimiser les paiements fournisseurs, en imposant des délais de paiement : évitez autant que possible les retards de paiements, sources de situations conflictuelles. Contactez vos fournisseurs pour envisager avec eux des délais de règlements acceptables.

Solliciter une aide financière à court terme : quelle solution ?

Une aide temporaire ? Si la trésorerie est momentanément négative, et que vous avez un besoin impératif de financer un achat de stocks pour assurer le réassort de vos produits, vous pouvez solliciter une aide ponctuelle de votre banque en lui demandant une facilité de caisse, qui permettra de financer le décalage entre décaissements et encaissements.

La facilité de caisse. Une facilité de caisse, destinée à couvrir des besoins courant de l’activité, permet de faire face à des difficultés de trésorerie de courte durée puisqu’elle vise à autoriser une situation débitrice de quelques jours par mois (en règle générale, la facilité de caisse ne dépasse pas 15 jours par mois). Les modalités de mise en place seront fonction des conditions imposées par votre banque (vérifiez la durée, temporaire ou permanente, ainsi que les conditions financières et donc le coût de cette facilité de caisse).

Le découvert autorisé. Dans l’hypothèse où le besoin de trésorerie est plus fréquent ou régulier, vous pouvez demander à votre banque une « autorisation de découvert » : il s’agit d’obtenir de la banque un accord pour que le compte fonctionne à découvert, c’est-à-dire que des paiements soient honorés quand bien même votre provision sur le compte n’est pas suffisante. Là encore, une autorisation de découvert, accordée dans certaines limites de montant, sera génératrice de frais (intérêts, commissions de découvert et de mouvement, etc.). En règle générale, il est accordé pour une durée d’un an renouvelable et pour un montant en partie calculé par rapport à votre chiffre d’affaires.

Le crédit à court terme. Il s’agit d’un prêt d’une très courte durée qui va vous permettre, par exemple, de financer un accroissement ponctuel ou saisonnier de votre activité ou un besoin de trésorerie pour assurer le réassort d’un stock avant une vente sur une courte période. Le coût de ce type de crédit est composé d’intérêts calculés sur le montant du crédit utilisé et de commissions de gestion.

Pensez à l’escompte bancaire. Si vous êtes détenteur de ce qu’on appelle un « effet de commerce » (une traite par exemple qui consiste en un ordre donné par le créancier – vous – à son débiteur – votre client – de payer à une date précise le montant dû), vous pouvez le céder à votre banque contre paiement. En pratique, vous mobilisez votre créance : la banque vous fait, en quelque sorte, l’avance de la somme due par votre client (contre paiement de frais d’escompte à votre charge).

La « cession Dailly ». Cette technique est une autre forme de mobilisation de vos créances professionnelles, lorsque ces dernières ne sont pas matérialisées par des effets de commerce : vous cédez vos factures à la banque (au moyen du « bordereau Dailly ») qui vous en fait l’avance, à hauteur du montant de ces factures diminué de ses frais et commissions. Votre client, averti de cette cession, procèdera au paiement de la facture auprès de la banque (en pratique, il est souvent prévu que vous percevez directement les fonds pour le compte de la banque, dans le cadre d’un mandat, charge à vous de les lui reverser).

Attention. Que ce soit pour l’escompte ou pour la cession Dailly, le non-paiement d’une facture ou d’un effet de commerce est à votre charge, sauf si vous avez souscrit une assurance-crédit. Une opportunité qui reste à étudier…

Recourir à l’affacturage. La technique de l’affacturage consiste, en pratique, à déléguer la gestion de votre poste clients : en vous adressant à une société spécialisée (le « factor », en pratique un établissement de crédit spécialisé – beaucoup de banques proposent ce service), vous lui cédez vos créances, à charge pour elle de procéder au recouvrement des sommes dues par vos clients. Concrètement :

• c’est le factor qui assure le recouvrement de créances : vous êtes déchargé de cette problématique ;

• le factor garantit ce recouvrement, puisqu’il s’engage à vous payer l’équivalent des factures transmises (il assume le risque d’impayés, sauf si ce risque a pour origine une contestation commerciale ou technique, directement liée à la vente ou la prestation rendue) ;

• le factor peut également financer votre poste client, puisqu’il peut vous reverser par anticipation le montant des factures transmises.

Mais, l’affacturage a un coût : le factor percevra une commission d’affacturage (en général, entre 0,5 % et 2 % du montant du chiffre d’affaires) et, dans l’hypothèse où il paye par anticipation le montant des factures, des intérêts débiteurs (calculés sur le volume du financement accordé par le factor).

Et vous ? Vous pouvez, vous aussi, agir sur l’amélioration de la trésorerie de l’entreprise en réalisant un apport : soit vous mobilisez cet apport en l’incorporant au capital de votre société, soit vous « prêtez » de l’argent à votre entreprise en effectuant un apport en compte courant.

Solliciter une aide financière : comment faire ?

Fournir un dossier à la banque. Dans le cadre de l’étude de votre demande, la banque vous demandera de lui fournir vos éléments comptables des derniers exercices (bilan et compte de résultat), votre tableau de suivi de trésorerie, le prévisionnel d’activité, l’état de votre facturation client, etc. L’objectif pour la banque est d’avoir une idée de la situation financière de l’entreprise, de ses besoins de trésorerie, des délais de règlements clients et fournisseurs, etc. En général, les banques s’engagent à donner une réponse dans un délai de 15 jours.

Conseil. Il est toujours utile de se faire accompagner par votre conseil habituel (expert-comptable notamment) pour appuyer votre demande de financement de trésorerie.

Choisir une solution adaptée à votre situation. Choisissez la solution la plus adaptée à votre situation. Là encore, l’aide de votre conseil pourra être particulièrement utile. Ce choix sera facilité par le suivi régulier de votre trésorerie qui vous permettra d’identifier vos besoins réels (ponctuels en fonction de l’activité, plus régulier, etc.). Exemples :

• grâce au tableau de trésorerie, vous détecterez en amont des besoins de trésorerie qui ne seront pas couverts par une simple facilité de caisse, mais qui nécessiteront au contraire un découvert autorisé ;

• une analyse du poste créances clients vous permettra d’identifier la créance dont la cession est possible : choisir la créance d’un client en difficulté financière fait peser un risque sur votre entreprise en cas de défaut de paiement (sauf si vous avez souscrit une assurance-crédit).

Attention. Le choix d’un financement inadapté pourra engendrer, outre des manques de trésorerie et des découverts non autorisés le cas échéant, des frais et des commissions importants. Sans compter les rejets de prélèvements et de chèques, les conflits avec la banque, etc.

L’affacturage : qu’est-ce que c’est ?

1 relation à 3 ? L’affacturage (le « factoring ») va vous permettre de déléguer la gestion de vos factures : en pratique, vous cédez à un établissement spécialisé (le « factor », qui est, en pratique, un établissement de crédit) vos créances que vous détenez sur vos clients, le factor se chargeant d’en poursuivre le recouvrement.

3 missions dévolues au « factor ». La société d’affacturage pourra, selon les modalités et conditions contractuelles qui auront été négociées et validées, vous apporter 3 types de services :

• tout d’abord, elle va gérer le recouvrement des créances ;

• ensuite, elle pourra, le cas échéant, assumer le risque d’impayé ;

• enfin, elle peut vous proposer de financer votre poste client en vous consentant une avance sur le paiement de vos factures : vous êtes payés au moment de la cession de vos créances au factor.

Le « reverse factoring ». Si on connaît généralement la technique de l’affacturage pour la gestion du poste client, on connaît moins cette technique pour la gestion du poste fournisseur : on parle alors de « reverse factoring ». Concrètement, vous envoyez la facture émise par votre fournisseur à la société d’affacturage qui va régler votre fournisseur dans de brefs délais, puis vous remboursez la société d’affacturage à l’échéance initialement prévue par votre fournisseur.

L’affacturage : faut-il y recourir ?

Une question qui mérite réflexion… On associe souvent l’affacturage à la seule gestion de la trésorerie et on a tôt fait d’en conclure que les sociétés qui recourent à cette technique sont celles qui connaissent des difficultés, ce qui n’est pas nécessairement le cas. Même s’il ne faut pas négliger cet aspect de la question, force est de remarquer qu’aujourd’hui, l’affacturage peut constituer un outil de gestion loin d’être inintéressant pour les entreprises…

Gérer le recouvrement de vos factures… Avec l’affacturage, vous déléguez la gestion de votre poste client : vous établissez vos factures, puis, en les cédant à la société d’affacturage, vous vous déchargez de toutes problématiques, de suivi, de recouvrement, de relances… La société d’affacturage gérera pour votre compte l’ensemble des tâches administratives liées à la facturation de vos clients.

Vous prémunir contre les impayés… Selon les conditions négociées dans le contrat, le factor peut assumer le risque d’impayés : il garantit la bonne fin des créances acquises, de telle sorte que vous n’aurez pas à rembourser la société d’affacturage en cas d’impayés (exception faite toutefois, en général, des impayés qui ont pour origine une contestation commerciale ou technique, directement liée à la vente ou la prestation rendue). Les sociétés d’affacturage sont, en règle générale, dotées de services internes qui ont pour mission de surveiller la situation financière des entreprises sur lesquelles elles détiennent des créances, et d’assurer un recouvrement efficace et suivi des créances : au préalable, le factor procédera à une analyse de votre poste clients et effectuera sur chacun d’eux des études de solvabilité. Le factor ne s’engagera vis-à-vis de l’entreprise qu’à raison des factures qu’il aura approuvées, approbation qui peut être donnée facture par facture ou, plus globalement, en fonction d’un en-cours de facturation.

Optimiser votre trésorerie… Il est rare, en pratique, qu’une facture soit payée immédiatement. D’une manière générale, les clients acquittent leurs dettes à l’échéance prévue sur les factures, au plus tard à 45 jours fin de mois ou dans les 60 jours à compter de la date d'émission de la facture. Vous supportez donc un décalage entre le moment où vous facturez votre client et le moment où celui vous paie. En cédant les factures au factor, ce dernier vous règle sans attendre l’échéance : vous pouvez ainsi optimiser la gestion de votre trésorerie.

Mais tous ces services ont un coût… En cédant vos factures à une société d’affacturage, vous ne récupérerez pas 100 % du montant facturé. Le factor va prélever sa rémunération qui se décompose de la manière suivante :

• il va d’abord se rémunérer en prélevant une commission d’affacturage : cette commission le rémunèrera de ses frais de gestion, de relances des factures et de recouvrement des impayés (comptez entre 0,5 % et 2,5 % du chiffre d’affaires confié au factor) ;

• il va, ensuite, prélever une participation à un fonds de garantie : ce fonds sera destiné à le couvrir des risques d’impayés qu’il assume ;

• enfin, il va prélever une commission de financement, représentative de l’avance de trésorerie qu’il vous consent en rémunérant les créances sans attendre leur date d’échéance : elle prend la forme d’intérêts calculés sur le volume de financement que vous accorde le factor.

En conclusion. Avant de faire appel à une société d’affacturage, faites une analyse de votre trésorerie et de votre poste client : quel est le délai moyen de paiement de vos factures, constatez-vous fréquemment des retards de paiements, subissez-vous des contraintes de trésorerie régulières, etc. ? Car, si le recours à une société d’affacturage n’est pas sans présenter d’intérêt, il représente un coût de gestion non négligeable que vous devez comparer aux avantages que vous pouvez en retirer : autrement dit, que représente, dans votre entreprise, le coût de gestion de vos factures par rapport au coût du factoring et quel sera l’impact du factoring sur vos marges… ?

Petit plus : attention à la gestion de votre TVA…

Faisons le point sur l’exigibilité de la TVA. D’une manière générale, vous devez déclarer (et payer) auprès de l’administration fiscale le montant de TVA à reverser à partir du moment où cette dernière est exigible. Cette « exigibilité » intervient à la date de la livraison en cas de vente de biens et au moment de l’encaissement du prix pour les prestations de services (sauf en cas d’option pour le paiement de la TVA d’après les débits, auquel cas la TVA est exigible au moment de la comptabilisation de la facture). Si vous recourez à une société d’affacturage se pose la question de savoir à quel moment vous devez considérer que la TVA facturée à vos clients devient exigible : au moment où le factor vous verse le montant des créances cédées, au moment où votre client paie le factor… ?

Vous livrez des marchandises… Dans ce cas, le recours à une société d’affacturage est sans incidence, puisque la date d’exigibilité de la TVA se situe toujours au moment de la livraison des biens : c’est donc à cette date que vous devez reverser la TVA, peu importe la date à laquelle votre client règle sa dette auprès du factor.

Vous réalisez des prestations de services… La question est plus sensible dans le cas où vous effectuez des prestations de services ou des travaux immobiliers : devez-vous retenir la date de paiement par le factor ou la date de règlement effectué par le client, sachant qu’entre ces deux dates, il peut s’écouler de 1 à 2 mois ? La réponse est la suivante : l’exigibilité de la TVA est située à la date du paiement de la créance par votre client. C’est donc au moment où le factor est effectivement payé que vous devez déclarer et payer la TVA (assurez-vous d’être tenu informé régulièrement des paiements effectués).

Décaissez le montant exact ! Ne vous référez pas au montant payé par le factor pour calculer la base d’imposition à la TVA collectée : rappelons que le montant payé par ce dernier tient compte d’une commission. La TVA effectivement collectée correspond au montant que vous avez facturé à votre client, et non au montant « net » payé par le factor.

Quant aux frais facturés par le « factor »… Vous pouvez, bien entendu, déduire la TVA qui vous est facturée par le factor, au titre de ses commissions d’affacturage.

Augmentation de capital : pour quoi et comment ?

Capital social : quelques rappels. Pour mémoire, le capital social d’une entreprise est constitué de l’ensemble des apports réalisés par ses associés. En d’autres termes, le capital social est le « patrimoine » de la société.

Faire évoluer le capital… Au cours de sa vie, une société peut être amenée à faire évoluer son capital social, et notamment à l’augmenter.

En pratique. Concrètement, l’augmentation de capital va consister :

• en l’augmentation de la valeur nominale de ses parts sociales ;
• et/ou en l’émission de nouvelles parts sociales.

Les différentes sortes d’augmentation de capital. L’augmentation de capital peut être réalisée de différentes façons, à savoir :

• via l’incorporation de réserves : dans ce cas, la société apporte elle-même les fonds qu’elle détient en réserve, et les intègre à son capital social ; les fonds incorporés sont donc issus d’une réserve qui, au lieu d'être redistribuée aux associés, a été préservée ;
• via l’apport en numéraire : dans ce cas, les fonds apportés correspondent à des liquidités extérieures à l'entreprise, apportées par des associés déjà existants ou des futurs associés, qui reçoivent en échange des parts de la société ;
• via des apports en nature : dans ce cas, les associés ou des tiers à la société apportent un bien (comme un immeuble, un fonds de commerce, etc.) et non des fonds numéraires au capital social, et reçoivent en échange des parts de la société.

Augmenter son capital social : pourquoi ? L’augmentation de capital social peut être motivée par diverses raisons.

Développer l’activité... Elle peut par exemple permettre à la société d’étendre son activité, notamment via le développement de nouvelles filières.

… ou faire face à des difficultés financières. Elle peut aussi être décidée par les associés lorsque l’entreprise rencontre des difficultés financières. Dans ce cas l’opération vise à renforcer la solidité financière de l’entreprise, afin d’assurer sa continuité, notamment en remédiant à la dégradation de sa trésorerie.

À noter. L’augmentation de capital s’oppose à l’opération inverse, qui est la « réduction du capital social ».

Augmentation de capital et prime d’émission : comment ça marche ?

Prime d’émission : qu’est-ce que c’est ? L’augmentation de capital peut donner lieu à la mise en place d’une « prime d’émission ». Sachez qu’il n'existe aucun texte juridique qui définisse la prime d'émission et son utilisation : aussi, il revient aux statuts de la société d’en fixer les conditions d’utilisation.

Donc ? Concrètement, la prime d’émission est une compensation pécuniaire versée par les nouveaux investisseurs entrant au capital social de la société lors de son augmentation. Il s’agit en quelque sorte d’un « droit d’entrée » au capital social, réglé par les nouveaux investisseurs.

La prise en compte de la « valeur réelle » des titres. Cette prime a pour but d’intégrer le ou les nouveaux investisseurs au capital de la société en leur faisant acheter les titres de la société à la valeur réelle.

Comment ? Pour cela, les associés vont d’abord évaluer les parts détenues au sein de la société en déterminant leur valeur nominale (valeur des parts au jour de la création de la société), puis leur valeur vénale (valeur des parts au jour de leur cession).

Puis ? Le calcul du montant de la prime d’émission va prendre en compte la différence entre la valeur nominale et la valeur vénale des parts sociales. Celle-ci représente donc la valorisation de la société, entre le moment de sa création et le jour de l’augmentation de son capital.

À noter. Les modalités de calcul de la prime sont arrêtées par les statuts de la société : il convient donc de s’y reporter pour en obtenir le détail.

Prime d’émission : qui paie ? Le « nouvel arrivant » doit payer la prime d’émission lorsqu’il entre au capital.

Concrètement. Le paiement de la prime d’émission va augmenter les capitaux propres de la société, les nouveaux investisseurs payant en effet, en plus du prix des parts qu’ils acquièrent, le montant de la prime d’émission.

Prime d’émission : quel intérêt ? La prime d'émission génère ainsi divers effets vertueux, à savoir :

• la stabilisation du capital social, puisque la prime d’émission permet de faire entrer de l’argent dans la société en restreignant le nombre d’actions nouvellement émises ;
• l’accès à de nouveaux fonds propres utilisables rapidement.

Distinguer les capitaux propres du capital social. Le paiement de la prime d’émission augmente les capitaux propres de la société, soit ceux qui sont disponibles pour faire face à ses besoins financiers. En revanche, le paiement de cette prime n’augmente pas le capital social de la société : les nouveaux investisseurs qui la règlent n’ont pas plus de droits sociaux que ceux qui sont attachés aux parts qu’ils acquièrent.

Confidentialité des comptes annuels : c’est quoi ?

Comptes sociaux : rappel. Toute entreprise est tenue d’établir, approuver puis déposer ses comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce.

Dépôt = publication. À la réception du dépôt des comptes, le greffe fait publier un avis au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC) qui mentionne l’accomplissement de cette formalité. Dès lors, les comptes deviennent publics, et peuvent être consultés par tous.

Une publication obligatoire ? Si la publication des comptes sociaux est la règle, il est toutefois possible, pour certaines entreprises, d’effectuer une déclaration de confidentialité de leurs comptes, ce qui leur permet, comme son nom l’indique, de déposer ceux-ci de manière confidentielle. Le but est simple : éviter que ces comptes (ou du moins, une partie d’entre eux) ne soient rendus publics.

L’intérêt de la confidentialité des comptes annuels. Conserver la confidentialité de ses comptes sociaux peut permettre à une entreprise de préserver la relation de confiance entretenue avec ses fournisseurs et ses clients : en évitant de publier ses comptes, notamment lorsqu’ils sont négatifs, l’entreprise évite de fragiliser les relations commerciales entretenue avec ses interlocuteurs.

À noter. Les comptes qui ont fait l’objet d’une déclaration de confidentialité demeurent consultables par les autorités judiciaires et administrative, ainsi que par la Banque de France.

Confidentialité des comptes annuels : pour qui ?

Option de confidentialité : qui en bénéficie ? Sous réserve de certaines exceptions, les entreprises qui peuvent opter pour la confidentialité de leurs comptes sociaux sont :

• les micro-entreprises ;
• les petites entreprises ;
• les moyennes entreprises.

Pour les micro-entreprises. Les micro-entreprises qui peuvent bénéficier de la confidentialité de leurs comptes annuels sont celles qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants :

• un total de bilan de plus de 350 000 € ;
• un chiffre d’affaires net de plus de 700 000 € ;
• un effectif salarié de plus de 10 salariés.

Pour les petites entreprises : une confidentialité limitée. Les petites entreprises qui peuvent opter pour la confidentialité de leur compte de résultat (et uniquement celui-ci) sont celles qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants :

• un total de bilan de plus de 6 M€ ;
• un chiffre d’affaires net de plus de 12 M€ ;
• un effectif salarié de plus de 50 salariés.

Pour les moyennes entreprises : une confidentialité limitée (bis). Les moyennes entreprises peuvent demander que ne soit rendue publique qu'une présentation simplifiée de leur bilan et de ses annexes.

Moyennes entreprises : rappels. Les entreprises considérées comme « moyennes » sont celles qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants :

• un total de bilan de plus de 20 M€ ;
• un chiffre d’affaires net de plus de 40 M€ ;
• un effectif salarié de plus de 250 salariés.

Une précision pour les petites et moyennes entreprises. Les documents rendus publics des petites et moyennes entreprises ayant opté pour la confidentialité du dépôt de leurs comptes ne sont pas accompagnés du rapport du commissaire aux comptes, si elles en ont désigné un. Toutefois, ces documents doivent comporter une mention précisant si le CAC a certifié les comptes :

• sans réserve ;
• avec réserve(s) ;
• s’il a refusé de les certifier ;
• s’il a été dans l’incapacité de les certifier ;
• ou si son rapport fait référence à quelque question que ce soit sur laquelle il a souhaité attirer spécialement l’attention (sans pour autant assortir sa certification de réserves).

Gare aux exclusions ! Certaines entreprises ne peuvent pas opter pour la confidentialité de leurs comptes annuels. Il s’agit :

• des petites et moyennes entreprises appartenant à un groupe de sociétés ;
• des établissements de crédit et sociétés de financement ;
• des entreprises d'assurance et de réassurance, fonds de retraite et mutuelles ;
• des sociétés cotées sur un marché réglementé ;
• des micro-entreprises dont l'activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières (appelées sociétés « holding ») ;
• des entités faisant appel à la générosité publique.

Confidentialité des comptes annuels : comment ?

Une déclaration sur modèle. Toute entreprise qui souhaite opter pour la confidentialité de ses comptes annuels doit le faire en suivant un modèle-type propre à la catégorie d’entreprises à laquelle elle appartient (micro, petite ou moyenne entreprise).

Contenu de la déclaration de confidentialité. Quelle que soit la taille de l’entreprise concernée, le contenu de la déclaration de confidentialité se décompose en trois parties :

• la première partie concerne le déclarant : elle comprend sa dénomination ou raison sociale, le numéro RCS et l’identité / qualité du représentant légal de la société ;
• la seconde partie concerne l’objet de la déclaration, à savoir la demande de la non-publication des comptes annuels ou du compte de résultat ;
• la troisième partie concerne l’engagement du déclarant, qui comprend l’attestation sur l’honneur que l’entreprise respecte les critères requis pour bénéficier de la déclaration de confidentialité.

Quand ? C’est au moment du dépôt des comptes annuels que la déclaration de confidentialité doit être communiquée au Greffe du Tribunal de commerce. À réception de cette déclaration, le greffier informe les tiers de cette déclaration de confidentialité en insérant une phrase dans l’avis inséré au Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales).

Remise d’un certificat. Parallèlement, l’entreprise se voit remettre un certificat attestant que les comptes ont été déposés et qu’ils ne seront pas transmis aux tiers.

Le commissaire aux comptes : quelques rappels

Mission du commissaire aux comptes. Pour rappel, le commissaire aux comptes (CAC) est chargé d’une mission d’intérêt général de contrôle et de surveillance au profit des associés de la société et des tiers à celle-ci (créanciers, notamment fiscaux, fournisseurs, etc.).

En pratique. Le CAC doit donc veiller à la fiabilité des documents comptables et financiers de l’entreprise : pour cela, il réalise un « audit », qui va lui permettre de certifier les comptes qui lui sont présentés.

Mais aussi. Lorsqu’il relève des faits de nature à compromettre la continuité de l’exploitation, le commissaire aux comptes a aussi l’obligation d’intervenir auprès des dirigeants de la société afin que ceux-ci prennent les mesures qui s’imposent pour redresser la situation : c’est ce que l’on appelle le droit d’alerte.

Dans quel cas un CAC est-il désigné ? La nomination du CAC peut être obligatoire ou volontaire. Attention, dans cette fiche, nous ne traitons que du cas où la nomination du CAC est obligatoire.

Nomination obligatoire du CAC : pour qui ?

1er cas : en raison de la situation de la société. Une société peut être tenue de désigner un CAC si elle dépasse certains seuils liés à son effectif salarié, à son chiffre d’affaires et à son total de bilan.

Seuils applicables. Ainsi, les sociétés commerciales tenues de désigner un commissaire aux comptes sont celles qui dépassent 2 des 3 seuils suivants :

• un chiffre d’affaires de plus de 8 M€ ;
• un total bilan de plus de 4 M€ ;
• et un effectif salarié de plus de 50 salariés.

Comment décompter l’effectif salarié ? L’effectif salarié dont il est question correspond à l’effectif annuel moyen : celui-ci est égal à la moyenne du nombre de salariés employés au cours de chacun des mois de l’année civile précédente (même lorsque l’entreprise comporte plusieurs établissements).

Quelles sociétés sont concernées ? Les sociétés concernées par ces seuils sont :

• les sociétés à responsabilité limitée (SARL) ;
• les entreprises unilatérales à responsabilité limitée (EURL) ;
• les sociétés anonymes (SA) ;
• les sociétés par actions simplifiées (SAS et SASU) ;
• les sociétés en commandite par actions (SCA) ;
• les sociétés en nom collectif (SNC) ;
• les sociétés en commandite simple (SCS).

À noter. Le CAC doit rester en fonction pendant toute la durée de son mandat, même si, peu de temps après sa nomination, la société cesse de répondre aux conditions d'obligation de désignation d'un CAC.

Et pour les groupes de sociétés. Notez que l’obligation de désigner un CAC fait l’objet d’aménagements particuliers dans les groupes de sociétés.

Société contrôlante. Une société qui en contrôle d’autres (appelée « société mère ») est tenue de nommer un CAC si l’ensemble qu’elle forme avec ces sociétés dépassent 2 des 3 seuils suivants :

• un chiffre d’affaires de plus de 8 M€ ;
• un total bilan de plus de 4 M€ ;
• et un effectif salarié de plus de 50 salariés.

Rappel. Pour mémoire, on dit qu’une société en contrôle une autre notamment lorsqu'elle détient, directement ou indirectement, une fraction de son capital qui lui confère la majorité des droits de vote dans ses assemblées générales.

Bon à savoir. Dans cette hypothèse, pour déterminer si le groupe respecte les seuils applicables, il convient d’additionner le total du bilan, le montant hors taxe du chiffre d’affaires et le nombre moyen de salariés de chacune des entités du groupe.

Société contrôlée. Les filiales sont elles-mêmes tenues de désigner un CAC si elles sont « significatives », c’est-à-dire si elles dépassent à la clôture d’un exercice 2 des 3 seuils suivants :

• un chiffre d’affaires hors taxe de plus de 4 M€ ;
• un total de bilan supérieur à 2 M€ ;
• un nombre moyen de salariés supérieur à 25.

2me cas : à la demande de certains associés. Un CAC doit aussi obligatoirement être nommé par la société si les associés ou actionnaires qui représentent 1/3 du capital en font la demande. Dans ce cas, la durée de mandat du CAC est de 3 exercices.

3me cas : si les statuts le prévoient. Il est enfin possible que les statuts imposent à la société de désigner un commissaire aux comptes.

Nomination obligatoire d’un CAC : comment ?

Modalités de désignation. Le CAC est nommé par les associés de la société à l’occasion de l’assemblée générale.

Avis d’insertion dans un journal d’annonces légales. La nomination du CAC doit donner lieu à :

• une insertion d’un avis dans un journal d’annonces légales du lieu du siège social de la société ;
• un dépôt du dossier d’inscription au centre de formalités des entreprises (CFE) dont relève la société, qui le transmettra ensuite au greffe du tribunal de commerce où la société est immatriculée afin que celui-ci inscrive la nomination du CAC au RCS ;
• une insertion au Bodacc, sur demande des greffiers du tribunal de commerce.

Et en cas de carence ? Si la société ne désigne pas de CAC malgré son obligation de le faire, tout associé peut demander au juge d’en désigner un. Il doit alors s’adresser en référé (c’est-à-dire en urgence) au président du tribunal de commerce.

Sanction en cas de carence : pour les AG... Les assemblées générales qui suivent celle au cours de laquelle un CAC aurait dû être désigné (mais ne l’a pas été) sont nulles.

Sanction en cas de carence : pour le dirigeant... Le dirigeant de société qui a manqué à son obligation de désignation d’un CAC s’expose à une peine de 2 ans d’emprisonnement et à une amende de 30 000 €.

Nomination obligatoire d’un CAC : cas particuliers

Focus sur les établissements d’intérêt public. Les entreprises d’intérêt public (établissements de crédits, entreprises d’assurances, etc.) sont tenues de désigner au moins un CAC, sans condition de seuil.

Et concernant les GIE ? En principe, les groupements d’intérêt économique (GIE) sont libres de fixer les modalités de contrôle de leurs comptes. Notez toutefois que l’intervention d’un ou plusieurs CAC est obligatoire si le GIE :

• émet des obligations ;
• compte au moins 100 salariés à la clôture de l’exercice ; attention, l’obligation de désigner un CAC disparaît si le nombre des salariés est inférieur à 100 pendant les 2 exercices qui précédent l’expiration du mandat du CAC.

En cas de comptes consolidés. Les sociétés qui sont tenues d'établir des comptes consolidés devront désigner 2 CAC indépendants l'un de l'autre, c'est-à-dire n'appartenant pas à la même structure d'exercice professionnel.

Focus sur les coopératives d'utilisation de matériel agricole (CUMA). Elles sont tenues de désigner un commissaire aux comptes (CAC) lorsque, à la clôture de l'exercice, elles dépassent les seuils fixés pour deux des trois critères suivants :

• 10 salariés (les salariés pris en compte sont ceux qui sont liés à la coopérative par un contrat de travail à durée indéterminée) ;
• 534 000 € pour le montant hors taxes du chiffre d'affaires ;
• 267 000 € pour le total du bilan.

CAC et activités commerciales : incompatibles, sauf…

Pour rappel, les fonctions de commissaire aux comptes sont en principe incompatibles avec l’exercice de toute activité commerciale, qu’elle soit exercée directement ou par personne interposée.

Le Haut conseil du commissariat aux comptes (H3C), qui est l’autorité de régulation de la profession de commissaire aux comptes en France, a publié, le 15 avril 2021, un avis relatif aux modalités d’application de cette règle.

Celui-ci précise notamment que :

• cette règle concerne toute personne physique ou morale inscrite sur l’une des listes des commissaires aux comptes, que celle-ci exerce ou non effectivement la profession de CAC ;
• l’exercice d’une activité commerciale doit s’entendre comme la réalisation de plusieurs actes de commerces, à l’exception de ceux réalisées dans le cadre des (stricts) besoins de la vie courante ;
• l’exercice de l’activité est :
  • directe, si le CAC l’exerce lui-même en son nom et pour son propre compte ;
  • par personne interposée, si elle implique l’intervention d’un tiers qui peut être une personne physique (qui agit sous l’influence et au bénéfice du CAC), une personne morale ou un groupement dont le CAC maîtrise les décisions.

Des exceptions ? Cette interdiction de principe souffre toutefois de 2 exceptions que sont :

• l’exercice des activités commerciales accessoires à la profession d’expert-comptable, dès lors qu’elles sont effectuées dans le respect des règles de déontologie et d’indépendance de la profession ;
• l’exercice des activités commerciales accessoires effectuées par la société pluriprofessionnelle d’exercice (SPE).

À leur sujet, le H3C précise que :

• la première permet à un CAC inscrit à l’ordre des experts comptables d’exercer les activités commerciales accessoires à sa profession dès lors que celles-ci ne sont pas de nature à mettre en péril l’exercice de la profession, l’indépendance des associés experts-comptables et le respect, par ceux-ci, des règles inhérentes à leur statut et à leur déontologie ; par conséquent, un CAC qui ne serait pas inscrit à l’ordre ne peut pas exercer les activités commerciales accessoires à la profession d’expert-comptable ;
• la seconde permet à une SPE (dont l’objet, rappelons-le, est de permettre l’exercice en commun de plusieurs des professions d’avocat, de commissaire-priseur judiciaire, d’huissier de justice, de notaire, d’expert-comptable, etc.) inscrite sur la liste des commissaires aux comptes d’exercer, à titre accessoire, les activités commerciales qui ne sont pas interdites aux commissaires aux comptes ni aux autres professions qui constituent son objet social.

La convocation des associés aux AG dans les SARL

Avis de réunion préalable. L’avis de réunion préalable a pour vocation d’avertir les associés de la tenue prochaine d’une assemblée générale. C’est une formalité préliminaire à la convocation elle-même.

Modalité d’envoi. Les SARL ne sont pas obligées d’envoyer un avis de réunion à leurs associés : elles n’y sont tenues qu’à l’égard de ceux qui ont souhaité être prévenus de la date prévue pour la réunion des assemblées. Cette information préalable est délivrée par lettre simple ou recommandée, ou par courrier électronique.

Bon à savoir. L’avis de réunion n’est envoyé par lettre simple ou recommandée qu’aux seuls associés ayant réglé au préalable le montant des frais d’envoi du courrier.

Un envoi électronique ? L’envoi de l’avis de réunion par courrier électronique ne peut avoir lieu qu’à la condition que les associés aient donné leur accord préalable à cette forme d’envoi, au moins 20 jours avant la date de l’assemblée.

Délai d’envoi de l’avis de réunion. L’avis de réunion doit être envoyé aux associés qui en ont fait la demande dans un délai suffisant pour que ceux-ci puissent demander à inscrire des points ou des projets de résolution à l’ordre du jour. Pour rappel, cette demande d’inscription doit être effectuée dans le délai maximum de 25 jours avant l’assemblée générale.

Qui convoque à l’AG ? La convocation de l’assemblée est l’une des obligations qui pèse sur le gérant de la société.

En cas de carence ? Si le gérant manque à son obligation, la convocation peut émaner du commissaire aux comptes s’il en a été désigné un, ou d’un mandataire de justice désigné à la demande des associés.

Pluralité de gérants. S’il y a plusieurs gérants, le droit de convocation peut être librement déterminé dans les statuts. Il peut être confié à chaque gérant individuellement (dans ce cas, la clause dans les statuts doit être explicite) ou à l'ensemble des gérants agissant collectivement.

Si les statuts ne prévoient rien… En l’absence de précisions dans les statuts, chaque gérant a le droit de convoquer l’assemblée, sans que les autres puissent s’y opposer.

Forme de la convocation. Les convocations doivent être adressées à chacun des associés par lettre recommandée.

Possibilité d’un envoi par voie électronique ? Il est aussi possible pour la société de proposer une communication par voie électronique au lieu de l’envoi postal.

Mais dans ce cas… Si elle souhaite procéder par voie électronique, la société doit soumettre sa proposition aux associés soit par voie postale, soit par voie électronique. Chaque associé peut alors donner son accord écrit à ce type d’envoi par lettre recommandée ou par voie électronique, au plus tard 20 jours avant la date de la prochaine assemblée.

En cas d’accord de l’associé. Si l’associé donne son accord, la convocation, les documents et les renseignements lui sont transmis à l’adresse électronique qu’il a indiqué.

Et en cas de refus de l’associé ? En l’absence d’accord d’un associé, soit par absence de réponse, soit par signification de son refus, le gérant doit continuer de lui adresser les convocations par voie postale.

Délai de convocation. Les associés sont convoqués 15 jours au moins avant la tenue de l'assemblée général. Ce délai peut toutefois être allongé par les statuts de la société.

Décompte du délai de 15 jours. En cas d’envoi par lettre recommandée, le délai de 15 jours se calcule sans tenir compte de la date de réception de la lettre, ni de la date à laquelle le destinataire est allé la retirer.

Exemple. Si une assemblée doit se tenir le 15 juillet, les lettres recommandées doivent être expédiées le 30 juin au plus tard. Peu importe que les associés ne les reçoivent que le 11 juillet, ou ne les retirent que le 13 juillet.

À noter. Les associés d’une SARL ont le droit de se faire communiquer plusieurs documents avant la tenue d’une assemblée générale.

Sur ce point, voir la fiche : Le droit de communication des associés d’une SARL

Convocation et lieu de l’AG. Par principe, lorsque les statuts sont silencieux concernant le lieu de réunion de l’AG d’une SARL, il appartient à l’auteur de la convocation de déterminer ce lieu sauf s’il est constaté un abus de droit.

La convocation des associés aux AG dans les SAS

Importance de statuts. Au sein d’une SAS, ce sont les statuts qui déterminent les formes et les conditions dans lesquelles les associés procèdent collectivement au vote des décisions relatives à la vie de la société.

Qui convoque l’assemblée générale ? Ce sont les statuts qui déterminent qui peut solliciter une AG.

En pratique. Le président, le ou le(s) dirigeant(s) ou encore l’organe de direction sont généralement compétents pour le faire. Les statuts peuvent aussi réserver ce droit à un ou plusieurs associés qui détien(nen)t un pourcentage minimal du capital ou des droits de vote.

Forme de la convocation. Les statuts déterminent les modalités de convocation à l’assemblée générale : lettres simples, lettres recommandées avec accusé de réception, télécopie, courrier électronique, ou information verbale. Notez toutefois qu’il est préférable de choisir un mode d’envoi traçable (lettre recommandée avec AR ou lettre recommandée électronique).

Délai de convocation. Aucun délai légal n’est prévu en matière de convocation des AG : les statuts de la SAS peuvent donc déterminer ce délai avec une grande liberté.

Procédure d’alerte : pourquoi et par qui ?

Son but. La procédure d’alerte est un mécanisme de prévention qui doit permettre d’alerter les dirigeants d’une entreprise sur ses défaillances, avant que celles-ci ne s’aggravent.

Donc. Il s’agit de permettre aux dirigeants de prendre toutes les mesures nécessaires afin d'assurer la continuité de leur activité.

Droit d’alerte : par qui ? Le « droit d’alerte » appartient au commissaire aux comptes (CAC) de la société.

Procédure d’alerte : dans quels cas ?

Situations concernées. Le commissaire aux comptes de la société use de son droit d’alerte lorsqu’il relève, à l’occasion de sa mission, des faits de nature à compromettre la continuité de l’exploitation de la société.

C’est-à-dire ? Les faits en question sont des dysfonctionnements, qui peuvent être de différente nature.

Des éléments comptables… Les dysfonctionnements peuvent être de nature comptable, et par exemple, provenir de l’examen des comptes annuels, ou de l’établissement du bilan des dettes de l’entreprise.

… ou économiques. Ils peuvent également résulter d’éléments de nature économique, comme par exemple l’évolution du nombre de clients de l’entreprise ou de ses coûts de production.

Procédure d’alerte : comment ?

3 étapes distinctes. La procédure d'alerte du commissaire aux comptes se déroule, au sein de la majorité des sociétés commerciales (SNC, SARL, SCS, SCA ou SAS), en 3 étapes.

1re étape : la demande d’explications au dirigeant. En premier lieu, le commissaire aux comptes qui constate des faits de nature à compromettre la continuité de l’exploitation doit demander au dirigeant de la société de s’expliquer, par courrier recommandé avec accusé de réception envoyé sans délai.

Réponse du dirigeant. Le dirigeant doit répondre à ce courrier dans un délai de 15 jours à compter de sa réception, et proposer des solutions pour remédier à la situation.

À noter. Le dirigeant doit adresser une copie de sa réponse au comité d’entreprise ou, à défaut, au délégué du personnel et, s’il en existe un, au conseil de surveillance.

Information du président du tribunal de commerce. Le commissaire aux comptes doit aussi informer le président du tribunal de commerce de la réponse qu’il a reçue, ou de l’absence de réponse à son courrier. Il peut, à cette occasion, demander à être entendu par lui.

2me étape : le rapport spécial à l’assemblée. À défaut de réponse du dirigeant, ou en cas de réponse insuffisante de sa part, le commissaire aux comptes doit rédiger un rapport spécial sur les dysfonctionnements relevés, et inviter le dirigeant, dans un délai de 15 jours à compter de la réception du courrier, à faire délibérer l’assemblée générale (AG) des associés sur les points qu’il a relevés.

Information du président du tribunal de commerce. Le commissaire aux comptes doit, sans délai, adresser une copie de sa lettre au président du tribunal de commerce par lettre recommandée avec avis de réception.

Informations des représentants du personnel. Dans les 8 jours qui suivent la réception du rapport spécial et de l’invitation par le CAC à faire délibérer l’AG, le dirigeant doit les communiquer au comité d’entreprise, ou, à défaut, au(x) délégué(s) du personnel.

Convocation à l’AG. Il doit également, dans ce délai, convoquer l’assemblée générale, qui doit se tenir, au plus tard, dans le mois suivant la date de l’invitation faite par le CAC.

Et si le dirigeant ne procède pas à la convocation ? Si le dirigeant ne convoque pas l’assemblée générale, malgré l’invitation faite par le CAC, celui-ci peut la convoquer lui-même dans les 8 jours qui suivent l’expiration du délai imparti au dirigeant pour le faire. Il fixe alors l’ordre du jour, et le lieu de la réunion.

3me étape : l’avis au président du tribunal de commerce. Si l’assemblée générale n’apporte pas de réponses suffisamment adaptées pour le CAC, celui-ci a l’obligation, sans délai, d’informer le président du tribunal de commerce de ses démarches et de leurs résultats. Ce dernier peut alors convoquer le dirigeant de la société, et entendre, à sa demande, le commissaire aux comptes.

Fin de la procédure. La procédure d’alerte peut prendre fin dès lors que le commissaire aux comptes considère que la situation de l’entreprise a été corrigée efficacement.

Bon à savoir. La responsabilité du commissaire aux comptes ne peut pas être engagée en raison des informations ou des divulgations de faits auxquelles il a procédé dans le cadre de ses missions.

Focus sur les sociétés anonymes (SA). Notez que la procédure d’alerte au sein des sociétés anonymes (SA) est propre à ce type de société. Elle se décompose en 4 étapes : l’information du président du conseil d’administration ou du directoire (selon la forme de direction adoptée par la société), la réunion de ce même conseil, le rapport à l’assemblée générale des actionnaires, et enfin l’avis au président du tribunal de commerce.

Un droit de communication « temporaire », préalable aux AG

Principe. Avant chaque assemblée ordinaire annuelle, les associés d’une SARL ont le droit d’obtenir la communication d’un certain nombre de documents ayant trait à la vie de la société.

Nature des documents transmis. Avant chaque assemblée générale, le gérant doit communiquer aux associés :

• les comptes annuels ;
• son rapport de gestion qui détaille l’ensemble de l’activité de la société sur l’année concernée ;
• le texte des résolutions proposées ;
• le rapport du commissaire aux comptes (CAC) s’il en a été désigné un par la société ;
• les comptes consolidés, si la société est tenue d’en établir ;
• et, le cas échéant, le rapport sur la gestion du groupe.

Dans quel délai ? Ces documents doivent être envoyés aux associés 15 jours au moins avant la date de l’assemblée générale annuelle.

Forme de l’envoi. L’envoi peut se faire par courrier postal ou électronique à l’adresse indiquée par l’associé.

Cas de l’inventaire. Dans ce même délai de 15 jours, l’inventaire doit être tenu à la disposition des associés au siège social de la société.

Sous peine de sanction. Le fait de ne pas communiquer ces documents peut être un motif d’annulation de l’assemblée générale.

Et si l’assemblée n’est pas ordinaire ? Dans le cas d’une assemblée extraordinaire ou spéciale, le texte des résolutions proposées, le rapport des gérants et celui du CAC s’il en est désigné un doivent être communiqués aux associés dans un délai de 15 jours au moins avant la date de l’assemblée. Pendant ce même délai, ces documents sont tenus à la disposition des associés au siège social de la société.

Droit de poser des questions écrites. Avant la réunion d’une assemblée générale annuelle, les associés d’une SARL peuvent poser des questions écrites au gérant. Celui-ci est tenu d’apporter sa réponse au cours de l’assemblée générale, à la condition qu’il soit en mesure d’étudier les questions et de préparer une réponse.

En cas de violation du droit de communication. Si les associés ne peuvent pas exercer leur droit de communication temporaire, ils peuvent saisir en urgence le président du tribunal de commerce pour enjoindre le gérant à remplir ses obligations, au besoin sous astreinte. Les frais de procédures sont alors mis à la charge du gérant fautif.

Un droit de communication « permanent », tout au long de l’année

Principe. À toute époque de l’année, tout associé de SARL peut obtenir la communication de certains documents sociaux concernant les 3 derniers exercices.

Quels documents ? Il s’agit des :

• bilans ;
• comptes de résultats ;
• annexes ;
• inventaires ;
• rapports soumis aux assemblées et procès-verbaux de ces assemblées concernant les 3 derniers exercices.

Où ? L’ensemble de ces documents doit être tenu à sa disposition au siège social.

Possibilité de faire des copies. À l’exception de l’inventaire, l’associé a le droit de faire des copies des documents en question.

Possibilité d’être assisté d’un expert. L’associé peut se faire assister d’un expert inscrit sur une des listes établies par les cours et tribunaux.

En cas de violation du droit de communication. Si les associés ne peuvent pas exercer leur droit de communication permanent, ils peuvent saisir en urgence le président du tribunal de commerce pour enjoindre le gérant à remplir ses obligations, au besoin sous astreinte. Les frais de procédures sont alors mis à la charge du gérant fautif.

Allier son activité à la défense d’un intérêt collectif : c’est possible !

Qu’est-ce qu’une « société à mission » ? Introduite par la loi Pacte au printemps 2019, une « société à mission », qui peut être constituée depuis le 4 janvier 2020, est une société commerciale (quelle que soit sa forme) qui se fixe des principes à respecter dans le cadre de son activité (appelés « raison d’être »), ainsi que des objectifs sociaux et environnementaux.

Un objectif. La création de cette notion de « sociétés à mission » traduit la volonté du Gouvernement de favoriser les initiatives d’entreprenariat responsable. L’objectif est de conjuguer l’exercice d’une activité économique avec la défense des intérêts collectifs, environnementaux ou sociaux.

Devenir une « société à missions »

Comment ? Si vous souhaitez que votre société devienne une société à mission, votre demande d’inscription (si la société se crée) ou votre demande d’inscription modificative (si vous optez pour la qualité de « société à mission » en cours de vie sociale) au registre du commerce et des sociétés (RCS) doit mentionner la qualité de « société à mission ».

Mais aussi. La qualité de « société à mission » doit être mentionnée au répertoire Sirène tenu par l’INSEE.

Quel contenu ? Les statuts doivent préciser les objectifs qu’elle entend respecter (sa « raison d’être »), les objectifs sociaux ou environnementaux qu’elle se donne pour mission de poursuivre, et les modalités de suivi de leur exécution.

Une appellation sous contrôle. La société qui se dote de l’appellation « société à mission » doit faire l’objet d’un contrôle régulier : le but est de vérifier que les objectifs qu’elle s’est fixée sont atteints. Le contrôle est effectué à la fois par un organisme tiers et en interne.

Un retrait possible ? Lorsque les objectifs ne sont pas réalisés, le ministère public ou toute personne intéressée peut engager une procédure de retrait de la qualité de société à mission auprès du président du tribunal de commerce compétent. Le président pourra ordonner au représentant légal de la société de supprimer la mention « société à mission » de l’ensemble de ses actes et documents. Ce retrait peut être ordonné sous astreinte.

Contrôle par un organisme tiers

Qui ? L’organisme de contrôle externe est désigné par l’organe social en charge de la gestion de la société parmi les organismes accrédités par le Comité français d’accréditation ou par tout autre organisme d’accréditation qui a signé l’accord de reconnaissance établi par la coordination européenne des organismes d’accréditation. La durée initiale maximale de la désignation est de 6 exercices et elle est renouvelable dans la limite d’une durée totale de 12 exercices.

Un organisme indépendant. Son impartialité doit être garantie : l’organisme ne doit notamment pas prendre, recevoir ou conserver un intérêt auprès de la société contrôlée.

Régularité du contrôle. En principe, les objectifs poursuivis par la société sont contrôlés tous les 2 ans par l’organisme tiers. La première vérification doit avoir lieu dans les 18 mois qui suivent la publication de la déclaration de la qualité de société à mission au RCS.

Déroulement du contrôle. Afin d’unifier et d'encadrer les pratiques de ces organismes et le contenu de l’avis qu’ils rendent, des précisions viennent d’être apportées concernant les modalités de réalisation de leur mission. Ainsi, l’OTI doit notamment :

• examiner l'ensemble des documents utiles à la formation de son avis détenus par la société ;
• interroger le comité de mission ou le référent de mission sur son appréciation de l'exécution du ou des objectifs ;
• interroger l'organe en charge de la gestion de la société sur la manière dont elle exécute son ou ses objectifs, sur les actions menées et sur les moyens financiers et non financiers affectés ;
• s’informer sur l'existence d'objectifs opérationnels ou d'indicateurs clés de suivi et de mesures des résultats atteints par la société pour chaque objectif ;
• procéder à toute autre diligence qu'il estime nécessaire à l'exercice de sa mission, y compris à des vérifications au sein de la société si besoin.

Quelles sont les modalités de contrôle ? Pour effectuer son contrôle, l’organisme tiers peut accéder à l’ensemble des documents détenus par la société qui lui semblent utiles, et procéder à toutes les vérifications qu’il estime nécessaires.

Le contenu de l’avis. L’avis rendu par l’organisme tiers doit contenir :

• la preuve de l’accréditation de l’OTI ;
• les objectifs et le périmètre de la vérification ;
• les diligences qu'il a mises en œuvre, en mentionnant les principaux documents consultés et les entités ou personnes qui ont fait l'objet de ses vérifications et précisant, le cas échéant, les difficultés rencontrées dans l'accomplissement de sa mission ;
• une appréciation, pour chaque objectif des moyens mis en œuvre, des résultats atteints, de l’adéquation des moyens mis en œuvre par rapport à l’objectif et le cas échéant, des circonstances extérieures ayant empêché d’atteindre l’objectif ;
• une conclusion motivée déclarant, pour chaque objectif s’il a été respecté ou non ou, le cas échéant, une information sur l’impossibilité qu’il a de conclure.

À noter. Les organismes tiers chargés de ce contrôle, doivent avoir reçu une accréditation de la part du Comité français d’accréditation (COFRAC) pour pouvoir réaliser une mission de vérification d’une société à mission.

Publicité obligatoire de son avis ! Son avis doit être publié sur le site internet de la société et rester accessible au public pendant au moins 5 ans..

Contrôle interne

Un comité de mission... L’appellation de « société à mission » vous oblige également à constituer un comité de mission au sein de la société, chargé de suivre l’exécution des missions. Ce comité doit présenter tous les ans un rapport (joint au rapport de gestion) lors de l’assemblée générale d’approbation des comptes.

…ou un référent de mission pour les petites entreprises ! Dans les sociétés employant moins de 50 salariés, le comité de mission peut être remplacé par un « référent de mission », mentionné dans les statuts. Ce référent peut être un salarié de la société si son contrat de travail correspond à un emploi effectif.

Besoin d’aide ? Suivez le guide !

Un nouvel outil. Pour soutenir les entreprises s’engageant dans cette démarche, BpiFrance vient de publier un nouveau pratique.

Quel contenu ? Celui-ci contient de nombreuses données utiles, parmi lesquelles :

• un point sur les notions essentielles à retenir et à maîtriser sur le sujet ;
• un recueil de bonnes pratiques, rassemblant les pièges à éviter pour le chef d’entreprise qui engage sa structure dans ce type de démarche ;
• 2 fiches pratiques ayant notamment trait à la formalisation de la raison d’être et à la transformation d’une société en société à mission ;
• un témoignage de la directrice générale de la Communauté des entreprises à mission.

Pour plus d’informations, cliquez ici.