Registre des bénéficiaires effectifs : pour qui, pour quoi ?

Une obligation déclarative… Les sociétés doivent déclarer qui sont leurs « bénéficiaires effectifs », cette déclaration étant annexée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

… pour quelles sociétés ? Sont concernées par cette nouvelle obligation, les sociétés commerciales et civiles, les GIE et toutes autres entités tenues de s’immatriculer au RCS, à l’exception des sociétés cotées.

Lutte contre le blanchiment. L’origine de cette nouvelle obligation déclarative est une directive européenne visant à lutter contre le blanchiment des capitaux, la fraude fiscale et le financement du terrorisme.

Qu’est-ce qu’un « bénéficiaire effectif » ? La Loi définit le « bénéficiaire effectif » comme étant « la ou les personnes physiques qui soit détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société, soit exercent, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur la société ».

Qu’est-ce qu’un « pouvoir de contrôle » ? Par « pouvoir de contrôle », il faut entendre une personne qui :

• détermine, par les droits de vote dont elle dispose, les décisions dans les assemblées générales de cette société ;
• est associée ou actionnaire de cette société et dispose du pouvoir de nommer ou de révoquer la majorité des membres des organes d'administration, de direction ou de surveillance de cette société.

Problème d’identification. Si ces définitions ne permettent pas d’identifier correctement le bénéficiaire effectif, et qu’il n’existe pas de soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, le bénéficiaire effectif est la ou les personnes physiques citées ci-dessous ou, si la société n'est pas immatriculée en France, leur équivalent en droit étranger qui représente légalement la société :

• le ou les gérants des SNC, des sociétés en commandite simple, des SARL, des sociétés en commandite par actions et des sociétés civiles ;
• le directeur général des SA à conseil d'administration ;
• le directeur général unique ou le président du directoire des SA à directoire et conseil de surveillance ;
• le président et, le cas échéant, le directeur général des SAS.

Une précision ! Le Gouvernement a rappelé que toute société civile ou commerciale est tenue de réaliser cette déclaration, et ce même dans le cas où son bénéficiaire effectif est, par défaut, son représentant légal.

Qui peut consulter le registre ? Sont accessibles au public les informations relatives aux nom, nom d'usage, pseudonyme, prénoms, mois, année de naissance, pays de résidence et nationalité des bénéficiaires effectifs ainsi qu'à la nature et à l'étendue des intérêts effectifs qu'ils détiennent dans la société ou l'entité.

Attention ! Interrogé sur la légalité d’une telle pratique, le juge européen vient de répondre par la négative. Pour lui, en effet, cette « accessibilité étendue » est illicite pour 2 raisons :

• elle n’est pas proportionnée à l’objectif poursuivi ;
• elle porte atteinte aux droits au respect de la vie privée et à la protection des données à caractère personnel.

Accès intégral au registre. En revanche seules certaines personnes ont accès à l’intégralité des informations relatives aux bénéficiaires effectifs. Il s’agit notamment des autorités judiciaires, Tracfin, les impôts, et les douanes.

Registre des bénéficiaires effectifs : quelles sont les démarches déclaratives ?

Qui tient le registre ? Le registre des bénéficiaires effectifs est tenu par les greffes des tribunaux de commerce. Notez que c’est le tribunal de commerce du siège de la société qui est compétent pour recevoir le dépôt de la déclaration.

Quel est le contenu de la déclaration ? Le contenu de la déclaration déposée est le suivant :

• identification de la société :
  • la dénomination ou la raison sociale de la société ;
  • sa forme juridique ;
  • l'adresse du siège social ;
  • son numéro unique d'identification et la mention RCS du greffe de son siège ;
• mentions relatives au(x) bénéficiaire(s) effectif(s) :
  • les nom, nom d'usage, pseudonyme, prénoms ;
  • les date et lieu de naissance ;
  • la nationalité ;
  • l'adresse personnelle ;
  • les modalités du contrôle exercé sur la société ;
  • la date à laquelle la ou les personnes physiques sont devenues le bénéficiaire effectif.

À noter. Toute modification dans les bénéficiaires effectifs donne lieu à une déclaration modificative auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. Il en est de même en cas de modification de l’une des informations relatives à la société que celle-ci doit indiquer dans la déclaration initiale. Il s’agit, en pratique, d’un changement de dénomination ou raison sociale, de forme juridique et d’adresse du siège social de la société.

À noter (bis). La déclaration doit être datée et signée en original par le représentant légal de la société.

1 site à connaître : www.infogreffe.fr ! Sur le site web https://www.infogreffe.fr/rbe, vous pouvez trouver les modèles-types de déclaration à remplir.

Un coût à connaître ! Sachez que le dépôt de la déclaration n’est pas gratuit. Vous devrez, en effet, payer l’un des tarifs suivants, selon votre situation :

• dépôt du document relatif au bénéficiaire effectif lors de la demande d'immatriculation ou au plus tard dans les 15 jours à compter de la délivrance du récépissé de dépôt de dossier de création d'entreprise : 17,84 € ;
• dépôt du document modificatif ou complémentaire au document relatif au bénéficiaire effectif mentionné : 31,21 € ;

Nouvel accès en ligne. L’ensemble des informations relatives au registre des bénéficiaires effectifs sont centralisées par l’Institut national de la propriété industrielle (INPI) qui les rend désormais accessibles en ligne à l’adresse suivante : data.inpi.fr.

Conservation des documents : pourquoi ?

Un délai de conservation... Tous les documents et contrats conclus dans le cadre de votre activité professionnelle doivent être conservés par l’entreprise. Il s’agit là d’une obligation, mais elle n’est pas nécessairement indéfinie. Tout dépend de la nature des documents en question…

… à respecter impérativement. La conservation de ces documents sera utile, principalement à titre de preuve, que ce soit sur le plan comptable et fiscal (justification des dépenses par exemple), juridique (justification des décisions prises en assemblée générale par exemple) ou social (justification des salaires versés par exemple).

Archivage électronique. Placer les copies sur le même plan que l’original permet de valider la possibilité de conserver les documents sur support électronique. Un gain de place, de temps et d’efficacité…

Conservation des documents comptables et fiscaux : combien de temps ?

Des délais variables. En matière fiscale et comptable, l’obligation de conservation des documents doit être scrupuleusement respectée puisque c’est sur cette base que vous pourrez justifier auprès de l’administration fiscale l’ensemble des écritures comptables et fiscales, et donc la base de calcul des impôts professionnels. Si, d’une manière générale, le délai de conservation des documents comptables et fiscaux est de 6 ans, il est parfois plus long…

Point de départ du délai de conservation. Le délai de conservation (généralement 6 ans) commence à courir à partir de la date à laquelle le document en question est établi ou à partir de la dernière opération mentionnée sur les registres et livres comptables.

Immobilisation. Ainsi, si vous êtes en possession d’une facture qui concerne une immobilisation qui fait l’objet d’un amortissement (par exemple un immeuble inscrit à l’actif de votre entreprise) vous devrez conserver la facture pendant 6 ans à l’issue de la durée d’amortissement du bien qui est, pour les immeubles, fixée à 20 ans. En résumé, vous devrez conserver votre facture pendant 26 ans.

Concrètement. Voici les principaux délais à connaître dans ce domaine.

* Le délai est porté à 10 ans en cas de découverte d’une activité occulte.

Selon quelles modalités ? La conservation des documents et factures établis sur support informatique doit être effectuée dans leur forme originale.

Quant aux documents et factures créés sous forme informatique et transmis sur support papier. Il est admis, depuis le 1er juillet 2018, qu’ils puissent être conservés :

• soit sous format papier (ce qui suppose l’impression de 2 documents : l’original de la facture transmis au client et le double papier conservé par le fournisseur) ;
• soit sous format numérique : dans cette hypothèse, le professionnel devra :
  • imprimer l’exemplaire papier des factures, puis les numériser et les sécuriser sous format PDF ou PDF A3,
  • ou convertir directement sous format PDF ou PDF A3 les fichiers de factures conçues électroniquement pour être adressées sous format papier.

À noter. Avant cette date, et depuis le 31 mars 2017, la numérisation des documents papier était déjà permise, sans pour autant que les modalités (notamment en matière de format de conservation) en soient clairement établies…

Des conditions strictes à respecter... Si vous souhaitez conserver vos factures papier sous format numérique, vous devrez vous assurer que les conditions suivantes sont bien réunies :

• la numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant une reproduction à l'identique du contenu (la copie doit être conforme à l'original tant au niveau de l’image que du contenu) ;
• le cas échéant, les couleurs doivent être reproduites à l'identique (modifier la couleur est interdit) ;
• en cas de compression de fichier, il ne faut pas de perte d’images ou de contenus ;
• l'archivage numérique peut être effectué par vous-même ou par un tiers mandaté à cet effet ;
• les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation ;
• afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :
  • d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • d'une empreinte numérique ;
  • d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL) ;
• chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

… nécessaire à la « fiabilité » du document. Le président d’une association agit en justice au nom de celle-ci pour réclamer à une société le paiement d’une facture. Mais celle-ci conteste le pouvoir d’agir en justice du président de l’association, au motif que les procès-verbaux des assemblées générales, l’habilitant à agir, qu’il produit, ne sont que des copies qui ont été numérisée sans respect des conditions prescrites par la loi. Par conséquent, elles ne constituent pas des copies « fiables », ce qui annule l’assignation effectuée par le président au nom de l’association… ce qui a été confirmé par le juge.

Conservation des documents sociaux : combien de temps ?

Un délai unique. Depuis le 1er janvier 2019, tous les documents nécessaires en cas de contrôle de l’Urssaf doivent être conservés pendant au moins 6 ans. Il est possible de les conserver sur support informatique, sous réserve de respecter les modalités suivantes :

• la numérisation doit être réalisé dans des conditions garantissant une reproduction à l'identique du contenu (la copie doit être conforme à l'original tant au niveau de l’image que du contenu) ;
• le cas échéant, les couleurs doivent être reproduites à l'identique (modifier la couleur est interdit) ;
• en cas de compression de fichier, il ne faut pas de perte d’images ou de contenus ;
• l'archivage numérique peut être effectué par vous-même ou par un tiers mandaté à cet effet ;
• les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation ;
• afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :
  • d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • d'une empreinte numérique ;
  • d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL) ;
• chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Attention ! Si la présentation d'une pièce justificative ou d'un document numérisé ne répond pas à ces conditions, vous devrez présenter l'original au format papier. A défaut, vous serez réputé n’avoir pas présenté le document ou la pièce justificative nécessaires au calcul ou au contrôle des cotisations sociales.

Conservation des documents juridiques : combien de temps ?

Concrètement. Voici les principaux délais à connaître dans ce domaine.

Un simulateur a été mis en place permettant, en tapant le nom du document, d'obtenir rapidement sa durée minimale de conservation. L'outil est accessible ici.

Approbation des comptes : que faut-il faire avant ?

Principe. Dans une SAS, l’approbation des comptes se fait au moyen d’une décision collective des actionnaires réunis, en règle générale, au lieu du siège de la société. La réunion d’une assemblée générale n’est donc pas obligatoire, l’essentiel étant que l’examen des comptes, leur approbation ou leur modification soient faits par tous moyens prévus par les statuts. 

Consultez les statuts de votre société ! L’approbation des comptes se fait dans les conditions et délais prévus par les statuts de la société. Il existe plusieurs modes de consultation : soit vous organisez une réunion, soit vous procédez par voie de consultation écrite, soit vous actez une décision unanime, soit vous organisez une conférence téléphonique, etc. De même, les statuts prévoient en général le délai dans lequel cette décision sur l’approbation des comptes doit être prise.

En règle générale. Le plus souvent, l’approbation des comptes a lieu lors d’une assemblée générale, dans les 6 mois de la clôture de l’exercice, comme cela se pratique dans les SARL.

Qui convoque ? C’est le président de la société qui convoque les associés dans le respect des règles prévues par les statuts. Il doit établir l’inventaire, les comptes annuels et le rapport de gestion qui sont transmis, le cas échéant, au commissaire aux comptes et au conseil d’entreprise.

Information des associés. Un associé n’a pas de droit de communication de certains documents, à défaut de règles contraires dans les statuts. Néanmoins, quelques documents sont à mettre à disposition des associés, notamment pour qu’ils puissent se prononcer en toute connaissance de cause. Il s’agit :

• des comptes annuels ;
• du rapport de gestion ;
• et, le cas échéant, des rapports du commissaire aux comptes.

Bon à savoir. Il peut y avoir des parts sociales qui sont en indivision. Dans une telle situation, un mandataire unique va représenter les indivisaires lors de l’assemblée générale. Toutefois, cela ne prive pas tous les indivisaires du droit d’obtenir de la société la communication des documents sociaux.

Le rapport de gestion. Il doit comporter certains éléments, notamment :

• l’exposition de la situation de la société durant l’exercice écoulé ;
• l’évolution de son activité ;
• les évènements importants survenus depuis la clôture de l’exercice ;
• l’activité de la société en matière de recherche et développement ;
• le cas échéant, le compte-rendu de l’activité des filiales ;
• les charges somptuaires engagées au cours de l’exercice ainsi que les frais généraux qui ont fait l’objet d’une réintégration par l’administration fiscale ;
• le montant des dividendes mis en distribution au cours des 3 exercices précédents (ou, le cas échéant, la mention selon laquelle aucun dividende n’a été distribué) ;
• une information sur les délais de paiement des fournisseurs exprimé soit en TTC, soit en HT.

Le commissaire aux comptes. 45 jours avant la décision destinée à approuver les comptes, les comptes annuels et le rapport de gestion doivent lui être remis. Il rédige un rapport destiné à certifier les comptes, ainsi qu’un rapport sur les conventions réglementées qui sont présentés aux associés. Il doit être convoqué à la décision collective.

Quand est-il présent ? Une SAS sera dotée d’un commissaire aux comptes si, à la clôture de l’exercice précédent, elle dispose d’un chiffre d’affaires supérieur à 8 M€, d’un total de bilan d’au moins 4 M€ et de plus de 50 salariés.

Pour les groupes de sociétés. Pour information, les sociétés qui contrôlent d’autres sociétés sont tenues de désigner un commissaire aux comptes si l’ensemble du groupe excède 2 des 3 seuils précités. De même, une société filiale sera tenue de désigner un commissaire aux comptes si elle est dite « significative », c’est-à-dire qu’elle franchit les critères suivants : 25 salariés, 2 M€ de total de bilan, 4 M€ de chiffre d’affaires.

Approbation des comptes : pendant la décision collective

Une organisation prévue par les statuts. Les statuts prévoient, en règle générale, les modalités d’organisation et de déroulement de la décision concourant à l’approbation des comptes de la SAS. Consultez vos statuts à ce sujet.

Qui vote ? Tout actionnaire a normalement le droit de participer aux décisions collectives. Mais il est là encore conseillé de consulter les statuts qui peuvent prévoir des modalités particulières quant aux règles de participations à ces décisions collectives (notamment en présence d’associés nus-propriétaires et usufruitiers par exemple). Ils prévoient également les règles liées au quorum et aux majorités requises pour l’adoption des décisions collectives.

Affectation du résultat. Lors de la décision collective, une fois que l’approbation des comptes a eu lieu, les associés doivent procéder à l’affectation du résultat. Ils déterminent également le montant des dividendes après avoir constaté la présence de sommes distribuables, en respectant les règles prévues par les statuts.

Un procès-verbal. Les délibérations de l’assemblée générale sont constatées sur un procès-verbal qui indique la date et le lieu de la réunion, l’identité du président et des associés présents, réputés présents ou représentés. Sont également indiqués le nombre de parts sociales détenues par les associés, les documents et rapports soumis à l’assemblée. Les débats doivent y être résumés avec mentions des résolutions mises aux voix et le résultat des votes.

Approbation des comptes : après l’approbation des comptes

Un dépôt obligatoire. Les comptes sociaux doivent impérativement être déposés au greffe du Tribunal de Commerce :

• dans le mois, en cas de dépôt par courrier ou en mains propres ;
• dans les 2 mois en cas de dépôt par voie électronique.

Que faut-il déposer ? Le dossier de dépôt comprend :

• les comptes annuels ;
• le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes ;
• le cas échéant, le rapport sur la gestion du groupe, les comptes consolidés, le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes consolidés et le rapport du conseil de surveillance ;
• la proposition d’affectation du résultat.

Attention. L’absence de dépôt des comptes est pénalement sanctionnée par une amende de 1 500 € (ou de 3 000 € en cas de récidive).

Injonction de dépôt des comptes annuels. En l’absence de dépôt des comptes annuels, le président du Tribunal de commerce peut adresser une injonction au représentant légal de la société de procéder à ce dépôt dans un délai de 1 mois à compter de la notification de l’ordonnance d’injonction. Cette injonction est souvent accompagnée d’une astreinte.

Quand l’injonction n’est pas respectée. Lorsque le dirigeant ne réagit pas à l’injonction et ne procède pas au dépôt des comptes, le président du Tribunal de commerce peut « liquider » l’astreinte. C’est le dirigeant qui doit assumer personnellement le paiement de l’astreinte.

Contestation du paiement de l’astreinte. Puisque c’est le dirigeant qui est condamné personnellement au paiement de l’astreinte, c’est à lui qu’il revient de contester ce paiement, le cas échéant. S’il engage une contestation au nom de la société, celle-ci serait déclarée irrecevable.

Injonction de dépôt des comptes annuels (bis). Il est aussi possible que la société (et non son dirigeant) se voit adressée une injonction sous astreinte à déposer ses comptes annuels. Dans ce cas, le juge a estimé que l’absence de dépôt des comptes par la société constituait un trouble manifestement illicite, et que par conséquent, la demande d’injonction de dépôt des comptes dont elle faisait l’objet n’était pas soumise à un délai de prescription.

L’option de confidentialité. Ouverte à certaines entreprises, et plus ou moins étendue, cette option vous permet de demander que vos comptes ou une partie d’entre eux ne soient pas rendus publics. Lors du dépôt, il faut joindre une déclaration de confidentialité qui est jointe au Registre du Commerce et des Sociétés qui est découpée en 3 parties :

• la dénomination et raison sociale de la société, numéro d’immatriculation, l’identité et la qualité du représentant légal ;
• la date de clôture des comptes annuels avec demande claire et non équivoque du choix de l’option de confidentialité ;
• l’attestation sur l’honneur : vous attestez de la véracité des renseignements contenus dans cette déclaration de confidentialité.

Pour qui et pour quoi ? Tout va dépendre de la taille de la société :

• si votre société répond aux critères de la micro-entreprise (CA < à 700 K€, total de bilan < à 350 K€, moins de 10 salariés), vous pouvez déclarer que vos comptes annuels ne seront pas rendus publics ;
• si votre société répond aux critères de la petite entreprise (CA < à 12 M€, total de bilan < à 6 M€, moins de 50 salariés), vous pouvez demander à ce que votre compte de résultat ne soit pas rendu public ;
• si votre société répond aux critères de la moyenne entreprise (CA < à 40 M€, total de bilan < à 20 M€, moins de 250 salariés), vous pouvez ne rendre publique qu’une présentation simplifiée du bilan et des annexes.

Et en cas de détention de filiales ? Si votre entreprise détient des filiales ou des participations, elle ne pourra pas opter pour la confidentialité des comptes si, en plus de les détenir, elle exerce sur elles un contrôle « exclusif » ou « conjoint ». On parle de « contrôle exclusif » si votre société détient la majorité des droits de vote de sa filiale, ou si elle détient la minorité des droits de vote de sa filiale mais qu’elle procède à la désignation de ses organes d’administration, de direction et de surveillance pendant 2 exercices successifs, ou encore si elle exerce, conformément à un contrat, une influence dominance sur elle. On parle de « contrôle conjoint » si la société partage le contrôle de la filiale avec un nombre limité d’associés, avec lesquels elle s’accorde pour la prise de décision.

Par ailleurs, lorsqu’une entreprise opte pour la confidentialité de ses comptes (pour les micro-entreprises) ou de son compte de résultat (pour les petites et moyennes entreprises), le rapport du commissaire aux comptes (CAC) n’est pas rendu public. Dans une telle hypothèse, il faut tout de même préciser si le CAC :

• a certifié les comptes avec ou sans réserve ;
• a refusé de les certifier ou a été dans l’incapacité de les certifier ;
• si le rapport fait référence à quelque question que ce soit sur laquelle il a attiré spécialement l’attention de son client, sans pour autant assortir la certification de réserves.

À noter. Les autorités administratives et judiciaires, la Banque de France ainsi que les sociétés qui financent ou investissent, directement ou indirectement, dans ces entreprises ou leur fournissent des prestations conserveront toujours un accès à l'intégralité des comptes.

Les sociétés qui financent ou investissent dans les entreprises sont les suivantes :

• les établissements de crédit et sociétés de financement, les compagnies financières holding et entreprises mères de société de financement, les entreprises d'investissement, les sociétés de gestion de placements collectifs, les sociétés de libre partenariat,
• la Caisse des Dépôts et Consignations et ses filiales,
• les entreprises d'assurance et de réassurance, les institutions de prévoyance et leurs unions, les mutuelles et leurs unions, les intermédiaires en assurance ou en réassurance, les sociétés exerçant à titre habituel la location de biens professionnels sans être agréées en tant qu'établissement de crédit ou société de financement.

Les sociétés qui rendent des prestations sont les suivantes :

• les dépositaires centraux et les gestionnaires de systèmes de règlement interbancaires,
• les entreprises de marché ou les personnes qui opèrent un marché réglementé,
• les établissements de paiement,
• les intermédiaires en opérations de banque et en services de paiement,
• les établissements de monnaie électronique,
• les conseillers en investissements financiers,
• les prestataires de service en recherche en investissement et d'analyse financière,
• les agences de notation de crédit,
• les agents liés à un prestataire de services d'investissement,
• les conseillers en investissements participatifs,
• les intermédiaires en financement participatif,
• les sociétés spécialisées en information de solvabilité et de prévention de défaillance.

     =>  Consultez les modèles de déclaration de confidentialité

AG d'approbation des comptes : ce que vous devez savoir avant sa tenue

Quel but ? Cette assemblée générale annuelle est très importante et obligatoire : elle vise à approuver les comptes de la société puisque cette approbation est de la compétence exclusive de l’assemblée annuelle. Prenant la forme d’une « assemblée générale ordinaire », elle se tient, en règle générale, au sein du siège social de la société.

Qui convoque ? C’est le gérant de la société qui procède à la convocation à l’assemblée générale ordinaire d’approbation des comptes par lettre recommandée, à chaque associé (éventuellement au commissaire aux comptes), 15 jours au moins avant la date de la réunion. À défaut, le commissaire aux comptes procède à la convocation.

Mentions sur la convocation. Elle doit contenir notamment les mentions suivantes :

• la dénomination sociale de l’entreprise et son identification ;
• la forme de la société ;
• le montant du capital social ;
• la mention Registre du Commerce et des Sociétés ;
• le jour, l’heure et le lieu de l’assemblée ;
• la nature de l’assemblée ;
• l’ordre du jour de l’assemblée ;
• l’examen et l’approbation des comptes annuels ;
• l’approbation de la gestion du gérant ;
• la constatation des sommes distribuables, l’affectation des résultats, la détermination de la part attribuée sous forme de dividendes aux associés.

Quelle date ? L’assemblée générale annuelle a lieu dans les 6 mois de la clôture de l’exercice. Par exemple, si l’exercice se clôture le 31 décembre, les associés doivent se réunir avant le 30 juin.

À noter. Si l’assemblée générale ne s’est pas réunie dans le délai imparti, toute personne intéressée peut saisir le président du Tribunal de Commerce afin qu’il oblige le dirigeant à convoquer l’assemblée sous astreinte ou qu’il désigne un mandataire qui procédera à la convocation.

Documents annexés. En plus de la convocation, 15 jours avant la date de l’assemblée générale, le gérant doit adresser à l’associé les documents suivants :

• les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes – notez que l’inventaire doit être mis à la disposition des associés pendant les 15 jours qui précèdent l’AG) ;
• le rapport de gestion ;
• le texte des résolutions proposées ;
• le rapport sur les conventions intervenues directement ou indirectement ou par personnes interposées entre la société et l’un des gérants ou associés (l’envoi préalable de ce rapport n’est pas une obligation, mais il est fortement recommandé) ;
• le rapport du commissaire aux comptes (s’il y en a un) ;
• le cas échéant, le rapport du comité d’entreprise.

À noter. Le rapport de gestion contient un certain nombre d’informations et notamment :

• la situation de la société durant l’exercice écoulé et son évolution prévisible et les évènements importants survenus après la clôture et avant l’AG ;
• ses activités en matière de recherche et développement ;
• une analyse en matière d’endettement ;
• une information sur les risques ;
• si la SARL est dotée d’un commissaire aux comptes, une information sur les délais de paiement des fournisseurs soit TTC, soit HT ;
• des informations relatives aux filiales et participations, etc.

À noter (bis). Si la SARL est soumise à l’IS, il faut rappeler le montant des dividendes mis en distribution au titre des 3 exercices précédents (ou, le cas échéant, préciser qu’aucun dividende n’a été distribué). Il faut également indiquer les dépenses non déductibles et les charges somptuaires.

À noter (ter). Une SARL sera dotée d’un commissaire aux comptes si, à la clôture de l’exercice précédent, elle dispose d’un chiffre d’affaires supérieur à 8 M€, d’un total de bilan d’au moins 4 M€ et de plus de 50 salariés.

Pour les groupes de sociétés. Pour information, les sociétés qui contrôlent d’autres sociétés sont tenues de désigner un commissaire aux comptes si l’ensemble du groupe excède 2 des 3 seuils précités. De même, une société filiale sera tenue de désigner un commissaire aux comptes si elle est dite « significative », c’est-à-dire qu’elle franchit les critères suivants : 25 salariés, 2 M€ de total de bilan, 4 M€ de chiffre d’affaires.

Après la communication. Lorsque les associés ont reçu la convocation et les documents, les associés peuvent adresser toutes les questions possibles par écrit au dirigeant qui devra y répondre lors de l’assemblée.

Bon à savoir. Il peut y avoir des parts sociales qui sont en indivision. Dans une telle situation, un mandataire unique va représenter les indivisaires lors de l’assemblée générale. Toutefois, cela ne prive pas tous les indivisaires du droit d’obtenir de la société la communication des documents sociaux.

AG d'approbation des comptes : ce que vous devez savoir pendant sa tenue

Quel objectif ? L’assemblée générale annuelle qui réunit les associés a principalement vocation à délibérer sur l’approbation des comptes. Mais ce ne sera pas le seul domaine sur lequel les associés devront se prononcer.

Une délibération sur… Ils devront également se prononcer sur l’affectation du résultat (et le montant éventuel des dividendes distribués), le quitus du gérant et, le cas échéant, sur un changement ou un renouvellement de gérant, l’approbation d’une convention réglementée, l’éventuelle nomination d’un commissaire aux comptes ou le renouvellement de son mandat, etc. Au cours de cette AG, il sera possible de prendre toutes les décisions relatives à la gestion de la société et qui ne relèvent pas de la compétence du gérant.

Qui préside ? L’assemblée générale est présidée par le gérant-associé ou par l’associé qui possède le plus de parts sociales.

Qui vote ? Tout associé ou mandataire d’associé peut voter lors de l’assemblée générale. Un associé dispose d’un nombre de voix égal à celui de ses parts sociales. Pour être adoptée, une décision doit par principe recueillir un nombre de voix représentant plus de la moitié des parts sociales.

Conseil. Vérifiez les statuts de la société qui contiennent les règles qu’il faut respecter lors de la tenue des assemblées générales, notamment en ce qui concerne les modalités du vote des résolutions, le quorum et les règles de majorité pour la prise des décisions.

Un procès-verbal. Les délibérations de l’assemblée générale sont constatées sur un procès-verbal qui indique la date et le lieu de la réunion, l’identité du président et des associés présents, réputés présents ou représentés. Sont également indiqués le nombre de parts sociales détenues par les associés, les documents et rapports soumis à l’assemblée. Les débats doivent y être résumés avec mentions des résolutions mises aux voix et le résultat des votes. Ce PV doit être signé par la personne qui assure la présidence de l’AG.

AG d'approbation des comptes : ce que vous devez savoir après sa tenue

Un dépôt obligatoire. Les comptes sociaux doivent impérativement être déposés au greffe du Tribunal de Commerce :

• dans le mois, en cas de dépôt par courrier ou en mains propres ;
• dans les 2 mois en cas de dépôt par voie électronique.

Que faut-il déposer ? Le dossier de dépôt comprend :

• les comptes annuels ;
• le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes ;
• le cas échéant, le rapport sur la gestion du groupe, les comptes consolidés, le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes consolidés et le rapport du conseil de surveillance ;
• la proposition d’affectation du résultat.

Attention. L’absence de dépôt des comptes est pénalement sanctionnée par une amende de 1 500 € (ou de 3 000 € en cas de récidive).

Injonction de dépôt des comptes annuels. En l’absence de dépôt des comptes annuels, le président du Tribunal de commerce peut adresser une injonction au représentant légal de la société de procéder à ce dépôt dans un délai de 1 mois à compter de la notification de l’ordonnance d’injonction. Cette injonction est souvent accompagnée d’une astreinte.

Quand l’injonction n’est pas respectée. Lorsque le dirigeant ne réagit pas à l’injonction et ne procède pas au dépôt des comptes, le président du Tribunal de commerce peut « liquider » l’astreinte. C’est le dirigeant qui doit assumer personnellement le paiement de l’astreinte.

Contestation du paiement de l’astreinte. Puisque c’est le dirigeant qui est condamné personnellement au paiement de l’astreinte, c’est à lui qu’il revient de contester ce paiement, le cas échéant. S’il engage une contestation au nom de la société, celle-ci serait déclarée irrecevable.

L’option de confidentialité. Ouverte à certaines entreprises, et plus ou moins étendue, cette option vous permet de demander que vos comptes ne soient pas rendus publics. Lors du dépôt, il faut joindre une déclaration de confidentialité qui est jointe au Registre du Commerce et des Sociétés qui est découpée en 3 parties :

• la dénomination et raison sociale de la société, numéro d’immatriculation, l’identité et la qualité du représentant légal ;
• la date de clôture des comptes annuels avec demande claire et non équivoque du choix de l’option de confidentialité ;
• l’attestation sur l’honneur : vous attestez de la véracité des renseignements contenus dans cette déclaration de confidentialité.

Pour qui et pour quoi ? Tout va dépendre de la taille de la société :

• si votre société répond aux critères de la micro-entreprise (CA < à 700 K€, total de bilan < à 350 K€, moins de 10 salariés), vous pouvez déclarer que vos comptes annuels ne seront pas rendus publics ;
• si votre société répond aux critères de la petite entreprise (CA < à 12 M€, total de bilan < à 6 M€, moins de 50 salariés), vous pouvez demander à ce que votre compte de résultat ne soit pas rendu public ;
• si votre société répond aux critères de la moyenne entreprise (CA < à 40 M€, total de bilan < à 20 M€, moins de 250 salariés), vous pouvez ne rendre publique qu’une présentation simplifiée du bilan et des annexes.

Et en cas de détention de filiales ? Si votre entreprise détient des filiales ou des participations, elle ne pourra pas opter pour la confidentialité des comptes si, en plus de les détenir, elle exerce sur elles un contrôle « exclusif » ou « conjoint ». On parle de « contrôle exclusif » si votre société détient la majorité des droits de vote de sa filiale, ou si elle détient la minorité des droits de vote de sa filiale mais qu’elle procède à la désignation de ses organes d’administration, de direction et de surveillance pendant 2 exercices successifs, ou encore si elle exerce, conformément à un contrat, une influence dominance sur elle. On parle de « contrôle conjoint » si la société partage le contrôle de la filiale avec un nombre limité d’associés, avec lesquels elle s’accorde pour la prise de décision.

Par ailleurs, lorsqu’une entreprise opte pour la confidentialité de ses comptes (pour les micro-entreprises) ou de son compte de résultat (pour les petites et moyennes entreprises), le rapport du commissaire aux comptes (CAC) n’est pas rendu public. Dans une telle hypothèse, il faut tout de même préciser si le CAC :

• a certifié les comptes avec ou sans réserve ;
• a refusé de les certifier ou a été dans l’incapacité de les certifier ;
• si le rapport fait référence à quelque question que ce soit sur laquelle il a attiré spécialement l’attention de son client, sans pour autant assortir la certification de réserves.

À noter. Les autorités administratives et judiciaires, la Banque de France, ainsi que les sociétés qui financent ou investissent, directement ou indirectement, dans ces entreprises ou leur fournissent des prestations conserveront toujours un accès à l'intégralité des comptes.

Les sociétés qui financent ou investissent dans les entreprises sont les suivantes :

• les établissements de crédit et sociétés de financement, les compagnies financières holding et entreprises mères de société de financement, les entreprises d'investissement, les sociétés de gestion de placements collectifs, les sociétés de libre partenariat,
• la Caisse des Dépôts et Consignations et ses filiales,
• les entreprises d'assurance et de réassurance, les institutions de prévoyance et leurs unions, les mutuelles et leurs unions, les intermédiaires en assurance ou en réassurance, les sociétés exerçant à titre habituel la location de biens professionnels sans être agréées en tant qu'établissement de crédit ou société de financement.

Les sociétés qui rendent des prestations sont les suivantes :

• les dépositaires centraux et les gestionnaires de systèmes de règlement interbancaires,
• les entreprises de marché ou les personnes qui opèrent un marché réglementé,
• les établissements de paiement,
• les intermédiaires en opérations de banque et en services de paiement,
• les établissements de monnaie électronique,
• les conseillers en investissements financiers,
• les prestataires de service en recherche en investissement et d'analyse financière,
• les agences de notation de crédit,
• les agents liés à un prestataire de services d'investissement,
• les conseillers en investissements participatifs,
• les intermédiaires en financement participatif,
• les sociétés spécialisées en information de solvabilité et de prévention de défaillance.

     =>  Consultez les modèles de déclaration de confidentialité

Transformer une SARL en SAS : pourquoi ?

Plusieurs raisons. Le choix de transformer la structure juridique de votre activité peut reposer sur des motivations différentes qui dépendront évidemment des circonstances particulières propres à votre situation : il peut s’agir de transformer une SARL en SAS à la faveur de l’arrivée de nouveaux investisseurs, pour modifier les modalités de la gouvernance de la société, pour adapter les règles de fonctionnement dans la mesure où la SAS offre une plus grande liberté dans ce domaine, etc.

Dont une qui est récurrente ces derniers temps… Transformer une SARL en SAS peut aussi être motivé par le coût social qui impacte désormais la distribution de dividendes dans le cadre d’une SARL : rappelons, en effet, que les dividendes versés par une société soumise à l’IS au profit d’un travailleur indépendant sont soumis aux cotisations sociales, pour leur part qui excèdent 10 % du capital social, des primes d’émission et des sommes versées en compte courant (sont également pris en compte les dividendes versés, le cas échéant, au conjoint, au partenaire de PACS et aux enfants mineurs). Sont aussi concernés par ce dispositif les intérêts de compte courant, dans les mêmes conditions et proportions. En clair, sont visés les gérants de SARL, dès lors qu’ils détiennent la majorité du capital social.

Concrètement. Dès lors que le seuil de 10 % précité est atteint, le montant des dividendes distribués sera soumis aux charges sociales , en moyenne au taux de 40 %, au même titre et dans les mêmes conditions que la rémunération perçue par le gérant inscrit dans la catégorie de travailleurs indépendants (soumis à la protection sociale des travailleurs indépendants). Comparé à la situation du président de SAS qui, lui, voit ses dividendes soumis aux prélèvements sociaux à hauteur de « seulement » 17,2 % (CSG, CRDS, prélèvement social et contribution additionnelle, prélèvement de solidarité), il est évident que le choix de la SAS, sur ce seul constat, peut s’imposer.

Mais attention ! Choisir de transformer sa SARL en SAS uniquement pour des problématiques de coût social lié à la distribution des dividendes doit être analysé avec précision : n’oubliez pas que la rémunération du gérant majoritaire de SARL est moins coûteuse, sur le plan social, que la rémunération du président de SAS, puisque ce dernier est « assimilé salarié » (le montant des cotisations sociales dues sur sa rémunération est plus important que celui appliqué à la rémunération du gérant majoritaire de SARL).

Un arbitrage à faire. Il n’est pas possible de conclure que la SARL est subitement devenue moins intéressante, mais force est de constater que l’opportunité d’une transformation en SAS s’est trouvée accentuée par ces modifications législatives. Pour optimiser votre situation personnelle, au niveau social, il faut arbitrer votre rémunération entre le montant des dividendes à percevoir et les revenus de votre activité, et cet exercice est devenu plus délicat.

Voici les critères à retenir. Il est conseillé de faire des simulations, idéalement avec votre conseil habituel, en ayant à l’esprit les critères suivants :

• tenez compte du coût social de la rémunération du président de SAS et comparez-le au coût social de la rémunération d’un gérant majoritaire de SARL ;
• analysez et comparez, à rémunération égale, intégrant revenu d’activité et dividendes, le coût social en qualité de travailleur indépendant, d’une part, et en qualité d’assimilé salarié, d’autre part ;
• analysez votre situation au regard de la retraite, en n’oubliant pas que les dividendes perçus par un président de SAS n’entrent pas dans le calcul des cotisations retraite.

Transformer une SARL en SAS : comment ?

Une procédure précise. Vous avez fait le choix de transformer votre SARL en SAS : cette transformation suppose de respecter une procédure et un formalisme précis. La première chose à faire, en tout état de cause, sera de consulter les statuts de la SARL qui peuvent contenir des modalités relatives à la transformation de la société. Notez notamment, à cet égard, que la décision de transformer une SARL en SAS requiert une décision unanime des associés.

Voici la marche à suivre. Voici les différentes étapes qu’il faudra respecter en vue de procéder à la transformation d’une SARL en SAS.

Désigner un commissaire à la transformation. Il sera chargé d’établir un rapport : ce rapport aura pour objectif de porter une appréciation sur la situation de la société, sur la valeur des biens composant son actif et les avantages particuliers dont peuvent bénéficier les associés ou des tiers. Il s’agira également d’attester que le montant des capitaux propres est au moins égal à celui du capital social.

Un délai à respecter ! Ce rapport doit être envoyé au greffe du Tribunal de Commerce au moins 8 jours avant la tenue de l’assemblée générale appelée à se prononcer sur la transformation de la société et être mis à la disposition des associés, dans le même délai, au siège de la société.

Préparer la rédaction des nouveaux statuts. En prévision de la transformation de la SARL en SAS, il conviendra de préparer la rédaction des nouveaux statuts : dans le cadre d’une SAS, les associés disposent d’une plus grande liberté pour définir les règles de fonctionnement, d’administration et de gouvernance. Il est donc important de définir, idéalement avec votre conseil habituel, avec précision, les statuts de la nouvelle société.

Réunir l’assemblée générale. Les associés réunis en assemblée générale extraordinaire doivent se prononcer sur la transformation de la SARL en SAS : la décision doit être prise à l’unanimité des associés. Il conviendra d’adopter, dans le même temps, les nouveaux statuts de la société.

Effectuer les formalités. Une fois la décision de transformer la SARL en SAS prise, il faut procéder à diverses formalités, et notamment insérer une information dans un journal d’annonces légales, déposer un dossier d’inscription modificative auprès du centre des formalités des entreprises et insérer une annonce dans le bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC).

Transformer une SARL en SAS : attention à l’aspect fiscal !

Nouvelle société ? Sur le plan juridique, la transformation d’une société en une société d’une autre forme n’entraîne pas la création d’une personne morale nouvelle. Mais, sur le plan fiscal, il peut y avoir des incidences qu’il faut avoir présentes à l’esprit lorsqu’on envisage de transformer sa SARL en SAS.

Nouveau régime d’imposition ? Par principe, la SARL comme la SAS sont deux sociétés qui sont de plein droit soumises à l’impôt sur les sociétés. Mais, l’une comme l’autre peuvent aussi relever, au choix des associés, et sous conditions, de l’impôt sur le revenu. Par conséquent, la transformation d’une SARL en SAS peut aussi s’accompagner d’un changement de régime fiscal.

Transformation = cessation ? Si vous transformez une SARL soumise à l’IS en SAS soumise à l’IS, la transformation sera neutre sur le plan fiscal. Mais si vous transformez une SARL relevant de l’IR en SAS soumise à l’IS (ou inversement, si vous transformez une SARL soumise à l’IS en SAS pour laquelle vous optez pour l’IR), la transformation aura un impact fiscal, puisque vous changez de régime fiscal. Dans ce cas :

• les résultats d'exploitation de l'exercice en cours à la date de la transformation font l'objet d'une imposition immédiate (et, dans le cas d’une société à l’IS, les associés seront imposés sur l’éventuel boni de liquidation) ;
• les bénéfices en sursis d'imposition (les provisions notamment), les plus-values latentes et les profits latents compris dans la valeur des stocks font aussi l’objet d’une imposition ; toutefois, parce que vous ne créez pas de société nouvelle, cette imposition immédiate est écartée si aucune modification n'est apportée aux valeurs comptables des éléments d'actif et si leur imposition demeure possible dans le cadre du nouveau régime fiscal de la société ;
• s’agissant du sort des déficits, il faut faire une distinction :
  • si la SARL relevant de l’IR est transformée en SAS soumise à l’IS, les déficits constatés au titre de l’exercice de transformation sont transmis aux associés, comme c’est toujours le cas pour les sociétés relevant de l’IR ;
  • si la SARL soumise à l’IS est transformée en SAS relevant de l’IR, les déficits subis avant la transformation peuvent être imputés sur le résultat de l’exercice de transformation, mais l’éventuel reliquat est perdu.

À noter également. Sur le plan fiscal, on considère que, même s’il n’y a pas de création de personne morale nouvelle, une transformation qui s’accompagne d’un changement de régime fiscal s’apparente à une cessation d’entreprise et naissance d’une nouvelle société. Voilà pourquoi il y aura quelques incidences au niveau des droits d’enregistrements :

• si la transformation n’a pas pour effet de rendre la société passible de l’IS, seul un droit fixe de 125 € est dû ;
• si, au contraire, la transformation a pour effet de rendre la société passible de l’IS, des droits d’enregistrement sont normalement dus, la SARL transformée étant supposée faire un apport de ses biens à la nouvelle SAS :
  • si les associés prennent l’engagement de conserver les parts de la SAS pendant au moins 3 ans suite à cette transformation, l'enregistrement est gratuit ;
  • sinon, les droits de mutation seront dus sur la base des biens immobiliers et du fonds de commerce de la société (au taux de 5 % pour les immeubles, application d’un barème progressif pour le fonds de commerce).

Le siège social de l’entreprise : une obligation

Le lieu de la direction de l’entreprise. Votre société, quelle que soit sa forme, son activité, son régime d’imposition, etc. doit avoir un siège social : il s’agira du lieu où se trouve, en pratique, la direction de l’entreprise. Ce lieu pourra être différent du lieu d’exploitation de l’entreprise : c’est ainsi que vous pouvez, par exemple, domicilier le siège de votre entreprise à votre domicile et ouvrir ce que l’on appelle un établissement secondaire à une autre adresse où vous établirez le lieu de votre activité (bâtiment de stockage, bureaux, etc.).

Choisir une adresse, une étape importante. Le siège social est l’adresse de votre entreprise, qui doit obligatoirement figurer dans les statuts. Cette adresse est importante à plusieurs titres : elle confèrera, non seulement la nationalité de l’entreprise, et donc la Loi qui lui est territorialement applicable, mais elle déterminera également la compétence des tribunaux. Si votre société connait des litiges avec des concurrents, des clients, des fournisseurs ou autres relations commerciales, le tribunal territorialement compétent sera celui du domicile du défendeur : si votre société est défenderesse, le litige doit être porté devant le tribunal du lieu où est situé son siège.

Communiquer votre adresse. Non seulement l’adresse de votre siège social doit figurer dans les statuts mais n’oubliez pas de le mentionner sur l’ensemble de vos documents commerciaux (devis, factures, contrats, etc.), sur les plaquettes de présentation, les cartes de visite, votre site web…

Le siège social de l’entreprise : un transfert à envisager ?

Un déménagement en vue ? Croissance de l’entreprise, locaux devenus trop petits optimisation du coût des loyers, investissement dans l’immobilier d’entreprise, etc. Plusieurs raisons peuvent motiver un déménagement, souvent source de contraintes. Vous devrez, en effet, anticiper ce changement (résiliation du bail en cours, des contrats d’approvisionnement en électricité et en télécommunication, etc.) et prévoir l’installation dans les nouveaux locaux : faire appel à une société de déménagement pour le transport du matériel et du mobilier, prévoir le câblage réseau, souscrire aux différents contrats d’approvisionnement… Sans oublier, évidemment, de communiquer auprès de vos partenaires sur la nouvelle adresse de l’entreprise (contacter la Poste pour le suivi de courrier, modification des coordonnées de l’entreprise sur les Pages Jaunes si besoin, actualisation des documents commerciaux, du site web…).

Sur le plan strictement juridique… Même si cela ne semble pas nécessairement le plus urgent, il faut malgré tout respecter certaines procédures pour que soit pris en compte le transfert de votre siège social. Vous devez, en effet, juridiquement valider le transfert du siège social de votre société. Comment ?

Modifiez vos statuts. Parce que la mention du siège social figure obligatoirement dans les statuts, tout changement impliquera une modification des statuts. Normalement, une telle modification des statuts impliquera une décision des associés, qui doivent être réunis en assemblée générale extraordinaires. Au préalable, consultez vos statuts pour vérifier les éventuelles modalités juridiques prévues dans le cadre d’un transfert de siège. Le cas échéant, des procédures simplifiées peuvent être mises en œuvre…

Pour une SARL. Vous pouvez, en votre qualité de gérant, décider du transfert du siège social sur tout le territoire national, à la condition que ce transfert soit par la suite ratifié par les associés, notamment lors de l’assemblée générale ordinaire annuelle (décision prise à la majorité des trois quarts des parts sociales). La modification matérielle des statuts, dans ce cadre, pourra être effectuée directement par le gérant.

Pour une SAS. Vous aurez besoin d’une décision collective des associés, pour valider le transfert du siège social, si elle est prévue par les statuts. Consultez vos statuts pour vérifier les modalités qui s’imposeront à vous pour organiser juridiquement le transfert de la société.

Pour une SA. Le déplacement peut se faire sur tout le territoire français sur décision du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, sous réserve que cette décision soit, par la suite, ratifiée par la prochaine assemblée générale ordinaire. Comme dans le cadre d’une SARL, le conseil d’administration ou de surveillance pourra également se charger de la modification matérielle des statuts.

Publiez le transfert du siège social. Le transfert du siège social doit être rendu « opposable aux tiers » : cela signifie donc que vous devez publier ce transfert.

• Si vous restez dans le ressort du même Tribunal de Commerce, vous devez publier la décision de transférer le siège social dans un journal d’annonces légales du département et adresser un dossier d’inscription modificative au Centre de Formalités des Entreprises (qui se chargera de transmettre au greffier du Tribunal de Commerce les éléments nécessaires à la modification du registre du commerce et des sociétés – RCS – et de l’insertion au Bulletin Officiel Des Annonces Civiles et Commerciales – BODACC) ; vous devez également déposer au greffe du tribunal un déclaration modificative des bénéficiaires effectifs de la société ;
• Si vous transférez votre siège dans le ressort d’un autre Tribunal de Commerce, vous devez publier votre décision dans un journal d’annonces légales du département du nouveau siège, ainsi que dans un journal d’annonces légales du département de l’ancien siège, et transmettre un dossier d’inscription au CFE dans le ressort duquel vous installez votre nouveau siège (qui se chargera des formalités nécessaires pour la modification au RCS) ; vous devez également déposer au greffe du tribunal un déclaration modificative des bénéficiaires effectifs de la société.

Pour les entreprises individuelles. Vous devez vous adresser à votre CFE, en prenant soin de vous munir des pièces justificatives de la nouvelle adresse, qui se chargera de faire les transmissions nécessaires auprès du greffe du Tribunal de Commerce en vue de modifier le RCS.

A noter. A compter du 1er janvier 2023, le guichet unique des formalités d’entreprise permettra de déclarer un transfert de siège par le biais d’une plateforme internet.

Votre société subit une perte : quelle décision prendre ?

Déterminer le résultat de l’exercice. À l’occasion de la clôture de votre exercice comptable, vous devez, en collaboration avec votre expert-comptable, déterminer le résultat de la société et compléter la liasse (laquelle comprend le bilan, le compte de résultat et les annexes comptables et fiscales). Une fois le résultat de l’exercice déterminé et validé, vous devrez l’affecter : un bénéfice pourra (et devra dans certains cas) être affecté en réserves ou être distribué aux associés, au prorata de leurs droits dans le capital de la société. Et si vous constatez une perte, vous devrez également décider de son affectation.

Affecter la perte. La perte comptable va avoir un impact sur les capitaux propres de la société : ces capitaux propres correspondent, pour faire simple, au montant du capital social de la société (vos apports et ceux de vos associés), augmenté des réserves (légales, statutaires, facultatives) qui correspondent à l’accumulation des résultats des exercices passés. Si votre société subit, au titre d’un exercice, une perte comptable, cette perte viendra diminuer le montant de ces capitaux propres.

Comment ? Vous devez réunir une assemblée générale ordinaire qui sera chargée de statuer sur les comptes de l’exercice écoulé : il faudra approuver les comptes et affecter le résultat. S’il s’agit d’une perte, vous aurez le choix entre un « report à nouveau » ou une imputation sur les réserves s’il en existe.

Votre société subit une perte importante : une décision à prendre !

Une situation qui n’est pas si rare… Vous venez de démarrer vote activité et, nécessairement, vous avez réalisé de grosses dépenses et de lourds investissements, qui ne sont aujourd’hui pas nécessairement rentabilisés, faute de chiffre d’affaires suffisant. Une telle situation peut suffire à constater une perte de la moitié du capital social. Cette même situation peut se retrouver si, faute d’une conjoncture économique suffisante, la société a constaté des pertes récurrentes sur plusieurs exercices.

« Perte de la moitié du capital » ? Si vous exercez votre activité dans le cadre d’une SARL, d’une SAS ou d’une SA, une formalité doit impérativement être respectée si, du fait des pertes constatées, les capitaux propres de la société deviennent inférieurs à la moitié du capital social. Voilà qui mérite quelques explications…

Explications. Le montant des capitaux propres à prendre en considération correspond à la somme algébrique du montant du capital social, des réserves, du report à nouveau, du bénéfice ou de la perte de l’exercice, des subventions d’investissement et des provisions réglementées (rubrique « capitaux propres » au passif de votre bilan). Si ce montant s’avère inférieur à la moitié du capital social, la situation financière de la société pouvant, de ce fait, s’avérer préoccupante, la règlementation vous impose de réagir.

Une consultation des associés. Vous devez impérativement réunir les associés en assemblée générale en vue de décider ou non de la dissolution de la société (rare en pratique). Si vous décidez de ne pas dissoudre la société, vous devez vous engager à régulariser la situation, au plus tard à la clôture du 2ème exercice suivant celui au cours duquel cette perte est constatée.

Exemple. Vous approuvez en juin 2023 les comptes de l’exercice clos le 31 décembre 2022, et vous constatez des pertes suffisamment importantes qui excèdent la moitié du capital. Vous devrez alors réunir les associés au plus tard dans les 4 mois de l’approbation des comptes (en octobre 2023 au plus tard) et, si vous décidez de ne pas dissoudre la société, la situation devra être régularisée au plus tard le 31 décembre 2025.

Un délai impératif. Vous devez consulter les associés dans les 4 mois qui suivent l’approbation des comptes constatant cette perte importante. Attention, si vous ne prenez pas la peine de provoquer une décision des associés, tout intéressé pourra demander au Tribunal de Commerce la dissolution de votre société.

Une publicité. Vous devez publier la décision des associés, quelle qu’elle soit, dans un journal d’annonces légales, une mention relative à cette perte importante devant, en outre, être portée au registre du commerce et des sociétés. L’objectif sera ici d’informer les tiers de la situation de votre société.

Par la suite… Si vous régularisez la situation dans le délai imparti, pensez à faire supprimer du registre du commerce et des sociétés la mention relative à la perte de la moitié du capital. À défaut de reconstitution des capitaux propres, vous devez savoir que tout intéressé pourra demander la dissolution de la société (le Tribunal accordant toutefois un nouveau délai de 6 mois pour régulariser votre situation). Au-delà de cette sanction, sachez que votre responsabilité, en qualité de dirigeant, pourrait être recherchée si votre inaction est de nature à causer un préjudice.

Une faute de gestion ? Il faut rappeler que l'absence de régularisation effective, dans le délai légal de deux ans, de la situation des capitaux propres devenus inférieurs à la moitié du capital social est imputable aux associés. Le juge a précisé, à cet égard, que cette absence de régularisation ne constitue pas une faute de gestion dont le dirigeant aurait à répondre.

Oui, si… Cela étant, il ne faut tout de même pas perdre de vue que ne rien faire pourra tout de même constituer une faute de gestion imputable au dirigeant : n’oubliez pas que si aucun remède n’est trouvé à la situation, vous devez déclarer la cessation des paiements de la société au Tribunal de Commerce.

Fixer votre rémunération de gérant : qui décide ?

Votre rémunération. En qualité de gérant de votre SARL, vous avez évidemment droit à une rémunération à titre de rétribution de cette fonction de gestion et de direction de la société (en règle générale, les statuts comportent une clause spécifiant que le ou les gérants peuvent recevoir un traitement fixe ou proportionnel, ou fixe et proportionnel). Mais vous ne pouvez pas décider seul du montant de cette rémunération, sauf, bien entendu, dans l’hypothèse où vous êtes associé unique d’une EURL. Cela suppose d’obtenir une décision en ce sens de la collectivité des associés.

1 choix. Votre rémunération pourra être fixée directement dans les statuts, une clause prévoyant alors le mode de calcul retenu pour en déterminer le montant. Mais, en pratique, le mode de fixation de votre rémunération, et donc son montant, est déterminé par une décision collective des associés afin d’éviter d’avoir à modifier les statuts à chaque fois que le montant de la rémunération du gérant est modifié.

Idem pour les charges sociales. Vous êtes redevable de cotisations sociales appliquées à la rémunération perçue en qualité de gérant. Le paiement de ces cotisations sociales peut être pris en charge par la société. Mais, dans cette hypothèse, le juge rappelle que le formalisme appliqué à la rémunération est aussi valable pour cette prise en charge : la prise en charge de vos cotisations sociales personnelles doit être prévue, soit par les statuts, soit par une décision collective des associés.

Frais professionnels des gérants de SARL. Les gérants minoritaires de SARL (société à responsabilité limitée) et de SELARL (société d'exercice libéral à responsabilité limitée), parce qu’ils sont assimilés salariés et affiliés au régime général de Sécurité sociale, peuvent bénéficier de remboursement de frais professionnels, à condition que ces frais soient des charges :

• inhérentes à leur fonction,
• supportées par eux dans l’accomplissement de leur mission dans l’entreprise.

Frais réels ! Notez que le remboursement des frais professionnels engagés par les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de SELARL ne peut s’effectuer que sur la base des dépenses réellement engagées.

Une exception ? À des fins de simplification, les frais professionnels des gérants minoritaires de SARL et de SELARL utilisant leur véhicule à des fins professionnelles peuvent cependant être déduits, pour le calcul des cotisations sociales, sur la base d’un barème kilométrique forfaitaire, publié annuellement par l’administration fiscale.

Fixer votre rémunération de gérant : comment ?

Convoquer les associés. Qui dit décision des associés, dit convocation et règle de majorité pour valider la décision prise. Parce que la question de votre rémunération, qui constituera donc l’ordre du jour de l’assemblée des associés, n’aura pas pour finalité de modifier les statuts, il s’agira d’une décision dite « ordinaire ».

Assemblée « ordinaire ». Pour que la décision soit adoptée, il faut réunir un total de voix correspondant à plus de la moitié des parts sociales (on parle de « majorité absolue »), cette majorité s’appréciant en tenant compte de l’ensemble des parts sociales composant le capital, et non pas seulement en tenant compte des seules parts détenues par les associés présents ou représentés. Si ce « quorum » n’est pas atteint, il faut alors procéder à une seconde consultation, et la décision sera alors valablement prise à la majorité des voix émises, quel que soit le nombre d’associés présents ou représentés (on parle de « majorité relative »). Bien entendu, la majorité peut être obtenue par le vote d’un seul associé.

Et pour le gérant d’une EURL ? Vous aurez soin de consigner votre décision relative à la fixation de votre rémunération sur le registre spécial des décisions.

Exemple 1. Cette formalité peut avoir son utilité, comme l’atteste cette expérience vécue par un gérant, associé d’une EURL. Cette EURL clôture son exercice au 30 juin de chaque année. Le gérant décide de céder ses parts en décembre. Une fois la cession faite, l’acquéreur réclame le remboursement de la rémunération que l’ancien gérant s’est versé au titre des mois de juillet à décembre, au motif que cette rémunération n’a pas été approuvée par une décision de l’associé. Le vendeur n’a pourtant pas caché le montant de cette rémunération à l’acheteur, lequel avait connaissance du montant de la rémunération. Le juge a pourtant donné raison au vendeur : il a rappelé à cet égard que la décision fixant la rémunération du gérant associé unique d’une EURL doit être reportée sur le registre spécial des décisions.

Exemple 2. Un gérant d’EURL a également vécu une expérience qui mérite d’être partagée : l’acquéreur de l’EURL a réclamé le remboursement de la rémunération perçue au titre des 5 dernières années. Pour les 3 premières années litigieuses, il avait perçu sa rémunération avant que les formalités (décision ordinaire de l’associé et report sur le registre spécial des décisions) n’aient été effectuées. Sur ce point l’acquéreur de l’EURL a eu tort. Le juge a considéré, en effet, qu’un versement antérieur à la passation des formalités requises n’est pas irrégulier. S’agissant des 2 dernières années litigieuses, l’acquéreur de l’EURL a constaté que la décision ordinaire de l’associé n’avait pas été reporté sur le registre spécial des décisions. Sauf que ces irrégularités ont été commises après sa démission, a répondu l’ex-gérant. Il n’avait donc plus la maîtrise des assemblées générales. Au vu des faits, le juge a là aussi donné raison à l’ex-gérant.

Pour quel montant ? Comme nous l’indiquions précédemment, votre rémunération peut être fixe (mais, dans ce cas, il faudra procéder à des réajustements réguliers) ou proportionnelle (elle pourra, par exemple, être proportionnelle aux bénéfices ou au chiffre d’affaires) ou les deux à la fois. Bien entendu, au-delà de cette rétribution, vous aurez la possibilité de vous faire rembourser les frais engagés dans le cadre de votre activité professionnelle (pour ne pas être imposé sur ces remboursements, préférez le remboursement sur la base des frais réellement engagés et évitez l’attribution d’allocations forfaitaires).

Le résultat de l’exercice : un bénéfice ou un déficit

Déterminer le résultat de l’exercice. À la clôture de l’exercice, vous devez récapituler l’ensemble des opérations de l’exercice pour déterminer le résultat réalisé par la société pour établir le bilan, le compte de résultat et les annexes. En pratique, cette opération est réalisée en lien avec votre expert-comptable.

Etablir la liasse. Vous devrez donc établir la liasse comptable et fiscale, ainsi que les annexes. Le bilan de la société décrira séparément les éléments actifs et passifs de l'entreprise, et fera apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat récapitulera les produits et les charges de l'exercice, et fera apparaître, par différence, et après déduction des amortissements et des provisions, le bénéfice ou la perte de l'exercice. Les annexes complèteront, le cas échéant, et commenteront les informations données par le bilan et le compte de résultat.

Un profit ou une perte… Une fois le résultat de l’exercice déterminé et validé, vous devrez l’affecter : un bénéfice pourra (et devra dans certains cas) être affecté en réserves ou être distribué aux associés, au prorata de leurs droits dans le capital de la société. Si la société dégage une perte comptable, elle viendra diminuer les capitaux propres de la société (elle sera inscrite dans un compte de report à nouveau ou imputée sur un compte de réserve s’il en existe).

Le résultat de l’exercice : un point sur les « réserves »

Une option. Le bénéfice réalisé au cours de l’exercice pourra être, soit « mis en réserve », soit distribué aux associés. Cette décision relève du choix effectué par la collectivité des associés, à ceci près que, dans certaines hypothèses, vous n’aurez pas toujours le choix…

Une obligation dans certaines hypothèses. Dans certaines sociétés, et plus spécialement dans les SARL et les sociétés dites par actions (SAS et SA notamment), vous aurez l’obligation de constituer une réserve légale. Si vous ne le faites pas, les délibérations prises en sens contraire seront déclarées nulles.

Doter la réserve légale. Vous avez l’obligation d’affecter 5 % au moins du bénéfice (diminué, le cas échéant, des pertes antérieures) à la réserve légale. Cette réserve légale constitue une garantie supplémentaire, en plus du capital, pour les tiers et partenaires de la société : cette réserve ne pourra pas être distribuée aux associés.

Autres réserves ? Au-delà de cette obligation, vous pouvez aussi faire le choix de ne pas distribuer le bénéfice disponible et de placer le bénéfice en réserve : la mise en réserve du bénéfice consiste à le laisser à la disposition de la société, pour assurer son autofinancement, anticiper d’éventuelles pertes futures, maintenir un niveau de capitaux propres conséquent, etc. Cette mise en réserve ne vous empêchera pas par la suite de distribuer les sommes ainsi placées, sauf si vous avez prévu dans vos statuts l’obligation de constituer une « réserve statutaire » qui ne pourra alors pas faire l’objet d’une distribution aux associés.

Report à nouveau ? Vous pouvez également reporter à plus tard la décision sur l’affectation du bénéfice et décider de le placer en « report à nouveau ».

Le résultat de l’exercice : un point sur les « dividendes »

La rémunération de votre apport. La distribution du bénéfice, autre option qui vous est offerte, s’apparente à la rémunération légitimement attendue de votre apport en capital à la société. Le « bénéfice distribuable » pourra être reversé aux associés.

Bénéfice « distribuable ». Il s’agit donc du bénéfice réalisé au cours de l’exercice dont vous approuvez les comptes, diminué des pertes antérieures et, le cas échéant, des sommes prélevées pour doter la réserve légale et/ou la réserve statuaire. Le montant qu’il est possible de distribuer sera, en outre, augmenté des bénéfices des exercices précédents qui n’ont pas été distribués (il s’agit des réserves). Sachez, toutefois, que les sommes distribuées sont prélevées, en priorité, sur le bénéfice distribuable de l’exercice.

Après avoir approuvé les comptes. La décision de verser des dividendes revient aux associés, ces derniers ne pouvant avoir droit aux dividendes que si une décision a été prise en ce sens par l’assemblée générale (AG) : c’est donc l’assemblée générale qui va décider du montant de la distribution et de la part qui va revenir à chaque associé, après avoir approuvé les comptes de l’exercice et constaté l’existence de sommes distribuables. Elle va également décider des modalités de mise en paiement des dividendes (encore que cela peut également être décidé par le gérant, le conseil d'administration ou le directoire selon le cas), la mise en paiement du dividende devant avoir lieu au plus tard dans les 9 mois de la clôture de l’exercice.

Une liberté totale ? Bien entendu, les associés sont libres de décider de distribuer ou non les dividendes. Notez cependant que les juges ont déjà eu l’occasion d’annuler des AG pour abus de majorité au motif que des décisions systématiques de ne pas distribuer de dividendes (qui n’étaient ni dictées par l'intérêt social, ni justifiées par des besoins ou des projets précis) avaient pour conséquence de priver, injustement, les associés minoritaires de leurs droits à la distribution de dividendes.

Pour la petite histoire. Il a été jugé qu’une décision de mise en réserve des bénéfices prise par les 3 associés majoritaires d’une société malgré le désaccord du 4e ne constituait pas un abus de majorité dans la mesure où il n’était pas prouvé qu’elle avait été prise dans le seul but de favoriser les associés majoritaires par rapport à l’associé minoritaire.

Pour la petite histoire. Dans cette affaire, 3 des 4 associés de la société votent en faveur d’une distribution des bénéfices en fonction du chiffre d’affaires généré par chacun, à la place d’une répartition à parts égales comme prévu initialement à la création de la société. Le 4e associé demande l’annulation de la décision pour abus de majorité estimant d’une part qu’elle a été prise pour diminuer sa rémunération tout en favorisant les intérêts des 3 autres et d’autre part qu’elle est contraire à l’intérêt social puisque la répartition d’origine a été déterminante dans la création de la société. Ce que le juge confirme en confirmant l’abus de majorité.

Précision utile. Les dividendes distribués par une société soumise à l’impôt sur les sociétés au profit d’associés, personnes physiques, font l’objet d’un mode d’imposition particulier : ils sont soumis à l’impôt sur le revenu, calculé, depuis le 1er janvier 2018, suivant application du prélèvement forfaitaire unique (aussi appelé « flat tax ») au taux de 30 %. Si l’associé personne physique y a intérêt, il pourra renoncer à l’application du prélèvement forfaitaire unique en optant, de façon globale, pour l’imposition au titre du barème progressif. Dans cette seconde hypothèse, l’associé conservera le bénéfice de l’abattement de 40 %.

En outre… Il faut rappeler, pour information, qu’est soumise aux cotisations sociales, à compter du 1er janvier 2013, la part des dividendes perçus par le travailleur non salarié non agricole, son conjoint ou partenaire de Pacs ou leurs enfants mineurs non émancipés et des intérêts de compte courant qui est supérieure à 10 % du capital social et des primes d'émission et des sommes versées en compte courant détenus en toute propriété ou en usufruit par ces mêmes personnes.