Quels sont les moyens alloués aux membres de la délégation du personnel CSE ?

Rien de nouveau ? Les mêmes principes s’appliquent aux membres du CSE qu’aux membres du CE, aux délégués du personnel, ou aux membres du CHSCT. Ainsi, les principaux moyens dont ils disposent pour exercer leurs missions sont :

• l’attribution d’heures de délégation,
• le bénéfice d’une protection spécifique contre le licenciement.

Les heures de délégation. Le nombre d’heures de délégation attribué à chaque membre titulaire du CSE varie en fonction des effectifs. A défaut d’accord d’entreprise, dans les entreprises d’au moins 50 salariés, il doit y avoir au minimum 4 titulaires, bénéficiant chacun de 18 heures de délégation par mois. Les heures passées en réunion avec l’employeur ne doivent pas être considérées comme des heures de délégation. Il ne faut donc pas les déduire du crédit d’heures mensuel.

Heures effectuées hors temps de travail. Par principe, les heures de délégation sont payées comme temps de travail. Lorsqu'elles sont prises en dehors de l'horaire de travail en raison des nécessités du mandat, elles doivent être payées comme heures supplémentaires.

Nécessité de mandat. Il appartient au salarié de justifier que la prise d'heures de délégation, en dehors de son horaire de travail, est justifiée par les nécessités de ses mandats.

Attention aux abus ! Les abus commis par le salarié dans l'exercice de son mandat caractérisent un manquement à ses obligations professionnelles et peuvent faire l’objet de sanctions disciplinaires. C’est notamment le cas d’un salarié ayant indiqué à son supérieur devoir s'absenter précipitamment en raison de la fuite de son perroquet hors de sa cage… et qui, pour ce même après-midi, a déclaré à sa direction 5h30 de délégation !

     =>  Pour connaître le nombre d’heures accordées à l’instance, consultez notre annexe.

Temps de trajet = temps de délégation ? Le temps de trajet passé par un élu, employé comme conducteur de bus, pour se rendre du point de relève au point de dépôt constitue du temps de déplacement entre 2 lieux de travail, pendant lequel le salarié se trouve à la disposition de l’employeur. Il s’agit donc de temps de travail effectif, non déductible du crédit d’heures. Le temps de trajet, pris en dehors de l'horaire normal de travail et effectué en exécution des fonctions représentatives, doit être rémunéré comme du temps de travail effectif pour la part excédant le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail et doit être pris en compte pour déterminer l'existence, le cas échéant, d'heures supplémentaires donnant lieu à majorations.

Rémunération. Le salarié ne peut pas être privé, du fait de l’exercice de son mandat, du paiement d’une indemnité destinée à compenser une sujétion particulière de son emploi, qui constitue un complément de salaire. En revanche, il ne peut pas prétendre à un remboursement de frais professionnels qu’il n’a pas engagés.

Attention ! Le nombre de titulaires et de suppléants est calculé par tranche d’effectif, et le nombre d’heures de délégation varie également selon la tranche d’effectif dans laquelle se situe l’entreprise.

Dispense d’activité. En cas de dispense d’activité, il convient de se référer aux horaires que le salarié aurait dû suivre s’il avait travaillé et que c’est sur la base de ce planning théorique que le salarié pourrait prétendre au paiement des heures de délégations effectuées en dehors de son temps de travail. Faute pour l’employeur de justifier des heures théoriques d’activité dont le salarié a été dispensé, ce dernier peut prétendre au paiement des heures de délégation qu’il a réalisées.

La liberté de circuler. Les membres du CSE peuvent circuler librement dans l’entreprise et y prendre tous les contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, que ce soit pendant leurs heures de délégation ou en dehors de leurs heures de travail. Ils peuvent notamment prendre contact avec les autres salariés pendant leur temps de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement de leur travail. En cas d’abus, l’employeur peut prendre des mesures de restriction proportionnées.

Par exemple. Un hôtel a pu valablement interdire temporairement l’accès à ses locaux aux représentants du personnel qui, lors d’un mouvement de grève, ont usé de mégaphones et de sifflets dans les couloirs de l’établissement, interpelé des salariés non-grévistes, distribué des tracts aux clients et sont entrés de force dans une chambre occupée.

La liberté de se déplacer. Par ailleurs, les membres élus du CSE peuvent utiliser leurs heures de délégation pour se déplacer hors de l’entreprise, pour les besoins de leurs mandats.

La protection contre le licenciement. Les représentants du personnel, dont les membres de la délégation unique au CSE, bénéficient d’une protection contre le licenciement. Ceci ne signifie pas que l’employeur ne peut pas les licencier, mais qu’il doit, pour ce faire, respecter une procédure spécifique destinée à démontrer que la mesure de licenciement envisagée est fondée, de manière à obtenir une autorisation de licencier délivrée par l’inspection du travail. Bien évidemment, l’objectif de la protection contre le licenciement est de prévenir les éventuels licenciements liés à l’exercice de son mandat de représentation par le salarié.

     =>  Pour en savoir plus sur la protection des salariés élus, vous pouvez consulter notre fiche : Salarié protégé : ce qu’il faut savoir

     =>  Pour en savoir plus sur la procédure de licenciement d’un salarié élu, consultez notre fiche : Licenciement d’un salarié protégé : mode d’emploi

Certification. Un représentant du personnel peut obtenir une certification relative aux compétences acquises dans l’exercice de son mandat. Il faut savoir que les actions de formation certifiantes nécessaires à l'obtention de cette certification, notamment les actions de positionnement, d'accompagnement et d'évaluation des compétences, constituent un temps de travail effectif et donnent lieu pendant leur déroulement au maintien par l'entreprise de la rémunération.

Quels sont les autres moyens attribués à l’instance elle-même ?

Des moyens financiers. Comme le CE avant lui, le CSE bénéficie d’un budget de fonctionnement et d’un budget dédié aux actions sociales et culturelles, tous deux versés par l’employeur.

Subvention de fonctionnement. Le montant de la subvention dédiée au fonctionnement du CSE varie. Il est :

• de 0,20 % de la masse salariale brute, pour les entreprises dont les effectifs sont compris entre 50 et 2000 salariés,
• de 0,22% de la masse salariale brute pour les entreprises dont les effectifs excèdent 2000 salariés.

La contribution aux activités sociales et culturelles (« ASC »). En principe, le montant de la subvention versée par l’employeur pour les ASC est défini par voie d’accord collectif. Tout comme la subvention de fonctionnement, le montant du budget « ASC » correspond à un pourcentage de la masse salariale de l’entreprise. Mais, en l’absence d’accord, plusieurs situations peuvent venir tempérer ce principe :

• lorsqu’un tel budget était déjà alloué au CE, avant la mise en place du CSE, l’employeur se doit de continuer à verser le budget des ASC selon les mêmes principes,
• a contrario, si le CE qui existait avant le CSE ne bénéficiait pas d’un budget « ASC », l’employeur n’est pas tenu de le verser au CSE.

Un transfert possible entre les budgets.Il est possible de transférer, dans la limite de 10%, une partie de l’excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des « ASC », et inversement. Pour opérer un tel transfert, la somme et les modalités d’utilisation doivent être inscrites dans les comptes annuels du CSE ou dans les documents simplifiés. Elles doivent également figurer sur le rapport annuel du CSE.

Des moyens matériels. Le CSE doit se voir attribuer un local aménagé, ainsi que le matériel nécessaire pour exercer ses missions. Ce local doit notamment permettre aux membres du CSE d’organiser des réunions de travail et des réunions d’information à destination du personnel de l’entreprise, en dehors du temps de travail des salariés. Outre le local et le matériel correspondant, le CSE doit disposer de panneaux d’affichages dédiés, afin de pouvoir communiquer des informations aux salariés de l’entreprise.

Comment fonctionne le CSE ?

Des réunions régulières avec l’employeur ou son représentant. La délégation du personnel au CSE doit se réunir régulièrement avec l’employeur, que ce soit dans le cadre des réunions d’information/consultation prévues par le Code du travail, ou bien dans le cadre de réunions extraordinaires.

Présidence du CSE. Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant pouvant être assisté éventuellement de 3 collaborateurs qui ont voix consultative. Ces assistants ou représentants doivent être investis de toute l’autorité nécessaire pour l’exercice de leur mission et disposer de la compétence et des moyens pour apporter des réponses utiles à l’instance, qu’ils fassent partis ou non de l’effectif de l’entreprise.

Combien de réunions ? Le nombre annuel de réunions du CSE est en principe défini par accord collectif d’entreprise. Il ne peut, quoi qu’il arrive, jamais être inférieur à 6 réunions par an, sachant que, parmi ces 6 réunions, 4 doivent être consacrées aux attributions du CSE en matière de santé, de sécurité, et de conditions de travail. Mais, à défaut d’accord d’entreprise, le CSE doit se réunir :

• 1 fois tous les 2 mois dans les entreprises de moins de 300 salariés,
• 1 fois par mois dans les entreprises de 300 salariés et plus.

La création de commissions. Plusieurs types de commissions peuvent/doivent être créées, selon la taille de l’entreprise et/ou son secteur d’activité, dont celles mentionnées ci-dessous :

• une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) : elle doit être créée dans les entreprises d’au moins 300 salariés. Elle doit aussi être mise en place lorsque l’entreprise comprend une installation nucléaire, ou bien sur décision de l’inspection du travail, lorsque la nature de l’activité de l’entreprise, son agencement ou l’équipement des locaux le nécessite ;
• une commission de la formation : dans les entreprises d’au moins 300 salariés, elle prépare les interventions du CSE dans le cadre des consultations récurrentes relatives à la formation ;
• une commission d’information et d’aide au logement, dans les entreprises d’au moins 300 salariés (ou dans celles de moins de 300 salariés qui peuvent se regrouper pour en former une). Cette commission est chargée d’organiser l’accès aux logements des collaborateurs, que ce soit pour faciliter leur logement ou leur accession à la propriété ;
• une commission de l’égalité professionnelle, dans les entreprises d’au moins 300 salariés. Cette commission prépare les délibérations du CSE dans ce domaine, dans le cadre de la consultation obligatoire sur la politique sociale de l’entreprise ;
• une commission économique, dans les entreprises d’au moins 1000 salariés : elle étudie les données économiques et financières communiquées par l’employeur.

Commission insertion. Pour une durée de 3 ans, les CSE des SIAE dont les effectifs sont supérieurs à 11 salariés peuvent mettre en place une commission « insertion », chargée de préparer les réunions et les délibérations du comité sur les questions d'insertion.

A noter. L’employeur n’est pas tenu de prendre en charge les frais de déplacement et d’hébergement des membres du CSE afférant aux réunions des commissions du CSE, à moins que ces réunions ne soient légalement obligatoires ou à l’initiative de l’employeur. Une clause du règlement intérieur du CSE peut alors valablement prévoir que le CSE les prendra en charge sur présentation des justificatifs.

Le recours à des experts. Le CSE peut faire appel à plusieurs types d’experts, sur proposition des différentes commissions mentionnées ci-dessus, afin d’éclairer son analyse des données et des informations communiquées par l’employeur :

• un expert-comptable : il peut intervenir pour éclairer les délibérations du CSE dans le cadre des consultations récurrentes, ou bien dans le cadre de consultations ponctuelles, ou bien en vue de l’examen du rapport relatif à la réserve spéciale de participation.
• un expert habilité : il peut être appelé à intervenir, par exemple, lorsqu’un risque grave pour la santé ou la sécurité des salariés est identifié, qu’il y ait eu ou pas un accident du travail ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel.
• un expert technique : il peut être amené à intervenir dans les entreprises d’au moins 300 salariés, dans le cadre de la consultation relative à l’introduction de nouvelles technologies, ou bien lorsqu’un aménagement important est susceptible de modifier les conditions de santé, de sécurité, ou les conditions de travail des salariés.

Domaines de l’expert habilité. Le comité social et économique (CSE) peut faire appel à un expert habilité :

• lorsqu'un risque grave, identifié et actuel, révélé ou non par un accident du travail, une maladie professionnelle ou à caractère professionnel est constaté dans l'établissement ;
• en cas d'introduction de nouvelles technologies ou de projet important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ;
• dans les entreprises d'au moins 300 salariés, en vue de préparer la négociation sur l'égalité professionnelle.

Rôle de l’expertise. Ces expertises doivent permettre d’éclairer les membres du CSE sur les domaines concernés :

• en lui apportant une information claire, précise et impartiale ;
• en établissant un diagnostic ;
• en présentant des propositions d'actions et des solutions concrètes sur la base du diagnostic établi.

Certification des organismes experts. Les organismes experts que le CSE peut solliciter sont certifiés pour au moins l'un de ces domaines :

• organisation du travail, dont les équipements de travail ;
• environnement de travail, y compris les expositions chimiques, physiques et biologiques ;
• égalité professionnelle.

En présence d’un comité central et de comités d’établissement. Le comité d'établissement a les mêmes attributions que le CSE d'entreprise dans la limite des pouvoirs confiés au chef d'établissement. La mise en place d'un tel comité suppose que cet établissement dispose d'une autonomie suffisante en matière de gestion du personnel et de conduite de l'activité économique de l'établissement. Ce n’est pas parce que le comité central bénéficie d’une assistance pour l’examen de la situation économique et financière de l’entreprise que le comité d’établissement ne peut pas être assisté par un expert-comptable afin de lui permettre de connaître la situation économique, sociale et financière de l'établissement dans l'ensemble de l'entreprise et par rapport aux autres établissements comparables avec le sien.

Un coût à la charge de l’employeur… Les frais liés à la réalisation de ces expertises sont intégralement à la charge de l’entreprise lorsque :

• l’expertise porte sur la situation économique et financière, la politique sociale et les conditions de travail et l’emploi,
• ou lorsque l’expertise concerne les projets de licenciements d’au moins 10 salariés dans une entreprise d’au moins 50 salariés,
• ou lorsqu’un risque grave est constaté dans l’entreprise.

… ou du CSE. Lorsque le CSE fait appel à un expert en dehors de ces hypothèses, en principe, l’expertise est prise en charge à 80 % par l’employeur, et à 20 % par le CSE, sur son budget de fonctionnement.

Délai de contestation par l’employeur. L’employeur peut toujours contester la décision de recours à un expert par le CSE. Dans ce cas il dispose d’un délai de 10 jours pour saisir le juge à compter du jour où il connaît précisément l’objet et la nature de l’expertise commandée par le CSE. Généralement ce délai court à compter du jour de la délibération du CSE décidant ce recours. 

CSE : des missions variées

Le CSE, qu’est-ce que c’est ? Le comité social et économique (CSE) est une instance représentative du personnel composée de l’employeur et d’une délégation élue du personnel, obligatoire pour les entreprises qui atteignent le seuil de 11 salariés.

La représentation du personnel. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, les membres du CSE assurent l’expression collective des salariés, permettant la prise en compte de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production. Ils sont chargés de présenter à l'employeur les réclamations individuelles ou collectives des salariés. Ces réclamations peuvent porter sur :

• les salaires ;
• l’application de la règlementation du travail ;
• les conventions et accords collectifs applicables dans l’entreprise.

Rôle du CSE dans « l’organisation, la gestion, et la marche générale de l’entreprise ». Le CSE doit obligatoirement être informé et consulté sur toutes les questions qui relèvent de ces domaines. Le champ d’intervention du CSE en matière économique est donc extrêmement vaste.

Conséquence. L’employeur doit procéder à des informations et/ou des consultations du CSE. Ces consultations, selon les thèmes qui sont abordés, seront soit récurrentes, soit seulement ponctuelles.

Attention ! En l’absence de consultation du CSE alors qu’elle est obligatoire, l’employeur encourt une sanction pénale pour délit d’entrave. Si l’employeur est une personne physique, il encourt une peine d’amende de 7 500 €, ou 15 000 € en cas de récidive. L’employeur personne morale, quant à lui, encourt une peine d’amende de 37 500 € à 75 000 € en cas de récidive. Il est donc important de veiller à respecter ses obligations, et garder en tête que l’obligation de consultation porte sur des projets et des domaines extrêmement variés…

CSE : des consultations récurrentes

3 thématiques... L’employeur doit impérativement consulter le CSE de manière récurrente :

• sur les orientations stratégiques de l’entreprise, et sur leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, l’organisation du travail, les mesures visant à améliorer la mobilité des salariés entre leur lieu de résidence habituelle et leur lieu de travail, le recours à la sous-traitance, à l’intérim, à des contrats temporaires et à des stages ;
• sur la situation économique et financière de l’entreprise, ainsi que sur la politique de recherche et de développement technologique de l’entreprise, y compris sur l’utilisation du crédit d’impôt pour les dépenses de recherches ;
• sur la politique sociale, les conditions de travail et d’emploi.

… impératives. Ces 3 thèmes de consultation sont d’ordre public, ce qui signifie qu’il est impossible de déroger à l’obligation de consultation. Il doit donc être informé et consulté chaque année, en principe au niveau de l’entreprise, sur ces thématiques.

Quand ? L’employeur doit consulter le CSE avant de prendre ses décisions, sauf dans l’hypothèse où il s’agit de lancer une offre publique d’acquisition.

Au sujet des accords collectifs. Les projets d’accords collectifs, de leur révision ou de leur dénonciation ne sont pas soumis à la consultation obligatoire du CSE. De même, les entreprises ayant conclu un accord de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ne sont pas soumises, dans ce domaine, à l’obligation de consulter le CSE.

Des aménagements possibles ? Le contenu de ces consultations récurrentes ne peut pas être modifié. On dit qu’il est « d’ordre public » : cela signifie qu’il n’est pas possible d’y déroger. Il est, néanmoins, possible d’en aménager les modalités, soit par accord d’entreprise conclu avec un délégué syndical, soit (en l’absence de délégué syndical) par accord négocié avec le CSE et adopté à la majorité de ses membres titulaires.

Délai. Le CSE doit disposer d’un délai suffisant d’examen pour émettre ses avis. Lorsqu’aucun délai n’est mentionné par la loi, à défaut d’accord, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif au bout d’un mois à compter de la communication par l'employeur des informations nécessaires à la consultations. Ce délai est porté à 2 mois en cas d’intervention d’un expert (et à 3 en cas d'intervention d'une ou plusieurs expertises dans le cadre de consultation se déroulant à la fois au niveau du CSE central et d'un CSE d’établissement).

CSE : des consultations ponctuelles

Projets importants. Le CSE doit également être consulté sur les questions et les projets intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise. En principe et puisque l’ordre du jour est élaboré conjointement par l’employeur et par le secrétaire du CSE, l’employeur peut reformuler les questions qui lui sont transmises. Seule limite : ne pas en dénaturer le fond qui pourrait être constitutif d’un délit d’entrave pénalement répréhensible.  

Concrètement. Les projets intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise sont ceux qui concernent :

• les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs,
• la modification de l’organisation économique ou juridique de l’entreprise,
• les conditions d’emploi, de travail, notamment la durée du travail et la formation professionnelle,
• l’introduction de nouvelles technologies, et de tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail,
• les mesures prises en vue de facilité l’emploi des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l’aménagement des postes de travail,
• la mise en œuvre et le contrôle de l’activité des salariés,
• la restructuration et la compression des effectifs,
• le licenciement pour motif économique,
• une offre publique d’acquisition,
• toute procédure de sauvegarde, de redressement, ou de liquidation judiciaire.

Communication insuffisante des informations. Si les informations transmises à l’instance représentative du personnel sont insuffisantes pour qu’elle donne un avis motivé, elle doit saisir le président du tribunal judiciaire. Celui-ci pourra ordonner la production des éléments d’information complémentaires et, dans ce cas, prolonger ou fixer un nouveau délai de consultation courant à compter de la communication de ces éléments complémentaires.

Conséquences environnementales de la décision. Désormais, lors des consultations ponctuelles ou obligatoires, les élus doivent impérativement se voir transmettre des éléments d’informations relatifs aux conséquences environnementales de la décision ou du projet à mettre en œuvre et faisant l’objet de l’information / consultation. 

Une gestion spécifique. Le CSE a le monopole de la gestion des activités sociales de l’entreprise, quel que soit leur mode de financement. Il peut ainsi simplement créer une telle activité, comme il peut en revendiquer la gestion et la contrôler de manière directe. Il peut aussi contribuer directement à une association sportive d’entreprise ou interentreprises.

Une délégation possible. Le CSE peut déléguer ses pouvoirs à des organismes qu’il a créés, qui disposent de la personnalité civile et qui sont soumis à son contrôle. Ces organismes agissent alors dans la limite des attributions qui leur ont été déléguées et sont responsables devant le CSE.

Activités physiques ou sportives. Le comité social et économique assure ou contrôle la gestion des activités physiques ou sportives et peut décider de participer à leur financement.

CSE : financement des activités sociales et culturelles

Un financement spécifique. Pour financer les activités sociales et culturelles, le CSE bénéficie d’une contribution versée par l’employeur. Mais il peut disposer d’autres ressources.

Quelle contribution ? Cette contribution est prévue par un accord d’entreprise. A défaut, jusqu’au 31 mars 2018, elle ne pouvait pas être inférieure au total le plus élevé des sommes affectées aux dépenses sociales de l'entreprise atteint au cours des 3 dernières années précédant la prise en charge des activités sociales et culturelles par le CSE. Depuis le 1er avril 2018, à défaut d’accord, le rapport de cette contribution à la masse salariale brut ne peut pas être inférieur au même rapport existant pour l’année précédente. On ne retient donc plus le montant le plus élevé des 3 dernières années consacré aux activités sociales et culturelles.

A noter. La TVA doit être incluse dans les dépenses prises en compte

Masse salariale brute. La masse salariale brute est constituée par l'ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale, à l'exception des indemnités versées à l'occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée.

A défaut d’accord, d’usage ou d’engagement unilatéral de l’employeur, les entreprises qui n’assuraient aucune activité sociale avant la création du CSE ne sont pas obligées de contribuer au financement de ces activités.

Une déduction possible des activités gérées par l’employeur ? Le juge a récemment rappelé à un employeur qui continue, par délégation de l’instance, de gérer l’activité de cantine, qu’il doit tenir compte de l’ensemble des dépenses sociales et culturelles sur l’année de référence (année précédente). Le montant de la contribution ne peut donc pas être diminué des dépenses afférant à l’activité de cantine qu’il continue de gérer.

Autres ressources. Les autres ressources du CSE, afin de financer les activités sociales et culturelles, peuvent être constituées par :

• les sommes versées par l'employeur pour le fonctionnement des institutions sociales de l'entreprise qui ne sont pas légalement à sa charge, à l'exclusion des sommes affectées aux retraités ;
• les sommes précédemment versées par l'employeur aux caisses d'allocations familiales et organismes analogues, pour les institutions financées par ces caisses et qui fonctionnent au sein de l'entreprise ;
• le remboursement obligatoire par l'employeur des primes d'assurances dues par le comité pour couvrir sa responsabilité civile ;
• les cotisations facultatives des salariés de l'entreprise dont le comité fixe éventuellement les conditions de perception et les effets ;
• les subventions accordées par les collectivités publiques ou les organisations syndicales ;
• les dons et legs ;
• les recettes procurées par les manifestations organisées par le comité ;
• les revenus des biens meubles et immeubles du comité ;
• tout ou partie du montant de l'excédent annuel du budget de fonctionnement versé par l'employeur, après délibération du CSE.

Que faire du reliquat budgétaire ? Les membres de la délégation du personnel du CSE peuvent décider, par une délibération, de transférer jusqu’à 10 % du montant de l'excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles au budget de fonctionnement ou à des associations.

CSE : quelles missions ?

Le CSE, qu’est-ce que c’est ? Le comité social et économique (CSE) est une instance représentative du personnel composée de l’employeur et d’une délégation élue du personnel, obligatoire pour les entreprises qui atteignent le seuil de 11 salariés.

- Pour en savoir plus, vous pouvez consulter les 100 questions-réponses sur le CSE, publiées par le Ministère du travail.

1ère mission : représentation du personnel. Dans les entreprises de moins de 50 salariés, le CSE dispose des attributions des délégués du personnel. Ses élus sont donc chargés de présenter à l'employeur les réclamations individuelles ou collectives des salariés. Ces réclamations peuvent porter sur :

• les salaires ;
• l’application de la règlementation du travail ;
• les conventions et accords collectifs applicables dans l’entreprise.

2ème mission : promotion de la santé et de la sécurité au travail. Le CSE est, en outre, chargé de promouvoir la santé, la sécurité et les conditions de travail. Il peut réaliser des enquêtes en matière d'accidents du travail, de maladies professionnelles ou d’accidents ou de maladies à caractère professionnel (qui n’ont pas encore été reconnus comme accidents de travail ou comme maladies professionnelles par la caisse de sécurité sociale). Les enquêtes sont réalisées par une délégation comprenant au moins :

• l’employeur ou un représentant désigné par lui ;
• un membre élu du CSE.

3ème mission : lien avec l’inspection du travail. Les membres du CSE peuvent faire part à l'inspection du travail de toutes les plaintes et observations relatives à l'application des dispositions légales dont elle est chargée d'assurer le contrôle.

Mission expérimentale : promotion de l’insertion. A titre expérimental, pour une durée de 3 ans, les CSE des structures d’insertion par l’accompagnement à l’emploi (SIAE) dont les effectifs sont supérieurs à 11 salariés peuvent mettre en place une commission « insertion », chargée de préparer les réunions et les délibérations du comité sur les questions d'insertion. Cette commission contribue également à promouvoir la réglementation applicable aux salariés en parcours d'insertion. Elle débat sur les conditions de travail de ces salariés ainsi que sur la qualité des parcours proposés par la structure en matière d'insertion. Un accord d’entreprise ou d’établissement viendra, le cas échéant, définir les modalités de fonctionnement et la composition de cette commission. En l'absence d'accord, ces modalités seront définies par accord entre l'employeur et la délégation du personnel.

Spécificité des sociétés anonymes (SA). Dans une SA, lorsque les suites des réclamations présentées par le CSE doivent faire l’objet d’une délibération du conseil d’administration, ce dernier doit recevoir les membres du CSE, sur leur demande, en présence du directeur ou de son représentant ayant connaissance des réclamations présentées.

Quels sont les salariés représentés ? Les missions du CSE profitent :

• à tous les salariés liés à l’entreprise par un contrat de travail ;
• aux stagiaires pour les questions de santé, de sécurité et de conditions de travail ;
• aux intérimaires, pour les questions :

• ○ de santé, de sécurité et de conditions de travail, notamment quant à la durée du travail ;
• ○ de paiement du salaire (qui doit correspondre au contrat de mise à disposition) ;
• ○ d'accès aux moyens de transports collectifs et aux installations collectives ;

• à toutes les personnes placées à quelque titre que ce soit sous l'autorité de l'employeur en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail ;
• aux salariés d'entreprises extérieures qui, dans l'exercice de leur activité, ne se trouvent pas placés sous la subordination directe de l'entreprise utilisatrice, pour leurs réclamations individuelles et collectives, intéressant les conditions d'exécution du travail qui relèvent du chef d'établissement utilisateur.

Faculté de négocier. En l’absence de DS dans les entreprises de 11 à 49 salariés, l’employeur choisit librement de négocier, conclure, réviser ou dénoncer un accord d’entreprise avec un ou plusieurs salariés mandatés ou un ou plusieurs membres titulaires du CSE. Dans ce dernier cas, la validité de l’accord ainsi conclu est subordonnée à sa signature par des membres du CSE représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.

Spécificité des entreprises à établissements multiples. Si votre entreprise est composée de plusieurs établissements, dotées d’un CSE central, lorsqu’un accord d’entreprise a été conclu avec un ou plusieurs membres du CSE central, l’accord doit être validé à la majorité des voix du CSE. Cette majorité s’apprécie selon la représentativité de ses membres : un membre du CSE ne représente donc pas forcément une voix. Mais le poids de sa voix s’évalue selon la formule suivante :

valeur d'un membre du CSE = (nombre de suffrages exprimés dans son établissement) / (nombre de suffrages exprimés dans l'entreprise)

CSE : quel fonctionnement ?

Quels moyens pour le CSE ? Pour mener à bien ses missions, le CSE, ainsi que ses membres, disposent de moyens variés.

1er moyen du CSE : un local ! L’employeur doit mettre à la disposition de l’instance un local lui permettant notamment de se réunir. La Loi n’impose la fourniture d’aucun équipement, cependant, il peut sembler opportun de mettre à sa disposition un ordinateur, une imprimante et, plus généralement, du matériel de bureau.

2ème moyen du CSE : un droit d’affichage. Vous devez permettre aux membres du CSE d’afficher les renseignements qu’ils doivent, du fait de leur rôle, porter à la connaissance des salariés, sur les emplacements destinés aux communications syndicales et, également, aux portes d’entrée des lieux de travail (d’où l’intérêt de lui fournir du matériel de bureau).

3ème moyen du CSE : des réunions. Au moins 1 fois par mois, vous devez recevoir les membres du CSE (il vous appartient d’organiser cette réunion), mais vous pouvez aussi déléguer une personne de l'entreprise que vous aurez spécialement habilitée à cet effet. Bien entendu, en cas d'urgence, les élus peuvent être reçus sur leur demande (étant précisé, à toutes fins utiles, que cette notion d'urgence n'est pas définie par la Loi).

A l'occasion de ces réunions, les membres du CSE vous remettent (au moins 2 jours avant la date de réunion) une note écrite faisant état de leurs demandes, auxquelles vous devez répondre par écrit au plus tard dans les 6 jours ouvrables de la tenue de la réunion. Les réponses doivent être motivées. L'ensemble de ces demandes et réponses sont consignées dans un registre. Ce registre, ainsi que les documents annexés, sont tenus à la disposition des salariés de l'établissement désirant en prendre connaissance, pendant 1 jour ouvrable par quinzaine et en dehors de leur temps de travail. Il ne faut pas sous-estimer ces réunions qui sont aussi l’occasion de faire le point avec les représentants des salariés, tant sur les conditions de travail, l’ambiance de travail, que la bonne marche de l’entreprise, l’état de son marché, les perspectives, etc.

1er moyen des membres du CSE : du temps. Pour l'accomplissement de leurs missions, les membres du CSE bénéficient d'un crédit d'heures rémunérées. Il faut préciser que le temps passé en délégation est de plein droit considéré comme du temps de travail et doit être payé à l'échéance normale avec la paie habituelle. Le nombre d’heures de délégation dépend de l’effectif de l’entreprise :
 

Utilisation des heures de délégation. La fraction du temps non utilisé par un (des) élu(s) est cumulable dans la limite de 12 mois. Cependant, le membre du CSE ne peut pas utiliser, dans le mois, plus d’1,5 fois son crédit d’heure mensuel. Pour utiliser les heures ainsi cumulées, le représentant du personnel doit en informer l’employeur au plus tard 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation.

Contrôle possible ? Dans la mesure où l’entreprise rémunère les heures de délégation, il est admis (et légitime) que vous puissiez disposer d’informations, ne serait-ce que pour comptabiliser le nombre d’heures prises dans ce cadre. Les membres élus du CSE ne sont donc pas dispensés d’apporter, sur votre demande, des précisions sur les activités exercées pendant les heures de délégation. Notez tout de même que, par principe, il existe une présomption de bonne utilisation des heures de délégation par les élus.

Exemple. Le temps que le représentant consacre à son information personnelle ne constitue du temps de délégation que si cette information se rattache directement à une difficulté particulière à l’entreprise. Mais les absences du salarié résultant de sa participation à des réunions d’un syndicat, pour sa formation personnelle dans le but de mieux comprendre son rôle de représentant du personnel (précisément délégué du personnel, dans cette affaire), ou pour préparer avec lui les réunions mensuelles avec l'employeur ne se rattachent pas directement à une difficulté particulière de l'entreprise. Elles ne constituent donc pas des heures de délégation et n’ont pas à être rémunérées.

Attention ! Vous ne pouvez contester l’utilisation des heures de délégation qu’après les avoir rémunérées.

Répartition des heures entre élus. Chaque mois, les élus peuvent se répartir entre eux les heures de délégation. Ils doivent alors informer l’employeur de la répartition au titre de chaque mois au moins 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation.

Et encore du temps ! Si tout le temps passé à exercer son mandat doit être rémunéré comme du temps de travail effectif, il n’est pas pour autant systématiquement déduit du crédit d’heures. Ne sont pas déduits de ce crédit d’heures :

• le temps passé à la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure de retrait prévue en cas de danger grave et imminent ;
• le temps passé aux réunions du comité et de ses commissions, dans ce cas dans la limite de 30 heures annuelles pour les entreprises de 300 salariés à 1000 salariés ou de 60 heures annuelles pour les entreprises d'au moins 1000 salariés ;
• le temps passé aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave ;
• le temps passé en formation liée aux fonctions d’élu au CSE.

Attention aux abus ! Les abus commis par le salarié dans l'exercice de son mandat caractérisent un manquement à ses obligations professionnelles et peuvent faire l’objet de sanctions disciplinaires. C’est notamment le cas d’un salarié ayant indiqué à son supérieur devoir s'absenter précipitamment en raison de la fuite de son perroquet hors de sa cage… et, pour ce même après-midi, a déclaré à sa direction 5h30 de délégation !

2ème moyen des membres du CSE : un droit de circulation. Pour l'exercice de leurs fonctions, les membres du CSE peuvent, durant leurs heures de délégation, se déplacer en dehors de l'entreprise. Ils peuvent également circuler librement dans l'entreprise (même en dehors de leurs horaires de travail habituels) et y prendre tous contacts nécessaires à l'accomplissement de leur mission, notamment auprès d'un salarié à son poste de travail, sous réserve, toutefois, de ne pas apporter de gêne importante à l'accomplissement du travail des salariés.En cas d’abus, l’employeur peut prendre des mesures de restriction proportionnées.

Par exemple. Un hôtel a pu valablement interdire temporairement l’accès à ses locaux aux représentants du personnel qui, lors d’un mouvement de grève, ont usé de mégaphones et de sifflets dans les couloirs de l’établissement, interpelé des salariés non-grévistes, distribué des tracts aux clients et sont entrés de force dans une chambre occupée.

3ème moyen des membres du CSE : une formation. Les membres du CSE bénéficient d’une formation en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. Il vous revient, en tant qu’employeur, de financer cette formation ainsi que de rémunérer les élus qui y participent, cette formation étant effectuée sur le temps de travail. Cette formation, d’une durée minimale de 3 jours, est renouvelée lorsque les représentants ont exercé leur mandat pendant 4 ans, consécutifs ou non. Elle a pour but :

• initialement :

• ○ de développer l’aptitude du représentant du personnel à déceler et à mesurer les risques professionnels et leur capacité d'analyse des conditions de travail ;
• ○ de les initier aux méthodes et procédés à mettre en œuvre pour prévenir les risques professionnels et améliorer les conditions de travail ;

• puis :

• ○ d’actualiser les connaissances du représentant du personnel et de se perfectionner ;
• ○ de répondre à ses demandes particulières en s’adaptant, le cas échéant, aux changements technologiques et d’organisation de l’entreprise, de l’établissement ou de la branche

A noter. Les dépenses engagées au titre de la rémunération du temps de formation des représentants du personnel sont déductibles, dans la limite de 0,08 % du montant des salaires payés pendant l’année en cours, du montant de la participation des employeurs au financement de la formation professionnelle continue.

4ème moyen des membres du CSE : un droit d’alerte. Les membres du CSE disposent également d’un droit d’alerte :

• s’ils constatent une atteinte aux droits des personnes, à leur santé physique et mentale ou aux libertés individuelles dans l'entreprise qui ne serait pas justifiée par la nature de la tâche à accomplir, ni proportionnée au but recherché ;
• ou en situation de danger grave et imminent ainsi qu'en matière de santé publique et d'environnement.

5ème moyen des membres du CSE : une protection contre le licenciement. Le membre élu du CSE bénéficie de la protection des représentants du personnel, imposant à l’employeur de solliciter l’autorisation de l’inspecteur du travail avant de rompre le contrat de travail de l’élu.

A la fin de son mandat, vous devrez proposer à chaque membre du CSE un entretien professionnel. Notez que s’il dispose d’un crédit d’heures de délégation représentant au moins 30 % de la durée du travail, cet entretien doit permettre de procéder au recensement des compétences acquises au cours du mandat et de préciser les modalités de valorisation de l'expérience acquise. Ce seuil de durée de représentation n’a pas lieu de s’appliquer aux entreprises qui emploient au moins 2 000 salariés.

Certification. Un représentant du personnel peut obtenir une certification relative aux compétences acquises dans l’exercice de son mandat. Il faut savoir que les actions de formation certifiantes nécessaires à l'obtention de cette certification, notamment les actions de positionnement, d'accompagnement et d'évaluation des compétences, constituent un temps de travail effectif et donnent lieu pendant leur déroulement au maintien par l'entreprise de la rémunération.

Quand faut-il mettre en place un comité social et économique (CSE) ?

Une nouveauté ! La création d'un comité social et économique (CSE) devient impérative dans les entreprises d’au moins 11 salariés, depuis le 1er janvier 2018. Mais, des mesures transitoires sont prévues.

- Pour en savoir plus, vous pouvez consulter les 100 questions-réponses sur le CSE, publiées par le Ministère du travail.

Concrètement, dans les entreprises déjà pourvues d’instances représentatives du personnel, le CSE doit être mis en place au terme des mandats des élus, et au plus tard, le 31 décembre 2019 (fin de la période transitoire). Au 1er janvier 2020, tous les mandats des anciennes instances représentatives du personnel auront pris fin et le comité social et économique devra avoir été institué dans toutes les entreprises d’au moins 11 salariés.

Attention. Sur le plan strictement juridique, la seule absence de mise en place d’un CSE au 31 décembre 2019, alors que l’entreprise y est tenue, peut être caractérisée comme une entrave à la mise en place du CSE. Cela signifie que l’employeur qui n’aurait toujours pas organisé les élections du CSE s’expose à un constat d’infraction par l’inspecteur du travail, s’il est avéré qu’il a volontairement décidé de ne pas mettre en place le CSE ou de différer sa mise en place.

A noter.Une prorogation au-delà du 31 décembre 2019 est toutefois possible lorsqu’à cette date, la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) est saisie d’un litige portant, dans le cadre des élections, sur la décision unilatérale de l’employeur fixant le nombre et le périmètre des établissements distincts ou d’un désaccord sur la répartition des sièges entre les différentes catégories de personnel et la répartition du personnel dans les collèges électoraux. Dans ce cas, en effet, le processus électoral est suspendu jusqu’à la décision administrative et entraîne la prorogation automatique des mandats des élus en cours jusqu’à la proclamation des résultats du scrutin. Il en est de même en cas de contestation de la décision de la Dreets avant le 31 décembre 2019 devant le tribunal d’instance.

Tout dépend des effectifs… La mise en place d’un CSE dépend des effectifs : l’entreprise doit avoir atteint le seuil des 11 salariés « Equivalent Temps Plein » (ETP) pendant 12 mois consécutifs. Le calcul des effectifs est spécifique, et vous devez y apporter un soin particulier : le nombre de salariés est d’autant plus important qu’il en découlera le nombre de représentants du personnel qu’il faudra élire.

Quels salariés faut-il comptabiliser dans le calcul ? On inclut dans le calcul des effectifs l’ensemble des salariés liés à l’entreprise par un contrat de travail :

• les salariés à temps complet ;
• les salariés à temps partiels au prorata de leur temps de travail ;
• les salariés embauchés en CDI ou CDD (sauf les CDD conclus en raison du remplacement de salariés absents), les intermittents, les intérimaires, etc. ;
• les salariés dont le contrat de travail est suspendu (maladie, congés maternité, parentaux, sabbatiques, etc.).

Ne pas tenir compte… A contrario, il faut exclure du calcul les salariés mis à disposition de l’entreprise par des prestataires ou des sous-traitants, à l’exception de ceux qui travaillent dans l’entreprise utilisatrice depuis au moins 1 an de manière exclusive et permanente.Ces derniers sont pris en compte dans l’effectif à due proportion de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents, peu important le choix exercé par eux quant au droit de vote pour l'élection des représentants du personnel au sein du CSE.

En pratique… Pour procéder à un calcul réaliste des effectifs, vous devez comptabiliser chaque salarié en fonction de sa présence dans l’entreprise. On parle souvent d’une « double proratisation » :

• en fonction de la date d’entrée du salarié : si ce dernier est entré en cours d’année, il n’est pas comptabilisé de la même manière s’il est entré au mois de janvier ou au mois de septembre ; il faut donc proratiser sa présence en fonction du temps qu’il a passé dans l’entreprise depuis sa date d’entrée ;
• en fonction de son temps de travail : si le salarié est employé à temps partiel (50 % pour un mi-temps, donc 0,5 ETP par exemple), il ne sera pas comptabilisé de la même manière qu’un salarié à temps complet (qui compte pour 1 ETP).

Comment mettre en place un comité social et économique (CSE) ?

Vous avez l’initiative ! Dès lors que les seuils d’effectifs sont atteints (au moins 11 ETP), l’employeur doit être à l’initiative de la mise en place ou du renouvellement du CSE, tous les quatre ans, ou à l’échéance des mandats si une durée inférieure a été fixée. A cet effet, vous devez informer les salariés de l’entreprise de l’organisation des élections et de la date du 1er tour (le 90ème jour au plus tard après la date de diffusion de l’information), par tout moyen permettant de conférer date certaine à cette information.

Mais… La demande d'organiser les élections peut émaner d'un salarié ou d'une organisation syndicale. Dans ce cas, la négociation du protocole préélectoral doit être engagée dans le mois suivant la réception de la demande. S'il y a déjà eu une carence (constatée dans un PV de carence) après que l'employeur a engagé le processus électoral, la demande ne peut intervenir que dans un délai de 6 mois après l'établissement de ce PV de carence.

Neutralité de l’employeur. Il est possible que s’organise une propagande électorale (affichage, tenues de réunions, diffusion de tracts, etc.), pour autant que les moyens utilisés ne soient pas déloyaux. Quant à vous, en qualité d’employeur, il est fortement recommandé d’observer une stricte neutralité.

Et vos représentants aussi ! Pendant toute la période électorale, l’employeur, tout comme ses représentants, doivent observer une stricte neutralité. Le manquement à cette obligation constitue une cause d’annulation des élections, et ce, même si les résultats n’ont pas été influencés.

Exemple. Il a déjà été jugé, dans une affaire où un employeur avait diffusé une note de service qui contenait une critique des candidats, que l’élection devait être annulée. L’employeur ne les avait pas nommés distinctement, mais avait utilisé des propos permettant de clairement les identifier. Le juge a considéré que cette note de service caractérisait un manquement de l’employeur à son obligation de neutralité.

Neutralité et égal accès aux moyens de propagande. Dans une affaire où un syndicat s’était servi de la messagerie du comité d’entreprise pour adresser un mail de propagande aux salariés, sans que l’employeur réagisse, les élections avaient été annulées : en ne réagissant pas, il n'a pas permis un égal accès aux moyens de propagande entre les syndicats.

En revanche. Si tous les syndicats ont accès aux mêmes moyens de propagande mais sont libres de choisir le support, ils sont placés dans la même situation.

Quels « représentants de l’employeur » ? Les représentants qui doivent rester neutres sont ceux qui sont dotés d’un pouvoir de direction (notamment le pouvoir de prononcer une sanction disciplinaire). Mais également ceux qui sont titulaires d’une délégation écrite d’autorité.

Négociation d’un protocole d’accord préélectoral : quand ? Vous devez inviter les organisations syndicales à négocier un « protocole d’accord préélectoral », au moins 2 mois avant le 1er tour des élections lorsqu’il s’agit d’un renouvellement de l’instance. Dans ce cas, le 1er tour des élections doit se dérouler dans les 15 jours qui précèdent l’expiration des mandats en cours. L'invitation à négocier doit parvenir aux organisations syndicales au plus tard 15 jours avant la date de la 1ère réunion de négociation.

Comment ? Les organisations syndicales représentatives sont invitées par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par tout moyen permettant d’assurer un suivi de l’envoi effectué. Les autres organisations syndicales doivent être invitées à négocier le protocole d’accord par voie d’affichage.

Avec qui ? Concrètement, l’employeur doit inviter à la négociation :

• les organisations syndicales représentatives au niveau de l’établissement ;
• les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national ;
• les organisations syndicales qui satisfont aux valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement concernée par les élections ;
• les organisations syndicales qui ont établi une section syndicale dans l’entreprise.

Dans les entreprises d’au moins 11 salariés mais de moins de 20 salariés… L'employeur ne doit inviter les organisations syndicales à la négociation du protocole préélectoral qu’à la condition que l’un de ses salariés, au moins, se soit porté candidat aux élections, dans un délai de 30 jours à compter de l'information portant sur l’organisation des élections. Selon le Ministère du travail, dans ce cas, l’employeur n’a même pas à organiser les élections mais établit un PV de carence. Cependant, cette position n’a pas valeur de Loi et nous recommandons, quant à nous, l’organisation des élections.

Un protocole d’accord préélectoral. Le protocole préélectoral :

• prévoit les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales ;
• peut modifier le nombre de sièges ou le volume des heures individuelles de délégation dès lors que le volume global de ces heures, au sein de chaque collège, est au moins égal à celui prévu par la Loi pour l’effectif de l'entreprise ;
• prévoit la répartition du personnel et la répartition des sièges dans les collèges électoraux (ouvriers et employés, agents de maîtrise, ingénieurs et cadres) ;
• doit mentionner la proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral ;
• prévoit des mesures pour faciliter, le cas échéant, la représentation des salariés travaillant en équipes successives ou dans des conditions qui les isolent des autres salariés.

Principes généraux des élections. Si le protocole d’accord préélectoral (ainsi que l’organisation des élections) doit respecter les principes généraux des élections émanant du Code électoral, ce n’est pas pour autant qu’il doit respecter l’entièreté des dispositions du Code électoral !

Attention à la parité ! Depuis le 1er janvier 2017, les protocoles électoraux doivent préciser la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral. Pour chaque collège électoral, les listes comportant plusieurs candidats devront être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale (les listes seront composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes).

Non-respect de la parité. Le non-respect des règles de représentation équilibrée peut mener à l'annulation de l'élection d'un candidat. Cependant, cette annulation est sans incidence sur sa candidature aux élections professionnelles.

Présentation de la tête de liste. La règle de l’alternance n’impose généralement pas que le 1er candidat de la liste soit du sexe majoritaire. Une exception demeure : si l’application des règles de l’alternance conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou de l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Dans une telle hypothèse, ce candidat ne peut pas être placé en première position sur la liste.

Présenter un candidat unique ? Lorsque plusieurs sièges sont à pourvoir, les syndicats doivent présenter une liste qui respecte la proportion d’hommes et de femmes dans le collège électoral concerné et qui comporte au moins un candidat au titre du sexe sous-représenté. Si le syndicat peut présenter un nombre de candidats inférieur au nombre de sièges à pourvoir, il ne faut pas que l’application des règles de proportionnalité conduisent à éliminer toute représentation du sexe sous-représenté qui aurait pourtant été représenté dans une liste comportant autant de candidats que de sièges à pourvoir, au risque que la liste soit annulée (ainsi que l’élection du candidat qui y figurait).

Veillez au respect du protocole ! Si votre protocole d’accord préélectoral prévoit les modalités de remplacement d’un titulaire démissionnaire par son suppléant, vous ne pouvez pas organiser de nouvelles élections pour déterminer qui sera le remplaçant de ce titulaire. Agir ainsi reviendrait à modifier l’accord préélectoral. Or, il ne peut être modifié que dans les mêmes conditions de sa négociation initiale.

Prévoir le décompte des bulletins de vote. Notez que vous pouvez prévoir, dans le protocole d’accord préélectoral, que les bulletins seront nuls et non comptabilisés dans certains cas. Si vous optez pour une liste de cas, attention à sa rédaction car les juges ont déjà considéré qu’une telle liste avait un caractère exhaustif.

Vote électronique. Un accord collectif peut prévoir de recourir au vote électronique. Si aucun accord ne le prévoit, vous pouvez vous-même l’autoriser. Dans ce cas, vous devrez mettre en place un cahier des charges de ce vote permettant de garantir la sécurité et la confidentialité du vote, ainsi que la protection des données personnelles. Ce cahier des charges devra être laissé à la disposition des salariés (et mis, le cas échéant, sur l’intranet de l’entreprise). Le juge a toutefois estimé que si un accord d’entreprise autorise le vote électronique sans en préciser les modalités, celles-ci doivent être définies par le protocole d’accord préélectoral. Notez que, tant que ni vous, ni l’accord collectif ne l’interdit pas, le vote électronique n’empêche pas de recourir également au vote à bulletin secret sous enveloppe.

Exemple. Le juge a déjà confirmé que des précautions suffisantes ont été prises pour garantir la confidentialité des votes et des données transmises lorsque, pour délivrer de nouveaux codes d’accès par téléphone (générés en fonction du nom donné), le prestataire vérifie leur nom et prénom, date de naissance et numéro de matricule.

Pas de procuration permise ! Le droit de vote doit être exercé personnellement par l’électeur. Le vote par procuration ne trouve pas à s’appliquer en matière d’élections professionnelles. En matière de vote électronique, la communication de ses codes personnels à un autre salarié constitue un motif d’annulation des élections.

Collèges électoraux. A l’occasion des élections de la représentation du CSE, les organisations syndicales doivent présenter les listes de leurs candidats pour chaque catégorie de personnel :

• pour le collège des ouvriers et employés ;
• pour le collège des techniciens, agents de maîtrise et assimilés et des ingénieurs, chefs de service, s’ils ne forment pas un 3ème collège ;
• pour le collège des ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés sur le plan de la classification, cadres, lorsqu’ils sont au moins égal à 25 au moment de la constitution ou du renouvellement de l'instance.

Mais… Le nombre et la composition des collèges électoraux peuvent être modifiés par accord. En outre, lorsqu’il y a lieu d’élire un seul et unique membre titulaire et un seul membre suppléant à la délégation du CSE, il est mis en place un collège électoral unique regroupant l’ensemble de ces catégories de personnel. Si l’accord n’est pas obtenu, c’est le Directeur régional de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (directeur de la Dreets) qui se prononce sur la répartition du personnel dans les collèges électoraux et la répartition des sièges entre les différentes catégories de personnel.

Dans ce cas. Le directeur de la Dreets dispose d’un délai de 2 mois pour se prononcer. S’il n’a pas pris position à l’issue de ce délai de 2 mois, l’employeur et/ou les organisations syndicales intéressées peuvent saisir le tribunal d’instance dans les 15 jours pour qu’il se prononce sur ces répartitions.

Le déroulement des opérations électorales. Vous devez ensuite organiser les élections au regard du protocole préélectoral. Il s’agit d’un scrutin de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne :

• le 1er tour n’est accessible qu’aux salariés ayant une étiquette syndicale,
• le 2nd tour est, en plus, accessible aux candidats ne présentant pas d’étiquette syndicale : il a lieu au plus tard 15 jours après le 1er tour, uniquement si le nombre de votants au 1er tour est inférieur de plus de la moitié au nombre d’électeurs inscrits sur les listes électorales (on dit alors que le « quorum » n’est pas atteint au 1er tour).

Organisation matérielle. Dans le cadre d’un vote à bulletin secret sous enveloppe, vous devez assurer aux salariés la confidentialité de leur vote, et donc un dispositif leur permettant l’isolement. Toutefois, cela ne vous impose pas d’installer des isoloirs tels que ceux qui sont utilisés dans le cadre des élections politiques.

Combien de membres du CSE faut-il élire ? Vous pouvez définir, dans votre protocole d’accord préélectoral, le nombre de membres du CSE. A défaut, ce nombre dépendra de l'effectif de l'entreprise, apprécié à la date du 1^er tour du scrutin.

     =>  Pour le détail du nombre de titulaires selon l’effectif de l’entreprise, consultez notre annexe

     =>  Consulter notre tableau comparatif Avant / Après le 1er janvier 2018

Attribution des sièges. Chaque liste se voit attribuer autant de sièges que le nombre de voix recueilli par elle contient de fois le quotient électoral (égal au nombre total des suffrages valablement exprimés par les électeurs du collège, divisé par le nombre de sièges à pourvoir). Lorsqu'il n'a été pourvu à aucun siège ou qu'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur la base de la plus forte moyenne. A cet effet, le nombre de voix obtenu par chaque liste est divisé par le nombre augmenté d'une unité des sièges déjà attribués à la liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes obtenues. Le premier siège non pourvu est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne.

A noter. Le nombre de sièges attribués au quotient électoral lors de la 1ère répartition est nécessairement un nombre entier. Il sert ensuite de base au calcul des sièges restant attribués sur la base de la plus forte moyenne.

En cas de contestation… Retenez que tout syndicat qui a vocation à participer aux élections professionnelles a nécessairement un intérêt à en contester la régularité, qu’il soit représentatif ou non. Les contestations Les contestations relatives à l'électorat, à la composition des listes de candidats selon le sexe, à la régularité des opérations électorales et à la désignation des représentants syndicaux sont portées devant le tribunal d’instance dans un délai de :

• 3 jours après la publication de la liste électorale, si la contestation porte sur l'électorat ;
• 15 jours :
• ○ à compter de la décision du directeur de la Dreets sur la répartition des sièges entre les différentes catégories de personnel ou sur la répartition du personnel dans les collèges électoraux, si c’est sa décision qui est contestée ;
• après l’élection ou la désignation des représentants syndicaux, si la contestation porte sur la régularité de l'élection ou sur la désignation de représentants syndicaux.

A noter. La contestation qui porte sur la composition des listes électorales relève de la contestation relative à la régularité de l’élection et non de la contestation relative à l’électorat ou à l’éligibilité. Le salarié a donc 15 jours, après publication des résultats, pour agir en contestation d’une candidature.

Afficher les résultats. Une fois le CSE élu, il faut afficher la liste nominative des membres du comité social et économique dans les locaux affectés au travail. Cette liste doit préciser l'emplacement de travail habituel des membres du comité, ainsi que, le cas échéant, leur participation à une ou plusieurs commissions du comité.

Etablir un procès-verbal. Une fois les élections professionnelles passées, et les résultats obtenus, il faut envoyer le procès-verbal au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP), et aux syndicats, même s’il s’agit d’un procès-verbal de carence. Cet envoi doit être réalisé dans les 15 jours suivant le second tour des élections, soit par voie postale (à l’adresse suivante :  CTEP TSA 92315 62971 ARRAS CEDEX 9), soit par voie dématérialisée.

A quel moment? Le procès-verbal doit être rédigé en salle de vote, immédiatement après la fin du dépouillement, en présence des électeurs, en 2 exemplaires signés de tous les membres du bureau. Puis, dès l'établissement du procès-verbal, le président du bureau de vote proclame, en public, le résultat, qu’il affiche en toutes lettres dans la salle de vote. Le non-respect de cette formalité justifie, à lui seul, l'annulation des élections.

Mention obligatoire des heures du scrutin ? Le président du bureau de vote doit constater publiquement les heures d’ouverture et de clôture du scrutin, ces dernières devant être mentionnées sur le procès-verbal des élections. Cependant, il a été récemment jugé qu’une entreprise avait la possibilité de faire établir un procès-verbal de constat de ces heures d’ouverture et de fermeture par un huissier, en lieu et place de la mention de ces heures sur le procès-verbal des élections.

Par voie dématérialisée ? Les modalités de transmission électronique du procès-verbal des élections professionnelles viennent d’être précisées, étant entendu que la procédure diffère selon que le vote des élections a été réalisé par scrutin sous enveloppe ou par vote électronique :

• dans le 1er cas (scrutin sous enveloppe), il faut saisir les résultats sur le service de télétransmission des résultats des élections professionnelles (https://www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr), puis soit faire valider les résultats par chacun des membres du bureau de vote (au moyen d’un code personnel), soit télécharger le procès-verbal sur cette plateforme que les membres du bureau devront signer avant sa télétransmission ;
• dans le 2nd cas (vote électronique), les résultats sont télétransmis sur la plateforme, l’employeur recevant un accusé réception électronique l’invitant à téléverser un scanner du procès-verbal des élections.

Non-cumul des mandats. Un salarié ne peut pas siéger simultanément dans le même CSE en qualité à la fois de membre élu (titulaire ou suppléant) et de représentant syndical : il ne peut, au sein d'une même instance et dans le même temps, exercer les fonctions délibératives du membre élu et les fonctions consultatives liées à son mandat de représentant syndical. A défaut d’option par le salarié, son mandat de représentant syndical au sein du CSE devient caduc. Notez, à ce sujet, qu’aucun accord collectif ne peut déroger à cette règle de non-cumul des mandats.

Annulation des élections. L'annulation ou le constat de la nullité des élections professionnelles n'a pas de caractère rétroactif : la décision s’applique donc dès le jour de son prononcé.

L’UES : sa définition et ses enjeux

Une définition. La définition de l’unité économique et sociale (UES) est à la fois complexe et imprécise : elle n’a jamais été établie par la Loi. La notion a été développée par les juges : elle caractérise l’existence de liens juridiques, sociaux et (parfois) financiers entre des entreprises, pourtant distinctes.

Un intérêt ? La reconnaissance de l’UES a pour objectif de définir le périmètre de mise en place d’institutions représentatives du personnel sur le périmètre de l’UES. Sa reconnaissance s’effectue sur la base de différents critères, suite à une négociation ou à une décision de justice.

L’UES : ses critères

Une « unité économique ». L’unité économique est caractérisée cumulativement par la concentration des pouvoirs de direction à l’intérieur du périmètre de l’UES, ainsi que par l’identité et/ou la complémentarité des activités de chaque entité qui compose l’UES.

Une concentration des pouvoirs ? Toutes les entités de l’UES doivent être soumises à un pouvoir de direction unique. Ainsi, pour obtenir la reconnaissance d’une UES, il convient d’apporter la preuve que les mêmes personnes se trouvent aux postes de direction, que ce soient des postes de direction de droit ou de fait.

Une identité et/ou une complémentarité des activités. Les entreprises comprises dans l’UES doivent exercer la même activité ou des activités complémentaires. Mais ce critère seul ne permet pas de reconnaître l’existence de l’UES. Il doit nécessairement s’ajouter à la concentration des pouvoirs de direction.

Une appréciation extensive de ce critère. Une UES a déjà été reconnue alors que l’activité d’une entreprise n’était complémentaire que d’un seul secteur de production d’une autre entreprise parce que les salariés des 2 entreprises constituaient une communauté de travailleurs (bien qu’ils ne soient pas soumis à la même convention collective) en ce qu’il existait une gestion commune des ressources humaine par une même entité et un pilotage commun des chantiers. Cela caractérisait, ici, la concentration des pouvoirs de direction.

Une « unité sociale ». L’unité sociale signifie qu’il existe une communauté de travail sur le périmètre de l’UES, ainsi qu’une permutabilité de tout ou partie du personnel entre les différentes entités qui la composent.

Une « communauté de travail ». La communauté de travail trouve elle-même son fondement sur l’existence de conditions de travail et d’un statut social similaire entre les salariés des entités de l’UES. Les juges se basent sur plusieurs éléments pour déterminer l’existence d’une communauté de travail : application des mêmes conventions et accords collectifs, du même règlement intérieur, de la même politique salariale et de formation, des contrats de prévoyance et d’avantages sociaux identiques, existence de services de gestion sociale communs à l’ensemble des entités, etc. Il faut alors que plusieurs de ces éléments soient réunis.

Une permutabilité des salariés. Le fait qu’il y ait une communauté de travailleurs n’implique pas nécessairement une permutabilité des salariés, notamment lorsque l’on se trouve dans une situation dans laquelle les activités des entités considérées sont complémentaires (et non identiques). A l’inverse, la permutabilité des salariés suffit à elle seule à établir qu’il y a une communauté de travailleurs, même lorsque les conventions collectives appliquées ne sont pas les mêmes.

L’UES : sa reconnaissance et ses effets

Comment faire reconnaître une UES ? La reconnaissance de l’UES est possible soit par décision de justice, soit par le biais d’une négociation collective menée avec les organisations syndicales représentatives sur le périmètre de l’UES.

La reconnaissance par la négociation collective. Toutes les organisations syndicales représentatives se trouvant sur le périmètre de l’UES doivent être invitées à négocier la reconnaissance d’une UES. L’accord collectif convenu définit le périmètre de l’UES, c’est-à-dire qu’il indique précisément quelles sont les différentes sociétés qui la composent.

La reconnaissance par décision de justice. Lorsqu’aucun accord collectif n’est convenu, la reconnaissance de l’UES peut être demandée devant le tribunal d’instance par :

• le chef des entreprises ou entités concernées,
• les syndicats représentatifs de l’une ou de plusieurs entités,
• le comité social et économique (CSE) de l’une d’entre elles.

En revanche… Une personne qui n’appartient pas à la collectivité de travail dont il s’agit d’assurer la représentation ne peut pas introduire une telle requête.

Effet de la reconnaissance sur les contrats de travail. Lorsque l’UES est reconnue, il n’y a pas de changement d’employeur pour les salariés des différentes entités qui se trouvent dans le cadre de l’UES. Les salariés restent donc employés par les sociétés dans lesquelles ils travaillaient avant la reconnaissance de l’UES.

Effet de la reconnaissance sur la représentation du personnel. Lorsqu’une UES regroupe au moins 11 salariés, elle devra mettre en place un CSE commun aux différentes entités qui la composent.

Attention. L’accord UES doit être distingué de l’accord interentreprise ! Tout syndicat représentatif dans l’une des entités intégrées à l’UES doit pouvoir participer aux négociations et aux discussions des accords collectifs qui ont vocation à s’y appliquer sans que ne puisse lui être opposé son score électoral dans une autre entité. 

Compte professionnel de prévention : une utilisation sous conditions

Acquérir des « points ». Depuis le 1er septembre 2023, chaque année, le salarié acquiert 4 points par facteur de risques auquel il est exposé. Chaque période d’exposition de 3 mois à un ou plusieurs facteurs de risques professionnels donne lieu à l’attribution d’un nombre de points égal au nombre de facteurs de risques professionnels auxquels le salarié est exposé.

Les utiliser… Votre salarié peut utiliser les points inscrits à son compte pour les actions suivantes :

• Financer une formation : 1 point = 500 €

Votre salarié peut financer une formation permettant d’accéder à un poste moins pénible dans le cadre d’un abondement du compte personnel de formation. Un point débité sur son compte correspond à 500 € de formation (au lieu de 375 € avant le 1er septembre 2023). Précisons que les 20 premiers points du compte pénibilité sont réservés à la formation. C'est la Caisse des dépôts et consignations qui avance les frais de formation liés à la mobilisation du C2P.

• Temps partiel pendant 4 mois = 10 points

Votre salarié peut également utiliser ces points inscrits sur son compte dans le cadre d’une demande de passage à temps partiel sans perte de salaire : dans la limite de 20 % a minima et 80 % au maximum. Depuis le 1er septembre 2023, 10 points ouvrent droit à un complément de rémunération dont le montant correspond à la compensation pendant 4 mois (au lieu de 3 mois auparavant) d’une réduction de temps de travail égale à un mi-temps. 

Là encore, l’entreprise maintient le salaire et obtient par la suite un remboursement par la caisse de retraite (pensez à transmettre au moins 1 mois avant la mise en œuvre du temps partiel l’avenant du contrat de travail et une copie des 4 derniers bulletins de salaire du salarié).

Notez qu’avant son 60e anniversaire, le salarié ne pourra pas utiliser plus de 80 points inscrits sur son C2P pour un passage à temps partiel. 

• Un trimestre de départ anticipé à la retraite = 10 points

Votre salarié peut demander à bénéficier d’un départ anticipé à la retraite : 10 points ouvriront droit à un trimestre de majoration de durée d’assurance vieillesse, le salarié étant limité à 8 trimestres, soit 2 ans maximum d’anticipation (notez que seuls les salariés d’au moins 55 ans peuvent bénéficier de cette option).

• Financer un projet de reconversion professionnelle

Depuis le 1er septembre 2023, le salarié peut utiliser les points de son C2P afin de financer des actions de formation, des bilans de compétences ou des validations des acquis de l’expérience (VAE) dans le cadre d’un projet de reconversion professionnelle. 

Le cas échéant, le C2P peut être utilisé pour financer sa rémunération pendant un congé de reconversion professionnelle lorsqu'il suit cette action de formation en tout ou partie durant son temps de travail, en vue d'accéder à un emploi non exposé aux facteurs de risques professionnels. 

Dans ce cadre, les 20 premiers points du C2P peuvent être utilisés pour le projet de reconversion professionnelle. 
 

À noter. C’est au salarié de demander l’utilisation des points affectés à son compte personnel.

Pour les salariés âgés. Pour vos salariés nés avant le 1er janvier 1960, la réserve de points pour la formation ne sera pas applicable. Pour vos salariés nés entre le 1er janvier 1960 et le 31 décembre 1962 inclus, seuls les 10 premiers points seront réservés pour la formation.

Départ à la retraite pour incapacité permanente ? Lorsqu’un salarié justifie d'un certain taux d'incapacité, occasionnée par une maladie professionnelle ou un accident de travail, il peut partir en retraite anticipée. De même, si cette incapacité résulte d’une maladie professionnelle ou d'un accident du travail consécutif à l’exposition à un ou plusieurs facteurs de risques, la retraite anticipée pour incapacité permanente d'origine professionnelle serait possible.

Départ retraite anticipée pour carrières longues. Le C2P est complémentaire à ce dispositif de retraite anticipée pour carrières longues, étant précisé que si le salarié bénéficie d’avantages liés à plusieurs dispositifs, il ne pourra pas, pour autant, partir à la retraite plus de 2 ans avant l’âge légal.

Compte professionnel de prévention : la question du financement

Depuis le 1er janvier 2018… Les cotisations de base et additionnelles ont été supprimées pour les employeurs.

Pour les entreprises d’au moins 50 salariés. Depuis le 1er janvier 2019, les entreprises d’au moins 50 salariés, ainsi que celles qui appartiennent à un groupe (à l’exception des entreprises ou groupes qui réunissent au moins 300 salariés et qui sont déjà couvert par un accord de branche) doivent négocier en faveur de la prévention des effets de l’exposition aux facteurs de risques si au moins 25 % de leurs salariés sont exposés à l’un des facteurs de risque ou si leur taux de sinistralité au titre des accidents du travail ou maladies professionnelles est au moins de 0,25 %.

Précisions. Cet accord sera conclu pour une durée maximale de 3 ans. Si aucun accord n’est possible, l’employeur devra établir un procès-verbal de désaccord et élaborer lui-même un plan d’action, relatif à la prévention des effets de l’exposition aux facteurs de risques professionnels, après avis du comité social et économique (CSE). L’accord ou le plan d’action doit être déposé à la DREETS. Le manquement à ces obligations sera passible d’une pénalité (recouvrée par l’Urssaf) qui ne peut pas excéder 1% des rémunérations versées pendant la période où l’entreprise devrait être couverte par un accord ou un plan d’action.

Contenu de l’accord. L’accord devra reposer sur un diagnostic préalable des expositions aux facteurs de risques professionnels. Il devra :

• prévoir les mesures de prévention qui découlent de ce diagnostic ;
• prévoir les modalités de suivi de leur mise en œuvre effective ;
• contenir des objectifs chiffrés dont la réalisation est mesurée au moyen d’indicateurs (communiqués au moins annuellement au comité social et économique) ;
• traiter d’au moins 2 des thèmes parmi les suivants :
  • la réduction des expositions à plusieurs facteurs de risques professionnels (polyexpositions),
  • l'adaptation et l'aménagement du poste de travail,
  • la réduction des expositions aux facteurs de risques professionnels ;
• traiter d’au moins 2 des thèmes parmi les suivants (et préciser les mesures de nature à permettre aux salariés concernés de bénéficier des points inscrits au compte professionnel de prévention) :
  • l'amélioration des conditions de travail, notamment au plan organisationnel,
  • le développement des compétences et des qualifications,
  • l'aménagement des fins de carrière,
  • le maintien en activité des salariés exposés aux facteurs de risques professionnels.

Compte professionnel de prévention : un fonctionnement complexe

Le principe du compte professionnel de prévention. Comme évoqué en introduction, il s’agit de comptabiliser, consigner et déclarer les facteurs de risques auxquels ont été exposés vos salariés. 

Un compte individuel par point. Concrètement, le compte professionnel de prévention est un compte personnel attaché au salarié soumis à l’un des facteurs de risques éligibles dans le cadre de son activité professionnelle, pour autant que son exposition excède certains seuils.

Le rôle de l’administration. Le compte de prévention est établi sur la base des informations transmises, tous les ans, par l’entreprise qui a l’obligation de comptabiliser l’exposition des salariés aux facteurs de pénibilité dans le cadre de la déclaration sociale nominative (DSN). Il se présente sous forme de points qui permettront aux salariés concernés de suivre une formation dans le but d’occuper un emploi moins pénible, de travailler à temps partiel, de partir à la retraite de manière anticipée, ou de financer un projet de reconversion professionnelle.

Compte professionnel de prévention : évaluez les facteurs de pénibilité

Quels sont les salariés concernés ? Tous les salariés sont potentiellement concernés par ce dispositif ; mais, en pratique, les salariés titulaires d’un compte de prévention seront ceux pour lesquels vous aurez déclaré une exposition aux risques professionnels (sont visés les salariés titulaires d’un contrat de plus d’1 mois).

Concrètement. Il s’agit des collaborateurs (salariés de l’entreprise, apprentis, titulaires de contrats de professionnalisation, travailleurs intérimaires) exposés au-delà d’un certain seuil, après application des mesures de protection collectives et individuelles, à un ou plusieurs facteurs de risques professionnels et liés à des contraintes physiques marquées, à un environnement physique agressif ou à certains rythmes de travail susceptibles de laisser des traces durables identifiables et irréversibles sur la santé.

Pour les travailleurs intérimaires. Vous devez fournir les informations nécessaires à l’entreprise de travail temporaire (ETT) pour que cette dernière puisse établir cette déclaration. Le contrat de mise à disposition devra, à cet égard, indiquer les facteurs de risques professionnels auxquels le salarié temporaire est exposé, au vu des conditions habituelles de travail appréciées en moyenne sur l’année dans l’entreprise au titre du poste occupé.

Quels sont les facteurs de risques retenus ? Vous devez déclarer de façon dématérialisée aux caisses compétentes les facteurs de risques professionnels liés :

• à un environnement physique agressif :
  • activités exercées en milieu hyperbare ;
  • températures extrêmes ;
  • bruit.
• à certains rythmes de travail :
  • travail de nuit ;
  • travail en équipe successives alternantes ;
  • travail répétitif caractérisé par la réalisation de travaux impliquant l’exécution de mouvements répétés, sollicitant tout ou partie du membre supérieur, à une fréquence élevée ou sous cadence contrainte.

Qui évalue l’exposition aux facteurs de risques ? Il vous revient, en qualité d’employeur, d’évaluer chaque année l’exposition de vos salariés aux risques professionnels : cette évaluation devra être effectuée au regard des conditions habituelles de travail de vos salariés, appréciées en moyenne sur l’année. Cette évaluation doit notamment être inscrite sur le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).

Important. Cette évaluation est effectuée en fonction des informations déjà recueillies sur les données collectives jointes au DUERP. Vous êtes, en effet, tenu de consigner, en annexe du document unique, les données collectives utiles à l’évaluation des expositions, notamment à partir de l’identification de situations types d’exposition, ainsi que la proportion de vos salariés exposés aux facteurs de pénibilité au-delà des seuils prévus. En outre, l’exposition des salariés sera appréciée après application des mesures de protection collective et individuelle.

En l’absence d’accord et de référentiel. C’est à vous d’évaluer l’exposition de vos salariés à la pénibilité, au-delà des seuils fixés. A ce titre, vous devez prendre en compte les conditions habituelles de travail (au regard du poste occupé), en relevant une moyenne au cours de l’année.

En cas d’expositions multiples. Vous devez prendre en compte l’ensemble des expositions subies par votre salarié sur l’ensemble de ces postes afin de déterminer son exposition moyenne annuelle.

Référentiel professionnel de branche homologué. En l’absence d’accord collectif de branche étendu, vous pouvez utiliser ce référentiel s’il est homologué dans votre branche et s’il caractérise les postes, métiers ou situations de travail exposés à la pénibilité. Cela reste un choix, vous pouvez également décider d’utiliser votre propre dispositif d’évaluation des risques et d’identification des salariés exposés, en intégrant la prise en compte des mesures de protection individuelle et collective.

À noter. Si des situations types d’exposition ont été identifiées dans un accord de branche étendu (identification de postes, métiers ou situations de travail), vous devrez vous y référer pour l’évaluation.

Comment devez-vous déclarer les expositions ?Une fois par an, vous devrez transposer les résultats de l’évaluation sur votre déclaration sociale nominative (DSN), via votre logiciel de paie. Notez que vous pouvez rectifier votre déclaration jusqu’au 5 ou 15 avril de l’année suivant celle au titre de laquelle elle est effectuée, le cas échéant.

Rectification en faveur du salarié. Vous pouvez corriger la déclaration erronée, lorsque la rectification est faite en faveur du salarié, dans un délai de 3 ans à compter de la date d’exigibilité de la cotisation. Dans les autres cas, vous pouvez la rectifier jusqu’au 5 ou 15 avril de l’année qui suit celle de l’exposition, en fonction de vos dates de versement des cotisations sociales.

À noter. Pour les salariés dont le contrat s’achève en cours d’année, la déclaration doit être faite au plus tard au moment de la paie liée à la fin du contrat.