Tacite reconduction : entre professionnels

Quand intervient la tacite reconduction ? Lorsqu’un contrat arrive à échéance, il peut être prolongé par tacite reconduction. Un nouveau contrat se crée, contenant les mêmes obligations que le contrat initial. Le contrat peut être tacitement renouvelé de 2 façons. Lesquelles ?

2 types de reconduction. Le contrat peut être reconduit par une clause de tacite reconduction inscrite dans le contrat. Mais il est également possible que le contrat soit reconduit tacitement lorsque vous poursuivez vos relations avec votre client.

Conseil. La tacite reconduction par poursuite des relations est en générale constatée en justice, à l’occasion d’un litige. Il est donc conseillé de prévoir une clause de reconduction tacite afin d’obtenir une meilleure sécurité juridique. N’hésitez pas à solliciter votre conseil (avocat, juriste spécialisé, notaire, expert-comptable, etc.) sur ce point afin de sécuriser vos contrats.

Conséquences. Lorsqu’un contrat est reconduit tacitement, il devient indéterminé, c’est-à-dire qu’il n’y a pas de date de fin (comme pour un Contrat à Durée Indéterminée (CDI) pour un salarié). Les 2 parties peuvent alors résilier le contrat unilatéralement. Il est toutefois possible de prévoir dans le contrat initial que la reconduction tacite soit prévue pour une durée déterminée.

Comment résilier ? Entre professionnel, lorsque votre client souhaite résilier un contrat, ce dernier doit respecter les clauses encadrant la résiliation. Il doit notamment respecter le délai de préavis prévu dans le contrat. Prévoyez que la résiliation se fasse par lettre recommandée avec AR.

Tacite reconduction : avec un client particulier

Un professionnel. S’agissant de la reconduction tacite des contrats entre un professionnel et un client particulier, il existe des règles particulières. Mais elles ne concernent que les professionnels prestataires de services.

Un client particulier. Un client particulier est un « consommateur », c’est-à-dire une personne physique qui agit à des fins qui n'entrent pas dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale.

Mais aussi. Il faut rappeler que lorsqu’une société agit en tant que représentante dûment mandatée d’un non-professionnel, la société bénéficie des dispositions protectrices du consommateur. C’est notamment le cas des syndics professionnels lorsqu’ils représentent un syndicat de copropriétaires (sauf s’il agit pour son propre compte, auquel cas il ne bénéficie pas des règles protectrices de la consommation).

Reproduction. Un contrat reconductible tacitement signé avec un client particulier doit obligatoirement reproduire la clause encadrant la reconduction tacite (pour les contrats conclus depuis le 19 mars 2014). À défaut de reproduction de la mention, le client peut rompre le contrat à tout moment.

       =>  Consultez le modèle de mention à reproduire dans les contrats conclus avec tacite reconduction

Avant la reconduction. Vous devez informer votre client, par écrit (lettre nominative ou mail), de la possibilité qui lui est offerte de ne pas reconduire tacitement le contrat. L’information doit être délivrée dans des termes clairs et compréhensibles.

Quand ? Vous devez prévenir le client au plus tôt 3 mois et au plus tard 1 mois avant le terme du délai l’autorisant à rejeter la tacite reconduction.

À défaut. Si le client n’a pas été prévenu dans les temps ou que la lettre (ou le mail) ne respecte pas le formalisme prévu, il peut mettre fin gratuitement au contrat, à tout moment, à compter de la date de reconduction. À compter de la résiliation, vous avez 30 jours pour lui verser les avances éventuellement perçues.

Rédiger un devis : pourquoi et comment ?

Quel est le but du devis ? Un devis est un document présenté à votre client avant toute exécution d’une prestation. Dans ce document se trouvent (entre autres) un descriptif de votre prestation ainsi que l’estimation de son coût. Cela permet au client d’avoir une idée précise de votre prestation et, en cas d’acceptation de sa part, de matérialiser effectivement son accord à la réalisation des prestations prévues.

Le devis vous engage, mais... Sachez que le devis n’a pas la même force juridique pour vous et pour votre client. Ainsi :

• vous êtes engagé définitivement sur le prix et les modalités d’exécution de votre prestation (c’est pourquoi il peut être opportun de limiter la durée de validité de vos devis) ;
• votre client lui n’est engagé qu’à partir du moment où il exprime la volonté de vous confier l’exécution des travaux (auparavant il reste libre et peut même confier la prestation à un concurrent).

Devoir de conseil. Dès l’établissement du devis, vous êtes redevable d’un devoir de conseil à l’égard de votre client.

Un devis gratuit ou payant ? Lorsque vous établissez un devis, ce dernier est par principe gratuit. Toutefois, il est parfois possible que le devis soit payant. Dans ce cas vous devez l’indiquer préalablement à la signature du devis au client.

Exemples. Il est possible de rendre payant le devis pour des prestations de dépannage, de réparation et d’entretien dans le secteur du bâtiment et de l’équipement de la maison. A l’inverse, si votre activité consiste à vendre des produits d’optique, le devis est obligatoirement gratuit.

Mentions obligatoires. Un devis doit nécessairement contenir les mentions générales suivantes :

• la date de rédaction et la durée de validité de l'offre ;
• votre nom ou la raison sociale de votre société ainsi que votre adresse (celle de la société, le cas échéant) ;
• si vous êtes commerçant, votre numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés ;
• si vous êtes artisan, votre numéro d’immatriculation au Répertoire des Métiers ;
• le nom et l'adresse du client ;
• le lieu ou les lieux de l'intervention ou la zone d'intervention indiqués par le client ;
• la description de chaque prestation proposée ;
• le ou les modes d'intervention proposés ;
• en l'absence d'exécution immédiate du contrat, la date ou le délai auquel vous vous engagez à livrer le bien ou à exécuter le service ;
• le montant ou les modalités de détermination du montant de votre prestation ;
• la responsabilité de votre entreprise et les modalités de sa mise en jeu.

Attention. En l’absence d’indication d’une date de début des travaux ou d’exécution du ou des services, vous devez les démarrer dans un délai raisonnable. Un délai de 3 mois a par exemple été jugé raisonnable par le juge, délai à l’issue duquel un client a été déclaré en droit de réclamer le remboursement de son acompte, faute pour l’artisan d’avoir exécuté, ou à tout le moins démarré, les travaux dans ce délai.

Précision du délai indiqué. Le délai d’exécution indiqué par le professionnel doit être suffisamment précis pour que l’acheteur sache exactement quand la prestation qu’il a payée sera terminée. Par exemple, le bon de commande qui indique un “délai de 120 jours” pour l’installation de panneaux photovoltaïques n’est pas suffisamment précis, puisque l’acheteur ne sait pas s’il a trait à la pose du matériel ou à l’exécution de prestations administratives par le professionnel.

Mentions spécifiques. Il existe des mentions spécifiques sur les devis selon l’activité que vous exercez.

     =>  Consultez les mentions obligatoires pour les devis des artisans du bâtiment

     =>  Consultez les mentions obligatoires pour les devis des prestataires de dépannage à domicile

     =>  Consultez les mentions obligatoires pour les devis des prestataires de déménagement

     =>  Consultez les mentions obligatoires pour les devis des prestataires de services à la personne

     =>  Consultez les mentions obligatoires pour les devis des produits d’optique médicale (à fournir jusqu’au 31 décembre 2019)

     =>  Consultez les mentions obligatoires pour les devis des produits d’optique médicale et des appareils auditifs (à fournir à compter du 1er janvier 2020)

À noter. Établissez votre devis en double exemplaire : conservez-en un (pendant au minimum 1 an) et donnez l’autre à votre client. Le devis doit être daté et signé par votre client.

Coûts supplémentaires. Lorsque les coûts deviennent plus importants que ce qui était prévu dans le devis, rédigez un avenant. Pour une plus grande sécurité juridique, il est conseillé de prendre un avis auprès d’un spécialiste du droit des contrats (notaires, avocats, etc.).

Coûts incomplets. Il peut arriver que le coût de tous les travaux ne soit pas indiqué dans le devis. Dans une telle situation, pour déterminer le coût total des travaux, il est arrivé qu’un juge écarte le devis au profit des ordres de service, signés par le client, et qui eux, mentionnaient tous les travaux. Bien sûr, une telle situation est à éviter dans la mesure du possible et si des coûts ne peuvent pas être déterminés à l’avance, assurez-vous que votre client en est correctement informé pour limiter les risques de litige.

Un contenu clair. Le contenu du devis doit être précis non ambigu, celle-ci jouant en faveur de votre client. Par exemple, c’est ce qui est arrivé à une société qui a établi un devis qui ne permettait pas de déterminer si le bois des fenêtres devant être livrées faisait référence au matériau ou à la couleur.

Sanctions. Si vous ne respectez pas la réglementation des devis, vous pouvez être condamné à payer une amende de 1 500 €. En outre, en cas de paiements supplémentaires sans le consentement du client, une amende de 3 000 € (15 000 € pour une société) peut être prononcée contre vous.

En cas de litige. Lorsqu’un client refuse de payer, l’existence d’un devis est utile pour matérialiser son accord, à condition qu’il l’ait signé. Néanmoins, en l’absence d’un devis signé, il est toujours possible de prouver que le client a effectivement donné son accord, même si c’est plus difficile.

Exemple 1. C’est ce qu’a réussi à faire un artisan qui a construit un pilier de portail sur la base d’un devis non signé par une cliente : dans cette affaire, le juge a considéré que la cliente, qui refusait de payer l’artisan, était de mauvaise foi. Elle avait manifestement consenti à la réalisation des travaux de construction de ce pilier, notamment parce que :

• elle n’a manifesté aucune opposition pendant les 3 jours qu’ont duré les travaux ;
• elle a utilisé le pilier litigieux, puisqu’elle elle y a fait fixer un portail.

Exemple 2. Dans une autre affaire, un autre artisan a également réussi à obtenir le paiement de travaux supplémentaires réalisés sans devis signés par son client (les travaux initiaux ont été réalisés, quant à eux, sur la base de devis signés). 2 éléments de preuves ont confirmé, selon le juge, que le client avait accepté de manière expresse et non équivoque les travaux :

• le client a reconnu la nécessité et la réalité des travaux supplémentaires ;
• le client a réceptionné les travaux sans émettre de réserves.

Exemple 3. Un mail mentionnant l’accord d’un devis, lui-même reçu, peut suffire à matérialiser l’accord du client pour la réalisation des travaux et leur prix. Pour le juge, cela peut suffire à l'existence d'un contrat passé entre l’entreprise et son client.

Exemple 4. Il a été jugé qu’un artisan qui n’avait pas fait signer de devis à ses clients ne pouvait exiger le paiement du solde de sa facture, à défaut de pouvoir prouver l’accord de ses clients sur le prix de sa prestation. Peu importe que les clients aient initialement réglé une partie de la facture.

Devis : quand est-il obligatoire ?

Un devis facultatif… Le devis est souvent facultatif mais il n’en reste pas moins que rédiger un devis est gage de professionnalisme et de sécurité pour le client : n’hésitez donc pas à en fournir un ! De plus, vous devez toujours lui fournir certaines informations (montant du prix, modalités de résiliation du contrat, durée du contrat, etc.) avant de signer un contrat.

… mais obligatoires dans certains cas. Il se peut que, pour protéger le client, la Loi vous impose d’établir un devis. Cette obligation s’impose entre autres aux prestataires de services à la personne, aux professions médicales, etc.

Prestataires de services. Lorsque vous êtes un prestataire de services à la personne, vous devez obligatoirement fournir un devis (gratuit) lorsque 2 situations se présentent, à savoir :

• votre prestation ou l’ensemble de votre prestation est d’un montant au moins égal à 100 € TTC ;
• le montant de votre prestation est inférieur à 100 € TTC et votre client vous demande de lui fournir un devis.

À noter. Vous devez obligatoirement afficher de façon visible et lisible dans votre établissement et sur vos offres de services proposées à distance la phrase suivante : « le vendeur remet gratuitement un devis personnalisé au consommateur à qui il propose une prestation ou un ensemble de prestations dont le prix total est supérieur ou égal à 100 € TTC ou au consommateur qui lui en fait la demande ».

Professionnels de la santé. À l’occasion d’une consultation, vous devez obligatoirement remettre au préalable un devis à votre patient, dès lors que le total de vos honoraires occasionne un dépassement d’honoraires au moins égal à 70 €.

Produits d’optique médicale. Si vous vendez des verres correcteurs, des montures pour verres correcteurs, etc., vous êtes tenu de fournir un devis à votre client quel que soit le montant de votre prestation. 

Artisans. Un devis doit obligatoirement être fourni pour les prestations :

• de dépannage, de réparation et d'entretien ;
• de remplacement ou d'adjonction de pièces, d'éléments ou d'appareils consécutives aux prestations évoquées ci-dessus ;
• couvertes par des paiements forfaitaires effectués lors de la conclusion ou du renouvellement de contrats (incluant à titre accessoire la mise en service ou le raccordement du bien, de contrats d'entretien, de contrats de garantie ou de services après-vente).

     =>  Consultez la liste des prestations de dépannage, de réparation et d’entretien concernées par l’obligation évoquée ci-dessus

Déménagement. Si vous exploitez une entreprise de déménagement, peu importe le montant de votre prestation, vous devez obligatoirement fournir un devis à votre client.

Pompes funèbres. Une société de pompes funèbres doit remettre un devis comportant des mentions obligatoires (identité du défunt, date de mise en bière, etc.). L’absence de ces mentions n’est toutefois pas sanctionnée par la nullité du devis car la Loi ne le prévoit pas.

Droit de rétractation : de quoi s’agit-il ?

Le principe. Le droit de rétractation permet à votre client, comme son nom l’indique, de se rétracter et d’obtenir le remboursement des sommes déboursées lors de la commande du bien ou du service sans avoir à se justifier, et ce dans un délai de 14 jours.

Concrètement… Le droit de rétractation a vocation à s’appliquer à chaque fois qu’un client est sollicité pour acheter un bien ou service dans un lieu qui n’est pas destiné à sa commercialisation. Plusieurs types d’opérations sont ici visés, à savoir la vente à distance proprement dit, la vente hors établissement et le démarchage téléphonique ou à domicile, qui obéissent à des définitions précises, et pour lesquelles votre client consommateur bénéficie d’un droit de rétractation.

Vente à distance. La vente à distance s’entend de la vente par correspondance, de la vente sur Internet ou encore d’une vente conclue à la suite d’un démarchage téléphonique. Il s’agit, en pratique, de conclure une vente sans la présence physique simultanée du vendeur professionnel et du client particulier.

Vente hors établissement. Schématiquement, une vente hors établissement correspond à la vente réalisée en dehors des locaux du professionnel ou à la vente conclue à la suite d’un démarchage de votre part. Plus précisément, la vente hors établissement recouvre les 3 hypothèses suivantes :

• conclusion d’un contrat dans un lieu qui n'est pas celui où vous exercez votre activité en permanence ou de manière habituelle, en la présence physique simultanée des parties, y compris à la suite d'une sollicitation ou d'une offre faite par le consommateur ;
• conclusion d’un contrat dans le lieu où vous exercez votre activité en permanence ou de manière habituelle ou au moyen d'une technique de communication à distance, immédiatement après que le consommateur a été sollicité personnellement et individuellement dans un lieu différent de celui où vous exercez en permanence ou de manière habituelle votre activité et où les parties étaient, physiquement et simultanément, présentes ;
• conclusion d’un contrat pendant une excursion que vous avez organisée ayant pour but ou pour effet de promouvoir et de vendre des biens ou des services au consommateur.

Une obligation, sauf dans certains cas… Sachez que le droit de rétractation ne peut être exercé pour les contrats :

• de fourniture de services pleinement exécutés avant la fin du délai de rétractation et dont l'exécution a commencé après accord préalable exprès du consommateur et renoncement exprès à son droit de rétractation ;
• de fourniture de biens confectionnés selon les spécifications du consommateur ou nettement personnalisés ; à ce sujet, il a été jugé qu’un particulier qui a acheté une cuisine sur mesure par le biais d’un contrat conclu hors établissement ne bénéficie d’aucun délai de rétractation, et ce, même si, au jour où il change d’avis, le professionnel n’a pas encore entamé la fabrication de la cuisine ;
• de fourniture de biens susceptibles de se détériorer ou de se périmer rapidement ;
• de fourniture de biens qui ont été descellés par le consommateur après la livraison et qui ne peuvent être renvoyés pour des raisons d'hygiène ou de protection de la santé ;
• de fourniture de biens qui, après avoir été livrés et de par leur nature, sont mélangés de manière indissociable avec d'autres articles ;
• de fourniture de boissons alcoolisées dont la livraison est différée au-delà de 30 jours et dont la valeur convenue à la conclusion du contrat dépend de fluctuations sur le marché échappant à votre contrôle ;
• de travaux d'entretien ou de réparation à réaliser en urgence au domicile du consommateur et expressément sollicités par lui, dans la limite des pièces de rechange et travaux strictement nécessaires pour répondre à l'urgence ;
• de fourniture d'enregistrements audio ou vidéo ou de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur après la livraison ;
• de fourniture d'un journal, d'un périodique ou d'un magazine, sauf pour les contrats d'abonnement à ces publications ;
• conclus lors d'une enchère publique ;
• de prestations de services d'hébergement, autres que d'hébergement résidentiel, de services de transport de biens, de locations de voitures, de restauration ou d'activités de loisirs qui doivent être fournis à une date ou à une période déterminée ;
• de fourniture de biens ou de services dont le prix dépend de fluctuations sur le marché financier échappant à votre contrôle et susceptibles de se produire pendant le délai de rétractation ;
• de fourniture d'un contenu numérique non fourni sur un support matériel dont l'exécution a commencé après accord préalable exprès du consommateur et renoncement exprès à son droit de rétractation.

Exemple 1. Sachez qu’un matelas n’entre pas dans la catégorie de « fourniture de biens qui ont été descellés par le consommateur après la livraison et qui ne peuvent être renvoyés pour des raisons d'hygiène ou de protection de la santé » car il peut de nouveau être commercialisé après avoir été nettoyé ou désinfecté.

Exemple 2. En cas de bien personnalisé, l’acquéreur ne peut pas exercer son droit de rétractation. Notez qu’il a été jugé que l’acquéreur d’une voiture qui a commandé des options (couleur de la voiture et présence d’une alerte de distance de sécurité) peut se rétracter, les options demandées n’étant pas suffisantes pour estimer que le bien est personnalisé.

Évènement sportif ou culturel. Lorsqu’un particulier achète un billet à l’organisateur d’un évènement culturel ou sportif, il ne peut pas se rétracter. Il en est de même lorsqu’il passe par un intermédiaire pour acheter son billet.

Droit de rétractation : pour qui ?

Les « consommateurs ». Bénéficient d’un droit de rétractation les consommateurs : sont qualifiés comme tels les personnes qui n’agissent pas dans le cadre d’une activité commerciale, artisanale, industrielle ou libérale. Concrètement, il s’agit donc des particuliers qui vous sollicitent pour l’achat d’un bien ou d’un service dans le but de satisfaire un besoin privé. Mais certaines entreprises vont pouvoir aussi bénéficier d’un droit de rétractation : lesquelles ?

Les entreprises ? Une entreprise pourra bénéficier d’un droit de rétractation si elle conclut un contrat « hors établissement » dans le cadre de l’achat d’un bien ou d’une prestation qui n’entre pas dans le champ de son activité principale, et pour autant qu’il s’agisse d’une petite entreprise qui n'emploie pas plus de 5 salariés.

Exemple 1. Une sophrologue a été démarchée par téléphone par un agent commercial qui lui a vendu un contrat d’insertion publicitaire dans l’annuaire local. Mais après avoir signé le bon de commande, la sophrologue se rétracte par lettre recommandée avec AR. Ce qu’elle ne peut pas faire selon l’agent commercial puisqu’elle est un « professionnel ». Et le juge lui donne raison : le contrat d’insertion publicitaire entrant dans le cadre de son activité principale, la sophrologue ne bénéficiait pas du droit de rétractation.

Exemple 2. Un juge a considéré que le contrat de création d’un site web dédié à l’activité professionnelle d’un architecte n’entrait pas dans le champ de son activité principale. Cet architecte, travaillant seul, a donc pu valablement se rétracter.

Exemple 3. Un juge a considéré qu’un contrat d’insertion publicitaire signé par une dirigeante d’une société de vente de bois de chauffage à son domicile à la suite d'un démarchage n’avait pas de lien avec l’activité de la société en question. Le professionnel aurait donc dû l’informer de sa faculté de rétractation.

Droit de rétractation : comment ?

Une information obligatoire. Dans le cadre des ventes à distance, vous avez l’obligation d’informer votre client (particulier ou entreprise dans certains cas) qu’il peut bénéficier d’un droit de rétractation, et ce, disent les textes, « de manière lisible et compréhensible ». Vous devez également l’informer à propos des frais de renvoi qu’il peut être amené à supporter. Il s’agit là d’une obligation pour vous, dont le non-respect est sanctionné par une amende fixée, au maximum, à 15 000 € pour une entreprise individuelle et 75 000 € pour une société.

     =>   Consultez l’avis d’information type relatif au droit de rétractation

Un délai. Vous devez informer votre client qu’il dispose d’un délai de 14 jours pour se rétracter : ce délai court à compter du jour de la réception du bien en cas de vente ou du jour de la conclusion du contrat pour une prestation de services. Le client doit attendre la réception du bien, notamment lorsqu’il l’a acheté via Internet, pour exercer son droit de rétractation. Pour les contrats conclus hors établissement, le consommateur peut exercer son droit de rétractation à compter de la conclusion du contrat.

Une obligation. Dans le cas des contrats conclus en dehors de votre établissement, pour assurer une parfaite information et permettre le calcul de ce délai de rétractation, vous devez remettre au client un contrat daté et signé.

Attention. Vous devez mettre à sa disposition un formulaire type de rétractation.

À noter. Le juge européen a récemment estimé que le numéro de téléphone du professionnel devait figurer dans les informations standardisées transmises aux consommateurs ayant conclus un contrat à distance dès lors que celui-ci était « disponible » : dans cette affaire, le numéro de téléphone figurait sur le site Internet de l’entreprise dans la rubrique « Contact », ce qui pouvait laisser penser au consommateur raisonnement attentif et avisé (consommateur « moyen ») qu’il était utilisé pour établir le contact avec le professionnel. Dès lors, ce numéro devait être considéré comme « disponible », et communiqué aux consommateurs dans le cadre des informations standardisées relatives à leur droit de rétractation : peu importait ici que la ligne téléphonique en question ne soit pas utilisée par l’entreprise pour le suivi des contrats à distance.

     =>   Consultez le formulaire type de rétractation

Si votre client use de son droit… Il doit vous en informer dans le délai qui lui est imparti, soit en utilisant le formulaire mis à sa disposition, soit par un écrit, dénué d’ambiguïté, exprimant sa volonté de se rétracter. Il doit alors vous restituer le bien dans les 14 jours. Se pose alors la question du remboursement et des frais de renvoi du bien.

Vous devez le rembourser. Vous êtes tenu de rembourser à votre client la totalité des sommes versées, y compris les frais de livraison, au plus tard dans les 14 jours qui suivent la date à laquelle il vous a informé de sa décision de se rétracter. S’il doit vous réexpédier le bien, vous pouvez différer le remboursement jusqu’à la récupération du bien ou jusqu’à ce que le client vous ait fourni une preuve de réexpédition.

À noter. En cas de démarchage ou de vente à distance, aucun paiement ne doit en principe être effectué avant un délai de 7 jours (ni remise de chèque, ni autorisation de prélèvement).

Attention aux retards. En cas de retard de remboursement, vous supporterez une majoration, calculée sur le prix du produit :

• du taux d'intérêt légal si le remboursement intervient au plus tard 10 jours après l'expiration des délais précités,
• de 5 % si le retard est compris entre 10 et 20 jours,
• de 10 % si le retard est compris entre 20 et 30 jours,
• de 20 % si le retard est compris entre 30 et 60 jours,
• de 50 % entre 60 et 90 jours,
• et de cinq points supplémentaires par nouveau mois de retard jusqu'à 100 %, puis du taux d'intérêt légal.

La question des frais de renvois. Votre client doit supporter les frais de renvois du bien, mais uniquement les coûts directs de renvoi, sauf si vous décidez de les prendre en charge ou si vous ne l’avez pas informé que ces coûts étaient à sa charge d’où l’importance de délivrer à votre client une information exhaustive sur ce point.

À noter. Pour les contrats hors établissement (cf. supra), lorsque le bien est livré au domicile du client au moment de la conclusion du contrat, vous devez récupérer le bien à vos frais s’il ne peut pas être renvoyé par la Poste en raison de sa nature.

À noter (bis). Notez que la responsabilité de votre client ne pourra être engagée qu’en cas de déprécation du bien résultant de manipulation autres que celles nécessaires à la vérification de son bon fonctionnement.

Droit de rétractation : focus sur les prestations de services

Ça peut arriver… Imaginons que votre client souhaite que vous commenciez à exécuter votre prestation avant l’expiration du délai de 14 jours. Vous devez lors lui demander de vous confirmer son souhait par écrit.

Au cas où… Imaginons maintenant que ce client use de son droit de rétractation : dans ce cas, il doit vous payer des honoraires ou le prix correspondant au service fourni jusqu’à la communication de sa décision de se rétracter (proportionné au prix total de la prestation convenu dans le contrat).

Sanction du défaut d’information et rétractation du consommateur. Un consommateur est exonéré de toute obligation de paiement s’il se rétracte d’un contrat de prestation de service conclu hors établissement qui a déjà été exécuté et pour lequel aucune information sur le droit de rétractation n’a été transmise par le professionnel. Aucune indemnité, même compensatoire, ne peut lui être demandé.

Droit de rétractation : focus sur les foires et salons

Pas de rétractation possible… Si vous vendez des produits ou des services dans des foires ou des salons professionnels, vos clients ne bénéficient pas d’un droit de rétractation. Ces lieux sont, en effet, assimilés à des magasins, ou du moins considérés comme « des lieux destinés à la commercialisation du bien ou du service proposé ».

Mais une information obligatoire… Vous avez toutefois l’obligation d’informer les clients de l’absence de ce droit de rétractation, avant la conclusion de tout contrat. Si vous ne diffusez pas cette information, vous risquez une amende de 3 000 € (pour un commerçant) ou de 15 000 € (pour une société).

Comment ? Cette information doit être visible du consommateur et être précisée sur l’offre de contrat :

• vous devez afficher, de manière visible pour les visiteurs, prospects, clients, sur un panneau au format A3 minimum la phrase suivante : « Le consommateur ne bénéficie pas d'un droit de rétractation pour tout achat effectué dans [cette foire] ou [ce salon], ou [sur ce stand] », en choisissant la formulation la mieux adapté (taille de caractère ne pouvant être inférieur à celle du corps 90) ;
• sur les offres de contrat, vous devez faire mention, dans un encadré apparent, situé en en-tête du contrat (dans une taille de de caractère ne pouvant être inférieur à celle du corps 12), la phrase suivante : « Le consommateur ne bénéficie pas d'un droit de rétractation pour un achat effectué dans une foire ou dans un salon ».

À noter. Même si la Loi ne vous l’impose pas, vous avez la possibilité d’insérer dans le contrat de vente une faculté de rétractation à votre client.

À ce sujet. Il a été jugé qu’un particulier qui, malgré sa rétractation, accepte sans réserve les travaux réalisés par le professionnel avec lequel il a signé un devis au cours d’une foire est considéré comme ayant renoncé à aux effets de sa rétractation. Dès lors, il ne peut pas réclamer le remboursement de l’acompte qu’il a versé au professionnel.

Attention. Une décision récente de la Cour de justice de l’Union européenne (CJUE) a reconnu l’existence d’un droit de rétractation pour un consommateur ayant signé un contrat sur le stand d'un professionnel, après avoir été personnellement sollicité par celui-ci dans l'allée centrale d'une foire. Le juge européen a précisé que dans son cas, il avait signé le contrat dans des conditions similaires à celles entourant la signature d'un contrat à son domicile, du fait de la sollicitation personnelle par le professionnel, dans un lieu considéré comme étranger à son activité. Par conséquent, le contrat devait lui permettre de se rétracter. Le droit européen primant sur le droit français, celui-ci va certainement bientôt être modifié.

Pour la petite histoire. Un commerçant a signé un bon de commande de bouteilles lors d’une foire. Le lendemain, dans une brasserie, un 2^d bon de commande a été signé, modifiant la vente initiale et le client a payé le commerçant, déduction d’un acompte versé la veille. Par la suite, le client a voulu se rétracter. À tort, pour le juge puisque la vente a été conclue lors de la foire car le 2^d bon de commande n’était qu’une simple modification de la commande initiale. Ce que le commerçant a prouvé en rapportant les éléments suivants :

• le 2^d bon de commande mentionnait avoir été signé lors de la foire ;
• le choix des vins était le même ;
• l’acompte versé le jour de la foire a été déduit du prix de vente.

Conditions générales de vente : une obligation entre professionnels  

Un paradoxe. La rédaction des conditions générales de vente (CGV) n’est pas obligatoire. Toutefois, elles doivent être communiquées à tout acheteur professionnel qui en fait la demande… Par voie de conséquence, bien que non obligatoire, la rédaction des CGV est fortement conseillée, d’autant que le défaut de communication est sanctionné : votre responsabilité pourra être engagée et vous pourrez être recherché en réparation du préjudice causé.

Une obligation entre professionnels... Voici ce qu’imposent les textes : « toute personne exerçant des activités de production, de distribution ou de services qui établit des conditions générales de vente est tenue de les communiquer à tout acheteur qui en fait la demande pour une activité professionnelle. Cette communication s'effectue par tout moyen constituant un support durable ».

... mais aussi envers les particuliers ? De nombreuses entreprises ont rédigé des CGV qu’elles opposent à l’égard de leur client particulier même si leur rédaction n’est pas obligatoire. Pour que ces CGV soient opposables au client particulier, il est nécessaire que vous les ayez portées à sa connaissance et qu’il les ait acceptés. Son acceptation devra être matérialisée, pour des raisons de sécurité juridique, par un écrit. En pratique, il est donc nécessaire de faire apparaître vos CGV sur vos bons de commande ou sur vos devis. Notez qu’en cas de contradictions entre vos conditions générales et des éventuelles conditions particulières, ces dernières l’emporteront sur les conditions générales.

À noter. Dans le cadre de cette fiche, seules les obligations de mise en place et de communication des conditions générales de vente établies entre clients professionnels seront abordées.

Une communication obligatoire. S’il le souhaite, votre client professionnel doit donc obtenir, auprès de vous, communication de vos CGV sur simple demande : faites donc en sorte que vos CGV soient établies sur un document écrit prêt à être communiqué, notamment par voie informatique. Cette communication peut se faire par tous moyens, l’essentiel étant que vous soyez en mesure de prouver que vos CGV ont effectivement été communiquées à votre client : vous ne pourrez faire valoir vos CGV que si l’acheteur en a eu connaissance et les a effectivement acceptées.

Attention. Un professionnel a inséré dans une confirmation de commande une clause selon laquelle le client reconnait avoir reçu les conditions générales de vente. À la suite d’un litige soumis à son avis, le juge a toutefois considéré que cette information ne permettait pas de considérer que le client en avait eu connaissance.

Pratiques utilisées. Il vaut donc mieux éviter les clauses de style, qui seraient dénuées de valeur, et vous assurer que vos clients ont effectivement pris connaissance de vos CGV. Vous pourriez, par exemple, les reproduire et faire signer l’exemplaire vous revenant en faisant préciser que votre client déclare avoir pris connaissance des CGV et les accepter sans réserve. Une autre pratique consiste également à les reproduire sur les confirmations de commande, les bons de livraison, les devis et les factures, en vous assurant que vos clients déclarent expressément avoir pris connaissance des CGV et les accepter sans réserve.

Bon à savoir. Une société a mentionné ses CGV au verso de ses factures. Mais elle ne s’était pas assuré que son partenaire commercial déclare expressément avoir pris connaissance desdites CGV et les ait acceptées sans réserve. Malgré cela, le juge a considéré que le partenaire commercial avait tacitement accepté les CGV, par ailleurs correctement rédigées, car leur relation d’affaires avait duré 8 ans et avait donné lieu à l’établissement de 120 factures.

Et sur le net ? En cas d’achats professionnels sur Internet, il faut savoir que les CGV s’imposent à vous si vous les avez acceptées d’un simple clic (c’est ce qu’a décidé la Cour de Justice de l’Union Européenne qui considère que l’important reste que l’entreprise puisse avoir eu la possibilité de consulter les CGV et de les imprimer ou de les sauvegarder avant de passer sa commande).

Une différenciation possible selon les catégories de clients. Vous avez la possibilité de mettre en place des CGV différenciées selon différentes catégories d’acheteurs de produits ou de demandeurs de services. Il est ainsi possible d’imaginer des CGV spécifiques aux clients grossistes, des CGV spécifiques aux commerces de proximité, des CGV spécifiques en cas de recours à la vente à distance, etc. Si vous recourez à des CGV catégorielles, l’obligation de communication portera sur les CGV applicables aux acheteurs de produits ou aux demandeurs de prestation de services d'une même catégorie.

Conditions générales de vente : un contenu minimal obligatoire

Un contenu obligatoire, sous peine d’amende. Lorsque vous formalisez vos CGV, vous êtes tenu d’y insérer des clauses obligatoires : si vous n’indiquez ou ne respectez pas les mentions que doivent légalement comporter les conditions générales de vente, vous encourez une amende administrative de 15 000 € (pour une personne physique) ou de 75 000 € (pour une société). Autant s’accorder un peu de temps pour vérifier si vos CGV comportent le minimum requis…

Des mentions obligatoires. Vos CGV doivent, a minima, apporter des précisions sur les conditions de vente (délais et coût de livraison, modalités de retour des marchandises, etc.), les conditions de garantie (prévoir notamment la mention selon laquelle le vendeur est tenu des défauts de conformité ou des défauts cachés), le barème des prix unitaires, les réductions de prix et les conditions de règlement.

Bon à savoir. S’il est prévu une procédure d'acceptation ou de vérification permettant de certifier la conformité des marchandises ou des services au contrat, la durée de cette procédure doit être fixée conformément aux bonnes pratiques et usages commerciaux. En tout état de cause, cette durée ne doit pas excéder 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou de réalisation de la prestation des services (à moins qu'il n'en soit expressément stipulé autrement par contrat et pourvu que cela ne constitue pas une clause ou pratique abusive).

Pensez à d’autres clauses… Cette liste n’est évidemment pas limitative. Il est même conseillé de ne pas se limiter à ces seules informations. Il ne faut pas oublier que la finalité des CGV est de clarifier les relations avec vos clients et donc, in fine, de limiter autant que possible les éventuelles contestations, sources de litiges. Vous pourriez, par exemple, prévoir d’insérer :

• une clause prévoyant la validation préalable des commandes qui prévoira que la commande ne sera réputée acceptée que lorsque l’entreprise en aura accusé réception ;
• une clause de réserve de propriété qui stipulera que vous conservez la propriété du bien vendu jusqu’au paiement complet du prix par le client ;
• si vous exercez votre activité dans un cadre international, il peut être utile d’insérer une clause précisant que la Loi applicable à vos opérations est la Loi française ;
• une clause attributive de juridiction, de manière à spécifier que tout litige sera porté devant le tribunal compétent du ressort du siège de votre entreprise, ceci afin d’éviter de voir les litiges portés devant les tribunaux compétents du ressort du siège de vos clients (elle doit être spécifiée de façon très apparente : à défaut, elle peut être considérée comme nulle).

Dans tous les cas, personnalisez vos CGV ! Une entreprise ne ressemble à nulle autre : il est impératif que vos CGV correspondent à vos propres spécificités. Pour paraphraser le Code de commerce, les CGV « constituent le socle unique de la négociation commerciale ». Parce qu’elles vont prévoir, définir, régler, anticiper les conditions commerciales et financières dans lesquelles vos clients pourront traiter avec vous, elles doivent être adaptées à votre activité et vos modalités de fonctionnement. Cela passera peut-être par une étude de vos pratiques commerciales et le recours à des spécialistes de la rédaction des CGV, mais ce peut être là un investissement qu’il ne faut pas négliger.

Pour la petite histoire. Mais attention tout de même au libellé de vos CGV et aux conditions que vous y insérez. Une société commercialisant des voitures a fait mentionner dans ses CGV que les ventes seraient définitives après que les clients aient réceptionné un avis de confirmation envoyé par lettre recommandée avec AR, après réception d’un acompte. Parce que la société n’a pas respecté ce formalisme qu’elle s’est elle-même imposée, un client a pu faire annuler la vente d’une voiture, alors qu’il avait déjà versé un acompte, parce que la société avait envoyé son avis de confirmation par un simple mail.

Conditions générales de vente : pour les prestataires de services

Des obligations d’informations complémentaires. Il est prévu que tout prestataire de services doit avant l’exécution de la prestation de services, mettre son client en mesure de connaître les caractéristiques essentielles du service (ne sont pas concernées les services de nature financière et les opérations pratiquées par les compagnies d’assurance, les mutuelles et les instituts de prévoyance).

De quelle nature ? Les informations qui doivent être mises à la disposition de votre client de manière claire et non ambiguë sont les suivantes :

• nom, statut, forme juridique, adresse et toutes coordonnées permettant de vous identifier et de vous contacter ;
• le cas échéant, numéro d’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés ou au Répertoire des Métiers et de l’Artisanat ;
• si l’exercice de votre activité est soumis à autorisation, les coordonnées de l’autorité ayant délivrée cette autorisation ;
• si vous êtes assujetti à la TVA, numéro individuel d’identification délivré par les services de l’administration fiscale ;
• si vous êtes membre d’une profession réglementée, votre titre professionnel et l’’État membre de l’Union européenne dans lequel il a été octroyé, ainsi que le nom de l’ordre ou de l’organisme professionnel auprès duquel vous êtes inscrit ;
• vos conditions générales ;
• le cas échéant, les clauses contractuelles relatives à la législation applicable et la juridiction compétente ;
• le cas échéant, l'existence d'une garantie après-vente non imposée par la Loi ;
• l'éventuelle garantie financière ou assurance de responsabilité professionnelle que vous avez souscrite, ainsi que les coordonnées de l'assureur ou du garant et la couverture géographique du contrat ou de l'engagement.

Et, sur demande… Vous devez également communiquer au consommateur qui en fait la demande les informations complémentaires suivantes :

• en ce qui concerne les professions réglementées, une référence aux règles professionnelles applicables dans l'’État membre de l'Union européenne sur le territoire duquel vous êtes établi et aux moyens d'y avoir accès ;
• des informations sur vos activités pluridisciplinaires et vos partenariats qui sont directement liés au service concerné et sur les mesures prises pour éviter les conflits d'intérêts ;
• les éventuels codes de conduite auxquels vous êtes soumis, l'adresse électronique à laquelle ces codes peuvent être consultés ainsi que les versions linguistiques disponibles ;
• les informations sur les conditions de recours à des moyens extrajudiciaires de règlement des litiges, lorsque ces moyens sont prévus par un code de conduite, un organisme professionnel ou toute autre instance.

Transmission des données de transaction : pour qui ? Comment ?

Pour qui ? Cette obligation concerne les assujettis qui sont établis, ont leur domicile ou leur résidence habituelle en France.

Concrètement, elle oblige ceux-ci à transmettre à l’administration, sous format électronique, les informations relatives à certaines opérations (lorsqu’elles ne sont pas exonérées de TVA conformément à certaines dispositions spécifiques).

Pour quelles transactions ? L’obligation de transmission de données complémentaires de transaction concerne les transactions dites « non domestiques », ainsi que celles réalisées entre une personne assujettie à la TVA (généralement une entreprise) et une personne non assujettie à la TVA (comme un particulier).

Une transaction « non domestique » ? Une opération est dite « domestique » lorsqu’elle est réalisée (ou présumée réalisée) sur le sol français. A l’inverse, les opérations « non domestiques » sont celles qui ne sont pas réalisées (ou présumées réalisées) sur le sol français.

Cas particuliers. Sauf exception, les assujettis qui ne sont pas établis en France (ou leur représentant le cas échéant) transmettent à l’administration, par voie électronique, des informations relatives aux livraisons de biens et aux prestations de services situées en France pour lesquelles ils sont redevables de la TVA, quelle que soit la qualité du preneur ou du destinataire (assujetti ou non à TVA).

Une transmission électronique. Que l’assujetti soit ou non établi en France, les informations doivent être transmises par voie électronique :

• soit par l’intermédiaire du portail public de facturation qui les communique ensuite à l’administration ;
• soit par l’intermédiaire d’une autre plateforme de dématérialisation qui les transmet au portail public de facturation, qui les communique ensuite à l’administration.

Quelles données ? L’assujetti devra transmettre certaines données conformes aux normes sémantiques publiées sur le site de l’administration fiscale, par exemple :

• son numéro d'identification ;
• la période au titre de laquelle la transmission est effectuée ou, pour les opérations donnant lieu à une facture électronique, la date de la facture ;
• la mention “ option pour le paiement de la taxe d'après les débits ” lorsqu'il y a lieu ;
• la catégorie de transaction :
  • livraisons de biens soumises à la taxe sur la valeur ajoutée ;
  • prestations de services soumises à la taxe sur la valeur ajoutée ;
  • livraisons de biens et prestations de services réalisées par des assujettis établis en France et qui ne sont pas situées en France ;
• etc.

Quelle périodicité ? L’assujetti doit communiquer ces données de transaction au moins :

• 3 fois par mois s’il est soumis au régime réel normal mensuel d’imposition ;
• 1 fois par mois s’il est soumis au régime réel normal trimestriel d’imposition ;
• 1 fois par mois s’il est soumis aux régimes simplifiés d’imposition ;
• 1 fois tous les 2 mois pour les bénéficiaires de la franchise en base de TVA ou du régime de remboursement forfaitaire réservé aux exploitants agricoles.

A quel moment ? Elles doivent parvenir au portail public de facturation :

• pour les assujettis soumis au régime réel normal mensuel :
  • le 20 du mois, pour les opérations réalisées entre le 1er et le 10 du mois ;
  • le 30 du mois, pour les opérations réalisées entre le 11 et le 20 du mois ;
  • le 10 du mois suivant, pour les opérations réalisées après le 21 du mois ;
• pour les assujettis soumis au régime réel normal trimestriel, dans un délai de 10 jours suivant le dernier jour du mois faisant l’objet de la transmission ;
• pour les assujettis soumis aux régimes simplifiés d’imposition, entre le 25 et le 30 du mois suivant le mois faisant l’objet de la transmission ;
• pour les bénéficiaires de la franchise en base de TVA ou du régime de remboursement forfaitaire réservé aux exploitants agricoles, entre le 25 et le 30 du mois suivant les 2 mois faisant l’objet de la transmission.

Des exceptions. Ces dispositions ne s’appliquent pas :

• aux opérations qui sont classées au titre du secret de la défense nationale ;
• aux opérations concernées par une clause de confidentialité prévue pour un motif de sécurité nationale par un contrat conclu dans le cadre d’un marché de défense ou de sécurité.

Transmission des données de paiement : pour qui ? Comment ?

Pour qui ? Les données relatives au paiement des prestations de services entrant dans le champ d’application de la facturation électronique ou de l’obligation de transmission d’informations, à l’exception de celles pour lesquelles la TVA est due par le preneur, doivent être communiquées à l’administration, sous forme électronique, selon des normes de transmission qui seront définies ultérieurement par arrêté.

Par qui ? C’est à l’assujetti sur lequel pèse l’obligation de facturation électronique ou de transmission d’informations de transmettre les données relatives au paiement.

Comment ? Cette transmission de données pourra se faire :

• soit par l’intermédiaire du portail public de facturation qui les communique ensuite à l’administration ;
• soit par l’intermédiaire d’une autre plateforme de dématérialisation qui les transmet au portail public de facturation, qui les communique ensuite à l’administration.

Les données à transmettre, conformes aux normes sémantiques publiées sur le site de l’administration fiscale, sont les suivantes :

• le numéro d'identification ;
• la période au titre de laquelle la transmission est effectuée ou, pour les opérations donnant lieu à une facture électronique, la date de la facture ;
• la date d'encaissement effectif ;
• le montant encaissé, par taux d'imposition de la taxe sur la valeur ajoutée ;
• pour les opérations donnant lieu à facture, le numéro de facture.

Quelle périodicité ? L’assujetti doit communiquer ces données de paiement au moins :

• 1 fois par mois, s’il est soumis au régime réel normal ou aux régimes simplifiés d’imposition ;
• 1 fois tous les 2 mois, pour les bénéficiaires de la franchise en base de TVA ou du régime de remboursement forfaitaire réservé aux exploitants agricoles.

Quand ? Elles doivent parvenir au portail public de facturation :

• dans un délai de 10 jours suivant la fin du mois faisant l’objet de la transmission pour les assujettis soumis au régime réel normal mensuel ou trimestriel ;
• entre le 25 et le 30 du mois suivant le mois faisant l’objet de la transmission pour les assujettis soumis aux régimes réels simplifiés d’imposition ;
• entre le 25 et le 30 du mois suivant les 2 mois faisant l’objet de la transmission pour les assujettis soumis à la franchise en base de TVA ou au régime de remboursement forfaitaire réservé aux exploitants agricoles.

Des exceptions. Ces dispositions s’appliquent aux factures émises dans le cadre de l’exécution de contrats de la commande publique à l’exception des marchés de défense et de sécurité. De même, elles ne s’appliquent pas :

• aux opérations qui sont classées au titre du secret de la défense nationale ;
• aux opérations concernées par une clause de confidentialité prévue pour un motif de sécurité nationale par un contrat conclu dans le cadre d’un marché de défense ou de sécurité.

Transmission de données : le point sur les sanctions

Une amende pour l’assujetti. L’assujetti qui ne respecte pas son obligation de transmission d’informations et / ou de données de paiement s’expose au paiement d’une amende de 250 € par transmission. Le total des amendes appliquées au titre d’une même année civile au titre de chacune des obligations (information et données de paiement) est plafonné à 15 000 €.

Une amende pour l’opérateur de plateforme. Les opérateurs de plateforme de dématérialisation qui manquent à leur obligation de transmission d’informations et / ou de données de paiement s’exposent au paiement d’une amende de 750 € par transmission. Le total des amendes appliquées au titre d’une même année civile au titre de chacune des obligations (informations et données de paiement) est plafonné à 45 000 €.

Une tolérance. Ces amendes ne s’appliqueront pas en cas de 1re infraction commise au cours de l’année civile en cours et des 3 années précédentes, sous réserve que l’infraction ait été réparée soit spontanément, soit dans les 30 jours d’une 1re demande de l’administration.

Transmission de données : quand ?

2024 ? Initialement, la mise en place de cette réforme devait suivre un calendrier précis :

• obligation de réception des factures sous forme électronique : 1er juillet 2024 pour toutes les entreprises ;
• obligation d’émission des factures sous forme électronique et de transmission des données de transaction et de paiement :
  • 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
  • 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
  • 1er janvier 2026 pour les PME et les microentreprises.

Finalement, il a été décidé de reporter l’entrée en vigueur du dispositif… qui ne devrait donc pas être déployé au 1er juillet 2024. Pour le moment, la date de report n’est pas connue et devrait être définie dans le cadre de la loi de finances pour 2024. Affaire à suivre…

Une foire aux questions. Régulièrement, l’administration fiscale met à jour une foire aux questions au sujet de la facturation électronique. Vous pouvez la retrouver ici.

Facturation électronique : quid de la protection des données collectées ?

Le contexte. La nouvelle règlementation engendre de nombreuses questions, parmi lesquelles figure celle de la protection des données personnelles et des données de transaction collectées à cette occasion par les plateformes de dématérialisation privées et publiques appelées à intervenir.

Interrogé sur ce point, le gouvernement a apporté plusieurs éléments de réponse :

• d’abord, il assure que les informations transmises dans le cadre de rapports B2C ne comporteront aucune donnée personnelle relative au particulier, et que les données de transactions collectées à ce sujet seront globalisées, de manière à ce que chaque transaction passée avec un particulier ne puisse être individualisée ;
• dans le cadre des transactions B2B, les données collectées correspondent aux mentions qui doivent d’ores et déjà figurer sur les factures.

Par ailleurs, les plateformes de dématérialisation intervenant dans la mise en œuvre du dispositif, soumises au secret des affaires, seront tenues à une obligation d’immatriculation pour une durée de 3 ans, elle-même subordonnée au respect du règlement européen en matière de protection des données personnelles (RGPD).

Mais aussi… Le cadre règlementaire à venir devrait également présenter des garanties techniques et opérationnelles susceptibles d’assurer la sécurité des données présentant un intérêt commercial pour les entreprises, ainsi que des moyens d’authentification sécurisés pour chaque acteur, à même d’assurer la confidentialité et l’intégrité des transmissions réalisées.

Facturation électronique : pour qui ? Comment ?

Rapports B2B. L’obligation de facturation électronique concerne les transactions « domestiques » réalisées entre personnes assujetties à la TVA (B2B) et établies, domiciliées ou résidant habituellement en France.

Des transactions « domestiques ». Une opération est dite « domestique » lorsqu’elle est réalisée (ou présumée réalisée) sur le sol français. A l’inverse, les opérations « non domestiques » sont celles qui ne sont pas réalisées (ou présumées réalisées) sur le sol français.

Attention ! Cette obligation de facturation électronique ne s’applique que si l’émetteur et le destinataire de la facture sont des assujetties à la TVA qui sont établies, ont leur domicile ou leur résidence habituelle en France.

Pour quelles opérations ? Sont concernées les opérations suivantes :

• livraisons de biens ou prestations de services effectuées pour un assujetti à la TVA, ou pour une personne morale non assujettie, et qui ne sont pas exonérées en vertu de dispositions particulières ;
• livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d'œuvres d'art, d'objets de collection ou d'antiquité.

Comment ça marche ? Pour émettre, transmettre ou recevoir leurs factures électroniques, les assujettis peuvent choisir d’utiliser le portail public de facturation ou une autre plateforme de dématérialisation.

Une transmission de données. Les assujettis désormais tenus à la facturation électronique doivent communiquer à l’administration les données relatives aux mentions figurant sur les factures électroniques qu’ils émettent.

Pour ceux qui utilisent le portail public de facturation, c’est ce portail qui se chargera de transmettre les données de facturation à l’administration.

Pour les autres. Les données de facturation émises par les personnes qui utilisent une autre plateforme seront transmises par l’opérateur en charge de cette plateforme au portail public de facturation. Et c’est ensuite le portail public qui les communiquera à l’administration.

Quelles données ? Vous retrouverez ici la liste complète des données en question pour les factures émises à compter du 1er juillet 2024. A titre d’exemple, on peut citer :

• le numéro Siren de l’assujetti et du client ;
• le numéro de TVA intracommunautaire de l’assujetti ou de l’assujetti unique ;
• le numéro de TVA intracommunautaire attribué au membre de l’assujetti ;
• le numéro de TVA intracommunautaire du représentant fiscal de l’assujetti ;
• le pays de l’assujetti et du client ;
• la date d’émission de la facture ;
• le numéro de la facture ;
• le total hors taxe par taux d’imposition de la taxe ;
• le montant de la taxe correspondante par taux d’imposition ;
• le taux de TVA à appliquer ;
• etc.

Notez que si vous émettez une facture selon un format qui n’est ni structuré, ni mixte, les données à transmettre impérativement sous format structuré sont, notamment :

• le numéro Siren de l’assujetti ou du membre de l’assujetti unique et du client ;
• le numéro de TVA intracommunautaire de l’assujetti unique ;
• la date d’émission de la facture ;
• le numéro de la facture ;
• le total hors taxe par taux d’imposition de la taxe ;
• le montant de la taxe correspondante par taux d’imposition ;
• etc.

A partir du 1er janvier 2026, les factures électroniques devront comprendre des données supplémentaires qui devront être transmises, également sous un format structuré :

• minoration de prix (ristournes, remises, rabais) ;
• dénomination précise du bien livré ou du service rendu ;
• quantité de biens livrés ou de services rendus ;
• prix hors taxe de chaque bien livré ou service rendu ;
• adresse de livraison des biens, si différente de l’adresse du client ;
• date d’émission de la facture rectifiée en cas d’émission de facture rectificative ;
• mention d’escompte ;
• éco-participation.

Concernant la fréquence de transmission, notez que les plateformes de dématérialisation partenaire choisies par les émetteurs de factures devront transmettre les données requises au portail public de facturation dans les 24 heures qui suivent le dépôt de la facture. Ce délai court à partir du moment où la facture est accepté par la plateforme de l’émetteur, donc à partir du moment où le statut « dépôt » apparaît.

Un annuaire central. Par dérogation au secret des affaires, le portail public de facturation tient un annuaire central à disposition des entreprises et des opérateurs chargés des autres plateformes de dématérialisation.

Constitution et mises à jour. Cet annuaire est constitué et mis à jour sur la base des informations transmises par ces opérateurs. Il répertorie les informations nécessaires à l’adressage des factures électroniques aux opérateurs de plateforme des destinataires des factures. Si l’entreprise utilise le portail public de facturation, il doit lui transmettre directement ces informations.

Une exception. Ces dispositions ne s’appliquent pas aux opérations qui sont classées au titre du secret de la défense nationale.

Une foire aux questions. Régulièrement, l’administration fiscale met à jour une foire aux questions au sujet de la facturation électronique. Vous pouvez la retrouver ici.

Facturation électronique : quand ?

2024 ? Initialement, la mise en place de cette réforme devait suivre un calendrier précis :

• obligation de réception des factures sous forme électronique : 1er juillet 2024 pour toutes les entreprises ;
• obligation d’émission des factures sous forme électronique et de transmission des données de transaction et de paiement :
  • 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
  • 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
  • 1er janvier 2026 pour les PME et les microentreprises.

Finalement, il a été décidé de reporter l’entrée en vigueur du dispositif… qui ne devrait donc pas être déployé au 1er juillet 2024. Pour le moment, la date de report n’est pas connue et devrait être définie dans le cadre de la loi de finances pour 2024. Affaire à suivre…

Un rappel. Pour mémoire :

• une « micro-entreprise » est une entreprise qui emploie moins de 10 personnes et dont le chiffre d'affaires ou le total du bilan annuel n'excède pas 2 M€ ;
• une PME est une entreprise qui emploie moins de 250 salariés et réalise un CA annuel n’excédant pas 50 M€ ou dispose d’un total de bilan n’excédant pas 43 M€ ;
• une ETI est une entreprise qui emploie entre 250 et 4 999 salariés et réalise un CA n’excédant pas 1,5 Md € ou dispose d’un total de bilan n’excédant pas 2 Mds d’€.

Facturation électronique : la spécificité des marchés publics

Vis-à-vis de vos clients publics. Entre le 1er janvier 2017 et le 1er janvier 2020, la facturation électronique a été étendue à l'ensemble des entreprises qui comptent parmi leurs clients des collectivités locales, des hôpitaux, des services de l'État, des établissements publics locaux et nationaux, etc.

Comment transmettre les factures ? Les entreprises et les sous-traitants d’un marché public peuvent transmettre leurs factures via l'un des 3 modes suivants, à leur choix :

• un mode « flux » correspondant à une transmission automatisée de manière univoque entre le système d'information de l’entreprise ou de son tiers de télétransmission et Chorus Pro ;
• un mode « portail », nécessitant de la part de l’entreprise :
  • soit la saisie manuelle des éléments de facturation ;
  • soit le dépôt de sa facture dématérialisée ;
• un mode « service », nécessitant de la part de l’entreprise l'implémentation dans son système d'information de l'appel aux services mis à disposition par Chorus Pro.

Des mentions obligatoires. L’acceptation des factures électroniques émises à l’encontre de l’Etat et des collectivités et établissements publics supposera qu’elles comportent les mentions obligatoires suivantes :

• la date d'émission de la facture ;
• la désignation de l'émetteur et du destinataire de la facture ;
• le numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue établie par l'émetteur de la facture, la numérotation pouvant être établie dans ces conditions sur une ou plusieurs séries ;
• en cas de contrat exécuté au moyen de bons de commande, le numéro du bon de commande ou, dans les autres cas, le numéro de l'engagement généré par le système d'information financière et comptable de l'entité publique ;
• le code d'identification du service en charge du paiement ;
• la date de livraison des fournitures ou d'exécution des services ou des travaux ;
• la quantité et la dénomination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ;
• le prix unitaire hors taxes des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ou, lorsqu'il y a lieu, leur prix forfaitaire ;
• le montant total hors taxes et le montant de la taxe à payer, ainsi que la répartition de ces montants par taux de taxe sur la valeur ajoutée, ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération ;
• le cas échéant, les modalités particulières de règlement ;
• le cas échéant, les renseignements relatifs aux déductions ou versements complémentaires ;
• les numéros d'identité de l'émetteur et du destinataire de la facture ou, à défaut, pour les émetteurs ne disposant pas de ce numéro, l'identifiant qui leur a été attribué.

Attention. La réglementation relative à la réforme de la facturation électronique (choix de la plateforme, données à transmettre, périodicité, etc.), qui commencera à entrer en vigueur le 1er juillet 2024, s’appliquera en matière de marchés publics.

Facturation électronique : un point sur les sanctions

Une amende pour l’assujetti. L’assujetti qui ne respecte par son obligation d’émission d’une facture électronique s’expose au paiement d’une amende de 15 € par facture. Le total des amendes appliquées au titre d’une même année civile est plafonné à 15 000 €.

Une amende pour l’opérateur de plateforme. Les opérateurs de plateforme de dématérialisation qui manquent à leur obligation de transmission de données s’exposent au paiement d’une amende de 15 € par facture mise à la charge de cette plateforme. Le total des amendes appliquées au titre d’une même année civile est plafonné à 45 000 €.

Une tolérance. Ces amendes ne s’appliqueront pas en cas de 1re infraction commise au cours de l’année civile en cours et des 3 années précédentes, sous réserve que l’infraction ait été réparée soit spontanément, soit dans les 30 jours d’une 1re demande de l’administration. Cette tolérance s’applique aussi à :

• l’amende égale à 50 % du montant de la transaction, en cas d’absence de délivrance d’une facture ou d’une note et de non-comptabilisation de la transaction concernant les prestations de services comprenant l’exécution de travaux immobiliers fournies à des particuliers par un redevable de la TVA ;
• l’amende de 15 € pour toute omission ou inexactitude constatée dans les factures ou documents en tenant lieu.

Facturation électronique : quid de la protection des données collectées ?

Le contexte. La nouvelle règlementation engendre de nombreuses questions, parmi lesquelles figure celle de la protection des données personnelles et des données de transaction collectées à cette occasion par les plateformes de dématérialisation privées et publiques appelées à intervenir.

Interrogé sur ce point, le gouvernement a apporté plusieurs éléments de réponse :

• d’abord, il assure que les informations transmises dans le cadre de rapports B2C ne comporteront aucune donnée personnelle relative au particulier, et que les données de transactions collectées à ce sujet seront globalisées, de manière à ce que chaque transaction passée avec un particulier ne puisse être individualisée ;
• dans le cadre des transactions B2B, les données collectées correspondent aux mentions qui doivent d’ores et déjà figurer sur les factures.

Par ailleurs, les plateformes de dématérialisation intervenant dans la mise en œuvre du dispositif, soumises au secret des affaires, seront tenues à une obligation d’immatriculation pour une durée de 3 ans, elle-même subordonnée au respect du règlement européen en matière de protection des données personnelles (RGPD).

Mais aussi… Le cadre règlementaire à venir devrait également présenter des garanties techniques et opérationnelles susceptibles d’assurer la sécurité des données présentant un intérêt commercial pour les entreprises, ainsi que des moyens d’authentification sécurisés pour chaque acteur, à même d’assurer la confidentialité et l’intégrité des transmissions réalisées.

Recouvrement simplifié des petites créances : une nouvelle procédure

Un problème. Lorsqu’un client ne vous paye pas, il devient votre « débiteur » et la somme due est appelée « créance ». Cette créance, vous pouvez la recouvrer en justice. Mais les litiges que doivent traiter les tribunaux sont nombreux, ce qui les engorge et, par conséquent, allongent les délais de jugement.

Une solution. Afin de désengorger les tribunaux et pour faciliter vos démarches dans le recouvrement de votre créance, il a été créé la procédure simplifiée de recouvrement pour les petites créances. On parle de « petites créances » car leur montant ne doit pas excéder 5 000 € (créance en principal + intérêts).

Recouvrement simplifié des petites créances : quelle est la procédure ?

Un recours obligatoire… Vous n’êtes pas seul lorsque vous recourez à la procédure de recouvrement des petites créances. Vous êtes, en effet, accompagné par un professionnel qui mènera la procédure.

… au commissaire de justice ! C’est le commissaire de justice qui mènera la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances. Si vous souhaitez recourir à cette procédure, vous devez donc prendre contact avec lui.

Notification. Une fois saisi, le commissaire de justice va notifier votre volonté de recourir à la procédure de recouvrement simplifiée des créances à votre débiteur par lettre recommandée avec AR ou par mail. Cette lettre ou ce mail doit reprendre un modèle-type établi par l'administration.

     =>  Consultez le modèle-type de la lettre envoyée au débiteur

     =>  Consultez le modèle-type du mail envoyé au débiteur

Réponse de votre client. Votre débiteur aura alors le choix, durant 1 mois, d’accepter ou non le recours à cette procédure. Un formulaire d’acceptation ou de refus est annexé au courrier envoyé à votre débiteur.

Réponse négative. Lorsque votre débiteur refuse de participer à la procédure, il peut manifester ce refus par la remise ou l'envoi d'un formulaire de refus (par écrit ou par internet) ou par tout autre moyen.

     =>  Consultez le modèle-type du formulaire de refus

Réponse positive. Lorsque votre débiteur accepte de participer à la procédure simplifiée de recouvrement, il doit manifester cet accord, soit contre émargement, le cas échéant par toute personne spécialement mandatée, soit par l'envoi du formulaire d'acceptation (par courrier ou par mail).

     =>  Consultez le modèle-type du formulaire d’acceptation

Absence de réponse. L'absence de réponse dans le délai d’1 mois vaut refus implicite de recourir à la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances.

À noter. À compter de l'envoi de la lettre avec AR, aucun paiement ne peut avoir lieu tant que le commissaire de justice n’a pas constaté la fin de la procédure.

Trouver un accord. En cas d’acceptation, le commissaire de justice va proposer à votre débiteur un accord sur le montant et les modalités du paiement.

Accord trouvé. Lorsqu’un accord sur le montant et les modalités du paiement est trouvé, le commissaire de justice va vous délivrer un titre exécutoire qui récapitule les diligences effectuées en vue de la conclusion de cet accord (une copie de ce titre exécutoire est remise gratuitement à votre débiteur).

Fin de la procédure. La procédure simplifiée de recouvrement prend fin lorsque le commissaire de justice constate (par un écrit qui peut être établi sur support électronique) :

• le refus, par votre débiteur, de participer à la procédure simplifiée de recouvrement ;
• l'expiration du délai d’1 mois, à compter de l'envoi de la lettre invitant votre débiteur à participer à la procédure, sans qu'un accord ne soit établi sur le montant et les modalités de paiement ;
• le refus exprès donné par votre débiteur, dans le même délai, sur le montant ou les modalités de paiements proposés ;
• la conclusion d'un accord, dans le même délai, portant sur le montant et les modalités du paiement.

Délais de paiement : un maximum à prévoir

Des délais stricts ? Par principe, un client ne peut pas vous imposer un délai de paiement anormalement long : cela signifie donc que vous devez pouvoir obtenir le règlement complet de votre prestation ou de votre livraison avant l’expiration d’un délai qui est strictement encadré par la règlementation.

2 hypothèses distinctes. Soit vous n’avez convenu aucun délai de paiement, soit, au contraire, un délai de règlement est prévu. Dans les 2 cas, la règlementation fixe un délai maximum :

• le cas général est le suivant : si aucun délai n’est prévu, vous devez obtenir paiement de votre facture au plus tard le 30ème jour du mois suivant la réception de la marchandise ou l’exécution de la prestation, selon les activités ;
• mais vous pouvez convenir d’un délai dit « conventionnel » avec votre client ; mais, dans ce cas, le délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date d’émission de la facture (ou, au choix des parties et à titre dérogatoire, 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit et si ce délai n’est pas un abus manifeste à l’égard de l’entreprise créancière ou 90 jours à compter de la date d'émission de la facture).

Attention. Le fait de ne pas respecter les délais de paiement et/ou les modalités de computation de ces délais sera puni d’une amende administrative maximum de 75 000 € (pour une personne physique) ou 375 000 € (pour une entreprise), ces montants étant doublés en cas de récidive dans les 2 ans. Cette amende pourra également être appliquée si vous vous rendez coupable de pratiques qui ont pour effet de retarder abusivement le point de départ des délais de paiement.

Retards de paiement = pénalités ?

Une obligation ? Vos conditions générales de vente et vos factures doivent préciser les conditions de règlement : vous devez donc préciser et porter à la connaissance de vos clients les conditions d’application et le taux d’intérêt des pénalités, ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant minimum de 40 €, qui seront applicables en cas de retard de paiement.

Oui, mais… Cette obligation concerne l’information que vous devez dispenser auprès de vos clients quant au montant des pénalités que vous seriez susceptible de réclamer en cas de retard de paiement des factures. Sur le plan strictement juridique, ces pénalités sont automatiquement dues sans que vous ayez besoin de mettre en demeure votre client de les payer. Mais bien entendu, rien ne vous oblige à poursuivre votre client pour obtenir le paiement de ces pénalités de retard. Tout va dépendre des circonstances et de la qualité et de l’antériorité des relations qui vous entretenez avec votre client.

À noter. Les pénalités de retard sont obligatoires, sauf exception. C’est ainsi qu’il a été jugé que les pénalités n’ont pas vocation à s’appliquer dans le cadre d’une cession de fonds de commerce, à propos du rachat du stock.

Concrètement. Voici ce qu’il faut savoir à ce sujet :

• le taux d’intérêt appliqué aux pénalités est fixé librement, mais il ne peut pas être inférieur à 3 fois le taux de l’intérêt légal ;
• à défaut d’intérêt de retard prévu dans les conditions générales de ventes et les factures, le taux d’intérêt à retenir correspond à celui appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points de pourcentage (« taux REFI ») ; notez que ce taux est applicable de plein droit sans qu’il soit nécessaire qu’il soit indiqué dans le contrat.

Si vous utilisez le taux REFI. Dans ce cas, le taux applicable pendant le premier semestre de l'année concernée est le taux en vigueur au 1er janvier de l'année ; pour le second semestre de l'année, vous devez retenir le taux en vigueur au 1er juillet.

Attention. Sachez que le fait de fixer un taux ou des conditions d’exigibilité des pénalités de retard selon des modalités non conformes aux textes est puni d’une amende qui de 75 000 € pour une personne physique, et 375 000 € pour une personne morale.

Pour rappel. Depuis le 1er janvier 2015, deux taux de l’intérêt légal sont applicables : le 1er taux est applicable aux créances des particuliers (entendus comme les personnes n’agissant pas pour des besoins professionnels) et le 2nd taux est applicable dans les autres cas, c’est-à-dire principalement aux entreprises. L’actualisation de ces nouveaux taux de l’intérêt légal est effectuée une fois par semestre afin de refléter au mieux les fluctuations de l’activité économique et non plus tous les ans comme c’est le cas actuellement.

Concrètement. Le mode de calcul de ces taux est le suivant :

• pour les créanciers particuliers (n’agissant pas pour des besoins professionnels), le taux d’intérêt légal est égal au taux des opérations principales de refinancement de la BCE et de 60 % de l’écart entre le taux des crédits amortissables à la consommation des particuliers et le taux de la BCE ;
• pour les professionnels, le taux d’intérêt légal est égal au taux des opérations principales de refinancement de la BCE et de 60 % de l’écart entre le taux des crédits aux sociétés non financières et le taux de la BCE.

Retards de paiement = indemnité forfaitaire supplémentaire ?

En plus… Depuis le 1er janvier 2013, en plus des pénalités de retard, une indemnité forfaitaire d’un montant minimum de 40 € est due par tout professionnel en situation de retard de paiement (si les frais de recouvrement s’avèrent supérieurs à 40 €, il est possible de demander une indemnisation complémentaire sur justification), sauf en cas d’ouverture d’une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire qui empêche le paiement de la créance à l’échéance.

Focus sur l’indemnité forfaitaire. La Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF) a publié, sous forme de questions / réponses, des précisions sur l’indemnité forfaitaire pour retard de paiement, dont vous livrons ici un résumé :

• la mention de cette indemnité forfaitaire est obligatoire sur les factures et sur vos conditions générales de vente, et ce, depuis le 1er janvier 2013 (il n’est pas nécessaire d’établir un avenant aux contrats conclus avant cette date) ;
• elle ne concerne toutefois que les entreprises dans le cadre de leurs relations commerciales (elle ne vaut que pour les activités soumises au Code de Commerce) ;
• la mention doit préciser le montant de 40 € (et figurer sur les factures et les conditions générales de ventes), le simple renvoi au texte du Décret qui fixe ce montant n’est pas suffisant ;
• si vos frais de recouvrement sont d’un montant supérieurs à 40 €, vous pouvez demander une indemnité complémentaire sur justificatifs ; le montant de cette dernière n’a pas à être mentionnée sur la facture ;
• il n’existe pas de formule-type, l’essentiel étant que la formulation adoptée indique sans ambiguïté l’objet de l’indemnité et son montant : vous pourriez par exemple indiquer : « En cas de retard de paiement, une pénalité égale à X fois le taux d'intérêt légal, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d'un montant minimum de 40 €, seront exigibles (articles L 441-3 et L 441-6 du Code Commerce) » ;
• elle est due, par principe, dès le 1er jour de retard de paiement, quel que soit le délai applicable à la transaction (et donc, a fortiori, même en cas de paiement à réception) et n’a pas à être facturée par l’entreprise créancière ;
• son montant est par définition forfaitaire, de sorte qu’elle n’est pas due pour chaque jour de retard : le montant de 40 € est dû, quelle que soit la durée du retard, et même si la facture a fait l’objet d’un paiement partiel.

Précisions. Lorsqu’un seul et même contrat prévoit des paiements à caractère périodique, chacun devant être effectué dans un délai déterminé, le montant forfaitaire minimal de 40 € est dû pour chaque retard de paiement.

Réduire ou supprimer l’indemnité forfaitaire ? Il n’est pas possible de supprimer ou de réduire le montant de l’indemnité forfaitaire. Cette impossibilité est également valable lorsque le retard de paiement porte sur un faible montant, voir sur un montant inférieur au montant forfaitaire.

Gérer les impayés : saisir le juge ?

La phase judiciaire. En fonction des circonstances, une absence de réaction d’un client à vos différentes relances et mises en demeure en vue de recouvrer le paiement de vos factures peut (doit ?) vous amener à saisir le juge. Mais il ne faut pas s’en cacher, la phase judiciaire du recouvrement de créance nécessite de respecter une procédure stricte, technique, longue et qui peut aussi s’avérer coûteuse. Et tout le monde ne peut pas s’improviser expert en recouvrement judiciaire des créances…

Des procédés « rapides » ? D’une manière générale, la phase judiciaire du recouvrement nécessitera de passer par un conseil juridique qui vous assistera dans cette démarche. Cela passera par une assignation de votre client devant le juge compétent (Tribunal de Commerce, Tribunal Judiciaire, selon les cas), et chacun sera amené à défendre ses intérêts devant le Tribunal. Mais vous disposez aussi de procédures plus souples et plus rapides (et moins coûteuses) que sont l’injonction de payer ou le référé-provision, dont nous vous proposons ici un exposé rapide.

Qui s’en occupe ? Dans tous les cas, et même si sa présence n’est pas toujours obligatoire, le recours aux services d’un conseil juridique nous semble à privilégier, dans la mesure où, rompu à ce type d’exercice, sa présence, rassurante, sera aussi un gain de temps et d’efficacité. Certes, son intervention aura un coût, mais l’expérience nous montre que son intervention a un impact évident sur les chances de succès de vos actions : face à votre débiteur, vous démontrez votre détermination à agir et à obtenir gain de cause.

=> Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Recouvrement simplifiée des petites créances : comment ça marche ? »

À noter. Si pour montrer sa bonne foi, votre client vous envoie un chèque alors qu’il est débiteur de plusieurs dettes, voici comment vous devez imputer le paiement. Par principe, vous devez imputer le chèque sur la dette que vous a indiqué votre client. À défaut d’indication, vous devez imputer le chèque sur les dettes échues. Si plusieurs dettes sont échues, imputez sur la dette que votre débiteur a le plus d’intérêt à acquitter. En cas d’égalité d’intérêt entre des dettes échues, imputez sur la dette la plus ancienne.

Agir sous quel délai ? Pour recouvrer votre créance, vous disposez d’un certain délai pour agir. Ce délai va varier selon que votre débiteur est un professionnel ou un particulier. Le délai commence à courir à compter de la date d’exigibilité de la facture impayée. Voici les délais que vous devez respecter :

Une sanction publiée ? Votre client peut être condamné à faire publier à ses frais la sanction pécuniaire dont il fait l’objet dans un journal d’annonces légales. S’il ne procède pas à cette publication, votre client peut être condamné, en outre, au paiement d’une astreinte journalière de 150 € à compter de la notification de la mise en demeure jusqu’à publication effective de la sanction.

Gestion des impayés : focus sur l’injonction de payer

L’injonction de payer. Cette procédure, pour laquelle l’assistance d’un avocat n’est pas obligatoire, va consister à saisir le tribunal pour que ce dernier prononce une ordonnance d’injonction de payer. Vous produisez une requête en injonction de payer (des formulaires spécifiques sont à votre disposition sur le site https://entreprendre.service-public.fr/), à laquelle vous aurez soin de joindre l’ensemble des pièces justificatives de votre créance, tendant à prouver son existence et son montant : contrats, factures, courriers de relance et de mise en demeure (accompagnés d’une copie des accusés réception), etc.

Créances concernées. La procédure en injonction de payer concerne :

• les créances contractuelles dont le montant est déterminé par le contrat,
• celles résultant de l’acceptation du tirage, de l’endossement ou de l’aval d’une lettre de change,
• la souscription, l’endossement ou l’aval d’une lettre de change,
• l’acceptation de la cession de créance transférée par bordereau Dailly.

Qui saisir ? Vous devrez saisir le juge compétent. Il s’agira du président Tribunal de Commerce si votre client est commerçant, si vous avez également cette qualité et si le contrat vous liant est de nature commerciale. Dans les autres hypothèses, vous devrez saisir le président du Tribunal Judiciaire ou le juge des contentieux de la protection.

Une procédure à suivre. Si le dossier est complet et justifié, le juge va rendre une ordonnance d’injonction de payer que vous devrez « signifier » à votre client défaillant dans le délai de 6 mois (à défaut, il rend une ordonnance de rejet) : vous devez obligatoirement contacter un commissaire de justice qui aura la charge de porter à la connaissance du client cette ordonnance d’injonction de payer. Votre client peut s’opposer à cette ordonnance (dans le délai d’un mois à compter de cette signification), auquel cas le Tribunal vous convoquera, ensemble, afin de rendre un jugement sur le litige vous opposant. Si votre client ne forme pas d’opposition, vous devez renvoyer au Tribunal l’ordonnance d’injonction de payer (dans le délai d’un mois qui suit l’expiration du délai d’opposition), afin qu’il la rende exécutoire : cette ordonnance rendue exécutoire devra là encore être signifiée par commissaire de justice, qui pourra prendre, le cas échéant, les mesures conservatoires nécessaires pour obtenir le paiement des sommes dues.

Attention ! Une fois le délai d’opposition écoulé ou si votre client ne forme pas d’opposition dans le délai légal, il ne peut plus présenter de nouvelle contestation pour tenter de ne pas vous payer (en expliquant, par exemple, un défaut d’exécution conforme du contrat).

Gestion des impayés : focus sur le référé-provision

Le référé-provision. Il s’agit, là encore, d’une procédure rapide puisqu’elle vous permettra d’obtenir une décision de justice sur le litige vous opposant à votre client, dans le délai d’un mois, en général, et le versement d’une provision sur les sommes dues.

Qui saisir ? Vous devez assigner le client défaillant devant le président du tribunal de commerce. L’assignation se fera obligatoirement par l’intermédiaire d’un commissaire de justice. Vous serez, ensemble, convoqués devant le Tribunal pour faire valoir vos positions (l’assistance d’un avocat n’est pas obligatoire).

Créances concernées. La créance invoquée ne doit pas faire l’objet d’une contestation sérieuse.

À noter. Il n’est pas forcément nécessaire qu’une urgence soit constaté pour que la provision soit ordonnée par le juge.

Une procédure à suivre. Vous devez saisir le juge compétent en fournissant l’ensemble des documents et pièces justificatives qui prouveront l’existence, le montant et le bien-fondé de votre créance, ainsi que le défaut de paiement de votre client. Le juge, après avoir vérifié le contenu de votre demande, vous avoir entendu et entendu les arguments de votre adversaire, rendra une ordonnance qui sera immédiatement exécutoire (si votre débiteur ne s’exécute pas, vous pourrez enclencher une procédure de saisie). L’ordonnance doit être signifiée par commissaire de justice à votre client défaillant.

Prévenir les impayés : une anticipation nécessaire !

Un préalable. Voici une première règle de base que devrait respecter tout entrepreneur : pour être payé tôt, il faut facturer tôt. Plus vous tardez à facturer, et plus vous augmentez le risque d’impayé. Mais ce n’est pas la seule règle qu’il faut respecter…

Un suivi. Une fois votre facture faite et envoyée au client, assurez un suivi du règlement. Ce suivi vous permettra, non seulement, de détecter les éventuelles défaillances de vos clients, mais aussi d’évaluer le « risque clients » en vous apportant une bonne connaissance de leurs habitudes. Vous saurez que tel client est plutôt négligent : il paie ses factures, mais toujours avec retard… Vous saurez que tel client paie toujours ses factures à 60 jours…, etc.

Une analyse. Toutes les entreprises sont un jour confrontées à un problème de paiement client : vous n’échapperez donc pas à cette problématique. Face à un ou des impayés, il faut procéder avec méthode et discernement. N’envoyez pas tout de suite l’artillerie lourde : demandez-vous ce qui peut motiver un impayé. Vous n’aurez pas le même comportement face à un client de bonne volonté, mais qui connaît des difficultés passagères, par rapport à un client resquilleur de particulière mauvaise foi.

Gérer les impayés : une réaction impérative !

Une réaction. Appelez votre client pour faire le point sur le suivi du règlement de vos factures. C’est un préalable nécessaire qui vous permettra de prendre le pouls de la situation (oubli, négligence, …) qui, bien souvent, permet de débloquer rapidement la situation.

Communiquez ! Le problème de la facture impayée ne doit pas être cantonné au seul service comptable et/ou facturation. Communiquez avec vos collaborateurs (notamment vos commerciaux) qui sont en charge du client sur la difficulté que l’entreprise connaît dans le recouvrement de ses factures impayées, de manière à ce qu’eux-mêmes puissent agir, le cas échéant.

Agir vite. Une facture impayée peut aussi être le signe avant-coureur de difficultés financières de votre client ou d’un litige à venir. Plus vous serez informé tôt de la situation, plus vite vous pourrez réagir. La capacité de réaction de l’entreprise dépend aussi de sa capacité à supporter l’attente, notamment en termes financiers (votre trésorerie est-elle suffisante ?), mais, dans tous les cas, ne laissez pas perdurer une situation d’impayé, au risque de perdre définitivement votre créance… Il vaut parfois mieux négocier un délai de paiement avec un client en difficultés financières plutôt que d’attendre une mise en liquidation qui sera, bien souvent, synonyme pour vous de perte sèche.

Attention. Entre professionnels, le délai de prescription est de 5 ans : au-delà de ce délai, un professionnel ne pourra plus obtenir le paiement de sa facture (sauf si, entre temps, il a engagé une action qui interrompt ce délai de prescription, du type injonction de payer ou saisine d’un juge par exemple). Et vis-à-vis d’un particulier, le délai est ramené à 2 ans : ce délai réduit s’applique à tous professionnels qui contractent avec un particulier (avocat, expert-comptable, architecte, commerçant, artisan…).

À noter. L’action d’un professionnel contre un particulier est de 2 ans et ce peu importe la nature du bien fourni : il n’y a pas de distinction à effectuer entre les biens meubles (tables, chaises, voitures, etc.) et les immeubles. Dès lors, l’action d’une société immobilière intervenant après 3 ans est tardive.

Lettre recommandée avec AR. Sachez que l’envoi d’une lettre recommandée avec AR n’interrompt pas le délai de prescription.

Passer à la vitesse supérieure ? Il faut trouver un juste équilibre entre votre volonté de préserver votre trésorerie en obtenant un paiement rapide de vos factures et le souci bien légitime de maintenir de bonnes relations commerciales avec vos clients. Mais si vous faites face à une réelle difficulté, la priorité sera d’assurer un recouvrement efficace de vos créances. Voilà pourquoi une première relance amiable infructueuse devra être suivie de relances plus coercitives. Vous vous trouvez, à ce stade, dans une phase de recouvrement amiable, et votre client va perdre peu à peu son statut pour devenir un débiteur.

Avant toute chose. Constituez votre dossier : disposez-vous de toutes les pièces justificatives qui vous serviront à établir l’existence et le montant de votre créance impayée ? Réunissez les bons de commande, les bons de livraison, les devis, les procès-verbaux de réception de chantier, les factures, les relances, etc. N’oubliez pas qu’un dossier incomplet est de nature à compromettre sérieusement les chances de recouvrer les sommes dues, faute de preuves suffisantes !

Un 1er courrier. Les paroles s’envolent, les écrits restent… et sont surtout le meilleur moyen de prouver que vous avez effectué les diligences nécessaires pour relancer votre client et assurer le recouvrement de votre créance. Si une première relance téléphonique n’est pas suivie d’effets, envoyez un courrier de relance, sous pli recommandé avec accusé réception (pour lui conférer date certaine). Conservez précieusement cet accusé réception qui vous servira de preuve.

Une mise en demeure. A l’issue d’un délai de 8 à 15 jours, si votre courrier reste à nouveau sans réponse, envoyez une mise en demeure de payer la ou les créances dues dans les 8 jours. Vous pouvez également demander le paiement des pénalités de retard et du forfait de recouvrement de 40 € (ou pour un montant supérieur à condition de justifier des frais réels de recouvrement). Précisez dans votre courrier de mise en demeure qu’un défaut de paiement de la part du client entraînera la saisine de la juridiction compétente pour permettre un recouvrement judiciaire des sommes réclamées.

Par la suite… Si toutes ces relances et mises en demeures s’avèrent infructueuses, la dernière étape passera très certainement par une phase de recouvrement judiciaire.

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Recouvrement simplifiée des petites créances : comment ça marche ? »

Conseil. Si on doit retenir une règle importante, ce serait celle-ci : le temps joue contre vous ! Plus vous avancez dans le temps, plus les relations avec votre débiteur auront tendance à se détériorer, les contacts deviennent sporadiques, vous pouvez même perdre la trace de votre client… Même si vous confiez la gestion du recouvrement de vos créances à une société spécialisée, la gestion du temps a également son importance : votre prestataire devra, dans un laps de temps le plus court possible, retrouver votre client, rétablir le contact et le dialogue et mettre en place un plan d’apurement de la dette. Voilà pourquoi il ne faut pas attendre, face à une situation d’impayé…

À noter. Si pour montrer sa bonne foi, votre client vous envoie un chèque alors qu’il est débiteur de plusieurs dettes, voici comment vous devez imputer le paiement depuis le 1er octobre 2016. Par principe, vous devez imputer le chèque sur la dette que vous a indiqué votre client. A défaut d’indication, vous devez imputer le chèque sur les dettes échues. Si plusieurs dettes sont échues, imputez sur la dette que votre débiteur a le plus d’intérêt à acquitter. En cas d’égalité d’intérêt entre des dettes échues, imputez sur la dette la plus ancienne.