Le mandat simple : un principe … simple

Mandat. Le mandat simple est avant tout un « mandat » : il s’agit donc d’un contrat signé entre l’agent immobilier et son client qu’il va représenter dans ses démarches (rechercher un acquéreur, réaliser une négociation en vue d’une transaction immobilière, etc.). Qu’est-ce qui distingue un mandat simple d’un mandat exclusif ?

Pourquoi le choisir ? Un vendeur aura tendance à choisir ce type de mandat, estimant qu’il lui laissera une plus grande liberté, tant au regard des possibilités de résiliation du mandat que des modalités de son application. Le mandat simple lui permettra également de négocier directement avec un potentiel acquéreur sans avoir à verser d’honoraires à un agent immobilier.

Inconvénients. En concluant un mandat simple, vous courrez le risque de voir le bien commercialisé par plusieurs agences, parfois (souvent ?) à des prix différents. Ce que ne manqueront pas de vous faire remarquer les potentiels acquéreurs... Cette situation de concurrence peut être dommageable pour l’agence, tant au regard du coût investi (communication notamment) que du temps consacré à la réalisation de la mission, parfois en pure perte.

Attention ! Si vous faites visiter un bien à un acquéreur, mais que celui-ci visite de nouveau le bien avec une autre agence et conclut l’acquisition du bien avec celle-ci, vous perdrez vos droits aux honoraires. Rien n’interdit un vendeur de traiter avec un acquéreur par l’intermédiaire d’une autre agence si les conditions de vente sont différentes.

À noter. Lorsque vous traitez un mandat sur une banque de données informatiques, vous devez indiquer sur le mandat que votre client vous autorise à saisir sur votre fichier les informations personnelles le concernant (nom, âge, adresse, etc.). Cette clause doit rappeler que votre client dispose d’un droit d’accès et de rectification.

Mentions obligatoires. Le mandat doit comporter des mentions obligatoires et notamment le numéro et le lieu de délivrance de votre carte professionnelle, le nom de l’agence immobilière pour laquelle vous travaillez, le cas échéant, les coordonnées du représentant légal, le nom et l’adresse du garant ou encore les modalités de résiliation du contrat (sans que cette faculté ne soit restreinte d’une quelconque manière que ce soit). À défaut, le juge qualifiera le mandat de nul et l’agent immobilier n’aura pas droit à sa rémunération.

Pour la petite histoire. Un agent immobilier a enregistré 2 mandats non signés et non datés par 2 frères lui confiant la gestion locative de 2 logements. Après 8 ans, les 2 frères ont réclamé le remboursement des honoraires versés, rappelant que les mandats conclus n’étaient pas valables. À tort, pour le juge : le comportement des 2 frères, qui ont poursuivi leurs relations avec l’agent immobilier, sans émettre la moindre protestation sur la qualité des prestations fournies ou les conditions de sa rémunération, ratifie les mandats irréguliers. Par conséquent, l’agent immobilier peut conserver ses honoraires.

Le mandat simple : une application… complexe ?

La liberté n’est pas absolue ! Même s’il s’agit d’un mandat simple, vous restez soumis au respect de diverses obligations. Ce qui sera aussi le cas de votre client.

En ce qui vous concerne. Le mandat simple doit respecter les conditions générales du mandat tel que prévu par la Loi Hoguet.
 

     => Pour plus de précisions, consultez notre fiche : « Agent immobilier, ce qu’il faut savoir sur le mandat »

Vous avez un devoir de conseil. En tant que professionnel, vous êtes astreint à un devoir de conseil et de vérification afin de proposer la solution la plus pertinente au client. Ceci implique :

• d’accomplir votre mission avec diligence et conscience (à défaut, vous pourriez être condamné au paiement d’indemnités au profit de votre client, s’il est établi que vous n’avez pas accompli votre mission) ;
• de communiquer sur le bien vendu ;
• de vérifier les pouvoirs du client, sa capacité à vendre, etc. ;
• de vérifier la présence éventuelle de servitudes ou d’hypothèques grevant le bien.

En ce qui concerne votre client. Le client concluant un mandat simple, risque de croire qu’il n’a aucune obligation envers vous. Ce qui n’est pas le cas ; il est soumis, lui aussi, au respect de diverses obligations :

• il est tenu d’exécuter les engagements contractés dans le cadre du mandat : si vous trouvez un acquéreur qui envisage d’acheter aux conditions convenues dans le mandat, il ne peut pas refuser la vente (encore faut-il qu’une clause du mandat le précise expressément) ;
• il est tenu à une obligation d’information à votre égard :
  • il doit porter à votre attention toute information susceptible d’influencer votre mission (exemple : présence de servitudes, pluralité de propriétaires, etc.) ;
  • il doit vous informer de la réalisation de la vente par d’autres moyens ou par d’autres intermédiaires ;
  • lorsqu’il traite en direct avec un potentiel acquéreur que vous lui avez présenté, il doit vous en informer et vous faire intervenir dans la négociation (il est conseillé de prévoir une procédure d’information imposant le recours à une lettre recommandée) ;
  • il doit verser les honoraires dus lorsque le but de la mission est atteint par votre intermédiaire.

Attention. Vous pouvez prévoir dans le mandat une « exclusivité » à propos de la présentation d’un potentiel acquéreur : cette clause vous permettra d’empêcher le client de traiter directement avec un acquéreur que vous lui avez présenté, même après le terme du mandat, pour autant que cette « exclusivité » soit limitée dans le temps (un délai d’1 an se rencontre fréquemment en pratique).

Attention ! Certaines agences immobilières recourent à la pratique suivante : le mandat est signé par le client chez lui, puis, ce dernier le renvoie à l’agence qui le signe quelques jours après. L’agence renvoie ensuite un exemplaire du mandat revenant au client. Il est conseillé de renvoyer ce mandat par lettre recommandée avec AR afin de lui conférer une date certaine.

Une pratique à éviter ! Un envoi en lettre simple pourra rendre nul le mandat de vente. Pour la petite histoire, une agence immobilière ayant renvoyé le mandat exclusif par lettre simple, s’est vu refuser par les juges, le bénéfice de l’application de la clause pénale, une incertitude planant sur la réception de cette lettre par le client. À défaut de date certaine, le mandat de vente a été déclaré nul !

Une pratique à favoriser ! Pour plus de sécurité juridique, il est recommandé de remettre immédiatement et directement au client l’exemplaire du mandat qui lui revient.

Sanctions. En cas de manquement, que ce soit de la part du mandataire ou de l’agent immobilier, le fautif devra verser des indemnités à l’autre. Lorsque l’agent immobilier est fautif, il perd son droit aux honoraires. Lorsque c’est le client qui ne respecte pas ses obligations, entre en jeu la clause pénale : cette clause s’applique du seul fait de l’inexécution de ses obligations. Elle doit être évaluée forfaitairement et ne peut pas prévoir le paiement d’une somme supérieure au montant des honoraires stipulé dans le mandat. Sa rédaction doit être expresse et la clause doit être mentionnée en caractère très apparents pour être valable.

Le mandat exclusif : une protection accrue pour l’agent immobilier

Un mandat… Le mandat exclusif est avant tout un « mandat » : il s’agit donc d’un contrat signé entre l’agent immobilier et son client qu’il va représenter dans ses démarches pour vendre le bien, objet du mandat (rechercher un acquéreur, réaliser une négociation en vue d’une transaction immobilière, etc.). Qu’est-ce qui distingue un mandat simple d’un mandat exclusif ?

… très encadré. Le mandat exclusif est sévèrement encadré par la réglementation. Les clauses qui le composent doivent être claires, précises et compréhensibles, le juge en faisant une lecture sévère car ses implications pour votre client (le mandant) sont très importantes. Parce que le mandat exclusif protège l’agent immobilier de toute concurrence, pendant la durée du mandat, vous avez notamment l’obligation de l’ensemble des actions et diligences que vous vous engagez à entreprendre pour mener à bien votre mission ; cette obligation se double de modalités précises de reddition de comptes au profit de votre client détaillant l’ensemble de ces actions.

Des avantages pour l’agent immobilier. Seul professionnel mandaté par le client pour la vente de son bien, vous êtes protégé contre toute concurrence, pour la durée prévue du mandat. Autre avantage : libéré de tout acte de concurrence, vous ne risquez pas d’engager des démarches en vue de la vente du bien en pure perte, comme cela peut arriver en présence d’un mandat simple.

Mais aussi des inconvénients. La problématique du mandat exclusif est que le vendeur peut se sentir pieds et poings liés par le mandat. Notez qu’il est toutefois possible d’aménager l’exclusivité pour rassurer le client, par exemple en réduisant la durée de cette exclusivité. Vous pouvez également, pour pallier cet inconvénient, proposer et mettre en place une « co-exclusivité » : vous proposez à votre client de faire intervenir un 2ème agent qui sera missionné avec vous pour la vente du bien.

A noter. Lorsque vous traitez un mandat sur une banque de données informatiques, vous devez indiquer sur le mandat que votre client vous autorise à saisir sur votre fichier les informations personnelles le concernant (nom, âge, adresse, etc.). Cette clause doit rappeler que votre client dispose d’un droit d’accès et de rectification.

Mentions obligatoires. Le mandat doit comporter des mentions obligatoires et notamment le numéro et le lieu de délivrance de votre carte professionnelle, le nom de l’agence immobilière pour laquelle vous travaillez, le cas échéant, les coordonnées du représentant légal, le nom et l’adresse du garant ou encore les modalités de résiliation du contrat (sans que cette faculté ne soit restreinte d’une quelconque manière que ce soit). A défaut, le juge qualifiera le mandat de nul et l’agent immobilier n’aura pas droit à sa rémunération.

Pour la petite histoire. Un agent immobilier a enregistré 2 mandats non signés et non datés par 2 frères lui confiant la gestion locative de 2 logements. Après 8 ans, les 2 frères ont réclamé le remboursement des honoraires versés, rappelant que les mandats conclus n’étaient pas valables. A tort, pour le juge : le comportement des 2 frères, qui ont poursuivi leurs relations avec l’agent immobilier, sans émettre la moindre protestation sur la qualité des prestations fournies ou les conditions de sa rémunération, ratifie les mandats irréguliers. Par conséquent, l’agent immobilier peut conserver ses honoraires.

Le mandat exclusif : des obligations renforcées

Des obligations réciproques. Si le mandat exclusif engage votre client et le contraint à certaines obligations, ce type de mandat vous en impose également. Lesquelles ?

En ce qui vous concerne. Le mandat exclusif doit, d’une manière générale, respecter les conditions générales du mandat tel que prévu par la Loi Hoguet.
 

     =>  Pour plus de précisions, consultez notre fiche : « Agent immobilier, ce qu’il faut savoir sur le mandat »

Votre devoir de conseil. Vous avez comme 1ère obligation d’accomplir la mission qui vous a été confiée avec diligence et conscience. Vous devez, à cet effet, effectuer un compte rendu régulier des démarches effectuées. S’il est établi que vous n’avez accompli aucune démarche, de sorte que le client subit un préjudice (faute de pouvoir entamer d’autres démarches pour vendre son bien), vous encourez une mise en cause de votre responsabilité, source de dommages-intérêts.

Pour la petite histoire. Il a été jugé qu’un mandat exclusif de vente qui ne listait pas les diligences que l’agent immobilier était tenu d’accomplir dans le cadre de sa mission le privait de tout droit à indemnisation. En l’espèce, l’agent immobilier avait effectué les diligences nécessaires pour rendre la vente de la maison possible : le vendeur avait signé une promesse de vente avec de futurs acquéreurs, avant de renoncer finalement à son projet. Malgré cela, l’agent immobilier a été débouté de sa demande d’indemnisation au vu de l’irrégularité du mandat exclusif qui lui avait été consenti.

Attention au démarchage. Si vous faites signer un mandat au domicile du vendeur ou à son travail, n’oubliez pas de l’informer de son droit à rétractation dans un délai de 14 jours (annexez un formulaire de rétractation à votre mandat). N’oubliez pas que ce droit à rétractation profite aussi aux entreprises qui emploient moins de 5 salariés dès lors que la vente d’un bien ou d’un fonds de commerce n’entre pas dans le champ de son activité principale.

Les obligations de votre client. De son côté, le client se voit imposer plusieurs obligations :

• Interdiction de résiliation : il s’interdit de résilier le contrat de mandat avant son terme ; en général, ce dernier est fixé à 3 mois avec une tacite reconduction dont la durée doit être déterminée (les modalités de la dénonciation doivent être indiquées dans le mandat ; en pratique, cette dénonciation se fait par lettre recommandée avec avis de réception, avec un préavis de 15 jours) ;
• interdiction de donner un autre mandat : il s’interdit de délivrer un mandat à une autre agence immobilière (s’il ne respecte pas cette obligation, vous pourrez prétendre au bénéfice de la clause pénale) ;
• interdiction de vente directe : il s’oblige par le mandat exclusif à renvoyer tous les vendeurs vers vous (il ne peut pas traiter directement avec eux durant la période d’exclusivité) ;
• obligation de consentir à la vente : si elle prévue dans le mandat, cette obligation impose au client de traiter avec un acquéreur que vous lui avez présenté, dans les conditions et termes prévus au mandat.

Droit de suite. Une fois l’exclusivité tombée, un mandant n’a pas le droit de négocier en direct avec un client que vous lui avez présenté durant la période d’exclusivité : il doit obligatoirement négocier la vente par votre intermédiaire. Notez que ce droit ne s’applique que pendant un certain délai (il n’y a pas de délai fixé par la réglementation, tout juste est-il prévu un délai « raisonnable », en pratique fixé à 1 an). En revanche, ce droit de suite ne s’impose pas à un acquéreur avec lequel vous n’êtes pas lié contractuellement : rien ne l’empêchera donc de visiter le bien avec vous, mais d’acheter avec une autre agence immobilière (hors cas de fraude manifeste).

Attention ! Certaines agences immobilières recourent à la pratique suivante : le mandat est signé par le client chez lui, puis, ce dernier le renvoie à l’agence qui le signe quelques jours après. L’agence renvoie ensuite un exemplaire du mandat revenant au client. Il est conseillé de renvoyer ce mandat par lettre recommandée avec AR afin de lui conférer une date certaine.

Une pratique à éviter ! Un envoi en lettre simple pourra rendre nul le mandat de vente. Pour la petite histoire, une agence immobilière ayant renvoyé le mandat exclusif par lettre simple, s’est vu refuser par les juges, le bénéfice de l’application de la clause pénale, une incertitude planant sur la réception de cette lettre par le client. A défaut de date certaine, le mandat de vente a été déclaré nul !

Une pratique à favoriser ! Pour plus de sécurité juridique, il est recommandé de remettre immédiatement et directement au client l’exemplaire du mandat exclusif qui lui revient. Les juges ont, en effet, déjà pu décider que la remise immédiate était une exigence de la validité même du mandat exclusif.

Sanctions. En cas de manquement à ses devoirs, que ce soit de la part du client ou de l’agent immobilier, le fautif devra des indemnités à l’autre. Lorsque l’agent immobilier est fautif, il perd son droit aux honoraires. Lorsque c’est le client qui ne respecte pas ses obligations, entre en jeu la clause pénale : cette clause s’applique du seul fait de l’inexécution de ses obligations (une intention frauduleuse n’aura pas besoin d’être prouvée). Elle doit être évaluée forfaitairement et ne peut pas prévoir le paiement d’une somme supérieure au montant des honoraires stipulé dans le mandat. Sa rédaction doit être expresse et la clause doit être mentionnée en caractère très apparents pour être valable.

Un mandat obligatoire pour l’agent immobilier

L’agent immobilier… Rappelons que l’agent immobilier est un mandataire qui intervient pour le compte d’un vendeur, un acquéreur, un propriétaire, etc. et qui est chargé de mettre en relation plusieurs personnes en vue de réaliser une transaction. Comme vous le savez, cette activité est strictement encadrée par la Loi, notamment en ce qui concerne la réglementation propre au mandat.

… un intermédiaire. L’agent immobilier est un intermédiaire entre 2 clients qui souhaitent soit acheter ou vendre, soit mettre en location ou louer. Mais encore faut-il être titulaire d’un mandat valide.

Quel mandat ? Le mandat est un contrat signé entre l’agent immobilier et son client qu’il va représenter dans ses démarches : il s’agira notamment de rechercher un acquéreur, de réaliser une négociation en vue d’une transaction immobilière, de mettre en location un bien immobilier, etc. Il ne s’agit, en aucun cas, d’une offre de vente en tant que telle susceptible d’engager votre client (sauf clause contraire). Il doit être rédigé en autant d’exemplaires qu’il y a de parties, chacune d’elles en recevant un exemplaire. Il existe deux grands types de mandat :

• le mandat simple : c’est le mandat qui laisse le plus de liberté au vendeur puisqu’il lui permet de mettre en concurrence plusieurs agences immobilières et autorise une intervention directe de sa part sans recours à l’agent ;
• le mandat exclusif : l’agent commercial est seul titulaire d’un mandat sur le bien mis en vente ou en location (aucune concurrence possible pendant la durée du mandat) ; il se trouve alors dans une position plus sécurisée (mandat irrévocable pendant la durée prévue), mais voit, en échange, ses obligations envers son client accrues.

Attention au démarchage. Si vous faites signer un mandat au domicile de votre client ou à son travail, n’oubliez pas de l’informer de son droit de rétractation dans un délai de 14 jours (annexez un formulaire de rétractation à votre mandat). N’oubliez pas que ce droit à rétractation profite aussi aux entreprises qui emploient moins de 5 salariés dès lors que la vente d’un bien ou d’un fonds de commerce n’entre pas dans le champ de son activité principale.

Et pour les avenants ? Si vous faites signer un avenant au mandat au domicile du client, et dès lors que cet avenant ne fait que modifier un contrat (le mandat) déjà existant, il ne semble pas nécessaire de respecter la réglementation liée au démarchage, et notamment le droit de rétractation. Néanmoins, pour plus de sécurité, il est préférable de faire signer l’avenant au mandat directement à votre agence.

Entre professionnels ? Un agent immobilier qui agit pour le compte d’un promoteur doit conclure avec ce dernier un mandat. A défaut, il n’a pas droit à des honoraires.

Le mandat : un contrat écrit aux conditions impératives

Plusieurs conditions. Le mandat, qui va formaliser sur le plan juridique les relations entre l’agent immobilier et son mandant, suppose, pour sa validité et son opposabilité, le respect de strictes conditions.

Forme du mandat. Le mandat doit être formalisé par écrit, en autant d’exemplaires qu’il y a de clients, préalablement à l’accomplissement de toutes diligences de la part de l’agent immobilier.

Durée du mandat. Le mandat est limité dans le temps (à défaut, il n’est pas valable, ce qui entraînera une perte de tout droit à commission). L’usage veut que le mandat dure 3 mois. En pratique, une clause de tacite reconduction limitée dans sa durée est souvent prévue. N’oubliez pas que les modalités de non reconduction du mandat doivent être lisibles et visibles : il faut rappeler au client la date limite de résiliation et la possibilité de dénoncer le mandat au plus tard 1 mois avant l’échéance prévue dans des termes clairs et compréhensibles.

Attention à la faculté de résiliation. Elle ne doit pas être restreinte (à défaut, le mandat est nul).

Fin du mandat. Le mandat prend fin soit par l’arrivée du terme prévu, soit par dénonciation, soit par renonciation de l’agent immobilier à exécuter sa mission prévue au mandat (vente d’un bien, mise en location et recherche de locataire, etc.). Attention : vous devez impérativement délivrer à votre client (par lettre recommandée ou tout mode par écrit avec récépissé ou émargement) une copie de la quittance mettant fin au mandat.

Les différentes clauses à prévoir. Le mandat doit contenir un certain nombre de clauses. Pour être valable, Il doit indiquer :

• le nom du mandant (votre client) ainsi que celui du mandataire (vous) ;
• la durée et l’objet du mandat (vente, location, etc.) ainsi que le bien concerné ;
• l’étendue des pouvoirs de l’agent immobilier pour réaliser sa mission ;
• les modalités de la reddition des comptes ;
• votre rémunération (son montant et celui à qui revient la charge de vous la payer – charge exclusive ou à partager et modalités du partage ; une simple référence à un barème affiché dans vos locaux n’est pas suffisant) ;
• la description des moyens que vous devrez mettre en œuvre pour réaliser votre mission d’agent immobilier pour parvenir au but recherché (en présence d’un mandat exclusif, cette obligation est renforcée : vous devez préciser les actions que vous devez entreprendre ainsi que les modalités au moyen desquelles vous rendez compte des diligences entreprises) ;
• le numéro du mandat qui sera inscrit au registre des mandats ;
• la mention de votre qualification professionnelle (numéro de carte professionnelle, montant de la garantie, coordonnées de la compagnie d’assurance couvrant votre responsabilité civile professionnelle, mention selon laquelle vous êtes autorisé à recevoir des fonds, etc.).

Pensez aussi… Pensez à insérer, le cas échéant, les mentions suivantes :

• la mention des diagnostics qui seront à effectuer (dans l’hypothèse où vous assurez la réalisation de ces diagnostics et que vous faites l’avance des frais contre remboursement) ;
• le cas échéant, la mention prévoyant le paiement des honoraires qui vous sont dus même si l’opération est réalisée sans votre concours ;
• le cas échéant, la mention selon laquelle le mandat est conclu à titre exclusif (et le délai de cette exclusivité) ;
• la « clause pénale » qui a vocation à sanctionner l’inexécution par le mandant de l’une de ses obligations contractuelles (elle ne peut pas prévoir le paiement d’une somme supérieure au montant des honoraires stipulé dans le mandat ; sa rédaction doit être expresse et la clause doit être mentionnée en caractère très apparents pour être valable) ; attention au libellé de cette clause, appréciée très sévèrement par les juges, au regard notamment de ses conditions de validité.

A noter. Lorsque vous traitez un mandat sur une banque de données informatiques, vous devez indiquer sur le mandat que votre client vous autorise à saisir sur votre fichier les informations personnelles le concernant (nom, âge, adresse, etc.). Cette clause doit rappeler que votre client dispose d’un droit d’accès et de rectification.

Signature. Le mandant et le mandataire doivent signer le mandat et il faut indiquer le nombre de pages. Il doit être délivré autant d’exemplaires qu’il y a de mandant.

Qui signe ? Le mandat doit être signé par le propriétaire du terrain ou du bien immobilier vendu. En cas de pluralité de propriétaires, il faut recueillir la signature de chacun d’entre eux (des procurations peuvent bien sûr être signées).

Bon à savoir. Le mandat doit mentionner le nom et la qualité de la personne habilitée par un titulaire de la carte professionnelle à négocier pour son compte. A défaut, il est nul.

Attention ! Certaines agences immobilières recourent à la pratique suivante : le mandat est signé par le client chez lui, puis, ce dernier le renvoie à l’agence qui le signe quelques jours après. L’agence renvoie ensuite un exemplaire du mandat revenant au client. Il est conseillé de renvoyer ce mandat par lettre recommandée avec AR afin de lui conférer une date certaine.

Une pratique à éviter ! Un envoi en lettre simple pourra rendre nul le mandat de vente. Pour la petite histoire, une agence immobilière ayant renvoyé le mandat exclusif par lettre simple, s’est vu refuser par les juges, le bénéfice de l’application de la clause pénale, une incertitude planant sur la réception de cette lettre par le client. A défaut de date certaine, le mandat de vente a été déclaré nul !

Une pratique à favoriser ! Pour plus de sécurité juridique, il est recommandé de remettre immédiatement et directement au client l’exemplaire du mandat exclusif qui lui revient.

Mandat d’entremise et couple de vendeurs : qui signe ? Un mandat d’entremise va donner mission à l’agent immobilier de rechercher des acquéreurs et non le pouvoir de vendre les parcelles ou de représenter le vendeur à la vente (dans ce cas, il s’agit d’un mandat d’aliénation). Dans une telle hypothèse, le mandat est valable, même si un seul des membres du couple l’a signé.

Conseil. Pour éviter toute contestation, même lors de la signature d’un mandat d’entremise, faites signer le mandat par les 2 membres du couple.

Mandat invalide : les conséquences

Erreurs dans la rédaction ? S’il y a une erreur dans le mandat, si une mention obligatoire fait défaut, etc., le mandat est frappé de nullité relative qui peut seulement être invoquée par les parties au contrat (le vendeur en cas de mandat de vente, l’acquéreur en cas de mandat d’achat ou l’agent immobilier).

Conséquences. Si le mandat est frappé de nullité, la conséquence pour l’agent immobilier est la perte du droit aux honoraires. Les clients peuvent également demander des dommages-intérêts, par exemple, lorsque la nullité du mandat emporte nullité de la vente ou encore lorsqu’une vente ne peut se réaliser à cause d’un mandat défectueux.

Pour la petite histoire. Un agent immobilier a enregistré 2 mandats non signés et non datés par 2 frères lui confiant la gestion locative de 2 logements. Après 8 ans, les 2 frères ont réclamé le remboursement des honoraires versés, rappelant que les mandats conclus n’étaient pas valables. A tort, pour le juge : le comportement des 2 frères, qui ont poursuivi leurs relations avec l’agent immobilier, sans émettre la moindre protestation sur la qualité des prestations fournies ou les conditions de sa rémunération, ratifie les mandats irréguliers. Par conséquent, l’agent immobilier peut conserver ses honoraires.

Convocation à l’AG des copropriétaires : l’ordre du jour

Informer de l’ordre du jour. Elément essentiel de la convocation, l’ordre du jour doit être clair et précis, à peine d’annulation.

Que comporte l’ordre du jour ? Il comporte la liste des questions ou résolutions qui seront débattues et sur lesquelles les copropriétaires seront amenés à voter. Il doit bien distinguer les questions qui seront abordées : en effet, chacune d’elles doit faire l’objet d’un vote distinct. Un vote global sur l’ensemble des questions n’est pas valable.

Bon à savoir. Parfois, les juges valident un vote global s’il existe un lien étroit entre les questions (exemple : résolution portant sur le renouvellement du syndic et sa rémunération).

Qui fixe l’ordre du jour ? L’ordre du jour est fixé par le syndic, qui agit en concertation avec le conseil syndical. Un copropriétaire peut aussi exiger l’inscription d’une question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée (AG). Le syndic doit rappeler cette possibilité aux copropriétaires lors des appels de fonds. Cependant, pour que la demande soit prise en compte par le syndic, il faut qu’elle parvienne assez tôt par rapport à la date de l’AG. En cas de demande tardive, le syndic peut refuser d’inscrire la question à l’ordre du jour et la porter à celui de l’assemblée suivante.

Et si la question est « inutile » ? Le syndic n’a pas à juger de l’opportunité ou de l’utilité d’une question qu’un copropriétaire souhaite inscrire à l’ordre du jour. A partir du moment où il est régulièrement saisi d’une demande, il doit inscrire la question qui lui est soumise à l’ordre du jour de la prochaine AG, quelle qu’elle soit.

Autres informations. La convocation doit impérativement mentionner la date, l’heure et le lieu de l’assemblée. Si ce n’est pas le cas, la nullité de l’AG peut être demandée.

Convocation à l’AG des copropriétaires : des documents à transmettre

Principe. En fonction des questions posées, certains documents et renseignements doivent être adressés aux copropriétaires avant l’AG. Ils sont joints à la convocation, puisqu’ils doivent parvenir aux copropriétaires au plus tard en même temps que l’ordre du jour.

Approbation des comptes. Lorsque l'assemblée est appelée à approuver les comptes, l'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général sont notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour, pour la validité de la décision. Ces documents doivent être présentés avec le comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé.

Les contrats, devis, etc. Les copropriétaires doivent connaître les conditions essentielles de tous les contrats. Lorsque l’AG doit approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux, les conditions essentielles du contrat doivent être notifiées aux copropriétaires.

Une simple information. Un certain nombre de documents doivent être adressés aux copropriétaires simplement pour leur information. Il s‘agit, par exemple, de l’état détaillé des rémunérations perçues par le syndic, de l’avis du conseil syndical quand il doit être consulté, du compte-rendu de l’exécution de sa mission par le conseil syndical.

Attention. L’absence de documents peut entraîner la nullité des votes. Certains documents, comme le projet de budget prévisionnel lorsque l’assemblée est appelée à le voter, ou le projet de contrat de syndic lorsque l’assemblée doit le désigner, sont nécessaires à la validation de la décision. S’ils n’ont pas été notifiés dans les formes et les délais légaux, la résolution votée peut être annulée à la demande d’un copropriétaire opposant ou défaillant.

En revanche, l’absence de remise de document non obligatoire n’emporte pas nullité de l’AG. Il est admis, par exemple, que le défaut de notification d’un devis n’entraîne pas l’annulation de l’assemblée dans son ensemble, mais seulement de la décision concernant les travaux.

Exceptions. Dans 2 cas toutefois, le syndic n’a pas à notifier à nouveau les documents :

• quand les copropriétaires sont réunis une seconde fois pour se prononcer à la majorité simple sur une décision qui n’a pas recueilli la majorité absolue lors d’une première AG ;
• lorsque les copropriétaires votent à la double majorité certains travaux d’amélioration qui n’ont pas pu être adoptés à la double majorité lors d’une précédente AG.

Nouveauté. Pour rappel, depuis le 1er juin 2020, tout contrat ou projet de contrat relatif à l’exercice de la mission du syndic doit être accompagné d’une fiche d’information sur les prix et les prestations proposées par celui-ci, selon un modèle fixé par arrêté.

Condition de validité de l’AG. Pour la validité de la décision prise en AG, cette fiche d’information doit être notifiée au plus tard en même temps que l’ordre du jour, accompagnant ainsi le ou les projet(s) de contrat du syndic.

Rappel. Pour mémoire, un copropriétaire ne peut faire obstacle à l'exécution, même sur ses parties privatives, de travaux d'intérêt collectif régulièrement décidés par l’AG, dès lors que l'affectation, la consistance ou la jouissance des parties privatives n'en sont pas altérées de manière durable. La réalisation de tels travaux sur une partie privative, lorsqu'il existe une autre solution n'affectant pas cette partie, ne peut être imposée au copropriétaire concerné que si les circonstances le justifient.

Analyse des solutions éventuelles à joindre. Dans ce cadre, il est désormais prévu que lorsque l'assemblée générale est appelée à se prononcer sur des travaux d'intérêt collectif réalisés sur des parties privatives, une analyse des solutions éventuelles n'affectant pas ces parties doit être fournie, au plus tard en même temps que l’ordre du jour.

A noter. Pour les assemblées générales tenues à compter du 31 décembre 2020, pour l’information des copropriétaires, il doit également être notifié au plus tard en même temps que l’ordre du jour :

• le descriptif détaillé relatif aux travaux réalisés par un copropriétaire pour l'accessibilité des logements aux personnes handicapées ou à mobilité réduite affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble ;
• une présentation générale des principales caractéristiques du recours à l'emprunt collectif, lorsque la question de la souscription d'un tel emprunt est inscrite à l'ordre du jour de l’AG ;
• le rapport établi par le conseil syndical pour rendre compte de l’exercice de sa délégation de pouvoirs devant l’AG votant l’approbation des comptes.

Convocation à l’AG des copropriétaires : à afficher !

Une obligation d’affichage. Le syndic doit indiquer aux copropriétaires, par voie d’affichage, la date de la prochaine AG et la possibilité qui leur est offerte de solliciter l'inscription d'une ou plusieurs questions à l'ordre du jour.

Quand afficher ? L’affichage doit être réalisé dans un « délai raisonnable » pour permettre aux copropriétaires de faire inscrire leurs questions à l'ordre du jour.

Une mention obligatoire. L’affichage doit reproduire la mention suivante : « À tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante.

Le ou les copropriétaires ou le conseil syndical qui demandent l'inscription d'une question à l'ordre du jour notifient au syndic, avec leur demande, le projet de résolution lorsque cette notification est requise en application des 7° et 8° du I de l'article 11. Lorsque le projet de résolution porte sur l'application du e du II de l'article 24 et du b de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965, il est accompagné d'un document précisant l'implantation et la consistance des travaux.

Le syndic rappelle les dispositions du présent article sur les appels de fonds qu'il adresse aux copropriétaires ».

Absence d’affichage : quelles conséquences ? L’absence d’affichage ne rend pas irrégulier la convocation à l’AG.

Création d’un syndicat secondaire : pourquoi ?

Dans quelle situation ? La création d’un syndicat secondaire est possible « lorsque l'immeuble comporte plusieurs bâtiments ».

Des immeubles indépendants ? Il ne s’agit pas ici de bâtiments totalement indépendants, sinon ils ne se trouveraient pas dans la même copropriété. Les bâtiments faisant l’objet d’un syndicat secondaire sont donc situés sur la même assiette foncière et sont liés par des intérêts communs.

Quand ? L’instauration d’un syndicat secondaire peut avoir lieu au moment de la mise en place de la copropriété ou, par la suite, pendant la vie de l’immeuble. De plus, il peut exister un ou plusieurs syndicats secondaires si la disposition des lieux le permet.

Création d’un syndicat secondaire : comment ?

Une décision prise en AGE. La création du syndicat secondaire doit être décidée par une assemblée spéciale des copropriétaires. Cette assemblée générale extraordinaire (AGE) ne porte que sur la question de la création du syndicat secondaire.

Modalités de l’AGE. Les règles de convocation, de vote et de représentation à l’AGE sont identiques à celle d’une assemblée générale ordinaire.

Bon à savoir. L’AGE est tenue par les copropriétaires concernés par la création du syndicat secondaire. Le cas échéant, il peut s’agir du seul copropriétaire détenant tous les lots du bâtiment en question.

Quelle majorité ? La décision de constituer ce syndicat secondaire doit être prise à la majorité absolue (dite majorité de l’article 25) de tous les copropriétaires concernés par la mise en place du syndicat secondaire.

Création d’un syndicat secondaire : conséquences

Pour le syndicat principal. Le syndicat principal existe toujours et les copropriétaires du syndicat secondaire en font toujours partie. Toutefois, c’est le syndicat secondaire qui assume la gestion du bâtiment (et des charges y afférentes) pour lequel il a été créé.

Pour le conseil syndical du syndicat principal. Il est prévu une représentation proportionnelle du ou des syndicats secondaires au sein du conseil syndical du syndicat principal.

Pour le syndicat secondaire. Le syndicat secondaire constitue une nouvelle personne juridique. En revanche, il n’est pas nécessaire de modifier la publicité foncière.

Comptabilité. La création d’un nouveau syndicat implique de créer une comptabilité séparée.

Syndic. Un nouveau syndic doit être nommé pour gérer le syndicat secondaire. Bien sûr, il est possible de nommer à ce poste le syndic du syndicat principal.

Concernant les charges. La création du syndicat secondaire implique une spécialisation des charges :

• du côté du syndicat secondaire, il doit décider en assemblée générale la nouvelle répartition de ses charges entre les différents lots ;
• du côté du syndicat principal, il n’est plus compétent pour appeler des charges sur le bâtiment géré par le syndicat secondaire, ni bien sûr pour décider des travaux sur ce même bâtiment.

Pour le règlement de copropriété. Le syndicat secondaire peut apporter des modifications au règlement de copropriété pour l’adapter aux particularités du bâtiment en question sans remettre en cause les droits du syndicat principal.

Unions de syndicats de copropriétaires : c’est quoi ?

Un objet. Les unions de syndicats sont des groupements dont l'objet est d'assurer « la création, la gestion et l'entretien d'éléments d'équipements communs ainsi que la gestion de services d'intérêt commun ».

Un intérêt. L’intérêt de cette union est d’intégrer dans une même structure des copropriétés, des sociétés d’attribution (même si c’est rare) et des propriétaires riverains.

Bon à savoir. L’union peut être elle-même propriétaire de terrains ou d’équipements qui serviront aux copropriétés qui en sont membres.

Unions de syndicats de copropriétaires : un fonctionnement souple

Comment créer une union de syndicats ? Elle est créée par décision d’assemblée générale de chacune des copropriétés qui en sont membres à la majorité absolue (dite majorité de l’article 25).

Constitution d’une AG de l’union. Une assemblée générale est constituée entre les différents membres de l’Union.

Organes de direction. Cette AG est chargée d’élire un président, ainsi qu’un conseil de l'union chargé d’assister ce dernier et de contrôler sa gestion. Ce conseil est composé d'un représentant désigné par chaque membre de l'union.

Rédaction des statuts. Des statuts sont rédigés et votés par l’assemblée générale de l’union. Ils permettent de définir son périmètre, ainsi que les millièmes de chacun de ses membres et donc la quote-part revenant à chacun.

Les membres de l’assemblée générale. Les membres de l’AG sont les syndics de chaque copropriété, les représentants des éventuelles sociétés d’attribution et les propriétaires riverains. L’union aura donc une assemblée générale limitée en nombre.

Quitter une union ? Il ne peut pas être interdit à un membre de se retirer de l’union. Un membre peut donc décider d’en sortir à tout moment, perdant le bénéfice des services communs. Ceci constitue la principale différence avec le fonctionnement des associations syndicales libres (ASL), puisque l’adhésion à une ASL est foncière, c'est-à-dire attachée au lot. Dès lors, à moins que l’objet de l’ASL disparaisse ou que celle-ci soit transformée, il n’est pas possible à un lot d’en sortir librement.

Syndicat des copropriétaires : de quoi s’agit-il ?

Le syndicat des copropriétaires. Dans toutes les copropriétés, la collectivité des copropriétaires est constituée en un syndicat qui s’exprime via l’assemblée générale (AG) des copropriétaires.

Le syndicat de tous les copropriétaires. Le syndicat des copropriétaires est composé de tous les copropriétaires, sans exceptions. La seule condition à remplir pour y appartenir est, en effet, d’être copropriétaire.

Quelles missions ? Le syndicat des copropriétaires a plusieurs missions. Il doit notamment décider du budget prévisionnel annuel, de l'amélioration de l'immeuble, des travaux nécessaires, de la nomination du syndic, etc. Toutes ces décisions sont prises via l’AG.

Syndicat des copropriétaires : une responsabilité pouvant être engagée !

Le syndicat est responsable. Le syndicat des copropriétaires a une personnalité juridique propre, distincte de celle des copropriétaires. A ce titre, il doit souscrire une assurance le couvrant contre les risques de responsabilité civile.

Illustrations pratiques. Voici 3 exemples illustrant l’engagement de responsabilité ou non de syndicats des copropriétaires.

Exemple 1. Un syndicat des copropriétaires a fait condamner un copropriétaire qui s’était approprié sans autorisation des parties communes de la copropriété (en l’occurrence des combles). Le copropriétaire a dû remettre les combles dans l’état où ils étaient auparavant (il avait détruit le plafond pour que son appartement ait un accès direct aux combles).

Exemple 2. Le syndicat des copropriétaires est responsable à l'égard des copropriétaires ou des tiers des fautes commises par le syndic dans l'exercice de ses missions. Tel est le cas lorsqu’un syndic indique à un acquéreur qu’il n’y a pas de termites dans l’immeuble, alors même que l’immeuble est infesté.

Exemple 3. Un syndicat des copropriétaires a été condamné à indemniser un copropriétaire, possédant un studio situé au rez-de-chaussée, qui ne pouvait pas ouvrir les volets de son studio à cause de la neige tombée du toit de l’immeuble (un monticule de 3 mètres s’était formé). Or, le syndicat des copropriétaires a la charge d’entretenir le toit et donc le déneiger en hiver. Cette situation étant survenue plusieurs fois, elle constituait, selon le juge, un préjudice indemnisable pour le copropriétaire.

Focus sur les taux d’usure. Pour mémoire, le taux de l’usure est le taux maximal d’intérêt auquel un prêt bancaire peut être accordé. Le taux de l’usure varie selon les catégories de prêts accordés, notamment eu égard à la qualité de la personne qui le souscrit (consommateur ou société, par exemple).

Une nouveauté pour les syndicats de copropriétaires. Dans ce cadre, il est désormais prévu que les contrats de crédits accordés à des syndicats de copropriétaires doivent être assimilés à des contrats de crédits consentis à des consommateurs. Par conséquent, tout organisme de crédit qui accorde un prêt à un syndicat de copropriétaires est tenu de respecter les règles applicables aux consommateurs au titre de la règlementation sur l’usure.

Bon à savoir. Un syndicat de copropriétaires ne peut se prévaloir de la prescription biennale de l'action des professionnels, pour les biens et les services qu'ils fournissent aux consommateurs.

Règlement de copropriété : un contenu encadré !

Un document contractuel… Le règlement de copropriété est un document contractuel qui est obligatoire. Toutes les copropriétés en ont donc un. Il est généralement établi lors de la mise en copropriété de l’immeuble par un géomètre, puis remis à un notaire qui le publiera au fichier immobilier.

… qui s’impose à tous les copropriétaires. C’est un document qui s’impose à tous les copropriétaires ainsi qu’aux locataires. Il n’est donc pas possible de le modifier, sans leur autorisation, ou de ne pas le respecter sous peine de sanctions.

Contenu du règlement de copropriété. Le but du règlement de copropriété est d’organiser le fonctionnement de l’immeuble collectif. À cet effet, il contient des règles qui encadrent la vie pratique (règles de jouissance des parties privatives et/ou communes, autorisations diverses comme par exemple l’autorisation ou l’interdiction d’exercice d’une activité professionnelle ou commerciale, l’interdiction d’installer des enseignes, etc.), ainsi que l’organisation de la copropriété sur le plan juridique (répartition des charges, administration des parties communes, etc.).

Clause illicite. Il peut arriver que le règlement de copropriété contienne une règle illégale. Dans ce cas, elle doit s’appliquer jusqu’à ce qu’elle ait été annulée en justice ou en assemblée générale (AG).

Annulation d’une clause relative à la répartition des charges. Lorsque le juge retoque une clause relative à la répartition des charges et procède à une nouvelle répartition, cette dernière ne prend effet qu'au 1er jour de l'exercice comptable suivant la date à laquelle la décision est devenue définitive.

Divergence avec l’acte de vente. Il peut arriver que l’acte de vente d’un lot de copropriété mentionne des éléments divergents et erronés par rapport au réel contenu du règlement de copropriété. Dans ce cas, l’acquéreur ne peut pas se prévaloir des mentions contenues dans l’acte de vente : c’est, en effet, le contenu du règlement de copropriété qui prévaut.

État descriptif de division : un contenu encadré !

Un document obligatoire. Tout comme le règlement de copropriété, l’état descriptif de division (EDD) est un document obligatoire que l’on retrouve dans les toutes les copropriétés. Il est généralement établi lors de la mise en copropriété de l’immeuble par un géomètre, puis remis à un notaire qui le publiera au fichier immobilier.

Un document contractuel ? Même s’il est incorporé au règlement de copropriété, l’EDD n’a pas de valeur contractuelle. En cas de divergences entre l’EDD et le règlement de copropriété, c’est donc ce dernier qui prévaut.

Mais. Toutefois, il est arrivé que les juges reconnaissent le caractère contractuel d’un EDD dans 2 situations, à savoir :

• lorsque, faute de règlement de copropriété, l’EDD est le seul document de référence ;
• lorsque le règlement de copropriété prévoit que l’EDD a la même valeur contractuelle que lui.

Un document technique. L’EDD est un document technique qui identifie l'immeuble auquel il s'applique, opère une division en lots et attribue un numéro à chaque lot.

Tableau. L’EDD est obligatoirement résumé dans un tableau qui comporte les colonnes suivantes dans la mesure de l'existence des éléments correspondants :

• numéro du lot, dans l'ordre croissant des numéros,
• bâtiment ;
• escalier ;
• étage ;
• nature du lot ;
• quote-part des parties communes.

Gérer les places de parking : que dit le règlement de copropriété ?

Consultez le règlement de copropriété ! La réglementation des places de parking est détaillée dans le règlement de copropriété qui encadre les relations entre tous les copropriétaires. Plusieurs points doivent être abordés dans ce document afin d’anticiper les éventuels conflits. En voici quelques-uns à titre d’exemple.

Parking privatif ou commun ? Les parkings sont-ils privatifs (telle place de parking appartient à tel lot de copropriété) ou communs (un copropriétaire peut se garer sur n’importe quelle place de parking) ? Pour le savoir, il faut bien sûr consulter le règlement de copropriété.

Droit de priorité. Le règlement de copropriété peut tout à fait prévoir un « droit de priorité » aux autres copropriétaires de l’immeuble quand l’un d’eux souhaite vendre sa place de parking. Le règlement doit alors prévoir les modalités d’application de ce droit de priorité. La mise en place de ce droit de priorité nécessite l'unanimité des voix des copropriétaires.

Location d’une place de parking. Un règlement de copropriété peut également encadrer la mise en location d’une place de parking. Les copropriétaires sont ici libres de faire ce qu’ils veulent, tant qu’il n’y a pas d’atteinte au droit de propriété.

Gérer les places de parking : prévoir des places pour personnes handicapées

Une obligation pour les promoteurs. Depuis le 1er janvier 2015, lorsqu’un permis de construire d’un immeuble situé en copropriété est déposé, les architectes et les promoteurs immobiliers sont obligés de respecter une nouvelle obligation. Laquelle ?

Un quota de places pour les personnes handicapées. Ils doivent prévoir que, parmi les places de stationnement prévues, au moins 5 % d’entre elles seront adaptées et louées aux personnes handicapées. De plus, les places adaptées destinées à l'usage des visiteurs doivent représenter au minimum 5 % du nombre total de places prévues pour les visiteurs.

Une obligation (aussi) pour les syndics. Si, de prime abord, ces nouvelles obligations ne semblent concerner que les architectes et les promoteurs immobiliers, il n’en est rien. Les syndics de copropriété sont aussi concernés !

Mettre à jour les règlements de copropriété. Vous devez, en effet, vous assurer que les règlements de copropriété de ces nouvelles constructions prévoient comment ces places adaptées sont louées prioritairement aux personnes handicapées habitant la copropriété. Notez que des mentions obligatoires sont à intégrer dans le règlement de copropriété.

     =>  Consultez les mentions à reproduire obligatoirement dans le règlement de copropriété

Qui est bénéficiaire d’une place de stationnement adaptée ? Outre la possession de la carte de stationnement pour personnes handicapées, une « personne handicapée habitant la copropriété » qui bénéficie d’une place de parking spéciale peut être :

• un copropriétaire ;
• un locataire ;
• un conjoint, un concubin ou un partenaire lié par un pacte civil de solidarité handicapé d’un copropriétaire ou d’un locataire ;
• un ascendant ou un descendant handicapé d’un copropriétaire ou d’un locataire ;
• une personne à charge handicapée qui vit avec un copropriétaire ou un locataire pendant au moins 8 mois de l’année, sauf obligation professionnelle, raison de santé ou cas de force majeure.

Attention ! Lorsqu’une personne handicapée possède déjà une place de stationnement adaptée au handicap dans son lot de copropriété ou au titre de son contrat de location, il ne peut pas bénéficier d’une autre place supplémentaire.

Comment proposer les places de parking aux personnes handicapées ? Une fois la décision réglementant les places de parking pour handicapé votée en AG, celle-ci devra être communiquée à tous les occupants de l’immeuble.

Demande de bénéfice d’une place adaptée. Dans un délai de 4 mois suivant cette AG, une personne handicapée pouvant bénéficier d’une place de parking en location, si elle souhaite en louer une, devra vous adresser une demande par lettre recommandée avec AR.

Conclure un contrat de location. Dans un délai d’un mois suivant la réception de cette lettre recommandée avec AR, vous devez conclure le contrat de location dont le contenu aura été préalablement validé en AG.

Absence de demande. S’il devait arriver qu’aucune personne handicapée ne demande à bénéficier d’une place de parking adaptée, vous pouvez louer la place à n’importe qui selon les conditions fixées par l’AG. Si par la suite, une personne handicapée demande à bénéficier de la place de parking, vous devrez la reprendre au locataire non prioritaire dans les conditions prévues par le contrat de bail.

Conseil syndical : qui le compose ?

Qui sont les membres du conseil syndical ? Le conseil syndical est composé de copropriétaires qui sont élus en assemblée générale (AG).

Concrètement. Pour être membre du conseil syndical, il faut être :

• soit propriétaire d’un lot situé dans la copropriété ;
• soit marié ou partenaire de Pacs d’un copropriétaire ;
• soit l’ascendant ou descendant d’un copropriétaire ;
• soit le représentant légal d’un copropriétaire ;
• soit « usufruitier » (il s’agit d’une personne qui profite d’un bien sans pouvoir le vendre : ses droits découlent d’un « démembrement de copropriété ») ;
• soit acquéreur à terme d’un des lots situés dans la copropriété.

A noter. Les concubins, conjoints, partenaires de pacs, ascendants ou descendants des salariés du syndic ont l’interdiction d’être membres du conseil syndical. L'interdiction concernant les collatéraux est limitée au 2ème degré (c’est-à-dire les frères et sœurs). Ces interdictions ne s'appliquent toutefois pas aux syndics non professionnels.

Un mandat de 3 ans. Le mandat des membres du conseil syndical ne peut excéder 3 années renouvelables.

Un mandat rémunéré ? Les fonctions de président et de membre du conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération.

Echec dans l’élection des membres du conseil syndical. Lorsque l’AG ne parvient pas, faute de candidature ou faute pour les candidats d'obtenir la majorité requise, à désigner les membres du conseil syndical, le procès-verbal, qui en fait explicitement mention, est notifié, dans un délai d’1 mois, à tous les copropriétaires.

Fonctionnement. Le conseil syndical fonctionne selon les règles particulières qui sont déterminées par le règlement de copropriété, ou par l’AG des copropriétaires à la majorité simple.

Disparition du conseil syndical. Dès lors que plus d’1/4 des sièges du conseil syndical sont vacants, le conseil syndical n’est plus valablement constitué.

Le conseil syndical doit rendre des comptes. Le conseil syndical doit rendre compte de son activité, tous les ans, devant l’AG des copropriétaires.

Conseil syndical : une mission d’assistance et de contrôle

2 missions. Le conseil syndical a 2 missions : vous assister et contrôler votre gestion de la copropriété.

Assister le syndic. Le conseil syndical coordonne les relations entre vous et les copropriétaires. A ce titre, il peut émettre des avis et doit être consulté sur toutes les questions concernant le syndicat des copropriétaires.

Une consultation du conseil syndical obligatoire. Vous devez obligatoirement consulter le conseil syndical :

• pour le vote de travaux, si vous envisagez la conclusion d’un contrat de fourniture d’équipements communs dont le montant dépasse la somme déterminée en AG ;
• pour décider des travaux urgents nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble et nécessitant de fait le versement d'un acompte,
• pour désigner un nouveau syndic (le conseil syndical est en charge de la mise en concurrence des syndics, si le marché local le permet) ;
• pour préparer l’AG (l’ordre du jour de l’AG doit être établi en concertation avec le conseil syndical ; si ce n’est pas le cas, l’AG ne peut toutefois pas être annulée).

Contrôler votre gestion. Le conseil syndical a pour mission de contrôler votre gestion de la copropriété. Dès lors, il doit procéder au visa de :

• la comptabilité générale ;
• la répartition des dépenses budgétaires ;
• les conditions d'exécution des marchés et des contrats ;
• l'élaboration et l'exécution du budget prévisionnel ;
• la surveillance des impayés et la gestion des dossiers de contentieux confiés à un avocat.

A noter. A cet effet, le conseil syndical peut consulter toute pièce ou document relatif à la gestion et l'administration de la copropriété. Si les pièces demandées par le conseil syndical au syndic ne lui sont pas transmises dans le mois de sa demande, des pénalités de 15€/jour de retard peuvent être imputées sur les honoraires dus au syndic.

Exécution des missions. Le conseil syndical peut prendre conseil auprès de toute personne de son choix, et également demander un avis technique à tout professionnel spécialisé sur une question particulière.

Consultation des documents auprès du syndic. Jusqu’à présent, tout membre du conseil syndical qui voulait prendre connaissance (et éventuellement faire une copie) de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et à l’administration de la copropriété devait être habilité par le conseil syndical pour le faire.

Depuis le 4 juillet 2020. Désormais, cette habilitation n’est plus obligatoire.

Mise en concurrence du syndic. Lorsque l'assemblée générale est appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic professionnel, et sauf dans les cas où elle en est dispensée, le conseil syndical doit communiquer au syndic un ou plusieurs projets de contrats issus de la mise en concurrence prévue au même article.

Conseil syndical : action contre le syndic

Engager une action contre le syndic. Le président du conseil syndical, sur délégation expresse de l’assemblée générale des copropriétaires (AG), peut engager une action contre le syndic défaillant en réparation du préjudice collectif subi par le syndicat des copropriétaires.

Absence de conseil syndical. A défaut de conseil syndical, l'action est ouverte à un ou plusieurs copropriétaire(s) représentant au moins ¼ des voix de tous les copropriétaires.

Des frais à assumer. Les frais de procédure engagés par le président du conseil syndical constituent des dépenses courantes d'administration qui sont supportées par le syndicat des copropriétaires. Les copropriétaires exerçant cette même action doivent faire l'avance des frais de procédure, répartis ensuite entre tous les copropriétaires à proportion de leurs quotes-parts de parties communes afférentes à leurs lots, dès lors que la prétention est déclarée bien fondée par le juge.

Condamnation du syndic. En cas de condamnation du syndic défaillant, les dommages et intérêts sont alloués au syndicat des copropriétaires, puisqu’il s’agit d'une action engagée dans l'intérêt de tous les copropriétaires.

Conseil syndical : bénéficier d’une délégation conventionnelle

Délégation conventionnelle. Il est créé une délégation conventionnelle au profit d'un conseil syndical composé d'au moins 3 membres. L’AG de se ressaisir de son droit de vote pour les décisions confiées au conseil syndical.

Pour quoi ? La délégation doit permettre au conseil syndical de prendre des décisions relevant de la majorité simple (travaux nécessaires à la conservation de l'immeuble, suppression des vide-ordures pour des impératifs d'hygiène, autorisation permanente accordée à la police ou à la gendarmerie nationale de pénétrer dans les parties communes, etc.).

Toutefois, sont exclues de la possibilité de délégation l'approbation des comptes, la détermination du budget prévisionnel et les adaptations du règlement de copropriété rendues nécessaires par les modifications législatives et réglementaires.

Un budget à établir. L’AG doit déterminer le montant du budget prévisionnel alloué au conseil syndical pour la mise en œuvre de sa délégation de pouvoir, accordée pour une durée maximale de 2 ans renouvelable sur décision expresse de l'assemblée générale.

Une comptabilité à établir. Les sommes allouées au conseil syndical pour l'exercice de la délégation de pouvoirs accordée par l’AG doivent être intégrées dans la comptabilité.

Une majorité à respecter. Les décisions du conseil syndical pour l'exercice de cette délégation de pouvoirs sont prises à la majorité de ses membres, la voix du président étant prépondérante en cas de partage des voix.

Renouvellement de la délégation. Après avoir pris connaissance du rapport élaboré par le conseil syndical pour rendre compte de sa mission, l’AG demeure libre de renouveler la délégation arrivée à son terme, si les décisions qui en sont l'objet sont récurrentes et que l'action du conseil syndical est satisfaisante.

Assurance. Dans le cadre de cette délégation conventionnelle de pouvoirs, le syndicat des copropriétaires devra souscrire pour chacun des membres du conseil syndical une assurance de responsabilité civile.

Nouveautés. Il est désormais prévu que lorsqu’il bénéficie d’une telle délégation de pouvoirs, les décisions prises par le conseil syndical sont consignées dans un procès-verbal, signé par 2 de ses membres.

Mentions sur le PV. Le procès-verbal mentionne le nom des membres du conseil syndical ayant participé à la délibération, ainsi que le sens de leur vote. Il est transmis au syndic qui l'inscrit au registre des procès-verbaux des assemblées générales.

A noter. Dans ce cadre, il est précisé qu’un montant spécifique est alloué au conseil syndical au sein du budget prévisionnel voté chaque année pour l’exercice de cette délégation de pouvoirs.

Toutefois. Par exception, lorsque la délégation de pouvoirs porte sur des dépenses pour travaux non comprises dans le budget prévisionnel, l'assemblée générale précise le montant maximum alloué pour chacune d'elles.

Exigibilité des sommes. Les sommes afférentes à ces dépenses sont exigibles selon les modalités votées par l'assemblée générale.

Entrée en vigueur. Ces dispositions s’appliquent pour les assemblées générales qui se tiendront à compter du 31 décembre 2020.