Tantièmes de copropriété : une répartition importante !

À quel moment les tantièmes sont-ils calculés ? Les tantièmes de copropriété doivent être calculés au moment de la mise en copropriété de l’immeuble. Pour être plus précis, le calcul sera effectué lors de et plus précisément au moment de la division de l’immeuble (il peut donc s’agir d’une décision collective des copropriétaires ou bien être le fait du promoteur lorsque ce dernier construit un immeuble destiné à être en copropriété).

Qui calcule les tantièmes de copropriété ? C’est un géomètre-expert qui se charge de cette mise en copropriété, et donc du calcul des tantièmes attachés à chaque lot ainsi constitué.

Sur quels critères ? La superficie d’un lot de copropriété, sa consistance, et sa situation au sein de l’immeuble sont les critères qui servent au calcul des tantièmes de copropriété de ce lot.

Un calcul à ne pas négliger ! Ce calcul est important, car il détermine :

• les droits de chacun des copropriétaires sur son lot ;
• les droits d’usage des copropriétaires sur les parties communes ;
• la répartition des charges communes ou générales (répartition entre chaque copropriétaire des dépenses correspondant à l’administration et à l’entretien des parties communes) ;
• le nombre de voix dont les copropriétaires disposent en assemblée générale (le principe est que le nombre de voix d’un copropriétaire correspond à sa quote-part dans les parties communes).

Les étapes de la détermination des tantièmes

Un calcul encadré par la Loi ? Aux termes de la Loi, « dans le silence ou la contradiction des titres, la quote-part des parties communes afférente à chaque lot est proportionnelle à la valeur relative de chaque partie privative par rapport à l'ensemble des valeurs desdites parties, telles que ces valeurs résultent lors de l'établissement de la copropriété, de la consistance, de la superficie et de la situation des lots, sans égard à leur utilisation ».

Concrètement. Cela signifie que :

• les tantièmes ne sont pas établis uniquement en fonction de la superficie du lot (la consistance et la localisation du lot sont également prises en compte) ;
• la répartition est opérée en fonction, aussi, de la valeur de comparaison des différents locaux dans l’immeuble, les uns par rapport aux autres ; cette valeur est dite « relative » et ne se confond pas nécessairement avec la valeur vénale (la valeur relative est appréciée sans égard à l’utilisation des locaux).

5 étapes. Concrètement, il existe 5 étapes pour déterminer les tantièmes de copropriété.

Étape 1. La 1ère étape consiste à calculer la superficie du lot.

Étape 2. La 2ème étape consiste à déterminer la consistance du lot. Le géomètre-expert procède à l’examen de la nature du lot (appartement, cave, garage), de sa distribution (au sein de l’immeuble, et intrinsèquement), de sa hauteur sous plafond.

Étape 3. La 3ème étape consiste à prendre en compte la situation du lot : le géomètre-expert tient compte de la situation du lot par rapport aux autres lots de l’immeuble (étage, luminosité, vue, ascenseur, calme, etc.). Un coefficient est également appliqué en fonction de l’étage et de l’existence ou non d’un ascenseur.

Étape 4. La 4ème étape consiste à procéder au calcul de la superficie pondérée. Le géomètre-expert fait alors la moyenne des tous les coefficients pondérateurs calculés ci-dessus, pour obtenir un coefficient moyen. Ensuite, ce dernier coefficient est multiplié par la superficie du lot, afin d’obtenir une superficie pondérée.

Étape 5. La 5ème et dernière étape consiste à définir les tantièmes de copropriété. Ils sont obtenus en faisant le rapport entre la surface pondérée du lot considéré et les surfaces de tous les autres lots de la copropriété. Par exemple, si la surface pondérée du lot est de 47,56m², et que le total des superficies pondérées est de 3213 m², les tantièmes afférant au lot considéré sont de 47,56 m² / 3213 m² x 10000 = 148,02 arrondi à 148 tantièmes.

À noter. Les tantièmes sont définis à la mise en copropriété de l’immeuble. Ils sont inscrits dans le règlement de copropriété et l’état descriptif de division.

Attention ! Il n’existe pas de règle générale à impérativement suivre lors du calcul des tantièmes. Il faut toujours garder à l’esprit qu’il faut s’adapter aux particularités de la copropriété.

Comment modifier la répartition des tantièmes ?

Une modification à l’unanimité des copropriétaires. La modification de la répartition des tantièmes de charges est difficile, car elle exige que l’assemblée générale des copropriétaires se prononce à l’unanimité.

Une modification courante. Une modification est possible, et assez courante en pratique, en ce qui concerne la répartition des charges dites spéciales pour un équipement commun (généralement un ascenseur).

Une modification (parfois) nécessaire. Une révision des tantièmes et donc des charges peut être opérée si elle est rendue nécessaire par un changement d’usage d’une ou plusieurs parties privatives (appartement à usage d’habitation converti en usage mixte, résidence et activité professionnelle, vente d’une portion des parties communes au profit d’un copropriétaire, etc.).

Une modification judiciaire. Un copropriétaire qui s’estime lésé du fait d’une irrégularité dans la répartition des millièmes peut agir auprès du Tribunal judiciaire. Mais les conditions de contestation sont strictes et limitées (l’action ne peut être introduite que dans le délai de 5 ans à compter de la publication du règlement de copropriété et que si la part du lot est supérieure de plus d’1/4 à celle qui résulterait d’une répartition légale des charges).

Attention ! Une modification de la répartition des tantièmes n’entraîne pas nécessairement une répartition des charges (même si c’est rarement le cas) et vice-versa. Ainsi, par exemple, lorsqu’un lot change de destination, il peut y avoir un changement de charges mais la répartition des tantièmes peut rester inchangée.

Copropriété en difficulté : les critères de définition

2 types de difficultés. Une copropriété peut souffrir de 2 atteintes : le défaut d’entretien et le manque de trésorerie.

Le défaut d’entretien. Dans cette situation, c’est l’état général du bâtiment qui est atteint. Le défaut d’entretien résulte souvent de la non-exécution de travaux qui sont indispensables, entraînant la dégradation du bâtiment, de l’existence de malfaçons affectant la construction, de l’entretien insuffisant de l’immeuble et de ses équipements.

Le manque de trésorerie. C’est la situation dans laquelle les ressources financières sont insuffisantes. C’est le cas, par exemple, lorsque :

• les charges de copropriété ne sont plus payées régulièrement ;
• le nombre de locataires dans l’immeuble est plus important que celui de propriétaires ;
• le nombre de demande de logements sociaux augmente sur plusieurs années, signe de précarité des copropriétaires en question ;
• des troubles, des tensions, existent entre les résidents au sein de la copropriété ;
• les copropriétaires manquent d’implication, ne participent pas ou plus aux assemblées générales et se désintéressent de l’état général et financier de leur patrimoine.

Copropriété en difficulté : la procédure classique

Objectif. La procédure dite « classique » a pour finalité est de rétablir le fonctionnement normal de la copropriété. La procédure est marquée par la nomination, dans un premier temps, d'un mandataire, puis dans un second temps, par celle d'un administrateur provisoire.

Nomination d’un mandataire. Dans cette procédure, pour commencer, un mandataire ad hoc est nommé, afin d’analyser la situation. Il va aider la copropriété à analyser sa situation, ses difficultés et à trouver des solutions de redressement.

Nomination d’un administrateur provisoire. Cette nomination est souvent suivie de la nomination d’un administrateur provisoire par une décision du Tribunal de Grande Instance (TGI). Il se substitue au syndic, qui est dessaisi, et s’immisce dans sa gestion. Il a pour mission d’opérer le rétablissement de la copropriété. Il intervient pour rétablir le fonctionnement financier de la copropriété et pour rétablir l’état des bâtiments (travaux d’entretien ou de réfection).

Vérifier les créances. Dans un délai de 2 mois à compter de sa nomination, l'administrateur provisoire va procéder aux mesures de publicité légales. Cela va permettre aux créanciers de produire les éléments nécessaires à l’évaluation de leur créance. Concrètement, c'est à partir de la publication de l’ordonnance de désignation de l’administrateur provisoire que les créanciers du syndicat doivent déclarer leurs créances. Après vérification des créances déclarées, l'administrateur provisoire va établir et publier la liste des créances déclarées. Les créanciers disposeront alors d'un délai de 2 mois à compter de la publication de la liste pour contester son contenu auprès du président du TGI.

A noter. Les créances non déclarées régulièrement dans le délai de 2 mois sont inopposables à la procédure.

Apurer les dettes. L’administrateur provisoire peut conclure avec les copropriétaires de bonne foi des échéanciers individualisés de remboursement de leurs dettes vis-à-vis du syndicat. Le montant effacé est réparti entre les créanciers du syndicat proportionnellement au montant de leur créance. Le juge peut ordonner la mainlevée des éventuelles inscriptions hypothécaires relatives à ces dettes inscrites sur les locaux appartenant au syndicat des copropriétaires.

Vendre des actifs ? Si le syndicat des copropriétaires dispose d'actifs cessibles, notamment des locaux pouvant permettre l’apurement des dettes du syndicat, l'administrateur provisoire peut demander au juge l’autorisation de réaliser certaines cessions (impliquant en conséquence une modification du règlement de copropriété et de l’état descriptif de division !).

Substitution au syndic. Dans le cadre de sa mission de redressement de l’immeuble en difficulté, l’administrateur provisoire se substitue au syndic. Ainsi :

• il doit informer au préalable les copropriétaires et le conseil syndical ;
• il est habilité à prendre toutes les mesures nécessaires, dans la limite des pouvoirs qui lui ont été transférés par le Président du TGI qui l’a désigné ;
• il a le droit de procéder à des injonctions de payer, préalables à des saisies, ou éventuellement à décider du recours à des hypothèques ou des cautionnements (cas des impayés de charges).

Etablir des rapports. Il établit des rapports, qui sont transmis régulièrement au greffe du TGI. Un rapport final en fin de mission est également rédigé, comportant ses recommandations.

Bon à savoir. Pendant la mission de l’administrateur provisoire, les actions intentées par les créanciers des copropriétaires débiteurs sont suspendues. Le recouvrement de la dette par le syndic de copropriété est prioritaire à toute autre créance (il est notamment prioritaire devant l’hypothèque d’une banque et devant les impôts).

Copropriété en difficulté : l’état de carence

L'état de carence… Il caractérise les situations dans lesquelles le syndicat des copropriétaires d'un immeuble rencontre des difficultés financières ou de gestion telles qu'il ne peut plus assurer la conservation de l'immeuble ou la sécurité des occupants.

…un préalable à l’expropriation. En dernier recours, si aucune autre solution n’est viable, le juge peut prononcer l'expropriation de l'immeuble. Cette procédure comporte 2 étapes : la déclaration de l'état de carence, puis l'expropriation de l'immeuble.

A noter. L'expropriation de l’immeuble peut être poursuivie, en vue :

• soit de la réhabilitation de l’immeuble ;
• soit de la démolition totale ou partielle de l’immeuble (avec plan de relogement).

Experts. Un ou plusieurs experts, désignée par le président du TGI, sont chargés de constater l'importance du déséquilibre financier, ainsi que la nature et l'importance des travaux à mettre en œuvre. Les conclusions des experts sont notifiées au syndicat des copropriétaires et à chaque copropriétaire.

Exemple. L’état de carence n’est pas démontré dès lors que l’inexécution des travaux est imputable aux copropriétaires qui n’ont pas payés les charges de copropriété relatifs aux travaux.

Copropriété en difficulté : les autres procédures possibles

Les opérations de requalification des copropriétés en difficulté (ORCOD). Des opérations de requalification des copropriétés dégradées peuvent être mises en place par l'Etat ou les collectivités territoriales. L’objectif est de lutter contre l'indignité et la dégradation des immeubles en copropriété, dans le cadre d'un projet urbain et social ou d'une politique locale de l'habitat. Cette procédure prévoit alors un dispositif d'intervention immobilière et foncière (acquisitions de lots de copropriété, accompagnement social des occupants, dispositifs de lutte contre l'habitat indigne, offre de relogement, mise en œuvre de la procédure d'administration renforcée, etc.).

La procédure menée dans le cadre d’un plan de sauvegarde. Cette procédure est applicable en cas de graves difficultés sociales, techniques et financières, et risquant à terme de compromettre la conservation des groupes d'immeubles ou ensembles immobiliers concernés.

Objectif. Le plan de sauvegarde fixe les mesures nécessaires pour redresser la situation financière de la copropriété, et réaliser des travaux de conservation de l'immeuble ou tendant à la réduction des charges de fonctionnement… le tout dans un délai de 5 années !

ORCOD déclarée d’intérêt national. Une opération ORCOD peut être déclarée d’intérêt national par l’Etat lorsque les critères cumulatifs suivants sont remplis :

• l'opération de requalification présente des enjeux majeurs en matière d'habitat dégradé ;
• l'opération de requalification présente une complexité de traitement particulière ;
• l'opération de requalification nécessite de lourds investissements ;
• le droit de préemption urbain renforcé a été instauré.

Création d’une prise de possession accélérée des copropriétés dégradées. La Loi Elan crée une procédure de prise de possession accélérée pour les bâtiments dégradés situés dans les ORCOD d’intérêt national, lorsque des risques sérieux pour la sécurité des occupants rendent cette prise de possession anticipée nécessaires. Il faut également qu’un projet de plan de relogement des occupants ait été établi. Notez que les modalités d’application de cette procédure seront précisées dans un Décret non encore paru à l’heure où nous rédigeons cette fiche.

Charges hors budget prévisionnel : un vote au coup par coup

2 types de charges. Il existe 2 types de charges : celles dites « courantes » et celles dites « exceptionnelles ». Seules les charges « exceptionnelles » sont développées dans cette fiche.

Les charges exceptionnelles. Il s’agit des frais qui ne sont pas prévus dans le budget prévisionnel de la copropriété : ce sont des frais qui doivent être décidés en fonction des circonstances et de leurs opportunités lors de l’assemblée générale des copropriétaires (AG).

À noter. Les charges exceptionnelles sont aussi dites « hors budget prévisionnel ».

Des charges votées à part. Seuls les travaux de maintenance sont compris dans le budget prévisionnel. Tous les autres travaux doivent donc être votés à part, en AG. Doivent ainsi être votés à part :

• les travaux importants de conservation et d’entretien : ce sont les travaux de ravalement de la façade de l’immeuble, de la réfection de la toiture, ou encore de la peinture des halls communs ; doivent également sortir du budget prévisionnel les travaux portant sur les équipements communs, comme le remplacement à l’identique de la chaudière collective, etc. ;
• les diagnostics et études techniques : ces dépenses sont votées également hors budget (diagnostics amiante, termite, plomb, consultation d’un avocat, consultation d’un architecte, etc.) ;
• les provisions pour travaux urgents : en cas d’urgence, le syndic est habilité à faire exécuter les travaux rendus nécessaires sans avoir à solliciter au préalable l’autorisation de l’AG (il doit cependant faire valider a posteriori son action) ; pour ce faire, et par anticipation, le syndic a le droit de demander aux copropriétaires le versement d’une provision pour financer des travaux qui se révèleraient urgents ; il a cependant l’obligation de demander au préalable l’avis du conseil syndical avant de réclamer le versement de cette provision, laquelle ne pourra en aucune façon dépasser le tiers du montant estimé des travaux urgents.

Concrètement. L’AG va voter sur le principe de chaque dépense, sur son montant ainsi que sur l’échéancier du paiement. Le syndic va ensuite réclamer aux copropriétaires le versement de provisions ou avances sur la base de cet échéancier via un appel de charges. Le syndic doit adresser à tous les copropriétaires, avant la date d’exigibilité de la provision, un courrier précisant le montant de la somme due ainsi que l’objet de la dépense.

Charges hors budget prévisionnel : les avances pour travaux futurs

Principe. Les avances pour travaux futurs sont décidées en AG pour financer des travaux qui doivent s’échelonner sur plusieurs années. Il s’agit de mesures d’anticipation et de prévoyance, qui doivent permettre un meilleur financement des travaux.

Prévoir les travaux futurs. Certains travaux peuvent s’avérer nécessaires dans un avenir plus ou moins proche. Il faut donc les anticiper. C'est pourquoi, le syndic a l’obligation de soumettre au vote de l’AG la décision de constituer des provisions spéciales destinées à faire face à ces travaux.

Quel intérêt ? Cette opération de préfinancement se justifie par le principe selon lequel le syndicat doit pouvoir disposer en temps utile des moyens financiers nécessaires pour exécuter les travaux de l’immeuble.

À noter. Les copropriétés ont l’obligation de créer un fonds pour les travaux dont le montant ne peut pas être inférieur à 5 % du budget annuel de la copropriété.

      => Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez notre fiche « Syndics immobiliers : constituer des avances pour travaux futurs, une obligation ? »

Carnet d’entretien de l’immeuble. Le syndic a l’obligation d’établir et de tenir à jour un carnet d’entretien de l’immeuble. Ce document permet, entre autres, d’informer les copropriétaires sur la nécessité et l’opportunité de constituer des provisions pour de futurs travaux nécessaires à l’entretien de l’immeuble.

Charges courantes de la copropriété : à prévoir !

2 types de charges. Il existe 2 types de charges : celles dites « courantes » et celles dites « exceptionnelles ». Seules les charges « courantes » sont développées dans cette fiche.

Les charges courantes ? Les charges courantes sont payées par les copropriétaires. Le paiement des charges courantes est réparti entre les copropriétaires en fonction des tantièmes de copropriété que représente leur lot.

Des charges au montant différents ? Le montant des charges courantes pour un même travaux peuvent varier selon les copropriétaires, outre du fait de leur tantième de copropriété, du fait de leur responsabilité dans la nécessité d’effectuer ces travaux. Encore faut-il que cette responsabilité soit dûment justifiée !

À noter. Les charges courantes sont aussi souvent appelées « générales » ou « collectives ».

À ne pas négliger. Etablir le budget prévisionnel est très important car le syndic doit faire son possible pour respecter le budget voté par l’assemblée générale (AG).

Un budget prévisionnel annuel. Le budget prévisionnel est annuel et élaboré par le syndic. Il est ensuite voté par l’AG, et ce dans les 6 mois qui suivent le dernier jour de l'exercice comptable qui précède.

Un budget précis. Le budget prévisionnel doit détailler toutes les sommes prévues poste par poste. Détailler les sommes est impératif car le syndic fonde le calcul des provisions trimestrielles sur ce budget prévisionnel. Décomposées, les charges courantes recouvrent plusieurs types de dépenses, qui sont enregistrées selon des « comptes » budgétaires, à savoir :

• les comptes de consommation : eau, électricité, chauffage avec combustibles, produits d’entretien et petits équipements, matériel et fournitures ;
• les charges de maintenance et petit entretien : nettoyage des locaux, locations immobilières et mobilières, contrats le cas échéant, entretien et petites réparations, primes d’assurances ;
• les frais d’administration et de recouvrement : honoraires du syndic (selon le forfait annuel, les honoraires pour travaux étant enregistrés dans un autre compte), frais de recouvrement vis-à-vis d’un copropriétaire défaillant en retard dans le paiement de ses charges, etc. ;
• les salaires du personnel de l’immeuble avec les charges sociales ;
• les impôts et taxes : taxes foncière, taxe de balayage, etc.

Charges courantes de la copropriété : à payer !

Qui paie les charges courantes ? Les charges courantes sont payées par les copropriétaires. Le paiement des charges courantes est réparti entre les copropriétaires en fonction des tantièmes de copropriété que représente leur lot.

Exemple. Si la quote-part d'un copropriétaire est de 150/1 000ème du total de l'immeuble, ce copropriétaire contribuera pour 15 % des charges générales, alors qu'un copropriétaire d'un lot qui représente 20/1 000ème du total de l'immeuble contribuera lui à hauteur de 2 %.

Une répartition prévue dans le règlement de copropriété. Le mode de calcul de la répartition des charges générales est inscrit dans le règlement de copropriété et ne peut être modifié que par un vote à l'unanimité lors d'une AG des copropriétaires.

Critère d’utilité objective. L’état de répartition des charges fixes la quote-part afférente à chaque lot :

• proportionnellement à la valeur des parties privatives comprises dans le lot, pour les charges relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes ;
• en fonction de l’utilité objective que les services et éléments d’équipement commun présentent à l’égard de chaque lot pour les charges entraînées par lesdits services et éléments, dès lors que celles-ci ne sont pas individualisées.

Compteurs individuels. Afin de tenir compte de l’éventuelle présence de compteurs individuels, la participation des copropriétaires aux charges spéciales entraînées par les services collectifs et éléments d'équipement commun est désormais déterminée en fonction de l’utilité objective qu’ils présentent à l'égard de chaque lot.

Modalités de paiement des charges courantes. Le paiement se fait généralement par quart et d'avance, chaque trimestre, sauf si l’AG a voté un autre mode de paiement.

Envoi d’un courrier. Le syndic procède à l'appel des charges par l'envoi d'un simple courrier qui indique notamment le montant dû, l'objet de la dépense et la date d'exigibilité de la charge.

Attention ! Les retards, voire les défauts de paiement des charges par les copropriétaires, causent un préjudice à toute la copropriété et peuvent même la mettre en danger en la copropriété. C'est pourquoi les pouvoirs du syndic dans le recouvrement des fonds sont importants : injonction de payer devant le tribunal compétent, saisie des loyers du locataire si le copropriétaire défaillant est bailleur, etc.

Charges courantes de la copropriété : à recouvrer !

Principe. Parce qu’il est le gérant de la trésorerie de la copropriété, la mission de recouvrement des charges est également confiée au syndic.

Attention ! Pour mémoire, les fonds recouvrés appartiennent au syndicat et non au syndic !

Un recouvrement basé sur le budget prévisionnel. Le montant recouvré est déterminé par le budget prévisionnel. C’est pourquoi les charges recouvrées concernent des dépenses « prévues ».

Recouvrer des « avances » ? En plus de ces provisions, le syndic est également en droit de demander aux copropriétaires de verser des « avances ».

Récupérer des charges locatives ?

2 types de charges. Les charges locatives des copropriétaires bailleurs sont constituées des charges « récupérables » et des charges « non récupérables ».

Charges récupérables. Les charges récupérables sont les charges qu'un copropriétaire bailleur peut récupérer auprès de son locataire : elles concernent essentiellement les charges « générales ». Elles sont dues, de droit, par le locataire, même si la question de leur prise en charge par le locataire n’est pas expressément prévue par le bail d’habitation.

Comment les récupérer ? Le bailleur doit régler les charges au syndic et en demander ensuite le remboursement au locataire. Le syndic s'adresse au copropriétaire pour le règlement de sa quote-part et le copropriétaire bailleur s'adresse ensuite au locataire.

Attention ! Le syndic n'a pas le droit de s'adresser directement au locataire pour lui demander de payer la quote-part à la place du copropriétaire. Il n'est pas habilité, en effet, à intervenir dans la relation entre un copropriétaire bailleur et son locataire.

Quelles sont les charges récupérables ?

Comment déterminer si une charge est récupérable ? La liste des charges récupérables est listée par la réglementation. Toutes les dépenses qui ne figurent pas dans cette liste restent donc à la seule charge du copropriétaire.

Liste des charges récupérables. Les charges récupérables peuvent être regroupées en 3 grandes catégories :

• les dépenses qui correspondent aux services rendus liés à l'usage des différents éléments du logement ;
• les dépenses d'entretien courant et les menues réparations des parties communes ;
• les impositions correspondant à des services dont le locataire profite directement.

Constitution des avances pour travaux futurs : une obligation à partir de quand ?

Constituer des provisions spéciales pour travaux… Initialement, la Loi impose au syndic de soumettre au vote de l’assemblée générale des copropriétaires (AG), lors de sa 1ère désignation et au moins tous les 3 ans, la décision de constituer des provisions spéciales pour travaux.

…rarement votées en pratique. En pratique, la décision de constituer des provisions spéciales est rarement votée, par manque de moyens mais aussi par crainte d’une mauvaise utilisation de l’argent disponible. D’où la mise en place d’une obligation depuis la loi Alur…

Le montant appelé. La somme appelée chaque année à alimenter le fonds travaux ne pourra pas être inférieure à 5 % du budget annuel de la copropriété.

Exemple. Si le budget est de 50 000 €, la cotisation au fonds sera de 2 500 € minimum (à répartir entre les copropriétaires comme les charges, c’est-à-dire selon les tantièmes).

Autres modes de constitution d’avances pour travaux. Il existe d’autres moyens pour financer des travaux.

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Syndic : comment financer des travaux dans la copropriété ? »

Constitution des avances pour travaux futurs : une obligation pour toutes les copropriétés ?

Toutes les copropriétés… Par principe, toutes les copropriétés sont concernées. Il existe toutefois quelques exceptions.

Sauf... Ne sont pas concernées par l’obligation de constituer des avances pour travaux futurs :

• les copropriétés d’immeubles neufs de moins de 5 ans ;
• les copropriétés comportant moins de 10 lots (tous lots confondus, par exemple, caves, parkings, etc.) qui décideraient, à l’unanimité des copropriétaires présents ou représentés à l’AG, de ne pas mettre en place ce fonds ;
• les copropriétés dont le diagnostic global technique ferait apparaître l’absence de besoin de travaux dans les 10 années à venir.

Constitution d’un fonds de travaux pour 10 ans

Dans les immeubles à destination totale ou partielle d’habitation, le syndicat des copropriétaires doit obligatoirement constituer un fonds de travaux à l’expiration d’une période de 10 ans à compter de la réception des travaux de construction de l’immeuble, dans le but de faire face aux dépenses résultant :

• de l’élaboration du projet de plan pluriannuel de travaux, et le cas échéant, du diagnostic technique global ;
• de la réalisation des travaux prévus dans le plan pluriannuel adopté par l’AG des copropriétaires ;
• des travaux décidés par le syndic en cas d’urgence ;
• des travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble, à la préservation de la santé et de la sécurité des occupants et à la réalisation d’économies d’énergie qui ne sont pas prévus dans le plan pluriannuel de travaux.

Le fonds est financé par le biais d’une cotisation annuelle obligatoire. Notez que chaque copropriétaire contribue au fonds selon les mêmes modalités que celles décidées par l’AG pour le versement de provisions du budget prévisionnel.

L’AG peut affecter tout ou partie des sommes déposées sur le fonds de travaux au financement de l’une ou l’autre des dépenses ci-dessus. Notez que cette affectation doit obligatoirement tenir compte de l’existence de parties communes spéciales ou de clefs de répartition des charges.

Montant de la cotisation annuelle. Lorsqu’un plan pluriannuel de travaux a été adopté par l’AG, le montant de la cotisation annuelle ne peut être inférieur à 2,5 % du montant des travaux prévus dans le plan adopté et à 5% du budget prévisionnel.

Faute d’adoption du plan, le montant de la cotisation annuelle ne peut être inférieure à 5 % du budget prévisionnel.

Notez que l’AG peut décider d’un montant supérieur dans le cadre d’un vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires.

L’AG se prononce sur la question de la suspension des cotisations du fonds travaux lorsque son montant excède le montant du budget prévisionnel.

Lorsqu’un plan pluriannuel de travaux a été adopté par l’AG, celle-ci doit se prononcer sur cette suspension lorsque le montant du fonds de travaux excède, en outre, 50 % du montant des travaux prévus dans le plan adopté.

Point important, les sommes qui sont versées au titre du fonds de travaux sont attachées aux lots, et entrent définitivement dans le patrimoine du syndicat des copropriétaires dès leur versement.

Dans le cas de la vente d’un lot, elle ne donne pas lieu au remboursement, mais l’acheteur peut décider de verser au vendeur un montant qui leur est équivalent.

Financement des travaux : par les copropriétaires

Pour financer les travaux par les copropriétaires, 2 moyens s’offrent au syndic pour financer des travaux via les copropriétaires : le fonds spécial appelé « provisions article 18 » et les provisions anticipatives.

« Provisions article 18 ». Le syndic a l’obligation de proposer à la copropriété de constituer un fonds spécial, baptisé « provisions articles 18 ». Ce fonds a pour but d’anticiper le financement de travaux importants.

En pratique. Tous les 3 ans, les copropriétaires doivent s’être prononcés au moins une fois sur la constitution de ce fonds. Il s’agit en pratique d’une sorte de « cagnotte », alimentée plus ou moins régulièrement par l’ensemble des copropriétaires en prévision de travaux non encore identifiés.

Gestion prévisionnelle. Il est conseillé de faire de la gestion prévisionnelle en matière de travaux. Il appartient au syndic de mettre au vote de l’assemblée la constitution de provisions spéciales pour travaux, lors de sa première désignation et au moins tous les 3 ans, avec comme limite, que les travaux futurs soient susceptibles d’être nécessaires dans les 3 années à échoir. Cela concerne uniquement les travaux d’entretien et de conservation des parties communes ou des éléments d’équipements communs, à l’exclusion donc des travaux d’amélioration.

Difficultés pratiques. Le recours à la provision de l’article 18 présente quelques difficultés d’application pratique :

• le coût plus au moins approximatif des futurs travaux doit être évalué pour préciser un montant de provisions ainsi que leur périodicité de versement ;
• les travaux ne doivent pas avoir encore été décidés par l’assemblée générale ; ils seront votés ultérieurement lors d’une assemblée qui se tiendra dans les 3 années à venir ;
• il se peut qu’au terme des 3 ans la réalisation de travaux ne soit pas votée.

En cas de vente d’un lot de copropriété. Chaque copropriétaire reste propriétaire de sa quote-part de ces fonds et la récupère en cas de vente, à charge pour l'acquéreur de reconstituer la provision en rejoignant la copropriété. Ce dernier doit donc être prévenu avant qu’il décide d'acheter le lot vendu.

Pour mémoire. Les décisions créant ces fonds n'emportent pas décision de travaux : ceux-ci doivent être votés par l'assemblée générale. Dans ce cas, tout ou partie du financement, au lieu d'être réclamé aux copropriétaires, est alors pris sur les fonds accumulés qui doivent, entre-temps, avoir été placés au bénéfice des copropriétaires, le syndic ayant interdiction d'y puiser la trésorerie nécessaire à la gestion courante.

Bon à savoir. Afin d'inciter les copropriétaires à entreprendre des travaux, il est désormais obligatoire d’inscrire à l'ordre du jour de l’AG appelée à se prononcer sur des travaux concernant les parties communes ou des travaux d'intérêt collectifs sur parties privatives, la question du recours éventuel à un emprunt collectif destiné à les financer. Notez que les copropriétaires demeurent libres de recourir ou non à l'emprunt collectif.

Financement des travaux : (toujours) par les copropriétaires

Les provisions anticipatives. Le second moyen de financer les travaux consiste à opter pour les provisions anticipatives : il s’agit pour le syndic de faire des appels de fonds en vue du financement des travaux à venir.

La gestion des appels de fonds par le syndic. Une fois les travaux votés sur la base d’un devis, l’assemblée générale se prononce sur le fractionnement du paiement sur une durée plus ou moins longue : la dépense est ici connue, budgétée et votée. Le paiement de cette facture est alors assuré par des appels de fonds réalisés auprès des copropriétaires.

En pratique. Ces appels exceptionnels interviennent pendant une durée fixée par les copropriétaires. Souvent, le paiement trimestriel des travaux se déroule sur six mois voire jusqu’à 2 ans.

Financement des travaux : par un emprunt bancaire

Recourir à l’emprunt. Les travaux peuvent aussi être financés par la souscription d’un prêt bancaire collectif : cela permet au syndicat d’obtenir les fonds nécessaires avant le début des travaux.

Qui souscrit ? Il peut s’agir d’un prêt directement souscrit par le syndicat des copropriétaires : dans ce cas, il revient au syndic de négocier le prêt auprès de divers établissements bancaires. Une fois l’emprunt souscrit, les échéances sont prélevées sur le compte du syndicat des copropriétaires qui en répercute le montant sur les charges courantes des copropriétaires. Ces derniers supportent tous l’emprunt et sont donc solidaires entre eux du paiement des charges de l’emprunt.

En pratique. Les copropriétaires préfèrent se tourner vers le prêt collectif à gestion individualisée, même si son coût est un peu plus élevé. Concrètement, chaque copropriétaire peut décider d’emprunter pour la totalité de sa quote-part de travaux, pour une fraction seulement, ou peut même ne pas souscrire de prêt, et dans ce cas autofinancer sa propre quote-part. Le syndic s’occupe alors de regrouper les copropriétaires intéressés par ce mode de financement. La banque recouvre ensuite les échéances directement auprès des emprunteurs.

Défaillance d’un copropriétaire. Si l’un des copropriétaires est défaillant, la banque poursuit uniquement le mauvais payeur, et non le syndicat.

Un vote obligatoire. Quel que soit le type de prêt envisagé, les copropriétaires doivent voter en assemblée générale le principe d’un emprunt pour le montant des travaux, en laissant au syndic les pouvoirs de solliciter un prêt auprès de l’organisme de crédit choisi par l’assemblée.

À noter. Le syndic en profite souvent pour facturer la demande de crédit et son suivi. Lors du vote du contrat de syndic en assemblée générale, il faut négocier la suppression de ces frais supplémentaires car ils doivent être inclus dans les honoraires du syndic votés pour les travaux.

Financement des travaux : par l’éco-prêt

Le recours à l’éco-prêt. Il s’agit d’un prêt de 30 000 € maximum par logement dont les intérêts sont pris en charge par l’Etat, et non par l’emprunteur. Il peut être souscrit, sans conditions de ressources, par toute personne physique propriétaire d’un logement achevé avant le 1er janvier 1990 et occupé à titre de résidence principale par le propriétaire ou par un locataire. Il est remboursable sur 10 ans et doit servir à financer des travaux améliorant la performance énergétique du logement.

Pour quels travaux ? Le prêt n’est accordé que si l’emprunteur réalise simultanément au moins 2 types de travaux : l’isolation thermique des toitures, l’isolation des murs, l’isolation performante des fenêtres, la régulation ou le remplacement des systèmes de chauffage ou de production d’eau chaud.

Améliorer la performance énergétique globale de l’immeuble. Sur présentation des devis, le copropriétaire peut bénéficier, au maximum, d’un prêt de 20 000 € pour la réalisation d’un bouquet de 2 travaux ou de 30 000 € pour 3 types de travaux en cas d’amélioration de la performance énergétique globale. Le prêt finance la fourniture et la pose des matériaux.

Plan national. Un grand plan national de rénovation énergétique a été lancé en 2013 pour remettre aux normes les logements en copropriété les plus anciens. Les copropriétés qui ne l’ont pas encore fait vont devoir se mettre en règle sans attendre. Celles qui ont plus de 50 lots et sont équipées d’un chauffage collectif ont dû, avant le 1er janvier 2017, fait réaliser un audit énergétique. Les autres copropriétés doivent quant à elles effectuer un diagnostic de performance énergétique (DPE) collectif. Ces étapes sont indispensables avant de procéder aux travaux de rénovation.

Autre obligation.  Les grosses rénovations doivent être couplées avec des travaux d’isolation thermique des façades et des toitures. Pour faire face à ces coûts, les copropriétaires peuvent souscrire un éco-prêt à taux zéro (éco-PTZ) : un prêt pour une copropriété doit être souscrit au nom du syndic, avec une caution pour couvrir les impayés. Chaque copropriétaire doit avoir le choix d’y souscrire ou pas.

Financement des travaux : recourir aux subventions

Qui subventionne ? L'État, la région, le département ou la ville disposent quelquefois de fonds destinés aux copropriétés dégradées.

Exemples de subvention. Lorsque la copropriété se situe dans une opération programmée d'amélioration de l’habitat (OPAH), une opération programmée d'amélioration thermique des bâtiments (OPATB) ou toute autre opération décidée par une autorité territoriale, les copropriétaires (sous conditions de ressources) peuvent bénéficier de financements bonifiés ou d’aides non négligeables.

Arrêté d’insalubrité. Ces aides destinées au syndicat de copropriété peuvent aussi concerner les travaux réalisés dans les parties communes suite à un arrêté d’insalubrité, de péril, de mise en sécurité des équipements communs ou à une injonction préfectorale de mise hors d’état d’accessibilité au plomb.

Rénovation énergétique. Le programme « Habiter Mieux » de l’Anah est étendu aux copropriétés fragiles pour permettre d’accélérer l’engagement de travaux de rénovation énergétique. Disponible depuis le mois de janvier 2017, cette aide dénommée « Habiter Mieux copropriétés fragiles » comprend une prise en charge pour financer une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) et une aide financière pour des travaux de rénovation énergétique permettant un gain énergétique de 35 %. Le montant maximum par logement de cette nouvelle aide est de 3 930 €, auquel viendra s’ajouter une prime forfaitaire dont le montant sera fixé par Décret.

Limitation des subventions. Le montant cumulé des subventions de l'ANAH et d'autres aides publiques est limité à 80 % de la dépense.

En pratique. Un dossier est constitué par le syndic dès le vote des travaux et les copropriétaires vont ensuite, individuellement, constituer leur propre dossier d'aide qui devra être accordé avant le commencement des travaux.

Le paiement des charges de copropriété

Le principe du paiement des charges. Les charges relatives à l’entretien et au fonctionnement des éléments d’équipement communs sont réparties selon un critère d’utilité objective.

Un critère d’utilité. Si un lot trouve une utilité dans l’utilisation d’un équipement commun, le propriétaire de ce lot devra participer aux dépenses collectives que son fonctionnement occasionnera et ce, même s'il ne l'utilise pas. En revanche, si le lot n'y trouve aucune utilité, alors aucune contribution ne sera demandée.

Exemple. Pour un copropriétaire dont l'appartement est situé au rez-de-chaussée, l'ascenseur qui ne dessert que les étages ne présente aucune utilité (à condition que l’ascenseur ne desserve pas le sous-sol). Par conséquent, il n'a pas à participer aux frais d'ascenseurs.

Attention ! Si le critère d’utilité est très souvent utilisé, une copropriété n’est toutefois pas tenue de répartir les charges selon ce seul critère.

Règlement de copropriété. Le règlement de copropriété indique le mode de calcul et de répartition de chacune des charges. Chaque élément d'équipement commun doit faire l'objet d'une étude particulière pour qui doit permettre de définir la quote-part de participation relative à chaque lot.

À noter. Un copropriétaire ne peut pas invoquer, le cas échéant, le défaut d’adaptation du règlement de copropriété aux nouvelles dispositions législatives et réglementaires pour se dispenser du paiement des charges de copropriété.

Qui paye ? C’est la qualité de copropriétaire qui rend obligatoire le paiement des charges.

Exemple 1. Lorsqu'un copropriétaire possède un lot qui est inoccupé ou en cours de vente, c'est à lui qu'il revient de payer les charges de copropriété.

Exemple 2. Lorsqu’un copropriétaire loue son lot, c’est quand même à lui qu’il revient de payer les charges de copropriété. Il peut tout de même récupérer une partie des charges sur le locataire, à condition qu’elle soit « récupérable ».

Exemple 3. Quand le lot de copropriété appartient à un couple marié ou soumis à un PACS, le syndic peut s'adresser à l'un comme à l'autre pour le paiement des charges. Une action peut être menée sur les biens personnels des conjoints, même pour des époux en instance de divorce, et ce, tant que la liquidation et le partage des biens n'ont pas été effectués.

Exemple 4. Quand le lot de copropriété a été transmis à des héritiers suite à des opérations de succession, ceux-ci peuvent être poursuivis en paiement des charges de copropriété mais uniquement dans la limite des biens qu'ils ont recueillis. En cas d’indivision, le syndic a le droit d’agir en justice à l'encontre de chacun des héritiers, mais seulement à hauteur de la part de chacun. Si un hériter a renoncé à la succession, il ne peut pas être poursuivi pour les charges dues par le défunt.

Le recouvrement des charges de copropriété impayées

Recouvrer les charges, une obligation pour le syndic. C’est le syndic qui a seul qualité pour agir en recouvrement des charges de copropriété. Il dispose de 2 moyens pour cela : une procédure « classique » et une action spcécifique dite « accélérée » de recouvrement des charges.

La procédure classique. La procédure classique de recouvrement est utilisée pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, mais en pratique les syndics l'appliquent également pour les charges provisionnelles. Il existe 3 types d’action en justice « classiques ».

La procédure d'injonction de payer. En dessous de 4 000 €, cette procédure est ouverte devant le juge de proximité (au-delà, c'est de la compétence du Tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble). La procédure est rapide. Si le juge reconnaît le caractère fondé de la créance, il rend une injonction de payer, qui sera portée à la connaissance du copropriétaire débiteur par commissaire de justice. Celui-ci peut la contester pendant 1 mois, après quoi elle équivaut à un jugement (on parle de « titre exécutoire »).

La procédure de référé. Cette procédure permet d'obtenir une condamnation généralement en 1 à 2 mois. C'est au président du Tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble que le syndic.

La procédure classique au fond. La procédure au fond est intentée lorsque le copropriétaire est susceptible de contester la dette. Pendant la procédure, le syndic peut effectuer des saisies conservatoires, après autorisation du juge et par l'entremise d'un commissaire de justice. Si le propriétaire loue son lot, le juge peut obliger le locataire à verser ses loyers au syndic plutôt qu'à son bailleur.

La procédure « accélérée ». C’est une procédure très contraignante (et peu utilisée en pratique), qui permet de condamner un copropriétaire qui ne règle pas les provisions de charges dues pour l'exercice en cours sur la base du budget prévisionnel.

Comment se déroule la procédure ? Dès le premier impayé de provision, le syndic peut engager cette procédure. Il envoie une lettre recommandée avec AR au copropriétaire défaillant l'enjoignant de s'acquitter de la somme due. Après un délai de 30 jours sans réponse, le copropriétaire défaillant va être tenu de régler non seulement les provisions dues, mais également celles qui ne le sont pas encore.

Saisir le juge. Le syndic doit saisir le Tribunal judiciaire qui statue comme en référé. Celui-ci peut condamner le copropriétaire au paiement en une seule fois des provisions de charges devenues exigibles, après avoir constaté que le budget prévisionnel a bien été voté avant l'exercice en cours et que le délai de 30 jours après réception de la lettre recommandée est respecté.

À noter. Ces dispositions s’appliquent également aux cotisations du fonds travaux qui ne seraient pas versées. Sachez que la Loi Elan a étendu ces dispositions aux dépenses pour travaux ainsi qu’aux sommes appelées pour l’approbation des comptes.

La vente du lot de copropriété et le recouvrement des impayés

Principe. Le syndic dispose de plusieurs actions pour récupérer les sommes qu'un copropriétaire lui doit au moment où il vend son lot de copropriété.

Pour rappel. Le vendeur d'un lot a l'obligation de présenter au notaire chargé de la vente une attestation du syndic certifiant qu'il n'a aucune dette vis-à-vis de la copropriété. À défaut, le notaire doit, dans les 15 jours suivant le transfert de propriété, signifier au syndic de l'immeuble la vente par lettre recommandée avec AR. À partir de la réception de ce recommandé, le syndic dispose de 15 jours pour faire opposition au versement du prix de vente au vendeur par l'intermédiaire d'un commissaire de justice. Ensuite, la somme dont le copropriétaire est redevable est bloquée chez le notaire, puis reversée au syndic, sauf en cas de litige.

Un paiement prioritaire. Le syndic dispose d'un privilège immobilier sur le lot vendu lui permettant d'être payé en priorité en cas de vente (il prime en effet les créanciers hypothécaires et les impôts).

Une hypothèque légale. Pour se prémunir avant toute vente, le syndic peut aussi décider d'inscrire une hypothèque légale sur le lot du copropriétaire débiteur, sans avoir à solliciter l'assemblée générale. Cela permet de couvrir le paiement de créances de toute nature : travaux, charges, etc., en disposant pour cela d'une garantie sur l'appartement du débiteur. Après avoir réclamé ces sommes par lettre recommandé avec AR et après avoir essuyé un refus de la part du copropriétaire, le syndic peut inscrire l'hypothèque au Service de publicité foncière.

Privilège immobilier spécial du syndicat des copropriétaires. Il lui permet d’être payé prioritairement par un copropriétaire qui vend son logement et qui quitte la copropriété. Ce privilège immobilier couvre désormais les « créances de toute nature » du syndicat à l'encontre d'un copropriétaire.

Concrètement, cela permet d'y inclure également, entre autres, les intérêts de retard, les créances relatives à certains frais imputables au seul copropriétaire (mise en demeure, relance, honoraires et frais pour l'établissement de l'état daté, astreintes, etc.), ou encore la clause pénale stipulée dans le règlement de copropriété.

Présenter la situation financière et la trésorerie de la copropriété

Au préalable. À partir d’un modèle-type d’état financier se présentant sous la forme d’un tableau, nous vous proposons d’expliquer la présentation de l’état financier d’une copropriété.

     =>  Consultez le modèle-type d’état financier

Situation financière et trésorerie. C’est à gauche du tableau qu’apparaissent les fonds dont dispose la copropriété et qui correspondent à la trésorerie à sa disposition. À droite du tableau figurent les appels de fonds lancés auprès des copropriétaires (provisions et avances).

La trésorerie. Il s’agit des comptes de classe 5. Cette partie correspond à la trésorerie disponible du syndicat des copropriétaires, les fonds placés, les fonds disponibles en banque ou en caisse.

Les réserves. Il s’agit des comptes de classe 1. Cette partie regroupe les provisions pour travaux (non remboursables au copropriétaire), les avances (remboursables en cas de changement de copropriétaire), ainsi que les subventions diverses (Etat, collectivités territoriales, etc.). Les avances de trésorerie correspondent au fonds de roulement prévu par le règlement de copropriété ou voté en assemblée générale (AG).

Principaux comptes. Nous nous proposons de vous présenter rapidement les principaux comptes de trésorerie (classe 5) ainsi que les principaux comptes des provisions et avances (classe 1).

Compte 50. Il s’agit des fonds que la copropriété décide de placer, des fonds disponibles sur le compte du syndicat et des liquidités laissées au syndic ou au gardien pour les petites dépenses.

Compte 51. Il s’agit des fonds disponibles en banque. Leur montant doit être suffisant pour payer les fournisseurs sans allonger les délais de paiement. Mais il est inutile qu’il soit trop important car le syndic doit pouvoir prévoir les charges.

Compte 53. Il correspond au compte de caisse. Il est d’usage de veiller à ce que le moins d’argent possible transite par ce compte car le syndic a l’obligation d’effectuer les règlements par chèque ou par virement.

Compte 102. Il s’agit des provisions pour travaux votés et appelés par le syndic mais qui n’ont pas encore été payées par les copropriétaires.

Compte 103-1. Il contient les avances en trésorerie. Les avances ne doivent pas être supérieures à 1/6ème du budget prévisionnel. Elles peuvent être réduites par décision de l’AG si la trésorerie disponible est suffisante.

Compte 103-2. Il s’agit des sommes demandées pour des travaux futurs non encore votés.

Présenter les créances et les dettes de la copropriété

Les créances. Il s’agit des comptes de classe 4. Les créances constituent les ressources financières qui peuvent être disponibles après la date de l’approbation des comptes établis par le syndic. Ces ressources n’ont pas encore été versées : elles sont dues à la copropriété au titre de l’exercice de l’année et constituent des ressources financières prévisibles.

Des créances contre qui ? Ces ressources sont dues par différents intervenants, comme les copropriétaires, les fournisseurs, les collectivités locales, etc. Voici les principaux comptes de créances.

Compte 45. Il s’agit des créances contre les copropriétaires et plus exactement des sommes exigibles restant à recevoir. Le syndic doit joindre la liste nominative des copropriétaires avec le montant de leur dette. Ce compte intègre aussi l’insuffisance de charges constatée en fin d’exercice.

Compte 459. Ce compte indique le montant total des sommes dues considérées comme « douteuses ». Ce sont les créances pour lesquelles la copropriété ne sait pas si elle en récupèrera l’intégralité au terme d’une procédure. Il faut veiller à ce que ce compte ne devienne pas trop important.

Compte 47. Il s’agit des sommes dues mais dont la perception dépend d’un évènement attendu, en attente d’une affectation à un poste précis de charges. À la clôture de l’exercice, ce compte doit être soldé (les fonds seront répartis entre les copropriétaires). Les sommes encore inscrites à la clôture doivent être justifiées, ligne par ligne, par le syndic.

Les dettes. Ce sont les sommes que la copropriété doit aux copropriétaires et aux tiers (les fournisseurs notamment). Voici les principaux comptes de dettes.

Compte 48. Il s’agit des produits encaissés d’avance ou des charges payées d’avance qui se rapportent à un exercice ultérieur. Les copropriétaires doivent vérifier auprès du syndic ce que ces sommes deviennent l’année suivante.

Compte 49. Il comporte les sommes que l’AG a décidé de provisionner pour compenser les pertes que la copropriété estime définitives et qu’elle ne pourra pas récupérer. Ces pertes devront être prises en charge par les copropriétaires.

Ouvrir un compte bancaire séparé : pour qui ?

Toutes les copropriétés sont-elles concernées ? Par principe, tous les syndics immobiliers doivent ouvrir un compte séparé pour la copropriété qu’ils gèrent. Toutefois, il existe une exception pour les immeubles de moins de 16 lots.

Avant le 31 décembre 2020 : une exception pour les petites copropriétés. Les copropriétés ne comportant pas plus de 15 lots à usage de logements, de bureaux ou de commerce peuvent décider, en assemblée générale (AG), de dispenser le syndic de l’obligation d’ouvrir un compte séparé.

Quelle conséquence ? Le syndic pourra alors déposer les sommes sur un compte bancaire ou postal commun à toutes les copropriétés qu’il gère.

Attention. Si cette option est choisie, le compte bancaire unique doit faire apparaître un sous-compte individualisant comptablement les versements et les prélèvements relatifs à la copropriété. Le syndic devra transmettre au président du conseil syndical une copie des relevés périodiques bancaires du sous-compte, dès réception.

Versements. Les versements doivent être inscrits sur le sous-compte le jour de leur versement sans que la somme ne puisse transiter vers d’autres comptes appartenant au syndic.

A compter du 31 décembre 2020 : plus d’exception pour les petites copropriétés. La dispense de compte séparé pour les petites copropriétés gérées par un syndic professionnel comportant au plus 15 lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces est supprimée.

Pourquoi ? Cette suppression est justifiée par le fait que l'existence d'un compte séparé est une garantie de transparence pour toute copropriété, quelle que soit sa taille. De plus, un compte séparé permet aussi d'identifier précocement des signaux d'alerte, tels que des difficultés financières ou une trésorerie fragilisée.

Ouvrir un compte bancaire séparé : pour quoi ?

Principe. Le syndic doit verser sur le compte bancaire séparé toutes les sommes reçues au profit du syndicat des copropriétaires. L’objectif de ce compte est de faciliter le contrôle de la gestion du syndic par les copropriétaires.

Attention ! L’ouverture du compte doit être effective dans les 3 mois suivant la désignation du syndic, faute de quoi, le mandat accordé à ce denier sera automatiquement annulé.

Quelle banque ? Le choix de la banque appartient en principe au syndic. Toutefois, l’AG des copropriétaires peut imposer une banque au syndic.