Comment créer un site Internet ?

Créer un site web. Disposer d’un site Internet, quelle que soit l’activité, est presque une nécessité aujourd’hui pour les entreprises. Mais la « digitalisation » de l’entreprise sera plus ou moins marquée en fonction des objectifs que vous vous assignez à propos de ce futur site Internet. Voilà pourquoi le choix du prestataire qui vous accompagnera dans cette démarche est essentielle…

Qui s’en occupe ? Certes, vous pouvez réaliser vous-même votre site web, mais, en règle générale, les entreprises font appel à des spécialistes du web. Là encore, la prudence doit guider votre action et votre choix…

Faire appel à qui ? Il faut évidemment faire appel à un spécialiste dont les compétences et les références parlent pour lui. N’hésitez pas à faire appel à des partenaires locaux, la proximité permettant aussi d’échanger parfois plus efficacement. Renseignez-vous sur la qualité de votre prestataire, sur ses tarifs, sur l’étendue de son intervention, etc.

Une question de compétences. Construire un site web requiert la réunion de nombreuses compétences : webmarketing pour définir l’objectif du site, graphisme, développement web, maîtrise des techniques de référencement, rédaction de contenus, etc. Il faut donc veiller à faire appel à un ou des prestataires qui puissent répondre à l’ensemble de vos besoins.

À valider. Faites le point sur le budget que vous pouvez allouer à votre site web, mais ne perdez pas de vue que ce site sera votre véritable vitrine sur le web. Considérez la création d’un site web comme un véritable investissement, et non comme une simple charge. Mais là encore, votre investissement sera à la hauteur de ce que vous comptez faire avec votre site web : il est évident qu’un simple site vitrine n’engendrera pas les mêmes coûts qu’un site de e-commerce.

La propriété de votre site. Au-delà des aspects purement techniques de la création de votre site web, nous attirons votre attention sur un point essentiel : à qui appartient votre site web ? De nombreuses sociétés proposent de créer des sites web pour les entreprises, mais il s’agit de simple prestation de mise à disposition de site web. En clair, vous n’êtes pas propriétaire de votre site, vous ne disposez que d’un droit d’utiliser le site web. Cela signifie aussi que vous ne pouvez pas changer de prestataire pour développer et faire fonctionner votre site web : changer de prestataire signifiera refaire un nouveau site…

Contractualisez ! Pour éviter tout malentendu, il est impératif de conclure un contrat avec votre prestataire aux termes duquel seront validées les conditions de transfert des droits de propriété intellectuelle, notamment en ce qui concerne les programmes, les codes sources, les interfaces, la conception technique et graphique des pages du site, les gabarits, etc. Retenez que le créateur reste le propriétaire de sa création (codes, textes, photos, dessins, etc.), sauf stipulation contractuelle qui prévoit un transfert de ces droits à votre profit.

Pensez « maintenance ». Créer un site web est une chose et a un coût, mais le maintenir en état de fonctionnement ne doit pas être négligé, d’autant qu’un site web a toujours besoin, en permanence, d’évolution. Pensez, là encore, à valider les conditions d’intervention pour résoudre les éventuels bugs, les modifications souhaitées dans les fonctionnalités, les évolutions, etc. Dès lors que le prestataire interviendra sur votre site, nul doute qu’il facturera sa prestation, d’où votre intérêt de prévoir dès l’origine le coût de ces interventions.

Choisissez un hébergeur. Pour que votre site soit diffusé sur Internet, il doit être hébergé sur un serveur où son contenu est stocké (cet hébergement a un coût, variable selon les prestataires et les prestations : serveur mutualisé, serveur dédié, etc. Renseignez-vous au préalable). Il n’est pas rare que le choix de l’hébergeur se fasse en lien avec le prestataire qui aura développé votre site Web. Dans tous les cas, assurez-vous du contenu des obligations de votre hébergeur, notamment en ce qui concerne l’accès optimal et permanent à votre site et son contenu, la pleine et entière disponibilité du serveur mis à votre disposition et les modalités prévues en cas de panne, les conditions de l’assistance technique, etc.

Focus sur les mentions légales

Une obligation. Votre site doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires dont la méconnaissance pourra être sanctionnée par des amendes. Quelles sont ces mentions obligatoires ?

Coordonnées de l’entreprise. Pensez à compléter une rubrique « mentions légales », dans laquelle vous aurez soin de préciser :

• les coordonnées précises de l’entreprise : dénomination sociale, adresse du siège social, numéro de RCS ou de RM, numéro d’identification à la TVA, montant du capital social, téléphone, adresse mail de contact ;
• les coordonnées du Directeur de la Publication (par principe le représentant légal de l’entreprise qui édite le Site), notamment s’il s’agit d’un site Internet qui a vocation à diffuser de l’information et éditer du contenu en ligne.

Coordonnées de l’hébergeur. Vous aurez également soin de préciser les coordonnées complètes de l’entreprise qui assure l’hébergement de votre site Web.

Activités règlementées. Si vous exercez une activité règlementée (experts-comptables, pharmaciens, …), votre site doit aussi mentionner les références aux règles professionnelles applicables, l’indication de votre titre professionnel, le nom de l’État de l’Union Européenne dans lequel vous l’avez obtenu, ainsi que le nom de l’ordre ou de l’organisme auprès duquel une inscription a été faite.

Autres obligations. Pensez à mettre en place des conditions d’utilisation du site Internet, des conditions générales de vente (notamment pour les sites e-commerce), en intégrant l’ensemble des dispositions propres à la vente en ligne et la vente à distance (on pense notamment aux formalités obligatoires à prévoir pour l’exercice du droit de rétractation par exemple).

RGPD. Depuis le 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données, appelé plus couramment « RGPD », s’applique et a remplacé les obligations déclaratives vis-à-vis de la Cnil. En contrepartie, les entreprises sont responsabilisées : c’est le principe d’« accountability ». Il désigne l’obligation pour les entreprises de mettre en œuvre des mécanismes et des procédures internes permettant de justifier du respect des règles relatives à la protection des données personnelles.

Pour la petite histoire. Un prestataire de services a été condamné pour ne pas avoir respecté les règles liées à la collecte des données personnelles des utilisateurs du site Web lors de la création de celui-ci pour son client. En effet, le prestataire qui a pour mission la création, l'installation et la maintenance d'un site Internet dédié à une activité professionnelle doit s’assurer que ce site est respectueux des données personnelles des utilisateurs. Il s’agit de l’obligation dite de « Privacy by design », laquelle n’a pas nécessairement à être mentionnée dans le cahier des charges établie entre le client et le prestataire.

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Organiser la protection des données personnelles ».

Cookies. Si vous mettez en place des cookies (ensemble de traceurs déposés ou lus lors de la consultation d’un site web qui permettent d’analyser les habitudes de navigation d’un visiteur), vous devez informer les internautes sur la finalité de ces cookies, obtenir leur consentement et leur fournir un moyen de les refuser.

Créer un site Internet…

Définissez votre stratégie. Quelles sont les raisons qui motivent la mise en place d’un site web pour votre entreprise ? S’agit-il d’en faire une simple présentation de votre entreprise, de développer un site web marchand, de profiter de ce site pour vous doter d’un véritable outil de marketing et de prospection commerciale, de disposer d’une véritable vitrine commerciale sur le web, etc. ? En fonction des objectifs, la structure de votre site, ses fonctionnalités, ses capacités de développement, etc. ne seront évidemment pas les mêmes.

Conseils. Prévoyez un cahier des charges précis de ce que vous souhaitez, qui vous permettra de définir toutes les fonctionnalités attendues de votre site web. Ce document devra, en tout état de cause, être établi ne serait-ce que pour budgéter le coût de fabrication de votre site web et pour figer les termes de votre relation contractuelle avec votre prestataire, et notamment le périmètre de sa mission.

Concrètement. Précisez notamment, dans votre cahier des charges :

• les objectifs recherchés : communiquer, vendre, informer…,
• le public visé : grand public, cible B to B, clientèle locale, nationale, internationale, etc.,
• l’arborescence : les principales rubriques, les menus principaux, les liens entre les pages, etc.,
• les fonctionnalités envisagées du site,
• les modalités de gestion du back-office et des mises à jour.

…pour être visible sur le Web !

Pensez positionnement web. En même temps que vous créez votre site web, il est impératif de penser « référencement », dès la phase de conception du site. Si vous créez un site web, c’est pour qu’il soit vu et consulté. Bien entendu, toutes les entreprises veulent que leur site soit positionné en première page des moteurs de recherche (à commencer par Google qui truste 95 % du marché de la recherche sur Internet en France), mais il n’y a évidemment pas de place pour tout le monde. D’où l’importance d’intégrer la dimension du référencement dès la phase de création de votre site web.

Plusieurs techniques. Il ne s’agit pas d’une science exacte, mais plusieurs techniques permettent d’optimiser le référencement d’un site web. Sans rentrer dans le détail, nous pouvons vous donner quelques orientations à ce sujet.

Le référencement naturel. La première méthode consiste à optimiser le référencement naturel : il s’agit d’adapter la structuration de votre site web à l’algorithme des moteurs de recherche (notamment Google). Faites appel sur ce point à des spécialistes du SEO (le Search Engine Optimization, terme technique qui désigne l’optimisation pour les moteurs de recherche).

Attention. Ne choisissez pas au hasard ! De nombreux pseudo-spécialistes vous promettent la lune à des coûts attractifs, mais il faut être très vigilant quant aux pratiques qu’ils utilisent (sachez que Google, par exemple, sanctionne durement les techniques dites de SEO sauvage, développées en masse par ce type de prestataires).

Conseils. Comme pour tout fournisseur, faites une étude préalable pour vérifier leurs compétences, leurs références, leurs résultats, etc. Le web utilise son propre jargon : faites-vous expliquer précisément les techniques utilisées, leur raison d’être, les effets attendus, etc.

Le référencement payant. Une autre solution, qui peut être complémentaire, consiste à opter pour le référencement payant (on parle par exemple de « campagne Adwords » avec Google) : cette méthode consiste à acheter des clics sur des mots-clés que vous aurez préalablement sélectionnés. Sur Google, avec Adwords, votre site web sera alors positionné tout en haut de la première page ou sur la droite de la page de résultats (liens commerciaux).

Attention. En fonction des objectifs assignés, le budget sera très variable (il n’y aucune limite à ce sujet !). Mais attention, une fois que vous avez bloqué un budget Adwords, difficile de faire marche arrière : certes, vous constatez une hausse de la fréquentation de votre site, mais une fois votre campagne Adwords achevée, vous pourriez constater bizarrement une courbe de fréquentation proportionnellement inverse, ce qui vous obligera à relancer une nouvelle campagne Adwords pour maintenir votre niveau de fréquentation. C’est ce qu’on appelle un cycle infernal…

Conseils. Google développe la recherche intuitive. Prenez 10 personnes réparties sur tout le territoire national et demandez-leur de taper exactement les mêmes mots-clés sur la barre de recherche. Vous aurez 10 résultats différents ! Pourquoi ? Parce que Google oriente ses résultats en fonction de votre propre historique de recherche (grâce aux cookies qui retracent votre navigation sur le web), ce qui explique que pour une même recherche, vous n’aurez pas nécessairement les mêmes résultats de recherche en fonction de l’ordinateur utilisé. Voilà pourquoi l’achat de mots-clés doit être utilisé avec parcimonie et en fonction d’une stratégie bien définie.

Du contenu, du contenu, du contenu… Payer pour le référencement, optimiser le référencement naturel ne sont pas les seules méthodes que vous devez mettre en place. Retenez qu’un site web doit « vivre » en permanence. Prenons encore une fois l’exemple de Google : ce moteur de recherche va consulter votre site web à intervalles réguliers (on dit qu’il explore votre site) et vérifier son contenu. Si, à chaque passage, il constate que le contenu du site n’évolue pas, le positionnement du site sera dégradé.

Y penser. Avoir du contenu, c’est une chose, mais s’assurer d’en être effectivement le titulaire en est une autre. Il n’est pas rare que du contenu soit « volé » sur le net pour être dupliqué sur d’autres sites. Il vous faudra alors être en mesure de prouver que vous êtes effectivement le créateur de ce contenu. Pour cela, plusieurs méthodes s’offrent à vous : vous pouvez recourir aux services d’un huissier ou d’une association spécialisée (l’agence pour la protection des programmes – www.app-asso.fr). L’objectif sera de pré-constituer la preuve de votre création et de lui donner une date certaine.

Conseils. Retenez que votre site web doit proposer du contenu, écrit et vidéo, pour optimiser son référencement. Mettez à jour régulièrement les pages de votre site web, écrivez du contenu, placez des vidéos, etc. Faites vivre votre site web !

Autres méthodes. Pensez aussi aux liens hypertextes entre sites web partenaires (le « net linking »), de même qu’aux liens hypertextes entre les différentes pages de votre site web. Pensez aussi « référencement social » et développez votre présence sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Instagram, Facebook, Youtube, etc.) en publiant régulièrement du contenu.

Protéger son activité...

Tout le monde ne souhaite pas avoir la charge de créer et entretenir un site internet. Et s’il reste malgré tout possible d’exercer son activité sans site ou activité sur les réseaux sociaux, il est très fortement recommandé d’ « occuper la place ».

Le strict minimum. Avec une présence en ligne minimale il est possible de se prémunir contre divers risques, comme une usurpation d’identité au cours de laquelle un tiers mal intentionné peut utiliser votre marque, son image et sa réputation pour escroquer vos clients et vous laisser face à leur mécontentement.

Le cybersquattage représente également un des dangers d’une absence des espaces numériques. Un tiers peut profiter de la situation pour réserver un nom de domaine spécifique et bloquer voire rançonner son utilisation.

Changement d’activité : les conséquences d’une « cessation d’entreprise » ?

Un changement d’activité « réelle »… Lorsqu’une société change d’objet social ou d’activité réelle, le principe veut que ce changement entraîne toutes les conséquences d’une cessation d’entreprise, sur le plan fiscal. Concrètement, comment gérer cette situation ?

Des conséquences à connaître ! Un changement d’activité entraînera les conséquences suivantes :

• imposition immédiate des résultats de l’exercice en cours ;
• imposition immédiate des bénéfices en sursis d’imposition (sont notamment visées les provisions qu’il faudra réintégrer dans le résultat imposable) ;
• imposition immédiate des profits latents sur stocks et des plus-values latentes, ce qui pourra être le cas par exemple en présence d’un fonds de commerce qui n’est pas valorisé à l’actif du bilan de l’entreprise.

A noter. Un changement d’activité n’entraîne pas pour autant un changement de régime fiscal. C’est ce qu’a rappelé le juge à propos d’une EURL qui avait opté à l’IS et qui a changé d’activité : ce changement d’activité, s’il entraîne certaines conséquences fiscales, n’a toutefois pas d’incidences sur l’option à l’IS de l’EURL. En d’autres termes, le changement d’activité n’a pas pour effet de mettre fin à l’existence de la société, ni, par voie de conséquences, à son option IS.

La question des déficits. Le sort des éventuels déficits subis par la société antérieurement au changement d’objet ou d’activité sera traité différemment selon que la société relève de l’impôt sur le revenu ou est soumise à l’IS.

Pour les sociétés relevant de l’IR. Les conséquences seront neutres, dans la mesure où ces déficits antérieurs ont été
« transmis » aux associés, du fait des modalités particulières d’imposition du résultat fiscal dans ces sociétés. Il faut, en effet, rappeler qu’une société de ce type ne paie pas directement d’impôt sur les bénéfices : ce sont les associés qui sont soumis à l’impôt sur le revenu à raison de la quote-part des bénéfices ou des déficits qui leur revient (au prorata de leur participation dans le capital de la société). Quant à l’éventuel déficit constaté au moment du changement d’activité, qui emporte fiscalement cessation d’entreprise, il sera de la même manière transmis aux associés.

Pour les sociétés soumises à l’IS. La question n’appelle pas la même réponse ici. La société reste « propriétaire » de ces déficits, qui sont alors reportables et imputables sur les bénéfices ultérieurs de la société. Mais pour que ce report déficitaire puisse s’appliquer, encore faut-il qu’il y ait « identité d’entreprise » : les textes subordonnent, en effet, le report des déficits à la condition que la société n’ait pas subi, dans son activité, des transformations telles qu’elle n’est en réalité plus la même. Un important changement d’activité bloquera le report des déficits. Autrement dit, le report des déficits antérieurs est perdu !

Exemple. Une société qui exploite 7 fonds de commerce fait évoluer son activité : elle créée 6 filiales ayant pour objet d’assurer la gestion de 6 de ses fonds, tout en se réservant l’exploitation du 7ème. Quelques années plus tard, elle ferme le fonds exploité par elle et se concentre sur son activité de holding. Avant cette opération, la société était déficitaire et a placé ses déficits en report pour les imputer sur ses bénéfices ultérieurs.

Mais. Pour que ces déficits soient effectivement reportables, la règlementation impose que la société ne subisse pas un changement important d’activité. Or, c’est justement ce que lui reproche l’administration, qui refuse donc qu’elle reporte ses déficits. Sauf que le déficit en cause est né au cours d’un exercice au titre duquel l’activité de holding de la société était déjà prépondérante, rappelle le juge. La fermeture du fonds de commerce n’étant pas constitutif d’un changement important d’activité, la société conserve son droit au report des déficits.

Une astuce. Si vous constatez un déficit au moment du changement d’activité, une astuce consiste à opter pour le « carry-back », qui permet de reporter le déficit subi sur le bénéfice de l’exercice précédent. Ce report donne lieu à une créance fiscale qui pourra être remboursée dans les 5 ans.

Changement d’activité : des conséquences atténuées…

Un tableau noirci ? Evidemment, présenter comme cela, on a tout intérêt à réfléchir à deux fois avant de changer ou de faire évoluer l’activité d’une société. Cela étant, il existe des moyens d’atténuer ces conséquences, d’autant qu’elles ne sont susceptibles de s’appliquer qu’en cas de changement d’activité qualifié de « profond ».

Quelle est l’ampleur du changement ? La première question qu’il convient d’analyser, si possible avec votre conseil, tant ces situations peuvent être sources de litiges avec l’administration fiscale, concerne l’ampleur du changement. Pour qu’il emporte cessation d’entreprise, il faut que le changement d’activité fasse que votre société n’est effectivement plus la même.

Quelques principes à ce sujet… Sont, de prime abord, visés les changements radicaux d’objet social ou changements profonds d’activité réelle. De même, un changement d’activité sera aussi caractérisé en cas d’adjonction d’une activité ou en cas de retrait d’une activité qui entraîne une augmentation ou une diminution (selon les cas) de plus de 50 %, soit du chiffre d’affaires, soit de l’effectif moyen de l’entreprise, soit du montant brut des éléments de l’actif immobilisé de la société (augmentation appréciée au titre de l’exercice de l’adjonction de cette nouvelle activité ou de son retrait, ou de l’exercice suivant).

Mais aussi… Sachez qu’il pourra en être de même en cas de « disparition des moyens de production nécessaires à la poursuite de l'exploitation pendant une durée de plus de 12 mois » sauf en cas de force majeure (comme la survenance d’un événement climatique par exemple), ou lorsque l'interruption et la reprise d'activité sont justifiées par des motivations principales autres que fiscales (dans ce cas, il faudra obtenir tout de même obtenir un agrément ministériel préalable pour éviter les conséquences fiscales d’une cessation d’entreprise).Les « moyens de production nécessaires à la poursuite de l’exploitation » s’entendent notamment du fonds de commerce, des biens et matériels, des stocks, des moyens humains, etc. sans lesquels l’activité ne pourrait pas être exploitée par l’entreprise.

Exemples de changements « profonds ». C’est ainsi que le juge de l’impôt a considéré, par exemple, que les changements d’activité suivants emportaient cessation d’activité :

• filialisation d’une activité par une société qui devient, de ce fait, une société holding ;
• adjonction d’une activité de commercialisation à une activité initiale de simple prise de participation dans d’autres sociétés, de telle sorte que la nouvelle activité, par son ampleur, a entraîné un changement radical d’activité ;
• passage d’une activité de production à une activité de commercialisation ;
• transfert de l’exploitation d’un fonds de commerce à une filiale, pour ne gérer ensuite qu’une activité de location immobilière et de matériels ;
• passage d’une activité d’achat-revente à une activité de prestataire d’un service commercial.

Inversement… Il a été admis qu’une mise en location-gérance d’une activité, qu'un simple recentrage d’activité à l’intérieur d’un même métier, etc. ne caractérisent pas un changement profond d’activité, susceptible d’emporter les conséquences fiscales d’une cessation d‘activité. Il en est de même, en principe, en cas d’interruption temporaire d’une activité (sauf en cas de disparition des moyens de production nécessaires à la poursuite de l’exploitation pendant une durée de plus de 12 mois, hors cas de force majeure).

Et si un changement profond est caractérisé ? Si vous êtes dans cette situation, sachez que vous pouvez éviter certaines des conséquences fiscales précitées. Notamment, vous pourrez éviter l’imposition des bénéfices en sursis d’imposition et des profits latents sur stocks ou sur immobilisation aux conditions cumulatives suivantes :

• aucune modification n’est apportée aux écritures comptables ;
• l’imposition des bénéfices et des plus-values demeure possible malgré le changement d’activité.

En pratique. Ces deux conditions sont, en règle générale, remplies en présence d’un changement d’activité. Mais il n’en demeure pas moins que, même si les conditions précitées sont remplies, vous devrez malgré tout tenir compte des deux conséquences suivantes :

• vos résultats seront immédiatement imposés à la date du changement d’activité ;
• et vous perdez le droit au report de vos déficits antérieurs, si votre société est soumise à l’IS (pensez alors, le cas échéant, à opter pour le report en arrière de ce déficit si c’est possible).

Registre des bénéficiaires effectifs : pour qui, pour quoi ?

Une obligation déclarative… Les sociétés doivent déclarer qui sont leurs « bénéficiaires effectifs », cette déclaration étant annexée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

… pour quelles sociétés ? Sont concernées par cette nouvelle obligation, les sociétés commerciales et civiles, les GIE et toutes autres entités tenues de s’immatriculer au RCS, à l’exception des sociétés cotées.

Lutte contre le blanchiment. L’origine de cette nouvelle obligation déclarative est une directive européenne visant à lutter contre le blanchiment des capitaux, la fraude fiscale et le financement du terrorisme.

Qu’est-ce qu’un « bénéficiaire effectif » ? La Loi définit le « bénéficiaire effectif » comme étant « la ou les personnes physiques qui soit détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société, soit exercent, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur la société ».

Qu’est-ce qu’un « pouvoir de contrôle » ? Par « pouvoir de contrôle », il faut entendre une personne qui :

• détermine, par les droits de vote dont elle dispose, les décisions dans les assemblées générales de cette société ;
• est associée ou actionnaire de cette société et dispose du pouvoir de nommer ou de révoquer la majorité des membres des organes d'administration, de direction ou de surveillance de cette société.

Problème d’identification. Si ces définitions ne permettent pas d’identifier correctement le bénéficiaire effectif, et qu’il n’existe pas de soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, le bénéficiaire effectif est la ou les personnes physiques citées ci-dessous ou, si la société n'est pas immatriculée en France, leur équivalent en droit étranger qui représente légalement la société :

• le ou les gérants des SNC, des sociétés en commandite simple, des SARL, des sociétés en commandite par actions et des sociétés civiles ;
• le directeur général des SA à conseil d'administration ;
• le directeur général unique ou le président du directoire des SA à directoire et conseil de surveillance ;
• le président et, le cas échéant, le directeur général des SAS.

Une précision ! Le Gouvernement a rappelé que toute société civile ou commerciale est tenue de réaliser cette déclaration, et ce même dans le cas où son bénéficiaire effectif est, par défaut, son représentant légal.

Qui peut consulter le registre ? Sont accessibles au public les informations relatives aux nom, nom d'usage, pseudonyme, prénoms, mois, année de naissance, pays de résidence et nationalité des bénéficiaires effectifs ainsi qu'à la nature et à l'étendue des intérêts effectifs qu'ils détiennent dans la société ou l'entité.

Attention ! Interrogé sur la légalité d’une telle pratique, le juge européen vient de répondre par la négative. Pour lui, en effet, cette « accessibilité étendue » est illicite pour 2 raisons :

• elle n’est pas proportionnée à l’objectif poursuivi ;
• elle porte atteinte aux droits au respect de la vie privée et à la protection des données à caractère personnel.

Accès intégral au registre. En revanche seules certaines personnes ont accès à l’intégralité des informations relatives aux bénéficiaires effectifs. Il s’agit notamment des autorités judiciaires, Tracfin, les impôts, et les douanes.

Registre des bénéficiaires effectifs : quelles sont les démarches déclaratives ?

Qui tient le registre ? Le registre des bénéficiaires effectifs est tenu par les greffes des tribunaux de commerce. Notez que c’est le tribunal de commerce du siège de la société qui est compétent pour recevoir le dépôt de la déclaration.

Quel est le contenu de la déclaration ? Le contenu de la déclaration déposée est le suivant :

• identification de la société :
  • la dénomination ou la raison sociale de la société ;
  • sa forme juridique ;
  • l'adresse du siège social ;
  • son numéro unique d'identification et la mention RCS du greffe de son siège ;
• mentions relatives au(x) bénéficiaire(s) effectif(s) :
  • les nom, nom d'usage, pseudonyme, prénoms ;
  • les date et lieu de naissance ;
  • la nationalité ;
  • l'adresse personnelle ;
  • les modalités du contrôle exercé sur la société ;
  • la date à laquelle la ou les personnes physiques sont devenues le bénéficiaire effectif.

À noter. Toute modification dans les bénéficiaires effectifs donne lieu à une déclaration modificative auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. Il en est de même en cas de modification de l’une des informations relatives à la société que celle-ci doit indiquer dans la déclaration initiale. Il s’agit, en pratique, d’un changement de dénomination ou raison sociale, de forme juridique et d’adresse du siège social de la société.

À noter (bis). La déclaration doit être datée et signée en original par le représentant légal de la société.

1 site à connaître : www.infogreffe.fr ! Sur le site web https://www.infogreffe.fr/rbe, vous pouvez trouver les modèles-types de déclaration à remplir.

Un coût à connaître ! Sachez que le dépôt de la déclaration n’est pas gratuit. Vous devrez, en effet, payer l’un des tarifs suivants, selon votre situation :

• dépôt du document relatif au bénéficiaire effectif lors de la demande d'immatriculation ou au plus tard dans les 15 jours à compter de la délivrance du récépissé de dépôt de dossier de création d'entreprise : 17,84 € ;
• dépôt du document modificatif ou complémentaire au document relatif au bénéficiaire effectif mentionné : 31,21 € ;

Nouvel accès en ligne. L’ensemble des informations relatives au registre des bénéficiaires effectifs sont centralisées par l’Institut national de la propriété industrielle (INPI) qui les rend désormais accessibles en ligne à l’adresse suivante : data.inpi.fr.

L’UES : sa définition et ses enjeux

Une définition. La définition de l’unité économique et sociale (UES) est à la fois complexe et imprécise : elle n’a jamais été établie par la Loi. La notion a été développée par les juges : elle caractérise l’existence de liens juridiques, sociaux et (parfois) financiers entre des entreprises, pourtant distinctes.

Un intérêt ? La reconnaissance de l’UES a pour objectif de définir le périmètre de mise en place d’institutions représentatives du personnel sur le périmètre de l’UES. Sa reconnaissance s’effectue sur la base de différents critères, suite à une négociation ou à une décision de justice.

L’UES : ses critères

Une « unité économique ». L’unité économique est caractérisée cumulativement par la concentration des pouvoirs de direction à l’intérieur du périmètre de l’UES, ainsi que par l’identité et/ou la complémentarité des activités de chaque entité qui compose l’UES.

Une concentration des pouvoirs ? Toutes les entités de l’UES doivent être soumises à un pouvoir de direction unique. Ainsi, pour obtenir la reconnaissance d’une UES, il convient d’apporter la preuve que les mêmes personnes se trouvent aux postes de direction, que ce soient des postes de direction de droit ou de fait.

Une identité et/ou une complémentarité des activités. Les entreprises comprises dans l’UES doivent exercer la même activité ou des activités complémentaires. Mais ce critère seul ne permet pas de reconnaître l’existence de l’UES. Il doit nécessairement s’ajouter à la concentration des pouvoirs de direction.

Une appréciation extensive de ce critère. Une UES a déjà été reconnue alors que l’activité d’une entreprise n’était complémentaire que d’un seul secteur de production d’une autre entreprise parce que les salariés des 2 entreprises constituaient une communauté de travailleurs (bien qu’ils ne soient pas soumis à la même convention collective) en ce qu’il existait une gestion commune des ressources humaine par une même entité et un pilotage commun des chantiers. Cela caractérisait, ici, la concentration des pouvoirs de direction.

Une « unité sociale ». L’unité sociale signifie qu’il existe une communauté de travail sur le périmètre de l’UES, ainsi qu’une permutabilité de tout ou partie du personnel entre les différentes entités qui la composent.

Une « communauté de travail ». La communauté de travail trouve elle-même son fondement sur l’existence de conditions de travail et d’un statut social similaire entre les salariés des entités de l’UES. Les juges se basent sur plusieurs éléments pour déterminer l’existence d’une communauté de travail : application des mêmes conventions et accords collectifs, du même règlement intérieur, de la même politique salariale et de formation, des contrats de prévoyance et d’avantages sociaux identiques, existence de services de gestion sociale communs à l’ensemble des entités, etc. Il faut alors que plusieurs de ces éléments soient réunis.

Une permutabilité des salariés. Le fait qu’il y ait une communauté de travailleurs n’implique pas nécessairement une permutabilité des salariés, notamment lorsque l’on se trouve dans une situation dans laquelle les activités des entités considérées sont complémentaires (et non identiques). A l’inverse, la permutabilité des salariés suffit à elle seule à établir qu’il y a une communauté de travailleurs, même lorsque les conventions collectives appliquées ne sont pas les mêmes.

L’UES : sa reconnaissance et ses effets

Comment faire reconnaître une UES ? La reconnaissance de l’UES est possible soit par décision de justice, soit par le biais d’une négociation collective menée avec les organisations syndicales représentatives sur le périmètre de l’UES.

La reconnaissance par la négociation collective. Toutes les organisations syndicales représentatives se trouvant sur le périmètre de l’UES doivent être invitées à négocier la reconnaissance d’une UES. L’accord collectif convenu définit le périmètre de l’UES, c’est-à-dire qu’il indique précisément quelles sont les différentes sociétés qui la composent.

La reconnaissance par décision de justice. Lorsqu’aucun accord collectif n’est convenu, la reconnaissance de l’UES peut être demandée devant le tribunal d’instance par :

• le chef des entreprises ou entités concernées,
• les syndicats représentatifs de l’une ou de plusieurs entités,
• le comité social et économique (CSE) de l’une d’entre elles.

En revanche… Une personne qui n’appartient pas à la collectivité de travail dont il s’agit d’assurer la représentation ne peut pas introduire une telle requête.

Effet de la reconnaissance sur les contrats de travail. Lorsque l’UES est reconnue, il n’y a pas de changement d’employeur pour les salariés des différentes entités qui se trouvent dans le cadre de l’UES. Les salariés restent donc employés par les sociétés dans lesquelles ils travaillaient avant la reconnaissance de l’UES.

Effet de la reconnaissance sur la représentation du personnel. Lorsqu’une UES regroupe au moins 11 salariés, elle devra mettre en place un CSE commun aux différentes entités qui la composent.

Attention. L’accord UES doit être distingué de l’accord interentreprise ! Tout syndicat représentatif dans l’une des entités intégrées à l’UES doit pouvoir participer aux négociations et aux discussions des accords collectifs qui ont vocation à s’y appliquer sans que ne puisse lui être opposé son score électoral dans une autre entité. 

Maladie professionnelle : de quoi s’agit-il ?

Maladie « professionnelle » ? A un caractère « professionnel » la maladie contractée en lien direct avec l’emploi occupé. Attention, la maladie professionnelle n’est pas un accident du travail. Cette distinction est importante car le caractère professionnel de la maladie ou de l’accident n’est pas établi de la même manière.

Maladie professionnelle ou accident du travail ? Un accident du travail suppose un fait accidentel (et donc soudain), par opposition à la maladie qui est le résultat d’une série d’événements à évolution lente auxquels on ne saurait assigner une origine et une date certaine.

Une présomption de maladie professionnelle. Lorsque la pathologie déclarée par le salarié figure dans un tableau des maladies professionnelles, elle est présumée d'origine professionnelle si le salarié remplit les conditions requises en termes de délai de prise en charge, de durée d’exposition et de travaux effectués susceptibles de provoquer cette maladie.

     =>  Pour consulter les tableaux des maladies professionnelles, cliquez ici.

Mais… Peut être également reconnue d'origine professionnelle une maladie qui n’est pas désignée dans un tableau de maladies professionnelles, mais, dans pareil cas, quelques conditions doivent nécessairement être remplies. La maladie doit cumulativement :

• être essentiellement et directement causée par le travail habituel du salarié ;
• entraîner une incapacité permanente d'au moins 25 %.

Appréciation du lien direct avec l’emploi occupé. C’est le comité régional de reconnaissance des maladies professionnelles (CRRMP ou couramment appelé C2RMP) qui apprécie l’existence d’un lien essentiel et direct entre la maladie et le travail habituel du salarié.

Caractère professionnel reconnu ? Si la maladie professionnelle est reconnue comme telle, le salarié victime bénéficie d’une protection particulière contre le licenciement pendant toute la durée de son arrêt de travail (interdiction de licencier, sauf pour faute grave ou impossibilité de maintien du contrat de travail pour un autre motif que l'arrêt de travail). Il bénéficie également des indemnités journalières de la sécurité sociale en cas d’arrêt de travail (avec complément versé par l’employeur le cas échéant), sans délai de carence.

Quel coût ? L’accident aura un impact direct sur votre taux de cotisation accident du travail et maladie professionnelle (taux AT/MP) si vous avez un effectif de 20 salariés et plus, c’est-à-dire, si vous êtes soumis à une tarification mixte ou individuelle.

Maladie professionnelle : une maladie à déclarer !

Qui ? C’est au salarié, et non à l’employeur, qu’il appartient de déclarer la maladie professionnelle auprès de la CPAM. Néanmoins, vous n’êtes pas dispensé de toute formalité.

Vous êtes informé. Le salarié adresse à la caisse sa déclaration de maladie professionnelle. Celle-ci vous enverra un double de cette déclaration par tout moyen permettant de déterminer sa date de réception (en pratique, par lettre recommandée avec AR). Vous pourrez émettre des réserves motivées. La caisse adresse également un double de cette déclaration au médecin du travail.

Vous réagissez. Vous devez adresser à la CPAM, au moment de l'arrêt du travail, une attestation de salaire indiquant la période du travail, le nombre de journées et d'heures auxquelles s'appliquent la ou les rémunérations servant de base au calcul des indemnités journalières de Sécurité sociale, leur montant et leur date de paiement. Cette attestation de salaire est obligatoire pour tout arrêt de travail, quel qu'en soit le motif.

Une déclaration des procédés de travail. Tout employeur qui utilise des procédés de travail susceptibles de provoquer les maladies professionnelles, listées aux tableaux des maladies professionnelles, est tenu d'en faire la déclaration par lettre recommandée avec AR à la CPAM et à l'inspecteur du travail. Cette déclaration doit précéder les travaux pouvant entraîner l’une de ces pathologies. Attention, le manquement à cette obligation de déclaration est sanctionné par une amende de 2 250 € (amende de 3ème classe applicable à l’entreprise).

Maladie professionnelle : les suites de la déclaration

1^ère hypothèse. Lorsque la maladie déclarée par le salarié figure dans un tableau des maladies professionnelles et qu’il remplit les conditions exigées, la CPAM présume que la maladie est « professionnelle ». Mais vous pouvez contester ce caractère professionnel. Pour cela, vous devrez apporter la preuve qu’il n’y a pas de lien entre le risque auquel le salarié était exposé et son état de santé.

Lecture d’un tableau. Chaque tableau comporte :

• la description de la maladie ;
• le délai de prise en charge, c'est-à-dire le délai maximal entre la fin de l'exposition au risque et la première constatation médicale de la maladie ;
• la liste des travaux susceptibles de provoquer la maladie décrite ;
• et, pour certaines affections, la durée d'exposition au risque.

À partir du 1^er décembre 2019. Pour les maladies professionnelles déclarées à compter du 1er décembre 2019, la Caisse disposera d'un délai de 120 jours francs pour statuer ou pour saisir le comité régional de reconnaissance des maladies professionnelles (C2RMP). La Caisse adresse, à la victime (ou ses représentants) et à l'employeur, un questionnaire que ces derniers devront retourner dans un délai de 30 jours francs après réception. Lors de l'envoi du questionnaire, ou de l'ouverture de l'enquête, la Caisse doit informer les parties de la date d'expiration du délai de 120 jours francs dont elle dispose pour statuer.

À noter. La Caisse peut, en outre, recourir à une enquête complémentaire et, éventuellement, interroger tout employeur ainsi que tout médecin du travail de la victime.

Mise à disposition du dossier. A l'issue de ses investigations et au plus tard 100 jours francs à compter de la réception du dossier de déclaration de MP, la Caisse met à disposition des parties le dossier. Elle doit préalablement informer les parties de cette mise à disposition, au plus tard 10 jours francs avant son début et par tout moyen conférant date certaine à la réception de l'information, et du délai de 10 jours francs dont elles disposent pour formuler leurs observations (passé ce délai, elles pourront consulter le dossier sans émettre d'observations). Ce dossier comprend :

• la déclaration de maladie professionnelle ;
• les divers certificats médicaux détenus par la Caisse ;
• les constats faits par la CPAM ;
• les informations parvenues à la caisse de chacune des parties ;
• les éléments communiqués par la caisse régionale.

2^de hypothèse. Si la maladie déclarée par le salarié ne figure pas aux tableaux des maladies professionnelles ou s’il ne remplit pas toutes les conditions exigées, la CPAM peut malgré tout reconnaître son caractère professionnel après avoir recueilli l’avis du C2RMP. La caisse doit donc constituer un dossier qui comprend :

• la demande motivée de reconnaissance signée par la victime (ou ses ayants droit), intégrant le certificat médical initial rempli par le médecin de la victime ;
• un avis motivé du médecin du travail de l’entreprise (ou des entreprises) où la victime a été employée, portant notamment sur la maladie et la réalité de l'exposition de celle-ci à un risque professionnel présent dans cette (ou ces) entreprise(s) ; cet avis doit être fourni à la Caisse dans un délai d’un mois ;
• un rapport circonstancié du (ou des) employeur(s) de la victime, décrivant notamment chaque poste de travail détenu par celle-ci depuis son entrée dans l'entreprise et permettant d'apprécier les conditions d'exposition de la victime à un risque professionnel ; ce rapport doit être fourni à la Caisse dans un délai d’un mois ;
• le cas échéant, les conclusions des enquêtes conduites par les caisses compétentes ;
• le rapport établi par les services du contrôle médical de la caisse primaire d'assurance maladie indiquant, le cas échéant, le taux d'incapacité permanente de la victime.

Attention ! Si la Caisse ne sollicite pas l’avis du C2RMP lorsqu’il est requis et qu’elle décide d’elle-même de reconnaître le caractère professionnel de la maladie, sa décision est inopposable à l’employeur, c’est-à-dire qu’elle ne s’impose pas à lui.

À partir du 1^er décembre 2019. Pour les maladies professionnelles déclarées à partir du 1er décembre 2019, lorsque la Caisse saisit le C2RMP, elle dispose d'un nouveau délai de 120 jours francs à compter de cette saisine pour statuer sur le caractère professionnel de la maladie. Elle en informe la victime et l'employeur concerné par tout moyen conférant date certaine à la réception de cette information.

Mise à disposition du dossier… La Caisse met le dossier à la disposition des parties pendant 40 jours francs, lequel comprend :

• la déclaration de maladie professionnelle ;
• les divers certificats médicaux détenus par la Caisse ;
• les constats faits par la CPAM ;
• les informations parvenues à la caisse de chacune des parties ;
• les éléments communiqués par la caisse régionale ;
• les éléments d'investigation éventuellement recueillis par la Caisse après saisine du C2RMP ;
• les observations et éléments produits par les parties au cours des 30 premiers jours de consultation du dossier ;
• un rapport circonstancié du ou des employeurs de la victime décrivant notamment chaque poste de travail détenu par celle-ci depuis son entrée dans l'entreprise et permettant d'apprécier les conditions d'exposition de la victime à un risque professionnel éventuellement demandé par la Caisse dans le cadre d'une enquête complémentaire et qui lui est alors fourni dans un délai d'un mois.

… à compléter ? Les parties disposent alors des 30 premiers jours pour le compléter par tout élément qu'elles jugeront utile et pour faire connaître leurs observations (les 10 jours suivants, il ne sera plus possible de le compléter mais les parties pourront continuer de le consulter et de formuler leurs observations).

Une information. La Caisse doit informer les parties des dates d'échéance de ces différentes étapes, par tout moyen conférant date certaine à la réception de cette information.

Avis du C2RMP. A l'issue de cette procédure, le C2RMP examine le dossier et rend un avis motivé à la Caisse dans un délai de 110 jours francs à compter de sa saisine. La caisse, liée par cet avis, notifie sa décision de reconnaissance ou de refus de reconnaissance du caractère professionnel de la maladie, conformément à cet avis.

Décision de la Caisse. La notification comporte la mention des voies et délais de recours lorsqu'elle est adressée à la partie à laquelle elle fait grief, c’est-à-dire à l'employeur en cas de reconnaissance du caractère professionnel ou, dans le cas contraire, au salarié.

Contestation. Il sera possible de contester la décision de la Caisse devant la commission de recours amiable dans les 2 mois qui suivront sa notification, préalable obligatoire avant tout recours devant le tribunal d’instance (qui reprend les anciennes attributions du Tribunal des affaires de Sécurité Sociale). Notez que :

• si cette institution préalable n’a pas rendu de décision dans le délai d’un mois, vous pouvez saisir le tribunal, considérant que votre réclamation est rejetée ;
• si vous avez reçu une notification de la décision de la CRA, vous pourrez alors contester cette décision dans un délai de 2 mois, devant le tribunal.

L’enjeu. Lorsqu’une entreprise est soumise à une tarification individuelle ou mixte, elle peut avoir un intérêt à émettre des réserves lorsqu’elle a un doute sur le caractère professionnel d’une maladie, voire à contester le caractère professionnel de la maladie reconnu(e) par la CPAM, car cette reconnaissance va impacter sa cotisation AT/MP.

Collaboration entre médecins de ville et médecine du travail

Qui ? Depuis le 1^er janvier 2023, un médecin praticien correspondant (MPC) peut, en lien avec le médecin du travail et au sein des services de prévention et de santé au travail interentreprise (SPSTI) contribuer au suivi médical des salariés, à l’exception du suivi médial renforcé prévu pour les salariés exposés à des risques professionnels.

Précisions. Le médecin praticien correspondant ne peut pas cumuler sa fonction avec celle de médecin traitant.

Comment ? Le MPC doit conclure un protocole de collaboration avec le SPSTI, qui :

• prévoit, le cas échéant, les garanties supplémentaires en termes de formations, justifiées par les spécificités du suivi médical des travailleurs pris en charge par le SPSTI ;
• définit les modalités de la contribution du MPC à ce suivi médical.

À noter. La conclusion d’un tel protocole de collaboration n’est autorisée que dans les zones caractérisées par un nombre insuffisant ou une disponibilité insuffisante de médecins du travail pour répondre aux besoins du suivi médical des travailleurs. Les modalités d’application de ce dispositif doivent être précisées par décret (non encore paru à ce jour).

L’essai encadré

Définition. L’essai encadré est un dispositif de lutte contre la désinsertion professionnelle. Il permet à un travailleur en arrêt de travail, quelle qu’en soit la cause et la durée, de bénéficier d’une reprise d’activité en adéquation avec son état de santé. Il peut s’agir d’une reprise de poste avec un éventuel aménagement, ou de la découverte d’une toute autre profession. Cet essai peut être réalisé dans l’entreprise dont le travailleur est issu ou bien dans n’importe quelle autre entreprise partenaire.

Bénéficiaires. L’essai encadré est ouvert, dès lors qu’ils sont en arrêt de travail :

• depuis le 31 mars 2022, aux :
  • salariés relevant du régime général;
  • bénéficiaires d’un contrat de mission temporaire ou d’apprentissage ;
  • stagiaires de la formation professionnelle.
• depuis le 1^er juillet 2022, aux :
  • salariés relevant du régime général;
  • salariés et assimilés du régime agricole ;
  • chefs d'exploitation ou d'entreprise agricole, conjoints collaborateurs, aides familiaux et associés d’exploitations.

Formalités. L’essai encadré peut être entrepris à la demande du travailleur ou sur initiative de son assurance maladie (CPAM ou MSA), du service de prévention et de santé au travail, ou d’un organisme de placement spécialisé. Le projet est validé par le service social de la caisse compétente, avec l’accord du médecin traitant, du médecin conseil et du médecin du travail assurant le suivi du salarié. Si l’administration peut refuser cette demande elle doit, en revanche, motiver ce refus.

Démarches employeur. L’entreprise employeur du travailleur en essai encadré n’a aucune formalité à remplir si l’essai est effectué près d’une autre entreprise. En revanche, l’entreprise d’accueil, quelle qu’elle soit, doit signer une convention par laquelle elle atteste de ses engagements et désigne un tuteur référent.

Durée de l’essai. L’essai, soumis à convention écrite, ne peut excéder la durée initiale de 14 jours mais peut être renouvelé dans la limite de 28 jours ouvrables.

Tutorat. Les bénéficiaires de cet essai sont alors suivis par un tuteur, dans l’entreprise concernée pendant toute cette période, à la fin de laquelle un bilan est dressé, en lien avec le bénéficiaire. Ce dernier est alors communiqué aux médecins du travail concernés, au service social et aux organismes dédiés.

Indemnité. L’essai encadré ne donne pas lieu à rémunération de la part de l’entreprise d’accueil. Les bénéficiaires conservent en revanche le droit aux indemnités journalières de leur caisse d’assurance maladie et à l’éventuel complément de l’employeur initial. À cet égard, il est précisé que les travailleurs indépendants ne peuvent bénéficier de cette indemnisation qu’elle soit liée à un essai encadré ou à une convention de rééducation professionnelle.

En cas d’accident. Dans le cas où un accident du travail surviendrait ou une maladie professionnelle serait constatée pendant l’essai encadré, c’est à l’entreprise concernée par cet essai de réaliser la déclaration de cet accident de travail.

La convention dite « de rééducation professionnelle en entreprise » (CRPE)

Définition. Depuis le 31 mars 2022, la convention de rééducation professionnelle en entreprise (CRPE) permet à des travailleurs en proie à une inaptitude ou d’ores et déjà déclarés inaptes de profiter d’une période transitoire, à l’issue de leur arrêt de travail, durant laquelle ils peuvent :

• se réhabituer à leur poste dans leur entreprise d’origine ;
• se former à une toute autre profession dans leur entreprise d’origine ;
• se former à une nouvelle profession au sein d’une entreprise tierce.

Bénéficiaires. Tout salarié issu des régimes général et agricole peut bénéficier d’une CRPE à condition d’avoir été déclaré inapte à son poste ou qu’un tel risque ait été identifié lors de la visite de pré-reprise. Il n’est pas nécessaire d’avoir la qualité de travailleur handicapé pour y prétendre, cette qualification n’y faisant pas obstacle par ailleurs.

Démarches. La CRPE peut être initié par le travailleur lui-même, la caisse d’assurance maladie (CPAM ou MSA), la médecine du travail ou un organisme de placement spécialisé.

Convention écrite. La CRPE est formalisée par un document écrit signé des parties : l'employeur, le salarié et la caisse d’assurance maladie (CPAM ou MSA). Il fixe les modalités d’exécution de la rééducation, la rémunération et l’indemnité journalière afférente.

Durée. La CRPE ne peut excéder 18 mois.

Rémunération. Le bénéficiaire continue de percevoir les indemnités journalières qu’il percevait avant la rééducation et reçoit également un complément de salaire de la part de l’employeur d’accueil afin d’avoir au moins la même rémunération qu’avant l’arrêt de travail.

Démarches employeur. Si l’employeur d’origine assure la rééducation du travailleur, un avenant au contrat de travail doit être établi et signé (sans modification de la rémunération). Dans le cas contraire, il s’agit d’une mise à disposition. Il transmet la convention à l’entreprise d’accueil et facture à cette dernière la fraction de la rémunération, des charges sociales et des frais professionnels du complément normalement laissé à sa charge.

Démission post rééducation. Si le travailleur démissionne à l’issue de sa rééducation pour être embauché par une autre entreprise, il bénéficie des indemnités journalières durant 3 mois.

Période d’essai. Si l’entreprise ayant assuré la rééducation du travailleur l’embauche, la durée de mise à disposition est déduite de la période d’essai.

Prévenir les risques professionnels dans l’entreprise : comment ?

Qu’entend-on par « risques professionnels » ? La prévention des risques professionnels a donc pour objectif de lutter contre ces différents risques, dont la survenance est liée au travail.

3 types de risques. Les risques professionnels sont de 3 types :

• l’accident du travail, qui survient à l’occasion du travail, lorsque le salarié se trouve sous la subordination de l’employeur : un accident peut donc, bien sûr, être qualifié d’accident du travail s’il a lieu pendant le temps de travail et sur le lieu de travail, mais aussi lorsque le salarié est en déplacement pour des raisons professionnelles ;
• l’accident de trajet, qui survient pendant le trajet entre le domicile du salarié et son lieu de travail habituel ou le lieu où le salarié prend habituellement ses repas ;
• la maladie professionnelle, qui est la conséquence d’une évolution lente d’une affection trouvant sa cause dans l’activité professionnelle du salarié.

L’étendue de vos obligations est très large ! La réglementation sociale vous impose de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. Ces mesures comprennent :

• des actions de prévention des risques professionnels et de la pénibilité au travail ;
• des actions d'information et de formation ;
• la mise en place d'une organisation et de moyens adaptés.

Conseils de bonnes pratiques. Pour répondre à vos obligations en matière de prévention des risques, vous devez appliquer les principes généraux suivants :

• éviter les risques ;
• évaluer les risques qui ne peuvent pas être évités ;
• combattre les risques à la source ;
• adapter le travail au salarié, en particulier en ce qui concerne la conception des postes de travail ainsi que le choix des équipements de travail et des méthodes de travail et de production, en vue notamment de limiter le travail monotone et le travail cadencé et de réduire les effets de ceux-ci sur la santé ;
• tenir compte de l'état de l’art et de l’évolution de la technique ;
• remplacer ce qui est dangereux par ce qui n'est pas dangereux ou par ce qui est moins dangereux ;
• planifier la prévention en y intégrant, dans un ensemble cohérent, la technique, l'organisation du travail, les conditions de travail, les relations sociales et l'influence des facteurs ambiants, notamment les risques liés au harcèlement moral et au harcèlement sexuel ;
• prendre des mesures de protection collective en leur donnant la priorité sur les mesures de protection individuelle ;
• donner les instructions appropriées aux travailleurs.

À noter. Il ne suffit pas de fournir aux salariés un équipement conforme à la réglementation et régulièrement contrôlé, encore faut-il que l’équipement soit adapté aux travaux réalisés. La fourniture d’équipements inadaptés peut justifier une condamnation pénale de l’entreprise et de son représentant en cas d’accident.

Poly exposition. A compter du 31 mars 2022, les règles de prévention des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs exposés à des risques chimiques devront tenir compte des situations de poly expositions, c’est-à-dire d’exposition à plusieurs risques.

Exposition aux agents CMR. Dans le cas où l’exposition à des agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction (dits “agents CMR”) fait partie des risques professionnels consignés dans le document unique d’évaluation des risques professionnels, la loi oblige l’employeur a tenir une liste de l’ensemble des travailleurs exposés à ces agents.  

Cette liste qui doit être communiquée aux services de prévention au travail compétents doit pouvoir être consultée par les IRP (de façon anonyme) et par les travailleurs exposés, pour les informations les concernant.  

Un point de départ : l’évaluation des risques professionnels. Vous devez mener une démarche d’évaluation des risques, à travers la réalisation du document unique d’évaluation des risques professionnels. Ce document unique est réalisé en deux temps :

• une identification des dangers (le danger étant la propriété ou la capacité intrinsèque d’un équipement, d’une substance, d’une méthode de travail, de causer un dommage pour la santé des travailleurs) ;
• une analyse des risques, qui est le résultat de l’étude des conditions d’exposition des travailleurs à ces dangers.

En clair… Le document d’évaluation des risques :

• recense, pour chaque unité de travail, les risques professionnels existants ou potentiels : il doit permettre, grâce à un système de notation fondé sur la gravité et la fréquence des risques professionnels, de hiérarchiser ces risques (cette hiérarchisation vous permet de savoir quels sont les risques professionnels qu’il convient de traiter en priorité) ;
• doit indiquer quels sont les moyens de prévention des risques professionnels que vous avez mis en place et ceux qui seront mis en place à l’avenir pour éviter la survenance d’un éventuel accident ou d’une maladie.

Comment ? L’employeur doit évaluer les différents risques pour la santé et la sécurité des travailleurs dans la définition des postes de travail, y compris dans le choix :

• des procédés de fabrication ;
• des équipements de travail ;
• des substances ou préparations chimiques ;
• de l’aménagement ou le réaménagement des lieux de travail ou des installations.

Nouveauté. Depuis le 22 mars 2022, l’employeur doit également estimer les risques amenés par l’organisation du travail en cours dans l’établissement.

Qui ? Différents acteurs doivent apporter leur contribution à cette évaluation des risques :

• le comité social et économique (CSE) et sa commission santé, sécurité et conditions de travail, s’ils existent, dans le cadre du dialogue social de l’entreprise : le CSE sera consulté sur le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) et ses mises à jour ;
• le ou les salariés désignés par l’employeur afin de l’aider à s’occuper des activités de protection et de prévention des risques professionnels de l’entreprise, s’ils ont été désignés ;
• le service de prévention et de santé au travail auquel l'employeur adhère.

À noter. L’employeur pourra également solliciter le concours :

• après avis du CSE, d’intervenants en prévention des risques professionnels disposant de compétences dans le domaine de la prévention des risques professionnels et de l'amélioration des conditions de travail :
  • appartenant au service de santé au travail interentreprises auquel il adhère ;
  • ou dûment enregistrés auprès de l’administration ;
• des services de préventions des caisses de sécurité sociale avec l'appui de l'Institut national de recherche et de sécurité (INRS) ;
• de l'organisme professionnel de prévention du bâtiment et des travaux publics (OPBTP) ;
• de l'Agence nationale pour l'amélioration des conditions de travail (ANACT) et son réseau.

Une mise à disposition. L’employeur doit respecter une obligation de mise à disposition du DUERP, qui s’appliquera également aux versions antérieures de ce document, pendant une durée de 40 ans à compter de leur élaboration.

Pour qui ? Cette mise à disposition concerne notamment les travailleurs, les délégués syndicaux, le médecin du travail, les agents de l’inspection du travail, etc. Depuis le 31 mars 2022, elle concerne également :

• les anciens travailleurs, pour les versions applicables lorsqu’ils travaillaient encore dans l’entreprise : la communication pourra être limitée aux seuls éléments rattachés à leur activité ;
• les services de prévention et de santé au travail, et non plus seulement du médecin du travail.

Une mise à jour. Actuellement, la mise à jour du document unique d'évaluation des risques est réalisée :

• au moins chaque année ;
• lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ;
• lorsqu'une information supplémentaire intéressant l'évaluation d'un risque dans une unité de travail est recueillie.

Depuis le 31 mars 2022, l’obligation de le mettre à jour ne concernera plus que les entreprises d’au moins 11 salariés. De plus, le DUERP devra également être mis à jour dès lors qu’une information supplémentaire, intéressant l’évaluation d’un risque, est portée à la connaissance de l’employeur, et non plus simplement lorsqu’elle est recueillie dans une unité de travail. Enfin, à chaque mise à jour du DUERP, les entreprises devront effectuer, si nécessaire, la mise à jour :

• du programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail pour les entreprises d’au moins 50 salariés ;
• de la liste des actions de prévention et de protection pour les entreprises de moins de 50 salariés.

Utilisation du DUERP par le CSE. Depuis le 31 mars 2022, le CSE (lorsqu’il existe), utilisera le DUERP pour établir le rapport annuel qui dresse le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans l'entreprise et des actions menées au cours de l'année écoulée dans ces domaines.

Dépôt dématérialisé ? Alors que les entreprises de 150 salariés et plus sont censées déposer le DUERP et ses mises à jour successives sur une plateforme dédiée depuis le 1er juillet 2023, le ministère du Travail a annoncé, qu’en raison de difficultés opérationnelles de mise en œuvre, cette obligation était repoussée en attendant le résultat de concertations sur ce point. 

Salariés intérimaires ?  Notez que depuis mars 2024, les entreprises de travail temporaires comme les entreprises utilisatrices peuvent solliciter le concours des SPST afin de mener des actions de prévention collective à destination des salariés intérimaires préalablement ou en cours de mission. 

Prévention des risques professionnels : un défaut « risqué » pour vous !

Votre responsabilité peut être engagée… Imaginons qu’un salarié soit victime d’un accident ou développe une maladie, dont l’origine est professionnelle et que vous n’avez pas pris les mesures nécessaires pour prévenir tout risque dans l’entreprise…

Une faute « inexcusable » ? Tout manquement à votre obligation de sécurité de résultat, révélé par la survenance de cet accident ou de cette maladie, peut constituer une faute inexcusable : ce pourra être le cas si la victime démontre que vous aviez conscience ou, en raison de votre expérience et de vos connaissances techniques, auriez dû avoir conscience du danger encouru par les salariés et que vous n’avez pas pris les dispositions nécessaires pour les en préserver.

Sous conditions. Il doit exister un lien de causalité entre le manquement de l’employeur et le dommage subi par le salarié. Quant à la preuve de cette conscience du danger ou du défaut de mesures appropriées, elle incombe à la victime.

Qu’est-ce que la « conscience du danger » ? La conscience du danger est celle que l'auteur de la faute doit, ou aurait dû avoir, en tant que professionnel averti, en l'état des connaissances scientifiques. La conscience du danger est caractérisée, par exemple :

• lorsque l’employeur savait que la qualification du salarié n’était pas en adéquation avec le travail qui lui a été confié ;
• lorsqu’il était informé de la dégradation des relations de travail ;
• ou encore par le non-respect de l’obligation générale de sécurité.

À noter. De même, la survenance d’accidents antérieurs, des remontées d’informations de la part de salariés ou de membres du CSE (ou anciennement du CHSCT), l’envoi d'une mise en demeure par l'inspecteur du travail, ou l’existence d'une précédente condamnation pénale, sont révélateurs de la conscience du danger.

Des conséquences à connaître… La reconnaissance de la faute inexcusable engendre une majoration de la rente allouée au salarié victime d’un risque professionnel. Elle fait l’objet d’un contentieux spécifique devant le tribunal de grande instance.

Mais ce n’est pas tout ! Votre responsabilité pénale peut également être engagée s’il s’avère que vous avez manqué à vos obligations, notamment à propos de l’entretien du matériel et de l’information des salariés sur sa maintenance et son utilisation. Le Code du travail aborde un certain nombre de règles de sécurité précises, notamment en matière de travail en hauteur, de levage de charges, etc. Il convient de s’y référer chaque fois que nécessaire.

Délégation de pouvoir. Seule une délégation de pouvoir permet de vous exonérer de cette responsabilité. Encore faut-il, dans ce cas, que vous n’ayez pas concouru à l’infraction.

Exemple. Une entreprise a été condamnée pour homicide involontaire alors qu’elle avait valablement délégué ses pouvoirs en matière de santé et de sécurité au travail à un salarié. Mais, dans cette affaire, les juges ont relevé une négligence fautive dans l’organisation du chantier sur lequel un salarié a trouvé la mort. Le juge a estimé que cette négligence fautive ne permettait pas à l’employeur de s’exonérer de sa responsabilité.

Accord de performance collective : quels objectifs ?

Préserver l’activité. L’objectif de la mise en place d’un tel accord est, clairement, de permettre aux entreprises de préserver leur compétitivité lorsqu’elles doivent faire face à des variations d’activité, à la hausse ou à la baisse.

Comment ? La préservation de la compétitivité passe par une plus grande flexibilité, ce qui signifie par exemple que l’accord peut prévoir l’application de dispositions qui seraient, en dehors de tout accord, considérées comme contraires à la Loi. A contrario, il peut également prévoir des dispositions qui s’inscriraient dans le cadre d’une politique de création d’emplois, lorsque les perspectives qui s’offrent à l’entreprise le permettent.

A noter. Il n’est pas nécessaire de rencontrer des difficultés économiques pour négocier (et conclure !) un tel accord.

Accord de performance collective : dans quels domaines ?

3 domaines de négociation. Les négociations peuvent ainsi porter sur :

• l’aménagement de la durée du travail, ses modalités d'organisation et de répartition ;
• l’aménagement de la rémunération, dans le respect du salaire minimum interprofessionnel de croissance et des salaires minimas conventionnels ;
• la détermination des conditions de la mobilité professionnelle ou géographique interne à l'entreprise.

Qui négocie ? L’accord est négocié entre l’employeur (ou son représentant) et les délégués syndicaux, s’ils existent. A défaut, il peut être négocié avec des représentants élus mandatés, ou encore avec un ou plusieurs salariés mandatés par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans la branche dont relève l'entreprise ou, à défaut, par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives au niveau national et interprofessionnel. Dans cette hypothèse, l’accord signé doit également être approuvé par les salariés à la majorité des suffrages exprimés.

Accord de performance collective : « conclure » un accord ?

Quel est le contenu d’un tel accord ? Dans son préambule, l'accord conclu pour « répondre aux nécessités liées au fonctionnement de l'entreprise ou en vue de préserver, ou de développer l'emploi » doit impérativement définir ses objectifs. Par ailleurs, il est fortement recommandé d’inclure dans les dispositions de l’accord :

• les modalités d'information des salariés relatives à l’application et au suivi des dispositions de l’accord pendant toute sa durée, ainsi que, le cas échéant, l'examen de la situation des salariés au terme de l'accord ;
• les conditions d’application de l’accord aux dirigeants salariés exerçant dans le périmètre de l'accord, ainsi qu’aux mandataires sociaux et aux actionnaires, afin qu’ils fournissent également des efforts proportionnés à ceux demandés aux salariés ;
• les modalités de conciliation de la vie professionnelle et de la vie personnelle et familiale des salariés avec les dispositions de l’accord.
• les modalités d'accompagnement des salariés ainsi que l'abondement du compte personnel de formation au-delà du montant minimal de 3 000€.

Quelle est la durée de l’accord ? L’accord peut être conclu pour une durée déterminée ou indéterminée. Si l’accord ne mentionne pas de durée, sa durée d’application ne pourra pas excéder 5 ans.

Accord de performance collective : quelles conséquences ?

Substitution aux clauses contraires du contrat de travail. Une fois l’accord négocié et signé par l’ensemble des parties, il s’impose à l’ensemble des salariés relevant du champ d’application de l’accord, même si leur contrat de travail prévoyait des dispositions plus favorables, celles-ci devenant sans effet.

Les effets de l’accord sur la rémunération. Bien que la rémunération soit de tous temps considérée comme un élément majeur du contrat de travail, l’accord conclu pour « répondre aux nécessités liées au fonctionnement de l'entreprise ou en vue de préserver, ou de développer l'emploi » peut modifier, et même supprimer, les modalités de calcul, d’attribution et de versement des différents éléments de rémunération, dans le respect du Smic, des salaires minimas conventionnels hiérarchiques et du principe d’égalité de traitement.

Modalités d’application. L’employeur doit informer chaque salarié, individuellement, de son droit d’accepter ou de refuser l’application des dispositions de l’accord collectif à son contrat de travail. Cette information peut être effectuée par tout moyen conférant date certaine (idéalement par lettre recommandée avec AR ou remise en main propre contre signature).

Refus du salarié. Le salarié dispose alors d’un délai d’un mois pour faire connaître son refus à l’employeur, par écrit. S’il ne se manifeste pas, il est réputé avoir accepté tacitement la modification de ses conditions d’emploi.

Conséquence d’un refus. L’employeur peut engager une procédure de licenciement dans un délai de 2 mois en se prévalant des dispositions de l’accord collectif. Le licenciement prononcé sur ce fondement repose sur un motif spécifique, et il est considéré comme reposant sur une cause réelle et sérieuse.

Procédure de licenciement. En cas de licenciement d’un salarié ayant refusé l’application de l’accord collectif, la procédure applicable est celle du licenciement pour motif personnel.

Abondement du compte personnel de formation (CPF). En cas de licenciement du salarié qui a refusé la modification de son contrat de travail résultant de l’accord collectif, vous devrez abonder le CPF des salariés concernés d'au moins 3 000 € (ou au-delà si l'accord le prévoit) et verser à la Caisse des dépôts et consignations la somme correspondant à l’abondement.

Notez que les conséquences du refus de l’application de l’accord de performance ne sont pas les mêmes selon la nature du contrat de travail du salarié (CDI/CDD) et le statut du salarié (salarié protégé ou non).

Déterminer votre secteur d’activité

Quelle est votre activité ? La convention collective applicable est celle dont relève l'activité principale exercée par l'employeur. C’est donc en déterminant votre activité principale que vous saurez quelle convention collective appliquer.

En cas de pluralité d’activités. Si votre entreprise exerce plusieurs activités, compliquant ainsi la détermination de l’activité principale, les conventions collectives et les accords professionnels peuvent prévoir les conditions dans lesquelles l'entreprise détermine elle-même les conventions et accords qui lui sont applicables.

Pour vous aider… Toute entreprise est inscrite au répertoire SIRENE, géré par l’Insee. Lors de cette inscription, un code caractérisant son activité principale (APE) lui est attribué, par référence à la nomenclature d'activités française (NAF). Attention, toutefois : lorsque l’entreprise comporte plusieurs établissements, il est possible que ses établissements n’aient pas le même code APE. De plus, ce code n’est qu’un outil permettant d’élaborer des statistiques et n’a aucune valeur juridique.

Mais. La mention des codes NAF concernés dans les conventions collectives ne suffit pas à exclure les entreprises ayant un code NAF autre de son champ d’application. Elle n’a, en effet, qu’une valeur indicative. C’est l’activité principale de l’entreprise qui va déterminer son assujettissement à la convention collective.

Déterminer votre convention collective

A qui s’impose une convention collective déterminée ? Une convention collective ou un accord de branche peut s’imposer à un nombre restreint d’entreprises ou bien à l’ensemble des entreprises du territoire. Les conventions collectives (de branche) sont négociées entre une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives et une ou plusieurs organisations patronales. Elles définissent non seulement le secteur d’activité, mais aussi la zone géographique dans lesquels l’accord s’imposera.

Les conventions ou accords « non étendus ». Les conventions collectives non étendues ne s’appliquent qu’aux entreprises :

• qui les ont conclues, c’est-à-dire les entreprises membres d’une organisation patronale signataire ;
• ou qui y adhèrent, c’est-à-dire les entreprises membres d’une organisation patronale adhérente malgré son absence de signature (parce qu’elle n’existait pas lors de l’élaboration du texte, par exemple).

Concrètement. Si vous n’adhérez à aucun syndicat d’employeur, vous n’êtes pas assujetti à une convention collective « non étendue ».

Les conventions ou accords « étendus ». Les conventions collectives (de branche) peuvent être étendues par un arrêté ministériel, auquel cas elles s’appliquent à toutes les entreprises qui entrent dans le champ d’application défini par la convention collective.

Exemple. Un restaurateur sera soumis à la convention collective nationale des hôtels, cafés restaurants (HCR) du 30 avril 1997, à moins qu’il n’exploite une entreprise de restauration collective ou une entreprise d'alimentation et de restauration rapide vendant ses plats et boissons dans des conditionnements jetables. Sous réserve de cette exclusion, cette convention a, en effet, été étendue à toutes les entreprises (signataires ou non, adhérentes ou non) du territoire métropolitain et des DOM.

Choisir sa convention collective : possible ? Si votre entreprise n’est pas soumise à une convention collective étendue et si vous n’êtes pas adhérent d’une organisation patronale signataire d’une convention collective non étendue, vous pouvez :

• appliquer la loi ;
• appliquer volontairement les clauses d’une convention collective.

Option pour une convention collective nationale. Si vous décidez d’appliquer volontairement une convention collective nationale, sachez que cela ne vous oblige pas à appliquer les accords territoriaux, quand bien même les contrats de travaillent mentionneraient la convention collective nationale.

A noter. Les bulletins de paie à remettre au(x) salarié(s) doivent impérativement faire figurer l’intitulé de la convention collective applicable ou, à défaut, mentionner les articles du Code du Travail relatifs à la durée des congés payés du salarié et la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail. La mention de la convention collective sur le bulletin de paie vaut présomption de son application à l'égard du salarié concerné (sauf preuve contraire de l’employeur, s’il estime que la convention collective mentionnée n’est, en définitive, pas applicable à l’entreprise).