Coronavirus (COVID-19) et protocole sanitaire en entreprise : quoi de neuf ?

• Télétravail

A compter du 18 mai 2021, l’ensemble des entreprises du territoire doivent définir un plan d’action afin de réduire au maximum le temps de présence sur site des salariés qui peuvent télétravailler pour les prochaines semaines.

• Ventilation

Concernant l’aération des locaux, le protocole sanitaire impose de vérifier le fonctionnement correct des ventilations et d’organiser une aération régulière des espaces de travail et d’accueil du public (idéalement quelques minutes toutes les heures). A défaut, l’employeur devra s’assurer d’un apport d’air neuf adéquat par le système de ventilation.

Il vient d’être précisé que cette aération des locaux peut aussi être assurée par une ventilation naturelle ou mécanique en état de marche.

Les portes et/ou fenêtres doivent toujours être ouvertes autant que possible, idéalement en permanence si les conditions le permettent et au minimum 5 minutes toutes les heures.

• Test de dépistage

Désormais, les entreprises peuvent, si elles le souhaitent, mettre à disposition de leurs salariés des autotests. Cette mise à disposition devra s’effectuer dans le respect des règles de volontariat et de secret médical. Les salariés devront également être informés de la marche à suivre par un professionnel de santé.

En cas de test positif, la personne devra s'isoler à son domicile, effectuer un test RT-PCR pour confirmation et suivre la procédure adaptée de prise en charge sans délai des personnes symptomatiques mise en place par l’employeur.

En cas d'impossibilité de télétravailler, le salarié devra se déclarer sur le site declare.ameli.fr, afin de bénéficier du versement d’indemnités journalières sans délai de carence.

• Vaccination

Les salariés et les employeurs sont encouragés à se faire vacciner dans le cadre de la stratégie vaccinale définie par les autorités sanitaires.

Cette vaccination, reposant sur le volontariat et le secret médical, peut être réalisée par les services de santé au travail. Il appartient alors aux employeurs de diffuser à leurs salariés des informations sur les modalités d’accès à la vaccination par le service de santé au travail de l’entreprise.

Pour information, si le salarié choisit de passer par son service de santé au travail, il est autorisé à se faire vacciner sur ses heures de travail.

Aucun arrêt de travail n’est alors nécessaire et l’employeur ne peut en aucun cas s’opposer à l’absence de ce dernier. Le salarié doit néanmoins informer son employeur de son absence pour visite médicale, mais sans avoir à en préciser le motif.

Par ailleurs, les salariés en situation d’affection de longue durée bénéficient d’une autorisation d’absence de droit pour cette vaccination rendue nécessaire par leur état de santé. L’employeur ne peut alors pas s’y opposer.

Dans tous les autres cas (hors vaccination par le service de santé au travail), il n’existe pas d’autorisation d’absence de droit. Les employeurs sont cependant incités à faciliter l’accès des salariés à la vaccination.

Enfin, certains professionnels peuvent bénéficier d’un accès facilité à la vaccination, notamment ceux de plus de 55 ans dont les activités les amènent à être plus en contact avec le virus (conducteurs de véhicule, agents d’entretien et éboueurs, employés de commerce d’alimentation, etc.).

• Reprise de l’activité et retour en entreprise

Pour rappel, certains secteurs professionnels, dont les établissements sont fermés depuis plusieurs mois, ont réouvert le 19 mai 2021 avec un retour sur le lieu de travail de salariés exerçant des activités par nature présentielle (services et accueil des clients, vente, etc.).

Cette étape doit impérativement s’organiser en respectant les mesures de prévention collective au sein de l’entreprise et les mesures barrières de protection contre la Covid-19. Elle peut faire l’objet d’un temps de sensibilisation des salariés.

Notez à ce sujet qu’un guide, élaboré par l’Anact (Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail) est mis à la disposition des employeurs pour les aider dans cette reprise.

Coronavirus (COVID-19) : précisions relatives au remboursement du particulier employeur

Pour rappel, lorsqu'ils subissent une perte de rémunération du fait d'une cessation temporaire de leur activité professionnelle consécutive à l'épidémie de covid-19, les salariés employés à domicile et les assistants maternels peuvent prétendre au dispositif exceptionnel d'activité partielle.

Le particulier employeur doit verser à son salarié une indemnité relative aux heures non travaillées au titre de l’activité partielle, dans la limite de la durée fixée par les conventions collectives nationales des salariés du particulier employeur et des assistants maternels, dès lors que ces conventions sont applicables.

L'indemnité horaire versée par l'employeur est fixé à 80 % de la rémunération nette prévue au contrat pour les heures chômées à compter du 1er novembre 2020.

L’employeur est ensuite en principe remboursé à hauteur de 65 % de la rémunération nette du salarié, pour les heures chômées à compter du 1er novembre 2020.

Cependant, à titre exceptionnel, le gouvernement vient de fixer ce taux de remboursement à 80 % de la rémunération nette du salarié pour les indemnités versées au titre du mois d’avril 2021.

Ce remboursement est effectué par les différents organismes chargés du recouvrement des cotisations sociales : Urssaf, Caisses générales de la Sécurité sociale (DOM), caisses de MSA, caisse de sécurité sociale de Mayotte et caisse de prévoyance sociale de Saint-Pierre-et-Miquelon.

Coronavirus (COVID-19) et protocole sanitaire en entreprise : quoi de neuf ?

• Télétravail

Ces dernières semaines, l’ensemble des entreprises du territoire était tenu de définir un plan d’action afin de réduire au maximum le temps de présence sur site de leurs salariés pouvant télétravailler.

L’objectif était alors un temps de travail effectué à100 % en télétravail, avec un retour possible d’un jour en présentiel au maximum pour les salariés en exprimant le besoin.

A compter du 9 juin 2021, il ne sera plus question du 100 % télétravail. Le protocole sanitaire indique seulement que les employeurs pourront fixer, en concertation, le cas échéant avec les représentants du personnel, un nombre minimal de jour de télétravail par semaine pour les activités qui le permettent.

Notez à ce sujet qu’un guide, élaboré par l’Anact (Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail) est mis à la disposition des employeurs pour les aider dans cette reprise.

• Réunions

Pour rappel, jusqu’à présent, les réunions en audio ou en visioconférence devaient être privilégiées et les réunions en présentiel rester l’exception.

Le protocole sanitaire indique, que même s’il reste préférable de les organiser à distance, il sera possible de prévoir des réunions en présentiel à partir du 9 juin 2021.

Lorsqu’elles se tiendront en présentiel, ces réunions devront respecter les gestes barrières (port du masque, mesures d’aération/ventilation des locaux, règles de distanciation etc.).

• Moments de convivialité

En raison du contexte sanitaire, l’organisation de moments de convivialité dans le cadre professionnel était en principe suspendu.

A partir du 9 juin 2021, il sera possible d’organiser de tels moments réunissant les salariés en présentiel, dans le strict respect des gestes barrières. Le protocole sanitaire recommande que ces temps conviviaux se déroulent en extérieur et ne réunissent pas plus de 25 personnes.

Coronavirus (COVID-19) et « dispositif Covid 2 » : précisions relatives à la baisse du chiffre d’affaires et aux périodes d’emploi concernées

Pour rappel, certains employeurs peuvent bénéficier d’une exonération totale des cotisations et contributions patronales, ainsi que d’une aide au paiement de ces charges. Ce dispositif est applicable sans limite de niveau de rémunération.

Il concerne aussi bien les employeurs ayant des salariés relevant du régime général, que ceux ayant des salariés soumis au régime agricole de sécurité sociale. Sont ainsi visés :

• les employeurs de moins de 50 salariés relevant de secteurs d’activité qui ont subi des mesures d’interdiction d’accueil du public ;
• les employeurs de moins de 250 salariés exerçant leur activité dans les secteurs durement impactés par la crise sanitaire (secteurs S1 et S1 bis)

Les employeurs de moins de 250 salariés doivent, pour bénéficier effectivement de cette exonération au cours du dernier mois suivant celui au titre duquel l’exonération est applicable :

• soit avoir fait l’objet de mesures d’interdiction d’accueil du public prises dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire (fermetures administratives), à l’exception des activités de livraison, de retrait de commande ou de vente à emporter ;
• soit avoir constaté une baisse de chiffre d’affaires d’au moins 50 % par rapport à la même période de l’année précédente.

Les travailleurs indépendants et travailleurs non-salariés agricoles peuvent bénéficier d’une réduction des cotisations et contributions de sécurité sociale, d’un montant de 600 € pour chaque mois d’éligibilité.

Pour cela, ils doivent remplir les conditions nécessaires au bénéfice de l’exonération destinées aux entreprises durement touchées par la 2e vague de l’épidémie (activité principale, lieu d’exercice, fermeture ou baisse du chiffre d’affaires) et ne pas relever du régime micro-social.

Les micro-entrepreneurs les plus touchées par la crise peuvent néanmoins bénéficier d’une déduction de cotisations sociales.

• Précisions relatives à la baisse du chiffre d’affaires

La condition de baisse de 50 % du chiffre d'affaires (CA) mensuel peut être appréciée, au choix du bénéficiaire :

• par rapport au CA du même mois de l'année précédente,
• par rapport au CA mensuel moyen de l'année 2019,
• ou, pour les entreprises créées en 2020, par rapport au montant mensuel moyen du CA réalisé entre la date de création de l'entreprise et le 31 août 2020.

Cette condition est également satisfaite lorsque la baisse de CA mensuel par rapport à la même période de l'année précédente représente au moins 15 % du CA de l'année 2019 ou, pour les entreprises créées en 2019, du CA de l'année 2019 ramené sur 12 mois.

Le gouvernement vient de confirmer que cette condition de baisse de 50 % du CA peut continuer, en 2021, à être appréciée par rapport au CA du même mois de l’année 2019, dans le cas où cette comparaison est plus favorable pour l’entreprise qu’une appréciation par rapport au même mois de l’année 2020.

Pour rappel, cette condition de baisse de CA est valable pour le bénéfice de l’exonération et de l’aide au paiement des cotisations sociales pour les employeurs dont l'activité est particulièrement affectée par la crise sanitaire, mais aussi pour l’application des dispositifs de réduction des cotisations à destination des travailleurs indépendants et d’aide au paiement des micro-entrepreneurs les plus touchés par la crise.

• Durée de l’exonération et prolongation

Le gouvernement vient de préciser que cette exonération peut s’appliquer pour les périodes d’emploi courant jusqu’au 30 avril 2021 (en lieu et place du 28 février 2021).

Néanmoins, cette exonération pourra être prolongée pour les employeurs et travailleurs indépendants pour qui l’interdiction d’accueil du public aurait été prolongée au-delà de cette date, jusqu’au dernier jours du mois au cours duquel cette interdiction prendra fin.

Coronavirus (COVID-19) : application du régime dérogatoire jusqu’au 30 septembre 2021 inclus !

Pour faire face à l’épidémie de covid-19, un régime dérogatoire au versement d’indemnités journalières (IJSS) est mis en place.

Est concerné l’assuré qui se trouve dans l’impossibilité de travailler, y compris à distance, pour l’un des motifs suivants :

• il est identifié comme personne vulnérable et ne peut pas être placé en activité partielle ;
• il est parent d'un enfant de moins de 16 ans ou d'une personne en situation de handicap faisant l'objet d'une mesure d'isolement, d'éviction ou de maintien à domicile et ne peut pas être placé en activité partielle ;
• il fait l’objet d’une mesure l’isolement en tant que « cas contact » ;
• il a fait l‘objet d'une mesure de placement en isolement ou de mise en quarantaine à son arrivée en Guadeloupe, en Guyane, en Martinique, à Mayotte, en Nouvelle-Calédonie, en Polynésie française, à La Réunion, à Saint-Barthélemy, à Saint-Martin, ou à Saint-Pierre-et-Miquelon ;
• pour les arrêts débutant à compter du 10 janvier 2021, il présente les symptômes de l'infection à la covid-19, à condition qu'il fasse réaliser un test de détection du SARS-CoV-2 dans un délai de 2 jours à compter du début de l'arrêt de travail, et pour la durée courant jusqu'à la date d'obtention du résultat du test ;
• pour les arrêts débutant à compter du 10 janvier 2021, il présente le résultat d'un test positif à la covid-19 ;
• pour les arrêts débutant à compter du 28 avril 2021, il fait l’objet d'une mesure de quarantaine ou de maintien et de placement en isolement de retour d’un territoire (Brésil, Argentine, Afrique du Sud, Inde, Guyane et Chili) confronté :

• ○ à une circulation particulièrement active de l'épidémie ;
• ○ ou à la propagation de certains variants du SARS-CoV-2 caractérisés par un risque de transmissibilité accru ou d'échappement immunitaire.

Le versement de ces indemnités journalières dérogatoires :

• ne nécessite pas de respecter les conditions d’ouverture de droit aux IJSS de droit commun ;
• intervient sans délai de carence ;
• n’est pas pris en compte dans le calcul du nombre maximal d’IJSS sur une période de 3 ans, ou dans celui de la durée d’indemnisation.

Parallèlement, l’employeur doit verser une indemnité complémentaire aux indemnités journalières lorsque le salarié bénéficie des indemnités dérogatoires dans le cadre de l’épidémie de covid-19 :

• sans que le salarié ait à justifier :

• ○ de conditions d’ancienneté,
• ○ de son arrêt de travail dans les 48 heures,
• ○ de l’endroit où il est soigné.

• sans délai de carence ;
• sans tenir compte de la durée de l’indemnisation complémentaire pour maladie ou pour accident déjà versée aux cours des 12 mois antérieurs ; les indemnités complémentaires versées au titre de cet arrêt de travail ne sont pas non plus prises en compte pour le calcul de la durée totale d’indemnisation au cours de la période de 12 mois.

Pour bénéficier des IJSS, les assurés concernés doivent se déclarer en ligne via le téléservice mis en place à cet effet, à savoir selon la caisse de Sécurité sociale sur :

• declare.ameli.fr ;
• ou declare.msa.fr.

Ils recevront alors un récépissé leur permettant de justifier leur absence auprès de leur employeur et, pour ceux présentant des symptômes de la covid-19 qui doivent réaliser un test de dépistage, devront se reconnecter au téléservice une fois le test de dépistage réalisé dans le délai imparti, afin d’indiquer la date du test et le lieu de dépistage.

Le régime dérogatoire de versement des indemnités journalières, de même que le régime dérogatoire des indemnités complémentaires versées par l’employeur, qui devaient s’appliquer jusqu’au 1er juin 2021, sont tous deux prolongés jusqu’au 30 septembre 2021 inclus.

Transfert des droits au DIF : vous avez jusqu’au 30 juin 2021 !

Depuis le 1er janvier 2015, le droit individuel à la formation (DIF) a laissé place au compte personnel de formation (CPF).

Pour autant, les droits acquis au titre du DIF peuvent être mobilisés, dès lors que le titulaire du CPF les a enregistrés sur le site https://www.moncompteformation.gouv.fr avant une date butoir.

Cette date butoir, initialement fixée au 31 décembre 2020, a été reportée au 30 juin 2021 en raison de la situation sanitaire.

Pour information, les personnes n’ayant jamais utilisé ce droit ont pu cumuler jusqu’à 1 800 €.

Le transfert de ces droits occasionnant de nombreuses tentatives de fraude, le gouvernement vous invite à faire preuve de la plus grande vigilance en vous fiant uniquement au site officiel.

Transfert des droits au DIF : possible au-delà du 30 juin 2021 ?

Depuis le 1er janvier 2015, le droit individuel à la formation (DIF) a laissé place au compte personnel de formation (CPF).

Pour autant, les droits acquis au titre du DIF peuvent être mobilisés, dès lors que le titulaire du CPF les a enregistrés sur le site https://www.moncompteformation.gouv.fr avant une date butoir.

Cette date butoir, initialement fixée au 31 décembre 2020, a été reportée au 30 juin 2021.

Cependant, en raison d’une forte influence sur le site internet, le gouvernement indique que le transfert de ces droits sur le CPF restera possible, de façon temporaire, au-delà du 30 juin 2021.

Coronavirus (COVID-19) et protocole sanitaire en entreprise : dernière étape ?

• Port du masque et distanciation en lieux clos collectifs

Pour rappel, lorsque dans certaines situations, le masque ne peut pas être porté (ou peut ne pas être porté) en entreprise, la distanciation entre 2 personnes est portée à 2 mètres.

Notez que les espaces de restauration collective ne sont plus concernés par ces mesures à partir du 30 juin 2021.

• Moment de convivialité

Depuis le 9 juin 2021, il est possible d’organiser des moments de convivialité réunissant les salariés en présentiel, en extérieur et dans le strict respect des gestes barrières.

S’il était conseillé que ces moments réunissent un nombre limité de personnes (25), ce n’est plus le cas depuis le 30 juin 2021.

• Vaccination en entreprise

Les salariés et les employeurs sont encouragés à se faire vacciner dans le cadre de la stratégie vaccinale définie par les autorités sanitaires.

Dans ce cadre, lorsque le salarié choisit de passer par son service de santé au travail, il est autorisé à s’absenter sur ses heures de travail.

Aucun arrêt de travail n’est alors nécessaire et l’employeur ne peut en aucun cas s’opposer à son absence. Le salarié doit simplement l’informer de son absence pour visite médicale sans avoir à en préciser le motif.

Depuis le 30 juin 2021, les employeurs peuvent dorénavant autoriser leurs salariés à s’absenter pendant leurs horaires de travail, afin de faciliter la vaccination et ce, même s’ils ne passent pas par le service de santé au travail.

Le salarié devra alors se rapprocher de son employeur afin d’organiser cette absence.

Télétravail = titres-restaurants !

Avant le 1er avril 2021 et la création du Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS), l’Urssaf considérait que les télétravailleurs devaient bénéficier de titres-restaurants dès lors que leurs conditions de travail étaient équivalentes à celles des salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise (journée organisée en 2 vacations entrecoupées d’une pause repas).

Il s’agissait cependant d’une simple tolérance.

En l’absence de position claire de l’administration sociale et parce que le recours au télétravail s’est démultiplié en raison de la crise sanitaire, le juge a eu plusieurs fois à se prononcer sur la question, en mars 2021, sans toutefois parvenir à une solution claire :

• le Tribunal Judiciaire de Nanterre a jugé qu’une entreprise pouvait cesser d’attribuer des titres-restaurants à ses salariés en situation de télétravail parce que la situation des télétravailleurs et celle des salariés travaillant sur site et n’ayant pas accès à un restaurant d’entreprise n’était pas comparable ;
• a l’inverse, le Tribunal Judiciaire de Paris a jugé que les salariés en situation de télétravail devaient bénéficier des titres-restaurants pour chaque jour travaillé au cours duquel le repas est compris dans leur horaire de travail journalier, dès lors que les conditions d'exercice de leurs fonctions sont similaires à celles des salariés présents sur site.

L’administration sociale, dans une mise à jour du BOSS en date du 25 juin 2021, vient mettre un terme à ces hésitations.

Les salariés en situations de télétravail doivent désormais, depuis le 25 juin 2021, impérativement bénéficier de titres-restaurants dans le cas où leurs conditions de travail sont équivalentes à celles des autres salariés de l’entreprise travaillant sur site et ne disposant pas d’un restaurant d’entreprise.

L’administration est claire sur ce point : lorsque les salariés de l’entreprise bénéficient de titres-restaurants, il doit en être de même pour les télétravailleurs, qu’ils travaillent à domicile, de façon nomade ou en bureau satellite.

SARL, SELARL : gérants minoritaires = gérants égalitaires ?

Les gérants minoritaires de SARL (société à responsabilité limitée) et de SELARL (société d'exercice libéral à responsabilité limitée), parce qu’ils sont assimilés salariés et affiliés au régime général de Sécurité sociale, peuvent bénéficier d’un remboursement de frais professionnels, à condition que ces frais soient des charges :

• inhérentes à leur fonction,
• supportées par eux dans l’accomplissement de leur mission dans l’entreprise.

Notez que ce remboursement ne peut s’effectuer que sur la base des dépenses réellement engagées.

A des fins de simplification, les frais professionnels des gérants minoritaires de SARL et de SELARL utilisant leur véhicule à des fins professionnelles peuvent cependant être déduits, pour le calcul des cotisations sociales, sur la base d’un barème kilométrique forfaitaire, publié annuellement par l’administration fiscale.

Depuis le 25 juin 2021, l’administration sociale est venue également offrir cette possibilité aux gérants égalitaires des SARL et SELARL.