Frais d’entreprise = frais professionnels ?
Les frais d’entreprise, c’est fini !
Pour mémoire, jusqu’à présent, 2 sortes de frais étaient susceptibles d’être engagés par les salariés d’une entreprise, à savoir les frais professionnels et les frais dits d’entreprise :
- les frais professionnels correspondent à des frais engagés par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle, pour l’accomplissement de sa mission ;
- les frais d’entreprise, ayant un caractère exceptionnel, ne sont pas liés à l’exercice de la profession du salarié, mais relèvent de l’activité même de l’entreprise.
Une entreprise doit procéder à un remboursement de ces frais dès lors qu’un salarié doit en faire l’avance. Les frais qu’un salarié justifie avoir exposé dans le cadre de son travail doivent ainsi être remboursés sans qu’ils puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due.
Les dépenses effectuées par un salarié au titre de ce type de frais sont exonérées de cotisations sociales :
- si ces frais sont engagés pour les besoins de l’entreprise et/ou de l’activité professionnelle du salarié ;
- si ces dépenses sont justifiées : l’employeur doit établir que ces frais ont été effectivement engagés dans l’intérêt de l’entreprise.
L’administration sociale, depuis le 1er avril 2021, ne prend plus en compte la notion de frais d’entreprise, qui sont désormais qualifiés de frais professionnels.
Ce n’est pas pour autant que les éléments qui étaient considérés comme des frais d’entreprise ont disparus, il s’agit là d’un simple changement de dénomination.
L’administration sociale parle ainsi désormais de frais professionnels au titre des dépenses exceptionnelles effectuées en dehors de l’exercice de la profession du salarié. Sont ainsi visés :
- les frais exposés à titre exceptionnel pour acheter ou entretenir du matériel ou des fournitures pour le compte de l’entreprise ;
- les cadeaux offerts à la clientèle ;
- les dépenses engagées dans le cadre de la participation du salarié à une manifestation organisée à titre exceptionnel par son employeur ;
- etc.
Ces derniers demeurent par conséquent, en principe ; toujours exonérés de toutes cotisations sociales.
Néanmoins, l’exonération des dépenses exceptionnelles engagées par le salarié n’est, désormais, plus automatique, notamment en présence d’une déduction forfaitaire spécifique appliquée par l’employeur.
Pour rappel, certaines professions devant faire face à des frais professionnels bien plus importants que d’autres, les employeurs peuvent être autorisés à appliquer une déduction forfaitaire spécifique (DFS) sur les cotisations sociales, dont le taux dépend de la profession exercée par le salarié. Ce dispositif permet alors de réduire la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale du salarié.
Dans cette hypothèse, les sommes remboursées à titre de frais professionnels qui bénéficient à un salarié pour lequel l’employeur applique une déduction forfaitaire spécifique sont alors soumises aux cotisations sociales.
- Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (BOSS), Frais professionnels
Coronavirus (COVID-19) : du nouveau pour les salariés exposés au Covid-19 ?
Coronavirus (COVID-19) : focus sur la prévention des risques biologiques
Le SARS-COV-2, responsable de l’épidémie de Covid-19 et du syndrome respiratoire aigu sévère est un agent biologique pathogène du groupe 3.
Les agents biologiques font l’objet d’une classification, en fonction du risque d’infection qu’ils représentent pour l’homme, en 4 groupes selon leur gravité croissante. 3 d’entre eux (les groupes 2, 3 et 4) comprennent les agents biologiques « pathogènes ».
Pour autant, cette classification n’est pas exhaustive : certains agents biologiques peuvent n’avoir pas encore été répertoriés ou identifiés comme pathogènes.
Lorsque l’activité peut conduire à une exposition à des agents biologiques pathogènes :
- les moyens de protection individuelle à usage unique contre les agents biologiques pathogènes sont considérés comme des déchets contaminés ;
- l’employeur doit interdire l'introduction, par les travailleurs et pour leur propre usage, dans les lieux de travail où existe un risque de contamination :
- ○ de nourriture et de boissons ;
- ○ d'articles pour fumeurs ;
- ○ de cosmétiques et de mouchoirs autres que les mouchoirs en papier, qui devront être éliminés comme des déchets contaminés.
Dans le cadre de la crise sanitaire, certains travailleurs se trouvent exposés au virus du SARS-COV-2, alors même que la nature de leur activité ne relève pas des dispositions relatives à la prévention des risques biologiques.
Pour ces derniers, l’employeur doit, en principe, prendre l’ensemble des mesures de prévention applicables aux salariés dont l’activité conduit par nature à l’exposition à des agents pathogènes, sauf dans le cas où une évaluation des risques estime que cela n’est pas utile.
Certaines mesures de prévention propres aux agents pathogènes de groupe 3 ne s’appliquent cependant pas à ces salariés. Ainsi :
- ils n’ont pas à bénéficier d’un suivi individuel et renforcé : une simple visite d’information et de prévention suffit ;
- ils peuvent être âgés d’au moins 15 ans et de moins de 18 ans.
Notez enfin que le gouvernement peut édicter des recommandations à destination des employeurs en matière d’évaluation des risques et de détermination des mesures visant à assurer la protection des salariés exposés au virus du SARS-COV-2 en raison de leur activité professionnelle.
- Décret n° 2021-951 du 16 juillet 2021 fixant le cadre applicable des dispositions du code du travail en matière de prévention des risques biologiques dans le cadre de la pandémie de SARS-CoV-2
Coronavirus (COVID-19) : une obligation vaccinale pour certains salariés ?
Coronavirus (COVID-19) et élargissement du « pass sanitaire » : focus sur les délais accordés aux salariés
Pour mémoire, l’allocution du Président de la République en date du 12 juillet 2021 mentionne :
- une obligation vaccinale pour les personnels soignants et non-soignants (professionnels et bénévoles) dans les établissements de santé, au contact des personnes fragiles ;
- l’élargissement du pass sanitaire à tous les lieux de loisirs et de culture rassemblant plus de 50 personnes à compter du 21 juillet 2021, ainsi qu’aux cafés, restaurants, centres commerciaux, hôpitaux, maisons de retraite, établissements médico-sociaux, voyages en avion, train et car pour les trajets de longue distance, à partir du mois d’août 2021.
Concernant les professions visées par l’obligation vaccinale, l’ensemble des salariés concernés peuvent, de manière temporaire, présenter un test de dépistage dont le résultat est négatif (test de moins de 48 heures). Ces derniers devront cependant être impérativement vaccinés à compter du 15 septembre 2021, afin de pouvoir continuer à exercer leur activité.
Notez que pour faciliter la vaccination des salariés, ces derniers pourront bénéficier d’une autorisation d’absence afin de se faire vacciner sur leur temps de travail, sans aucune perte de rémunération.
De la même manière, les salariés des établissements recevant du public devront être en possession d’un pass sanitaire complet à partir du 30 aout 2021. Entre temps, un simple test négatif suffit.
Les salariés ne se pliant pas à ces obligations (obligation vaccinale ou pass sanitaire valide) pourront voir leur contrat suspendu par leur employeur jusqu’à ce qu’ils attestent d’un parcours vaccinal complet. Le cas échéant, la suspension du contrat de travail pourra être de 2 mois maximum.
En cas de non-respect de ces obligations, les employeurs sont invités à effectuer des entretiens préalables avec les salariés concernés afin d’échanger sur les différents moyens possibles de régulariser la situation, avant d’en arriver à la suspension du contrat de travail. Les employeurs sont, à cet égard, invités à faire preuve de pédagogie.
Pour finir, notez qu’à l’issue du délai de 2 mois, l’employeur pourra, le cas échéant, engager une procédure de licenciement pour non-respect de l’obligation de vaccination ou de non-présentation d’un pass sanitaire valide.
- Communiqué de presse du Ministère du Travail, du 16 juillet 2020 : Accélération de la vaccination des salariés contre la Covid-19 : Élisabeth Borne et Laurent Pietraszewski ont réuni les partenaires sociaux
