Utilisation d’un véhicule électrique = majoration de l’indemnité kilométrique !

Lorsque le contrat de travail d’un salarié lui impose d’utiliser son véhicule personnel pour effectuer un déplacement professionnel, l’employeur doit lui verser des indemnités kilométriques s’il l’utilise effectivement et cela, même s’il met d’autres véhicules à la disposition du salarié.

Dans ce cadre, l’administration sociale précise que l’employeur peut, au choix :

• procéder au remboursement des frais réellement engagés ;
• procéder au remboursement des frais en fonction d’un barème kilométrique forfaitaire, annuellement publié par l’administration fiscale.

Lorsque l’employeur respecte les limites fixées par ce barème, le remboursement des frais est exonéré de cotisations sociales.

Dans une mise à jour du Bulletin officiel de la sécurité sociale, en date du 25 juin 2021, l’administration sociale confirme qu’en cas d’utilisation d’un véhicule électrique, le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 %.

Focus sur la déclaration du congé paternité en DSN

Pour mémoire, rappelons que pour les naissances intervenant depuis le 1er juillet 2021, le congé de paternité est fixé à 25 jours calendaires, ou à 32 jours calendaires en cas de naissances multiples.

Une partie de ce congé de paternité est désormais obligatoire. Il est composé :

• d’une période de 4 jours calendaires consécutifs, faisant immédiatement suite au congé de naissance de 3 jours ; pendant ces 7 jours, il est interdit d’employer le salarié et ce, même s’il n’a pas respecté son délai de prévenance quant à la date de l’accouchement et à la durée du congé ;
• d’une période de 21 jours calendaires, portée à 28 jours calendaires en cas de naissances multiples.

Notez que la période de congé de 21 jours (28 en cas de naissances multiples) peut être fractionnée en 2 périodes d’une durée minimale de 5 jours chacune.

Dans cette situation, le salarié devra alors informer son employeur des dates de prise et des durées de la (ou des) période(s) de congés, au moins un mois avant le début de chacune de ces périodes.

Net-entreprises (qui est un service public permettant aux entreprises d’effectuer leurs déclarations sociales par Internet) indique aux employeurs la marche à suivre afin de prendre en compte ce congé paternité dans la déclaration sociale nominative (DSN).

Chaque mois, les employeurs doivent en effet effectuer une DSN afin de communiquer l’ensemble des informations sociales dont ils disposent aux organismes de recouvrement. A ce titre, ils doivent déclarer les périodes de suspension de contrat de travail des salariés (à l’instar du congé paternité) ainsi que leur terme.

Concernant le congé paternité, Net-entreprises précise que l’employeur est impérativement tenu, dès le début du congé, d’établir un signalement d’arrêt de travail en DSN et de transmettre un formulaire spécifique à la Caisse primaire d’assurance maladie à laquelle est rattaché le salarié.

Notez que dans la situation où le salarié a choisi de fractionner son congé, l’employeur devra répéter cette opération pour chaque période d’arrêt de travail.

Des précisions sont également apportées concernant la reprise du travail. Ainsi :

• lorsque la reprise a lieu comme prévu à la fin du congé, l’employeur doit l‘indiquer dans la DSN mensuelle ;
• lorsque le salarié reprend le travail de manière anticipée, cette reprise devra faire l’objet d’un signalement de reprise anticipée en DSN.

DFS : « qui ne dit mot consent ? »

Pour rappel, certaines professions devant faire face à des frais professionnels bien plus importants que d’autres, les employeurs peuvent être autorisés à appliquer une déduction forfaitaire spécifique (DFS) sur les cotisations sociales, dont le taux dépend de la profession exercée par le salarié. Ce dispositif permet alors de réduire la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale du salarié.

Depuis le 1er avril 2021, l’administration sociale prévoit que le bénéfice de la DFS est conditionné au fait que le salarié bénéficiaire supporte effectivement des frais professionnels.

L’administration sociale vient également de préciser, par le biais d’une mise à jour du Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS) en date du 25 juin 2021 que, dans certaines situations, l’employeur devra, à compter du 1er janvier 2022, recueillir chaque année le consentement des salariés à bénéficier de la DFS, notamment :

• en l’absence de mention prévoyant l’application de cette déduction dans l’accord collectif (de branche ou d’entreprise) ;
• en l’absence d’accord du CSE.

Notez qu’en cas de contrôle, et jusqu’au 31 décembre 2021, l’Urssaf procédera uniquement à une demande de mise en conformité pour l’avenir.

DFS : précisions concernant la prise en charge des frais de transport

Pour déterminer la base de calcul des cotisations sociales, l’employeur doit tenir compte de toutes les rémunérations versées au salarié, c’est-à-dire non seulement de son salaire de base mais aussi :

• de ses indemnités,
• de ses primes ou gratifications,
• des sommes versées à titre de remboursement des frais professionnels.

Il existe toutefois des exceptions à l’inclusion des rémunérations dans la détermination de la base de calcul des cotisations. Sont concernés :

• les remboursements de frais professionnels aux salariés relevant de certaines professions bénéficiant d'une DFS dont le montant est notoirement inférieur à la réalité des frais professionnels exposés par lui ;
• les avantages venant en contrepartie de contraintes professionnelles particulièrement lourdes.

Par le biais d’une mise à jour du BOSS en date du 25 juin 2021, l’administration sociale ajoute à cette liste d’exclusion :

• les frais de transport exposés à l’occasion des voyages de début et fin de chantier ainsi que les voyages de détente prévus par les conventions collectives du bâtiment et des travaux publics (se rapportant directement à la situation de grand déplacement dans laquelle se trouvent les ouvriers) ;
• l’avantage tiré en cas de mise à disposition par l’employeur d’un véhicule de transport en commun à destination des salariés pour les conduire sur le lieu de travail.

SARL, SELARL : gérants minoritaires = gérants égalitaires ?

Les gérants minoritaires de SARL (société à responsabilité limitée) et de SELARL (société d'exercice libéral à responsabilité limitée), parce qu’ils sont assimilés salariés et affiliés au régime général de Sécurité sociale, peuvent bénéficier d’un remboursement de frais professionnels, à condition que ces frais soient des charges :

• inhérentes à leur fonction,
• supportées par eux dans l’accomplissement de leur mission dans l’entreprise.

Notez que ce remboursement ne peut s’effectuer que sur la base des dépenses réellement engagées.

A des fins de simplification, les frais professionnels des gérants minoritaires de SARL et de SELARL utilisant leur véhicule à des fins professionnelles peuvent cependant être déduits, pour le calcul des cotisations sociales, sur la base d’un barème kilométrique forfaitaire, publié annuellement par l’administration fiscale.

Depuis le 25 juin 2021, l’administration sociale est venue également offrir cette possibilité aux gérants égalitaires des SARL et SELARL.

Précisions sur la durée d’affectation du salarié en mission sur un même site

Lorsque le salarié est en mission professionnelle à une distance suffisamment éloignée de chez lui, l’obligeant à engager des frais supplémentaires de nourriture et de logement, il est considéré comme étant en situation de « grand déplacement ».

En pratique, le salarié est en « grand déplacement » :

• lorsque la distance séparant le lieu de la mission de son lieu de résidence est supérieure à 50 km ;
• en cas d’utilisation d’un transport en commun, lorsque le temps de trajet aller est supérieur à 1h30.

Les employeurs doivent alors verser des indemnités dites de « grand déplacement » aux salariés placés dans cette situation.

Pour que ces indemnités soient exonérées de cotisations sociales, deux méthodes s’offrent aux employeurs :

• rembourser les dépenses réellement engagées sur la base de justificatifs ;
• rembourser les dépenses sur la base de barèmes forfaitaires déterminés.

Notez que l’exonération de cotisations sociales des indemnités de grand déplacement est limitée aux déplacements dont la durée, continue ou discontinue, dans un même lieu, ne dépasse pas 3 mois de date à date.

La durée de déplacement sur un même chantier ou site correspond à la durée d'affectation, prenant en compte, le cas échéant, les périodes de suspension du contrat de travail avec ou sans versement de la rémunération.

Lorsque la durée d’affectation du salarié sur un même chantier ou site est prolongée au-delà de 3 mois (et jusqu’à 2 ans), le montant des indemnités versées se voit appliquer un abattement de 15 % à compter du 1er jour du 4e mois.

Depuis le 25 juin 2021, il est prévu que lorsque la durée d’affectation du salarié est supérieure à 24 mois, le montant des indemnités est minoré de 30 % à compter du 1er jour du 25e mois, dans la limite de 4 années supplémentaires.

Les employeurs peuvent, par conséquent, bénéficier de déduction au titre des indemnités forfaitaires de grand déplacement pour une durée maximale de 6 ans.

Au-delà, ils pourront uniquement déduire les remboursements des dépenses réellement engagées sur la base de justificatifs.

Focus sur les remboursements des frais de transport des salariés

Pour mémoire, tout employeur est tenu de prendre en charge une partie des frais de transport public de ses salariés.

Cela concerne les salariés titulaires d’une carte d’abonnement à des services publics de transport en commun ou d’une carte d’abonnement à un service de location de vélos, dès lors qu’ils peuvent fournir un justificatif d’abonnement.

L'employeur doit prendre en charge uniquement les titres de transport permettant de réaliser, dans le temps le plus court, les déplacements entre la résidence habituelle et le lieu de travail du salarié et sur la base du tarif de seconde classe.

Depuis le 25 juin 2021, l’administration sociale précise que lorsque plusieurs abonnements à des services publics de transport en commun ou de location de vélos sont nécessaires à la réalisation du trajet entre le domicile et le lieu de travail, l’employeur est tenu de prendre en charge 50 % du coût de ces différents titres d’abonnement.

De même, les salariés titulaires d’un abonnement annuel doivent, en principe, impérativement transmettre à leur employeur une attestation nominative de versement.

Toutefois, s’ils sont dans l’incapacité de produire une telle attestation, l’administration sociale leur offre, depuis le 25 juin 2021, la possibilité de fournir une attestation qui n’est pas nominative mais qui comporte leur numéro de carte d’abonnement.

• Remboursement de frais de transport et double résidence

L’administration sociale vient également de préciser la notion de « résidence habituelle », notamment en cas de double résidence.

Lorsqu’un salarié dispose d’une une double résidence, une proche de son lieu de travail et l’autre où réside sa famille, l’administration sociale considère que sa résidence habituelle est celle proche de son lieu de travail.

Elle refuse donc la prise en charge par l’employeur du titre d’abonnement pour les trajets entre la résidence familiale et la résidence habituelle du salarié.

• Notion de forfait mobilité durable

Pour rappel, depuis le 1er janvier 2020, l’employeur a la possibilité de prendre en charge tout ou partie des frais engagés par les salariés pour se rendre de leur résidence habituelle à leur lieu de travail dans le cadre du « forfait mobilités durables ».

Le 25 juin 2021, l’administration sociale est venue repréciser les différents modes de transports éligibles à ce forfait. Il s’agit notamment :

• du vélo, y compris le vélo à pédalage assisté, propriété du salarié ou en location (sauf si celui-ci est pris en charge dans le cadre de la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement) ;
• du covoiturage (en tant que passager ou conducteur) ;
• des transports publics de personne (sauf si celui-ci est pris en charge dans le cadre de la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement) ;
• des cyclomoteurs (véhicule de catégorie L1e ou L2e), motocyclettes (véhicule de catégorie L3e ou L4e) ou de tout engin de déplacement personnel (engin de déplacement personnel motorisé ou non motorisé) en location ou en libre-service ;
• de service d’auto-partage, avec des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène ;
• des engins de déplacement personnel (engin de déplacement personnel motorisé ou non motorisé) dont le salarié est propriétaire, à partir du 1er janvier 2022.