Attention à bien fournir les attestations d’assistance à l’employeur !

Un employeur refuse de rémunérer un salarié pour ses heures passées en tant que conseiller du salarié, ce dernier ne lui ayant pas transmis les différentes attestations d’assistance nécessaires pour toute demande de remboursement…

Pour rappel, les conseillers du salarié permettent aux salariés, le cas échéant, de se faire assister lors de leur entretien préalable à licenciement en l’absence de représentants du personnel dans l’entreprise.

Ces conseillers, choisis en fonction de leur expérience, disposent, dans les entreprises d’au moins 11 salariés, de 15 heures par mois de délégation, prises durant leur temps de travail, afin d’exercer leurs missions.

Ici, le salarié insiste et continue de réclamer le paiement de ses heures de délégation. Son activité étant en lien avec l’administration départementale du travail, il estime n’avoir de compte à rendre qu’à l’administration et non pas à son employeur.

Et pourtant le salarié a bien des comptes à rendre à son employeur ! tranche le juge.

Parce que chacune des demandes de remboursement doit impérativement être accompagnée d'une copie du bulletin de paie du conseiller ainsi que des attestations des salariés bénéficiaires de l'assistance, ce qui n’est pas le cas ici, l’employeur n’est pas tenu, pour le moment, de rémunérer les heures de délégation du salarié.

Coronavirus (COVID-19) et Urssaf : focus sur les reports (ou non) d’échéances sociales de juillet et août 2021

• Pour le mois de juillet 2021

Les employeurs qui connaissent une fermeture ou une restriction directe ou indirecte de leur activité du fait des mesures décidées par les pouvoirs publics ont toujours la possibilité de reporter tout ou partie des cotisations patronales et salariales, à l’échéance du 5 ou du 15 juillet 2021, y compris pour les cotisations de retraite complémentaire.

Les modalités de report sont inchangées : ils doivent remplir en ligne un formulaire de demande préalable. L’absence de réponse de l’Urssaf sous 48h vaut acceptation de la demande.

Aucune pénalité ou majoration de retard ne sera appliquée.

Notez toutefois que les déclarations sociales nominatives (DSN) doivent être transmises dans les délais requis.

Enfin, les cotisations qui ne seront pas réglées seront reportées automatiquement. Les employeurs concernés seront contactés ultérieurement par l’Urssaf afin de leur proposer un plan d’apurement de leurs dettes.

• Pour le mois d’août 2021

L’Urssaf fait évoluer les modalités de report pour les échéances sociales du mois d’août 2021 en raison de la reprise de l’activité économique.

Les entreprises devront donc s’acquitter, en principe, de l’ensemble de leurs cotisations sociales à échéance du 5 ou du 16 août 2021.

Notez toutefois que si les restrictions liées à l’épidémie ne sont pas endiguées d’ici là, le report de cotisations restera possible pour ces dates, via le formulaire de demande.

Le cas échéant, ce report d’échéances concernera uniquement les cotisations patronales : les cotisations salariales devront, quant à elles, être versées à bonne échéance.

Transfert volontaire de contrat de travail : « un pour tous et tous pour un ? »

Des salariés d’une entreprise de nettoyage demandent à leur employeur le paiement d’une prime de 13e mois, en application du principe d’égalité de traitement.

Ils ont en effet constaté que les salariés travaillant sur un site différent du leur touchaient, contrairement à eux, une telle prime.

Mais leur employeur refuse : pour lui, la différence de traitement entre les salariés des différents sites résulte du fait qu’il vient de reprendre les contrats de travail des salariés touchant la prime de 13e mois, dans le cadre d’un transfert volontaire de contrat de travail.

Pour rappel, les transferts de contrats de travail peuvent avoir une origine légale (notamment en cas de cession ou de vente d’entreprise), conventionnelle (par exemple en cas de succession de marchés) ou volontaire dans le cadre d’un accord entre deux entreprises.

Ici, parce que l’employeur ne fait que maintenir la prime que les salariés repris percevaient chez leur ancien employeur, il estime ne pas être obligé de verser cette prime à l’ensemble de ses salariés…

Et parce que le transfert des contrats de travail est bien volontaire, le juge considère que l’employeur est bel et bien obligé de maintenir la prime de 13e mois dont les salariés repris bénéficiaient chez leur ancien employeur… sans toutefois être obligé d’en faire bénéficier l’ensemble de ses salariés.

La demande des salariés est donc rejetée.

Précisions relatives aux secteurs concernés par le bonus-malus

A titre préliminaire, rappelons que dans le cadre de la réforme de l’assurance chômage, le dispositif de modulation du taux de la contribution patronale d’assurance-chômage, appelé « bonus-malus », a finalement été rétabli afin de limiter le recours excessif aux contrats courts.

Néanmoins, ce dispositif est aménagé afin de tenir compte de la crise sanitaire (et de sa précédente annulation par le juge).

Il consiste désormais à moduler le taux de la contribution patronale d’assurance chômage, actuellement fixé à 4,05 %, à la hausse (malus) ou à la baisse (bonus) en fonction du taux de séparation des entreprises concernées.

Pour information, ce taux de séparation correspond au nombre de fins de contrat de travail ou de missions d’intérim donnant lieu à inscription à Pôle emploi (hors démission et autres exceptions), rapporté à l’effectif annuel moyen de l’entreprise.

Le bonus-malus s’appliquera aux entreprises d’au moins 11 salariés relevant des secteurs d’activité dont le taux de séparation moyen est supérieur à 150 %.

Son montant sera calculé en fonction de la comparaison entre le taux de séparation des entreprises concernées et le taux de séparation médian de leur secteur d’activité, dans la limite d’un plancher (3 %) et d’un plafond (5,05 %).

• Précisions relatives aux secteurs concernés par la modulation

Le gouvernement vient de préciser les secteurs dont le taux de séparation moyen au cours de la période comprise entre le 1er janvier 2017 et le 31 décembre 2019 est supérieur au seuil de 150 %, donc les secteurs ayant le plus recours aux contrats courts, pour lesquels s’applique le dispositif du bonus-malus.

Il s’agit des secteurs suivants :

• fabrication de denrées alimentaires, de boissons et de produits à base de tabac ;
• production et distribution d'eau, assainissement, gestion des déchets et dépollution ;
• autres activités spécialisées, scientifiques et techniques ;
• hébergement et restauration ;
• transport et entreposage ;
• fabrication de produits en caoutchouc et en plastique ainsi que d'autres produits minéraux non métalliques ;
• travail du bois, industrie du papier et imprimerie.

Les entreprises de plus de 11 salariés de ces secteurs seront ainsi observées sur une période de 12 mois :

• si à l’issue de cette période, elles ont recouru aux contrats courts plus souvent que la médiane des entreprises de leur secteur, elles devront s’acquitter d’une contribution supplémentaire au financement de l’assurance chômage (pouvant aller jusqu’à 1 % de leur masse salariale) ;
• si, au contraire, elles ont davantage recouru à des contrats durables, elles pourront profiter d’un allègement de leur contribution.

Notez que les entreprises les plus touchées par la crise sanitaire (notamment du secteur de l’hôtellerie, cafés et restauration - HCR), qui devaient être soumises à ce dispositif, en sont exclues pour une durée d’un an.

Les entreprises relevant du champ de l’insertion par l’activité économique sont également exclues de ce dispositif, sans limitation dans le temps.

Enfin, le gouvernement met certains instruments à la disposition des entreprises concernées afin de les aider dans la mise en place du bonus-malus :

• un simulateur, sur le site internet du ministère du travail, afin de permettre aux entreprises d’évaluer leur recours aux contrats courts ;
• un guide sur les différentes alternatives aux contrats courts ;
• une « Prestation de conseil en ressources humaines » afin d’aider les entreprises de moins de 250 salariés à faire évoluer, si nécessaire, leur organisation de travail.

Employeurs : attention à respecter la liberté d’expression de vos salariés sur les réseaux sociaux !

Un employeur licencie un salarié pour faute grave parce qu’il a publié sur son compte Facebook une photographie le présentant nu.

Un licenciement qui est infondé, estime le salarié : la photographie relevait en effet de sa simple expression personnelle artistique.

Mais pour l’employeur, le salarié a ici abusé de l’exercice de sa liberté d’expression. La large diffusion sur Facebook d’une photographie le montrant nu, accessible à tout public, est inappropriée et excessive, quand bien même la photographie a été prise à des fins artistiques.

L’employeur ajoute que le salarié, en raison de sa fonction, était tenu à une obligation de retenu ainsi qu’à des obligations déontologiques. Parce qu’il n’a donc pas respecté une obligation découlant de son contrat de travail, son licenciement est justifié…

Mais pour le juge, parce que la photographie n’était ni injurieuse, ni diffamatoire, ni excessive, le salarié n’a ici pas abusé de sa liberté d’expression.

De plus, un motif tiré de la vie personnelle du salarié ne peut justifier un licenciement que si cela représente un manquement à une obligation de son contrat de travail. Or, l’employeur ne démontrant pas en quoi le salarié a manqué à ses obligations, le juge considère que ce licenciement est injustifié.

Notez également que, dans une autre affaire récente, le juge européen a considéré qu’une salariée, en cliquant sur le bouton « J’aime » de certaines publications Facebook, n’avait pas abusé de sa liberté d’expression, quand bien même son employeur estimait que le contenu des publications « likées » pouvait être de nature à perturber la paix et la tranquillité du lieu de travail.

Prévoyance complémentaire : un maintien des garanties pour les salariés en activité partielle

A titre préliminaire, rappelons que les contributions patronales au financement de la protection sociale complémentaire (PSC) peuvent être exclues de la base de calcul des cotisations sociales, à condition que :

• les garanties liées à la prévoyance complémentaire bénéficient à titre collectif à l’ensemble des salariés (caractère collectif) ;
• l’ensemble des salariés adhèrent obligatoirement au régime de prévoyance complémentaire mis en place dans l’entreprise (caractère obligatoire).

Notez qu’en cas de suspension du contrat de travail, le caractère collectif et obligatoire de certaines garanties de protection sociale complémentaire peut être mis en cause… Ce qui peut avoir pour effet d’obliger l’employeur à réintégrer les contributions patronales au financement de la PSC dans la base de calcul de ses cotisations et contributions sociales.

Pour éviter cet effet de bord dommageable pour l’employeur, les garanties des salariés doivent donc être impérativement maintenues durant les périodes de suspension de contrat de travail liées à une maladie, une maternité ou un accident.

Dans le cadre de la crise sanitaire et jusqu’au 31 décembre 2021, il était prévu qu’elles soient également maintenues durant les périodes d’activité partielle et d’activité partielle de longue durée lorsqu’elles sont indemnisées, ainsi que pendant toute période de congés rémunérée par l’employeur (congé de reclassement, mobilité…).

Finalement, le gouvernement vient de pérenniser ce dispositif, afin que les salariés placés en activité partielle bénéficient de la même protection que les salariés absents pour d’autres motifs.

Les employeurs disposent d’un certain délai pour s’adapter :

• lorsque la garantie a été mise en place par accord collectif (d’entreprise ou de branche), cet accord devra être mis en conformité avant le 1er janvier 2025, à condition que l’entreprise ait souscrit un contrat de prévoyance conforme à ces mesures avant le 1er janvier 2022 ;
• lorsque la garantie a été mise en place dans l’entreprise par décision unilatérale de l’employeur, ce document devra être mis en conformité avant le 1er juillet 2022, à condition que l’entreprise ait souscrit un contrat de prévoyance conforme à ces mesures avant le 1er janvier 2022.

Ces mesures sont applicables aux départements d’Outre-mer, à l’exception de Mayotte, ainsi qu’à Saint Martin et Saint-Barthélemy.

Que faut-il entendre par « abus manifeste » ?

A titre préliminaire, rappelons qu’un avantage en nature nourriture, soumis aux cotisations sociales, est caractérisé lorsque l’employeur prend en charge, de manière régulière et systématique, les repas de ses salariés.

Mais parfois, lorsque la fourniture du repas résulte d’une obligation professionnelle, elle peut ne pas être considérée comme un avantage en nature et donc ne pas être soumise à cotisations sociales.

C’est notamment le cas des repas d’affaires, qui relevaient des frais d’entreprise, sauf en cas d’abus manifeste.

Depuis le 1er avril 2021 et la publication du Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS), l’administration sociale a remplacé cette notion de « frais d’entreprise » par la notion de « frais professionnels »… Ce qui n’a aucune incidence sur l’exonération de cotisations sociales des repas d’affaires.

Cependant, à l’occasion d’une mise à jour du BOSS en date du 25 juin 2021, l’administration sociale apporte des restrictions quant à l’exonération de cotisations sociales des repas d’affaires en précisant ce qu’il faut entendre par « abus manifeste ».

Concrètement, tout salarié bénéficie dorénavant d’un repas d’affaires par semaine, ou de 5 repas par mois.

Au-delà de ce nombre, l’administration considère qu’il y a « abus manifeste » : les repas seront alors considérés comme des avantages en nature… et donc soumis à cotisations sociales.

Nouvelles subventions pour les salariés ayant recours à une solution de garde en crèche ou micro-crèche

Dès lors qu’un employeur fournit à ses salariés, à titre gratuit ou moyennant une participation inférieure à la valeur réelle, un produit ou un service pour un usage privé, ceux-ci bénéficient d’un avantage en nature soumis aux cotisations sociales.

L’administration sociale vient de créer une nouvelle catégorie d’avantage en nature pour les salariés qui font garder leurs enfants en crèche ou en micro-crèche, applicable à compter du 1er janvier 2022.

• Réservation de places en crèche ou micro-crèche au profit des salarié de l’entreprise

Dorénavant, tout employeur peut verser une subvention à une crèche ou une micro-crèche, peu importe son mode de tarification, afin de réserver de manière collective, pour ses salariés, un nombre déterminé de places.

L’administration sociale indique que cette subvention constitue un avantage en nature, soumis à cotisations sociales, car elle permet aux salariés de disposer d’un accès facilité à un mode de garde en crèche ou micro-crèche.

Par exception toutefois, la subvention peut être exonérée de cotisations sociales lorsqu’elle permet seulement de réserver une place et qu’elle n’a pas de lien avec quelconque avantage tarifaire pour le salarié.

Notez que dans la situation où cette subvention entraîne un avantage tarifaire pour le salarié, seul cet avantage tarifaire est soumis à cotisations sociales, pour sa fraction supérieure à 1 830 €.

• Participation versée directement au salarié

Lorsque le salarié verse à la crèche ou à la micro-crèche une participation au barème normal définit par le gestionnaire de l’établissement d’accueil, mais que son employeur lui verse une indemnité afin de réduire le coût de ce service, l’administration précise que la part de cette indemnité supérieure à 1 830 € par an et par salarié doit être réintégrée dans la base de calcul des cotisations et contributions sociales.

• Négociation de tarifs préférentiels pour les places en micro-crèche

Dans la situation où l’employeur, ou le comité social et économique (CSE) de l’entreprise, négocie un tarif pour ses salariés, ce tarif pourra constituer une aide financière assimilable à un élément de rémunération :

• s’il est inférieur au barème définit par le gestionnaire de la micro-crèche ;
• si les salariés ne bénéficient pas d’une place réservée en crèche par leur employeur ou le CSE de l’entreprise.

Cet avantage est exonéré de cotisations sociales à hauteur de 1 830 € par an et par salarié. Au-delà de ce seuil, il devra être réintégré dans la base de calcul des cotisations sociales.

Pour pouvoir en bénéficier, le contrat signé entre l’employeur et la micro-crèche doit contenir certaines mentions :

• le montant annuel de la subvention versée par l’employeur ;
• le tarif de base défini par le gestionnaire de la micro-crèche pour les parents ne bénéficiant pas de cet avantage ;
• le cas échéant, le tarif défini par le gestionnaire pour les parents bénéficiant d’une place réservée par leur employeur ou le CSE.

La micro-crèche devra également fournir, en fin d’année, une attestation pour l’employeur, faisant apparaître le montant de l’avantage individualisé accordé au salarié durant l’année.

Précisions relatives au remboursement forfaitaire des frais engagés…

Pour rappel, les frais engagés par le salarié en situation de télétravail sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi, sous réserve que les remboursements effectués par l’employeur soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.

Ainsi, 3 catégories de frais peuvent être identifiées et exonérées de cotisations sociales :

• les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
• les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique ;
• les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses.

D’autres frais professionnels peuvent être admis, à charge pour l’employeur de démontrer qu’il s’agit bien de frais professionnels liés au télétravail.

En principe, le remboursement des frais engagés par les salariés au titre du télétravail peut être exonéré de cotisations sociales s’il est effectué sur la base de leur valeur réelle.

Depuis le 1er avril 2021, l’administration sociale a officialisé la possibilité, pour les employeurs, de rembourser aux salariés les frais professionnels liés au télétravail via le versement d’une allocation forfaitaire.

Ainsi, cette allocation est exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de :

• 10 € par mois, pour un salarié effectuant 1 jour de télétravail par semaine ;
• 20 € par mois, pour un salarié effectuant 2 jours de télétravail par semaine ;
• 30 € par mois, pour un salarié effectuant 3 jours de télétravail par semaine ;
• etc.

Les employeurs ont également la possibilité de fixer une allocation forfaire journalière, qui sera exonérée de cotisations sociales dès lors que son montant n’excède pas 2,50 € par jour, dans la limite de 55 € par mois.

En cas de remboursement dépassant ces limites, l’exonération ne pourra être admise que sur la base des justificatifs produits à l’occasion des contrôles.

• Nouveauté au 25 juin 2021

Avant le 1er avril 2021, l’administration sociale tolérait l’application de l’exonération de cotisations sociales au montant d’une allocation forfaitaire fixé par accord collectif (de branche, professionnel ou de groupe), dès lors que cette allocation était attribuée en fonction du nombre de jours effectivement travaillés.

L’administration sociale n’avait pas repris cette tolérance lors de la publication du Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS).

Mais à l’occasion d’une mise à jour en date du 25 juin 2021, cette tolérance est réapparue dans le BOSS, accompagnée de précisions quant au montant de l’allocation forfaitaire fixée par accord collectif.

Désormais, cette allocation forfaitaire, lorsqu’elle est fixée par accord collectif, est exonérée de cotisations sociales dans la limite des montants prévus par cet accord, dès lors que son montant n’excède pas :

• 13 € par mois, pour un salarié effectuant 1 jour de télétravail par semaine ;
• 26 € par mois, pour un salarié effectuant 2 jours de télétravail par semaine ;
• 39 € par mois, pour un salarié effectuant 3 jours de télétravail par semaine ;
• etc.

Les employeurs ont également la possibilité de fixer par accord collectif une allocation forfaire journalière qui sera exonérée de cotisations sociales dès lors que son montant n’excède pas 3,25 € par jour, dans la limite de 71,50 € par mois.

Télétravail = titres-restaurants !

Avant le 1er avril 2021 et la création du Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS), l’Urssaf considérait que les télétravailleurs devaient bénéficier de titres-restaurants dès lors que leurs conditions de travail étaient équivalentes à celles des salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise (journée organisée en 2 vacations entrecoupées d’une pause repas).

Il s’agissait cependant d’une simple tolérance.

En l’absence de position claire de l’administration sociale et parce que le recours au télétravail s’est démultiplié en raison de la crise sanitaire, le juge a eu plusieurs fois à se prononcer sur la question, en mars 2021, sans toutefois parvenir à une solution claire :

• le Tribunal Judiciaire de Nanterre a jugé qu’une entreprise pouvait cesser d’attribuer des titres-restaurants à ses salariés en situation de télétravail parce que la situation des télétravailleurs et celle des salariés travaillant sur site et n’ayant pas accès à un restaurant d’entreprise n’était pas comparable ;
• a l’inverse, le Tribunal Judiciaire de Paris a jugé que les salariés en situation de télétravail devaient bénéficier des titres-restaurants pour chaque jour travaillé au cours duquel le repas est compris dans leur horaire de travail journalier, dès lors que les conditions d'exercice de leurs fonctions sont similaires à celles des salariés présents sur site.

L’administration sociale, dans une mise à jour du BOSS en date du 25 juin 2021, vient mettre un terme à ces hésitations.

Les salariés en situations de télétravail doivent désormais, depuis le 25 juin 2021, impérativement bénéficier de titres-restaurants dans le cas où leurs conditions de travail sont équivalentes à celles des autres salariés de l’entreprise travaillant sur site et ne disposant pas d’un restaurant d’entreprise.

L’administration est claire sur ce point : lorsque les salariés de l’entreprise bénéficient de titres-restaurants, il doit en être de même pour les télétravailleurs, qu’ils travaillent à domicile, de façon nomade ou en bureau satellite.