Le chèque-vacances : comment ça marche ?

Un financement partagé. Le fonctionnement des chèques-vacances s’apparente aux modalités d’attribution des titres-restaurant : vous faites profiter vos salariés d’un avantage en participant financièrement à l’achat de chèques-vacances. En pratique, vous vous adressez directement à l’Agence nationale pour les chèques vacances - ANCV (www.ancv.com), cette demande s’effectuant souvent par les comités sociaux et économiques dans les entreprises d'au moins 50 salariés.

En ce qui vous concerne. Vous financez une partie de l’achat des chèque-vacances, l’autre partie restant à la charge des salariés. Votre contribution ne peut pas dépasser :

• 80 % de la valeur du chèque si la rémunération perçue par le bénéficiaire au cours des 3 derniers mois précédant l’attribution est inférieure au plafond mensuel de la sécurité sociale (participation majorée de 5 % par enfant à charge, de 10 % par enfant handicapé, dans la limite de 15 %) ;
• 50 % dans le cas contraire (participation majorée de 5 % par enfant à charge, de 10 % par enfant handicapé, dans la limite de 15 %).

A noter. Sachez que votre contribution annuelle globale ne peut pas dépasser la moitié du résultat de l’équation suivante : nombre de salariés x SMIC mensuel (soit 1766.92 € pour l’année 2024), charges comprises (évaluation faite au 1er janvier de l’année en cours).

Pas de condition de ressources. L’attribution des chèques-vacances n’est pas soumise au respect d’une condition de ressources. Tous les salariés peuvent donc bénéficier des chèques-vacances, ainsi que les conjoints, concubins et partenaires de PACS.

Vous y avez le droit aussi ! Dans les entreprises de moins de 50 salariés, le chef d’entreprise, son conjoint, concubin, partenaire de PACS peuvent aussi en bénéficier (les avantages fiscaux et sociaux sont toutefois réservés aux chefs d’entreprise salariés, titulaires d’un contrat de travail).

Une utilisation précise. Le chèque-vacances est un titre de paiement nominatif, valable jusqu’au 31 décembre de la deuxième année qui suit celle de son émission (un chèque émis en 2020 est valable jusqu’au 31 décembre 2022). Il peut être utilisé toute l’année pour le paiement des dépenses liées aux vacances : loisirs (parcs d’attractions, activités sportives, musées……), hébergements de tourisme (hôtels, campings, villages de vacances, gîtes…), restauration, voyages et transports (train, avion, agences de voyages…). Au total, environ 170 000 professionnels du tourisme acceptent les chèques-vacances.

Des e-chèques vacances ? L’ANCV a lancé début 2015 le e-Chèque-Vacances qui permet aux clients de régler leurs prestations de tourisme et de loisirs directement sur Internet. Pour le moment en phase d’expérimentation, il s’agit d’un chéquier papier nominatif « semi-dématérialisé », utilisable uniquement sur Internet, contenant des coupures d’une valeur unitaire de 60 €.

Des chèques vacances dématérialisés. Le chèque-vacances peut aussi être émis par l’ANCV sous format dématérialisé. Pour information, l’ANCV proposera, début 2020, une solution de paiement totalement dématérialisée, le « Chèque-Vacances Connect », utilisable via une application smartphone ou internet.

Des mentions obligatoires. Les chèques-vacances sur support papier, y compris les e-chèques-vacances doivent porter en caractères apparents les mentions suivantes :

• les logos de l'Agence nationale pour les chèques-vacances et du ministère chargé du tourisme,
• le montant de la valeur libératoire du chèque-vacances,
• l'année civile d'émission du chèque-vacances,
• la date limite de validité du chèque-vacances,
• le numéro de série continue de séquences caractérisant l'émission du chèque-vacances,
• le nom et l'adresse de l'employeur ayant acquis le chèque-vacances,
• le nom du titulaire du chèque-vacances,
• le nom et l'adresse du prestataire de services auquel le chèque-vacances est remis par le titulaire, à l'exception du e-chèque-vacances,
• les signatures du directeur général et de l'agent comptable de l'Agence nationale pour les chèques-vacances.

Mentions des chèques-vacances dématérialisés. Lorsque les chèques-vacances sont émis sous un format dématérialisé, ces mentions sont portées à la connaissance du salarié par l'ANCV, à l'exception de celles non transposables à un support dématérialisé, à savoir : le numéro de série continue de séquences caractérisant l'émission du chèque-vacances, l'adresse de l'employeur ayant acquis le chèque-vacances, le nom et l'adresse du prestataire de service auquel le chèque-vacances est remis par le titulaire ou bien les signatures du directeur général et de l'agent comptable de l'Agence nationale pour les chèques-vacances.

L’émission de chèques-vacances est soumis à une commission au taux de 1 %. Toutefois, pour les chèques vacances émis jusqu’au 31 décembre 2020 dans le cadre du programme « Chèques-Vacances été 2020 », la part contributive des régions et des départements ne sera pas assujettie à cette commission. De même, le prestataire acquitter une commission pour obtenir le remboursement, par l’ANCV, des chèques-vacances remis par ses clients. Le taux de cette commission est en principe fixé à 2,5 %. Toutefois, ce taux pourra être réduit à 1 % pour les demandes de remboursement présentées du 1er septembre 2020 au 28 février 2021 inclus, dès lors que le prestataire accepte les chèques-vacances sous forme dématérialisée pour les prestations éligibles (et qu’il peut le justifier).

Le chèque-vacances : un avantage… pour qui ?

Un avantage évident pour le salarié. D’une part, vous participez à l’augmentation de son pouvoir d’achat et optimisez son budget vacances et loisirs en finançant, par votre contribution, une partie des chèques-vacances : pour 100 € de chèques-vacances, il participe, au mieux en fonction du montant de votre contribution, à hauteur de 20 € si sa rémunération n’excède pas le plafond de la sécurité sociale (soit 46368 € pour l’année 2024).

Mais aussi… D’autre part, il s’agit pour le salarié d’un complément de revenus, non imposable dans la limite d’un SMIC brut mensuel (soit 1766.92 € pour l’année 2024) par an et par salarié. Plus exactement, cette limite d’exonération est calculée de la manière suivante : il faut tenir compte du taux horaire du SMIC au 1er décembre de l’année d’acquisition des chèques-vacances (soit 11.65 € pour l’année 2024) et multiplier ce taux par l’horaire mensuel de travail du salarié.

Exemple. Pour l’imposition des revenus de l’année 2024, la limite d’exonération, pour une durée de travail de 35 heures hebdomadaires, sera égale à 1766.92 €, le taux horaire du SMIC au 1er janvier 2024 étant égal à 11.65 €, par application de la formule suivante : (11.65 € x 35 x 52) / 12.

Et pour l’employeur ? La prise en charge d’une partie des chèques-vacances constitue sans nul doute un élément de fidélisation et de motivation de vos équipes. Sur le plan purement juridique et comptable, sachez que cette contribution est déductible des résultats de l’entreprise, et normalement soumise aux cotisations de sécurité sociale, de même qu’aux taxes assises sur les salaires, s’agissant d’un complément de rémunération. Mais un avantage est prévu pour les PME.

Oui, si… Si votre entreprise emploie moins de 50 salariés, et qu’elle est alors dépourvue de comité social et économique aux attributions étendues, votre contribution bénéficie d’un avantage social puisqu’elle est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 30 % du SMIC mensuel par salarié et par an (soit 530.076 € pour l’année 2024), la CSG, la CRDS et le versement transport restant toutefois dus (le forfait social ne s’applique pas aux chèques-vacances). Pour bénéficier de cet avantage :

• votre contribution doit être plus élevée pour les salariés dont les rémunérations sont les plus faibles ;
• votre contribution ne doit pas se substituer à un élément de rémunération ;
• votre contribution doit, bien entendu, respecter les plafonds requis ;
• les modalités d’attribution de cette contribution doivent être fixées, soit par un accord de branche, soit par un accord d’entreprise conclu avec un ou plusieurs délégués du personnel désignés comme délégués syndicaux, soit sur proposition du chef d’entreprise.

Pour les autres entreprises. Dans les entreprises de plus de 50 salariés ou de moins de 50 salariés dotées d’un comité social et économique aux attributions étendues, la gestion des chèques-vacances est en général effectuée par les représentants du personnel (2 CSE sur 3 proposent des chèques-vacances aux salariés). Les critères d’attribution des chèques-vacances sont alors définis par le comité social et économique. La participation de l’employeur est, dans ces entreprises, soumise aux cotisations sociales.

Ne pas confondre « remboursement de frais » et « avantage en nature »

Différentes formes.... Vous remboursez les frais de repas que vos salariés engagent en déplacement professionnel. Vous prenez régulièrement en charge les repas de vos salariés, quel que soit leur statut, en déplacement ou non. Dans quelles hypothèses devrez-vous comptabilisez un avantage en nature ?

Comptabilisez un avantage en nature. Un avantage en nature (imposable et soumis aux cotisations sociales) sera caractérisé si vous prenez en charge de manière régulière et systématique les repas de vos salariés : il pourra s'agir d'une prise en charge directe par la fourniture gratuite des repas ou par le paiement direct des repas au restaurateur, par la subvention de cantine ou de restaurant d'entreprise ou d'inter-entreprises, etc.

Ce n’est pas toujours le cas. Si la fourniture du repas résulte d'une obligation professionnelle ou est effectuée par nécessité de services (prévue conventionnellement ou contractuellement), elle ne sera pas considérée comme un avantage en nature. Comme le précise l'administration, ne constitue pas un avantage en nature, et, par suite, n'est pas imposable et n'est pas soumis aux cotisations sociales, notamment :

• le repas fourni aux salariés contraints de prendre une restauration sur leur lieu effectif de travail, en raison de conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail, tels que le travail en équipe, le travail posté, le travail continu, le travail en horaire décalé ou le travail de nuit ;
• le repas fourni aux salariés qui, par leur fonction, sont amenés, par nécessité de service, à prendre leur repas avec les personnes dont ils ont la charge éducative, sociale ou psychologique ;
• le repas d'affaire qui relève des frais professionnels (qui relèvent directement de l'activité de l'entreprise, présentent un caractère exceptionnel et sont exposés dans l'intérêt de l'entreprise en dehors de l'exercice normal de l'activité du salarié), sauf abus manifeste.

Vers la fin de l’exonération des repas d’affaires ? L’administration sociale vient apporter des restrictions quant à l’exonération de cotisations sociales des repas d’affaires en précisant ce qu’il faut entendre par “abus manifeste”.

Un quota ? Depuis le 25 juin 2021, tout salarié bénéficie d’un repas d’affaires par semaine, ou de 5 repas par mois. Au-delà de ce nombre, l’administration considère qu’il y a “abus manifeste” : les repas seront alors considérés comme des avantages en nature et donc soumis à cotisations sociales.

Un assouplissement ? Lorsque le quota de 5 repas d’affaires par mois est atteint, l’administration sociale laisse toutefois la possibilité de justifier de la nécessité professionnelle de ces repas. Ainsi, dans la situation où le nombre de repas d’affaires mensuel d’un salarié est supérieur à 5, deux hypothèses s’ouvrent alors :

• soit la nécessité professionnelle de ces repas est justifiée : ils pourront donc potentiellement être exonérés de cotisations sociales ;
• soit la nécessité professionnelle de ces repas n’est pas démontrée : ils seront considérés comme des avantages en nature soumis à cotisations sociales.

Avantage en nature 'nourriture': quelle évaluation ?

L'importance de l'évaluation. Dans l'hypothèse où un avantage en nature est effectivement caractérisé, son évaluation est importante, dans la mesure où elle va servir de base, non seulement pour le calcul de la rémunération du bénéficiaire et des cotisations sociales correspondantes, mais également pour le calcul de l'impôt sur le revenu à raison de cet avantage en nature.

2 possibilités. Quel que soit le niveau de la rémunération du bénéficiaire, les règles d'évaluation sont identiques en matière sociale et en matière fiscale : l'avantage en nature résultant de la fourniture du repas est évalué, au choix de l'employeur, soit sur la base des dépenses réellement engagées sur la base de justificatifs, soit sur la base d'un forfait. Le forfait est fixé à 10.4 € par jour ou 5.2 € par repas (valeur 2023).

Avantage en nature 'nourriture' : quelques précisions utiles…

Déplacement professionnel. Si un salarié en déplacement professionnel est contraint de prendre ses repas au restaurant, il peut percevoir une indemnité de repas, fixé en 2024 à 20.7 € par repas, cette indemnité étant exonérée de cotisations sociales. Dans cette situation, il n’y a pas d’avantage en nature. Si le salarié ne prend pas ses repas au restaurant, le montant de l’indemnité est fixé à 10.1 € par repas, pour 2024.

Pour les salariés en mission. Qu’il s’agisse d’un intérimaire ou d’un salarié en mission (par exemple un salarié d’une SSII), l’administration considère généralement que les frais de repas engagés sont considérés assimilés à des frais professionnels dont le remboursement est exonéré de cotisations sociales tant que la durée de la mission auprès d’une même entreprise cliente ne dépasse pas 3 mois. Au-delà, seuls les remboursements de frais de repas liés à des déplacements hors de l’entreprise cliente sont exonérés (le reste constitue un avantage en nature).

Quelques précisions… Cette spécificité de la durée de mission inférieure à 3 mois n’est pas issue de la Loi, mais d’une simple tolérance de l’administration. Le juge n’en tient donc pas compte. En revanche, il retient que tous les salariés en mission auprès d’une entreprise cliente ne peuvent pas être systématiquement considérés « en déplacement » justifiant la déduction des indemnités de repas du calcul des cotisations sociales. Il vérifie donc scrupuleusement, en cas de contentieux avec l’administration sociale, quel est le lieu de travail habituel de ces salariés.

Pour les salariés du CHR. Les entreprises du CHR sont dans l’obligation de prendre en charge les repas des salariés, dès lors que l’établissement est ouvert à la clientèle pendant la période des repas et que les salariés sont effectivement présents au moment des repas. Notez, en outre, que, dès lors qu’un salarié travaille plus de 5 heures, il est d’usage que l’employeur prenne en charge 2 repas. Leur repas est alors évalué forfaitairement.

Attention. Il arrive que les entreprises versent une allocation forfaitaire pour frais d'emploi aux salariés et dirigeants, cette allocation étant destinée à compenser des frais supplémentaires d'hébergement et de repas, le cas échéant. Si cette allocation est exonérée pour les salariés, elle est imposable pour les dirigeants. Evitez de vous verser des allocations forfaitaires, et préférez le remboursement de frais réels sur justificatifs qui, eux, sont exonérés.

PPV : pour qui ?

Les employeurs. La PPV (prime de partage de la valeur) ne peut être mise en place que par :

• les employeurs de droit privé ;
• les établissements publics à caractère industriel et commercial (EPIC) et les établissements publics administratifs (EPA), dès lors qu’ils emploient du personnel de droit privé.

Les bénéficiaires. Peuvent bénéficier de cette prime les :

• salariés titulaires d’un contrat de travail (CDI, CDD, etc.) ;
• personnes titulaires d’un contrat d’apprentissage ou d’un contrat de professionnalisation ;
• intérimaires mis à disposition d’une entreprise utilisatrice : dans ce cas particulier, il est important de préciser que la prime sera versée par l’entreprise de travail temporaire, selon les conditions et modalités prévues par l’accord ou la décision unilatérale instituant la PPV au sein de l’entreprise utilisatrice ;
• personnels employés par des EPA ou des EPIC ;
• travailleurs handicapés relevant d’un établissement ou service d’aide par le travail (ESAT).

Le cas des stagiaires. Les stagiaires ne sont pas admis au bénéfice de la PPV. Concrètement, l’employeur peut tout à fait décider de leur verser la prime, mais celle-ci n’ouvrira pas droit aux avantages fiscaux et sociaux attachés à la PPV.

Mandataires sociaux. Les mandataires sociaux ne peuvent bénéficier de la PPV et profiter des avantages qui en résultent que s’ils sont liés à l’entreprise par un contrat de travail. Dans le cas contraire, comme pour les stagiaires, une prime peut être versée, mais ne permettra pas de bénéficier des exonérations mises en place dans le cadre de la PPV.

Condition de présence. Le versement de cette prime nécessite le respect d’une condition de présence. Ainsi, les salariés doivent être présents dans l’entreprise :

• soit à la date du versement de la prime ;
• soit au jour du dépôt de l’accord près de la DDETS (Direction départementale de l’emploi, du travail et des solidarités) ;
• soit au jour de la signature de la décision unilatérale de l’employeur.

Des exclusions ? L’acte qui institue la prime peut exclure certains salariés. La PPV, en effet, peut être réservée à ceux dont la rémunération ne dépasse pas un certain plafond que l’employeur est libre d’établir. Elle peut être également réservée aux salariés d’un seul établissement de l’entreprise, le cas échéant.

En revanche, l’employeur ne peut pas exclure des salariés sur la base d’autres critères.

PPV : comment la mettre en place ?

Accord interne à l’entreprise. La PPV doit obligatoirement être instituée :

• soit par un accord d’entreprise ou de groupe, dans les mêmes conditions qu’un accord d’intéressement ;
• soit par une décision unilatérale de l’employeur, sous réserve de la consultation préalable du comité social et économique (CSE) lorsqu’il est en place dans l’entreprise.

Mentions obligatoires. L’accord ou la décision unilatérale doit faire mention des salariés bénéficiaires, de la date de présence des bénéficiaires retenue pour son versement, du montant de la prime et des éventuelles modulations.

PPV : combien ?

Prime uniforme ou modulée. Le montant de la prime est fixé librement par l’employeur. Il peut être le même pour tous les salariés, ou faire l’objet d’une modulation selon des critères objectifs tels que :

• la rémunération ;
• le niveau de classification, qui s'apprécie au moment du versement de la prime ;
• la durée de présence effective dans l’entreprise, qui s’apprécie sur les 12 mois glissants précédant le versement de la prime. À ce sujet, notez que sont assimilés à du temps de présence effectif les congés maternité, ainsi que les congés d’adoption, de paternité ou d’accueil de l’enfant, etc. ;
• la durée de travail prévue au contrat ;
• l’ancienneté, qui s’apprécie au moment du versement de la prime.

Modalités de versement. La PPV peut être versée en une ou plusieurs fois, dans la limite d’un versement par trimestre (soit 4 versements au maximum par an).

Attention. La PPV ne peut pas se substituer à un élément ou une augmentation de la rémunération (salaire, intéressement, participation, épargne salariale, protection sociale complémentaire, chèques vacances, etc.), ni à toute autre prime.

Abondement possible. Un plan épargne entreprise peut être abondé par l’employeur en sus des versements effectués par les salariés, sans que cet abondement ne puissent dépasser 8% du PASS par salarié. Ce plafond peut être porté à 16% du PASS en cas de versement unilatéral de l’employeur en vue de l’acquisition d’action ou de certificats d’investissements émis par l’entreprise ou par une entreprise incluse dans le même périmètre de consolidation ou de combinaison des comptes. 

Depuis le 1er décembre 2023, l’employeur peut décider de l’attribution jusqu’à 2 PPV par année civile, par entreprise.  

Et, dans ce cas de figure, le BOSS précise que lorsque 2 primes sont attribuées au titre de la même année civile, 2 versements peuvent avoir lieu au cours d’un même trimestre lorsque ces versements sont rattachés à 2 primes distinctement attribuées.  

PPV : quels avantages ?

Rémunération égale ou supérieure à 3 fois le Smic. La prime bénéficie d’une exonération de toutes les cotisations sociales d'origine légale ou conventionnelle à la charge du salarié et de l'employeur, ainsi que de certaines participations, taxes et contributions sociales, dans la limite des plafonds prévus. En revanche, elle reste soumise au forfait social, à la CSG et CRDS et à l’impôt sur le revenu.

Rémunération inférieure à 3 fois le Smic. La prime bénéficie dans ce cas d’exonérations supplémentaires. Ainsi, en plus des exonérations précédemment citées, cette prime est également exonérée, dans la limite des plafonds prévus, de la CSG, de la CRDS, du forfait social et de l’impôt sur le revenu. Cette prime est tout de même incluse dans le montant du revenu fiscal de référence.

Une date limite de versement pour les entreprises de plus de 50 salariés ! Pour pouvoir bénéficier de ces exonérations, il faut que cette prime soit versée entre le 1er juillet 2022 et le 31 décembre 2023. Autrement dit, à compter du 1er janvier 2024, ces exonérations supplémentaires ne seront plus applicables mais celles prévues pour les rémunérations égales ou supérieures à 3 fois le Smic, continueront à s’appliquer.

Prolongation de l’exonération fiscale pour les entreprises de moins de 50 salariés ! Dans les entreprises de moins de 50 salariés, la prime continue d’être exonérée de CSG, CRDS et d’impôt sur le revenu pour tous les salariés ayant perçu une rémunération inférieure à 3 fois le SMIC au cours des 12 derniers mois.  

Expérimentation pour les entreprises embauchant entre 11 et moins de 50 salariés. À titre expérimental et à compter du 1er janvier 2025, il est mis en place un mécanisme de partage de la valeur dès lors que l’entreprise réalise un bénéfice net fiscal au moins égal à 1% du chiffre d’affaires pendant 3 exercices consécutifs. 

Plafond de 3 000 €. Ces exonérations ne s’appliquent que dans la limite de 3 000 €. Autrement dit, si l’employeur verse une prime de 4 000 €, les exonérations applicables porteront sur les 3 000 premiers euros. Les 1 000 € restants seront, quant à eux, soumis aux cotisations et contributions sociales classiques.

Plafond de 6 000 €. Ce plafond peut être porté à 6 000 € lorsque l’employeur met en place, à la date de versement de la PPV, ou lorsqu’il a conclu au titre du même exercice que celui du versement de cette prime :

• un dispositif d’intéressement dans le cas où il est contraint légalement de mettre en place de la participation dans son entreprise ;
• un dispositif de participation ou d’intéressement, lorsqu’il n’a pas de telle obligation.

De même, ce plafond est également porté à 6 000 € lorsque la prime est versée par certaines structures (fondations ou associations reconnues d'utilité publique ou d’intérêt général, fondations universitaires ou fondations partenariales, etc.) ou lorsqu’elle est versée par des établissements et services d'aide par le travail (ESAT) à l’ensemble de leurs travailleurs handicapés, sans distinction de rémunération.

Qu’est-ce qu’une prime ?

Un rappel préalable. Vous ne pouvez pas rémunérer un collaborateur à un niveau inférieur au Smic (soit 1766.92 € par mois pour l’année 2024). Pour apprécier ce seuil impératif, vous devez tenir compte, non seulement du salaire de base, mais aussi des éventuels avantages en nature, ainsi que des primes directement liées au travail.

Définition. La prime constitue un complément de rémunération qui vient s’ajouter au salaire de base de vos salariés. Elle peut être destinée à compenser une contrainte (prime différentielle pour compenser la baisse de la rémunération à la suite d'un changement d’employeur, par exemple) ou une sujétion particulière (prime de travail de nuit, par exemple), ou encore à récompenser le travail de vos salariés (prime de résultat, 13ème mois, etc.).

Exemple dans les entreprises de prévention et de sécurité. La convention collective des entreprises de prévention et de sécurité accorde aux agents de sécurité cynophile une indemnité forfaitaire dont le montant varie selon un cumul de conditions (chien dressé, inscrit au livre des origines françaises et entraîné régulièrement en club canin). Cette indemnité correspond à l'amortissement et aux dépenses d'entretien, de matériel canin et de santé du chien. Il s’agit donc d’un remboursement de frais professionnels et non pas d’un complément de rémunération.

Tenir compte des primes ? Pour apprécier le montant du salaire à comparer avec le Smic, vous pouvez tenir compte des majorations et primes ayant le caractère d’un complément de salaire, par exemple :

• les primes de vacances et de fin d’année (type 13ème mois),
• les pourboires,
• les primes de production constituant un élément prévisible de rémunération,
• les primes de polyvalence compensant la formation du salarié à plusieurs postes de travail,
• les primes de performance ou de rendement individuel, etc.

A quelle occasion verser une prime ?

L’origine des primes. La loi n’aborde pas la question des primes. Elles auront donc une origine conventionnelle, contractuelle ou bénévole.

Les primes conventionnelles. Ces primes sont prévues par un accord collectif d’entreprise ou de branche. Notez que l’accord d’entreprise prime sur l’accord de branche en matière de rémunération (dans le respect néanmoins de minima conventionnels prévus par la branche professionnelle). Cela signifie que vous pouvez notamment neutraliser, par un accord d’entreprise, le paiement d’une prime prévue par votre convention collective.

Exemple. La convention collective nationale de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées prévoit le versement d’une indemnité horaire pour travail le dimanche et les jours fériés. Retenez que l’indemnité n’a, néanmoins, pas à être doublée quand le dimanche travaillé coïncide avec un jour férié.

Les primes contractuelles. Vous pouvez prévoir, dans le contrat de travail de votre(vos) salarié(s), le versement d’une prime. Dans ce cas, veillez à préciser les modalités de calcul et de versement de la prime. Notez qu’en présence d’une prime d’objectifs, les objectifs doivent être préalablement connus par le salarié. Evitez, dans ce cas, les modes de calcul trop complexes de la partie variable de la rémunération.

Un cumul possible ? Lorsque le contrat de travail et la convention collective, par exemple, prévoient le versement d’une prime ayant le même objet et la même cause (prime de Noël, par exemple), ces primes ne se cumulent pas : seul l’avantage le plus favorable s’applique alors.

Les primes bénévoles. L'employeur peut librement décider de verser une prime, selon un montant ou un calcul qu’il détermine. Mais attention ! Ce système obéit à l’adage « une fois n’est pas coutume ». C’est-à-dire que le versement, à l’origine bénévole, d’une prime peut vous engager pour l’avenir si ce versement devient « un usage ».

Les primes d’usage. Ce sont des primes que l’employeur a pris l’habitude de verser selon 3 critères de constance, de généralité et de fixité. Ce qui implique qu’elle est versée indifféremment à tous les salariés (ou à tous les salariés d’une même catégorie), un certain nombre de fois (par exemple, une prime de vacances qui a été attribuée sur 3 années consécutives), selon un montant ou un calcul déterminé (fixe).

Un usage… pour toujours ? L’usage licite s’impose à l’employeur tant qu’il est applicable. Et il le sera tant qu’il n’aura pas été dénoncé ou qu’il n’aura pas été remplacé par un accord collectif ayant le même objet. Vous pouvez donc le dénoncer après avoir informé chaque salarié bénéficiaire et les représentants du personnel, en respectant un délai de prévenance suffisant. Ces conditions sont cumulatives.

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche : Gérer les usages dans l’entreprise

Une erreur n’est pas un usage ! Un employeur a versé, pendant 10 mois, une prime panier à ses salariés alors que les conditions de versement de cette prime n’étaient pas réunies, d’après la convention collective applicable à l’entreprise. Apprenant qu’il avait fait une mauvaise interprétation de ce texte, l’employeur a cessé de verser cette prime. Ce qu’ont contesté les salariés qui voyaient là un usage que l’employeur aurait dû dénoncer selon la procédure spécifique. Mais le juge n’a pas validé l’usage, le versement de cette prime étant occasionné par une erreur d’interprétation, l’employeur n’avait pas la volonté de créer un usage.

Toutefois, le juge a pu considérer que lorsque la prime était indument versée continuellement pendant 7 ans, elle faisait partie intégrante de la rémunération, empêchant l’employeur de se prévaloir d’une erreur pour en arrêter le versement, sans l’accord du salarié.  

Une prime d’un montant fixe ≠ montant immuable. Ce n’est pas parce qu’un salarié a perçu un bonus annuel d’un même montant 3 années de suite qu’il devra toujours recevoir le même montant. C’est ce qui a été jugé dans le cas d’un salarié dont le contrat de travail prévoyait qu’à la fin de chaque année fiscale, il recevra une prime en considération de ses performances : le juge a souligné qu’il en résultait que l’employeur en fixait le montant librement (« à sa discrétion »).

Attention au critère de généralité ! Une prime versée à plusieurs salariés sans tenir compte de leur catégorie professionnelle (attachée à la catégorie de cadre, d’agent de maîtrise ou d’ouvrier) doit reposer sur des raisons objectives justifiant la différence de traitement. En revanche, une prime versée à plusieurs salariés d’une même catégorie ne répond pas nécessairement au critère de généralité.

Paiement des primes : questions pratiques

Temps partiel = prime partielle ? Par principe, les primes versées aux salariés sont proratisées en fonction du temps de travail. Cependant, un accord collectif peut prévoir que les primes ont un caractère forfaitaire pour tous les salariés, peu importe alors leur temps de travail.

Incidence des absences du salarié ? Une prime peut tenir compte de la présence effective du salarié et être réduite au prorata de la durée de ses éventuelles absences. Néanmoins, attention : il a déjà été jugé que, pour réduire une prime d’assiduité, il fallait envisager toutes les absences sinon aucune.

Exemple. Un employeur a instauré une prime d’assiduité, diminuée à raison des absences des salariés, sauf pour les absences légalement assimilées à du temps de travail effectif (congés payés, récupération des jours fériés, RTT, évènement familiaux, délégation syndicale…). Mais parce qu’il n’a pas inclus le congé maternité parmi les absences assimilées à du temps de travail effectif, l’entreprise a exclu les femmes en état de grossesse du bénéfice de la prime d’assiduité, ce qui constitue une discrimination.

En revanche. Il est possible d’exclure toutes les absences qui ne sont pas légalement assimilées à du temps de travail effectif, parmi lesquelles les congés pour événements familiaux conventionnels, les absences pour maladie non-professionnelle, etc. Encore faut-il, dans ce cas, que toutes les absences entraînent les mêmes conséquences sur l’attribution de la prime. Le fait d’accorder une prime aux salariés absents pour une maladie non-professionnelle, mais d’exclure les salariés grévistes, serait, par exemple, discriminatoire.

Incidence d’un départ du salarié ? Lorsqu’une prime annuelle constitue un élément de rémunération, elle doit être versée au prorata du temps de présence du salarié. Tel est le cas, par exemple de la prime d’objectifs individuels, versée en contrepartie de l’activité du salarié. En revanche, une prime vacances qui n’est pas la contrepartie du travail du salarié n’a pas à être proratisée si le salarié a quitté l’entreprise avant son versement (sauf stipulations contraires).

Exemple. Si un salarié est licencié pour faute grave avant le versement de la prime de 13ème mois devant intervenir en cours de préavis (inexistant en cas de faute grave), il ne peut pas y prétendre. Cependant, si son licenciement est dépourvu de cause réelle et sérieuse, la prime lui est due, même s’il n’a pas effectivement exécuté le préavis.

Autre exemple. Le salarié, ayant quitté la société en cours d'année, ne peut pas, faute d'usage ou de stipulation contractuelle plus favorable, prétendre à un versement au prorata temporis lorsque :

• son contrat de travail subordonne le versement de la prime annuelle d'objectifs à la condition qu'au 31 décembre de l'année (date fixée en accord avec le salarié et l’employeur), le salarié ait atteint les objectifs fixés ;
• le droit à perception de la prime n'était définitivement acquis qu'à la fin de l'année.

Toutefois. Une prime d'objectifs prévue par le contrat de travail qui constitue la partie variable de la rémunération du salarié en contrepartie de son activité s’acquiert au fur et à mesure, peu importe que le versement de cette prime soit conditionné à la présence effective du salarié en fin de période. Par ailleurs, lorsque la rémunération porte sur une période qui a été intégralement travaillée, le droit à rémunération est acquis au salarié. Il ne peut donc pas être soumis à une condition de présence à la date (postérieure à l’échéance de cette période travaillée) de son versement.

Prise d’acte du salarié protégé. Lorsque la prise d’acte d’un salarié protégé est justifiée, elle produit les effets d’un licenciement nul. Dans ce cas, le salarié a droit à une indemnité correspondant à la rémunération qu’il aurait perçue, si son contrat n’avait pas été rompu, jusqu’à la fin de sa période de protection, dans la limite de 2 ans. Cette indemnité comprend donc le montant des primes généralement versées sur cette période.

La prise en charge des frais de transports publics

Une obligation ! Vous devez prendre en charge une partie des frais de transports publics de vos collaborateurs. Cette prise en charge concerne l’ensemble des transports publics (métro, bus, train, tramway), mais aussi les services publics de location de vélos !

Quels sont les critères de prise en charge ? Pour bénéficier de la prise en charge de l’employeur, le salarié doit bénéficier d’une carte d’abonnement (hebdomadaire, mensuelle, ou annuelle). Il n’est donc pas question que vous preniez en charge les tickets unitaires de chacun de vos salariés !

Conseil. Les salariés qui demandent que vous preniez en charge leurs frais de transport doivent donc vous fournir un justificatif d’abonnement.

Quand et combien faut-il rembourser ? Vous devez procéder à un remboursement mensuel (même si l’abonnement est souscrit sur l’année), au plus tard à la fin du mois suivant la validation de l’abonnement, à hauteur de 50% du titre de transport, sur la base du tarif de 2nde classe, et du trajet le plus court.

Une prise en charge exonérée de cotisations ? La prise en charge des frais de transports publics par l’employeur est exonérée de cotisations sociales, dans la limite d’un plafond de 200 € par an et par salarié. Le salarié, quant à lui, est exonéré d’impôt sur le revenu, dans la même limite, sur les montants des remboursements partiels qu’il perçoit.

En cas de pluralité de logements… Lorsqu’un salarié occupe plusieurs logements situés dans des villes différentes, il faut établir quelle est sa résidence habituelle. Dans une affaire, un salarié demandait à son employeur la prise en charge de son abonnement ferroviaire lui permettant de rejoindre, pour les week-ends et les vacances, sa famille au domicile familial situé à plus de 600 km de son lieu de travail. L’employeur refusait au motif que sa résidence habituelle n’était pas établie au domicile familial. Ce qu’a confirmé le juge : le salarié disposant d’un logement depuis environ 10 ans dans la ville où il travaille et ce logement comprenant un minimum d’affaires lui permettant d’y passer plus de temps qu’avec sa famille, sa résidence habituelle était donc celle qu’il occupait en semaine.

En cas de pluralité de logements (bis)... En cas de conflit concernant l’établissement de la résidence habituelle du salarié, le juge aura toujours le dernier mot. Il a pu ainsi estimer que la résidence habituelle d’un salarié travaillant dans le Val de Marne se trouvait en réalité dans l’Hérault, ce domicile constituant le cadre stable et habituel de ses intérêts.

Attention. Le refus de prise en charge des frais de transports publics est sanctionné par une amende de 750 € (pour les entrepreneurs individuels) ou 3 750 € (pour les sociétés et associations).

Position de l’administration sociale… L’administration sociale a précisé la notion de « résidence habituelle », notamment en cas de double résidence : lorsqu’un salarié dispose d’une double résidence, une proche de son lieu de travail et l’autre où réside sa famille, l’administration sociale considère que sa résidence habituelle est celle proche de son lieu de travail.

Conséquences… Elle refuse donc la prise en charge par l’employeur du titre d’abonnement pour les trajets entre la résidence familiale et la résidence habituelle du salarié. 
 

La prise en charge des frais de transport personnel

La prime transport. La prise en charge des frais de transport personnel est, par principe, facultative. Vous n’êtes donc pas dans l’obligation de prendre en charge les frais avancés par vos salariés lorsqu’ils utilisent un moyen de transport personnel (véhicule, moto, scooter, etc.). Vous pouvez cependant prendre en charge une partie des frais de carburant, des frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène de vos salariés sur la base d’une décision unilatérale ou d’un accord collectif de travail. On parle, en pratique, de la « prime transport ».

Attention aux critères d’attribution de la prise en charge ! Si vous décidez de prendre en charge les frais de transport personnel des salariés, il est important de prévoir précisément les critères déclenchant cette prise en charge, et de veiller à leur stricte application dans le temps.

Exemples. Les salariés concernés doivent être clairement identifiés. Sont notamment visés par cette prise en charge de frais les salariés qui ne bénéficient pas d’un réseau de transport public ou d’un service privé mis en place par l’entreprise leur permettant de se rendre à leur travail, ceux dont les horaires de travail sont incompatibles avec l’usage des transports publics, ou ceux dont la résidence habituelle ou le lieu de travail n’est pas inclus dans le périmètre d’un plan de mobilité obligatoire. Il en sera de même pour ceux qui sont exclus de la prise en charge (notamment ceux qui bénéficient déjà d’un véhicule de service ou de fonction, ceux qui sont domiciliés dans un périmètre ne nécessitant pas qu’ils se déplacent avec leur véhicule, etc.).

Le forfait mobilités durables. En parallèle de cette prime transport, l’employeur peut prendre en charge, depuis le 1er janvier 2020, dans le cadre du « forfait mobilités durables » tout ou partie des frais engagés par les salariés pour les rendre de leur résidence habituelle à leur lieu de travail :

• avec leur cycle personnel (mécanique ou à assistance) ou, à compter du 1er janvier 2022, avec leur engin de déplacement personnel motorisé (EDPM) ;
• ou en covoiturage (en qualité de conducteur ou de passager) ;
• ou à l’aide d’autres services de mobilité partagée, à savoir la location ou la mise à disposition en libre-service de cyclomoteurs, de motocyclettes, de vélos électriques, de trottinettes électriques ou non, etc., avec ou sans station d'attache et accessibles sur la voie publique (à condition qu'ils soient équipés d'un moteur non thermique ou d'une assistance non thermique lorsqu'ils sont motorisés), ainsi que les services d’autopartage de véhicules à moteur à faibles émissions (véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène) ;
• ou en transports publics de personnes, notamment de manière occasionnelle (n’est pas compris dans ce forfait la prise en charge obligatoire de 50 % des frais d’abonnement) ;
• ou à l’aide d’autres services de mobilité partagée.

Pour tout le monde ? Sa mise en place suppose un accord d’entreprise ou, à défaut, une décision unilatérale de l’employeur, après consultation du comité social et économique le cas échéant. Si vous décidez de mettre en place ce forfait mobilités durables, vous devez en faire bénéficier l’ensemble des salariés éligibles selon les mêmes modalités. En ce qui concerne les salariés à temps partiel :

• pour les salariés à temps partiel à hauteur d’au moins 50 % de la durée légale hebdomadaire du travail (ou de la durée conventionnelle, si elle est inférieure à la durée légale) : ils doivent bénéficier du forfait mobilités durable dans les mêmes conditions qu’un salarié à temps complet ;
• pour les salariés à temps partiel employés à hauteur d’au plus 49 % de la durée du travail à temps complet (à savoir 50 % de la durée légale hebdomadaire du travail ou, si elle est inférieure, de la durée conventionnelle) : la prise en charge est proratisée par le rapport nombre d’heures travaillées/50 % de la durée du travail à temps complet.

À noter. Chaque année, vous devrez obtenir de chaque salarié concerné un justificatif de paiement ou une attestation sur l’honneur relatifs à l’utilisation effective d’un ou plusieurs des moyens de déplacement visés par le dispositif (vélo, covoiturage, autres services de mobilité partagée, transports publics de personne hors abonnement).

Quels avantages ? À compter de l’imposition des revenus de l’année 2020, la prise en charge du forfait mobilités durables et/ou de la prime transport pourra être exonérée d’impôt sur le revenu, de cotisations et de CSG/CRDS à hauteur de 500 € maximum par salarié et par an, les frais de carburant ne pouvant être, à eux seuls, exonérés qu’à hauteur de 200 € par an.

Précisions. La prise en charge par l'employeur du forfait mobilités durables et/ou de la prime transport est cumulable avec la prise en charge des frais de transports publics (transport de voyageurs ou location de vélo). Notez que cette prise en charge exonérée dans la limite de 600 € par an, déduction faite de la prise en charge par l’employeur de l’abonnement au titre des transports en commun.

Un titre-mobilité. La prise en charge des frais de transport personnel du salarié par l’employeur peut prendre la forme d’une solution de paiement spécifique, dématérialisée et prépayée, intitulée « titre-mobilité ». Ces titres-mobilité sont émis par une société spécialisée qui les cède à l'employeur contre paiement de leur valeur libératoire et, le cas échéant, d'une commission (dans des conditions que vous pouvez retrouver ici). Ils servent au paiement de services spécifiques liés aux déplacements des salariés entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, fournis ou commercialisés par des organismes agréés, dont la liste est désormais connue et consultable ici.

Pour les cyclistes ! La loi relative à la transition énergétique pour la croissance verte favorise les entreprises qui facilitent les trajets domicile – lieu de travail à vélo en instaurant une réduction d’impôt pour les entreprises (soumises à l’impôt sur les sociétés) qui acquièrent une flotte de vélos.

Une réduction d’impôt limitée dans le temps. Cette réduction d’impôt cessera de s’appliquer à compter du 31 décembre 2024.

À noter. Il était également prévu la possibilité de mettre en place une indemnité kilométrique vélo à la charge de l’employeur, pour les déplacements à vélo entre le domicile et le lieu de travail, d’un montant fixé à 25 centimes d’euros par kilomètre parcouru, mais cette indemnité a été supprimée depuis le 1er janvier 2020. Cette indemnité était exonérée d’impôt sur le revenu (pour le salarié) et de charges sociales (pour l’employeur), dans certaines limites. Les employeurs qui versaient l’indemnité kilométrique vélo peuvent continuer à la verser : ils sont alors considérés comme versant le forfait mobilités durables.

Une réduction d’impôt ? La réduction d’impôt aura pour base de calcul les frais générés par l’investissement dans l’acquisition d’une flotte de vélos mis à la disposition des salariés, que ces derniers pourront utiliser pour effectuer leurs déplacements domicile – travail. Elle ne peut toutefois pas excéder 25% du prix d’achat d’une flotte de vélos par l’entreprise (dispositif applicable depuis le 1^er janvier 2016).

Concrètement. Pour calculer cette réduction d’IS, il faudra tenir compte des amortissements liés aux vélos, des amortissements ou du coût de la location des équipements nécessaires à la sécurité (notamment casques, protections, gilets réfléchissants, antivols), ainsi du coût de l’aménagement d’un local vélo ou d’une aire de stationnement (amortissements ou frais de location), des frais d’assurance contre le vol et couvrant les déplacements des salariés entre le domicile et le lieu de travail, des frais d’entretien des vélos.

Les apports de la loi de finances rectificatives pour 2022

Pour les années 2022 et 2023, les dispositions ayant trait aux prises en charge facultative et/ou obligatoire des frais de transport par l’employeur font l’objet d’assouplissement.

Concernant la prime de transport… D’abord, il est prévu que l’employeur puisse prendre en charge, au titre de ces 2 années, tout ou partie des frais de carburant et des frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène engagés par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, sans condition particulière.

Concernant l’abonnement aux transports publics… Pour les années 2022 et 2023, si l’employeur prend en charge un montant supérieur à 50 % du prix de l’abonnement de transport du salarié, ce montant bénéficiera des avantages précités dans la limite de 25 % du prix de cet abonnement.

Au total, le montant de la participation exonéré fiscalement et socialement pourra donc atteindre 75 %.

Concernant le cumul prime de transport et forfait mobilité durable… En principe le cumul d’une prime de transport et d’un forfait mobilités durable est exonéré d’impôt sur le revenu pour le salarié dans la limite de 500 € par an, dont 200 € maximum pour les frais de carburant.

Pour l’imposition des revenus des années 2022 et 2023, ces seuils sont réhaussés à 700 € par an, dont 400 € au maximum pour les frais de carburant.

Outre-mer. Notez que par exception, la limite globale est portée à 900 €, dont 600 € pour les frais de carburant pour la Guadeloupe, la Guyane, la Martinique, La Réunion et Mayotte.

Concernant le cumul prime de transport et abonnement aux transports publics… Par ailleurs, exceptionnellement, l’octroi de la prime de transport peut, au titre de l’année 2022 et de l’année 2023, être cumulée avec la prise en charge obligatoire du prix des titres d’abonnements aux transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos.

Concernant le cumul forfait mobilités durable et abonnement aux transports publics… La prise en charge du forfait mobilités durable est cumulable avec le dispositif de prise en charge des frais d’abonnement aux transports publics.

Dans cette hypothèse, le montant de l’avantage ne peut normalement pas dépasser un montant maximal fixé à 600 € par an, ou correspondant au montant de l’avantage résultant de la prise en charge obligatoire par l’employeur du prix des titres d’abonnement pour les déplacements effectués entre la résidence habituelle des salariés et leur lieu de travail, effectués par le biais de transports publics ou de services publics de location de vélos.

Désormais (et de manière pérenne), ce plafond de 600 € est fixé à 800 €.

Augmentation de salaires : une obligation ?

Rappel d’un principe à connaître. Le montant de la rémunération perçue par un collaborateur ne peut pas être inférieur, ni au SMIC (soit 1766.92 € pour l’année 2024), ni au minimum conventionnel. Ce qui entraîne des conséquences lorsque le montant des salaires évolue…

Une augmentation automatique ? Si le SMIC augmente, le montant du salaire du collaborateur rémunéré sur cette base augmente également, et ce de manière automatique. Cette augmentation automatique vaut également pour un salarié rémunéré sur la base du minimum conventionnel, en cas d’évolution des minima conventionnels.

A noter. Cette évolution automatique des salaires ne vaut que si, par le biais de l’augmentation du SMIC ou du minimum conventionnel, le salaire versé au collaborateur devient inférieur à ces montants minimums. A contrario, un salarié qui perçoit une rémunération supérieure au SMIC ou au minimum conventionnel ne peut prétendre à une augmentation équivalente de sa rémunération.

Attention. Si votre convention collective prévoit une majoration des salaires en pourcentage ou en valeur absolue, ce sont les rémunérations de l’ensemble de vos collaborateurs qu’il faudra réviser.

Augmentation de salaires : une négociation ?

Une obligation ? Bien que par principe facultative, et encore qu’il s’agisse d’un thème à aborder dans le cadre des négociations annuelles obligatoires pour certaines entreprises (notamment celles dotées de délégués syndicaux), la question de l’évolution des salaires mérite d’être abordée régulièrement avec les collaborateurs de l’entreprise, au moins 1 fois par an. D’autant que vous ne pouvez pas nécessairement faire ce que vous voulez librement…

Une interdiction ? La réglementation vous interdit de prévoir dans les contrats de travail des clauses de révision automatique des salaires en fonction de l’évolution des prix ou des salaires (ou du SMIC) : c’est ce qu’on appelle le principe d’interdiction des clauses d’indexation. Si un contrat de travail prévoit ce type de clause, le salarié ne pourra pas s’en prévaloir et vous pourrez y mettre fin à tout moment (la clause est dite nulle).

A noter. Cette interdiction vise les révisions automatiques : cela signifie, a contrario, que vous pouvez prévoir une révision des salaires en fonction de l’évolution des prix ou des salaires si cette révision n’a pas de caractère automatique et intervient une fois l’indice en question connu. En outre, ce qui est interdit est une révision automatique en fonction de l’évolution des prix ou des salaires, ce qui vous autorise donc à user d’autres indices (en fonction des prix des produits vendus ou des services rendus par l’entreprise par exemple).

Une possibilité ? Sachez qu’il est possible de négocier un accord d’entreprise qui encadre les conditions de l’évolution salariale. Il a déjà été jugé, par exemple, que toutes les absences peuvent retarder l’accès à un avancement de carrière avec augmentation de salaire, pour autant que les absences en question ne soient pas assimilées à du temps de travail effectif. C’est, par exemple, le cas de l’absence pour maladie, du congé sans solde, etc.

Une liberté ? En l’absence de dispositions conventionnelles ou d’un usage appliqué dans l’entreprise, il vous revient de décider du moment et des modalités de révision des salaires de vos collaborateurs. Il pourra s’agir d’augmentations générales dans l’entreprise ou d’augmentations individuelles (liées ou non à des promotions).

Conseils. Dans tous les cas, vous devez respecter le principe « à travail égal, salaire égal » et celui de l’égalité de traitement entre les hommes et les femmes. En outre, n’oubliez pas qu’aucune personne ne peut faire l’objet d’une mesure de discrimination, spécialement en matière de rémunération. Sont visées les discriminations liées aux origines, au sexe, aux mœurs, à l’orientation sexuelle ou l’identité de genre, à l'âge, à la perte d'autonomie, à la situation de famille, à la situation de grossesse, de son inscription à un parcours d’aide médicalisée à la procréation, aux caractéristiques génétiques, à la capacité à s'exprimer dans une autre langue que le français, à la particulière vulnérabilité économique (apparente ou connue), à l'apparence physique, à l'appartenance ou non à une ethnie, une race ou une nation, à l'obédience religieuse, à l'appartenance à une organisation politique ou syndicale, de l’exercice d’un mandat électif local, aux opinions politiques, au nom de famille, au lieu de résidence, à l’état de santé, la perte d'autonomie ou la situation de handicap.

Attention. Le juge a considéré que la décision d’octroyer une augmentation de salaire individuelle doit reposer sur des éléments objectifs : cela signifie donc que si vous augmentez la rémunération de certains salariés, sans en faire profiter l’ensemble des salariés appartenant à une même catégorie, vous devez justifier cette différence de traitement salarial par des éléments précis, chiffrés et objectifs, même si vous disposez d’un pouvoir discrétionnaire en matière d’augmentations individuelles des salaires.

Conseil. Il s’agit là d’une illustration du principe « à travail égal, salaire égal » qui vous impose d’assurer une égalité de traitement entre tous les salariés placés dans une situation identique. En présence d’une disparité de traitement, vous devez la justifier par des éléments objectifs.

Conséquences. Vous devez adapter vos politiques salariales et justifier systématiquement vos décisions d’augmenter ou de ne pas augmenter les salaires par des critères objectifs : la simple constatation de performances décevantes ne sera pas suffisante si elle n’est pas étayée par des éléments objectifs et vérifiables (attention à la pertinence des outils d’évaluation !).

Augmentation de salaires : une modification du contrat

La rémunération, un élément essentiel du contrat ! Parce que le salaire prévu contractuellement entre vous et le salarié est un élément essentiel du contrat, vous devez modifier le contrat si vous entendez modifier un élément de la rémunération perçue par votre collaborateur.

Un accord obligatoire du salarié ! Cela suppose donc de recueillir l’accord du salarié avant toute modification de sa rémunération : vous ne pouvez pas modifier unilatéralement son salaire, même si cette révision lui est favorable.

Comment faire ? Bien qu’il n’y ait pas d’obligation légale dans ce domaine, il est fortement recommandé d’informer par écrit votre salarié de l’augmentation projetée de son salaire. Vous devez laisser un délai de réflexion au salarié, dont la durée est estimée à au moins 15 jours par l’administration. En cas d’acceptation, vous devrez conclure un avenant au contrat de travail.

Conseil. Consultez votre convention collective qui peut prévoir une procédure spécifique d’information du salarié.

Révision du salaire : une diminution ?

Est-ce possible ? En soi, réduire la rémunération d’un collaborateur est possible, mais selon des procédures contraignantes, et pour autant bien entendu que le salaire n’atteigne pas un niveau inférieur au SMIC ou au minimum conventionnel.

Oui, si… Vous ne pourrez pas réduire le salaire d’un collaborateur sans son accord : comme pour l’augmentation de salaire, sa diminution suppose une modification du contrat de travail, et donc l’accord du salarié. Vous devez lui faire une proposition écrite et il doit disposer d’un délai de réflexion d’environ 15 jours pour se prononcer sur votre proposition.

A noter. S’il s’agit de supprimer un avantage salarial prévu par un accord collectif, vous ne pouvez pas le réduire ou le supprimer librement. Vous devez respecter la procédure de négociation collective :

• si l’avantage résulte d’une convention de branche, vous ne pouvez rien faire au niveau de l’entreprise,
• si l’avantage résulte d’un accord d’entreprise, sa suppression ou sa réduction nécessitera de modifier l’accord initial, ce qui suppose une négociation collective au sein de l’entreprise.

Attention. Si la réduction du salaire est décidée pour un motif économique, vous devez faire une proposition au(x) salarié(s) concerné(s) par lettre recommandée avec AR en précisant qu’il(s) dispose(nt) d’un délai d’un mois pour refuser (15 jours si l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire). Un défaut de réponse dans ce délai équivaut à une acceptation tacite de la modification de salaire proposée.

Les conséquences. 2 situations peuvent se présenter :

• soit le salarié accepte : dans ce cas, vous devez conclure un avenant au contrat afin d’acter la modification du salaire (il ne pourra pas prétendre par la suite à un rappel de salaires) ;
• soit il refuse : dans ce cas, soit vous maintenez le salaire, soit vous décidez de vous séparer du salarié en le licenciant (vous devez préciser dans la lettre de licenciement les raisons vous ayant conduit en tant qu'employeur à décider la modification et le fait que le licenciement intervient à la suite du refus du salarié de voir son contrat modifié).

Attention. Hormis l’hypothèse d’une modification pour motif économique où le silence du salarié vaut acceptation, l’accord du salarié pour une modification de son salaire doit être clair et non équivoque : il ne saurait résulter de la seule poursuite du travail par exemple.

Accord « exprès ». Il a déjà été jugé que l’accord du salarié à la modification de sa rémunération résultant de plans de commissionnement procédait de leur signature par le directeur général de la société et le salarié.