TVA et certification des logiciels de caisse : une tolérance prolongée…

Pour rappel, un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse, laquelle consiste à mémoriser et à enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie d’une vente de marchandises ou de prestations de services. Concrètement, le paiement enregistré ne génère pas concomitamment, automatiquement et obligatoirement la passation d’une écriture comptable.

Une entreprise pouvait effectuer ses opérations comptables sur le logiciel de son choix, à condition que ce dernier soit conforme, c’est-à-dire qu’il respecte les 4 conditions cumulatives suivantes, visant l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données.

Cela supposait donc qu’il fasse l’objet d’une certification délivrée par un organisme accrédité ou d’une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel lui-même, lequel s’engageait à ce que ce logiciel soit effectivement conforme aux exigences requises.

Pour lutter contre la fraude à la TVA, notamment favorisée par ces auto-attestations des éditeurs de logiciels comptables et l’utilisation des logiciels de comptabilité dits permissifs auto-certifiés, la loi de finances pour 2025 a supprimé la possibilité pour l’éditeur de fournir une attestation individuelle, à compter du 16 février 2025, et donc l’utilisation de logiciels ne disposant pas d’une certification délivrée par un organisme accrédité.

Désormais, seul le certificat délivré par un organisme accrédité est admis comme mode de preuve de la conformité du logiciel ou du système de caisse.

Mais cette restriction n’est pas sans poser de difficultés, notamment pour les éditeurs de logiciels ou de systèmes de caisse, lesquels se retrouvent parfois dans l’impossibilité d’obtenir immédiatement la certification requise.

C’est pourquoi il leur a été accordé en avril 2025, par mesure de tolérance, un délai pour se mettre en conformité. Concrètement :

• du 16 février 2025 au 31 août 2025, les entreprises utilisant un logiciel ou un système de caisse non certifié pouvaient continuer à justifier de la conformité de ce dernier par la production de l’attestation individuelle délivrée par l’éditeur ;
• du 1^er septembre 2025 au 28 février 2026, tout logiciel ou système de caisse utilisé par une entreprise doit avoir fait l’objet d’une demande de certification de la part de son éditeur.

À cet effet, l’éditeur d’un logiciel ou d’un système de caisse non encore certifié devait pouvoir justifier d’un engagement ferme de mise en conformité auprès d’un organisme certificateur accrédité, au plus tard le 31 août 2025. Cet engagement s’entend de la conclusion d’un contrat avec le certificateur, de l’acceptation d’un devis établi par ce dernier ou d’une commande ferme.

Toutefois, pour permettre aux organismes certificateurs accrédités d’absorber dans de bonnes conditions le flux des demandes de certification, la date à partir de laquelle tous les logiciels ou systèmes de caisse devront être certifiés est de nouveau reportée du 1^er mars 2026 au 1^er septembre 2026.

Les conditions pour exploiter un débit de tabac 

Des adaptations sont apportées concernant les conditions préalables permettant de signer, avec l’État, un contrat de gérance de débitant de tabac. 

Un des changements notables vise la propriété du local qui sert à l’exploitation de l’activité. Auparavant, il était prévu que l’exploitant du débit de tabac devait avoir la pleine propriété de son local. Désormais, en cas d’exploitation individuelle, la propriété du local peut être partagée avec le conjoint ou le partenaire de PACS de l’exploitant. 

De plus, il est prévu que dans les zones rurales, la condition de pleine propriété du local ne s’applique pas lorsqu’un contrat de location-gérance est conclu avec une commune, un groupement de communes, une personne physique ou une société en nom collectif (SNC) dont tous les associés sont des personnes physiques. 

Les conditions liées à la personne de l’exploitant ou de l’associé d’une SNC exploitant un débit de tabac évoluent également et peuvent être consultées ici. Il faut noter que ces conditions sont désormais également applicables au suppléant de l’exploitant. 

La formation du gérant 

Les gérants de débit de tabac ont déjà l’obligation de suivre une session de formation professionnelle continue dans les 6 mois précédant le renouvellement du contrat de gérance. 

Il est désormais prévu qu’un manquement à cette obligation pourra entrainer une fermeture provisoire du débit de tabac sur décision du directeur interrégional des douanes et droits indirects. 

Il est également ajouté que la formation pourra également être suivie par un suppléant à la demande du gérant. 

Les règles d’implantation

 L’implantation de nouveaux débits de tabacs dépend de l’autorisation du directeur interrégional des douanes et droits indirects. 

Lorsqu’il reçoit une demande d’implantation, ce dernier doit consulter les organisations représentant, dans le département concerné, la profession des débitants de tabac. Cette consultation doit lui permettre de recueillir un avis concernant l’implantation d’un nouveau débit. 

Un délai valant refus tacite de la demande d’implantation est institué. Dorénavant, dans le silence du directeur interrégional des douanes et droits indirects au-delà de 4 mois après sa réception de la demande d’implantation, cette demande est rejetée.

Le déplacement intra-communal 

Une procédure de déplacement intra-communal du débit de tabac est mise en place. Elle nécessite de formuler une demande au maire d’une commune pour demander le déplacement d’un débit au sein de la commune. 

La demande peut être formulée par le gérant du débit, pour son compte ou celui de son successeur, et, lorsque le débit est le seul de la commune, par :  

• les héritiers du fonds de commerce associés au débit de tabac en cas de décès du gérant non suivi d'une gérance provisoire ;
• le mandataire judiciaire en cas de mise en œuvre d'une procédure collective ;
• le propriétaire du fonds de commerce associé au débit de tabac dans le cas d’une location-gérance. 

Si la demande de déplacement est acceptée, le débitant et le directeur interrégional des douanes et droits indirects doivent signer un avenant au contrat de gérance. 

Présentation d’un successeur et permutation 

En cas de cessation d’activité d’un gérant de débit de tabac, il peut présenter un successeur au directeur interrégional des douanes et droits indirects. 

Pour ce faire, le gérant doit satisfaire aux conditions suivantes : 

• avoir géré le débit de tabac pendant une durée minimale de 3 ans et ne pas avoir manqué à ses obligations durant cette période ;
• être en mesure d'apurer l'ensemble de ses dettes fiscales et sociales. 

Cependant, dans certains cas, la condition de durée minimale d’exercice n’est pas nécessairement appliquée. C’est le cas quand la succession se faitdans le cadre : 

• d’une interruption involontaire de l'activité résultant notamment de sinistres tels qu'inondation ou incendie ;
• d’une inaptitude à l'exercice de la profession de gérant de débit de tabac reconnue par un médecin agréé par l'agence régionale de santé ;
• d’une permutation entre conjoints, partenaires d'un pacte civil de solidarité. 

2 nouvelles exceptions sont désormais prévues : 

• la permutation avec un associé de la société en nom collectif lorsque celle-ci exploite le débit ;
• l’ouverture d'une procédure de sauvegarde ou de redressement judiciaire. 

Il faut noter que la permutation avec un concubin n’est-elle, désormais, plus possible. 

Pour le cas de la permutation avec un associé de la SNC, celle-ci est possible : 

• pendant la première période triennale de gérance, uniquement avec un associé qui était membre de cette société au moment de la signature du contrat de gérance ;
• à l'issue de cette période, avec tout associé de la SNC. 

La suppléance du gérant 

Pour rappel, le gérant d’un débit de tabac peut se faire assister pour les tâches courantes liées à la vente de tabac. 

À cet effet, il pouvait désigner, au sein du contrat de gérance, un suppléant. Désormais, ce sont 2 suppléants qui peuvent être désignés. 

Dans le cadre d’une exploitation individuelle, le ou les suppléants sont désignés par le gérant parmi : 

• son conjoint ou partenaire de PACS ;
• un ascendant ;
• un descendant ou un héritier en ligne directe au premier degré ;
• une personne de confiance remplissant les conditions listées ici. 

Dans le cadre d’une exploitation en SNC, le ou les suppléants sont désignés parmi les associés de la société. 

La vente du tabac

 Une liste établissant précisément les personnes habilitées à vendre du tabac à la clientèle est arrêtée. Il s’agit : 

• du gérant du débit de tabac ;
• des suppléants et associés du gérant ;
• des salariés dont le contrat de travail le prévoit ;
• des titulaires, mineurs ou majeurs, d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation pendant leur période de scolarité en alternance lorsqu'elle est exercée dans le local commercial où est exploité le débit de tabac. 

Il est précisé que les mineurs en stages d’observations dans le local commercial où est exploité le débit de tabac ne peuvent pas vendre les produits du tabac à la clientèle. 

L’aménagement du local 

Des précisions sont apportées quant à la façon dont doit être aménagé le local servant au débit de tabac, notamment au sujet de la réserve dans laquelle est stocké le tabac qui doit être située dans le même local commercial que celui où l’activité de débit de tabac est exercée. 

Il est créé une nouvelle obligation demandant aux débitants de transmettre au directeur interrégional des douanes et droits indirects tout plan de travaux visant à la modification de l’aménagement du local commercial. Cette communication est faite au moyen d’un courrier recommandé avec accusé de réception. 

Il en va de même lorsque le débitant apporte des modifications à ses activités commerciales annexes à la vente de tabac. 

Il faut également noter que l’obligation qui était faite aux débitants de tabac de toujours avoir en stock l’équivalent de 3 jours de vente de tabac a été supprimée. 

L’ouverture du débit de tabac 

Concernant les horaires d’ouverture du débit de tabac, il était déjà prévu que le gérant les fixe en se conformant aux usages commerciaux en vigueur localement. 

Il est précisé en plus qu’il doit fixer son temps de présence hebdomadaire dans le débit, qui ne peut être inférieur à 60 % de la durée d’ouverture hebdomadaire. 

De plus, concernant les règles d’ouvertures, la règle voulait qu’un commerce associé à un débit de tabac ne pouvait pas être ouvert lorsque le débit était lui-même fermé. 

Il est désormais prévu une exception lorsque le débit fait l’objet d’une fermeture provisoire. 

Les fermetures provisoires 

La liste des événements pouvant amener le directeur interrégional des douanes et droits indirects à prononcer la fermeture provisoire d’un débit de tabac a été mise à jour. 

Cette mise à jour permet notamment d’y inclure le cas de l’absence de suivi de la formation professionnelle continue mentionnée précédemment, ainsi que le cas d’un débit de tabac se trouvant dans l’attente de la signature d’un contrat de location-gérance. 

Pour ce qui est de la durée des fermetures, elle était initialement de 1 an. Désormais il est prévu que, dans la plupart des cas, elle puisse être renouvelée une fois pour une année supplémentaire. 

Mais dans le cas de la mise en liquidation judiciaire du fonds de commerce associé au débit de tabac, la fermeture provisoire est portée à 2 ans, renouvelable une fois pour une année supplémentaire.

Les mesures disciplinaires

Le directeur interrégional des douanes et droits indirects peut prononcer à l’encontre d’un débitant de tabac des sanctions disciplinaires en cas de manquements à ses obligations légales. 

Outre des avertissements, il peut également infliger des amendes dont les montants ont été doublés. 

Ces amendes pourront désormais atteindre 8 000 €sur simple décision du directeur interrégional des douanes et droits indirects et 16 000 € après avis d’une commission disciplinaire. 

Les règles de fonctionnement de cette commission disciplinaire sont consultables ici. 

Le contrat de location-gérance 

Pour la mise en place d’un contrat de location-gérance d’un débit de tabac, il est nécessaire de suivre un modèle de contrat. 

Les modèles ont été modifiés et sont consultables ici (en Annexe 1 pour les débits de tabacs ordinaires et saisonniers, en Annexe 2 pour les débits de tabacs spéciaux). 

La dématérialisation du bulletin de remise des aides 

Le bulletin de remise et des aides est un document par lequel l'administration informe chaque débitant de tabac du montant de remise nette appliquée par les fournisseurs au titre d'un mois. 

Ce document doit être transmis aux débitants dans le mois suivant celui au titre duquel il est édité.

De plus, dans le premier trimestre de chaque année, un état annuel indiquant le montant total du revenu imposable perçu au titre de la remise nette et des aides perçues sur l’année précédente est communiqué aux débitants concernés. 

Ces documents seront désormais mis à disposition des débitants sous forme électronique sur un espace numérique propre mis en place par la direction générale des douanes et des droits indirects. 

Les débitants installés dans certains centres-bourgs peuvent, par dérogation, demander la remise des documents sur supports papiers.