La convocation des associés aux AG dans les SARL

Avis de réunion préalable. L’avis de réunion préalable a pour vocation d’avertir les associés de la tenue prochaine d’une assemblée générale. C’est une formalité préliminaire à la convocation elle-même.

Modalité d’envoi. Les SARL ne sont pas obligées d’envoyer un avis de réunion à leurs associés : elles n’y sont tenues qu’à l’égard de ceux qui ont souhaité être prévenus de la date prévue pour la réunion des assemblées. Cette information préalable est délivrée par lettre simple ou recommandée, ou par courrier électronique.

Bon à savoir. L’avis de réunion n’est envoyé par lettre simple ou recommandée qu’aux seuls associés ayant réglé au préalable le montant des frais d’envoi du courrier.

Un envoi électronique ? L’envoi de l’avis de réunion par courrier électronique ne peut avoir lieu qu’à la condition que les associés aient donné leur accord préalable à cette forme d’envoi, au moins 20 jours avant la date de l’assemblée.

Délai d’envoi de l’avis de réunion. L’avis de réunion doit être envoyé aux associés qui en ont fait la demande dans un délai suffisant pour que ceux-ci puissent demander à inscrire des points ou des projets de résolution à l’ordre du jour. Pour rappel, cette demande d’inscription doit être effectuée dans le délai maximum de 25 jours avant l’assemblée générale.

Qui convoque à l’AG ? La convocation de l’assemblée est l’une des obligations qui pèse sur le gérant de la société.

En cas de carence ? Si le gérant manque à son obligation, la convocation peut émaner du commissaire aux comptes s’il en a été désigné un, ou d’un mandataire de justice désigné à la demande des associés.

Pluralité de gérants. S’il y a plusieurs gérants, le droit de convocation peut être librement déterminé dans les statuts. Il peut être confié à chaque gérant individuellement (dans ce cas, la clause dans les statuts doit être explicite) ou à l'ensemble des gérants agissant collectivement.

Si les statuts ne prévoient rien… En l’absence de précisions dans les statuts, chaque gérant a le droit de convoquer l’assemblée, sans que les autres puissent s’y opposer.

Forme de la convocation. Les convocations doivent être adressées à chacun des associés par lettre recommandée.

Possibilité d’un envoi par voie électronique ? Il est aussi possible pour la société de proposer une communication par voie électronique au lieu de l’envoi postal.

Mais dans ce cas… Si elle souhaite procéder par voie électronique, la société doit soumettre sa proposition aux associés soit par voie postale, soit par voie électronique. Chaque associé peut alors donner son accord écrit à ce type d’envoi par lettre recommandée ou par voie électronique, au plus tard 20 jours avant la date de la prochaine assemblée.

En cas d’accord de l’associé. Si l’associé donne son accord, la convocation, les documents et les renseignements lui sont transmis à l’adresse électronique qu’il a indiqué.

Et en cas de refus de l’associé ? En l’absence d’accord d’un associé, soit par absence de réponse, soit par signification de son refus, le gérant doit continuer de lui adresser les convocations par voie postale.

Délai de convocation. Les associés sont convoqués 15 jours au moins avant la tenue de l'assemblée général. Ce délai peut toutefois être allongé par les statuts de la société.

Décompte du délai de 15 jours. En cas d’envoi par lettre recommandée, le délai de 15 jours se calcule sans tenir compte de la date de réception de la lettre, ni de la date à laquelle le destinataire est allé la retirer.

Exemple. Si une assemblée doit se tenir le 15 juillet, les lettres recommandées doivent être expédiées le 30 juin au plus tard. Peu importe que les associés ne les reçoivent que le 11 juillet, ou ne les retirent que le 13 juillet.

À noter. Les associés d’une SARL ont le droit de se faire communiquer plusieurs documents avant la tenue d’une assemblée générale.

Sur ce point, voir la fiche : Le droit de communication des associés d’une SARL

Convocation et lieu de l’AG. Par principe, lorsque les statuts sont silencieux concernant le lieu de réunion de l’AG d’une SARL, il appartient à l’auteur de la convocation de déterminer ce lieu sauf s’il est constaté un abus de droit.

La convocation des associés aux AG dans les SAS

Importance de statuts. Au sein d’une SAS, ce sont les statuts qui déterminent les formes et les conditions dans lesquelles les associés procèdent collectivement au vote des décisions relatives à la vie de la société.

Qui convoque l’assemblée générale ? Ce sont les statuts qui déterminent qui peut solliciter une AG.

En pratique. Le président, le ou le(s) dirigeant(s) ou encore l’organe de direction sont généralement compétents pour le faire. Les statuts peuvent aussi réserver ce droit à un ou plusieurs associés qui détien(nen)t un pourcentage minimal du capital ou des droits de vote.

Forme de la convocation. Les statuts déterminent les modalités de convocation à l’assemblée générale : lettres simples, lettres recommandées avec accusé de réception, télécopie, courrier électronique, ou information verbale. Notez toutefois qu’il est préférable de choisir un mode d’envoi traçable (lettre recommandée avec AR ou lettre recommandée électronique).

Délai de convocation. Aucun délai légal n’est prévu en matière de convocation des AG : les statuts de la SAS peuvent donc déterminer ce délai avec une grande liberté.

Procédure d’alerte : pourquoi et par qui ?

Son but. La procédure d’alerte est un mécanisme de prévention qui doit permettre d’alerter les dirigeants d’une entreprise sur ses défaillances, avant que celles-ci ne s’aggravent.

Donc. Il s’agit de permettre aux dirigeants de prendre toutes les mesures nécessaires afin d'assurer la continuité de leur activité.

Droit d’alerte : par qui ? Le « droit d’alerte » appartient au commissaire aux comptes (CAC) de la société.

Procédure d’alerte : dans quels cas ?

Situations concernées. Le commissaire aux comptes de la société use de son droit d’alerte lorsqu’il relève, à l’occasion de sa mission, des faits de nature à compromettre la continuité de l’exploitation de la société.

C’est-à-dire ? Les faits en question sont des dysfonctionnements, qui peuvent être de différente nature.

Des éléments comptables… Les dysfonctionnements peuvent être de nature comptable, et par exemple, provenir de l’examen des comptes annuels, ou de l’établissement du bilan des dettes de l’entreprise.

… ou économiques. Ils peuvent également résulter d’éléments de nature économique, comme par exemple l’évolution du nombre de clients de l’entreprise ou de ses coûts de production.

Procédure d’alerte : comment ?

3 étapes distinctes. La procédure d'alerte du commissaire aux comptes se déroule, au sein de la majorité des sociétés commerciales (SNC, SARL, SCS, SCA ou SAS), en 3 étapes.

1re étape : la demande d’explications au dirigeant. En premier lieu, le commissaire aux comptes qui constate des faits de nature à compromettre la continuité de l’exploitation doit demander au dirigeant de la société de s’expliquer, par courrier recommandé avec accusé de réception envoyé sans délai.

Réponse du dirigeant. Le dirigeant doit répondre à ce courrier dans un délai de 15 jours à compter de sa réception, et proposer des solutions pour remédier à la situation.

À noter. Le dirigeant doit adresser une copie de sa réponse au comité d’entreprise ou, à défaut, au délégué du personnel et, s’il en existe un, au conseil de surveillance.

Information du président du tribunal de commerce. Le commissaire aux comptes doit aussi informer le président du tribunal de commerce de la réponse qu’il a reçue, ou de l’absence de réponse à son courrier. Il peut, à cette occasion, demander à être entendu par lui.

2me étape : le rapport spécial à l’assemblée. À défaut de réponse du dirigeant, ou en cas de réponse insuffisante de sa part, le commissaire aux comptes doit rédiger un rapport spécial sur les dysfonctionnements relevés, et inviter le dirigeant, dans un délai de 15 jours à compter de la réception du courrier, à faire délibérer l’assemblée générale (AG) des associés sur les points qu’il a relevés.

Information du président du tribunal de commerce. Le commissaire aux comptes doit, sans délai, adresser une copie de sa lettre au président du tribunal de commerce par lettre recommandée avec avis de réception.

Informations des représentants du personnel. Dans les 8 jours qui suivent la réception du rapport spécial et de l’invitation par le CAC à faire délibérer l’AG, le dirigeant doit les communiquer au comité d’entreprise, ou, à défaut, au(x) délégué(s) du personnel.

Convocation à l’AG. Il doit également, dans ce délai, convoquer l’assemblée générale, qui doit se tenir, au plus tard, dans le mois suivant la date de l’invitation faite par le CAC.

Et si le dirigeant ne procède pas à la convocation ? Si le dirigeant ne convoque pas l’assemblée générale, malgré l’invitation faite par le CAC, celui-ci peut la convoquer lui-même dans les 8 jours qui suivent l’expiration du délai imparti au dirigeant pour le faire. Il fixe alors l’ordre du jour, et le lieu de la réunion.

3me étape : l’avis au président du tribunal de commerce. Si l’assemblée générale n’apporte pas de réponses suffisamment adaptées pour le CAC, celui-ci a l’obligation, sans délai, d’informer le président du tribunal de commerce de ses démarches et de leurs résultats. Ce dernier peut alors convoquer le dirigeant de la société, et entendre, à sa demande, le commissaire aux comptes.

Fin de la procédure. La procédure d’alerte peut prendre fin dès lors que le commissaire aux comptes considère que la situation de l’entreprise a été corrigée efficacement.

Bon à savoir. La responsabilité du commissaire aux comptes ne peut pas être engagée en raison des informations ou des divulgations de faits auxquelles il a procédé dans le cadre de ses missions.

Focus sur les sociétés anonymes (SA). Notez que la procédure d’alerte au sein des sociétés anonymes (SA) est propre à ce type de société. Elle se décompose en 4 étapes : l’information du président du conseil d’administration ou du directoire (selon la forme de direction adoptée par la société), la réunion de ce même conseil, le rapport à l’assemblée générale des actionnaires, et enfin l’avis au président du tribunal de commerce.

Un droit de communication « temporaire », préalable aux AG

Principe. Avant chaque assemblée ordinaire annuelle, les associés d’une SARL ont le droit d’obtenir la communication d’un certain nombre de documents ayant trait à la vie de la société.

Nature des documents transmis. Avant chaque assemblée générale, le gérant doit communiquer aux associés :

• les comptes annuels ;
• son rapport de gestion qui détaille l’ensemble de l’activité de la société sur l’année concernée ;
• le texte des résolutions proposées ;
• le rapport du commissaire aux comptes (CAC) s’il en a été désigné un par la société ;
• les comptes consolidés, si la société est tenue d’en établir ;
• et, le cas échéant, le rapport sur la gestion du groupe.

Dans quel délai ? Ces documents doivent être envoyés aux associés 15 jours au moins avant la date de l’assemblée générale annuelle.

Forme de l’envoi. L’envoi peut se faire par courrier postal ou électronique à l’adresse indiquée par l’associé.

Cas de l’inventaire. Dans ce même délai de 15 jours, l’inventaire doit être tenu à la disposition des associés au siège social de la société.

Sous peine de sanction. Le fait de ne pas communiquer ces documents peut être un motif d’annulation de l’assemblée générale.

Et si l’assemblée n’est pas ordinaire ? Dans le cas d’une assemblée extraordinaire ou spéciale, le texte des résolutions proposées, le rapport des gérants et celui du CAC s’il en est désigné un doivent être communiqués aux associés dans un délai de 15 jours au moins avant la date de l’assemblée. Pendant ce même délai, ces documents sont tenus à la disposition des associés au siège social de la société.

Droit de poser des questions écrites. Avant la réunion d’une assemblée générale annuelle, les associés d’une SARL peuvent poser des questions écrites au gérant. Celui-ci est tenu d’apporter sa réponse au cours de l’assemblée générale, à la condition qu’il soit en mesure d’étudier les questions et de préparer une réponse.

En cas de violation du droit de communication. Si les associés ne peuvent pas exercer leur droit de communication temporaire, ils peuvent saisir en urgence le président du tribunal de commerce pour enjoindre le gérant à remplir ses obligations, au besoin sous astreinte. Les frais de procédures sont alors mis à la charge du gérant fautif.

Un droit de communication « permanent », tout au long de l’année

Principe. À toute époque de l’année, tout associé de SARL peut obtenir la communication de certains documents sociaux concernant les 3 derniers exercices.

Quels documents ? Il s’agit des :

• bilans ;
• comptes de résultats ;
• annexes ;
• inventaires ;
• rapports soumis aux assemblées et procès-verbaux de ces assemblées concernant les 3 derniers exercices.

Où ? L’ensemble de ces documents doit être tenu à sa disposition au siège social.

Possibilité de faire des copies. À l’exception de l’inventaire, l’associé a le droit de faire des copies des documents en question.

Possibilité d’être assisté d’un expert. L’associé peut se faire assister d’un expert inscrit sur une des listes établies par les cours et tribunaux.

En cas de violation du droit de communication. Si les associés ne peuvent pas exercer leur droit de communication permanent, ils peuvent saisir en urgence le président du tribunal de commerce pour enjoindre le gérant à remplir ses obligations, au besoin sous astreinte. Les frais de procédures sont alors mis à la charge du gérant fautif.

Allier son activité à la défense d’un intérêt collectif : c’est possible !

Qu’est-ce qu’une « société à mission » ? Introduite par la loi Pacte au printemps 2019, une « société à mission », qui peut être constituée depuis le 4 janvier 2020, est une société commerciale (quelle que soit sa forme) qui se fixe des principes à respecter dans le cadre de son activité (appelés « raison d’être »), ainsi que des objectifs sociaux et environnementaux.

Un objectif. La création de cette notion de « sociétés à mission » traduit la volonté du Gouvernement de favoriser les initiatives d’entreprenariat responsable. L’objectif est de conjuguer l’exercice d’une activité économique avec la défense des intérêts collectifs, environnementaux ou sociaux.

Devenir une « société à missions »

Comment ? Si vous souhaitez que votre société devienne une société à mission, votre demande d’inscription (si la société se crée) ou votre demande d’inscription modificative (si vous optez pour la qualité de « société à mission » en cours de vie sociale) au registre du commerce et des sociétés (RCS) doit mentionner la qualité de « société à mission ».

Mais aussi. La qualité de « société à mission » doit être mentionnée au répertoire Sirène tenu par l’INSEE.

Quel contenu ? Les statuts doivent préciser les objectifs qu’elle entend respecter (sa « raison d’être »), les objectifs sociaux ou environnementaux qu’elle se donne pour mission de poursuivre, et les modalités de suivi de leur exécution.

Une appellation sous contrôle. La société qui se dote de l’appellation « société à mission » doit faire l’objet d’un contrôle régulier : le but est de vérifier que les objectifs qu’elle s’est fixée sont atteints. Le contrôle est effectué à la fois par un organisme tiers et en interne.

Un retrait possible ? Lorsque les objectifs ne sont pas réalisés, le ministère public ou toute personne intéressée peut engager une procédure de retrait de la qualité de société à mission auprès du président du tribunal de commerce compétent. Le président pourra ordonner au représentant légal de la société de supprimer la mention « société à mission » de l’ensemble de ses actes et documents. Ce retrait peut être ordonné sous astreinte.

Contrôle par un organisme tiers

Qui ? L’organisme de contrôle externe est désigné par l’organe social en charge de la gestion de la société parmi les organismes accrédités par le Comité français d’accréditation ou par tout autre organisme d’accréditation qui a signé l’accord de reconnaissance établi par la coordination européenne des organismes d’accréditation. La durée initiale maximale de la désignation est de 6 exercices et elle est renouvelable dans la limite d’une durée totale de 12 exercices.

Un organisme indépendant. Son impartialité doit être garantie : l’organisme ne doit notamment pas prendre, recevoir ou conserver un intérêt auprès de la société contrôlée.

Régularité du contrôle. En principe, les objectifs poursuivis par la société sont contrôlés tous les 2 ans par l’organisme tiers. La première vérification doit avoir lieu dans les 18 mois qui suivent la publication de la déclaration de la qualité de société à mission au RCS.

Déroulement du contrôle. Afin d’unifier et d'encadrer les pratiques de ces organismes et le contenu de l’avis qu’ils rendent, des précisions viennent d’être apportées concernant les modalités de réalisation de leur mission. Ainsi, l’OTI doit notamment :

• examiner l'ensemble des documents utiles à la formation de son avis détenus par la société ;
• interroger le comité de mission ou le référent de mission sur son appréciation de l'exécution du ou des objectifs ;
• interroger l'organe en charge de la gestion de la société sur la manière dont elle exécute son ou ses objectifs, sur les actions menées et sur les moyens financiers et non financiers affectés ;
• s’informer sur l'existence d'objectifs opérationnels ou d'indicateurs clés de suivi et de mesures des résultats atteints par la société pour chaque objectif ;
• procéder à toute autre diligence qu'il estime nécessaire à l'exercice de sa mission, y compris à des vérifications au sein de la société si besoin.

Quelles sont les modalités de contrôle ? Pour effectuer son contrôle, l’organisme tiers peut accéder à l’ensemble des documents détenus par la société qui lui semblent utiles, et procéder à toutes les vérifications qu’il estime nécessaires.

Le contenu de l’avis. L’avis rendu par l’organisme tiers doit contenir :

• la preuve de l’accréditation de l’OTI ;
• les objectifs et le périmètre de la vérification ;
• les diligences qu'il a mises en œuvre, en mentionnant les principaux documents consultés et les entités ou personnes qui ont fait l'objet de ses vérifications et précisant, le cas échéant, les difficultés rencontrées dans l'accomplissement de sa mission ;
• une appréciation, pour chaque objectif des moyens mis en œuvre, des résultats atteints, de l’adéquation des moyens mis en œuvre par rapport à l’objectif et le cas échéant, des circonstances extérieures ayant empêché d’atteindre l’objectif ;
• une conclusion motivée déclarant, pour chaque objectif s’il a été respecté ou non ou, le cas échéant, une information sur l’impossibilité qu’il a de conclure.

À noter. Les organismes tiers chargés de ce contrôle, doivent avoir reçu une accréditation de la part du Comité français d’accréditation (COFRAC) pour pouvoir réaliser une mission de vérification d’une société à mission.

Publicité obligatoire de son avis ! Son avis doit être publié sur le site internet de la société et rester accessible au public pendant au moins 5 ans..

Contrôle interne

Un comité de mission... L’appellation de « société à mission » vous oblige également à constituer un comité de mission au sein de la société, chargé de suivre l’exécution des missions. Ce comité doit présenter tous les ans un rapport (joint au rapport de gestion) lors de l’assemblée générale d’approbation des comptes.

…ou un référent de mission pour les petites entreprises ! Dans les sociétés employant moins de 50 salariés, le comité de mission peut être remplacé par un « référent de mission », mentionné dans les statuts. Ce référent peut être un salarié de la société si son contrat de travail correspond à un emploi effectif.

Besoin d’aide ? Suivez le guide !

Un nouvel outil. Pour soutenir les entreprises s’engageant dans cette démarche, BpiFrance vient de publier un nouveau pratique.

Quel contenu ? Celui-ci contient de nombreuses données utiles, parmi lesquelles :

• un point sur les notions essentielles à retenir et à maîtriser sur le sujet ;
• un recueil de bonnes pratiques, rassemblant les pièges à éviter pour le chef d’entreprise qui engage sa structure dans ce type de démarche ;
• 2 fiches pratiques ayant notamment trait à la formalisation de la raison d’être et à la transformation d’une société en société à mission ;
• un témoignage de la directrice générale de la Communauté des entreprises à mission.

Pour plus d’informations, cliquez ici.

Registre des bénéficiaires effectifs : pour qui, pour quoi ?

Une obligation déclarative… Les sociétés doivent déclarer qui sont leurs « bénéficiaires effectifs », cette déclaration étant annexée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

… pour quelles sociétés ? Sont concernées par cette nouvelle obligation, les sociétés commerciales et civiles, les GIE et toutes autres entités tenues de s’immatriculer au RCS, à l’exception des sociétés cotées.

Lutte contre le blanchiment. L’origine de cette nouvelle obligation déclarative est une directive européenne visant à lutter contre le blanchiment des capitaux, la fraude fiscale et le financement du terrorisme.

Qu’est-ce qu’un « bénéficiaire effectif » ? La Loi définit le « bénéficiaire effectif » comme étant « la ou les personnes physiques qui soit détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société, soit exercent, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur la société ».

Qu’est-ce qu’un « pouvoir de contrôle » ? Par « pouvoir de contrôle », il faut entendre une personne qui :

• détermine, par les droits de vote dont elle dispose, les décisions dans les assemblées générales de cette société ;
• est associée ou actionnaire de cette société et dispose du pouvoir de nommer ou de révoquer la majorité des membres des organes d'administration, de direction ou de surveillance de cette société.

Problème d’identification. Si ces définitions ne permettent pas d’identifier correctement le bénéficiaire effectif, et qu’il n’existe pas de soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, le bénéficiaire effectif est la ou les personnes physiques citées ci-dessous ou, si la société n'est pas immatriculée en France, leur équivalent en droit étranger qui représente légalement la société :

• le ou les gérants des SNC, des sociétés en commandite simple, des SARL, des sociétés en commandite par actions et des sociétés civiles ;
• le directeur général des SA à conseil d'administration ;
• le directeur général unique ou le président du directoire des SA à directoire et conseil de surveillance ;
• le président et, le cas échéant, le directeur général des SAS.

Une précision ! Le Gouvernement a rappelé que toute société civile ou commerciale est tenue de réaliser cette déclaration, et ce même dans le cas où son bénéficiaire effectif est, par défaut, son représentant légal.

Qui peut consulter le registre ? Sont accessibles au public les informations relatives aux nom, nom d'usage, pseudonyme, prénoms, mois, année de naissance, pays de résidence et nationalité des bénéficiaires effectifs ainsi qu'à la nature et à l'étendue des intérêts effectifs qu'ils détiennent dans la société ou l'entité.

Attention ! Interrogé sur la légalité d’une telle pratique, le juge européen vient de répondre par la négative. Pour lui, en effet, cette « accessibilité étendue » est illicite pour 2 raisons :

• elle n’est pas proportionnée à l’objectif poursuivi ;
• elle porte atteinte aux droits au respect de la vie privée et à la protection des données à caractère personnel.

Accès intégral au registre. En revanche seules certaines personnes ont accès à l’intégralité des informations relatives aux bénéficiaires effectifs. Il s’agit notamment des autorités judiciaires, Tracfin, les impôts, et les douanes.

Registre des bénéficiaires effectifs : quelles sont les démarches déclaratives ?

Qui tient le registre ? Le registre des bénéficiaires effectifs est tenu par les greffes des tribunaux de commerce. Notez que c’est le tribunal de commerce du siège de la société qui est compétent pour recevoir le dépôt de la déclaration.

Quel est le contenu de la déclaration ? Le contenu de la déclaration déposée est le suivant :

• identification de la société :
  • la dénomination ou la raison sociale de la société ;
  • sa forme juridique ;
  • l'adresse du siège social ;
  • son numéro unique d'identification et la mention RCS du greffe de son siège ;
• mentions relatives au(x) bénéficiaire(s) effectif(s) :
  • les nom, nom d'usage, pseudonyme, prénoms ;
  • les date et lieu de naissance ;
  • la nationalité ;
  • l'adresse personnelle ;
  • les modalités du contrôle exercé sur la société ;
  • la date à laquelle la ou les personnes physiques sont devenues le bénéficiaire effectif.

À noter. Toute modification dans les bénéficiaires effectifs donne lieu à une déclaration modificative auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. Il en est de même en cas de modification de l’une des informations relatives à la société que celle-ci doit indiquer dans la déclaration initiale. Il s’agit, en pratique, d’un changement de dénomination ou raison sociale, de forme juridique et d’adresse du siège social de la société.

À noter (bis). La déclaration doit être datée et signée en original par le représentant légal de la société.

1 site à connaître : www.infogreffe.fr ! Sur le site web https://www.infogreffe.fr/rbe, vous pouvez trouver les modèles-types de déclaration à remplir.

Un coût à connaître ! Sachez que le dépôt de la déclaration n’est pas gratuit. Vous devrez, en effet, payer l’un des tarifs suivants, selon votre situation :

• dépôt du document relatif au bénéficiaire effectif lors de la demande d'immatriculation ou au plus tard dans les 15 jours à compter de la délivrance du récépissé de dépôt de dossier de création d'entreprise : 17,84 € ;
• dépôt du document modificatif ou complémentaire au document relatif au bénéficiaire effectif mentionné : 31,21 € ;

Nouvel accès en ligne. L’ensemble des informations relatives au registre des bénéficiaires effectifs sont centralisées par l’Institut national de la propriété industrielle (INPI) qui les rend désormais accessibles en ligne à l’adresse suivante : data.inpi.fr.

Conservation des documents : pourquoi ?

Un délai de conservation... Tous les documents et contrats conclus dans le cadre de votre activité professionnelle doivent être conservés par l’entreprise. Il s’agit là d’une obligation, mais elle n’est pas nécessairement indéfinie. Tout dépend de la nature des documents en question…

… à respecter impérativement. La conservation de ces documents sera utile, principalement à titre de preuve, que ce soit sur le plan comptable et fiscal (justification des dépenses par exemple), juridique (justification des décisions prises en assemblée générale par exemple) ou social (justification des salaires versés par exemple).

Archivage électronique. Placer les copies sur le même plan que l’original permet de valider la possibilité de conserver les documents sur support électronique. Un gain de place, de temps et d’efficacité…

Conservation des documents comptables et fiscaux : combien de temps ?

Des délais variables. En matière fiscale et comptable, l’obligation de conservation des documents doit être scrupuleusement respectée puisque c’est sur cette base que vous pourrez justifier auprès de l’administration fiscale l’ensemble des écritures comptables et fiscales, et donc la base de calcul des impôts professionnels. Si, d’une manière générale, le délai de conservation des documents comptables et fiscaux est de 6 ans, il est parfois plus long…

Point de départ du délai de conservation. Le délai de conservation (généralement 6 ans) commence à courir à partir de la date à laquelle le document en question est établi ou à partir de la dernière opération mentionnée sur les registres et livres comptables.

Immobilisation. Ainsi, si vous êtes en possession d’une facture qui concerne une immobilisation qui fait l’objet d’un amortissement (par exemple un immeuble inscrit à l’actif de votre entreprise) vous devrez conserver la facture pendant 6 ans à l’issue de la durée d’amortissement du bien qui est, pour les immeubles, fixée à 20 ans. En résumé, vous devrez conserver votre facture pendant 26 ans.

Concrètement. Voici les principaux délais à connaître dans ce domaine.

* Le délai est porté à 10 ans en cas de découverte d’une activité occulte.

Selon quelles modalités ? La conservation des documents et factures établis sur support informatique doit être effectuée dans leur forme originale.

Quant aux documents et factures créés sous forme informatique et transmis sur support papier. Il est admis, depuis le 1er juillet 2018, qu’ils puissent être conservés :

• soit sous format papier (ce qui suppose l’impression de 2 documents : l’original de la facture transmis au client et le double papier conservé par le fournisseur) ;
• soit sous format numérique : dans cette hypothèse, le professionnel devra :
  • imprimer l’exemplaire papier des factures, puis les numériser et les sécuriser sous format PDF ou PDF A3,
  • ou convertir directement sous format PDF ou PDF A3 les fichiers de factures conçues électroniquement pour être adressées sous format papier.

À noter. Avant cette date, et depuis le 31 mars 2017, la numérisation des documents papier était déjà permise, sans pour autant que les modalités (notamment en matière de format de conservation) en soient clairement établies…

Des conditions strictes à respecter... Si vous souhaitez conserver vos factures papier sous format numérique, vous devrez vous assurer que les conditions suivantes sont bien réunies :

• la numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant une reproduction à l'identique du contenu (la copie doit être conforme à l'original tant au niveau de l’image que du contenu) ;
• le cas échéant, les couleurs doivent être reproduites à l'identique (modifier la couleur est interdit) ;
• en cas de compression de fichier, il ne faut pas de perte d’images ou de contenus ;
• l'archivage numérique peut être effectué par vous-même ou par un tiers mandaté à cet effet ;
• les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation ;
• afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :
  • d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • d'une empreinte numérique ;
  • d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL) ;
• chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

… nécessaire à la « fiabilité » du document. Le président d’une association agit en justice au nom de celle-ci pour réclamer à une société le paiement d’une facture. Mais celle-ci conteste le pouvoir d’agir en justice du président de l’association, au motif que les procès-verbaux des assemblées générales, l’habilitant à agir, qu’il produit, ne sont que des copies qui ont été numérisée sans respect des conditions prescrites par la loi. Par conséquent, elles ne constituent pas des copies « fiables », ce qui annule l’assignation effectuée par le président au nom de l’association… ce qui a été confirmé par le juge.

Conservation des documents sociaux : combien de temps ?

Un délai unique. Depuis le 1er janvier 2019, tous les documents nécessaires en cas de contrôle de l’Urssaf doivent être conservés pendant au moins 6 ans. Il est possible de les conserver sur support informatique, sous réserve de respecter les modalités suivantes :

• la numérisation doit être réalisé dans des conditions garantissant une reproduction à l'identique du contenu (la copie doit être conforme à l'original tant au niveau de l’image que du contenu) ;
• le cas échéant, les couleurs doivent être reproduites à l'identique (modifier la couleur est interdit) ;
• en cas de compression de fichier, il ne faut pas de perte d’images ou de contenus ;
• l'archivage numérique peut être effectué par vous-même ou par un tiers mandaté à cet effet ;
• les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation ;
• afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :
  • d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • d'une empreinte numérique ;
  • d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL) ;
• chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Attention ! Si la présentation d'une pièce justificative ou d'un document numérisé ne répond pas à ces conditions, vous devrez présenter l'original au format papier. A défaut, vous serez réputé n’avoir pas présenté le document ou la pièce justificative nécessaires au calcul ou au contrôle des cotisations sociales.

Conservation des documents juridiques : combien de temps ?

Concrètement. Voici les principaux délais à connaître dans ce domaine.

Un simulateur a été mis en place permettant, en tapant le nom du document, d'obtenir rapidement sa durée minimale de conservation. L'outil est accessible ici.

Approbation des comptes : que faut-il faire avant ?

Principe. Dans une SAS, l’approbation des comptes se fait au moyen d’une décision collective des actionnaires réunis, en règle générale, au lieu du siège de la société. La réunion d’une assemblée générale n’est donc pas obligatoire, l’essentiel étant que l’examen des comptes, leur approbation ou leur modification soient faits par tous moyens prévus par les statuts. 

Consultez les statuts de votre société ! L’approbation des comptes se fait dans les conditions et délais prévus par les statuts de la société. Il existe plusieurs modes de consultation : soit vous organisez une réunion, soit vous procédez par voie de consultation écrite, soit vous actez une décision unanime, soit vous organisez une conférence téléphonique, etc. De même, les statuts prévoient en général le délai dans lequel cette décision sur l’approbation des comptes doit être prise.

En règle générale. Le plus souvent, l’approbation des comptes a lieu lors d’une assemblée générale, dans les 6 mois de la clôture de l’exercice, comme cela se pratique dans les SARL.

Qui convoque ? C’est le président de la société qui convoque les associés dans le respect des règles prévues par les statuts. Il doit établir l’inventaire, les comptes annuels et le rapport de gestion qui sont transmis, le cas échéant, au commissaire aux comptes et au conseil d’entreprise.

Information des associés. Un associé n’a pas de droit de communication de certains documents, à défaut de règles contraires dans les statuts. Néanmoins, quelques documents sont à mettre à disposition des associés, notamment pour qu’ils puissent se prononcer en toute connaissance de cause. Il s’agit :

• des comptes annuels ;
• du rapport de gestion ;
• et, le cas échéant, des rapports du commissaire aux comptes.

Bon à savoir. Il peut y avoir des parts sociales qui sont en indivision. Dans une telle situation, un mandataire unique va représenter les indivisaires lors de l’assemblée générale. Toutefois, cela ne prive pas tous les indivisaires du droit d’obtenir de la société la communication des documents sociaux.

Le rapport de gestion. Il doit comporter certains éléments, notamment :

• l’exposition de la situation de la société durant l’exercice écoulé ;
• l’évolution de son activité ;
• les évènements importants survenus depuis la clôture de l’exercice ;
• l’activité de la société en matière de recherche et développement ;
• le cas échéant, le compte-rendu de l’activité des filiales ;
• les charges somptuaires engagées au cours de l’exercice ainsi que les frais généraux qui ont fait l’objet d’une réintégration par l’administration fiscale ;
• le montant des dividendes mis en distribution au cours des 3 exercices précédents (ou, le cas échéant, la mention selon laquelle aucun dividende n’a été distribué) ;
• une information sur les délais de paiement des fournisseurs exprimé soit en TTC, soit en HT.

Le commissaire aux comptes. 45 jours avant la décision destinée à approuver les comptes, les comptes annuels et le rapport de gestion doivent lui être remis. Il rédige un rapport destiné à certifier les comptes, ainsi qu’un rapport sur les conventions réglementées qui sont présentés aux associés. Il doit être convoqué à la décision collective.

Quand est-il présent ? Une SAS sera dotée d’un commissaire aux comptes si, à la clôture de l’exercice précédent, elle dispose d’un chiffre d’affaires supérieur à 8 M€, d’un total de bilan d’au moins 4 M€ et de plus de 50 salariés.

Pour les groupes de sociétés. Pour information, les sociétés qui contrôlent d’autres sociétés sont tenues de désigner un commissaire aux comptes si l’ensemble du groupe excède 2 des 3 seuils précités. De même, une société filiale sera tenue de désigner un commissaire aux comptes si elle est dite « significative », c’est-à-dire qu’elle franchit les critères suivants : 25 salariés, 2 M€ de total de bilan, 4 M€ de chiffre d’affaires.

Approbation des comptes : pendant la décision collective

Une organisation prévue par les statuts. Les statuts prévoient, en règle générale, les modalités d’organisation et de déroulement de la décision concourant à l’approbation des comptes de la SAS. Consultez vos statuts à ce sujet.

Qui vote ? Tout actionnaire a normalement le droit de participer aux décisions collectives. Mais il est là encore conseillé de consulter les statuts qui peuvent prévoir des modalités particulières quant aux règles de participations à ces décisions collectives (notamment en présence d’associés nus-propriétaires et usufruitiers par exemple). Ils prévoient également les règles liées au quorum et aux majorités requises pour l’adoption des décisions collectives.

Affectation du résultat. Lors de la décision collective, une fois que l’approbation des comptes a eu lieu, les associés doivent procéder à l’affectation du résultat. Ils déterminent également le montant des dividendes après avoir constaté la présence de sommes distribuables, en respectant les règles prévues par les statuts.

Un procès-verbal. Les délibérations de l’assemblée générale sont constatées sur un procès-verbal qui indique la date et le lieu de la réunion, l’identité du président et des associés présents, réputés présents ou représentés. Sont également indiqués le nombre de parts sociales détenues par les associés, les documents et rapports soumis à l’assemblée. Les débats doivent y être résumés avec mentions des résolutions mises aux voix et le résultat des votes.

Approbation des comptes : après l’approbation des comptes

Un dépôt obligatoire. Les comptes sociaux doivent impérativement être déposés au greffe du Tribunal de Commerce :

• dans le mois, en cas de dépôt par courrier ou en mains propres ;
• dans les 2 mois en cas de dépôt par voie électronique.

Que faut-il déposer ? Le dossier de dépôt comprend :

• les comptes annuels ;
• le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes ;
• le cas échéant, le rapport sur la gestion du groupe, les comptes consolidés, le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes consolidés et le rapport du conseil de surveillance ;
• la proposition d’affectation du résultat.

Attention. L’absence de dépôt des comptes est pénalement sanctionnée par une amende de 1 500 € (ou de 3 000 € en cas de récidive).

Injonction de dépôt des comptes annuels. En l’absence de dépôt des comptes annuels, le président du Tribunal de commerce peut adresser une injonction au représentant légal de la société de procéder à ce dépôt dans un délai de 1 mois à compter de la notification de l’ordonnance d’injonction. Cette injonction est souvent accompagnée d’une astreinte.

Quand l’injonction n’est pas respectée. Lorsque le dirigeant ne réagit pas à l’injonction et ne procède pas au dépôt des comptes, le président du Tribunal de commerce peut « liquider » l’astreinte. C’est le dirigeant qui doit assumer personnellement le paiement de l’astreinte.

Contestation du paiement de l’astreinte. Puisque c’est le dirigeant qui est condamné personnellement au paiement de l’astreinte, c’est à lui qu’il revient de contester ce paiement, le cas échéant. S’il engage une contestation au nom de la société, celle-ci serait déclarée irrecevable.

Injonction de dépôt des comptes annuels (bis). Il est aussi possible que la société (et non son dirigeant) se voit adressée une injonction sous astreinte à déposer ses comptes annuels. Dans ce cas, le juge a estimé que l’absence de dépôt des comptes par la société constituait un trouble manifestement illicite, et que par conséquent, la demande d’injonction de dépôt des comptes dont elle faisait l’objet n’était pas soumise à un délai de prescription.

L’option de confidentialité. Ouverte à certaines entreprises, et plus ou moins étendue, cette option vous permet de demander que vos comptes ou une partie d’entre eux ne soient pas rendus publics. Lors du dépôt, il faut joindre une déclaration de confidentialité qui est jointe au Registre du Commerce et des Sociétés qui est découpée en 3 parties :

• la dénomination et raison sociale de la société, numéro d’immatriculation, l’identité et la qualité du représentant légal ;
• la date de clôture des comptes annuels avec demande claire et non équivoque du choix de l’option de confidentialité ;
• l’attestation sur l’honneur : vous attestez de la véracité des renseignements contenus dans cette déclaration de confidentialité.

Pour qui et pour quoi ? Tout va dépendre de la taille de la société :

• si votre société répond aux critères de la micro-entreprise (CA < à 700 K€, total de bilan < à 350 K€, moins de 10 salariés), vous pouvez déclarer que vos comptes annuels ne seront pas rendus publics ;
• si votre société répond aux critères de la petite entreprise (CA < à 12 M€, total de bilan < à 6 M€, moins de 50 salariés), vous pouvez demander à ce que votre compte de résultat ne soit pas rendu public ;
• si votre société répond aux critères de la moyenne entreprise (CA < à 40 M€, total de bilan < à 20 M€, moins de 250 salariés), vous pouvez ne rendre publique qu’une présentation simplifiée du bilan et des annexes.

Et en cas de détention de filiales ? Si votre entreprise détient des filiales ou des participations, elle ne pourra pas opter pour la confidentialité des comptes si, en plus de les détenir, elle exerce sur elles un contrôle « exclusif » ou « conjoint ». On parle de « contrôle exclusif » si votre société détient la majorité des droits de vote de sa filiale, ou si elle détient la minorité des droits de vote de sa filiale mais qu’elle procède à la désignation de ses organes d’administration, de direction et de surveillance pendant 2 exercices successifs, ou encore si elle exerce, conformément à un contrat, une influence dominance sur elle. On parle de « contrôle conjoint » si la société partage le contrôle de la filiale avec un nombre limité d’associés, avec lesquels elle s’accorde pour la prise de décision.

Par ailleurs, lorsqu’une entreprise opte pour la confidentialité de ses comptes (pour les micro-entreprises) ou de son compte de résultat (pour les petites et moyennes entreprises), le rapport du commissaire aux comptes (CAC) n’est pas rendu public. Dans une telle hypothèse, il faut tout de même préciser si le CAC :

• a certifié les comptes avec ou sans réserve ;
• a refusé de les certifier ou a été dans l’incapacité de les certifier ;
• si le rapport fait référence à quelque question que ce soit sur laquelle il a attiré spécialement l’attention de son client, sans pour autant assortir la certification de réserves.

À noter. Les autorités administratives et judiciaires, la Banque de France ainsi que les sociétés qui financent ou investissent, directement ou indirectement, dans ces entreprises ou leur fournissent des prestations conserveront toujours un accès à l'intégralité des comptes.

Les sociétés qui financent ou investissent dans les entreprises sont les suivantes :

• les établissements de crédit et sociétés de financement, les compagnies financières holding et entreprises mères de société de financement, les entreprises d'investissement, les sociétés de gestion de placements collectifs, les sociétés de libre partenariat,
• la Caisse des Dépôts et Consignations et ses filiales,
• les entreprises d'assurance et de réassurance, les institutions de prévoyance et leurs unions, les mutuelles et leurs unions, les intermédiaires en assurance ou en réassurance, les sociétés exerçant à titre habituel la location de biens professionnels sans être agréées en tant qu'établissement de crédit ou société de financement.

Les sociétés qui rendent des prestations sont les suivantes :

• les dépositaires centraux et les gestionnaires de systèmes de règlement interbancaires,
• les entreprises de marché ou les personnes qui opèrent un marché réglementé,
• les établissements de paiement,
• les intermédiaires en opérations de banque et en services de paiement,
• les établissements de monnaie électronique,
• les conseillers en investissements financiers,
• les prestataires de service en recherche en investissement et d'analyse financière,
• les agences de notation de crédit,
• les agents liés à un prestataire de services d'investissement,
• les conseillers en investissements participatifs,
• les intermédiaires en financement participatif,
• les sociétés spécialisées en information de solvabilité et de prévention de défaillance.

     =>  Consultez les modèles de déclaration de confidentialité

AG d'approbation des comptes : ce que vous devez savoir avant sa tenue

Quel but ? Cette assemblée générale annuelle est très importante et obligatoire : elle vise à approuver les comptes de la société puisque cette approbation est de la compétence exclusive de l’assemblée annuelle. Prenant la forme d’une « assemblée générale ordinaire », elle se tient, en règle générale, au sein du siège social de la société.

Qui convoque ? C’est le gérant de la société qui procède à la convocation à l’assemblée générale ordinaire d’approbation des comptes par lettre recommandée, à chaque associé (éventuellement au commissaire aux comptes), 15 jours au moins avant la date de la réunion. À défaut, le commissaire aux comptes procède à la convocation.

Mentions sur la convocation. Elle doit contenir notamment les mentions suivantes :

• la dénomination sociale de l’entreprise et son identification ;
• la forme de la société ;
• le montant du capital social ;
• la mention Registre du Commerce et des Sociétés ;
• le jour, l’heure et le lieu de l’assemblée ;
• la nature de l’assemblée ;
• l’ordre du jour de l’assemblée ;
• l’examen et l’approbation des comptes annuels ;
• l’approbation de la gestion du gérant ;
• la constatation des sommes distribuables, l’affectation des résultats, la détermination de la part attribuée sous forme de dividendes aux associés.

Quelle date ? L’assemblée générale annuelle a lieu dans les 6 mois de la clôture de l’exercice. Par exemple, si l’exercice se clôture le 31 décembre, les associés doivent se réunir avant le 30 juin.

À noter. Si l’assemblée générale ne s’est pas réunie dans le délai imparti, toute personne intéressée peut saisir le président du Tribunal de Commerce afin qu’il oblige le dirigeant à convoquer l’assemblée sous astreinte ou qu’il désigne un mandataire qui procédera à la convocation.

Documents annexés. En plus de la convocation, 15 jours avant la date de l’assemblée générale, le gérant doit adresser à l’associé les documents suivants :

• les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes – notez que l’inventaire doit être mis à la disposition des associés pendant les 15 jours qui précèdent l’AG) ;
• le rapport de gestion ;
• le texte des résolutions proposées ;
• le rapport sur les conventions intervenues directement ou indirectement ou par personnes interposées entre la société et l’un des gérants ou associés (l’envoi préalable de ce rapport n’est pas une obligation, mais il est fortement recommandé) ;
• le rapport du commissaire aux comptes (s’il y en a un) ;
• le cas échéant, le rapport du comité d’entreprise.

À noter. Le rapport de gestion contient un certain nombre d’informations et notamment :

• la situation de la société durant l’exercice écoulé et son évolution prévisible et les évènements importants survenus après la clôture et avant l’AG ;
• ses activités en matière de recherche et développement ;
• une analyse en matière d’endettement ;
• une information sur les risques ;
• si la SARL est dotée d’un commissaire aux comptes, une information sur les délais de paiement des fournisseurs soit TTC, soit HT ;
• des informations relatives aux filiales et participations, etc.

À noter (bis). Si la SARL est soumise à l’IS, il faut rappeler le montant des dividendes mis en distribution au titre des 3 exercices précédents (ou, le cas échéant, préciser qu’aucun dividende n’a été distribué). Il faut également indiquer les dépenses non déductibles et les charges somptuaires.

À noter (ter). Une SARL sera dotée d’un commissaire aux comptes si, à la clôture de l’exercice précédent, elle dispose d’un chiffre d’affaires supérieur à 8 M€, d’un total de bilan d’au moins 4 M€ et de plus de 50 salariés.

Pour les groupes de sociétés. Pour information, les sociétés qui contrôlent d’autres sociétés sont tenues de désigner un commissaire aux comptes si l’ensemble du groupe excède 2 des 3 seuils précités. De même, une société filiale sera tenue de désigner un commissaire aux comptes si elle est dite « significative », c’est-à-dire qu’elle franchit les critères suivants : 25 salariés, 2 M€ de total de bilan, 4 M€ de chiffre d’affaires.

Après la communication. Lorsque les associés ont reçu la convocation et les documents, les associés peuvent adresser toutes les questions possibles par écrit au dirigeant qui devra y répondre lors de l’assemblée.

Bon à savoir. Il peut y avoir des parts sociales qui sont en indivision. Dans une telle situation, un mandataire unique va représenter les indivisaires lors de l’assemblée générale. Toutefois, cela ne prive pas tous les indivisaires du droit d’obtenir de la société la communication des documents sociaux.

AG d'approbation des comptes : ce que vous devez savoir pendant sa tenue

Quel objectif ? L’assemblée générale annuelle qui réunit les associés a principalement vocation à délibérer sur l’approbation des comptes. Mais ce ne sera pas le seul domaine sur lequel les associés devront se prononcer.

Une délibération sur… Ils devront également se prononcer sur l’affectation du résultat (et le montant éventuel des dividendes distribués), le quitus du gérant et, le cas échéant, sur un changement ou un renouvellement de gérant, l’approbation d’une convention réglementée, l’éventuelle nomination d’un commissaire aux comptes ou le renouvellement de son mandat, etc. Au cours de cette AG, il sera possible de prendre toutes les décisions relatives à la gestion de la société et qui ne relèvent pas de la compétence du gérant.

Qui préside ? L’assemblée générale est présidée par le gérant-associé ou par l’associé qui possède le plus de parts sociales.

Qui vote ? Tout associé ou mandataire d’associé peut voter lors de l’assemblée générale. Un associé dispose d’un nombre de voix égal à celui de ses parts sociales. Pour être adoptée, une décision doit par principe recueillir un nombre de voix représentant plus de la moitié des parts sociales.

Conseil. Vérifiez les statuts de la société qui contiennent les règles qu’il faut respecter lors de la tenue des assemblées générales, notamment en ce qui concerne les modalités du vote des résolutions, le quorum et les règles de majorité pour la prise des décisions.

Un procès-verbal. Les délibérations de l’assemblée générale sont constatées sur un procès-verbal qui indique la date et le lieu de la réunion, l’identité du président et des associés présents, réputés présents ou représentés. Sont également indiqués le nombre de parts sociales détenues par les associés, les documents et rapports soumis à l’assemblée. Les débats doivent y être résumés avec mentions des résolutions mises aux voix et le résultat des votes. Ce PV doit être signé par la personne qui assure la présidence de l’AG.

AG d'approbation des comptes : ce que vous devez savoir après sa tenue

Un dépôt obligatoire. Les comptes sociaux doivent impérativement être déposés au greffe du Tribunal de Commerce :

• dans le mois, en cas de dépôt par courrier ou en mains propres ;
• dans les 2 mois en cas de dépôt par voie électronique.

Que faut-il déposer ? Le dossier de dépôt comprend :

• les comptes annuels ;
• le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes ;
• le cas échéant, le rapport sur la gestion du groupe, les comptes consolidés, le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes consolidés et le rapport du conseil de surveillance ;
• la proposition d’affectation du résultat.

Attention. L’absence de dépôt des comptes est pénalement sanctionnée par une amende de 1 500 € (ou de 3 000 € en cas de récidive).

Injonction de dépôt des comptes annuels. En l’absence de dépôt des comptes annuels, le président du Tribunal de commerce peut adresser une injonction au représentant légal de la société de procéder à ce dépôt dans un délai de 1 mois à compter de la notification de l’ordonnance d’injonction. Cette injonction est souvent accompagnée d’une astreinte.

Quand l’injonction n’est pas respectée. Lorsque le dirigeant ne réagit pas à l’injonction et ne procède pas au dépôt des comptes, le président du Tribunal de commerce peut « liquider » l’astreinte. C’est le dirigeant qui doit assumer personnellement le paiement de l’astreinte.

Contestation du paiement de l’astreinte. Puisque c’est le dirigeant qui est condamné personnellement au paiement de l’astreinte, c’est à lui qu’il revient de contester ce paiement, le cas échéant. S’il engage une contestation au nom de la société, celle-ci serait déclarée irrecevable.

L’option de confidentialité. Ouverte à certaines entreprises, et plus ou moins étendue, cette option vous permet de demander que vos comptes ne soient pas rendus publics. Lors du dépôt, il faut joindre une déclaration de confidentialité qui est jointe au Registre du Commerce et des Sociétés qui est découpée en 3 parties :

• la dénomination et raison sociale de la société, numéro d’immatriculation, l’identité et la qualité du représentant légal ;
• la date de clôture des comptes annuels avec demande claire et non équivoque du choix de l’option de confidentialité ;
• l’attestation sur l’honneur : vous attestez de la véracité des renseignements contenus dans cette déclaration de confidentialité.

Pour qui et pour quoi ? Tout va dépendre de la taille de la société :

• si votre société répond aux critères de la micro-entreprise (CA < à 700 K€, total de bilan < à 350 K€, moins de 10 salariés), vous pouvez déclarer que vos comptes annuels ne seront pas rendus publics ;
• si votre société répond aux critères de la petite entreprise (CA < à 12 M€, total de bilan < à 6 M€, moins de 50 salariés), vous pouvez demander à ce que votre compte de résultat ne soit pas rendu public ;
• si votre société répond aux critères de la moyenne entreprise (CA < à 40 M€, total de bilan < à 20 M€, moins de 250 salariés), vous pouvez ne rendre publique qu’une présentation simplifiée du bilan et des annexes.

Et en cas de détention de filiales ? Si votre entreprise détient des filiales ou des participations, elle ne pourra pas opter pour la confidentialité des comptes si, en plus de les détenir, elle exerce sur elles un contrôle « exclusif » ou « conjoint ». On parle de « contrôle exclusif » si votre société détient la majorité des droits de vote de sa filiale, ou si elle détient la minorité des droits de vote de sa filiale mais qu’elle procède à la désignation de ses organes d’administration, de direction et de surveillance pendant 2 exercices successifs, ou encore si elle exerce, conformément à un contrat, une influence dominance sur elle. On parle de « contrôle conjoint » si la société partage le contrôle de la filiale avec un nombre limité d’associés, avec lesquels elle s’accorde pour la prise de décision.

Par ailleurs, lorsqu’une entreprise opte pour la confidentialité de ses comptes (pour les micro-entreprises) ou de son compte de résultat (pour les petites et moyennes entreprises), le rapport du commissaire aux comptes (CAC) n’est pas rendu public. Dans une telle hypothèse, il faut tout de même préciser si le CAC :

• a certifié les comptes avec ou sans réserve ;
• a refusé de les certifier ou a été dans l’incapacité de les certifier ;
• si le rapport fait référence à quelque question que ce soit sur laquelle il a attiré spécialement l’attention de son client, sans pour autant assortir la certification de réserves.

À noter. Les autorités administratives et judiciaires, la Banque de France, ainsi que les sociétés qui financent ou investissent, directement ou indirectement, dans ces entreprises ou leur fournissent des prestations conserveront toujours un accès à l'intégralité des comptes.

Les sociétés qui financent ou investissent dans les entreprises sont les suivantes :

• les établissements de crédit et sociétés de financement, les compagnies financières holding et entreprises mères de société de financement, les entreprises d'investissement, les sociétés de gestion de placements collectifs, les sociétés de libre partenariat,
• la Caisse des Dépôts et Consignations et ses filiales,
• les entreprises d'assurance et de réassurance, les institutions de prévoyance et leurs unions, les mutuelles et leurs unions, les intermédiaires en assurance ou en réassurance, les sociétés exerçant à titre habituel la location de biens professionnels sans être agréées en tant qu'établissement de crédit ou société de financement.

Les sociétés qui rendent des prestations sont les suivantes :

• les dépositaires centraux et les gestionnaires de systèmes de règlement interbancaires,
• les entreprises de marché ou les personnes qui opèrent un marché réglementé,
• les établissements de paiement,
• les intermédiaires en opérations de banque et en services de paiement,
• les établissements de monnaie électronique,
• les conseillers en investissements financiers,
• les prestataires de service en recherche en investissement et d'analyse financière,
• les agences de notation de crédit,
• les agents liés à un prestataire de services d'investissement,
• les conseillers en investissements participatifs,
• les intermédiaires en financement participatif,
• les sociétés spécialisées en information de solvabilité et de prévention de défaillance.

     =>  Consultez les modèles de déclaration de confidentialité

Transformer une SARL en SAS : pourquoi ?

Plusieurs raisons. Le choix de transformer la structure juridique de votre activité peut reposer sur des motivations différentes qui dépendront évidemment des circonstances particulières propres à votre situation : il peut s’agir de transformer une SARL en SAS à la faveur de l’arrivée de nouveaux investisseurs, pour modifier les modalités de la gouvernance de la société, pour adapter les règles de fonctionnement dans la mesure où la SAS offre une plus grande liberté dans ce domaine, etc.

Dont une qui est récurrente ces derniers temps… Transformer une SARL en SAS peut aussi être motivé par le coût social qui impacte désormais la distribution de dividendes dans le cadre d’une SARL : rappelons, en effet, que les dividendes versés par une société soumise à l’IS au profit d’un travailleur indépendant sont soumis aux cotisations sociales, pour leur part qui excèdent 10 % du capital social, des primes d’émission et des sommes versées en compte courant (sont également pris en compte les dividendes versés, le cas échéant, au conjoint, au partenaire de PACS et aux enfants mineurs). Sont aussi concernés par ce dispositif les intérêts de compte courant, dans les mêmes conditions et proportions. En clair, sont visés les gérants de SARL, dès lors qu’ils détiennent la majorité du capital social.

Concrètement. Dès lors que le seuil de 10 % précité est atteint, le montant des dividendes distribués sera soumis aux charges sociales , en moyenne au taux de 40 %, au même titre et dans les mêmes conditions que la rémunération perçue par le gérant inscrit dans la catégorie de travailleurs indépendants (soumis à la protection sociale des travailleurs indépendants). Comparé à la situation du président de SAS qui, lui, voit ses dividendes soumis aux prélèvements sociaux à hauteur de « seulement » 17,2 % (CSG, CRDS, prélèvement social et contribution additionnelle, prélèvement de solidarité), il est évident que le choix de la SAS, sur ce seul constat, peut s’imposer.

Mais attention ! Choisir de transformer sa SARL en SAS uniquement pour des problématiques de coût social lié à la distribution des dividendes doit être analysé avec précision : n’oubliez pas que la rémunération du gérant majoritaire de SARL est moins coûteuse, sur le plan social, que la rémunération du président de SAS, puisque ce dernier est « assimilé salarié » (le montant des cotisations sociales dues sur sa rémunération est plus important que celui appliqué à la rémunération du gérant majoritaire de SARL).

Un arbitrage à faire. Il n’est pas possible de conclure que la SARL est subitement devenue moins intéressante, mais force est de constater que l’opportunité d’une transformation en SAS s’est trouvée accentuée par ces modifications législatives. Pour optimiser votre situation personnelle, au niveau social, il faut arbitrer votre rémunération entre le montant des dividendes à percevoir et les revenus de votre activité, et cet exercice est devenu plus délicat.

Voici les critères à retenir. Il est conseillé de faire des simulations, idéalement avec votre conseil habituel, en ayant à l’esprit les critères suivants :

• tenez compte du coût social de la rémunération du président de SAS et comparez-le au coût social de la rémunération d’un gérant majoritaire de SARL ;
• analysez et comparez, à rémunération égale, intégrant revenu d’activité et dividendes, le coût social en qualité de travailleur indépendant, d’une part, et en qualité d’assimilé salarié, d’autre part ;
• analysez votre situation au regard de la retraite, en n’oubliant pas que les dividendes perçus par un président de SAS n’entrent pas dans le calcul des cotisations retraite.

Transformer une SARL en SAS : comment ?

Une procédure précise. Vous avez fait le choix de transformer votre SARL en SAS : cette transformation suppose de respecter une procédure et un formalisme précis. La première chose à faire, en tout état de cause, sera de consulter les statuts de la SARL qui peuvent contenir des modalités relatives à la transformation de la société. Notez notamment, à cet égard, que la décision de transformer une SARL en SAS requiert une décision unanime des associés.

Voici la marche à suivre. Voici les différentes étapes qu’il faudra respecter en vue de procéder à la transformation d’une SARL en SAS.

Désigner un commissaire à la transformation. Il sera chargé d’établir un rapport : ce rapport aura pour objectif de porter une appréciation sur la situation de la société, sur la valeur des biens composant son actif et les avantages particuliers dont peuvent bénéficier les associés ou des tiers. Il s’agira également d’attester que le montant des capitaux propres est au moins égal à celui du capital social.

Un délai à respecter ! Ce rapport doit être envoyé au greffe du Tribunal de Commerce au moins 8 jours avant la tenue de l’assemblée générale appelée à se prononcer sur la transformation de la société et être mis à la disposition des associés, dans le même délai, au siège de la société.

Préparer la rédaction des nouveaux statuts. En prévision de la transformation de la SARL en SAS, il conviendra de préparer la rédaction des nouveaux statuts : dans le cadre d’une SAS, les associés disposent d’une plus grande liberté pour définir les règles de fonctionnement, d’administration et de gouvernance. Il est donc important de définir, idéalement avec votre conseil habituel, avec précision, les statuts de la nouvelle société.

Réunir l’assemblée générale. Les associés réunis en assemblée générale extraordinaire doivent se prononcer sur la transformation de la SARL en SAS : la décision doit être prise à l’unanimité des associés. Il conviendra d’adopter, dans le même temps, les nouveaux statuts de la société.

Effectuer les formalités. Une fois la décision de transformer la SARL en SAS prise, il faut procéder à diverses formalités, et notamment insérer une information dans un journal d’annonces légales, déposer un dossier d’inscription modificative auprès du centre des formalités des entreprises et insérer une annonce dans le bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC).

Transformer une SARL en SAS : attention à l’aspect fiscal !

Nouvelle société ? Sur le plan juridique, la transformation d’une société en une société d’une autre forme n’entraîne pas la création d’une personne morale nouvelle. Mais, sur le plan fiscal, il peut y avoir des incidences qu’il faut avoir présentes à l’esprit lorsqu’on envisage de transformer sa SARL en SAS.

Nouveau régime d’imposition ? Par principe, la SARL comme la SAS sont deux sociétés qui sont de plein droit soumises à l’impôt sur les sociétés. Mais, l’une comme l’autre peuvent aussi relever, au choix des associés, et sous conditions, de l’impôt sur le revenu. Par conséquent, la transformation d’une SARL en SAS peut aussi s’accompagner d’un changement de régime fiscal.

Transformation = cessation ? Si vous transformez une SARL soumise à l’IS en SAS soumise à l’IS, la transformation sera neutre sur le plan fiscal. Mais si vous transformez une SARL relevant de l’IR en SAS soumise à l’IS (ou inversement, si vous transformez une SARL soumise à l’IS en SAS pour laquelle vous optez pour l’IR), la transformation aura un impact fiscal, puisque vous changez de régime fiscal. Dans ce cas :

• les résultats d'exploitation de l'exercice en cours à la date de la transformation font l'objet d'une imposition immédiate (et, dans le cas d’une société à l’IS, les associés seront imposés sur l’éventuel boni de liquidation) ;
• les bénéfices en sursis d'imposition (les provisions notamment), les plus-values latentes et les profits latents compris dans la valeur des stocks font aussi l’objet d’une imposition ; toutefois, parce que vous ne créez pas de société nouvelle, cette imposition immédiate est écartée si aucune modification n'est apportée aux valeurs comptables des éléments d'actif et si leur imposition demeure possible dans le cadre du nouveau régime fiscal de la société ;
• s’agissant du sort des déficits, il faut faire une distinction :
  • si la SARL relevant de l’IR est transformée en SAS soumise à l’IS, les déficits constatés au titre de l’exercice de transformation sont transmis aux associés, comme c’est toujours le cas pour les sociétés relevant de l’IR ;
  • si la SARL soumise à l’IS est transformée en SAS relevant de l’IR, les déficits subis avant la transformation peuvent être imputés sur le résultat de l’exercice de transformation, mais l’éventuel reliquat est perdu.

À noter également. Sur le plan fiscal, on considère que, même s’il n’y a pas de création de personne morale nouvelle, une transformation qui s’accompagne d’un changement de régime fiscal s’apparente à une cessation d’entreprise et naissance d’une nouvelle société. Voilà pourquoi il y aura quelques incidences au niveau des droits d’enregistrements :

• si la transformation n’a pas pour effet de rendre la société passible de l’IS, seul un droit fixe de 125 € est dû ;
• si, au contraire, la transformation a pour effet de rendre la société passible de l’IS, des droits d’enregistrement sont normalement dus, la SARL transformée étant supposée faire un apport de ses biens à la nouvelle SAS :
  • si les associés prennent l’engagement de conserver les parts de la SAS pendant au moins 3 ans suite à cette transformation, l'enregistrement est gratuit ;
  • sinon, les droits de mutation seront dus sur la base des biens immobiliers et du fonds de commerce de la société (au taux de 5 % pour les immeubles, application d’un barème progressif pour le fonds de commerce).