Congé parental d’éducation : quelles conditions requises ?

Qui peut demander un CPE ? Tout salarié présent dans l’entreprise depuis au moins 1 an, à la date de naissance de l’enfant, de l’arrivée au foyer d’un enfant adopté ou confié en vue de son adoption, peut demander à bénéficier d’un congé parental d’éducation (CPE). Pouvez-vous le lui refuser ?

Un refus possible ? Non, par principe, vous ne pouvez pas refuser au salarié la prise d’un CPE (le bénéfice du congé parental d'éducation ne requiert pas votre autorisation pour sa validation). Cependant, vous devez être informé en temps utile de ce choix exercé par le salarié. Il doit donc vous informer par courrier recommandé avec accusé réception du point de départ et de la durée du congé parental dont il entend bénéficier :

• lorsque le CPE suit immédiatement le congé de maternité ou le congé d'adoption, le salarié doit vous informer au moins 1 mois avant le terme de ce congé ;
• dans le cas contraire, il doit vous informer 2 mois au moins avant le début du CPE.

À noter. Il pourra s’agir, non seulement de la mère de l’enfant, mais aussi du père de l’enfant. Et ce dernier pourra même bénéficier du CPE, quand bien même la mère de l’enfant n’exerce pas d’activité salariée par ailleurs.

Vers une évolution du congé parental ? Avec la crise sanitaire, de nombreuses entreprises ont eu recours au télétravail, ce qui a entraîné de nouvelles problématiques concernant la conciliation entre vie personnelle et vie professionnelle des travailleurs. Un rapport vient d’être publié à ce sujet. Vous pouvez le consulter ici.

Congé parental d’éducation : quelle durée ?

Un congé total ou partiel. 2 formules sont possibles pour le salarié : soit il prend un congé « à temps complet », pendant lequel son contrat de travail est suspendu ; soit il demande à bénéficier d’une réduction de son temps de travail pour passer à temps partiel. Comment se passe ce passage à temps partiel ?

Un temps partiel pour quelle durée ? Lorsque le salarié demande à passer à temps partiel dans le cadre d’un CPE, la durée de ce temps partiel ne peut pas être inférieure à 16 heures par semaine. En pratique, l’organisation du temps de travail se fait d’un commun accord entre vous et le salarié, mais si vous rencontrez quelques difficultés, vous pouvez fixer unilatéralement les nouveaux horaires du salarié.

À noter. Afin de lutter contre les discriminations liées au sexe (dans la mesure où les congés parentaux d’éducation sont très majoritairement pris par des femmes), l’indemnité de licenciement d’un(e) salarié(e) en congé parental à temps partiel doit être calculée sur la base de la rémunération d’un temps plein.

Une durée limitée... C’est au salarié de choisir la durée de son congé, dans la limite d’un an toutefois. Mais ce congé peut être renouvelé.

... mais renouvelable. Ce congé peut, en effet, être renouvelé 2 fois pour prendre fin au plus tard au 3ème anniversaire de l’enfant ou de l’arrivée d’un enfant adopté de moins de 3 ans. Notez toutefois qu’en cas d’adoption d’un enfant âgé de plus de 3 ans à moins de 16 ans, le congé ne peut durer qu’un an, sans renouvellement possible.

Attention. Notez que le bénéfice d’une prolongation du congé parental revient de droit au salarié, mais cela suppose qu’il avertisse l’employeur de cette prolongation au moins 1 mois avant le terme initial du congé. A défaut d’informer l’employeur dans ce délai de la prolongation du congé parental, le salarié se trouve en situation d’absence injustifiée, ce qui peut être retenu comme motif de licenciement.

En cas de naissances multiples. Depuis le 1er octobre 2014, en cas de naissance multiples, un salarié peut prolonger la durée de son congé parental jusqu’à l'entrée à l'école maternelle des enfants. De même, en présence de naissances multiples d’au moins 3 enfants ou d’arrivées simultanées au foyer fiscal d’au moins 3 enfants dans le cadre d’une adoption, le congé parental peut être prolongé 5 fois, pour prendre fin au maximum au 6ème anniversaire des enfants.

Un congé prolongé ? En présence de circonstances exceptionnelles, le CPE peut être prolongé : en effet, en cas de maladie, d'accident ou de handicap graves de l'enfant (constaté par avis médical), le congé parental et la période d'activité à temps partiel peuvent être prolongés d’une année supplémentaire.

Une modification possible. A l’occasion de chaque prolongation, le salarié peut demander à passer d’un congé parental à un travail à temps partiel et inversement ; et vous ne pouvez pas vous y opposer. Lorsque le salarié entend prolonger ou modifier son congé parental d'éducation ou sa période d'activité à temps partiel, il doit vous en avertir au moins 1 mois avant le terme initialement prévu. Il en sera de même s’il envisage, soit de transformer le congé parental en activité à temps partiel, soit de transformer l'activité à temps partiel en congé parental.

Congé parental d’éducation : quelles conséquences ?

Un contrat de travail suspendu. Le contrat de travail est suspendu, mais seulement en présence d’un CPE total. Le salarié n’acquiert pas de congés payés, pendant son congé parental total. Lorsque le salarié souhaite bénéficier d’un CPE partiel, le contrat continue de poursuivre ses effets, seule la durée de travail étant, dans cette hypothèse, modifiée.

Le sort des congés pays acquis mais non pris. Le juge a récemment considéré que tous les salariés en CPE peuvent conserver le bénéfice des droits à congés payés acquis mais non pris avant leur départ. Ils peuvent ainsi les reporter et en demander le bénéfice à leur employeur lors de leur retour, à l’issue du CPE.  

Pour l’entreprise. Le salarié n’est pas rémunéré pendant la durée du congé parental, sauf disposition contraire de la convention collective qui peut prévoir un maintien de salaire. Bien entendu, si le CPE est partiel, le salarié continue de percevoir sa rémunération, mais à due concurrence de son temps de travail ainsi diminué. Il faut, en outre, noter que la durée du CPE n’est pas considérée comme du temps de travail effectif, notamment pour le calcul des droits à congés payés. Cependant, la moitié de sa durée est prise en compte pour le calcul de l’ancienneté du salarié.

Pour le salarié. Il pourra bénéficier, sous certaines conditions, d’une prestation versée par la caisse d’allocations familiales (il s’agit du dispositif « prestation partagée d’éducation de l’enfant (PréPare) » applicable depuis le 1er janvier 2015) :

• pendant 6 mois s’il a un enfant à charge (12 mois s’il vit seul) et jusqu’au 1er anniversaire de l’enfant ;
• pendant 2 ans à partir du 2ème enfant (3 ans s’il vit seul) et jusqu’aux 3 ans de l’enfant ;
• pendant 4 ans en cas de naissance simultanée de 3 enfants ou plus (6 ans s’il vit seul) et jusqu’aux 6 ans de l’enfant.

À l’issue du CPE. Le salarié doit retrouver son emploi initial. Il doit en être de même lorsque le salarié entend transformer son congé parental en activité à temps partiel, comme la Loi le permet (voir supra). Ne faites pas comme cet employeur qui a été condamné pour licenciement sans cause réelle et sérieuse : une salariée en congé parental d’éducation lui a demandé la reprise de son travail à temps partiel et, parce qu’il a estimé que l’emploi qu’elle occupait précédemment, qui était disponible, ne pouvait être exercé à temps partiel (sans toutefois le démontrer), il lui a proposé un autre emploi qu’elle a refusé ; il l’a licencié pour faute grave, ce qu’il n’aurait certainement pas dû faire…

À retenir. Ce n’est que si le poste occupé avant le congé est indisponible ou, le cas échéant, incompatible avec un temps partiel que vous pouvez lui proposer un emploi équivalent (lui procurant une rémunération au moins similaire). Il vous appartient, dans ce cas, d’apporter la preuve de cette indisponibilité ou de cette incompatibilité.

Pensez à l’entretien professionnel ! Pour préparer cette reprise du travail, vous avez l'obligation, depuis le 6 août 2014, de tenir un entretien professionnel consacré à organiser le retour du travailleur à l'emploi. Vous devez diriger cet entretien individuel, au cours duquel vous devez :

• déterminer avec votre salarié ses besoins de formation ;
• examiner ensemble les conséquences éventuelles du congé sur l'évolution de sa carrière et sur sa rémunération.

Mettre en place la journée de solidarité

Le principe. Tous les salariés, quelle que soit leur situation particulière, qu’ils soient embauchés à temps plein ou à temps partiel, sont concernés par la journée de solidarité. A quel moment dans l’année est fixée cette journée de travail, par principe non rémunérée, qui ne correspond plus obligatoirement au lundi de Pentecôte ?

Concrètement. Les salariés sont tenus de travailler l’équivalent d’une journée sans rémunération. Plus exactement, la durée de travail annuelle est augmentée de 7 heures pour un salarié travaillant à temps complet (ces heures sont réduites prorata temporis pour les salariés travaillant à temps partiel) ou d’une journée pour les salariés relevant d’une convention de forfait décompté en jours.

En pratique. La date de la journée de solidarité est fixée par un accord d’entreprise ou un accord de branche. Il pourra donc s’agir, soit d’un jour férié précédemment chômé (autre que le 1er mai), soit d’un jour de RTT ou alors de toute autre journée qui était précédemment non travaillée en application de la convention collective ou des modalités d’organisation de l’entreprise. La journée de solidarité peut également être fractionnée en heures, le fractionnement devant être effectif et correspondre à un travail supplémentaire de 7 heures par jour.

Une obligation pour les salariés. Ils ne peuvent pas refuser d’accomplir cette journée de solidarité. Il faut, à cet égard, rappeler que le travail au titre de cette journée de solidarité ne constitue pas une modification du contrat de travail, même si l’instauration de cette journée a un impact sur la durée du travail.

Poser un congé ou un RTT ? Si l’employeur l’accepte, le salarié peut poser un jour de congé payé, ou un jour de congé conventionnel, (congé d’ancienneté, etc.). Le salarié peut également poser un jour de réduction du temps de travail dès lors qu’en application du droit commun, il peut librement choisir une partie de ces jours de R.T.T. L’employeur ne peut exiger du salarié en congés qu’il revienne effectuer la journée de solidarité dans le cas où celle-ci coïnciderait avec la période de prise des congés.

Salarié malade. En cas d’absence pour maladie ou accident, l’employeur est dégagé de son obligation de verser le salaire (sauf cas de maintien de salaire). Cette absence ne peut pas être récupérées : l’employeur ne peut donc pas imposer au salarié d’effectuer sa journée de solidarité un autre jour que celui qui a été fixé et pendant lequel il était absent.

Rémunérer la journée de solidarité ?

Le principe : une journée de travail non rémunérée. Le travail accompli pendant la journée de solidarité n’est pas rémunéré pour le salarié. Il ne donne pas non plus lieu à une contrepartie obligatoire en repos et ne s’impute pas sur le contingent annuel d’heures supplémentaires. Il faut toutefois préciser que cette absence de rémunération s’applique dans certaines limites…

En pratique. Le travail durant cette journée de solidarité, ne donnant pas lieu à rémunération s’applique dans la limite de 7 heures (limite réduite proportionnellement à la durée contractuelle pour les salariés à temps partiel). Dans l’hypothèse où le salarié est rémunéré en fonction d’une convention annuelle de forfait en heures ou en jour, cette absence de rémunération s’appréciera dans la limite d’une journée de travail.

A noter. Cette journée doit être rémunérée pour les salariés non mensualisés qui ne bénéficient pas de l’indemnisation des jours fériés chômés (comme les travailleurs saisonniers, les travailleurs temporaires, les travailleurs à domicile, etc.).

Au cas où… Dans l’hypothèse où un salarié refuse d’effectuer la journée de solidarité, vous êtes autorisé à pratiquer une retenue sur salaire. C’est ce qui est arrivé à un salarié qui s’était absenté volontairement un lundi de Pentecôte, jour qui avait été désigné dans l’entreprise comme étant la journée de solidarité : son employeur a pratiqué une retenue sur salaire à hauteur de 7 heures de travail, et le juge lui a donné raison.

Conseil. Mentionnez la journée de solidarité sur le bulletin de paie, ce qui vous permettra de vous constituer un élément de preuve de son accomplissement effectif.

Le salarié malade doit vous avertir en temps utile…

Il doit vous informer rapidement… Qu’il soit malade, ou qu’il soit victime d’un accident (attention, sont ici évoqués les accidents ou maladies non professionnels), votre collaborateur qui ne peut pas venir travailler doit vous prévenir rapidement, même si l’absence est ou sera de courte durée. Cette information vous permettra de vous organiser le temps de son absence.

Puis vous communiquer un arrêt de travail… Il a 48 heures. L’arrêt de travail permet non seulement au salarié de justifier son absence, mais aussi d’obtenir, éventuellement une indemnisation de son arrêt maladie. Il doit alors vous communiquer son arrêt de travail dans les 48 heures (sauf si son arrêt est en lien avec un acte terroriste). Votre convention collective peut prévoir un délai plus favorable au salarié.En pratique, et même s’il vous prévient oralement, il vous adresse un certificat médical d’arrêt de travail dans ce délai (en même temps qu’il l’envoie à sa caisse primaire d’assurance maladie – CPAM).

Sinon… Par principe, un salarié qui ne vous prévient pas de son absence, ni ne vous envoie de certificat médical, commet une faute de nature à justifier un licenciement. Cela étant, une telle décision de licencier dépendra aussi des circonstances de fait, soumises le cas échéant à l’appréciation des juges.

Conseil Si un de vos collaborateurs ne vous prévient pas de son absence pour maladie, relancez-le afin qu’il vous donne quelques explications sur son absence, avant de prendre une décision qui pourrait être jugée hâtive et préjudiciable pour vous. Bien entendu, une attitude désinvolte vous laissant volontairement dans l’ignorance et l’expectative pourra, le cas échéant, constituer une faute grave justifiant un licenciement si vous deviez en arriver à cette extrémité.

Prolongation de l’arrêt maladie. Si l’absence de votre salarié se prolonger au-delà de la durée prévue dans l’arrêt « initial », le salarié devra vous informer de la prolongation et vous adresser le nouvel arrêt de travail dans les mêmes conditions et délais que l’arrêt initial.

Une expérimentation… Notez qu’à titre expérimental et pour une durée de 5 ans, dans 3 régions volontaires, non encore déterminées (dont au moins une en outre-mer), les médecins du travail pourront être autorisés à prescrire et, le cas échéant, renouveler un arrêt de travail.

Le salarié en arrêt maladie ne peut pas travailler

Chez vous… Pendant l’arrêt maladie, le contrat de travail est suspendu, de sorte que votre salarié n’est pas autorisé à travailler. Vous ne pouvez donc (surtout) pas le contraindre à réaliser des tâches liées à l’exécution de son contrat de travail et encore moins lui opposer une sanction disciplinaire s’il refuse de travailler pendant son arrêt de travail. N’oubliez jamais que l’arrêt de travail impose au salarié de se reposer. Cela ne doit toutefois pas vous empêcher de lui demander, le cas échéant, de vous remettre des documents professionnels en sa possession, et nécessaire à la bonne marche de l’entreprise, dès lors que cette demande ne s’accompagne d’aucune prestation de travail de sa part.

… ou chez un concurrent. Que se passe-t-il si vous constatez que le salarié travaille pendant son arrêt maladie chez un de vos concurrents ? S’il est généralement admis qu’un salarié puisse se livrer à des activités bénévoles ou occasionnelles non lucratives, il en est autrement des activités exercées à titre professionnel pendant un arrêt maladie. Toutefois, les juges nuancent ce propos parce qu’ils estiment que l’exercice d’une activité pendant un arrêt maladie ne constitue un motif de licenciement que si cette activité vous cause un préjudice : ce sera le cas si le salarié se retrouve à travailler chez un de vos concurrents pendant son arrêt maladie. En tout état de cause, votre salarié doit respecter envers vous ses obligations de loyauté et de confidentialité, qui subsistent pendant la période de l’arrêt de travail.

Pour la petite histoire… Un salarié, employé en qualité de mécanicien dépanneur dans une entreprise, a déclaré une maladie professionnelle affectant ses deux mains et a fait l’objet de divers arrêts de travail à ce titre. L’entreprise constate toutefois que, pendant ses arrêts de travail, le salarié participait, en qualité de pilote, à des rallyes automobiles. Constatant, en outre, que le salarié n’est pas en mesure de produire un avis médical prouvant la compatibilité de son état de santé avec cette activité, l’entreprise a procédé à son licenciement. Le salarié a contesté le licenciement, estimant que l’exercice de cette activité de pilote ne constitue pas en lui-même un manquement à son obligation de loyauté. Et le juge lui a donné raison : pour fonder le licenciement, l’employeur doit prouver que l’activité de pilote, exercée pendant l’arrêt de travail, lui avait causé un préjudice, ce qui n’est pas le cas dans cette affaire.

A noter. La même solution a été retenue à l’encontre d’un employeur qui a licencié, pour faute, un salarié qui a exercé ses fonctions de gérant d’une SARL non-concurrente à l’entreprise qui l’employait, le juge précisant, par ailleurs, que l’exercice d’une activité pendant un arrêt maladie ne constitue pas en lui-même un manquement à l’obligation de loyauté du salarié.

Pour le salarié. Sachez que, normalement, vis-à-vis de la sécurité sociale, un salarié qui perçoit des indemnités journalières de sécurité sociale doit s’abstenir de toute activité non autorisée. A cet égard, un arrêt de travail autorisant des « sorties libres » n’implique pas une autorisation implicite pour le salarié d’exercer certaines activités. En cas de contentieux, il lui appartient de prouver qu’il y a été autorisé par son médecin.

Exemple. Une personne a exercé son activité de conseiller municipal et a participé à plusieurs activités associatives pendant son arrêt maladie. Il a été condamné à la restitution des indemnités journalières de sécurité sociale parce que ces activités n’étaient pas autorisées.

Des conditions pour sanctionner. L’exercice d’une activité sportive ou pour le compte d’une société non-concurrente, même pendant un arrêt de travail indemnisé, ne constitue pas en lui-même un acte de déloyauté. Pour fonder le licenciement du salarié qui exerce une activité pendant son arrêt de travail, l’employeur doit prouver l’existence d’un préjudice… qui ne se déduit pas de l’indemnisation de son arrêt maladie. Sinon, un tel licenciement pourrait être déclaré abusif.

Le cas du représentant du personnel. Il faut savoir que l’arrêt de travail, consécutif à une maladie ou un accident du travail, ne suspend pas le mandat du représentant du personnel. Mais le salarié qui exerce effectivement son mandat pendant son arrêt de travail (activité assimilée à du temps de travail effectif) ne pourra obtenir le paiement de ses heures de délégation que si cette activité est autorisée par le médecin traitant.

En cas de retour anticipé… Un salarié en arrêt maladie peut, après l’accord de son médecin, retourner au travail de manière anticipée. Dans ce cas, il doit informer la CPAM de son retour. Or, si vous êtes subrogé dans ses droits, et que vous recevez directement les indemnités journalières dont il peut bénéficier, c’est à vous d’informer la CPAM de son retour anticipé. En cas de manquement à cette obligation, et si ce manquement engendre des versements indus d’indemnités journalières, il peut être prononcé à votre encontre une sanction financière. Le montant de cette sanction est proportionnel aux sommes indûment versées, dans la limite de 50 % de celles-ci.

Gare aux sanctions ! Si vous n’informez pas la Caisse et qu’elle continue de verser des indemnités journalières, le directeur de la Caisse d’assurance maladie peut décider de vous appliquer une pénalité dont il fixe le montant en fonction de la gravité des faits reprochés, soit proportionnellement aux sommes concernées dans la limite de 70 % de celles-ci, soit, à défaut de sommes déterminées ou clairement déterminables, forfaitairement dans la limite de 4 fois le plafond mensuel de la sécurité sociale (soit 15456 € pour l’année 2024). Toutefois, depuis le 12 août 2018, cette pénalité n’est pas applicable si vous êtes de bonne foi.

Les congés payés, un droit pour les salariés

Des « droits à congés ». La règle est connue de toutes et tous : tout salarié a droit à un congé annuel, que le salarié soit embauché en contrat à durée indéterminée ou déterminée, à temps complet ou partiel, quelles que soient sa catégorie, sa qualification, sa rémunération, etc. (notez que le salarié intérimaire perçoit, lui, une indemnité compensatrice de congés payés, quelle que soit la durée de son contrat).

Pour qui ? Le droit à congés payés est ouvert à tout salarié (il n’est plus nécessaire de justifier d’au moins 10 jours de travail effectif chez le même employeur). Il faut noter que les salariés à temps partiel ont les mêmes droits à congés que les salariés à temps plein. Il en sera de même pour le salarié embauché en CDD (dans ce cas, s’il ne peut pas prendre ses congés avant la fin du contrat, il aura droit à une indemnité compensatrice de congés payés).

Combien ? Chaque salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif (sauf dispositions plus favorables au salarié prévues par la convention collective), accompli pendant la période dite de référence et qui s’étend, en général, et à défaut d’accord collectif prévoyant une autre période, du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours (dans les entreprises relevant de caisses de congés payés, comme les entreprises du secteur du bâtiment, du transport routier ou de la manutention par exemple, la période de référence s’étend du 1er avril au 31 mars). La durée totale de congés payés ne peut pas excéder 30 jours ouvrables, soit 5 semaines (sauf dispositions conventionnelles plus favorables).

En pratique. 1 mois de travail effectif est équivalent à 4 semaines (une semaine étant constituée de 6 jours ouvrables, quel que soit le nombre de jours ouvrés), ou :

• 24 jours de travail si l’horaire de travail est réparti sur 6 jours dans la semaine ;
• 22 jours de travail si l’horaire de travail est réparti sur 5,5 jours dans la semaine ;
• 20 jours de travail si l’horaire de travail est réparti sur 5 jours dans la semaine.

Concrètement. Un salarié aura droit à tous ses congés s’il a travaillé 12 fois 4 semaines au cours de la période de référence, la durée du congé payé légal étant de 5 semaines (la durée totale du congé exigible ne pouvant excéder 30 jours ouvrables).

Qu’entend-on par « travail effectif » ? Comme son nom l’indique, la période de travail effectif correspond à la période au cours de laquelle le salarié effectue sa mission sous la subordination de son employeur, les périodes d’absence ne pouvant être en principe retenues. Seulement, en matière de droits à congés, cette notion de temps de travail effectif peut être un peu plus complexe à appréhender, parce qu’un salarié peut avoir été absent pendant un certain temps dans l’année et, selon les cas, cette absence est, ou n’est pas, assimilée à du temps de travail effectif.

En pratique… D’une manière générale, sont notamment assimilés à du temps de travail effectif :

• les périodes de congés payés de l’année précédente ;
• les congés de formation (bilan de compétence, CIF, etc.) ;
• les congés dits légaux (congé maternité, paternité, évènements familiaux, etc.) ;
• les périodes d’absences dues à une maladie professionnelle, un accident du travail ou un arrêt de travail pour accident de trajet (le juge a confirmé, à cet égard, que les périodes d’accident et de maladie non professionnels ne sont pas assimilées à du temps de travail effectif permettant au salarié d’acquérir des congés payés) ;
• les contreparties obligatoires en repos, les jours de repos accordés au titre de l'accord collectif prévu en matière d’aménagement du temps de travail ;
• les périodes pendant lesquelles un salarié se trouve maintenu ou rappelé au service national à un titre quelconque ;
• pour les représentants du personnel, les heures de délégation ;
• la période de préavis, même si vous en dispensez votre salarié.

Attention. Le juge a récemment décidé que tous les salariés qui partent en congés parental d’éducation peuvent conserver le bénéfice des congés acquis mais non soldés pour les reporter à l’issue de ce congé, indépendamment de la période de prise de congés fixée dans l’entreprise. 

Conseil. Pensez à consulter votre convention collective qui peut contenir des informations sur la détermination du temps de travail effectif pour le calcul des jours de congés.

Comment ? La durée du congé se calcule en jours ouvrables, le premier jour de congé correspondant au 1er jour où le salarié aurait dû travailler (exemple : si un salarié travaille du lundi au vendredi, la période de congé débute au lundi suivant s’il part en congé le vendredi soir). Un décompte en jours ouvrés est possible, à condition que ce calcul garantisse aux salariés des droits au moins équivalant à ceux qui résultent du calcul en jours ouvrables.

Jour férié. Par principe, la survenance d’un jour férié chômé dans l’entreprise, correspondant à un jour ouvrable, pendant la prise des congés, prolonge d’une journée la durée du congé (sauf si le jour férié tombe un dimanche), même si le jour férié tombe un jour habituellement chômé dans l’entreprise (le samedi, par exemple).

Des congés supplémentaires pour les jeunes salariés. Quelle que soit leur ancienneté dans l'entreprise, les salariés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente, ont droit, s'ils le demandent, à un congé de 30 jours ouvrables (ils ne peuvent pas exiger d’indemnité de congé pour les journées de vacances dont ils réclament le bénéfice en plus de celles qu'ils ont acquises à raison du travail accompli au cours de la période de référence.

Des congés supplémentaires pour les salariés chargés de famille. Tout salarié de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente bénéficient de 2 jours de congé supplémentaire par enfant à charge. Ce congé est réduit à un jour si le congé légal n'excède pas six jours. Les salariés de 21 ans ou plus bénéficient de Un congé supplémentaire pour les parents. Tout salarié de plus de 21 ans au 30 avril de l’année précédente bénéficie de 2 jours supplémentaires de congés supplémentaires payés par enfant à charge sans pour autant porter le nombre de jours de congés au-delà de 30. Sont considérés comme enfants à charge :

• les enfants de moins de 15 ans au 30 avril de l'année en cours et vivant au foyer ;
• les enfants handicapés, sans condition d'âge, vivant au foyer.

Décompte et organisation du temps de travail par cycles. Certaines entreprises organisent le temps de travail par cycles, en application d’un accord collectif ; Elles peuvent accorder, dans ce cas, un jour non travaillé (jour de modulation) au salarié. Ce jour n’a pas la nature d’un RTT. Aussi, en cas de décompte des jours de congés payés en jours ouvrables, lorsque le dernier jour de congé correspond à un jour de modulation, il doit être comptabilisé comme jour de congé payé.

Travail par cycle : illustration. Un salarié, travaillant en continu, par cycles de 10 jours (6 jours de travail et 4 de repos), a le droit, au titre d’une année, à 30 jours ouvrables de congés payés, soit un total de 25 jours ouvrés. Il faut en effet tenir compte, afin de calculer le nombre de jours, des jours de repos liés à l’organisation particulière de ce type de travail.

Les congés payés, une obligation pour l’employeur

Un principe. Vous devez systématiquement prendre toutes les mesures propres à permettre à vos salariés d’exercer effectivement leur droit à congés, qu’il s’agisse de congés payés légaux ou conventionnels.

Concrètement. En cas de contestation, vous devrez justifier que vous avez accompli toutes les diligences nécessaires qui s’imposent légalement à vous ! Vous devez donc prouver que vous avez tout mis en œuvre pour que vos collaborateurs aient effectivement pu prendre (et pris) leurs congés. Ce n’est pas au salarié de prouver qu’il a été empêché de prendre ses congés.

Une organisation à prévoir… La période de prise des congés doit comprendre la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année.

Un ordre à fixer... Dans le cas où l’entreprise ne ferme pas, les salariés sont amenés à prendre leurs congés à des moments différents. Il est donc important de fixer dans quel ordre ils vont partir. S’il n’est pas déterminé par convention ou accord collectif, ou par des usages en vigueur dans l’entreprise, c’est à vous de fixer l’ordre des départs en congés, après avis des délégués du personnel. Pour déterminer cet ordre, vous devez tenir compte :

• de la situation de famille des salariés : présence d’enfants scolarisés à charge, possibilités de congé du conjoint (sachant que les conjoints ou partenaire liés par un PACS, travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané), présence au foyer d’un enfant ou adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;
• de l’ancienneté dans l’entreprise ;
• de l’activité éventuelle du salarié chez d’autres employeurs.

Une information à faire… Vous devez informer vos salariés de la période de prise des congés au moins 2 mois avant l’ouverture de celle-ci. L’ordre des départs est communiqué à chaque salarié au moins 1 mois avant son départ, par tout moyen (par exemple, par mail, par affichage, en utilisant l’intranet de l’entreprise). Sauf circonstances exceptionnelles, l’ordre et les dates de départ que vous avez fixés ne peuvent pas être modifiés dans le délai d’un mois avant la date prévue du départ.

Des jours supplémentaires ? Sauf disposition conventionnelle contraire, un salarié qui prend des jours de congés en dehors de la période comprise entre le 1er mai et le 31 octobre aura droit à des jours supplémentaires (appelés « jours de fractionnement »). Il aura droit à 2 jours supplémentaires s’il prend au moins 6 jours de congés en dehors de la période comprise entre le 1er mai et le 31 octobre, à 1 jour supplémentaire si ce nombre est compris entre 3 et 5 (pour apprécier le nombre de jours supplémentaires, il faut tenir compte des seuls congés principaux, à l’exclusion donc de la 5ème semaine de congés payés).

Si, par exemple, un salarié ayant droit à 30 jours de congés prend ses 4 semaines de vacances pendant l’été et prend 1 semaine de congés pendant les vacances de Noël, il n’aura droit à aucun jour supplémentaire. S’il ne prend que 3 semaines en été, puis 1 semaine à Noël et 1 semaine pendant les vacances de Pâques, il aura droit à 2 jours de congés supplémentaires.

Congé de fractionnement toujours dû ? Les jours de congé supplémentaire pour fractionnement sont dus dès que les conditions du fractionnement sont réunies. Peu importe que le fractionnement ait été causé par l’initiative de l’employeur ou du salarié, et peu importe que les congés fractionnés aient été pris par anticipation.

À noter. Il est possible de déroger aux règles de fractionnement par un accord collectif (d’entreprise ou de branche), ou, à défaut, après accord individuel du salarié.

Renonciation ? Il peut y avoir renonciation au droit à fractionnement du congé principal par avis conforme du CSE ou accord du salarié. Cependant, le juge vient de préciser qu’il n’est pas possible de renoncer à ce droit avant qu’il soit né : il n’est ainsi pas possible de renoncer à ce droit à fractionnement du congé dans le contrat de travail par exemple.

Gestion des congés payés : une indemnité à prévoir

Une indemnité de congés payés… Un salarié en congés doit percevoir une rémunération : cette rémunération correspond à une « indemnité de congés payés » qui est égale à 10 % de la rémunération totale perçue au cours de la période de référence (1er juin-31 mai à défaut d’accord collectif prévoyant une autre période), indemnité qui ne peut pas être inférieure à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait travaillé pendant sa période de congés payés. Concrètement, soit vous appliquez la règle du 1/10ème, soit vous appliquez la règle du maintien de salaire, étant précisé que vous devez retenir la règle qui est la plus favorable au salarié. Cette indemnité est versée lors de chaque prise de congés et supporte, au même titre que le salaire, les charges sociales et fiscales correspondantes.

Attention. Consultez votre convention collective sur ce point qui peut contenir des dispositions spécifiques en matière d’indemnisation des congés payés.

À noter. Les remboursements de frais professionnels, ne constituant pas des éléments de rémunération n’ont pas à être pris en compte dans le calcul de l’indemnité de congés payés. Sont donc exclues de ce calcul, par exemple, les primes de panier, les indemnités de repas dans le cadre d’un déplacement professionnel, les indemnités de grand déplacement, etc.

À noter (bis). Il en est de même de la rémunération variable, basée sur la performance de l’entreprise et celle du salarié, si elle n’est pas affectée par la prise des congés payés. Si un salarié perçoit des commissions qui reposent directement sur les résultats de son travail personnel affectés par la prise de ses congés payés, son indemnité de congés payés doit les prendre en compte.

Cas de la prime de vacances. La question s’est récemment posée de savoir si une prime vacances doit, ou non, être prise en compte dans le calcul de l’indemnité de congés payés. Tout dépend, en fait, si la prime de vacances a pour objet de rémunérer des périodes de travail et de congés confondues. Tel ne sera pas le cas d’une prime vacances, même allouée pour une année entière, dont le montant est calculé en fonction du nombre d’heures de travail effectif du salarié accompli sur une période de référence : cette prime vacances doit être prise en compte pour calculer l’indemnité de congés payés.

Pensez-y ! Faites figurer sur le bulletin de paie les dates de congés et le montant de l’indemnité correspondante.

Un délai d’action limité dans le temps. Un salarié qui réclame une indemnité de congés payés (parce qu’il n’a pas pu prendre l’intégralité de ses congés une année, par exemple) ne peut agir que pendant un délai de 3 ans (prescription relative au paiement du salaire). Notez que ce délai de 3 ans ne court qu’à compter de l'expiration de la période légale ou conventionnelle au cours de laquelle les congés payés auraient pu être pris. Par exemple, pour des congés relatifs à la période du 1er juin 2017 au 31 mai 2018, le salarié ne pourra agir que jusqu’au 31 mai 2021.

…Au point de départ précisé. Le juge a récemment rappelé que le délai de prescription de 3 ans des droits à congés payés ne commence à courir qu’à partir du moment où le salarié a été effectivement mis en mesure d’en bénéficier. En conséquence l’employeur doit se montrer particulièrement diligent en démontrant que chaque salarié a bien été mis en mesure d’exercer pleinement son droit à congés payés. 

Gestion des congés payés : quelques cas pratiques…

Anticipation du congé ? Le principe est que si le salarié ne peut exiger de vous que vous lui accordiez des congés anticipés, vous ne pouvez pas davantage exiger du salarié qu’il en prenne. Néanmoins, une prise des congés par anticipation est possible si vous êtes d’accord : dans ce cas, établissez un écrit formalisant votre accord.

Accord tacite. L’autorisation de l’employeur à la prise de congés payés par un salarié peut être tacite s’il n’existe pas de consigne dans l’entreprise imposant son accord préalable exprès.

Report du congé ? Le principe est que ni vous, ni le salarié ne pouvez exiger le report des congés acquis sur l’année suivante, sauf à ce que tous deux soyez d’accord sur ce point (consultez tout de même votre convention collective sur ce point). Dans ce cas il est également préconisé d’établir un écrit formalisant cet accord. La Loi aménage cependant plusieurs dérogations à ce principe de non-report des congés :

• capitalisation en vue de bénéficier d’un congé sabbatique ou pour création d’entreprise ;
• capitalisation sur un compte épargne-temps ;
• report en cas de maternité, accident du travail ou maladie (« professionnelle » ou non).

Attention. Il a été jugé que la simple mention d’un solde de congés payés non pris et correspondant à une année antérieure pouvait valoir accord de votre part pour leur report (dans ce cas, ils ne sont donc pas perdus pour le salarié).

Le cas échéant… Si un salarié ne peut pas prendre ses congés du fait de l’employeur, il a normalement droit au report des jours non pris. Il n’a pas droit à une indemnité, sauf dans le cas de la rupture du contrat de travail (l’indemnité compensatrice de congés payés sera majorée à due concurrence).

Maladie du salarié. 2 situations peuvent, ici, se présenter :

• que se passe-t-il si le salarié tombe malade pendant ses congés ? Les congés ne sont, en principe, pas reportés, sauf disposition contraire de votre convention collective (les juges estiment que le salarié ne peut pas exiger de nouveaux droits à congés, même si, en pratique, il n’aurait pas pu profiter de ses jours de congés payés en raison de sa maladie) ;
• que se passe-t-il si le salarié tombe malade avant ses congés ? Le salarié malade a droit au report de ses congés payés acquis non pris.

Un report limité dans le temps ? La Loi ne prévoit pas de limite à ce report en cas de maladie, mais l’Union Européenne admet qu’une limite soit fixée. Aussi, il est probable que votre convention collective en fixe une. Sachez, à ce titre, qu’une période de report d’un an a été jugée insuffisante. La Cour de Justice de l’Union Européenne précise, en effet, que la période de report doit être substantiellement supérieure à la période de pose des congés (qui est, quant à elle, d’un an).

Vers un report illimité ? Dans une affaire récente, le juge a rappelé la règle générale selon laquelle les congés payés acquis du salarié, empêché de les poser du fait de sa maladie, étaient reportés après la date de reprise du travail ou étaient indemnisés, en cas de rupture du travail. Aucun délai n’a été fixé par le juge, ce qui pourrait impliquer, à l’avenir, un report illimité.

À noter. Le salarié qui souhaite prendre ses congés payés reportés immédiatement après un arrêt maladie doit obtenir l’accord de son employeur.

À l’inverse. L’employeur qui souhaite imposer au salarié de prendre ses congés payés reportés immédiatement après son arrêt maladie doit respecter le délai de prévenance (1 mois avant la date de départ, faute d’accord collectif contraire), au même titre que les congés payés annuels. Dans le cas contraire, le refus du salarié ne saurait être considéré comme fautif.

Fermeture de l’entreprise. A défaut d’accord collectif fixant des règles particulières relatives à la fermeture de l’entreprise, vous pouvez décider seul de fermer votre entreprise sans l’accord de vos salariés. Mais, vous devez les prévenir (par affichage, mail, etc.) de cette fermeture dans un délai suffisant :

• les informer au moins 2 mois avant l’ouverture de la période de prise de congés payés ;
• les informer au moins 1 mois avant la date de fermeture de l’entreprise.

Attention. Si vous n’informez pas vos salariés, la fermeture de l’entreprise ne sera pas considérée comme une période de congés payés et vous devriez les indemniser pour les salaires qu’ils auront perdus.

Consultation du CSE. Vous devez impérativement consulter le CSE sur le projet de fermeture de l’entreprise.

À noter. Il faut, ici, noter que le salarié qui dispose d’un droit à congé inférieur à la durée de la fermeture ne peut plus être indemnisé au titre du chômage partiel, depuis le 1er juillet 2013. L’indemnisation au titre de la procédure de placement des salariés en activité partielle (nouveau régime qui remplace le chômage partiel depuis le 1er juillet 2013) suppose, en effet, que l’entreprise connaisse des difficultés économiques conjoncturelles.

Préavis. Un salarié qui quitte l’entreprise, pour quelque motif que ce soit, doit, en général, effectuer un préavis. Est-il possible de confondre période de préavis et prise de congés ? La réponse est négative : vous ne pouvez pas imputer sur la période de préavis les congés payés acquis par le salarié (sauf accord de ce dernier), et le préavis qui commence à courir avant la date de départ en congé annuel du salarié fixée par l'employeur est suspendu par la prise de ce congé.

Le don de congés. Un salarié peut donner ses congés payés non pris (à partir de la 5ème semaine) à un autre salarié parent d’un enfant gravement malade, et contraint d’assurer une présence régulière à ses côtés ou à un salarié « proche aidant », c’est-à-dire qui aide un proche en perte d’autonomie d’une particulière gravité ou porteur de handicap. Dans pareil cas, le don est anonyme et suppose l’accord de l’employeur. Le salarié bénéficiaire, quant à lui, sera rémunéré pendant son absence (elle-même assimilée à tu temps de travail effectif).

Ne pas confondre « congé de naissance » et « congé de paternité » !

D’un côté, le salarié a droit à « 3 jours »… Afin de privilégier la vie de famille et de faciliter l’arrivée d’un nouvel enfant, votre salarié a droit, pour chaque naissance (ou pour l’arrivée d’un enfant en vue de son adoption), à un congé de naissance, d’une durée de 3 jours, quelle que soit son ancienneté.

… rémunérés ! Ces 3 jours sont assimilés à des jours de travail effectif : ils sont intégralement rémunérés et pris en compte pour le décompte du congé annuel de votre salarié.

Analyse de quelques situations particulières. Peu importe que votre salarié soit marié, qu’il vive en concubinage ou qu’il soit en instance de divorce, il a aussi droit à ces 3 jours en cas de naissance d’un enfant. Enfin, sachez, à toutes fins utiles, que ces jours d'absence ne peuvent pas se cumuler, le cas échéant, avec les congés accordés pour ce même enfant dans le cadre du congé de maternité, auquel votre salarié peut prétendre dans l’hypothèse d’un décès de la mère au moment de la naissance de l’enfant

D’un autre côté, il bénéficie de « 25 jours » supplémentaires… En plus de ces 3 jours, votre salarié a droit, sur demande, à 25 jours calendaires de congé de paternité et d’accueil de l’enfant (les 2 congés peuvent se succéder ou être pris séparément). Il est même porté à 32 jours en cas de naissances multiples. Voyons ce « congé paternité » d’un peu plus près…

Qui peut bénéficier de ce « congé de paternité et d’accueil de l’enfant » ?

En principe, tout le monde ! Un salarié peut bénéficier de ce congé, quelle que soit son ancienneté, son statut dans l’entreprise (qu’il soit en contrat à durée déterminée, indéterminée, en intérim, etc.), à temps complet ou à temps partiel (dans cette dernière hypothèse, le congé n’est pas proratisé), sa situation familiale (marié, divorcé, pacsé, séparé, en concubinage), etc.

Un congé qui n’est plus réservé au père de l’enfant. Par principe, ce congé est ouvert au père de l’enfant, et peu importe, à cet égard, qu’il ne vive pas effectivement avec l’enfant et sa mère, ou encore le fait que l'enfant soit ou non à la charge effective du père. Mais, depuis le 1er janvier 2013, le bénéfice de ce congé n’est plus seulement réservé au père : il est aussi ouvert, de manière générale, à la personne vivant avec la mère, qu’elle soit mariée avec cette personne, en concubinage ou liée par un PACS, indépendamment du lien de filiation avec l’enfant. Concrètement, le compagnon de la mère qui n’est pas le père pourra aussi bénéficier du congé d’accueil de l’enfant, de même que, dans un couple homosexuel féminin, la conjointe ou partenaire de la mère pourra bénéficier de ce congé.

À noter. Ce droit doit normalement être aussi ouvert au mari du père (ou à la personne salariée liée à lui par un pacte civil de solidarité ou vivant maritalement avec lui), selon une recommandation du Défenseur des droits.

En cas d’adoption… L’adoption d’un enfant n’ouvre pas droit au congé de paternité et d’accueil de l’enfant : le salarié qui adopte un enfant peut cependant bénéficier du « congé adoption ».

Pendant combien de temps ? Le congé de paternité et d’accueil de l’enfant est d’une durée de 25 jours calendaires ou de 32 jours calendaires en cas de naissances multiples. Le congé devra être posé par le salarié dans les 6 mois suivant la naissance de l’enfant.

Un congé obligatoire ? Ce congé de paternité est composé de 2 parties : 

• une période de 4 jours calendaires consécutifs, faisant immédiatement suite au congé de naissance (et qui constitue la partie obligatoire) ;  
• une période de 21 jours calendaires, portée à 28 jours calendaires en cas de naissances multiples.

Prolongation de la durée obligatoire du congé. Lorsque l'état de santé de l'enfant nécessite son hospitalisation immédiate après la naissance dans une unité de soins spécialisée, la période de congé obligatoire de 4 jours est prolongée, à la demande du salarié, pendant la période d'hospitalisation, dans la limite de 30 jours consécutifs.

Ce congé est-il rémunéré ? Durant le congé de paternité et d’accueil de l’enfant, le contrat de travail est suspendu : le salarié, même s’il continue à faire partie des effectifs, n’est pas rémunéré. Il perçoit toutefois pendant la durée de ce congé des indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) à condition d’en remplir les conditions. De votre côté, vous n’avez aucune obligation de verser un complément de salaire (sauf si votre convention collective ou un accord collectif le prévoit).

Pour percevoir les IJSS… Le salarié doit :

• justifier d’au moins 6 mois d'immatriculation (10 mois d'immatriculation avant le 20 août 2023) à la date du début du congé de paternité et d’accueil de l’enfant ;
• justifier d’au moins 150 heures travaillées dans les 3 derniers mois ou d’un montant de cotisations maladie, maternité, invalidité et décès assises sur les rémunérations des 6 derniers mois au moins égal aux cotisations dues sur un salaire égal à 1 015 SMIC horaire ;
• fournir l’une des pièces justificatives suivantes :
  • si le salarié est le père de l’enfant : une copie de l’acte de naissance, une copie du livret de famille mis à jour, une copie de l’acte de reconnaissance ou, le cas échéant, copie de l’acte d’enfant sans vie et un certificat médical d’accouchement d’un enfant né mort et viable ;
  • si le salarié n'est pas le père de l'enfant mais est le conjoint de la mère ou la personne liée à elle par un pacte civil de solidarité ou vivant maritalement avec elle : en plus d’une copie de l’acte de naissance de l’enfant ou d’une copie de l’acte d’enfant sans vie et un certificat médical d’accouchement d’un enfant né mort et viable, un extrait d’acte de mariage, une copie du PACS, un certificat de vie commune ou de concubinage de moins d’un an ou, à défaut, attestation sur l’honneur de vie maritale cosignée par la mère de l’enfant.

Pour combien de temps ? Le salarié peut bénéficier des IJSS pendant l’ensemble de la période de congé paternité, et ce, même si ce congé est fractionné ou reporté.

Et pour les salariés agricoles ? La MSA a apporté des précisions à destination des agriculteurs salariés souhaitant bénéficier de ce congé, notamment relatives :

• aux conditions pour bénéficier d’une indemnisation :
  • justifier, à la date de la naissance de l’enfant ou à la date de l’adoption, d’une durée d’affiliation d’au moins 10 mois en tant qu’assuré social, peu important le type de régime (agricole ou régime général) ;
  • durée minimale de travail salarié ;
  • pour le concubin : nécessité d’une attestation sur l’honneur de la mère de l’enfant, attestant vivre maritalement avec la personne ;
• aux démarches à effectuer pour être indemnisé :
  • informer l’employeur des dates de prises et des durées des périodes de congé au moins 1 mois avant ;
  • en faire la demande auprès de la MSA avant la date de début du congé (demande accompagnée, le cas échéant, des pièces justificatives nécessaires) ;
• au montant et au versement de ces indemnités :
  • les indemnités journalières compensant la perte de salaire sont versées tous les 14 jours par la MSA ;
  • leur montant est égal au gain journalier de base, calculé à partir des salaires perçus au cours des 3 derniers mois précédant l’interruption de travail.

Quelles sont vos obligations ?

Vous ne pouvez pas refuser le congé. Votre salarié doit vous avertir de son souhait de prendre le congé paternité et d’accueil de l’enfant : il doit le faire dans un délai d’1 mois précédant la date à laquelle il entend le prendre, de préférence par lettre recommandée avec accusé réception (ou remise en mains propres contre décharge). Il doit y préciser sa date de départ ainsi que la durée de son absence. De votre côté, vous ne pouvez, ni refuser, ni demander que le congé soit reporté à une date ultérieure.

Délai de prévenance. Depuis le 1er juillet 2021, le salarié doit informer son employeur de la date prévisionnelle de l’accouchement au moins un mois avant celle-ci. Également, en cas de naissance de l’enfant avant la date prévisionnelle de l’accouchement et si le salarié souhaite débuter la ou les périodes de congé au cours du mois suivant la naissance, il peut en informer sans délai son employeur.

Fractionnement. La période de congé de 21 jours (28 en cas de naissances multiples), peut désormais être fractionnée en deux périodes d’une durée minimale de 5 jours chacune. Dans cette situation, le salarié doit alors informer son employeur des dates de prises et des durées de la (ou des) période(s) de congés, au moins un mois avant le début de chacune de ces périodes.

Une interdiction d’emploi. Il est interdit à l'employeur d'employer un salarié pendant la période de congé naissance et pendant les 4 premiers jours (obligatoires) de congé de paternité, et ce, même si le salarié n'a pas respecté son délai de prévenance. Toutefois, l’interdiction d’emploi ne s’applique pas lorsque le salarié ne peut pas bénéficier des indemnités journalières de Sécurité sociale de congé de paternité.

À noter. Dans l’hypothèse où la naissance de l’enfant intervient alors que le salarié a pris des congés payés ou un congé pour évènements familiaux, l’interdiction d’emploi débute à l’issue de cette période de congés.

Si le salarié décide de ne pas prendre son congé paternité et d'accueil de l'enfant… Si le salarié renonce à prendre tout ou partie de son congé paternité et d’accueil de l’enfant , les jours non pris sont perdus. On rappelle que le congé n’est, en outre, pas fractionnable : le salarié qui ne prend que 4 jours, quelle qu'en soit la raison, ne peut pas prétendre à un nouveau congé pour les jours non pris.

Pour information. Les jours de congés de paternité et d’accueil de l’enfant ne peuvent pas être déduits du congé annuel. Puisque ce temps de congé est assimilé à du temps de travail effectif, notamment pour la détermination de la durée du congé annuel, le salarié en congé paternité et d’accueil de l’enfant acquiert ses congés comme s’il avait travaillé.

Une protection spécifique ? Enfin, sachez que le salarié en congé de paternité et d’accueil de l’enfant ne bénéficie pas d’une protection particulière contre le licenciement, comme peut en bénéficier une salariée en congé maternité ou un salarié en congé adoption. Néanmoins, qu’il choisisse ou non de bénéficier de ce congé, il ne peut pas faire l’objet d’un licenciement pendant les 10 semaines suivant la naissance de son enfant, à moins que l'employeur justifie d'une faute grave de l'intéressé ou de son impossibilité de maintenir son contrat pour un motif étranger à l'arrivée de l'enfant.

Déclaration sociale nominative… L’employeur est impérativement tenu, dès le début du congé paternité, d’établir un signalement d’arrêt de travail en DSN et de transmettre un formulaire spécifique à la Caisse primaire d’assurance maladie à laquelle est rattaché le salarié.

Fractionnement ? Notez que dans la situation où le salarié a choisi de fractionner son congé, l’employeur devra répéter cette opération pour chaque période d’arrêt de travail.

Et pour la reprise du travail ? Concernant la reprise du travail, les précisions suivantes doivent être apportées :

• lorsque la reprise de travail a lieu comme prévu à la fin du congé, l’employeur doit la transmettre dans la DSN mensuelle ;
• lorsque le salarié reprend le travail de manière anticipée, cette reprise devra faire l’objet d’un signalement de reprise anticipée en DSN.

Toutes les femmes enceintes ont-elles droit à un congé maternité ?

Par principe, oui ! Retenez la règle suivante : toute salariée qui atteste, sur le plan médical, être en état de grossesse bénéficie d’un congé maternité avant (congé prénatal) et après (congé postnatal) son accouchement dont la durée peut varier en fonction du nombre d’enfants à charge de la salariée concernée.

Pas de conditions ? Aucune condition d’ancienneté ne peut être opposée à la salariée enceinte, pour le bénéfice de ce congé.

Une information obligatoire. Afin de justifier de son intention de prendre un congé maternité, la salariée doit vous fournir un certificat médical attestant de l’état de grossesse et la date présumée de son accouchement (ou la date effective de celui-ci), ainsi que, s’il y a lieu, l’existence et la durée prévisible de son état pathologique nécessitant un allongement de la période du congé maternité. La salariée doit également vous préciser la date à laquelle elle entend reprendre son poste. Ces informations doivent être fournies par lettre recommandée avec AR.

En cas de travail de nuit. Une salariée enceinte qui travaille de nuit peut demander à être affectée à un poste de jour. Cette affectation s’impose également lorsque le médecin du travail constate (par écrit) que le poste de nuit est incompatible avec son état de grossesse. Par ailleurs, à son retour de congé de maternité, la salariée qui travaille de nuit est affectée, pour une durée d’un mois maximum, à un poste de jour si le médecin du travail constate (par écrit) que le poste de nuit est incompatible avec son état.

En cas de décès de la mère. Si la mère décède au cours de son congé maternité, quelle que soit la cause du décès, le père peut prendre un congé postnatal et suspendre son contrat de travail. Il bénéficie alors du transfert des IJSS maternité (si le père n’exerce pas ce droit, le conjoint ou le ou la partenaire de la mère pourra, le cas échéant, en bénéficier).

Quelle est la durée du congé maternité ?

Une durée qui est susceptible de varier. La durée du congé de maternité, qu’il s’agisse du congé prénatal ou du congé postnatal, est établie en fonction de la charge de famille de la salariée enceinte, et en fonction du nombre d’enfants à naître. En outre, la salariée peut également bénéficier d’un congé pathologique, sur attestation médicale, qui aura pour objet, le cas échéant, de prolonger le congé prénatal et le congé postnatal.

Pour simplifier, voici un tableau résumant les différentes durées de congés, selon les situations :

Quelques précisions… Si la durée du congé prénatal est d’au moins 6 semaines, elle est augmentée à partir de la naissance du 3ème enfant ou en cas de naissances multiples (voir tableau ci-dessus). Cette durée de congé prénatal peut, en outre, être augmentée ou réduite à la demande de la salariée :

• elle est augmentée de 2 semaines au maximum, lorsque la salariée a déjà au moins deux enfants, la durée du congé postnatal étant alors diminuée d’autant ;
• elle est augmentée de 4 semaines au maximum, lorsque la salariée est enceinte de 2 enfants, la durée du congé postnatal étant alors diminuée d’autant ;
• elle peut être réduite de 3 semaines au maximum, le congé postnatal étant alors augmenté d’autant (sous réserve d'un avis favorable du médecin qui suit la grossesse de la salariée).

Un congé supplémentaire. Les conventions collectives peuvent prévoir un congé supplémentaire, après le congé maternité légal. Lorsque le congé maternité est prolongé en raison d’un état pathologique, le congé supplémentaire suivra alors ce congé pathologique.

Circonstances particulières… La salariée peut voir sa grossesse interrompue. Dans ce cas, voici ce que vous devez savoir :

• s’il s’agit d’une interruption volontaire de grossesse (qui doit avoir lieu dans 12 premières semaines de grossesse), la salariée n’a pas droit à un congé de maternité ;
• si l’interruption intervient pour un motif thérapeutique (ou spontanément) avant un délai fixé à 22 semaines d’aménorrhée, la salariée ne peut pas bénéficier d’un congé maternité ;
• inversement, si la grossesse a été déclarée, et que l’enfant à naître est dit viable (délai d’au moins 22 semaines d’aménorrhée ou fœtus pesant au moins 500 grammes), la salariée qui voit sa grossesse interrompue pour motif thérapeutique ou spontanément bénéficie du congé maternité dans sa totalité.

Quelles sont vos obligations ?

Une période de repos obligatoire. Vous devez savoir qu’en tout état de cause, vous ne pouvez pas employer une femme enceinte pendant une période de 8 semaines au total avant et après l’accouchement, dont obligatoirement 6 semaines après l’accouchement (et ce, même si la salariée est d’accord).

Contrat suspendu. Le contrat de travail de la salariée en congé maternité est simplement suspendu. La durée du congé de maternité est assimilée à du temps de travail effectif pour l’appréciation du congé annuel (une salariée de retour de congé maternité a droit à son congé annuel), son absence ne doit pas avoir d’effet sur ses perspectives de promotion professionnelle, sur le calcul de son ancienneté, de son droit individuel à la formation, de ses droits en matière d’intéressement, de participation, etc.

Augmentations salariales ? De même, la salariée doit bénéficier des mêmes augmentations salariales que celles accordées à ses collègues pendant son absence, en vertu du principe d’égalité salariale. Sont ici visées les augmentations générales et la moyenne des augmentations individuelles perçues pendant la durée du congé maternité par les salariés relevant de la même catégorie professionnelle ou, à défaut, la moyenne des augmentations individuelles dans l'entreprise.

Indemnisation. Dès le début du congé prénatal, vous devez compléter et envoyer aux organismes de sécurité sociale compétents une attestation de salaire qui servira au calcul et au versement des indemnités journalières de sécurité sociale dont bénéficiera la salariée pendant la durée de son congé maternité. Il faut savoir que, pour en bénéficier, la salariée doit remplir les conditions suivantes :

• cesser effectivement tout travail salarié durant la période d'indemnisation et au moins pendant 8 semaines (durée du repos obligatoire);
• justifier de 10 mois d'immatriculation à la date présumée de l'accouchement pour bénéficier des IJSS ;
• avoir cotisé sur une base :

• ○ au moins égale à 1 015 fois la valeur du SMIC horaire (soit 11824.75 € pour l’année 2024) au cours des 6 derniers mois précédant le début du congé prénatal ou ou 2030 fois le SMIC horaire au cours des 12 derniers mois précédant le début du congé prénatal ;
• ○ ou avoir effectué au moins 150 heures de travail au cours des 3 mois civils précédents cette date ;
• ○ ou avoir travaillé au moins 600 heures au cours des 12 derniers mois précédant cette date (intérim, CDD, activité saisonnière ou discontinue).

Complément de salaire ? Aucun texte légal ne vous oblige à maintenir le salaire pendant le congé maternité. Pour autant, ce complément de salaire est souvent imposé par les conventions collectives, selon des modalités variables : maintien du salaire pendant tout ou partie du congé, condition d’ancienneté, etc. Consultez votre convention collective sur ce point, d’autant que de nombreuses conventions prévoient le maintien intégral de la rémunération mensuelle durant l’arrêt de travail pour maternité.

Gérer l’absence. Bien évidemment, pendant la période du congé maternité, vous avez la possibilité de pourvoir au remplacement de la salariée absente, en recourant soit au contrat à durée déterminée, soit à l’intérim.