Le local du CSE

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l’employeur doit mettre à la disposition des membres du CSE un local leur permettant d’accomplir leurs missions et de se réunir.

Exclusivité. Le local doit être spécifiquement dédié au CSE et ne pas servir à d’autres activités de l’entreprise.

Matériel. La loi n’impose pas à l’employeur d’aménager le local, mais il doit fournir un matériel minimum : une table, des sièges selon le nombre de personnes, une armoire pour ranger les documents, etc. La fourniture de ce matériel et son entretien sont à la charge de l’employeur.

Hygiène et sécurité. Bien évidemment, le local doit être conforme aux règles d’hygiène et de sécurité (éclairage, chauffage, aération, etc.).

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, l’employeur doit mettre à la disposition des membres du CSE un local aménagé, c’est-à-dire, un local chauffé, éclairé et meublé.

Choix du local. Il revient à l’employeur de choisir le local fourni. Il doit néanmoins se situer dans un lieu accessible. Il est souvent situé dans l’entreprise, mais il peut se situer en dehors de l’entreprise en cas d’accord avec le CSE.

Taille. Le local doit convenir aux besoins du CSE selon son activité, la taille et la structure de l’entreprise. La loi ne précise pas de surface minimale, mais il faut que la taille du local permette aux membres d’exercer correctement leurs missions.

Un exemple à ne pas suivre. Un employeur qui, malgré les visites et courriers de l’inspecteur du travail, met à disposition du CSE un local de 2 mètres sur 5 mètres ne permettant ni la réunion des 7 membres du CSE, ni aucune activité collégiale, telle que l’invitation de personnalités extérieures, commet un délit d’entrave.

Possibilité de changement de local par l’employeur. Un employeur peut décider d’attribuer un nouveau local aménagé au CSE, dès lors qu’il lui permet de continuer à exercer sa mission. La raison de ce changement doit être sérieuse : une réorganisation ou un déménagement par exemple. En revanche, si le motif retenu vient contrarier l’activité sociale du CSE, l’employeur peut être condamné pour délit d’entrave. Notez également que si le CSE refuse un tel changement, l’employeur devra obtenir une autorisation judiciaire pour pouvoir le faire.

Attention. Ce matériel, qui est à la charge directe de l’employeur, ne doit pas être confondu avec les frais courants de fonctionnement (documentation, papeterie, frais d’abonnement et de communications téléphoniques) qui sont pris en charge par le CSE sur son budget.

Notez aussi que l’employeur doit fournir gratuitement le local au CSE : il ne peut en aucun cas réclamer le versement d’un loyer.

Confidentialité. Le local doit disposer d’une porte et doit pouvoir être utilisé tout en préservant la confidentialité des échanges.

Usage. Le CSE peut organiser, dans le local mis à sa disposition :

• des réunions d'information, internes au personnel, portant notamment sur des problèmes d'actualité ;
• des réunions avec des personnalités extérieures ;
• des réunions mensuelles et extraordinaires ;
• le secrétariat du comité.

Accès. Tous les membres du CSE, ainsi que l’employeur ou son représentant peuvent y accéder librement. Le CSE n’est pas le propriétaire du local.

Limites. Pour des raisons de sécurité, il n’est pas possible que chaque membre du CSE puisse accéder au local à n’importe quelle heure du jour ou de la nuit. En effet, l’accès pendant les heures ouvrables est suffisant.

Les panneaux d’affichage

Accessibilité des communications. Les membres du CSE peuvent afficher les renseignements qu'ils ont pour rôle de porter à la connaissance du personnel sur des emplacements obligatoirement prévus à cet effet, ainsi qu'aux portes d'entrée des lieux de travail. Concrètement, il s’agit d’un lieu qui permet de rendre les communications accessibles au personnel de l’entreprise.

Attention. Le CSE doit disposer de panneaux d’affichage distincts de ceux réservés aux communications syndicales.

Obligations. En matière d’affichage, le CSE doit respecter un certain nombre de règles :

• obligation de discrétion pour les informations à caractère confidentiel ;
• secret professionnel pour les questions sur les procédés de fabrication ;
• interdiction des propos injurieux et diffamatoires ;
• respect de la vie privée des salariés et interdiction de publier des informations qui les concernent sans leur accord préalable.

Sachez cependant qu’il est possible d’afficher des informations relevant de la vie personnelle d’un salarié, à condition que celles-ci soient indispensables à la défense du droit à la protection de la santé et de la sécurité des travailleurs et que l’atteinte à la vie personnelle est proportionnée au but poursuivi.

Domaines relevant de la compétence du CSE. Les communications du CSE ne doivent pas avoir de caractère polémique qui pourrait perturber le bon ordre de l’entreprise. Il doit s’agir d’informations liées aux domaines qui relèvent de la compétence de ces représentants, notamment :

• des informations sur les activités sociales et culturelles du CSE ;
• l’ordre du jour des réunions à venir et les procès-verbaux des réunions ;
• les problèmes économiques et sociaux de l’entreprise ;
• les comptes annuels ;
• le rapport de gestion.

Pas de contrôle préalable. Le droit d'affichage du CSE n'est soumis à aucun contrôle préalable. L'employeur ne dispose pas d’un pouvoir de censure. Mais, en cas de contestation, il peut saisir les tribunaux afin de demander le retrait d’un affichage effectué, selon lui, à tort.

Mettre en place une prévoyance : une obligation ?

De quoi parle-t-on ? On envisage ici la mise en place, dans l’entreprise, d’un régime collectif de prévoyance complémentaire, au bénéfice des salariés : cette prévoyance complémentaire aura spécifiquement pour objectif de prévoir des garanties pour se protéger contre les risques de décès, d’invalidité et d’incapacité. S’agissant plus spécialement de la mise en place d’une mutuelle, destinée à couvrir les frais de santé (maladie, maternité, accident), nous invitons nos lecteurs à consulter la fiche « Mettre en place une mutuelle dans l’entreprise » (notez qu’il est possible de recourir à un contrat mixte, auprès d’un même prestataire, prévoyant des garanties santé et prévoyance).

Un point de vigilance à connaître… Il convient d’être prudent et vigilant en ce qui concerne les contrats mixtes, et plus spécialement lorsqu’il s’agit de modifier les conditions ou de renégocier les prix. Imaginons que vous vouliez dénoncer la mutuelle santé mais conserver la prévoyance : vous serez dans l’obligation de dénoncer l’ensemble du contrat (prévoyance et santé) et l’assureur pourra en profiter pour ne pas reconduire la prévoyance s’il ne conserve pas la mutuelle santé. Cette situation peut donc s’avérer à double tranchant ; un argument, pour vous, pour négocier les prix… mais aussi pour l’assureur.

Une obligation ? Ça dépend… La mise en place d’un régime de prévoyance complémentaire, par principe facultative pour l’entreprise, peut être imposée par la convention collective (convention qu’il est, en tout état de cause, impératif de consulter au préalable). Cela étant, dire que la prévoyance est facultative pour l’entreprise n’est pas exact : pour certaines catégories de salariés, l’entreprise doit obligatoirement cotiser à un régime de prévoyance.

Une obligation pour les salariés cadres et assimilés (et les VRP affiliés à l’AGIRC). Si vous employez des salariés cadres et assimilés, vous devez verser à un organisme assureur une cotisation liée à la prévoyance complémentaire, à votre charge exclusive. Son taux est fixé, au minimum, à 1,50 % du salaire (dans la limite du plafond de la sécurité sociale, soit 46368 € pour l’année 2024).

Mais, pour les autres salariés… Il n’y a aujourd’hui aucune obligation de prévoir la mise en place d’un régime de prévoyance complémentaire pour les salariés ne bénéficiant pas du statut cadre. Cela étant, il ne faut pas perdre de vue que la mise en place d’un régime de protection sociale complémentaire dans l’entreprise constitue un élément de motivation et de fidélisation qu’il ne faut pas négliger. Notez que si vous ne mettez pas en place la prévoyance complémentaire pour l’ensemble de vos salariés, vous devrez impérativement respecter les critères définis par la Loi pour bénéficier des exonérations de cotisations sociales associées à la prévoyance (voir infra).

Mettre en place une prévoyance : comment ?

Ce qu’il faut au préalable savoir… La mise en place d’une prévoyance complémentaire suppose de faire appel à un organisme habilité à gérer ce type de prestation, à savoir une société d’assurance, un institut de prévoyance ou une mutuelle.

Qui peut en bénéficier ? Le régime de la prévoyance complémentaire concerne, en principe, l’ensemble de l’effectif salarié de l’entreprise. Mais vous pouvez aussi choisir de n’en faire bénéficier qu’une partie seulement de vos collaborateurs. Mais, dans cette dernière hypothèse toutefois, vous devez définir avec précision la catégorie de salariés bénéficiaires, étant précisé que cette catégorie doit être établie à partir de critères objectifs pour que le régime social avantageux puisse s’appliquer (voir infra).

3 modes de mise en place. Si votre convention collective n’impose pas un régime de prévoyance complémentaire, 3 modalités différentes s’offrent à vous pour mettre en place un tel dispositif :

• soit vous négociez avec vos délégués syndicaux un accord d’entreprise ;
• soit vous recourez au référendum : dans ce cadre, vous convoquez vos salariés afin de prendre une décision sur l’adhésion à une prévoyance (décision prise à la majorité) ;
• soit vous décidez unilatéralement de mettre en place une prévoyance : on parle de décision unilatérale de l’employeur (DUE).

Attention. Quel que soit le mode de mise en place, il conviendra d’informer vos institutions représentatives du personnel (CSE).

En pratique. La mise en place en place d’un régime de protection sociale complémentaire résulte le plus souvent d’une DUE. Dans cette hypothèse, vous devez impérativement informer vos salariés (et les représentants du personnel) de votre décision unilatérale de mettre en place une prévoyance complémentaire, en leur remettant un document les informant de la nature de la couverture, des bénéficiaires, des garanties, des cotisations et de l’éventuelle ventilation entre employeur et salarié, de la date d’effet, de la durée, etc. Pensez aussi à remettre au salarié, en même temps, la notice d’information obligatoire (et à jour !) relative au contrat mis en place avec l’assureur, et détaillant l’ensemble des conditions et modalités qui lui sont applicables.

Changement d’assureur. Si votre choix de l’assureur est libre, vous pouvez aussi en changer. Pensez dans ce cas à en informer vos salariés en leur remettant la notice d’information relative au nouveau contrat mis en place avec l’assureur détaillant l’ensemble des conditions et modalités de remboursement des frais de santé !

Une obligation à respecter ! Pensez à remettre effectivement la notice d’information à chacun de vos salariés et à en conserver la preuve. Notez qu’à défaut, l’employeur est nécessairement responsable des conséquences liées à une information incomplète plaçant le salarié dans l'ignorance de l'étendue des garanties souscrites. Il pourrait donc être condamné à indemniser le salarié non-informé.

1 formalisme, 1 preuve, plusieurs techniques. Pour cela, vous disposez de plusieurs techniques :

• dans le cadre d’une mise en place par décision unilatérale, vous devez informer individuellement vos salariés ; pour ce faire, vous pouvez recourir aux modalités suivantes :

•          o soit vous faites signer une feuille d’émargement lorsque vous remettez le document constatant la DUE, aux termes de laquelle le salarié reconnait avoir pris connaissance de votre décision unilatérale ;
•          o soit vous remettez le document contre une lettre de décharge,  datée et signée par le salarié ;
•          o soit vous envoyez à chaque salarié le document en recourant à l’envoi recommandé avec accusé réception ;

• en revanche, lorsque cette mise en place résulte d’un référendum ou d’un accord collectif, vous pouvez recourir par voie d’affichage pour informer l’ensemble de vos salariés.

Mettre en place une prévoyance : quel régime social ?

Une exonération de charges sociales ? La participation de l’entreprise au titre de la prévoyance complémentaire est exonérée de cotisations sociales. Mais, comme tout régime avantageux, cette exonération suppose le respect de plusieurs conditions.

Des conditions précises. L’exonération de la part patronale nécessite, en effet, que :

• la prévoyance complémentaire résulte d’une convention collective ou d’un accord collectif, d’un référendum ratifié à la majorité des salariés ou d’une DUE (sous réserve, rappelons-le, que cette DUE soit constatée dans un écrit remis aux salariés bénéficiaires) ;
• cette contribution patronale ne se substitue pas à d’autres éléments de rémunération supprimés dans l’entreprise depuis moins de 12 mois ;
• l’entreprise fasse appel à un organisme habilité pour le versement des prestations (institut de prévoyance, société d’assurance, mutuelle) ;
• la contribution patronale (incluant, le cas échéant, celle relative à la complémentaire « frais de santé ») n’excède pas un montant égal à la somme de 6 % du plafond annuel de la sécurité sociale (soit 2782.08 € pour l’année 2024) et 1,5 % de la rémunération, sans que ce total puisse excéder 12 % du plafond annuel de la sécurité sociale (soit 5564.16 € pour l’année 2024)(la participation de l’entreprise reste soumise au forfait social de 8%, pour les entreprises employant au moins 11 salariés ; les entreprises qui franchissent le seuil de 11 salariés en 2016, 2017 ou 2018 restent exonérées du forfait social pendant 3 ans) ;
• le contrat présente un caractère collectif et obligatoire.

Pour information. Pour être exonérée, la contribution patronale doit être fixée à un taux ou un montant uniforme pour l’ensemble des salariés ou pour tous ceux d’une même catégorie. Mais, s'agissant de l'incapacité, l'invalidité ou l'inaptitude, il est admis que des taux croissants soient appliqués en fonction de la rémunération, à la condition toutefois qu’une progression au moins aussi importante soit appliquée aux contributions salariales.

Contrat à caractère collectif. Les garanties liées à la prévoyance complémentaire doivent bénéficier à titre collectif à l’ensemble des salariés. Mais elles peuvent ne bénéficier qu’à une partie d’entre eux, à la condition que la catégorie choisie soit établie à partir de critères objectifs. Concrètement, vous pouvez retenir les critères suivants :

• soit vous faites référence à l’appartenance aux catégories cadres et non cadres, en mentionnant explicitement la référence à la convention collective des cadres de 1947 (chacune de ces 2 catégories étant alors définie par opposition à l’autre) ;
• soit vous retenez comme critère les limites inférieures des tranches de rémunérations fixées pour le calcul des cotisations aux régimes de retraite obligatoire AGIRC et ARRCO ;
• soit vous faites référence aux catégories et classifications professionnelles définies par la convention collective ou l’accord professionnel dont dépend l’entreprise ;
• soit vous faites référence au niveau de responsabilité, au type de fonctions, au degré d’autonomie ou à l’ancienneté dans le travail des salariés (correspondant aux sous-catégories fixées par la convention collective ou l’accord professionnel dont dépend l’entreprise) ;
• soit vous faites référence aux usages en vigueur dans la profession, ou à l’appartenance au champ d’application d’un régime légalement ou règlementairement obligatoire assurant la couverture du risque concerné ou encore à l’appartenance à certaines catégories de salariés définies par convention collective ou accord collectif caractérisant des conditions d’emploi ou d’activités particulières.

Caractère collectif et suspension du contrat de travail. Les garanties des salariés dont le contrat de travail est suspendu doivent être impérativement maintenues, sous peine pour l’employeur de voir disparaître le caractère collectif de la garantie, et donc de voir les contributions patronales au financement de la protection sociale complémentaire entrer dans la base de calcul de leurs cotisations et contributions sociales.

Précisions. Les garanties des salariés doivent donc être impérativement maintenues durant les périodes de suspension de contrat de travail liées à une maladie, une maternité ou un accident.

Quid des périodes d’activité partielle ? Dans le cadre de la crise sanitaire, et jusqu’au 31 décembre 2021, il était prévu qu’elles soient également maintenues durant les périodes d’activité partielle et d’activité partielle de longue durée lorsqu’elles sont indemnisées, ainsi que pendant toutes périodes de congés rémunérées par l’employeur (congé de reclassement, mobilité…).

Pérennisation ? Le gouvernement vient de pérenniser ce dispositif, afin que les salariés placés en activité partielle bénéficient de la même protection que les salariés absents pour d’autres motifs. Les employeurs disposent d’un certain délai pour s’adapter :

• lorsque la garantie a été mise en place par accord collectif (d’entreprise ou de branche), cet accord devra être mis en conformité avant le 1er janvier 2025, à condition que l’entreprise ait souscrit un contrat de prévoyance conforme à ces mesures avant le 1er janvier 2022 ;
• lorsque la garantie a été mise en place dans l’entreprise par décision unilatérale de l’employeur, ce document devra être mis en conformité avant le 1er juillet 2022, à condition que l’entreprise ait souscrit un contrat de prévoyance conforme à ces mesures avant le 1er janvier 2022.

Contrat à caractère obligatoire. Vos salariés doivent adhérer obligatoirement au régime de prévoyance complémentaire mis en place dans l’entreprise. Des cas de dispense sont toutefois prévus…

Des dispenses ? Dans certaines hypothèses, l’adhésion reste facultative. Ainsi, lorsque vous mettez en place la prévoyance complémentaire dans le cadre d’une DUE, peuvent être dispensés de cette adhésion obligatoire :

• les salariés embauchés avant la mise en place de votre DUE (Loi Evin),
• les salariés bénéficiaires par ailleurs d’une couverture complémentaire collective, même en tant qu’ayant droit, à condition d’être en mesure de le justifier chaque année,
• les apprentis, salariés sous CDD, intérimaires (sur justificatif d’une couverture individuelle souscrite par ailleurs pour les contrats de plus de 12 mois, sans justificatif pour les contrats de moins de 12 mois) ;
• les salariés à temps très partiel, etc.

Conseil. Concernant la prévoyance, il est recommandé de ne pas prévoir de cas de dispense (excepté la Loi Evin qui constitue un cas de dispense obligatoire), pour sécuriser au mieux votre contrat, au bénéfice tant de l’entreprise que des salariés. Pourquoi ?

Exemple. Imaginons qu’un salarié, qui a sollicité le bénéfice d’une dispense d’adhésion au contrat de prévoyance, décède. Sa veuve prend contact avec vous et vous demande pourquoi son conjoint ne cotisait pas : si, dans un tel cas de figure, vous n’êtes pas en mesure de prouver que le salarié bénéficiait effectivement d’une dispense d’adhésion, de sorte que l’absence de cotisation n’est pas de votre fait, mais bien de celui du salarié décédé, vous pourriez vous trouver dans l’obligation de verser le capital prévu au contrat (en d’autres termes, vous devenez votre propre assureur).

Une information régulière. L'institution de prévoyance, la mutuelle ou l'entreprise d'assurances doit communiquer avant souscription, puis annuellement, aux assurés ou souscripteurs le montant et la composition des frais de gestion et d'acquisition de l'organisme affectés aux garanties destinées au remboursement et à l'indemnisation des frais occasionnés par une maladie, une maternité ou un accident. A cette occasion, l’organisme communique le ratio (en pourcentage) entre le montant des prestations versées et le montant des cotisations HT, ainsi que le ratio (toujours en pourcentage) entre le montant total des frais de gestion et le montant des cotisations HT.

Conseils. Voici quelques conseils de bonnes pratiques :

• pensez à ventiler votre participation dans le cadre des contrats mixtes, couvrant à la fois les frais de santé et la prévoyance complémentaire ;
• pensez également à ventiler la part de cotisation finançant l’obligation (légale ou conventionnelle) de maintien de salaire par l’employeur en cas de maladie ou d’accident, cette part de cotisation n’étant pas soumise à la CSG et la CRDS.

Un dernier point à ne pas oublier. Lorsqu'un salarié quitte l’entreprise, il continue à bénéficier gratuitement des garanties de couverture complémentaires relatives aux frais de soins et à la prévoyance mises en place dans l’entreprise. Cette « portabilité » ne s’applique que si le salarié quitte l’entreprise à la suite d’un licenciement (sauf pour faute lourde), à la fin de son CDD, dans le cadre d’une rupture conventionnelle, ou encore d’une démission qualifiée de « légitime » (comme la démission du salarié pour suivi de conjoint par exemple).

12 mois ? Le bénéfice de cette portabilité doit durer, en principe pendant une durée égale à la durée du dernier contrat de travail dans la limite de 12 mois et tant que votre ex-salarié est pris en charge par l’assurance chômage.

Complémentaire « frais de santé » : un avantage imposable ?

Complémentaire santé. En complément des garanties de base de la Sécurité sociale, un salarié peut bénéficier de prestations prévues par le dispositif collectif de prévoyance de son entreprise et qui offre des garanties dans le cadre des remboursements de frais de santé. Le financement de l’adhésion au régime est partagé entre l’entreprise et le salarié. La question posée ici est de savoir quel est le traitement fiscal du coût de cette adhésion : viendra-t-elle, ou non, diminuer le salaire imposable du salarié ? En réalité, aujourd’hui, il faut opérer une distinction…

Un avantage fiscal supprimé… Il faut, en effet, distinguer la prise en charge par l’entreprise et la prise en charge par le salarié. La part des cotisations prise en charge par l’employeur au régime collectif et obligatoire de prévoyance complémentaire de ses salariés est assimilée à un avantage en argent. Par conséquent, cette prise en charge n’est pas déductible du salaire imposable du salarié (cette mesure étant applicable à compter de l’imposition des revenus perçus en 2013) : elle est donc soumise à l’impôt sur le revenu, au même titre que le salaire lui-même.

Attention ! Cette imposition vise les cotisations à la charge de l’employeur correspondant à des garanties portant sur le remboursement ou l’indemnisation de frais occasionnés par une maladie, une maternité ou un accident.

… uniquement pour la part patronale. Cela signifie, a contrario, que la contribution prise en charge par le salarié (la part salariale) est déductible du salaire imposable : elle n’est donc pas soumise à l’impôt sur le revenu.

Conseil 1. Cette suppression de l’exonération fiscale de la part patronale a nécessairement une incidence sur la mise en place du bulletin de paie. Vérifiez que la prise en charge patronale est effectivement intégrée dans le montant imposable du salaire.

Conseil 2. Si vous avez conclu un contrat de prévoyance « mixte », qui couvre à la fois les frais de santé et l’incapacité, l’invalidité et le décès, vous devrez différencier les versements en ventilant ceux qui couvrent les frais de santé des autres (l’imposition de la part patronale ne couvrant que la seule garantie des « frais de santé »).

En contrepartie. Il faut savoir que les prestations fournies dans le cadre des complémentaires « frais de santé » ne sont pas imposables, dans la mesure où elles présentent un caractère indemnitaire (s’agissant de frais médicaux, hospitaliers, pharmaceutiques, optiques, dentaires, etc.).

Prévoyance « Invalidité, incapacité, décès » : un avantage exonéré ?

Prévoyance « invalidité, incapacité, décès ». En plus d’une prévoyance couvrant les frais de santé, l’entreprise peut également proposer des couvertures complémentaires au titre de l’incapacité de travail, de l’invalidité et du décès. Le régime fiscal réservé aux cotisations versées dans ce cadre ne suit pas le même régime que celles versées dans le cadre des complémentaires « frais de santé ». Qu’en est-il exactement ?

Une obligation ? Il faut, au préalable, rappeler que cette prévoyance doit être obligatoirement mise en place par l’entreprise pour les personnels cadres et assimilés. La cotisation est alors à la charge exclusive de l’employeur et doit être au minimum de 1,50 % du salaire limité au plafond de la Sécurité Sociale (soit 46368 € pour l’année 2024).

Une prise en charge exonérée d’impôt. Pour le salarié, la prise en charge par l’entreprise de la cotisation versée au titre des garanties incapacité, invalidité, décès est déductible de son salaire imposable. Cette contribution suit donc le même régime fiscal que la cotisation salariale versée au titre de la complémentaire « frais de santé ».

En contrepartie. Les prestations reçues sont, par voie de conséquence, soumises à l’impôt sur le revenu pour le bénéficiaire. Il pourra s’agir d’indemnités journalières complémentaires, d’une rente d’invalidité.

Attention. En principe, les sommes que le salarié perçoit, en plus des indemnités journalières, dans le cadre d’un régime complémentaire obligatoire, sont soumises à l’impôt sur le revenu. Cependant, si le salarié adhère à un contrat d’assurance de groupe « facultatif » en vue de compléter son régime légal de protection sociale (maladie, maternité, invalidité, décès), les sommes perçues en exécution de ce contrat ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu, dès lors :

• que l’adhésion est bien facultative ;
• que les primes ou cotisations versées par l’assuré ne sont pas déductibles du revenu imposable.

Donc. Si vous percevez une rente d’invalidité en application d’un contrat de prévoyance complémentaire, vous devrez déterminer si l’adhésion à ce contrat est facultative ou obligatoire. Si l’adhésion est obligatoire, la rente versée devra être soumise à l’impôt sur le revenu. A l’inverse, si l’adhésion est facultative, les sommes perçues ne seront pas soumises à l’impôt.

Prévoyance et complémentaire : des cotisations déductibles sous conditions

Des conditions. La déduction des cotisations aux contrats collectifs obligatoires de prévoyance complémentaire, versées par les salariés et l’entreprise, lorsqu’elles sont effectivement déductibles, est soumise au respect de plusieurs conditions :

• les salariés doivent être affiliés au régime de prévoyance complémentaire à titre obligatoire (les primes versées par une personne ayant souscrit un contrat complémentaire facultatif ne sont pas déductibles du revenu imposable) ;
• les cotisations doivent comporter une participation effective à la charge de l’employeur ;
• les contrats passés avec un organisme d’assurances doivent revêtir la forme d'une assurance de groupe qui s'impose à l'ensemble du personnel ou à une catégorie objective donnée ;
• les cotisations doivent être fixées à un taux uniforme à l'égard de toutes les personnes appartenant à une même catégorie objective de personnel ;
• les risques assurés doivent être les mêmes que dans les régimes de sécurité sociale de base (maladie, maternité, invalidité, incapacité de travail, décès) ainsi que la dépendance qui est assimilée à la prévoyance ;
• le régime doit être exclusif de tout versement d'un capital ;
• le régime doit respecter les conditions imposées dans le cadre des contrats « responsables ».

Des plafonds. Les cotisations versées dans le cadre de ces régimes obligatoires de prévoyance complémentaire sont déductibles dans certaines limites. Ce plafond de déduction, apprécié sur l’année, est égal à la somme des deux composantes suivantes :

• 5 % du plafond annuel de la sécurité sociale (soit 2318.4 € pour l’année 2024),
• et 2 % de la rémunération brute annuelle,
• sans que le total obtenu ne puisse excéder 2 % de 8 fois le montant du plafond annuel de la sécurité sociale (soit 7418.88 € pour l’année 2024 € pour l’année 2023).

Concrètement. Le plafond de déduction maximum est fixé à 7418.88 € pour 2024.

Une obligation d’information. Pensez à informer vos salariés de la mise en place, ou de la modification, d’un régime de prévoyance (individuellement lorsqu’il s’agit d’une mise en place résultant d’une décision unilatérale ou par voie d’affichage, par exemple, s’il s’agit d’une mise en place résultant d’un accord collectif ou d’un référendum). Ce formalisme doit être impérativement respecté pour bénéficier de l’exonération de cotisations sociales. Vous devez, en effet, être en mesure d’apporter la preuve que vous avez informé vos salariés de la mise en place de cette prévoyance complémentaire.

Mettre en place une mutuelle d’entreprise : une obligation ?

Un avantage pour vos salariés. La mutuelle d’entreprise aura pour objectif de faire bénéficier vos salariés d’une couverture de leurs frais de santé, à des conditions moins onéreuses qu’une mutuelle individuelle. Dans quels cas êtes-vous dans l’obligation de mettre en place ce dispositif ?

Obligatoire ou facultatif ? Vous avez l’obligation de mettre en place une couverture complémentaire obligatoire des remboursements des frais de santé (maladie, maternité, accident). Cette mutuelle doit profiter à tous les salariés : à ce sujet, il faut préciser qu’aucun salarié ne peut être exclu de cette couverture santé au titre d’une clause d’ancienneté d’un contrat.

Comment ? Si votre convention collective n’impose pas un régime complémentaire de prise en charge des frais de santé, 4 modalités différentes s’offrent à vous pour mettre en place un tel dispositif :

• soit vous vous référez à la convention collective ou l’accord de branche dont vous dépendez (auquel cas des régimes peuvent vous être imposés) ;
• soit vous négociez avec les représentants des salariés un accord d’entreprise ;
• soit vous recourez au référendum : dans ce cadre, vous convoquez vos salariés afin de prendre une décision sur l’adhésion à une mutuelle d’entreprise (décision prise à la majorité) ;
• soit vous décidez unilatéralement de mettre en place une mutuelle d’entreprise : on parle de décision unilatérale de l’employeur (DUE).

En pratique. La mise en place d’une mutuelle d’entreprise résultera souvent d’une décision unilatérale de l’employeur (DUE). Dans ce cadre, vous devez impérativement informer vos salariés de votre décision unilatérale de mettre en place une mutuelle d’entreprise, en leur remettant un document les informant de la nature de la couverture, des bénéficiaires, des garanties, des cotisations et de l’éventuelle ventilation entre employeur et salarié, de la date d’effet, de la durée, etc.

Attention. Vous devez être en mesure d’apporter la preuve que vous avez informé vos salariés de la mise en place d’une mutuelle d’entreprise (c’est aussi une des conditions requises pour bénéficier d’une exonération de cotisations sociales). Pour cela, vous disposez de plusieurs techniques :

• soit vous faites signer une feuille d’émargement lorsque vous remettez le document constatant la DUE, aux termes de laquelle le salarié reconnait avoir pris connaissance de votre décision unilatérale ;
• soit vous remettez le document contre une lettre de décharge, daté et signée par le salarié ;
• soit vous envoyez à chaque salarié le document en recourant à l’envoi recommandé avec accusé réception.

Conseil. Informez les représentants du personnel de la mise en place d'une mutuelle d'entreprise. Pensez aussi à remettre au salarié, en même temps, la notice d’information relative au contrat mis en place avec l’assureur, et détaillant l’ensemble des conditions et modalités de remboursement des frais de santé. Notez, en outre, que vous ne pouvez pas imposer un régime de prise en charge des frais de santé moins favorable qu'un éventuel accord de branche ou que ce qui est prévu dans le cadre de votre convention collective.

Mettre en place une mutuelle d’entreprise : des cas de dispense

Une affiliation par principe. Dans le cadre de l’instauration d’une mutuelle d’entreprise par DUE, sachez que les salariés déjà embauchés au moment de la mise en place du contrat seront libres d’adhérer ou non au contrat. Cependant, l’affiliation sera normalement obligatoire pour les salariés qui seront engagés après la mise en place de ce contrat, sauf cas de dispenses possibles…

Des cas de dispense. Des cas de dispense à l’initiative du salarié peuvent être prévues, quel que soit l’acte qui met en place les garanties, notamment au profit :

• des salariés couverts par une assurance individuelle de frais de santé au moment de la mise en place des garanties (ou de l'embauche si elle est postérieure), cette dispense ne pouvant alors jouer que jusqu'à échéance du contrat individuel ;
• des salariés en CDD ou en intérim dont la durée du contrat n’excède pas 3 mois (sous réserve de justifier d’une couverture santé dans le cadre d’un contrat respectant les conditions des contrats responsables);
• des salariés à temps partiel et apprentis dont l’adhésion les conduirait à payer une cotisation au moins égale à 10 % de leur rémunération brute ;
• des salariés qui bénéficient par ailleurs, y compris en tant qu'ayants droit, d'une couverture via un régime collectif obligatoire, à condition de le justifier chaque année ;
• d’un salarié bénéficiant de la couverture maladie universelle complémentaire ou de l’aide à l’acquisition d’une complémentaire santé, et ce, pendant la période de prise en charge ;
• des ayants droits du salarié pour lesquels ce dernier peut refuser leur affiliation s’ils bénéficient par ailleurs d’une couverture obligatoire et à condition de le justifier chaque année.

Cas particulier des ayants droit. Le BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité sociale) précise que les salariés déjà couverts, en tant qu’ayants droit par la protection complémentaire de leur conjoint peuvent demander une dispense d’affiliation, y compris lorsque le contrat initial prévoit cette possibilité d’affiliation à titre facultatif. 

La convention collective ou la DUE, mettant en place le régime de protection complémentaire obligatoire, peuvent tout de même limiter cette possibilité à la seule affiliation obligatoire.  

A noter. Il est possible de prévoir un versement d’une somme représentative du financement de cette mutuelle pour les salariés en contrat court ou en petit temps partiel (dispositif de la complémentaire santé solidaire), sous réserve que le salarié justifie être couvert par un contrat d’assurance maladie complémentaire (respectant les exigences des contrats d’assurance dits « responsables »). Sont concernés les salariés en CDD ou en intérim dont la durée du contrat de travail ou de mission est inférieure ou égale à 3 mois ou ceux dont la durée effective de travail est inférieure ou égale à 15 heures par semaine.

Adhésion à l’échéance du contrat individuel. Le salarié dispensé au motif qu’il est déjà couvert par une assurance individuelle doit adhérer à la mutuelle d’entreprise à l’échéance du contrat, c’est-à-dire avant la reconduction de son contrat individuel.

Mettre en place une mutuelle d’entreprise : les points de vigilance

Le contenu du contrat. Il est impératif que vous puissiez établir et définir avec précision les caractéristiques de la mutuelle d’entreprise, qui doivent être impérativement communiquées aux bénéficiaires.

Quelles caractéristiques ? Faites le point sur :

• les bénéficiaires de la mutuelle, c’est-à-dire non seulement les salariés, mais aussi les ayants droit dont les conditions de prise en charge devront être définies ;
• les modalités de prise en charge des frais de soins : niveau des garanties, type de garanties, conditions d’ouverture des droits, etc. ;
• les conditions tarifaires : montant des cotisations, modalités de répartition entre l’employeur et le salarié, etc. ;
• les modalités de dénonciation et/ou de résiliation, etc.

Un socle minimal de garanties. La mutuelle mise en place dans l’entreprise doit prévoir un niveau minimal de garanties qui comprend :

• l'intégralité du ticket modérateur ;
• le forfait journalier hospitalier sans limitation de durée ;
• les dépenses de frais dentaires à hauteur d’au moins 125 % des tarifs de base de la sécurité sociale ;
• les dépenses de frais d'optique, de manière forfaitaire par période de 2 ans, à hauteur de 100 € minimum pour les corrections simples, 150 € minimum pour une correction complexe.

Le choix de l’assureur. Pour la mise en place d’une mutuelle d’entreprise, vous ne pouvez faire appel qu’à un organisme habilité à mettre en œuvre des opérations de prévoyance complémentaire, à savoir les sociétés d'assurance, les mutuelles, les instituts de prévoyance. Soyez vigilant sur le choix de l’organisme partenaire, notamment s’agissant de sa solidité financière, des conditions tarifaires qu’il propose, du niveau des garanties mises en place, etc.

Changement d’assureur. Si votre choix de l’assureur est libre, vous pouvez aussi en changer. Pensez dans ce cas à en informer vos salariés en leur remettant la notice d’information relative au nouveau contrat mis en place avec l’assureur détaillant l’ensemble des conditions et modalités de remboursement des frais de santé !

Conseil. Il peut être utile de coupler la mise en place de la mutuelle d’entreprise avec la prévoyance complémentaire, qui couvre, rappelons-le, les risques incapacité de travail, invalidité et décès.

Le point sur la « portabilité ». Un salarié quitte l’entreprise à la suite de la rupture de son contrat de travail, rupture qui ouvre droit au bénéfice de l’assurance chômage (sont visés le licenciement, le terme du CDD, la rupture conventionnelle, la démission qualifiée de « légitime », comme la démission du salarié pour suivi de conjoint par exemple) : dans cette hypothèse, il doit pouvoir continuer à bénéficier des garanties de couverture complémentaires relatives aux frais de soins et à la prévoyance (décès, invalidité, incapacité) mises en place dans l’entreprise. Cette « portabilité » doit durer, en principe pendant une durée égale à la durée du dernier contrat de travail ou des derniers CDD successifs dans la limite de 12 mois et tant que votre ex-salarié est pris en charge par l’assurance chômage.

Bon à savoir. Il est désormais possible de résilier un contrat de complémentaire santé de plus d’un an sans attendre sa date d’anniversaire : c’est une faculté de résiliation infra-annuelle.

Mettre en place une mutuelle d’entreprise : un coût fiscal et social ?

Une exonération de cotisations sociales. Pour encourager les entreprises à mettre en place des régimes de prévoyance complémentaires, il est prévu que la part patronale de ces prestations soit exclue de l'assiette des cotisations de sécurité sociale. Mais cette exonération suppose le respect de plusieurs conditions strictes.

Sous conditions. L’exonération de charges sociales suppose que :

• les prestations soient versées par un institut de prévoyance, une mutuelle ou une société d’assurance ;
• la couverture soit mise en place par convention collective ou accord collectif, par référendum à la majorité des salariés autorisant le projet d’accord proposé par l’employeur, ou par décision unilatérale de l’employeur (DUE) dûment communiquée aux salariés ;
• la couverture présente un caractère collectif et bénéficie de façon générale et impersonnelle à l’ensemble des salariés ;
• la couverture présente un caractère obligatoire ;
• la contribution patronale ne se substitue pas à d’autres éléments de rémunération supprimés dans l’entreprise depuis moins de 12 mois ;
• les opérations d'assurance concernées ne couvrent pas la participation forfaitaire et la franchise laissée à la charge de l’assuré ;
• la mutuelle, l'institution de prévoyance ou l'entreprise d'assurances communique avant souscription puis annuellement aux assurés le montant et la composition des frais de gestion et d'acquisition de l'organisme affectés aux garanties destinées au remboursement et à l'indemnisation des frais occasionnés par une maladie, une maternité ou un accident ; à cette occasion, l’organisme mentionne le ratio (en pourcentage) entre le montant des prestations versées et le montant des cotisations HT, ainsi que le ratio (toujours en pourcentage) entre le montant total des frais de gestion et le montant des cotisations HT ;
• les opérations d’assurance doivent respecter le cahier des charges des contrats de santé responsables.

Attention. Pour bénéficier des exonérations fiscales et sociales, votre contrat doit respecter le cahier des charges des contrats de santé dits « responsables », prévoyant un socle minimal de garanties et des plafonds de garanties applicables à certains soins (intégrant notamment le dispositif « 100 % santé » pour les fras d'optique, d'audition et dentaires). Assurez-vous que votre contrat respecte ces conditions.

Tiers payant. La pratique du tiers payant est obligatoire dans ces « contrats responsables » sur les prestations du dispositif 100 % santé, pour les contrats conclus ou renouvelés depuis le 1er janvier 2022.

     => Consultez le contenu du cahier des charges des contrats responsables

A noter. L’exonération de cotisations sociales liée à la prévoyance complémentaire (incluant les garanties contre les risques maladie, maternité, invalidité, décès, incapacité, accident) est appliquée dans certaines limites. Ainsi, l’exonération est limitée, par salarié et par an, à un montant égal à la somme de 6 % du plafond de la Sécurité sociale (soit 2782.08 € pour l’année 2024) et de 1,5 % de la rémunération du salarié, sans que ce total puisse excéder 12% du plafond de la sécurité sociale (soit 5564.16 € pour l’année 2024). Attention, la participation de l’entreprise reste soumise à la CSG et la CRDS et au forfait social de 8% (pour les entreprises employant au moins 11 salariés).

Pour les salariés. La part de la cotisation qui incombe financièrement au salarié sera exonérée d’impôt sur le revenu. La part patronale des cotisations au régime de prévoyance obligatoire et collectif, destiné à couvrir les frais de santé, constitue, quant à elle, un avantage consenti au salarié, imposable à l’impôt sur le revenu.

Participation des salariés : quels sont les seuils ?

Une obligation ? Les entreprises dont l’effectif comprend au moins 50 salariés sont dans l’obligation de mettre en place le régime de la participation des salariés aux résultats de l’entreprise. A contrario, les entreprises employant moins de 50 salariés ne sont pas visées par cette obligation.

Comment apprécier le seuil de 50 salariés ? Tout d’abord, vous serez tenu de mettre en place le régime de la participation si vous employez « habituellement » au moins 50 salariés. Ainsi, seules les entreprises qui auront atteint le seuil de 50 salariés pendant 5 années civiles consécutives seront tenues de mettre en place ce régime.

Participation des salariés : quel effectif retenir pour déterminer les seuils ?

Qui compose l’effectif ? Par principe, tous les salariés ne sont pas nécessairement à prendre en compte pour apprécier ce seuil d’effectif :

• prenez en compte les salariés titulaires d’un CDI à temps plein et les salariés à temps partiel au prorata de leur temps de travail par rapport à la durée du travail appliquée dans l’entreprise ;
• prenez en compte les salariés titulaires d’un CDD, les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure (qui sont présents dans vos locaux et y travaillent depuis au moins un an), ainsi que les salariés temporaires, à due proportion de leur temps de présence au cours des 12 mois qui précèdent immédiatement la date à laquelle est décompté l’effectif (premier mois de l’exercice suivant) ;
• ne tenez pas compte des salariés titulaires d'un CDD, des salariés mis à disposition par une entreprise extérieure et des salariés temporaires, s'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation ;
• ne tenez pas compte des apprentis, des salariés titulaires d'un contrat de professionnalisation (jusqu'au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée ou jusqu'à la fin de l'action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée), d'un contrat d'accompagnement dans l'emploi, d’un contrat initiative emploi, d’un contrat d’accès à l’emploi (pendant la durée d'attribution de l'aide financière).

Notez que pour autant, tous les salariés doivent bénéficier de la participation, même s’ils ne sont pas pris en compte dans le décompte de l’effectif (comme cela est le cas, par exemple, des apprentis).

Salariés en temps partiel thérapeutique. Dans ce cas de figure, le juge rappelle que le salaire (ou le temps de travail) de référence pour le calcul du droit à participation est celui perçu avant le mi-temps et l’arrêt maladie qui le précède le cas échéant. 

Une faculté ? Si votre effectif ne dépasse pas ce seuil de 50 salariés, vous n’êtes pas obligé de mettre en place ce régime de participation ; mais vous pouvez toutefois l’appliquer volontairement. Vous pouvez y trouver un intérêt, dans la mesure où vos salariés pourront bénéficier d’un complément de rémunération (élément de motivation et de fidélisation supplémentaire), assorti d’allègements fiscaux et sociaux. L’adoption volontaire de la participation supposera un accord avec les salariés.

Exclusion de certains salariés ? Tous les salariés de l’entreprise où l’accord de participation est conclu doivent avoir la possibilité de bénéficier de la répartition des résultats de l'entreprise (même ceux qui, le cas échéant, bénéficient d’un congé de reclassement dans le cadre d’un plan de sauvegarde de l’emploi). Peu importe qu’ils n’exercent pas leur activité en France ou qu’ils n’y soient pas rémunérés. La clause qui leur interdirait le bénéfice de la participation pour ces motifs est réputée « non-écrite ». Cela signifie qu’en cas de contentieux, le juge considèrerait que cette clause n’existe pas, parce qu’elle n’est pas valable.