AG d'approbation des comptes : ce que vous devez savoir avant sa tenue

Quel but ? Cette assemblée générale annuelle est très importante et obligatoire : elle vise à approuver les comptes de la société puisque cette approbation est de la compétence exclusive de l’assemblée annuelle. Prenant la forme d’une « assemblée générale ordinaire », elle se tient, en règle générale, au sein du siège social de la société.

Qui convoque ? C’est le gérant de la société qui procède à la convocation à l’assemblée générale ordinaire d’approbation des comptes par lettre recommandée, à chaque associé (éventuellement au commissaire aux comptes), 15 jours au moins avant la date de la réunion. À défaut, le commissaire aux comptes procède à la convocation.

Mentions sur la convocation. Elle doit contenir notamment les mentions suivantes :

• la dénomination sociale de l’entreprise et son identification ;
• la forme de la société ;
• le montant du capital social ;
• la mention Registre du Commerce et des Sociétés ;
• le jour, l’heure et le lieu de l’assemblée ;
• la nature de l’assemblée ;
• l’ordre du jour de l’assemblée ;
• l’examen et l’approbation des comptes annuels ;
• l’approbation de la gestion du gérant ;
• la constatation des sommes distribuables, l’affectation des résultats, la détermination de la part attribuée sous forme de dividendes aux associés.

Quelle date ? L’assemblée générale annuelle a lieu dans les 6 mois de la clôture de l’exercice. Par exemple, si l’exercice se clôture le 31 décembre, les associés doivent se réunir avant le 30 juin.

À noter. Si l’assemblée générale ne s’est pas réunie dans le délai imparti, toute personne intéressée peut saisir le président du Tribunal de Commerce afin qu’il oblige le dirigeant à convoquer l’assemblée sous astreinte ou qu’il désigne un mandataire qui procédera à la convocation.

Documents annexés. En plus de la convocation, 15 jours avant la date de l’assemblée générale, le gérant doit adresser à l’associé les documents suivants :

• les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes – notez que l’inventaire doit être mis à la disposition des associés pendant les 15 jours qui précèdent l’AG) ;
• le rapport de gestion ;
• le texte des résolutions proposées ;
• le rapport sur les conventions intervenues directement ou indirectement ou par personnes interposées entre la société et l’un des gérants ou associés (l’envoi préalable de ce rapport n’est pas une obligation, mais il est fortement recommandé) ;
• le rapport du commissaire aux comptes (s’il y en a un) ;
• le cas échéant, le rapport du comité d’entreprise.

À noter. Le rapport de gestion contient un certain nombre d’informations et notamment :

• la situation de la société durant l’exercice écoulé et son évolution prévisible et les évènements importants survenus après la clôture et avant l’AG ;
• ses activités en matière de recherche et développement ;
• une analyse en matière d’endettement ;
• une information sur les risques ;
• si la SARL est dotée d’un commissaire aux comptes, une information sur les délais de paiement des fournisseurs soit TTC, soit HT ;
• des informations relatives aux filiales et participations, etc.

À noter (bis). Si la SARL est soumise à l’IS, il faut rappeler le montant des dividendes mis en distribution au titre des 3 exercices précédents (ou, le cas échéant, préciser qu’aucun dividende n’a été distribué). Il faut également indiquer les dépenses non déductibles et les charges somptuaires.

À noter (ter). Une SARL sera dotée d’un commissaire aux comptes si, à la clôture de l’exercice précédent, elle dispose d’un chiffre d’affaires supérieur à 8 M€, d’un total de bilan d’au moins 4 M€ et de plus de 50 salariés.

Pour les groupes de sociétés. Pour information, les sociétés qui contrôlent d’autres sociétés sont tenues de désigner un commissaire aux comptes si l’ensemble du groupe excède 2 des 3 seuils précités. De même, une société filiale sera tenue de désigner un commissaire aux comptes si elle est dite « significative », c’est-à-dire qu’elle franchit les critères suivants : 25 salariés, 2 M€ de total de bilan, 4 M€ de chiffre d’affaires.

Après la communication. Lorsque les associés ont reçu la convocation et les documents, les associés peuvent adresser toutes les questions possibles par écrit au dirigeant qui devra y répondre lors de l’assemblée.

Bon à savoir. Il peut y avoir des parts sociales qui sont en indivision. Dans une telle situation, un mandataire unique va représenter les indivisaires lors de l’assemblée générale. Toutefois, cela ne prive pas tous les indivisaires du droit d’obtenir de la société la communication des documents sociaux.

AG d'approbation des comptes : ce que vous devez savoir pendant sa tenue

Quel objectif ? L’assemblée générale annuelle qui réunit les associés a principalement vocation à délibérer sur l’approbation des comptes. Mais ce ne sera pas le seul domaine sur lequel les associés devront se prononcer.

Une délibération sur… Ils devront également se prononcer sur l’affectation du résultat (et le montant éventuel des dividendes distribués), le quitus du gérant et, le cas échéant, sur un changement ou un renouvellement de gérant, l’approbation d’une convention réglementée, l’éventuelle nomination d’un commissaire aux comptes ou le renouvellement de son mandat, etc. Au cours de cette AG, il sera possible de prendre toutes les décisions relatives à la gestion de la société et qui ne relèvent pas de la compétence du gérant.

Qui préside ? L’assemblée générale est présidée par le gérant-associé ou par l’associé qui possède le plus de parts sociales.

Qui vote ? Tout associé ou mandataire d’associé peut voter lors de l’assemblée générale. Un associé dispose d’un nombre de voix égal à celui de ses parts sociales. Pour être adoptée, une décision doit par principe recueillir un nombre de voix représentant plus de la moitié des parts sociales.

Conseil. Vérifiez les statuts de la société qui contiennent les règles qu’il faut respecter lors de la tenue des assemblées générales, notamment en ce qui concerne les modalités du vote des résolutions, le quorum et les règles de majorité pour la prise des décisions.

Un procès-verbal. Les délibérations de l’assemblée générale sont constatées sur un procès-verbal qui indique la date et le lieu de la réunion, l’identité du président et des associés présents, réputés présents ou représentés. Sont également indiqués le nombre de parts sociales détenues par les associés, les documents et rapports soumis à l’assemblée. Les débats doivent y être résumés avec mentions des résolutions mises aux voix et le résultat des votes. Ce PV doit être signé par la personne qui assure la présidence de l’AG.

AG d'approbation des comptes : ce que vous devez savoir après sa tenue

Un dépôt obligatoire. Les comptes sociaux doivent impérativement être déposés au greffe du Tribunal de Commerce :

• dans le mois, en cas de dépôt par courrier ou en mains propres ;
• dans les 2 mois en cas de dépôt par voie électronique.

Que faut-il déposer ? Le dossier de dépôt comprend :

• les comptes annuels ;
• le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes ;
• le cas échéant, le rapport sur la gestion du groupe, les comptes consolidés, le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes consolidés et le rapport du conseil de surveillance ;
• la proposition d’affectation du résultat.

Attention. L’absence de dépôt des comptes est pénalement sanctionnée par une amende de 1 500 € (ou de 3 000 € en cas de récidive).

Injonction de dépôt des comptes annuels. En l’absence de dépôt des comptes annuels, le président du Tribunal de commerce peut adresser une injonction au représentant légal de la société de procéder à ce dépôt dans un délai de 1 mois à compter de la notification de l’ordonnance d’injonction. Cette injonction est souvent accompagnée d’une astreinte.

Quand l’injonction n’est pas respectée. Lorsque le dirigeant ne réagit pas à l’injonction et ne procède pas au dépôt des comptes, le président du Tribunal de commerce peut « liquider » l’astreinte. C’est le dirigeant qui doit assumer personnellement le paiement de l’astreinte.

Contestation du paiement de l’astreinte. Puisque c’est le dirigeant qui est condamné personnellement au paiement de l’astreinte, c’est à lui qu’il revient de contester ce paiement, le cas échéant. S’il engage une contestation au nom de la société, celle-ci serait déclarée irrecevable.

L’option de confidentialité. Ouverte à certaines entreprises, et plus ou moins étendue, cette option vous permet de demander que vos comptes ne soient pas rendus publics. Lors du dépôt, il faut joindre une déclaration de confidentialité qui est jointe au Registre du Commerce et des Sociétés qui est découpée en 3 parties :

• la dénomination et raison sociale de la société, numéro d’immatriculation, l’identité et la qualité du représentant légal ;
• la date de clôture des comptes annuels avec demande claire et non équivoque du choix de l’option de confidentialité ;
• l’attestation sur l’honneur : vous attestez de la véracité des renseignements contenus dans cette déclaration de confidentialité.

Pour qui et pour quoi ? Tout va dépendre de la taille de la société :

• si votre société répond aux critères de la micro-entreprise (CA < à 700 K€, total de bilan < à 350 K€, moins de 10 salariés), vous pouvez déclarer que vos comptes annuels ne seront pas rendus publics ;
• si votre société répond aux critères de la petite entreprise (CA < à 12 M€, total de bilan < à 6 M€, moins de 50 salariés), vous pouvez demander à ce que votre compte de résultat ne soit pas rendu public ;
• si votre société répond aux critères de la moyenne entreprise (CA < à 40 M€, total de bilan < à 20 M€, moins de 250 salariés), vous pouvez ne rendre publique qu’une présentation simplifiée du bilan et des annexes.

Et en cas de détention de filiales ? Si votre entreprise détient des filiales ou des participations, elle ne pourra pas opter pour la confidentialité des comptes si, en plus de les détenir, elle exerce sur elles un contrôle « exclusif » ou « conjoint ». On parle de « contrôle exclusif » si votre société détient la majorité des droits de vote de sa filiale, ou si elle détient la minorité des droits de vote de sa filiale mais qu’elle procède à la désignation de ses organes d’administration, de direction et de surveillance pendant 2 exercices successifs, ou encore si elle exerce, conformément à un contrat, une influence dominance sur elle. On parle de « contrôle conjoint » si la société partage le contrôle de la filiale avec un nombre limité d’associés, avec lesquels elle s’accorde pour la prise de décision.

Par ailleurs, lorsqu’une entreprise opte pour la confidentialité de ses comptes (pour les micro-entreprises) ou de son compte de résultat (pour les petites et moyennes entreprises), le rapport du commissaire aux comptes (CAC) n’est pas rendu public. Dans une telle hypothèse, il faut tout de même préciser si le CAC :

• a certifié les comptes avec ou sans réserve ;
• a refusé de les certifier ou a été dans l’incapacité de les certifier ;
• si le rapport fait référence à quelque question que ce soit sur laquelle il a attiré spécialement l’attention de son client, sans pour autant assortir la certification de réserves.

À noter. Les autorités administratives et judiciaires, la Banque de France, ainsi que les sociétés qui financent ou investissent, directement ou indirectement, dans ces entreprises ou leur fournissent des prestations conserveront toujours un accès à l'intégralité des comptes.

Les sociétés qui financent ou investissent dans les entreprises sont les suivantes :

• les établissements de crédit et sociétés de financement, les compagnies financières holding et entreprises mères de société de financement, les entreprises d'investissement, les sociétés de gestion de placements collectifs, les sociétés de libre partenariat,
• la Caisse des Dépôts et Consignations et ses filiales,
• les entreprises d'assurance et de réassurance, les institutions de prévoyance et leurs unions, les mutuelles et leurs unions, les intermédiaires en assurance ou en réassurance, les sociétés exerçant à titre habituel la location de biens professionnels sans être agréées en tant qu'établissement de crédit ou société de financement.

Les sociétés qui rendent des prestations sont les suivantes :

• les dépositaires centraux et les gestionnaires de systèmes de règlement interbancaires,
• les entreprises de marché ou les personnes qui opèrent un marché réglementé,
• les établissements de paiement,
• les intermédiaires en opérations de banque et en services de paiement,
• les établissements de monnaie électronique,
• les conseillers en investissements financiers,
• les prestataires de service en recherche en investissement et d'analyse financière,
• les agences de notation de crédit,
• les agents liés à un prestataire de services d'investissement,
• les conseillers en investissements participatifs,
• les intermédiaires en financement participatif,
• les sociétés spécialisées en information de solvabilité et de prévention de défaillance.

     =>  Consultez les modèles de déclaration de confidentialité

Transformer une SARL en SAS : pourquoi ?

Plusieurs raisons. Le choix de transformer la structure juridique de votre activité peut reposer sur des motivations différentes qui dépendront évidemment des circonstances particulières propres à votre situation : il peut s’agir de transformer une SARL en SAS à la faveur de l’arrivée de nouveaux investisseurs, pour modifier les modalités de la gouvernance de la société, pour adapter les règles de fonctionnement dans la mesure où la SAS offre une plus grande liberté dans ce domaine, etc.

Dont une qui est récurrente ces derniers temps… Transformer une SARL en SAS peut aussi être motivé par le coût social qui impacte désormais la distribution de dividendes dans le cadre d’une SARL : rappelons, en effet, que les dividendes versés par une société soumise à l’IS au profit d’un travailleur indépendant sont soumis aux cotisations sociales, pour leur part qui excèdent 10 % du capital social, des primes d’émission et des sommes versées en compte courant (sont également pris en compte les dividendes versés, le cas échéant, au conjoint, au partenaire de PACS et aux enfants mineurs). Sont aussi concernés par ce dispositif les intérêts de compte courant, dans les mêmes conditions et proportions. En clair, sont visés les gérants de SARL, dès lors qu’ils détiennent la majorité du capital social.

Concrètement. Dès lors que le seuil de 10 % précité est atteint, le montant des dividendes distribués sera soumis aux charges sociales , en moyenne au taux de 40 %, au même titre et dans les mêmes conditions que la rémunération perçue par le gérant inscrit dans la catégorie de travailleurs indépendants (soumis à la protection sociale des travailleurs indépendants). Comparé à la situation du président de SAS qui, lui, voit ses dividendes soumis aux prélèvements sociaux à hauteur de « seulement » 17,2 % (CSG, CRDS, prélèvement social et contribution additionnelle, prélèvement de solidarité), il est évident que le choix de la SAS, sur ce seul constat, peut s’imposer.

Mais attention ! Choisir de transformer sa SARL en SAS uniquement pour des problématiques de coût social lié à la distribution des dividendes doit être analysé avec précision : n’oubliez pas que la rémunération du gérant majoritaire de SARL est moins coûteuse, sur le plan social, que la rémunération du président de SAS, puisque ce dernier est « assimilé salarié » (le montant des cotisations sociales dues sur sa rémunération est plus important que celui appliqué à la rémunération du gérant majoritaire de SARL).

Un arbitrage à faire. Il n’est pas possible de conclure que la SARL est subitement devenue moins intéressante, mais force est de constater que l’opportunité d’une transformation en SAS s’est trouvée accentuée par ces modifications législatives. Pour optimiser votre situation personnelle, au niveau social, il faut arbitrer votre rémunération entre le montant des dividendes à percevoir et les revenus de votre activité, et cet exercice est devenu plus délicat.

Voici les critères à retenir. Il est conseillé de faire des simulations, idéalement avec votre conseil habituel, en ayant à l’esprit les critères suivants :

• tenez compte du coût social de la rémunération du président de SAS et comparez-le au coût social de la rémunération d’un gérant majoritaire de SARL ;
• analysez et comparez, à rémunération égale, intégrant revenu d’activité et dividendes, le coût social en qualité de travailleur indépendant, d’une part, et en qualité d’assimilé salarié, d’autre part ;
• analysez votre situation au regard de la retraite, en n’oubliant pas que les dividendes perçus par un président de SAS n’entrent pas dans le calcul des cotisations retraite.

Transformer une SARL en SAS : comment ?

Une procédure précise. Vous avez fait le choix de transformer votre SARL en SAS : cette transformation suppose de respecter une procédure et un formalisme précis. La première chose à faire, en tout état de cause, sera de consulter les statuts de la SARL qui peuvent contenir des modalités relatives à la transformation de la société. Notez notamment, à cet égard, que la décision de transformer une SARL en SAS requiert une décision unanime des associés.

Voici la marche à suivre. Voici les différentes étapes qu’il faudra respecter en vue de procéder à la transformation d’une SARL en SAS.

Désigner un commissaire à la transformation. Il sera chargé d’établir un rapport : ce rapport aura pour objectif de porter une appréciation sur la situation de la société, sur la valeur des biens composant son actif et les avantages particuliers dont peuvent bénéficier les associés ou des tiers. Il s’agira également d’attester que le montant des capitaux propres est au moins égal à celui du capital social.

Un délai à respecter ! Ce rapport doit être envoyé au greffe du Tribunal de Commerce au moins 8 jours avant la tenue de l’assemblée générale appelée à se prononcer sur la transformation de la société et être mis à la disposition des associés, dans le même délai, au siège de la société.

Préparer la rédaction des nouveaux statuts. En prévision de la transformation de la SARL en SAS, il conviendra de préparer la rédaction des nouveaux statuts : dans le cadre d’une SAS, les associés disposent d’une plus grande liberté pour définir les règles de fonctionnement, d’administration et de gouvernance. Il est donc important de définir, idéalement avec votre conseil habituel, avec précision, les statuts de la nouvelle société.

Réunir l’assemblée générale. Les associés réunis en assemblée générale extraordinaire doivent se prononcer sur la transformation de la SARL en SAS : la décision doit être prise à l’unanimité des associés. Il conviendra d’adopter, dans le même temps, les nouveaux statuts de la société.

Effectuer les formalités. Une fois la décision de transformer la SARL en SAS prise, il faut procéder à diverses formalités, et notamment insérer une information dans un journal d’annonces légales, déposer un dossier d’inscription modificative auprès du centre des formalités des entreprises et insérer une annonce dans le bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC).

Transformer une SARL en SAS : attention à l’aspect fiscal !

Nouvelle société ? Sur le plan juridique, la transformation d’une société en une société d’une autre forme n’entraîne pas la création d’une personne morale nouvelle. Mais, sur le plan fiscal, il peut y avoir des incidences qu’il faut avoir présentes à l’esprit lorsqu’on envisage de transformer sa SARL en SAS.

Nouveau régime d’imposition ? Par principe, la SARL comme la SAS sont deux sociétés qui sont de plein droit soumises à l’impôt sur les sociétés. Mais, l’une comme l’autre peuvent aussi relever, au choix des associés, et sous conditions, de l’impôt sur le revenu. Par conséquent, la transformation d’une SARL en SAS peut aussi s’accompagner d’un changement de régime fiscal.

Transformation = cessation ? Si vous transformez une SARL soumise à l’IS en SAS soumise à l’IS, la transformation sera neutre sur le plan fiscal. Mais si vous transformez une SARL relevant de l’IR en SAS soumise à l’IS (ou inversement, si vous transformez une SARL soumise à l’IS en SAS pour laquelle vous optez pour l’IR), la transformation aura un impact fiscal, puisque vous changez de régime fiscal. Dans ce cas :

• les résultats d'exploitation de l'exercice en cours à la date de la transformation font l'objet d'une imposition immédiate (et, dans le cas d’une société à l’IS, les associés seront imposés sur l’éventuel boni de liquidation) ;
• les bénéfices en sursis d'imposition (les provisions notamment), les plus-values latentes et les profits latents compris dans la valeur des stocks font aussi l’objet d’une imposition ; toutefois, parce que vous ne créez pas de société nouvelle, cette imposition immédiate est écartée si aucune modification n'est apportée aux valeurs comptables des éléments d'actif et si leur imposition demeure possible dans le cadre du nouveau régime fiscal de la société ;
• s’agissant du sort des déficits, il faut faire une distinction :
  • si la SARL relevant de l’IR est transformée en SAS soumise à l’IS, les déficits constatés au titre de l’exercice de transformation sont transmis aux associés, comme c’est toujours le cas pour les sociétés relevant de l’IR ;
  • si la SARL soumise à l’IS est transformée en SAS relevant de l’IR, les déficits subis avant la transformation peuvent être imputés sur le résultat de l’exercice de transformation, mais l’éventuel reliquat est perdu.

À noter également. Sur le plan fiscal, on considère que, même s’il n’y a pas de création de personne morale nouvelle, une transformation qui s’accompagne d’un changement de régime fiscal s’apparente à une cessation d’entreprise et naissance d’une nouvelle société. Voilà pourquoi il y aura quelques incidences au niveau des droits d’enregistrements :

• si la transformation n’a pas pour effet de rendre la société passible de l’IS, seul un droit fixe de 125 € est dû ;
• si, au contraire, la transformation a pour effet de rendre la société passible de l’IS, des droits d’enregistrement sont normalement dus, la SARL transformée étant supposée faire un apport de ses biens à la nouvelle SAS :
  • si les associés prennent l’engagement de conserver les parts de la SAS pendant au moins 3 ans suite à cette transformation, l'enregistrement est gratuit ;
  • sinon, les droits de mutation seront dus sur la base des biens immobiliers et du fonds de commerce de la société (au taux de 5 % pour les immeubles, application d’un barème progressif pour le fonds de commerce).

Le siège social de l’entreprise : une obligation

Le lieu de la direction de l’entreprise. Votre société, quelle que soit sa forme, son activité, son régime d’imposition, etc. doit avoir un siège social : il s’agira du lieu où se trouve, en pratique, la direction de l’entreprise. Ce lieu pourra être différent du lieu d’exploitation de l’entreprise : c’est ainsi que vous pouvez, par exemple, domicilier le siège de votre entreprise à votre domicile et ouvrir ce que l’on appelle un établissement secondaire à une autre adresse où vous établirez le lieu de votre activité (bâtiment de stockage, bureaux, etc.).

Choisir une adresse, une étape importante. Le siège social est l’adresse de votre entreprise, qui doit obligatoirement figurer dans les statuts. Cette adresse est importante à plusieurs titres : elle confèrera, non seulement la nationalité de l’entreprise, et donc la Loi qui lui est territorialement applicable, mais elle déterminera également la compétence des tribunaux. Si votre société connait des litiges avec des concurrents, des clients, des fournisseurs ou autres relations commerciales, le tribunal territorialement compétent sera celui du domicile du défendeur : si votre société est défenderesse, le litige doit être porté devant le tribunal du lieu où est situé son siège.

Communiquer votre adresse. Non seulement l’adresse de votre siège social doit figurer dans les statuts mais n’oubliez pas de le mentionner sur l’ensemble de vos documents commerciaux (devis, factures, contrats, etc.), sur les plaquettes de présentation, les cartes de visite, votre site web…

Le siège social de l’entreprise : un transfert à envisager ?

Un déménagement en vue ? Croissance de l’entreprise, locaux devenus trop petits optimisation du coût des loyers, investissement dans l’immobilier d’entreprise, etc. Plusieurs raisons peuvent motiver un déménagement, souvent source de contraintes. Vous devrez, en effet, anticiper ce changement (résiliation du bail en cours, des contrats d’approvisionnement en électricité et en télécommunication, etc.) et prévoir l’installation dans les nouveaux locaux : faire appel à une société de déménagement pour le transport du matériel et du mobilier, prévoir le câblage réseau, souscrire aux différents contrats d’approvisionnement… Sans oublier, évidemment, de communiquer auprès de vos partenaires sur la nouvelle adresse de l’entreprise (contacter la Poste pour le suivi de courrier, modification des coordonnées de l’entreprise sur les Pages Jaunes si besoin, actualisation des documents commerciaux, du site web…).

Sur le plan strictement juridique… Même si cela ne semble pas nécessairement le plus urgent, il faut malgré tout respecter certaines procédures pour que soit pris en compte le transfert de votre siège social. Vous devez, en effet, juridiquement valider le transfert du siège social de votre société. Comment ?

Modifiez vos statuts. Parce que la mention du siège social figure obligatoirement dans les statuts, tout changement impliquera une modification des statuts. Normalement, une telle modification des statuts impliquera une décision des associés, qui doivent être réunis en assemblée générale extraordinaires. Au préalable, consultez vos statuts pour vérifier les éventuelles modalités juridiques prévues dans le cadre d’un transfert de siège. Le cas échéant, des procédures simplifiées peuvent être mises en œuvre…

Pour une SARL. Vous pouvez, en votre qualité de gérant, décider du transfert du siège social sur tout le territoire national, à la condition que ce transfert soit par la suite ratifié par les associés, notamment lors de l’assemblée générale ordinaire annuelle (décision prise à la majorité des trois quarts des parts sociales). La modification matérielle des statuts, dans ce cadre, pourra être effectuée directement par le gérant.

Pour une SAS. Vous aurez besoin d’une décision collective des associés, pour valider le transfert du siège social, si elle est prévue par les statuts. Consultez vos statuts pour vérifier les modalités qui s’imposeront à vous pour organiser juridiquement le transfert de la société.

Pour une SA. Le déplacement peut se faire sur tout le territoire français sur décision du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, sous réserve que cette décision soit, par la suite, ratifiée par la prochaine assemblée générale ordinaire. Comme dans le cadre d’une SARL, le conseil d’administration ou de surveillance pourra également se charger de la modification matérielle des statuts.

Publiez le transfert du siège social. Le transfert du siège social doit être rendu « opposable aux tiers » : cela signifie donc que vous devez publier ce transfert.

• Si vous restez dans le ressort du même Tribunal de Commerce, vous devez publier la décision de transférer le siège social dans un journal d’annonces légales du département et adresser un dossier d’inscription modificative au Centre de Formalités des Entreprises (qui se chargera de transmettre au greffier du Tribunal de Commerce les éléments nécessaires à la modification du registre du commerce et des sociétés – RCS – et de l’insertion au Bulletin Officiel Des Annonces Civiles et Commerciales – BODACC) ; vous devez également déposer au greffe du tribunal un déclaration modificative des bénéficiaires effectifs de la société ;
• Si vous transférez votre siège dans le ressort d’un autre Tribunal de Commerce, vous devez publier votre décision dans un journal d’annonces légales du département du nouveau siège, ainsi que dans un journal d’annonces légales du département de l’ancien siège, et transmettre un dossier d’inscription au CFE dans le ressort duquel vous installez votre nouveau siège (qui se chargera des formalités nécessaires pour la modification au RCS) ; vous devez également déposer au greffe du tribunal un déclaration modificative des bénéficiaires effectifs de la société.

Pour les entreprises individuelles. Vous devez vous adresser à votre CFE, en prenant soin de vous munir des pièces justificatives de la nouvelle adresse, qui se chargera de faire les transmissions nécessaires auprès du greffe du Tribunal de Commerce en vue de modifier le RCS.

A noter. A compter du 1er janvier 2023, le guichet unique des formalités d’entreprise permettra de déclarer un transfert de siège par le biais d’une plateforme internet.

Votre société subit une perte : quelle décision prendre ?

Déterminer le résultat de l’exercice. À l’occasion de la clôture de votre exercice comptable, vous devez, en collaboration avec votre expert-comptable, déterminer le résultat de la société et compléter la liasse (laquelle comprend le bilan, le compte de résultat et les annexes comptables et fiscales). Une fois le résultat de l’exercice déterminé et validé, vous devrez l’affecter : un bénéfice pourra (et devra dans certains cas) être affecté en réserves ou être distribué aux associés, au prorata de leurs droits dans le capital de la société. Et si vous constatez une perte, vous devrez également décider de son affectation.

Affecter la perte. La perte comptable va avoir un impact sur les capitaux propres de la société : ces capitaux propres correspondent, pour faire simple, au montant du capital social de la société (vos apports et ceux de vos associés), augmenté des réserves (légales, statutaires, facultatives) qui correspondent à l’accumulation des résultats des exercices passés. Si votre société subit, au titre d’un exercice, une perte comptable, cette perte viendra diminuer le montant de ces capitaux propres.

Comment ? Vous devez réunir une assemblée générale ordinaire qui sera chargée de statuer sur les comptes de l’exercice écoulé : il faudra approuver les comptes et affecter le résultat. S’il s’agit d’une perte, vous aurez le choix entre un « report à nouveau » ou une imputation sur les réserves s’il en existe.

Votre société subit une perte importante : une décision à prendre !

Une situation qui n’est pas si rare… Vous venez de démarrer vote activité et, nécessairement, vous avez réalisé de grosses dépenses et de lourds investissements, qui ne sont aujourd’hui pas nécessairement rentabilisés, faute de chiffre d’affaires suffisant. Une telle situation peut suffire à constater une perte de la moitié du capital social. Cette même situation peut se retrouver si, faute d’une conjoncture économique suffisante, la société a constaté des pertes récurrentes sur plusieurs exercices.

« Perte de la moitié du capital » ? Si vous exercez votre activité dans le cadre d’une SARL, d’une SAS ou d’une SA, une formalité doit impérativement être respectée si, du fait des pertes constatées, les capitaux propres de la société deviennent inférieurs à la moitié du capital social. Voilà qui mérite quelques explications…

Explications. Le montant des capitaux propres à prendre en considération correspond à la somme algébrique du montant du capital social, des réserves, du report à nouveau, du bénéfice ou de la perte de l’exercice, des subventions d’investissement et des provisions réglementées (rubrique « capitaux propres » au passif de votre bilan). Si ce montant s’avère inférieur à la moitié du capital social, la situation financière de la société pouvant, de ce fait, s’avérer préoccupante, la règlementation vous impose de réagir.

Une consultation des associés. Vous devez impérativement réunir les associés en assemblée générale en vue de décider ou non de la dissolution de la société (rare en pratique). Si vous décidez de ne pas dissoudre la société, vous devez vous engager à régulariser la situation, au plus tard à la clôture du 2ème exercice suivant celui au cours duquel cette perte est constatée.

Exemple. Vous approuvez en juin 2023 les comptes de l’exercice clos le 31 décembre 2022, et vous constatez des pertes suffisamment importantes qui excèdent la moitié du capital. Vous devrez alors réunir les associés au plus tard dans les 4 mois de l’approbation des comptes (en octobre 2023 au plus tard) et, si vous décidez de ne pas dissoudre la société, la situation devra être régularisée au plus tard le 31 décembre 2025.

Un délai impératif. Vous devez consulter les associés dans les 4 mois qui suivent l’approbation des comptes constatant cette perte importante. Attention, si vous ne prenez pas la peine de provoquer une décision des associés, tout intéressé pourra demander au Tribunal de Commerce la dissolution de votre société.

Une publicité. Vous devez publier la décision des associés, quelle qu’elle soit, dans un journal d’annonces légales, une mention relative à cette perte importante devant, en outre, être portée au registre du commerce et des sociétés. L’objectif sera ici d’informer les tiers de la situation de votre société.

Par la suite… Si vous régularisez la situation dans le délai imparti, pensez à faire supprimer du registre du commerce et des sociétés la mention relative à la perte de la moitié du capital. À défaut de reconstitution des capitaux propres, vous devez savoir que tout intéressé pourra demander la dissolution de la société (le Tribunal accordant toutefois un nouveau délai de 6 mois pour régulariser votre situation). Au-delà de cette sanction, sachez que votre responsabilité, en qualité de dirigeant, pourrait être recherchée si votre inaction est de nature à causer un préjudice.

Une faute de gestion ? Il faut rappeler que l'absence de régularisation effective, dans le délai légal de deux ans, de la situation des capitaux propres devenus inférieurs à la moitié du capital social est imputable aux associés. Le juge a précisé, à cet égard, que cette absence de régularisation ne constitue pas une faute de gestion dont le dirigeant aurait à répondre.

Oui, si… Cela étant, il ne faut tout de même pas perdre de vue que ne rien faire pourra tout de même constituer une faute de gestion imputable au dirigeant : n’oubliez pas que si aucun remède n’est trouvé à la situation, vous devez déclarer la cessation des paiements de la société au Tribunal de Commerce.

Fixer votre rémunération de gérant : qui décide ?

Votre rémunération. En qualité de gérant de votre SARL, vous avez évidemment droit à une rémunération à titre de rétribution de cette fonction de gestion et de direction de la société (en règle générale, les statuts comportent une clause spécifiant que le ou les gérants peuvent recevoir un traitement fixe ou proportionnel, ou fixe et proportionnel). Mais vous ne pouvez pas décider seul du montant de cette rémunération, sauf, bien entendu, dans l’hypothèse où vous êtes associé unique d’une EURL. Cela suppose d’obtenir une décision en ce sens de la collectivité des associés.

1 choix. Votre rémunération pourra être fixée directement dans les statuts, une clause prévoyant alors le mode de calcul retenu pour en déterminer le montant. Mais, en pratique, le mode de fixation de votre rémunération, et donc son montant, est déterminé par une décision collective des associés afin d’éviter d’avoir à modifier les statuts à chaque fois que le montant de la rémunération du gérant est modifié.

Idem pour les charges sociales. Vous êtes redevable de cotisations sociales appliquées à la rémunération perçue en qualité de gérant. Le paiement de ces cotisations sociales peut être pris en charge par la société. Mais, dans cette hypothèse, le juge rappelle que le formalisme appliqué à la rémunération est aussi valable pour cette prise en charge : la prise en charge de vos cotisations sociales personnelles doit être prévue, soit par les statuts, soit par une décision collective des associés.

Frais professionnels des gérants de SARL. Les gérants minoritaires de SARL (société à responsabilité limitée) et de SELARL (société d'exercice libéral à responsabilité limitée), parce qu’ils sont assimilés salariés et affiliés au régime général de Sécurité sociale, peuvent bénéficier de remboursement de frais professionnels, à condition que ces frais soient des charges :

• inhérentes à leur fonction,
• supportées par eux dans l’accomplissement de leur mission dans l’entreprise.

Frais réels ! Notez que le remboursement des frais professionnels engagés par les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de SELARL ne peut s’effectuer que sur la base des dépenses réellement engagées.

Une exception ? À des fins de simplification, les frais professionnels des gérants minoritaires de SARL et de SELARL utilisant leur véhicule à des fins professionnelles peuvent cependant être déduits, pour le calcul des cotisations sociales, sur la base d’un barème kilométrique forfaitaire, publié annuellement par l’administration fiscale.

Fixer votre rémunération de gérant : comment ?

Convoquer les associés. Qui dit décision des associés, dit convocation et règle de majorité pour valider la décision prise. Parce que la question de votre rémunération, qui constituera donc l’ordre du jour de l’assemblée des associés, n’aura pas pour finalité de modifier les statuts, il s’agira d’une décision dite « ordinaire ».

Assemblée « ordinaire ». Pour que la décision soit adoptée, il faut réunir un total de voix correspondant à plus de la moitié des parts sociales (on parle de « majorité absolue »), cette majorité s’appréciant en tenant compte de l’ensemble des parts sociales composant le capital, et non pas seulement en tenant compte des seules parts détenues par les associés présents ou représentés. Si ce « quorum » n’est pas atteint, il faut alors procéder à une seconde consultation, et la décision sera alors valablement prise à la majorité des voix émises, quel que soit le nombre d’associés présents ou représentés (on parle de « majorité relative »). Bien entendu, la majorité peut être obtenue par le vote d’un seul associé.

Et pour le gérant d’une EURL ? Vous aurez soin de consigner votre décision relative à la fixation de votre rémunération sur le registre spécial des décisions.

Exemple 1. Cette formalité peut avoir son utilité, comme l’atteste cette expérience vécue par un gérant, associé d’une EURL. Cette EURL clôture son exercice au 30 juin de chaque année. Le gérant décide de céder ses parts en décembre. Une fois la cession faite, l’acquéreur réclame le remboursement de la rémunération que l’ancien gérant s’est versé au titre des mois de juillet à décembre, au motif que cette rémunération n’a pas été approuvée par une décision de l’associé. Le vendeur n’a pourtant pas caché le montant de cette rémunération à l’acheteur, lequel avait connaissance du montant de la rémunération. Le juge a pourtant donné raison au vendeur : il a rappelé à cet égard que la décision fixant la rémunération du gérant associé unique d’une EURL doit être reportée sur le registre spécial des décisions.

Exemple 2. Un gérant d’EURL a également vécu une expérience qui mérite d’être partagée : l’acquéreur de l’EURL a réclamé le remboursement de la rémunération perçue au titre des 5 dernières années. Pour les 3 premières années litigieuses, il avait perçu sa rémunération avant que les formalités (décision ordinaire de l’associé et report sur le registre spécial des décisions) n’aient été effectuées. Sur ce point l’acquéreur de l’EURL a eu tort. Le juge a considéré, en effet, qu’un versement antérieur à la passation des formalités requises n’est pas irrégulier. S’agissant des 2 dernières années litigieuses, l’acquéreur de l’EURL a constaté que la décision ordinaire de l’associé n’avait pas été reporté sur le registre spécial des décisions. Sauf que ces irrégularités ont été commises après sa démission, a répondu l’ex-gérant. Il n’avait donc plus la maîtrise des assemblées générales. Au vu des faits, le juge a là aussi donné raison à l’ex-gérant.

Pour quel montant ? Comme nous l’indiquions précédemment, votre rémunération peut être fixe (mais, dans ce cas, il faudra procéder à des réajustements réguliers) ou proportionnelle (elle pourra, par exemple, être proportionnelle aux bénéfices ou au chiffre d’affaires) ou les deux à la fois. Bien entendu, au-delà de cette rétribution, vous aurez la possibilité de vous faire rembourser les frais engagés dans le cadre de votre activité professionnelle (pour ne pas être imposé sur ces remboursements, préférez le remboursement sur la base des frais réellement engagés et évitez l’attribution d’allocations forfaitaires).

Le résultat de l’exercice : un bénéfice ou un déficit

Déterminer le résultat de l’exercice. À la clôture de l’exercice, vous devez récapituler l’ensemble des opérations de l’exercice pour déterminer le résultat réalisé par la société pour établir le bilan, le compte de résultat et les annexes. En pratique, cette opération est réalisée en lien avec votre expert-comptable.

Etablir la liasse. Vous devrez donc établir la liasse comptable et fiscale, ainsi que les annexes. Le bilan de la société décrira séparément les éléments actifs et passifs de l'entreprise, et fera apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat récapitulera les produits et les charges de l'exercice, et fera apparaître, par différence, et après déduction des amortissements et des provisions, le bénéfice ou la perte de l'exercice. Les annexes complèteront, le cas échéant, et commenteront les informations données par le bilan et le compte de résultat.

Un profit ou une perte… Une fois le résultat de l’exercice déterminé et validé, vous devrez l’affecter : un bénéfice pourra (et devra dans certains cas) être affecté en réserves ou être distribué aux associés, au prorata de leurs droits dans le capital de la société. Si la société dégage une perte comptable, elle viendra diminuer les capitaux propres de la société (elle sera inscrite dans un compte de report à nouveau ou imputée sur un compte de réserve s’il en existe).

Le résultat de l’exercice : un point sur les « réserves »

Une option. Le bénéfice réalisé au cours de l’exercice pourra être, soit « mis en réserve », soit distribué aux associés. Cette décision relève du choix effectué par la collectivité des associés, à ceci près que, dans certaines hypothèses, vous n’aurez pas toujours le choix…

Une obligation dans certaines hypothèses. Dans certaines sociétés, et plus spécialement dans les SARL et les sociétés dites par actions (SAS et SA notamment), vous aurez l’obligation de constituer une réserve légale. Si vous ne le faites pas, les délibérations prises en sens contraire seront déclarées nulles.

Doter la réserve légale. Vous avez l’obligation d’affecter 5 % au moins du bénéfice (diminué, le cas échéant, des pertes antérieures) à la réserve légale. Cette réserve légale constitue une garantie supplémentaire, en plus du capital, pour les tiers et partenaires de la société : cette réserve ne pourra pas être distribuée aux associés.

Autres réserves ? Au-delà de cette obligation, vous pouvez aussi faire le choix de ne pas distribuer le bénéfice disponible et de placer le bénéfice en réserve : la mise en réserve du bénéfice consiste à le laisser à la disposition de la société, pour assurer son autofinancement, anticiper d’éventuelles pertes futures, maintenir un niveau de capitaux propres conséquent, etc. Cette mise en réserve ne vous empêchera pas par la suite de distribuer les sommes ainsi placées, sauf si vous avez prévu dans vos statuts l’obligation de constituer une « réserve statutaire » qui ne pourra alors pas faire l’objet d’une distribution aux associés.

Report à nouveau ? Vous pouvez également reporter à plus tard la décision sur l’affectation du bénéfice et décider de le placer en « report à nouveau ».

Le résultat de l’exercice : un point sur les « dividendes »

La rémunération de votre apport. La distribution du bénéfice, autre option qui vous est offerte, s’apparente à la rémunération légitimement attendue de votre apport en capital à la société. Le « bénéfice distribuable » pourra être reversé aux associés.

Bénéfice « distribuable ». Il s’agit donc du bénéfice réalisé au cours de l’exercice dont vous approuvez les comptes, diminué des pertes antérieures et, le cas échéant, des sommes prélevées pour doter la réserve légale et/ou la réserve statuaire. Le montant qu’il est possible de distribuer sera, en outre, augmenté des bénéfices des exercices précédents qui n’ont pas été distribués (il s’agit des réserves). Sachez, toutefois, que les sommes distribuées sont prélevées, en priorité, sur le bénéfice distribuable de l’exercice.

Après avoir approuvé les comptes. La décision de verser des dividendes revient aux associés, ces derniers ne pouvant avoir droit aux dividendes que si une décision a été prise en ce sens par l’assemblée générale (AG) : c’est donc l’assemblée générale qui va décider du montant de la distribution et de la part qui va revenir à chaque associé, après avoir approuvé les comptes de l’exercice et constaté l’existence de sommes distribuables. Elle va également décider des modalités de mise en paiement des dividendes (encore que cela peut également être décidé par le gérant, le conseil d'administration ou le directoire selon le cas), la mise en paiement du dividende devant avoir lieu au plus tard dans les 9 mois de la clôture de l’exercice.

Une liberté totale ? Bien entendu, les associés sont libres de décider de distribuer ou non les dividendes. Notez cependant que les juges ont déjà eu l’occasion d’annuler des AG pour abus de majorité au motif que des décisions systématiques de ne pas distribuer de dividendes (qui n’étaient ni dictées par l'intérêt social, ni justifiées par des besoins ou des projets précis) avaient pour conséquence de priver, injustement, les associés minoritaires de leurs droits à la distribution de dividendes.

Pour la petite histoire. Il a été jugé qu’une décision de mise en réserve des bénéfices prise par les 3 associés majoritaires d’une société malgré le désaccord du 4e ne constituait pas un abus de majorité dans la mesure où il n’était pas prouvé qu’elle avait été prise dans le seul but de favoriser les associés majoritaires par rapport à l’associé minoritaire.

Pour la petite histoire. Dans cette affaire, 3 des 4 associés de la société votent en faveur d’une distribution des bénéfices en fonction du chiffre d’affaires généré par chacun, à la place d’une répartition à parts égales comme prévu initialement à la création de la société. Le 4e associé demande l’annulation de la décision pour abus de majorité estimant d’une part qu’elle a été prise pour diminuer sa rémunération tout en favorisant les intérêts des 3 autres et d’autre part qu’elle est contraire à l’intérêt social puisque la répartition d’origine a été déterminante dans la création de la société. Ce que le juge confirme en confirmant l’abus de majorité.

Précision utile. Les dividendes distribués par une société soumise à l’impôt sur les sociétés au profit d’associés, personnes physiques, font l’objet d’un mode d’imposition particulier : ils sont soumis à l’impôt sur le revenu, calculé, depuis le 1er janvier 2018, suivant application du prélèvement forfaitaire unique (aussi appelé « flat tax ») au taux de 30 %. Si l’associé personne physique y a intérêt, il pourra renoncer à l’application du prélèvement forfaitaire unique en optant, de façon globale, pour l’imposition au titre du barème progressif. Dans cette seconde hypothèse, l’associé conservera le bénéfice de l’abattement de 40 %.

En outre… Il faut rappeler, pour information, qu’est soumise aux cotisations sociales, à compter du 1er janvier 2013, la part des dividendes perçus par le travailleur non salarié non agricole, son conjoint ou partenaire de Pacs ou leurs enfants mineurs non émancipés et des intérêts de compte courant qui est supérieure à 10 % du capital social et des primes d'émission et des sommes versées en compte courant détenus en toute propriété ou en usufruit par ces mêmes personnes.

Quels sont les moyens alloués aux membres de la délégation du personnel CSE ?

Rien de nouveau ? Les mêmes principes s’appliquent aux membres du CSE qu’aux membres du CE, aux délégués du personnel, ou aux membres du CHSCT. Ainsi, les principaux moyens dont ils disposent pour exercer leurs missions sont :

• l’attribution d’heures de délégation,
• le bénéfice d’une protection spécifique contre le licenciement.

Les heures de délégation. Le nombre d’heures de délégation attribué à chaque membre titulaire du CSE varie en fonction des effectifs. A défaut d’accord d’entreprise, dans les entreprises d’au moins 50 salariés, il doit y avoir au minimum 4 titulaires, bénéficiant chacun de 18 heures de délégation par mois. Les heures passées en réunion avec l’employeur ne doivent pas être considérées comme des heures de délégation. Il ne faut donc pas les déduire du crédit d’heures mensuel.

Heures effectuées hors temps de travail. Par principe, les heures de délégation sont payées comme temps de travail. Lorsqu'elles sont prises en dehors de l'horaire de travail en raison des nécessités du mandat, elles doivent être payées comme heures supplémentaires.

Nécessité de mandat. Il appartient au salarié de justifier que la prise d'heures de délégation, en dehors de son horaire de travail, est justifiée par les nécessités de ses mandats.

Attention aux abus ! Les abus commis par le salarié dans l'exercice de son mandat caractérisent un manquement à ses obligations professionnelles et peuvent faire l’objet de sanctions disciplinaires. C’est notamment le cas d’un salarié ayant indiqué à son supérieur devoir s'absenter précipitamment en raison de la fuite de son perroquet hors de sa cage… et qui, pour ce même après-midi, a déclaré à sa direction 5h30 de délégation !

     =>  Pour connaître le nombre d’heures accordées à l’instance, consultez notre annexe.

Temps de trajet = temps de délégation ? Le temps de trajet passé par un élu, employé comme conducteur de bus, pour se rendre du point de relève au point de dépôt constitue du temps de déplacement entre 2 lieux de travail, pendant lequel le salarié se trouve à la disposition de l’employeur. Il s’agit donc de temps de travail effectif, non déductible du crédit d’heures. Le temps de trajet, pris en dehors de l'horaire normal de travail et effectué en exécution des fonctions représentatives, doit être rémunéré comme du temps de travail effectif pour la part excédant le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail et doit être pris en compte pour déterminer l'existence, le cas échéant, d'heures supplémentaires donnant lieu à majorations.

Rémunération. Le salarié ne peut pas être privé, du fait de l’exercice de son mandat, du paiement d’une indemnité destinée à compenser une sujétion particulière de son emploi, qui constitue un complément de salaire. En revanche, il ne peut pas prétendre à un remboursement de frais professionnels qu’il n’a pas engagés.

Attention ! Le nombre de titulaires et de suppléants est calculé par tranche d’effectif, et le nombre d’heures de délégation varie également selon la tranche d’effectif dans laquelle se situe l’entreprise.

Dispense d’activité. En cas de dispense d’activité, il convient de se référer aux horaires que le salarié aurait dû suivre s’il avait travaillé et que c’est sur la base de ce planning théorique que le salarié pourrait prétendre au paiement des heures de délégations effectuées en dehors de son temps de travail. Faute pour l’employeur de justifier des heures théoriques d’activité dont le salarié a été dispensé, ce dernier peut prétendre au paiement des heures de délégation qu’il a réalisées.

La liberté de circuler. Les membres du CSE peuvent circuler librement dans l’entreprise et y prendre tous les contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, que ce soit pendant leurs heures de délégation ou en dehors de leurs heures de travail. Ils peuvent notamment prendre contact avec les autres salariés pendant leur temps de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement de leur travail. En cas d’abus, l’employeur peut prendre des mesures de restriction proportionnées.

Par exemple. Un hôtel a pu valablement interdire temporairement l’accès à ses locaux aux représentants du personnel qui, lors d’un mouvement de grève, ont usé de mégaphones et de sifflets dans les couloirs de l’établissement, interpelé des salariés non-grévistes, distribué des tracts aux clients et sont entrés de force dans une chambre occupée.

La liberté de se déplacer. Par ailleurs, les membres élus du CSE peuvent utiliser leurs heures de délégation pour se déplacer hors de l’entreprise, pour les besoins de leurs mandats.

La protection contre le licenciement. Les représentants du personnel, dont les membres de la délégation unique au CSE, bénéficient d’une protection contre le licenciement. Ceci ne signifie pas que l’employeur ne peut pas les licencier, mais qu’il doit, pour ce faire, respecter une procédure spécifique destinée à démontrer que la mesure de licenciement envisagée est fondée, de manière à obtenir une autorisation de licencier délivrée par l’inspection du travail. Bien évidemment, l’objectif de la protection contre le licenciement est de prévenir les éventuels licenciements liés à l’exercice de son mandat de représentation par le salarié.

     =>  Pour en savoir plus sur la protection des salariés élus, vous pouvez consulter notre fiche : Salarié protégé : ce qu’il faut savoir

     =>  Pour en savoir plus sur la procédure de licenciement d’un salarié élu, consultez notre fiche : Licenciement d’un salarié protégé : mode d’emploi

Certification. Un représentant du personnel peut obtenir une certification relative aux compétences acquises dans l’exercice de son mandat. Il faut savoir que les actions de formation certifiantes nécessaires à l'obtention de cette certification, notamment les actions de positionnement, d'accompagnement et d'évaluation des compétences, constituent un temps de travail effectif et donnent lieu pendant leur déroulement au maintien par l'entreprise de la rémunération.

Quels sont les autres moyens attribués à l’instance elle-même ?

Des moyens financiers. Comme le CE avant lui, le CSE bénéficie d’un budget de fonctionnement et d’un budget dédié aux actions sociales et culturelles, tous deux versés par l’employeur.

Subvention de fonctionnement. Le montant de la subvention dédiée au fonctionnement du CSE varie. Il est :

• de 0,20 % de la masse salariale brute, pour les entreprises dont les effectifs sont compris entre 50 et 2000 salariés,
• de 0,22% de la masse salariale brute pour les entreprises dont les effectifs excèdent 2000 salariés.

La contribution aux activités sociales et culturelles (« ASC »). En principe, le montant de la subvention versée par l’employeur pour les ASC est défini par voie d’accord collectif. Tout comme la subvention de fonctionnement, le montant du budget « ASC » correspond à un pourcentage de la masse salariale de l’entreprise. Mais, en l’absence d’accord, plusieurs situations peuvent venir tempérer ce principe :

• lorsqu’un tel budget était déjà alloué au CE, avant la mise en place du CSE, l’employeur se doit de continuer à verser le budget des ASC selon les mêmes principes,
• a contrario, si le CE qui existait avant le CSE ne bénéficiait pas d’un budget « ASC », l’employeur n’est pas tenu de le verser au CSE.

Un transfert possible entre les budgets.Il est possible de transférer, dans la limite de 10%, une partie de l’excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des « ASC », et inversement. Pour opérer un tel transfert, la somme et les modalités d’utilisation doivent être inscrites dans les comptes annuels du CSE ou dans les documents simplifiés. Elles doivent également figurer sur le rapport annuel du CSE.

Des moyens matériels. Le CSE doit se voir attribuer un local aménagé, ainsi que le matériel nécessaire pour exercer ses missions. Ce local doit notamment permettre aux membres du CSE d’organiser des réunions de travail et des réunions d’information à destination du personnel de l’entreprise, en dehors du temps de travail des salariés. Outre le local et le matériel correspondant, le CSE doit disposer de panneaux d’affichages dédiés, afin de pouvoir communiquer des informations aux salariés de l’entreprise.

Comment fonctionne le CSE ?

Des réunions régulières avec l’employeur ou son représentant. La délégation du personnel au CSE doit se réunir régulièrement avec l’employeur, que ce soit dans le cadre des réunions d’information/consultation prévues par le Code du travail, ou bien dans le cadre de réunions extraordinaires.

Présidence du CSE. Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant pouvant être assisté éventuellement de 3 collaborateurs qui ont voix consultative. Ces assistants ou représentants doivent être investis de toute l’autorité nécessaire pour l’exercice de leur mission et disposer de la compétence et des moyens pour apporter des réponses utiles à l’instance, qu’ils fassent partis ou non de l’effectif de l’entreprise.

Combien de réunions ? Le nombre annuel de réunions du CSE est en principe défini par accord collectif d’entreprise. Il ne peut, quoi qu’il arrive, jamais être inférieur à 6 réunions par an, sachant que, parmi ces 6 réunions, 4 doivent être consacrées aux attributions du CSE en matière de santé, de sécurité, et de conditions de travail. Mais, à défaut d’accord d’entreprise, le CSE doit se réunir :

• 1 fois tous les 2 mois dans les entreprises de moins de 300 salariés,
• 1 fois par mois dans les entreprises de 300 salariés et plus.

La création de commissions. Plusieurs types de commissions peuvent/doivent être créées, selon la taille de l’entreprise et/ou son secteur d’activité, dont celles mentionnées ci-dessous :

• une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) : elle doit être créée dans les entreprises d’au moins 300 salariés. Elle doit aussi être mise en place lorsque l’entreprise comprend une installation nucléaire, ou bien sur décision de l’inspection du travail, lorsque la nature de l’activité de l’entreprise, son agencement ou l’équipement des locaux le nécessite ;
• une commission de la formation : dans les entreprises d’au moins 300 salariés, elle prépare les interventions du CSE dans le cadre des consultations récurrentes relatives à la formation ;
• une commission d’information et d’aide au logement, dans les entreprises d’au moins 300 salariés (ou dans celles de moins de 300 salariés qui peuvent se regrouper pour en former une). Cette commission est chargée d’organiser l’accès aux logements des collaborateurs, que ce soit pour faciliter leur logement ou leur accession à la propriété ;
• une commission de l’égalité professionnelle, dans les entreprises d’au moins 300 salariés. Cette commission prépare les délibérations du CSE dans ce domaine, dans le cadre de la consultation obligatoire sur la politique sociale de l’entreprise ;
• une commission économique, dans les entreprises d’au moins 1000 salariés : elle étudie les données économiques et financières communiquées par l’employeur.

Commission insertion. Pour une durée de 3 ans, les CSE des SIAE dont les effectifs sont supérieurs à 11 salariés peuvent mettre en place une commission « insertion », chargée de préparer les réunions et les délibérations du comité sur les questions d'insertion.

A noter. L’employeur n’est pas tenu de prendre en charge les frais de déplacement et d’hébergement des membres du CSE afférant aux réunions des commissions du CSE, à moins que ces réunions ne soient légalement obligatoires ou à l’initiative de l’employeur. Une clause du règlement intérieur du CSE peut alors valablement prévoir que le CSE les prendra en charge sur présentation des justificatifs.

Le recours à des experts. Le CSE peut faire appel à plusieurs types d’experts, sur proposition des différentes commissions mentionnées ci-dessus, afin d’éclairer son analyse des données et des informations communiquées par l’employeur :

• un expert-comptable : il peut intervenir pour éclairer les délibérations du CSE dans le cadre des consultations récurrentes, ou bien dans le cadre de consultations ponctuelles, ou bien en vue de l’examen du rapport relatif à la réserve spéciale de participation.
• un expert habilité : il peut être appelé à intervenir, par exemple, lorsqu’un risque grave pour la santé ou la sécurité des salariés est identifié, qu’il y ait eu ou pas un accident du travail ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel.
• un expert technique : il peut être amené à intervenir dans les entreprises d’au moins 300 salariés, dans le cadre de la consultation relative à l’introduction de nouvelles technologies, ou bien lorsqu’un aménagement important est susceptible de modifier les conditions de santé, de sécurité, ou les conditions de travail des salariés.

Domaines de l’expert habilité. Le comité social et économique (CSE) peut faire appel à un expert habilité :

• lorsqu'un risque grave, identifié et actuel, révélé ou non par un accident du travail, une maladie professionnelle ou à caractère professionnel est constaté dans l'établissement ;
• en cas d'introduction de nouvelles technologies ou de projet important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ;
• dans les entreprises d'au moins 300 salariés, en vue de préparer la négociation sur l'égalité professionnelle.

Rôle de l’expertise. Ces expertises doivent permettre d’éclairer les membres du CSE sur les domaines concernés :

• en lui apportant une information claire, précise et impartiale ;
• en établissant un diagnostic ;
• en présentant des propositions d'actions et des solutions concrètes sur la base du diagnostic établi.

Certification des organismes experts. Les organismes experts que le CSE peut solliciter sont certifiés pour au moins l'un de ces domaines :

• organisation du travail, dont les équipements de travail ;
• environnement de travail, y compris les expositions chimiques, physiques et biologiques ;
• égalité professionnelle.

En présence d’un comité central et de comités d’établissement. Le comité d'établissement a les mêmes attributions que le CSE d'entreprise dans la limite des pouvoirs confiés au chef d'établissement. La mise en place d'un tel comité suppose que cet établissement dispose d'une autonomie suffisante en matière de gestion du personnel et de conduite de l'activité économique de l'établissement. Ce n’est pas parce que le comité central bénéficie d’une assistance pour l’examen de la situation économique et financière de l’entreprise que le comité d’établissement ne peut pas être assisté par un expert-comptable afin de lui permettre de connaître la situation économique, sociale et financière de l'établissement dans l'ensemble de l'entreprise et par rapport aux autres établissements comparables avec le sien.

Un coût à la charge de l’employeur… Les frais liés à la réalisation de ces expertises sont intégralement à la charge de l’entreprise lorsque :

• l’expertise porte sur la situation économique et financière, la politique sociale et les conditions de travail et l’emploi,
• ou lorsque l’expertise concerne les projets de licenciements d’au moins 10 salariés dans une entreprise d’au moins 50 salariés,
• ou lorsqu’un risque grave est constaté dans l’entreprise.

… ou du CSE. Lorsque le CSE fait appel à un expert en dehors de ces hypothèses, en principe, l’expertise est prise en charge à 80 % par l’employeur, et à 20 % par le CSE, sur son budget de fonctionnement.

Délai de contestation par l’employeur. L’employeur peut toujours contester la décision de recours à un expert par le CSE. Dans ce cas il dispose d’un délai de 10 jours pour saisir le juge à compter du jour où il connaît précisément l’objet et la nature de l’expertise commandée par le CSE. Généralement ce délai court à compter du jour de la délibération du CSE décidant ce recours. 

CSE : des missions variées

Le CSE, qu’est-ce que c’est ? Le comité social et économique (CSE) est une instance représentative du personnel composée de l’employeur et d’une délégation élue du personnel, obligatoire pour les entreprises qui atteignent le seuil de 11 salariés.

La représentation du personnel. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, les membres du CSE assurent l’expression collective des salariés, permettant la prise en compte de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production. Ils sont chargés de présenter à l'employeur les réclamations individuelles ou collectives des salariés. Ces réclamations peuvent porter sur :

• les salaires ;
• l’application de la règlementation du travail ;
• les conventions et accords collectifs applicables dans l’entreprise.

Rôle du CSE dans « l’organisation, la gestion, et la marche générale de l’entreprise ». Le CSE doit obligatoirement être informé et consulté sur toutes les questions qui relèvent de ces domaines. Le champ d’intervention du CSE en matière économique est donc extrêmement vaste.

Conséquence. L’employeur doit procéder à des informations et/ou des consultations du CSE. Ces consultations, selon les thèmes qui sont abordés, seront soit récurrentes, soit seulement ponctuelles.

Attention ! En l’absence de consultation du CSE alors qu’elle est obligatoire, l’employeur encourt une sanction pénale pour délit d’entrave. Si l’employeur est une personne physique, il encourt une peine d’amende de 7 500 €, ou 15 000 € en cas de récidive. L’employeur personne morale, quant à lui, encourt une peine d’amende de 37 500 € à 75 000 € en cas de récidive. Il est donc important de veiller à respecter ses obligations, et garder en tête que l’obligation de consultation porte sur des projets et des domaines extrêmement variés…

CSE : des consultations récurrentes

3 thématiques... L’employeur doit impérativement consulter le CSE de manière récurrente :

• sur les orientations stratégiques de l’entreprise, et sur leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, l’organisation du travail, les mesures visant à améliorer la mobilité des salariés entre leur lieu de résidence habituelle et leur lieu de travail, le recours à la sous-traitance, à l’intérim, à des contrats temporaires et à des stages ;
• sur la situation économique et financière de l’entreprise, ainsi que sur la politique de recherche et de développement technologique de l’entreprise, y compris sur l’utilisation du crédit d’impôt pour les dépenses de recherches ;
• sur la politique sociale, les conditions de travail et d’emploi.

… impératives. Ces 3 thèmes de consultation sont d’ordre public, ce qui signifie qu’il est impossible de déroger à l’obligation de consultation. Il doit donc être informé et consulté chaque année, en principe au niveau de l’entreprise, sur ces thématiques.

Quand ? L’employeur doit consulter le CSE avant de prendre ses décisions, sauf dans l’hypothèse où il s’agit de lancer une offre publique d’acquisition.

Au sujet des accords collectifs. Les projets d’accords collectifs, de leur révision ou de leur dénonciation ne sont pas soumis à la consultation obligatoire du CSE. De même, les entreprises ayant conclu un accord de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ne sont pas soumises, dans ce domaine, à l’obligation de consulter le CSE.

Des aménagements possibles ? Le contenu de ces consultations récurrentes ne peut pas être modifié. On dit qu’il est « d’ordre public » : cela signifie qu’il n’est pas possible d’y déroger. Il est, néanmoins, possible d’en aménager les modalités, soit par accord d’entreprise conclu avec un délégué syndical, soit (en l’absence de délégué syndical) par accord négocié avec le CSE et adopté à la majorité de ses membres titulaires.

Délai. Le CSE doit disposer d’un délai suffisant d’examen pour émettre ses avis. Lorsqu’aucun délai n’est mentionné par la loi, à défaut d’accord, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif au bout d’un mois à compter de la communication par l'employeur des informations nécessaires à la consultations. Ce délai est porté à 2 mois en cas d’intervention d’un expert (et à 3 en cas d'intervention d'une ou plusieurs expertises dans le cadre de consultation se déroulant à la fois au niveau du CSE central et d'un CSE d’établissement).

CSE : des consultations ponctuelles

Projets importants. Le CSE doit également être consulté sur les questions et les projets intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise. En principe et puisque l’ordre du jour est élaboré conjointement par l’employeur et par le secrétaire du CSE, l’employeur peut reformuler les questions qui lui sont transmises. Seule limite : ne pas en dénaturer le fond qui pourrait être constitutif d’un délit d’entrave pénalement répréhensible.  

Concrètement. Les projets intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise sont ceux qui concernent :

• les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs,
• la modification de l’organisation économique ou juridique de l’entreprise,
• les conditions d’emploi, de travail, notamment la durée du travail et la formation professionnelle,
• l’introduction de nouvelles technologies, et de tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail,
• les mesures prises en vue de facilité l’emploi des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l’aménagement des postes de travail,
• la mise en œuvre et le contrôle de l’activité des salariés,
• la restructuration et la compression des effectifs,
• le licenciement pour motif économique,
• une offre publique d’acquisition,
• toute procédure de sauvegarde, de redressement, ou de liquidation judiciaire.

Communication insuffisante des informations. Si les informations transmises à l’instance représentative du personnel sont insuffisantes pour qu’elle donne un avis motivé, elle doit saisir le président du tribunal judiciaire. Celui-ci pourra ordonner la production des éléments d’information complémentaires et, dans ce cas, prolonger ou fixer un nouveau délai de consultation courant à compter de la communication de ces éléments complémentaires.

Conséquences environnementales de la décision. Désormais, lors des consultations ponctuelles ou obligatoires, les élus doivent impérativement se voir transmettre des éléments d’informations relatifs aux conséquences environnementales de la décision ou du projet à mettre en œuvre et faisant l’objet de l’information / consultation.