Convoquer l’assemblée générale des copropriétaires

AG des copropriétaires : le pouvoir de décision ! L’assemblée générale (AG) des copropriétaires est l’organe dit « délibérant » de la copropriété : c’est dans ce cadre que sont prises les décisions relatives à la copropriété, ces décisions étant exécutées par le syndic, assisté et contrôlé dans cette gestion par le Conseil Syndical (CS).

Qui convoque cette AG ? Il vous revient, en qualité de syndic, de convoquer cette AG de votre propre initiative, au moins 1 fois par an, et en tout état de cause à chaque fois que vous l’estimez nécessaire. Mais vous n’êtes pas le seul à décider d’une telle convocation puisque :

• le conseil syndical peut vous demander de convoquer une AG ;
• vous-même pouvez demander cette convocation avec d’autres copropriétaires dès lors que vous représentez (ensemble) au moins le ¼ des voix (sauf disposition contraire du règlement de copropriété) ;
• le président du CS peut aussi convoquer lui-même une AG après une mise en demeure au syndic de le faire et restée infructueuse plus de 8 jours ;
• le président du CS dispose également de cette prérogative lorsqu’il s’agit de convoquer une AG appelée à désigner un nouveau syndic en cas d’empêchement pour quelque cause que ce soit.

Un nouveau droit pour les copropriétaires. Pour mémoire, il est possible pour tout copropriétaire de solliciter la convocation et la tenue d'une AG, à ses frais, pour faire inscrire à l'ordre du jour une ou plusieurs question(s) ne concernant que ses droits et obligations.

Des précisions. Il est désormais précisé que la demande doit être faite par un ou plusieurs copropriétaires à leurs frais, et doit préciser la ou les questions dont l’inscription à l’ordre du jour est demandée.

Formalisme. Elle doit être notifiée au syndic, et être accompagnée d’un projet de résolution pour chaque question. Elle doit également être accompagnée, lorsque la situation l’exige, des documents précisant :

• les conditions essentielles du contrat ;
• en cas d'appel à la concurrence, les contrats proposés, lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux ;
• les conditions générales et particulières du projet de contrat et la proposition d'engagement de caution fournie par une entreprise d'assurance spécialement agréée lorsque le contrat proposé a pour objet la souscription d'un prêt bancaire au nom du syndicat.

Répartition des frais et honoraires. Lorsque l'assemblée générale est convoquée à la demande de plusieurs copropriétaires, ceux-ci doivent préciser la répartition des frais et honoraires entre eux. À défaut, les frais sont répartis entre ces copropriétaires à parts égales.

Information relative aux frais prévisionnels. Dans les 15 jours qui suivent la notification de la convocation, le syndic informe le ou les copropriétaire(s) demandeur(s) des frais prévisionnels, ainsi que de ses honoraires.

Convocation à l’AG. Il doit ensuite convoquer l'assemblée générale dans le délai de 45 jours suivant le paiement de ces frais et honoraires.

Bon à savoir. Notez que lorsque la convocation de l’AG est sollicitée dans ce nouveau cadre, le syndic ne doit porter à l’ordre du jour que les questions relatives aux droits et obligations du ou des copropriétaire(s) demandeur(s).

Qui est convoqué à cette AG ? Bien entendu, tous les copropriétaires doivent être convoqués à une AG, même s’ils ne sont pas directement concernés par les décisions à prendre. Voilà pour le principe, mais son application recèle parfois quelques complications en pratique…

Des précisions à connaître ! Dans certains cas, la désignation du copropriétaire convoqué mérite d’être précisée. Ainsi :

• un mineur doit être représenté par son tuteur ou administrateur légal (il en est de même en présence d’un majeur dit « protégé », sous tutelle ou curatelle) ;
• en cas d’indivision sur un lot (de même qu’en présence d’un lot dont la propriété est démembrée), les indivisaires doivent être représentés par un mandataire commun ;
• en présence d’époux co-indivisaires, la convocation est adressée à l’un ou à l’autre, si aucun mandataire commun n’a été désigné par eux (par principe, un « mandat tacite » existe entre eux) ;
• en cas de vente d’un lot, tant que la notification du transfert de propriété n’a pas été effectuée par le notaire, vous devez convoquer l’ancien propriétaire (ce dernier a la faculté de donner un pouvoir à l’acquéreur pour le représenter à l’AG, comme cela est souvent prévu dans les avant-contrats, si la vente n’est pas encore réalisée) ;
• tout copropriétaire peut solliciter la convocation et la tenue d'une AG, à ses frais, pour faire inscrire à l'ordre du jour une ou plusieurs question(s) ne concernant que ses droits et obligations.

Comment sont convoqués les participants ? La convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de réunion de l’AG (sauf si le règlement de copropriété a prévu un délai plus long). Par principe, cette convocation est faite :

• par lettre recommandée avec AR ;
• par remise de la convocation contre récépissé ou émargement.

Un formalisme précis. La convocation doit préciser le lieu de la réunion, le jour et l’heure, et l’ordre du jour (à savoir les questions soumises à la délibération des copropriétaires). Si l’AG est appelée à se prononcer sur l’approbation des comptes, la convocation doit rappeler précisément les modalités de consultation des pièces justificatives des charges de copropriété (état financier du syndicat des copropriétaires, compte de gestion général, projet de budget prévisionnel).

Pour les pièces justificatives de charges… Les copropriétaires doivent pouvoir prendre connaissance des pièces justificatives des charges, chaque année, avant la tenue de l’assemblée générale. Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l’AG appelée à connaître des comptes de l’exercice écoulé et la tenue de celle-ci, vous devez tenir les pièces justificatives des charges à la disposition de tous les copropriétaires pendant une durée qui ne peut être inférieure à un jour ouvré et doit être, en tout cas, appropriée à la dimension de la copropriété (ce texte suffisamment imprécis incite à prendre ses précautions et à envisager un délai suffisamment long).

Où ? Vous devez fixer le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit au siège de votre entreprise, soit au lieu où vous assurez habituellement l'accueil des copropriétaires. Précisez, dans la convocation, le ou les jours et les heures auxquels cette consultation peut s'effectuer. Notez qu’une obligation s’impose à ce sujet pour les syndics professionnels : lorsqu'il s'agit d'un syndic professionnel, ces jours et heures doivent être fixés pendant les jours et heures d'accueil physique déterminés dans le contrat de syndic.

À noter. Dans l’hypothèse où l’AG est amenée à se prononcer sur la nomination d’un nouveau syndic, il faut procéder au préalable à un appel d’offres et à une mise en concurrence des contrats de syndic.

Animer l’assemblée générale des copropriétaires

Un formalisme à maîtriser ! La tenue d’une assemblée générale des copropriétaires nécessite, là encore, le respect d’un certain formalisme pour assurer la validité des décisions prises : signature d’une feuille de présence, pointage des mandats de représentation, etc.

Faire signer une feuille de présence. Une feuille de présence doit être dressée, indiquant l’identité et le domicile de chaque copropriétaire (le cas échéant, l’identité et le domicile du ou des mandataires), ainsi que le nombre de voix dont les copropriétaires disposent (sauf pour ceux participant à l’AG par visioconférence). Certifiée exacte par le Président de l’AG, elle constitue une annexe du procès-verbal avec lequel elle doit être conservée.

À noter. La feuille de présence rédigée lors de l’assemblée générale doit aussi mentionner les personnes ayant voté par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire par le syndic.

Conseil pratique. Si un copropriétaire arrive après le vote des premières résolutions ou part avant la fin de la réunion, faites mentionner au procès-verbal les heures d’arrivée et de départ et les votes des résolutions auxquels il a pris part, afin d’éviter toute contestation ultérieure.

Vérifier les mandats de représentation. Le copropriétaire peut se faire représenter par un mandataire de son choix (sauf le syndic, son conjoint et les membres de sa famille, ainsi que ses salariés et leurs proches), appartenant ou non au syndicat. Le mandat doit être obligatoirement établi par écrit, et dûment signé par le mandant. Il peut valablement faire état des votes souhaités sur les questions inscrites à l’ordre du jour.

À noter. Un copropriétaire peut recevoir plus de 3 délégations de vote si le total des voix dont il dispose (les siennes et celles de ses mandants) ne dépasse pas 10 % des voix.

Bon à savoir. À défaut de président, la remise de délégation peut être faite auprès d’un membre du conseil syndical ou au président du conseil syndical. En leur absence, le mandat est remis au président de séance désigné par l’assemblée générale.

Subdéléguer un mandat de représentation ? Tout mandataire désigné peut expressément subdéléguer son mandat à une autre personne, à condition que cela ne soit pas interdit par le mandat.

À noter. Le mandataire ne peut pas voter à une question non inscrite à l’ordre du jour. Dans une telle hypothèse, le copropriétaire qu’il représente serait considéré comme « défaillant » et pourraient alors demander l’annulation du vote s’agissant de cette question.

Au début de la réunion… L’AG des copropriétaires désigne son Président de séance et, s’il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs. Ces désignations font l’objet de votes dont le résultat figure au procès-verbal.

Le rôle du Président. Pour mémoire, il dirige la réunion, veille à la régularité des débats et signe les documents faisant preuve des conditions dans lesquelles les décisions sont prises (feuille de présence et procès-verbal). Les scrutateurs assistent le Président en dépouillant les votes sous son autorité (les votes à mains levées sont à réserver aux petites copropriétés) et approuvent le procès-verbal en apposant leurs signatures. En qualité de syndic, vous assurez le secrétariat et rédigez à ce titre le procès-verbal (sauf décision contraire de l’AG).

Voter les résolutions. Lors de l’AG, les copropriétaires vont être amenés à se prononcer sur les décisions à prendre, prévues à l’ordre du jour. A ce titre, chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix déterminé par sa quote-part de propriété dans les parties communes de l’immeuble.

Conseil. Vérifiez que les tantièmes retenus pour déterminer les droits de vote correspondent à ceux qui ont été attribués dans le cadre de l’état descriptif de division, pour éviter toute contestation.

Vote par correspondance. La Loi Elan prévoit que les copropriétaires peuvent voter par correspondance avant la tenue de l’AG, au moyen d’un formulaire. Les formulaires ne donnant aucun sens précis de vote ou exprimant une abstention sont considérés comme des votes défavorables. Sont également considérés comme défavorables les votes par correspondance portant sur des résolutions qui, à l’issue des débats en AG, ont évolué de manière substantielle.

Un nouveau modèle de formulaire de vote par correspondance. Pour ce faire, un nouveau modèle de formulaire de vote par correspondance a vu le jour. Il est disponible ici. Ce formulaire doit être joint à la convocation à l’assemblée générale.

Délai. Pour être pris en compte lors de l’AG, le formulaire de vote par correspondance doit être réceptionné par le syndic au plus tard 3 jours francs avant la date de réunion. Lorsqu’il est transmis par voie électronique à l’adresse indiquée par le syndic, il est présumé réceptionné à la date de l’envoi.

À noter. Notez que le formulaire de vote par correspondance n’est pas pris en compte lorsque le copropriétaire, l'associé ou leur mandataire est finalement présent à l'assemblée générale, quelle que soit la date à laquelle le formulaire de vote par correspondance ou le mandat a été établi ou reçu. Cette disposition vaut également en cas de délégation de vote sans désignation d'un mandataire.

Participer à l’assemblée générale des copropriétaires par visioconférence

Une présence par visioconférence ? Les copropriétaires peuvent désormais participer à l’AG par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique.

Selon quelles modalités techniques ? Il revient à l’AG de décider des moyens et supports techniques qui doivent permettre aux copropriétaires de participer aux AG par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique.

Selon quelles garanties ? L’AG doit aussi décider de la nature des garanties requises permettant de s'assurer de l'identité de chaque participant. Notez que les supports retenus doivent, au moins, transmettre la voix des copropriétaires et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.

À noter. Ces décisions sont prises sur la base de devis élaborés à cet effet à l'initiative du syndic ou du conseil syndical. C’est le syndicat des copropriétaires qui en supporte les coûts.

Une visioconférence à anticiper ! Le copropriétaire qui souhaite participer à l'assemblée générale par visioconférence doit en informer par tout moyen le syndic 3 jours francs, au plus tard, avant la réunion de l’AG.

En cas de problèmes techniques… Le procès-verbal de l’AG doit préciser, le cas échéant, les incidents techniques ayant empêché le copropriétaire ou l'associé qui a eu recours à la visioconférence de faire connaître son vote.

Amendement d’une décision. Si la résolution objet du vote par correspondance fait l'objet d'un amendement en cours d’AG (quelle que soit la nature de l'amendement), le votant par correspondance qui s'est exprimé en faveur de cette résolution est assimilé à un défaillant pour la résolution concernée.

Clore l’assemblée générale des copropriétaires

Un procès-verbal… Les décisions prises au cours de chaque AG doivent faire l’objet d’un procès-verbal (PV) : c’est l’instrument de contrôle de la régularité des délibérations.

… au contenu précis. Le PV rappelle les conditions de la convocation, l’ordre du jour, et les documents joints à la convocation. Il mentionne, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le texte précis de la résolution soumise au vote, ainsi que le résultat de ce vote. Le nombre de voix ayant approuvé chaque résolution doit être indiqué : cela permet de vérifier plus facilement si la majorité requise a été atteinte.

Une nouveauté. En principe, le PV doit préciser les noms des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus et leur nombre de voix.

Depuis le 4 juillet 2020. Désormais, il doit également préciser les noms et nombre de voix des copropriétaires ou associés qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant.

Rappel. Pour mémoire, le copropriétaire qui vote par correspondance est considéré comme un copropriétaire défaillant lorsque la résolution sur laquelle il s’est prononcé favorablement a été amendée en cours d’assemblée générale.

… à signer. Le PV doit être signé à la fin de la séance par le Président, le secrétaire (vous, en qualité de syndic) et les scrutateurs. Il doit faire figurer les votes proclamés par l’AG. Inscrit sur un registre spécial ouvert à cet effet, il a force de preuve : le cas échéant, en cas de contestation, il appartient au copropriétaire contestataire d’apporter la preuve de son inexactitude.

Bon à savoir. Jusqu’à présent, il était prévu que le procès-verbal (PV) reprenant les décisions prises pour chaque assemblée générale soit signé, à la fin de la séance, par le président par le secrétaire et par le ou les scrutateur(s). Depuis le 4 juillet 2020, cette signature peut avoir lieu dans les 8 jours suivant la tenue de l’assemblée.

À noter. Le PV doit notamment préciser si les mandats de vote ont été distribués par le président du conseil syndical, par un membre du conseil syndical ou par le président de séance.

… à notifier. Le PV doit être notifié à chacun des copropriétaires opposants ou défaillants (absents non représentés) dans le mois qui suit la tenue de l’AG. L’envoi est fait selon les mêmes modalités que la convocation : par lettre recommandée avec AR ou par mail.

Notifier les annexes ? La notification des procès-verbaux d’AG par le syndic aux copropriétaires opposants ou défaillants ne comprend pas les annexes au procès-verbal (ce qui inclut notamment la feuille de présence).

Important ! Cette notification est importante, car elle fait courir le délai de 2 mois :

• durant lequel les décisions peuvent être contestées par les ayant-droits ;
• que vous devez respecter avant de faire exécuter les travaux votés (autres que les travaux d’entretien et hors cas d’urgence).

À noter. Il a été jugé que la notification d’un PV d’AG à une copropriétaire entre-temps décédée était valable, dans la mesure où le syndic avait prouvé qu’il n’avait pas eu connaissance du décès de la copropriétaire en question.

Et en cas d’irrégularité ? Notez que l’irrégularité de forme qui affecte le procès-verbal d’assemblée générale ou la feuille de présence n’entraîne pas forcément la nullité de l’AG, lorsqu’elle concerne les conditions de vote ou la computation des voix et qu’il est possible de reconstituer le sens du vote et que le résultat de celui-ci n'en est pas affecté.

Assemblée générale des copropriétaires : et après ?

Un devoir d’information. Les décisions prises en assemblée générale des copropriétaires qui concernent les occupants de l’immeuble ont vocation à être communiquées à ces derniers. Pour les AG convoquées depuis le 1er avril 2016, voici comment vous devrez obligatoirement faire.

Quelles informations ? Sont visées les décisions prises par l’AG susceptibles d'avoir des conséquences sur les conditions d'occupation de l'immeuble et sur les charges des occupants, telles que :

• les décisions relatives à la maintenance et à l'entretien de l'immeuble, aux travaux de toute nature et aux actes techniques concourant à la préparation de ces travaux tels que les diagnostics, les audits, les études techniques ;
• les décisions relatives à la présence du personnel ou des prestataires.

Attention. Des mesures spécifiques doivent être prises dans certains cas. Ainsi :

• lorsque ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, vous devez rendre anonyme leur contenu ;
• ne peuvent être portées à la connaissance des occupants les décisions de l'AG concernant une saisie immobilière ou une procédure contentieuse opposant un ou plusieurs copropriétaires au syndicat et les prestations de gestion confiées au syndic ou pour lesquelles il est mandaté ;
• en outre, une décision ayant pour effet le licenciement du gardien, concierge ou employé d'immeubles ne peut être portée à la connaissance des occupants avant que ce dernier ait reçu la lettre lui notifiant son licenciement.

Comment faire ? Cette information est réalisée, dans un délai de 3 mois après la tenue de l’AG, par un document affiché pendant 1 mois à l'emplacement prévu à cet effet s'il en existe un. A défaut, vous devez déposer ce document dans chacune des boîtes aux lettres.

Syndic de copropriété : des missions différentes

1ère mission. Le syndic de copropriété a pour 1ère et principale mission l’exécution du règlement de copropriété et des décisions de l’assemblée générale des copropriétaires, notamment en convoquant au moins une fois par an l’assemblée générale. S’il ne respecte pas les décisions prises, il met sa responsabilité en jeu et peut se voir révoquer.

Pour la petite histoire. Il a été jugé qu’en cas de carence d’un copropriétaire-bailleur, les autres copropriétaires ont le droit de demander la résiliation du bail dès lors que l’activité du locataire contrevient au règlement de copropriété et leur cause un préjudice, lorsque que le bailleur n’intervient pas lui-même.

2ème mission. Le syndic doit administrer l’immeuble. Il doit ainsi recouvrer les charges communes, s’occuper des dépenses courantes et de l’entretien de l’immeuble dont il possède également la mission de sauvegarde. Il doit ainsi, lors de travaux urgents, informer immédiatement les copropriétaires et convoquer impérativement une assemblée générale.

A titre d’exemple. Le syndic est tenu de faire exécuter la réglementation propre à la gestion des immeubles en informant l’assemblée générale des préconisations qu’elle rend obligatoire. C’est ainsi par exemple que des obligations d’information et de gestion s’imposent à lui au sujet de la réglementation des ascenseurs, du dispositif d’individualisation du système de chauffage, etc.

Sur ce dernier point… Le syndic doit obligatoirement faire inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale la question des travaux permettant de munir l'installation de chauffage d'un dispositif d'individualisation (accompagné des devis élaborés à cette occasion) lorsque l’immeuble est pourvu d’un chauffage commun et qu’il est soumis à l’obligation d’individualisation des frais de chauffage. Il est possible de déroger à cette obligation lorsque les travaux ont un coût trop élevé.

A noter. Le syndic doit communiquer, à la demande des fonctionnaires et agents chargés des contrôles du respect de cette obligation d’individualisation des frais de chauffage, dans un délai d’1 mois à compter de la réception de la requête, l’ensemble des documents prouvant le respect de l’obligation ou les raisons justifiant de la dérogation à l’obligation. A défaut de respect de la réglementation, la sanction est une amende qui ne peut excéder 1 500 € par logement.

A noter bis. Notez qu’en ce qui concerne les installations de gaz et d’électricité, le syndic doit permettre leurs accès aux opérateurs des distributeurs de gaz naturel et d'électricité ainsi qu’aux opérateurs des sociétés agissant pour leur compte.

A noter ter. Le syndic n’êtes pas tenu de procéder au relevé des compteurs privatifs. Dès lors, si un vous êtes victime d’une surconsommation, vous ne pouvez pas demander au syndic de vous indemniser.

A noter quater. A compter du 25 octobre 2020, vous devrez annuellement envoyer à tous les ménages vivent dans la copropriété (locataires comme copropriétaires), et conjointement à la régularisation de leurs charges d'énergie, une note d'information détaillée sur leur consommation d’énergie, comportant :

• le prix unitaire du kWh et le montant HT des consommations ;
• la description des divers tarifs, taxes et redevances appliqués ;
• les combustibles utilisés et les émissions de gaz à effet de serre associées ;
• le taux d'énergie renouvelable et de récupération ;
• la performance énergétique du réseau ;
• la consommation réelle de l'immeuble mesurée par le système de comptage d'énergie calorifique ou frigorifique ;
• la comparaison des données de consommation de chaud ou de froid actuelle de l'immeuble avec sa consommation pour la même période au cours de l'année précédente, sous forme graphique, en données corrigées des variations climatiques pour la chaleur et le froid ;
• la comparaison des données de consommation de chaleur ou de froid avec un utilisateur moyen appartenant à la même catégorie ;
• la comparaison des données de consommation de chaleur ou de froid avec les objectifs nationaux de performances énergétiques ;
• les coordonnées du service compétent pour traiter les réclamations ;
• l'adresse du site Web et le numéro de téléphone du service d'information sur la rénovation (FAIRE) ;
• l'adresse du site Web de l'Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie (Ademe) ;
• l'adresse postale et l'adresse du site Web du médiateur national de l'énergie accompagnées de la mention suivante : « En cas de litige lié à l'exécution du contrat, si votre réclamation écrite auprès de [nom du fournisseur] n'a pas permis de régler le différend dans un délai de deux mois, vous pouvez saisir le médiateur national de l'énergie ».

3ème mission. Le syndic doit établir le budget et la comptabilité de la copropriété. L’assemblée générale doit voter le budget prévu. Dans le cas d’une dépense prévue, le syndic doit (par lettre simple) informer chaque copropriétaire par un avis indiquant le montant de la provision exigible. Concernant la comptabilité, celle-ci doit être séparée pour chaque copropriétaire. Le syndic doit également constituer des provisions spéciales, au moins tous les 3 ans, pour faire face aux travaux dans les parties communes susceptibles d’être effectués, mais non encore votés.

4ème mission. Le syndic doit impérativement ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du conseil syndical sur lequel sont versées les sommes perçues par ce dernier.

5ème mission. Le syndic possède une liste de tous les copropriétaires avec indication des lots. Il conserve les procès-verbaux des assemblées générales, ainsi que tous les documents comptables. C’est lui qui a la garde du carnet d’entretien et des diagnostics techniques. Il doit pouvoir mettre ces documents à disposition et en délivrer des copies. Il doit pouvoir les communiquer dans les plus brefs délais.

6ème mission. Le syndic devra bientôt établir et tenir un carnet d’entretien de l’immeuble qui sera demandé lors de la vente d’un lot de copropriété. Ce document contiendra plusieurs informations, entre autres :

• l’adresse de l’immeuble ;
• l’identité du syndic ;
• la référence des contrats d’assurance de l’immeuble souscrits par le syndicat ;
• l’année des travaux importants ;
• la référence des contrats d’assurance dommages-ouvrage souscrits par le syndicat ;
• la référence des contrats d’entretien et de maintenance de l’immeuble ;
• l’échéancier du programme des travaux décidés et votés.

7ème mission. Dans le but de fournir aux pouvoirs publics des informations sur l’état des copropriétés en France, le syndic doit établir impérativement une fiche synthétique de la copropriété qui regroupe les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti. Il s’agit, en pratique, d’immatriculer sur un registre national les syndicats de copropriétaires des immeubles (affectés au moins partiellement à l’habitation), dont le syndic a la gestion.

Bon à savoir. Pour favoriser la transmission de la fiche synthétique, il est désormais prévu que si celle-ci n’est pas mise à disposition d’un copropriétaire, au-delà d’un délai d’1 mois à compter de sa demande, des pénalités de 15 € par jour de retard sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités sont ensuite déduites de la rémunération du syndic lors de l'arrêté des comptes à soumettre à l'assemblée générale.

8ème mission. Le cas échéant, il assure pour le compte du conseil syndical l’embauche et le congédiement du personnel affecté à l’immeuble géré. Notez à ce titre que la responsabilité du syndic peut être engagée s’il a commis une faute qui conduit, par exemple à la requalification d’un CDD en CDI. Par exemple, le syndic qui n’a pas établi de CDD écrit, donnant lieu à la requalification en CDI, doit indemniser la copropriété de son entier dommage (c’est-à-dire de toutes les conséquences rattachées à cette requalification).

9ème mission Un syndic professionnel est tenu de mettre à disposition des copropriétaires un accès en ligne sécurisé (un « extranet ») aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés.

A noter. Un syndic professionnel peut ne pas mettre en œuvre un extranet s’il en est dispensé par une décision des copropriétaires votées lors d’une AG prise à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires de l’immeuble.

Quel est le contenu de l’extranet ? A compter du 1er juillet 2020, certains documents devront obligatoirement se trouver sur cet extranet, à savoir :

• des documents relatifs à la gestion de l’immeuble ;
• des documents relatifs à un lot de copropriété ;
• des documents seulement consultables par les membres du conseil syndical.

Documents relatifs à la gestion de l’immeuble. Les documents relatifs à la gestion de l’immeuble sont les suivants :

• le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;
• la dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic ;
• le carnet d'entretien de l'immeuble ;
• les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;
• les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
• l'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
• les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
• les procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
• le contrat de syndic en cours.

Documents relatifs aux lots de copropriété. En ce qui concerne les documents relatifs à un lot de copropriété, l’extranet doit comporter :

• le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
• le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
• lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
• les avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

Documents consultables par le conseil syndical. Les documents seulement consultables par les membres du conseil syndical sont :

• les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ;
• le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
• les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;
• la liste de tous les copropriétaires établie par le syndic ;
• la carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.

Accès à l’extranet. L’extranet doit être accessible aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d'un code personnel sécurisé garantissant la fiabilité de l'identification des copropriétaires. Les documents mis à disposition par le syndic dans cet espace doivent être téléchargeables et imprimables.

Un extranet actualisé. L'ensemble des documents relatifs à la gestion de l'immeuble et des lots gérés mis à disposition dans cet espace doit être actualisés au minimum une fois par an par le syndic, dans les 3 mois précédant l’AG annuelle.

10ème mission. A compter du 1er janvier 2022, le syndic sera tenu de vous informer des règles locales en matière de tri des déchets. Il devra aussi vous fournir l’adresse, les horaires et les modalités d’accès des déchetteries dont dépend la copropriété.

Des règles de tri affichées… Ces informations devront être affichées de manière visible dans les espaces affectés à la dépose des ordures ménagères par les occupants de la copropriété.

… et communiquées. En outre, au moins une fois par an, le syndic devra vous envoyer un document (par écrit ou par mail) rappelant toutes ces informations.

11ème mission. Le syndic a obligation d’assurer la conservation des archives du syndicat.

Syndic de copropriété : une pluralité de responsabilités

Responsabilité civile. Au titre de sa responsabilité civile, le syndic professionnel doit souscrire une assurance de responsabilité civile (même si ce n’est pas obligatoire pour un syndic non professionnel, cette souscription est fortement conseillée au syndic bénévole). Le syndic est responsable civilement envers le conseil syndical selon les règles du mandat. Il n’engage pas sa responsabilité si :

• la décision fautive est ratifiée par l’assemblée générale ;
• la prescription de 5 ans s’est écoulée ;
• un reçu de quitus a été donné.

Autres responsabilités. Le syndic engage sa responsabilité délictuelle envers les copropriétaires et les tiers en cas de dommages causés dans sa gestion de la copropriété. Il peut également être responsable pénalement, notamment s’il commet un détournement de fonds.

Bail mobilité : pour qui, pour quoi ?

Un problème ? Le marché locatif connait de grosses tensions dans certaines villes, surtout sur les petites surfaces. Et pour les locataires qui ne sont pas embauchés en CDI, il devient très difficile de justifier d’un dossier solide pour rassurer les propriétaires.

Une solution ? Pour remédier à ce problème, la Loi Elan a créé un nouveau type de bail d’habitation, en plus du bail d’habitation d’un logement meublé (d’une durée de 1 an, pouvant être réduite à 9 mois lorsque le locataire est un étudiant) et du bail d’habitation d’un logement vide (d’une durée de 6 ans lorsque le locataire est une société et de 3 ans lorsque le locataire est un particulier). Il s’agit du « bail mobilité ».

Sur quoi porte-t-il ? C’est un contrat de location de courte durée qui porte sur logement meublé, qui n’est pas occupé à titre de résidence principale. 

Pour qui ? Tout le monde ne peut pas signer un bail mobilité. À la date de prise d’effet du bail, le locataire doit, en effet, justifier être :

• en formation professionnelle,
• en études supérieures,
• en contrat d’apprentissage,
• en stage,
• en engagement volontaire dans le cadre d’un service civique,
• en mutation professionnelle,
• ou en mission temporaire dans le cadre de son activité professionnelle.

Contenu du contrat. Le bail mobilité doit être impérativement écrit et préciser :

• le nom ou la dénomination du bailleur et son domicile ou son siège social ainsi que, le cas échéant, ceux de son mandataire ;
• le nom du locataire ;
• la date de prise d’effet du bail ;
• la durée du contrat de location ;
• la consistance, la destination, ainsi que la surface habitable du logement loué ;
• la désignation des locaux et équipements d’usage privatif dont le locataire a la jouissance exclusive et, le cas échéant, l’énumération des parties, équipements et accessoires de l’immeuble qui font l’objet d’un usage commun, ainsi que des équipements d’accès à la téléphonie et à Internet ;
• le montant du loyer et ses modalités de paiement ;
• le motif justifiant le bénéfice du bail mobilité ;
• le montant et la date de versement du dernier loyer appliqué au précédent locataire, dès lors que ce dernier a quitté le logement moins de 18 mois avant la signature du bail
• la nature et le montant des travaux effectués dans le logement depuis la fin du dernier contrat de location ;
• une mention informant le locataire de l’interdiction pour le bailleur d’exiger le versement d’un dépôt de garantie ;
• une mention selon laquelle le contrat de location est un bail mobilité.

En cas de logement situé en copropriété. Dans le cas d’un logement situé en copropriété, le copropriétaire-bailleur doit communiquer au locataire les extraits du règlement de copropriété concernant :

• la destination de l’immeuble,
• la jouissance et l’usage des parties privatives et communes,
• la quote-part afférente au lot loué dans chacune des catégories de charges.

Le montant du loyer. Le loyer est librement fixé par les parties et ne peut pas être révisé en cours de bail. En outre, aucun dépôt de garantie ne peut être exigé par le bailleur.

Les charges locatives. Les charges locatives accessoires au loyer principal, sont récupérées par le bailleur sous la forme d’un forfait versé simultanément au loyer, dont le montant et la périodicité de versement sont définis dans le contrat, et qui ne peuvent donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure. Le montant du forfait de charges est fixé en fonction des montants exigibles par le bailleur. Ce montant ne peut pas être manifestement disproportionné au regard du dernier décompte par nature de charges rapporté à la périodicité de versement du forfait.

Vente ou donation du logement loué. En cas de vente ou de donation du logement, le nouveau bailleur est tenu de notifier au locataire son nom ou sa dénomination et son domicile ou son siège social ainsi que, le cas échéant, ceux de son mandataire.

Bail mobilité : combien de temps ?

Bail mobilité = 10 mois (au maximum) ! Le bail mobilité est conclu pour une durée minimale d’1 mois et pour une durée maximale de 10 mois, non renouvelable et non reconductible. La durée peut être modifiée au cours du bail, une seule fois et par avenant, sans que la durée totale du contrat ne dépasse 10 mois.

Un bail renouvelable ? Au terme du contrat, si les parties concluent un nouveau bail portant sur le même logement meublé, ce nouveau bail est soumis aux dispositions relatives à la location d’un logement meublé.

La faculté de résiliation du contrat par le locataire. Le locataire peut résilier le contrat à tout moment, sous réserve de respecter un délai de préavis d’1 mois. Le congé doit être notifié par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou notifié par acte de commissaire de justice ou remis en main propre contre récépissé ou émargement. Le délai de préavis court à compter du jour de la réception de la LRAR ou de la notification de l’acte de commissaire de justice ou de la remise en main propre.

À noter. Le locataire est redevable du loyer et des charges relatifs à l’intégralité de la période couverte par le préavis, sauf si le logement est occupé avant la fin du préavis par un autre locataire en accord avec le bailleur.

La faculté de résiliation du bailleur. Il peut résilier le contrat si le locataire manque à ses obligations locatives prévues par la Loi, à savoir :

• si le locataire ne verse pas le loyer ou le forfait de charges ;
• si le locataire commet un « trouble » de voisinage constaté par le juge ;
• si le locataire ne fournit pas au bailleur un justificatif d’assurance habitation dans le mois de la signature du bail.

Location immobilière : établir un dossier de diagnostic technique, une obligation ?

Location = contrat ! La location d’un logement, qu’il soit nu ou meublé, suppose la signature d’un contrat, entre le bailleur et le locataire.

Location = diagnostics ! Outre les mentions obligatoires, le contrat de location va comporter un certain nombre de diagnostics dont la liste est encadrée par la Loi.

Qui établit les diagnostics ? La réalisation doit être confiée à un professionnel certifié qui se chargera d’élaborer le « dossier de diagnostic technique » (DDT), avant la mise en location du bien.

Où trouver un diagnostiqueur certifié ? Le site web du Ministère en charge du logement contient un annuaire des diagnostiqueurs certifiés.

Un DDT numérique. Depuis le 25 novembre 2018, le DDT doit être remis par voie dématérialisée, sauf opposition explicite du bailleur ou du locataire.

Dossier de diagnostic technique : un contenu encadré

Un contenu encadré. La liste des diagnostics est fixée par la Loi. La voici.

DPE. Le DDT doit comprendre obligatoirement un diagnostic de performance énergétique (DPE).

Plomb. Le DDT doit également comporter un constat de risque d’exposition au plomb.

Amiante. Le DDT doit comporter une copie d'un état mentionnant l'absence ou la présence d’amiante. Notez que la Loi n’impose pas que soit réalisé un « diagnostic technique amiante » (DTA). Un simple état suffit.

ERP. Le bailleur doit informer le locataire de l’état des risques et pollutions auxquels le bien immobilier est exposé (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon, etc.). Pour cela, il doit lui fournir un diagnostic appelé « état des risques et pollutions » (ERP), éditable à partir des sites web des Préfectures du lieu de situation du bien immobilier loué.

Une mention obligatoire à compter du 1er janvier 2023. La mention « Les informations sur les risques auxquels ce bien est exposé sont disponibles sur le site Géorisques : www.georisques.gouv.fr » devra être inscrite sur les annonces de vente ou de location à compter du 1er janvier 2023.

Astuce. Le site www.georisques.gouv.fr permet de prendre connaissance des risques auxquels est exposé le bien.

Electricité et gaz. Depuis le 1er juillet 2017, le DDT doit contenir un état de l'installation intérieure d'électricité et de gaz. Le cas échéant, s’agissant de l’électricité, le bailleur peut se prévaloir d’une attestation de conformité de moins de 6 ans, visée par un organisme agréé du type Consuel. Pour être plus précis, ces diagnostics sont obligatoires :

• en ce qui concerne l’électricité, pour les logements comportant une installation intérieure d'électricité réalisée depuis plus de 15 ans ;
• en ce qui concerne le gaz, pour les logements comportant une installation intérieure de gaz en fonctionnement et qui a été réalisée depuis plus de 15 ans ou dont le dernier certificat de conformité date de plus de 15 ans.

Radon. A l’occasion de la (re)mise en location d’un logement (nu ou meublé), il faudra fournir un diagnostic, établi par un professionnel certifié, destiné à informer le locataire de la présence ou non de radon. Ce diagnostic doit être fourni au locataire depuis le 1er juillet 2018.

Plus exactement. Ce diagnostic radon n’est obligatoire que dans les zones à potentiel radon.

     =>  Consultez les zones à potentiel radon

Sous-location Airbnb : autorisé ou interdit ?

La sous-location Airbnb...Depuis quelques années, l’activité de location de logement d’habitation via des sites web comme Airbnb se développe. Si cette activité ne pose pas de problème lorsque le loueur est propriétaire de son logement, qu'en est-il lorsque le loueur est lui-même un locataire ?

… est interdite… Sachez que la loi interdit, par principe, à un locataire de sous-louer son logement. Or, la location d’un logement par un locataire via Airbnb n’en demeure pas moins une sous-location, sur le plan juridique : il n’a donc, en principe, pas le droit de le faire.

… sauf autorisation expresse ! La sous-location d’un logement est toutefois possible lorsque le bailleur y a donné son accord. Cet accord doit être nécessairement matérialisé par un écrit. Notez que le loyer réclamé par le locataire ne peut pas être supérieur à celui dû au bailleur.

Conseil. Pour éviter tout litige futur, il peut être opportun d’envisager la sous-location dès la signature du contrat de location en insérant une clause claire et précise sur ce point, qu’il s’agisse d’une autorisation ou d’une interdiction. Même si le contrat-type de location reprend les termes généraux de la loi interdisant, par principe, la sous-location, comme dit l’adage : « prudence est mère de sûreté » : soyez clair et précis sur la sous-location, notamment via Airbnb, dès la signature du contrat de location.

Sous-location Airbnb : comment y mettre fin ?

Quand le propriétaire se rend compte que le locataire sous-loue via Airbnb, et qu’il n’a pas donné son accord à cette sous-location, il doit rappeler l’interdiction de la sous-location à son locataire par lettre recommandée avec AR.

Si la situation persiste… Si malgré le rappel à la loi, la situation perdure, votre client peut mandater un huissier de justice pour faire constater la situation par procès-verbal et se constituer une preuve. A cette occasion, il pourra également mettre en demeure son locataire de cesser ses agissements par lettre recommandée avec AR, sous peine de résiliation du contrat de location à ses torts exclusifs.

Quid des sous-loyers ? Les sommes que le locataire perçoit au titre de la sous-location (appelés sous-loyers) peuvent être réclamées entièrement par le bailleur, si la sous-location est illicite.

A l’égard de Airbnb. Airbnb n’est pas tenu de recueillir le consentement écrit du bailleur lorsqu’un locataire met son logement en sous-location, ni même de vérifier que le locataire a effectivement obtenu l’accord écrit de son bailleur.

Copropriété en difficulté : les critères de définition

2 types de difficultés. Une copropriété peut souffrir de 2 atteintes : le défaut d’entretien et le manque de trésorerie.

Le défaut d’entretien. Dans cette situation, c’est l’état général du bâtiment qui est atteint. Le défaut d’entretien résulte souvent de la non-exécution de travaux qui sont indispensables, entraînant la dégradation du bâtiment, de l’existence de malfaçons affectant la construction, de l’entretien insuffisant de l’immeuble et de ses équipements.

Le manque de trésorerie. C’est la situation dans laquelle les ressources financières sont insuffisantes. C’est le cas, par exemple, lorsque :

• les charges de copropriété ne sont plus payées régulièrement ;
• le nombre de locataires dans l’immeuble est plus important que celui de propriétaires ;
• le nombre de demande de logements sociaux augmente sur plusieurs années, signe de précarité des copropriétaires en question ;
• des troubles, des tensions, existent entre les résidents au sein de la copropriété ;
• les copropriétaires manquent d’implication, ne participent pas ou plus aux assemblées générales et se désintéressent de l’état général et financier de leur patrimoine.

Copropriété en difficulté : la procédure classique

Objectif. La procédure dite « classique » a pour finalité est de rétablir le fonctionnement normal de la copropriété. La procédure est marquée par la nomination, dans un premier temps, d'un mandataire, puis dans un second temps, par celle d'un administrateur provisoire.

Nomination d’un mandataire. Dans cette procédure, pour commencer, un mandataire ad hoc est nommé, afin d’analyser la situation. Il va aider la copropriété à analyser sa situation, ses difficultés et à trouver des solutions de redressement.

Nomination d’un administrateur provisoire. Cette nomination est souvent suivie de la nomination d’un administrateur provisoire par une décision du Tribunal de Grande Instance (TGI). Il se substitue au syndic, qui est dessaisi, et s’immisce dans sa gestion. Il a pour mission d’opérer le rétablissement de la copropriété. Il intervient pour rétablir le fonctionnement financier de la copropriété et pour rétablir l’état des bâtiments (travaux d’entretien ou de réfection).

Vérifier les créances. Dans un délai de 2 mois à compter de sa nomination, l'administrateur provisoire va procéder à des mesures de publicité légales. pour permettre aux aux créanciers de produire les éléments nécessaires à l’évaluation de leurs créances. Concrètement, c'est à partir de la publication de l’ordonnance de désignation de l’administrateur provisoire que les créanciers du syndicat doivent déclarer leurs créances. Après vérification des créances déclarées, l'administrateur provisoire va établir et publier la liste des créances déclarées. Les créanciers disposeront alors d'un délai de 2 mois à compter de la publication de la liste pour contester son contenu auprès du président du TGI.

A noter. Les créances non déclarées régulièrement dans le délai de 2 mois sont inopposables à la procédure.

Apurer les dettes. L’administrateur provisoire peut conclure avec les copropriétaires de bonne foi des échéanciers individualisés de remboursement de leurs dettes vis-à-vis du syndicat. Le montant effacé est réparti entre les créanciers du syndicat proportionnellement au montant de leur créance. Le juge peut ordonner la mainlevée des éventuelles inscriptions hypothécaires relatives à ces dettes inscrites sur les locaux appartenant au syndicat des copropriétaires.

Vendre des actifs ? Si le syndicat des copropriétaires dispose d'actifs cessibles, notamment des locaux pouvant permettre l’apurement des dettes du syndicat, l'administrateur provisoire peut demander au juge l’autorisation de réaliser certaines cessions (impliquant en conséquence une modification du règlement de copropriété et de l’état descriptif de division !).

Substitution au syndic. Dans le cadre de sa mission de redressement de l’immeuble en difficulté, l’administrateur provisoire se substitue au syndic. Ainsi :

• il doit informer au préalable les copropriétaires et le conseil syndical ;
• il est habilité à prendre toutes les mesures nécessaires, dans la limite des pouvoirs qui lui ont été transférés par le Président du TGI qui l’a désigné ;
• il a le droit de procéder à des injonctions de payer, préalables à des saisies, ou éventuellement à décider du recours à des hypothèques ou des cautionnements (cas des impayés de charges).

Etablir des rapports. Il établit des rapports, qui sont transmis régulièrement au greffe du TGI. Un rapport final en fin de mission est également rédigé, comportant ses recommandations.

Attention ! Pendant la mission de l’administrateur provisoire, les actions intentées par les créanciers des copropriétaires débiteurs sont suspendues. Le recouvrement de la dette par le syndic de copropriété est prioritaire à toute autre créance (il est notamment prioritaire devant l’hypothèque d’une banque et devant les impôts).

Copropriété en difficulté : l’état de carence

L'état de carence… Il caractérise les situations dans lesquelles le syndicat des copropriétaires d'un immeuble rencontre des difficultés financières ou de gestion telles qu'il ne peut plus assurer la conservation de l'immeuble ou la sécurité des occupants.

…un préalable à l’expropriation. En dernier recours, si aucune autre solution n’est viable, le juge peut prononcer l'expropriation de l'immeuble. Cette procédure comporte 2 étapes : la déclaration de l'état de carence, puis l'expropriation de l'immeuble.

A noter. L'expropriation de l’immeuble peut être poursuivie, en vue :

• soit de la réhabilitation de l’immeuble ;
• soit de la démolition totale ou partielle de l’immeuble (avec plan de relogement).

Experts. Un ou plusieurs experts, désignée par le président du TGI, sont chargés de constater l'importance du déséquilibre financier, ainsi que la nature et l'importance des travaux à mettre en œuvre. Les conclusions des experts sont notifiées au syndicat des copropriétaires et à chaque copropriétaire.

Exemple. L’état de carence n’est pas démontré dès lors que l’inexécution des travaux est imputable aux copropriétaires qui n’ont pas payés les charges de copropriété relatifs aux travaux.

Copropriété en difficulté : les autres procédures possibles

Les opérations de requalification des copropriétés en difficulté (ORCOD). Des opérations de requalification des copropriétés dégradées peuvent être mises en place par l'Etat ou les collectivités territoriales. L’objectif est de lutter contre l'indignité et la dégradation des immeubles en copropriété, dans le cadre d'un projet urbain et social ou d'une politique locale de l'habitat. Cette procédure prévoit alors un dispositif d'intervention immobilière et foncière (acquisitions de lots de copropriété, accompagnement social des occupants, dispositifs de lutte contre l'habitat indigne, offre de relogement, mise en œuvre de la procédure d'administration renforcée, etc.).

La procédure menée dans le cadre d’un plan de sauvegarde. Cette procédure est applicable en cas de graves difficultés sociales, techniques et financières, et risquant à terme de compromettre la conservation des groupes d'immeubles ou ensembles immobiliers concernés.

Objectif. Le plan de sauvegarde fixe les mesures nécessaires pour redresser la situation financière de la copropriété, et réaliser des travaux de conservation de l'immeuble ou tendant à la réduction des charges de fonctionnement… le tout dans un délai de 5 années !

ORCOD déclarée d’intérêt national. Une opération ORCOD peut être déclarée d’intérêt national par l’Etat lorsque les critères cumulatifs suivants sont remplis :

• l'opération de requalification présente des enjeux majeurs en matière d'habitat dégradé ;
• l'opération de requalification présente une complexité de traitement particulière ;
• l'opération de requalification nécessite de lourds investissements ;
• le droit de préemption urbain renforcé a été instauré.

Création d’une prise de possession accélérée des copropriétés dégradées. La Loi Elan crée une procédure de prise de possession accélérée pour les bâtiments dégradés situés dans les ORCOD d’intérêt national, lorsque des risques sérieux pour la sécurité des occupants rendent cette prise de possession anticipée nécessaires. Il faut également qu’un projet de plan de relogement des occupants ait été établi. Notez que les modalités d’application de cette procédure seront précisées dans un Décret non encore paru à l’heure où nous rédigeons cette fiche.

Récupérer des charges locatives ?

2 types de charges. Les charges locatives des copropriétaires bailleurs sont constituées des charges « récupérables » et des charges « non récupérables ».

Charges récupérables. Les charges récupérables sont les charges qu'un copropriétaire bailleur peut récupérer auprès de son locataire : elles concernent essentiellement les charges « générales ». Elles sont dues, de droit, par le locataire, même si la question de leur prise en charge par le locataire n’est pas expressément prévue par le bail d’habitation.

Comment les récupérer ? Le bailleur doit régler les charges au syndic et en demander ensuite le remboursement au locataire. Le syndic s'adresse au copropriétaire pour le règlement de sa quote-part et le copropriétaire bailleur s'adresse ensuite au locataire.

Attention ! Le syndic n'a pas le droit de s'adresser directement au locataire pour lui demander de payer la quote-part à la place du copropriétaire. Il n'est pas habilité, en effet, à intervenir dans la relation entre un copropriétaire bailleur et son locataire.

Quelles sont les charges récupérables ?

Comment déterminer si une charge est récupérable ? La liste des charges récupérables est listée par la réglementation. Toutes les dépenses qui ne figurent pas dans cette liste restent donc à la seule charge du copropriétaire.

Liste des charges récupérables. Les charges récupérables peuvent être regroupées en 3 grandes catégories :

• les dépenses qui correspondent aux services rendus liés à l'usage des différents éléments du logement ;
• les dépenses d'entretien courant et les menues réparations des parties communes ;
• les impositions correspondant à des services dont le locataire profite directement.

Travaux d’entretien à la charge du locataire

Principe. Certains travaux constituent des réparations locatives qui doivent être supportés par le locataire.

Lesquels ? Il s’agit des travaux d’entretien courant et de menues réparations y compris les remplacements d’éléments assimilables aux dites réparations, consécutifs à l'usage normal des locaux et équipements à usage privatif. Ces réparations font l’objet d’une énumération non limitative.

Attention ! Un locataire a demandé à son bailleur d’effectuer des travaux, mais, devant le refus de celui-ci, il a décidé de se faire justice soi-même et a arrêté de verser le loyer dû. À tort, pour le juge : pour suspendre le paiement de ses loyers et le consigner entre les mains d’une tierce personne, un locataire doit avoir obtenu, au préalable, une autorisation judiciaire.

     =>  Consultez la liste des réparations locatives à la charge du locataire

Vétusté. Lorsque les réparations locatives sont occasionnées par vétusté, c’est au bailleur d’assumer les travaux.

Pour mémoire. Pour déterminer l’état de vétusté ou non du logement, il faut se référer à l’état des lieux d’entrée. Il est possible de recourir à une grille de vétusté qu’il faut annexer au contrat de location.

Travaux de transformation. Le locataire peut procéder à la transformation de son logement et des équipements loués à condition d’obtenir l’accord écrit du bailleur.

À défaut d’accord écrit. Lorsque le bailleur n’a pas donné son accord écrit, il peut exiger du locataire, lors de son départ, la remise en l'état du logement ou conserver à son bénéfice les transformations effectuées sans que le locataire ne puisse réclamer une indemnisation des frais engagés. Le bailleur a toutefois la faculté d'exiger aux frais du locataire la remise immédiate des lieux en l'état lorsque les transformations mettent en péril le bon fonctionnement des équipements ou la sécurité du local.

Pour un locataire handicapé. Il existe une exception pour les travaux effectués pour adapter le logement à une personne en situation de handicap ou de perte d’autonomie. Les travaux sont alors réalisés aux frais du locataire. Au départ du locataire, le bailleur ne pourra pas exiger la remise en l'état des lieux.

Quels travaux ? Les travaux qui font l’objet de l’exception pour adapter le logement à une personne en situation de handicap ou de perte d’autonomie sont les suivants :

• création, suppression ou modification de cloisons ou de portes intérieures au logement ;
• modification de l'aménagement ou de l'équipement des pièces d'eau (cuisine, toilettes, salle d'eau) ;
• création ou modification de prises électriques ou de communications électroniques et de points d'éclairage ;
• installation ou adaptation de systèmes de commande (notamment commande des installations électriques, d'eau, de gaz et de chauffage, interphone, signalisation, interrupteurs) ;
• installation d'élévateurs ou d'appareils permettant notamment le déplacement de personnes à mobilité réduite ;
• installation ou modification des systèmes de fermeture et d'ouverture (portes, fenêtres, volets) et d'alerte.

Une demande écrite. Les travaux doivent faire l’objet d’une demande écrite par lettre recommandée avec AR auprès du bailleur. Cette demande contient précisément les transformations envisagées et les conditions dans lesquelles ces travaux seront réalisés. Elle indique notamment l'entreprise chargée de les exécuter.

Réponse. Le bailleur a 2 mois pour répondre. À défaut de réponse, il est réputé accepter les travaux et, au départ du locataire, il ne pourra pas exiger la remise des lieux en l’état.

Pour des travaux de rénovation énergétique. Suivant la même procédure et délais, les travaux de rénovation énergétique suivants peuvent être réalisés :

• isolation des planchers bas;
• isolation des combles et des plafonds de combles ;
• remplacement des menuiseries extérieures ;
• protection solaire des parois vitrées ou opaques ;
• installation ou remplacement d'un système de ventilation ;
• installation ou remplacement d'un système de production de chauffage et d'eau chaude sanitaire et interfaces associées.

Travaux d’entretien à la charge du bailleur

Principe. Certains travaux sont à la charge du bailleur en raison de leur nature.

Lesquels ? Il s’agit des travaux de réparation d’urgence, des travaux d'amélioration des parties communes ou des parties privatives, des travaux nécessaires au maintien en état ou à l'entretien normal des locaux loués, des travaux permettant de remplir les critères d’un logement décent (ces travaux font l’objet d’un plus ample développement ci-dessous), ou encore des travaux d'amélioration de la performance énergétique.

Informer le locataire. Avant d’effectuer ces travaux, il sera nécessaire de notifier au locataire la nature et les modalités des travaux. Cette notification se fait par lettre remise en main propre ou par lettre recommandée avec AR.

Attention ! Aucuns travaux ne peuvent être réalisés les samedis, dimanches et jours fériés sans l'accord exprès du locataire.

Interruption ou suspension des travaux. Les travaux peuvent être interdits ou interrompus par le juge à la demande du locataire lorsqu’ils présentent un caractère abusif ou vexatoire, lorsque les règles de notification n’ont pas été respectées ou lorsque les travaux rendent l’utilisation du logement impossible ou dangereuse.

Sanctions. Si les travaux sont malgré tout poursuivis par le bailleur, ce dernier peut voir une amende prononcée à son encontre. Cette amende varie d’un montant de 1 200 € à 300 000 €.

Apparition d’un sinistre. Lorsqu’un sinistre apparaît durant la location, entraînant des travaux à la charge du bailleur, le locataire est tenu d’avertir le bailleur que des travaux doivent être effectués.

Non-exécution. Si le bailleur n’exécute pas les travaux qui lui incombent, le locataire peut le mettre en demeure de les exécuter. Si rien ne se passe, à l’issue d’un délai de 2 mois, le locataire peut saisir le juge.

Travaux pour rendre le logement décent

Principe. Un logement loué doit répondre à des critères de sécurité physique et de santé des locataires et de confort. Dès lors que le logement mis en location ne répond pas aux critères du logement décent, il sera nécessaire d’effectuer des travaux.

Qui paie ? C’est au bailleur qu’il revient de supporter le coût des travaux rendus nécessaires pour que le logement réponde aux critères de décence imposée par la réglementation.

Un risque financier. La Loi Alur a introduit le principe d'une confiscation des allocations de logement familiales (ALF) et des allocations de logement sociales (ALS) afin d'inciter les bailleurs de logements indécents à effectuer les travaux nécessaires à leur mise en conformité.

     =>  Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez notre fiche « Louer un logement décent : des critères à connaître »

Travaux pour remettre le logement en bon état d’usage

Principe. Le bailleur est tenu de remettre au locataire un logement en bon état d’usage et de réparation, doté d’équipements en bon état de fonctionnement et respectant un critère de performance énergétique minimale.

Qui paie ? C’est au bailleur d’assumer les travaux nécessaires pour que le logement soit en bon état d’usage.

Mais. Toutefois, il est possible de prévoir dans le contrat de location que le locataire exécutera ou fera exécuter les travaux. Dans ce cas, il faut prévoir les modalités d’imputation sur le loyer des coûts engendrés par ces travaux. Cette clause doit prévoir la durée de cette imputation et, en cas de départ anticipé du locataire, les modalités de son dédommagement sur justification des dépenses effectuées.

Dispositif Visale : un fonctionnement particulier

Le Visa pour le Logement et l’Emploi (Visale). Le dispositif Visale s’apparente à un système de cautionnement assuré par Action Logement s’apparente à un système de cautionnement assuré par Action Logement qui couvre, sur toute la durée du bail, dans la limite de 36 mensualités impayés, les risques de loyers impayés (dans la limite du départ du locataire).

Une démarche à faire par le locataire… En pratique, la demande est faite par le locataire : avant de signer le bail, il se connecte sur le site dédié à ce dispositif (www.visale.fr), crée son espace personnel et renseigne l’ensemble des informations qui lui sont demandées. Si toutes les conditions sont remplies, il obtient un visa certifié par Action Logement qu’il remettra au bailleur.

… et le bailleur. Sur la base du visa certifié remis par son futur locataire, avant la signature du bail, le bailleur doit, lui aussi, se connecter au site Visale et renseigner diverses informations relatives au logement et au bail. Après avoir accepté les conditions du cautionnement Visale pour être garanti en cas d'impayés de loyers, il pourra obtenir son contrat de cautionnement engageant Action Logement.

Dispositif Visale : des conditions à respecter par le locataire

Pour qui ? Salarié d’une entreprise du secteur privé, le locataire doit entrer dans l’emploi et louer un logement appartenant à un bailleur privé. Mais ce ne sont pas les seules conditions qu’il doit respecter.

Concrètement. Sont concernés par le dispositif Visale :

• les jeunes de moins de 30 ans (jusqu’au 31ème anniversaire), quelle que soit leur situation : salariés de tous secteurs d’activité, non-salariés, fonctionnaires, étudiants/alternants, en recherche d’emploi, etc. ;
• les salariés de plus de 30 ans d’une entreprise du secteur privé y compris du secteur agricole en recherche de logement dans le parc privé, ou en mutation professionnelle, embauchés (ou avec promesse d’embauche) depuis moins de 6 mois (hors CDI confirmé), et dans la limite de leur contrat de travail ;
• un ménage entrant dans un logement locatif privé via un organisme agréé d’intermédiation locative.
• un salarié du secteur privé et agricole de plus de 30 ans, touchant un salaire de moins de 1 500 € nets par mois.

Attention. Le contrat de travail doit être d’une durée minimale d’ 1 mois. Pour une durée inférieure, le salarié devra justifier d’une durée de travail d’au moins 1 mois au cours des 3 mois précédant sa demande.

Un plafond de ressources. Le locataire est éligible à Visale dès lors que le loyer payé correspond à un taux d’effort maximum de 50%, correspondant au quotient suivant :

Loyer + Charges / Revenus du locataire.

À noter. Pour les jeunes salariés de moins de 30 ans en CDI confirmé, le taux d’effort devra être compris entre 30 et 50 %.

À noter (bis). Pour les étudiants de moins de 30 ans ne justifiant pas de ressources, la garantie est accordée dans la limite d’un loyer maximum de 800 € en région Ile-de-France et 600 € pour le reste de le France

Dispositif Visale : des conditions liées au logement et au bail

S’agissant du bail. Il doit respecter plusieurs conditions :

• il ne peut pas être conclu entre membres d’une même famille ;
• en cas de colocation, il doit être individualisé pour chaque colocataire ;
• il doit contenir une clause de résiliation en cas de non-paiement du loyer ;
• il doit être signé dans le délai de validité du visa présenté par le locataire ;
• il doit fixer un loyer, charges comprises, ne dépassant pas 1 500 € dans Paris intramuros et 1 300 € sur le reste du territoire.

S’agissant du logement. Là encore, des conditions précises doivent être respectées puisque le logement doit :

• constituer la résidence principale du locataire ;
• appartenir à un bailleur privé un particulier ou une société, pour autant qu’il ne s’agisse pas d’un HLM ou d’une société d’économie mixte) ;
• être situé sur le territoire français ;
• faire l’objet de la signature d'un bail.

Caution : Pour quoi ? Pour qui ? Comment ?

A quoi sert-elle ? Une caution est très utile pour garantir le paiement du loyer en cas de difficultés financières du locataire. Concrètement, une caution est une personne qui se porte garant pour le locataire et s’engage à payer les dettes locatives à la place du locataire défaillant.

Qui peut se porter caution ? La caution peut être une personne physique (parent, ami, etc.) ou une personne morale (société, organisme social, etc.).

Ce n’est pas obligatoire… Mais, en pratique, il est très souvent demandé au locataire d’apporter une caution pour que son dossier soit le meilleur possible.

Attention ! Il est impossible de refuser une personne comme caution au motif qu’elle n’est pas Française ou ne réside pas en France.

Un acte écrit. Sachez que la caution résulte d’un acte écrit appelé « acte de cautionnement » qui contient des mentions obligatoires. Un exemplaire de ce contrat est obligatoirement remis à la caution.

Avant le 25 novembre 2018. Le contrat doit obligatoirement contenir certaines mentions, impérativement reproduites à la main. Ainsi, la personne physique qui se porte caution doit faire précéder sa signature de la reproduction manuscrite du montant du loyer et des conditions de sa révision tels qu'ils figurent au contrat de location. Cette mention doit également exprimer de façon explicite et non équivoque la connaissance qu'elle a de la nature et de l'étendue de l'obligation qu'elle contracte. Enfin, la caution doit également reproduire manuscritement la mention suivante :

« Lorsque le cautionnement d'obligations résultant d'un contrat de location conclu en application du présent titre ne comporte aucune indication de durée ou lorsque la durée du cautionnement est stipulée indéterminée, la caution peut le résilier unilatéralement. La résiliation prend effet au terme du contrat de location, qu'il s'agisse du contrat initial ou d'un contrat reconduit ou renouvelé, au cours duquel le bailleur reçoit notification de la résiliation ».

A noter. Lorsque la mention du loyer et des conditions de sa révision telles qu’ils figurent dans le bail d’habitation sont inexactement reproduits dans l’acte de caution, l’engagement de caution est nul.

Exemple. Voici un modèle d’acte d’engagement de caution :

« Après avoir reçu toute information sur la nature et l’étendue des obligations que je contracte, je soussigné, XXXX (nom et prénom du cautionnaire) déclare me porter caution solidaire, sans bénéfice de division ni de discussion, du règlement des loyers, charges, taxes, impôts, dégradations, réparations locatives et tous intérêts et indemnités dus par M. XXX (nom et prénom du locataire) en vertu du bail qui lui a été consenti pour une durée de 3 ans à compter du XXX (indication de la date de début de location) pour le logement sis à XXX (indication du type de bien loué et son adresse), bail dont j’ai pris connaissance et dont un exemplaire m’a été remis. J’ai noté que le montant initial du loyer et des provisions sur charges s’élève à XXX (montant du loyer en chiffres et en lettres) par an, payables par mois, d’avance et révisable annuellement selon la variation d’un indice de référence des loyers publié par l’INSEE chaque trimestre et qui correspond à la moyenne, sur les douze derniers mois, de l’évolution des prix à la consommation hors tabac et hors loyers. Ce bail pouvant être reconduit tacitement, légalement ou conventionnellement, pour une durée déterminée, cet engagement de cautionnement sera valable jusqu’à l’extinction des obligations dudit locataire sans pouvoir dépasser la durée dudit bail renouvelé deux fois pour la même durée. Lorsque le cautionnement d’obligations résultant d’un contrat de location conclu en application du titre I de la Loi du 6 juillet 1989 modifiée par la Loi du 21 juillet 1994 ne compte aucune indication de durée ou lorsque la durée du cautionnement est stipulée indéterminée, la caution peut le résilier unilatéralement. La résiliation prend effet au terme du contrat de location, qu’il s’agisse du contrat initial ou d’un contrat renouvelé, au cours duquel le bailleur reçoit notification de résiliation ».

Depuis le 25 novembre 2018. La reproduction manuscrite n’est plus exigée pour les cautions personnes physiques (c’était déjà le cas, pour les actes de cautionnement souscrits par des sociétés, depuis le 7 février 2017).

Durée de l’engagement. Une caution est engagée jusqu’à la fin du contrat de location sauf si aucune durée n’est précisée dans le contrat. Dans ce cas, une résiliation de son engagement par la caution est possible par lettre recommandée avec AR. Il est également tout à fait possible de prévoir que certaines situations puissent mettre fin à l’engagement de caution (comme le divorce par exemple).

Caution : simple ou solidaire ?

2 sortes de caution. La personne qui s’engage comme caution peut le faire de 2 manières : soit comme caution simple soit comme caution solidaire. Avec quelles conséquences ?

La caution simple. Lorsque le contrat de location fait l’objet d’un cautionnement simple, en cas de non-paiement du loyer par le locataire, il faut d’abord entamer une procédure contre ce dernier avant de se retourner contre la caution :

• adressez-vous d’abord au locataire : il faut adresser un commandement de payer au locataire par huissier de justice. Une copie de ce commandement est adressée à la caution ; à défaut, la caution n’est pas tenue de payer les éventuels intérêts dus ;
• retournez-vous ensuite contre la caution : si le locataire ne paie toujours pas, il est alors possible de solliciter la caution pour le paiement des dettes locatives (par lettre recommandée avec AR).

La caution solidaire. Si la caution s’engage solidairement, il est possible de lui demander de payer dès que le locataire ne paye pas son loyer sans avoir à entamer de démarches au préalable contre ce dernier.