Contrôle Urssaf : des conditions strictes de numérisation des documents

Depuis le 1er juillet 2019, si vous souhaitez conserver vos documents ou pièces justificatives nécessaires au calcul et au contrôle des cotisations sociales sur support informatique, vous devez respecter un certain nombre de modalités de numérisation.

Tout d’abord, la numérisation du document original doit garantir sa copie conforme. En cas de mise en place d’un code couleur, les couleurs sont reproduites à l'identique. Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits.

Si vous souhaitez compresser le fichier obtenu, cette compression doit s'opérer sans perte.

Les opérations d'archivage numérique des documents établis originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

Afin d’assurer l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. Chaque document est assorti :

• d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
• d'une empreinte numérique ;
• d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
• ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Attention, si la présentation d'une pièce justificative ou d'un document numérisé ne répond pas à ces conditions, vous devrez présenter l'original au format papier.

A défaut, vous serez réputé n’avoir pas présenté le document ou la pièce justificative nécessaires au calcul ou au contrôle des cotisations sociales.

Source : Arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l'article L. 243-16 du code de la sécurité sociale

Présenter des pièces numérisées lors d’un contrôle Urssaf : attention ! © Copyright WebLex - 2019

Un estimateur pour vous aider

Le dispositif Lodéom, bénéficiant aux employeurs d’Outre-mer, a été réaménagé au 1er janvier 2019.

3 barèmes s’appliquent aux entreprises ou à leurs établissements implanté(e)s en Guadeloupe, en Guyane, en Martinique et à la Réunion, 3 autres s’appliquent à Saint-Martin et à Saint-Barthélemy.

Afin d’aider les employeurs de ces collectivités à estimer le montant de l’exonération de cotisations sociales qui leur est applicable, l’Urssaf met à leur disposition, sur son site internet, un estimateur.

L’estimation qui en ressort est donnée à titre indicatif. L’outil ne tient, en effet, pas compte des taux et répartitions de cotisations dérogatoires.

Source : www.urssaf.fr, Actualité du 18 juillet 2019 : Un estimateur pour calculer l’exonération Lodéom

Exonération Lodéom : pensez à l’aide de l’Urssaf ! © Copyright WebLex - 2019

Indemnités prud’homales : retenir les cotisations salariales ?

Un salarié conteste son licenciement en justice et obtient gain de cause. Le juge condamne donc son employeur à lui verser des dommages-intérêts.

Mais le salarié, déçu de constater que la somme effectivement reçue est inférieure à celle mentionnée sur le jugement, décide de faire appel à un huissier pour effectuer une saisie sur les comptes bancaires de l’entreprise.

Ce que l’employeur conteste : il considère que la somme qu’il a été condamné à payer est une somme brute, de laquelle il doit donc déduire les cotisations et contributions sociales salariales.

Ce que confirme le juge : faute de précision dans le jugement, l’employeur doit procéder au précompte des sommes dues par le salarié sur l’indemnisation allouée.

Source : Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 3 juillet 2019, n° 18-14074

Indemnités prud’homales : avec ou sans cotisations sociales ? © Copyright WebLex - 2019

Responsabilité du salarié = responsabilité de l’employeur atténuée ?

Un employeur et une salariée, représentante du personnel, ont des relations particulièrement tendues. L’employeur a sollicité à plusieurs reprises l’autorisation de l’inspecteur du travail de licencier la salariée. Lorsqu’il l’obtient enfin, la salariée lui réclame une indemnisation pour le harcèlement dont elle s’estime victime.

A l’appui de sa demande, elle rappelle qu’elle était suivie par le médecin du travail, qu’elle a eu plusieurs arrêts de travail, en lien avec la dégradation de ses relations avec l’employeur… Dégradation à laquelle la salariée a contribué, rétorque l’employeur.

« Et alors ? », demande le juge qui précise que les obligations des travailleurs dans le domaine de la sécurité et de la santé morale au travail n’ont pas d’impact sur le principe de responsabilité de l’employeur. C’est pourquoi, l’éventuelle responsabilité de la salariée dans la dégradation de leurs relations de travail ne doit pas avoir pour effet de minorer le montant de l’indemnisation octroyée en réparation de son préjudice.

Source : Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 13 juin 2019, n° 18-11115

Harcèlement moral : responsabilité partagée ? © Copyright WebLex - 2019

Sanction du défaut de carte BTP doublée !

Au préalable, rappelons que l’obligation de disposer de la carte professionnelle BTP a pour but de lutter contre le travail illégal et la concurrence sociale déloyale. Elle permet ainsi aux entreprises de justifier de l’emploi de ses salariés en cas de contrôle sur les chantiers.

Ainsi, chaque salarié effectuant des travaux de bâtiment ou des travaux publics pour le compte d'une entreprise établie en France, ou hors de France en cas de détachement, doit disposer d'une carte BTP.

En cas de manquement de l'employeur à ce sujet, l'entreprise est passible d'une amende dont le plafond est désormais doublé. Son montant peut ainsi passer à 4 000 € par salarié et à 8 000 € en cas de récidive dans un délai de 2 ans (à compter du jour de la notification de la 1ère amende).

Le montant total de l’amende due reste toutefois plafonné à 500 000 €.

Source : Ordonnance n° 2019-861 du 21 août 2019 visant à assurer la cohérence de diverses dispositions législatives avec la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, article 1

Carte BTP : gare aux sanctions ! © Copyright WebLex - 2019

Statut de VRP = dérogation aux règles sur le temps de travail

Au préalable, rappelons qu’un VRP dispose, par principe, d’une autonomie dans l’organisation de son temps de travail. De ce fait, il ne peut pas bénéficier d’une majoration de ses heures supplémentaires, à moins que la convention collective applicable dans l’entreprise contienne des dispositions plus favorables visant explicitement les VRP.

Et c’est précisément cette autonomie que conteste avoir eue un ancien VRP, licencié. Il réclame alors à son employeur une indemnisation pour non-respect des durées maximales de travail.

Il rappelle alors qu’il ne se livre pas à une prospection personnelle d’une clientèle propre. Il devait, en effet, assurer des rendez-vous pris par d’autres salariés ou par l’employeur qui les répartissait entre les « VRP ».

Mais pour le juge, l’autonomie et l’indépendance du salarié sont effectives : il constate que les rendez-vous relèvent essentiellement de sa responsabilité et que son activité commerciale est avant tout la conséquence de son activité personnelle de prospection. Peu importe alors, selon le juge, que ponctuellement, ou à la marge, ses rendez-vous soient pris après contact avec le service client.

Il constate également que son activité s’exerce sur un secteur géographique fixe.

Autant de faits qui confirment sa qualité de VRP. Le salarié n’est donc pas soumis aux règles relatives au temps de travail.

Source : Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 3 juillet 2019, n° 17-22480

VRP = indépendance et autonomie avant tout ! © Copyright WebLex - 2019

Assistance lors d’une rupture conventionnelle : une bonne idée ?

Un employeur et un salarié envisagent de rompre le contrat de travail qui les lie d’un commun accord. Après un entretien préalable, ils signent donc une rupture conventionnelle, qui sera ensuite homologuée par l’administration.

Cependant, le salarié en conteste finalement la validité. Selon lui, la rupture conventionnelle doit être annulée car l’employeur s’est fait assister, au cours de l’entretien, sans l’en avoir préalablement informé. Et parce qu’il n’était pas lui-même assisté, le salarié considère que cela crée, d’après lui, un déséquilibre dans la conclusion de cette rupture conventionnelle.

« Non », lui répond le juge : l’assistance de l’employeur lors de l’entretien préalable, sans en avoir informé le salarié, n’entraîne pas la nullité de la rupture conventionnelle, sauf si elle a engendré une contrainte ou une pression pour le salarié qui se présente seul… ce qui n’est pas établi ici. Cette rupture conventionnelle reste donc valable.

Source : Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 5 juin 2019, n° 18-10901

Se faire assister pour une rupture conventionnelle : une information à donner ? © Copyright WebLex - 2019

Nouveautés en matière d’apprentissage

La Loi Avenir avait instauré la possibilité de réduire la durée du contrat ou de la période d'apprentissage en fonction du niveau initial de compétences de l'apprenti ou des compétences éventuellement acquises lors d'une mobilité à l'étranger, une activité militaire, etc.

Depuis le 23 août 20019, la modulation peut se faire non seulement à la baisse, mais également à la hausse. Ainsi, la durée du contrat d'apprentissage peut être inférieure ou supérieure à celle du cycle de formation.

Par ailleurs, le contrat d'apprentissage doit, aujourd’hui, être adressé pour enregistrement à une chambre consulaire. Il était prévu qu’il soit, à compter du 1er janvier 2020, simplement déposé auprès de l'Opco. Mais il est désormais précisé que le contrat doit être transmis à l'Opco qui, lui, procèdera à son dépôt.

Notez que le conjoint collaborateur du dirigeant peut désormais, lui aussi, être maître d’apprentissage (tout comme l'employeur pouvait déjà l'être).

Enfin, en cas de rupture du contrat d'apprentissage, le centre de formation dans lequel est inscrit l'apprenti prend les dispositions nécessaires pour lui permettre de suivre sa formation théorique pendant 6 mois ; et il doit l’aider à trouver un nouvel employeur susceptible de lui permettre d'achever son cycle de formation. L'apprenti bénéficie, pendant cette période, du statut de stagiaire de la formation professionnelle.

Nouveautés en matière de contribution à la formation professionnelle

Pour rappel, les employeurs doivent verser une contribution à la formation continue égale à 1 % des rémunérations versées aux salariés qu’ils emploient en CDD. Cette contribution est généralement appelée « CPF-CDD » (autrefois « CIF-CDD »).

Toutefois, avant cette réforme de la formation de 2018, les intermittents du spectacle ainsi que les sportifs et entraîneurs professionnels, employés en CDD, étaient exclus de cette contribution. Mais cette exclusion a, semble-t-il, été omise lors de la réforme.

Cette omission est désormais corrigée. Ainsi les intermittents du spectacle, ainsi que les sportifs et entraîneurs professionnels, employés en CDD, restent exclus de cette contribution.

Nouveautés en matière d’entretien professionnel

Jusqu’au 31 décembre 2018, dans les entreprises de 50 salariés ou plus, si des salariés n’avaient pas bénéficié de l’entretien professionnel sur les 6 années précédentes et d’au moins 2 des 3 mesures (parmi l’action de formation, la certification professionnelle ou la progression salariale ou professionnelle), l’employeur était contraint de verser un abondement complémentaire sur leur compte personnel de formation (CPF), d’un montant de 3 000 €.

Depuis le 1er janvier 2019, le risque de sanction est plus menaçant.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, en effet, si le salarié n’avait pas bénéficié, avant l’entretien récapitulatif de sa carrière (ayant lieu tous les 6 ans), des précédents entretiens professionnels et d’au moins une formation (autre que des formations d’adaptation au poste de travail, obligatoires), l’employeur devait abonder son compte personnel de formation CPF du même montant (3 000 €).

Mais jusqu’au 31 décembre 2020, vous n’encourrez pas la sanction de l’abondement correctif si vous respectez les anciennes obligations (concrètement, si le salarié a bénéficié de tous les entretiens professionnels requis, ainsi qu’une progression salariale ou professionnelle, sans avoir bénéficié d’une formation).

Nouveautés concernant le compte personnel de formation

Pour rappel, avant le compte personnel de formation (CPF), les salariés bénéficiaient d’un droit individuel à la formation (DIF), qui correspondait à un nombre d’heures de formation acquises.

Celui-ci a été supprimé au profit du CPF, lui aussi alors alimenté en heures de formation. Et lorsqu’un salarié mobilisait son CPF, les heures acquises au titre du DIF devaient être utilisées en priorité. Et ce, avant le 1er janvier 2021.

Depuis le 1er janvier 2019, le CPF est alimenté non plus en heures, mais en euros. Ainsi les heures acquises au titre du DIF ou au titre du CPF ont toutes été converties en argent.

La question se posait alors de savoir si le crédit résultant de la conversion des heures de DIF devait, lui aussi, être utilisé avant le 1er janvier 2021 ou s’il bénéficiait de la même pérennité que les heures acquises sur le CPF (et donc sans « date de péremption »), et désormais monétisées.

La réponse est, à présent, claire : les heures de DIF, maintenant converties en euros, se fondent avec les droits acquis sur le CPF et sont prises en compte dans le plafond du CPF (fixé à 5 000 €). Elles n’ont donc pas de durée de validité.

Nouveautés en matière de promotion ou de reconversion par alternance

Pour rappel, la reconversion ou promotion par alternance (aussi appelée « dispositif Pro-A ») a succédé aux périodes de professionnalisation. Son but est de permettre au salarié de changer de métier ou de profession, jusqu’alors par le biais d’actions de formation.

Désormais, la validation des acquis de l’expérience (VAE) peut remplir cet objectif.

Ce dispositif est, en outre, ouvert à un plus large public dans la mesure où il bénéficie maintenant aux salariés placés en activité partielle (anciennement appelé « chômage partiel »).

Le nouveau texte permet aux accords de branche étendus de prévoir que la rémunération du salarié bénéficiaire du dispositif pourra être prise en charge par l'opérateur de compétences dans des conditions qui restent à déterminer par Décret.

Source : Ordonnance n° 2019-861 du 21 août 2019 visant à assurer la cohérence de diverses dispositions législatives avec la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel

Formation professionnelle : encore des nouveautés ! © Copyright WebLex - 2019

Obligation de non-concurrence étendue = impossibilité de travailler ?

Une salariée, employée dans une entreprise de Haute couture en qualité de manager commercial international, démissionne. Son contrat de travail lui impose une obligation de non-concurrence pendant 6 mois, en Europe et dans la zone Asie-Pacifique. Ce qui l’empêche de travailler dans 98 pays dans le monde, constate la salariée.

Elle en déduit que cette clause doit être annulée car elle n’est pas suffisamment limitée dans l’espace et porte ainsi atteinte à sa liberté de travail.

Ce que conteste l’employeur qui considère que cette clause est valable :

• elle ne concerne que l’activité de Haute couture (exercée par l’entreprise), mais pas le prêt à porter haut de gamme, par exemple ;
• elle est limitée dans l’espace : l’Europe et la zone Asie-Pacifique ;
• elle est limitée dans le temps : 6 mois ;
• elle prévoit une contrepartie financière très élevée.

Et le juge tempère : la seule étendue géographique de la clause ne suffit pas à la déclarer nulle. Il doit rechercher si la salariée se trouve dans l’impossibilité d’exercer une activité conforme à sa formation, à ses connaissances et à son expérience professionnelle. L’affaire sera alors rejugée sur ce point.

Source : Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 3 juillet 2019, n° 18-16134

Une clause de non-concurrence pas plus vaste que le monde © Copyright WebLex - 2019

Pas d’acceptation du salarié = pas de transfert du contrat de travail ?

Une entreprise d’exploitation de déchets gagne un marché. Comme le prévoit la convention collective des activités du déchet, le contrat de travail des salariés est transféré de plein droit au nouveau titulaire du marché, qui en informe par courrier les salariés concernés et qui propose à ces derniers une nouvelle affectation.

L’entreprise entrante adresse donc un nouveau contrat de travail aux salariés de l’entreprise jusqu’alors chargée de ce marché, leur proposant une nouvelle affectation. Mais un salarié ne signe pas ce contrat, faisant obstacle à sa nouvelle affectation.

Sans travail, il saisit alors le juge pour que le contrat de travail qu’il estime exister entre lui et le repreneur du marché soit résilié.

Sauf que son refus de signer le nouveau contrat de travail empêche le transfert du salarié dans ses effectifs, rétorque l’entreprise entrante. Elle rappelle, en effet, que le transfert de son contrat de travail ne peut s’opérer qu’avec son accord exprès… qu’il n’a pas donné.

Sauf que cette disposition n’existe que dans le seul intérêt du salarié, précise le juge : seul le salarié peut l’invoquer, et en aucun cas l’entreprise entrante. Peu importe alors que le salarié ait refusé de signer ce nouveau contrat, son contrat de travail a malgré tout été transféré à l’entreprise entrante.

Ce contrat de travail est donc résilié aux torts de l’employeur, ce qui équivaut à un licenciement sans cause réelle et sérieuse… justifiant l’indemnisation du salarié.

Source : Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 12 juin 2019, n° 17-21013

Succession de marchés : pas de transfert si le salarié n’accepte pas ? © Copyright WebLex - 2019