Intéressement des salariés : qui est concerné ?

Toutes les entreprises ? Par principe, toutes les entreprises sont susceptibles de mettre en place un dispositif d’intéressement des salariés (sous réserve qu’elles soient en situation régulière au regard de la réglementation applicable en matière de représentation du personnel). Peu importe leur forme et régime juridiques et la nature de leur activité. Si toutes les entreprises sont concernées, en est-il de même pour tous les salariés ?

Tous les salariés ? L’intéressement mis en place dans l’entreprise doit présenter un caractère collectif, de sorte que tous les salariés titulaires d’un contrat de travail doivent pouvoir en bénéficier. Cela étant, une condition d'ancienneté dans l'entreprise peut être exigée. Elle ne peut excéder 3 mois.

Et les stagiaires, apprentis et VRP multicartes ? Les stagiaires ne sont pas titulaires d’un contrat de travail. Ils ne peuvent donc pas bénéficier de l’intéressement. En revanche, les apprentis et les VRP multicartes sont des salariés. Ils ne peuvent pas être exclus par l’accord d’intéressement.

Et les dirigeants ? Le dirigeant n’est, par principe, pas un salarié de l’entreprise : en sa qualité de mandataire social, il ne peut donc pas bénéficier de l’intéressement. Sauf dans les petites entreprises : lorsque l’entreprise emploie entre 1 salarié et moins de 250 salariés, les dirigeants (chefs d’entreprises, présidents, directeurs généraux, gérants, etc.) peuvent bénéficier de l’intéressement, sans être nécessairement titulaires d’un contrat de travail. Il en est de même pour le conjoint (ou partenaire de Pacs) du chef d'entreprise s'il a le statut de conjoint collaborateur ou de conjoint associé.

Le cas échéant… Dans les autres entreprises, un mandataire social ayant la qualité de salarié ne peut bénéficier de l'intéressement qu'à la double condition :

• qu'il exerce réellement des fonctions techniques distinctes de ses fonctions de mandataire social et dans un état de subordination à l'égard de la société,
• et qu'il perçoive à ce titre une rémunération distincte de celle qui lui est allouée comme mandataire social, l'intéressement devant, au surplus, être calculé au regard des seules rémunérations perçues à titre de salaire.

Intéressement des salariés : comment le mettre en place ?

Un accord. L’intéressement suppose nécessairement la conclusion d’un accord entre l’entreprise et les représentants des salariés. Accord qui doit ensuite être déposé auprès de l’autorité administrative compétente.

Concrètement. Selon les situations, l'accord d'intéressement doit être conclu :

• soit dans le cadre d'une convention ou d'un accord collectif de travail ;
• soit entre vous et les représentants d'organisations syndicales représentatives dans l'entreprise ;
• soit au sein du comité social et économique (CSE) ;
• soit à la suite de la ratification à la majorité des 2/3 du personnel d'un projet unilatéral d'accord que vous aurez proposé.

Mise en place par accord de branche. Depuis le 1er novembre 2021, toute entreprise peut faire application d’un dispositif d’intéressement conclu au niveau de la branche professionnelle, à la condition que cet accord de branche ait été agrée par le Ministère du travail. Les conditions de mise en place de cette procédure d’agrément viennent d’être précisées.  

Un contenu précis. La convention doit contenir les informations suivantes :

• la période pour laquelle il est conclu (durée de 3 ans) et les modalités de son renouvellement le cas échéant (un accord d’intéressement pourra prévoir une clause de reconduction tacite) ;
• le ou les établissements concernés ;
• les modalités d'intéressement retenues ;
• les modalités de calcul de l'intéressement et les critères de répartition de ses produits ;
• les dates de versement (au plus tard le dernier jour du 7ème mois suivant la clôture de l'exercice, sous peine de devoir payer des intérêts calculés au taux légal) ;
• les conditions dans lesquelles les représentants du personnel disposent des moyens d'information nécessaires sur les conditions d'application des clauses du contrat ;
• les procédures convenues pour régler les différends qui peuvent surgir dans l'application de l'accord ou lors de sa révision.

Accord-type. Pour faciliter la mise en place d’un tel accord pour les entreprises qui ne disposent pas d’un conseil juridique, le Ministère du travail a publié un accord-type reprenant les clauses obligatoires devant figurer dans un accord d’intéressement, étant entendu que le choix de la formule de calcul ainsi que des modalités de répartition restent entièrement soumis à la négociation collective. Pour consulter cet accord-type, cliquez ici.

Durée de la mise en place du régime d’intéressement. Depuis le 18 août 2022, les accords peuvent être conclus pour une durée comprise entre 1 et 5 ans (contre 3 ans auparavant). Cette durée est également comprise entre 1 an et 5 ans pour les accords d’intéressement de projet. 

Renouvellement. L’accord d’intéressement peut être renouvelé par tacite reconduction pour une durée égale à la durée initiale, si l’accord d’origine en prévoit la possibilité, et si aucune des parties habilitées à négocier ou à ratifier un accord d’intéressement n’a demandé de renégociation dans les 3 mois précédant sa date d’échéance. Depuis le 18 août 2022, le renouvellement par tacite reconduction peut intervenir plusieurs fois. 

Intéressement : cas des entreprises de moins de 50 salariés 

Pour les entreprises de moins de 50 salariés. Un accord de branche agréé peut comporter des stipulations spécifiques pour les entreprises de moins de 50 salariés. Les stipulations spécifiques se présentent alors sous forme d'un accord type indiquant les différents choix laissés à l'employeur, accord type que ce dernier appliquera au moyen d'un document unilatéral indiquant les choix retenus.

Information préalable au document unilatéral. L’employeur doit, avant de prendre un document unilatéral, préalablement informer le comité social et économique (CSE), s'il en existe dans l'entreprise, ainsi que les salariés par tout moyen.

Depuis le 18 août 2022, dans les entreprises de moins de 50 salariés, lorsque l’entreprise n’est pas couverte par un accord de branche agréé, un régime d’intéressement peut être mis en place par décision unilatérale de l’employeur : 

• en cas d’absence de délégué syndical et de CSE dans l’entreprise. L’employeur informe les salariés par tous moyens de la mise en place de l’intéressement. Le cas échéant, pour les accords déposés depuis le 28 décembre 2022, l’employeur doit fournir une attestation qui précise qu’il n’a été saisi par aucune organisation syndicale et un PV de carence de moins de 4 ans ;
• en cas d’échec des négociations pour la conclusion d’un accord d’intéressement après des négociations avec le CSE ou les délégués syndicaux : dans ce cas, un procès-verbal de désaccord est établi et consigne en leur dernier état les propositions respectives de parties. Et pour les accords pris depuis le 28 décembre 2022 l’employeur doit en plus fournir un PV de consultation du CSE. Le CSE est consulté sur le projet de régime d’intéressement au moins 15 jours avant son dépôt auprès de l’autorité administrative.

À noter. Le régime d’intéressement mis en place par décision unilatérale vaut accord d’intéressement. 

Intéressement : le dépôt de l’accord 

Un accord à déposer. L’accord (ou le document unilatéral, dans les entreprises de moins de 50 salariés) doit être déposé sur la plateforme de dépôt des accords collectifs : teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, dans les 15 jours suivant sa conclusion.

Attention au délai. Lorsque l’accord d’intéressement est déposé hors délai, il n’ouvre pas droit aux exonérations pour l’exercice comptable en cours au moment du dépôt. Concrètement, l’exonération de cotisations sociales ne sera possible que pour les exercices suivants, ouverts postérieurement à ce dépôt.

Une procédure dématérialisée. Il est désormais possible par le biais d’une procédure dématérialisée sur le site mon-interessement.urssaf.fr de créer des accords ou décisions unilatérales. Dès lors que l’accord sera rédigé selon cette procédure dématérialisée et déposé dans les conditions légales, les exonérations seront réputées acquises pour la durée de l’accord. 

À noter. Lorsque l’accord d’intéressement résulte des choix laissés à l’employeur par l’accord de branche, cet accord d’intéressement, déposé par l’entreprise, ne pourra comporter que des clauses relatives à ces choix. Par ailleurs, lorsque le projet ratifié par les salariés ne fait pas mention d'une demande conjointe, l’accord doit être déposé avec une attestation de l'employeur selon laquelle il n'a été saisi d'aucune désignation de délégué syndical et, pour les entreprises devant mettre en place un comité social et économique, un procès-verbal de carence datant de moins de 4 ans (contre 2 ans auparavant).

Un document supplémentaire ? Notez que lorsque la décision unilatérale de l’employeur résulte d’un échec des négociations avec le Comité social et économique (CSE) ou avec le ou les délégués syndicaux en place dans l’entreprise, les documents déposés sur la plateforme doivent inclure le procès-verbal de désaccord consignant en leur dernier état les différentes propositions des parties à l’accord, ainsi qu’un PV de consultation pour les accords conclus depuis le 28 décembre 2022.

Titres restaurant : c’est avantageux pour les salariés…

Une « rémunération alternative »… Proposer des titres-restaurant à un salarié, c’est accepter de prendre en charge une partie du coût de ses repas pendant la journée de travail. Cette prise en charge s’apparente à un complément de revenus, souvent appréciée, d’autant que ces titres sont acceptés dans de nombreux restaurants ou commerces alimentaires.

... exonérée d’impôt ! En pratique, vous achetez des titres auprès d’un des prestataires agréés et vous les cédez au salarié pour un prix inférieur à la valeur réelle du titre : la part dite « patronale », correspondant à cette différence, équivaut à un avantage en argent (un complément de salaire) qui ne sera, ni imposé, ni soumis aux cotisations sociales pour les salariés.

À noter. Pour le bénéfice de cette exonération d’impôt, le nom du salarié doit normalement être mentionné sur les titres-restaurant. L’administration a cependant précisé que cette mention n’est pas obligatoire pour les titres émis sous forme dématérialisée, comme cela est désormais possible depuis le 2 avril 2014.

Attention ! La contribution patronale à l’acquisition, par le salarié, de titres-restaurant n’est pas versée en contrepartie du travail. Elle n’entre donc pas dans le calcul de la rémunération à comparer avec le salaire minimum conventionnel.

Tous les salariés doivent en profiter. Vous ne pouvez pas, en principe, réserver le bénéfice des titres-restaurants à certains salariés ou certaines catégories de salariés : tout le monde doit pouvoir en bénéficier, et au même tarif, qu’il s’agisse des salariés en CDI, en CDD, voire des salariés intérimaires ou encore des stagiaires. Cela ne veut toutefois pas dire qu’il vous est interdit de définir des critères d’attributions, pour autant qu’ils soient objectifs et non discriminatoires : un employeur a ainsi été autorisé à attribuer des titres-restaurant sous réserve de justifier d’une durée minimum de travail dans le mois (15 jours dans l’affaire considérée).

Même les télétravailleurs ? Depuis le 25 juin 2021, l’administration sociale est claire sur ce point. Les salariés en situations de télétravail doivent impérativement bénéficier de titres-restaurant dans le cas où leurs conditions de travail sont équivalentes à celles des autres salariés de l’entreprise travaillant sur site et ne disposant pas d’un restaurant d’entreprise.

Pour tous ! Lorsque les salariés de l’entreprise bénéficient de titres-restaurant, il doit en être de même pour l’ensemble des télétravailleurs, qu’ils travaillent à domicile, de façon nomade ou en bureau satellite.

Cas de la restauration sur le lieu de travail. L’administration sociale considère qu’un salarié est contraint de se restaurer sur son lieu de travail chaque fois que son temps de pause réservé au repas se situe en dehors de la plage horaire fixée pour les autres salariés de l'entreprise.

Et vous ? Par principe, les chefs d’entreprise peuvent bénéficier des titres-restaurant, à condition de cumuler un contrat de travail avec le mandat social. Mais l’Urssaf précise que, s’agissant des mandataires sociaux, l’absence d’un contrat de travail ne s'oppose pas nécessairement à ce qu'ils bénéficient de titres restaurant si ce dispositif est mis en place pour les salariés dans la société.

Ça l’est aussi pour l’employeur !

Vous bénéficiez d’une exonération de charges sociales. Pour autant que vous respectiez le quantum appliqué à votre contribution patronale, votre prise en charge est exonérée de cotisations sociales et, parce qu’elle correspond à un complément de salaire, déductible des résultats imposables de votre entreprise (au titre des charges de personnel).

Votre contribution est encadrée. Cette exonération suppose, en effet, que votre prise en charge ne soit, ni inférieure à 50 %, ni supérieure à 60 % de la valeur des titres restaurant, dans la limite globale de 718 € pour 2024.

Avant le 1er janvier 2023. L’Urssaf a précisé que la limite de 6,50 € fixée par la loi de finances pour 2023 s’appliquera finalement, de manière rétroactive, pour la participation de l’employeur au financement d’un titre-restaurant pour l’année 2022.

Comment apprécier ce plafonnement ? C’est le montant de votre participation qu’il faut prendre en considération. Mais, en pratique, il arrive aussi que l’entreprise verse des primes diverses en lien avec les frais de repas. La question qui se pose donc en pratique est de savoir s’il faut tenir compte de ces primes pour apprécier votre part contributive exonérée de cotisations sociales. Voici ce qu’il faut retenir :

• dès lors que la prime n’est pas destinée à couvrir des frais de repas, il ne faut pas en tenir compte pour apprécier le montant de votre contribution et le bénéfice de l’exonération ;
• inversement, une prime de cantine attribuée pour chaque jour de travail effectif ou une prime de complément-déjeuner doivent par exemple être ajoutées à votre participation au financement des titres-restaurant : ces primes ont été qualifiées de primes destinées à couvrir des frais de repas.

Conséquences. Un éventuel dépassement du plafond de 60 % aura pour conséquence la réintégration dans l'assiette de vos cotisations sociales de la fraction de la contribution excédant 60 % de la valeur du titre (sauf mauvaise foi ou agissements répétés de votre part). Inversement, si l’employeur ne participe pas au moins à 50 % de la valeur du ticket restaurant, la totalité de son financement est soumis aux cotisations et contributions sociales.

À noter. La contribution salariale aux titres-restaurant est valablement déduite de la somme à payer au salarié, lors du paiement de sa rémunération.

Une mise en place relativement simple

Rapprochez-vous d’un des prestataires. Vous devez vous adresser à l’un des 4 prestataires habilités à proposer des titres-restaurant. Il s’agit :

• de la société Sodexho (chèque-déjeuner);
• de la société Edenred France (ticket restaurant);
• de la société Natexis Intertitres (chèque de table);
• de la société Chèque déjeuner.

Déterminer votre enveloppe « budgétaire ». C’est un préalable avant toute mise en place : vous devez budgéter le coût de votre prise en charge (nombre de salariés x nombre de jours travaillés x valeur du titre x % de prise en charge).

1 titre par jour travaillé. Il faut rappeler que l’obtention du titre-restaurant suppose que le repas du salarié soit compris dans son horaire de travail. Par suite, le nombre de titres que vous pouvez attribuer au salarié est égal au nombre de jours travaillés. Retenez cette règle : 1 titre par jour de travail. Si un salarié est absent, pour cause de maladie, de congés payés ou autres, il n’a pas droit au titre-restaurant pour la ou les journées d’absences.

Un usage strictement réglementé. L’usage des titres-restaurant est strictement réglementé, même si dans la pratique on constate une relative souplesse. Sachez, par exemple, que :

• les titres-restaurant ne peuvent être utilisés que dans les restaurants et auprès des détaillants en fruits et légumes, afin d'acquitter en tout ou en partie le prix d'un repas ;
• les repas peuvent être composés de préparations alimentaires directement consommables, le cas échéant à réchauffer ou à décongeler, notamment de produits laitiers ; ils peuvent également être composés de fruits et légumes, qu'ils soient ou non directement consommables ;
• les titres-restaurant ne sont pas utilisables les dimanches et jours fériés, sauf décision contraire de votre part (et expressément portée sur les titres-restaurant), et uniquement au bénéfice exclusif des salariés travaillant pendant ces mêmes jours ;
• de même, les titres-restaurant ne peuvent être utilisés que dans le département du lieu de travail des salariés bénéficiaires et les départements limitrophes, sauf, là encore, décision contraire de votre part au bénéfice exclusif des salariés qui sont, du fait de leurs fonctions, appelés à des déplacements de longue distance ;
• l’utilisation des titres- restaurant est limitée à 19 € par jour (25 € à compter du 1er octobre 2022).

Un nouveau plafond. Depuis le 1er octobre 2022, le plafond des titres restaurant passe définitivement de 19 € à 25 €.

Durée de validité. Les titres-restaurant ne peuvent être utilisés que pendant l'année civile dont ils font mention et durant une période de 2 mois à compter du 1er janvier de l'année suivante. S’il reste des titres non utilisés par le salarié, ce dernier dispose d’un délai de 15 jours pour demander l’échange (gratuit !) à son employeur contre un nombre égal de titres valables pour l’année en cours.

À titre exceptionnel : un usage étendu. Par dérogation, la loi de pouvoir d’achat autorise le salarié à utiliser les titres-restaurant pour payer en tout ou partie le prix de tout produit alimentaire, qu’il soit ou non directement consommable acheté auprès d’une personne ou d’un organisme habilités à accepter ce titre. En d’autres termes, le salarié pourra utiliser ses titres-restaurants pour régler des produits alimentaires non directement consommables, tels que les œufs, le riz, etc. Cette dérogation est autorisée du 18 août 2022 au 31 décembre 2024 (au lieu initialement du 31 décembre 2023).

À noter. Tout manquement à ces restrictions d’utilisation peut être sanctionné par une amende de 750 € maximum (ou de 3 750 € maximum si la peine d’amende est prononcée contre une société). L’infraction peut être constatée par :

• l’Urssaf,
• l’inspecteur du travail,
• l’administration fiscale.

Les suites. Le constat d’infraction est ensuite transmis au Procureur de la République qui décidera ou non de poursuivre l’affaire devant le tribunal de police. Peuvent être inquiétés :

• l’entreprise qui a remis les tickets restaurant (et dont les salariés ne se conforment pas à la réglementation concernant leur utilisation, le cas échéant),
• le salarié qui les a « mal » utilisés,
• le restaurateur ou le détaillant de fruits et légumes qui les a indument acceptés.

Exemple. La pratique de l’utilisation des tickets restaurant sans restriction est très répandue. Néanmoins, dans un fait divers récent, un employeur a reçu un rappel à la Loi d’un inspecteur du travail qui, initialement, contrôlait un restaurateur. Il a, à cette occasion, constaté que ses salariés utilisaient indument leurs titres-restaurant les dimanches et jours fériés.

Attention si vous remboursez des frais de repas… Vous avez mis en place les titres-restaurant dans l’entreprise et certains de vos salariés, en déplacement professionnel, invitent des clients ou des fournisseurs au restaurant et se font rembourser leurs notes de frais (et notamment les repas). Dans un cas comme celui-ci, vous devez :

• soit ne pas attribuer de titre-restaurant à raison de ce repas remboursé ;
• soit soumettre aux charges sociales le remboursement effectué ;
• soit ne pas rembourser la part correspondant au repas du salarié concerné.

Idem pour les indemnités de panier… Cumuler l’attribution de titres-restaurant et indemnités de panier revient à soumettre aux cotisations sociales le montant de l’indemnité en question, à moins que cette indemnité ne soit destinée à compenser la contrainte subie par des salariés en travail posté (par exemple) du fait de leurs conditions particulières de travail les obligeant à prendre leur repas sur leur lieu de travail ou en dehors des horaires habituels de repas.

Remise d’un bulletin de salaire : une obligation !

Une obligation pour vous. En même temps que vous versez le salaire à votre collaborateur, vous devez lui remettre un bulletin de paie. Si vous ne respectez pas cette obligation, vous encourez des sanctions. Sachez que, dans certains cas, vous êtes dispensé de cette obligation formelle : ce sera notamment le cas si vous avez recours au Titre emploi service entreprise (c’est le centre national de traitement du TESE qui établit, chaque mois, la fiche de paie à remettre au salarié).

Comment ? En pratique, vous remettez le bulletin de salaire en mains propres, mais sachez qu’un envoi postal est possible.

Un bulletin de paie électronique. Depuis le 1^er janvier 2017, l’accord préalable du salarié n'est plus requis : vous pouvez donc lui remettre un bulletin de paie sous forme électronique, si vous le décidez. Néanmoins, vous devez informer le salarié par tout moyen conférant date certaine (idéalement par LRAR ou lettre remise en main propre contre signature) de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie sous forme électronique, un mois avant la 1^ère émission du bulletin de paie électronique ou au moment de l'embauche. Dans cette hypothèse, le salarié pourra vous faire part de son opposition à tout moment, par tout moyen conférant une date certaine, préalablement ou postérieurement à la 1^ère émission d'un bulletin de paie électronique. Sa demande doit être suivie d’effet au plus tard dans les 3 mois.

Garantie du bulletin de paie électronique. En cas de recours au bulletin de paie électronique, vous devez mettre en place les conditions permettant de garantir la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique, soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans. Dans tous les cas, les mesures mises en place doivent garantir l’intégrité et la confidentialité des données figurant sur le bulletin de paie. Vos salariés doivent, en outre, pouvoir récupérer leurs bulletins de paie sans qu’ils aient à effectuer des manipulations complexes. Notez, à ce titre, que les bulletins de paie doivent pouvoir être accessibles sur le service en ligne du compte personnel d’activité, sur lequel les salariés doivent donc pouvoir les consulter.

Un document à conserver ! N’oubliez pas de conserver précieusement un double des bulletins de salaire remis à vos salariés : ces bulletins de salaire peuvent vous être réclamés par l’administration fiscale, les inspecteurs du travail ou les agents de l’Urssaf ; en outre, l’action en paiement des salaires se prescrivant au bout de 3 ans, vous devez être en mesure de prouver le paiement des salaires à vos collaborateurs.

En pratique… Normalement, vous devez conserver les bulletins de salaire remis à vos salariés pendant au moins 5 ans, mais il est conseillé de les conserver plus longtemps. Pourquoi ? D’une part, parce que vous êtes dans l’obligation de conserver pendant au moins 10 ans à l’appui de votre comptabilité toutes les pièces justificatives, au nombre desquelles figurent les bulletins de salaire et, d’autre part, parce que les caisses de retraites peuvent être amenées à vous solliciter pour la délivrance d‘attestations à d’anciens salariés en vue de faire valoir leurs droits à la retraite.

Un bulletin de paie pour plusieurs mois ? Depuis le 12 août 2018, pour les contrats saisonniers qui couvrent une période d’emploi inférieure à 1 mois s’étalant à cheval sur 2 mois civils, de même que pour les CDD d’usage, l'employeur est autorisé à n'émettre qu'un seul bulletin de paie au lieu de 2 (1 par mois civil). Cela lui évite une surcharge administrative et des surcoûts lorsque la durée du contrat est inférieure à 1 mois mais que le contrat s'exécute sur une période comprenant 2 mois civils.

En cas de contentieux. Vous pouvez être amené à régulariser des salaires (rappels de prime, par exemple). Dans pareil cas, le juge admet que vous puissiez remettre un unique bulletin de paie rectificatif couvrant l’ensemble de la période sur laquelle porte la condamnation aux rappels.

Les mentions qui doivent figurer obligatoirement sur le bulletin de paie

Un bulletin de paie « allégé » ? Depuis le 1^er janvier 2018, toutes les entreprises doivent recourir au bulletin de paie simplifié, destiné à en faciliter la lecture. Des mentions doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de salaire.

Vérifiez que toutes les mentions obligatoires figurent sur le bulletin de paie. Les bulletins remis à vos salariés doivent effectivement comporter :

• l’identification précise de l’entreprise (en incluant son code NAF) ;
• l’intitulé de la convention collective applicable (à défaut, il faut que soient mentionnés les articles du Code du Travail relatifs à la durée des congés payés du salarié et la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail) ;
• les coordonnées précises du salarié ;
• la nature de l’emploi du salarié, ainsi que son niveau ou coefficient hiérarchique ;
• la période et le nombre d’heures travaillés, en distinguant les heures payées au taux normal et les heures supplémentaires ou toute autre heure (le travail de nuit par exemple) comportant une majoration (en précisant les taux horaires appliqués). 3 précisions à ce sujet :
  • si le salarié est rémunéré au forfait, il faut indiquer la nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire,
  • si la base de calcul du salaire n’est pas la durée du travail, il faut que soit indiquée la nature de la base de calcul,
  • si le bulletin ne mentionne pas le nombre d’heures effectuées, vous risquez une condamnation au titre du travail dissimulé ;
• le montant de la rémunération brute du salarié, la nature et le montant des accessoires de salaire (primes, gratifications, avantages en nature, pourboires, etc.) ;
• la nature et le montant des retenues appliquées sur la rémunération brute, à savoir les cotisations salariales et les cotisations patronales (nature, montant, base de calcul et taux appliqué) ;
• la nature et le montant des sommes s’ajoutant à la rémunération et non soumises à cotisations (remboursement de frais professionnels par exemple, le montant de frais à indiquer pouvant toutefois être limité à ceux remboursés au moment de la paie) ;
• les déductions diverses (part salariale liée à l’achat de titres-restaurant par exemple) ;
• le montant de la prise en charge des frais de transport ;
• la date des congés et le montant de l’indemnité correspondante ;
• le montant de la somme effectivement remise au salarié et la date de paiement ;
• la mention selon laquelle il est possible de se reporter au portail www.service-public.fr (dans la rubrique « bulletin de paie ») pour connaître la définition des termes employés ;
• la mention selon laquelle le « bulletin de paie (est) à conserver sans limitation de durée », le salarié devant effectivement conserver ces bulletins « sans limitation de durée », notamment pour déterminer les droits à la retraite.

Depuis le 1^er janvier 2022, le bulletin de paie doit faire apparaître clairement et de manière lisible les mentions « Net à payer avant impôt sur le revenu » et « Net à payer au salarié ». De plus, la mention du « montant net imposable » devient obligatoire, alors qu’elle n’était jusqu’ici que facultative. Doivent également apparaître sur le bulletin de paie les mentions « Impôt sur le revenu prélevé à la source », « Montant net des heures compl/ suppl. exonérées » et « cumul en annuel » dont les valeurs associées sont définies ici.

Depuis le 1^er juillet 2023, le bulletin de paie doit faire apparaître le « Montant net social », qui correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux et obligatoires.

Faire figurer les heures supplémentaires. Il est impératif que les heures supplémentaires (et leur paiement) apparaissent distinctement sur le bulletin de paie. Par exemple, il a déjà été jugé que le versement de frais de déplacement ne peut pas tenir lieu de règlement des heures supplémentaires, peu importe que les montants correspondent. L’employeur doit donc payer les heures supplémentaires au salarié.

RTT. Le juge considère que la mention “pris” des RTT sur le bulletin de salaire n’a qu’une valeur informative. L’employeur, en cas de litige en la matière, ne peut donc pas se contenter de produire les bulletins de paie pour prouver l’octroi effectif des RTT au salarié.  

À noter. La mention de la convention collective sur le bulletin de paie vaut présomption de son application à l'égard du salarié concerné (sauf preuve contraire de l’employeur, s’il estime que la convention collective mentionnée n’est, en définitive, pas applicable à l’entreprise).

Une distinction à faire… Le bulletin de paie doit bien distinguer le salaire de base des accessoires de salaires, faute de quoi un salarié pourrait exiger que vous lui remettiez un bulletin de paie rectifié.

En cas d’activité partielle. En cas d'activité partielle, le bulletin de paie doit mentionner :

• le nombre d'heures indemnisées ;
• le taux appliqué pour le calcul de l'indemnité d’activité partielle (de 70 % de la rémunération brute du salarié placé en activité partielle ou, s’il suit des actions de formation, 100 % de sa rémunération nette antérieure) ;
• les sommes versées au salarié au titre de la période considérée.

Simplification. Le nouveau bulletin de paie fait apparaître les lignes de cotisations sociales selon un référentiel particulier, différent pour les cadres (cotisant à l’Agirc) et les non-cadres (cotisant à l’Arcco). Notez qu’un modèle unique de bulletin de paie est entré en vigueur le 1^er janvier 2019, notamment en raison de la fusion des régimes Agirc-Arcco.

     =>  Voir le référentiel pour les cadres applicable depuis le 13 mai 2018

     =>  Voir le référentiel pour les non-cadres applicable depuis le 13 mai 2018

     =>  Voir le référentiel pour les cadres applicable à partir du 1^er octobre 2018

     =>  Voir le référentiel pour les non-cadres applicable à partir du 1^er octobre 2018

Attention ! Ces référentiels ne mentionnent pas le taux des contributions patronales. Or, le Code du Travail impose que le taux de ces contributions figure sur les bulletins de paie. Peut-être faudrait-il alors ajouter une colonne « taux patronal ». En outre, veillez à ne pas utiliser d’abréviations ou d’acronymes qui ne serait pas utilisé dans le référentiel : mieux vaut optimiser l’espace en utilisant 2 lignes au lieu d’une si certains intitulés sont trop longs.

Ce n’est pas une obligation, mais… Il est conseillé de faire figurer sur le bulletin de paie la date à laquelle a été accomplie la journée de solidarité, de manière à apporter la preuve que celle-ci a été effectuée.

Les mentions que vous ne devez pas faire figurer sur le bulletin de paie

Ne pas faire figurer les heures de représentation. Vous ne pouvez faire figurer sur le bulletin les activités liées à l’activité de représentation des salariés (sont concernés les représentants du personnel, les conseillers prud’homaux, etc.). Si les heures de délégation sont effectuées sur le temps de travail, elles sont globalisées avec les heures travaillées ; si elles sont prises en dehors de ce temps de travail, elles sont regroupées dans les heures supplémentaires.

Ne pas faire figurer les heures de grève. Vous ne pouvez pas non plus faire figurer les heures de grève du salarié. Si vous pratiquez une retenue pour heures de grève, vous devez, pour les désigner, utiliser une expression neutre du type « absence non rémunérée ».

Attention. Tout manquement affectant le bulletin de salaire, le paiement des salaires, etc. est puni d’une amende de 2 250 €, sans compter les éventuels dommages-intérêts dus au salarié. N’oubliez pas que le salarié peut contester le bulletin de salaire pendant 3 ans ; et ce n’est pas parce qu’il a accepté le bulletin de salaire qu’il ne pourra pas contester, dans ce délai, l’exactitude du montant indiqué.

Pensez aux annexes !

En plus du bulletin de paie, vous pouvez être amené à remettre au salarié un certain nombre de documents annexes, en fonction des situations. C’est ainsi que vous pouvez ou devez notamment lui remettre, en annexe, le cas échéant :

• le montant de l’intéressement et la part revenant au salarié ;
• le montant de la participation des salariés aux résultats de l’entreprise et la part lui revenant ;
• la nature et le montant de la rémunération correspondant à l’activité de représentation des salariés, pour les représentants du personnel et les représentants syndicaux ;
• un récapitulatif annuel des heures de formation effectuées en dehors du temps de travail et le montant des allocations correspondantes ;
• le récapitulatif des cotisations salariales et patronales, si vous avez opté pour le regroupement de ces cotisations ;
• le récapitulatif des heures d’astreinte et le montant de la compensation correspondante ;
• si le salarié est sous convention de forfait jours, le récapitulatif du nombre de jours ou demi-journées travaillées ;
• le nombre d’heures de repos compensateur de remplacement et de contrepartie obligatoire en repos portés au crédit du salarié ;
• dans les entreprises appliquant un dispositif d’aménagement du temps de travail sur plusieurs semaines ou sur l’année, un document mentionnant le total des heures accomplies depuis le début de la période de référence.

Informer et conseiller

Qui est-elle ? L’inspecteur du travail est un agent de l’Etat assermenté. Il est essentiellement chargé de contrôler l’application du droit du travail et de conseiller les employeurs et les salariés sur cette application. Mais ses missions sont variées.

Que fait-elle ? L’inspecteur du travail veille au respect du droit du travail et des règles d’hygiène et de sécurité. Il œuvre notamment dans la lutte contre le travail dissimulé. Il a parfois un rôle de conciliateur entre un employeur et un salarié ou un employeur et des organisations syndicales.

Information et conseil. Les agents de l’inspection du travail doivent informer et conseiller les usagers (chefs d’entreprise, salariés, DRH…) sur l’application du droit et les moyens d’assurer son respect. Les usagers peuvent donc solliciter l’inspection du travail au sujet de questions qu’ils se posent. Cette dernière devra répondre en utilisant le moyen le plus approprié à l’usager et dans un délai raisonnable, qui dépend de la complexité de la question.

Où la trouve-t-on ? Les services de l’inspection du travail dépendent du pôle « travail » de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (Dreets).

Quelles sont ses obligations ? Avant son entrée en fonction, l’inspecteur du travail prête serment de ne pas révéler les secrets de fabrication et procédés d’exploitation dont il pourrait avoir connaissance à l’occasion de ses fonctions. Cette obligation se maintient même lorsqu’il a cessé ses fonctions. En outre, l’inspecteur est tenu d’une obligation de discrétion qui lui interdit, par exemple, de révéler l’existence d’une plainte qui aurait été déposée contre un employeur qu’il contrôle.

Quelques obligations…

Autorisation nécessaire… Lorsque vous souhaitez vous séparer d’un salarié protégé, ou que ce même salarié vous propose une rupture conventionnelle, la rupture du contrat ne peut intervenir que si elle a été autorisée par l’inspection du travail.

Pensez à votre affichage obligatoire ! Vous devez impérativement afficher, dans votre entreprise ou établissement, le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de l’inspecteur du travail compétent.

Qui peut recourir au rescrit égalité professionnelle ?

Une réponse de l’Administration. Le rescrit est une manière d’interroger l’Administration sur une situation. Il lui impose de prendre position par rapport à la situation exposée. Cette procédure se retrouve tant en matière fiscale que sociale avec notamment le rescrit égalité professionnelle.

Pour qui ? Les entreprises d'au moins 50 salariés sont tenues de négocier un accord ou de prévoir un plan d’action pour parvenir à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Si elles ne le font pas, elles s’exposent, en effet, à une pénalité financière. Cette pénalité est affectée au fonds de solidarité vieillesse.

Pour quoi ? La menace de la pénalité planant, si vous avez des doutes sur la validité de votre accord ou de votre plan d’action, vous avez tout intérêt à solliciter une prise de position de l’Administration. Sa réponse s’imposera ainsi à elle – et à vous !

Comment recourir au rescrit égalité professionnelle ?

Qui se prononce sur la validité de l’accord ? L’inspecteur du travail est chargé de vérifier qu’une entreprise d’au moins 50 salariés est couverte par un accord ou un plan d’action pour l’égalité entre les femmes et les hommes. S’il constate que ce n’est pas le cas, il la met en demeure de se conformer à la réglementation.

Mais… En l’absence de mise en conformité, il en avertit le directeur de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS). C’est lui qui décidera d’appliquer la pénalité. C’est donc à lui qu’il convient d’adresser votre demande.

Un formalisme ? Vous pouvez lui adresser votre demande par tout moyen conférant date certaine de la réception (la LRAR reste donc privilégiée). Elle doit comporter :

• la raison sociale de l'établissement, ses adresses postale et électronique le cas échéant ;
• son numéro de SIRET ;
• les références aux articles L 2242-9 et R 2242-9 et suivants du Code du travail, qui justifient que vous recourriez à cette procédure ;
• l'accord négocié ou le plan d'action accompagné, le cas échéant, du procès-verbal de désaccord.

Un délai de 15 jours. Le directeur de la DREETS dispose d’un délai de 15 jours pour vous demander des pièces ou informations manquantes et vous aurez 1 mois pour les adresser. S’il ne vous fait pas connaître la liste des pièces manquantes dans ce délai de 15 jours, votre demande est réputée complète.

Puis un délai de 2 mois... Une fois votre demande complète, le Direccte dispose d’un délai de 2 mois pour vous notifier sa réponse.

Attention ! Le silence de l’Administration à l'issue du délai de 2 mois vaut rejet de la demande. Cela signifie qu’elle ne reconnaît pas la validité de votre accord ou de votre plan d'action.

L’inspection du travail, ses moyens

Des moyens nécessaires. Pour assurer sa mission de contrôle de l’application du droit du travail, l’inspection du travail dispose de moyens variés.

Des droits pour l’inspecteur… L’agent de contrôle (inspecteur ou contrôleur du travail) dispose :

• d’un droit de visite lui permettant de se rendre, à toute heure du jour et de la nuit, sans avertissement préalable, dans un établissement où travaillent des salariés et/ou apprentis. Un refus de l’employeur serait constitutif du délit ;
• d’un droit de communication des pièces, livres, registres et documents rendus obligatoires par la Loi, tels que l’accusé de réception de la déclaration préalable à l’embauche, le registre du personnel, les procès-verbaux des réunions du CSE, etc. ; notez que ce droit de communication est étendu en matière de recherche et de constat des infractions constitutives de travail illégal (l’agent peut, en effet, se faire communiquer tout document comptable ou professionnel ou tout autre élément d’information, même auprès de tiers) ;
• d’un droit de prélèvement pour analyse de toute matière distribuée ou utilisée, notamment en matière de risque chimique.

A noter. L’obstacle à l’exercice des fonctions de l’agent de contrôle est passible d’un emprisonnement d’un an maximum et d’une amende de 37 500 € maximum.

Constat d’infractions. L’inspecteur du travail peut constater des infractions relatives au droit du travail, en matière de travail dissimulé par exemple. Mais il intervient aussi en matière d’hygiène et de sécurité. Lorsqu’un accident du travail a, ou aurait pu avoir, des conséquences graves, il mène une enquête pour établir si la responsabilité de l’employeur peut être recherchée. Il peut adresser un avertissement à l’employeur, en cas de manquement de sa part, ou dresser un procès-verbal qui sera ensuite transmis au procureur de la République.

Référé judiciaire. En cas de risque sérieux d'atteinte à l'intégrité physique d'un travailleur du fait d'une infraction aux règles de santé et de sécurité, l'inspecteur du travail peut saisir le juge en référé afin d’ordonner des mesures telles que la fermeture temporaire d'un atelier ou chantier sous astreinte.

Arrêt temporaire de l’activité. Lorsque l’inspecteur du travail constate un danger imminent pour la santé ou la sécurité des salariés, il peut parfois ordonner l’arrêt temporaire de l’activité de l’entreprise jusqu’à ce que l’employeur se conforme aux règles de sécurité. Une mise en demeure en ce sens est préalablement envoyée à l’employeur. Il peut également ordonner l’arrêt d’activité s’il constate :

• une infraction constitutive de travail dissimulé,
• de marchandage,
• de prêt illicite de main-d’œuvre,
• d’emploi d'étranger non autorisé à travailler.

Concrètement. Lorsque l'activité de l'entreprise est exercée sur des chantiers de bâtiment ou de travaux publics, ou lorsque l'activité est exercée dans tout autre lieu que son siège ou l'un de ses établissements, la fermeture temporaire prend la forme d'un arrêt de l'activité de l'entreprise sur le site dans lequel a été commis l'infraction ou le manquement.

Une protection des jeunes travailleurs… L’inspecteur du travail peut retirer tout jeune travailleur de moins de 18 ans de son affectation s’il constate qu’il exécute des travaux interdits ou même réglementés, s'ils présentent un danger grave et imminent pour le jeune. L’employeur devra alors prendre toutes les mesures nécessaires pour faire cesser la situation de danger et en informer l’inspecteur. Ce dernier pourra alors autoriser la reprise des travaux réglementés. Les échanges se font par écrit, conférant date certaine à la réception (le plus souvent, par lettre recommandée avec AR).

… étendue. L’inspecteur du travail peut proposer à la Dreets de suspendre, puis éventuellement dans les 15 jours, de rompre le contrat de travail ou la convention de stage du salarié ou du stagiaire de moins de 18 ans. Cependant, ni la suspension, ni la rupture ne doit pénaliser le jeune : sa rémunération, ou sa gratification, continue de lui être versée. En cas de contrat à durée indéterminée, la rémunération continue d’être versée jusqu’à la fin de la période de formation professionnelle.

A noter. Pour obtenir la levée de l’interdiction de recruter ou d’accueillir de nouveaux jeunes de moins de 18 ans, l’employeur doit justifier, auprès du directeur de la Dreets, qu’il a pris toutes les mesures nécessaires pour supprimer tout risque d’atteinte à la santé ou à l’intégrité des jeunes.

Des amendes administratives. La Dreets a la possibilité de prononcer des amendes administratives de 10 000 € maximum :

• en cas de refus de l’employeur de suspendre temporairement l’activité suite à l’injonction de l’autorité administrative ;
• en cas de refus de se conformer à une demande de vérification, de mesure ou d’analyse ;
• en cas de manquement concernant la sécurité qui doit être assurée au bénéfice d’un jeune de moins de 18 ans.

Ou d’autres… Dans d’autres situations (non-respect des durées maximales de travail, des temps de repos, ou du Smic, notamment), l’autorité administrative peut prononcer des amendes pénales de 2 000 € maximum par travailleur concerné et en informe le procureur de la République.

Une procédure. Lorsque le directeur de la Dreets décide de prononcer une amende administrative, il indique à l'employeur (directement ou par l'intermédiaire de son représentant), le montant de l'amende envisagée et l'invite à présenter ses observations dans un délai de 15 jours ou 1 mois selon le type d'infractions.

L’inspection du travail, des décisions susceptibles de contestation

Vous pouvez contester ! Les décisions qui sont prises par l’inspection du travail, ou par la Dreets (ou plus généralement encore par l’Administration) sont susceptibles de recours dans un délai de 2 mois suivant la notification de la décision.

Quels types de recours ? En matière administrative, il existe 2 sortes de recours :

• le recours administratif, qui comprend lui-même 2 types de recours :
  • le recours gracieux, qui est adressé à l’autorité administrative qui a pris elle-même la décision que vous contestez ;
  • le recours hiérarchique, qui est adressé à l’autorité administrative supérieure. Par exemple : une décision de la Dreets peut être contestée devant le Ministre du Travail ;
• le recours contentieux : c’est celui qui est exercé devant le tribunal administratif.

Mais… Toutes les voies de recours ne peuvent pas toujours être exercées. Les amendes administratives prononcées par la Dreets ne peuvent être contestées que devant le tribunal administratif. Par ailleurs, le recours contre toutes les amendes administratives (notamment prononcées contre l'employeur, ou contre le donneur d'ordre, pour non-respect des obligations de l'employeur du salarié détaché, ou prononcée en cas de non-respect de la décision de suspension) ne suspend pas l'action en recouvrement de l'amende.

Une aide au conseil en ressources humaines : pour qui, pour quoi ?

Une création récente. L’aide au conseil en ressources humaines (RH) est une aide récente qui a vocation à aider les TPE/PME à adapter leurs pratiques à leurs besoins, à sécuriser les parcours professionnels des salariés et leur promotion. Elle peut leur permettre de structurer un service RH ou d’organiser une mutualisation des compétences RH avec d’autres entreprises.

Ce qu’elle n’est pas. L’aide au conseil en RH ne peut consister en une « simple » remise aux normes réglementaires de l’entreprise. Elle n’a pas vocation non plus à financer les coûts de formation des salariés.

Quels sont les projets visés ? Les projets éligibles à l’accompagnement doivent contribuer à l’amélioration de la gestion des ressources humaines et à la professionnalisation de la fonction RH (sensibilisation aux relations sociales, formation du dirigeant en management, …).

Quelles sont les entreprises bénéficiaires ? Toutes les entreprises de moins de 250 salariés, n’appartenant pas à un groupe de 250 salariés ou plus, peuvent bénéficier de cette aide. Néanmoins, le public ciblé correspond aux TPE de moins de 10 salariés et aux PME de moins de 50 salariés. Au-delà de 50 salariés, il n’est pas rare de trouver un service RH déjà organisé.

Quelles personnes sont visées ? Peuvent bénéficier de cet accompagnement les salariés qui exercent des fonctions de direction ou de responsabilité et de décision dans l’organisation et le management, la gestion des RH, l’analyse et l’anticipation des besoins en emplois et en compétences. Le dirigeant non salarié d’une entreprise de moins de 50 salariés peut en bénéficier également.

Mais aussi… Les salariés et représentants du personnel, le cas échéant, pourront être associés à la prestation.

Une aide au conseil en ressources humaines : comment, combien ?

A qui revient l’initiative ? La prestation d’aide au conseil en ressources humaines peut être soit recommandée par les Dreets aux entreprises qu’elle aura identifiées, soit sollicitée directement par les entreprises qui en ressentent le besoin.

Un formalisme ? Toute entreprise candidate à la prestation doit adresser une demande à la Dreets en exposant les motivations de son projet et en indiquant :

• le nom et la taille de l’entreprise ;
• une description prévisionnelle du projet, ses dates de début et de fin ;
• la localisation du projet ;
• le montant prévisionnel des coûts du projet et de la subvention de l’Etat ;
• le type d’aide sollicitée (c’est-à-dire la subvention) et le montant du financement public estimé nécessaire pour le projet ;
• le nom du prestataire qui interviendra, ainsi que le nom de son entreprise (à défaut de choix, la Dreets pourra lui proposer un prestataire).

Décision des Dreets. L’administration vérifiera si la demande est éligible et analysera les impacts territoriaux (notamment la perspective de création d’emplois). Si la demande est acceptée, une convention est conclue entre la Dreets, l’entreprise et le prestataire accompagnant.

Approche collective favorisée. L’accompagnement peut être individuel ou collectif. Le Gouvernement a, néanmoins, affirmé sa préférence pour une approche collective inter-entreprises, afin de mutualiser les moyens financiers et de favoriser les créations de réseaux.

Durée de la prestation. Il existe 2 niveaux d’accompagnement qui peuvent être complémentaires ou dissociables :

• une prestation courte (jusqu’à 10 jours d’intervention),
• une prestation approfondie (de 10 à 20 jours d’intervention) portant sur des thématiques précises, identifiées par l’entreprise.

Un financement de l’Etat… Le coût de la prestation est pris en charge dans un maximum de 50 % par l’Etat, dans la limite de 15 000 € hors taxes, peu importe que l’accompagnement soit individuel ou collectif.

Un reste à charge pour l’entreprise ? Le Gouvernement a affiché sa volonté de maintenir un reste à charge pour l’entreprise, pour s’assurer de sa participation et de son intérêt pour la prestation. Néanmoins, ce reste à charge peut être tempéré par un cofinancement provenant notamment de son OPCA, de sa fédération professionnelle, de sa chambre consulaire, etc.

Modalités de paiement de l’aide. Le paiement de la subvention donne lieu à 2 ou 3 versements :

• une avance de 30 % maximum du montant prévisionnel de l’aide à l’issue de la phase de diagnostic ou sur production d’une note de synthèse présentant les axes et la durée de l’intervention ;
• un éventuel paiement intermédiaire de 30 % après présentation, par le prestataire, d’un rapport d’étape ;
• le solde après réalisation du projet et après validation, par l’Etat, du compte rendu final sur la prestation et son coût et d’un document indiquant les préconisations et le plan d’actions élaboré avec l’entreprise.

Une aide au conseil en ressources humaines : prise en compte de la situation sanitaire ?

Adaptation à la crise sanitaire. Les domaines d’intervention de cette aide ont été élargis en juin 2020 afin de permettre l’accompagnement à la reprise de l’activité économique des TPE-PME dans le contexte de la crise sanitaire. Ainsi, cette aide permet d’identifier et d’établir un plan d’action sur les thématiques suivantes :

• évaluation de l’impact de la crise sur les emplois et les compétences, en lien avec la stratégie économique de l’entreprise : dans ce cadre un diagnostic économique pourra être proposé au démarrage de la prestation s’il n’a pas été préalablement réalisé ;
• adaptation de l’organisation de travail ;
• enjeux RH liés à la réorganisation de l’activité, notamment en cas de diversification et de relocalisation ;
• gestion RH en situation de crise ;
• renforcement du dialogue social en situation de crise ;
• organisation et management du télétravail ;
• définition d’un plan d'accueil et d’intégration de personnels de renfort ;
• élaboration d’un plan de développement des compétences liées à la situation de crise ;
• mise en œuvre de solidarités interentreprises (mutualisation de services par exemple).

Dépassement du plafond ? Si, en principe, le coût de la prestation est pris en charge par l’Etat dans la limite de 50 % et est plafonnée à 15 000 € hors taxes (HT), ce taux peut exceptionnellement être dépassé. La prise en charge ne pourra toutefois pas excéder 15 000 € HT.

Co-financement ? Les OPCO sont encouragés à cofinancer cette prestation de conseil RH afin de minimiser le reste à charge des entreprises touchées par la crise.

Délai. Elle concerne les conventions individuelles ou collectives conclues jusqu’au 30 juin 2022 ainsi que les avenants aux conventions en cours signés avant le 30 juin 2022, à condition que les prestations soient réalisées avant le 30 juin 2023.

Cahier des charges. Notez que jusqu’alors, les prestataires qui assuraient le service d’accompagnement devaient être préalablement habilités pour réaliser ces missions. Désormais, ils doivent respecter un cahier des charges, point qui sera contrôlé par les Dreets.

Contentieux avec un salarié : combien de temps pour agir ?

Un impératif ! Saisir le conseil des prud’hommes suppose d’agir avant l’écoulement d’un certain délai, appelé « délai de prescription ». D’une manière générale, les délais de prescription se décomptent à partir du jour où celui qui exerce l’action en justice a connu (ou aurait dû connaître) les faits qui lui permettent de justifier cette action.

Paiement des salaires. L’action du salarié en paiement des salaires se prescrit par 3 ans à compter de la date à laquelle la rémunération est due. Il peut s’agir d’une action en paiement d’heures supplémentaires, d’une prime, de salaires non versés en raison d’une mise à pied disciplinaire, etc. L’action en répétition du salaire (lorsque vous avez indument versé une somme au salarié) se prescrit par ce même délai de 3 ans.

A noter. Les actions en paiement des frais professionnels se prescrivent toutefois au bout de 2 ans.

Exécution du contrat de travail. Le délai pour contester un (ou plusieurs) point(s) lié(s) à l’exécution du contrat de travail est de 2 ans à partir du jour où celui qui exerce l’action en justice a connu (ou aurait dû connaître) les faits qui lui permettent de justifier cette action. Par exemple, un salarié qui conteste un avertissement aura 2 ans à compter du jour où la sanction lui a été notifiée.

Rupture du contrat de travail. Depuis le 24 septembre 2017, toutes les actions portant sur la rupture du contrat de travail se prescrivent par 1 an (12 mois) à compter de la notification de la rupture.

Contestation d’un licenciement économique. Notez que pour le licenciement économique, le délai de 12 mois se décompte à partir de la dernière réunion du comité social et économique (CSE) ou encore à compter de la notification du salarié de son droit individuel à contester le licenciement.

Contestation du contrat de sécurisation professionnelle. Le salarié qui adhère au CSP dispose d’un délai de 12 mois pour contester la rupture de son contrat de travail. Ce délai court à compter de son adhésion au CSP et non à compter de l’expiration du délai de 21 jours.

A noter : en cas d’aide juridictionnelle. Si le salarié est éligible à l’aide juridictionnelle, il doit déposer son dossier dans le respect du délai de prescription. Cela interrompt le délai de prescription qui repartira de 0 à la date d’acceptation de sa demande, le cas échéant.

Contestation du reçu pour solde de tout compte. Lorsqu’un salarié souhaite contester son solde de tout compte, il dispose d’un délai de 6 mois à compter de la signature du reçu pour solde de tout compte pour saisir le Conseil des Prud’hommes.

Discrimination, harcèlement. Si le salarié envisage de saisir le juge en raison d’une discrimination ou de faits de harcèlement dont il serait victime, il dispose d’un délai de 5 ans. Ce délai commence à courir à compter de la révélation de la discrimination. Notez que les dommages-intérêts doivent réparer l’entier préjudice qui résulte de la discrimination, pendant toute sa durée.

Dommages corporels. S’il souhaite agir en réparation d’un dommage corporel causé à l’occasion de l’exécution du travail, le salarié dispose d’un délai de 10 ans.

Faute inexcusable. Lorsqu’un salarié souhaite faire reconnaître la faute inexcusable de son employeur, il doit saisir le tribunal judiciaire dans un délai de 2 ans.

Requalification du temps partiel en temps complet. L’action en requalification du contrat de travail à temps partiel en contrat à temps complet est une action en paiement du salaire… qui se prescrit par 3 ans.

Contentieux avec l’administration sociale : combien de temps pour agir ?

Cotisations de sécurité sociale. Si vous avez trop versé de cotisations sociales, vous devez formuler une demande de remboursement dans le délai de 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez acquitté ces cotisations. Le délai pendant lequel l’administration sociale peut contrôler l’entreprise, appelé « délai de reprise », comprend les 3 dernières années (les 5 dernières années en cas de constatation d’une infraction de travail illégal) et l’année en cours.

Contestation d’un redressement. Si vous contestez une décision prise par les organismes chargés du recouvrement des cotisations, des majorations et des pénalités de retard, vous disposez d’un délai de 2 mois à compter de la réception de la mise en demeure pour saisir la Commission de Recours Amiable (cette précision doit figurer sur la mise en demeure que vous aura envoyée l’administration ; à défaut, elle ne pourrait valablement vous opposer une saisine tardive de cette commission – ce que l’on appelle le « délai de forclusion » – pour rejeter votre demande).

Contentieux en matière de relations collectives : combien de temps pour agir ?

Contentieux électoral. Toute contestation portant sur l'électorat doit être effectuée par déclaration au greffe du tribunal judiciaire dans les 3 jours suivant la publication de la liste électorale. Si la contestation porte sur la régularité de l'élection ou sur la désignation de représentants syndicaux, l’action doit être engagée devant le même tribunal (par voie de déclaration au greffe également) dans les 15 jours suivant cette élection ou cette désignation.

Désignation d’un délégué syndical. Vous pouvez contester les conditions de désignation des délégués syndicaux (DS) devant le tribunal dans un délai de 15 jours après que le syndicat vous ait informé de l’identité de son DS.

Expertise décidée par le CSE. Il est possible de contester, devant le tribunal judiciaire, la délibération du comité social et économique par laquelle il désigne un expert dans un délai de 10 jours. Cette contestation peut porter sur la nécessité de l'expertise, le choix de l'expert, le coût prévisionnel, l'étendue ou la durée de l'expertise ou le coût final de l’expertise.

Résiliation judiciaire du contrat de travail : une procédure particulière ?

Une demande du salarié. Le salarié doit introduire sa demande devant le Conseil de prud’hommes. Ce dernier appréciera, au regard des informations et des griefs formulés par le salarié, si la demande de résiliation judiciaire est effectivement fondée sur des manquements graves de l’employeur, qui ne permettent pas de maintenir la relation contractuelle.

Une spécificité. La particularité de cette procédure tient au fait que, pendant toute la procédure judiciaire, la relation contractuelle liant l’employeur et le salarié est maintenue. Ceci ne signifie pas pour autant que l’une ou l’autre des parties ne peut pas mettre fin au contrat pendant la procédure (licenciement, démission, rupture conventionnelle…), étant entendu qu’aucun licenciement ne doit être motivé par cette action du salarié. Si, toutefois, aucune rupture n’intervient, la relation contractuelle se poursuit.

Attention à ne pas confondre la résiliation judiciaire avec la prise d’acte qui est aussi un mode de rupture du contrat de travail à l’initiative du salarié qui s’estime victime de manquements de la part de l’employeur. Toutefois, la prise d’acte entraine la cessation immédiate du contrat. Ainsi, le salarié n’a pas l’obligation d’exécuter un préavis.

Quels manquements peuvent justifier une résiliation judiciaire ? Les demandes de résiliations judiciaires sont bien évidemment étudiées au cas par cas. Mais les juges ont déjà été amenés à considérer qu’elles étaient fondées dans les cas suivants :

• lorsqu’un salarié, de retour d’une longue maladie, subit une modification de son contrat de travail caractérisée par une rétrogradation, ayant pour conséquence une diminution de sa rémunération ;
• lorsque l’employeur n’a pas payé ses heures supplémentaires au salarié ;
• lorsque l’employeur modifie le contrat de travail d’un salarié, entraînant une réduction importante de ses responsabilités hiérarchiques ;
• lorsque l’employer modifie unilatéralement la part variable de la rémunération du salarié ;
• lorsque l’employeur discrédite gravement le salarié, ou qu’il porte atteinte à sa dignité;
• le fait de tarder à engager une procédure de licenciement économique alors que le salarié est déjà dispensé d’activité depuis 4 semaines (malgré un maintien de salaire), laissant ce dernier dans une situation incertaine ;
• lorsque l’employeur ne procède pas au remboursement de frais professionnels, peu importe que le salarié n’ait pas fait de réclamation préalable ;
• lorsque l’employeur entrave l’exercice du mandat d’un salarié protégé ;
• lorsque les manquements de l’employeur caractérisent un harcèlement moral ou bafouent le droit au respect du salarié ;
• lorsque les manquements de l’employeur portent atteinte aux droits du salarié en ce qui concerne l'organisation du temps travail du salarié et de son temps de repos, entraînant des conséquences inévitables sur la vie personnelle du salarié.

Cas particulier du manquement à l’obligation de sécurité. Si le salarié saisit le juge d’une demande de résiliation judiciaire en raison d’un manquement de l’employeur à son obligation de sécurité, la charge de la preuve reposera sur l’employeur et non sur le salarié. 

En revanche… Il a déjà été jugé que le simple fait d’engager une procédure disciplinaire, sans que celle-ci n’aboutisse, n’est pas un manquement, et qu’il ne justifie pas une demande de résiliation judiciaire du contrat de travail.

Ne constitue pas un manquement suffisamment grave… Le défaut de visite médicale d’embauche et périodique ne justifie pas la résiliation judiciaire du contrat. Telle a été la position des juges dans une affaire opposant une salariée à son employeur, alors que le contrat s’est poursuivi pendant 28 ans.

Ni… Dans une autre affaire, un salarié reprochait à son employeur un manquement à son obligation de sécurité : il avait fait l’objet d’un harcèlement par un collègue qui lui avait adressé plusieurs mails à caractère raciste. Cependant, l’employeur a réagi rapidement et efficacement pour faire cesser cette situation en sanctionnant l’auteur des messages et en lui demandant de présenter ses excuses à sa victime. Après l’intervention de l’employeur, l’auteur n’a d’ailleurs pas réitéré ces actes. De ce fait, le juge a considéré que les faits ne présentent pas une gravité telle que la poursuite du contrat est devenue impossible.

La faute du salarié ? Il n’y a pas de manquement de l’employeur lorsque celui-ci a organisé une visite médicale de reprise alors que le salarié était lui-même en absence injustifiée.

Régularisation des manquements. Lors d’une résiliation judiciaire, l’employeur a la possibilité de régulariser les manquements qui lui sont reprochés jusqu’à la date du jugement. Si les manquements ont cessé à cette date, la demande de résiliation peut être rejetée.

Attention. Quand le salarié est licencié après sa demande de résiliation judiciaire, mais avant que le juge ne rende sa décision, la durée pendant laquelle l’employeur peut régulariser la situation est réduite. Dans un tel cas, en effet, la régularisation doit intervenir seulement jusqu’à la date du licenciement.

Résiliation judiciaire du contrat de travail : quels effets ?

Une demande fondée. Si le Conseil de prud’hommes estime que la demande de résiliation judiciaire est fondée, il prononce la rupture du contrat de travail aux torts exclusifs de l’employeur. Cette rupture est analysée comme un licenciement sans cause réelle et sérieuse. L’employeur doit donc verser une indemnité de licenciement, de congés payés et de préavis, mais aussi des dommages et intérêts en fonction du préjudice du salarié.

Les effets d’un licenciement nul ? Dans certains cas, lorsque la demande du salarié sera fondée, la résiliation judiciaire du contrat de travail produira les effets d’un licenciement nul, si le salarié est protégé (représentant du personnel par exemple). Tel a déjà été le cas dans une affaire où l’employeur avait proposé à une salariée une diminution de son temps de travail à un moment où la salariée faisait l’objet de plusieurs arrêts maladie liés à des tentatives de fécondation in vitro.

À noter toutefois. Pour bénéficier du statut protecteur de la femme enceinte, la salariée doit informer son employeur de sa grossesse avant de saisir le tribunal aux fins de résiliation judiciaire.

Résiliation prononcée après un licenciement économique. Lorsqu’un salarié a perçu des sommes prévues dans un PSE, la résiliation judiciaire de son contrat prononcée ultérieurement n’implique pas le remboursement des sommes résultant du PSE. Celles-ci restent, en effet, acquises au salarié.

Date de la rupture. Lorsque la résiliation judiciaire est prononcée, c’est la date de jugement qui fixe la date de la rupture, sauf si le salarié a trouvé un nouvel emploi avant le prononcé du jugement. Cela signifie, en cas d'inaptitude, que la date de résiliation n’est pas fixée au jour où le salarié a effectivement cessé de travailler, du fait de la déclaration de son inaptitude par le médecin du travail.

Date de la rupture lorsqu’un licenciement est finalement prononcé. Lorsqu'un salarié demande la résiliation judiciaire de son contrat de travail et est licencié ultérieurement, le juge, s'il estime la demande de résiliation judiciaire justifiée, fixe la date de la rupture à la date d'envoi de la lettre de licenciement.

Une demande infondée. Si le Conseil de prud’hommes estime, en revanche, que la demande du salarié n’est pas fondée, la relation contractuelle se poursuit.

Résiliation judiciaire du contrat de travail : comment réagir ?

Un contexte parfois particulier… Il arrive que le salarié n’ait jamais abordé les manquements qu’il reproche à son employeur avant d’introduire sa demande de résiliation judiciaire. Dans ce cas, malheureusement, vous ne saurez véritablement ce que le salarié vous reproche que le jour de l’audience de conciliation, à laquelle vous serez convoqué par le Conseil de prud’hommes.

Mais… Dans d’autres hypothèses, il arrive que le salarié ait exprimé son mécontentement avant d’introduire sa requête devant la juridiction prud’homale, dans le cadre d’entretiens avec son supérieur hiérarchique (entretiens d’évaluations ou managériaux…), ou encore par écrit (mises en demeure par exemple). Vous pourrez alors vous fonder sur ces éléments pour préparer votre défense.

Comment peut-on réagir ? Quel que soit le cas de figure, il est important :

• de reprendre l’historique de la relation contractuelle avec le salarié, afin de savoir quel a été son parcours dans l’entreprise, et s’il avait déjà émis des griefs à votre égard, quels étaient-ils, etc. ;
• de construire votre argumentation en tentant de démontrer que les manquements reprochés par le salarié ne sont pas suffisants pour justifier la résiliation judiciaire de son contrat. Vous pourrez alors vous appuyer sur les conclusions écrites du salarié, qu’il devra nécessairement vous adresser en l’absence de conciliation, avant l’audience de jugement, ainsi que sur vos échanges préalables à l’introduction de la demande de résiliation judiciaire ;
• de s’assurer que la relation de travail se poursuit absolument normalement, et sans le moindre accroc, jusqu’à ce que la décision du Conseil de prud’hommes soit rendue.

Mettre fin à un conflit par la conciliation

Qui ? En cas de désaccord opposant un salarié et un employeur concernant leur relation de travail, l’une ou l’autre partie peut proposer une conciliation qui se déroulera devant le conciliateur de justice, qui interviendra à titre bénévole.

Comment ? Vous obtiendrez les coordonnées du conciliateur de justice auprès de votre tribunal. Vous pouvez le solliciter oralement ou par écrit, il n’existe aucun formalisme imposé.

Déroulement de la conciliation. Le plus souvent, les parties seront conviées devant le conciliateur de justice. Si elles parviennent à un accord, le conciliateur pourra le formaliser par écrit. Cet accord sera alors signé par le conciliateur, le salarié et l’employeur.

Mettre fin à un conflit par la procédure participative

Une étape préalable ! La procédure participative est préalable à toute action en justice. Elle ne peut pas intervenir si une action judiciaire est déjà en cours. Elle fait intervenir l’avocat de chacune des parties.

Une convention… La procédure participative commence par la rédaction d’une convention qui prévoit la durée pendant laquelle les parties s’engagent à rechercher, en toute bonne foi, un terrain d’entente. Cette convention prévoit :

• les noms, prénoms et adresses des parties ;
• les noms, prénoms et adresses de leurs avocats ;
• le terme de la convention ;
• l'objet du différend ;
• les pièces et informations nécessaires à la résolution du différend et les modalités de leur échange.

Puis un accord… Si la procédure aboutit dans le délai déterminé dans la convention, elle donne lieu à la rédaction d’un accord qui peut être homologué par le Conseil de prud’hommes.

En cas d’échec, l’affaire pourra être poursuivie, à l’initiative de l’une ou l’autre partie, devant le Conseil de prud’hommes mais il faudra alors passer par le bureau de conciliation.

Mettre fin à un conflit par la médiation

Une formule favorisée… La médiation est encouragée à toutes les étapes d’une affaire. Elle peut être préalable à une action en justice ou intervenir pendant une action en cours.

La médiation conventionnelle. La médiation est dite « conventionnelle » lorsque les parties s’accordent à recourir à un médiateur pour les aider dans la résolution de leur affaire. Dans ce cas, les parties choisissent le médiateur qui interviendra pour les aider dans la résolution de leur différend. Lorsque la médiation aboutit à un accord, celui-ci pourra être homologué par le Conseil de prud’hommes à la requête de l’une des parties.

En cas d’échec, l’affaire pourra être poursuivie, à l’initiative de l’une ou l’autre partie, devant le Conseil de prud’hommes mais il faudra alors passer par le bureau de conciliation.

La médiation judiciaire. La médiation est dite « judiciaire » lorsque l’affaire est déjà en cours devant le juge. Lorsque la médiation aboutit à un accord, celui-ci sera homologué par le Conseil de prud’hommes.