Conclure un contrat d’apprentissage : les premiers points à vérifier / à valider

Qui peut être apprenti ? Il n’y a pas de restriction spécifique, si ce n’est une question d’âge : l’apprentissage est, en principe, réservé aux jeunes de 16 ans à 25 ans révolus (29 ans révolus pour les contrats conclus à partir du 1er janvier 2019). L’apprentissage est toutefois ouvert aux jeunes d’au moins 15 ans, sous conditions.

Moins de 16 ans ? Vous pouvez, en effet, prendre en apprentissage un jeune d’au moins 15 ans s’il justifie avoir été scolarisé jusqu’en classe de 3ème incluse (1er cycle de l’enseignement secondaire). Les jeunes de moins de 15 ans ne peuvent plus bénéficier d’une formation d’apprenti, le dispositif d’apprentissage junior ayant été définitivement supprimé depuis le 10 juillet 2013.

15 ans… quand ? Les services de l’éducation nationale ont précisé que les élèves qui sortent de la classe de 3ème et qui auront 15 ans entre la rentrée scolaire et la fin de l’année pourront entrer en apprentissage. Cela suppose toutefois :

• que le jeune atteigne l’âge de 15 ans au plus tard de le 31 décembre ;
• qu’il ait accompli la scolarité du 1er cycle de l’enseignement secondaire (qui correspond au collège, soit jusqu’à la 3ème incluse) ;
• qu’il soit inscrit, soit dans un lycée professionnel, soit dans un centre de formation d’apprentis (CFA), sous statut scolaire, pour commencer une formation conduisant à la délivrance d’un diplôme ou d’un titre à finalité professionnelle.

Pour information. Dans certaines hypothèses, il est possible d’embaucher en apprentissage une personne de plus de 26 ans (ou de plus de 29 ans pour les contrats conclus depuis le 1er janvier 2019). Ce sera le cas :

• lorsque le contrat ou la période d'apprentissage proposés fait suite à un contrat ou à une période d'apprentissage précédemment exécutés et conduit à un niveau de diplôme supérieur à celui obtenu à l'issue du contrat ou de la période d'apprentissage précédents ;
• lorsqu'il y a eu rupture de contrat pour des causes indépendantes de la volonté de l'apprenti ou suite à une inaptitude physique et temporaire de celui-ci ;
• lorsque le contrat d'apprentissage est souscrit par une personne à laquelle la qualité de travailleur handicapé est reconnue ;
• lorsque le contrat d'apprentissage est souscrit par une personne qui a un projet de création ou de reprise d'entreprise dont la réalisation est subordonnée à l'obtention du diplôme ou titre sanctionnant la formation poursuivie.

Temps de travail. Les durées maximales quotidienne et hebdomadaire de travail des jeunes travailleurs de moins de 18 ans, qu’ils soient apprentis ou non, sont de 8 heures par jour ou de 35 heures par semaine. Cependant, pour les contrats conclus à partir du 1er janvier 2019, des dérogations (dans la limite de 2 heures par jour ou de 5 heures par semaine) sont permises pour certaines activités, lorsque l'organisation collective du travail le justifie. Dans pareil cas, le jeune travailleur bénéficie de garanties, à savoir : un repos équivalent aux heures accomplies au-delà de la durée quotidienne de 8 heures et un repos compensateur équivalent aux heures supplémentaires et aux éventuelles majorations. Pour les autres activités, des dérogations peuvent être accordées, dans la limite de 5 heures par semaines, par l'inspecteur du travail après avis conforme du médecin du travail de l'établissement (ou du médecin traitant de l'élève).

Conclure un contrat d’apprentissage : comment ?

Un écrit obligatoire ! Comme tout contrat de travail, le contrat d’apprentissage est nécessairement conclu par écrit. Et comme tout contrat écrit, il doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires.

A vérifier ! Assurez-vous que le contrat contient, en plus des mentions généralement requises dans les contrats de travail, les mentions suivantes : date du début de l'exécution du contrat d'apprentissage, de la période de formation pratique chez l'employeur et de la période de formation en centre de formation d'apprentis (ou date de début d’apprentissage pour les contrats conclus avant le 1er janvier 2019), salaire de l’apprenti, nom du maître d’apprentissage (les critères d’éligibilité à cette fonction pourront vous être demandés : titres et/ou diplômes dont il est titulaire, durée de son expérience professionnelle), etc.

Conseil. Utilisez les modèles réglementaires mis à votre disposition, ou connectez-vous sur le site www.alternance.emploi.gouv.fr pour réaliser ces démarches en ligne.

   -   Formulaire contrat d’apprentissage
   -   Formulaire notice du contrat d’apprentissage

A noter. Si l’employeur est un ascendant de l’apprenti, le contrat est remplacé, si l’apprenti est mineur, par une déclaration de l’employeur, également transmise à l’OPCO dans les mêmes conditions que s’il s’agissait d’un contrat d’apprentissage.

Un contrat qu’il faut déposer. Depuis le 1er janvier 2020, vous devez, en effet, transmettre le contrat d’apprentissage à votre opérateur de compétences au plus tard dans les 5 jours qui suivent le début d’exécution du contrat. Vous devez aussi transmettre, dans le même temps, la convention de formation et, le cas échéant, la convention qui réduit ou allonge la durée du contrat.

A noter. Si vous disposez d’un centre de formation d’apprentis interne à l’entreprise, vous devez aussi transmettre à votre opérateur de compétences une annexe pédagogique et financière précisant l’intitulé de la formation, son objectif, son contenu, sa durée, son prix, les moyens qui y sont associés, ses modalités de recrutement et son suivi.

A réception du contrat. L’OPCO se prononcera sur la prise en charge financière, ce qui l’amènera à vérifier que le contrat répond aux conditions requises (notamment au regard de l’éligibilité de la formation, de l’âge de l’apprenti et de sa rémunération, de la qualification du maître d’apprentissage, etc.). Si, dans les 20 jours à compter de la réception des documents, vous n’avez pas de nouvelles, il faut considérer qu’il s’agit d’une décision implicite de rejet de la prise en charge.

A noter. Toute modification d’un élément essentiel du contrat doit aussi être transmise à l’OPCO qui se prononcera à nouveau sur le maintien ou non de la prise en charge financière.

Impérativement ! Attention : si vous ne procédez pas à ce dépôt, le contrat est nul, sans qu’il puisse être, ni exécuté, ni requalifié (un simple retard d’enregistrement, notamment dû à la chambre consulaire, n’emporte pas la nullité du contrat). En outre, l’apprenti pourra prétendre au paiement des salaires sur la base du Smic (ou du minimum conventionnel s’il est plus favorable (en tenant compte des abattements d’âge liés au travail des mineurs, le cas échéant) pour la période d’exécution du contrat, en plus de prétendre à des indemnités pour rupture du contrat.

Auparavant... Jusqu’en 2019, vous deviez, au préalable, faire viser le contrat par l’établissement de formation (qui devra apposer son cachet ou la signature du directeur), attestant de la formation suivie par l’apprenti, puis adresser ce contrat à la chambre consulaire dont vous releviez (chambre des métiers, chambre d’agriculture, chambre de commerce et d’industrie) au plus tard dans les 5 jours qui suivent le début du contrat. La chambre consulaire disposait d’un délai de 15 jours pour enregistrer ce contrat (si vous n’aviez pas de nouvelles durant ce délai, vous pouviez considérer cet enregistrement comme acquis).

Un document de référence ? Notez que le gouvernement met à la disposition des employeurs souhaitant embaucher des apprentis un « précis de l’apprentissage », document informatif récapitulant l’ensemble des bonnes pratiques en la matière. Vous pouvez le retrouver ici.

Conclure un contrat d’apprentissage : quelle durée ?

Quelle est la durée du contrat d’apprentissage ? La durée du contrat est au moins égale à la durée de la formation de l’apprenti, en général entre 1 et 3 ans, en fonction du type de profession et de qualification préparée (si l’apprenti a le statut de travailleur handicapé, le contrat peut durer jusqu’à 4 ans). Pour les contrats conclus à partir du 1er janvier 2019, la durée minimale sera de 6 mois. Jusqu’alors, vous pouviez conclure un contrat d’apprentissage pour une durée de 6 mois à 1 an, s’il s’agit pour l’apprenti de préparer un diplôme de même niveau et en rapport avec un premier diplôme ou titre obtenu dans le cadre d'un précédent contrat d'apprentissage, ou de niveau inférieur à un diplôme ou titre déjà obtenu, ou dont une partie a été obtenue par la validation des acquis de l'expérience, ou encore dont la préparation a été commencée sous un autre statut.

Une durée variable… En raison du niveau initial de compétences de l'apprenti ou des compétences acquises le cas échéant lors d'une mobilité à l'étranger, lors d'une activité militaire dans la réserve opérationnelle, lors d'un service civique, lors d'un volontariat militaire ou lors d'un engagement comme sapeur-pompier volontaire, la durée du contrat d’apprentissage peut être réduite ou allongée. Il faut alors rédiger une convention tripartite liant le CFA, l’employeur et l’apprenti ou son représentant légal, annexée au contrat d'apprentissage.

Contenu de la convention tripartite. Un modèle de convention tripartite établi par le Ministère du travail prévoit notamment de préciser la durée de réduction ou d’allongement du contrat en heures et en mois. Conformément à ce modèle, vous devez préciser en détail les motifs qui vous ont conduits (tous les 3) à cette décision, en faisant référence aux outils pédagogiques utilisés (test de positionnement, diplôme ayant permis une réduction de durée, expérience professionnelle retenue…).

Un début… Le début de l’apprentissage commence, en principe, au sein de l’entreprise au plus tard 3 mois après le début du cycle du CFA dans lequel l’apprenti est inscrit. En principe encore, la date de début de la formation en CFA ne peut pas être postérieure de plus de 3 mois au début d'exécution du contrat d’apprentissage chez l’employeur.

Une fin… Le contrat prend fin à l’expiration de la durée prévue, sans indemnité, ni préavis.

Une rupture anticipée ? Sachez que vous, comme l’apprenti, pouvez rompre le contrat d’apprentissage librement durant les pendant les 45 premiers jours, consécutifs ou non, de formation en entreprise effectuée par l’apprenti, consécutifs ou non. Ces 45 premiers jours passés, le contrat peut être rompu par accord écrit signé des deux parties (il n’est plus nécessaire de saisir le Conseil de Prud’hommes). A défaut, le contrat peut être rompu en cas de force majeure, de faute grave de l'apprenti, d'inaptitude constatée par le médecin du travail ou en cas de décès d'un employeur maître d'apprentissage dans le cadre d'une entreprise unipersonnelle. La rupture prend la forme d'un licenciement. En cas d'inaptitude constatée par le médecin du travail, l'employeur n'est pas tenu à une obligation de reclassement. Par ailleurs, au-delà de la période des 45 premiers jours, la rupture du contrat d'apprentissage peut intervenir à l'initiative de l'apprenti et après respect d'un préavis (si l'apprenti est mineur, l'acte de rupture doit être conjointement signé par son représentant légal).

Attention. Une rupture du contrat d’apprentissage doit être constatée par écrit (peu importe qui a l’initiative de cette rupture). Vous devez obligatoirement notifier cette rupture à l’apprenti par écrit, sous peine de vous voir condamné pour résiliation du contrat à vos torts et au versement de dommages-intérêts (c’est la date d’envoi de la lettre qui est prise en compte pour savoir si le délai est respecté). Dans ce cas, aucune indemnité n’est due (à moins que le contrat n’en prévoie). Et vous devez aussi notifier la rupture du contrat au directeur du CFA et à votre opérateur de compétences.

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche : Gérer la rupture d’un contrat d’apprentissage

Conclure un contrat d’apprentissage : quelle rémunération ?

Rémunération. En fonction de l’âge de l’apprenti, ce dernier perçoit une rémunération déterminée en pourcentage du Smic(les heures supplémentaires sont, par contre, rémunérées dans les mêmes conditions que celles prévues pour tous les salariés de l’entreprise, étant précisé qu’un jeune de moins de 18 ans ne peut faire des heures supplémentaires que sur autorisation de l’inspection du travail, après avis conforme de la médecine du travail).

Pour les contrats conclus avant le 1er janvier 2019. Le barème est le suivant :

Lorsque l’apprenti atteint l’âge de 18 ans et 21 ans. Le taux de rémunération change le 1er jour du mois qui suit son anniversaire. Par exemple, un apprenti qui fête son 18ème anniversaire le 19 octobre de cette année verra son salaire réévalué au 1er novembre de la même année à 41 ou 49 ou 65 % du Smicselon sa progression dans le cycle d’apprentissage (1ère, 2ème ou 3ème année).

Pour les contrats conclus à partir du 1er janvier 2019. Depuis le 1er janvier 2019, il est possible de conclure un contrat d’apprentissage avec un jeune de 16 à 29 ans révolus. Il a donc fallu adapter le barème, dont les valeurs existantes ont, en outre, été modifiées. Désormais, la rémunération de l’apprenti est déterminée selon le tableau suivant :

En cas de licence professionnelle. Lorsque l’apprenti prépare une licence professionnelle, sa rémunération correspond à celle fixée pour la 2ème année d’exécution du contrat, soit :

• 39 % du Smic si l’apprenti a moins de 18 ans ;
• 51 % du Smic si l’apprenti a au moins 18 ans mais moins de 21 ans ;
• 61 % du Smic si l’apprenti a au moins 26 ans.

Nouveau contrat d’apprentissage, même employeur. Lorsqu'un apprenti conclut un nouveau contrat d'apprentissage avec le même employeur, sa rémunération est :

• au moins égale à celle qu'il percevait lors de la dernière année d'exécution du contrat précédent, s’il a conduit à l'obtention du titre ou du diplôme préparé ;
• égale à la rémunération correspondant au barème lié à son âge, s’il est plus favorable.

Nouveau contrat d’apprentissage, nouvel employeur. Lorsqu'un apprenti conclut un nouveau contrat d'apprentissage avec un employeur différent, sa rémunération est :

• au moins égale à celle à laquelle il pouvait prétendre lors de la dernière année d'exécution du contrat précédent, s’il a conduit à l'obtention du titre ou du diplôme préparé ;
• égale à la rémunération correspondant au barème lié à son âge, s’il est plus favorable.

Contrat court. Lorsqu'un contrat d'apprentissage est conclu pour une durée inférieure ou égale à un an pour préparer un diplôme ou un titre de même niveau que celui précédemment obtenu, lorsque la nouvelle qualification recherchée est en rapport direct avec celle qui résulte du diplôme ou du titre précédemment obtenu, une majoration de 15 points est appliquée à la rémunération fixée au barème. Dans ce cas, les jeunes issus d'une formation autre que celle de l'apprentissage sont considérés, en ce qui concerne leur rémunération minimale, comme ayant accompli la durée d'apprentissage pour l'obtention de leur diplôme ou titre.

Au niveau des charges sociales. Depuis le 1er janvier 2019, il n’y a plus d’exonération spécifique pour les contrats d’apprentissage conclus par les entreprises (hormis le bénéfice de la réduction générale de cotisations sociales appliquée aux bas salaires). Et les cotisations sociales sont calculées sur la base de la rémunération réelle perçue par l’apprenti (les bases forfaitaires de cotisations ont été supprimées).

Et pour l’apprenti ? L'apprenti est exonéré de la totalité des cotisations salariales d'origine légale et conventionnelle pour la part de sa rémunération inférieure ou égale à un certain plafond. Celui-ci est fixé à 79 % du Smic en vigueur au titre du mois considéré (soit 1 201,76 € par mois pour l’année 2019). Son salaire n’est pas non plus soumis à la CSG, ni à la CRDS (sauf en ce qui concerne, le cas échéant, la prime d’intéressement et la participation aux résultats de l’entreprise).

Au titre des avantages... Comme tous les salariés de l’entreprise, l’apprenti doit avoir droit ; le cas échéant, à la prise en charge de transport public par l’entreprise, aux titres-restaurant, etc.

Conclure un contrat d’apprentissage : une mobilité internationale possible

Une possibilité. Depuis le 1er janvier 2019, un employeur peut faire effectuer une partie de la formation d’un apprenti à l’étranger, dans ou hors de l’Union Européenne, pendant une durée d’un an au maximum. Cela suppose la conclusion d’une convention entre l’apprenti, l’employeur en France, l’employeur à l’étranger, le centre de formation en France et, le cas échéant, le centre de formation à l’étranger.

Une convention. Cette convention doit mentionner :

• la date de début et de fin de la période de mobilité ;
• l'objet de la formation et la nature des tâches confiées à l'apprenti en lien avec la certification visée, objet du contrat d'apprentissage ;
• les lieux de travail et le cas échéant, de formation ;
• le nom et la qualification des personnes chargées d'en suivre le déroulement en France, au sein du centre de formation et dans le pays d'accueil ainsi que les modalités de suivi ;
• les équipements et produits utilisés ;
• les horaires de travail, la durée du travail, les repos hebdomadaires, les congés et les jours fériés ;
• le cas échéant, les modalités de prise en charge de la rémunération et des frais annexes générés par la mobilité ;
• le cas échéant, les modalités d'évaluation et de validation des compétences acquises à l'étranger ;
• les dispositions applicables à l'apprenti dans le pays d'accueil en matière de santé et sécurité au travail ;
• l'information relative aux garanties prises en matière de responsabilité civile ou de couverture de risques équivalents dans le pays concerné, par l'apprenti, l'entreprise d'accueil et, le cas échéant, le centre de formation d'accueil.

A noter. L’opérateur de compétences peut prendre en charge une partie des coûts générés par cette mobilité internationale, sous réserve d’en faire la demande.

A noter (bis). L'organisme ou le centre de formation en France se substitue à l'employeur pendant la période de mobilité, s'agissant du versement des cotisations relatives aux accidents du travail et maladies professionnelles, lorsque l'apprenti, qu'il relève du régime général ou du régime agricole, ne bénéficie pas du statut de salarié ou assimilé dans l'Etat d'accueil.

A noter (ter). Durant cette période, l'apprenti est couvert contre les accidents du travail et les maladies professionnelles dans les conditions prévues pour les étudiants.

     =>  Consultez le modèle de convention de mise en œuvre d’une mobilité n’excédant pas 4 semaines d’un apprenti conduisant à la mise à disposition de l’alternant auprès d’une entreprise, un organisme ou un centre de formation établis dans ou hors de l’Union européenne

     =>  Consultez le modèle de convention de mise en œuvre d’une mobilité d’un apprenti dans une entreprise, un organisme ou un centre de formation établis dans ou hors de l’Union européenne, conduisant à la mise en veille du contrat de travail de l’alternant