Dématérialisation des notes de frais : un gain de temps et d’argent !

Les entreprises sont amenées à prendre en charge certains frais professionnels de leurs salariés : frais de déplacement, frais d’hébergement, frais de repas, etc.

Cette prise en charge nécessite toutefois que les employés concernés fournissent une note de frais, accompagnée des justificatifs requis (tickets, factures d’achat, etc.).

Pour l’entreprise, la gestion de ces notes de frais peut s’avérer chronophage. D’où l’intérêt, comme le rappelle France Num, d’opter pour la dématérialisation.

Pour cela, il faut que certains prérequis soient respectés :

• la version numérique des justificatifs doit être conforme à l’originale, tant dans son image que dans son contenu (aucune information ne doit être perdue) ;
• le document doit être numérisé au format PDF ou PDF/A-3 pour assurer la pérennité des données qu’il contient ;
• la note de frais dématérialisée doit disposer d’une signature électronique pour garantir son authenticité ;
• une copie numérique de chaque facture doit être conservée, en utilisant une méthode d’archivage à valeur probante.

La dématérialisation de la gestion des notes de frais va présenter 2 grands avantages pour la TPE / PME :

• un gain de temps : d’après une étude relayée par France Num, le traitement papier d’une note de frais prend 20 minutes environ, chaque erreur allongeant la durée de travail de 18 minutes. En recourant à la dématérialisation, cela ne prend plus que quelques minutes... En outre, le traitement dématérialisé permet de valider plus rapidement la note de frais et donc, de rembourser plus rapidement le salarié ;
• un gain d’argent : toujours selon l’étude relayée par France Num, la gestion d’une note de frais papier coûte environ 50 €, sans compter les coûts indirects (le stockage des justificatifs par exemple). Des frais qui peuvent être réduits par la dématérialisation de l’ensemble des documents.

Cette dématérialisation présente également des avantages plus indirects pour l’entreprise :

• le risque d’erreur est réduit ;
• les justificatifs peuvent être fournis plus rapidement en cas de contrôle fiscal ou de contrôle de l’Urssaf ;
• le dirigeant a une meilleur vue d’ensemble du pilotage de son entreprise.

Planification écologique : des budgets revus à la hausse

Le Gouvernement a dévoilé une planification écologique d’ensemble visant à relever les défis de la transition écologique, notamment dans les secteurs du transport, de l’énergie, du logement, de la biodiversité et de l’eau.

Ce plan, qui devrait se voir allouer une enveloppe budgétaire de 10 Mds €, comporte de nombreuses mesures, parmi lesquelles l’augmentation des budgets pour mieux :

• préserver l’eau et la biodiversité ;
• se déplacer (transports en commun et véhicules électriques sont les premiers bénéficiaires de cette augmentation) ;
• se loger (lutte contre les passoires thermiques, soutien à la production de logements locatifs intermédiaires pour les classes moyennes, etc.) ;
• produire l’énergie (soutien au nucléaire, à l’hydrogène, etc.) ;
• soutenir les territoires (rénovation des écoles, généralisation des cités éducatives, etc.).

Facilité de caisse et découvert autorisé : 60 jours de préavis dans les 2 cas ?

Une société ouvre auprès de sa banque un compte courant professionnel, qu’elle fait fonctionner en débit. Autrement dit, la société utilise le compte courant alors que ce dernier n’est pas assez approvisionné. Si la banque accepte ce fonctionnement un temps, elle finit par clôturer le compte et réclamer à sa cliente le remboursement des sommes dues.

La société conteste, relevant que la banque n’a pas respecté le délai de préavis de 60 jours minimum prévu par la loi avant de fermer le compte courant. Sauf que, selon la banque, le cas de la société ne nécessite pas l’application de ce préavis.

Pour bien comprendre, rappelons qu’il existe 2 types d’avance en compte qu’une banque peut consentir, c’est-à-dire 2 manières pour elle de faire fonctionner le compte d’un client en négatif : la facilité de caisse et le découvert.

La facilité de caisse est un concours bancaire ponctuel, temporaire, sur une période très courte. Elle consiste, pour une entreprise, à faire fonctionner son compte en débit sur quelques jours, par exemple pour attendre une entrée d’argent imminente.

Le découvert fonctionne sur le même principe : le bénéficiaire peut faire fonctionner son compte en débit. À la différence de la facilité de caisse, le découvert est consenti par la banque pour une période plus longue (plusieurs mois par exemple). Il prend la forme d’un contrat qui peut être à durée déterminée ou indéterminée.

Il existe une différence très importante entre les 2 : la banque peut mettre fin à tout moment à une facilité de caisse, sans formalité, alors qu’avec le découvert, elle doit notifier son client de son intention de mettre fin au contrat et lui laisser un délai minimum de 60 jours.

Dans cette affaire, c’est tout le nœud du problème. Selon l’entreprise, parce que le fonctionnement en débit de son compte courant durait depuis 6 mois, il ne pouvait pas être qualifié de temporaire et ponctuel et, donc, de facilité de caisse. Il s’agissait d’un découvert autorisé, ce qui obligeait la banque, pour y mettre fin, à respecter le préavis de 60 jours.

« Faux ! », se défend la banque : certes, les débits se sont étalés sur 6 mois, mais ils se sont surtout concentrés sur 2 mois, période durant laquelle la banque et la société étaient en négociation pour mettre en place un prêt, afin de mettre fin à cette situation. Il s’agissait donc de facilités de caisse consenties le temps du montage et du déblocage du crédit.

De plus, la banque n’a jamais donné son accord express à la société pour un découvert, comme le démontre les relevés de compte qui mentionnent, dès le début des débits, des frais de notification, de rejet et d’envoi de lettre d’information avant rejet, démontrant bien que la situation n’était pas acceptée.

Autant d’éléments qui convainquent le juge : il en résulte que la banque n’a pas consenti de découvert autorisé à durée indéterminée. Par conséquent, aucun délai de 60 jours n’était nécessaire pour mettre fin à ce concours bancaire.

Réforme des retraites et transmission d’entreprise : une tolérance

La réforme des retraites, publiée en avril 2023, est venue allonger l’âge légal de départ à la retraite (qui passe à 64 ans) et porter à 172 trimestres la durée de cotisation pour bénéficier d’une retraite à taux plein.

Un changement important qui peut poser problème à certains dirigeants souhaitant transmettre leur entreprise et prendre leur retraite…

Pour mémoire, il existe plusieurs dispositifs de faveur qui, toutes conditions remplies, permettent aux dirigeants souhaitant partir à la retraite d’atténuer le coût fiscal de la transmission de leur entreprise :

• un abattement fixe de 500 000 € applicable aux gains de cessions de titres de sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés réalisés jusqu’au 31 décembre 2024 par des dirigeants de PME ;
• une exonération d’impôt applicable au gain réalisé lors de la cession d’une entreprise individuelle dans le cadre de la cessation d’une activité professionnelle.

Le bénéfice de l’abattement de 500 000 € suppose, notamment, que le dirigeant fasse valoir ses droits à la retraite dans les 2 années qui suivent ou qui précèdent la cession.

Quant à l’exonération, elle ne profite qu’aux dirigeants qui cessent toute fonction dans l’entreprise transmise et qui font valoir leurs droits à la retraite dans les 2 années suivant ou précédant la cession.

Quid alors du rapport entre l’allongement de l’âge légal de départ à la retraite et ces dispositifs fiscaux de faveur ?

Une sénatrice a justement mis le doigt sur le nœud du problème. Du fait du report de l’âge légal de départ à la retraite, certains dirigeants, qui anticipaient un départ en retraite dans les 2 ans de la cession de leurs titres ou de leur entreprise, pourraient :

• soit perdre le bénéfice de l’abattement ou de l’exonération ;
• soit devoir partir à la retraite dans des conditions dégradées pour conserver le bénéfice de ces avantages fiscaux.

Une situation inacceptable pour le Gouvernement, qui annonce la mise en place d’une tolérance.

Ainsi, dès lors que toutes les autres conditions requises pour bénéficier de ces avantages fiscaux sont réunies, le bénéfice de l’abattement ou de l’exonération ne sera pas remis en cause à l’égard des dirigeants :

• ayant déjà cédé les titres de leur entreprise à la date de la promulgation de la réforme des retraites (soit le 14 avril 2023) ;
• qui, dans le délai de 2 ans suivant cette cession auraient atteint l’âge légal de départ en retraite applicable antérieurement à la réforme ;
• et qui seront effectivement partis à la retraite à l’âge légal relevé par la réforme.

Notez que la documentation de l’administration fiscale devrait prochainement être mise à jour en ce sens. Affaire à suivre…

Indemnités : pour l’agent commercial et rien que pour l’agent commercial !

Une société conclut avec une entreprise un contrat d’agence pour distribuer ses articles de ski.

Pour rappel, dans le cadre d’un contrat d’agence, une entreprise charge une personne, appelée agent commercial, de vendre, de façon indépendante, ses produits et / ou ses services. En principe, lorsque le contrat prend fin, l’agent commercial a le droit à une indemnité compensatrice de fin de contrat.

Dans cette affaire, le représentant de la société agent commercial résilie le contrat aux torts exclusifs de l’entreprise fournisseuse et lui réclame le paiement de son indemnité de fin de contrat.

« VOTRE indemnité ? », s’étonne l’entreprise qui soulève un fait important : son agent commercial était la société et non pas son représentant. De sorte, si une indemnité doit être versée, ce n’est certainement pas au représentant de l’agent commercial…

« Vrai ! », confirme le juge : l’indemnité compensatrice de fin de contrat est réservée exclusivement à l’agent commercial, qui est ici la société et non son représentant.

Comme ce dernier a agi non pas en sa qualité de représentant mais en son nom propre pour faire la demande, l’entreprise fournisseuse n’a pas à lui verser d’indemnité…

S’informer et se préparer contre les arnaques en ligne !

Imaginée en 2020, la Task-Force nationale de lutte contre les arnaques avait pour mission de faire face à l’importante augmentation des escroqueries en ligne au moment de la crise de la Covid-19.

Face au constat de la continuité des arnaques en ligne, celle-ci a été pérennisée.

Dirigée par la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF), elle voit collaborer plusieurs ministères (Intérieur, Économie et Finances, Justice, etc.) et plusieurs autorités administratives, telles que l’Autorité des marchés financiers (AMF) ou la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), pour mettre en commun leurs compétences et efforts dans la lutte contre les arnaques en lignes.

Pour permettre à tous de s’informer, la Task-Force publie un guide détaillant en 16 fiches les arnaques les plus communes, dont :

• les arnaques au compte personnel de formation (CPF) ;
• les escroqueries à l’encaissement de chèques ;
• les usurpations d’identités de professionnels ;
• les pratiques abusives du dropshipping.

Dans chacune de ces fiches, la Task-Force informe sur les pratiques en question, sur comment les identifier et sur l’attitude à adopter lorsqu’on en est victime.

Comment soutenir le marché assurantiel en outre-mer ?

Un député a fait remarquer l’existence d’un désert assurantiel en outre-mer, ce qui force les populations ultramarines soit à abandonner leur projet, faute d’assurance, soit à souscrire une assurance en métropole, ce qui occasionne des coûts supplémentaires et des difficultés administratives.

Une situation dont le Gouvernement a bien conscience… Ce qui ne l’empêche pas de préciser que la multiplication des aléas climatiques peut toutefois conduire à rendre plus difficilement assurable certains risques.

Il indique avoir d’ailleurs missionné des experts pour évaluer l’ampleur des évolutions du système assurantiel à prévoir pour l’adapter au changement climatique. Des experts qui vont également se pencher sur la question de l’assurance des risques climatiques en outre-mer.

Au-delà de ces considérations, le Gouvernement rappelle que la fixation des prix des produits d'assurance est libre et qu’il existe un principe de libre installation. Il ne peut donc pas directement intervenir sur ces points.

Enfin, la problématique spécifique de l’absence d’assurance pour les activités nautiques donne lieu à l’explication suivante de la part du Gouvernement : le principal frein avancé par les assureurs est le non-respect des règles de sécurité par les professionnels.

Afin de faciliter la souscription d'une assurance, il appelle donc les exploitants d’activité nautique à être le plus transparent possible vis-à-vis de leur assureur, en leur communiquant des rapports de sécurité exhaustifs.

Pénalités logistiques : mise à jour 2023 !

Pour mémoire, les pénalités logistiques correspondent à des pénalités infligées à un fournisseur si celui-ci n’exécute pas correctement ses engagements contractuels.

Instituées par la loi dite « Egalim 2 » en octobre 2021, les pénalités logistiques obéissent à des règles très précises que l’administration avait déjà commentées en juillet 2022.

À la suite de la loi du 30 mars 2023 tendant à renforcer l’équilibre dans les relations commerciales entre fournisseurs et distributeurs, la DGCCRF a mis à jour ses lignes directrices en la matière.

La nouvelle documentation est consultable ici et apporte des précisions, notamment sur :

• l’interdiction de la « déduction d’office » des pénalités ;
• la notion de « catégories de produits » visant l’homogénéité des produits à prendre en compte dans l’assiette de calcul du plafond du montant des pénalités logistiques.

RGPD : ne pas oubliez les données internes à l’entreprise

La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) est l’autorité administrative chargée en France de la protection des données à caractère personnel des particuliers en s’assurant de la bonne application des réglementations, telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) ou la loi informatique et libertés.

Une décision récente de la CNIL rappelle que les entreprises doivent apporter un soin tout particulier aux données personnelles de leurs clients, mais également de leurs salariés.

Dans cette affaire, la commission a été saisie par le salarié d’une société de fret aérien concernant une procédure de recrutement interne à l’occasion de laquelle une collecte de données personnelles a été effectuée.

Au cours du contrôle, la CNIL a mis en évidence plusieurs manquements, notamment une collecte de données excessive. La société posait en effet des questions aux salariés concernant les membres de leur famille… Des informations sans lien avec le recrutement qui contrevenaient donc au principe de minimisation des données collectées.

De plus, la collecte de données sensibles a également été mise en évidence, du fait de questions relatives, notamment, à des données biométriques, à l’appartenance ethnique, ou à l’affiliation politique.

Une situation d’autant plus aggravée lorsque la CNIL demande à la société de lui fournir une traduction du formulaire de collecte communiqué aux salariés, celui-ci étant rédigé en chinois.

La CNIL faisant procéder de son coté à une traduction s’aperçoit que le document traduit fourni par la société omettait certaines des questions les plus sensibles. Ce qui a conduit la commission à alourdir la sanction infligée à la société pour manquement à son obligation de coopération.

Pour l’ensemble de ces faits, une amende d’un montant de 200 000 € est prononcée.

« Ma TPE gagne avec le numérique » : une formation gratuite pour les entrepreneurs !

La nouvelle édition de la formation à destination des chefs d’entreprise « Ma TPE gagne avec le numérique » est lancée : elle se déroule du 2 octobre au 22 octobre 2023.

Cette formation s’étend sur 3 semaines (chaque semaine comprend entre 2 et 3 heures de travail) durant lesquelles le chef d’entreprise est formé à mieux utiliser les outils numériques, afin de développer l’activité de son entreprise.

Ces 3 semaines sont composées de cours sous la forme de films interactifs, d’interviews d’experts et de webinaires. Les thématiques abordées sont les suivantes :

• semaine 1 : 3 clés pour muscler mon activité en toute sécurité ;
• semaine 2 : 3 solutions pour gagner en efficacité avec les logiciels ;
• semaine 3 : Ma TPE numérique citoyenne en 3 leçons.

Notez que cette formation se conclut par une autoévaluation et une certification.

Si vous êtes intéressé, vous pouvez vous inscrire ici.