Accepter ou refuser un mode de paiement : vous êtes libre

2 conditions. Pour que le choix du mode de paiement vous appartienne, 2 conditions doivent être réunies. Lesquelles ?

CGV. Vous devez tout d’abord prévoir les modalités de paiement dans vos conditions générales de vente. Mais ce n’est pas la seule chose à faire.

Information portée à votre clientèle. Outre les CGV, vos modalités de paiement doivent être portées à la connaissance de votre clientèle de manière visible. Vous pouvez, par exemple, les afficher près de votre caisse.

Conséquences. Si les 2 conditions évoquées ci-dessus sont réunies, vous pouvez notamment :

• décider que le paiement par carte bancaire ne pourra se faire qu’à partir d’un minium d’achat ;
• obliger le client à présenter une pièce d’identité dès lors qu’un certain montant d’achat est atteint.

Exemple. Il est tout à fait possible pour un commerçant de refuser tout paiement par chèque bancaire. Pour cela, il doit en informer visiblement les clients (par exemple, apposant une affiche près de sa caisse ou à l’entrée de son magasin).

Accepter ou refuser un mode de paiement : vous n’êtes pas libre

3 situations. Il existe 3 situations pour lesquelles la Loi ne vous laisse pas le choix quant aux modalités de paiement. Lesquelles ?

Paiement en espèces. Vous êtes obligé d’accepter un paiement en espèces (c’est-à-dire pièces et billets) dès lors qu’il est inférieur à 1 000 € (10 000 € si votre client n'a pas son domicile fiscal sur le territoire de la République française et n'agit pas pour les besoins d'une activité professionnelle), notamment si le client est dans la capacité de faire l’appoint. Cela signifie que vous pouvez néanmoins refuser un paiement en espèces de la part d’un client qui refuse de faire l’appoint (ce sera le cas, par exemple, d’un client qui souhaite payer un achat de 51 € avec un billet de 500 €).

À noter. Cette réglementation ne s’applique pas entre particuliers n’agissant pas pour des besoins professionnels.

Crise sanitaire liée à l’épidémie de coronavirus. Pour l’heure, la règlementation relative au paiement en espèces n’a pas évolué : par conséquent, tout commerçant est tenu d’accepter un paiement en espèce de ses clients selon les règles exposées ci-dessus, même dans le contexte de crise sanitaire.

À noter. Si les paiements permettant d'éviter le contact ne sont pas imposés, ils sont néanmoins fortement recommandés.

Taxi. Un chauffeur de taxi est obligé d’accepter un paiement par carte bancaire et en espèces. Notez que si le terminal est défaillant, empêchant le paiement par carte bancaire, le client doit en être informé, notamment par le biais d’un affichage.

Professionnel affilié. Si vous êtes adhérent à un centre de gestion agréé, vous ne pouvez pas refuser les paiements par carte bancaire et par chèque. Vous devez même expressément indiquer que, membre d’un organisme de gestion agréé, vous êtes habilité à recevoir des paiements par chèque. Vous devez même expressément indiquer que, membre d’un organisme de gestion agréé, vous êtes habilité à recevoir des paiements par chèque.

Accepter ou refuser la cryptomonnaie

Payer en cryptomonnaie. Rien n’interdit un commerçant ou un distributeur d’accepter des cryptomonnaies (bitcoin, ethereum, ripple, etc.). Toutefois, le choix d’accepter ou non ce mode de paiement revient au professionnel : un client ne peut donc pas le lui imposer.

Attention ! Les cryptomonnaies n’étant pas, à ce jour, réglementées en France, en les acceptant comme mode de paiement, le commerçant ou le distributeur accepte donc aussi les risques qui y sont associés (volatilité des prix, par exemple).

Pour rappel, une nouvelle monnaie numérique, l’euro numérique, pourrait voir le jour d’ici 2024.

Une obligation (générale) de tri à la source des déchets

Principe. La loi oblige tout « producteur de déchets » à mettre en place un tri à la source de ses déchets. Mais cette obligation vous concerne-t-elle ?

Êtes-vous concerné ? Toujours selon la loi, un « producteur de déchets » est une personne dont « l’activité produit des déchets ». Dès lors, la réglementation obligeant à mettre en place un tri à la source des déchets s’impose à vous, si vous produisez des déchets.

ERP. Sont soumis à l'obligation de tri à la source des déchets les établissements recevant du public (ERP) produisant plus de 1 100 litres de déchets, tous déchets confondus, par semaine.

Quels déchets ? Les déchets sont les matériaux et objets dont vous vous débarrassez (papiers, cartons, tables, ordinateurs, crayons usagés, bouteilles d’eau, huiles, résidus, etc.).

Mettre en place un tri à la source. Le tri à la source va consister, par exemple, à prévoir des poubelles spécialement dédiées aux déchets de papiers, de métaux, de verres, etc.

Mais aussi. Le tri, c’est également le fruit d’une bonne communication. Par exemple, vous pouvez mettre en place des affiches ou des bannières pour votre intranet rappelant les règles du tri des déchets.

En pratique. Une fois les déchets triés, une entreprise va, en général, faire appel à un prestataire spécialisé dans le traitement des déchets qui s’occupera de la valorisation ou du recyclage de ces déchets.

Une responsabilité élargie. S’agissant de l’obligation de tri à la source des déchets, la loi précise que le producteur a une « responsabilité élargie ». C’est ainsi, par exemple, que même lorsque vous avez remis vos déchets à un professionnel du traitement des déchets, vous restez solidairement responsable avec lui des dommages qui pourraient être causés par vos déchets.

À ne pas négliger ! La gestion des déchets en entreprise ne doit pas être négligée. Au-delà des considérations écologiques, une bonne gestion et un tri efficace de vos déchets vont vous permettre de connaître le coût que ces déchets font supporter à l’entreprise et par la même occasion de prendre les mesures adéquates pour les réduire.

Une obligation générale. L’obligation de tri à la source des déchets évoqués ci-dessus est une règle générale valant pour tous les déchets. Toutefois, il existe des règles plus spécifiques s’agissant de certains déchets.

Une obligation spécifique. Lorsque les déchets ne sont pas traités sur place (ce qui est le cas la plupart du temps), le « producteur de déchets » doit prévoir une collecte séparée des déchets, notamment du papier, des métaux, des plastiques, du verre et du bois, pour autant que cette opération soit réalisable d'un point de vue technique, environnemental et économique.

Une obligation (spécifique) de tri à la source des papiers de bureau

Qu’est-ce qu’un papier de bureau ? Avant de vous en dire plus sur l’obligation de tri à la source qui s’applique aux papiers de bureau, il vous faut savoir ce qu’entend la Loi par « papier de bureau ». Concrètement, il faut ici entendre les déchets d’imprimés papiers, de livres, de publications de presse, d’articles de papeterie façonnés, d’enveloppes, de pochettes postales et de papiers à usage graphique.

À qui s’applique cette obligation ? Sont concernés par cette obligation de tri à la source des déchets de papier de bureau :

• les artisans ;
• les commerçants et assimilés ;
• les chefs d’entreprise de 10 salariés ou plus ;
• les professions libérales ;
• les cadres de la fonction publiques ;
• les professeurs et professions scientifiques ;
• les professions de l’information des arts et des spectacles ;
• les cadres administratifs et les commerciaux d’entreprise ;
• les ingénieurs et cadres techniques d’entreprise ;
• les professeurs des écoles, instituteurs et assimilés ;
• les professions intermédiaires administratives de la fonction publique ;
• les professions intermédiaires administratives et commerciales des entreprises ;
• les techniciens ;
• les employés civils et agents de service de la fonction publique ;
• les agents de surveillance ;
• les employés administratifs d’entreprise.

Quels sont les seuils ? Cette obligation s’applique à tous les producteurs et détenteurs de déchets de papiers de bureau, sur chacune de leurs implantations regroupant plus de 20 personnes.

Quelle obligation ? Cette obligation vous impose tout simplement de trier séparément vos déchets de papier de bureau avant de les remettre à une entreprise spécialisée dans le traitement des déchets.

Attestation. L’année suivant la collecte des déchets de papiers de bureau, l’entreprise spécialisée dans la valorisation des déchets, à laquelle les déchets de papiers de bureau auront été remis, devra vous adresser, avant le 31 mars, une attestation (pouvant être envoyée par courrier électronique) mentionnant les quantités exprimées en tonnes et la nature des déchets collectés.

Une obligation (spécifique) de tri à la source pour certains déchets

Quels déchets ? En plus de l’obligation générale de tri à la source et de tri des déchets de papier de bureau, il existe une obligation concernant les autres déchets de papier, de métal, de plastique, de verre et de bois. Ces déchets pourront être conservés ensemble.

Quelle obligation ? Cette obligation, comme les 2 autres précédemment évoquées, vous impose d’effectuer un tri à la source des déchets évoqués ci-dessus.

Pour qui ? Cette obligation de tri à la source concerne seulement les entreprises qui produisent plus de 1 100 litres de déchets par semaine. Mais si votre entreprise se trouve dans un bâtiment où plusieurs autres sociétés sont implantées, vous devez, pour déterminer le nombre de litres de déchets produits par semaine, comptabiliser l’ensemble des déchets produits dans le bâtiment.

Attestation. Comme pour les déchets de papiers de bureau, chaque année, avant le 31 mars, l’entreprise spécialisée dans la valorisation des déchets, à laquelle vous aurez eu recours devra vous remettre une attestation mentionnant les quantités exprimées en tonnes et la nature des déchets collectés l’année précédente. Cette attestation pourra être envoyée par courrier électronique.

1^er janvier 2025 : 9 flux de déchets à maîtriser

Une mise en place progressive. Plusieurs types de flux (catégories de déchets) ont été progressivement mis en place.

• En 2016, 5 flux de matières ont ainsi été définis :
  • papier ;
  • métal ;
  • plastique ;
  • verre ;
  • bois.
• En 2021, la liste a été étendue à 7 flux avec l'ajout des déchets :
  • de fraction minérale ;
  • de plâtre.
• Le 31 décembre 2023, un 8^e flux sera ajouté et concernera tous les producteurs ou détenteurs de biodéchets, quelle que soit leur quantité ;
• À partir du 1^er janvier 2025, 1 dernier flux sera ajouté, celui des déchets de textiles.

Donc. Cela signifie qu'au 1^er janvier 2025, tous les producteurs ou détenteurs de déchets devront être capables de trier à la source ces 9 types de déchets.

1^er janvier 2024 : l’obligation de tri des biodéchets

Depuis le 1^er janvier 2024, le tri à la source des biodéchets est généralisé dans toute la France et concerne les entreprises, quel que soit leur niveau de biodéchets produit.

En pratique. À ce titre, les biodéchets ne doivent plus être jetés avec les ordures ménagères à la poubelle. Il existe 2 solutions pour que l'entreprise se mette en conformité avec la loi : le compostage ou la collecte séparée (si la collectivité territoriale met en place cette solution).

Choix du compostage. Le compostage peut être collectif ou se faire de manière autonome au sein de l’entreprise. Ce choix nécessite un suivi par une personne formée, un espace extérieur dédié et l'achat du matériel adapté. 

Choix de la collecte séparée. Si la collectivité dans laquelle l’entreprise est implantée le permet, la collecte se fera comme s’il s’agissait de biodéchets collectés auprès des ménages via un bac individuel (ou collectif avec d’autres établissements) ou une borne accessible à tous.

Contrôles. En cas de contrôle par les autorités compétentes, l'entreprise doit pouvoir présenter des justificatifs attestant du tri (photos, contrats de collecte, etc.) et les attestations de valorisation de tri « 6/8 flux » de l'année précédente (fournies par l'organisme ayant procédé à la valorisation).

Sanctions. Notez que le non-respect de l'obligation de tri à la source des biodéchets est puni d'une amende 750 € maximum. 
 

Comment créer un site Internet ?

Créer un site web. Disposer d’un site Internet, quelle que soit l’activité, est presque une nécessité aujourd’hui pour les entreprises. Mais la « digitalisation » de l’entreprise sera plus ou moins marquée en fonction des objectifs que vous vous assignez à propos de ce futur site Internet. Voilà pourquoi le choix du prestataire qui vous accompagnera dans cette démarche est essentielle…

Qui s’en occupe ? Certes, vous pouvez réaliser vous-même votre site web, mais, en règle générale, les entreprises font appel à des spécialistes du web. Là encore, la prudence doit guider votre action et votre choix…

Faire appel à qui ? Il faut évidemment faire appel à un spécialiste dont les compétences et les références parlent pour lui. N’hésitez pas à faire appel à des partenaires locaux, la proximité permettant aussi d’échanger parfois plus efficacement. Renseignez-vous sur la qualité de votre prestataire, sur ses tarifs, sur l’étendue de son intervention, etc.

Une question de compétences. Construire un site web requiert la réunion de nombreuses compétences : webmarketing pour définir l’objectif du site, graphisme, développement web, maîtrise des techniques de référencement, rédaction de contenus, etc. Il faut donc veiller à faire appel à un ou des prestataires qui puissent répondre à l’ensemble de vos besoins.

À valider. Faites le point sur le budget que vous pouvez allouer à votre site web, mais ne perdez pas de vue que ce site sera votre véritable vitrine sur le web. Considérez la création d’un site web comme un véritable investissement, et non comme une simple charge. Mais là encore, votre investissement sera à la hauteur de ce que vous comptez faire avec votre site web : il est évident qu’un simple site vitrine n’engendrera pas les mêmes coûts qu’un site de e-commerce.

La propriété de votre site. Au-delà des aspects purement techniques de la création de votre site web, nous attirons votre attention sur un point essentiel : à qui appartient votre site web ? De nombreuses sociétés proposent de créer des sites web pour les entreprises, mais il s’agit de simple prestation de mise à disposition de site web. En clair, vous n’êtes pas propriétaire de votre site, vous ne disposez que d’un droit d’utiliser le site web. Cela signifie aussi que vous ne pouvez pas changer de prestataire pour développer et faire fonctionner votre site web : changer de prestataire signifiera refaire un nouveau site…

Contractualisez ! Pour éviter tout malentendu, il est impératif de conclure un contrat avec votre prestataire aux termes duquel seront validées les conditions de transfert des droits de propriété intellectuelle, notamment en ce qui concerne les programmes, les codes sources, les interfaces, la conception technique et graphique des pages du site, les gabarits, etc. Retenez que le créateur reste le propriétaire de sa création (codes, textes, photos, dessins, etc.), sauf stipulation contractuelle qui prévoit un transfert de ces droits à votre profit.

Pensez « maintenance ». Créer un site web est une chose et a un coût, mais le maintenir en état de fonctionnement ne doit pas être négligé, d’autant qu’un site web a toujours besoin, en permanence, d’évolution. Pensez, là encore, à valider les conditions d’intervention pour résoudre les éventuels bugs, les modifications souhaitées dans les fonctionnalités, les évolutions, etc. Dès lors que le prestataire interviendra sur votre site, nul doute qu’il facturera sa prestation, d’où votre intérêt de prévoir dès l’origine le coût de ces interventions.

Choisissez un hébergeur. Pour que votre site soit diffusé sur Internet, il doit être hébergé sur un serveur où son contenu est stocké (cet hébergement a un coût, variable selon les prestataires et les prestations : serveur mutualisé, serveur dédié, etc. Renseignez-vous au préalable). Il n’est pas rare que le choix de l’hébergeur se fasse en lien avec le prestataire qui aura développé votre site Web. Dans tous les cas, assurez-vous du contenu des obligations de votre hébergeur, notamment en ce qui concerne l’accès optimal et permanent à votre site et son contenu, la pleine et entière disponibilité du serveur mis à votre disposition et les modalités prévues en cas de panne, les conditions de l’assistance technique, etc.

Focus sur les mentions légales

Une obligation. Votre site doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires dont la méconnaissance pourra être sanctionnée par des amendes. Quelles sont ces mentions obligatoires ?

Coordonnées de l’entreprise. Pensez à compléter une rubrique « mentions légales », dans laquelle vous aurez soin de préciser :

• les coordonnées précises de l’entreprise : dénomination sociale, adresse du siège social, numéro de RCS ou de RM, numéro d’identification à la TVA, montant du capital social, téléphone, adresse mail de contact ;
• les coordonnées du Directeur de la Publication (par principe le représentant légal de l’entreprise qui édite le Site), notamment s’il s’agit d’un site Internet qui a vocation à diffuser de l’information et éditer du contenu en ligne.

Coordonnées de l’hébergeur. Vous aurez également soin de préciser les coordonnées complètes de l’entreprise qui assure l’hébergement de votre site Web.

Activités règlementées. Si vous exercez une activité règlementée (experts-comptables, pharmaciens, …), votre site doit aussi mentionner les références aux règles professionnelles applicables, l’indication de votre titre professionnel, le nom de l’État de l’Union Européenne dans lequel vous l’avez obtenu, ainsi que le nom de l’ordre ou de l’organisme auprès duquel une inscription a été faite.

Autres obligations. Pensez à mettre en place des conditions d’utilisation du site Internet, des conditions générales de vente (notamment pour les sites e-commerce), en intégrant l’ensemble des dispositions propres à la vente en ligne et la vente à distance (on pense notamment aux formalités obligatoires à prévoir pour l’exercice du droit de rétractation par exemple).

RGPD. Depuis le 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données, appelé plus couramment « RGPD », s’applique et a remplacé les obligations déclaratives vis-à-vis de la Cnil. En contrepartie, les entreprises sont responsabilisées : c’est le principe d’« accountability ». Il désigne l’obligation pour les entreprises de mettre en œuvre des mécanismes et des procédures internes permettant de justifier du respect des règles relatives à la protection des données personnelles.

Pour la petite histoire. Un prestataire de services a été condamné pour ne pas avoir respecté les règles liées à la collecte des données personnelles des utilisateurs du site Web lors de la création de celui-ci pour son client. En effet, le prestataire qui a pour mission la création, l'installation et la maintenance d'un site Internet dédié à une activité professionnelle doit s’assurer que ce site est respectueux des données personnelles des utilisateurs. Il s’agit de l’obligation dite de « Privacy by design », laquelle n’a pas nécessairement à être mentionnée dans le cahier des charges établie entre le client et le prestataire.

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Organiser la protection des données personnelles ».

Cookies. Si vous mettez en place des cookies (ensemble de traceurs déposés ou lus lors de la consultation d’un site web qui permettent d’analyser les habitudes de navigation d’un visiteur), vous devez informer les internautes sur la finalité de ces cookies, obtenir leur consentement et leur fournir un moyen de les refuser.

Créer un site Internet…

Définissez votre stratégie. Quelles sont les raisons qui motivent la mise en place d’un site web pour votre entreprise ? S’agit-il d’en faire une simple présentation de votre entreprise, de développer un site web marchand, de profiter de ce site pour vous doter d’un véritable outil de marketing et de prospection commerciale, de disposer d’une véritable vitrine commerciale sur le web, etc. ? En fonction des objectifs, la structure de votre site, ses fonctionnalités, ses capacités de développement, etc. ne seront évidemment pas les mêmes.

Conseils. Prévoyez un cahier des charges précis de ce que vous souhaitez, qui vous permettra de définir toutes les fonctionnalités attendues de votre site web. Ce document devra, en tout état de cause, être établi ne serait-ce que pour budgéter le coût de fabrication de votre site web et pour figer les termes de votre relation contractuelle avec votre prestataire, et notamment le périmètre de sa mission.

Concrètement. Précisez notamment, dans votre cahier des charges :

• les objectifs recherchés : communiquer, vendre, informer…,
• le public visé : grand public, cible B to B, clientèle locale, nationale, internationale, etc.,
• l’arborescence : les principales rubriques, les menus principaux, les liens entre les pages, etc.,
• les fonctionnalités envisagées du site,
• les modalités de gestion du back-office et des mises à jour.

…pour être visible sur le Web !

Pensez positionnement web. En même temps que vous créez votre site web, il est impératif de penser « référencement », dès la phase de conception du site. Si vous créez un site web, c’est pour qu’il soit vu et consulté. Bien entendu, toutes les entreprises veulent que leur site soit positionné en première page des moteurs de recherche (à commencer par Google qui truste 95 % du marché de la recherche sur Internet en France), mais il n’y a évidemment pas de place pour tout le monde. D’où l’importance d’intégrer la dimension du référencement dès la phase de création de votre site web.

Plusieurs techniques. Il ne s’agit pas d’une science exacte, mais plusieurs techniques permettent d’optimiser le référencement d’un site web. Sans rentrer dans le détail, nous pouvons vous donner quelques orientations à ce sujet.

Le référencement naturel. La première méthode consiste à optimiser le référencement naturel : il s’agit d’adapter la structuration de votre site web à l’algorithme des moteurs de recherche (notamment Google). Faites appel sur ce point à des spécialistes du SEO (le Search Engine Optimization, terme technique qui désigne l’optimisation pour les moteurs de recherche).

Attention. Ne choisissez pas au hasard ! De nombreux pseudo-spécialistes vous promettent la lune à des coûts attractifs, mais il faut être très vigilant quant aux pratiques qu’ils utilisent (sachez que Google, par exemple, sanctionne durement les techniques dites de SEO sauvage, développées en masse par ce type de prestataires).

Conseils. Comme pour tout fournisseur, faites une étude préalable pour vérifier leurs compétences, leurs références, leurs résultats, etc. Le web utilise son propre jargon : faites-vous expliquer précisément les techniques utilisées, leur raison d’être, les effets attendus, etc.

Le référencement payant. Une autre solution, qui peut être complémentaire, consiste à opter pour le référencement payant (on parle par exemple de « campagne Adwords » avec Google) : cette méthode consiste à acheter des clics sur des mots-clés que vous aurez préalablement sélectionnés. Sur Google, avec Adwords, votre site web sera alors positionné tout en haut de la première page ou sur la droite de la page de résultats (liens commerciaux).

Attention. En fonction des objectifs assignés, le budget sera très variable (il n’y aucune limite à ce sujet !). Mais attention, une fois que vous avez bloqué un budget Adwords, difficile de faire marche arrière : certes, vous constatez une hausse de la fréquentation de votre site, mais une fois votre campagne Adwords achevée, vous pourriez constater bizarrement une courbe de fréquentation proportionnellement inverse, ce qui vous obligera à relancer une nouvelle campagne Adwords pour maintenir votre niveau de fréquentation. C’est ce qu’on appelle un cycle infernal…

Conseils. Google développe la recherche intuitive. Prenez 10 personnes réparties sur tout le territoire national et demandez-leur de taper exactement les mêmes mots-clés sur la barre de recherche. Vous aurez 10 résultats différents ! Pourquoi ? Parce que Google oriente ses résultats en fonction de votre propre historique de recherche (grâce aux cookies qui retracent votre navigation sur le web), ce qui explique que pour une même recherche, vous n’aurez pas nécessairement les mêmes résultats de recherche en fonction de l’ordinateur utilisé. Voilà pourquoi l’achat de mots-clés doit être utilisé avec parcimonie et en fonction d’une stratégie bien définie.

Du contenu, du contenu, du contenu… Payer pour le référencement, optimiser le référencement naturel ne sont pas les seules méthodes que vous devez mettre en place. Retenez qu’un site web doit « vivre » en permanence. Prenons encore une fois l’exemple de Google : ce moteur de recherche va consulter votre site web à intervalles réguliers (on dit qu’il explore votre site) et vérifier son contenu. Si, à chaque passage, il constate que le contenu du site n’évolue pas, le positionnement du site sera dégradé.

Y penser. Avoir du contenu, c’est une chose, mais s’assurer d’en être effectivement le titulaire en est une autre. Il n’est pas rare que du contenu soit « volé » sur le net pour être dupliqué sur d’autres sites. Il vous faudra alors être en mesure de prouver que vous êtes effectivement le créateur de ce contenu. Pour cela, plusieurs méthodes s’offrent à vous : vous pouvez recourir aux services d’un huissier ou d’une association spécialisée (l’agence pour la protection des programmes – www.app-asso.fr). L’objectif sera de pré-constituer la preuve de votre création et de lui donner une date certaine.

Conseils. Retenez que votre site web doit proposer du contenu, écrit et vidéo, pour optimiser son référencement. Mettez à jour régulièrement les pages de votre site web, écrivez du contenu, placez des vidéos, etc. Faites vivre votre site web !

Autres méthodes. Pensez aussi aux liens hypertextes entre sites web partenaires (le « net linking »), de même qu’aux liens hypertextes entre les différentes pages de votre site web. Pensez aussi « référencement social » et développez votre présence sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Instagram, Facebook, Youtube, etc.) en publiant régulièrement du contenu.

Protéger son activité...

Tout le monde ne souhaite pas avoir la charge de créer et entretenir un site internet. Et s’il reste malgré tout possible d’exercer son activité sans site ou activité sur les réseaux sociaux, il est très fortement recommandé d’ « occuper la place ».

Le strict minimum. Avec une présence en ligne minimale il est possible de se prémunir contre divers risques, comme une usurpation d’identité au cours de laquelle un tiers mal intentionné peut utiliser votre marque, son image et sa réputation pour escroquer vos clients et vous laisser face à leur mécontentement.

Le cybersquattage représente également un des dangers d’une absence des espaces numériques. Un tiers peut profiter de la situation pour réserver un nom de domaine spécifique et bloquer voire rançonner son utilisation.

Changement d’activité : les conséquences d’une « cessation d’entreprise » ?

Un changement d’activité « réelle »… Lorsqu’une société change d’objet social ou d’activité réelle, le principe veut que ce changement entraîne toutes les conséquences d’une cessation d’entreprise, sur le plan fiscal. Concrètement, comment gérer cette situation ?

Des conséquences à connaître ! Un changement d’activité entraînera les conséquences suivantes :

• imposition immédiate des résultats de l’exercice en cours ;
• imposition immédiate des bénéfices en sursis d’imposition (sont notamment visées les provisions qu’il faudra réintégrer dans le résultat imposable) ;
• imposition immédiate des profits latents sur stocks et des plus-values latentes, ce qui pourra être le cas par exemple en présence d’un fonds de commerce qui n’est pas valorisé à l’actif du bilan de l’entreprise.

A noter. Un changement d’activité n’entraîne pas pour autant un changement de régime fiscal. C’est ce qu’a rappelé le juge à propos d’une EURL qui avait opté à l’IS et qui a changé d’activité : ce changement d’activité, s’il entraîne certaines conséquences fiscales, n’a toutefois pas d’incidences sur l’option à l’IS de l’EURL. En d’autres termes, le changement d’activité n’a pas pour effet de mettre fin à l’existence de la société, ni, par voie de conséquences, à son option IS.

La question des déficits. Le sort des éventuels déficits subis par la société antérieurement au changement d’objet ou d’activité sera traité différemment selon que la société relève de l’impôt sur le revenu ou est soumise à l’IS.

Pour les sociétés relevant de l’IR. Les conséquences seront neutres, dans la mesure où ces déficits antérieurs ont été
« transmis » aux associés, du fait des modalités particulières d’imposition du résultat fiscal dans ces sociétés. Il faut, en effet, rappeler qu’une société de ce type ne paie pas directement d’impôt sur les bénéfices : ce sont les associés qui sont soumis à l’impôt sur le revenu à raison de la quote-part des bénéfices ou des déficits qui leur revient (au prorata de leur participation dans le capital de la société). Quant à l’éventuel déficit constaté au moment du changement d’activité, qui emporte fiscalement cessation d’entreprise, il sera de la même manière transmis aux associés.

Pour les sociétés soumises à l’IS. La question n’appelle pas la même réponse ici. La société reste « propriétaire » de ces déficits, qui sont alors reportables et imputables sur les bénéfices ultérieurs de la société. Mais pour que ce report déficitaire puisse s’appliquer, encore faut-il qu’il y ait « identité d’entreprise » : les textes subordonnent, en effet, le report des déficits à la condition que la société n’ait pas subi, dans son activité, des transformations telles qu’elle n’est en réalité plus la même. Un important changement d’activité bloquera le report des déficits. Autrement dit, le report des déficits antérieurs est perdu !

Exemple. Une société qui exploite 7 fonds de commerce fait évoluer son activité : elle créée 6 filiales ayant pour objet d’assurer la gestion de 6 de ses fonds, tout en se réservant l’exploitation du 7ème. Quelques années plus tard, elle ferme le fonds exploité par elle et se concentre sur son activité de holding. Avant cette opération, la société était déficitaire et a placé ses déficits en report pour les imputer sur ses bénéfices ultérieurs.

Mais. Pour que ces déficits soient effectivement reportables, la règlementation impose que la société ne subisse pas un changement important d’activité. Or, c’est justement ce que lui reproche l’administration, qui refuse donc qu’elle reporte ses déficits. Sauf que le déficit en cause est né au cours d’un exercice au titre duquel l’activité de holding de la société était déjà prépondérante, rappelle le juge. La fermeture du fonds de commerce n’étant pas constitutif d’un changement important d’activité, la société conserve son droit au report des déficits.

Une astuce. Si vous constatez un déficit au moment du changement d’activité, une astuce consiste à opter pour le « carry-back », qui permet de reporter le déficit subi sur le bénéfice de l’exercice précédent. Ce report donne lieu à une créance fiscale qui pourra être remboursée dans les 5 ans.

Changement d’activité : des conséquences atténuées…

Un tableau noirci ? Evidemment, présenter comme cela, on a tout intérêt à réfléchir à deux fois avant de changer ou de faire évoluer l’activité d’une société. Cela étant, il existe des moyens d’atténuer ces conséquences, d’autant qu’elles ne sont susceptibles de s’appliquer qu’en cas de changement d’activité qualifié de « profond ».

Quelle est l’ampleur du changement ? La première question qu’il convient d’analyser, si possible avec votre conseil, tant ces situations peuvent être sources de litiges avec l’administration fiscale, concerne l’ampleur du changement. Pour qu’il emporte cessation d’entreprise, il faut que le changement d’activité fasse que votre société n’est effectivement plus la même.

Quelques principes à ce sujet… Sont, de prime abord, visés les changements radicaux d’objet social ou changements profonds d’activité réelle. De même, un changement d’activité sera aussi caractérisé en cas d’adjonction d’une activité ou en cas de retrait d’une activité qui entraîne une augmentation ou une diminution (selon les cas) de plus de 50 %, soit du chiffre d’affaires, soit de l’effectif moyen de l’entreprise, soit du montant brut des éléments de l’actif immobilisé de la société (augmentation appréciée au titre de l’exercice de l’adjonction de cette nouvelle activité ou de son retrait, ou de l’exercice suivant).

Mais aussi… Sachez qu’il pourra en être de même en cas de « disparition des moyens de production nécessaires à la poursuite de l'exploitation pendant une durée de plus de 12 mois » sauf en cas de force majeure (comme la survenance d’un événement climatique par exemple), ou lorsque l'interruption et la reprise d'activité sont justifiées par des motivations principales autres que fiscales (dans ce cas, il faudra obtenir tout de même obtenir un agrément ministériel préalable pour éviter les conséquences fiscales d’une cessation d’entreprise).Les « moyens de production nécessaires à la poursuite de l’exploitation » s’entendent notamment du fonds de commerce, des biens et matériels, des stocks, des moyens humains, etc. sans lesquels l’activité ne pourrait pas être exploitée par l’entreprise.

Exemples de changements « profonds ». C’est ainsi que le juge de l’impôt a considéré, par exemple, que les changements d’activité suivants emportaient cessation d’activité :

• filialisation d’une activité par une société qui devient, de ce fait, une société holding ;
• adjonction d’une activité de commercialisation à une activité initiale de simple prise de participation dans d’autres sociétés, de telle sorte que la nouvelle activité, par son ampleur, a entraîné un changement radical d’activité ;
• passage d’une activité de production à une activité de commercialisation ;
• transfert de l’exploitation d’un fonds de commerce à une filiale, pour ne gérer ensuite qu’une activité de location immobilière et de matériels ;
• passage d’une activité d’achat-revente à une activité de prestataire d’un service commercial.

Inversement… Il a été admis qu’une mise en location-gérance d’une activité, qu'un simple recentrage d’activité à l’intérieur d’un même métier, etc. ne caractérisent pas un changement profond d’activité, susceptible d’emporter les conséquences fiscales d’une cessation d‘activité. Il en est de même, en principe, en cas d’interruption temporaire d’une activité (sauf en cas de disparition des moyens de production nécessaires à la poursuite de l’exploitation pendant une durée de plus de 12 mois, hors cas de force majeure).

Et si un changement profond est caractérisé ? Si vous êtes dans cette situation, sachez que vous pouvez éviter certaines des conséquences fiscales précitées. Notamment, vous pourrez éviter l’imposition des bénéfices en sursis d’imposition et des profits latents sur stocks ou sur immobilisation aux conditions cumulatives suivantes :

• aucune modification n’est apportée aux écritures comptables ;
• l’imposition des bénéfices et des plus-values demeure possible malgré le changement d’activité.

En pratique. Ces deux conditions sont, en règle générale, remplies en présence d’un changement d’activité. Mais il n’en demeure pas moins que, même si les conditions précitées sont remplies, vous devrez malgré tout tenir compte des deux conséquences suivantes :

• vos résultats seront immédiatement imposés à la date du changement d’activité ;
• et vous perdez le droit au report de vos déficits antérieurs, si votre société est soumise à l’IS (pensez alors, le cas échéant, à opter pour le report en arrière de ce déficit si c’est possible).

Assurance homme clé : aspects juridiques

Qu'est-ce que c'est ? L'assurance homme clé, comme son nom le laisse entendre, est un type de contrat d'assurance sur la vie dont l'objet est de prémunir l'entreprise contre le préjudice qui résulterait du décès ou de l'incapacité de la personne assurée.

À noter. L'assurance homme clé est généralement assimilée à une assurance perte d'exploitation.

Qui est concerné ? Élément indispensable d’une entreprise, l’assurance homme-clé concerne bien sûr et en premier lieu le dirigeant de l’entreprise. Plus précisément, elle est souscrite par l’entreprise sur la tête du dirigeant.

Pensez aussi à vos collaborateurs ! Mais il peut également être intéressant de conclure un tel contrat pour un collaborateur essentiel au bon fonctionnement de l’entreprise (un chef cuisinier dans un restaurant, un « nez » chez un parfumeur, etc.), c’est-à-dire un collaborateur qui est doté d’un savoir-faire, d’une technique, d’une expertise, ou de responsabilités uniques.

L’assurance homme-clé : quels avantages ? L’assurance homme-clé, contractée par une entreprise à son profit, a pour objet de compenser le préjudice qui résulterait du décès ou de l'incapacité de la ou des personne(s) assurée(s) : dans une telle hypothèse, l’entreprise obtiendra le versement d'une indemnité, soit forfaitaire, soit calculée en fonction des pertes d’exploitation consécutives à la survenance du sinistre, et dans la limite des conditions prévues au contrat.

En pratique. Cette indemnité peut servir à rembourser les prêts bancaires, prendre à sa charge les frais de réorganisation de l’entreprise en l’absence de l’homme-clé, aider à lui trouver un remplaçant, etc.

Quel coût ? Le coût de l’assurance, qui est fonction du montant du capital à assurer, va varier selon les situations propres à chaque entreprise et selon le profil de la personne qui sera assurée : il sera fonction du montant des pertes d’exploitation qu’elle pourrait être amenée à subir en cas de réalisation du sinistre assuré, calcul qui nécessite bien souvent l’intervention d’un conseil chargé de procéder à cette évaluation.

Assurance homme clé : aspects fiscaux

Une charge... Le contrat étant souscrit par l'entreprise, les primes payées par elle constituent des charges d'exploitation déductibles de l'exercice en cours à la date de leurs échéances.

À noter. La déduction est possible sous réserve que les primes versées soient définitivement perdues si le risque assuré ne se réalise pas : l'entreprise ne doit donc disposer d'aucune possibilité de rachat, et ne devra percevoir ni indemnité, ni capital en l'absence de dénouement du contrat (suite au décès ou à l'incapacité du dirigeant ou du collaborateur).

...déductible. Rappelez-vous que, pour qu'une charge soit déductible, 3 conditions doivent être remplies :

• elle doit avoir été exposée dans l'intérêt direct de l'exploitation ou doit se rattacher à la gestion normale de l'entreprise ;
• elle doit être régulièrement comptabilisée et justifiée ;
• elle doit être comprise dans les charges de l'exercice au cours duquel elles ont été engagées.

Une indemnité versée... Dans l'hypothèse où le risque assuré viendrait à se réaliser, l’indemnité versée à l'entreprise sera comprise dans le résultat soumis à l'impôt : il s'agira d'un profit qui pourra être étalé (extra-comptablement) sur 5 ans.

... mais pas un capital. Retenez que les règles que nous venons d'exposer, à savoir déductibilité des primes versées l’année de leur paiement et traitement de l'indemnité comme un profit, ne sont applicables que dans l'hypothèse où l'assurance verse justement, à l'entreprise, une indemnité dont le montant est calculé en fonction des pertes pécuniaires qui résultent de la survenance du sinistre.

Donc. En conséquence, si le contrat d'assurance homme clé souscrit prévoit, non pas le versement d'une indemnité, mais le versement d'un capital dont le montant est fixe et prédéterminé, il ne s'agira pas d'un contrat d'assurance homme clé au sens du droit fiscal, mais plutôt d'un contrat « classique » d'assurance décès.

Conséquence. Si l’assurance souscrite par l’entreprise est une assurance décès « classique », les primes versées ne sont pas déductibles des résultats des exercices au cours desquels elles ont été payées. Elles seront en revanche déduites globalement du résultat fiscal de l’année au cours de laquelle le risque assuré se réalise, ou, à défaut, de l’année au titre de laquelle le contrat arrive à son terme.

Une assurance responsabilité civile : pourquoi ?

On pense généralement à assurer les biens… Vous avez souscrit une assurance qui protège vos biens contre le vol, l’incendie, les inondations… À la suite d’un sinistre de ce type, les réparations sont faites, les machines éventuellement endommagées réparées, voire remplacées, conformément aux conditions du contrat d’assurance contre les dommages aux biens que vous avez souscrit auprès de votre compagnie.

Mais pas les dommages causés par son activité professionnelle... Toutes les entreprises ne pensent pas à souscrire une assurance contre les dommages causés par leur activité professionnelle : blessure causée à un tiers, dommage causé sur la voiture d’un client par la chute du matériel professionnel, etc.

D’où l’intérêt d’une assurance responsabilité civile professionnelle. C’est l’intérêt de l’assurance responsabilité civile professionnelle (appelée aussi « assurance RCPro ») : elle couvrira l’entreprise contre les dommages causés par son activité.

Une assurance responsabilité civile : pour quoi ?

Souscrire une assurance responsabilité civile, une faculté ? La souscription d’une RCPro n’est, par principe, pas obligatoire. Mais il existe quelques exceptions.

Souscrire une assurance responsabilité civile, une obligation ? La souscription d’une RCPro est obligatoire pour les professions du droit (notaire, avocat), les professions du chiffre (les experts-comptables) ou encore les professions de l’immobilier (agent immobilier).

Quelles sont les garanties de ce type d’assurance ? L’objectif d’une assurance « RCPro » sera de couvrir les conséquences financières d’un dommage causé à un client, un tiers, etc.

Conseil. Pour déterminer l’étendue de votre garantie, il est nécessaire de déterminer au préalable quels sont les risques que votre activité vous fait encourir. Pour cela, n’hésitez pas à contacter votre conseil habituel (expert-comptable, avocat, notaire, etc.) pour analyser et valider les risques à couvrir.

Attention ! Lisez avec attention l’étendue des garanties et les conditions de leur mise en jeu lorsque vous souscrivez une assurance RCPro (limitation de l’indemnisation, causes d’exclusions de garantie, etc.).

Exemple 1. Un artisan a été condamné à indemniser un client pour n’avoir pas terminé sa mission sur un chantier et avoir mal exécuté les travaux commandés. Il a appelé son assureur en garantie. Ce qui lui a été refusé par son assureur puisque son contrat d’assurance RCPro ne le couvrait pas pour les dommages des travaux mal ou non exécutés. Dans une autre affaire similaire, l’assureur n’est pas venue en garantie, l’artisan n’ayant pas déclarée une activité « charpente et ossature bois ». Or, la responsabilité de l’artisan était justement mise en cause pour des malfaçons sur une activité « charpente et ossature bois ». Invoquant l’erreur lors de la souscription de son contrat d’assurance, le juge a alors rappelé que l’assureur n’est pas tenu de vérifier l’exactitude des déclarations de son client lors de la souscription du contrat.

Exemple 2. Un artisan a été condamné à indemniser à un client chez qui un incendie s’était déclaré suite à une de ses interventions. Son assureur a refusé de venir en garantie, remarquant que dans les 2 contrats d’assurance souscrits, l’indication du nombre de salariés était différente. Pour lui, il s’agissait là d’une fausse déclaration. Mais l’assureur était en tort puisque l’erreur a été commise par un de ses représentants qui avaient pré-remplis les contrats : l’assureur a donc dû prendre en charge l’indemnisation des dégâts occasionnés par l’incendie.

Exemple 3. Un agent immobilier a été condamné pour manquement à son devoir de conseil à l’occasion de la vente d’un bien immobilier locatif réalisée dans le cadre d’une opération de défiscalisation : son client s’est plaint de ne pas avoir pu obtenir la rentabilité promise par l’agent immobilier. Son assureur a refusé de venir en garantie, le contrat souscrit, même s’il vise effectivement la vente de bien immobilier, ne couvrant pas, selon lui, l’activité de conseil en investissement, au titre de laquelle l’agent immobilier a été condamné. A raison pour le juge : l’activité de conseil en investissement excède, même si elle se rapporte à une opération immobilière, l’activité d’agent immobilier. Il est donc nécessaire que cette activité soit expressément couverte par le contrat d’assurance souscrit.

Exemple 4. Une société a confié à un maçon des travaux de réfection dans un local commercial. Mais une fois les travaux terminés, la société, constatant des malfaçons sur le carrelage, a demandé à l’assureur du maçon de venir en garantie. Ce qu’a refusé l’assureur, rappelant que le maçon avait souscrit une garantie couvrant une activité de travaux de « maçonnerie générale ». Or, selon l’assureur, l’activité de carreleur est distincte de celle de maçon, cette dernière n’impliquant pas nécessairement la pose de carrelage. Pour l’assureur, sa garantie n’est donc pas due. « Faux », a contesté la société : pour elle, les travaux de « maçonnerie générale » sont les travaux de construction et d'habillage d'ouvrages, à base de ciment, incluant la pose de carrelage. Or, les désordres constatés affectent ici des carrelages réalisés avec du ciment. L’assureur doit donc venir en garantie. Ce qu’a confirmé le juge.

Exemple 5. Il a été jugé qu’un contrat d’assurance professionnelle qui ne couvre que l’activité de paysagiste exercée par un professionnel n’a pas vocation à couvrir les travaux de terrassement effectués par celui-ci.

Une assurance « perte d’exploitation » : pourquoi ?

On pense généralement à assurer les biens… Vous avez souscrit une assurance qui protège vos biens contre le vol, l’incendie, les inondations… À la suite d’un sinistre de ce type, les réparations sont faites, les machines éventuellement endommagées réparées, voire remplacées, conformément aux conditions du contrat d’assurance contre les dommages aux biens que vous avez souscrit auprès de votre compagnie.

On pense plus rarement à s’assurer contre les conséquences d’un sinistre… Force est toutefois de constater qu’entre le moment où survient le sinistre et le moment où l’entreprise retrouve un niveau de fonctionnement normal, il peut s’écouler un certain temps : un sinistre peut avoir pour conséquence, en fonction de sa gravité ou de son étendue, un ralentissement de l’activité, source de baisse de chiffre d’affaires, sans pour autant que les charges fixes de l’entreprise suivant la même courbe descendante…

D’où l’intérêt d’une assurance « perte d’exploitation ». C’est l’intérêt principal de ce type d’assurance qui pourra couvrir l’entreprise contre l’éventuelle baisse de chiffre d’affaires, consécutive au sinistre, ainsi que les éventuels frais exceptionnels qui s’y rattachent.

Une assurance « perte d’exploitation » : pour quoi ?

Quelles sont les garanties de ce type d’assurance ? L’objectif d’une assurance « perte d’exploitation » sera de couvrir les conséquences financières d’une interruption ou d’un ralentissement d’activité directement imputable au sinistre (baisse de chiffre d’affaires, surcoût de frais annexes engagés par l’entreprise pour limiter les conséquences du sinistre, du type recours à des sous-traitants, location de matériel de remplacement, etc.).

Pour quels évènements ? Pourront être visés les ralentissements d’activité dus à des risques d’incendie, de foudre, d’explosion, de tempête, de grêle, de poids de la neige sur les toitures, d’attentats, à des dommages électriques, des dégâts des eaux, des bris de machine, etc.

Ce à quoi il faut faire attention… Voici les points à analyser en vue d’une éventuelle mise en place d’une assurance « perte d’exploitation » pour l’entreprise :

• au préalable, bien évidemment, vérifiez l’étendue des garanties et les conditions de leur mise en jeu (limitation de l’indemnisation, causes d’exclusions de garantie, etc.) ;
• vérifiez également la période d’indemnisation ce qui suppose d’être en mesure de valider les délais de remplacement du matériel, les délais de fabrication, les délais d’approvisionnement, votre capacité à faire appel à des sous-traitants, etc. ; dans la mesure du possible, prévoyez une période d’indemnisation qui couvre l’entreprise jusqu’à un retour de son équilibre financier ;
• vérifiez aussi le nombre de jours de franchises avant le début de la prise en compte de l’indemnisation.

Une assurance « perte d’exploitation » : combien ?

En ce qui concerne le coût des primes d’assurances… Au préalable, il faut fixer le montant de la garantie : pour cela, les assurances font référence à la marge brute de l’exercice, déterminée à partir des produits d’exploitation (chiffre d’affaires, production stockée, production immobilisée) et des charges variables d’exploitation, avec une variable d’ajustement annuelle moyennant une régularisation de cotisation. Le montant de la cotisation que vous paierez dépendra ensuite d’un certain nombre de facteurs, comme la nature de l’activité de l’entreprise, la durée prévue d’indemnisation, etc.

En ce qui concerne l’évaluation du préjudice… En cas de survenance d’un sinistre, l’assureur proposera une indemnisation déterminée à partir de la baisse du chiffre d’affaires sur laquelle sera appliquée un taux de marge brute. Pourra être également proposé le remboursement des frais supplémentaires occasionnés par le sinistre.

Une assurance « perte d’exploitation » : oui ou non ?

Pas de réponse toute faite. Il n’est pas possible de répondre de manière universelle à ce type de question. Néanmoins, quelques pistes de réflexion peuvent vous amener à un début de réponses. Par exemple :

• une entreprise nécessitant peu de moyens d’exploitations, et dont l’activité est facilement déplaçable n’aura peut-être pas un intérêt évident et immédiat à souscrire à ce type de contrat d’assurance, à la différence d’une entreprise disposant d’un stock de marchandises conséquents et de machines d’exploitation dont la manutention est particulièrement délicate ;
• en phase de création d’entreprise, alors que l’activité n’en est qu’à son début, le risque couvert ne vaut peut-être pas le coût induit de ce type d’assurance, à la différence d’une entreprise en phase de développement important qui arrive à un certain niveau de maturité générant un chiffre d’affaires certain

Une assurance obligatoire pour les véhicules d’entreprises

Le minimum obligatoire. La souscription d’une assurance pour les véhicules est obligatoire, qu’ils soient destinés au transport des personnes ou des marchandises, l’obligation couvrant la responsabilité civile.

Pour quoi ? Cette garantie « responsabilité civile » permettra d’assurer l’indemnisation des dommages causés aux tiers ou aux biens. Cette garantie couvre la responsabilité de l’entreprise qui a souscrit le contrat d’assurance, le propriétaire du véhicule, le conducteur, ainsi que les passagers (lorsque leur comportement est la cause de l’accident). Cette assurance s’applique au bénéfice des tiers et couvre les dommages corporels et matériels qu’ils subissent (elle ne couvre pas l’indemnisation du conducteur du véhicule).

Des garanties facultatives ? En plus de la garantie responsabilité civile obligatoire, des garanties facultatives peuvent être souscrites par l’entreprise. Il s’agira de :

• garantir les dommages subis par le véhiculé : souscrire une formule « tous risques »  (qui couvre les dommages subis par le véhicule, quels que soient le type d’accident et la responsabilité du conducteur) ou une garantie dommage collision (qui s’applique en cas de collision avec un autre véhicule ou un piéton) ;
• garantir le véhicule contre le vol, l’incendie, le bris de glace, les catastrophes naturelles, etc. ;
• garantir le conducteur contre les dommages subis : il est souvent proposé une garantie facultative qui permettra une prise en charge du conducteur en cas d’accident pour lequel sa responsabilité est engagée (l’objectif étant de prendre en charge les frais médicaux, le préjudice financier lié à un arrêt de travail, etc.) ;
• garantir les marchandises transportées et/ou les biens confiés : cette garantie résulte généralement d’un contrat spécifique ayant pour objet le transport des marchandises ;
• bénéficier d’une protection juridique (cette garantie pouvant être accordée dans le cadre d’un contrat autonome) ;
• bénéficier d’une garantie assistance, qui permet le dépannage en cas de panne ou d’accident.

Pour les engins de chantier. Les engins de chantier peuvent devoir être garantis à la fois en tant que véhicules et en tant qu’instruments de travail : il faut dans ce cas souscrire une responsabilité civile automobile obligatoire et une responsabilité civile exploitation.

Et si vos salariés utilisent leurs propres véhicules…

Une attention particulière de votre part…Dans de nombreuses entreprises, les salariés effectuent leurs déplacements professionnels avec leurs véhicules personnels, contre remboursement de frais kilométriques. Lorsque c’est le cas, vous devez demander à vos salariés :

• une copie de leur permis de conduire ;
• une copie de leur carte grise, qui vous permettra de connaître la puissance fiscale du véhicule pour calculer le montant des remboursements kilométriques, si vous appliquez, comme c’est souvent le cas, le barème publié tous les ans par l’administration fiscale ;
• et… une attestation d’assurance : pourquoi ?

Au-delà du trajet « domicile-travail ». L’assurance du véhicule du salarié couvre en général les déplacements entre le domicile et le lieu de travail, mais pas les déplacements professionnels. Si votre salarié effectue des déplacements occasionnels pour les besoins de l’entreprise, il doit en faire la déclaration à son assurance. Demandez une attestation d’assurance le précisant.

Attention. Si le véhicule n’est pas assuré, en cas d’accident, les victimes bénéficieront d’une indemnisation de la part de leur propre compagnie d’assurance, mais cette dernière se retournera contre le salarié. Elle pourra aussi se retourner contre l’entreprise et venir la rechercher en responsabilité.

Pensez à l’« assurance mission ». Pour vous garantir au titre des déplacements professionnels de vos salariés qui utilisent leur propre véhicule, vous pouvez souscrire une « assurance mission » : elle aura pour objectif d'assurer les véhicules des salariés lorsque ces derniers les utilisent pour des déplacements professionnels. En cas de sinistre, cette assurance permet de couvrir l'entreprise si sa responsabilité est engagée à l'occasion des déplacements de ses salariés. Cette assurance permettra également d’éviter tout recours de l’assureur du salarié, en cas de sinistre survenu à l’occasion d’un déplacement professionnel avec son véhicule personnel, dans l’hypothèse où ce dernier n’a pas fait de déclaration auprès de son assurance aux termes de laquelle il est susceptible d’effectuer des déplacements professionnels.

Courtier en financement professionnel : quelle est sa fonction ?

Appeler votre banquier ? Que ce soit au moment de créer ou de reprendre une entreprise, ou en cours de vie de votre société, pour financer un nouvel investissement par exemple, la recherche de financement est toujours une étape clé. Naturellement, on aura tendance à se rapprocher de son partenaire bancaire historique pour négocier un financement. Mais il n’est bien sûr pas à exclure le recours à d’autres banques afin de « faire jouer la concurrence ». Et si vous faisiez appel à un courtier en financement, dont c’est justement le métier ?

Une solution alternative ? Le courtage est un métier qui est régulièrement pratiqué en matière d’assurance et en matière de financement auprès des particuliers, notamment pour négocier le meilleur taux en cas d’investissement immobilier. Depuis quelques années se développe également l’activité de courtage en financement professionnel, qui est une solution de recherche de financement spécialement dédiée aux entreprises. Le recours à un courtier en financement professionnel est aujourd’hui une solution alternative à ne pas négliger par les entreprises : en faisant appel à lui, vous vous ouvrez la possibilité d’obtenir les meilleures conditions du marché, en adéquation avec votre projet, grâce à l’organisation d’un tour de table avec différentes banques.

Un intermédiaire professionnel. Rechercher un financement, monter un dossier de financement, préparer un prévisionnel financier, solliciter éventuellement plusieurs banques, etc. prend du temps. Appréhender son propre dossier de financement en fonction des attentes spécifiques des banques nécessite une expertise qui n’est pas nécessairement évidente à maîtriser. Déchiffrer un dossier de financement, en comprendre les enjeux, maîtriser les engagements qu’il implique ne doit pas être négligé. Un courtier en financement professionnel pourra utilement vous aider dans votre démarche, vous apporter son expertise et, au final, vous faire gagner du temps.

Pourquoi faire appel à un courtier en financement professionnel ?

Un rôle d’expert. La fonction première du courtier sera, en sa qualité d’intermédiaire, de mettre en relation un client (vous) et une banque qui prendra en charge le financement de votre opération. Spécialiste du milieu bancaire, le courtier offre plusieurs avantages :

• spécialiste du financement, il connaît les attentes des banques : expert dans son domaine d’intervention, il maîtrise le montage des dossiers de financement, ce qui peut vous permettre de bénéficier d’un rapport de force favorable dans la négociation avec les banques (elles auront tendance à étudier plus facilement une demande de financement émanant d’un professionnel qui aura, en amont, validé le dossier) ;
• par son activité, il est en contact régulier avec l’ensemble des acteurs du financement dans votre région : il saura qui mettre en concurrence en fonction des spécificités de votre dossier et des orientations des banques ;
• parce qu’il conclut régulièrement des opérations de financement, il bénéficie d’une volumétrie qui vous permettra d’obtenir les meilleures conditions du marché.

Un rôle d’accompagnement. Ne considérez pas que le courtier n’interviendra que pour vous permettre d’obtenir le meilleur taux d’emprunt. Son spectre d’intervention doit être plus global. Faites le point avec lui sur :

• le coût global de l’opération : il doit non seulement s’assurer que vous obtiendrez le meilleur taux, mais devra aussi analyser le niveau des garanties demandées, le coût des assurances et l’opportunité, voire la nécessité de recourir à la délégation d’assurance, le coût frais de dossier, les conditions tarifaires de gestion et de tenue de vos comptes bancaires professionnels, etc. ;
• les banques sollicitées : il doit évidemment faire jouer la concurrence, organiser un tour de table, ce qui impliquera pour lui de solliciter plusieurs banques, et notamment la vôtre (n’oubliez pas que la fidélité ne paie pas toujours, et que les banques ont parfois tendance à offrir des conditions plus favorables aux nouveaux clients qu’aux clients déjà en place : l’intervention d’un courtier pourra permettre de rétablir un certain équilibre, au vu des offres qu’il aura pu obtenir par ailleurs).

Un rôle de conseil. Un courtier en financement doit faire un travail d’analyse conséquent en amont : il doit analyser la faisabilité de l’opération, ce qui nécessite une implication de sa part dans votre analyse de marché, dans l’étude du bilan prévisionnel, dans l’analyse de votre besoin de trésorerie, etc. Il n’est pas à exclure qu’il se déplace dans votre entreprise (c’est même souhaitable) pour qu’il s’imprègne de votre environnement économique, de vos conditions de marché, de la typologie de votre clientèle, etc. Et bien souvent, le courtier en financement ne travaille pas seul : l’étude de votre dossier impliquera de sa part une démarche synergique avec vos conseils, qu’il s’agisse de votre expert-comptable ou de votre avocat. C’est là un atout qu’il faut souligner : vous bénéficiez d’un appui multi-services, chacun intervenant dans sa propre sphère de compétence.

Solliciter un courtier en financement professionnel : ayez les bons réflexes !

Plusieurs types d’intervenant. Là comme ailleurs, surtout en présence d’une activité en plein essor, différents types d’intervenants peuvent être en mesure d’exercer cette activité : vous pouvez faire appel à un indépendant, à un intervenant faisant partie d’un groupe national, d’un réseau de franchise, etc. Il est donc nécessaire de vous renseigner au préalable sur les compétences de l’intervenant choisi. N’hésitez pas à faire une petite étude de notoriété des différents professionnels intervenant sur votre secteur géographique pour choisir celui qui vous semble le plus à même de répondre à vos attentes. Demandez des références à ceux que vous aurez retenus.

Un expert local. Nous aurions bien entendu tendance à privilégier les conseillers en financement, idéalement issu du milieu bancaire (qui mieux qu’un ancien banquier peut maîtriser les attentes d’une banque), intervenant localement. La proximité est essentielle : les habitudes des banques peuvent varier d’une région à l’autre, ce qui impose de connaître parfaitement le tissu économique local, les habitudes des agences de votre région, etc. En outre, l’expérience aidant, un courtier bien implanté localement bénéficiera, grâce à son expérience, d’une relation de confiance construite dans la durée avec les instances de décision des banques.

Analysez les conditions d’intervention. Faites le point sur les conditions financières du courtier choisi : prend-il des honoraires fixes, travaille-t-il uniquement au résultat, facture-t-il des frais de dossier, etc. ? Analysez le mandat qui doit obligatoirement être conclu avec le courtier et qui doit préciser toutes les conditions de son intervention, notamment financières.

À vérifier ! En tout état de cause, assurez-vous que le partenaire choisi est certifié auprès de l'ORIAS. Cette certification vous assure de travailler avec un vrai professionnel qui détient effectivement le statut d’Intermédiaire en Opération de Banque et en Services de Paiement (IOBSP). Vous devez, en effet, savoir que tout professionnel qui propose ou aide à la conclusion d’opérations de banque doit obtenir cette certification IOBSP, ce certificat sanctionnant un certain niveau de compétence pour l’exercice de cette activité et imposant la souscription d’une assurance couvrant les conséquences pécuniaires de leur responsabilité civile. Pour vous assurer que votre partenaire rempli effectivement ces conditions, n’hésitez pas à lui demander son numéro d’immatriculation et consultez le site de l’ORIAS (www.orias.fr), organisme qui tient le registre unique des intermédiaires financiers.