Précisions relatives aux jours de fractionnement

Par principe, les congés payés peuvent être fractionnés (pris en plusieurs fois) avec l’accord du salarié, lorsque leur durée est supérieure à 12 jours ouvrables.

Dans cette situation, une des périodes du congé doit être au moins égale à 12 jours continus.

Ces 12 jours doivent être pris pendant une période précise, le plus souvent fixée par accord collectif. En l’absence d’accord, ils doivent être posés entre le 1er mai et le 31 octobre (période légale de congés payés).

Sauf accord contraire, les salariés qui prennent ces 12 jours de congés en dehors de la période légale de congés payés peuvent obtenir des jours de fractionnement, c’est-à-dire des jours de congés supplémentaires.

Si le fractionnement des congés intervient à l’initiative de l’employeur, les jours de fractionnement sont, en principe, automatiquement acquis aux salariés.

Il est toutefois possible d’y renoncer. Dans ce cas, la renonciation peut être collective (et donc intervenir par accord collectif) ou individuelle (et nécessite dans ce cas l’accord exprès du salarié).

Et c’est précisément ce qui vient d’être rappelé à un employeur…

Dans cette affaire, en effet, l’employeur a conclu des contrats de travail dans lesquels il décompte certains jours de fermeture exceptionnelle de l’entreprise des congés payés de ses salariés.

Un fractionnement des congés payés qui intervient sans leur accord et surtout, sans qu’ils puissent bénéficier de jours de fractionnement Ce qui mérite une indemnisation, selon les salariés.

A l’appui de cette demande, ils rappellent, en effet, que la renonciation aux jours de fractionnement doit être expresse. Ce qui n’est pas le cas ici !

« Et alors ? », s’interroge l’employeur, qui ne voit pas où est le problème : la clause instaurant le fractionnement des congés et acceptée par les salariés au moment de la signature de leur contrat de travail vaut renonciation aux jours de fractionnement.

« Non », tranche le juge, qui rappelle qu’il n’est pas possible de renoncer à un droit avant qu’il ne soit né.

Les salariés n’ayant ni donné leur accord pour le fractionnement des congés, ni renoncé à leurs droits à des jours de fractionnement, l’employeur est condamné à les indemniser !

Coronavirus (COVID-19) et protocole sanitaire en entreprise : quoi de neuf ?

• Télétravail

A compter du 18 mai 2021, l’ensemble des entreprises du territoire doivent définir un plan d’action afin de réduire au maximum le temps de présence sur site des salariés qui peuvent télétravailler pour les prochaines semaines.

• Ventilation

Concernant l’aération des locaux, le protocole sanitaire impose de vérifier le fonctionnement correct des ventilations et d’organiser une aération régulière des espaces de travail et d’accueil du public (idéalement quelques minutes toutes les heures). A défaut, l’employeur devra s’assurer d’un apport d’air neuf adéquat par le système de ventilation.

Il vient d’être précisé que cette aération des locaux peut aussi être assurée par une ventilation naturelle ou mécanique en état de marche.

Les portes et/ou fenêtres doivent toujours être ouvertes autant que possible, idéalement en permanence si les conditions le permettent et au minimum 5 minutes toutes les heures.

• Test de dépistage

Désormais, les entreprises peuvent, si elles le souhaitent, mettre à disposition de leurs salariés des autotests. Cette mise à disposition devra s’effectuer dans le respect des règles de volontariat et de secret médical. Les salariés devront également être informés de la marche à suivre par un professionnel de santé.

En cas de test positif, la personne devra s'isoler à son domicile, effectuer un test RT-PCR pour confirmation et suivre la procédure adaptée de prise en charge sans délai des personnes symptomatiques mise en place par l’employeur.

En cas d'impossibilité de télétravailler, le salarié devra se déclarer sur le site declare.ameli.fr, afin de bénéficier du versement d’indemnités journalières sans délai de carence.

• Vaccination

Les salariés et les employeurs sont encouragés à se faire vacciner dans le cadre de la stratégie vaccinale définie par les autorités sanitaires.

Cette vaccination, reposant sur le volontariat et le secret médical, peut être réalisée par les services de santé au travail. Il appartient alors aux employeurs de diffuser à leurs salariés des informations sur les modalités d’accès à la vaccination par le service de santé au travail de l’entreprise.

Pour information, si le salarié choisit de passer par son service de santé au travail, il est autorisé à se faire vacciner sur ses heures de travail.

Aucun arrêt de travail n’est alors nécessaire et l’employeur ne peut en aucun cas s’opposer à l’absence de ce dernier. Le salarié doit néanmoins informer son employeur de son absence pour visite médicale, mais sans avoir à en préciser le motif.

Par ailleurs, les salariés en situation d’affection de longue durée bénéficient d’une autorisation d’absence de droit pour cette vaccination rendue nécessaire par leur état de santé. L’employeur ne peut alors pas s’y opposer.

Dans tous les autres cas (hors vaccination par le service de santé au travail), il n’existe pas d’autorisation d’absence de droit. Les employeurs sont cependant incités à faciliter l’accès des salariés à la vaccination.

Enfin, certains professionnels peuvent bénéficier d’un accès facilité à la vaccination, notamment ceux de plus de 55 ans dont les activités les amènent à être plus en contact avec le virus (conducteurs de véhicule, agents d’entretien et éboueurs, employés de commerce d’alimentation, etc.).

• Reprise de l’activité et retour en entreprise

Pour rappel, certains secteurs professionnels, dont les établissements sont fermés depuis plusieurs mois, ont réouvert le 19 mai 2021 avec un retour sur le lieu de travail de salariés exerçant des activités par nature présentielle (services et accueil des clients, vente, etc.).

Cette étape doit impérativement s’organiser en respectant les mesures de prévention collective au sein de l’entreprise et les mesures barrières de protection contre la Covid-19. Elle peut faire l’objet d’un temps de sensibilisation des salariés.

Notez à ce sujet qu’un guide, élaboré par l’Anact (Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail) est mis à la disposition des employeurs pour les aider dans cette reprise.

Précisions relatives au congé de paternité des salariés

A titre préliminaire, rappelons qu’actuellement le père ainsi que, le cas échéant, le conjoint salarié de la mère ou la personne salariée liée à elle par un pacs ou son concubin, bénéficie d'un congé de paternité et d'accueil de l'enfant de 11 jours consécutifs ou de 18 jours consécutifs en cas de naissance multiple.

La durée de ce congé s’ajoute, le cas échéant, au congé naissance de 3 jours (sauf dispositions conventionnelles plus favorables) accordé par l’employeur.

Pour les naissances intervenant à compter du 1er juillet 2021, ou celles qui, intervenant plus tôt, étaient prévues à compter de cette date, ce congé passera à 25 jours calendaires, ou à 32 jours calendaires en cas de naissance multiple.

Une partie de ce congé de paternité sera désormais obligatoire. Il sera composé :

• d’une période de 4 jours calendaires consécutifs, faisant immédiatement suite au congé de naissance de 3 jours ; pendant ces 7 jours, il est interdit d’employer le salarié (et ce, même s’il n’a pas respecté son délai de prévenance quant à la date de l’accouchement et à la durée du congé) ;
• d’une période de 21 jours calendaires, portée à 28 jours calendaires en cas de naissance multiple.

A compter du 1er juillet 2021 toujours, le congé de paternité devra être pris dans les 6 mois suivant la naissance de l’enfant (contre 4 actuellement).

Concernant le délai de prévenance, le salarié devra informer son employeur de la date prévisionnelle de l’accouchement au moins un mois avant cette date.

La période de congé de 21 jours (28 en cas de naissance multiple), pourra être fractionnée en 2 périodes d’une durée minimale de 5 jours chacune. Dans cette situation, le salarié devra alors informer son employeur des dates de prises et des durées de la (ou des) période(s) de congés, au moins un mois avant le début de chacune de ces périodes.

Enfin, en cas de naissance de l’enfant avant la date prévisionnelle de l’accouchement et si le salarié souhaite débuter la ou les périodes de congé au cours du mois suivant la naissance, il devra en informer sans délai son employeur.

• Report du congé de paternité

Le report du congé paternité est toujours possible et pourra intervenir au-delà des 6 mois suivant la naissance de l’enfant, dans les cas suivants :

• hospitalisation de l’enfant ; le congé sera alors pris dans les 6 mois suivant la fin de l’hospitalisation ;
• décès de la mère ; le congé sera alors pris dans les 6 mois suivant la fin du congé dont bénéficie le père à la suite du décès de la mère.

Pour rappel dans cette dernière hypothèse, le père bénéficie d’un droit à indemnisation pour la durée restant à courir entre la date du décès et la fin du congé maternité de la mère.

Dans l’hypothèse où la naissance de l’enfant intervient alors que le salarié a pris des congés payés ou un congé pour évènements familiaux, l’interdiction d’emploi débute à l’issue de cette période de congés.

• Prolongation du congé de paternité

Lorsque l'état de santé de l'enfant nécessite son hospitalisation immédiate après la naissance dans une unité de soins spécialisée, la période de congé obligatoire de 4 jours est prolongée, à la demande du salarié, pendant la période d'hospitalisation, dans la limite de 30 jours consécutifs.

• Indemnisation du congé de paternité

Le salarié pourra bénéficier des indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) pendant l’ensemble de la période de congé paternité, et ce, même si ce congé est fractionné.

Versement transport : où travaillent les salariés ?

Une entreprise, dont le siège social est situé en Ile-de-France, exerçant dans le secteur de l’informatique, place ses salariés chez un client installé dans le département de l’Aisne.

A la suite d’un contrôle du versement transport (qui sert notamment au financement des transports en commun), l’Urssaf constate que l’entreprise paie cette contribution, pour ses salariés détachés dans l’Aisne, selon le taux appliqué dans l’Aisne (0,6 %) alors qu’elle devrait appliquer le taux valable pour l’Ile-de-France (2,6 %).

Selon l’Urssaf, la société, bien que ne comptant qu'un seul établissement implanté en Ile-de-France, est redevable pour l’ensemble de ses salariés de la contribution versement transport selon le taux applicable dans la zone d’Île-de-France (2,6%), y compris pour ses salariés travaillant en dehors de cette zone, dans l’Aisne.

Ce que conteste la société pour qui le périmètre du versement transport s’apprécie au regard du « lieu de travail » des salariés (dans l’Aisne), et non en fonction de l‘adresse du siège social de l’entreprise auquel ils sont rattachés (en Ile-de-France).

Ce que confirme le juge…

Réduction Fillon : changer de régime en cours d’année, c’est désormais possible !

A titre préliminaire, rappelons que les employeurs peuvent bénéficier, sous réserve du respect de certaines conditions, d’une réduction générale des cotisations patronales, aussi appelée « réduction Fillon », pour les salariés dont la rémunération annuelle est inférieure à 1,6 Smic.

Ce dispositif s’applique sur les cotisations et contributions patronales :

• d’assurances maladie, invalidité-décès, vieillesse ;
• d’allocations familiales ;
• d’accidents du travail ;
• de Fnal (fonds national d’aide au logement);
• de solidarité autonomie (CSA) ;
• de retraite complémentaire légalement obligatoire (Agirc-Arrco);
• d’assurance chômage (taux à 4,05 %).

Il existe également une réduction générale dite « renforcée », au titre de la contribution patronale d’assurance chômage, sur les rémunérations dues au titre des salariés employés :

• par les associations intermédiaires, les ateliers et les chantiers d’insertion ;
• dans le cadre de contrats d’apprentissage et de contrats de professionnalisation conclus avec des demandeurs d’emploi de plus de 45 ans ou par les groupements d’employeurs pour l’insertion et la qualification ;
• par les employeurs localisés en Guadeloupe, en Guyane, en Martinique, à la Réunion, à Saint-Barthélemy et à Saint-Martin, n’ayant pas opté pour le bénéfice de l’exonération spécifiquement applicable dans ces territoires.

En principe, la réduction Fillon ne peut pas être cumulée :

• avec une autre exonération (totale ou partielle) de cotisations patronales ;
• avec l’application de taux spécifiques ou de montants forfaitaires de cotisations.

Par exception toutefois, elle peut se cumuler avec :

• la déduction patronale forfaitaire applicable au titre des heures supplémentaires, applicable aux employeurs de moins de 20 salariés ;
• l’exonération prévue au titre de l’aide à domicile pour les employés des structures concernées sous certaines conditions : au titre d’un même mois, le cumul est possible pour un même salarié lorsque celui-ci intervient alternativement auprès d’un public fragile et auprès d’un autre public ;
• le taux réduit de cotisations d’allocations familiales (pour les rémunérations inférieures ou égales à 3,5 Smic) ;
• le taux réduit de cotisation maladie (pour les rémunérations inférieures ou égales à 2,5 Smic) ;
• les taux réduits de cotisations aux assurances vieillesse appliqués aux journalistes professionnels, pigistes et assimilés, aux VRP à cartes multiples et aux membres des professions médicales ;
• la déduction spécifique pour frais professionnels, applicable pour certaines professions.

Le 1er avril 2021, l’administration sociale a précisé dans sa documentation que l’option pour l’application de la réduction Fillon était désormais révocable, ce qui n’était pas le cas auparavant.

Un employeur peut donc décider de changer de régime d’exonération en cours d’année pour un même contrat de travail.

Dans ce cas, chacune des périodes d’emploi correspondantes donnera alors lieu à l’application d’un régime d’exonération distinct, comme s’il s’agissait de contrats différents.

Télétravail et NTIC : les frais peuvent être remboursés par allocation forfaitaire !

• Frais professionnels engagés par le salarié en situation de télétravail

Pour rappel, les frais engagés par le salarié en situation de télétravail sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi, sous réserve que les remboursements effectués par l’employeur soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.

Ainsi, 3 catégories de frais peuvent être identifiées et exonérées de cotisations sociales :

• les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
• les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique ;
• les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses.

D’autres frais professionnels peuvent être admis, à charge pour l’employeur de démontrer qu’il s’agit de frais professionnels liés au télétravail.

En principe, le remboursement des frais engagés par les salariés au titre du télétravail peut être exonéré de cotisations sociales s’il est effectué sur la base de leur valeur réelle.

Depuis décembre 2019, l’administration sociale admettait également la possibilité pour les employeurs de rembourser les frais professionnels liés au télétravail via le versement à leurs salariés d’une allocation forfaitaire.

Cette possibilité est officialisée depuis le 1er avril 2021 et la publication du Bulletin officiel de la sécurité sociale (Boss).

Ainsi, cette allocation est exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de :

• 10 € par mois, pour un salarié effectuant 1 jour de télétravail par semaine ;
• 20 € par mois, pour un salarié effectuant 2 jours de télétravail par semaine ;
• 30 € par mois, pour un salarié effectuant 3 jours de télétravail par semaine ;
• etc.

Désormais, les employeurs ont également la possibilité de fixer un dispositif d’allocation forfaire par jour, qui sera exonérée de cotisations sociales dès lors que son montant n’excède pas 2,50 € par jour, dans la limite de 55€ par mois.

En cas de remboursement dépassant ces limites, l’exonération ne pourra être admise que sur la base des justificatifs produits à l’occasion des contrôles.

A l’inverse, l’administration sociale tolérait l’application de l’exonération de cotisations sociales au montant d’une allocation forfaitaire fixée par accord collectif (de branche, professionnel ou de groupe), dès lors que cette allocation était attribuée en fonction du nombre de jours effectivement travaillés. Cette tolérance n’est plus admise depuis le 1er avril 2021.

• Frais professionnels au titre de l’utilisation d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC)

Les frais engagés par les salariés à la suite de l’utilisation de leurs téléphones portables personnels, ordinateurs personnels, connexion web etc., doivent être remboursés par l’entreprise.

Pour évaluer les dépenses remboursables en exonération de charges sociales, il faut prendre en compte :

• pour le matériel amortissable (ordinateur par exemple), l’annuité d’amortissement ;
• pour le petit matériel non amortissable, la valeur d’achat ;
• pour les consommables (papier, encre, etc.) et la connexion internet, les justificatifs remis par le salarié.

Il appartient alors à l’employeur de justifier des frais réellement exposés par leurs salariés.

Toutefois, depuis le 1er avril 2021, l’administration sociale admet que lorsqu’un employeur ne peut pas justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par ses salariés et que les frais engagés sont justifiés par une raison professionnelle, ceux-ci peuvent être remboursés sur la base d’une allocation forfaitaire qui ne peut excéder 50 € par mois.

• En cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure

L’administration sociale précise qu’en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure, les frais professionnels des salariés engagés à des fins professionnelles pour l’utilisation d’outils issus des NTIC en leur possession, en l’absence d’outils fournis par leur employeur, sont considérés comme des charges de caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l’emploi.

Dans cette situation, ces frais doivent donc être remboursés par l’employeur, de la même manière que sont remboursés les frais professionnels liés au télétravail.

Cependant, ce remboursement lié aux frais de télétravail n’est pas cumulable avec le remboursement des frais liés à l’utilisation des outils NTIC personnels.