Qui prend les décisions stratégiques ?

Un salarié, exerçant des fonctions de directeur, réclame à son employeur la reconnaissance de sa qualité de cadre dirigeant. Ce qu’il lui refuse.

Pourtant, insiste le salarié, il remplit, selon lui, toutes les conditions pour se voir reconnaître cette qualité :

• il jouit d’une grande indépendance dans l’organisation de son emploi du temps en raison de l’importance de ses responsabilités ;
• il est habilité à prendre des décisions de façon largement autonome ;
• il perçoit une rémunération parmi les plus élevées de l’entreprise.

Il rappelle qu’il assure la direction opérationnelle de la société dans le respect des orientations stratégiques décidées par la société mère, associé unique et dirigeant de fait, participe aux réunions de son conseil d’administration pour définir les objectifs, présenter les résultats et proposer des axes de développement de la société.

Il est, en outre, titulaire d’une délégation de pouvoir non limitée et seul décisionnaire en matière de gestion des ressources humaines, d’investissements, du développement de la clientèle, de propositions commerciales et de politique tarifaire, notamment.

Autant d’arguments qui confinent à la reconnaissance de sa qualité de cadre dirigeant, estime-t-il.

Ce qui ne convainc pourtant pas le juge : si le salarié exerce, en effet, des fonctions impliquant une grande indépendance dans l’organisation de son emploi du temps et perçoit la rémunération la plus élevée de l’entreprise, il ne dispose que d’une certaine autonomie dans l’exercice de ses missions opérationnelles de directeur.

Il retient que c’est, en réalité, le conseil d’administration de la société mère qui prend les décisions stratégiques. Le salarié ne participe donc pas à la direction de l’entreprise et ne peut donc pas prétendre à la qualité de cadre dirigeant.

Source : Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 19 juin 2019, n° 18-11083

Qualité de cadre dirigeant : des conditions à respecter © Copyright WebLex - 2019

Vote électronique et protection des données personnelles

Il est possible de recourir au vote électronique, si un accord d'entreprise ou, à défaut, l'employeur le décide, dans le respect d’un cahier des charges établi par accord collectif ou, à défaut, par l’employeur.

La mise en place du vote électronique n'exclut pas d’office le vote à bulletin secret sous enveloppe, mais l’accord collectif ou l’employeur peuvent décider de ne recourir qu’au vote électronique.

L’employeur devra, au préalable, identifier le niveau de risque du scrutin parmi les 3 niveaux déterminés par la CNIL, à savoir :

• Niveau 1 : ce niveau s'applique pour les scrutins impliquant peu d'électeurs, se déroulant dans un cadre non conflictuel, à l'issue duquel les personnes élues auront peu de pouvoirs ;
• Niveau 2 : ce niveau s'applique à des scrutins impliquant un nombre important d'électeurs et présentant un enjeu élevé pour les personnes, mais dans un contexte dépourvu de conflictualité particulière ;
• Niveau 3 : ce niveau concerne les scrutins impliquant un nombre important d'électeurs et présentant un enjeu très élevé, dans un climat potentiellement conflictuel.

S’agissant des élections professionnelles, le niveau de risque correspondrait au niveau 2 dans un cadre non conflictuel, au niveau 3 dans un cadre conflictuel.

La CNIL déconseille d’utiliser un dispositif de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, dans l'hypothèse où les sources de menace peuvent disposer à la fois de ressources importantes et d'une motivation forte (et correspondant au niveau 3).

Une fois le niveau de risque identifié, le responsable de traitement peut déterminer les objectifs de sécurité que la solution de vote doit atteindre. Chaque niveau de risque se voit associer des objectifs de sécurité qui permettent de définir le niveau de sécurité attendu. La CNIL rappelle, à ce sujet, que les traitements de données personnelles, issues des dispositifs de vote, doivent en principe faire l'objet d‘une analyse d'impact relative à la protection des données.

Les solutions de vote dont le scrutin présente un risque de niveau 2 doivent atteindre a minima l'ensemble des objectifs de sécurité suivants :

• mettre en œuvre une solution technique et organisationnelle de qualité ne présentant pas de faille majeure (faille publiée par l'éditeur et/ou rendue publique par des tiers) ;
• définir le vote d'un électeur comme une opération atomique, c'est-à-dire comme comportant de manière indivisible le choix, la validation, l'enregistrement du bulletin dans l'urne, l'émargement et la délivrance d'un récépissé ;
• authentifier les électeurs en s'assurant que les risques majeurs liés à une usurpation d'identité sont réduits de manière significative ;
• assurer la stricte confidentialité du bulletin dès sa création sur le poste du votant ;
• assurer la stricte confidentialité et l'intégrité du bulletin pendant son transport ;
• assurer, de manière organisationnelle et/ou technique, la stricte confidentialité et l'intégrité du bulletin pendant son traitement et son stockage dans l'urne jusqu'au dépouillement
• assurer l'étanchéité totale entre l'identité de votant et l'expression de son vote pendant toute la durée du traitement ;
• renforcer la confidentialité et l'intégrité des données en répartissant le secret permettant le dépouillement exclusivement au sein du bureau électoral et garantir la possibilité de dépouillement à partir d'un seuil de secret déterminé ;
• définir le dépouillement comme une fonction atomique utilisable seulement après la fermeture du scrutin ;
• assurer l'intégrité du système, de l'urne et de la liste d'émargement ;
• s'assurer que le dépouillement de l'urne puisse être vérifié a posteriori ;
• assurer une haute disponibilité de la solution ;
• assurer un contrôle automatique de l'intégrité du système, de l'urne et de la liste d'émargement ;
• permettre le contrôle automatique par le bureau électoral de l'intégrité de la plateforme de vote pendant tout le scrutin ;
• authentifier les électeurs en s'assurant que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d'identité sont réduits de manière significative ;
• assurer un cloisonnement logique entre chaque prestation de vote de sorte qu'il soit possible de stopper totalement un scrutin sans que cela ait le moindre impact sur les autres scrutins en cours ;
• utiliser un système d'information mettant en œuvre les mesures de sécurité physique et logique recommandées par les éditeurs et l'ANSSI ;
• assurer la transparence de l'urne pour tous les électeurs.

Les solutions de vote dont le scrutin présente un risque de niveau 3 doivent atteindre a minima l'ensemble des objectifs de sécurité précités, ainsi que les suivants :

• étudier les risques selon une méthode éprouvée afin de définir les mesures les plus adéquates au contexte de mise en œuvre ;
• permettre la transparence de l'urne pour tous les électeurs à partir d'outils tiers ;
• assurer une très haute disponibilité de la solution de vote en prenant en compte les risques d'avarie majeure ;
• permettre le contrôle automatique et manuel par le bureau électoral de l'intégrité de la plateforme pendant tout le scrutin ;
• assurer un cloisonnement physique entre chaque prestation de vote de sorte qu'il soit possible de stopper totalement un scrutin sans que cela ait le moindre impact sur les autres scrutins en cours.

Quel que soit le niveau déterminé, il convient de fournir aux électeurs, en temps utile, une note explicative détaillant clairement les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Tout responsable de traitement mettant en œuvre un système de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, doit faire expertiser sa solution par un expert indépendant, que la solution de vote soit gérée en interne ou fournie par un prestataire. L'expertise doit couvrir l'intégralité du dispositif installé avant le scrutin (logiciel, serveur, etc.), la constitution des listes d'électeurs et leur enrôlement et l'utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.).

S’agissant du vote, les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Les fichiers nominatifs des électeurs constitués aux fins d'établir la liste électorale, d'adresser le matériel de vote et de réaliser les émargements ne peuvent être divulgués sous peine de sanctions pénales.

Notez que, dans le cas où le scrutin est mixte, composé d'un vote par correspondance électronique associé à un vote par correspondance papier par exemple, il convient que le vote électronique permette aux électeurs les mêmes possibilités que celles offertes par le vote papier, telle que la possibilité de voter nul ou blanc lorsque cela est prévu pour un scrutin, afin de ne pas créer de distorsion en fonction du moyen utilisé. Dans le cas où ces différentes possibilités sont offertes à l'électeur, il convient d'être attentif au fait qu'une personne ne puisse pas voter deux fois, notamment en utilisant le système par correspondance papier et le système par Internet. Ainsi la solution retenue doit permettre d'écarter les votes par correspondance papier d'une personne ayant déjà voté par Internet.

Source : Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

Elections professionnelles par vote électronique : de nouvelles recommandations ! © Copyright WebLex - 2019

Contrat de travail = lien de subordination

Un auto-entrepreneur exerce une activité commerciale au profit d’une société. Mais cette dernière est finalement placée en liquidation judiciaire, mettant ainsi fin à la prestation.

L’auto-entrepreneur réclame alors la requalification de son contrat en contrat de travail, afin d’obtenir les indemnités de rupture correspondantes. A cette fin, il avance qu’il travaillait sous la subordination de l’entreprise, le lien de subordination caractérisant l’existence d’un contrat de travail.

Il devait, en effet, respecter un planning mentionnant des horaires de travail, travaillait dans un secteur attribué par l’entreprise qui lui assignait ses objectifs et devait respecter la procédure de vente qu’elle avait mis en place.

En outre, cet auto-entrepreneur apparaissait dans les listings de la société en qualité de commercial, participait à ses repas de fête et aux formations qu’elle proposait.

Mais pour le juge, cela ne suffit pas à caractériser le lien de subordination. Il constate effectivement qu’inscrit en qualité d’auto-entrepreneur, celui-ci gérait son emploi du temps (à l’exception de réunions et de visites ponctuelles), ne recevait aucun ordre ni directive précise et que ses objectifs ne faisaient l’objet d’aucun contrôle et d’aucune sanction.

Et parce que le lien de subordination n’est, ici, pas caractérisé, il n’y a pas de contrat de travail.

Source : Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 3 juillet 2019, n° 17-21868

L’auto-entrepreneur qui voulait devenir salarié © Copyright WebLex - 2019

TESE, CEA, TESA, CESU : des dispositifs simplifiés de déclaration sociale

Par principe, le défaut de production de la DSN dans les délais prescrits ou l'omission de salariés ou assimilés entraîne l'application d'une pénalité de 1,5 % du plafond mensuel de sécurité sociale par salarié ou assimilé (soit 50,66 € pour l’année 2019). Cette pénalité est appliquée pour chaque mois ou fraction de mois de retard. Elle est calculée en fonction de l'effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l'employeur.

Lorsque le défaut de production n'excède pas 5 jours, la pénalité est plafonnée à 150 % du plafond mensuel de sécurité sociale (soit 5 065,50 € pour l’année 2019). Ce plafonnement n'est applicable qu'une seule fois par année civile.

Si l’inexactitude des rémunérations déclarées a pour effet de minorer le montant des cotisations dues, l’employeur encourt une pénalité de 1 % du plafond mensuel de sécurité sociale par salarié ou assimilé (soit 33, 77 € pour l’année 2019).

Dans les autres cas, pour chaque salarié déclaré ou pour les données d'identification de l'employeur, les omissions et inexactitudes de données dans la déclaration peuvent être sanctionnées par une pénalité égale à 1/3 de celle applicable dans les cas précédents. Mais elle n'est pas applicable en cas de régularisation de l'employeur dans les 30 jours suivant la transmission de la déclaration portant les données omises ou inexactes.

Ces règles s’appliquent également aux personnes utilisant un dispositif simplifié de déclaration sociale (TESE, CEA ou TESA) lorsqu’il s’agit :

• d’entreprises, autres que celles qui emploient des intermittents du spectacle ;
• d’associations à but non lucratif et de fondations dotées de la personnalité morale, ainsi que d’associations de financement électoral.

Quant aux particuliers qui recourent au CESU, pour leurs employés de maison, assistants maternels, aides familiaux au pair ou accueillants familiaux, ces dispositions s’appliquent également sous réserve des aménagements suivants :

• le défaut de production de la déclaration dans les délais prescrits entraîne une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de sécurité sociale ;
• l’inexactitude des rémunérations déclarées ayant pour effet de minorer le montant des cotisations est sanctionnée par une pénalité de 0,25 % du plafond mensuel de sécurité sociale.

Pour l’ensemble de ces employeurs, le directeur de l'Urssaf (ou de la MSA, selon le cas) peut accorder des échéanciers de paiement et des sursis à poursuites pour le règlement des cotisations, des pénalités et des majorations de retard, à condition que l’employeur reverse l’intégralité des cotisations et des retenues à la source dues sur les rémunérations de son/ses salarié(s).

Notez malgré tout que tout employeur qui retiendrait par devers lui le montant correspondant à la retenue à la source de son salarié encourt une amende de 1 500 € au plus (le montant est quintuplé lorsque l’employeur est une personne morale).

Les employeurs de moins de 11 salariés qui recourent au TESE ou au CEA ne peuvent pas opter pour le versement trimestriel des cotisations sociales.

Les dispositions spécifiques à l’Outre-mer et relatives au titre de travail simplifié sont supprimées, ce dispositif étant remplacé par le TESE.

Enfin, les taux et plafonds de cotisations sociales applicables sont, par principe, ceux en vigueur au cours de la période de travail au titre de laquelle ces cotisations sont dues.

Par exception, et jusqu’au 1er janvier 2020, pour les employeurs n’ayant pas d’établissement en France et qui recourent à un/des dispositif(s) simplifié(s) de déclaration sociale, le taux applicable sera celui en vigueur au moment de la déclaration. Pour rappel, cette déclaration doit être effectuée au plus tard le 5ème jour suivant la période d’activité.

Attestation Pôle emploi : à transmettre via la DSN ?

A la fin d’un contrat de travail, vous devez remettre au salarié une attestation Pôle Emploi. L’établissement de cette attestation passe, en principe, par la DSN.

Toutefois, pour certains contrats, la remise de cette attestation ne passe pas par la DSN. Il s’agit :

• des contrats de travail dont le début et le terme interviennent entre 2 échéances successives de transmission de la DSN (sauf en cas de contrat de mission des entreprises de travail temporaire, de CDD pour les associations intermédiaires, de CDD saisonniers ou d’usage) ;
• des fins de contrat de travail du personnel navigant de la marine marchande, des marins-pêcheurs, des ouvriers dockers ainsi que des ouvriers et techniciens de l’édition d’enregistrement sonore, de la production cinématographique et audiovisuelle, de la radio, de la diffusion et du spectacle.

En principe, les attestations chômage relative à ces contrats auraient dû passer par la DSN à compter du 1er janvier 2019, mais l’échéance a été reportée à une date qui sera fixée ultérieurement et au plus tard au :

• 1er janvier 2020, pour les contrats de travail dont le début et le terme interviennent entre 2 échéances successives de transmission de la DSN (hors contrat de mission des entreprises de travail temporaire, CDD pour les associations intermédiaires, CDD saisonniers et CDD d’usage) ;
• 1er janvier 2021, pour les fins de contrat du personnel navigant de la marine marchande, des marins-pêcheurs, des ouvriers dockers ainsi que des ouvriers et techniciens de l’édition d’enregistrement sonore, de la production cinématographique et audiovisuelle, de la radio, de la diffusion et du spectacle.

Source : Décret n° 2019-613 du 19 juin 2019 relatif à la simplification des déclarations sociales des employeurs

Simplification des déclarations sociales : du nouveau © Copyright WebLex - 2019

Inaptitude et reclassement : cas vécu n° 1

Une salariée se voit déclarée, par le médecin du travail, inapte à son poste en une seule visite en raison d’un danger immédiat. Le médecin du travail précise toutefois qu’un reclassement reste possible sur un poste similaire à celui qu’elle occupait précédemment à celui à l’origine de son inaptitude.

Mais finalement, faute de reclassements possibles, l’employeur finit par la licencier pour inaptitude et impossibilité de reclassement.

Sauf que la salariée constate que l’employeur a procédé à des recrutements en contrat à durée déterminée (CDD) sur des postes qui répondaient aux critères repris par le médecin dans son avis d’inaptitude. La salariée considère donc que son licenciement repose sur un motif dépourvu de cause réelle et sérieuse.

Ce que confirme le juge : le licenciement est effectivement dépourvu de cause réelle et sérieuse dans la mesure où plusieurs postes qu’elle aurait pu occuper ont été pourvus par CDD sans être proposés à la salariée.

Inaptitude et reclassement : cas vécu n° 2

A la suite d’un accident du travail, un salarié est déclaré inapte à reprendre son poste. Comme le lui impose la réglementation, l'employeur est donc tenu de lui proposer, compte tenu des conclusions écrites du médecin du travail et des indications qu'il formule sur l'aptitude du salarié à exercer l'une des tâches existant dans l'entreprise, et après avis des représentants du personnel, un autre emploi approprié à ses capacités et aussi comparable que possible à l'emploi précédemment occupé. Au besoin, il peut mettre en œuvre des mesures telles que mutations, des transformations de postes ou un aménagement du temps de travail.

Et justement, l’employeur lui propose un poste qui répond à ces critères et caractéristiques, mais le salarié refuse ce poste. L’employeur estime donc que le salarié doit assumer les conséquences de son refus et décide de le licencier pour inaptitude.

Et le juge confirme ici que l’employeur a respecté son obligation de reclassement : le refus du salarié d’occuper un poste qui correspondait à ses capacités et qui n'impliquait aucune modification de son contrat de travail est injustifié.

Sources :

• Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 4 septembre 2019, n° 18-18169
• Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 4 septembre 2019, n° 18-15147

Inaptitude physique : un reclassement obligatoire ? © Copyright WebLex - 2019

Réintégration après un congé : qu’est-ce qu’un « poste similaire » ?

Une salariée, embauchée par un hypermarché en qualité d’employée commerciale au poste de retoucheuse, a été longuement absente puisqu’après un congé maternité, elle a bénéficié d’un congé parental d’éducation, puis d’un congé pour création ou reprise d’entreprise.

A l’issue du dernier congé, elle a réintégré l’entreprise, mais sur un autre poste : elle est affectée au poste d’employée commerciale au service alimentaire et de magasinier au rayon boucherie.

Ce que conteste la salariée qui estime que son employeur a manqué à son obligation de réintégration, celle-ci devant être réalisée sur son poste antérieur ou un poste similaire.

Justement, souligne l’employeur : il s’agit d’un poste similaire dans la mesure où la salariée n’a pas changé de qualification. Elle reste employée commerciale, ce n’est que le service qui change.

Et cette possibilité est précisément prévue dans la fiche de poste établie dans l’entreprise : un employé commercial peut remplacer ou être remplacé par un autre employé commercial dans un autre rayon de l'hypermarché.

Peu importe, répond le juge : parce qu’avant son congé, la salariée a exercé principalement les fonctions de retoucheuse et qu'à l'issue de son congé, elle a été affectée au poste d'employée libre-service alimentaire et magasinier au rayon boucherie, il est clair qu’elle n’a pas été réintégrée dans un emploi similaire au précédent.

Source : Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 3 juillet 2019, n° 18-14949

Absence prolongée : qui va à la chasse perd sa place ? © Copyright WebLex - 2019

Une carence imposée en contrepartie d’une meilleure indemnisation ?

Une entreprise exerçant une activité de centre d’appels met en place un régime de prévoyance dans le cadre d’une décision unilatérale de l’employeur. Ce régime garantit, notamment, un maintien de salaire en cas d’arrêt maladie.

Mais un syndicat constate que ce maintien de salaire n’est effectivement assuré qu’après un délai de carence de 3 jours. Or, la convention collective Syntec, applicable à l’entreprise, prévoit une indemnisation des arrêts maladie des salariés ayant au moins 1 an d’ancienneté sans délai de carence. Il exige donc de l’employeur qu’il applique les garanties prévues par la convention collective.

Ce que conteste l’employeur : certes, le contrat de prévoyance prévoit une carence de 3 jours ; cependant, le contrat est plus avantageux pour les salariés dans la mesure où il prévoit une meilleure indemnisation des arrêts maladie de longue durée sans condition d’ancienneté. Selon lui, le contrat de prévoyance a donc force de Loi et s’applique en ces termes aux salariés.

« Non », répond le juge : le régime de prévoyance mis en place par l’employeur n’est pas plus favorable aux salariés que la convention collective elle-même dans la mesure où il impose un délai de carence là où la convention n’en prévoit pas et où l’amélioration d’indemnisation ne concerne finalement qu’une minorité des salariés de l’entreprise.

Notez que, dans pareil cas, si l’organisme de prévoyance ne prend pas en charge le maintien de salaire dès le premier jour d’absence (sans carence), c’est à l’employeur qu’il revient d’assurer lui-même le complément d’indemnisation.

Source : Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 13 juin 2019, n° 17-31711

Indemniser les arrêts maladie : avec ou sans carence ? © Copyright WebLex - 2019

Exposition à une substance nocive ou toxique = préjudice d’anxiété possible

A l’origine, lorsqu’un salarié a été exposé à l’amiante, générant un risque élevé de déclarer une maladie grave, il peut agir contre son employeur pour manquement à son obligation de sécurité et réclamer une indemnisation de son « préjudice d’anxiété ».

Cette possibilité n’était toutefois ouverte qu’aux salariés pouvant prétendre à la préretraite amiante.

Mais le juge a reconnu, par la suite en avril 2019, que tout salarié justifiant d’une exposition à l’amiante générant un risque élevé de développer une maladie grave peut agir contre son employeur pour manquement à son obligation de sécurité. Sous réserve, toutefois, d’apporter la preuve de son préjudice personnel, mais sans nécessairement avoir à justifier qu’il peut prétendre à la préretraite amiante.

Et le juge vient d’admettre qu’un salarié peut prétendre à la réparation de son préjudice d’anxiété en lien avec une exposition à une substance nocive ou toxique générant un risque élevé de développer une pathologie ou une maladie grave.

Cela suppose toutefois que le salarié justifie avoir été exposé à une telle substance nocive ou toxique générant un risque élevé de développer une pathologie ou une maladie grave. Et il doit apporter la preuve de son préjudice d’anxiété, ce qui suppose de faire état de son état psychologique.

Bien entendu, comme pour l’amiante, l’employeur peut se dégager de cette responsabilité s’il prouve qu’il a pris toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé de ses salariés.

Source : Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 11 septembre 2019, n° 17-24879

Préjudice d’anxiété : il n’y a pas que l’amiante ! © Copyright WebLex - 2019

Indemnité de congés payés : quelles rémunérations prendre en compte ?

Pour rappel, les congés payés sont rémunérés, selon la méthode la plus favorable au salarié :

• sur la base de 10 % de la rémunération totale qu’il a perçue au cours de la période de référence (fixée, à défaut d’accord collectif, du 1er juin au 31 mai) ;
• à hauteur de la rémunération qu’il aurait perçue s’il avait travaillé pendant sa période de congés payés (dans ce cas, son salaire est tout simplement maintenu).

Mais quelles sont les rémunérations à prendre en compte dans le calcul de cette « indemnité de congés payés » ?

Un salarié, soumis à la convention collective nationale des industries et du commerce de la récupération, estime que la prime annuelle de vacances accordée par cette convention doit être prise en compte dans le calcul de l’indemnité de congés payés. Ce que conteste l’employeur.

Pourtant, cette convention collective prévoit que le montant de la prime de vacances est calculé en fonction du nombre d’heures de travail effectif du salarié accompli sur une période de référence de 12 mois (entre le 1er juin de l’année écoulée et le 31 mai de l’année en cours).

Le juge en conclut donc que cette prime de vacances n’a pas pour objet de rémunérer des périodes de travail et de congés confondues. Par conséquent, elle doit être prise en compte pour calculer la rémunération des congés payés. Peu importe qu’elle soit allouée pour une année entière, précise-t-il.

Source : Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 3 juillet 2019, n° 18-16351

Congés payés : combien ça coûte ? © Copyright WebLex - 2019

Contrôle Urssaf : des conditions strictes de numérisation des documents

Depuis le 1er juillet 2019, si vous souhaitez conserver vos documents ou pièces justificatives nécessaires au calcul et au contrôle des cotisations sociales sur support informatique, vous devez respecter un certain nombre de modalités de numérisation.

Tout d’abord, la numérisation du document original doit garantir sa copie conforme. En cas de mise en place d’un code couleur, les couleurs sont reproduites à l'identique. Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits.

Si vous souhaitez compresser le fichier obtenu, cette compression doit s'opérer sans perte.

Les opérations d'archivage numérique des documents établis originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

Afin d’assurer l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. Chaque document est assorti :

• d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
• d'une empreinte numérique ;
• d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
• ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Attention, si la présentation d'une pièce justificative ou d'un document numérisé ne répond pas à ces conditions, vous devrez présenter l'original au format papier.

A défaut, vous serez réputé n’avoir pas présenté le document ou la pièce justificative nécessaires au calcul ou au contrôle des cotisations sociales.

Source : Arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l'article L. 243-16 du code de la sécurité sociale

Présenter des pièces numérisées lors d’un contrôle Urssaf : attention ! © Copyright WebLex - 2019