La collecte des données d’un candidat à l’embauche

Pour les besoins d’un recrutement, vous êtes autorisé à collecter les données personnelles d’un futur salarié.

La seule limite ? Ces données doivent être absolument nécessaires pour vérifier les compétences du salarié à occuper le poste proposé.

Ainsi, sont strictement interdites les collectes de données relatives :

• au numéro de sécurité sociale et aux coordonnées bancaires (sauf pour les entreprises de travail temporaire) ;
• aux membres de la famille ;
• à l’apparence physique (mensurations, couleur des cheveux, poids, etc.).

Notez que cette dernière interdiction connaît des exceptions : c’est le cas, par exemple, lorsque l’une de ces informations constitue un élément essentiel du contrat conclu (comme pour un mannequin, un pilote de courses, un jockey, etc.).

L’interdiction de toute forme de discrimination à l’embauche vous interdit également de collecter et conserver des données relatives à l’origine raciale, ethnique, aux opinions politiques, philosophiques, religieuses ou encore à l’appartenance syndicale.

Idem pour les informations relatives à l’état de santé ou à la vie sexuelle du candidat dont la collecte est prohibée.

Pour prévenir toute difficulté, sachez que les données collectées ne doivent être communiquées qu’aux personnes chargées du recrutement, le cas échéant.

Si vous souhaitez conserver les données d’un candidat que vous ne retenez pas pour un poste futur (par exemple en gardant son CV ou sa lettre de motivation), assurez-vous d’obtenir son consentement. Dans ce cas, la conservation de ces données ne peut être que temporaire.

Un guide du recrutement, élaboré par la CNIL, rappelle l’ensemble des principes à respecter dans le cadre de la collecte et du traitement des données des candidats à l’embauche.

La collecte des données des salariés

S’agissant de la gestion courante de l’entreprise, vous êtes amené à collecter et traiter un certain nombre d’informations personnelles de vos salariés, parmi lesquelles :

• la copie des diplômes ou agréments obtenus ;
• le taux d’imposition ;
• les coordonnées d’un proche en cas d’urgence ;
• le relevé d’identité bancaire.

La collecte de ces informations doit être strictement limitée aux données absolument nécessaires à la bonne marche de l’entreprise.

Là encore, seuls les services concernés (paie, RH, etc.) doivent pouvoir accéder à ces données.

Les informations collectées peuvent être conservées pour une durée limitée, correspondant généralement à la durée du contrat dans l’entreprise. Une fois le contrat rompu, vous êtes autorisé à conserver ces données pendant 5 ans, notamment afin de répondre à vos obligations comptables, sociales ou fiscales.

L’acceptation du CSP par une salariée enceinte suffit-elle à rompre son contrat de travail ?

Un employeur envisage de licencier une salariée pour motif économique et lui propose donc un contrat de sécurisation professionnelle (CSP). Au terme du délai de réflexion dont elle disposait, la salariée accepte le bénéfice du CSP...

… avant de saisir le juge pour obtenir la nullité de son licenciement en raison de son état de grossesse.

Elle rappelle, en effet, qu’elle devait bénéficier de la protection contre le licenciement puisque à la date d’expiration du délai de réflexion, sa grossesse était médicalement constatée.

Rappelons que l’employeur ne peut pas rompre le contrat de travail d’une salariée dont l’état de grossesse est médicalement constaté, sauf à justifier d’une faute grave de la salariée ou de l’impossibilité de maintenir son contrat pour un motif étranger à la grossesse.

Or ici, l’employeur n’a pas justifié d’une telle impossibilité.

Mais l’employeur n’est pas du même avis : dès lors que la salariée a accepté le CSP, son contrat de travail a été rompu d’un commun accord et ce, même si l’acceptation est intervenue alors qu’elle était enceinte.

Il n’avait donc pas à justifier de l’existence d’une faute grave commise par la salariée ou de son impossibilité de maintenir le contrat de travail !

« Non ! », tranche le juge, qui rappelle que l’adhésion au CSP ne constitue pas une rupture conventionnelle, mais est une modalité de licenciement pour motif économique.

La salariée, dont l’état de grossesse était médicalement constaté à la date d’expiration du délai de réflexion, bénéficiait donc bien de la protection contre le licenciement.

S’il souhaitait la licencier, l’employeur devait nécessairement justifier de l'impossibilité de maintenir son contrat de travail pour un motif étranger à la grossesse, ce qu’il n’a pas fait ici…

Par conséquent, le licenciement est nul !

Ordre du jour du CSE : quand les élus pensent avoir trouvé la faille…

Un employeur est condamné pour avoir reformulé lors de l’élaboration de l’ordre du jour d’une réunion du CSE d’établissement (CSEE) une question préalablement transmise par les élus.

Pour eux, cette reformulation constitue une atteinte à leur liberté d’expression et n’est permise que lorsqu’elle concerne l’une des attributions de la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)… Ce qui n’est pas le cas ici.

L’employeur était donc obligé de retranscrire fidèlement et sans aucune reformulation, anonymisation ou regroupement les questions adressées par les membres, ce qu’il n’a manifestement pas fait !

Une condamnation que l’employeur s’empresse de contester. Pour lui, le règlement intérieur du CSEE prévoit une élaboration conjointe de l’ordre du jour entre les membres de l’instance (représentés par la secrétaire du CSEE) et la direction de l’entreprise.

Le caractère conjoint de cette élaboration doit permettre à l’employeur, président de l’instance, de reformuler librement une question posée !

« Tout à fait ! », confirme le juge : l’ordre du jour est établi et signé conjointement par la direction et par la secrétaire, membre de la représentation du personnel du CSEE. Dès lors, rien ne s’oppose à ce que l’employeur reformule une question posée par les membres de l’instance.

Passeport et carte nationale d’identité : le délai de conservation des données passe de 6 à 12 mois

Afin de répondre aux demandes de passeports et de cartes d’identité (CNI), des informations sous forme dématérialisée sont recueillies au moyen des téléservices à disposition des usagers.

6 mois : il s’agissait de la durée maximale de conservation des données à caractère personnel et des informations prévues pour certaines demandes de titres, démarrant à compter de la date de validation de la pré-demande ou de la demande par l'usager, ces données et informations étant détruites en cas d'absence de validation de la pré-demande ou de la demande.

Ce délai visait le :

• permis de conduire (à l’exception des demandes de permis international et d’échange de permis étrangers), pour les données enregistrées au sein du traitement dédié ;
• passeport et la CNI ;

Depuis le 7 octobre 2023, un nouveau délai est à prendre en considération.

Le Gouvernement a, en effet, allongé de 6 mois supplémentaires la durée de conservation des données à caractère personnel et informations prévues pour les demandes de passeport et de CNI à compter de la validation de la pré-demande par l’usager.

En tout état de cause, ces données et informations seront détruites en cas d’absence de validation de la pré-demande.

Salarié candidat aux élections professionnelles : à quel moment est-il « protégé » ?

Le salarié candidat aux élections professionnelles bénéficie, pendant une durée de 6 mois à partir de l’envoi par lettre recommandée de sa candidature à l’employeur, d'une protection contre :

• le licenciement
• les modifications imposées de son contrat de travail ou de ses conditions de travail.

Mais pour que cette protection soit effective, encore faut-il que l’employeur en ait connaissance…

Dans une récente affaire, une salariée est convoquée à un entretien préalable en vue d’une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement.

2 semaines après cet entretien, elle se déclare candidate aux élections des représentants du personnel.

Peu après, l’employeur lui notifie sa mutation disciplinaire, ce qu’elle conteste, l’employeur n’ayant pas tenu compte de son statut de salariée protégée...

Un statut qui lui confère une protection particulière empêchant son employeur de lui imposer une telle sanction.

Sauf qu’au moment de l’envoi de la convocation à l’entretien préalable, il n’avait pas connaissance de ce statut protecteur, conteste l’employeur. Il rappelle, en effet que la salariée ne s’était pas (encore) déclarée candidate aux élections. Elle ne bénéficiait donc pas du statut de salariée protégée et il n’avait pas à obtenir son accord pour prononcer cette sanction.

« À tort ! », estime le juge, qui donne raison à la salariée : c’est au moment où l’employeur impose la mutation à la salariée qu’il convient de se placer pour apprécier l’existence du statut de salariée protégée.

Ici, au moment de prononcer la sanction, l’employeur avait connaissance de la candidature de la salariée.

Par conséquent, il ne pouvait pas lui imposer de modification de ses conditions de travail sans son accord, peu important que cette candidature soit postérieure à la convocation de la salariée à l'entretien préalable à la sanction disciplinaire.

Suppression économique de tous les postes d’une catégorie : pas d’ordre à respecter !

Au cours d’un licenciement pour motif économique, l’employeur doit, en principe, respecter les critères légaux ou conventionnels applicables pour déterminer l’ordre de départ des salariés.

Dans une récente affaire, une salariée, licenciée pour motif économique, conteste la procédure suivie : selon elle, l’employeur n’a pas respecté les critères applicables pour déterminer l’ordre des départs.

Au soutien de sa demande, elle fait valoir le fait que l’employeur n’a précisé ni les catégories professionnelles concernées par les suppressions de poste ni les critères choisis pour l’ordre des licenciements.

« Pas besoin ! », répond l’employeur : tous les postes de la catégorie professionnelle à laquelle la salariée appartenait ont été supprimés… Ce qui a d’ailleurs été précisé à la salariée lors du licenciement !

Puisque l’employeur n’a fait aucun choix en supprimant tous les postes de la catégorie professionnelle, il n’a pas à préciser les critères retenus pour fixer un ordre des départs.

« Tout à fait ! », confirme le juge : l’employeur qui licencie tous les salariés appartenant à une même catégorie professionnelle n’opère aucun choix parmi ces salariés.

Dès lors, le respect des critères fixant l’ordre des départs ne s’applique pas puisque tous les postes de la catégorie professionnelle sont supprimés.

Vidéosurveillance dans l’entreprise : attention à la finalité poursuivie !

Un employeur met en place une vidéosurveillance des entrepôts de sa société, le but étant d’assurer la sécurité de son personnel et de ses biens.

Quelque temps plus tard, grâce à ces enregistrements vidéo, il découvre qu’un salarié a fumé dans un local de repos où cela est interdit pour des raisons de sécurité. Un local dans lequel il est d’ailleurs resté près d’une heure…

Une situation inacceptable, pour l’employeur, qui prononce une mise à pied disciplinaire de 2 semaines à l’égard de ce salarié.

Ce que ce dernier conteste, réclamant également un rappel de salaire correspondant à la période couverte par la mise à pied.

Le salarié estime, en effet, que la preuve obtenue par la vidéosurveillance est illicite et ne peut donc pas être utilisée par l’employeur pour justifier la sanction disciplinaire appliquée. Pourquoi ? Parce que l’employeur ne peut pas utiliser un procédé de vidéosurveillance pour un objectif autre que celui pour lequel il l’a déclaré.

Or la finalité de la vidéosurveillance était ici d’assurer la sécurité du personnel et des biens… pas de surveiller le personnel et de contrôler les horaires de travail !

« Au contraire ! » rétorque l’employeur, qui rappelle qu’il est libre de mettre en place des procédés de surveillance des entrepôts ou d’autres locaux dans lesquels les salariés ne travaillent pas ou n'exercent pas leurs fonctions, sans avoir à les en informer, puisqu'ils ne visent pas à contrôler leur activité.

Il n’a donc rien à se reprocher, et la sanction disciplinaire prononcée est parfaitement justifiée.

« Non ! », tranche le juge, qui donne raison au salarié. L’enregistrement vidéo litigieux ayant été obtenu de manière illicite, l’employeur ne pouvait pas l’utiliser pour justifier la sanction disciplinaire du salarié.

Un nouveau service pour les congés pris après le 27 septembre 2023…

Dorénavant, les différentes périodes des congés « paternité » et « accueil de l’enfant » peuvent être déclarées sur le compte entreprise pour les congés pris après le 27 septembre 2023.

Attention, ce nouveau service ne concerne pas les congés ayant déjà au moins une période indemnisée avant le 27 septembre 2023 inclus.

En pratique, pour accéder au service, l’employeur doit s’inscrire sur net-entreprises.fr et demander :

• un accès au « compte entreprise – vos démarches Maladie et Risques professionnels » ;
• un accès pour déclarer les « attestations de salaire pour le versement des IJ ».

Une fois ces 2 accès obtenus, l’employeur (ou son mandataire) peut saisir les périodes de congés « paternité » et « accueil de l’enfant » dans « Gérer un dossier d’indemnités journalières ».

Ensuite, il lui sera possible de consulter et compléter les dossiers de ses salariés via l’onglet « Suivre un dossier d’indemnités journalières ».

Semaines de l’évolution professionnelle : zoom sur le CEP

Les semaines de l’évolution professionnelle se tiennent du 9 au 20 octobre 2023.

Cet évènement 100% digital et gratuit est centré autour de la formation continue. Il est organisé par de nombreux acteurs, parmi lesquels l’APEC (Association Pour l'Emploi des Cadres) et le ministère du Travail.

Cet événement, auquel il est possible de s’inscrire, s’articule autour de 100 webinaires proposés sur des thèmes divers : reconversion, formation, création d’entreprise, découverte des métiers d’avenir ou encore, sens du travail, etc.

Un évènement qui permet également de rappeler l’existence du Conseil en évolution professionnelle (CEP). Ce service public, gratuit et accessible, a été renforcé par la loi de 2018 pour la « liberté de choisir son avenir professionnel ».

Proposé à tous les actifs, il leur permet d’exprimer leurs besoins et d’accéder à des offres personnalisées de formation.

Fort de 685 sites et de 1 000 collaborateurs sur l’ensemble du territoire, ce service de proximité est ouvert aux salariés du secteur privé, aux agents du secteur public, aux travailleurs indépendants, aux artisans, aux professions libérales, aux auto-entrepreneurs ou encore, aux personnes en recherche d’emploi.

Service de proximité confidentiel, il s’avère efficace puisque 9 bénéficiaires sur 10 se disent satisfaits du CEP, notamment s’agissant de l’appui offert aux projets de reconversion professionnelle ou de l’accès à des dispositifs d’accompagnement.

L’ensemble des informations utiles au bénéfice du CEP (accueil, contact, procédure, etc.) sont accessibles via le site dédié.

Fiscalité locale des entreprises : un nouvel outil !

Les pouvoirs publics ont mis en libre accès sur Internet un outil de visualisation permettant de prendre connaissance de la fiscalité locale applicable en France métropolitaine et en outre-mer depuis l’exercice comptable 2021.

Une information qui peut s’avérer utile lorsqu’il est question de choisir le lieu d’implantation de son entreprise…

Concrètement, pour chaque commune, vous pouvez connaître les taux de :

• la taxe foncière sur les propriétés bâties (TFB) ;
• la taxe foncière sur les propriétés non bâties (TFNB) ;
• la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) ;
• la cotisation foncière des entreprises hors zone d'activité économique (CFE HZ) ;
• la cotisation foncière des entreprises en zone d'activité économique (CFE ZAE) ;
• la cotisation foncière des entreprises en zone éolienne (CFE EOL).

Pour accéder à cet outil, rendez-vous ici !