Le paiement des charges de copropriété

Le principe du paiement des charges. Les charges relatives à l’entretien et au fonctionnement des éléments d’équipement communs sont réparties selon un critère d’utilité objective.

Un critère d’utilité. Si un lot trouve une utilité dans l’utilisation d’un équipement commun, le propriétaire de ce lot devra participer aux dépenses collectives que son fonctionnement occasionnera et ce, même s'il ne l'utilise pas. En revanche, si le lot n'y trouve aucune utilité, alors aucune contribution ne sera demandée.

Exemple. Pour un copropriétaire dont l'appartement est situé au rez-de-chaussée, l'ascenseur qui ne dessert que les étages ne présente aucune utilité (à condition que l’ascenseur ne desserve pas le sous-sol). Par conséquent, il n'a pas à participer aux frais d'ascenseurs.

Attention ! Si le critère d’utilité est très souvent utilisé, une copropriété n’est toutefois pas tenue de répartir les charges selon ce seul critère.

Règlement de copropriété. Le règlement de copropriété indique le mode de calcul et de répartition de chacune des charges. Chaque élément d'équipement commun doit faire l'objet d'une étude particulière pour qui doit permettre de définir la quote-part de participation relative à chaque lot.

À noter. Un copropriétaire ne peut pas invoquer, le cas échéant, le défaut d’adaptation du règlement de copropriété aux nouvelles dispositions législatives et réglementaires pour se dispenser du paiement des charges de copropriété.

Qui paye ? C’est la qualité de copropriétaire qui rend obligatoire le paiement des charges.

Exemple 1. Lorsqu'un copropriétaire possède un lot qui est inoccupé ou en cours de vente, c'est à lui qu'il revient de payer les charges de copropriété.

Exemple 2. Lorsqu’un copropriétaire loue son lot, c’est quand même à lui qu’il revient de payer les charges de copropriété. Il peut tout de même récupérer une partie des charges sur le locataire, à condition qu’elle soit « récupérable ».

Exemple 3. Quand le lot de copropriété appartient à un couple marié ou soumis à un PACS, le syndic peut s'adresser à l'un comme à l'autre pour le paiement des charges. Une action peut être menée sur les biens personnels des conjoints, même pour des époux en instance de divorce, et ce, tant que la liquidation et le partage des biens n'ont pas été effectués.

Exemple 4. Quand le lot de copropriété a été transmis à des héritiers suite à des opérations de succession, ceux-ci peuvent être poursuivis en paiement des charges de copropriété mais uniquement dans la limite des biens qu'ils ont recueillis. En cas d’indivision, le syndic a le droit d’agir en justice à l'encontre de chacun des héritiers, mais seulement à hauteur de la part de chacun. Si un hériter a renoncé à la succession, il ne peut pas être poursuivi pour les charges dues par le défunt.

Le recouvrement des charges de copropriété impayées

Recouvrer les charges, une obligation pour le syndic. C’est le syndic qui a seul qualité pour agir en recouvrement des charges de copropriété. Il dispose de 2 moyens pour cela : une procédure « classique » et une action spcécifique dite « accélérée » de recouvrement des charges.

La procédure classique. La procédure classique de recouvrement est utilisée pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, mais en pratique les syndics l'appliquent également pour les charges provisionnelles. Il existe 3 types d’action en justice « classiques ».

La procédure d'injonction de payer. En dessous de 4 000 €, cette procédure est ouverte devant le juge de proximité (au-delà, c'est de la compétence du Tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble). La procédure est rapide. Si le juge reconnaît le caractère fondé de la créance, il rend une injonction de payer, qui sera portée à la connaissance du copropriétaire débiteur par commissaire de justice. Celui-ci peut la contester pendant 1 mois, après quoi elle équivaut à un jugement (on parle de « titre exécutoire »).

La procédure de référé. Cette procédure permet d'obtenir une condamnation généralement en 1 à 2 mois. C'est au président du Tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble que le syndic.

La procédure classique au fond. La procédure au fond est intentée lorsque le copropriétaire est susceptible de contester la dette. Pendant la procédure, le syndic peut effectuer des saisies conservatoires, après autorisation du juge et par l'entremise d'un commissaire de justice. Si le propriétaire loue son lot, le juge peut obliger le locataire à verser ses loyers au syndic plutôt qu'à son bailleur.

La procédure « accélérée ». C’est une procédure très contraignante (et peu utilisée en pratique), qui permet de condamner un copropriétaire qui ne règle pas les provisions de charges dues pour l'exercice en cours sur la base du budget prévisionnel.

Comment se déroule la procédure ? Dès le premier impayé de provision, le syndic peut engager cette procédure. Il envoie une lettre recommandée avec AR au copropriétaire défaillant l'enjoignant de s'acquitter de la somme due. Après un délai de 30 jours sans réponse, le copropriétaire défaillant va être tenu de régler non seulement les provisions dues, mais également celles qui ne le sont pas encore.

Saisir le juge. Le syndic doit saisir le Tribunal judiciaire qui statue comme en référé. Celui-ci peut condamner le copropriétaire au paiement en une seule fois des provisions de charges devenues exigibles, après avoir constaté que le budget prévisionnel a bien été voté avant l'exercice en cours et que le délai de 30 jours après réception de la lettre recommandée est respecté.

À noter. Ces dispositions s’appliquent également aux cotisations du fonds travaux qui ne seraient pas versées. Sachez que la Loi Elan a étendu ces dispositions aux dépenses pour travaux ainsi qu’aux sommes appelées pour l’approbation des comptes.

La vente du lot de copropriété et le recouvrement des impayés

Principe. Le syndic dispose de plusieurs actions pour récupérer les sommes qu'un copropriétaire lui doit au moment où il vend son lot de copropriété.

Pour rappel. Le vendeur d'un lot a l'obligation de présenter au notaire chargé de la vente une attestation du syndic certifiant qu'il n'a aucune dette vis-à-vis de la copropriété. À défaut, le notaire doit, dans les 15 jours suivant le transfert de propriété, signifier au syndic de l'immeuble la vente par lettre recommandée avec AR. À partir de la réception de ce recommandé, le syndic dispose de 15 jours pour faire opposition au versement du prix de vente au vendeur par l'intermédiaire d'un commissaire de justice. Ensuite, la somme dont le copropriétaire est redevable est bloquée chez le notaire, puis reversée au syndic, sauf en cas de litige.

Un paiement prioritaire. Le syndic dispose d'un privilège immobilier sur le lot vendu lui permettant d'être payé en priorité en cas de vente (il prime en effet les créanciers hypothécaires et les impôts).

Une hypothèque légale. Pour se prémunir avant toute vente, le syndic peut aussi décider d'inscrire une hypothèque légale sur le lot du copropriétaire débiteur, sans avoir à solliciter l'assemblée générale. Cela permet de couvrir le paiement de créances de toute nature : travaux, charges, etc., en disposant pour cela d'une garantie sur l'appartement du débiteur. Après avoir réclamé ces sommes par lettre recommandé avec AR et après avoir essuyé un refus de la part du copropriétaire, le syndic peut inscrire l'hypothèque au Service de publicité foncière.

Privilège immobilier spécial du syndicat des copropriétaires. Il lui permet d’être payé prioritairement par un copropriétaire qui vend son logement et qui quitte la copropriété. Ce privilège immobilier couvre désormais les « créances de toute nature » du syndicat à l'encontre d'un copropriétaire.

Concrètement, cela permet d'y inclure également, entre autres, les intérêts de retard, les créances relatives à certains frais imputables au seul copropriétaire (mise en demeure, relance, honoraires et frais pour l'établissement de l'état daté, astreintes, etc.), ou encore la clause pénale stipulée dans le règlement de copropriété.

Contester une décision de l’AG : il faut une irrégularité

Si les règles ont été respectées. Si l’AG des copropriétaires s’est déroulée dans les règles, vous ne pouvez que vous incliner. Même en faisant un recours devant la justice, vous n’obtiendrez pas gain de cause. Pour contester et faire annuler une décision de l’AG, il faut prouver qu’une irrégularité a été commise.

Quelles irrégularités ? Compte tenu de la complexité des textes légaux, les causes d’irrégularités sont nombreuses. Par exemple, une résolution peut être annulée si :

• elle n’a pas été adoptée à la bonne majorité ;
• la question ne figurait pas à l’ordre du jour ;
• si les documents obligatoires n’ont pas été envoyés aux copropriétaires.

À noter. Parfois, c’est toute l’AG qui sera annulée. C’est notamment le cas :

• lorsque la convocation n’a pas été faite dans les règles ;
• lorsqu’un copropriétaire n’a pas été convoqué ;
• lorsque plusieurs présidents de séance ont été élus ;
• lorsque les règles de représentation des copropriétaires absents n’ont pas été respectées.

Mais. L’ordre du jour de l’AG doit être établi en concertation avec le conseil syndical. Toutefois, si tel n’est pas le cas, les juges ont déjà pu décider que l’AG ne devait pas être annulée.

Attention ! Il arrive, en pratique, qu’une AG fasse disparaître l’irrégularité en la réparant. Si tel est le cas, le tribunal considérera que l’action en contestation contre la décision prise en première AG est sans objet.

Convocation à l’AG. Un couple a réclamé l’annulation d’une décision votée en assemblée générale (AG) en expliquant que l’AG a été irrégulièrement convoquée. Irrégularité dont l’ancien syndic immobilier qui gérait l’immeuble est responsable : si celui-ci était encore valablement en exercice lors de l’envoi des convocations, son mandat avait toutefois pris fin lors de la réception de ces convocations et lors de la tenue de l’AG. Or, pour qu’une AG soit valable, il est nécessaire, selon le couple, que le syndic qui envoi les convocations est encore un mandat de gestion lors de la réception de ces convocations et lors de la tenue de l’AG. Ce qui n’est pas le cas ici. L’AG doit donc être annulée pour irrégularité. À tort pour le juge : l’AG convoquée par l’ancien syndic est parfaitement valable. Un syndic peut, en effet, parfaitement convoquer des copropriétaires à une AG, dès lors que son mandat est encore valide, peu importe que son mandat ait pris fin lors de la réception de ces convocations et de la tenue de l’AG qui se rapporte à ces convocations.

Délégation du droit de vote. Un copropriétaire a réclamé l’annulation d’une décision d’AG avec laquelle il n’était pas d’accord. Pour lui, le vote de cette décision était entaché par une irrégularité : la Loi prévoit que si un copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, ce dernier ne peut recevoir plus de 3 délégations de vote que lorsque le total des voix dont il dispose n’excède pas 5 % des voix. Or, il constate que l’un des copropriétaires disposait de plus de 5 % des voix après avoir reçu plus de 3 délégations de vote. Dès lors, la décision n’a pas été valablement votée. Ce que confirme le juge qui annule la décision litigieuse.

Mesurage de tous les lots de copropriété. Pour s’assurer que la quote-part attribuée à chaque lot correspond effectivement à sa superficie, il est pris la décision, au cours d’une AG, de procéder au mesurage de tous les lots de copropriété. Sauf que le jour du mesurage des lots, un copropriétaire refuse que le géomètre-expert pénètre dans son appartement. Pour lui, la décision votée en AG porte atteinte au respect du domicile de manière disproportionnée et est donc irrégulière. À tort pour le juge : la décision, régulièrement votée, est parfaitement proportionné au regard de son but légitime, à savoir s’assurer que la répartition des charges est en adéquation avec les surfaces respectives des différents lots de copropriété.

Suppression d’une jardinière. À la suite d’un diagnostic de solidité des façades, balcons et garde-corps, des copropriétaires votent en assemblée générale (AG) la réalisation de travaux sur les balcons, avec suppression des jardinières, et extension concomitante des balcons en étage et des loggias en rez-de-chaussée. Un couple, propriétaire d’un appartement au rez-de-chaussée et qui veut conserver sa jardinière, conteste la validité de cette décision. Pour obtenir gain de cause, il explique notamment que la décision a été prise pour prévenir des « chutes au sol d’éléments béton », « éviter le risque de chutes », un « supplément de charge » et garantir « la sécurité des personnes ». Il en résulte donc qu’il s’agit de travaux qui intéressent strictement les appartements situés dans les étages. La question de la suppression des jardinières du rez-de-chaussée n’aurait donc pas dû être liés à celle des travaux sur les balcons. Ce que conteste le syndicat des copropriétaires : pour lui, les 2 questions sont indissociables puisque l’agrandissement des balcons et des loggias en rez-de-chaussée nécessite la suppression des jardinières. La décision prise lors de l’AG est donc parfaitement valable. Ce que confirme le juge, qui valide la décision prise en AG.

Contester une décision de l’AG : il faut être copropriétaire

Qui peut agir en justice ? Seul un copropriétaire peut contester une résolution. Mais encore faut-il qu’il soit considéré comme « opposant » ou « défaillant »…

Opposant. Un copropriétaire est dit « opposant » lorsqu’il a voté contre une décision qui a été votée lors d’une AG, mais aussi lorsqu’il a voté pour une décision qui a été rejetée. Notez que si un copropriétaire apparaît comme « opposant » sur le procès-verbal d’AG alors qu’il s’agit d’une erreur matérielle, il ne peut pas être considéré comme tel.

Contester une AG. Pour réclamer l’annulation d’une AG dans sa globalité, un copropriétaire doit s’être opposé à la totalité des décisions prises lors de l’AG. Dès lors qu’il a voté en faveur de l’une des décisions, il perd la qualité d’opposant à l’AG. Mais il ne perd pas cette qualité pour les décisions contre lesquelles il s’est opposé. De même, un copropriétaire qui a voté en faveur de quelques décisions ne peut pas réclamer l’annulation totale d’une AG, faute d’être « opposant », même s’il a reçu sa convocation hors délai.

À noter. Un syndic doit prendre en compte le vote exprimé par le mandataire et ce même si ce vote est contraire aux termes du mandat. Ainsi, un mandataire peut voter contre une résolution même si le mandat lui imposait de voter en faveur de toutes les décisions prises en AG. Par ce votre contre, le copropriétaire représenté est donc considéré comme « opposant » et à la capacité de contester la validité de la résolution en justice.

Défaillant. Un copropriétaire est dit « défaillant » lorsqu’il était absent lors de l’AG et qu’il n’était pas représenté.

En pratique. Il faut considérer comme « défaillant » le copropriétaire qui est arrivé en retard ou qui a quitté l’AG avant la fin, pour toutes décisions votées avant son arrivée ou après son départ. Mais attention : le copropriétaire sera « défaillant » seulement s’il a pris soin de faire mentionner l’heure de son arrivée ou de son départ sur la feuille de présence.

À noter. Les personnes qui ne sont pas copropriétaires (locataire, gardien, syndic) ne peuvent pas contester une décision, mais elles peuvent demander des dommages-intérêts en justice à la copropriété si elles prouvent qu’une décision leur cause un préjudice.

À noter (bis). Les associés d’une SCI n’étant pas personnellement copropriétaires, ils ne peuvent pas agir en justice contre une décision de l’AG. L’action doit, en effet, être menée au nom de la société.

Contester une décision de l’AG : il faut respecter une procédure

Comment contester ? Pour contester une décision de l’AG, il ne vous suffit pas d’adresser une lettre au syndic, même en recommandé avec AR. Il vous faut intenter une procédure contre le syndicat des copropriétaires, représenté par le syndic, devant le Tribunal judiciaire (TJ) dans le ressort duquel est situé l’immeuble.

Sous quel délai ? L’action doit impérativement être introduite au plus tard dans les 2 mois à compter de la notification du procès-verbal (PV) d’AG par le syndic.

Une précision au 4 juillet 2020. Pour clarifier le point de départ du délai de 2 mois, le point de départ initial qu’était « la notification de la décision » a été transformé en « notification du procès-verbal de l’assemblée générale ».

Attention ! Une fois le délai de 2 mois dépassé, la décision ne peut plus être contestée, et ce quelle que soit l’irrégularité commise.

Décisions de travaux contestées. Les décisions relatives aux travaux relevant de la majorité simple (majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés) peuvent être effectuées sans attendre l’expiration des 2 mois. Dans les autres cas, les travaux ne peuvent pas débuter avant que le délai de 2 mois ne soit expiré.

Contester un appel de charges. L’action en contestation d’un appel de charges se prescrit par 10 ans.

Abus de contestation. Un copropriétaire qui abuse de ses droits pour contester le paiement de charges peut être condamné à payer des dommages-intérêts au syndicat des copropriétaires. C’est ce qui est arrivé à un copropriétaire qui a contesté de façon habituelle les charges qui lui étaient réclamées, sans justifier des paiements qu’il alléguait et a ainsi :

• obligé le syndicat des copropriétaires à multiplier les démarches explicatives et les actions en justice pour recouvrer les charges dues ;
• contraint les autres copropriétaires à faire l’avance des fonds nécessaires à l’entretien de l’immeuble.

S’approprier une partie commune : une procédure à respecter !

Une autorisation obligatoire ! Envisager le rachat d’une partie commune pour en faire un espace privatif suppose d’obtenir une autorisation de l’assemblée générale des copropriétaires, de faire appel à divers professionnels (notaire, géomètre, syndic, etc.) qui seront chargés de formaliser ce rachat et la modification induite de la copropriété.

Sinon… En l’absence d’une telle autorisation, la copropriété obtiendra sans difficultés la restitution des parties communes annexées sans autorisation, et la remise en état des lieux aux frais du copropriétaire indélicat, voire même des dommages et intérêts.

S’approprier une partie commune : 6 étapes à connaître

Principe. Acquérir une partie commune nécessite de passer par différentes étapes, de la proposition faite à l’assemblée générale des copropriétaires jusqu’à la régularisation de l’opération chez le notaire, en passant par la modification du règlement de copropriété et l’autorisation des éventuels travaux. Analysons ces différentes étapes en détail…

Étape 1. Il faut évaluer le prix de la partie commune à acheter. Pour cela, il est utile de consulter un agent immobilier, un notaire, ou un expert immobilier.

Étape 2. Il faut ensuite établir un projet de modification du règlement de copropriété : l’achat de la partie commune entraîne en effet la création d’un lot privatif affecté de tantièmes. Un géomètre expert doit en prendre les mesures exactes et procéder à la nouvelle répartition des millièmes de copropriété.

Comment ? Pour déterminer le nombre de tantièmes affectés au nouveau lot, le géomètre calcule la valeur relative de ce lot. Attention : il ne s’agit pas de la valeur vénale, mais d’une évaluation qui tient compte de la nature du lot (palier, couloir, grenier…), de sa superficie et de sa situation dans l’immeuble. Le géomètre ajoute ensuite au nombre total de tantièmes existants de la copropriété celui des tantièmes nouvellement créés. C’est le notaire qui sera chargé de rédiger l’acte modificatif d’état descriptif de division-règlement de copropriété, lequel devra faire l’objet d’une publication au fichier immobilier.

Étape 3. Sur ces bases, le copropriétaire demandeur doit ensuite faire une offre d’achat à la copropriété : avant de transmettre l’offre au syndic pour qu’il inscrive la demande à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale des copropriétaires, il est recommandé en pratique de consulter le conseil syndical et les autres copropriétaires. Cela permet souvent d’avoir un premier avis, d’anticiper les éventuels points de crispation et d’adapter le projet en conséquence.

Étape 4. L’assemblée doit alors se prononcer à la fois sur la vente de la partie commune, sur la modification du règlement de copropriété et sur l’autorisation de réaliser des travaux liés à la vente. Chacun de ces trois points doit être approuvé à la majorité des membres du syndicat représentant au moins les 2/3 des voix. Lorsque la vente porte sur des parties communes dont la conservation est nécessaire au respect de la destination de l’immeuble, ou lorsque l’opération lèse les droits d’un copropriétaire sur ses parties privatives, l’unanimité des copropriétaires s’impose (exemple : si la vente des parties communes entraîne une diminution de la valeur d’un lot d’un copropriétaire).

Étape 5. Après l’assemblée générale, le syndic doit envoyer le procès-verbal de celle-ci aux copropriétaires opposants au projet, ainsi qu’aux défaillants (ce sont les absents non représentés). Cette notification marque le point de départ du délai impératif de contestation de deux mois dont ces copropriétaires disposent.

Étape 6. Une fois passé ce délai d’opposition de deux mois, et si aucune des décisions n’a été contestée devant le Tribunal de grande instance, l’acte d’achat ainsi que le modificatif du règlement de copropriété doivent être régularisés devant un notaire. Une fois la vente signée, les travaux peuvent alors commencer.

À noter. Si l’assemblée générale des copropriétaires refuse d’autoriser la vente des parties communes, le copropriétaire concerné peut attaquer cette décision en justice en invoquant l’abus de majorité. Il devra prouver devant le juge que la décision n’a pas été prise dans l’intérêt de la copropriété. Ses arguments et son dossier devront être très solides, car les tribunaux considèrent régulièrement que refuser de vendre une partie commune ne constitue pas un abus de majorité.

S’approprier une partie commune : une procédure non respectée ?

Rappel. Comme indiqué précédemment, en l’absence d’autorisation, la copropriété obtiendra sans difficultés la restitution des parties communes annexées sans autorisation, et la remise en état des lieux aux frais du copropriétaire indélicat, voire même des dommages et intérêts.

Mais… Il arrive parfois qu’un copropriétaire s’approprie par usage une partie commune (palier, couloir, cour…), sans solliciter l’autorisation de l’assemblée générale. Et si elle ne réagit pas, la partie commune annexée peut devenir partie privative…

Concrètement. Si la copropriété ne réagit pas, la partie commune annexée peut devenir partie privative au bout de 30 ans : on parle alors de prescription acquisitive ou d’usucapion. Pendant cette durée, la partie commune annexée doit avoir été occupée de façon publique, non équivoque et à titre de propriétaire même si, à l’origine, ce bien a été acquis de mauvaise foi. La prescription peut même être invoquée au bout de 10 années seulement si le copropriétaire a acquis le bien avec bonne foi et s’il possède un titre de propriété (un acte de vente mentionnant par erreur la partie annexée).

À noter. Dès lors que l’annexion de la partie commune est continue et non interrompue, le délai de prescription acquisitive continue de courir, et ce même si le lot de copropriété concerné change de propriétaire. C’est au copropriétaire qui invoque la prescription d’apporter la preuve qu’il occupe la partie commune à titre privatif depuis plus de 10 ans ou de 30 ans. Et s’il ne peut pas le prouver, il devra remettre les lieux dans leur état d’origine et payer, le cas échéant, des dommages et intérêts.

Contrôle du syndic : le rôle du conseil syndical

Un contrôle. L’administration de l’immeuble et la gestion de la copropriété par le syndic sont contrôlées par le conseil syndical, dont c’est même l’une des tâches essentielles. Pour ce faire, il dispose d’un certain nombre de prérogatives.

Des prérogatives. Le conseil syndical peut réclamer au syndic, à tout moment, l’accès aux factures, registres et autres documents relatifs à la copropriété (il peut faire une copie de ces documents). Ce contrôle doit avoir lieu au minimum une fois par an, avant l’assemblée appelée à approuver les comptes de l’exercice écoulé.

Le point sur le budget. Il incombe aux membres du conseil syndical de participer activement à la préparation du budget prévisionnel avec le syndic, ainsi qu’à celle du budget spécial dévolu aux travaux et opérations exceptionnelles.

Le point sur les dépenses. Le conseil syndical vérifiera le montant des factures, contrôlera leur adéquation avec les devis et prestations demandées, s’assurera que les travaux réalisés ont bien été autorisés par l’assemblée générale et qu’ils ont été effectués aux dates et aux conditions prévues. Il s’assurera également que les sommes réclamées ont bien été acquittées et que la répartition des dépenses entre les copropriétaires a été correctement effectuée.

Le point sur les travaux. En ce qui concerne les grosses dépenses, le syndic doit demander l’avis du conseil syndical, dès que leur montant dépasse celui arrêté en assemblée générale. Cet avis doit être ensuite transmis aux copropriétaires.

Tout au long de l’année… Il est également nécessaire que le conseil syndical surveille quotidiennement la bonne exécution des budgets votés. Par exemple, il doit suivre la réalisation des travaux, veiller au respect de l’échéancier des appels de fonds relatifs à ces travaux et contrôler les dates de début et de fin de chantier afin d’éviter les dépassements de devis ou de délais.

Des avis extérieurs. Pour mener à bien leur mission, les conseillers syndicaux peuvent demander l’avis de personnes de leur choix (ce qui arrive souvent) : un copropriétaire dont l’expérience présente une utilité particulière, ou un professionnel capable d’aider à résoudre une difficulté technique (avocat, expert-comptable, architecte, etc.).

Contrôle du syndic : les droits des copropriétaires

Principe. Alors que le conseil syndical peut accéder à tout moment à l’ensemble des documents comptables de la copropriété, il n’en va pas de même pour les copropriétaires : la loi ne leur accorde ce droit qu’une fois par an, pendant le délai s’écoulant entre la convocation à l’assemblée générale appelée à examiner les comptes de l’exercice écoulé et sa tenue (21 jours au minimum).

Concrètement. Les principaux justificatifs de charges que le syndic doit tenir à disposition des copropriétaires sont les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours (et leurs avenants le cas échéant) passés par le syndicat des copropriétaires, la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges.

A noter. Le syndic doit obligatoirement présenter les documents originaux, comportant les références du syndicat et l’adresse de l’immeuble ; il doit également tenir à la disposition des copropriétaires une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs.

Attention. Les modalités de consultation doivent être rappelées dans la convocation adressée aux copropriétaires. L’assemblée générale peut ainsi décider que la consultation aura lieu le jour où le syndic reçoit les membres du conseil syndical pour examiner les pièces justificatives. Dans ce cas, tout copropriétaire peut se joindre au conseil syndical et participer à la réunion. Les copropriétaires ayant voté contre ce mode de consultation peuvent consulter les pièces le même jour, mais individuellement, sans le conseil syndical.

Contrôle du syndic : le quitus de l’assemblée générale

De quoi s’agit-il ? L’assemblée générale réunie pour approuver les comptes est aussi appelée à donner « quitus » au syndic. Il s’agit de deux décisions différentes qui doivent faire l’objet de deux votes distincts (à la majorité simple).

Attention. Le quitus donné au syndic n’est pas simplement la ratification de sa gestion financière de la copropriété, mais de l’ensemble des actes effectués au cours de son mandat et dont les copropriétaires ont eu connaissance. Le quitus le libère de toute responsabilité vis-à-vis de la copropriété car il couvre ses éventuelles fautes de gestion. Il devient dès lors impossible de le poursuivre en justice, sauf pour des faits qu’il aurait volontairement dissimulés, ce qui est difficile à prouver.

A noter. Le refus de donner quitus n’entraîne pas la révocation du syndic. Les copropriétaires qui veulent révoquer le syndic doivent le faire par un vote exprès à la majorité des voix de tous les copropriétaires (présents, représentés ou absents). De la même façon, le vote du quitus ne vaut pas reconduction automatique de son mandat : là encore, il faut un vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires (présents, représentés ou absents).

Lot de copropriété : modifier l’affectation du lot

Transformer son lot. Vous pouvez avoir envie de faire évoluer l’usage de votre lot et transformer, par exemple, un local commercial ou un grenier en local d’habitation, changer d’activité commerciale, etc. Que devez-vous faire pour cela ?

Distinction. Pour connaître vos libertés dans le changement d’affectation d’un lot de copropriété (logement d’habitation, commerce, parking, etc.), il est nécessaire de faire une distinction : soit le changement est contraire au règlement de copropriété et à la destination de l’immeuble, soit il ne l’est pas.

Affectation contraire au règlement de copropriété. Vous ne pouvez pas modifier seul l’affectation d’un lot de copropriété d’usage des parties privatives lorsque l’affectation envisagée est contraire au règlement de copropriété et à la destination de l’immeuble.

Attention ! Il peut arriver que certains copropriétaires sollicitent l’accord de l’AG pour un changement d’affectation alors qu’aucun texte ne le prévoit. Si l’AG refuse le changement d’affectation, cette décision s’impose au copropriétaire. Ce dernier peut toutefois contester la décision de l’AG dans un délai de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal (PV) d’AG par le syndic.

Comment modifier l’affectation ? Pour que vous puissiez modifier l’affectation d’un lot contraire au règlement de copropriété et à la destination de l’immeuble, il est nécessaire que l’assemblée générale (AG) des copropriétaires accepte cette nouvelle affectation à l’unanimité.

À noter. Cette nouvelle affectation devra être mentionnée sur le règlement de copropriété. L’état descriptif de division devra également être modifié en conséquence.

Affectation non interdite par le règlement de copropriété. Lorsque l’activité projetée n’est pas interdite par le règlement et n’est pas contraire à la destination de l’immeuble, un changement d’affectation du lot est possible, sans l’accord de l’AG des copropriétaires, à condition, toutefois, que cela ne porte pas atteinte aux droits des autres copropriétaires.

Travaux. Même si vous pouvez procéder à une nouvelle affectation sans autorisation de l’AG, vous n’êtes pas totalement libre de faire ce que vous voulez. Vous devez, en effet, obtenir au préalable les autorisations d’urbanisme nécessaires avant d’effectuer les travaux, le cas échéant.

À noter. Si vous changez l’affectation de son lot et que la copropriété ne fait rien pendant 10 ans, le changement ne peut plus être contesté à l’issue de ce délai.

Autorisation de la Mairie. Dans certaines communes, une autorisation du maire est nécessaire avant de pouvoir modifier l'usage d'un lot de copropriété initialement destiné à l'habitation. C’est notamment le cas à Paris.

Lot de copropriété : changer d’activité commerciale

Activité commerciale autorisée. Le règlement de copropriété, très souvent, va autoriser ou non l’exercice d’une activité commerciale précise. Une activité commerciale pourra également être pratiquée, dès lors que le règlement ne l’interdit pas expressément.

Activité commerciale interdite. Inversement, le règlement de copropriété peut interdire l’exercice de certaines activités précises.

Changer d’activité commerciale. Pour pouvoir changer d’activité commerciale, la nouvelle activité que vous envisagez d’exercer doit être autorisée par le règlement de copropriété ou ne pas être interdite par ce règlement. Les conditions d’exploitation sont toutefois primordiales, la nouvelle activité ne devant pas entraîner de nuisances nouvelles pour les copropriétaires.

Activité interdite. Si la nouvelle activité est interdite, vous devez demander à l’AG des copropriétaires de modifier le règlement de copropriété pour autoriser la nouvelle exploitation envisagée.

À noter. Très souvent, le règlement de copropriété va contenir une clause imposant une autorisation de l’AG des copropriétaires pour tout changement d’activité, lorsqu’elle est justifiée par la destination de l’immeuble.

Lot de copropriété : modifier l’usage d’un lot « annexe »

Pour rappel. Les lots « annexes » sont les caves, les greniers, les garages, etc. Rien n’interdit d’utiliser ces lots pour un autre usage, à condition cependant que le nouvel usage soit autorisé, ici encore, par le règlement de copropriété et la destination de l’immeuble.

Immeuble d’habitation. Il est ainsi possible, dans les immeubles à usage d’habitation, de transformer en logement des locaux annexes : chambre de service, sous-sol, grenier, cellier, etc.

Immeuble à usage mixte. Dans un immeuble à usage mixte (habitation et commerce), une cave peut, par exemple, être transformée en annexe d’un local commercial. Toutefois, pour que ce changement soit possible, il faudra veiller à respecter les règles qui peuvent avoir été fixées par le règlement de copropriété. Il peut ainsi être autorisé d’utiliser une cave pour une activité commerciale mais seulement si cette cave est située au sous-sol.

Mettre le règlement de copropriété à jour : pourquoi ?

Un contenu… Le règlement de copropriété est le document qui s’impose à tous les copropriétaires. Il est généralement établi lors de la construction de l’immeuble ou lors de sa division entre plusieurs lots. Le règlement est donc valide au regard de la Loi lors de sa rédaction. Mais la Loi est souvent amenée à changer…

… devenu illégal. Certains règlements anciens n’ayant pas été actualisés depuis la création de la copropriété, le contenu peut être devenu obsolète, voire illicite. Il est alors nécessaire de le faire évoluer car les dispositions régissant la copropriété sont d’ordre public, c’est-à-dire qu’on ne peut pas y déroger, toute clause contraire étant réputée non écrite.

Mettre le règlement de copropriété à jour : de quelle manière ?

2 hypothèses. Il existe 2 types de mises à jour du règlement de copropriété : soit une modification est nécessaire car le règlement contient des clauses illicites, soit le règlement doit être adapté à la nouvelle Loi.

Clauses illicites. Il peut arriver que le règlement de copropriété contienne une clause irrégulière. Bien souvent, elle va continuer de s’appliquer jusqu’à ce que le juge soit saisi. Ce dernier constatera alors l’illégalité de la clause qui ne produira plus d’effet.

Adapter le règlement à la Loi. Même si aucun délai n’est prévu pour mettre le règlement en conformité avec les nouvelles Lois votées, il est recommandé de le faire dès que possible. Cette décision d’adaptation du règlement à la nouvelle Loi est prise par l’assemblée générale (AG) des copropriétaires, à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés (on parle de décision prise « à la majorité de l’article 24 »).

Procédure. Il faut que les copropriétaires vous demandent d’inscrire la question de l’adaptation du règlement de copropriété à l’ordre du jour.

Notaire. Une fois le règlement de copropriété mis à jour, il doit être publié par un notaire au service de la publicité foncière pour être opposable aux tiers.

Coût. La publication de cette mise à jour suppose le paiement d’un droit fixe de 125 €. Mais le coût total de mise à jour peut, généralement, approcher les 1 000 € en additionnant tous les frais et honoraires.

Révision globale. L’adaptation du règlement de copropriété peut parfois être l’occasion de procéder à une révision plus globale du règlement. Il est possible, en effet, que depuis la construction de l’immeuble, la consistance des appartements ait changé. Il faut donc prendre ces changements en compte en modifiant, si nécessaire, la répartition des charges. Il est également possible de modifier certaines dispositions qui définissent l’usage des parties communes et privées de l’immeuble, ou encore sa destination, en autorisant, par exemple, des commerces à s’implanter au rez-de-chaussée ou l’usage de certaines parties communes.

Vote. Cette révision globale donnera lieu à un vote lors d’une AG qui nécessitera de recueillir la majorité des voix des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des voix ou même l’unanimité des voix (on parle de la « double majorité de l’article 26 »). L’unanimité sera requise pour les changements majeurs.

À noter. En principe, il faut qu’il y ait 2 votes, l’AG se prononçant sur les adaptations nécessaires et ensuite sur les modifications les plus importantes. Toutefois, les juges semblent admettre qu’un seul vote global puisse avoir lieu.

Des limitées liées à la destination de l’immeuble

Une destination de l’immeuble… Seules peuvent être imposées aux copropriétaires les restrictions fondées sur le respect de la destination de l’immeuble (à usage d’habitation, commercial, mixte). Comment la connaître ?

…définie par le règlement de copropriété. Pour connaître la destination d’un immeuble, il faut consulter le règlement de copropriété. Il faut également consulter l’état descriptif de division ainsi que ses modificatifs éventuels.

Mais aussi. Il faut aussi prendre en compte les caractéristiques techniques de l’immeuble (architecture, matériaux, etc.) et son environnement (plus ou moins résidentiel).

Pour la petite histoire (1). Une clause interdisant la colocation a été reconnue licite dans un immeuble haussmannien de standing, composé de vastes appartements et situé dans un périmètre de protection des monuments historiques.

Pour la petite histoire (2). L’installation d’un restaurant ne provoquant pas de gêne particulière aux voisins a été jugée en accord avec la destination d’un immeuble situé dans un quartier commerçant et touristique et dont le règlement de copropriété autorisait les activités commerciales.

Pour la petite histoire (3). L’activité « quasi-hôtelière » est interdite dans un immeuble dont le règlement de copropriété prévoit qu’il est à vocation « résidentielle ».

Des limites liées au respect de la tranquillité des autres copropriétaires

Copropriété = copropriétaires. Qui dit copropriété dit copropriétaires, ce qui signifie voisinage très rapproché. Le voisinage n’étant pas toujours heureux, il existe de nombreux litiges en copropriété (bruit, encombrement des parties communes, etc.).

Une liberté encadrée. Pour pouvoir vivre en bonne relation, au-delà des règles posées par le règlement de copropriété, vous devez respecter la tranquillité de vos voisins. On dit que vous ne devez pas leur causer de « trouble de voisinage ».

Règlement de copropriété. Souvent, le règlement de copropriété comporte des clauses concernant la tranquillité de l’immeuble. Il peut interdire, par exemple, l’usage de barbecue sur les balcons, d’entreposer des objets dans le hall et les couloirs, de garer des véhicules dans la cour commune, , le choix du portail, la pose de velux, etc.

Silence du règlement. Mais même dans le silence du règlement de copropriété, vous pourriez être sanctionné si votre comportement cause un trouble à un voisin.

À noter. Une activité commerciale, même si elle a été autorisée, peut ne pas respecter la tranquillité du voisinage lorsque les troubles qu’elle provoque sont excessifs.

Sanctions. L’auteur d’un trouble peut être condamné en justice à cesser l’activité ou le comportement source de nuisance et à verser des dommages-intérêts aux copropriétaires.

Attention ! Pour être considérées comme excessives, les nuisances doivent dépasser les inconvénients normaux inhérents au mode de vie en copropriété. Ce critère est donc apprécié au cas par cas par les juges.

Copropriété : des décisions prises à la majorité simple (majorité de l'article 24)

Une majorité simple… C’est la majorité des voix (les tantièmes) exprimées des copropriétaires présents, représentés à l’assemblée générale (AG) ou ayant voté par correspondance. Pour le calcul de cette majorité, les abstentionnistes ne sont pas pris en compte. En pratique, sont considérées comme adoptées à la majorité des présents et représentés les décisions ayant recueilli une majorité de votes « pour ».

… pour quelles décisions ? Sont visées les décisions suivantes :

• adoption du budget prévisionnel ;
• approbation annuelle des comptes et de l’activité du syndic ;
• travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble et ceux nécessaires à la préservation de la sécurité physique des occupants (cela inclut les travaux portant sur la stabilité de l’immeuble, le clos et le couvert, la mise en conformité avec les normes de salubrité et de sécurité) ;
• remplacement d’un équipement vétuste (chauffage central, ascenseur) ;
• aménagement du local à poubelles pour limiter son accès aux seuls copropriétaires ;
• mise en place des travaux rendus obligatoires par la Loi ou un arrêté de police ;
• travaux d’accessibilité aux personnes handicapées mais n’affectant pas la structure de l’immeuble ;
• réalisation et exécution de travaux relevant d’une opération de restauration immobilière ;
• suppression des vide-ordures pour des impératifs d'hygiène et autorisation permanente accordée à la police ou à la gendarmerie nationale de pénétrer dans les parties communes relèvent.

Comment décompter la majorité simple ? Prenons un exemple concret. Dans l’hypothèse où le nombre total des voix se compte sur 1000 et en présence d’un nombre de voix présents et représentés de 600/1000, soit un nombre de voix absents de 400/1000, on imagine que le résultat d’un vote soit le suivant ; abstention : 150/1000 ; vote « pour » : 250/1000 ; vote « contre » : 200/1000. Dans ce cas, la majorité simple requise sera de : (450/2) + 1 = 226/1000 (la décision est donc adoptée).

Copropriété : des décisions prises à la majorité absolue (majorité de l'article 25)

Une majorité absolue... C’est la majorité des voix (tantièmes) de tous les copropriétaires présents, représentés ou absents.

… pour quelles décisions ? Cette majorité concerne notamment les décisions portant sur :

• la désignation ou révocation du syndic ;
• la désignation ou révocation des membres du conseil syndical ;
• les travaux d’économie d’énergie ;
• l’autorisation à donner à un copropriétaire d’effectuer à ses frais des travaux affectant les parties communes de l’immeuble ;
• l’installation de dispositifs de fermeture de l’immeuble.

Comment décompter la majorité absolue ? Reprenons un exemple concret. Dans l’hypothèse où le nombre total des voix se compte sur 1000 et en présence d’un nombre de voix présents et représentés de 600/1000, soit un nombre de voix absents de 400/1000, on imagine que le résultat d’un vote soit le suivant ; abstention : 150/1000 ; vote « pour » : 350/1000 ; vote « contre » : 100/1000. Dans ce cas, la majorité simple requise sera de : (1000/2) + 1=501/1000 (la décision n’est donc pas adoptée).

Depuis le 1er juin 2020. Lorsque l’AG des copropriétaires ne s’est pas prononcée à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires, mais que le projet a recueilli au moins le tiers de ces voix, la même assemblée se prononce à la majorité simple en procédant immédiatement à un second vote à la majorité simple (mécanisme dite de la « passerelle »). Nous appellerons cette situation comme la « première disposition ».

Mais aussi. En outre, depuis cette même date, lorsque l’AG n'a pas décidé à la double majorité, mais que le projet a au moins recueilli l'approbation de la moitié des membres du syndicat des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, représentant au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, la même assemblée se prononce à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires en procédant immédiatement à un second vote. Nous appellerons cette situation comme la « seconde disposition ».

Depuis le 4 juillet 2020. Il est désormais prévu que lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché mettant en concurrence plusieurs candidats, elle ne peut procéder au second vote prévu par ces deux dispositions qu'après avoir voté sur chacune des candidatures à la majorité applicable au premier vote.

Concernant la seconde disposition. Concernant la « seconde disposition », il est précisé lorsque l'assemblée générale des copropriétaires n'a pas décidé à la majorité des voix de tous les copropriétaires lors du second vote, les mesures relevant de la première disposition ne sont pas applicables aux décisions relevant de la double majorité. Il n’est donc pas possible de procéder à un 3e vote à la majorité simple.

Copropriété : des décisions prises à la double majorité (majorité de l'article 26)

Une double majorité… C’est la majorité de tous les copropriétaires (présents, représentés, absents) détenant les deux tiers des voix (tantièmes).

… pour quelles décisions ? Sont visées :

• la modification du règlement de copropriété concernant la jouissance, l’usage et l’administration des parties communes ;
• la suppression du poste de concierge ou de gardien et la vente du logement affecté lorsqu’il appartient à la copropriété (il s’agit d’une partie commune).

Comment se décompte la double majorité ? Imaginons une assemblée de 12 copropriétaires détenant 1200/1200 voix au cours de laquelle interviennent des copropriétaires détenant 1000/1200 voix. Le résultat du votre soumis à la double majorité est le suivant : abstention 100/1000 (un seul copropriétaire s’abstient) ; 8 copropriétaires votent pour, soit 800/1200, et 1 copropriétaire vote contre, soit 100/1200. La majorité requise est de 800, selon le détail suivant :

• majorité requise : majorité de tous les copropriétaires=12 copropriétaires / 2 = 6+1 = 7,
• parce qu’ils détiennent les 2/3 des voix, la majorité est égale à 2/3 de 1200, soit 800.

Copropriété : des décisions prises à l’unanimité

Une unanimité… Les décisions les plus importantes requièrent l’unanimité de tous les copropriétaires (l’unanimité des voix des copropriétaires présents ou représentés ne suffit pas).

Pour quelles décisions ? Cette majorité concerne notamment :

• la suppression d’un élément collectif (ascenseur, chauffage) ;
• la vente de parties communes ;
• la souscription d’un emprunt bancaire pour la réalisation de travaux votés concernant les parties communes ;
• la suppression du poste de concierge lorsqu’il porte atteinte à la destination de l’immeuble en vertu du règlement de copropriété ;
• la modification de la répartition des charges.

Quelques particularités à connaître en pratique…

Le cas des travaux de maintenance. Ces travaux ne nécessitent pas de vote en assemblée générale car leur coût est déjà inclus dans le budget prévisionnel voté chaque année par l’AG. Sont ici visés : entretien courant, menues réparations, travaux de remplacement dans le cadre du contrat d’entretien.

Le cas des travaux de conservation et d’entretien des parties communes. Ils relèvent normalement de la majorité simple. Apparaît ici une difficulté pour distinguer les travaux d’entretien des travaux d’amélioration, car la remise en état initial d’une installation vétuste par exemple peut apporter une amélioration substantielle. D’une manière générale :

• s’il s’agit de remplacer un équipement vétuste ou dangereux, ce sera alors simplement un travail d’entretien, même si une amélioration est apportée ;
• en cas par contre d’adjonctions nouvelles ou d’extensions d’équipement, le critère de l’amélioration l’emporte.

Pour le DPE ou l’audit énergétique ... Dans les immeubles à usage principal d’habitation équipés d’une installation de chauffage ou de climatisation collective (sauf lorsqu’ils sont soumis à l’obligation de réaliser un audit énergétique), un diagnostic de performance énergétique (DPE) doit avoir été établi. Il s’agit d’un document précisant notamment la quantité d’énergie consommée ou estimée par la copropriété, l’évaluation des dépenses annuelles résultant de ces consommations, la classification énergétique du bâtiment. Il est accompagné de recommandations permettant d’améliorer cette performance. L’audit énergétique doit quant à lui être établi dans les copropriétés à usage principal d’habitation construites avant le 1er janvier 2001, lorsqu’elles comprennent plus de 50 lots et qu’elles sont équipées d’une installation de chauffage ou de climatisation collective. Cet audit vise à établir le classement énergétique du bâtiment et à apporter des propositions de travaux pour améliorer sa performance énergétique.

… quelle majorité ? À l’issue du DPE ou de l’audit, les copropriétaires doivent se prononcer :

• sur l’adoption d’un plan de travaux d’économie d’énergie ou la conclusion d’un contrat de performance énergétique à la majorité simple,
• sur les travaux d’économie d’énergie contenus dans le plan à la majorité des voix de tous les copropriétaires.

Copropriété : gérer les travaux d’entretien et de réparation

Le principe. Dans une copropriété, la plupart des travaux doivent être décidés par les copropriétaires réunis en assemblée générale (AG). Ce qui n’empêche pas que le syndic soit investi d’une obligation à ce sujet…

Une obligation ? Le syndic est chargé de veiller au maintien de l’immeuble en bon état. A ce titre, il peut de sa propre initiative faire exécuter les menues réparations d’entretien courant, sans avoir besoin de convoquer une assemblée générale. La loi impose cependant au syndic de faire voter par l’AG un montant de travaux au-delà duquel l’avis préalable du conseil syndical est obligatoire (vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires). En revanche, sauf cas d’urgence, tous les travaux d’entretien et de réparation d’une certaine importance doivent être décidés en AG.

A qui revient l’initiative ? L’initiative des travaux revient au syndic et aux copropriétaires : il appartient au syndic de soumettre au vote des copropriétaires les travaux de gros entretien et les réparations importantes qu’il estime nécessaires pour l’immeuble ; mais, de la même façon, tout copropriétaire ainsi que le conseil syndical peut demander au syndic de faire inscrire à l’ordre du jour de l’AG les questions qu’il juge utiles.

Absence d’initiative. Suite à l’effondrement d’un plafond à cause d’un défaut d’étanchéité, il a été jugé que la responsabilité du syndic était engagée pour n’avoir pas correctement informé le syndicat des copropriétaires de la nécessité de réaliser les travaux nécessaires dans l’immeuble. En outre, le syndic n’avait jamais inscrit à l’ordre du jour la question de ces travaux. Pourtant, le syndic avait été informé par des professionnels de l’importance de réaliser des travaux d’étanchéité. Mais la responsabilité du syndicat des copropriétaires a également été retenue : de nombreux dégâts des eaux affectant l’immeuble depuis 20 ans, le juge a considéré que le syndicat était au courant des problèmes d’étanchéité de l’immeuble. Et en ne prenant pas d’initiatives pour résoudre ces problèmes, il a également commis une faute.

Une décision à prendre. Même si les copropriétaires, le syndic, et le conseil syndical sont d’accord sur les travaux à réaliser, il faut attendre que ce point soit abordé sous forme de question mise à l’ordre du jour et voté à la prochaine Assemblée générale annuelle. La majorité simple suffit pour voter les travaux d’entretien, de réparation et de réfection des parties communes de l’immeuble (toiture, gros œuvre…) et des éléments d’équipement communs (ascenseur, chaudière…). Par exemple, il est possible de voter à cette majorité simple un ravalement destiné à remettre en état une façade dégradée.

En pratique. En matière de travaux, il faut d’abord établir un descriptif précis des travaux envisagés, contacter des entreprises et comparer les devis et prestations proposés. Ce travail doit intervenir avant l’AG qui décidera alors, au vu de ces éléments précis, d’entamer ou non les travaux. Un accord de principe préalable est souvent demandé aux copropriétaires, avant de lancer ces démarches, au cours d’une 1ère assemblée où leur sont présentés les caractéristiques et le coût approximatif du projet : en cas d’accord, ils habilitent alors le syndic à lancer les démarches. Et c’est lors d’une 2nde réunion que les travaux seront effectivement votés.

Quel coût ? Lorsque des travaux d’entretien ou des réparations portent sur le bâti, leur coût est réparti entre tous les copropriétaires, proportionnellement aux tantièmes de charges générales attachés à leur lot. Quant aux dépenses d’entretien et de réfection des équipements communs, comme les ascenseurs ou les éclairages, elles sont réparties en fonction de leur utilisation effective pour chaque lot.

Un fonds spécial ? Afin d’anticiper le financement de travaux d’entretien ou des réparations, la Loi oblige le syndic à proposer à l’AG l’institution d’un fonds spécial. S’il est approuvé et voté, ce fonds est alimenté par des versements périodiques des copropriétaires.

Concrètement. Ce fonds est destiné à financer les travaux d’entretien et de réfection, non encore décidés par l’AG, mais susceptibles de l’être dans les trois années suivantes. Lorsque les travaux sont décidés, des prélèvements sur ce fonds sont effectués pour les régler.

En cas d’urgence. La Loi autorise le syndic à faire exécuter les travaux urgents qui s’imposent, sans solliciter au préalable l’autorisation de l’AG. A posteriori, le syndic devra toutefois faire approuver et ratifier par l’assemblée les travaux ainsi réalisés.

En pratique. Sont concernés les travaux « nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble ». L’urgence est donc reconnue lorsqu’il est question de faire face à un danger imminent pour l’immeuble ou les copropriétaires. Lorsque des travaux urgents doivent être entrepris, le syndic a quand même tout intérêt à solliciter au préalable, avant d’agir, l’avis du conseil syndical sur la question de l’urgence.

Copropriété : gérer les travaux d’amélioration

Une distinction à connaître. Dépassant le simple entretien, les travaux d’amélioration ont pour objet d’apporter un élément de confort nouveau à l’immeuble. Non indispensables, et représentant souvent une dépense non négligeable, la Loi exige que soient respectées des règles de majorité précises.

Concrètement. Les travaux d’amélioration ne visent pas seulement à maintenir l’immeuble en bon état, mais à lui apporter davantage de confort. Il pourra, par exemple, s’agir de travaux liés à la transformation d’un ou de plusieurs équipements existants, comme (fréquent en pratique) la suppression d’une chaudière collective et son remplacement par un chauffage individuel. Il pourra aussi s’agir de la création d’un local à vélos, ou d’une aire de jeux sur les espaces verts de la copropriété. Ainsi, dès qu’un élément de confort nouveau est apporté, il faut considérer qu’il s’agit de travaux d’amélioration. On peut inclure dans cette catégorie les travaux d’économie d’énergie.

Une majorité… complexe ? Par principe, les travaux d’amélioration doivent être adoptés par les copropriétaires par application de la règle de la majorité absolue (majorité des voix de tous les copropriétaires). Mais certains travaux peuvent être décidés à la majorité simple (majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés).

A noter. La majorité absolue est toujours difficile à obtenir : c’est la majorité des voix de tous les copropriétaires (présents, représentés et absents). Aussi la loi a-t-elle prévu la possibilité d’un 2nd vote au cours duquel la majorité est assouplie. Voici son principe : si le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, il est alors possible de procéder à un 2nd vote lors de la même AG ; la décision peut alors être prise à la majorité simple. Si, par contre, le projet n’a pas recueilli ce tiers des voix de tous les copropriétaires, une nouvelle AG pourra se prononcer à la majorité simple, à la condition toutefois d’être convoquée dans le délai maximal de 3 mois.

Une majorité simple ? Afin de faciliter leur adoption, certains travaux peuvent être décidés par l’AG à la majorité simple (majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés). Il s’agit des travaux qui concernent :

• les améliorations imposées par un texte législatif, réglementaire ou par un arrêté de police : il s’agit des travaux imposés par la sécurité ou la salubrité publique ;
• la préservation de la sécurité et de la santé des occupants (travaux portant sur la stabilité de l’immeuble, le clos et le couvert) ;
• la fermeture et la sécurisation de l’immeuble (prévention de l’atteinte aux personnes) ;
• la restauration immobilière ;
• l’accessibilité aux personnes handicapées.

Une fois la décision prise… Une fois la décision adoptée en AG, les copropriétaires doivent participer au paiement des travaux, même s’ils n’ont pas voté pour le projet. Les dépenses sont réparties en fonction de l’avantage retiré par chaque copropriétaire. Certains d’entre eux peuvent ainsi être exonérés de toute participation si les travaux ne présentent aucune utilité pour eux (c’est le cas, par exemple, des copropriétaires du RDC lors de l’installation d’un ascenseur). En revanche, lorsque l’amélioration porte sur le bâti (cas de la toiture), la répartition du coût se fait au prorata des millièmes de charges des parties communes.

Copropriété : gérer les travaux réalisés par un copropriétaire

Un cas fréquent. Un copropriétaire qui souhaite réaliser, à ses frais et pour son compte, des travaux affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble, doit d’abord obtenir l’accord de l’AG. L’autorisation de l’AG doit être formelle et expresse : elle ne peut en aucun cas être tacite.

A noter. L’accord du syndic ne peut pas se substituer à celui de l’AG, même si les travaux sont prescrits par des services administratifs.

Travaux réalisés sans l'accord de l'AG. Si le copropriétaire décide de passer outre cette autorisation, il faut savoir que la copropriété est en droit d’exiger la remise en état des lieux, aux frais de ce dernier. Mais il faut aussi savoir que l’AG peut donner son accord a posteriori, une fois que les travaux entrepris sans autorisation sont achevés (ratification), ou donner un accord sous conditions particulières (prescriptions données quant aux travaux).

Là encore, une question de majorité… Les travaux affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble doivent impérativement être autorisés par l’AG à la majorité absolue (avec possibilité d’un second vote à la majorité simple). Si les travaux nécessitent l’annexion de parties communes, c’est la double majorité qui devient nécessaire (majorité des copropriétaires représentant au moins les deux tiers des voix). Et dans tous les cas, si le projet présenté par le copropriétaire porte atteinte à la destination de l’immeuble, l’autorisation requiert une décision de l’AG adoptée à l’unanimité de tous les copropriétaires.

Attention. Outre l’autorisation expresse de l’AG, le copropriétaire doit parfois aussi obtenir un permis de construire ou une autorisation d’urbanisme. Dans ce cas, sachez que l’administration n’a pas à vérifier si les travaux portent sur des parties communes ou affectent l’aspect extérieur de l’immeuble, ou encore si une autorisation de l’AG a été obtenue.

Copropriété : le point sur les travaux d’accessibilité pour les personnes handicapées

Une nouveauté. Il est désormais prévu, depuis le 1er juin 2020, que chaque copropriétaire puisse faire réaliser, à ses frais, des travaux pour l'accessibilité des logements aux personnes handicapées ou à mobilité réduite qui affectent les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble.

Formalisme. A cette fin, il notifie au syndic une demande d'inscription d'un point d'information à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale, accompagnée d'un descriptif détaillé des travaux envisagés.

Contenu du descriptif. Ce descriptif doit prévoir :

• la nature,
• l'implantation,
• la durée et les conditions d'exécution des travaux envisagés,
• les éléments essentiels de l'équipement ou de l'ouvrage, tels que les marques, modèles, notices, garanties et documents relatifs à l'utilisation et à l'entretien.

Pièces jointes. Il doit être assorti d'un plan technique d'intervention, et, le cas échéant, d'un schéma de raccordement électrique. Il peut également comprendre tous éléments nécessaires à la compréhension des travaux prévus, notamment des documents graphiques ou photographiques. Notez que si ce descriptif détaillé n’est pas notifié au syndic, le point d'information n'est pas inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale.

Action du syndic. S’il lui est régulièrement notifié, le syndic inscrit à l'ordre du jour de la même assemblée générale :

• le point d'information relatif aux travaux d'accessibilité ;
• la question de l'opposition éventuelle à la réalisation de ces travaux de l'assemblée générale, accompagnée d'un projet de résolution reproduisant les termes suivants : « L'assemblée générale peut, à la majorité des voix des copropriétaires, s'opposer à la réalisation de ces travaux par décision motivée par l'atteinte portée par les travaux à la structure de l'immeuble ou à ses éléments d'équipements essentiels, ou leur non-conformité à la destination de l'immeuble. »

Réalisation des travaux. Si l’assemblée générale ne s’oppose pas aux travaux, ceux-ci peuvent être réalisés par le copropriétaire conformément au descriptif détaillé présenté à l'assemblée générale, à l'expiration du délai de contestation de l’assemblée générale de 2 mois.

Entrée en vigueur. Ces dispositions s’appliquent aux assemblées générales qui se tiendront à compter du 31 décembre 2020.

Copropriété : gérer les travaux d'intérêt collectif dans les parties privatives

Eviter les situations de blocage. Désormais, l'interdiction pour un copropriétaire de faire obstacle à la réalisation de travaux d'intérêt collectif réalisés sur des parties privatives est élargie à tous types de travaux, dès lors qu’ils sont régulièrement votés par l’AG.

En cas de solution alternative. Toutefois, l'atteinte portée au droit de propriété du copropriétaire qui souhaite faire obstacle à des travaux est limitée. En présence d'une solution alternative permettant d'éviter une intrusion chez lui, la réalisation de tels travaux ne peut, en effet, être imposée au copropriétaire concerné que si les circonstances le justifient.

Une indemnité pour le copropriétaire ? Par ailleurs, en cas de privation totale temporaire de jouissance de son lot, un copropriétaire peut désormais obtenir une indemnité provisionnelle à valoir sur le montant de l'indemnité définitive qui lui sera octroyée.

Convoquer l’assemblée générale des copropriétaires

AG des copropriétaires : le pouvoir de décision ! L’assemblée générale (AG) des copropriétaires est l’organe dit « délibérant » de la copropriété : c’est dans ce cadre que sont prises les décisions relatives à la copropriété, ces décisions étant exécutées par le syndic, assisté et contrôlé dans cette gestion par le Conseil Syndical (CS).

Qui convoque cette AG ? Il vous revient, en qualité de syndic, de convoquer cette AG de votre propre initiative, au moins 1 fois par an, et en tout état de cause à chaque fois que vous l’estimez nécessaire. Mais vous n’êtes pas le seul à décider d’une telle convocation puisque :

• le conseil syndical peut vous demander de convoquer une AG ;
• vous-même pouvez demander cette convocation avec d’autres copropriétaires dès lors que vous représentez (ensemble) au moins le ¼ des voix (sauf disposition contraire du règlement de copropriété) ;
• le président du CS peut aussi convoquer lui-même une AG après une mise en demeure au syndic de le faire et restée infructueuse plus de 8 jours ;
• le président du CS dispose également de cette prérogative lorsqu’il s’agit de convoquer une AG appelée à désigner un nouveau syndic en cas d’empêchement pour quelque cause que ce soit.

Un nouveau droit pour les copropriétaires. Pour mémoire, il est possible pour tout copropriétaire de solliciter la convocation et la tenue d'une AG, à ses frais, pour faire inscrire à l'ordre du jour une ou plusieurs question(s) ne concernant que ses droits et obligations.

Des précisions. Il est désormais précisé que la demande doit être faite par un ou plusieurs copropriétaires à leurs frais, et doit préciser la ou les questions dont l’inscription à l’ordre du jour est demandée.

Formalisme. Elle doit être notifiée au syndic, et être accompagnée d’un projet de résolution pour chaque question. Elle doit également être accompagnée, lorsque la situation l’exige, des documents précisant :

• les conditions essentielles du contrat ;
• en cas d'appel à la concurrence, les contrats proposés, lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux ;
• les conditions générales et particulières du projet de contrat et la proposition d'engagement de caution fournie par une entreprise d'assurance spécialement agréée lorsque le contrat proposé a pour objet la souscription d'un prêt bancaire au nom du syndicat.

Répartition des frais et honoraires. Lorsque l'assemblée générale est convoquée à la demande de plusieurs copropriétaires, ceux-ci doivent préciser la répartition des frais et honoraires entre eux. À défaut, les frais sont répartis entre ces copropriétaires à parts égales.

Information relative aux frais prévisionnels. Dans les 15 jours qui suivent la notification de la convocation, le syndic informe le ou les copropriétaire(s) demandeur(s) des frais prévisionnels, ainsi que de ses honoraires.

Convocation à l’AG. Il doit ensuite convoquer l'assemblée générale dans le délai de 45 jours suivant le paiement de ces frais et honoraires.

Bon à savoir. Notez que lorsque la convocation de l’AG est sollicitée dans ce nouveau cadre, le syndic ne doit porter à l’ordre du jour que les questions relatives aux droits et obligations du ou des copropriétaire(s) demandeur(s).

Qui est convoqué à cette AG ? Bien entendu, tous les copropriétaires doivent être convoqués à une AG, même s’ils ne sont pas directement concernés par les décisions à prendre. Voilà pour le principe, mais son application recèle parfois quelques complications en pratique…

Des précisions à connaître ! Dans certains cas, la désignation du copropriétaire convoqué mérite d’être précisée. Ainsi :

• un mineur doit être représenté par son tuteur ou administrateur légal (il en est de même en présence d’un majeur dit « protégé », sous tutelle ou curatelle) ;
• en cas d’indivision sur un lot (de même qu’en présence d’un lot dont la propriété est démembrée), les indivisaires doivent être représentés par un mandataire commun ;
• en présence d’époux co-indivisaires, la convocation est adressée à l’un ou à l’autre, si aucun mandataire commun n’a été désigné par eux (par principe, un « mandat tacite » existe entre eux) ;
• en cas de vente d’un lot, tant que la notification du transfert de propriété n’a pas été effectuée par le notaire, vous devez convoquer l’ancien propriétaire (ce dernier a la faculté de donner un pouvoir à l’acquéreur pour le représenter à l’AG, comme cela est souvent prévu dans les avant-contrats, si la vente n’est pas encore réalisée) ;
• tout copropriétaire peut solliciter la convocation et la tenue d'une AG, à ses frais, pour faire inscrire à l'ordre du jour une ou plusieurs question(s) ne concernant que ses droits et obligations.

Comment sont convoqués les participants ? La convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de réunion de l’AG (sauf si le règlement de copropriété a prévu un délai plus long). Par principe, cette convocation est faite :

• par lettre recommandée avec AR ;
• par remise de la convocation contre récépissé ou émargement.

Un formalisme précis. La convocation doit préciser le lieu de la réunion, le jour et l’heure, et l’ordre du jour (à savoir les questions soumises à la délibération des copropriétaires). Si l’AG est appelée à se prononcer sur l’approbation des comptes, la convocation doit rappeler précisément les modalités de consultation des pièces justificatives des charges de copropriété (état financier du syndicat des copropriétaires, compte de gestion général, projet de budget prévisionnel).

Pour les pièces justificatives de charges… Les copropriétaires doivent pouvoir prendre connaissance des pièces justificatives des charges, chaque année, avant la tenue de l’assemblée générale. Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l’AG appelée à connaître des comptes de l’exercice écoulé et la tenue de celle-ci, vous devez tenir les pièces justificatives des charges à la disposition de tous les copropriétaires pendant une durée qui ne peut être inférieure à un jour ouvré et doit être, en tout cas, appropriée à la dimension de la copropriété (ce texte suffisamment imprécis incite à prendre ses précautions et à envisager un délai suffisamment long).

Où ? Vous devez fixer le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit au siège de votre entreprise, soit au lieu où vous assurez habituellement l'accueil des copropriétaires. Précisez, dans la convocation, le ou les jours et les heures auxquels cette consultation peut s'effectuer. Notez qu’une obligation s’impose à ce sujet pour les syndics professionnels : lorsqu'il s'agit d'un syndic professionnel, ces jours et heures doivent être fixés pendant les jours et heures d'accueil physique déterminés dans le contrat de syndic.

À noter. Dans l’hypothèse où l’AG est amenée à se prononcer sur la nomination d’un nouveau syndic, il faut procéder au préalable à un appel d’offres et à une mise en concurrence des contrats de syndic.

Animer l’assemblée générale des copropriétaires

Un formalisme à maîtriser ! La tenue d’une assemblée générale des copropriétaires nécessite, là encore, le respect d’un certain formalisme pour assurer la validité des décisions prises : signature d’une feuille de présence, pointage des mandats de représentation, etc.

Faire signer une feuille de présence. Une feuille de présence doit être dressée, indiquant l’identité et le domicile de chaque copropriétaire (le cas échéant, l’identité et le domicile du ou des mandataires), ainsi que le nombre de voix dont les copropriétaires disposent (sauf pour ceux participant à l’AG par visioconférence). Certifiée exacte par le Président de l’AG, elle constitue une annexe du procès-verbal avec lequel elle doit être conservée.

À noter. La feuille de présence rédigée lors de l’assemblée générale doit aussi mentionner les personnes ayant voté par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire par le syndic.

Conseil pratique. Si un copropriétaire arrive après le vote des premières résolutions ou part avant la fin de la réunion, faites mentionner au procès-verbal les heures d’arrivée et de départ et les votes des résolutions auxquels il a pris part, afin d’éviter toute contestation ultérieure.

Vérifier les mandats de représentation. Le copropriétaire peut se faire représenter par un mandataire de son choix (sauf le syndic, son conjoint et les membres de sa famille, ainsi que ses salariés et leurs proches), appartenant ou non au syndicat. Le mandat doit être obligatoirement établi par écrit, et dûment signé par le mandant. Il peut valablement faire état des votes souhaités sur les questions inscrites à l’ordre du jour.

À noter. Un copropriétaire peut recevoir plus de 3 délégations de vote si le total des voix dont il dispose (les siennes et celles de ses mandants) ne dépasse pas 10 % des voix.

Bon à savoir. À défaut de président, la remise de délégation peut être faite auprès d’un membre du conseil syndical ou au président du conseil syndical. En leur absence, le mandat est remis au président de séance désigné par l’assemblée générale.

Subdéléguer un mandat de représentation ? Tout mandataire désigné peut expressément subdéléguer son mandat à une autre personne, à condition que cela ne soit pas interdit par le mandat.

À noter. Le mandataire ne peut pas voter à une question non inscrite à l’ordre du jour. Dans une telle hypothèse, le copropriétaire qu’il représente serait considéré comme « défaillant » et pourraient alors demander l’annulation du vote s’agissant de cette question.

Au début de la réunion… L’AG des copropriétaires désigne son Président de séance et, s’il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs. Ces désignations font l’objet de votes dont le résultat figure au procès-verbal.

Le rôle du Président. Pour mémoire, il dirige la réunion, veille à la régularité des débats et signe les documents faisant preuve des conditions dans lesquelles les décisions sont prises (feuille de présence et procès-verbal). Les scrutateurs assistent le Président en dépouillant les votes sous son autorité (les votes à mains levées sont à réserver aux petites copropriétés) et approuvent le procès-verbal en apposant leurs signatures. En qualité de syndic, vous assurez le secrétariat et rédigez à ce titre le procès-verbal (sauf décision contraire de l’AG).

Voter les résolutions. Lors de l’AG, les copropriétaires vont être amenés à se prononcer sur les décisions à prendre, prévues à l’ordre du jour. A ce titre, chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix déterminé par sa quote-part de propriété dans les parties communes de l’immeuble.

Conseil. Vérifiez que les tantièmes retenus pour déterminer les droits de vote correspondent à ceux qui ont été attribués dans le cadre de l’état descriptif de division, pour éviter toute contestation.

Vote par correspondance. La Loi Elan prévoit que les copropriétaires peuvent voter par correspondance avant la tenue de l’AG, au moyen d’un formulaire. Les formulaires ne donnant aucun sens précis de vote ou exprimant une abstention sont considérés comme des votes défavorables. Sont également considérés comme défavorables les votes par correspondance portant sur des résolutions qui, à l’issue des débats en AG, ont évolué de manière substantielle.

Un nouveau modèle de formulaire de vote par correspondance. Pour ce faire, un nouveau modèle de formulaire de vote par correspondance a vu le jour. Il est disponible ici. Ce formulaire doit être joint à la convocation à l’assemblée générale.

Délai. Pour être pris en compte lors de l’AG, le formulaire de vote par correspondance doit être réceptionné par le syndic au plus tard 3 jours francs avant la date de réunion. Lorsqu’il est transmis par voie électronique à l’adresse indiquée par le syndic, il est présumé réceptionné à la date de l’envoi.

À noter. Notez que le formulaire de vote par correspondance n’est pas pris en compte lorsque le copropriétaire, l'associé ou leur mandataire est finalement présent à l'assemblée générale, quelle que soit la date à laquelle le formulaire de vote par correspondance ou le mandat a été établi ou reçu. Cette disposition vaut également en cas de délégation de vote sans désignation d'un mandataire.

Participer à l’assemblée générale des copropriétaires par visioconférence

Une présence par visioconférence ? Les copropriétaires peuvent désormais participer à l’AG par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique.

Selon quelles modalités techniques ? Il revient à l’AG de décider des moyens et supports techniques qui doivent permettre aux copropriétaires de participer aux AG par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique.

Selon quelles garanties ? L’AG doit aussi décider de la nature des garanties requises permettant de s'assurer de l'identité de chaque participant. Notez que les supports retenus doivent, au moins, transmettre la voix des copropriétaires et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.

À noter. Ces décisions sont prises sur la base de devis élaborés à cet effet à l'initiative du syndic ou du conseil syndical. C’est le syndicat des copropriétaires qui en supporte les coûts.

Une visioconférence à anticiper ! Le copropriétaire qui souhaite participer à l'assemblée générale par visioconférence doit en informer par tout moyen le syndic 3 jours francs, au plus tard, avant la réunion de l’AG.

En cas de problèmes techniques… Le procès-verbal de l’AG doit préciser, le cas échéant, les incidents techniques ayant empêché le copropriétaire ou l'associé qui a eu recours à la visioconférence de faire connaître son vote.

Amendement d’une décision. Si la résolution objet du vote par correspondance fait l'objet d'un amendement en cours d’AG (quelle que soit la nature de l'amendement), le votant par correspondance qui s'est exprimé en faveur de cette résolution est assimilé à un défaillant pour la résolution concernée.

Clore l’assemblée générale des copropriétaires

Un procès-verbal… Les décisions prises au cours de chaque AG doivent faire l’objet d’un procès-verbal (PV) : c’est l’instrument de contrôle de la régularité des délibérations.

… au contenu précis. Le PV rappelle les conditions de la convocation, l’ordre du jour, et les documents joints à la convocation. Il mentionne, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le texte précis de la résolution soumise au vote, ainsi que le résultat de ce vote. Le nombre de voix ayant approuvé chaque résolution doit être indiqué : cela permet de vérifier plus facilement si la majorité requise a été atteinte.

Une nouveauté. En principe, le PV doit préciser les noms des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus et leur nombre de voix.

Depuis le 4 juillet 2020. Désormais, il doit également préciser les noms et nombre de voix des copropriétaires ou associés qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant.

Rappel. Pour mémoire, le copropriétaire qui vote par correspondance est considéré comme un copropriétaire défaillant lorsque la résolution sur laquelle il s’est prononcé favorablement a été amendée en cours d’assemblée générale.

… à signer. Le PV doit être signé à la fin de la séance par le Président, le secrétaire (vous, en qualité de syndic) et les scrutateurs. Il doit faire figurer les votes proclamés par l’AG. Inscrit sur un registre spécial ouvert à cet effet, il a force de preuve : le cas échéant, en cas de contestation, il appartient au copropriétaire contestataire d’apporter la preuve de son inexactitude.

Bon à savoir. Jusqu’à présent, il était prévu que le procès-verbal (PV) reprenant les décisions prises pour chaque assemblée générale soit signé, à la fin de la séance, par le président par le secrétaire et par le ou les scrutateur(s). Depuis le 4 juillet 2020, cette signature peut avoir lieu dans les 8 jours suivant la tenue de l’assemblée.

À noter. Le PV doit notamment préciser si les mandats de vote ont été distribués par le président du conseil syndical, par un membre du conseil syndical ou par le président de séance.

… à notifier. Le PV doit être notifié à chacun des copropriétaires opposants ou défaillants (absents non représentés) dans le mois qui suit la tenue de l’AG. L’envoi est fait selon les mêmes modalités que la convocation : par lettre recommandée avec AR ou par mail.

Notifier les annexes ? La notification des procès-verbaux d’AG par le syndic aux copropriétaires opposants ou défaillants ne comprend pas les annexes au procès-verbal (ce qui inclut notamment la feuille de présence).

Important ! Cette notification est importante, car elle fait courir le délai de 2 mois :

• durant lequel les décisions peuvent être contestées par les ayant-droits ;
• que vous devez respecter avant de faire exécuter les travaux votés (autres que les travaux d’entretien et hors cas d’urgence).

À noter. Il a été jugé que la notification d’un PV d’AG à une copropriétaire entre-temps décédée était valable, dans la mesure où le syndic avait prouvé qu’il n’avait pas eu connaissance du décès de la copropriétaire en question.

Et en cas d’irrégularité ? Notez que l’irrégularité de forme qui affecte le procès-verbal d’assemblée générale ou la feuille de présence n’entraîne pas forcément la nullité de l’AG, lorsqu’elle concerne les conditions de vote ou la computation des voix et qu’il est possible de reconstituer le sens du vote et que le résultat de celui-ci n'en est pas affecté.

Assemblée générale des copropriétaires : et après ?

Un devoir d’information. Les décisions prises en assemblée générale des copropriétaires qui concernent les occupants de l’immeuble ont vocation à être communiquées à ces derniers. Pour les AG convoquées depuis le 1er avril 2016, voici comment vous devrez obligatoirement faire.

Quelles informations ? Sont visées les décisions prises par l’AG susceptibles d'avoir des conséquences sur les conditions d'occupation de l'immeuble et sur les charges des occupants, telles que :

• les décisions relatives à la maintenance et à l'entretien de l'immeuble, aux travaux de toute nature et aux actes techniques concourant à la préparation de ces travaux tels que les diagnostics, les audits, les études techniques ;
• les décisions relatives à la présence du personnel ou des prestataires.

Attention. Des mesures spécifiques doivent être prises dans certains cas. Ainsi :

• lorsque ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, vous devez rendre anonyme leur contenu ;
• ne peuvent être portées à la connaissance des occupants les décisions de l'AG concernant une saisie immobilière ou une procédure contentieuse opposant un ou plusieurs copropriétaires au syndicat et les prestations de gestion confiées au syndic ou pour lesquelles il est mandaté ;
• en outre, une décision ayant pour effet le licenciement du gardien, concierge ou employé d'immeubles ne peut être portée à la connaissance des occupants avant que ce dernier ait reçu la lettre lui notifiant son licenciement.

Comment faire ? Cette information est réalisée, dans un délai de 3 mois après la tenue de l’AG, par un document affiché pendant 1 mois à l'emplacement prévu à cet effet s'il en existe un. A défaut, vous devez déposer ce document dans chacune des boîtes aux lettres.