Règlement de copropriété : un contenu encadré !

Un document contractuel… Le règlement de copropriété est un document contractuel qui est obligatoire. Toutes les copropriétés en ont donc un. Il est généralement établi lors de la mise en copropriété de l’immeuble par un géomètre, puis remis à un notaire qui le publiera au fichier immobilier.

… qui s’impose à tous les copropriétaires. C’est un document qui s’impose à tous les copropriétaires ainsi qu’aux locataires. Il n’est donc pas possible de le modifier, sans leur autorisation, ou de ne pas le respecter sous peine de sanctions.

Contenu du règlement de copropriété. Le but du règlement de copropriété est d’organiser le fonctionnement de l’immeuble collectif. À cet effet, il contient des règles qui encadrent la vie pratique (règles de jouissance des parties privatives et/ou communes, autorisations diverses comme par exemple l’autorisation ou l’interdiction d’exercice d’une activité professionnelle ou commerciale, l’interdiction d’installer des enseignes, etc.), ainsi que l’organisation de la copropriété sur le plan juridique (répartition des charges, administration des parties communes, etc.).

Clause illicite. Il peut arriver que le règlement de copropriété contienne une règle illégale. Dans ce cas, elle doit s’appliquer jusqu’à ce qu’elle ait été annulée en justice ou en assemblée générale (AG).

Annulation d’une clause relative à la répartition des charges. Lorsque le juge retoque une clause relative à la répartition des charges et procède à une nouvelle répartition, cette dernière ne prend effet qu'au 1er jour de l'exercice comptable suivant la date à laquelle la décision est devenue définitive.

Divergence avec l’acte de vente. Il peut arriver que l’acte de vente d’un lot de copropriété mentionne des éléments divergents et erronés par rapport au réel contenu du règlement de copropriété. Dans ce cas, l’acquéreur ne peut pas se prévaloir des mentions contenues dans l’acte de vente : c’est, en effet, le contenu du règlement de copropriété qui prévaut.

État descriptif de division : un contenu encadré !

Un document obligatoire. Tout comme le règlement de copropriété, l’état descriptif de division (EDD) est un document obligatoire que l’on retrouve dans les toutes les copropriétés. Il est généralement établi lors de la mise en copropriété de l’immeuble par un géomètre, puis remis à un notaire qui le publiera au fichier immobilier.

Un document contractuel ? Même s’il est incorporé au règlement de copropriété, l’EDD n’a pas de valeur contractuelle. En cas de divergences entre l’EDD et le règlement de copropriété, c’est donc ce dernier qui prévaut.

Mais. Toutefois, il est arrivé que les juges reconnaissent le caractère contractuel d’un EDD dans 2 situations, à savoir :

• lorsque, faute de règlement de copropriété, l’EDD est le seul document de référence ;
• lorsque le règlement de copropriété prévoit que l’EDD a la même valeur contractuelle que lui.

Un document technique. L’EDD est un document technique qui identifie l'immeuble auquel il s'applique, opère une division en lots et attribue un numéro à chaque lot.

Tableau. L’EDD est obligatoirement résumé dans un tableau qui comporte les colonnes suivantes dans la mesure de l'existence des éléments correspondants :

• numéro du lot, dans l'ordre croissant des numéros,
• bâtiment ;
• escalier ;
• étage ;
• nature du lot ;
• quote-part des parties communes.

Conseil syndical : qui le compose ?

Qui sont les membres du conseil syndical ? Le conseil syndical est composé de copropriétaires qui sont élus en assemblée générale (AG).

Concrètement. Pour être membre du conseil syndical, il faut être :

• soit propriétaire d’un lot situé dans la copropriété ;
• soit marié ou partenaire de Pacs d’un copropriétaire ;
• soit l’ascendant ou descendant d’un copropriétaire ;
• soit le représentant légal d’un copropriétaire ;
• soit « usufruitier » (il s’agit d’une personne qui profite d’un bien sans pouvoir le vendre : ses droits découlent d’un « démembrement de copropriété ») ;
• soit acquéreur à terme d’un des lots situés dans la copropriété.

A noter. Les concubins, conjoints, partenaires de pacs, ascendants ou descendants des salariés du syndic ont l’interdiction d’être membres du conseil syndical. L'interdiction concernant les collatéraux est limitée au 2ème degré (c’est-à-dire les frères et sœurs). Ces interdictions ne s'appliquent toutefois pas aux syndics non professionnels.

Un mandat de 3 ans. Le mandat des membres du conseil syndical ne peut excéder 3 années renouvelables.

Un mandat rémunéré ? Les fonctions de président et de membre du conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération.

Echec dans l’élection des membres du conseil syndical. Lorsque l’AG ne parvient pas, faute de candidature ou faute pour les candidats d'obtenir la majorité requise, à désigner les membres du conseil syndical, le procès-verbal, qui en fait explicitement mention, est notifié, dans un délai d’1 mois, à tous les copropriétaires.

Fonctionnement. Le conseil syndical fonctionne selon les règles particulières qui sont déterminées par le règlement de copropriété, ou par l’AG des copropriétaires à la majorité simple.

Disparition du conseil syndical. Dès lors que plus d’1/4 des sièges du conseil syndical sont vacants, le conseil syndical n’est plus valablement constitué.

Le conseil syndical doit rendre des comptes. Le conseil syndical doit rendre compte de son activité, tous les ans, devant l’AG des copropriétaires.

Conseil syndical : une mission d’assistance et de contrôle

2 missions. Le conseil syndical a 2 missions : assister le syndic et contrôler sa gestion de la copropriété.

Assister le syndic. Le conseil syndical coordonne les relations entre vous et le syndic. A ce titre, il peut émettre des avis et doit être consulté sur toutes les questions concernant le syndicat des copropriétaires.

Une consultation du conseil syndical obligatoire. Le syndic doit obligatoirement consulter le conseil syndical :

• pour le vote de travaux, s’il envisage la conclusion d’un contrat de fourniture d’équipements communs dont le montant dépasse la somme déterminée en AG ;
• pour décider des travaux urgents nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble et nécessitant de fait le versement d'un acompte,
• pour désigner un nouveau syndic (le conseil syndical est en charge de la mise en concurrence des syndics, si le marché local le permet) ;
• pour préparer l’AG (l’ordre du jour de l’AG doit être établi en concertation avec le conseil syndical ; si ce n’est pas le cas, l’AG ne peut toutefois pas être annulée).

Contrôler la gestion du syndic. Le conseil syndical a pour mission de contrôler la gestion de la copropriété par le syndic. Dès lors, il doit procéder au visa de :

• la comptabilité générale ;
• la répartition des dépenses budgétaires ;
• les conditions d'exécution des marchés et des contrats ;
• l'élaboration et l'exécution du budget prévisionnel ;
• la surveillance des impayés et la gestion des dossiers de contentieux confiés à un avocat.

A noter. A cet effet, le conseil syndical peut consulter toute pièce ou document relatif à la gestion et l'administration de la copropriété. Si les pièces demandées par le conseil syndical au syndic ne lui sont pas transmises dans le mois de sa demande, des pénalités de 15€/jour de retard peuvent être imputées sur les honoraires dus au syndic.

Exécution des missions. Le conseil syndical peut prendre conseil auprès de toute personne de son choix, et également demander un avis technique à tout professionnel spécialisé sur une question particulière.

Conseil syndical : action contre le syndic

Engager une action contre le syndic. Le président du conseil syndical, sur délégation expresse de l’assemblée générale des copropriétaires (AG), peut engager une action contre le syndic défaillant en réparation du préjudice collectif subi par le syndicat des copropriétaires.

Absence de conseil syndical. A défaut de conseil syndical, l'action est ouverte à un ou plusieurs copropriétaire(s) représentant au moins ¼ des voix de tous les copropriétaires.

Des frais à assumer. Les frais de procédure engagés par le président du conseil syndical constituent des dépenses courantes d'administration qui sont supportées par le syndicat des copropriétaires. Les copropriétaires exerçant cette même action doivent faire l'avance des frais de procédure, répartis ensuite entre tous les copropriétaires à proportion de leurs quotes-parts de parties communes afférentes à leurs lots, dès lors que la prétention est déclarée bien fondée par le juge.

Condamnation du syndic. En cas de condamnation du syndic défaillant, les dommages et intérêts sont alloués au syndicat des copropriétaires, puisqu’il s’agit d'une action engagée dans l'intérêt de tous les copropriétaires.

Conseil syndical : bénéficier d’une délégation conventionnelle

Délégation conventionnelle. Il est créé une délégation conventionnelle au profit d'un conseil syndical composé d'au moins 3 membres. L’AG de se ressaisir de son droit de vote pour les décisions confiées au conseil syndical.

Pour quoi ? La délégation doit permettre au conseil syndical de prendre des décisions relevant de la majorité simple (travaux nécessaires à la conservation de l'immeuble, suppression des vide-ordures pour des impératifs d'hygiène, autorisation permanente accordée à la police ou à la gendarmerie nationale de pénétrer dans les parties communes, etc.).

Toutefois, sont exclues de la possibilité de délégation l'approbation des comptes, la détermination du budget prévisionnel et les adaptations du règlement de copropriété rendues nécessaires par les modifications législatives et réglementaires.

Un budget à établir. L’AG doit déterminer le montant du budget prévisionnel alloué au conseil syndical pour la mise en œuvre de sa délégation de pouvoir, accordée pour une durée maximale de 2 ans renouvelable sur décision expresse de l'assemblée générale.

Une majorité à respecter. Les décisions du conseil syndical pour l'exercice de cette délégation de pouvoirs sont prises à la majorité de ses membres, la voix du président étant prépondérante en cas de partage des voix.

Renouvellement de la délégation. Après avoir pris connaissance du rapport élaboré par le conseil syndical pour rendre compte de sa mission, l’AG demeure libre de renouveler la délégation arrivée à son terme, si les décisions qui en sont l'objet sont récurrentes et que l'action du conseil syndical est satisfaisante.

Assurance. Dans le cadre de cette délégation conventionnelle de pouvoirs, le syndicat des copropriétaires devra souscrire pour chacun des membres du conseil syndical une assurance de responsabilité civile.

Nouveautés. Il est désormais prévu que lorsqu’il bénéficie d’une telle délégation de pouvoirs, les décisions prises par le conseil syndical sont consignées dans un procès-verbal, signé par 2 de ses membres.

Mentions sur le PV. Le procès-verbal mentionne le nom des membres du conseil syndical ayant participé à la délibération, ainsi que le sens de leur vote. Il est transmis au syndic qui l'inscrit au registre des procès-verbaux des assemblées générales.

A noter. Dans ce cadre, il est précisé qu’un montant spécifique est alloué au conseil syndical au sein du budget prévisionnel voté chaque année pour l’exercice de cette délégation de pouvoirs.

Toutefois. Par exception, lorsque la délégation de pouvoirs porte sur des dépenses pour travaux non comprises dans le budget prévisionnel, l'assemblée générale précise le montant maximum alloué pour chacune d'elles.

Exigibilité des sommes. Les sommes afférentes à ces dépenses sont exigibles selon les modalités votées par l'assemblée générale.

Entrée en vigueur. Ces dispositions s’appliquent pour les assemblées générales qui se tiendront à compter du 31 décembre 2020.

Tantièmes de copropriété : une répartition importante !

À quel moment les tantièmes sont-ils calculés ? Les tantièmes de copropriété doivent être calculés au moment de la mise en copropriété de l’immeuble. Pour être plus précis, le calcul sera effectué lors de la division de l’immeuble (il peut donc s’agir d’une décision collective des copropriétaires ou bien être le fait du promoteur lorsque ce dernier construit un immeuble destiné à être en copropriété).

Qui calcule les tantièmes de copropriété ? C’est un géomètre-expert qui se charge de cette mise en copropriété, et donc du calcul des tantièmes attachés à chaque lot ainsi constitué.

Sur quels critères ? La superficie d’un lot de copropriété, sa consistance, et sa situation au sein de l’immeuble sont les critères qui servent au calcul des tantièmes de copropriété de ce lot.

Un calcul à ne pas négliger ! Ce calcul est important, car il détermine :

• les droits de chacun des copropriétaires sur son lot ;
• les droits d’usage des copropriétaires sur les parties communes ;
• la répartition des charges communes ou générales (répartition entre chaque copropriétaire des dépenses correspondant à l’administration et à l’entretien des parties communes) ;
• le nombre de voix dont les copropriétaires disposent en assemblée générale (le principe est que le nombre de voix d’un copropriétaire correspond à sa quote-part dans les parties communes).

Les étapes de la détermination des tantièmes

Un calcul encadré par la Loi ? Aux termes de la Loi, « dans le silence ou la contradiction des titres, la quote-part des parties communes afférente à chaque lot est proportionnelle à la valeur relative de chaque partie privative par rapport à l'ensemble des valeurs desdites parties, telles que ces valeurs résultent lors de l'établissement de la copropriété, de la consistance, de la superficie et de la situation des lots, sans égard à leur utilisation ».

Concrètement. Cela signifie que :

• les tantièmes ne sont pas établis uniquement en fonction de la superficie du lot (la consistance et la localisation du lot sont également prises en compte) ;
• la répartition est opérée en fonction, aussi, de la valeur de comparaison des différents locaux dans l’immeuble, les uns par rapport aux autres ; cette valeur est dite « relative » et ne se confond pas nécessairement avec la valeur vénale (la valeur relative est appréciée sans égard à l’utilisation des locaux).

5 étapes. Concrètement, il existe 5 étapes pour déterminer les tantièmes de copropriété.

Étape 1. La 1ère étape consiste à calculer la superficie du lot.

Étape 2. La 2ème étape consiste à déterminer la consistance du lot. Le géomètre-expert procède à l’examen de la nature du lot (appartement, cave, garage), de sa distribution (au sein de l’immeuble, et intrinsèquement), de sa hauteur sous plafond.

Étape 3. La 3ème étape consiste à prendre en compte la situation du lot : le géomètre-expert tient compte de la situation du lot par rapport aux autres lots de l’immeuble (étage, luminosité, vue, ascenseur, calme, etc.). Un coefficient est également appliqué en fonction de l’étage et de l’existence ou non d’un ascenseur.

Étape 4. La 4ème étape consiste à procéder au calcul de la superficie pondérée. Le géomètre-expert fait alors la moyenne des tous les coefficients pondérateurs calculés ci-dessus, pour obtenir un coefficient moyen. Ensuite, ce dernier coefficient est multiplié par la superficie du lot, afin d’obtenir une superficie pondérée.

Étape 5. La 5ème et dernière étape consiste à définir les tantièmes de copropriété. Ils sont obtenus en faisant le rapport entre la surface pondérée du lot considéré et les surfaces de tous les autres lots de la copropriété. Par exemple, si la surface pondérée du lot est de 47,56m², et que le total des superficies pondérées est de 3213 m², les tantièmes afférant au lot considéré sont de 47,56 m² / 3213 m² x 10000 = 148,02 arrondi à 148 tantièmes.

À noter. Les tantièmes sont définis à la mise en copropriété de l’immeuble. Ils sont inscrits dans le règlement de copropriété et l’état descriptif de division.

Attention ! Il n’existe pas de règle générale à impérativement suivre lors du calcul des tantièmes. Il faut toujours garder à l’esprit qu’il faut s’adapter aux particularités de la copropriété.

Comment modifier la répartition des tantièmes ?

Une modification à l’unanimité des copropriétaires. La modification de la répartition des tantièmes de charges est difficile, car elle exige que l’assemblée générale des copropriétaires se prononce à l’unanimité.

Une modification courante. Une modification est possible, et assez courante en pratique, en ce qui concerne la répartition des charges dites spéciales pour un équipement commun (généralement un ascenseur).

Une modification (parfois) nécessaire. Une révision des tantièmes et donc des charges peut être opérée si elle est rendue nécessaire par un changement d’usage d’une ou plusieurs parties privatives (appartement à usage d’habitation converti en usage mixte, résidence et activité professionnelle, vente d’une portion des parties communes au profit d’un copropriétaire, etc.).

Une modification judiciaire. Un copropriétaire qui s’estime lésé du fait d’une irrégularité dans la répartition des millièmes peut agir auprès du Tribunal judiciaire. Mais les conditions de contestation sont strictes et limitées (l’action ne peut être introduite que dans le délai de 5 ans à compter de la publication du règlement de copropriété et que si la part du lot est supérieure de plus d’1/4 à celle qui résulterait d’une répartition légale des charges).

Attention ! Une modification de la répartition des tantièmes n’entraîne pas nécessairement une répartition des charges (même si c’est rarement le cas) et vice-versa. Ainsi, par exemple, lorsqu’un lot change de destination, il peut y avoir un changement de charges mais la répartition des tantièmes peut rester inchangée.

Charges hors budget prévisionnel : un vote au coup par coup

2 types de charges. Il existe 2 types de charges : celles dites « courantes » et celles dites « exceptionnelles ». Seules les charges « exceptionnelles » sont développées dans cette fiche.

Les charges exceptionnelles. Il s’agit des frais qui ne sont pas prévus dans le budget prévisionnel de la copropriété : ce sont des frais qui doivent être décidés en fonction des circonstances et de leurs opportunités lors de l’assemblée générale des copropriétaires (AG).

À noter. Les charges exceptionnelles sont aussi dites « hors budget prévisionnel ».

Des charges votées à part. Seuls les travaux de maintenance sont compris dans le budget prévisionnel. Tous les autres travaux doivent donc être votés à part, en AG. Doivent ainsi être votés à part :

• les travaux importants de conservation et d’entretien : ce sont les travaux de ravalement de la façade de l’immeuble, de la réfection de la toiture, ou encore de la peinture des halls communs ; doivent également sortir du budget prévisionnel les travaux portant sur les équipements communs, comme le remplacement à l’identique de la chaudière collective, etc. ;
• les diagnostics et études techniques : ces dépenses sont votées également hors budget (diagnostics amiante, termite, plomb, consultation d’un avocat, consultation d’un architecte, etc.) ;
• les provisions pour travaux urgents : en cas d’urgence, le syndic est habilité à faire exécuter les travaux rendus nécessaires sans avoir à solliciter au préalable l’autorisation de l’AG (il doit cependant faire valider a posteriori son action) ; pour ce faire, et par anticipation, le syndic a le droit de demander aux copropriétaires le versement d’une provision pour financer des travaux qui se révèleraient urgents ; il a cependant l’obligation de demander au préalable l’avis du conseil syndical avant de réclamer le versement de cette provision, laquelle ne pourra en aucune façon dépasser le tiers du montant estimé des travaux urgents.

Concrètement. L’AG va voter sur le principe de chaque dépense, sur son montant ainsi que sur l’échéancier du paiement. Le syndic va ensuite réclamer aux copropriétaires le versement de provisions ou avances sur la base de cet échéancier via un appel de charges. Le syndic doit adresser à tous les copropriétaires, avant la date d’exigibilité de la provision, un courrier précisant le montant de la somme due ainsi que l’objet de la dépense.

Charges hors budget prévisionnel : les avances pour travaux futurs

Principe. Les avances pour travaux futurs sont décidées en AG pour financer des travaux qui doivent s’échelonner sur plusieurs années. Il s’agit de mesures d’anticipation et de prévoyance, qui doivent permettre un meilleur financement des travaux.

Prévoir les travaux futurs. Certains travaux peuvent s’avérer nécessaires dans un avenir plus ou moins proche. Il faut donc les anticiper. C'est pourquoi, le syndic a l’obligation de soumettre au vote de l’AG la décision de constituer des provisions spéciales destinées à faire face à ces travaux.

Quel intérêt ? Cette opération de préfinancement se justifie par le principe selon lequel le syndicat doit pouvoir disposer en temps utile des moyens financiers nécessaires pour exécuter les travaux de l’immeuble.

À noter. Les copropriétés ont l’obligation de créer un fonds pour les travaux dont le montant ne peut pas être inférieur à 5 % du budget annuel de la copropriété.

      => Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez notre fiche « Constituer des avances pour travaux futurs, une obligation ? »

Carnet d’entretien de l’immeuble. Le syndic a l’obligation d’établir et de tenir à jour un carnet d’entretien de l’immeuble. Ce document permet, entre autres, d’informer les copropriétaires sur la nécessité et l’opportunité de constituer des provisions pour de futurs travaux nécessaires à l’entretien de l’immeuble.

Charges courantes de la copropriété : à prévoir !

2 types de charges. Il existe 2 types de charges : celles dites « courantes » et celles dites « exceptionnelles ». Seules les charges « courantes » sont développées dans cette fiche.

Les charges courantes ? Les charges courantes sont payées par les copropriétaires. Le paiement des charges courantes est réparti entre les copropriétaires en fonction des tantièmes de copropriété que représente leur lot.

Des charges au montant différents ? Le montant des charges courantes pour un même travaux peuvent varier selon les copropriétaires, outre du fait de leur tantième de copropriété, du fait de leur responsabilité dans la nécessité d’effectuer ces travaux. Encore faut-il que cette responsabilité soit dûment justifiée !

À noter. Les charges courantes sont aussi souvent appelées « générales » ou « collectives ».

À ne pas négliger. Etablir le budget prévisionnel est très important car le syndic doit faire son possible pour respecter le budget voté par l’assemblée générale (AG).

Un budget prévisionnel annuel. Le budget prévisionnel est annuel et élaboré par le syndic. Il est ensuite voté par l’AG, et ce dans les 6 mois qui suivent le dernier jour de l'exercice comptable qui précède.

Un budget précis. Le budget prévisionnel doit détailler toutes les sommes prévues poste par poste. Détailler les sommes est impératif car le syndic fonde le calcul des provisions trimestrielles sur ce budget prévisionnel. Décomposées, les charges courantes recouvrent plusieurs types de dépenses, qui sont enregistrées selon des « comptes » budgétaires, à savoir :

• les comptes de consommation : eau, électricité, chauffage avec combustibles, produits d’entretien et petits équipements, matériel et fournitures ;
• les charges de maintenance et petit entretien : nettoyage des locaux, locations immobilières et mobilières, contrats le cas échéant, entretien et petites réparations, primes d’assurances ;
• les frais d’administration et de recouvrement : honoraires du syndic (selon le forfait annuel, les honoraires pour travaux étant enregistrés dans un autre compte), frais de recouvrement vis-à-vis d’un copropriétaire défaillant en retard dans le paiement de ses charges, etc. ;
• les salaires du personnel de l’immeuble avec les charges sociales ;
• les impôts et taxes : taxes foncière, taxe de balayage, etc.

Charges courantes de la copropriété : à payer !

Qui paie les charges courantes ? Les charges courantes sont payées par les copropriétaires. Le paiement des charges courantes est réparti entre les copropriétaires en fonction des tantièmes de copropriété que représente leur lot.

Exemple. Si la quote-part d'un copropriétaire est de 150/1 000ème du total de l'immeuble, ce copropriétaire contribuera pour 15 % des charges générales, alors qu'un copropriétaire d'un lot qui représente 20/1 000ème du total de l'immeuble contribuera lui à hauteur de 2 %.

Une répartition prévue dans le règlement de copropriété. Le mode de calcul de la répartition des charges générales est inscrit dans le règlement de copropriété et ne peut être modifié que par un vote à l'unanimité lors d'une AG des copropriétaires.

Critère d’utilité objective. L'état de répartition des charges fixe la quote-part afférente à chaque lot :

• proportionnellement à la valeur des parties privatives comprises dans le lot, pour les charges relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes ;
• en fonction de l’utilité objective que les services et éléments d’équipement commun présentent à l’égard de chaque lot pour les charges entraînées par lesdits services et éléments, dès lors que celles-ci ne sont pas individualisées.

Compteurs individuels. Afin de tenir compte de l’éventuelle présence de compteurs individuels, la participation des copropriétaires aux charges spéciales entraînées par les services collectifs et éléments d'équipement commun est désormais déterminée en fonction de l’utilité objective qu’ils présentent à l'égard de chaque lot.

Modalités de paiement des charges courantes. Pour ce type de charges, prévues dans le budget prévisionnel, le paiement se fait généralement par quart et d'avance chaque trimestre, sauf si l’AG a voté un autre fractionnement.

Envoi d’un courrier. Le syndic envoie par simple courrier un appel de charges qui indique le montant dû, l'objet de la dépense et la date d'exigibilité.

Attention ! Les retards, voire les défauts de paiement des charges par les copropriétaires, causent un préjudice à toute la copropriété et peuvent même la mettre en danger. C'est pourquoi les pouvoirs du syndic dans le recouvrement des fonds sont importants : injonction de payer devant le tribunal compétent, saisie des loyers du locataire si le copropriétaire défaillant est bailleur, etc.

     =>  Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez notre fiche « Recouvrement des charges de copropriété impayées : ce qu’il faut savoir »

Charges courantes de la copropriété : à recouvrer !

Principe. Le recouvrement des charges est confié au syndic qui gère la trésorerie de la copropriété. Parce qu’il est le gérant de la trésorerie de la copropriété, la mission de recouvrement des charges est également confiée au syndic.

Attention ! Pour mémoire, les fonds recouvrés appartiennent au syndicat et non au syndic !

Un recouvrement basé sur le budget prévisionnel. Le montant recouvré est déterminé par le budget prévisionnel. C’est pourquoi les charges recouvrées concernent des dépenses « prévues ».

Recouvrer des « avances » ? En plus de ces provisions, le syndic est également en droit de demander aux copropriétaires de verser des « avances ».

Constitution des avances pour travaux futurs : une obligation à partir de quand ?

Constituer des provisions spéciales pour travaux… Initialement, la Loi impose au syndic de soumettre au vote de l’assemblée générale des copropriétaires (AG), lors de sa 1ère désignation et au moins tous les 3 ans, la décision de constituer des provisions spéciales pour travaux.

…rarement votées en pratique. En pratique, la décision de constituer des provisions spéciales est rarement votée, par manque de moyens mais aussi par crainte d’une mauvaise utilisation de l’argent disponible. D’où la mise en place d’une obligation depuis la loi Alur…

Le montant appelé. La somme appelée chaque année à alimenter le fonds travaux ne pourra pas être inférieure à 5 % du budget annuel de la copropriété.

Exemple. Si le budget est de 50 000 €, la cotisation au fonds sera de 2 500 € minimum (à répartir entre les copropriétaires comme les charges, c’est-à-dire selon les tantièmes).

Autres modes de constitution d’avances pour travaux. Il existe d’autres moyens pour financer des travaux.

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Syndic : comment financer des travaux dans la copropriété ? »

Constitution des avances pour travaux futurs : une obligation pour toutes les copropriétés ?

Toutes les copropriétés… Par principe, toutes les copropriétés sont concernées. Il existe toutefois quelques exceptions.

Sauf... Ne sont pas concernées par l’obligation de constituer des avances pour travaux futurs :

• les copropriétés d’immeubles neufs de moins de 5 ans ;
• les copropriétés comportant moins de 10 lots (tous lots confondus, par exemple, caves, parkings, etc.) qui décideraient, à l’unanimité des copropriétaires présents ou représentés à l’AG, de ne pas mettre en place ce fonds ;
• les copropriétés dont le diagnostic global technique ferait apparaître l’absence de besoin de travaux dans les 10 années à venir.

Constitution d’un fonds de travaux pour 10 ans

Dans les immeubles à destination totale ou partielle d’habitation, le syndicat des copropriétaires doit obligatoirement constituer un fonds de travaux à l’expiration d’une période de 10 ans à compter de la réception des travaux de construction de l’immeuble, dans le but de faire face aux dépenses résultant :

• de l’élaboration du projet de plan pluriannuel de travaux, et le cas échéant, du diagnostic technique global ;
• de la réalisation des travaux prévus dans le plan pluriannuel adopté par l’AG des copropriétaires ;
• des travaux décidés par le syndic en cas d’urgence ;
• des travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble, à la préservation de la santé et de la sécurité des occupants et à la réalisation d’économies d’énergie qui ne sont pas prévus dans le plan pluriannuel de travaux.

Le fonds est financé par le biais d’une cotisation annuelle obligatoire. Notez que chaque copropriétaire contribue au fonds selon les mêmes modalités que celles décidées par l’AG pour le versement de provisions du budget prévisionnel.

L’AG peut affecter tout ou partie des sommes déposées sur le fonds de travaux au financement de l’une ou l’autre des dépenses ci-dessus. Notez que cette affectation doit obligatoirement tenir compte de l’existence de parties communes spéciales ou de clefs de répartition des charges.

Montant de la cotisation annuelle. Lorsqu’un plan pluriannuel de travaux a été adopté par l’AG, le montant de la cotisation annuelle ne peut être inférieur à 2,5 % du montant des travaux prévus dans le plan adopté et à 5% du budget prévisionnel.

Faute d’adoption du plan, le montant de la cotisation annuelle ne peut être inférieure à 5 % du budget prévisionnel.

Notez que l’AG peut décider d’un montant supérieur dans le cadre d’un vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires.

L’AG se prononce sur la question de la suspension des cotisations du fonds travaux lorsque son montant excède le montant du budget prévisionnel.

Lorsqu’un plan pluriannuel de travaux a été adopté par l’AG, celle-ci doit se prononcer sur cette suspension lorsque le montant du fonds de travaux excède, en outre, 50 % du montant des travaux prévus dans le plan adopté.

Point important, les sommes qui sont versées au titre du fonds de travaux sont attachées aux lots, et entrent définitivement dans le patrimoine du syndicat des copropriétaires dès leur versement.

Dans le cas de la vente d’un lot, elle ne donne pas lieu au remboursement, mais l’acheteur peut décider de verser au vendeur un montant qui leur est équivalent.

Financement des travaux : par les copropriétaires

Pour financer les travaux par les copropriétaires, 2 moyens s’offrent au syndic pour financer des travaux via les copropriétaires : le fonds spécial appelé « provisions article 18 » et les provisions anticipatives.

« Provisions article 18 ». Le syndic a l’obligation de proposer à la copropriété de constituer un fonds spécial, baptisé « provisions articles 18 ». Ce fonds a pour but d’anticiper le financement de travaux importants.

En pratique. Tous les 3 ans, les copropriétaires doivent s'être prononcées au moins une fois sur la constitution de ce fonds. Il s’agit, en pratique, d’une sorte de 'cagnotte', alimentée plus ou moins régulièrement par l’ensemble des copropriétaires en prévision de travaux non encore identifiés.

Gestion prévisionnelle. Il est conseillé de faire de la gestion prévisionnelle en matière de travaux. Il appartient au syndic de mettre au vote de l’assemblée la constitution de provisions spéciales pour travaux, lors de sa première désignation et au moins tous les 3 ans, avec comme limite, que les travaux futurs soient susceptibles d’être nécessaires dans les 3 années à échoir. Cela concerne uniquement les travaux d’entretien et de conservation des parties communes ou des éléments d’équipements communs, à l’exclusion donc des travaux d’amélioration.

Difficultés pratiques. Le recours à la provision de l’article 18 présente quelques difficultés d’application pratique :

• le coût plus au moins approximatif des futurs travaux doit être évalué pour préciser un montant de provisions ainsi que leur périodicité de versement ;
• les travaux ne doivent pas avoir encore été décidés par l’assemblée générale ; ils seront votés ultérieurement lors d’une assemblée qui se tiendra dans les 3 années à venir ;
• il se peut qu’au terme des 3 ans la réalisation de travaux ne soit pas votée.

En cas de vente d’un lot de copropriété. Chaque copropriétaire reste propriétaire de sa quote-part de ces fonds et la récupère en cas de vente, à charge pour l'acquéreur de reconstituer la provision en rejoignant la copropriété. Ce dernier doit donc être prévenu avant qu’il décide d'acheter le lot vendu.

Pour mémoire. Les décisions créant ces fonds n'emportent pas décision de travaux : ceux-ci doivent être votés par l'assemblée générale. Dans ce cas, tout ou partie du financement, au lieu d'être réclamé aux copropriétaires, est alors pris sur les fonds accumulés qui doivent, entre-temps, avoir été placés au bénéfice des copropriétaires, le syndic ayant interdiction d'y puiser la trésorerie nécessaire à la gestion courante.

Bon à savoir. Afin d'inciter les copropriétaires à entreprendre des travaux, il est désormais obligatoire d’inscrire à l'ordre du jour de l’AG appelée à se prononcer sur des travaux concernant les parties communes ou des travaux d'intérêt collectifs sur parties privatives, la question du recours éventuel à un emprunt collectif destiné à les financer. Notez que les copropriétaires demeurent libres de recourir ou non à l'emprunt collectif.

Financement des travaux : (toujours) par les copropriétaires

Les provisions anticipatives. Le second moyen de financer les travaux consiste à opter pour les provisions anticipatives : il s’agit pour le syndic de faire des appels de fonds en vue du financement des travaux à venir.

La gestion des appels de fonds par le syndic. Une fois les travaux votés sur la base d’un devis, l’assemblée générale se prononce sur le fractionnement du paiement sur une durée plus ou moins longue : la dépense est ici connue, budgétée et votée. Le paiement de cette facture est alors assuré par des appels de fonds réalisés auprès des copropriétaires.

En pratique. Ces appels exceptionnels interviennent pendant une durée fixée par les copropriétaires. Souvent, le paiement trimestriel des travaux se déroule sur six mois voire jusqu’à 2 ans.

Financement des travaux : par un emprunt bancaire

Recourir à l’emprunt. Les travaux peuvent aussi être financés par la souscription d’un prêt bancaire collectif : cela permet au syndicat d’obtenir les fonds nécessaires avant le début des travaux.

Qui souscrit ? Il peut s’agir d’un prêt directement souscrit par le syndicat des copropriétaires : dans ce cas, il revient au syndic de négocier le prêt auprès de divers établissements bancaires. Une fois l’emprunt souscrit, les échéances sont prélevées sur le compte du syndicat des copropriétaires qui en répercute le montant sur les charges courantes des copropriétaires. Ces derniers supportent tous l’emprunt et sont donc solidaires entre eux du paiement des charges de l’emprunt.

En pratique. Les copropriétaires préfèrent se tourner vers le prêt collectif à gestion individualisée, même si son coût est un peu plus élevé. Concrètement, chaque copropriétaire peut décider d’emprunter pour la totalité de sa quote-part de travaux, pour une fraction seulement, ou peut même ne pas souscrire de prêt, et dans ce cas autofinancer sa propre quote-part. Le syndic s’occupe alors de regrouper les copropriétaires intéressés par ce mode de financement. La banque recouvre ensuite les échéances directement auprès des emprunteurs.

Défaillance d’un copropriétaire. Si l’un des copropriétaires est défaillant, la banque poursuit uniquement le mauvais payeur, et non le syndicat.

Un vote obligatoire. Quel que soit le type de prêt envisagé, les copropriétaires doivent voter en assemblée générale le principe d’un emprunt pour le montant des travaux, en laissant au syndic les pouvoirs de solliciter un prêt auprès de l’organisme de crédit choisi par l’assemblée.

À noter. Le syndic en profite souvent pour facturer la demande de crédit et son suivi. Lors du vote du contrat de syndic en assemblée générale, il faut négocier la suppression de ces frais supplémentaires car ils doivent être inclus dans les honoraires du syndic votés pour les travaux.

Financement des travaux : par l’éco-prêt

Le recours à l’éco-prêt. Il s’agit d’un prêt de 30 000 € maximum par logement dont les intérêts sont pris en charge par l’Etat, et non par l’emprunteur. Il peut être souscrit, sans conditions de ressources, par toute personne physique propriétaire d’un logement achevé avant le 1er janvier 1990 et occupé à titre de résidence principale par le propriétaire ou par un locataire. Il est remboursable sur 10 ans et doit servir à financer des travaux améliorant la performance énergétique du logement.

Pour quels travaux ? Le prêt n’est accordé que si l’emprunteur réalise simultanément au moins 2 types de travaux : l’isolation thermique des toitures, l’isolation des murs, l’isolation performante des fenêtres, la régulation ou le remplacement des systèmes de chauffage ou de production d’eau chaud.

Améliorer la performance énergétique globale de l’immeuble. Sur présentation des devis, le copropriétaire peut bénéficier, au maximum, d’un prêt de 20 000 € pour la réalisation d’un bouquet de 2 travaux ou de 30 000 € pour 3 types de travaux en cas d’amélioration de la performance énergétique globale. Le prêt finance la fourniture et la pose des matériaux.

Plan national. Un grand plan national de rénovation énergétique a été lancé en 2013 pour remettre aux normes les logements en copropriété les plus anciens. Les copropriétés qui ne l’ont pas encore fait vont devoir se mettre en règle sans attendre. Celles qui ont plus de 50 lots et sont équipées d’un chauffage collectif ont dû, avant le 1er janvier 2017, faire réaliser un audit énergétique. Les autres copropriétés doivent quant à elles effectuer un diagnostic de performance énergétique (DPE) collectif. Ces étapes sont indispensables avant de procéder aux travaux de rénovation.

Autre obligation. Les grosses rénovations doivent être couplées avec des travaux d’isolation thermique des façades et des toitures. Pour faire face à ces coûts, les copropriétaires peuvent souscrire un éco-prêt à taux zéro (éco-PTZ) : un prêt pour une copropriété doit être souscrit au nom du syndic, avec une caution pour couvrir les impayés. Chaque copropriétaire doit avoir le choix d’y souscrire ou pas.

Financement des travaux : recourir aux subventions

Qui subventionne ? L'État, la région, le département ou la ville disposent quelquefois de fonds destinés aux copropriétés dégradées.

Exemples de subvention. Lorsque la copropriété se situe dans une opération programmée d'amélioration de l’habitat (OPAH), une opération programmée d'amélioration thermique des bâtiments (OPATB) ou toute autre opération décidée par une autorité territoriale, les copropriétaires (sous conditions de ressources) peuvent bénéficier de financements bonifiés ou d’aides non négligeables.

Arrêté d’insalubrité. Ces aides destinées au syndicat de copropriété peuvent aussi concerner les travaux réalisés dans les parties communes suite à un arrêté d’insalubrité, de péril, de mise en sécurité des équipements communs ou à une injonction préfectorale de mise hors d’état d’accessibilité au plomb.

Rénovation énergétique. Le programme « Habiter Mieux » de l’Anah est étendu aux copropriétés fragiles pour permettre d’accélérer l’engagement de travaux de rénovation énergétique. Disponible depuis le mois de janvier 2017, cette aide dénommée « Habiter Mieux copropriétés fragiles » comprend une prise en charge pour financer une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) et une aide financière pour des travaux de rénovation énergétique permettant un gain énergétique de 35 %. Le montant maximum par logement de cette nouvelle aide est de 3 930 €, auquel viendra s’ajouter une prime forfaitaire dont le montant sera fixé par Décret.

Limitation des subventions. Le montant cumulé des subventions de l'ANAH et d'autres aides publiques est limité à 80 % de la dépense.

En pratique. Un dossier est constitué par le syndic dès le vote des travaux et les copropriétaires vont ensuite, individuellement, constituer leur propre dossier d'aide qui devra être accordé avant le commencement des travaux.

Le paiement des charges de copropriété

Le principe du paiement des charges. Les charges relatives à l’entretien et au fonctionnement des éléments d’équipement communs sont réparties selon un critère d’utilité objective.

Un critère d’utilité. Si un lot trouve une utilité dans l’utilisation d’un équipement commun, le propriétaire de ce lot devra participer aux dépenses collectives que son fonctionnement occasionnera et ce, même s'il ne l'utilise pas. En revanche, si le lot n'y trouve aucune utilité, alors aucune contribution ne sera demandée.

Exemple. Pour un copropriétaire dont l'appartement est situé au rez-de-chaussée, l'ascenseur qui ne dessert que les étages ne présente aucune utilité (à condition que l’ascenseur ne desserve pas le sous-sol). Par conséquent, il n'a pas à participer aux frais d'ascenseurs.

Attention ! Si le critère d’utilité est très souvent utilisé, une copropriété n’est toutefois pas tenue de répartir les charges selon ce seul critère.

Règlement de copropriété. Le règlement de copropriété indique le mode de calcul et de répartition de chacune des charges. Chaque élément d'équipement commun doit faire l'objet d'une étude particulière pour qui doit permettre de définir la quote-part de participation relative à chaque lot.

À noter. Un copropriétaire ne peut pas invoquer, le cas échéant, le défaut d’adaptation du règlement de copropriété aux nouvelles dispositions législatives et réglementaires pour se dispenser du paiement des charges de copropriété.

Qui paye ? C’est la qualité de copropriétaire qui rend obligatoire le paiement des charges.

Exemple 1. Lorsqu'un copropriétaire possède un lot qui est inoccupé ou en cours de vente, c'est à lui qu'il revient de payer les charges de copropriété.

Exemple 2. Lorsqu’un copropriétaire loue son lot, c’est quand même à lui qu’il revient de payer les charges de copropriété. Il peut tout de même récupérer une partie des charges sur le locataire, à condition qu’elle soit « récupérable ».

Exemple 3. Quand le lot de copropriété appartient à un couple marié ou soumis à un PACS, le syndic peut s'adresser à l'un comme à l'autre pour le paiement des charges. Une action peut être menée sur les biens personnels des conjoints, même pour des époux en instance de divorce, et ce, tant que la liquidation et le partage des biens n'ont pas été effectués.

Exemple 4. Quand le lot de copropriété a été transmis à des héritiers suite à des opérations de succession, ceux-ci peuvent être poursuivis en paiement des charges de copropriété mais uniquement dans la limite des biens qu'ils ont recueillis. En cas d’indivision, le syndic a le droit d’agir en justice à l'encontre de chacun des héritiers, mais seulement à hauteur de la part de chacun. Si un hériter a renoncé à la succession, il ne peut pas être poursuivi pour les charges dues par le défunt.

Le recouvrement des charges de copropriété impayées

Recouvrer les charges, une obligation pour le syndic. C’est le syndic qui a seul qualité pour agir en recouvrement des charges de copropriété. Il dispose de 2 moyens pour cela : une procédure « classique » et une action spcécifique dite « accélérée » de recouvrement des charges.

La procédure classique. La procédure classique de recouvrement est utilisée pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, mais en pratique les syndics l'appliquent également pour les charges provisionnelles. Il existe 3 types d’action en justice « classiques ».

La procédure d'injonction de payer. En dessous de 4 000 €, cette procédure est ouverte devant le juge de proximité (au-delà, c'est de la compétence du Tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble). La procédure est rapide. Si le juge reconnaît le caractère fondé de la créance, il rend une injonction de payer, qui sera portée à la connaissance du copropriétaire débiteur par commissaire de justice. Celui-ci peut la contester pendant 1 mois, après quoi elle équivaut à un jugement (on parle de « titre exécutoire »).

La procédure de référé. Cette procédure permet d'obtenir une condamnation généralement en 1 à 2 mois. C'est au président du Tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble que le syndic.

La procédure classique au fond. La procédure au fond est intentée lorsque le copropriétaire est susceptible de contester la dette. Pendant la procédure, le syndic peut effectuer des saisies conservatoires, après autorisation du juge et par l'entremise d'un commissaire de justice. Si le propriétaire loue son lot, le juge peut obliger le locataire à verser ses loyers au syndic plutôt qu'à son bailleur.

La procédure « accélérée ». C’est une procédure très contraignante (et peu utilisée en pratique), qui permet de condamner un copropriétaire qui ne règle pas les provisions de charges dues pour l'exercice en cours sur la base du budget prévisionnel.

Comment se déroule la procédure ? Dès le premier impayé de provision, le syndic peut engager cette procédure. Il envoie une lettre recommandée avec AR au copropriétaire défaillant l'enjoignant de s'acquitter de la somme due. Après un délai de 30 jours sans réponse, le copropriétaire défaillant va être tenu de régler non seulement les provisions dues, mais également celles qui ne le sont pas encore.

Saisir le juge. Le syndic doit saisir le Tribunal judiciaire qui statue comme en référé. Celui-ci peut condamner le copropriétaire au paiement en une seule fois des provisions de charges devenues exigibles, après avoir constaté que le budget prévisionnel a bien été voté avant l'exercice en cours et que le délai de 30 jours après réception de la lettre recommandée est respecté.

À noter. Ces dispositions s’appliquent également aux cotisations du fonds travaux qui ne seraient pas versées. Sachez que la Loi Elan a étendu ces dispositions aux dépenses pour travaux ainsi qu’aux sommes appelées pour l’approbation des comptes.

La vente du lot de copropriété et le recouvrement des impayés

Principe. Le syndic dispose de plusieurs actions pour récupérer les sommes qu'un copropriétaire lui doit au moment où il vend son lot de copropriété.

Pour rappel. Le vendeur d'un lot a l'obligation de présenter au notaire chargé de la vente une attestation du syndic certifiant qu'il n'a aucune dette vis-à-vis de la copropriété. À défaut, le notaire doit, dans les 15 jours suivant le transfert de propriété, signifier au syndic de l'immeuble la vente par lettre recommandée avec AR. À partir de la réception de ce recommandé, le syndic dispose de 15 jours pour faire opposition au versement du prix de vente au vendeur par l'intermédiaire d'un commissaire de justice. Ensuite, la somme dont le copropriétaire est redevable est bloquée chez le notaire, puis reversée au syndic, sauf en cas de litige.

Un paiement prioritaire. Le syndic dispose d'un privilège immobilier sur le lot vendu lui permettant d'être payé en priorité en cas de vente (il prime en effet les créanciers hypothécaires et les impôts).

Une hypothèque légale. Pour se prémunir avant toute vente, le syndic peut aussi décider d'inscrire une hypothèque légale sur le lot du copropriétaire débiteur, sans avoir à solliciter l'assemblée générale. Cela permet de couvrir le paiement de créances de toute nature : travaux, charges, etc., en disposant pour cela d'une garantie sur l'appartement du débiteur. Après avoir réclamé ces sommes par lettre recommandé avec AR et après avoir essuyé un refus de la part du copropriétaire, le syndic peut inscrire l'hypothèque au Service de publicité foncière.

Privilège immobilier spécial du syndicat des copropriétaires. Il lui permet d’être payé prioritairement par un copropriétaire qui vend son logement et qui quitte la copropriété. Ce privilège immobilier couvre désormais les « créances de toute nature » du syndicat à l'encontre d'un copropriétaire.

Concrètement, cela permet d'y inclure également, entre autres, les intérêts de retard, les créances relatives à certains frais imputables au seul copropriétaire (mise en demeure, relance, honoraires et frais pour l'établissement de l'état daté, astreintes, etc.), ou encore la clause pénale stipulée dans le règlement de copropriété.

Contester une décision de l’AG : il faut une irrégularité

Si les règles ont été respectées. Si l’AG des copropriétaires s’est déroulée dans les règles, vous ne pouvez que vous incliner. Même en faisant un recours devant la justice, vous n’obtiendrez pas gain de cause. Pour contester et faire annuler une décision de l’AG, il faut prouver qu’une irrégularité a été commise.

Quelles irrégularités ? Compte tenu de la complexité des textes légaux, les causes d’irrégularités sont nombreuses. Par exemple, une résolution peut être annulée si :

• elle n’a pas été adoptée à la bonne majorité ;
• la question ne figurait pas à l’ordre du jour ;
• si les documents obligatoires n’ont pas été envoyés aux copropriétaires.

À noter. Parfois, c’est toute l’AG qui sera annulée. C’est notamment le cas :

• lorsque la convocation n’a pas été faite dans les règles ;
• lorsqu’un copropriétaire n’a pas été convoqué ;
• lorsque plusieurs présidents de séance ont été élus ;
• lorsque les règles de représentation des copropriétaires absents n’ont pas été respectées.

Mais. L’ordre du jour de l’AG doit être établi en concertation avec le conseil syndical. Toutefois, si tel n’est pas le cas, les juges ont déjà pu décider que l’AG ne devait pas être annulée.

Attention ! Il arrive, en pratique, qu’une AG fasse disparaître l’irrégularité en la réparant. Si tel est le cas, le tribunal considérera que l’action en contestation contre la décision prise en première AG est sans objet.

Convocation à l’AG. Un couple a réclamé l’annulation d’une décision votée en assemblée générale (AG) en expliquant que l’AG a été irrégulièrement convoquée. Irrégularité dont l’ancien syndic immobilier qui gérait l’immeuble est responsable : si celui-ci était encore valablement en exercice lors de l’envoi des convocations, son mandat avait toutefois pris fin lors de la réception de ces convocations et lors de la tenue de l’AG. Or, pour qu’une AG soit valable, il est nécessaire, selon le couple, que le syndic qui envoi les convocations est encore un mandat de gestion lors de la réception de ces convocations et lors de la tenue de l’AG. Ce qui n’est pas le cas ici. L’AG doit donc être annulée pour irrégularité. À tort pour le juge : l’AG convoquée par l’ancien syndic est parfaitement valable. Un syndic peut, en effet, parfaitement convoquer des copropriétaires à une AG, dès lors que son mandat est encore valide, peu importe que son mandat ait pris fin lors de la réception de ces convocations et de la tenue de l’AG qui se rapporte à ces convocations.

Délégation du droit de vote. Un copropriétaire a réclamé l’annulation d’une décision d’AG avec laquelle il n’était pas d’accord. Pour lui, le vote de cette décision était entaché par une irrégularité : la Loi prévoit que si un copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, ce dernier ne peut recevoir plus de 3 délégations de vote que lorsque le total des voix dont il dispose n’excède pas 5 % des voix. Or, il constate que l’un des copropriétaires disposait de plus de 5 % des voix après avoir reçu plus de 3 délégations de vote. Dès lors, la décision n’a pas été valablement votée. Ce que confirme le juge qui annule la décision litigieuse.

Mesurage de tous les lots de copropriété. Pour s’assurer que la quote-part attribuée à chaque lot correspond effectivement à sa superficie, il est pris la décision, au cours d’une AG, de procéder au mesurage de tous les lots de copropriété. Sauf que le jour du mesurage des lots, un copropriétaire refuse que le géomètre-expert pénètre dans son appartement. Pour lui, la décision votée en AG porte atteinte au respect du domicile de manière disproportionnée et est donc irrégulière. À tort pour le juge : la décision, régulièrement votée, est parfaitement proportionné au regard de son but légitime, à savoir s’assurer que la répartition des charges est en adéquation avec les surfaces respectives des différents lots de copropriété.

Suppression d’une jardinière. À la suite d’un diagnostic de solidité des façades, balcons et garde-corps, des copropriétaires votent en assemblée générale (AG) la réalisation de travaux sur les balcons, avec suppression des jardinières, et extension concomitante des balcons en étage et des loggias en rez-de-chaussée. Un couple, propriétaire d’un appartement au rez-de-chaussée et qui veut conserver sa jardinière, conteste la validité de cette décision. Pour obtenir gain de cause, il explique notamment que la décision a été prise pour prévenir des « chutes au sol d’éléments béton », « éviter le risque de chutes », un « supplément de charge » et garantir « la sécurité des personnes ». Il en résulte donc qu’il s’agit de travaux qui intéressent strictement les appartements situés dans les étages. La question de la suppression des jardinières du rez-de-chaussée n’aurait donc pas dû être liés à celle des travaux sur les balcons. Ce que conteste le syndicat des copropriétaires : pour lui, les 2 questions sont indissociables puisque l’agrandissement des balcons et des loggias en rez-de-chaussée nécessite la suppression des jardinières. La décision prise lors de l’AG est donc parfaitement valable. Ce que confirme le juge, qui valide la décision prise en AG.

Contester une décision de l’AG : il faut être copropriétaire

Qui peut agir en justice ? Seul un copropriétaire peut contester une résolution. Mais encore faut-il qu’il soit considéré comme « opposant » ou « défaillant »…

Opposant. Un copropriétaire est dit « opposant » lorsqu’il a voté contre une décision qui a été votée lors d’une AG, mais aussi lorsqu’il a voté pour une décision qui a été rejetée. Notez que si un copropriétaire apparaît comme « opposant » sur le procès-verbal d’AG alors qu’il s’agit d’une erreur matérielle, il ne peut pas être considéré comme tel.

Contester une AG. Pour réclamer l’annulation d’une AG dans sa globalité, un copropriétaire doit s’être opposé à la totalité des décisions prises lors de l’AG. Dès lors qu’il a voté en faveur de l’une des décisions, il perd la qualité d’opposant à l’AG. Mais il ne perd pas cette qualité pour les décisions contre lesquelles il s’est opposé. De même, un copropriétaire qui a voté en faveur de quelques décisions ne peut pas réclamer l’annulation totale d’une AG, faute d’être « opposant », même s’il a reçu sa convocation hors délai.

À noter. Un syndic doit prendre en compte le vote exprimé par le mandataire et ce même si ce vote est contraire aux termes du mandat. Ainsi, un mandataire peut voter contre une résolution même si le mandat lui imposait de voter en faveur de toutes les décisions prises en AG. Par ce votre contre, le copropriétaire représenté est donc considéré comme « opposant » et à la capacité de contester la validité de la résolution en justice.

Défaillant. Un copropriétaire est dit « défaillant » lorsqu’il était absent lors de l’AG et qu’il n’était pas représenté.

En pratique. Il faut considérer comme « défaillant » le copropriétaire qui est arrivé en retard ou qui a quitté l’AG avant la fin, pour toutes décisions votées avant son arrivée ou après son départ. Mais attention : le copropriétaire sera « défaillant » seulement s’il a pris soin de faire mentionner l’heure de son arrivée ou de son départ sur la feuille de présence.

À noter. Les personnes qui ne sont pas copropriétaires (locataire, gardien, syndic) ne peuvent pas contester une décision, mais elles peuvent demander des dommages-intérêts en justice à la copropriété si elles prouvent qu’une décision leur cause un préjudice.

À noter (bis). Les associés d’une SCI n’étant pas personnellement copropriétaires, ils ne peuvent pas agir en justice contre une décision de l’AG. L’action doit, en effet, être menée au nom de la société.

Contester une décision de l’AG : il faut respecter une procédure

Comment contester ? Pour contester une décision de l’AG, il ne vous suffit pas d’adresser une lettre au syndic, même en recommandé avec AR. Il vous faut intenter une procédure contre le syndicat des copropriétaires, représenté par le syndic, devant le Tribunal judiciaire (TJ) dans le ressort duquel est situé l’immeuble.

Sous quel délai ? L’action doit impérativement être introduite au plus tard dans les 2 mois à compter de la notification du procès-verbal (PV) d’AG par le syndic.

Une précision au 4 juillet 2020. Pour clarifier le point de départ du délai de 2 mois, le point de départ initial qu’était « la notification de la décision » a été transformé en « notification du procès-verbal de l’assemblée générale ».

Attention ! Une fois le délai de 2 mois dépassé, la décision ne peut plus être contestée, et ce quelle que soit l’irrégularité commise.

Décisions de travaux contestées. Les décisions relatives aux travaux relevant de la majorité simple (majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés) peuvent être effectuées sans attendre l’expiration des 2 mois. Dans les autres cas, les travaux ne peuvent pas débuter avant que le délai de 2 mois ne soit expiré.

Contester un appel de charges. L’action en contestation d’un appel de charges se prescrit par 10 ans.

Abus de contestation. Un copropriétaire qui abuse de ses droits pour contester le paiement de charges peut être condamné à payer des dommages-intérêts au syndicat des copropriétaires. C’est ce qui est arrivé à un copropriétaire qui a contesté de façon habituelle les charges qui lui étaient réclamées, sans justifier des paiements qu’il alléguait et a ainsi :

• obligé le syndicat des copropriétaires à multiplier les démarches explicatives et les actions en justice pour recouvrer les charges dues ;
• contraint les autres copropriétaires à faire l’avance des fonds nécessaires à l’entretien de l’immeuble.

S’approprier une partie commune : une procédure à respecter !

Une autorisation obligatoire ! Envisager le rachat d’une partie commune pour en faire un espace privatif suppose d’obtenir une autorisation de l’assemblée générale des copropriétaires, de faire appel à divers professionnels (notaire, géomètre, syndic, etc.) qui seront chargés de formaliser ce rachat et la modification induite de la copropriété.

Sinon… En l’absence d’une telle autorisation, la copropriété obtiendra sans difficultés la restitution des parties communes annexées sans autorisation, et la remise en état des lieux aux frais du copropriétaire indélicat, voire même des dommages et intérêts.

S’approprier une partie commune : 6 étapes à connaître

Principe. Acquérir une partie commune nécessite de passer par différentes étapes, de la proposition faite à l’assemblée générale des copropriétaires jusqu’à la régularisation de l’opération chez le notaire, en passant par la modification du règlement de copropriété et l’autorisation des éventuels travaux. Analysons ces différentes étapes en détail…

Étape 1. Il faut évaluer le prix de la partie commune à acheter. Pour cela, il est utile de consulter un agent immobilier, un notaire, ou un expert immobilier.

Étape 2. Il faut ensuite établir un projet de modification du règlement de copropriété : l’achat de la partie commune entraîne en effet la création d’un lot privatif affecté de tantièmes. Un géomètre expert doit en prendre les mesures exactes et procéder à la nouvelle répartition des millièmes de copropriété.

Comment ? Pour déterminer le nombre de tantièmes affectés au nouveau lot, le géomètre calcule la valeur relative de ce lot. Attention : il ne s’agit pas de la valeur vénale, mais d’une évaluation qui tient compte de la nature du lot (palier, couloir, grenier…), de sa superficie et de sa situation dans l’immeuble. Le géomètre ajoute ensuite au nombre total de tantièmes existants de la copropriété celui des tantièmes nouvellement créés. C’est le notaire qui sera chargé de rédiger l’acte modificatif d’état descriptif de division-règlement de copropriété, lequel devra faire l’objet d’une publication au fichier immobilier.

Étape 3. Sur ces bases, le copropriétaire demandeur doit ensuite faire une offre d’achat à la copropriété : avant de transmettre l’offre au syndic pour qu’il inscrive la demande à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale des copropriétaires, il est recommandé en pratique de consulter le conseil syndical et les autres copropriétaires. Cela permet souvent d’avoir un premier avis, d’anticiper les éventuels points de crispation et d’adapter le projet en conséquence.

Étape 4. L’assemblée doit alors se prononcer à la fois sur la vente de la partie commune, sur la modification du règlement de copropriété et sur l’autorisation de réaliser des travaux liés à la vente. Chacun de ces trois points doit être approuvé à la majorité des membres du syndicat représentant au moins les 2/3 des voix. Lorsque la vente porte sur des parties communes dont la conservation est nécessaire au respect de la destination de l’immeuble, ou lorsque l’opération lèse les droits d’un copropriétaire sur ses parties privatives, l’unanimité des copropriétaires s’impose (exemple : si la vente des parties communes entraîne une diminution de la valeur d’un lot d’un copropriétaire).

Étape 5. Après l’assemblée générale, le syndic doit envoyer le procès-verbal de celle-ci aux copropriétaires opposants au projet, ainsi qu’aux défaillants (ce sont les absents non représentés). Cette notification marque le point de départ du délai impératif de contestation de deux mois dont ces copropriétaires disposent.

Étape 6. Une fois passé ce délai d’opposition de deux mois, et si aucune des décisions n’a été contestée devant le Tribunal de grande instance, l’acte d’achat ainsi que le modificatif du règlement de copropriété doivent être régularisés devant un notaire. Une fois la vente signée, les travaux peuvent alors commencer.

À noter. Si l’assemblée générale des copropriétaires refuse d’autoriser la vente des parties communes, le copropriétaire concerné peut attaquer cette décision en justice en invoquant l’abus de majorité. Il devra prouver devant le juge que la décision n’a pas été prise dans l’intérêt de la copropriété. Ses arguments et son dossier devront être très solides, car les tribunaux considèrent régulièrement que refuser de vendre une partie commune ne constitue pas un abus de majorité.

S’approprier une partie commune : une procédure non respectée ?

Rappel. Comme indiqué précédemment, en l’absence d’autorisation, la copropriété obtiendra sans difficultés la restitution des parties communes annexées sans autorisation, et la remise en état des lieux aux frais du copropriétaire indélicat, voire même des dommages et intérêts.

Mais… Il arrive parfois qu’un copropriétaire s’approprie par usage une partie commune (palier, couloir, cour…), sans solliciter l’autorisation de l’assemblée générale. Et si elle ne réagit pas, la partie commune annexée peut devenir partie privative…

Concrètement. Si la copropriété ne réagit pas, la partie commune annexée peut devenir partie privative au bout de 30 ans : on parle alors de prescription acquisitive ou d’usucapion. Pendant cette durée, la partie commune annexée doit avoir été occupée de façon publique, non équivoque et à titre de propriétaire même si, à l’origine, ce bien a été acquis de mauvaise foi. La prescription peut même être invoquée au bout de 10 années seulement si le copropriétaire a acquis le bien avec bonne foi et s’il possède un titre de propriété (un acte de vente mentionnant par erreur la partie annexée).

À noter. Dès lors que l’annexion de la partie commune est continue et non interrompue, le délai de prescription acquisitive continue de courir, et ce même si le lot de copropriété concerné change de propriétaire. C’est au copropriétaire qui invoque la prescription d’apporter la preuve qu’il occupe la partie commune à titre privatif depuis plus de 10 ans ou de 30 ans. Et s’il ne peut pas le prouver, il devra remettre les lieux dans leur état d’origine et payer, le cas échéant, des dommages et intérêts.