Recruter un salarié : un préalable nécessaire

Une vérification s’impose. Avant de rédiger une offre d’emploi et de lancer un processus de recrutement, il faut veiller à ce qu’en interne, dans l’entreprise, des salariés ou d’anciens salariés ne bénéficient pas d’une priorité d’embauche.

Exemples. Ce pourra être le cas, par exemple :

• d’un salarié qui doit pouvoir retrouver son emploi à l’issue d’un congé parental ou, pour une salariée, d’un congé maternité, ou encore à l’issue d’un arrêt maladie ;
• d’un collaborateur qui souhaite reprendre un emploi à temps complet qui bénéficie d’une priorité pour l'attribution d'un emploi correspondant à sa catégorie professionnelle ou d'un emploi équivalent ;
• des salariés qui bénéficient d’une priorité pour les emplois correspondant à leur qualification après un licenciement économique.

Recruter un salarié : une bonne préparation

La première démarche. Avant de rédiger une offre d'emploi, il est fortement conseillé de formaliser un profil de poste, en fonction des besoins de l'entreprise : s'agit-il d'une création de poste, d'un remplacement poste pour poste, quel est le degré d'urgence lié à ce recrutement, etc. ?

Quel profil ? Non seulement vous aurez soin de recenser et de décrire la nature du poste, ainsi que les missions et les activités y afférent, mais vous pourrez également préciser l'environnement de ce poste, notamment en termes de place dans l'organigramme, de moyens mis à la disposition du futur collaborateur, de conditions d'exercice de l'activité (poste sédentaire, télétravail, déplacements fréquents, degré d'autonomie, etc.). Grâce à ce descriptif, vous pourrez ainsi définir les rôles et les responsabilités du poste en question, ce qui vous permettra, en outre, de cerner et déterminer les compétences requises pour ce poste.

Quel contrat ? Toujours dans le cadre des démarches préalables, il sera nécessaire de déterminer le type de contrat sous lequel vous envisagez ce futur recrutement (contrat à durée déterminée ou indéterminée, recours à l'intérim, à l'alternance, etc.), en fonction notamment des besoins de l'entreprise, qu'il s'agisse de besoins urgents compte tenu de vos contraintes d'exploitation, de besoins à plus long terme qui s'inscrivent dans le cadre du développement de votre entreprise. Ce sera également l'occasion de faire le point sur les différentes aides dont vous pouvez bénéficier en fonction du profil recruté.

Rédiger l'offre d'emploi. Vous aurez soin d'apporter des précisions sur l'environnement du poste et la nature des missions qui seront confiées au candidat, ce qui est attendu de lui et, le cas échéant, les compétences et niveaux de formation requis, etc.

Vous faire aider ? Il ne faut pas hésiter à solliciter les conseils de spécialistes du recrutement, qu'il s'agisse de cabinets extérieurs, d'agences de travail temporaire, etc. qui pourront utilement vous assister et vous conseiller dans votre démarche de recrutement.

Un choix à justifier.Par principe, l’employeur n’est pas tenu de justifier le choix de son salarié. Néanmoins, au cas où le candidat évincé s’estimerait victime d’une discrimination, l’employeur devra justifier son choix en se fondant sur des éléments objectifs et étrangers à toute discrimination.

Recruter un salarié : une bonne sélection

Faire le tri dans les candidatures. L'afflux de CV n'étant pas à exclure, vous devrez, dans la mesure du possible, procéder à un tri efficace des candidatures reçues. Pour cela, déterminez avec précision vos critères de sélection : compétences, expériences, prétentions, etc. Ce tri passera également par l'analyse de la lettre de motivation qui vous permettra de détecter les capacités et motivations du candidat.

Pour information. Sachez que des informations portées sur le CV qui s’avèrent imprécises ne sont pas nécessairement fautives. Inversement, dissimuler sciemment des informations qui s’avèrent déterminantes dans la décision du recrutement (par exemple, faire état de fausses expériences ou prétendre faussement avoir travaillé dans des entreprises concurrentes) peut justifier un licenciement pour faute grave du salarié nouvellement recruté.

Mais aussi… Le candidat à un emploi qui dissimule l’existence d’une clause de non-concurrence le liant à son ancien employeur manque à son obligation de loyauté, même s’il estime que cette clause est illicite. Le juge a déjà validé le licenciement pour faute grave d’un salarié qui avait dissimulé à son nouvel employeur l’existence d’une telle clause qu’il estimait illicite.

Recruter un salarié : une bonne intégration

Accueillir votre nouveau collaborateur. A l'arrivée d'un nouveau collaborateur, l'accueil a toujours son importance : présentation à l'équipe, visite de l'entreprise, prise en main de son poste de travail, etc. C'est aussi l'occasion de rappeler les obligations de l'entreprise et du salarié en matière de sécurité : utilisation de vêtements de travail, conditions d'accès aux locaux, accès aux issues de secours, rappels des méthodes de travail, mesure à prendre en cas d'incendie, etc.

Remettre le contrat de travail. Vous devrez également remettre au salarié nouvellement embauché un certain nombre d'informations : son contrat de travail et les informations contenues dans la déclaration d'embauche. Formalisez une fiche de poste dans laquelle vous aurez soin de récapituler les différentes tâches lui incombant. 

Mais aussi... Pensez à lui remettre également, le cas échéant, la charte informatique de l'entreprise, le règlement intérieur, les éventuelles informations relatives à l'épargne salariale (accords d'intéressement, de participation, etc.). Informez-le que l'entreprise tient à sa disposition un exemplaire de la convention collective. A cet égard, la formalisation d'un 'livret d'accueil' du nouveau salarié, regroupant l'ensemble des informations à communiquer peut permettre de faciliter l'intégration du nouvel entrant.

De nouvelles informations pour les salariés embauchés depuis le 1er août 2022. La liste des informations obligatoires à communiquer aux salariés lors de leur embauche a été étendue et le délai de transmission a été réduit. Vous retrouverez les détails ici.

Les formalités d'embauche. N'oubliez pas non plus de remplir l'ensemble des formalités administratives liées à l'embauche.

Recruter un salarié : une conservation des informations

Le recrutement et les données personnelles. Dans le cadre d’un recrutement, vous allez recueillir certaines données personnelles du candidat. Dans ce cas, vous devez respecter, depuis le 25 mai 2018, le « règlement général sur la protection des données » (RGPD).

     => Pour en savoir plus sur l’analyse d’impact, consultez notre fiche « Organiser la protection des données personnelles (RGPD) »

Un guide à connaître. La Cnil a publié un guide qui envisage notamment la protection des données dans le cadre d’un recrutement.

     => Consultez le guide pratique de sensibilisation au RGPD pour les PME

Questionnez le candidat (librement ?). La Cnil rappelle tout d’abord que lorsque vous recrutez un nouveau salarié, vous ne pouvez pas demander tout et n’importe quoi aux candidats.

Illustrations. Par exemple, des informations sur l’emploi occupé par les membres de la famille d’un candidat n’ont pas de lien avec ses compétences et ne sont pas utiles. En outre, il n’est pas utile de réclamer au candidat, au stade de l’entretien, son numéro de sécurité sociale.

Informez le candidat. La Cnil rappelle que vous devez informer les candidats sur ce qui va être fait des données qu’ils vous communiquent : qui va y avoir accès (service RH, un prestataire, etc.), combien de temps elles vont être conservées, comment ils peuvent exercer leurs droits sur leurs données ?

Recrutement terminé. Une fois le choix du nouveau salarié effectué, il faut supprimer les informations sur les candidats non retenues, sauf s’ils acceptent de rester dans un fichier de candidats pour une durée limitée à 2 ans.