Marchés publics : la dématérialisation en marche

Depuis le 1er octobre 2018 : un seuil de 25 000 € HT. Depuis le 1er octobre 2018, les entreprises qui souhaitent candidater à un marché public dont le montant est égal ou supérieur à 25 000 € HT (hors défense et sécurité) et pour lequel un avis de publicité a été publié (JOUE, BOAMP, JAL, etc.) doivent le faire via une plateforme web. Les passations de ces marchés publics sont donc dématérialisées.

En dessous de 25 000 € HT : une dématérialisation quand même ? En dessous du seuil de 25 000 € HT, la candidature peut également être faite de façon dématérialisée si la Loi prévoit que l’acheteur public peut imposer ce mode de candidature.

Plateforme profil d’acheteur. La candidature dématérialisée se fait via une plateforme web, appelée « profil d’acheteur ».

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Marchés publics : ce qu’il faut savoir sur le « profil d’acheteur » »

Bon à savoir. Le Gouvernement a édité un « guide très pratique de la dématérialisation des marchés publics pour les opérateurs économiques » que vous pouvez consulter sur le site web https://www.economie.gouv.fr/daj/dematerialistion. Vous pourrez y trouver la dernière version de ce guide qui sera régulièrement mis à jour.

Marchés publics : questions pratiques

Que permettent les échanges dématérialisés ? Les échanges qui sont dématérialisés recouvrent la mise à disposition des documents de la consultation, la réception des candidatures et des offres, tous les échanges entre l’entreprise et l’acheteur et les notifications des décisions.

Comment trouver les documents de la consultation ? Les documents sont accessibles gratuitement et directement sur les plateformes web. Il est possible de les télécharger sans s’identifier. Toutefois, il peut être intéressant de vous identifier car vous serez ainsi automatiquement tenu informé des modifications éventuelles des documents ou informations.

Les documents de la consultation peuvent-ils être partiellement mis en ligne ? Pour des raisons de confidentialité ou de volume trop important, certains documents peuvent être mis partiellement en ligne. Cette information doit être précisée dans l’avis d’appel public à la concurrence , de même que les moyens électroniques par lesquels ces documents peuvent être obtenus gratuitement..

Est-il possible de poser des questions à l’acheteur ? Une entreprise peut poser des questions à l’acheteur via la plateforme web ou via une adresse mail mentionnée par l’acheteur. La réponse de l’acheteur peut être communiquée aux autres entreprises si la réponse a un impact sur l’offre.

Notification d’un document. Un document peut être notifié par l'envoi d'un recommandé électronique, par l'utilisation du « profil d'acheteur » ou par l'utilisation d'un autre moyen de communication électronique.

Faut-il déposer un dépôt de candidature sur un outil en particulier ? Le dépôt d’une candidature doit être fait sur la plateforme mentionnée dans l’avis de publicité. Cette plateforme doit :

• être accessible à tous, mais l’authentification est nécessaire ;
• être gratuite, seuls les frais d’accès au réseau sont à la charge de l’entreprise ;
• garantir l’intégrité, la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau informatique accessible de façon non discriminatoire ;
• empêcher l’ouverture de la réponse électronique jusqu’à l’expiration du délai prévu.

Est-il possible d’imposer à l’acheteur de récupérer des documents dans le coffre-fort électronique ? C’est possible si :

• le coffre-fort électronique est gratuit et accessible ;
• l’acheteur a toutes les informations nécessaires pour y accéder (login + mot de passe).

Qu’est-ce que le principe du « Dites-le nous une fois » ? Les acheteurs ne peuvent pas réclamer aux entreprises les documents :

• qu’ils peuvent obtenir par le biais d’un système électronique de mise à disposition d’informations administré par un organisme officiel ;
• que l’entreprise met gratuitement à disposition dans un espace de stockage numérique, comme le coffre-fort électronique ;
• que l’entreprise a déjà remis et qui restent valables (cette simplification est applicable à compter du 1er octobre 2018 pour les procédures formalisées).

Comment candidater de façon dématérialisée ? Le guide édité par le Gouvernement donne quelques recommandations. Il indique notamment qu’il faut anticiper au plus tôt le dépôt de candidature afin d’éviter d’être hors délai. Il recommande également :

• d’utiliser les formats de fichiers largement répandus (pdf, word, etc.) ;
• et de nommer les fichiers de façon claire et précise pour en faciliter le traitement.

Une signature obligatoire ? La signature de la candidature et de l’offre n’est pas requise (sauf l’offre finale), sauf si l’acheteur l’impose. Ce caractère obligatoire ou facultatif de la signature est à vérifier dans les documents mis à disposition par l’acheteur.

Offre modifiable ? Il est possible de modifier le contenu de l’offre de candidature jusqu’à la date limite fixée par l’acheteur. Seule la dernière offre émise sera ouverte par l’acheteur (les autres seront rejetées sans avoir été ouvertes).

Candidature hors délai. Si l’offre de candidature arrive hors délai, elle doit être rejetée par l’acheteur, même s’il peut y accéder.

Candidature par « papier » ou clé USB. Une offre de candidature par « papier » ou par une clé USB est irrégulière. Dès lors, l’offre de candidature sera rejetée, sauf :

• si la dématérialisation n’est pas prévue comme mode de passation du marché public ;
• s’il s’agit d’un doublon de l’offre de candidature effectuée également de façon dématérialisée.

Copie de sauvegarde. Il est possible de doubler une candidature dématérialisée par une « copie de sauvegarde » (pour mémoire, il s’agit d’une copie de la réponse électronique envoyée à l’acheteur, destinée à se substituer, en cas d’anomalies ou de difficultés, aux dossiers des candidatures transmises par voie électronique). Concrètement, la copie de sauvegarde est ouverte par l’acheteur quand la candidature via le « profil d’acheteur » :

• contient un virus informatique ;
• est réceptionnée hors délai, si l’acheteur dispose d’éléments tangibles montrant que la candidature a commencé à être transmise dans le délai prévu et si la copie de sauvegarde a été transmise dans les délais ;
• n’a pas pu être ouverte par l’acheteur.

Quel est le format de la copie de sauvegarde ? Le format de la copie de sauvegarde (CD-Rom, DVD-Rom, clé USB, etc.) est précisé dans les documents de consultation.

A noter. Le pli dans lequel la copie de sauvegarde est envoyée doit comporter la mention « copie de sauvegarde ».

Transmission de la copie de sauvegarde. La copie de sauvegarde est transmise par voie postale ou par dépôt chez l’acheteur. Le pli doit être fermé, mentionner expressément « copie de sauvegarde », ainsi que le nom de l’entreprise, et identifier le marché auquel l’entreprise candidate.

Après le dépôt de l’offre de candidature. L’entreprise reçoit un accusé de réception du dépôt de candidature comprenant :

• l’identification de l’entreprise ;
• le nom de l’acheteur ;
• l’intitulé du marché public, objet de la candidature ;
• la date et l’heure de réception de la candidature ;
• la liste détaillée des documents transmis.