Inaptitude du salarié : comment est-elle constatée ?

Qui décide de l’inaptitude ? La décision appartient au médecin du travail : seul ce dernier est compétent pour déclarer un salarié inapte à exercer ses fonctions. Vous devez toutefois veiller à ce qu’une procédure particulière soit respectée. A défaut, l’éventuel licenciement prononcé contre le salarié inapte peut être considéré comme nul.

Un seul examen médical. Depuis le 1er janvier 2017, l’inaptitude d’un salarié peut être constatée grâce à un seul examen médical pratiqué par le médecin du travail. Il n’est plus nécessaire d’organiser 2 examens médicaux, espacés de 15 jours.

Un second examen médical ? S’il l’estime nécessaire, le médecin du travail pourra réaliser un second examen médical du salarié dans un délai qui n’excède pas 15 jours après le premier examen. Mais ce second examen n’est pas obligatoire.

Déclaration d’inaptitude par un avis médical motivé. Le médecin qui déclare inapte un salarié doit respecter un certain formalisme et doit réaliser :

• un examen médical du salarié, et, le cas échéant, des examens complémentaires ;
• une étude de poste dans l’entreprise (notez qu’une erreur de désignation du poste dans l’avis d’inaptitude ne remet pas en cause sa validité dès lors que le médecin a concrètement vérifié les conditions de travail du salarié) ;
• une étude des conditions de travail dans l’établissement (en indiquant la date à laquelle la fiche d’entreprise a été actualisée) ;
• un échange, par tout moyen, avec le salarié, puis un échange avec l’employeur.

Les échanges entre le médecin, l’employeur et le salarié. Ces échanges doivent permettre, pour chacune des parties, de faire valoir leurs observations sur les avis et propositions que le médecin entend adresser. Le dialogue entre le médecin et le salarié permet d’échanger sur les mesures d’adaptation, d’aménagement ou de mutation du poste, et, le cas échéant, sur la nécessité d’un changement de poste.

Avis d’inaptitude. L’avis d’inaptitude rendu par le médecin du travail doit être notifié, au plus tard, 15 jours après le premier examen médical du salarié. En présence d’une seconde visite, l’avis d’inaptitude et doit être notifié à l’issue de cette seconde visite. Il doit être notifié à l’employeur et au salarié par tout moyen conférant une date certaine. De plus, l’avis devra être assorti par des indications écrites relatives au reclassement du salarié. Des mesures de reclassement devront alors être envisagées par l’employeur.

A noter. Le médecin pourra, en outre, consulter le médecin inspecteur du travail avant de rendre son avis.

Modèles d’avis d’inaptitude. L’avis médical pris par le médecin du travail doit être conforme à un modèle établi par arrêté ministériel. Les modèles des avis d’aptitude, d’inaptitude et de suivi médical ont, par ailleurs, changé au 1er novembre 2017.

Avis d’aptitude… Un avis d’aptitude n’est pas un avis d’inaptitude. Toutefois, peu importe que le médecin du travail ait coché la case « apte » lorsqu’il conclut, dans des termes clairs, à l’inaptitude définitive d’un salarié dans son poste de travail.

Exception d’impossibilité de reclassement. L’avis d’inaptitude peut indiquer que tout maintien du salarié dans un emploi serait gravement préjudiciable à sa santé ou que l’état de santé du salarié fait obstacle à tout reclassement dans un emploi. Dans ce cas, l’employeur est dispensé de rechercher un poste de reclassement dans l’entreprise.

Un avis à conserver ! Non seulement le médecin du travail doit conserver dans le dossier médical du salarié les motifs de l’avis médical qui a été rendu, mais vous devez également conserver une copie de cet avis afin de pouvoir le présenter, à tout moment, à l’inspection du travail et au médecin du travail inspecteur.

Inaptitude du salarié : comment réagir ?

Un impératif. Vous devez absolument respecter un certain nombre d’étapes pour garantir la validité de la procédure.

Premièrement : demandez des précisions écrites au médecin du travail. Dès réception de l’avis d’inaptitude, vous devez demander des précisions au médecin du travail sur les aspects de son avis qui vous posent des questionnements. Faites-le impérativement, même si une étude de poste a déjà été réalisée. Elle vous permet de vérifier que vous avez correctement identifié les contraintes médicales auxquelles est soumis le salarié, avant de procéder aux recherches de solutions de reclassement.

Les conclusions du médecin du travail. Depuis le 1er janvier 2017 également, le médecin doit impérativement assortir l’avis d’inaptitude de conclusions écrites dont l’employeur doit tenir compte. S’il refuse, l'employeur doit faire part de ses motifs, par écrit, au médecin et au salarié.

Deuxièmement : demandez au salarié son périmètre de mobilité géographique. Dès réception de l’avis constatant l’inaptitude physique du salarié, il est recommandé de lui demander par écrit (lettre recommandée avec AR) son périmètre de mobilité géographique et de vous communiquer un curriculum vitae complet (si vous ne l’avez pas déjà). L’objectif : vous permettre de mieux cibler vos recherches de reclassement. Il se peut que vous ne receviez aucune réponse du salarié. Dans ce cas, à l’issue d’un délai raisonnable (une semaine à 10 jours ouvrés), vous pouvez prendre le parti de continuer la procédure.

Troisièmement : procédez aux recherches de solutions de reclassement. Dès que vous obtenez une réponse du médecin du travail et, éventuellement, du salarié, vous devez procéder aux recherches de solutions de reclassement.

     =>  Pour connaître la procédure à suivre lors de la recherche de postes de reclassement, consultez notre fiche Envisager le reclassement d’un salarié inapte

Quatrièmement : informez les représentants du personnel. Vous devez, le cas échéant, informer les délégués du personnel (ou le CSE, s’il est en place dans l’entreprise) des solutions de reclassement que vous proposez au salarié. Aucun formalisme n’est imposé pour cette information. C’est pourquoi, il a déjà été admis que la convocation des délégués du personnel par mail à une réunion extraordinaire, destinée à leur présenter les éventuels reclassements, est valable.

A noter. L’avis des représentants du personnel doit être recueilli préalablement à l’engagement de la procédure de licenciement (c’est-à-dire avant d’adresser au salarié une convocation à son entretien préalable à un éventuel licenciement).

Une régularisation possible ? Les juges ont reconnu la possibilité à l’employeur de régulariser la procédure de consultation des représentants du personnel, lorsqu’il a omis de les consulter avant de faire une proposition de reclassement au salarié. La régularisation procède de la convocation ultérieure, préalable à de nouvelles propositions de reclassement (ou au renouvellement des propositions antérieures).

A noter : en cas de transfert d’entreprise. En cas de reprise d’entreprise (avec transfert des contrats de travail) conservant son autonomie, il faut savoir que si l’entreprise cédante n’avait pas de représentants du personnel pour cause de carence (et avait établi un procès-verbal en ce sens), ce PV vous profite jusqu’à son échéance, à moins qu’un salarié ou une organisation syndicale ne vous demande, avant cette date, d’organiser de nouvelles élections.

Une procédure inapplicable dans certains cas. Si vous concluez une rupture conventionnelle avec un salarié inapte, vous n’êtes pas tenu de procéder à son reclassement. De même, l’obligation de reclassement ne s’applique pas au profit de l’apprenti déclaré inapte à son poste d’apprenti.

Attention ! Le défaut de recherche de reclassement, tout comme le défaut de consultation des délégués du personnel peut être sanctionné par une indemnité de 12 mois de salaire minimum. Notez tout de même qu’en cas d’erreurs multiples (défaut de consultation des représentants du personnel et omission de motivation du licenciement, sanctionné par un licenciement sans cause réelle et sérieuse), une seule indemnité ne sera due au salarié : la plus élevée. Mais elles ne se cumulent pas.

Inaptitude du salarié : et après ?

2 options possibles. Vous disposez, en réalité, de 2 options :

• vous pouvez procéder au changement de situation du salarié parce qu’il a accepté l’une de vos propositions de reclassement ;
• vous devrez envisager la rupture de son contrat parce que vous ne disposez pas de solutions de reclassement satisfaisantes, parce que le salarié refuse vos propositions de reclassement, ou encore parce qu’il n’a pas répondu aux propositions de reclassement que vous avez formulées à l’issue du délai que vous aviez prédéfini.

Si vous décidez de rompre le contrat. Respectez à la lettre la procédure de licenciement pour motif personnel ! Lorsque vous avez fait le constat de l’impossibilité de trouver une solution de reclassement, et après en avoir informé le salarié impérativement par écrit, vous devez :

• convoquer le salarié à un entretien préalable à un éventuel licenciement, en respectant un formalisme précis ;
• réaliser l’entretien préalable, au cours duquel vous exposerez oralement au salarié les différentes étapes de la procédure que vous avez menée et lui confirmerez, sauf changement de dernière minute, que vous ne disposez d’aucun poste correspondant à ses restrictions médicales et/ou à ses compétences professionnelles ;
• notifier le licenciement en raison de l’impossibilité dans laquelle vous vous trouvez de reclasser le salarié suite à la constatation de son inaptitude physique.

Attention au motif de licenciement ! Le licenciement doit être motivé à la fois par l’inaptitude et l’impossibilité, pour l’employeur, de procéder au reclassement du salarié. Ce motif doit figurer très clairement dans la lettre de licenciement. Remplit cette condition la lettre notifiant à un salarié son licenciement pour inaptitude, en raison de l'absence de poste disponible au regard de l'avis d'inaptitude émis par le médecin du travail.

Des modèles de courrier pour vous aider. Afin de sécuriser vos licenciements, vous pouvez utiliser les modèles de lettres établis par le Gouvernement. Vous devez alors choisir le modèle adapté au motif du licenciement concerné.

     =>  Consultez le modèle-type de la lettre de licenciement pour inaptitude d’origine professionnelle

Attention ! Vous ne pouvez pas prononcer un licenciement pour inaptitude pendant une période de suspension du contrat de travail. Ainsi, un licenciement pour inaptitude a déjà été déclaré nul pour avoir été prononcé à l’issue d’un examen médical non qualifié de visite médicale de reprise, ayant eu lieu 3 mois après la reprise effective du salarié. Le contrat de travail était donc toujours suspendu du fait de l’absence de cette visite médicale de reprise.

Quelles indemnités ? Comme toute rupture du contrat de travail, vous êtes tenu, le cas échéant, de verser l’indemnité compensatrice de congés payés. Vous devrez également verser une indemnité compensatrice équivalant à l’indemnité de préavis, bien que le salarié ne puisse pas exécuter de préavis.

Concernant l’indemnité compensatrice de préavis. Cette indemnité compensatrice n’a pas la nature d’une indemnité de préavis. Elle est calculée sur la base de l’indemnité de préavis légale, si bien qu’un salarié ne peut pas prétendre à l’indemnité conventionnelle de préavis. Par ailleurs, aucun droit à congés payés ne découle donc de cette indemnité et il n’y a pas lieu de verser une indemnité conventionnelle de préavis qui serait plus favorable.

A noter, concernant l’indemnité « de préavis ». Si votre salarié inapte est reconnu travailleur handicapé, son indemnité de préavis ne sera pas pour autant doublée, à moins que votre convention collective le prévoie explicitement. Et enfin, vous devrez lui verser une indemnité spéciale de licenciement.

Montant de l’indemnité spéciale. Lorsque vous procédez au licenciement pour inaptitude consécutive à un accident de travail ou une maladie, vous devez verser une indemnité spéciale de licenciement, égale au double de l’indemnité légale de licenciement ou, si elle est plus élevée, à l’indemnité conventionnelle de licenciement qui se substitue alors au doublement de l’indemnité spéciale. Attention ! L’indemnité conventionnelle n’est doublée que si la convention collective le prévoit expressément.

A noter, concernant l’indemnité spéciale de licenciement. Ce doublement est dû dès lors que vous avez connaissance d’un possible lien entre l’accident du travail (ou la maladie professionnelle) et l’inaptitude.

Ancienneté à prendre en compte. L’indemnité d’un montant équivalent à l’indemnité de préavis n’est pas, à proprement parler, une indemnité de préavis. Elle n’a donc pas pour effet de reculer la date de rupture du contrat. Par conséquent, le salarié n’acquiert pas d’ancienneté sur la période équivalent au préavis, celle-ci s’appréciant à la date de rupture effective.

A noter. Une décision du Tribunal des Affaires de Sécurité Sociale ou du tribunal judiciaire reconnaissant une maladie professionnelle et déclarant que cette décision est inopposable à l’employeur (donc sans conséquence pour lui) est sans effet sur la procédure de licenciement pour inaptitude d’origine professionnelle : le doublement de l’indemnité de licenciement est donc dû.

Une exception au doublement de l’indemnité. Seul un refus abusif de reclassement peut vous exonérer du doublement de l’indemnité de licenciement. Le refus est abusif si le salarié ne justifie d’aucun motif légitime pour refuser son reclassement. Notez qu’un refus ne peut pas être abusif dès lors que le reclassement implique une modification du contrat de travail, quand bien même le poste serait conforme aux compétences du salarié, à son aptitude physique et lui permettrait de conserver son lieu de travail et sa rémunération.

Exemple. Dans une affaire où un salarié a refusé 3 postes de reclassement, un employeur a estimé que ses refus étaient abusifs. Cependant, le juge a retenu que 2 des propositions n'étaient pas conformes aux préconisations du médecin du travail et entraînaient une modification du contrat de travail ou des conditions de travail du salarié et que la dernière lui avait été faite le jour de l’entretien préalable, sans lui permettre de bénéficier d’un délai de réflexion. Tous ses refus étaient donc légitimes.

Autre exemple. Un employeur a proposé un poste de reclassement à une salariée inapte, validé par le médecin du travail à la lecture du descriptif. Elle l’a pourtant refusé au motif que ce nouveau poste lui ferait faire des mouvements qui aggraveraient son état de santé. Mais l’employeur, estimant ce refus abusif, l’a licenciée sans lui verser l’indemnité spéciale, ni l’indemnité de préavis. Ce qu’a confirmé le juge, précisant que l’employeur qui propose un poste de reclassement validé par le médecin du travail n’a pas à le saisir à nouveau.

Pour la petite histoire…Déclaré inapte à la suite d’un accident de travail (accident de la route causé par un tiers) et ayant refusé la proposition de reclassement faite par son employeur, un salarié est licencié. L’employeur se retourne contre l’assureur du responsable de l’accident pour obtenir le paiement des indemnités à verser au salarié. Refus de l’assureur… et du juge qui retiennent que le licenciement a été prononcé pour impossibilité de reclassement suite au refus du salarié d’accepter poste proposé, ce qui dégage toute responsabilité de l’assureur.

Rechute d’un accident survenu chez un précédent employeur. En principe, l’inaptitude résultant de la rechute d’un accident de travail survenu chez un ancien employeur ne permet pas le doublement de l’indemnité, à moins qu’il n’existe un lien entre la rechute et les conditions de travail : tel peut être le cas lorsque le nouvel employeur ne tient pas compte des préconisations du médecin du travail pour éviter une telle rechute.

Contestation de l’avis du médecin du travail. Pour contester l’avis du médecin du travail, le salarié (ou l’employeur) dispose d’un délai de 15 jours pour saisir le conseil des prud’hommes « en référé » (le référé est une procédure d’urgence). Il est donc conseillé d’attendre l’expiration de cette procédure de recours avant de licencier le salarié car si l’avis d’inaptitude venait à être annulé, le licenciement serait privé de cause réelle et sérieuse.

A noter. Les délais et modalités de recours doivent être mentionnées sur les avis du médecin du travail.

Expertise médicale. Si votre contestation est antérieure au 1er janvier 2018, le tribunal désignera un médecin-expert qui se prononcera à son tour sur l’(in)aptitude du salarié. Cependant, l’expertise qu’il réalisera sera évidemment payante. Le tribunal décidera alors du montant de la rémunération de l’expert et ordonnera sa consignation. Nous sommes actuellement dans l’attente d’un Décret qui permettra au tribunal de solliciter le médecin-inspecteur du travail et non plus un médecin expert.

Coût de l’expertise. Notez que ce n’est pas parce que c’est le salarié qui conteste l’avis du médecin du travail que les frais d’expertise seront nécessairement à sa charge ! C’est, en effet, le juge qui déterminera qui, du salarié ou de l’employeur, devra assumer les frais de l’expertise.

Déroulement de l’expertise. Le médecin-expert se fera communiquer par le médecin du travail le dossier médical de santé au travail concernant le salarié. Il pourra entendre, s’il le souhaite, le médecin du travail. Ses conclusions se substitueront systématiquement à celles du médecin du travail.

Un autre avis possible… Si le tribunal l’estime nécessaire, il pourra, en plus, consulter le médecin inspecteur du travail.

Depuis le 1er janvier 2018. Pour les actions en justice postérieures au 31 décembre 2017, le tribunal peut solliciter l’intervention du médecin-inspecteur du travail. Il fixe, le cas échéant, sa rémunération qui sera, en principe, assurée par la partie perdante, sauf décision contraire motivée du Conseil de Prud’hommes. Elle est égale à 8 fois le coût de la consultation au cabinet augmentée de la majoration pour le médecin généraliste (acte C de la nomenclature générale des actes professionnels + MMG), c’est-à-dire 8 × 25 € = 200 €.

Inaptitude et obligation de sécurité. Par principe, lorsqu’un salarié souhaite être indemnisé des dommages résultant d’un accident du travail, il doit agir devant le tribunal judiciaire. Mais si le salarié réclame une indemnisation de son licenciement, qu’il estime sans cause réelle et sérieuse parce que l’employeur est à l’origine de son licenciement pour inaptitude, et non pas une indemnisation de son accident du travail ou du manquement de l’employeur à son obligation de sécurité, il doit agir devant le Conseil de Prud’hommes.

Attention aux accords collectifs ! Des accords collectifs peuvent prévoir une procédure spécifique en cas de licenciement. A titre d’exemple, la charte du football professionnel prévoit une conciliation préalable à toute rupture du contrat qui trouverait sa cause dans un manquement d’une partie. Ainsi, cette conciliation n’est pas requise en cas de licenciement pour inaptitude.

Indemniser la perte de droits à la retraite ? Notez que le juge a refusé l’indemnisation d’un salarié qui invoquait la perte de droits à la retraite, estimant que ce préjudice est réparé par l'indemnité en capital ou la rente, selon le taux d’incapacité retenu par l’Assurance maladie, servie à la victime d'un accident du travail par l’Assurance maladie.

Inaptitude du salarié : le point sur sa rémunération

Et la rémunération du salarié dans tout ça ? Avant toute chose, vérifiez les dispositions de la convention collective applicable afin de vous assurer que le salarié ne bénéficie pas de dispositions dérogatoires par rapport à celles du Code du travail. Si ce n’est pas le cas :

• dans un 1er temps, le salarié déclaré inapte étant dans l’incapacité d’occuper ses fonctions habituelles, vous ne serez pas tenu de maintenir sa rémunération ;
• dans un 2nd temps, si vous n’avez pas procédé au reclassement du salarié ou à la rupture de son contrat de travail dans un délai d’un mois à compter de la date du constat de l’inaptitude, vous devez reprendre le versement de son salaire.

A noter. Des arrêts de travail (dus à une rechute d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle) postérieurs à une déclaration d’inaptitude ne sont pas de nature à suspendre, une nouvelle fois, le contrat de travail, et ne peuvent pas faire échec à la procédure d’inaptitude : l’employeur a donc 1 mois, à compter de la déclaration d’inaptitude pour reclasser ou licencier le salarié. A l’échéance de ce délai, si le salarié n’est ni reclassé, ni licencié, l’employeur doit reprendre le versement des salaires.

Quelle rémunération ? La rémunération à reprendre correspond au salaire afférant à l'emploi que le salarié occupait avant la suspension de son contrat de travail et comprend l'ensemble des éléments de rémunération (y compris, le cas échéant, la prime de 13e mois). Elle ouvre droit à une indemnité de congés payés, et, le cas échéant, à la prime de vacances qui y est liée.

En revanche… Les indemnités de repas, de salissure et de remboursement de frais de transport correspondent à un remboursement de frais professionnels, engagés par le salarié pour exécuter sa prestation de travail. Elles ne constituent donc pas un élément de rémunération et n’ont pas à être prises en compte dans le calcul de la rémunération à reprendre.

Décompte du délai d’un mois. A compter de la visite de reprise, vous disposez d’un délai d’un mois pour reclasser ou licencier votre salarié inapte. A l’issue de ce délai, vous devrez reprendre le versement du salaire. Ce délai ne peut pas être interrompu, ce qui signifie que si le licenciement n’a pas été porté à la connaissance du salarié avant son expiration, le versement des salaires devra reprendre, peu importe que le salarié ait alors continué à vous adresser des arrêts de travail.

Cas particulier. Lorsqu’un avis « d’aptitude » est transformé en avis « d’inaptitude », suite à une contestation du salarié, l’employeur doit reprendre le versement des salaires dans le délai d’un mois suivant la date de la décision modificative.

Attention ! Aucune indemnité de congés payés ne peut se substituer à cette obligation de reprise des paiements. L’employeur ne peut pas non plus imposer au salarié de prendre ses congés résiduels.

Fin de l’obligation de reprise du versement des salaires. Par ailleurs, la rémunération doit lui être versée jusqu’à la présentation au salarié de la lettre de licenciement (et non pas jusqu’à la réception), peu importe que le salarié ait, avant la présentation de la lettre de licenciement, déjà retrouvé un emploi à temps complet.

Une indemnité temporaire d’inaptitude ? Lorsque le médecin du travail constate l’inaptitude d’un salarié, susceptible d'être en lien avec un accident ou une maladie d'origine professionnelle, il remet à ce dernier un formulaire de demande d’indemnité temporaire d’inaptitude (ITI). Cette indemnité peut être versée pendant un délai d’un mois, par la caisse de sécurité sociale. Elle n’est pas cumulable avec une autre rémunération. De votre côté, vous devrez informer la caisse de la date du reclassement ou du licenciement, le cas échéant, ainsi que du versement d’une rémunération.