Fin du contrat : quelles sont vos obligations administratives ?

Vous vous séparez d’un de vos salariés, qu’il s’agisse d’une démission de sa part, d’un licenciement, d’une rupture négociée, etc. Vous allez devoir accomplir un certain nombre de formalités et remettre au salarié sur le départ plusieurs documents. Il s’agit là d’une étape importante qui formalise la rupture de la relation de travail. Faisons le point sur ces obligations…

Fin du contrat : des obligations à connaître

Remettre des documents. A l’occasion de la rupture du contrat de travail, quel qu’en soit le motif (même en cas de démission), vous devez remettre au salarié sur le départ un certain nombre de documents : certificat de travail, attestation Pôle Emploi, solde de tout compte et autres (nombreux) documents obligatoires que nous détaillons dans cette fiche.

Comment ? Par principe, ces documents sont « quérables » : concrètement, ils sont tenus à la disposition du salarié qui doit donc venir les chercher dans les locaux de l’entreprise. Exceptionnellement, ils sont « portables », c’est-à-dire que vous devez les envoyer au salarié si ce dernier établit être dans l’impossibilité de venir les récupérer dans l’entreprise pour raisons médicales.

Fin du contrat : remettre un certificat de travail

Une obligation. Quel que soit le motif de la rupture du contrat, vous devez remettre au salarié un certificat de travail, à l’expiration du contrat de travail. Vérifiez que ce certificat comporte effectivement au minimum les mentions obligatoires suivantes :

• les coordonnées exactes du salarié, ainsi que celles de l’entreprise employeur ;
• les dates d’entrée et de sortie du salarié (période d’essai ou d’apprentissage et préavis inclus) ;
• la nature de l’emploi ou, le cas échéant, des emplois successivement occupés ;
• la ou les périodes pendant lesquelles cet ou ces emplois a été tenu ;
• jusqu’au 31 décembre 2014, le solde du nombre d’heures que le salarié a acquis au titre du droit individuel à la formation, et qu’il n’a pas utilisées, ainsi que la somme correspondante (nombre d’heures multiplié par le forfait horaire fixé à 9,15 €) et le nom de l’organisme collecteur paritaire agréé dont relève l’entreprise (et qui est compétent pour verser la somme permettant le financement d’une action de bilan de compétences, de validation des acquis de l'expérience ou de formation) ;
• la portabilité des garanties complémentaires santé et prévoyance (voir infra nos développements sur le dispositif de la portabilité de la prévoyance) ;
• votre signature ou celle de votre représentant dûment mandaté.

Sinon… Vous devez tenir ce certificat à la disposition du salarié au moment de l’expiration du contrat de travail (en pratique, il lui est remis à la fin du préavis). Si vous omettez de le faire, vous risquez le paiement d’une amende (contravention de la 4ème classe dont le montant maximum est égal à 3 750 € pour une société). Par ailleurs, si la remise tardive du certificat cause un préjudice au salarié, vous pourriez être condamné au versement de dommages-intérêts.

Fin du contrat : verser le solde de tout compte

Une obligation. En plus de son dernier bulletin de salaire, vous devez remettre au salarié son solde de tout compte à l’expiration du contrat de travail : il s’agit ici de recenser les sommes qui doivent être versées au salarié lors de la rupture de son contrat.

Lesquelles ? Seront recensées sur le reçu les sommes suivantes : le salaire, l’indemnité de congés payés, les primes éventuelles, l’indemnité de licenciement, l’indemnité compensatrice de préavis le cas échéant, les heures supplémentaires, etc.

Un reçu… libératoire ? Vous devez établir un reçu en double exemplaire, dont un des exemplaires est remis au salarié. Sachez que ce dernier a la possibilité de contester ce reçu dans les 6 mois, par lettre recommandée avec AR (il n’est pas obligatoire de mentionner ce délai sur le reçu). Ce n’est donc qu’à l’issue de ce délai que le reçu est véritablement libératoire pour l’entreprise, mais uniquement à raison des sommes qui figurent sur ce reçu.

Point de départ du délai de 6 mois. Pour faire courir le délai de 6 mois à l'expiration duquel le salarié ne peut plus dénoncer le reçu pour solde de tout compte, ce dernier doit comporter la date de sa signature. Peu importe, cependant, qu’elle ne soit pas écrite de la main du salarié, dès lors qu'elle est certaine.

A détailler. Evitez la rédaction des reçus pour solde de tout compte en termes généraux qui ne vous protégeront pas : soyez précis, faites l’inventaire des sommes versées lors de la rupture du contrat de travail, et détaillez-les dans le reçu pour solder effectivement tout compte à ce sujet et ne plus rien devoir par la suite à votre salarié.

Attention ! Pour des sommes qui seraient dues et qui ne figurent pas sur le reçu, le salarié peut agir pendant 3 ans (délai de prescription en matière de salaire), d’où l’importance de bien recenser et faire figurer toutes les sommes dues au salarié. Ne mentionnez pas les sommes qui seraient simplement éventuellement dues (comme par exemple, une éventuelle prime d’intéressement au prorata du temps de présence du salarié sur l’exercice en cours).

Peut-il renvoyer à une annexe ? Le reçu pour solde de tout compte qui ne mentionne qu’une somme globale et renvoie, pour le détail de cette somme, à un bulletin de paie annexé, n’a pas d’effet libératoire. Par ailleurs, le bulletin de paie annexé ne constitue pas un reçu pour solde de tout compte.

Fin du contrat : remettre l’attestation Pôle Emploi

Une obligation. Au moment de la rupture du contrat (de quelque nature qu’il soit – CDD, CDI, etc. – quelle que soit sa durée et quel que soit le motif de la rupture), et quel que soit le motif (même en cas de démission qui n’ouvre pas droit aux allocations chômage), vous devez remettre au salarié l’attestation qui permettra au salarié d’exercer ses droits aux prestations d’assurance chômage, en même temps que son dernier bulletin de salaire et son certificat de travail, sur laquelle figurera notamment le motif de la rupture, les périodes travaillées, la nature de l’emploi occupé, les salaires des 12 mois civils complets précédant le dernier jour travaillé et payé, les primes et indemnités les sommes versées à l’occasion de la rupture, les indemnités de congés payés, etc.

Ni trop tôt… Vous devez remettre cette attestation à la fin de la relation contractuelle (à l’expiration du préavis). Evitez de remettre cette attestation trop tôt : un employeur, qui a remis au salarié son attestation avant même de lui avoir notifié son licenciement, a été condamné pour licenciement sans cause réelle et sérieuse (et bien qu’il ait plaidé l’erreur matérielle). Notez que, dans une autre affaire, l’erreur matérielle a été retenue pour valider le licenciement. Pour éviter tout problème, remettez l’ensemble des documents, et notamment l’attestation Pôle Emploi, au moment de la rupture effective du contrat de travail.

Ni trop tard… Sachez que les juges considèrent que le défaut de remise ou la remise tardive au salarié des documents nécessaires à la détermination exacte de ses droits à l’assurance chômage cause un préjudice au salarié, préjudice qui doit faire l’objet d’une réparation de la part de l’entreprise (versement de dommages-intérêts). Cela suppose toutefois que le salarié soit à même de prouver la réalité du préjudice subi : s’il ne justifie d’aucun préjudice, il ne peut pas prétendre à une quelconque indemnisation.

Exemple. C’est ce qui a été jugé à propos d’un salarié qui a pris acte de la rupture de son contrat de travail, rupture qui a été qualifiée de démission par le juge. Bien qu’il réclame une indemnisation en raison de la remise tardive par l’employeur de son attestation Pôle Emploi, le salarié n’a rien obtenu : le juge estimant que la démission n’ouvrant aucun droit à chômage, il n’a subi aucun préjudice.

Comment ? L’envoi de cette attestation à Pôle emploi se fait par la DSN. Dans les 4 heures qui suivent le dépôt de votre attestation pour Pôle Emploi, vous pourrez trouver, sur votre tableau de bord de la DSN, l’attestation d’employeur rematérialisée. C’est cette attestation que vous imprimerez et complèterez avant de la remettre au salarié concerné.

Sinon… Comme pour le défaut de remise du certificat de travail, ne pas établir cette attestation et ne pas la remettre au salarié vous expose au paiement d’une amende (contravention de la 5ème classe dont le montant maximum est égal à 7 500 € pour une société). Faites également attention au libellé retenu sur l’attestation, une erreur pouvant entraîner un préjudice pour le salarié, source de dommages-intérêts éventuels.

Fin du contrat : faites le point sur les mouvements de personnel

Pensez au registre du personnel. Vous devez compléter le registre du personnel en indiquant la date de sortie du salarié.

Et, le cas échéant, à la déclaration mensuelle des contrats de travail. Pour les entreprises employant au moins 50 salariés, il faut compléter le relevé mensuel des contrats de travail conclus ou rompus au cours du mois précédent et l’envoyer à la direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques (DARES). Depuis le passage en DSN, cette déclaration doit être effectuée par cet outil.

Fin du contrat : ne pas oublier…

Votre salarié bénéficiait-il d’avantages ? Avant le départ du salarié, faites-vous remettre l’ensemble des matériels qui étaient mis à sa disposition. Si on pense évidemment à la voiture de fonction, au téléphone, à l’ordinateur portable, n’oubliez pas non plus, le cas échéant, les catalogues de vente et les tarifs, les clés du bureau, etc.

Un dispositif d’épargne salarial existe-t-il dans l’entreprise ? Si tel est le cas, le salarié doit se voir remettre un état récapitulatif de ses avoirs épargnés dans le cadre de la participation, de l’intéressement, des plans d’épargne entreprise. Faites le point à ce sujet avec les prestataires teneurs de compte.

Le droit individuel à la formation. Le salarié bénéficie de la portabilité de son droit individuel à la formation (DIF), sauf en cas de licenciement pour faute lourde ou en cas de départ en retraite : il est ainsi en droit de demander, pendant son préavis ou après la cessation du contrat de travail, à bénéficier des heures de formation non utilisées qu’il a acquises au titre de ce DIF, pour suivre une action de formation, de bilan de compétences et de validation des acquis de l'expérience (VAE).

La portabilité de la prévoyance. Pour autant que la rupture du contrat ouvre droit pour le salarié à l’assurance chômage (et sous réserve que cette rupture ne soit pas consécutive à une faute lourde du salarié), il est possible que votre entreprise soit concernée par la portabilité des couvertures complémentaires au titre de la prévoyance et des frais de santé qui permet au salarié de bénéficier du maintien de sa couverture pendant au maximum 12 mois. Faites le point à ce sujet avec votre organisme de prévoyance.

Une garantie à maintenir. Ce mécanisme de portabilité permet d’éviter toute rupture du bénéfice des garanties des couvertures complémentaires santé et prévoyance appliquées dans l’entreprise, entre le moment où il est mis fin au contrat et celui où l’ancien salarié retrouve un nouvel emploi et acquiert de nouveaux droits.

Attention. Vous êtes tenu de remettre à votre salarié la notice d’information, fournie, en principe, par l’organisme assureur, qui contient les conditions d’application de la portabilité. Un défaut d’information à ce sujet pourra être sanctionné par le versement de dommages-intérêts au bénéfice de l’ancien salarié, comme cela a déjà été jugé.