Nomination du syndic de copropriété : quelle est la procédure ?

Le 1er syndic est parfois provisoire. Avant la réunion de la 1ère AG des copropriétaires, la gestion de celui-ci est généralement assurée par un syndic provisoire (souvent le promoteur à l’origine de l’édification de l’immeuble) désigné par le règlement de copropriété. Cette désignation doit toutefois être ratifiée par l’AG.

Désigner un nouveau syndic. Les copropriétaires ont l’obligation de mettre en concurrence plusieurs projets de contrats avant de se prononcer sur la désignation d'un syndic professionnel ou bénévole : l’objectif est de rationaliser les prestations et les pratiques tarifaires.

Lancer un appel d’offres. Pour commencer, les copropriétaires doivent lancer un appel d’offres. Cette démarche appartient au conseil syndical (sauf décision contraire de l’AG).

A noter. La mise en concurrence n’est toutefois pas une prérogative exclusive du conseil syndical. Rien n'interdit aux copropriétaires de demander au syndic de copropriété de faire inscrire à l’ordre du jour de l’AG l’examen d’autres projets de contrats. Il faut toutefois retenir que cette initiative ne se substitue pas à la mise en concurrence par le conseil syndical.

Vote de l’AG. L’AG doit désigner le syndic à la majorité absolue. A défaut de majorité absolue, une seconde AG peut statuer à la majorité simple des copropriétaires présents ou représentés.

Syndic bénévole. Il doit lui aussi fournir un projet de contrat pour participer à l’appel d’offres et à la mise en concurrence.

La durée du mandat du syndic. Le mandat donné au syndic professionnel est d'une maximale de 3 ans renouvelables.

Renouvellement du syndic. Le renouvellement du mandat du syndic est soumis aux mêmes règles de majorité.

Depuis le 1er juin 2020. En cas de non-renouvellement d'un contrat arrivant à son terme, il est désormais prévu que chaque partie peut y mettre fin, sans indemnité, sous certaines conditions. Les questions de la désignation d'un nouveau syndic et de la fixation d'une date anticipée de fin de contrat sont portées à l'ordre du jour d'une AG qui doit intervenir dans les 3 mois précédant le terme du contrat. Lorsque l'initiative du non-renouvellement émane du syndic, celui-ci doit également informer le conseil syndical de son intention de ne pas conclure un nouveau contrat au plus tard 3 mois avant la tenue de cette AG afin de lui permettre d'organiser utilement une mise en concurrence. L’AG désigne alors un nouveau syndic et fixe les dates de fin du contrat en cours et de prise d'effet du nouveau contrat, qui interviennent au plus tôt un jour franc après la tenue de cette assemblée.

Révocation du syndic. L’AG des copropriétaires peut procéder à tout moment à la révocation du syndic. Lorsque la résiliation anticipée intervient à l'initiative du conseil syndical, celui-ci notifie au syndic une demande motivée d'inscription de cette question à l'ordre du jour d'une AG, précisant la ou les inexécution(s) qui lui sont reprochée(s). L’AG se prononce alors sur la question de cette résiliation et fixe le cas échéant sa date de prise d'effet, qui ne peut intervenir au plus tôt qu'un jour franc après sa tenue. Dans le cas où, au cours de cette même assemblée, le syndicat désigne un nouveau syndic, il fixe la date de prise d'effet de son contrat, ce qui clarifie la transition entre syndics sortant et entrant.

Résiliation du contrat par le syndic. Le syndic peut aussi résilier son contrat par anticipation en cas d’inexécution suffisamment grave du syndicat des copropriétaires à ses obligations. Il doit notifier sa volonté de résiliation au président du conseil syndical, ou à défaut de conseil syndical, à l'ensemble des copropriétaires, en précisant les inexécutions reprochées au syndicat des copropriétaires.

Convocation de l’AG. L’AG ne peut être convoquée dans un délai inférieur à 2 mois à compter de cette notification. Ce délai doit permettre au conseil syndical d'organiser une mise en concurrence et de transmettre, le cas échéant, au syndic des projets de contrats de syndics, en vue d'une notification en même temps que la convocation.

Prise d’effet de la résiliation. La résiliation prend effet au plus tôt un jour franc après la tenue de l’AG. Le syndicat des copropriétaires qui désigne un nouveau syndic au cours de cette assemblée fixe la date de prise d'effet du contrat.

Le contrat de syndic. Les contrats conclus ou renouvelés depuis le 1er juillet 2015 doivent respecter le contrat type fixé par la réglementation.

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Contrat de syndic : un contrat type obligatoire »

Changement de syndic : quelle est la procédure ?

Qui décide de changer de syndic ? La décision de remplacer le syndic de copropriété émane du conseil syndical ou d’un copropriétaire. Un planning doit être respecté à cet effet.

1ère étape. 6 mois avant la tenue de l’AG, le conseil syndical doit avertir l’ensemble des copropriétaires du souhait de changer de syndic, en développant les motifs de cette démarche.

2ème étape. 4 mois avant la réunion de l’AG, le conseil syndical doit procéder à un appel d’offres auprès des syndics candidats. Avant de s’orienter vers tel ou tel syndic professionnel, il est important de constituer un dossier complet de la copropriété, pour bien circonscrire les besoins et missions à accomplir.

Concrètement. Il convient de préciser le nombre des lots de la copropriété, la nature et l’importance des équipements communs (chaufferie, ascenseurs, etc. et leur état), la présence ou non d’un gardien, etc. Bien évidemment, les données financières doivent également être transmises au candidat, lequel doit connaître le budget prévisionnel, les travaux en cours ou envisagés à court terme, l’importance des impayés et les contentieux. Autant de données qui permettent au syndic professionnel d’établir un devis.

3ème étape. L’AG doit être convoquée 3 mois avant sa tenue, et un ordre du jour doit être élaboré sur les directives du conseil syndical. Le syndic en place doit inscrire ainsi la question de son remplacement, et les devis des candidats pressentis doivent être joints à la convocation. Pour rappel, le syndic a l’obligation d’envoyer les convocations au moins 21 jours avant sa tenue.

4ème étape. Le jour de l’AG, le nouveau syndic doit être élu à la majorité absolue. A défaut de majorité absolue, une 2nde assemblée peut statuer à la majorité simple des copropriétaires présents ou représentés.

5ème étape. Après l’AG, un procès-verbal (PV) est rédigé, et adressé dans les 2 mois aux copropriétaires défaillants ou opposants. A compter de la réception du PV, ceux-ci ont alors 2 mois pour saisir le Tribunal de Grande Instance (TGI) pour faire annuler une décision qu’ils estiment irrégulière.

Bon à savoir. En cas de désignation d'un nouveau syndic, l'ancien syndic titulaire doit fournir l'ensemble des archives, la situation de trésorerie et les fonds disponibles dans le délai de 15 jours. Il dispose ensuite de 2 mois supplémentaires pour produire l'état des comptes des copropriétaires et le solde des fonds. En outre, afin d'assurer la transmission des documents dématérialisés de la copropriété de l'ancien syndic vers le nouveau, il est prévu, depuis le 1er juin 2020, que celle-ci se fasse sur un support numérique téléchargeable et imprimable.

Références bancaires. L’ancien syndic a désormais l'obligation de communiquer au nouveau syndic les références des comptes bancaires ouverts au nom du syndicat dans les 15 jours de la cessation de ses fonctions.

Etat des comptes. L'ancien syndic doit fournir au nouveau syndic l'état des comptes des copropriétaires et du syndic, après apurement et clôture des comptes de l'exercice. Bon à savoir. Notez que ces nouvelles dispositions s’appliqueront à compter du 31 décembre 2020 pour les petites copropriétés.

A défaut. S'il ne respecte pas ces délais et après une mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au juge d'ordonner la remise des pièces et des fonds mentionnés.